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UNIVERSIDAD SIMN BOLVAR

VICERRECTORADO ACADMICO
DECANATO DE ESTUDIOS TECNOLGICOS
COORDINACIN DE ADMINISTRACIN DEL TRANSPORTE Y
ORGANIZACIN EMPRESARIAL

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS


PARA LA ELABORACIN DE CONTRATACIN DE OBRAS
DE LA DIRECCIN DE INFRAESTRUCTURA Y SERVICIOS
ALCALDA DEL MUNICIPIO VARGAS
(COORDINACIN DE CONTRATACIN)

Informe de Pasanta presentado ante la Ilustre Universidad Simn Bolvar, como requisito
para optar al Ttulo de Tcnico Superior Universitario en Organizacin Empresarial.

Autor: Pinto Gomez, Alvaro Luis


Carnet: 07-6058
C.I.: 18.536.466
Tutor acadmico: Prof. Mara Emilia Guevara

Camur Grande, Septiembre 2011

APROBACIN DEL JURADO

Informe de Pasanta presentado ante la Universidad Simn Bolvar, como requisito para la
aprobacin de la asignatura PD-3608 Cursos en Cooperacin con la Empresa.

Obtuvo la calificacin de_______________ puntos por el Jurado conformado por:

__________________________

__________________________

Tutor Acadmico

Jurado

Prof. Mara Emilia Guevara

Prof. Marln Salvatierra

________________________
Tutor Profesional
Lic. Yrisdes Jauregui

ii

DEDICATORIA

A mi familia, por su apoyo incondicional


a lo largo de mi desempeo universitario
y en la realizacin de sta pasanta

A la seora Teresa, por su


Apoyo incondicional en todo
Momento.

A Jess,
mi Dios por iluminarme siempre
en los momentos difciles de mi vida

iii

RECONOCIMIENTO

A la Lic. Yrisdes Jauregui.


Por brindarme su gua y apoyo
En la realizacin de las
Pasantas

A mi tutora acadmica Prof. Mara Guevara


Por el soporte y los consejos
Brindados durante la elaboracin
Del presente informe.

A Prof. Marln Gutirrez,


Al brindarme su asesora y apoyo en la
Realizacin de las pasantas

iv

NDICE GENERAL
Pg.

ndice de Cuadros, Grficos Tablas


ndice de Figuras
Resumen
Introduccin
Captulo I
Marco Referencial
1.1.- Marco Institucional
1.1.1.- Resea Histrica de la Institucin
1.1.2.- Misin
1.1.3.-Valores
1.1.4.- Estructura Organizativa de la Institucin
1.1.5.- Estructura Organizativa de la Unidad de Investigacin
1.2.- Marco Legal
1.3.- Diagnstico
1.3.1.- Descripcin y Anlisis de la Situacin Actual
1.3.2.- Anlisis del Diagnstico del Problema
Captulo II
El Problema
2.1.- Planteamiento del Problema
2.2.- Formulacin del Problema
2.3.- Objetivos de la Investigacin
2.3.1.- Objetivo General
2.3.2.- Objetivos Especficos
2.4.- Justificacin e importancia
2.5.- Alcance
2.6.- Limitaciones
Captulo III.
Marco Terico
Captulo IV
Marco Metodolgico
4.1.- Tipo de Investigacin
4.2.- Diseo de la Investigacin
4.3.- Poblacin y muestra
4.4.-Tcnicas e Instrumentos de Recoleccin de Datos
4.5.- Anlisis y Tratamiento de la Informacin
4.4.1.- Elaboracin de Procedimientos
4.4.2.- Elaboracin del Cronograma de Actividades
Captulo V
Presentacin y Anlisis de los Resultados
Conclusiones
Recomendaciones
Fuentes de Informacin
Anexos

vi
vii
viii
1

3
3
3
5
6
6
7
8

11
12
12
12
13
13
14
15

35
36
36
40
44
45
48
53
55
56
58

NDICE DE CUADROS, GRFICOS O TABLAS


CUADROS

Pg.

Cuadro 1. Matriz Dofa

29

Cuadro 2. Simbologa de la Norma para elaborar Flujogramas

41,42

Cuadro 3.

45

Cronograma de Actividades

vi

NDICE DE FIGURAS
Pg.
Figura 1. Estructura organizativa del Despacho del Alcalde

16

Figura 2. Estructura organizativa de la Direccin General de Administracin y

17

Finanza
Figura 3. Estructura organizativa de la Direccin General de Atencin y

18

Participacin Ciudadana
Figura 4. Estructura organizativa de la Direccin General de Planificacin y

19

Desarrollo
Figura 5. . Estructura organizativa de la Direccin General de Planeamiento

20

Y Control Urbano
Figura 6. Estructura organizativa de la Direccin General de Administracin

21

Tributaria
Figura 7. Estructura organizativa de la Direccin de Infraestructura y Servicio
.

vii

24

UNIVERSIDAD SIMN BOLVAR


VICERRECTORADO ACADMICO
DECANATO DE ESTUDIOS TECNOLGICOS
COORDINACIN DE ADMINISTRACIN DEL TRANSPORTE Y
ORGANIZACIN EMPRESARIAL

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS


PARA LA ELABORACIN DE CONTRATACIN DE OBRAS
DE LA DIRECCIN DE INFRAESTRUCTURA Y SERVICIOS
ALCALDA DEL MUNICIPIO VARGAS
(COORDINACIN DE CONTRATACIN)

Autor: Pinto Gomez, Alvaro Luis


Carnet: 07-6058
C.I.: 18.536.466
Tutor acadmico: Prof. Mara Emilia Guevara

RESUMEN

En el presente informe se muestra un estudio de las necesidades que posee la


Coordinacin de Contratacin de obras de la Alcalda del municipio Vargas. Dentro de la
investigacin se observo la carencia de un Manual de Normas y Procedimientos ya que la
ausencia de este, origina una serie de inconvenientes al momento de realizar el proceso de
contratacin de obras en el Estado Vargas, en la investigacin se utilizaron como
instrumento de recoleccin de datos: La revisin documental, La entrevista y la
observacin directa. Por lo tanto se recomend la elaboracin de un Manual de Normas y
Procedimientos, el cual fue elaborado en el periodo de pasantas largas (Abril- julio),
Siendo este lo aportado por el pasante en la empresa.

Palabras claves: Manual, Norma, Procedimiento.


viii

INTRODUCCIN
En la actualidad se le debe reconocer la gran importancia que tiene en la organizacin de
una empresa tener al da una serie de documentos que enmarcan las actividades diarias de
la compaa en sus procesos. Estos documentos tienen diferentes nombres e incluso
algunos son reunidos en uno solo. Tales documentos renen normas internas,
procedimientos, reglamentos, directrices y formatos de los que todos los empleados deben
tener conocimiento
Con la implementacin de unas reglas de juego claras y conocidas por todos los
empleados, solo se requiere hacer un control de gestin bsico para hacerle el seguimiento
a una organizacin e ir haciendo los correspondientes correctivos para que los normales
procesos de la organizacin no se detengan y pueda mantenerse en sintona.

La Coordinacin de Contratacin de la Alcalda del municipio Vargas

ha venido

generando una serie de cambios internos, debido a que continuamente rotan al personal de
una coordinacin a otra, por esta razn se encuentra con la necesidad de definir los
procesos mas especficos y

mas importante de esta direccin. Por tal motivo se ha

propuesto la elaboracin y manejo de Manuales de Normas y Procedimientos para poder


describir las actividades, proporcionar procedimientos, cuestionarios y guas de trabajo para
el proceso de Contratacin de obras y poder evaluar: la eficacia, la eficiencia, y la
efectividad de esta coordinacin de la Alcalda del municipio Vargas. Hay que tomar en
cuenta que para que una organizacin posea buen funcionamiento se tiene que poseer una
buena utilizacin de las herramientas para fortalecer todos los procesos de la organizacin.

El siguiente trabajo se estructura en cinco captulos y una seccin de anexos

En el captulo I se realiza una breve descripcin de la organizacin donde se realizaron


las pasantas tales como: resea historia, misin, visin, valores, entre otros.

En el captulo II se describe en forma global, la carencia de un Manual de Normas y


Procedimientos, con una descripcin de la situacin actual que presenta la organizacin,
por medio de un anlisis corto, adems contiene: Formulacin del problema, justificacin
alcance, limitaciones y objetivo de la investigacin.

En el captulo III se aportan la informacin precisa, con respecto al marco terico, donde
se hace una breve descripcin de los conceptos bases correspondientes a la investigacin
que ayude a mejorar la problemtica de la organizacin.

En el captulo IV Es definido por medio de una metodologa en el cual se evalan y


explican los mtodos que se utilizaron a travs de un lenguaje sencillo; el cual contiene los
pasos que emplearon para la obtencin de informacin necesaria en la elaboracin del
Manuales
En el capitulo V Se presenta los resultados de las pasantas, lo cual contiene;
Conclusiones, recomendaciones, fuentes de informacin y los anexos del informe

10

CAPTULO I
MARCO REFERENCIAL
1.1 Marco Institucional
1.1.1

Resea Histrica de la Alcalda del Municipio Vargas


Los antecedentes de la Alcalda del Municipio Vargas como parte del Poder

Pblico Municipal se remontan, desde el punto de vista poltico administrativo, al


funcionamiento como organismo dependiente del Concejo Municipal del Distrito Federal,
logrando autonoma el 15 de julio de 1986, cuando el entonces Presidente Dr. Jaime
Lusinchi dio ejectese a la Ley Orgnica del distrito Federal, que conceda la autonoma
municipal al Departamento Vargas, siendo publicada en Gaceta Oficial N 33517 de fecha
22 de julio de ese mismo ao. Esta Ley entr en vigencia el 1 de enero de 1987, logrando
la divisin del Distrito Federal en dos Municipios: Libertador y Vargas.
Aunque se le confera autonoma a este naciente Municipio, no exista un ente
legislativo que rigiera sus destinos, lo que conllev a la creacin de una Junta
Administradora, encargada de cumplir con las funciones administrativas, encargndose del
perodo de transicin de dos aos, a saber: 1986-1988, cuando se elegiran las autoridades
encargadas de regir los destinos del naciente municipio. La Junta Administradora no poda
realizar actos legislativos.
La denominada Junta Administradora estuvo integrada por once (11) miembros
principales y veintids (22) suplentes. Fue nombrada por las dos terceras partes de los
miembros del Concejo Municipal del Distrito Federal, recayendo la Presidencia en el Sr.
Carlos Gonzles y la Secretara en Ramn Daz Romero, adems de ocho (08) miembros
principales, elegidos en su propio seno. Asimismo se nombra a Manuel Mndez Perdomo
como Contralor Municipal, a Olga Dugarte como Sndico Procurador y a Luis Oscar
Martnez como Cronista de La Guaira. Estos funcionarios se encargaran de administrar al
Municipio durante tres aos.

