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Gesto do tempo e
organizao do trabalho
Objetivos Gerais:
Contedos:
Gesto do tempo
Organizao do trabalho
o Trabalho em equipa
[Durao: 25 horas]
3
ndice:
1.
Introduo............................................................................................5
2.
3.
Gesto de Tempo..................................................................................6
3.1.
3.2.
3.3.
3.4.
3.5.
3.6.
3.7.
3.8.
4.
Organizao do Trabalho....................................................................17
4.1. Reunies eficazes
4.2. Delegao de tarefas
5.
Concluso...........................................................................................23
6.
Bibliografia.........................................................................................25
1. Introduo
O dia tem 24 horas igualmente para todos e nem sempre essas horas so
suficientes para que se consigam desenvolver todas as actividades necessrias ao
longo do dia.
Por este motivo, a forma como administramos o nosso tempo de extrema
importncia uma vez que pode trazer benefcios na nossa qualidade de vida, nas
nossas relaes interpessoais e no desempenho profissional.
No importa o que se faa. O tempo no pra e no podemos recuperar o tempo
perdido.
Ao longo deste curso procuraremos desenvolver ferramentas que permitam uma
melhor administrao do tempo, bem como tornar o tempo mais produtivo quer a
nvel pessoal, quer a nvel profissional.
Na primeira parte, depois de uma auto-avaliao da gesto do tempo, procurar-se perceber como o tempo um recurso valioso, enunciando leis e princpios de
gesto de tempo e verificando como os desperdiadores de tempo comprometem
a optimizao do dia-a-dia.
Desenvolveremos ferramentas teis no planeamento da gesto do tempo, bem
como poremos em prtica algumas das tcnicas normalmente utilizadas para uma
gesto eficaz do tempo.
A gesto adequada do tempo est tambm relacionada com a organizao do
trabalho, nomeadamente a organizao de reunies e a produo de resultados
bem como uma delegao efectiva de tarefas.
Assim,
optimizar
organizacional.
performance
desejada
quer
nvel
pessoal,
quer
nvel
3. Gesto do Tempo
3.1. O tempo como recurso
O tempo considerado o recurso mais escasso e valioso face da Terra. Com
efeito, na era da economia global das 24 horas, o tempo, mais do que nunca na
histria da Humanidade, dinheiro.
Ao analisarmos o uso do tempo podemos compreender as maneiras mais eficazes
de o usar, no local de trabalho ou fora dele.
As atitudes das pessoas em relao ao tempo so complexas e variveis.
Para usar o tempo eficazmente, para fazer tudo no trabalho e em casa, tem que ver
quais os hbitos comuns e as atitudes que moldam o seu uso do tempo.
As nossas atitudes em relao ao tempo esto sempre a mudar e muitas dessas
mudanas devem-se ao aparecimento de nova tecnologia, que afecta o nosso
trabalho, viagens e comunicaes. A Internet, o e-mail e o modem tornaram a
troca de informao quase instantnea e viajar a grandes distncias tornou-se mais
rpido e acessvel.
O aumento das opes disponveis possibilita-nos fazer mais coisas num dia, mas
tambm aumenta a presso do nosso tempo.
Tudo isto faz com que seja muito importante gerir o tempo de modo eficiente e
produtivo.
De facto, todos temos bastante conscincia do uso do tempo. Departamentos e
pessoas so responsveis pelo seu uso de tempo; os objectivos so definidos com
clareza e a consequncia de atrasos nos prazos so multas.
Gerir o tempo no significa trabalhar mais, mas sim:
Trabalhar com mais inteligncia
Administrar melhor as atitudes
Organizar o presente, alinhado com o futuro
Lei de Parkinson
O tempo investido num trabalho varia em funo do tempo disponvel (e no
do necessrio).
Lei da Alternncia
H um tempo para tudo e um tempo para cada coisa.
Princpio da oportunidade:
oportunidade no faa mais do que uma coisa de cada
vez, e faa-a bem!
Tarefas em curso
Tarefas que desenvolvam mais o seu trabalho
Descubra agora a percentagem de tempo passada com cada grupo.
A sua lista ajud-lo- a concentrar-se nas reas mais importantes do seu trabalho.
Se no atribuir prioridades aos seus objectivos e tarefas, ter tendncia, como j
vimos, a fazer as coisas de que mais gosta ou as que podem ser feitas mais
rapidamente!
As tarefas que levam mais tempo e do mais trabalho ficaro adiadas para o fim do
dia ou para o dia seguinte!
Comprometa-se com um incio
Aps ter atribudo prioridades, fixe a altura em que vai comear.
comear.
Muitas pessoas concentram-se em prazos; se esse o seu caso, ir deixar as coisas
at ao ltimo minuto! Os prazos actuam como um man que o ir arrastar! Se o
prazo termina na 6. feira, passar toda a semana a pensar: No
No preciso de me
preocupar at 6. feira; vou comear amanh!
amanh E, de repente, 6. feira e j
no tem tempo!
Urgncia e importncia
No exemplo que se apresenta observe o quadro que se segue.
