SECRETARA NACIONAL DE LA

A D M I N I ST R A C I N P B L I C A

DIRECCIN NACIONAL DE ARCHIVO

METODOLOGA NORMA TCNICA DE

GESTIN DOCUMENTAL Y ARCHIVO

NORMA TCNICA DE GESTIN DOCUMENTAL Y ARCHIVO

CONTENIDO
CAPTULO UNO ..................................................................................................... 3
DE LOS PROCESOS RELATIVOS A LA GESTIN DOCUMENTAL Y ARCHIVO
................................................................................................................................ 3
1. Registro de entrada y salida de correspondencia y control de la gestin
documental. .................................................................................................................. 3
2. Identificacin de documentos de archivo .............................................................. 6
3. De la integracin y ordenacin de expedientes ..................................................... 8
4. Clasificacin archivstica por procesos ............................................................... 10
5. Descripcin documental ........................................................................................ 16
6. Valoracin Documental.......................................................................................... 23
7. Transferencias documentales ............................................................................... 27
8. Preservacin de los Archivos ............................................................................... 35

CAPTULO DOS ................................................................................................... 39

DE LOS DOCUMENTOS ELECTRNICOS DE ARCHIVO ................................. 39
9. Medios audiovisuales ............................................................................................ 39

CAPTULO TRES ................................................................................................. 42

DE LA EXPEDICIN DE COPIAS CERTIFICADAS ............................................ 42
10. Certificacin de copias ........................................................................................ 42

CAPTULO CUATRO ............................................................................................ 44

PADRN NACIONAL DE ARCHIVOS ................................................................. 44
11. Integracin del Padrn Nacional de Archivos .................................................... 44

METODOLOGA
NORMA TCNICA DE GESTIN DOCUMENTAL Y ARCHIVO

METODOLOGA DE LA NORMA TCNICA DE GESTIN

DOCUMENTAL Y ARCHIVO
CAPTULO UNO
DE LOS PROCESOS RELATIVOS A LA GESTIN DOCUMENTAL Y
ARCHIVO
1. REGISTRO DE ENTRADA Y SALIDA DE CORRESPONDENCIA Y
CONTROL DE LA GESTIN DOCUMENTAL.
El Sistema Informtico Integral de Gestin Documental y Archivo mediante el cual
se lleve a cabo este proceso incluir las siguientes funcionalidades:
I. Creacin, envo, recepcin, registro, clasificacin y almacenamiento, en su
caso, de la correspondencia de entrada y salida.
II. Bsqueda, recuperacin y presentacin de documentos.
III. Acceso al sistema de usuarios internos y externos (ciudadanos) a las
dependencias.
IV. Identificacin de documentos de archivo, expedientacin y clasificacin
conforme al Cuadro.
V. Seguimiento y control de documentos impresos almacenados en archivos
fsicos.
VI. Recepcin, captura e ingreso de documentos impresos.
VII. Firma electrnica personal de documentos.
VIII. Firma manuscrita de documentos impresos desde el sistema.
IX. Reportes estadsticos de documentos creados y enviados, tramitados,
pendientes, archivados.
X. Creacin compartida de documentos.
XI. Administracin de dependencias, reas, carpetas virtuales, numeracin y
formatos de documentos.
XII. Implementacin y uso del Cuadro.
XIII. Creacin de expedientes virtuales y su clasificacin.
XIV. Seguridad y auditora a travs de usuarios, perfiles y archivos de auditora.

1.1 Recepcin y despacho de documentos oficiales

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El registro de entrada y salida de correspondencia y control de la gestin

documental ser el canal para la recepcin y el despacho de los documentos
oficiales que se dirijan a la dependencia o se enven hacia el exterior, cualquiera
que sea su destino, garantizando seguridad, eficiencia y eficacia en el envo.
La numeracin de los documentos creados, sean internos o externos, ser
consecutiva anual, conforme establece el Instructivo para Normar el Uso del
Sistema de Gestin Documental Quipux.
No se considera como correspondencia oficial la folletera, peridicos, propaganda
o publicidad, a excepcin de que sea anexo de alguna comunicacin
administrativa oficial. Tales materiales sern remitidos a su destinatario sin ser
registrados.

1.2 Recepcin de Documentos

El proceso de recepcin de documentos dirigidos a las unidades se aplicar el

siguiente procedimiento:
a) Al recibir la documentacin debe cerciorarse de que sta sea efectivamente

para la dependencia en alguna de sus unidades y que se encuentre ntegra

y completa;
b) La correspondencia que tenga la leyenda de PERSONAL,
CONFIDENCIAL y RESERVADO no se abrir, sta se turnar al
destinatario, salvo que exista alguna indicacin contraria;
c) La correspondencia recibida, se abrir para la constatacin del contenido y
su digitalizacin registro y entrega o reasignacin a las unidades
correspondientes,
d) Para dar seguimiento administrativo a la gestin que da lugar todo
documento ingresado a la dependencia, los documentos se inscribirn en el
registro de correspondencia de entrada con los siguientes datos:
Remitente
Cargo
Dependencia
Fecha
Nm. de Oficio
Fecha de Recepcin
Asunto
Reasignado a
Descripcin de anexos
Carcter del trmite

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Respuesta

e) Se identificar la correspondencia por unidad y, con base en la estructura y

contenido de los documentos que recibe, establecer la prioridad para su

envo a las unidades;
f)

Se entregar la correspondencia a los destinatarios, quienes firmarn y

sellarn de recibido. En caso de que la documentacin tenga anexos, stos
debern relacionarse en el acuse;

g) Organizar y conservar por unidad los acuses de recibo.

h)

Las comunicacionesPERSONAL, CONFIDENCIAL y RESERVADO,

una vez abiertas por los destinatarios y determinado el contenido oficial,
debern ser devueltas a la Direccin de Gestin Documental y Archivo
para su registro.

1.3 Despacho de la Correspondencia

Para llevar a cabo el despacho de correspondencia, la Direccin de Gestin

Documental y Archivo deber solicitar a las unidades que los documentos a
despachar contengan:
Remitente,
Destinatario: nombre y cargo,
Direccin completa; calle, nmero, cantn, cdigo postal, y los datos que
sean necesarios.
d) Tipo de servicio que se solicita, acuse de recibo, local, nacional,
internacional, u otro.
e) Lo cual deber entregarse en original y copia para el acuse.
a)
b)
c)

Los datos que debern consignarse en el registro de correspondencia de salida

son:
a) El nmero identificador (folio consecutivo de egreso, el cual deber
reiniciarse anualmente);
b) El asunto (Asunto breve descripcin del contenido del documento);
c) Fecha y hora de salida;
d) Nombre y cargo del remitente y receptor del documento; y
e) Destino.
La Direccin de Gestin Documental y Archivo despachar la correspondencia por
medio de mensajera y/u otro medio. De ser el caso, enlazar con la prestadora de
servicios que haya contratado, los servicios de envo de mensajera y paquetera.

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En el caso de entrega de correspondencia a travs de empresas intermediarias de

encomiendas nacionales o internacionales, se utilizar el mismo registro,
indicando los datos de: transporte utilizado y nombre de la empresa, fecha y
nmero de gua de envi.

1.4 Control de la gestin

Cuando exista respuesta oficial, la copia de la comunicacin o respuesta que se
reciba ser archivada en orden numrico o cronolgico en el nombre de la unidad.
En el caso de los trmites que no requieran de contestacin, la autoridad ordenar
el archivo con su firma y fecha en el casillero del formato.
Quin tenga asignada esta responsabilidad, elaborar un reporte de trmites
pendientes de respuesta, y lo remitir a la autoridad para las acciones que
correspondan al caso.

1.5 Elaboracin de documentos con firma electrnica

El objetivo principal de este mecanismo es la eliminacin de documentos fsicos
optimizando cualquier gestin o trmite que se pretenda realizar, as como
tambin fomentar el uso e implementacin de las nuevas tecnologas y promover
su uso en el pas como una herramienta vlida para suscribir los documentos.
Los documentos con firma electrnica, sin anexos, generados por el Sistema
InformticoIntegral de Gestin Documental y Archivo, se remiten directamente por
este medio al destinatario, quien deber contar asi mismo con el sistema. En caso
contrario debern ser impresas y firmadas por el remitente para la entrega.
La elaboracin de documentos, en general, seguir las pautas que marca la
Norma Tcnica Ecuatoriana NTE INEN 2410:2011, relativa a Documentacin.
Elaboracin de oficios, oficios circulares, memorandos, memorandos circulares y
circulares. Requisitos.

