COLOMBIA EVALUADORA

Manual de Usuario
Versin 1.0
Rafael Rodrguez
06/08/2015

Este manual ha sido escrito para ser una gua de referencia clara y til del sistema
acadmico COLOMBIA EVALUADORA para los funcionarios administrativos y docentes
de los establecimientos educativos.

Tabla de contenido
PROLOGO ...................................................................................................................... 5
Por qu leer este manual? ......................................................................................... 5
A quien va dirigido este manual ................................................................................. 5
Organizacin del manual ............................................................................................ 5
Peticin de comentarios ............................................................................................. 6
Agradecimientos ........................................................................................................ 6
INTRODUCCIN ............................................................................................................ 7
Acerca de este manual ............................................................................................... 7
Primeros pasos ........................................................................................................... 7
Poseer usuario autorizado ....................................................................................... 7
Configuracin del PC y otros requisitos .................................................................. 7
Acceso al sistema .................................................................................................... 7
Pgina de inicio ...................................................................................................... 8
Captulo 1. Establecimiento ......................................................................................... 10
Establecimiento Educativo. ...................................................................................... 10
Sedes. ....................................................................................................................... 11
Creacin de nuevas sedes. ................................................................................... 11
Actualizar informacin de las sedes. ..................................................................... 11
Periodos acadmicos y de evaluacin ...................................................................... 11
Crear periodos acadmicos. ................................................................................. 12
Modificar periodos acadmicos ............................................................................ 13
Copiar configuracin de un periodo acadmico anterior a un nuevo periodo
acadmico ............................................................................................................ 14
Crear un periodo de evaluacin. .......................................................................... 14
Modificar un periodo de evaluacin ..................................................................... 16
Grados y Grupos. ..................................................................................................... 17
Crear Grados ........................................................................................................ 17
Modificar Grados .................................................................................................. 18
Crear Grupos ........................................................................................................ 18
Modificar Grupos .................................................................................................. 19
Captulo 2. Planes de estudio ....................................................................................... 20
nfasis ...................................................................................................................... 20

Crear nfasis......................................................................................................... 20
Modificar nfasis ................................................................................................... 21
reas ........................................................................................................................ 21
Crear reas .......................................................................................................... 21
Modificar reas..................................................................................................... 21
Asignaturas .............................................................................................................. 22
Crear Asignaturas ................................................................................................. 23
Modificar Asignaturas ........................................................................................... 23
Planes de estudio ..................................................................................................... 23
Crear Plan de Estudio ........................................................................................... 23
Agregar asignaturas al plan de estudio ................................................................. 24
Modificar asignaturas de un plan de estudio. ........................................................ 26
Asignaciones acadmicas ........................................................................................ 28
Realizar asignaciones al Docente. ......................................................................... 28
Eliminar asignaciones acadmicas. ...................................................................... 30
Escalas de Valoracin. ............................................................................................. 30
Crear Escalas ........................................................................................................ 31
Modificar Escalas .................................................................................................. 31
Crear Valoraciones ............................................................................................... 31
Modificar Valoraciones ......................................................................................... 32
Captulo 3. Configuracin ............................................................................................ 34
Configuraciones Generales. ..................................................................................... 34
Criterio para definir los clculos ........................................................................... 34
Formatos y modelos de calificacin ...................................................................... 34
Permisos y accesos ............................................................................................... 34
Elementos para obtener el clculo de notas.......................................................... 35
Criterios de promocin ............................................................................................ 35
Configurar criterios de promocin ....................................................................... 35
Captulo 4. Matriculas .................................................................................................. 38
Matriculas ................................................................................................................. 38
Crear Inscripciones .............................................................................................. 38
Pre-matricular estudiantes antiguos ...................................................................... 39
Trasladar estudiantes de otro establecimiento educativos .................................... 40

Matricular estudiantes ........................................................................................... 41

Retirar estudiantes ................................................................................................ 42
Reingresar estudiantes retirados .......................................................................... 42
Promover anticipadamente estudiantes ................................................................ 42
Geo-referenciacin .................................................................................................. 43
Importar datos de matricula ..................................................................................... 44
Trasladar estudiantes ............................................................................................... 44
Homologar calificaciones de estudiantes trasladados ........................................... 45
Captulo 5. Evaluacin y Asistencia ............................................................................. 47
Actividades .............................................................................................................. 47
Crear actividades ................................................................................................. 47
Modificar actividades............................................................................................ 48
Eliminar actividades ............................................................................................. 48
Criterios, saberes o actividades principales ......................................................... 49
Crear criterios, saberes o actividades principales................................................ 49
Modificar criterios, saberes o actividades principales .......................................... 49
Eliminar criterios, saberes o actividades principales ........................................... 50
Planilla de actividades.............................................................................................. 50
Descriptores de desempeo .................................................................................... 55
Calificacin de asignaturas ...................................................................................... 57
Calificacin final ....................................................................................................... 60
Soporte actividades .................................................................................................. 60
Horarios ................................................................................................................... 61
Planilla asistencia por docente ................................................................................. 61
Planilla asistencia para directores de grupo............................................................. 61

PROLOGO
Este manual es una gua del sistema Colombia Evaluadora, aqu se le proporcionar la
informacin necesaria para conocer las funcionalidades de los diferentes mdulos que
hacen parte de la plataforma acadmica.

Por qu leer este manual?

Este manual ha sido escrito para ser una gua de referencia para los funcionarios de los
establecimientos educativos. Sin embargo en este manual no se aborda temas
relacionados con otras herramientas ofimticas de terceros que son implementadas
con por ejemplo: Hojas de clculo, Procesadores de texto, etc.
Esperamos que este documento aclare la mayora de las cuestiones que pueden surgir
sobre los mdulos de Colombia Evaluadora.

A quien va dirigido este manual

Este manual tiene como objeto los funcionarios Administrativos, Rectores,
Coordinadores, Docentes y trabajadores sociales del establecimiento educativo.
Aunque daremos una descripcin de todas las caractersticas este manual puede no
ser suficiente como nica referencia de los procesos que Colombia Evaluadora realice.

Organizacin del manual

Este manual esta divido en 10 partes.

Introduccin
Describe cmo usar el manual y los primeros pasos en el sistema Colombia
Evaluadora.

Captulo 1. Establecimiento
Describe como se definen las sedes, grados, grupos, periodos de evaluacin, etc.
Tambin muestra la informacin que se ha registrado en el sistema.

Captulo 2. Planes de estudio

Describe como se definen las reas, asignaturas, especialidades, planes de
estudio, escalas de valoracin en cada sede del establecimiento educativo.