En diciembre de 1988 se realizan las primeras elecciones municipales para elegir al


Alcalde, Concejales y miembros de las Juntas Parroquiales. En la contienda electoral fue
11

electo Ramn Daz Romero como el primer Alcalde del Municipio Vargas, tomando
posesin de su cargo en enero de 1.990. De esta manera se establecen las autoridades que
conforman el Poder Pblico Municipal de Vargas. Durante el perodo 1991-1992 la
situacin

poltica en Vargas se torna inestable y asumen la Alcalda diferentes

personalidades.
En 1993 es electo el Dr. Ubaldo Martnez Castro, quien deja su cargo en 1995 por
improbacin de su Memoria y Cuenta. La inestabilidad evidenciada en el perodo de su
antecesor se repite y asumen como Alcalde el Sr. Francisco Bermdez y el Dr. Lenn
Marcano, quien posteriormente y por va electoral resulta elegido para el perodo 19962000 (julio). El prximo

en asumir el cargo el Dr. Jaime Barrios Morffe (agosto 2000-

Noviembre 2004), siendo reemplazado por el actual Alcalde Prof. Alexis Toledo
(Noviembre 2004-2008).
Es de hacer notar que durante los diferentes perodos gubernamentales, se realizan
todo tipo de actividades para garantizar los ingresos ordinarios que permitieran la gestin
de cada uno de los Alcaldes. Como parte de sus planes de gobierno adecuaban la estructura
organizativa del Ejecutivo Municipal en funcin de sus objetivos y metas. La evolucin
del ente municipal a nivel estructural conllev a que se llegaran a crear, desde el punto de
vista organizacional,

16 direcciones generales

y de lnea, adems de entes

descentralizados con autonoma administrativa relativa, toda vez que los recursos se
centralizaban. Este tipo de estructura se mantuvo hasta el perodo gubernamental del Dr.
Jaime Barrios, quien cre cinco grandes Direcciones Generales, que a su vez cuentan con
catorce Unidades Direccionales y cinco entes descentralizados.
En cuanto a la subsistencia econmica , la Alcalda depende de sus ingresos propios
tales como: la recaudacin de los impuestos municipales, complementado con el aporte
constitucional del situado municipal (20% de los ingresos aportados a la Gobernacin del
estado), el Fondo Intergubernamental para la Descentralizacin (FIDES) y el Fondo de
Asignaciones Econmicas Especiales (LAAE).
Todos estos ingresos de carcter ordinario y extraordinario le permiten a la Alcalda
del Municipio Vargas elaborar sus Proyectos de Formulacin de Presupuesto para
garantizar la gestin

gubernamental del mandatario municipal para los diferentes

Ejercicios Econmicos Financieros, avalados en los Planes Operativos que expeditan la

12

evaluacin de la ejecucin fsica (objetivos-metas) y financiera del Alcalde y por ende de


su gestin de gobierno.

1.1.2

Misin de la Alcalda del Municipio Vargas.

Promover un proyecto colectivo de construccin y formacin ciudadana orientado


hacia el desarrollo de las vocaciones y potencialidades del Municipio Vargas, con base en
el reordenamiento espacial-territorial, la promocin de la economa, la productividad y el
fortalecimiento del tejido social, en el marco de las competencias establecidas en el
ordenamiento jurdico vigente.
.
1.1.3

Visin de la Alcalda del Municipio Vargas.

Consolidar a la Alcalda como un ente pblico que diagnostique, supervise, controle


y evale los servicios municipales propios y concurrentes, a travs de la generacin de
acciones transformadoras de la realidad, con la participacin activa de la comunidad y as
fortalecer la capacidad financiera de la gestin municipal, desarrollando una funcin
recaudadora, transparente y efectiva, con la finalidad de reformar y adecuar la organizacin
y gestin municipal a las exigencias de transformacin de la ciudad y al logro de respuesta
ms eficientes y de mayor calidad a las demandas del ciudadano varguense.

1.1.4

Valores de la Alcalda del Municipio Vargas.


En el anuncio de la visin de la Alcalda, se sealan los siguientes valores:
Probidad
Honestidad.
Equidad.
Eficiencia.
Eficacia.

13

1.1.5

Objetivos estratgicos de la Alcalda del Municipio Vargas


Establecer, conjuntamente con el gobierno nacional, regional y dems entes, los
mecanismos de cooperacin y coordinacin para la implantacin de planes y
programas que permitan la incorporacin de los ciudadanos y ciudadanas al
proceso productivo y al desarrollo del Municipio.
Garantizar el disfrute de los derechos sociales de forma universal y equitativa
enmarcado en una gestin ambiental integral para establecer el desarrollo
endgeno del Municipio.
Implementar programas que incentiven la recuperacin y mejoras progresivas de
los servicios bsicos que contribuyan a mejorar las condiciones de habitabilidad
de los asentamientos urbanos y rurales del Municipio.
Garantizar la superacin de situaciones de amenaza, vulnerabilidad y riesgos
para la vida de las personas y propiedades a travs de la implementacin de
acciones en materia de gestin de riesgo.

1.1.6

Estructura Organizativa de la Alcalda del Municipio Vargas

La estructura organizativa de la Alcalda del Municipio Vargas estar conformada por


tres (3) niveles jerrquicos definidos en funcin de la naturaleza de las unidades que la
integran: Nivel Estratgico, Nivel de Coordinacin y Nivel Operativo y catorce (14) Entes
Descentralizados.

Al Nivel Estratgico: le corresponde la direccin estratgica de la Alcalda y estar


conformado por las siguientes dependencias: Despacho del Alcalde, Auditora Interna,
Direccin General de Gestin Administrativa y Finanzas, Direccin General de Atencin y
participacin Ciudadana, Direccin de Planificacin y Desarrollo, Direccin General de
Planeamiento y Control Urbano y Direccin General de Administracin Tributaria.

14

Despacho del Alcalde: Es una unidad organizativa ubicada en el mximo nivel de


direccin estratgica, correspondindole ejercer la mxima direccin, administracin y
representacin legal del Municipio Vargas, conforme a las disposiciones contenidas en la
Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela, la Ley Orgnica del Poder Pblico
Municipal y dems leyes y normativas aplicables. Para el desarrollo de sus atribuciones y
funciones contar con la Coordinacin de Gabinete como una unidad de apoyo y asistencia
directa al Alcalde.

El nivel de Coordinacin: es el responsable de la coordinacin, supervisin y control


del cumplimiento de las estrategias y directrices emanadas del nivel estratgico y estar
conformado por las siguientes dependencias: Consultora Jurdica, Oficina de Relaciones
Institucionales, Comunicacin e Informacin y por las direcciones de lnea adscritas a las
Direcciones de lnea y oficinas.

Auditora Interna: Le corresponde asegurar el adecuado manejo de intereses


patrimoniales de la Alcalda, ejerciendo su control posterior, vigilancia, fiscalizacin y las
dems facultades que la ley le otorgue, con la finalidad de garantizar la exactitud,
confiabilidad, veracidad y oportunidad de la informacin presupuestaria, financiera,
administrativa y tcnica.

Consultora Jurdica: Le compete asesorar, emitir opinin y asistir en materia legal y


jurdica al Alcalde, a las diferentes dependencias, unidades organizativas de la Alcalda,
direcciones de lnea, direcciones staff

y entes descentralizados, a fin de asegurar el

cumplimiento de sus objetivos, conforme al ordenamiento legal vigente y de acuerdo a las


polticas establecidas.

Relaciones Institucionales, Comunicacin e Informacin: Le corresponde asesorar al


nivel directivo de la Alcalda, as como a las diferentes dependencias de la organizacin y a
los entes descentralizados en relacin a las polticas y estrategias de accin establecidas

15

para una adecuada y coherente proyeccin de la informacin institucional estableciendo,


dirigiendo y coordinando el diseo y la ejecucin de los programas de comunicacin,
informacin y publicidad, en concordancia con los lineamientos emanados del Alcalde.

Despacho del Alcalde

Nivel de Coordinacin

Auditora
Interna

Consultora
Jurdica

Fuente: Alcalda del Municipio Vargas


Diseo: Elaboracin propia (2011)

16

Oficina de
Relaciones
Institucionales,
Comunicacin
e Informacin

Direccin General de Administracin

y Finanzas: Le corresponde velar por el

cumplimiento de los objetivos y metas de la Alcalda, garantizando su oportuna


disponibilidad, as como la eficiencia y calidad, en el marco de las disposiciones legales y
administrativas que rigen la materia. Para el cumplimiento de sus objetivos tendr adscritas
las siguientes direcciones de lnea: Direccin de Recursos Humanos, Direccin de
Presupuesto, Direccin de Tesorera Municipal y Direccin de Tecnologa y Sistemas.

Direccin General de
Administracin y
Finanzas

Direccin de
Recursos
Humanos

Direccin de
Tecnologa y
Sistemas

Direccin de
Presupuesto

Fuente: Alcalda del Municipio Vargas.


Diseo: Elaboracin propia (2011)

17

Direccin de
Tesorera
Municipal

Direccin General de Atencin y Participacin Ciudadana: Le corresponde garantizar la


eficacia y fluidez de las relaciones entre la Alcalda y la ciudadana, canalizando sus
denuncias y sugerencias, y suministrar informacin organizada, actualizada y accesible, de
acuerdo a los principios de eficacia, eficiencia y transparencia, as como tambin fomentar
la convivencia ciudadana, la proteccin de todos los nios, nias y adolescentes del
Municipio Vargas. Para el cumplimiento de sus funciones tiene adscritas las siguientes
direcciones de lnea: Direccin de Atencin Participacin y Convivencia Ciudadana,
Direccin de Proteccin al Nio, Nia y Adolescente y Direccin de Registro Civil.

Direccin General de
Atencin y Participacin
Ciudadana

Direccin de
Atencin,
Participacin
y Convivencia
Ciudadana

Direccin de
Proteccin al
nio, nia y
Adolescentes

Fuente: Alcalda del Municipio Vargas.


Diseo: Elaboracin propia (2011)

18

Direccin de
Registro Civil

Direccin General de Planificacin y Desarrollo: Le compete formular, con base a


las directrices establecidas por el alcalde, las polticas, planes y programas de desarrollo del
Municipio, as como el establecimiento de los mecanismos para el seguimiento, control y
evaluacin de la ejecucin de dichas polticas. Para darle cumplimiento de sus objetivos y
atribuciones tienen adscritas las siguientes direcciones de lnea: Direccin Sector Social y
Productivo, Direccin Sector Infraestructura y Servicios, Direccin Sector Seguridad
Ciudadana y Direccin de Planificacin Institucional.

Direccin General de
Planificacin y
Desarrollo

Direccin
Sector
Desarrollo
Social
y Productivo

Direccin
Sector
Infraestructura
y Servicios

Direccin
Sector
Seguridad
Ciudadana

Fuente: Alcalda del Municipio Vargas.


Diseo: Elaboracin propia (2011)

19

Direccin de
Planificacin
Institucional

Direccin General de Planeamiento y Control Urbano: Tiene la responsabilidad


de planificar, dirigir, controlar y evaluar el diseo, formulacin y ejecucin de los planes
locales de desarrollo urbano, as como el establecimiento y aplicacin de mecanismos de
control del desarrollo urbanstico, a fin de procurar el crecimiento armnico del Municipio
garantizando una adecuada calidad de vida a los ciudadanos y salvaguardando los recursos
ambientales de la regin. Para el cumplimiento de sus objetivos tendr adscritas las
siguientes direcciones de lnea: Direccin de Planeamiento Urbano, Direccin de Control
Urbana y Direccin de Catastro Municipal.

Direccin General de
Planeamiento y
Control Urbano

Direccin de
Planeamiento
Urbano

Direccin de
Control
Urbano

Fuente: Alcalda del Municipio Vargas.


Diseo: Elaboracin propia (2011)

20

Direccin de
Catastro
Municipal

Direccin General de Administracin Tributaria: Tiene bajo

su

responsabilidad

formular, con base a las directrices establecidas por el Alcalde, las polticas en materia
tributaria, as como, planificar, dirigir, ejecutar y controlarla gestin tributaria de la
Alcalda y la aplicacin de la legislacin y normas que regulan la materia. Para el
cumplimiento de sus objetivos tendr adscritas las siguientes direcciones de lnea:
Direccin de Recaudacin Tributaria, Direccin de Fiscalizacin Tributaria y Direccin de
Contribuyentes Especiales.