2. IDENTIFICACIN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO

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2.1 Caractersticas de los documentos de archivo

El documento de archivo es aquel que registra un hecho, acto administrativo,
jurdico, fiscal, contable y tcnico, creado, recibido, manejado y usado en el
ejercicio de las facultades y actividades de las dependencias. Estos documentos
pueden ser: reportes, estudios, actas, resoluciones, oficios, correspondencia,
acuerdos, directivas, directrices, circulares, contratos, convenios, instructivos,
memorandos, estadsticas o bien, cualquier otro registro que documente el
ejercicio de las facultades o la actividad de los sujetos obligados y sus servidores
pblicos, sin importar su fuente o fecha de elaboracin. Los documentos podrn
estar en cualquier soporte, sea impreso, sonoro, visual, digital, o cualquier otra
tecnologa que sea reproducible por medios de acceso pblico.
Los documentos de archivo se expedientan, registran, valoran, transfieren y
cumplen su destino final.

2.2 Caractersticas de los documentos que no son de archivo

Los documentos que no se consideran de archivo, se dividen en dos categoras: a)
Los documentos de comprobacin administrativa inmediata y b) Los documentos
de apoyo informativo. Ambos tipos de documentos no estn sujetos al proceso
archivstico, ni estn considerados en la Tabla, por lo que cada unidad decidir la
forma y el tiempo para su eliminacin, sin que el periodo de uso y guarda rebase
un ao.

2.2.1 Documentos de comprobacin administrativa inmediata

Son comprobantes de la realizacin de un acto administrativo inmediato, por
ejemplo: vales de fotocopias, registros de visitantes, listados de envos, facturas
de correspondencia, controles de correspondencia de entrada y salida, vales de
papelera, tarjetas de asistencia, entre otros. Si bien son documentos creados o
recibidos en el curso de trmites administrativos o ejecutivos, no son documentos
estructurados con relacin a un asunto, por lo que no siguen el ciclo vital y su baja
debe darse de manera inmediata al trmino de su utilidad. Su vigencia
administrativa es inmediata o de no ms de un ao.

2.2.2 Documentos de apoyo informativo

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Es la documentacin que se genera o conserva en la oficina y que se constituye

por ejemplares de origen y caractersticas diversas, cuya utilidad reside en la
informacin que contiene para apoyar las tareas administrativas, tales como
impresiones de documentos localizados en internet, libros y revistas, directorios,
fotocopias de manuales de equipos adquiridos por la dependencia, entre otros.
Los documentos de apoyo informativo no reciben tratamiento archivstico ni siguen
el ciclo vital, se conservan en la oficina hasta el trmino de su utilidad, que puede
ser de 6 meses a un ao, al concluir su periodo debern desecharse o, si se trata
de publicaciones con valor de actualidad, solicitar su ingreso a la biblioteca
3. DE LA INTEGRACIN Y ORDENACIN DE EXPEDIENTES

3.1 Procedimiento general

La apertura e integracin de expedientes se sujetar al siguiente procedimiento:
I.

Las reas productoras abrirn un expediente para cada asunto que surja en
el marco de sus actividades institucionales normadas, por ejemplo: un
expediente para cada persona, para cada obra, para cada sesin de
rgano colegiado, para cada peticin de traslado acadmico, para cada
convocatoria de oposiciones.

II.

Los expedientes se integran por asunto y no por temas.

III.

Se evitar la desmembracin de los expedientes y la dispersin de los

documentos que lo integran creando falsos expedientes. Se integrar cada
documento de archivo a su expediente desde el momento de su
produccin o recepcin

IV.

Se evitar la duplicidad de expedientes, revisando como primer paso la

existencia o no de un expediente abierto sobre el mismo asunto.

V.

Para expedientar se utilizarn flderes de cartulina. No se utilizarn broches

ni argollas metlicas, se priorizar la conformacin de legajos.

3.2 Integracin y ordenacin

I.

Los documentos de archivo se integran al expediente de manera secuencial

conforme se generen o se reciban.

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II.

La ordenacin de los documentos dentro del expediente ser cronolgica,

de forma que el primer documento ser el ms antiguo y el ltimo el ms
reciente.

III.

Los anexos que son parte del asunto tambin constituyen el expediente,
como por ejemplo: fotografas, carteles, videos, discos, memorias, entre
otros.

IV.

Los anexos que acompaan al documento de archivo se ordenan

enseguida del documento principal, aun cuando la fecha del anexo sea
diferente. Ejemplo: solicitud de una vacante (documento principal) a la que
se acompaan documentos de currculo, notas de mrito, certificaciones, u
otra documentacin que acompae al documento principal.

V.

No se deben incluir documentos electrnicos impresos en el expediente.

VI.

Los expedientes pueden estar conformados por uno o ms legajos,

dependiendo de la cantidad de documentos integrados en el mismo.
Deber indicarse el nmero de legajos que le corresponda a cada uno de
stos (ejemplo 1/3, 2/3, 3/3).

VII.

Los expedientes se ordenarn dentro de los archiveros por el ttulo de la

serie documental y nmero de expediente.

VIII.

Los expedientes se conservarn preferentemente de forma horizontal en

gavetas. Si su volumen lo requiere se podrn colocar de manera vertical en
estantes metlicos.

IX.

Cada gaveta o entrepao de estante deber tener una etiqueta

identificadora al frente, con el nmero de gaveta o entrepao.

X.

En el caso de documentos en cinta, disco compacto o DVD, fotografas,

pelcula y negativos, para garantizar el acceso, uso y adecuada
preservacin de la informacin se archivaran en cajas de polipropileno
calidad archivo.

3.3 Cierre, expurgo y foliacin del expediente

El expediente se cerrar cuando concluya el trmite o asunto y se proceder a su
expurgo y foliacin. A partir de este momento regirn los plazos de conservacin
establecidos en la Tabla.

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10

3.4 Expurgo
Para realizar el expurgo, se identificar y retirar toda aquella documentacin
repetida, borradores, versiones preliminares, ejemplares mltiples de un mismo
documento, copias fotostticas de documentos existentes en original, hojas de
recados telefnicos, mensajes y notas en tarjetas y hojas auto adheribles, entre
otros elementos; por lo que nicamente debern archivarse versiones finales de
los documentos, en su caso se podr conservar copia cuando no se tenga el
original y el documento sea parte del asunto del expediente de archivo.
Asimismo, para la adecuada conservacin de los expedientes, se debern retirar
todos los elementos que puedan ser perjudiciales para la conservacin del papel,
tales como: grapas, clips, broches, o cualquier otro que ponga en riesgo la
integridad del documento.

3.5 Foliacin
Una vez efectuado el expurgo y retiro de los elementos perjudiciales, se proceder
a foliar cada una de las fojas tiles que conforman el expediente de acuerdo al
orden de los documentos de archivo.
Las hojas se foliarn en la esquina superior derecha del anverso y en la esquina
superior izquierda del reverso de cada foja til. Otros soportes que contengan
informacin tambin se foliarn empleando los materiales que faciliten el proceso.
Cuando por necesidades de la unidad administrativa y basado en la tipologa
documental se requiera, podr llevarse a cabo la foliacin conforme ingresen los
documentos. El total de folios se consignar en el campo de volumen y soporte de
la cartula y de la hoja de registro.

4. CLASIFICACIN ARCHIVSTICA POR PROCESOS

Para clasificar y registrar expedientes se deber considerar lo siguiente:
I.

Identificar la serie documental, cuya actividad, representada por el ttulo

de dicha serie, dio origen al asunto del expediente.

II.

Asignar nmero de expediente

III.

Generar la hoja de registro del inventario general por expediente en el

Sistema Informtico Integral de Gestin Documental y Archivo.

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11

IV.

Asignar el cdigo de clasificacin compuesto por la clave del fondo, la

clave de la seccin, la clave de la serie identificada y el nmero de
expediente.

V.

Registrar los datos que solicita el inventario general por expediente

indicados en la presente Norma Tcnica.

4.1 Elaboracin del Cuadro General de Clasificacin Documental

4.1.1 Uso
El Cuadro se usar para clasificar todos los expedientes producidos en el ejercicio
de las funciones y actividades institucionales, con independencia de su soporte,
tipo documental o poca, ya que permite organizar, ordenar, describir y vincular
los documentos de archivo, de acuerdo a la estructura orgnica por procesos que
les da origen.
El Cuadro se implementar en el Sistema Informtico Integral de Gestin
Documental y Archivo que determine la SNAP, as como los expedientes virtuales
que debern clasificarse en las series del Cuadro.