Captulo 3. Configuracin
Describe en detalle las configuraciones que se debe realizar para que el sistema
se ajustes a las caractersticas del establecimiento educativo.

Captulo 4. Matriculas

Describe como inscribir, pre matricular, trasladar, retirar, activar y actualizar

datos de matriculas y de estudiantes.

Captulo 5. Evaluacin y Asistencia

Describe como se crean y califican actividades y criterios, adems de reportar las
asistencias y las calificaciones de periodo y finales de reas y asignaturas.

Captulo 6. Convivencia
Describe como se ingresa el manual de convivencia, se reportan comportamientos
y se diligencia el observador del estudiante.

Captulo 7. Funcionarios y Usuarios

Describe como se definen los funcionarios del establecimiento en el sistema
Colombia Evaluadora. Como usar las consultas de usuarios y como realizar la
evaluacin de desempeo a Docentes.

Captulo 8. Mensajera y Noticias

Explica cmo se realiza el proceso de envi de mensajera interna en el sistema y
la publicacin de noticias a todos los usuarios del establecimiento educativo.

Captulo 9. Auditoria y Reportes.

Describe los diferentes tipos de reportes que se pueden generar desde el sistema.

Peticin de comentarios
Por favor aydenos a mejorar futuras ediciones de este manual, as como a corregir
errores, malentendidos o frases confusas y erratas tipogrficas enviando sus
comentarios al equipo de mesa de ayuda de Colombia Evaluadora
soportes@colombiaevaluadora.co.

Agradecimientos
Este manual se realiz con la ayuda y apoyo del equipo de agentes de la mesa de
ayuda y de la comunidad de usuarios de Colombia Evaluadora.

INTRODUCCIN
A continuacin explicaremos como usar este manual y daremos unas pautas que
debera considerar antes de empezar a trabajar en el sistema.

Acerca de este manual

El objetivo de este manual es dar a conocer las funcionalidades y caractersticas del
sistema Colombia Evaluadora. Se explicar como configurar el sistema para encajar en
las necesidades del establecimiento educativo.
Los datos utilizados en los ejemplos son ficticios. Cualquier parecido con
establecimientos o funcionarios reales es pura coincidencia.

Primeros pasos
Poseer usuario autorizado
Antes de empezar a utilizar el sistema Colombia Evaluadora, debe identificarse con un
usuario y contrasea autorizado. Esto se realiza a travs de un procedimiento de
acceso que requiere un nombre de usuario y contrasea que le sern suministradas
por la persona encargada de administrar el sistema en el establecimiento educativo.
Configuracin del PC y otros requisitos
Para el uso del sistema Colombia Evaluadora, no es necesario instalar ningn software
en su computador dado que el sistema opera a travs de un navegador de internet.
Requerimientos mnimos:

PC o terminal con un navegador y una resolucin mnima de 980x500

Navegador: Firefox 35.0 o superior; Google Chrome40.0 o superior

Acceso al sistema
El administrador de su sistema Colombia Evaluadora, le proporcionar una URL para
acceder a travs del navegador. Una vez escriba esta URL en el navegador debe
presionar el icono IR del navegado o pulse <Enter>en el teclado.
Realizado lo anterior aparecer la pantalla de acceso. Aqu debe escribir el usuario y
la contrasea en los campos correspondientes para acceder al sistema. Tras introducir
estos valores hacer clic en el botn Ingresar.
Muchos navegadores son capaces de recordar su nombre de usuario
y contrasea para simplificar el acceso. Sin embargo, esto puede ser una
brecha de seguridad si no ests seguro de que nadie ms tiene acceso a
tu ordenador. No se recomienda activar esta funcin si el computador es
de uso pblico dado que personas no autorizadas podran tener acceso a
datos confidenciales.

Pgina de inicio
Despus de identificarse en la pgina de acceso se mostrar la pgina de inicio. Es
importante tener en cuenta que esta pgina mostrar opciones segn sea el rol o
permisos definidos al usuario.

Contenido de la pgina de inicio

El rea principal de la pgina, tal como se observa en la imagen, muestra una serie de
indicadores con la informacin ms relevante dependiendo del usuario que ha
ingresado.
En la parte superior izquierda del sistema se presentar el escudo y nombre del
establecimiento educativo adems del nombre de la sede y el periodo acadmico al
cual tiene permitido ingresar o actualizar informacin.
En la parte superior derecha del sistema se presentan las opciones que muestra la
cantidad de mensajes internos recibidos, las noticias publicadas no ledas y las
opciones de usuario (en estas se encuentran opciones para actualizar los datos del
usuario, cambiar de sesiones y cerrar el sistema).
En la parte izquierda del sistema se encuentra las opciones de navegacin estas
opciones, al igual que los indicadores, se cargarn teniendo en cuenta el usuario.
PRECAUCIN
No se recomienda usar los botones Inicio, Actualizar, Atrs y Adelante del
navegador. Estos botones pueden causar problemas cuando visualice
pginas con contenido generado dinmicamente.

Captulo 1. Establecimiento
El men del sistema ESTABLECIMIENTO contiene todas
las opciones que permiten definir periodos acadmicos y
de
evaluacin,
actualizar
la
informacin
del
establecimiento educativo, crear y actualizar las sedes,
grados y grupos.

Establecimiento Educativo.
Para realizar las modificaciones sobre la informacin que reportada en el sistema del
establecimiento educativo se de hacer clic en la opcin Establecimiento del men
Establecimiento.

Realizado lo anterior nos presenta en el rea principal la ventana anterior. Para

actualizar los datos del Establecimiento Educativo hacer clic sobre el icono de edicin
(lpiz al final de la fila).
En la ventana que carga se actualiza o agrega la informacin que se presenta en las
pestaas Datos Bsicos, Informacin Complementaria, Datos IE privadas (en caso de
ser necesario).
La informacin de las etiquetas que llevan asterisco(*) es absolutamente necesaria
para guardar; Sin embargo tambin otros datos que aun no son obligatorios son
importantes porque se utilizan en las salidas de reportes, estos datos son:

Escudo - adjunta el escudo del establecimiento y se muestra en constancias,

informes, carnet, etc.
Rector Institucin - Define el usuario rector del establecimiento.
Secretaria - Define el usuario administrativo que se desempea como secretaria
o secretario del establecimiento.
Resolucin de Aprobacin.

Sedes.
Para crear o realizar las modificaciones sobre la informacin reportada en el sistema
de las sedes del establecimiento educativo se debe hacer clic en la opcin Sede del
men Establecimiento.

Realizado lo anterior nos presenta en el rea principal la ventana anterior.