Direccin General de
Administracin
Tributaria

Direccin de
Recaudacin
Tributaria

Direccin
Jurdica
Tributaria

Direccin de
Fiscalizacin
Tributaria

Fuente: Alcalda del Municipio Vargas.


Diseo: Elaboracin propia (2011)

21

Direccin de
Contribuyentes
Especiales

De los Entes Adscritos: Corresponder a la Direccin del Sector Desarrollo Social y


Productivo, adscrita a la Direccin General de Planificacin y Desarrollo la coordinacin y
seguimiento de los planes formulados por los siguientes entes descentralizados:
Fundalvargas, Fundaltur, IMDERE, Fundasalud, Fundacin Escuela Taller la Guaira,
SAMER, Corporacin de Servicios Mltiples Municipales de Vargas, IMVITRACV y
cualquier otro rgano municipal que pudiera crearse dentro de este sector.
Corresponder a la Direccin del Sector Seguridad Ciudadana, adscrita a la Direccin
General de Planificacin y Desarrollo la coordinacin y seguimiento de los planes
formulados por los siguientes entes descentralizados: Instituto de Polica Municipal,
Instituto de Proteccin Civil, Administracin de Desastres y Gestin de Riesgo y cualquier
otro rgano municipal que pudiera crearse dentro de este sector.
Y los Entes Descentralizados: Fundacin

Alcalda del Municipio Vargas

(FUNDALVARGAS), Fundacin para la proteccin social y salud del municipio vargas


(FUNDAPROSALUD), Instituto Municipal de Deporte y Recreacin Vargas (IMDERE),
Servicio Autnomo de Mercados Municipales (SAMER), Instituto Autnomo de polica
municipal , Servicio Autnomo de Proteccin civil ,Administracin

de Desastres y

Gestin de riesgo , concejo municipal de derechos del Ni@ y Adolescente (CMDNNA),


Instituto Municipal de Vialidad, Trnsito y

Transporte Colectivo de Vargas

(IMVITRACV), Corporacin de servicios Mltiples Municipales de Vargas, Instituto


municipal de vargas de Hbitat y Vivienda .
La actual estructura organizativa de la Alcalda de Municipio Vargas se crea mediante
el Decreto N 32-20, siendo publicada en la Gaceta Municipal Extraordinaria N 051-2005
de fecha 10 de Octubre del 2005.
La estructura organizativa conforme a su rango jerrquico est integrada por
Direcciones Generales, de lnea, oficinas, divisiones y coordinaciones con arreglo al
principio de horizontalidad estructural.

22

1.1.7

Estructura organizativa de la Unidad de investigacin

La Direccin de sector de infraestructura y servicio: Est conformada por:


Formulacin de Proyectos de Obras: En esta coordinacin se formulan los
proyectos de las obras que va a ejecutar la alcalda, se inspecciona para controlar la
buena ejecucin y terminacin de las obras en el tiempo que determina el proyecto,
se brinda atencin a las comunidades en el especial a los concejos comunales en los
proyectos de obras e infraestructura.
Transferencia: En esta coordinacin se atiende a los concejos comunales que
conforman nuestro Municipio Vargas, luego de cumplir una serie de requisito se
realiza un estudio para verificar si estn adecuados para realizar la trasferencia de
los recursos a los consejos comunales, para poder solventar cualquier problemtica
que este presentando la comunidad.
Coordinacin de electrificacin: esta coordinacin es la encargada de atender a los
consejos comunales en lo relacionado con el alumbrado pblico y la electrificacin.
de viviendas, coordina la elaboracin de proyectos de expansin de servicios
elctricos: electrificacin de viviendas , instalacin o extensin de lneas de
alumbrado pblicos aproadas por el alcalde, y supervisar la calidad del servicio
elctrico en el Municipio Vargas
Coordinacin de reas verdes : esta coordinacin brinda atencin

a las

comunidades en relacin a la tala y poda de los rboles y realizar las inspecciones


necesarias en todo el Municipio Vargas
Coordinacin de cementerio: esta coordinacin en la encargada de atender al
usuario en lo relacionado a inhumacin y exhumaciones ,supervisar los trabajos de
construccin de bvedas y recaudar ingresos por las actividades que realizan en el
cementerio
Coordinacin de contratacin: Esta coordinacin es la encargada de elaborar los
contratos de obras y servicios, elaborar procesos de licitacin, solicitar anticipos de
las obras asignadas y solicitar la reprogramacin y cambio de denominacin de

23

obras aprobadas en la ordenanzas de presupuesto o aportes.

Direccin General de
Planificacin y
Desarrollo

Direccin del Sector


Infraestructura y
Servicio

Coordinacin
de
electrificacin

Formulacin
de proyecto
de obras

Coordinacin
de
Cementerio

Coordinacin
de reas
verdes

Transferencia

Fuente: Alcalda del Municipio Vargas.


Diseo: Elaboracin propia (2011)
24

Coordinacin
de
Contratacin

Estructura Organizativa de la direccin general de planificacin y desarrollo de la


Alcalda del Municipio Vargas

Despacho del Alcalde

Direccin General de Planificacin y


Desarrollo

Direccin
Sector
Desarrollo
Social
y Productivo

Direccin
Sector
Seguridad
Ciudadana

Direccin
Sector
Infraestructura
y Servicios

Fuente: Alcalda del Municipio Vargas.


Diseo: Elaboracin propia (2011)

25

Direccin de
Planificacin
Institucional

1.2 Marco Legal


Art. que estn estrictamente relacionado con la elaboracin del Manual:

LEY DE CONTRATACIONES PBLICAS


ART 73 NUMERAL 2
PROCEDENCIA DE LA CONSULTA DE PRECIO
Se puede proceder por consulta de precio:

En el caso de ejecucin de obras , si el contrato a ser estimado es por un precio estimado


de hasta veinte mil unidades tributarias (20.000 UT)

Adicionalmente se proceder por consulta de precios, independientemente del monto de la


contratacin, en caso de obras, servicios o adquisiciones de bienes, que por razones de
inters general deben de ser contratados y ejecutados en un plazo perentorio que se
determinara de acuerdo a la naturaleza del plan excepcional aprobado por el ejecutivo
nacional

En aquellos casos que los planes excepcionales sean propuesto por los rganos de la
administracin publica nacional, debern contar con la revisin previa de la comisin
central de planificacin, antes de ser sometido a consideracin del ejecutivo nacional.

ART .74
SOLICITUD DE COTIZACIONES
En la consulta de precio se deber solicitar al menos tres ofertas ; sin embargo se podr
otorgar la adjudicacin si hubiere recibido al menos una de ellas , siempre que cumpla con
las condiciones de requerimientos y sea convenientes a los inters del rgano o ente
contratante

26

ART .75
CONSULTA

DE

PRECIO

SOMETIDAS

LA

COMISION

DE

CONTRATACIONES
En la modalidad de consulta de precio, la unidad contratante, deber estructurar todo el
expediente y elaborar el informe de recomendacin que se someter a la mxima autoridad
del rgano o ente contratante. El informe a elaborar en aquellos casos que por su cuanta
supere las dos mil quinientas unidades tributarias (2.500 UT) , para la adjudicacin de
bienes o prestacin de servicios y las diez mil unidades tributarias (10.000 UT) para la
ejecucin de obra debe contar con la previa aprobacin de la comisin de contrataciones

ART .84
PLAZO PARA OTORGAR LA ADJUDICACION
Dentro de los tres das hbiles siguiente a la recepcin del informe

que presente la

comisin de contrataciones o la unidad contratante, la mxima autoridad o ente contratante


deber otorgar la adjudicacin o declarar desierto el procedimiento

ART .85
OTORGAMIENTO DE LA ADJUDICACION
Debe otorgarse la adjudicacin a la oferta que resulte con la primera opcin al aplicar los
criterios de evaluacin y cumpla los requisitos establecidos en el pliego de condiciones
En los casos de ejecucin de obra, adquisicin de bienes o prestacin de servicios , podr
otorgarse parcialmente la totalidad o partes entre varias ofertas presentadas , si as se ha
establecido expresamente en el pliego de condiciones , tomando en cuenta la naturaleza y
las caractersticas

de la contratacin a celebrar . La adjudicacin parcialmente debe

realizarse cumpliendo los criterios, condiciones y mecanismos previstos en el pliego de


condiciones

ART .100
GARANTIA DE FIEL CUMPLIMIENTO
Para asegurar el cumplimiento de todas las obligaciones que asume el contratista , con
ocasin de contrato para la adquisicin de bienes, prestacin de servicios o ejecucin de

27

obras, cuando se requiera, este deber constituir una fianza del fiel cumplimiento otorgada
por una institucin bancaria

o empresa de seguros, debidamente inscrita en la

superintendencia correspondiente, o sociedad nacional de garantas reciprocas para la


mediana y pequea industria a satisfaccin del rgano o ente contratante , que no podr ser
inferior al quince por ciento (15%) del monto del contrato .

En caso de no constituir una fianza, el rgano o ente contratante podr otorgar con el
contratista retencin del diez por ciento (10%) sobre los pagos que realice, cuyo monto
total retenido ser reintegrado al momento de la recepcin definida del bien u obra o
terminacin del servicio.

ART .114
INGENIERO RESIDENTE
El contratista deber mantener al frente de la obra un ingeniero , quien ejercer las
funciones de ingeniero residente, con experiencia y especialidad en el rea objeto del
contrato , y participara por escrito al rgano o ente contratante la designacin de este,
indicando el alcance de sus responsabilidades

REGLAMENTO DE LA LEY DE CONTRATACIONES PBLICAS


ART.35
RANGO Y NORMATIVA INTERNA
Para el suministro de bienes, prestacin de servicios o ejecucin de obras se establece para
el compromiso de responsabilidad social un valor mnimo del uno por ciento (1%) y un
valor mximo del cinco por ciento (5%) del monto del contrato suscrito, el cual asumirn
los contratistas

beneficiarios de la adjudicacin del mismo. Los rganos o entes

contratantes debern fijar los porcentajes a ser aplicados a cada condicin del compromiso
de responsabilidad social, as como, establecer categoras o escalas proporcionales con
base en los montos de los contratos a ser suscritos

28

ART.173
SEGURIDAD DE LOS TRABAJADORES
El contratista adoptara las precauciones necesarias para prevenir y evitar accidentes de
trabajo y tomara especial inters en el cumplimiento de las disposiciones que regulan la
materia ambiental, de seguridad industrial y de medio ambiente de trabajo

Diagnstico 1.3
Descripcin y Anlisis de la Situacin Actual.
Factores
Factores
Internos

Internos

Factores
Externos
Oportunidades Externas
Captacin de pasantes de
Institutos de educacin
Superior y/o Universidades
Oportunidades Externas
Captacin de pasantes de
Institutos de educacin
Superior y/o Universidades
especializados en el rea.

Amenazas Externas
Contratacin de empresa
especializada en el rea de
Manuales por la Alcalda.

Fortalezas Internas
- Funcionarios de alta
calidad.
- Buen clima
organizacional.
- Buenos equipos de
trabajo.

Debilidades Internas

Estrategias FO
Los conocimientos
adquiridos por los pasantes
y la experiencia de los
funcionarios haran el
trabajo ms eficiente y
eficaz, dando como
resultado una respuesta
inmediata a las solicitudes
de las Direcciones para la
elaboracin de sus
manuales
Estrategias FA
Capacitar al personal para
la elaboracin de los
Manuales solicitado por las
direcciones para cumplir
con el objetivo primordial
de la Direccin.