4.1.2 Unicidad
Existir un solo Cuadro por dependencia y no se repetirn secciones ni series.
Todas las unidades podrn utilizar todas las series del Cuadro para clasificar sus
expedientes. El Sistema Informtico Integral de Gestin Documental y Archivo
garantizar la delimitacin y confidencialidad entre cada unidad productora, de
manera que se conserve el orden de los expedientes por unidad, aun cuando se
utilicen las mismas series en diferentes unidades.

4.1.3 Pautas generales

Para la elaboracin del Cuadro, la Direccin de Gestin Documental y Archivo, en
coordinacin con los responsables de archivo de las unidades y el Archivo Central,
llevarn a cabo las siguientes acciones:
I.

Consultarn las leyes, reglamentos y manuales, que establezcan las

funciones y atribuciones generales de la dependencia.

II.

El nombre del fondo ser el nombre de la dependencia.

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12

III.

Se definir el nombre de las secciones a partir de los grandes procesos y

atribuciones generales; cuando sea posible podrn unirse dos o ms
funciones en una sola nomenclatura a efecto de simplificar el Cuadro y
agilizar su uso, o desagregarse secciones debido a la complejidad del
proceso.

IV.

Para contribuir a la construccin del Cuadro de la institucin, cada unidad

definir el nombre de las series que representen las actividades
sustantivas que lleva a cabo y las fundamentar en la disposicin
normativa correspondiente.

4.1.4 Estructura
El Cuadro tendr una estructura jerrquica de acuerdo con la estructura orgnica
de gestin organizacional por procesos de la dependencia.
La estructura jerrquica se expresa en las siguientes categoras:
I.

Fondo: Conjunto de documentos, con independencia de su tipo y soporte

documental, producidos y/o acumulados por la dependencia en el ejercicio
de sus funciones y atribuciones, con cuyo nombre se identifica.

II.

Seccin: Cada una de las divisiones del fondo que corresponde a las
funciones y atribuciones de la dependencia establecidas en la normativa
aplicable.

III.

Serie: Cada una de las divisiones de la seccin que corresponden a las

responsabilidades especficas derivadas de un proceso o atribucin. Cada
serie agrupa los expedientes producidos en el desarrollo de una
responsabilidad o actividad.

En los casos en los que las categoras sean insuficientes para reflejar las
atribuciones o actividades, podrn establecer subsecciones y subseries.

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13

ESTRUCTURA JERRQUICA DEL CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIN

DOCUMENTAL

4.1.5 Estabilidad del Cuadro

El Cuadro deber ser estable, ya que las categoras y subcategoras
correspondern a los procesos, atribuciones y responsabilidades de las unidades,
establecidas en las leyes, reglamentos o manuales de organizacin. Pero deber
actualizarse cuando haya cambios en los procesos, atribuciones o
responsabilidades institucionales, surjan nuevas unidades o se supriman.

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14

FORMATO DE CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIN DOCUMENTAL

Logo y siglas
de la Instiucin

NOMBRE DE LA DEPENDENCIA

CUADRO DE CLASIFICACIN DOCUMENTAL

SECCIN
SUBSECCIN
SERIE
SUBSERIE
DOCUMENTAL DOCUMENTAL DOCUMENTAL DOCUMENTAL

DOCUMENTOS
CDIGO DE DESCRIPCIN DE SERIE
CONFORMATIVOS
ARCHIVO
DOCUMENTAL
*

* Listar los documentos utilizados para la conformacin del expediente

** Indicar cmo se realizar la creacin de la documentacin, si ser en soporte fsico o digital

ORIGEN DE LA
DOCUMENTACIN
**

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15

4.1.6 Cdigo de Archivo

Para el mejor funcionamiento del Cuadro, cada categora de agrupamiento tendr
un cdigo, con el que se construir el cdigo de archivo que constituye el
identificador nico para cada expediente que ser indispensable en el Sistema
Informtico Integral de Gestin Documental y Archivo. Este cdigo expresar
tambin la relacin que existe entre el expediente y la funcin que le dio origen.
Por ejemplo, el cdigo de archivo de la serie Copias Certificadas se construye de
la siguiente manera:
Nivel

Cdigo de
archivo

Ttulo

Fondo:

SNAP

Secretara Nacional de la Administracin

Pblica

Seccin:

SNAP.03

Subsecretara de Servicios, Procesos e

Innovacin.

Subseccin:

SNAP.03.01

Direccin Nacional de Archivo de la

Administracin Pblica

Serie:

SNAP.03.01.01

Copias Certificadas

4.1.7 Instrumentacin
La instrumentacin del Cuadro llevar las siguientes fases:
I.

Validacin. El Cuadro deber ser aprobado por la Comisin de Gestin

Documental y Archivo en la que estn representadas las mximas
autoridades de cada dependencia y difundirse entre todo el personal los
operadores archivsticos.

II.

Formalizacin. Se llevar a cabo un plan de accin para la implantacin y

difusin en el mbito de todos los archivos de la institucin, que incluir
uno comunicacional desde la mayor jerarqua y otro a cargo de la Direccin
de Gestin Documental y Archivo.

III.

Supervisin y asesora. El Sistema Institucional dar seguimiento al

adecuado funcionamiento del Cuadro, a fin de corregir las posibles
desviaciones y aclarar las dudas.

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IV.

16

Capacitacin. Se desarrollar un plan de capacitacin para que el personal

conozca perfectamente la forma de clasificar, la estructura del cuadro y a
qu responde.

5. DESCRIPCIN DOCUMENT AL
Los expedientes se identificarn con los siguientes datos:
I.- Cartula:
a) Unidad
b) rea productora
c) Seccin
d) Serie
e) Cdigo de clasificacin o cdigo de referencia
f) Nmero de expediente
g) Fecha de apertura
h) Fecha de cierre
i) Descripcin del asunto
j) Valor documental
k) Plazos de conservacin
l) Destino final
m) Condiciones de acceso
n) Volumen y soporte
II.- Pestaa:
a) Cdigo de clasificacin
b) Nmero de expediente
c) Ttulo del expediente
d) Ao en curso

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17

Cuando se trate de expedientes clasificados como reservados o confidenciales, la

cartula de identificacin deber contener sealamiento correspondiente en color
rojo: RESERVADO, o en su caso CONFIDENCIAL o SECRETO.

5.1 Gua de Archivos

En la Gua de Archivos, la unidad de descripcin son las series documentales

contenidas en el Cuadro, y los campos descriptivos que debern incluirse son los
siguientes:
Campos descriptivos
Encabezado:

Fondo, Archivo de Gestin o Activo o Archivo Central, segn

corresponda, fecha de elaboracin;

Introduccin
general

Historia Institucional

Cdula
descriptiva

Seccin, serie, unidad, rea productora, fechas extremas,

alcance y contenido, volumen y soporte, historia archivstica.

Cierre de la
Gua:

Nombre del responsable del archivo, cargo, telfono y correo

electrnico. Ubicacin fsica del archivo.

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18

FORMATOS GUAS DE ARCHIVO

FONDO:
(nombre de la dependencia)

Logotipo

GUA DE ARCHIVOS

UNIDAD PRODUCTORA:
Historia institucional:
CATEGORA DE ARCHIVO (GESTIN O CENTRAL)
SECCIN:
CDIGO DE
ARCHIVO

SERIE

SUBSERIE

Ao inicial / ao
final

SECCIN:
CDIGO DE
ARCHIVO

SUBSECCIN

FECHAS
EXTREMAS
ALCANCE Y CONTENIDO

VOLUMEN y
SOPORTE
Exps
Cantidad fsicos o
exps elect

HISTORIA
ARCHIVSTICA

VOLUMEN y
SOPORTE
Exps
Cantidad fsicos o
exps elect

HISTORIA
ARCHIVSTICA

SUBSECCIN
FECHAS
EXTREMAS
SERIE

Responsable:
Cargo:
Telfono:
Correo electrnico:

SUBSERIE

Ao inicial / ao
final

ALCANCE Y CONTENIDO

Ubicacin fsica del Archivo:

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NORMA TCNICA DE GESTIN DOCUMENTAL Y ARCHIVO

19

5.2 Inventarios documentales

Los inventarios documentales incluirn los siguientes campos descriptivos:
Inventario documental
(Formato nico: indicar el tipo de inventario que corresponda)

Encabezado:

1) Siglas y logotipo de la dependencia; 2) Nombre de la

dependencia; 3) Nombre de la unidad; 4) Nombre del rea
generadora de los expedientes semiactivos; 5) Seccin
documental; 6) Serie documental; 7) Tipo de inventario
documental: general, de transferencia (primaria o secundaria)
o baja documental; 8) Nmero de transferencia; 9) Fecha de
recepcin; 10) Ubicacin topogrfica.