Creacin de nuevas sedes.
Para crear nuevas sedes debe hacer clic en el botn Agregar del listado de sedes y al
cargar la ventana procede a diligenciar la informacin que se presenta en el
formulario algunos datos solo podrn ser agregados a la sede despus de haber
guardado.
Para una correcta creacin de las sedes se debe tener en cuenta:

El consecutivo de la sede es el correspondiente al mismo que

reporte en el informe DANE C600.
Debe seleccionar las jornadas en las cuales se van a crear
grados en la sede.

Actualizar informacin de las sedes.

Para actualizar los datos de las sedes creadas hacer clic sobre el icono de edicin
(lpiz al final de la fila) de la sede. En la ventana que carga actualiza o realiza los
cambios requeridos y selecciona guardar para almacenar los cambios.
En la parte inferior de la ventana podr ver un botn de Informacin complementaria
en esta se reporta toda la informacin relacionada con infraestructura fsica,
infraestructura informtica, perifricos y medios de la sede.

Periodos acadmicos y de evaluacin

Un periodo acadmico es el ao escolar o ao lectivo, el cual segn las normativas
educativas vigentes est comprendido por cuarenta (40) semanas de clases para

educacin normal y de veinte (20) semanas para educacin semestralizada. Los

periodos de evaluacin son los segmentos en las cuales se divide un Periodo
Acadmico y cuyo nmero depende del establecimiento educativo.

Para crear o realizar las modificaciones de un periodo acadmico del establecimiento

educativo se debe hacer clic en la opcin Periodos acadmicos del men
Establecimiento.
Crear periodos acadmicos.
Para crear un periodo acadmico debe dar clic en el botn Agregar, saldr una vista
en la que debe definir:

Nombre: nombre del periodo acadmico por ejemplo 2012, 2013, 2014.
Ao lectivo: Seleccione el ao calendario del cual depende el periodo
acadmico.
Periodo Acadmico anterior: Seleccione el periodo acadmico en el cual se
encontrarn los estudiantes que se pre-matricularan en el que se desea crear.
Esto slo aplica cuando ya se cuenta con varios periodos acadmicos.
Fecha de inicio y Fecha de finalizacin: fecha en las que se inician y finalizan las
clases de este periodo acadmico.

Fecha Matrculas: hasta que da se podrn matricular estudiantes en este

periodo acadmico

Observaciones:

Dado que un establecimiento educativo puede presentar diferentes nmeros de

periodos de evaluacin en sus sedes las fechas de inicio y fin de los periodos
de evaluacin son diferente entre las sedes en la plataforma los periodos
acadmicos se crean por sedes, por lo que el periodo acadmico se agrega en
la sede que tenga en sesin.
Con el fin de poder replicar el periodo acadmico en otras sedes en la parte
inferior de la ventana de Agregar Periodos Acadmicos se presentar un listado
de las sedes creadas al establecimiento educativo. Slo debe marcar las sedes
en donde se debe crear un periodo acadmico similar al que se desea agregar.
La opcin Modificar masivamente que se observa en la ventana principal
(donde se listan los periodos acadmicos registrados) tiene como fin la de
hacer cambios de forma masiva a los periodos acadmicos que presenten las
mismas fechas o configuraciones (si realizo una replica de periodos acadmicos
por ejemplo)

Modificar periodos acadmicos

Para modificar un periodo acadmico debe hacer clic en el icono de edicin (lpiz al
final de la fila) del periodo acadmico que se desea modificar. En la vista que carga
hacer las modificaciones que desee, tenga en cuenta que si modifica las fechas de
inicio y finalizacin afectara a los periodos de evaluacin por lo que si ya creo los
periodos de evaluacin primero debe actualizar los periodos de evaluacin.

Copiar configuracin de un periodo acadmico anterior a un nuevo periodo

acadmico
Esta opcin permite realizar un copia exacta de la informacin registrada en un
periodo acadmico existente al periodo acadmico que hemos seleccionado para
modificar. La informacin que se copia la podemos corroborar en el cuadro de la
derecha de la vista.

Se omitirn de la copia todos aquellos elementos que ya tenga configurado el periodo

acadmico destino de la copia.
Para saber que informacin se ha copiado al periodo acadmico de pulsar el botn
que tiene el icono de la lupa del elemento que se desea consultar.
Crear un periodo de evaluacin.
Para crear un periodo de evaluacin debe hacer clic sobre el icono de edicin (lpiz al
final de la fila) del periodo acadmico.

En la vista que carga (imagen superior) hacer clic en la pestaa Periodo de Evaluacin
(imagen inferior).

En esta vista har clic en el botn Agregar para agregar un nuevo periodo de
evaluacin al hacer esto se presenta una ventana emergente en la que deber
diligenciar todos los datos. Por omisin todos los periodos de evaluacin se crean en
estado no calificables lo que quiere decir que no se podrn calificar hasta no cambiar
el estado a una valor que permita el ingreso de calificaciones.

Modificar un periodo de evaluacin

De manera similar a la creacin de periodos de evaluacin para modificar un periodo
de evaluacin se debe hacer clic sobre el icono de edicin (lpiz al final de la fila) del
periodo acadmico luego en la vista que carga hacer clic en la pestaa Periodo de
Evaluacin.

En esta vista se mostraran los periodos de evaluacin que han sido creados con
anterioridad paramodificarhacer clic sobre el icono de edicin (lpiz al final de la fila)
del periodo de evaluacin que desea modificar. Realiza los cambios y hacer clic en
guardar para almacenar.
Recomendaciones: no deje espacios o das libres entre las fechas de fin
e inicio de un periodo de evaluacin a otro, si lo hacer los das que no
estn cobijados por un periodo de evaluacin no podrn ser usados por
los docentes para registrar actividades, asistencias o anotaciones de
convivencia; es decir, por ejemplo la fecha de finalizacin del primer

periodo de evaluacin es 30 de marzo as que la fecha de inicio del

segundo debera ser 31 de marzo.

Grados y Grupos.
Para crear o realizar las modificaciones de los grados del establecimiento educativo se
debe hacer clic en la opcin Grados del men Establecimiento.

Crear Grados
Para crear los Grados debe hacer clic en el botn Agregar y en la vista que carga
diligenciar los valores. Es muy importante seleccionar el grado siguiente en el caso
que el grado que se esta creando tenga un grado que le siga.

Si tiene definidas las sedes del establecimiento educativo y el grado a crear existe en
otras sede puede usar la opcin replicar para que de forma automtica se cree el
grado en las sedes marcadas.