Estrategias DO
Asignar a los pasantes la
elaboracin de los
Manuales bajo las
instrucciones del personal
especializado.

29

No contar con personal


especializado en la
elaboracin de Manuales
de Normas y
Procedimientos.

Estrategias DA
Asignar a los pasantes la
elaboracin de los
Manuales bajo las
instrucciones del personal
especializado

1.3.2 Anlisis del Diagnstico del Problema.

Al realizar el estudio a la Direccin se detectaron Debilidades en el contexto interno


debido a que no cuenta con personal especializado en el rea de elaboracin de Manuales
de Normas y Procedimientos, en cuanto a sus Fortalezas cuenta con un buen clima
organizacional, buenos equipos de trabajo y funcionarios de alta calidad

En cuanto al contexto interno su Oportunidad radica en la captacin de pasantes de


Institutos de Educacin Superior y/o Universidades, y su mayor Amenaza sera la
contratacin de una compaa especializada en la elaboracin de Manuales de Normas y
procedimientos.

30

CAPTULO II

EL PROBLEMA

2.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA


La Alcalda del Municipio Vargas del Estado Vargas es un rgano ejecutivoadministrativo, de personalidad jurdica territorial, de derecho pblico, que no persigue
fines de lucro, ya que su principal funcin es satisfacer las necesidades y prestacin del
servicio al colectivo varguense.

La Alcalda del Municipio Vargas se ha propuesto como uno de sus objetivos,


mejorar y adecuar sus procesos y estructuras, con la finalidad de ser una institucin modelo
para contribuir al desarrollo del Estado Vargas.

La Direccin de Planificacin y Desarrollo por medio de la Coordinacin de


Contratacin es la encargada de elaborar y revisar los procedimientos administrativos en
relacin a el listado de obras de infraestructura asignadas por parroquia y prestar asistencia
tcnica a las empresa constructora que han sido seleccionada para ejecutar obra en el
municipio del Estado Vargas , asegurando que estn enmarcados dentro de las polticas,
directrices, estrategias y lineamientos de los planes del Gobierno Municipal, a fin de
proponer medidas colectivas que faciliten la toma de decisiones y la orientacin de las
polticas establecidas por el nivel superior.

La Coordinacin de Contratacin no posee manual de normas y procedimientos lo


cual esto trae como consecuencia la omisin de pasos importantes, retraso y
desorganizacin al momento de archivar y certificar todos los recaudos exigidos

31

2.2 FORMULACIN DEL PROBLEMA

La elaboracin de un Manual de Normas y Procedimientos para la Direccin de


Infraestructura y Servicios

de la Alcalda del Municipio Vargas, apoyar de manera

eficiente al desarrollo de todas las

actividades involucradas en la elaboracin de

Contratacin de obras?

2.3 OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIN

2.3.1 Objetivo General

Disear un Manual de Normas y Procedimientos para la Direccin de


Infraestructura y Servicios de la Alcalda del Municipio Vargas, especificando los
principales procedimientos para la elaboracin de Contratacin de obras

2.3.2 Objetivos Especficos


Diagnosticar la situacin actual de la Coordinacin de Contratacin.
Identificar todos los procedimientos necesarios para la elaboracin del Manual de
Normas y Procedimientos de Contratacin de obras.
Describir los Procesos que se realizan en la Coordinacin de Contratacin de obras.
Elaborar las normas y formatos que rugirn el Manual.

32

2.4 JUSTIFICACIN E IMPORTANCIA

Toda organizacin o institucin que desee ser competitiva debe mantener


documentadas todas sus actividades para poder realizar de esta forma mejoras medibles a
los procedimientos y/o procesos, y obtener un resultado de mayor calidad en cuanto al
producto o servicio prestado.

Los Manuales y ms aun los de Normas y Procedimientos son una de las mejores
herramientas administrativas, porque le permiten a cualquier organizacin normalizar sus
operaciones. Este tiene como propsito detallar, definir los procedimientos y establecer
las normas generales y especificas, a fin de estandarizar las actividades y
responsabilidades del personal, es decir, formalizar los sistemas de trabajo, consolidar el
liderazgo y posicin competitiva de las organizaciones. (lvarez, 1998)

Por tal motivo, en el presente proyecto se han establecidos objetivos en pro de la


elaboracin

de un

Manual de Normas

Contratacin de obras de la

y Procedimientos para la Coordinacin de

Alcalda del Municipio Vargas,

que se utilice como

herramienta que permita la optimizacin de los mtodos y procedimientos de trabajo


desarrollados por dicha direccin

2.5 ALCANCE

El alcance del presente proyecto contempla la elaboracin del Manual de Normas y


Procedimientos para la Coordinacin de Contratacin de obras. El Manual representar un
material de consulta y apoyo para aquellos funcionarios que ingresen o sean promovidos, el
cual les permitir tener una visin de las actividades detalladas de los procedimientos y
Flujogramas.

33

2.6 LIMITACIONES

Durante el desarrollo de las pasantas se presentaron las siguientes limitaciones:


La demora en la entrega de informacin, necesaria para la documentacin de los
procedimientos, aunado a la alta presin y cantidad de trabajo del personal.
La restriccin en cuanto al uso del equipo de computacin, indispensable para
transcribir la informacin recopilada, lo cual origin retraso.
Colaborar con la ejecucin de las actividades de la direccin, restringi el avance
en la sistematizacin de la informacin requerida para la investigacin.

34

CAPTULO III

MARCO TERICO

El marco terico enmarca la ubicacin del problema situndolo en su tiempo y


espacio, con toda una conceptualizacin y definicin de trminos que analizados y
descritos amplan el conocimiento de los hechos de una manera ordenada; que relacionados,
sustentan la investigacin con proposiciones o supuestos, que, verificados, afirman la
situacin de un problema(VILLAFRANCA, 1996)

A continuacin se presentaran los parmetros tericos que ayudaran a comprender


el problema de investigacin y lo situara dentro del ms slido conjunto de conocimiento
que orientaran la bsqueda y ofrecern una conceptualizacin adecuada de los trminos a
utilizarse.

MANUALES
Se entiende por manuales todos aquellos documentos que contienen informacin
debidamente ordenada y clasificada, que proporciona informacin rpida y organizada
sobre objetivos, procedimientos, instrucciones, norma, especificaciones de puestos,
estructura, funciones, etc. (FERNANDO, 1998)

Los manuales son una serie de instrucciones, ordenadas y especfica que suministran
informacin detalladas sobre las prcticas administrativas .Todos los manuales contienen
datos e informacin respecto a procedimientos, instrucciones y normas de manera ordenada
e identificado bajo el esquema de una especie de libro actualizado

35

Objetivos de los Manuales

Todos los Manuales tienen como finalidad informar a cada miembro vinculado
con la empresa acerca de los lineamientos que debe seguir en funcin del bienestar de la
misma, es decir, lo que deben hacer, quien lo debe hace, como lo deben hacer y donde se
debe hacer (FERNANDO, 1998)
.
Entre sus objetivos sus objetivos tenemos:
Sirve como medio de orientacin al personal nuevo en la institucin y as
lograr cumplir todas las funciones de una manera organizada
Precisar todas las funciones que se realizan para no procedimientos
importantes
Establecer las funciones individuales del personal en cada unidad
Funcionar de una manera ms ordenada.

Importancia de los Manuales

La existencia de manuales en una organizacin reviste singular importancia, pues


permite mantener registrada en forma ordenada la informacin y datos requeridos para la
conduccin normal del negocio y por supuesto para la toma de decisiones. (MARCANO,
1996)

Los manuales sirven de instrumento de

informacin a los

integrantes de la

organizacin, y a su vez a los que ingresen, para el conocimiento de las prcticas


administrativas y operativas de la misma.
36

Utilidad de los Manuales

Segn Acevedo (2006) seala que los manuales permiten conocer el


funcionamiento interno por lo que respecta a descripcin de tareas, ubicacin,
requerimientos y a los puestos responsables de su ejecucin. Por otro lado, auxilian en la
induccin del puesto, al adiestramiento y capacitacin del personal ya que, describen en
forma detallada las actividades de cada puesto. Asimismo sirve para el anlisis o revisin
de los procedimientos de un sistema.

Clasificacin de los Manuales

Manuales de Organizacin: El manual de organizacin describe la organizacin


formal, mencionado para cada puesto de trabajo, los objetivos del mismo, funciones,
autoridad y responsabilidad.

Manuales de Normas y Procedimientos: Son aquellos en donde se definen de


manera sistemtica y organizada los procedimientos de las diferentes actividades que se
realizan en un departamento de una empresa. Este tipo de manuales describe
detalladamente las tareas que determinada persona debe realizar dentro de una empresa.

Un Manual de Normas y Procedimientos debe tener al menos el siguiente


contenido:
ndice numrico
Introduccin
Instrucciones para el manejo y modificaciones de los aspectos tratados en el
manual.

37

Definicin de los aspectos bsicos


Normas
Procedimientos
Formularios
Instructivos de los formularios

Manuales de Polticas: El manual de poltica contiene los principios bsicos que


regirn al accionar de los ejecutivos en la toma de decisiones

Manuales de Induccin: son aquellos manuales que se realizan con el objetivo de


dar a conocer a los nuevos empleados su funcin, ubicacin, deberes, beneficios entre otros
dentro de la organizacin.

Manual de especialista: Contiene normas o indicaciones referidas exclusivamente


a determinado tipo de actividades u oficio

Manuales de Descripcin y Anlisis de Cargos: son aquellos donde se estudia o


determina los requisitos o calificativos, las responsabilidades que ataen y las condiciones
exigidas por el cargo para su correcto desempeo. (CHIAVENATO, 2000)

Ventajas de los Manuales


Facilitan el estudio de los problemas de las organizaciones.
Facilitan el control por parte de los supervisores de las tareas delegadas
Sirven como gua eficaz para la preparacin, clasificacin y compensacin del
personal clave.

38

Ponen en claro las fuentes de aprobacin y el grado de autoridad de los diversos


niveles.
Sirve para ayudar a que la organizacin se aproxime el cumplimiento de las
condiciones que configuran un sistema
Permiten una mayor flexibilidad en la distribucin del personal.

Desventajas de los Manuales


La organizacin considera que debido a que es muy pequea no le hace falta el
cumplimiento de manuales
Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un
manual y conservarlo al da.
Conducen a una estricta reglamentacin.

ORGANIGRAMA
El organigrama es la representacin grfica de la estructura de una empresa, por
ello permite levantar informacin, efectuar el anlisis y proponer recomendaciones para
mejorarla.

NORMAS
Estndares aceptables de comportamiento en un grupo. Compartidos por todos
sus miembros (STHEPENS, 2004)
Para el xito de una organizacin es necesario constar con normas

PROCEDIMIENTO
Los procedimientos son planes por medio de los cuales se establece un mtodo
para el manejo de actividades futuras. Consisten en secuencias cronolgicas de las
acciones requeridas. Son guas de accin, no de pensamiento, en las que se detalla la

39

manera exacta en que deben realizarse ciertas actividades (KOONTZ Y WEIHRICH,


2004).
Los procedimientos son la manera especfica de realizar una actividad, es decir,
describen paso a paso la forma o los mtodos mediante el cual se hace el trabajo. En estos
tipos de documentos se fija como se deben lograr los requisitos establecidos en las
especificaciones, en las normas o en la poltica.

Si se usan adecuadamente los procedimientos, las personas ganan dos cosas:


precisin y velocidad, si la persona es nueva gana conocimiento y experiencia.