Columnas:

11) Nmero de caja; 12) Nmero secuencial (que indicar la

secuencia de cada elemento que conforma el inventario:
nmero de expediente, caja, paquete o legajo); 13) Nmero de
clasificacin archivstica; 14) Descripcin del expediente o
asunto; 15) Periodo de trmite del expediente; 16) Vigencia
documental; 17) Condiciones de acceso.

Hoja de cierre:

Deber incluir la siguiente leyenda El presente inventario

consta de (18) y ampara la cantidad de (19) expedientes de
los aos de (20), contenidos en (21), con un peso aproximado
de (kg) (22) y, al final, los nombres y firmas citados en el
numeral 23).
18) Nmero total de fojas; 19) Nmero total de expedientes;
20) Aos de la documentacin (el ms antiguo y el ms
reciente); 21) Nmero de cajas; 22) Peso total en kilogramos.

Firmas:

23) Nombre, cargo y firma de los responsables de elaborar,

autorizar y recibir la transferencia, de conformidad al marco
jurdico vigente.

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20

5.3 Inventario General por Expediente

El inventario general por expediente deber contener al menos los siguientes
campos de registro:
a) Dependencia
b) Unidad
c) rea productora
d) Seccin
e) Serie
f) Cdigo de clasificacin
g) Nmero de expediente
h) Fecha de apertura
i) Fecha de cierre
j) Descripcin del asunto
k) Valores documentales
l) Plazos de conservacin
m) Destino final
n) Condiciones de acceso (reservado, confidencial, periodo)
o) Volumen y soporte
p) Caractersticas fsicas y requisitos tcnicos

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FORMATO DE INVENTARIO

21

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22

FONDO:

(Logotipo)

UNIDAD:

FICHA TCNICA DE PREVALORACIN

Procesos, atribuciones y responsabilidades
Especificar los procesos, atribuciones o responsabilidades que dieron origen a la informacin que contienen los expedientes
dispuestos para baja o transferencia final, citando la norma o documento equivalente.
Carcter del proceso, atribucin o responsabilidad
Indicar si el contenido de los expedientes se deriva de funciones sustantivas, de logstica o de administracin interna.
Valor de los archivos
Indique el destino final que se propone para los expedientes que se incluyen en el inventario y exponga por qu los archivos deben
conservarse de forma permanente o por qu deben darse de baja, dentro del contexto institucional. Seale y explique si contienen
o no, valor testimonial, informativo o evidencial.
Antecedentes
Proporcionar antecedentes sobre cualquier dictamen previo que hubiera emitido el Archivo Intermedio en el caso de expedientes
con contenido semejante. Anote la fecha y nmero de documento con el que se valid la baja o el inventario de transferencia final.
Datos de los archivos
Proporcione el nmero de expedientes y cajas, el peso aproximado y los metros lineales de los archivos, as como datos
adicionales relacionados con su estado fsico.
Metodologa de valoracin
Indicar el mtodo de valoracin secundaria que se haya llevado a cabo. Si se aplic algn tipo de muestreo, explique los criterios
institucionales empleados para la seleccin.
Nota. Podrn integrarse varios inventarios en una sola ficha tcnica de prevaloracin.
Declaratoria de Prevaloracin: Elabore las conclusiones del proceso de valoracin haciendo un resumen de la ficha tcnica de
prevaloracin y su resultado.
Fecha:
Elaborado por:

Aprobado por:

Validado por:

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23

6. VALORACIN DOCUMENTAL

6.1 Criterios para la identificacin de valor secundario, permanente o

histrico:
De manera indicativa, ms no limitativa, se indican caractersticas a tomar en
cuenta para determinar la existencia de valor secundario, histrico o permanente
en las series documentales y expedientes. Dependiendo del anlisis integral que
se haga de la documentacin de archivo, las series y expedientes que pueden
tener valor permanente son aquellos que:
Permiten conocer los orgenes del organismo, su organizacin, evolucin y
actividades.
Brindan testimonio sobre el devenir cultural, social, cientfico y tecnolgico.
Permiten conocer los procesos de elaboracin de leyes y reglamentos del
organismo.
Contienen datos significativos sobre un acontecimiento, individuo,
institucin o lugar, sobre tendencias de la historia poltica o econmica,
ciencias y tcnicas.
Reflejan de manera integral la actividad propia, especifica de una unidad.
Reflejan el seguimiento completo del procedimiento.
Contienen datos significativos sobre acontecimientos o movimientos
importantes de la historia poltica, econmica y social.
Contienen datos necesarios para la proteccin de los derechos civiles,
financieros, jurdicos u otros derechos de las personas fsicas o morales.
Describen la organizacin documental de la dependencia.

Asimismo se debern tener en cuenta los siguientes criterios:

a) De procedencia y evidencia: son ms valiosos los documentos que

proceden de una institucin o seccin de rango superior en la jerarqua

administrativa; aunque los documentos de reas administrativas de rango
inferior son importantes cuando reflejan su propia actividad irrepetible, es
preferible conservar un original a una copia. Las copias se conservan
nicamente cuando no existe el original.
b) De contenido: es preferible conservar documentacin que comprenda

informacin global de la institucin, a aquella que se presenta en partes

sucesivas.

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24

c) Cronolgico: Dependiendo de las disposiciones legales establecidas por la

legislacin nacional en cuanto a la conservacin de documentos histricos.

6.2

Tcnica de seleccin por muestreo

La tcnica de seleccin que debe ser anotada en la Tabla, puede ser: 1)

Conservacin completa o, 2) Muestreo.
El muestreo podr aplicarse en los casos de series homogneas que fueron
calificadas con valor permanente en la Tabla.
La tcnica de muestreo consiste en la seleccin parcial de los expedientes que se
conservarn de manera permanente, siguiendo algn criterio previamente
determinado por la dependencia para inferir el valor de una o varias caractersticas
del conjunto documental representado en la serie.
Existen diferentes tipos de muestreo:
a) Selectivo o cualitativo: Seleccin cualitativa mediante la cual se trata de
conservar los documentos ms importantes o significativos, estableciendo criterios
predefinidos de acuerdo a las caractersticas de la dependencia y a su tipologa
documental.
b) Sistemtico: Aqul que establece una pauta y precisa necesariamente de la
homogeneidad de la serie para eliminar conservando un ao, un mes, o bien por
alfabeto, o por perodos de tiempo.
c) Aleatorio: Mtodo estadstico que toma las muestras al azar, cualquiera de los
elementos pueden ser igualmente representativos;
Cuando se decida aplicar la tcnica de muestreo, se debern establecer los
criterios especficos de seleccin para los expedientes que se consideren con
valor permanente. Estos criterios se definirn de acuerdo a las caractersticas
particulares de cada institucin y a la tipologa documental que emana de sus
funciones.
Los criterios especficos que sean aprobados por la dependencia, debern
remitirse para su conocimiento a la Direccin Nacional de Archivo de la SNAP, y
difundirse entre los archivos de Gestin o Activos, Central, Intermedio e Histrico.

6.3 Elaboracin de la Tabla de Plazos de Conservacin Documental.

La Tabla establecer para cada serie documental los plazos de conservacin, los
valores documentales, el destino final, la tcnica de seleccin y las condiciones de
acceso de cada dependencia.

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25

I.

La valoracin documental se aplicar a todas las series documentales que

integran el Cuadro, lo que se har durante el proceso de construccin o
actualizacin de la Tabla, con el fin de establecer los tiempos de
conservacin en cada uno de los archivos y el destino final para cada serie
tomando en cuenta sus valores primarios y secundarios, as como las
condiciones de acceso de acuerdo a la Ley Orgnica de Transparencia y
Acceso a la Informacin Pblica.

II.

En el proceso de valoracin debern participar: la Direccin de Gestin

Documental y Archivo, la unidad productora, el Archivo de Gestin o Activo,
el Archivo Central, as como las autoridades que la dependencia determine
que deban tomar parte en las decisiones respecto al destino final de los
expedientes. La Direccin Nacional de Archivo de la SNAP participar
dando asistencia tcnica a las dependencias y supervisando la correcta
aplicacin de los criterios de depuracin, con objeto de asegurar la
integridad del patrimonio documental de la Nacin.

III.

En el proceso de construccin o actualizacin de la Tabla, las unidades

debern identificar los valores primarios y secundarios de las series
documentales correspondientes a sus procesos sustantivos. La
identificacin de estos valores primarios permitir establecer los plazos de
conservacin en el Archivo de Gestin o Activo, Central e Intermedio. La
identificacin de los valores secundarios permitir determinar el destino final
de cada serie, que puede ser conservacin permanente o baja documental.