Modificar Grados
Para actualizar los datos de un grado debe estar en el listado de grados creados para
que haga clic sobre el icono de edicin (lpiz al final de la fila) del grado a modificar.
Realiza los cambios y hacer clic en guardar para almacenar.

Crear Grupos
Para agregar un grupo debe estar en el listado de grados creados para que haga clic
sobre el icono de edicin (lpiz al final de la fila) del grado en donde se va a crear el
grupo. Realizado lo anterior obtendr la siguiente vista.

Aqu se observa la informacin del grado. Para crear los grupos hacer clic en la
pestaa o solapa Grupos y en esta nueva vista hacer clic en el botn Agregar.

Modificar Grupos
Para actualizar los datos de un grupo debe editar el grado luego hacer clic en la
pestaa o solapa Grupos y en la nueva vista hacer clic en el icono de edicin (lpiz al
final de la fila)del grupo para que actualice la informacin del grupo.

Para una correcta creacin de los grupos debe tener en cuenta lo

siguiente:

El campo Grupo hace referencia al cdigo que identificara al

grupo en las listas del establecimiento educativo.
En el valor del campo Grupo no puede tener por ningn motivo
espacios, puntos, comas o caracteres especiales.

Captulo 2. Planes de estudio

El men del sistema PLAN DE ESTUDIO contiene todas las
opciones que permiten definir especialidades, nfasis, reas,
asignaturas, planes de estudio, horarios, asignaciones
acadmicas y escalas de valoracin. Todas estas opciones se
definen para el periodo acadmico y sede que estn en uso.
Para conocer el periodo acadmico en el que van a quedar
registradas estos valores debe observar en la parte superior
del sistema all debajo del nombre del establecimiento se muestra la sede y el periodo
acadmico en sesin lo que es lo mismo decir en uso.

nfasis
Tiene como fin el de asociar las especialidades acadmicas o tcnicas establecidas
obligatoriamente por el MEN a los nfasis que aplica el establecimiento educativo.
Para crear o realizar las modificaciones de los nfasis del establecimiento educativo se
debe hacer clic en la opcin nfasis del men Plan de Estudio.

Crear nfasis
Para crear nfasis debe hacer clic en el botn agregar y diligenciar los datos que se
solicitan.

Cdigo - Cdigo o abreviacin que usar la plataforma en los reportes o

estadsticas, esta puede ser de dos a cinco caracteres; tenga cuidado de no
repetir abreviaciones porque podra generar confusin.
nfasis - Nombre del nfasis que se desea crear.
Especialidad - Seleccione la especialidad a la que se va asociar el nfasis.

Modificar nfasis
Para editar o hacer modificaciones de un nfasis existente debe hacer clic sobre el
icono de edicin (lpiz al final de la fila) del nfasis que se desea modificar.

reas
Para crear o realizar las modificaciones de las reas del establecimiento educativo se
debe hacer clic en la opcin rea del men Plan de Estudio.
Crear reas
Para crear las reas en la ventana que sale en el area principal debe realizar las
siguientes acciones.

Damos clic en el botn Agregar.

Buscamos y seleccionamos el rea General. El rea general es un listado de las
reas predefinidas en la plataforma y cumple la funcin de consolidar los
resultados de todas las notas para obtener estadsticas sin importar el cdigo
que le definan los diferentes establecimientos educativos.
Abreviacin - Cdigo o abreviacin que usar la plataforma en los reportes o
estadsticas, esta puede ser de dos a cinco caracteres; tenga cuidado de no
repetir abreviaciones porque podra generar confusin.
Designa el nombre que desea designar al rea. Esto es para uso interno del
establecimiento por ejemplo el rea se llama Ciencias naturales y educacin
ambiental pero el establecimiento desea dejar solo Ciencias Naturales lo puede
hacer.

Todo los valores de esta vista son obligatorios.

Modificar reas
Para modificar un rea existente debe ubicarse en el listado de reas para que en la
listas busque el rea que desea modificar. Cuando encuentre el rea debe hacer clic
sobre el icono de edicin (lpiz al final de la fila.

Asignaturas
Para crear o realizar las modificaciones de las asignaturas del establecimiento
educativo se debe hacer clic en la opcin Asignaturas del men Plan de Estudio.

Crear Asignaturas

Damos clic en el botn Agregar.

Selecciona el rea al que se va agregar la asignatura.

Buscamos y seleccionamos la Asignatura General. Al igual que rea general

las Asignaturas Generales son un listado de asignaturas predefinidas en la
plataforma y cumple la funcin de consolidar los resultados de todas las
notas para obtener estadsticas sin importar el cdigo que le definan los
diferentes establecimientos educativos.

Designa el nombre de la asignatura.

Selecciona un nfasis para la asignatura en caso que aplique.

Abreviacin - Cdigo o abreviacin que usar la plataforma en los reportes

o estadsticas, esta puede ser de dos a cinco caracteres; tenga cuidado de
no repetir abreviaciones porque podra generar confusin.

Asigne un color a la asignatura, esta se tiene en cuenta en los horarios.

Modificar Asignaturas
Para editar o hacer modificaciones en las asignaturas debe hacer clic sobre el icono de
edicin (lpiz al final de la fila) de la asignatura que se desea modificar.

Planes de estudio
Para crear o realizar las modificaciones de los planes de estudio del establecimiento
educativo se debe hacer clic en la opcin Plan de Estudio del men Plan de Estudio.

Crear Plan de Estudio

Damos clic en el botn Agregar.
Cdigo - Cdigo o abreviacin que usar la plataforma en los reportes o
estadsticas, esta puede ser de dos a cinco caracteres; tenga cuidado de no
repetir abreviaciones porque podra generar confusin.
Designa el nombre del plan de estudio.

Agregar asignaturas al plan de estudio

Despus de creado el plan de estudio se deben agregar las asignaturas que lo
conforman para ello de realizar los siguientes pasos

Regresar a la vista donde se lista los planes de estudio creados. Esto lo hacer al
pulsar el botn cancelar.
Hacer clic sobre el icono de edicin (lpiz al final de la fila) del plan de estudio
al que se desea agregar asignaturas.
En la vista que carga hacer clic en la pestaa Asignaturas Actuales del Plan de
Estudio.

Para agregar asignaturas debe dar clic sobre la asignatura del cuadro que est
a la derecha de la ventana y que tiene por ttulo Asignatura(s) Disponible(s).