FLUJOGRAMAS

Los flujogramas se utilizan para ofrecer una representacin visual de los pasos de
un proceso o actividad. Se muestra la secuencia de los datos que integran el proceso. Los
flujogramas son particularmente tiles para visualizar y entender cmo se estn haciendo
las cosas y de que otro modo pueden hacerse para mejorar el proceso (IVANCEVICH,
LORENZI, SKINNER, CROSBY, 1997)

El flujograma, es un diagrama que expresa grficamente las distintas operaciones


que componen un procedimiento o parte de este, estableciendo su secuencia cronolgica.
Segn su formato o propsito puede contener informacin adicional sobre el mtodo de
ejecucin de las operaciones, el itinerario de las personas, las formas, la distancia
recorrida, el tiempo empleado, etc. (GMEZ, F 1999)

Los flujogramas son una parte importante del desarrollo de procedimientos, debido
a que por su sencillez grfica permite ahorrar muchas explicaciones.

40

Smb
bolos de la Norma AN
NSI para elaborar Flu
ujogramas.
G
G (1997) la sim
mbologa AN
NSI para la elaboracin
e
n de Flujogramas
Segn Gmez,
SMBOLO
OS DE LA NORM
MA ANSI PARA
A LA ELABORA
ACIN DE DIAG
GRAMA DE FLU
UJO
SM
MBOLO

REPR
RESENTA

SMB
BOLO

REPRESENTA

Terminal. Indicca el inicio o la

Connector. Represennta una conexin


n

terminacin dell flujo, puede ser

o enlace
e
de una dde una parte dell

accin o lugar; adems se usa para


p

diaagrama de flujo con otra partee

indicar una uniddad administrativa o

lejaana del mismo.

persona que reccibe o proporcioona


informacin.

Disparador. Indiica el Inicio de un

Connector de pginaa. Representa unaa

procedimiento,

el

connexin o enlacee con otra hojaa

nombre de ste o el nombre dee la

dife
ferente, en la qque contina ell

unidad administrrativa donde se da

diaagrama de flujo.

conteniendo

inicio.
Operacin.

la

Dirreccin de flujo o lnea de unin.

realizacin de una operacin o

Connecta los smbollos sealando ell

rellativas

ordden en que se deeben realizar lass

actividad

Representa

un

procedimiento.
Decisin o alteernativa. Indica un

disttintas operacionees.
*

Opperacin con tecllado. Representaa

punto dentro deel flujo en que son

unaa operacin en qque se utiliza unaa

posibles varios caaminos.

perrforadora o verificcadora de tarjeta.

Documento. Reepresenta cualquuier

Tarrjeta

tipo de documeento que entre, se

cuaalquier tipo de tarjeta perforadaa

utilice, se gennere o salga del

perforadda.

Representaa

quee se utilice en el pprocedimiento.

procedimiento
Archivo. Repreesenta un archhivo

Cinnta

comn y corrientte de oficina.

cuaalquier tipo de cinnta perforada quee


*

perforadaa.

Representaa

se utilice
u
en el proceedimiento.

N
Nota aclaratoria. No forma parte del

Cinnta

n es
diagrama de flujjo sino ms bien

cuaalquier tipo de cinta magnticaa

un elemento que se le adiciona a una


u

magntica.

Representaa

quee se utilice en el pprocedimiento.

u
operacin o actiividad para dar una
explicacin de ellla.

41

Tecclado de lnea. R
Representa el uso
o

Lnea de comun
nicacin. Represeenta
la transmisin dee informacin dee un
lugar

otro

mediante

de un dispositivo en lnea paraa

lnneas

prooporcionar inforrmacin a unaa

telefnicas, telegrficas, de raddio,

com
mputadora

etc.

obttenerla de ella.

eleectrnica

NOTA: Los smbolos m


marcados con * soon utilizados en combinacin
c
con el resto cuando se
s est elaborandoo un diagrama dee
flujo dee un procedimiennto en el cual inteerviene algn equuipo de procesamiiento electrnico.

MA
ATRIZ D
DOFA
Una de las herramientas ms utilizadas actualmentte para el anlisis
a
es conocida
como
o Matriz D
DOFA.
Ha sido comn la reecomendaci
n de que llas compaas identifiqquen sus forrtalezas y
debillidades, as ccomo sus op
portunidadess y amenazaas en el amb
biente extern
no, pero lo que
q suele
ignorrarse es qu
ue la combiinacin de estos facto
ores puede requerir de distintas decisiones
d
estrattgicas. La matriz TOW
WS' surgi justamente
j
e respuestaa a la necessidad de sisstematizar
en
esas decisiones;; T significca "amenazzas" (threatts), O "opo
ortunidadess", W "deb
bilidades"
(wea
aknesses) y S "fortalezzas" (strengtths). El pun
nto de partid
da del modeelo son las amenazas,
a
dado que en mucchos casos las compaaas procedenn a la planeaacin estratgica como resultado
de la percepcin de crisis, prroblemas o amenazas.
a

3.9 DIA
AGRAMA D
DE GANTT
T

Consistees en un callendario, dee manera taal que se pu


udiese visuualizar el peeriodo de
duraccin de cadda actividad
d, sus fechas de iniciaccin y termiinacin e ig
gualmente el
e tiempo
total requerido para la ejeecucin de un trabajo
o. El instru
umento quee desarroll
permite
bin que se siga el cursso de cada actividad,
a
aal proporcio
onar informaacin del po
orcentaje
tamb
ejecu
utado de cadda una de elllas, as com
mo el grado de adelanto
o o atraso ccon respecto
o al plazo
previisto.

42

CAPTULO IV
MARCO METODOLOGICO
4.1 Tipo de Investigacin
Para la realizacin de las Pasantas se aplico una investigacin de Campo.
La investigacin de campo es aquel tipo de investigacin a travs de la cual se estudian
los fenmenos sociales en su ambiente natural (SIERRA, 1985)

Dado que se recolecto y analizo toda la informacin actual, necesaria para la


Elaboracin de Manual de Normas y Procedimientos de la Coordinacin de contratacin de
obras

4.2.-Diseo de investigacin

El diseo de la presente investigacin correspondi al tipo no experimental, la


investigacin es una bsqueda practica y sistemtica el cual el investigador no tiene control
directo con el sobre las variables independientes por que son relativamente no manipulables

En la investigacin no experimental son los cambios en la variable independiente


que ya ocurrieron y el que realiza dicha investigacin tiene que limitarse a la observacin
de situaciones ya existentes.

4.3 Tcnicas e Instrumentos de Recoleccin de Datos

Un instrumento de recoleccin de datos es, en un principio, cualquier recurso del


que se vale el investigador para acercarse a los fenmenos y extraer de ellos informacin
(SABINO, 1992)

43

Revisin Documental

El desarrollo de esta tcnica se fundamento en la revisin de todos aquellos textos


que sirvieron de base para la elaboracin del Marco Terico del presente informe, y a su
vez para el desarrollo del Manual de Normas y Procedimientos.

Entrevistas

Esta herramienta garantizo en todo momento una interaccin frente a frente con las
personas entrevistadas, lo cual evito dudas sobre cmo debe hacerse las cosas.

La Observacin Directa
Este mtodo de obtencin de informacin, se aplico en algunas situaciones. Su
aplicacin resulto muy eficaz para verificar todos los datos e informacin suministrada a
travs de las entrevistas.

4.4 Anlisis y Tratamiento de la Informacin

4.4.1.-Elaboracin de los Procedimientos

I Etapa: Conocimiento y adaptacin de las reas de la Direccin de Planificacin


Institucional de la Alcalda del Municipio Vargas deteccin de las fortalezas debilidades en
la Coordinacin de Organizacin y Sistemas y revisin bibliogrfica.
II Etapa: Aplicacin de las tcnicas e instrumentos de recoleccin de datos.
III Etapa: Presentacin de las Propuestas (Manual de Normas y Procedimientos).

44

4.4.2.- Cronograma de actividades

45

CAPITULO V

PRESENTACIN Y ANALISIS DE LOS RESULTADOS


Luego de recopilar toda la informacin y analizarla se determino que la organizacin
necesitaba contar con una herramienta como gua que mencionara las actuaciones
individuales o por funciones del personal tratando de obtener un control adecuado dentro de
las actividades que se realizan en la organizacin y la causa primordial del problema es la
inexistencia del Manual de Norma y Procedimiento por lo tanto se estableci que lo ms
importante es la elaboracin del Manual de Normas y Procedimiento

Para este Manual se adopto un formato actualizado como instructivo a todo el


personal de la empresa, este se caracteriza por tener el logotipo de la empresa, nombre de la
empresa, la unidad emisora y nombre del manual.

La elaboracin de este Manual para la Coordinacin de Contratacin de Obras es de


vital importancia ya que se posee como un sistema de archivos donde se pueden encontrar
con rapidez cualquier respuesta relacionada con los procedimientos en la Coordinacin de
Contratacin de Obras, de modo que la informacin de cmo realizan los procedimientos
no quede solamente de conocimiento de un grupo de persona, sino que el personal que
entre nuevo a la organizacin tenga acceso a cualquier tipo de informacin referente a la
realizacin de los procedimientos.

Diseo del Manual de Normas y Procedimientos:

Simbologa
Control
Actualizacin

Objetivo
Informacin general
46

Procedimiento
Normas
Flujogramas
Base Legal
Formularios

47

CONCLUSIONES

La ejecucin del manual de Normas y Procedimientos ayuda a mejorar los procesos de


una forma ms eficiente y eficaz, y as poder lograr todos los objetivos que se proponga la
organizacin. La Coordinacin de Contratacin de obras es un componente esencial en la
Alcalda del municipio del Estado Vargas, ya que es la encarga de la elaboracin de los
contratos de obras, los procesos de licitaciones, solicitar anticipo y solventar cualquier
problema existente en el rea de contratacin a nivel estadal.

Actualmente, La Coordinacin de Contratacin de obras de la Alcalda del Municipio


Vargas, Aunque esta Coordinacin esta integrada por un numero no mayor a cinco persona,
igual se observa afectada por las consecuencias que producen la ausencia de un Manual de
Normas y Procedimientos.

Hay que destacar que los objetivos de esta investigacin se cumplieron por que se logro
realizar un Manual de Normas y Procedimientos. Con la implementacin del Manual, todo
el personal de la Coordinacin de Contratacin de Obra trabajan en conjunto para logra
todos los objetivos que se propongan, de la misma manera permitir que todo el personal
conozca sus labores y se involucren en las actividades que se realizan en la coordinacin.

Todos los procedimientos que se encuentran dentro del manual deben ser objetiva y
tcnicamente identificados, dndole la importancia que cada uno merece dentro del proceso
operacional, de igual manera, los manuales actan como base de datos que proporcionan
fuentes de informacin y respaldo para la toma de decisiones efectivas por partes de los
gerentes y deben

presentarse con: Claridad, precisin, imparcialidad .Finalmente

representan una oportunidad profesional esencial, dinmica para los que laboran en la
organizacin.

48

RECOMENDACIONES
Implementar el uso del manual de Normas y Procedimientos.
Realizar charlas introductoras a todo el personal que ingrese a la organizacin.
Modernizar el sistema de la organizacin.
Sealar los cambios que propicia la aplicacin de manuales en la organizacin.
Descubrir los efectos prcticos y concretos que se logran con la aplicacin de los
manuales.
Verificar todo los procedimientos peridicamente con el fin que sea necesario
cualquier actualizacin en el manual
Utilizarlos como la herramienta ms importante para la orientacin de los
procedimientos de la organizacin.