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26

FORMATO TABLA DE PLAZOS DE CONSERVACIN DOCUMENTAL

Logo y siglas
de la Institucin

NOMBRE DE LA DEPENDENCIA

TABLA DE PLAZOS DE CONSERVACIN DOCUMENTAL

CONSERVACIN
COMPLETA

TCNICA DE
SELECCIN

MUESTREO

BASE LEGAL
QUE RESPALDA
EL PLAZO DE
CONSERVACIN

CONSERVACIN

DISPOSICIN
FINAL
ELIMINACIN

INTERMEDIO

SERIES

CENTRAL

SECCIN

DESCRIPCIN
DE LAS
SERIES

GESTION

PLAZOS DE
CONSERVACIN EN
ARCHIVO

DIGITALIZACIN

OBSERVACIONES
SI

NO

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27

7. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

7.1 Transferencia Primaria

Para llevar a cabo el procedimiento de transferencia primaria el responsable del
Archivo de Gestin o Activo deber:
I.

Identificar, apoyndose en las alertas de vencimiento que emita el Sistema

Informtico Integral de Gestin Documental y Archivo, los expedientes que
concluyeron su plazo de conservacin en el Archivo de Gestin o Activo de
conformidad con la Tabla.

II.

Generar el inventario de transferencia primaria a travs del Sistema

Informtico Integral de Gestin Documental y Archivo, firmarlo y presentarlo
a validacin por parte del titular de la unidad;

III.

Integrar los expedientes a transferir en las cajas archivadoras que al efecto

determine la Direccin Nacional de Archivo de la SNAP tomando en cuenta
que:
a. El nmero de expedientes que contenga cada caja depender del
grosor de los mismos, procurando que no queden demasiado apretados
o se maltraten.
b. Debe procurarse que el expediente no quede dividido en dos cajas. Si
esto ocurriera, deber sealarse claramente mediante un testigo
(ejemplo: expediente n, contina en la siguiente caja).
c. Dentro de las cajas, el material deber estar ordenado por serie
documental y por nmero de expediente de menor a mayor, y en la
misma secuencia del respectivo inventario.
d. Cada caja deber contar con la respectiva cdula de identificacin,
que incluir los siguientes datos y podr generarse a travs del
Sistema Informtico Integral de Gestin Documental y Archivo:

Fondo
Unidad
rea productora
Seccin
Serie
Nmero consecutivo de caja
Nmero de expedientes

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28

Fechas extremas de los expedientes

IV.

Remitir el memorando de solicitud de transferencia primaria dirigido al titular

de la Direccin de Gestin Documental y Archivo, adjuntando el inventario
de transferencia primaria en medio impreso y electrnico.El titular designar
un responsable del Archivo Central para que efecte ste procedimiento
quien una vez que reciba el memorando de solicitud de transferencia
primaria, concertar cita con el titular del Archivo de Gestin o Archivo, para
revisar y cotejar fsicamente la documentacin contra el inventario.

V.

Resolver las inconsistencias que se pudieran detectar en el inventario,

etiquetas o contenido de la transferencia, al momento de hacer la revisin
documental en presencia del responsable del Archivo Central.

VI.

Remitir al Archivo Central las cajas que hayan sido revisadas y cotejadas
para su resguardo, conjuntamente con el inventario de transferencia
primaria en formato impreso y electrnico.

VII.

Cuando hayan ingresado las cajas al Archivo Central, se acusar de

recibido el inventario de transferencia primaria, entregando una copia a la
unidad.

VIII.

Una vez que el Archivo Central reciba la transferencia primaria, la registrar

en la bitcora de transferencias, otorgndole, la signatura topogrfica que
corresponda a la ubicacin fsica que tendrn las cajas dentro de la
estantera. Se asentar en el inventario de transferencia primaria, la
signatura topogrfica correspondiente, a efecto de que sirva de instrumento
de consulta.

IX.

El Archivo Central informar por escrito a la unidad la signatura topogrfica

otorgada a su transferencia primaria.

X.

El Archivo Central registrar la entrada de cada transferencia primaria en el

Sistema Informtico Integral de Gestin Documental y Archivo, a efecto de
que el sistema genere las alertas de vencimiento del perodo de
conservacinen este Archivo.

XI.

Los expedientes que sean transferidos de los Archivos de Gestin o Activo

al Archivo Central, seguirn siendo de la unidad hasta su destruccin o
transferencia final al Archivo Histrico, en donde se convertirn en bienes
de acceso pblico.

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29

7.2 Transferencia Secundaria

Para realizar la transferencia secundaria el Archivo Central deber:
I.

Con base en el calendario de caducidades y en las alertas de vencimiento

de los plazos de conservacin emitidas por el Sistema Informtico Integral
de Gestin Documental y Archivo, identificar los expedientes que debern
valorarse y transferirse al Archivo Intermedio.

II.

Solicitar por escrito la autorizacin de la unidad para abrir las cajas que
contengan expedientes susceptibles de transferencia secundaria a fin de
proceder con la valoracin.

III.

Generar, a travs del Sistema Informtico Integral de Gestin Documental y

Archivos, el inventario de expedientes para conservacin permanente y el
inventario de expedientes para baja documental, elaborando para cada uno
la Ficha Tcnica de Prevaloracin en coordinacin con los Archivos de
Gestin o Activo de las unidades.

IV.

Remitir, para su aprobacin por la Comisin de Gestin Documental y

Archivo,la propuesta de los inventarios y Fichas Tcnicas de Prevaloracin,
suscritos por la/el Director de Gestin Documental y Archivo, el responsable
del Archivo de Gestin o Activo, el titular de la unidad y el responsable del
Archivo Central.

V.

Remitir para aprobacin de la Direccin Nacional de Archivo de la SNAP,el

inventario de transferencia secundaria y la ficha tcnica de prevaloracin,
solicitando el dictamen de valoracin para realizar la transferencia
secundaria.

VI.

Recabar la firma de su jefe inmediato y remitir la transferencia secundaria al

Archivo Intermedio con la documentacin correspondiente.

VII.

En el caso de que en la revisin de expedientes se identifique informacin

que sea susceptible de ser clasificada como reservada o confidencial de
conformidad con la Ley Orgnica de Transparencia y Acceso a la
Informacin Pblica, se recomendar al titular de la unidad el cambio de las
condiciones de acceso a dichos expedientes.

7.3
I.

Baja Documental
Identificados los expedientes que cumplieron su plazo de conservacin en
el Archivo Central se proceder a valorarlos y a ratificar o modificar en su
caso, el destino final establecido en la Tabla.

METODOLOGA
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30

II.

Tratndose de expedientes para baja documental, se elaborar el inventario

y la ficha tcnica de prevaloracin, los que se presentarn para su dictamen
a la Comisin de Gestin Documental y Archivo.

III.

Se solicitar a la Direccin Nacional de Archivo de la SNAP la validacin del

respectivo Dictamen de Baja Documental remitiendo el inventario de baja
correspondiente y la ficha tcnica de prevaloracin.

IV.

La Direccin Nacional de Archivo de la SNAP emitir el Dictamen de Baja

Documental validada con lo que se autoriza en definitiva la destruccin dela
documentacin.

V.

Los expedientes, cualquiera que sea su soporte, que hayan sido

dictaminados para baja documental por la Direccin Nacional de Archivo de
la SNAP debern destruirse en atencin a los procedimientos establecidos
por el Ministerio del Ambiente, las disposiciones establecidas por cada
dependencia y las mejores prcticas internacionales.
Para proceder a su destruccin la Direccin de Gestin Documental y
Archivo convocar al rea productora a efecto de ratificar y, en su caso,
verificar la destruccin a fin de hacer constar que el procedimiento se llev
a cabo conforme a lo antes sealado, finalmente se suscribir el Acta
Circunstanciada respectiva.

VI.

De cada procedimiento de baja documental se abrir un expediente,

integrndose con el acta circunstanciada que para el efecto se elabore, el
dictamen de baja documental autorizado por la Comisin de Gestin de
Documental y Archivo y validado por la Direccin Nacional de Archivo de la
SNAP, as como la ficha tcnica de Prevaloracin correspondiente y una
muestra aleatoria de la documentacin a destruir. Dicho expediente se
registrar en el Sistema Informtico Integral de Gestin Documental y
Archivo y se conservar por un plazo de diez aos contados a partir de la
fecha en que se haya autorizado la baja correspondiente.