Al hacer esto saldr un recuadro donde debe colocar la intensidad horaria que
tendr la asignatura. Tambin se muestra dependiendo el criterio para calcular
la nota del rea un campo para definir las influencia de la asignatura en el rea,
esto es el porcentaje que tendr la asignatura para el calculo del rea as que si
la asignatura ser agregada al plan junto con otra del mismo rea debe asignar
un porcentaje a cada asignatura que no superen el 100%. Para finalizar
establezca si la asignatura es de matricula obligatoria, para que se matriculen
automticamente a los estudiantes en donde sea definido este plan de estudio.

Por ultimo hacer clic en guardar para anexar la asignatura al plan de estudio.

Modificar asignaturas de un plan de estudio.

Para modificar la configuracin de una asignatura asignada en un plan de estudio,
debe realizar los siguientes pasos.

Regresar a la vista donde se lista los planes de estudio creados. Esto lo hacer al
pulsar el botn cancelar.
Hacer clic sobre el icono de edicin (lpiz al final de la fila) del plan de estudio
al que se desea agregar asignaturas.
En la vista que carga hacer clic en la pestaa Asignaturas Actuales del Plan de
Estudio.
En la pestaa Asignaturas Actuales del Plan de Estudio ubicar el recuadro de la
izquierda que tiene por ttulo Asignaturas Actuales del Plan de Estudio y hacer
clic en el icono de edicin (lpiz al final de la fila) de la asignatura que se desea
editar.

Al hacer clic en la accin citada se presentar la siguiente ventana

Aqu podr realizar las siguientes acciones.

Modificar la intensidad horaria de la asignatura.

Modificar el nmero de crditos de la asignatura.
Definir si la asignatura influye o no en la obtencin del desempeo acadmico
del estudiante.
Definir si la asignatura se debe matricular obligatoriamente a los estudiante al
realizar la matricula.

Definir si la asignatura influye o no en la aprobacin del estudiante.

Cambiar los formatos y modelos como se presentan las notas.
Cambiar la escala de la asignatura.
Cambiar que elementos se procesaran y como se procesaran para obtener la
calificacin de la asignatura en los periodos de evaluacin.
Permitir o no la creacin y uso de logros, actividades y criterios.

Asignaciones acadmicas
Para crear o realizar modificaciones de las asignaciones acadmicas de los docentes
del establecimiento educativo se debe hacer clic en la opcin Asignaciones
Acadmicas del men Plan de Estudio.

En esta ventana podr observar el listado de docentes que tienen asignado rol docente
en la sede que este visitando; Este listado muestra adems de los nombres y apellidos
el usuario que utiliza el docente para ingresar al sistema la cantidad de asignaturas
que tiene el docente asignadas y la opcin que permite consultar las asignaturas
asignadas al docente o realizar nuevas asignaciones.
Realizar asignaciones al Docente.
Hacer clic sobre el icono de edicin (lpiz al final de la fila) del docente al que
se desea agregar asignaturas.
Para agregar asignaturas debe dar clic sobre la asignatura del cuadro que est
a la derecha de la ventana y que tiene por ttulo Asignatura(s) Disponible(s).

Al hacer esto en el cuadro izquierdo sern listadas las asignaturas agregadas al

Docente.

La asignaturas las puede agregar de forma individual como se indica en

el punto superior o de forma masiva utilizando el icono agregar
asignaturas encontradas

Esta opcin tiene la funcionalidad de asignar al docente todas las

asignaturas que se muestran en el cuadro de asignaturas disponibles.
Para una correcta asignacin debe realizar la bsqueda de forma
correcta. Ejemplo:

Si el docente Agustn Pedraza es docente del grupo A del grado Primero

y debe tener asignado todas las materias que segn plan de estudio se
dictan en este grado debe digitar el grado luego escribe el grupo y por
ltimo la jornada del grupo hacer clic en el Icono de la Lupa para
realizar la bsqueda y cuando se presenten las asignaturas ene l cuadro
de asignaturas disponibles hacer clic en el Icono agregar asignaturas
encontradas.
Eliminar asignaciones acadmicas.
Para eliminar las asignaciones acadmicas realizadas a los docentes debe realizar los
siguientes pasos.

Hacer clic sobre el icono de edicin (lpiz al final de la fila) del docente al que
se desea agregar asignaturas.
Para agregar asignaturas debe dar clic sobre la asignatura del cuadro que est
a la derecha de la ventana y que tiene por ttulo Asignatura(s) Disponible(s).
En el cuadro izquierdo donde se listan las asignaturas que tiene el docente
debe hacer clic en el objeto de seleccin (casilla o recuadro gris al inicio de la
fila) de las asignaturas que desea remover al docente.
Hacer clic en el botn Eliminar.
Confirmar el proceso de eliminacin de la o las asignaturas seleccionadas.

Escalas de Valoracin.
Para crear o realizar las modificaciones de las valoraciones utilizadas en el proceso de
evaluacin del establecimiento educativo se debe hacer clic en la opcin Escalas de
valoracin del men Plan de Estudio.

Crear Escalas
Para crear las escalas debe hacer clic en el botn Agregar y en la vista que carga
diligenciar los valores.

Modificar Escalas
Para actualizar los datos de una escala existente debe estar en el listado de escalas
creadas para que haga clic sobre el icono de edicin (lpiz al final de la fila) de la
escala a modificar. Realiza los cambios y hacer clic en guardar para almacenar.

Crear Valoraciones
Para agregar las valoraciones de la escala debe estar en el listado de escalas creadas
para que haga clic sobre el icono de edicin (lpiz al final de la fila) de la escala en
donde se va a crear las valoraciones. Realizado lo anterior obtendr la siguiente vista.

Aqu se observa la informacin de la escala. Para crear las valoraciones debe hacer
clic en la pestaa o solapa Consultar Valoraciones y en esta nueva vista hacer clic en el
botn Agregar.
Modificar Valoraciones
Para actualizar los datos de las valoraciones debe editar la escala luego hacer clic en la
pestaa o solapa Grupos y en la nueva vista hacer clic en el icono de edicin (lpiz al
final de la fila) de la valoracin en la que desea realizar cambios.

Para una correcta creacin de las valoraciones debe tener en cuenta lo

siguiente:

El campo Nombre hace referencia al nombre de la valoracin

que se crear.
Los porcentajes son obtenidos realizando el clculo
correspondiente.

Ejemplo: en una escala numrica cuya nota mxima es diez (10)

si la valoracin a crear en el desempeo bsico que comprende
las notas numricas de seis (6) a ocho (8) los porcentajes mnimo
y mximo serian 60% y 80% se obtiene al realizar el clculo
siguiente PI = (6 10) 100 PF = (8 10) 100
En el valor del campo Porcentaje equivalente hace referencia al
porcentaje que debe utilizar el sistema para asignar cuando se
califique usando simbologa y poder realizar los clculos de
forma correcta.