Muitas pessoas prendem-se s actividades que ficam na zona M1 (muita
muita
importncia e muita urgncia)
pouca importncia e muita urgncia)...
urgncia e P1 (pouca
urgncia)...
raramente encontrando tempo para as M2 (muita
muita importncia mas pouca
urgncia)!...
urgncia
Planifique o seu dia tanto quanto possvel, mas deixe espao para os
imponderveis;
O mdio prazo varia de pessoa para pessoa e por isso que importante ter uma
ideia do seu tempo efectivo para planeamento.
Tenha uma ideia clara sobre as prioridades e comece por fazer as coisas de
maior produtividade (tarefas mais agradveis e urgentes / tarefas de maior
prioridade)
Existem trs perspectivas diferentes relativamente gesto do tempo:
4. Organizao do Trabalho
4.1. Reunies eficazes
Nesta parte da formao procuraremos focalizar a temtica na organizao,
preparao e conduo de reunies.
Para a sua eficcia e condio do seu sucesso, bem como a obteno dos resultados
pretendidos, torna-se necessrio estruturar o seu planeamento ao mesmo tempo
que permite uma gesto mais eficaz do tempo por parte dos participantes
envolvidos.
Apresentar-se- ento um modelo de 9 passos-chave para uma reunio bemsucedida.
1 passo - Necessidade da reunio
As reunies so necessrias para mobilizar ideias e energias, para coordenar
actividades e para atingir desempenhos colectivos. Contudo, fazer uma reunio
absorve vrios tipos de recursos, e no apenas o recurso raro que o tempo, o que
implica, por isso, um dispndio considervel que tende a passar despercebido.
A primeira questo geral a colocar-se a de saber se o tema ou assunto justifica a
realizao da reunio ou se ela dispensvel. Em caso de se justificar a realizao
da reunio, importa desde logo estabelecer os objectivos e os resultados a que se
quer chegar, definir o tipo e nmero de participantes, fixar a durao, a hora e o
local da mesma.
2 Passo - Preparao da reunio
Uma reunio eficaz no se improvisa, precisa de ser cuidadosamente
preparada.
Estabelecida a necessidade da reunio, importa escolher o tipo de reunio.
H vrios tipos de reunies, consoante os objectivos a atingir:
Resultados esperados;
Participantes.
Na fase de preparao poder ser importante:
Pede aos presentes, se for caso disso, para se apresentarem ou, no caso de
um grupo grande, refere a diversidade e heterogeneidade dos participantes
fazendo-os sentir confortveis e motivados para participarem e alcanar um
objectivo comum;
Crescimento da organizao;
Dedicao dos dirigentes s actividades do seu nvel;
Tornar a organizao mais eficaz;
5. Concluso
Procurou-se ao longo deste manual abordar todos os aspectos desenvolvidos
durante a formao e espera-se que a mesma tenha contribudo de forma
significativa para o entendimento mais objectivo das temticas abordadas e
acrescentado valor compreenso e alterao de comportamentos em todos os
que participaram nas sesses.
Ao analisarmos o uso do tempo pudemos compreender as maneiras mais eficazes
de o usar, no local de trabalho ou fora dele.
Um dia Benjamim Franklin disse Time is Money. Ambos so recursos limitados e
valiosos. Podemos poupa-los ou desperdia-los. No entanto, o dinheiro pode fazerse, enquanto que o tempo no. Da ser infinitamente mais precioso que o dinheiro.
Por consequncia torna-se mais importante no o desperdiar e investi-lo o melhor
possvel.
Procurou-se ao longo da formao estimular os participantes para um maior
aproveitamento deste recurso to escasso e valioso dotando-os de um
autoconhecimento em relao forma como distribuem o seu tempo pessoal e
profissional atravs da adopo de atitudes adequadas a uma gesto eficiente e
eficaz do tempo.
Gerir o tempo no significa trabalhar mais, mas sim trabalhar com mais
inteligncia, administrar melhor as atitudes, organizar o presente alinhado com o
6. Bibliografia
Barker, Alan (1996), Reunies que funcionam, Mem Martins: Lyon Edies
Bird, Poly (2005), Gesto de tempo, Lisbo:, Actual Editora
Chiavenato, I. (2005).. Gesto de Pessoas, Rio de Janeiro: Elsevier
Dressler, Larry (2008), Reunies eficazes, Lisboa: Actual Editora
Haynes Marion(2004), Gesto do tempo, Lisboa: Monitor Prjectos e edies,
lda.
Noy, Didier (2009), Russir vos reunions, Paris: Insep Consulting Editions
Tropman, E. John (2003), Making meetings work: achieving high quakity
group decisions, London: Sage Publications Inc.
Sites consultados
Silva, Alexandre R. C., Desenredo Como fazer reunies
http://www.desenredo.com.br/Gerais/Reunio
http://www.effectivemeetings.com/meetingbasics/index.asp
http://www.meetingwizard.org/meetings/effective-meetings.cfm
http://www.mindtools.com/CommSkll/RunningMeetings.htm
TenantNet - Planning and Facilitating Meetings
http://www.mindtools.com/CommSkll/RunningMeetings.htm
TenantNet - Planning and Facilitating Meetings
http://www.tenant.net/Organize/meetings.html