7.4

Transferencia Final

La transferencia final se llevar a cabo de acuerdo a lo siguiente:

I.

Una vez concluido el plazo de conservacin en el Archivo Intermedio de

conformidad con la Tabla, se generar el inventario de transferencia final y
se elaborar el dictamen de valoracin secundaria correspondiente.

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31

II.

Se solicitar por oficio la transferencia final al Archivo Nacional del Ecuador

adjuntando el inventario de transferencia final y el dictamen de valoracin
secundariacorrespondiente.

III.

El Archivo Nacional del Ecuador registrar el ingreso de las cajas en la

bitcora de transferencias y determinar la signatura topogrfica
correspondiente, la que se asentar en el inventario de transferencia final a
efecto de que sirva de instrumento de consulta.

IV.

El Archivo Nacional del Ecuador entregar al titular dela Direccin Nacional

del Archivo de la SNAP que tiene bajo su cargo el Archivo Intermedio copia
del inventario de la transferencia final, debidamente fechado, sellado y
firmado, como acuse de recibo.

V.

El Archivo Nacional del Ecuador informar por escrito a la unidad, que la

documentacin custodiadaen su acervo ser de acceso pblico y se
integrar al inventario general del Archivo Nacional Histrico.

VI.

La Direccin Nacional de Archivo de la SNAP, que tiene bajo su cargo el

Archivo Intermedio publicar en su portal de Internet la solicitud de
transferencia final al Archivo Nacional del Ecuador, el dictamen de
valoracin y el inventario de transferencia final.

7.5

Catlogo de Divulgacin

El Archivo Nacional del Ecuador elaborar peridicamente catlogos de

divulgacin del acervo histrico. Los elementos de la cdula descriptiva de un
catlogo sern los mismos que los del inventario general por expediente, ms el
campo de Tema.
Los catlogos de divulgacin podrn asociarse a exposiciones en las que se
muestren, de forma segura, los documentos del catlogo correspondiente.

7.6

Prstamo de expedientes

El prstamo de expedientes se otorgar slo a las unidades productoras dueas

de los expedientes a travs de los funcionarios autorizados. Para ello cada
Archivo integrar el registro de las firmas vlidas para solicitar el prstamo.
La solicitud de expedientes en prstamo deber realizarse mediante la Ficha de
Prstamo de Expediente, sea por va electrnica mediante el Sistema Informtico
Integral de Gestin Documental y Archivo o impresas. Estas fichas debern contar
con firma electrnica del solicitante y de quien entrega el expediente o documento.

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32

La fichade prstamo incluir los siguientes datos:

Encabezado:

1) Siglas y logotipo de la dependencia; 2) Nombre de la

unidad; 3) Fecha de prstamo; 4) Tipo de prstamo; 5) Folio.

Columnas:

6) Datos del usuario: Nombre completo, puesto, nmero de

identificacin, rea de adscripcin, ubicacin fsica, piso,
telfono y/o extensin, correo electrnico; 7) Datos del
expediente: Nmero de transferencia, nmero consecutivo del
expediente, total de expedientes, fecha de devolucin, fecha
de prrroga, clave de ubicacin topogrfica conforme a
estructura establecida.

Firmas:

8) Solicit: Nombre, cargo y firma de la persona autorizada

para la recepcin; 9) Autoriz: Responsable del archivo
intermedio, de conformidad al marco jurdico vigente

El plazo del prstamo se acordar entre el responsable del Archivo y el solicitante,

registrndolo en la Ficha de Prstamo. De ser necesario se acordar la renovacin
del periodo, segn las necesidades del usuario, anotando la nueva fecha de
devolucin en la Ficha de Prstamo que se firmar de acuerdo entre el
responsable del Archivo y el usuario.
El responsable de esta funcin deber utilizar sealativos en los sitios que ha
localizado el material documental, retirndolo sin alterar el orden en que se guarda
la documentacin restante, verificando que la informacin se encuentre completa y
en buen estado.
Los expedientes otorgados en prstamo quedarn bajo la responsabilidad del
solicitante quien deber devolverlo de manera ntegra al trmino del plazo
establecido o bien refrendar el prstamo.
Al momento de la devolucin del expediente en prstamo, el responsable del
Archivo deber cerciorarse de que stos se encuentran ntegros y completos. De
no haber irregularidades que ameriten otra gestin procede a sellar la solicitud con
la leyenda DEVUELTO, anotando la fecha y hora de devolucin en presencia del
usuario y se registrar la devolucin en el Sistema Informtico Integral de Gestin
Documental y Archivo.

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33

El Archivo Central de cada dependencia y el Archivo Intermedio darn seguimiento

al prstamo hasta la devolucin de los expedientes en tiempo y forma,
reintegrndolos de inmediato a su respectiva ubicacin fsica dentro de la
estantera
El responsable del archivo localiza el lugar que corresponde al material devuelto y
procede a reintegrarlo, retirando el sealativo y cerciorndose de no alterar el
orden de la documentacin dentro de la caja contenedora.
Si al vencimiento del periodo de prstamo la unidad no ha devuelto el o los
expedientes que le fueron prestados, el Archivo Central o el Archivo Intermedio, en
su caso, solicitar por escrito al titular de la unidad la devolucin correspondiente o
proceder de conformidad con la normatividad y legislacin aplicable.
En el caso de que el o los expedientes prestados se entreguen incompletos,
equivocados o en mal estado, el Archivo Central o el Intermedio darn
conocimiento por escrito al titular de la unidad del estado en que se entregan; por
lo que se registrarn en el Sistema Informtico Integral de Gestin Documental y
Archivocomo expedientes daados o extraviados, segn corresponda.
La unidad que extrave o dae los expedientes en prstamo, deber elaborar un
Acta Circunstanciada, hacindola del conocimiento del Archivo Central o del
Intermedio, segn corresponda al prstamo, as como de la Auditora Interna, para
los efectos a que haya lugar.

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34

FORMATO DE PRSTAMO
DOCUMENTAL
Logo y siglas
de la Instiucin

NOMBRE DE LA DEPENDENCIA
FORMATO DE PRSTAMO DOCUMENTAL

Fecha del prstamo documental: ___________________

Nmero de prstamo: ______________

dd/mm/aaaa

DATOS DEL SOLICITANTE

Nombre: ___________________________________

Apellido: _____________________________________

Nmero de identificacin: ____________________

Cargo: ________________________________________

rea a la que pertenece: ______________________

Telfono celular: _______________________________

Telfono fijo: ________________________________

Correo electrnico: _____________________________

REFERENCIA DEL PRSTAMO DOCUMENTAL

Cdigo de archivo: __________________________
Nmero del expediente: _____________________
Nmero de fojas: ___________________________

Ttulo de expediente: __________________________

Fecha del expediente: __________________________
Ubicacin topogrfica: _________________________
zona/estantera/bandeja

DEVOLUCIN:
Fecha de la devolucin acordada: _____________
Fecha de la devolucin real: __________________

Tiempo de prrroga: ____________________________

FIRMAS DE RESPONSABILIDAD:
______________________

_________________________________

_________________________________

Firma del Solicitante

Nombre del solicitante
Cargo del solicitante

Firma del responsable del prstamo

Nombre del responsable del prstamo
Cargo del responsable del prstamo

Firma del responsable de la recepcin

Nombre del responsable de la recepcin
Cargo del responsable de la recepcin

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35

8. PRESERVACIN DE LOS ARCHIVOS

8.1

Infraestructura Fsica

La infraestructura deber responder a las condiciones del terreno y a la carga del

edificio, por lo que se deber cumplir con las normas vigentes de construccin.
Las paredes, pisos y techos debern estar hechos de materiales con una alta
capacitad trmica e higroscpica y con aislantes apropiados al sistema de
construccin.
Debe evitarse la utilizacin de elementos estructurales de madera, por el riesgo de
ataque de ciertas plagas, por requerir constante mantenimiento y por ser
altamente inflamable.
En edificios adaptados que cuenten con elementos constructivos de madera no
sustituibles, stos sern consolidados y tratados con productos ignfugos e
insecticidas.
Los elementos estructurales de los depsitos debern proveer cuatro horas de
resistencia al fuego, ya sea que ste se d dentro del depsito o en reas
adyacentes.
Se deber realizar un anlisis de las actividades que en el ejercicio de las
funciones realizarn los funcionarios encargados de la Gestin Documental y
Archivo en cada una de las reas considerando la cantidad de personas
permanentes o espordicas, para as proveerlas de los materiales, equipamiento y
mobiliario adecuado para el buen desempeo de sus actividades
rea privada (acceso controlado)
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
j)
k)

Recepcin de fondos documentales (transferencias secundarias).