Captulo3. Configuracin
El men del sistema CONFIGURACION contiene
todas las opciones que permiten definir los criterios
para la aprobacin y reprobacin de los periodos
acadmicos; adems de la configuracin primordial
para la creacin de planes de estudio.

Configuraciones Generales.
Contiene los parmetros que permite la configuracin de los planes de estudio y los
clculos a realizar para la obtencin de las notas definitivas de periodo de evaluacin y
finales del periodo acadmico.
Criterio para definir los clculos
Este grupo de parmetros definen como debe realizar el sistema los clculos de las
notas registradas para la obtencin de las notas definitivas.

Formatos y modelos de calificacin

Este grupo de parmetros define la escala predeterminada que se debe asignar al
momento de agregar asignaturas al plan de estudio as como tambin cuales son las
valoraciones (numricas o literales) que se debe usar al momento de evaluar las
asignaturas.

Permisos y accesos
Este grupo de parmetros definen los permisos y la posibilidad de acceso al sistema.

Elementos para obtener el clculo de notas

Este grupo de parmetros complementan la definicin del sistema de evaluacin del
establecimiento educativo.

Definido los valores de los parmetros anteriores debe hacer clic en el botn Guardar,
para que se guarden los cambios en el sistema, en el recuadro que saldr debe marcar
los planes de estudio en los que debe afectar estos cambios de forma inmediata.
Esta opcin puede ser utilizada para parametrizar de forma masiva cierto grupo de
planes de estudio; es decir, puede realizar la configuracin y solo marcar unos planes
de estudio y volver hacer cambios y marcar otros planes de estudio.
La configuracin de esta ventana no es referente para conocer como est configurado
el sistema dado que desde planes de estudio cada asignatura puede ser modificada
con una parametrizacin diferente a la contenida en esta ventana.

Criterios de promocin
Contiene los parmetros que permite la configuracin de los criterios que debe tener
en cuenta el sistema para definir la aprobacin o reprobacin de un periodo
acadmico.
Los criterios de promocin se definen por grados y solo afectan a los grados de la sede
a la cual este visitando en el momento de la configuracin de estos.
Configurar criterios de promocin
Para crear o realizar modificaciones de los criterios de promocin del establecimiento
educativo debe realizar los siguientes pasos:

Hacer clic sobre el icono de configuracin (engranaje al final de la fila) del

grado al que se desea configurar los criterios de promocin.

En la nueva vista que se presenta definir cules son los criterios que el sistema
debe tener en cuenta para que el estudiante apruebe el grado que cursa.

Para finalizar debe hacer clic en el botn guardar para que almacenar los
cambios efectuados.

Estos valores deben ser definidos por cada grado de la o las sedes que tenga en el
establecimiento educativo. Para agilizar el diligenciamiento al final se listan los grados
de la sede actual para que seleccione, en el caso de ser necesario, los grados en
donde se aplicar la misma parametrizacin.

Captulo 4. Matriculas
El men del sistema MATRICULAS contiene todas las
opciones relacionadas con los procesos de
matrcula, inscripcin, pre-matrcula, traslado, retiro
y promocin de estudiantes.

Matriculas
Para crear inscripciones de estudiantes nuevos, hacer pre-matrculas de estudiantes
antiguos, solicitar traslados de estudiantes de otros establecimientos, promover
anticipadamente estudiantes con desempeo muy altos o simplemente realizar retiros
de estudiantes por desercin se debe hacer clic en la opcin Matricula del men
Matricula.

Crear Inscripciones
Para crear inscripciones de estudiantes debe hacer clic en el botn Agregar
Inscripcin y en la vista que carga diligenciar los valores. Todos los valores que se
solicitan son necesarios; sin embargo, existen valores que puede ser omitidos y
diligenciados ms adelante.
La informacin esta divida en tres pestaas y cada pestaa tiene grupos de datos. Los
valores que son absolutamente necesarios estarn marcados con un asterisco de color
rojo (*).
Al finalizar debe hacer clic en el botn guardar. La inscripcin se almacenar en la
sede y periodo acadmico que este visitando.

La inscripcin se debe realizar a todos los estudiantes que no estn

registrados en el sistema Colombia Evaluadora. Los estudiantes
antiguos debe ser pre-matriculado y los de otros establecimientos que
tengan el sistema Colombia Evaluador deben ser trasladados

Pre-matricular estudiantes antiguos

Para realizar las pre-matrculas de estudiantes debe hacer:

Seleccionar los estudiantes que se van a pre matricular.

Hacer clic en el botn Pre-Matricular.

Seleccionar los grados y grupos de las sedes a donde va quedar registrada la
pre-matricula.

Hacer clic en el botn aceptar para guardar.

Para poder realizar este proceso debe haber definido y configurado el
ao lectivo y periodo acadmico siguiente de la sede del
establecimiento educativo.

Trasladar estudiantes de otro establecimiento educativos

Para realizar solicitudes de traslado de estudiantes debe hacer:

Hacer clic en el botn Traslado.

Diligenciar los datos Tipo Documento y Nmero de Identificacin..

Hacer clic en el botn Consultar.

El sistema realizar la consulta del estudiante y de acuerdo al estado de la
matricula se presentar la informacin del estudiante y habilitar el botn
Trasladar para realizar la solicitud de traslado.

Lo siguiente es hacer clic en el botn trasladar para efectuar el traslado del

estudiante hacia el establecimiento educativo
En el recuadro que aparece debe seleccionar el grado y grupo en donde debe
quedar registrado el traslado.
Para finalizar hacer clic en guardar.

Los Traslados quedan registrados en las sedes desde donde se realizan

las solicitudes de traslados. Los traslados quedan registrados con el
estado Esperando Aprobacin el cual cambia solo cuando el
establecimiento en donde estaba el estudiante haga la aprobacin del
traslado.

Matricular estudiantes
Para realizar las matrculas de estudiantes debe hacer:

Seleccionar los estudiantes que se van a matricular.

Hacer clic en el botn Matricular.
Se presentar un recuadro con el listado de los estudiantes seleccionados y dos
opciones SI -NO al hacer clic en SI confirma que se debe matricular los
estudiantes seleccionados la opcin NO cancela el proceso de matricular
estudiantes.
Solo puede matricular estudiantes que tengan algunos de estos tipos
Inscripcin, Pre-matricula o Traslado. Este proceso tiene en cuenta el
valor asignado en periodo acadmico en el campo Fecha Matricula si la
fecha de cuando realiza la matricula es superior a la fecha registrada en
este campo el sistema no puede completar esta accin (porque supera
el lmite de hasta cundo se pueden hacer matriculas).