49

FUENTES DE INFORMACIN
CHIAVENATO, I. Administracin de Recursos Humanos. 5 ed. McGraw-Hill.
2000.
FERNANDO, M. Sistemas Administrativos. Argentina, Ediciones Macchi. 1998.
KOONTZ, H y WEIHRICH, H. Administracin una Perspectiva Global. 12 ed.
Mxico, McGraw-Hill. 2004.
GMEZ, F. Sistemas y Procedimientos Administrativos (en lnea). McGraw-Hill,
1995 (fecha de consulta: 04 de Junio de 2009).

GMEZ, G. Sistemas Administrativos. Anlisis y Diseo. Mxico, McGraw-Hill.


1997.
GMEZ, F. Sistemas y Procedimientos Administrativos. McGraw-Hill. 1999.
MARCANO, V. El Organigrama y la Organizacin. 3 ed. Caracas, Tropykos. 1996.
STHEPENS, P. Comportamiento Organizacional. 8 ed. Mxico, Prentice Hall.
1998.
KOONTZ, H y WEIHRICH, H. Administracin una Perspectiva Global. 12 ed.
Mxico, McGraw-Hill. 2004.
GMEZ, F. Sistemas y Procedimientos Administrativos (en lnea). McGraw-Hill,
1995 (fecha de consulta: 04 de Junio de 2009).

50

ANEXO

51

ALCALDA DEL MUNICIPIO VARGAS


DIRECCIN GENERAL DE PLANIFICACIN Y DESARROLLO
DIRECCIN DE INFRAESTRUCTURA Y SERVICIOS

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS


PARA LA ELABORACIN DE CONTRATACIN DE OBRAS
DE LA DIRECCIN DE INFRAESTRUCTURA Y SERVICIOS
(COORDINACIN DE CONTRATACIN)

JULIO DEL 2011

52

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS


UNIDAD EMISORA

NOMBRE

DIRECCION DE INFRAESTRUCTURA Y

INDICE GENERAL

SERVICIOS

INDICE GENERAL
Introduccin...53
Control de lectura del Manual54
Control de actualizacin del Manual..55
Objetivo del Manual...56
Base legal....57
Organigrama de la unidad de investigacin...66
Normas67
Procedimiento.70
Simbologa..74
Flujogramas77

53

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS


UNIDAD EMISORA

NOMBRE

DIRECCION DE INFRAESTRUCTURA Y

INTRODUCCIN

SERVICIOS

El presente manual se constituye como material de consulta, ya que contiene los

elementos fundamentales que permiten identificar y describir la operatividad de los


procedimientos que realiza la Coordinacin de Contratacin del Municipio Vargas para el
control de los procesos administrativos referentes a contratacin de obra. Adems, es
importante sealar que las acciones a seguir contenidas en el presente manual podrn
optimizarse a medida que el procedimiento sea cada vez ms prctico, lo cual permitir la
flexibilidad adecuada en la bsqueda permanente de alcanzar la eficiencia y eficacia de la
gestin administrativa

54

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS


UNIDAD EMISORA

NOMBRE

DIRECCION DE INFRAESTRUCTURA Y

CONTROL DEL

SERVICIOS

MANUAL

Los abajo firmantes nos comprometemos a cumplir con la informacin documentada

en el presente Manual de Normas y Procedimientos, para lo cual dejamos constancia de su


lectura.

NOMBRE Y APELLIDO DEL

CDIGO

FUNCIONARIO

55

FECHA

FIRMA

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS


UNIDAD EMISORA

NOMBRE

DIRECCION DE INFRAESTRUCTURA Y

ACTUALIZACION DEL

SERVICIOS

MANUAL

AREA AFECTADA

FECHA DE
INCORPORACION

56

FIRMA

OBSERVACION

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS


UNIDAD EMISORA

NOMBRE

DIRECCION DE INFRAESTRUCTURA Y

OBJETIVO DEL

SERVICIOS

MANUAL

Objetivo del Manual


El objetivo del presente manual tiene como propsito normalizar y distribuir eficazmente
toda las actividades del proceso de contratacin de obras, adscrita a la Direccin General
de Planificacin y Desarrollo de la Direccin de Infraestructura y Servicio de la alcalda
del municipio Vargas , y as cumplir con todas las mejoras significativa de dicho proceso.

57

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS


UNIDAD EMISORA

NOMBRE

DIRECCION DE INFRAESTRUCTURA Y

BASE LEGAL

SERVICIOS

LEY DE CONTRATACIONES PBLICAS


ART 73 NUMERAL 2
PROCEDENCIA DE LA CONSULTA DE PRECIO
Se puede proceder por consulta de precio:

En el caso de ejecucin de obras, si el contrato a ser estimado es por un precio estimado de


hasta veinte mil unidades tributarias (20.000 UT)

Adicionalmente se proceder por consulta de precios, independientemente del monto de la


contratacin, en caso de obras, servicios o adquisiciones de bienes, que por razones de
inters general deben de ser contratados y ejecutados en un plazo perentorio que se
determinara de acuerdo a la naturaleza del plan excepcional aprobado por el ejecutivo
nacional

En aquellos casos que los planes excepcionales sean propuesto por los rganos de la
administracin pblica nacional, debern contar con la revisin previa de la comisin
central de planificacin, antes de ser sometido a consideracin del ejecutivo nacional

ART .74
SOLICITUD DE COTIZACIONES
En la consulta de precio se deber solicitar al menos tres ofertas ; sin embargo se podr
otorgar la adjudicacin si hubiere recibido al menos una de ellas , siempre que cumpla con
las condiciones de requerimientos y sea convenientes a los inters del rgano o ente
contratante

58

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS


UNIDAD EMISORA

NOMBRE

DIRECCION DE INFRAESTRUCTURA Y

BASE LEGAL

SERVICIOS

ART .75
CONSULTA

DE

PRECIO

SOMETIDAS

LA

COMISION

DE

CONTRATACIONES
En la modalidad de consulta de precio, la unidad contratante, deber estructurar todo el
expediente y elaborar el informe de recomendacin que se someter a la mxima autoridad
del rgano o ente contratante. El informe a elaborar en aquellos casos que por su cuanta
supere las dos mil quinientas unidades tributarias (2.500 UT) , para la adjudicacin de
bienes o prestacin de servicios y las diez mil unidades tributarias (10.000 UT) para la
ejecucin de obra debe contar con la previa aprobacin de la comisin de contrataciones
ART .84
PLAZO PARA OTORGAR LA ADJUDICACION
Dentro de los tres das hbiles siguiente a la recepcin del informe

que presente la

comisin de contrataciones o la unidad contratante, la mxima autoridad o ente contratante


deber otorgar la adjudicacin o declarar desierto el procedimiento

ART .85
OTORGAMIENTO DE LA ADJUDICACION
Debe otorgarse la adjudicacin a la oferta que resulte con la primera opcin al aplicar los
criterios de evaluacin y cumpla los requisitos establecidos en el pliego de condiciones
En los casos de ejecucin de obra, adquisicin de bienes o prestacin de servicios , podr
otorgarse parcialmente la totalidad o partes entre varias ofertas presentadas , si as se ha
establecido expresamente en el pliego de condiciones , tomando en cuenta la naturaleza y
las caractersticas

de la contratacin a celebrar . La adjudicacin parcialmente debe

realizarse cumpliendo los criterios, condiciones y mecanismos previstos en el pliego de


condiciones

59

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS


UNIDAD EMISORA

NOMBRE

DIRECCION DE INFRAESTRUCTURA Y

BASE LEGAL

SERVICIOS

ART .91
NOTIFICACION DE FIN DE PROCEDIMIENTO Y DESCALIFICACION
Se notificara a todos los oferentes del acto mediante el cual se ponga fin al procedimiento.
Igualmente debe notificarse a los oferentes que resulten descalificados, del acto por el que
se tome tal decisin

ART .92
REQUISITOS DE LAS NOTIFICACIONES
Las notificaciones a que se refiere la presente ley debern realizarse en la direccin o
direcciones indicadas en el registro de adquirentes del pliego de condiciones o de los
invitados, dejndose constancia de los datos de la persona que recibi las notificaciones
Si resultare impracticable la notificacin antes sealada se proceder a fijar un cartel en la
direccin indicada en el registro de adquirentes del pliego de condiciones o la que conste
en el registro nacional de contratista, dejndose constancia de ello en el expediente y se
tendr por notificado al da siguiente de fijado el mencionado cartel

ART .100
GARANTIA DE FIEL CUMPLIMIENTO

Para asegurar el cumplimiento de todas las obligaciones que asume el contratista , con
ocasin de contrato para la adquisicin de bienes, prestacin de servicios o ejecucin de
obras, cuando se requiera, este deber constituir una fianza del fiel cumplimiento otorgada
por una institucin bancaria

o empresa de seguros, debidamente inscrita en la

superintendencia correspondiente, o sociedad nacional de garantas reciprocas para la


mediana y pequea industria a satisfaccin del rgano o ente contratante , que no podr ser
inferior al quince por ciento (15%) del monto del contrato .
60

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS


UNIDAD EMISORA

NOMBRE

DIRECCION DE INFRAESTRUCTURA Y

BASE LEGAL

SERVICIOS

En caso de no constituir una fianza, el rgano o ente contratante podr otorgar con el
contratista retencin del diez por ciento (10%) sobre los pagos que realice, cuyo monto
total retenido ser reintegrado al momento de la recepcin definida del bien u obra o
terminacin del servicio.

ART .6 NUMERAL 19
DEFINICIONES
Compromiso de responsabilidad social: Son todos aquellos acuerdos que los oferentes
establecen en su oferta, para la atencin de por lo menos una de las demandas sociales
relacionadas con: 1. La ejecucin de proyectos de desarrollo socio comunitario. 2 La
creacin de nuevos empleos permanentes. 3 formacin socio productivas de integrantes de
la comunidad . 4. Ventas de bienes a precios solidarios o al costo, 5. Aportes en dinero
especies a programas sociales determinados por el estado o instituciones sin fines de lucro
y 6. Cualquier otro que satisfagan las necesidades prioritarias del entorno social del
rgano o ente contratante

ART .114
INGENIERO RESIDENTE
El contratista deber mantener al frente de la obra un ingeniero , quien ejercer las
funciones de ingeniero residente, con experiencia y especialidad en el rea objeto del
contrato , y participara por escrito al rgano o ente contratante la designacin de este,
indicando el alcance de sus responsabilidades

ART .112
SUPERVISIN E INSPECCION
El rgano o ente contratante ejercer el control y la fiscalizacin de los contratos que
61

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS


UNIDAD EMISORA

NOMBRE

DIRECCION DE INFRAESTRUCTURA Y

BASE LEGAL

SERVICIOS

suscriba en ocasin de adjudicaciones resultantes de la aplicacin de las modalidades


previstas en la presente ley, asignara el o los supervisores o ingenieros inspectores, de
acuerdo a la naturaleza del contrato

ART. 127 NUMERAL DEL 1 AL 8


CAUSALES DE RESCISION UNILATERAL DEL CONTRATO
El rgano o ente contratante podr rescindir unilateralmente el contrato en cualquier
momento cuando el contratista:
1-Ejecute los trabajos en desacuerdo con el contrato, o los efectu en tal forma que no le
sea posible cumplir con su ejecucin en el termino sealado
2-Acuerde la disolucin o liquidacin de la empresa, solicite se le declare judicialmente en
estado de atraso o quiebra, o cuando algunas de esas circunstancias haya sido declarada
judicialmente
3- Ceda o traspase el contrato, sin la previa autorizacin del rgano o ente contratante, dada
por escrito
4-Incumpla con el inicio de la ejecucin de la obra de acuerdo con el plazo establecido en
el contrato o en su prrroga, si la hubiere
5-Cometa errores u omisiones sustanciales durante la ejecucin de los trabajos.
6 -Cuando el contratista incumpla con sus obligaciones laborales durante la ejecucin del
contrato
7- Haya obtenido el contrato mediante trfico de influencias, soborno, suministro de datos
falsos, concusin, comisiones o regalos o haber empleado tales medio para obtener
beneficios con ocasin del contrato, siempre que esto se compruebe mediante la
averiguacin administrativa o judicial que al efecto se practique
8-Incurra en cualquier otra falta o incumplimiento de las obligaciones establecidas en el
contrato, a juicio del rgano o ente contratante
62