Limpieza, cuarentena y fumigacin.
Descripcin, inventario y catalogacin.
Restauracin, conservacin, montaje y embalaje.
Reprografa
Trabajos especiales
Sanitarios y vestidores.
Limpieza.
Administracin.
Direccin, subdirecciones.
Oficinas y salas de juntas.

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36

l) Almacn de material de oficina.

m) Cuartos de instalaciones.
n) Sistemas de aire acondicionado, calefaccin, filtracin de aire.
o) Control de instalaciones elctrica e hidrulica.
p) Control de sistemas de seguridad, alarmas y supresin de incendios.
q) Mantenimiento, maquinaria. transportes, etctera.
r) Estacionamiento.
s) Rampas, elevadores y accesos para empleados y visitas con capacidades
diferentes.
rea pblica (acceso controlado)
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)

Estacionamiento.
reas de recepcin.
Informacin y guardarropa.
Referencia, lectura y consulta.
Exhibicin.
Reunin, auditorios, descanso, cafeteras, tienda.
Sanitarios.
Rampas, elevadores y accesos para personas con capacidades diferentes.

8.2 Medidas de Conservacin Preventiva

Entre las acciones que debern llevarse a cabo dentro del plan de prevencin de
riesgos, al personal de los archivos corresponder:
I.

Tomar las medidas conducentes, o en su caso informar o gestionar ante

quien corresponda, a fin de que la temperatura se mantenga estable en un
rango de 18 a 20 grados centgrados. La humedad relativa deber oscilar
en un rango de 45% a 60%, dependiendo del tipo de soporte. Para
documentos impresos en papel: 45% a 55%; para el papiro, pergamino y
piel: entre el 50% y el 60%; para los documentos en formato electrnico
(disquetes, CD-ROM, casetes de video, etc.): entre un 30% y un 40%; para
los micro portadores de informacin (microfichas): por debajo de 50%; para
las pelculas de gelatina de plata, el mximo recomendado es de 40%.

II.

Identificar los factores de riesgo que puedan poner en peligro la

conservacin del acervo documental, sean estos geogrficos, climticos,
humanos o procedimentales, e informarlo a la autoridad que corresponda.

III.

Verificar peridicamente el perfecto estado de las instalaciones

hidrosanitarias, elctricas y estructurales, as como los mecanismos de

METODOLOGA
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37

seguridad del edificio, y reportar a quien corresponda cualquier desperfecto

que se detecte.
IV.

Verificar peridicamente el sistema de extincin de incendios del edificio, y

en su caso reportar el desperfecto ante la instancia correspondiente.

V.

Elaborar un plan de contingencia que involucre la participacin de

archivistas, personal de proteccin civil, personal de seguridad, personal
de mantenimiento e incluso usuarios del archivo. Se debern realizar
simulacros con diferentes supuestos, a fin de que todos los participantes
desarrollen la habilidad para intervenir ante cualquier siniestro.

VI.

Dentro del Plan de Contingencia se deber considerar que la prioridad ms

importante ante cualquier desastre ser la seguridad humana, debiendo
ponerse a salvo en primer lugar al personal y los usuarios. Una vez que no
exista riesgo para las personas, el rescate de los acervos y la
rehabilitacin del edificio constituirn la siguiente prioridad.

VII.

Los documentos de gran importancia para la institucin deben ser

identificados con anticipacin a fin de que puedan ser rescatados con
mayor agilidad, entre ellos debe identificarse:
o Documentos de archivo de alto valor histrico
o Documentos de archivo de alto valor monetario
o Documentos de archivo insustituibles
o Documentos de archivo irrecuperables o difciles de recuperar

8.3 Medidas de seguridad

Las instalaciones de los archivos debern contar al menos con las siguientes
medidas de seguridad:
I. Sistema de alarma contra incendios.
II. Extintores contra incendio a base de gas en lugares visibles.
III. Sealizaciones y rutas de evacuacin para caso de siniestros.
IV. Equipo y material de trabajo para el personal que labore en la unidad.
V. Entradas y salidas de fcil acceso y evacuacin.
VI. Espacios para la circulacin entre los estantes y manipulacin de las cajas
archivadoras.
VII. Extractores de polvo que faciliten la labor de limpieza del inmueble.

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38

VIII. Medidas para el control de plagas, inundaciones y accesos indebidos.

8.4 Documentacin siniestrada o de riesgo sanitario

En caso de contingencia que provoque daos en la documentacin o riesgos se
deber:
I.

Informar sobre los hechos a la Direccin Nacional de Archivo de la SNAP,

dentro de los 10 das posteriores al evento, anexando:
- Acta de Constancia en la que se incorpore el levantamiento de hechos
suscrita por la mxima autoridad o su delego y el Director de Gestin
Documental y Archivo.
- Fotografas, con sello institucional y rbricas originales de los
funcionarios responsables, que manifiesten el estado fsico de la
documentacin.

II.

Cuando se trate de documentacin que por sus condiciones implique un

riesgo sanitario por contaminacin, adicionalmente se dar parte a la
Direccin Administrativa, a efecto de que acudan a dictaminar las acciones
procedentes. Su participacin y dictamen deber constar en el Acta
Administrativa.

III.

El Archivo Intermedio de la Direccin Nacional de Archivo de la SNAP no

validar ni emitir dictamen de baja documental respecto a la
documentacin siniestrada o de riesgo sanitario.

8.5

Conservacin a largo plazo de los documentos electrnicos de archivo

Para la conservacin a largo plazo de los documentos electrnicos de archivo se

debern considerar al menos los siguientes aspectos:
I.

El uso de sistemas y formatos con estndares abiertos.

II.

El plan para la migracin hacia las nuevas tecnologas de informacin, en el

que se especifiquen los procedimientos para garantizar que la informacin
mantiene las caractersticas originales de su produccin, la integridad y su
disponibilidad o legibilidad.

III.

El uso de metadatos archivsticos y tecnolgicos estandarizados que

auspicien la interoperabilidad entre sistemas y dependencias.

METODOLOGA
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IV.

39

La aplicacin de auditoras archivsticas digitales para evaluar el

cumplimiento de los requisitos de autenticidad, fiabilidad, integridad y
disponibilidad o legibilidad.

CAPTULO DOS
DE LOS DOCUMENTOS EL ECTRNICOS DE ARCHIV O
9. MEDIOS AUDIOVISUALES
Para salvaguardar el material audiovisual las unidades responsables de su
custodia debern:
Administrar y supervisar el buen funcionamiento del Sistema Informtico
Integral de Gestin Documental y Archivo.
Revisar peridicamente el espacio de almacenaje para constatar la
adecuada conservacin de los soportes de los audiovisuales.
Revisar peridicamente el estado de conservacin del material audiovisual
resguardado.
Asignar numeracin a cada soporte de audiovisual.
Controlar y dar seguimiento al prstamo del material audiovisual solicitado
por sus usuarios.
Supervisar los procesos de migracin del material audiovisual y constatar la
correcta transferencia de informacin.
Actualizar los formatos y soportes, y migrar hacia las nuevas tecnologas de
la informacin.
Transferir la informacin contenida en formatos obsoletos a formatos
actualizados y preferiblemente abiertos.

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NORMA TCNICA DE GESTIN DOCUMENTAL Y ARCHIVO

40

9.1 Inventario de documentos audiovisuales

El inventario de los documentos audiovisuales se realizar en el Sistema
Informtico Integral de Gestin Documental y Archivo, utilizando un formato
especial que contendr los siguientes campos descriptivos:
Encabezado

Fondo
Unidad
Seccin
Inventario de audiovisuales
Fecha:

Identificacin

Serie
Cdigo de archivo
Nmero de videocasete.
Ttulo del programa.
Ttulo del captulo.
Tiempo de grabacin.
Fecha del evento.
Fecha de la trasmisin
Origen de la seal.