Retirar estudiantes
Para realizar retiro de estudiantes debe hacer lo siguiente:

Seleccionar el o los estudiantes que se van a retirar.

Hacer clic en el botn Retirar.
Se presentar un recuadro con el listado de los estudiantes seleccionados y dos
opciones SI - NO al hacer clic en SI confirma que se debe cambiar el estado de
la matricula a los estudiantes seleccionados por RETIRADO, la opcin NO
cancela el proceso de retirar estudiantes.

Reingresar estudiantes retirados

Para realizar el reingreso de estudiantes debe hacer lo siguiente:

Seleccionar el o los estudiantes retirados.

Hacer clic en el botn Activar.
Se presentar un recuadro con el listado de los estudiantes seleccionados y dos
opciones SI - NO al hacer clic en SI confirma que se debe cambiar el estado de
la matricula a los estudiantes seleccionados por CURSANDO, la opcin NO
cancela el proceso de activar estudiantes.

Promover anticipadamente estudiantes

Para realizar la promocin anticipada de estudiantes debe hacer lo siguiente:

Selecciona el estudiante que desea promover anticipadamente.

Hacer clic en el botn Promocin anticipada.

En el recuadro que resultante diligenciar la informacin y anexar el documento

que autoriza la promocin anticipada.

Hacer clic en el botn aceptar para guardar.

Geo-referenciacin
Muestra la ubicacin geogrfica de las sedes o estudiantes teniendo en cuenta la
informacin de residencia registrada a las sedes y estudiantes del establecimiento
educativo.

Importar datos de matricula

Permite la importacin de inscripciones de estudiantes mediante la utilizacin de hojas
de clculo. Este proceso solo es posible si el estudiante no se encuentra registrado en
sistema en ningn establecimiento educativo.

Trasladar estudiantes
Esta opcin del men Matriculas es la que autoriza la solicitud de traslado realizados
por otros establecimientos sobre estudiantes que estaban cursando en el
establecimiento actual.

Para realizar la aprobacin del traslado debe hacer lo siguiente:

Hacer clic en el icono de aprobacin de traslado.

Para rechazar la solicitud de traslado debe hacer lo siguiente:

Hacer clic en el icono de rechazar traslado

Diligenciar el formulario justificando el motivo de la no aprobacin del traslado
Hacer clic en el botn aceptar.

Con el fin de no presentar dificultades con este proceso le agradecemos tener en

cuenta las siguientes recomendaciones:

Tener configurado los grupos para los grados en donde va a trasladar a los
estudiantes.
Estar visitando el periodo acadmico en el cual va a registrar el traslado del
estudiante.
Solo puede hacer traslado de estudiantes con estado Matrcula: Cursando.
NO PUEDE realizar traslado de estudiante con traslado pendientes de
aprobacin.

Homologar calificacionesde estudiantes trasladados

Si realiza traslados de estudiantes cuando el periodo acadmico de la sede educativa
tiene como estado abierto el sistema le activa la opcin homologar calificaciones, en la
pestaa asignaturas matriculadas del estudiante, esto con el fin de realizar el traslado
de las notas definitivas de las asignaturas en los periodos de evaluaciones calificados
que seleccione.
Para Homologar las calificaciones debe hacer lo siguiente:

Hacer clic en la opcin Matriculas del men Matriculas.

Buscar el estudiante Trasladado, Si aun no ha realizado la matricula del
estudiante debe realizar este procedimiento para proseguir con los siguiente
puntos.
Hacer clic sobre el icono de edicin (lpiz al final de la fila) del estudiante.
Hacer clic en la pestaa Asignaturas Matriculadas.

Hacer clic sobre el botn Homologar Calificaciones.

En el recuadro seguir el asistente para completar el proceso de homologacin.
o Paso 1: Asociar Periodos de evaluacin.

Paso 2: Asociar Asignaturas.

Paso 3: Confirmar Resultado homologacin.

Captulo 5. Evaluacin y Asistencia

El men del sistema EVALUACION contiene todas
las opciones relacionadas con los procesos de
creacin y calificacin de actividades, definicin de
descriptores, calificacin de periodos de evaluacin
e informe final; Tambin se define la aprobacin o
reprobacin del periodo acadmico.

Actividades
Para crear y modificarlas actividades, talleres, exmenes, trabajos en clases debe
hacer clic en la opcin Actividades del men Evaluacin.

Crear actividades
Para crear actividades debe realizar los siguientes pasos:

Hacer clic en el botn Agregar.

Diligenciar los datos solicitados.

Hacer clic en el botn Guardar.

Las actividades se crean en la asignatura seleccionada; sin embargo, en

la parte inferior el sistema presenta un listado de los grupos del mismo
grado en los que el docente tiene asignada la misma asignatura con el
fin de replicar la actividad en esos grupos.
Para que el sistema permita crear las actividades debe tener definido
en las configuraciones generales el valor SI en la configuracin Califica
con Actividades.
Segn se la configuracin definida en el plan de estudio de la asignatura
seleccionada los campos a diligenciar al momento de crear la actividad
pueden variar.

Modificar actividades
Para modificar actividades debe realizar los siguientes pasos:

Realizar la bsqueda de la actividad que desea modificar. Las bsquedas de la

actividad se realizan mediantes los cuadros de bsqueda que se encuentran en
la parte baja de cada columna del listado de actividades.
Hacer clic sobre el icono de edicin (lpiz al final de la fila) de la actividad.
Realizar los cambios que desea realizar en la actividad.
Cuando finalice con los cambios debe hacer clic en el botn guardar para
finalizar y guardar cambios.

Eliminar actividades
Para eliminar actividades debe realizar los siguientes pasos:

Realizar la bsqueda de la actividad que desea eliminar. Recuerde que las

bsquedas de actividades se realizan mediantes los cuadros de bsqueda que
se encuentran en la parte baja de cada columna del listado de actividades.
Seleccionar la actividad marcado con el puntero del mouse la casilla de la
actividad que va a eliminar y que se encuentra en la primera columna del
listado de actividades.
Hacer clic en el botn Eliminar.
El sistema presentar un mensaje de confirmacin con las actividades
seleccionadas y dos (2) de respuesta SI NO, al realizar clic en la opcin SI
estar confirmando el proceso de eliminacin de la actividad o actividades
seleccionadas; hacer clic en NO cancela el proceso de eliminacin.
No podr eliminar si se presentan las siguientes condiciones
o

Tiene calificaciones reportadas en las actividades.

o
o

Ha sido asociada a un descriptor en el proceso de calificacin de

asignatura.
La actividad ha sido calificada a estudiantes que se han cambiado de
grupos, se han retirados o han sido promovidos anticipadamente.