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS


UNIDAD EMISORA

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BASE LEGAL

SERVICIOS

ART. 128
NOTIFICACIONES AL CONTRATISTA
Cuando el rgano o ente contratante decida rescindir unilateralmente el contrato por haber
incurrido el contratista en alguna o algunas de las causales antes indicadas, lo notificara por
escrito a este , a los garantes y cesionarios si los hubiera
Tan pronto el contratista reciba la notificacin, deber paralizar los trabajos y no iniciara
ningn otro, a menos que el rgano o ente contratante lo autorice por escrito al concluir
alguna parte ya iniciada de la obra

ART .94
FIRMA DEL CONTRATO
El lapso mximo para la firma del contrato ser de ocho das hbiles contados a partir de la
notificacin de la adjudicacin

ART .82
PLAZO PARA LA SUSPENSIN O TERMINACION
En todas las modalidades reguladas por la presente ley, el rgano o ente contratante puede
suspender el procedimiento, mediante acto motivado, mientras no haya tenido lugar el acto
de apertura de sobres contentivos de manifestacin de voluntad u ofertas segn el caso
Igualmente puede dar por terminado el procedimiento, mediante acto motivado mientras
no se haya filmado el contrato definitivo. En caso de que se hubiere otorgado y notificada
la adjudicacin, se indemnizara el beneficiario de esta con una suma equivalente al monto
de los gastos en que incurri para participar en el procedimiento de seleccin, que no ser
superior al cinco por ciento (5%) del monto de su oferta, previa solicitud del beneficiario de
la adjudicacin acompaada de los comprobantes de los gastos, dentro del lapso de treinta
das contados a partir de la notificacin de terminacin del procedimiento. En caso de
63

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS


UNIDAD EMISORA

NOMBRE

DIRECCION DE INFRAESTRUCTURA Y

BASE LEGAL

SERVICIOS

haberse otorgado la adjudicacin y no haya sido notificada no proceder indemnizacin


alguna

REGLAMENTO DE LA LEY DE CONTRATACIONES PBLICAS


ART.35
RANGO Y NORMATIVA INTERNA
Para el suministro de bienes, prestacin de servicios o ejecucin de obras se establece para
el compromiso de responsabilidad social un valor mnimo del uno por ciento (1%) y un
valor mximo del cinco por ciento (5%) del monto del contrato suscrito, el cual asumirn
los contratistas

beneficiarios de la adjudicacin del mismo. Los rganos o entes

contratantes debern fijar los porcentajes a ser aplicados a cada condicin del compromiso
de responsabilidad social, as como, establecer categoras o escalas proporcionales con
base en los montos de los contratos a ser suscritos

ART.173
SEGURIDAD DE LOS TRABAJADORES
El contratista adoptara las precauciones necesarias para prevenir y evitar accidentes de
trabajo y tomara especial inters en el cumplimiento de las disposiciones que regulan la
materia ambiental, de seguridad industrial y de medio ambiente de trabajo
CODIGO CIVIL
ART.1.833
El fiador aunque sea solidario se liberta cuando por hecho del acreedor la subrogacin de
los derechos, hipotecas y privilegios de este ltimo no pueda tener ya efecto en su favor.

64

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS


UNIDAD EMISORA

NOMBRE

DIRECCION DE INFRAESTRUCTURA Y

BASE LEGAL

SERVICIOS

ART.1.834
Si el acreedor acepta voluntariamente un inmueble u otros cualesquiera efectos en pago de
la deuda aunque despus los pierda por eviccin, queda libre el fiador

ART 1.836
El fiador que haya limitado su fianza al mismo plazo acordado al deudor principal, quedar
obligado, aun ms all de este trmino, y por todo el tiempo necesario para apremiarle al
pago, siempre que el acreedor en los dos meses siguientes al vencimiento del trmino, haya
intentado sus acciones y las haya seguido con diligencia hasta su definitiva decisin

LEY ORGANICA DEL TRABAJO


ART 54. A los efectos de esta Ley se entiende por intermediario la persona que en nombre
propio y en beneficio de otra utilice los servicios de uno o ms trabajadores.
El intermediario ser responsable de las obligaciones que a favor de esos trabajadores se
derivan de la Ley y de los contratos; y el beneficiario responder adems, solidariamente
con el intermediario, cuando le hubiere autorizado expresamente para ello o recibiere la
obra ejecutada. Los trabajadores contratados por intermediarios disfrutarn de los mismos
beneficios y condiciones de trabajo que correspondan a los trabajadores contratados
directamente por el patrono beneficiario.
ART 55. No se considerar intermediario, y en consecuencia no comprometer la
responsabilidad laboral del beneficiario de la obra, el contratista, es decir, la persona natural
o jurdica que mediante contrato se encargue de ejecutar obras o servicios con sus propios
elementos.

65

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS


UNIDAD EMISORA

NOMBRE

DIRECCION DE INFRAESTRUCTURA Y

BASE LEGAL

SERVICIOS

No ser aplicable esta disposicin al contratista cuya actividad sea inherente o conexa con
la del beneficiario de la obra o servicio.
Las obras o servicios ejecutados por contratistas para empresas mineras y de hidrocarburos
se presumirn inherentes o conexas con la actividad del patrono beneficiario.
ART 56. A los efectos de establecer la responsabilidad solidaria del dueo de la obra o
beneficiario del servicio, se entiende por inherente, la obra que participa de la misma
naturaleza de la actividad a que se dedica el contratante; y por conexa, la que est en
relacin ntima y se produce con ocasin de ella.
La responsabilidad del dueo de la obra o beneficiario del servicio se extiende hasta los
trabajadores utilizados por subcontratistas, aun en el caso de que el contratista no est
autorizado para subcontratar; y los trabajadores referidos gozarn de los mismos beneficios
que correspondan a los trabajadores empleados en la obra o servicio.
ART 57. Cuando un contratista realice habitualmente obras o servicios para una empresa
en un volumen que constituya su mayor fuente de lucro, se presumir que su actividad es
inherente o conexa con la de la empresa que se beneficie con ella

66

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS


UNIDAD EMISORA

NOMBRE

DIRECCION DE INFRAESTRUCTURA Y

ORGANIGRAMA

SERVICIOS

Direccin General de
Planificacin y
Desarrollo

Direccin del Sector


Infraestructura y
Servicio

Formulacin
de proyecto
de obras

Coordinacin
de
electrificacin

Coordinacin
de
Cementerio

Coordinacin
de reas
verdes

Transferencia

Fuente: Alcalda del Municipio Vargas.


Diseo: Elaboracin propia (2011)

67

Coordinacin
de
Contratacin

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS


UNIDAD EMISORA

NOMBRE

DIRECCION DE INFRAESTRUCTURA Y

NORMAS

SERVICIOS
La Direccin de Planificacin y Desarrollo ser la autorizada de revisar el listado de
obras asignadas y remitirlos a la comisin de contrataciones pblicas
La Comisin de Contrataciones Pblicas ser las autorizadas para seleccionar a la
empresa contratista que ejecutara la obra, siempre que cumpla con los requisitos
exigidos por la ley de licitaciones
La Direccin General de Planificacin y Desarrollo atreves de la Coordinacin de
Contratacin realizaran la invitacin mnimo de tres empresas (03) que cumplan con
los requisitos mnimos exigidos para la contratacin de obras
La Coordinacin de Contratacin ser la encargada de revisar y elaborar las carpetas
para la asignacin de obras, las cuales deben contener los siguientes recaudos:
9 Descripcin de la obra a ejecutar
9 Copia certificada de inscripcin vigente en el registro nacional de contratista
(S.N.C)
9 Registro de informacin fiscal (R.I.F)
9 Solvencia de I.V.S.S.
9 Solvencia del INCE
9 Solvencia del impuesto municipal
9 Solvencia laboral por la alcalda del municipio Vargas
9 Solvencia del Ingeniero Residente
9 Referencia Comercial
9 Carta donde especifique la oferta y tiempo de ejecucin de la obra, validez de la
oferta
9 Clausula penal
9 Compromiso de Responsabilidad Social
9 Oferta econmica, la cual debe indicar el clculo de impuesto al valor agregado
(I.V.A.)

68

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS


UNIDAD EMISORA

NOMBRE

DIRECCION DE INFRAESTRUCTURA Y

NORMAS

SERVICIOS
La Coordinacin de Contrataciones ser la encargada de elaborar el cuadro demostrativo
del depsito y cancelacin del pliego, el cuadro permitir a la empresa, participar o no a
la ejecucin de la obra.
La Direccin General de Planificacin y Desarrollo a travs de la Coordinacin de
Contratacin ser la encargada de revisar la presentacin de las ofertas y realizara el
informe a la empresa que presento la mejor oferta para la ejecucin de la obra.
El Alcalde realizara la notificacin a la empresa adjudicando la ejecucin de la obra.
La Direccin General de Planificacin y Desarrollo por intermedio de la Coordinacin
de Contratacin, le participara al contratista que fue seleccionado para ejecutar la obra.
La Direccin General de Planificacin y Desarrollo a travs de oficio solicitara la
tramitacin del anticipo.
Para solicitar el anticipo la empresa seleccionada para la ejecucin de la obra, deber
consolidar ante la Coordinacin de Contratacin los siguientes recaudos:
9 Fianza de anticipo en original y dos (2) copia
9 Certificacin de la fianza
9 Tres (3) actas en original del inicio de la obra
9 Copia del contrato.
9 Oficio de la Direccin General de Administracin y Finanzas solicitando el pago del
anticipo.

69

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS


UNIDAD EMISORA

NOMBRE

DIRECCION DE INFRAESTRUCTURA Y

NORMAS

SERVICIOS

La Direccin General de Administracin y Finanzas, ser la encargada de solicitar el


pago del anticipo
La Direccin de Presupuesto, ser la encargada de verificar la disponibilidad
presupuestaria, para elaborar la orden de pago
La Direccin de Tesorera Municipal, ser la encargada de elaborar el cheque por el
monto del anticipo y entregrselo al contratista
El contratista para solicitar el pago del anticipo, el contratista deber consignar ante la
Direccin de Tesorera Municipal los siguientes recaudos:
9 Fotocopia de la cedula
9 Fotocopia del Registro Mercantil y este deber ser retirado por el contratista o
algn representante de la empresa

70

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS


UNIDAD EMISORA

NOMBRE

DIRECCION DE INFRAESTRUCTURA Y

PROCEDIMIENTO

SERVICIOS

(CONTRATACION DE OBRA)

RESPONSABLE

PASO

ACTIVIDAD

Revisa listado de obras asignadas por parroquia

Direccin General de
Planificacin y desarrollo
2

Remite listado a la Comisin de Contrataciones


Publicas
Recibe, revisa listado de obras a ejecutar y
llama a concurso a las empresas contratistas
inscritas en el Registro Nacional de
Contrataciones y determina:

Comisin de Contrataciones
Publicas

Procede: selecciona a la empresa y remite a la


Direccin General de Planificacin y
Desarrollo (Direccin de Infraestructura y
Servicios)
No procede: Devuelve con observaciones junto
con recaudos

Recibe, revisa y asigna fiscal e ingeniero para


la elaboracin del proyecto.