Contexto

Reportero.
Camargrafo.
Personaje.
Suceso, evento.
Lugar.
Informacin de elenco
Palabras clave.
Nmero de pases. (control que se lleva cuando es

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material de proveedor)
Nmero de bloques.
Nmero del total de la serie
Agencia de origen de grabacin.
Contenido y
estructura

Alcance y contenido:_____________________
________________________________________
________________________________________
Palabras clave:__________________________
______________________________________
Valores primarios:
Administrativo ___ Legal ___ Fiscal/contable ___
Valores secundarios:
Testimonial ___ Informativo ___ Evidencial ___

Condiciones
de acceso y
uso

Condiciones de acceso
Tipo de material.
Soporte actual
Soporte original
Estado de conservacin
Condiciones de reproduccin
Formato
Software
Equipo de reproduccin necesario
Parmetros
Resolucin digital
Suma de verificacin
Firma digital
Ubicacin del archivo

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Control de la
descripcin

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Nombre del archivista

Fecha de la descripcin
Normas o reglas para la descripcin

Notas

Notas

CAPTULO TRES
DE LA EXPE DICIN DE COPI AS CER TIFICADAS

10. CERTIFICACIN DE COPIAS

10.1 Los Documentos susceptibles de expedirse en copias certificadas, sern:
a) Todos los documentos de archivo en original y copia que obren en los
archivos, o bases de datos.
b) Todos aquellos que sean presentados en original por los particulares y de
los cuales soliciten su certificacin, previo su cotejo para que se agregue
copia simple a los expedientes que obran en los archivos.
10.2 De los solicitantes.
Las personas naturales y jurdicas podrn solicitar la expedicin de copias
certificadas son:
a) Las partes de procedimientos administrativos.
b) Las formuladas con fundamento en la Ley Orgnica de Transparencia y
Acceso a la Informacin Pblica
c) Las autoridades cuando lo requieran para el desempeo de las actividades
oficiales.
d) Las unidades administrativas en ejercicio de sus atribuciones.
10.3 De la solicitud de los interesados.
a) Los interesados debern realizar su solicitud de expedicin de copias
certificadas cumpliendo con los requisitos que establezca la SNAP en la
Solicitud de expedicin de copia certificada.
b) En caso de que falte algn requisito, la SNAP prevendr al interesado en
trminos de lo establecido para tal efecto.

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c) Las unidades administrativas podrn solicitar la expedicin de copias

certificadas, por medio del Sistema Informtico Integral de Gestin
Documental y Archivo, debiendo especificar como mnimo:
a. Los documentos que se solicitan en copia certificada;
b. El nmero de expediente en el que se contiene la documentacin, o
en su caso, nmero de oficio, folio u otro elemento que permita su
fcil ubicacin.
10.4 Se expedirn copias certificadas nicamente de los documentos que obren
en sus archivos, expresando en su caso, la calidad de los documentos (original o
copia).
a) Se proceder a fotocopiar los documentos solicitados que obren en el
archivo; posteriormente, las fotocopias se cotejarn a efecto de verificar que
concuerdan exactamente con los documentos de origen, para proceder a
realizar la certificacin correspondiente.
b) El cotejo acreditar que es fiel reproduccin del documento integrado a sus
archivos, sin que esto implique calificar sobre la autenticidad, validez o
licitud del mismo, sin que exista la necesidad de insertar lo anterior en la
leyenda de certificacin.
c) Dicha certificacin de copias deber registrarse haciendo constar que
fueron cotejados, firmado por el responsable.
d) Las fotocopias cotejadas, se foliarn slo en el anverso con nmero
progresivo que se asentar en el ngulo superior derecho de cada foja til,
comenzando por el nmero 1, para el caso que el documento a certificar
cuente con texto en el anverso y reverso se tomar copias fotostticas de
cada lado asignando folio a cada una de ellas respetando el orden
consecuencial del documento.
e) En las fojas que no se contengan texto en el reverso, deber indicarse Sin
texto, o bien, ser cancelada con una X, que cruce en medio de la hoja y
abarque desde la parte superior hasta la inferior. En caso de que se utilice
un sello, ste deber permitir fcilmente su lectura.
f) La certificacin deber imprimirse en la parte posterior de la ltima foja; en
caso de que no fuera posible hacer la impresin en estos trminos, deber
anexarse una hoja en la cual se imprimir la certificacin, dicha hoja no se
contar.
g) La entrega de las copias certificadas ser nicamente al interesado o
representante acreditado, previa constancia del pago correspondiente de
conformidad con el trmite establecido para ello.
h) Para el caso de solicitudes de una autoridad o una unidad, stas se harn
llegar a travs de oficio, recabando en una copia del mismo el sello de

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recibido de la oficina correspondiente, agregando el documento a la

solicitud de expedicin.
10.5 De la certificacin.
Deber estar impresa y slo tendr validez cuando sea hecha por quien
cuente con las facultades para ello y contendr como mnimo los siguientes
elementos:
a) El nombre y el cargo del funcionario con atribuciones para expedir
la(s) copia(s) certificada(s).
b) El fundamento jurdico que establece la atribucin del funcionario
para laexpedicin de la(s) copia(s) certificada(s).
c) La calidad del o los documentos (originales o copias) respecto de los
cuales se expiden la(s) copia(s) certificada(s).
d) En la certificacin de un expediente ntegro, tendr que sealarse la
calidad de cada uno de los documentos (originales o copias) que lo
componen.
Adems se deber sealar:
a) Que se expiden a solicitud del interesado o de la autoridad que
realiza la peticin;
b) El nmero de expediente;
c) El rea en la cual obra el expediente;
d) El nmero de fojas tiles que integran la(s) copia(s) certificada(s), y
e) Lugar y fecha de expedicin de las copias certificadas (con letra).
f) El funcionario competente estampar el sello institucional y registrar
su firma autentica para expedir las copias certificadas .
CAPTULO CUATRO
P ADRN NACIONAL DE ARC HIVOS
11. INTEGRACIN DEL PADRN NACIONAL DE ARCHIVOS
La Direccin Nacional de Archivo de la SNAP integrar el Padrn Nacional de
Archivos mediante el siguiente procedimiento:
I. Se aplicar una encuesta para evaluar el nivel de desarrollo de los archivos

de la dependencia, mediante el que se verificarn y evaluarn los

siguientes aspectos:
a) Los involucrados conocen de la utilidad e importancia del sistema
institucional.

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b) La mxima autoridad reconoce y apoya los procesos del sistema

institucional.
c) La dependencia cuenta con tcnicas estandarizadas, polticas y
procedimientos a nivel institucional alineados con la Norma Tcnica
en materia de gestin documental y archivos.
d) Todos los procesos y procedimientos desarrollados para normalizar
el sistema institucional, se encuentran documentados.
e) Todos los procesos y procedimientos desarrollados para normalizar
el sistema institucional se aplican en todos los niveles de la
dependencia.
f) Todos los procesos y procedimientos desarrollados para normalizar
el sistema institucional cumplen con requisitos, metodolgicos,
legales organizacionales, tcnicos archivsticos y culturales.
g) La dependencia cuenta con los instrumentos de control y consulta
aprobados por la autoridad.
h) La dependencia cuenta con los instrumentos de control y consulta y
los involucrados los usan de manera cotidiana.
i) Los procesos y procedimientos han sido estabilizados y es posible
medir su aplicacin para tomar acciones cuando el sistema no
opera.
j) Todos los niveles de la dependencia asumen responsabilidad en
materia de gestin documental y archivo de acuerdo a sus
competencias.
k) Cuentan con inventario general por expediente en cada uno de los
archivos de Gestin o Activo y Central.
l) Estn bien capacitados para aplicar el Cuadro y la Tabla.
m) Estn bien capacitados para elaborar los inventarios documentales y
la gua de archivos.
n) Estn capacitados para responder ante cualquier contingencia
ambiental que ponga en riesgo los documentos de archivo.
o) Cuentan con indicadores de gestin y miden peridicamente los
resultados de los procesos de la gestin documental y archivo.
p) Se realizan las transferencias documentales en tiempo y forma, de
acuerdo a la Tabla.
q) No tienen problemas de explosin documental.
r) El responsable de las reas de la gestin documental y archivo es de
alto nivel en la estructura organizacional.
s) Existe un alto nivel de conocimiento y dominio de los temas de la
gestin documental y archivo.

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t)
u)
v)
w)
x)
y)
z)

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Se aplican herramientas tecnolgicas para la gestin documental y

archivo.
Se cuenta con un Sistema Informtico Integral de Gestin
Documental y Archivo, que contempla el ciclo vital completo.
La cultura organizacional refleja la bsqueda de la excelencia en
materia de gestin documental y archivo.
Las herramientas tecnolgicas de la gestin documental y archivo se
integran con otros aplicativos y sistemas de informacin.
Se gestionan todos los documentos de archivo mediante las
herramientas tecnolgicas.
Se aprovecha de manera consciente el valor de la informacin
documental para el logro de los objetivos institucionales.
El registro de archivos se realizar de manera continua a travs del
Portal de Internet de la SNAP, en el que las dependencias
formularn la solicitud y, una vez aceptada, registrarn sus
archivos.