Direccin General de
Planificacin y Desarrollo

informacin para realizar el proyecto

(Direccin de Infraestructura y
Servicio )

Ejecuta inspeccin, verifica y levanta la

Elabora proyecto y remite a la Coordinacin


de Contrataciones

71

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS


UNIDAD EMISORA

NOMBRE

DIRECCION DE INFRAESTRUCTURA Y

PROCEDIMIENTO

SERVICIOS

(CONTRATACION DE OBRA)

RESPONSABLE

PASO

ACTIVIDAD
Recibe, revisa y prepara carpeta en original y
cinco (05) copias, con la documentacin

Coordinacin de Contrataciones

exigida y determina :
no procede: devuelve con observaciones junto
con recaudos
procede: remite carpeta a consultora jurdica

Recibe, revisa carpeta y determina :


No procede: devuelve con observacin junto
con recaudos

Consultora Jurdica

Procede :firma, visa y remite a Sindicatura


Municipal
9

Recibe, visa carpeta y determina:


No procede: devuelve con observaciones junto
con recaudos

Sindicatura Municipal

Procede : firma, visa y remite a Consultora


Jurdica
Consultora Jurdica

10

Recibe, revisa y remite al Despacho del


Alcalde
Recibe, revisa documentacin y determina:
No procede: devuelve con observaciones junto

Despacho del Alcalde

11

con recaudos
Procede: firma, sella y remite a consultora
jurdica.

72

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS


UNIDAD EMISORA

NOMBRE

DIRECCION DE INFRAESTRUCTURA Y

PROCEDIMIENTO

SERVICIOS

(CONTRATACION DE OBRA)

RESPONSABLE

PASO

ACTIVIDAD
Recibe, revisa y remite a la Direccin General

Consultora Jurdica

12

de Planificacin y Desarrollo archiva carpeta


para su control.

Direccin General de
Planificacin y Desarrollo
Direccin General de

Recibe, revisa y remita a la Direccin de


13

Infraestructura y Servicio, para la elaboracin


del anticipo.

14

Recibe, revisa, elabora anticipo y remite a la


Direccin

Planificacin y Desarrollo

General

de

Administracin

Finanzas

(Coordinacin de Contratacin )

Recibe documentacin, revisa y determina :


Direccin General de
Administracin y Finanzas

No procede: devuelve con observaciones junto


15

con recaudos.
Procede: firma, sella y remite a la Direccin de
Presupuesto.
Recibe, revisa y determina:
No procede: devuelve con observacin junto

16

con recaudos.
Procede: elabora orden de pago con monto

Direccin de Presupuesto

establecido de anticipo.
17

Remite a Tesorera Municipal y archiva carpeta


para su control.

73

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS


UNIDAD EMISORA

NOMBRE

DIRECCION DE INFRAESTRUCTURA Y

PROCEDIMIENTO

SERVICIOS

(CONTRATACION DE OBRA)

RESPONSABLE

PASO

ACTIVIDAD
Recibe, revisa documentacin y determina:
No procede: devuelve con observacin junto

18

con recaudos
Procede: elabora cheque con monto del

Tesorera Municipal

anticipo, archiva carpeta para su control.


19

Realiza pago del anticipo a la empresa


contratada.

74

MANUAL DE NO
ORMAS Y PROCEDIM
P
MIENTOS
U
UNIDAD
EMISORA
E

NOMBRE

D
DIRECCION
N DE INFR
RAESTRUC
CTURA Y

SIMBOL
LOGIA

SERVICIOS

S
SMBOLOS
S DE LA NO
ORMA ANSI PARA LA
L ELABORACIN DE
D DIAGRA
AMA
DE FLUJJO
SMBOLO

REPR
RESENTA

Terminal.

Indica

SM
MBOLO

el

REP
PRESENTA
A

C
Conector.

Representaa

una

inicio o la terminaccin

c
conexin
o enlace de
d una

o, puede ser
del flujo

d diagram
del
ma de flujo con
c otra

accin o lugar; adem


ms

p
parte
lejanaa del mismo.

se usa paara indicar una


unidad ad
dministrativ
va o
persona que recibee o
proporcio
ona
informaciin.
Disparado
or. Indica el
Inicio

de

C
Conector

de

pgina.

una conexin o
R
Representa

un

procedimiiento,

e
enlace

contenien
ndo el nom
mbre

d
diferente,
een la que contina

de ste o el nombree de

e diagramaa de flujo.
el

la unidad administraativa
d inicio.
donde se da

75

coon

otra

hoja

MANUAL
M
L DE NOR
RMAS Y PROCED
P
DIMIENTO
OS
UNIDA
AD EMISOR
RA

NOMBRE

DIRECC
CION DE IN
NFRAESTR
RUCTURA
AY

SIMBOL
LOGIA

SER
RVICIOS

Operacin. Represen
nta

Diireccin dee flujo Con


necta los

la realizaccin de un
na

sm
mbolos sealando el orden en

operacin o actividad

qu
ue

relativas

u
un

se

deeben

realiizar

las

distintas operraciones.

pprocedimiento.
Decisin o alternativ
va. *

Op
peracin

Indica un punto denttro

Reepresenta un
na operaci
n en que

del flujo en que so


on

see utiliza uuna perforadora o

pposibles varios camino


os.

veerificadora dde tarjeta.

Documento
o. Represen
nta

Taarjeta perfforada: Reepresenta

cualquier

cu
ualquier

tipo

de *

con

ttipo

teclado.

de

tarjeta

documento que entre, se

peerforada quue se utilicce en el

g
o salg
ga
utilice, se genere

prrocedimientto.

del procedimiento
Archivo. Representa
R
u
un

Ciinta

archivo

cu
ualquier tipoo de cinta perforada
p

comn

y *

corriente dee oficina.

qu
ue

perfoorada.

se

utilice

prrocedimientto.

76

Reepresenta

en

el

MANUAL
M
L DE NOR
RMAS Y PROCED
P
DIMIENTO
OS
UNIDA
AD EMISOR
RA

NOMBRE

DIRECC
CION DE IN
NFRAESTR
RUCTURA
AY

SIMBOL
LOGIA

SER
RVICIOS

N
Nota

aclaaratoria.

N
No

forma

parte

d
del

Ciinta magnttica. Repreesenta


cu
ualquier

t
tipo

de

cinta

diagrama de
d flujo sin
no

magntica quue se utilicee en el

ms bien ess un elemen


nto

prrocedimientto.

que se le ad
diciona a un
na
operacin o actividad
ppara dar un
na explicaci
n
de ella.
Lnea de comunicaci
n.

Teeclado de lnea.
l
Repreesenta

Representa

la *

el uso de unn dispositiv


vo en

n
transmisin

d
de

nea
ln

paraa

proporccionar

informacin
n de un lug
gar

informacin

a otro mediante lneeas

co
omputadora electrnicca

telefnicas,, telegrficaas,

ob
btenerla de eella.

una
u

de radio, etc.
NOT
TA: Los smbolos maarcados con
n * son utiilizados en
n combinaciin con el resto
cuan
ndo se est elaborando
o un diagrrama de fluujo de un procedimieento
interv
viene algnn equipo de procesamieento electrn
nico.

77

en ell cual

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS


UNIDAD EMISORA

NOMBRE

DIRECCION DE INFRAESTRUCTURA Y SERVICIOS

FLUJOGRAMA

DIRECCIN GENERAL DE PLANIFICACIN Y DESARROLLO

COMISIN DE CONTRATACIONES PUBLICAS


Recibe, revisa listado de obras a ejecutar y llama a
concurso a las empresas contratistas y determina:

Inicio

Listado

Revisa listado de obras asignadas


por parroquia y remite a Comisin
de Contratacin publica

Procede
Listado

no
si

Recibe, revisa y remite a la


Direccin de Infraestructura y
Servicios, para la elaboracin
del proyecto

Selecciona a la
empresa y remite a la
Direccin General de
Planificacin y
Desarrollo

Carpeta

Documento

78

Devuelve con
observaciones
junto con
recaudos

Documento

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS


UNIDAD EMISORA

NOMBRE

DIRECCION DE INFRAESTRUCTURA Y SERVICIOS

FLUJOGRAMA

DIRECCIN GENERAL DE PLANIFICACIN Y DESARROLLO DIRECCIN GENERAL DE PLANIFICACIN Y DESARROLLO


(DIRECCION DE INFRAESTRUCTURA Y SERVICIO)
Recibe, revisa y asigna fiscal
e ingeniero para la
elaboracin del proyecto

(COORDINACIN DE CONTRATACION)
Recibe, revisa y prepara carpeta en original y cinco (5)
copias con la documentacin exigida
2
Documento

Contratista
Adminit. Y Finanzas
Presupuesto
Sindicatura Jurdica
Coordinacin de

Documento

Realiza inspeccin, verifica, levanta


la informacin para realizar el
proyecto y remite a la Coordinacin
de Contratacin

Contratacin
no

si
Procede

Proyecto

Documento

79

Recibe, revisa y elabora


anticipo y remite a la
Direccin de Administracin
y Finanza

Devuelve con observaciones junto


con recaudo
Documento

Remite carpeta a
Consultora Jurdica

Documento

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS


UNIDAD EMISORA

NOMBRE

DIRECCION DE INFRAESTRUCTURA Y SERVICIOS

FLUJOGRAMA

CONSULTORIA JURIDICA

SINDICATURA MUNICIPAL

Recibe, revisa carpeta y


determina:

Recibe, revisa y
determina:

Documento

no

Firma, visa y remite


a Sindicatura
Municipal

si
Procede

Documento

si

Documento

Procede

Devuelve con
observaciones junto
con recaudos

no

Recibe, revisa y
remite al Despacho
del Alcalde
5

Firma, visa y
remite a
Consultora
Jurdica

Documento

Documento
Recibe, revisa y remite a la
Direccin de Planificacin y
Desarrollo (Coordinacin de
Contratacin), archiva
carpeta para su control

Documento
8

Documento

80

Devuelve con
observaciones
junto con
recaudo

Documento

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS


UNIDAD EMISORA

NOMBRE

DIRECCION DE INFRAESTRUCTURA Y SERVICIOS

FLUJOGRAMA

DESPACHO DEL ALCALDE

DIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION Y FINANZAS


Recibe, revisa
documentacin y
determina:

Recibe, revisa
documentacin y
determina:

10

Documento
Documento

no
Si

Procede

Firma, sella y
remite a
Consultora
Jurdica

si
Procede

no

Devuelve con
observaciones
junto con
recaudos

Devuelve con
observaciones
junto con
recaudos

Documento

Firma, sella y remite


a la Direccin de
Presupuesto y archiva
carpeta para su
control

Documento

Documento

Documento

11

81

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS


UNIDAD EMISORA

NOMBRE

DIRECCION DE INFRAESTRUCTURA Y SERVICIOS

FLUJOGRAMA

DIRECCIN DE PRESUPUESTO

TESORERA MUNICIPAL

Recibe, revisa y
determina:

12

Recibe, revisa
documentacin y
determina:

Documento
Orden de pago

si
no

Procede

Elabora orden de
pago con monto de
anticipo

Documento

no

Orden de pago
Devuelve con
observaciones
junto con
recaudos

Documento

Documento
Devuelve con
observaciones
junto con
recaudos

Remite a
Tesorera
Municipal y
archiva para su
control

Procede

si
Elabora cheque
con monto de
anticipo, archiva
carpeta para su
control y realiza
pago

Orden de pago
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