Criterios, saberes o actividades principales

En algunos establecimientos educativos desarrollan las actividades o talleres de los
periodos enmarcadas en una actividad o grupo principal de denominan segn sea su
plan de estudios como criterios, saberes, etc.
Si en el establecimiento educativo toda actividad que el docente desarrolle con los
estudiantes debe ser creada asignndose a uno de los siguientes saberes:

Saber: Es la parte cognitiva, encargada de los conocimientos que el alumno

adquiere en toda su formacin.
Saber Hacer: Es la parte de la aplicacin, encargada de la prctica que el
alumno realiza una vez tenga lo cognitivo (Saber).
Saber Ser: Es la parte de las emociones, encargada del desarrollo humano que
el alumno adquiere durante su formacin.

Y el resultado del periodo de evaluacin depender del clculo sobre los saberes y no
sobre las actividades, puede configurar el sistema para reportar estos criterios,
saberes o actividades principales; para ello debe asignar el valor SI en la variable
Calificar con Criterios de la opcin ConfiguracinGeneral del men CONFIGURACIN.
Crear criterios, saberes o actividades principales
Para crear criterios, saberes o actividades principales debe ingresar a la opcin
actividades del men EVALUACION y realizar los siguientes pasos:

Hacer clic en el botn Agregar.

Diligenciar los datos solicitados.
Hacer clic en el botn Guardar.

El sistema le permite crear criterios, saberes o actividades principales de forma

masiva por grados teniendo en cuenta las asignaturas de los planes de estudio de cada
grupo. Para realizar este proceso debe hacer clic en el botn Agregar Criterios
Masivos y diligenciar los datos solicitados.
Modificar criterios, saberes o actividades principales
Para modificar criterios, saberes o actividades principales debe ingresar a la opcin
actividades del men EVALUACION y realizar los siguientes pasos:

Realizar la bsqueda del criterio, saber o actividad principal que desea

modificar. Recuerde que las bsquedas se realizan mediantes los cuadros de
bsqueda que se encuentran en la parte baja de cada columna del listado.

Hacer clic sobre el icono de edicin (lpiz al final de la fila) del criterio, saber o
actividad principal.
Realizar los cambios que desea realizar.
Cuando finalice con los cambios debe hacer clic en el botn guardar.

Eliminar criterios, saberes o actividades principales

Para eliminar criterios, saberes o actividades principales debe ingresar a la opcin
actividades del men EVALUACION yrealizar los siguientes pasos:

Realizar la bsqueda de los criterios, saberes o actividades principalesque

desea eliminar. Recuerde que las bsquedas de actividades se realizan
mediantes los cuadros de bsqueda que se encuentran en la parte baja de cada
columna del listado de actividades.
Seleccionar la actividad marcado con el puntero del mouse la casilla los
criterios, saberes o actividades principales que va a eliminar y que se
encuentra en la primera columna del listado de actividades.
Hacer clic en el botn Eliminar.
El sistema presentar un mensaje de confirmacin con los criterios, saberes o
actividades principalesseleccionadas y dos (2) de respuesta SI NO, al realizar
clic en la opcin SI estar confirmando el proceso de eliminacin; hacer clic en
NO cancela el proceso de eliminacin.
No podr eliminar si se presentan las siguientes condiciones
o
o
o

Tiene calificaciones reportadas.

Ha sido asociada a un descriptor en el proceso de calificacin de
asignatura.
Ha sido calificada a estudiantes que se han cambiado de grupos, se han
retirados o han sido promovidos anticipadamente.

Planilla de actividades
Para calificar actividades, criterios, saberes o actividades principales alos estudiantes
del establecimiento educativo debe ingresar a la opcin Planilla de Actividades del
men EVALUACION.

Calificar actividades, criterios, saberes o actividades principales

Para calificar actividades, criterios, saberes o actividades principales debe realizar los
siguientes pasos:

Seleccionar el grado.
Seleccionar el grupo.
Seleccionar la asignatura.
Seleccionar el periodo a calificar.
En la lista de estudiante hacer clic sobre el recuadro de la celda en la que
interceptan la actividad y el estudiante.

Hacer clic sobre la valoracin, smbolo o carita que desea asignar al estudiante,
igualmente si lo desea puede digitar la calificacin desde el teclado.
Repetir el anterior para calificar cada estudiante.
Al finalizar hacer clic en el botn guardar para almacenar en el sistema las
calificaciones seleccionadas.

Calificar actividades, criterios, saberes o actividades principales masivamente

Para calificar actividades, criterios, saberes o actividades principales a un varios
estudiantes al tiempo debe realizar los siguientes pasos:

Seleccionar el grado.
Seleccionar el grupo.
Seleccionar la asignatura.
Seleccionar el periodo a calificar.
En la lista de estudiante hacer clic sobre la casilla de seleccin que esta al final
del nombre del estudiante de aquellos en los que va calificar con la misma
valoracin, smbolo o carita.

Seleccionados los estudiantes procedemos a seleccionar la o las actividades;

para esto debe hacer clic en la casilla de seleccin de la actividad ubicada en la
parte superior de la columna.

Procedemos a hacer clic sobre el botn asignar nota masiva y en el recuadro

que se muestra har clic sobre la valoracin, smbolo o carita que desea asignar
a los estudiantes seleccionados.
Cuando finalice de calificar debe hacer clic sobre el botn guardar para
almacenar en el sistema las calificaciones seleccionadas.

Eliminar calificaciones actividades, criterios, saberes o actividades principales

Para eliminar las calificaciones registradas en actividades, criterios, saberes o
actividades principales debe realizar los siguientes pasos:

Seleccionar el grado.
Seleccionar el grupo.
Seleccionar la asignatura.
Seleccionar el periodo a calificar.
En la lista de estudiante hacer clic sobre la casilla de seleccin que esta al final
del nombre del estudiante. Debe seleccionar los estudiantes que quiere
eliminar la calificacin.

Seleccionados los estudiantes procedemos a seleccionar la o las actividades a

las cuales les va a eliminar calificaciones.

Procedemos a hacer clic sobre el botn Eliminar; debe confirmar la solicitud

para que el sistema proceda con la eliminacin.
Realizado lo anterior tenga en cuenta que:
o
o
o

Las notas eliminadas no podrn ser recuperadas.

Si califica con criterios al eliminar la nota de la actividad se elimina la
nota del criterio.
No debe hacer clic en guardar despus de usar el botn eliminar si lo
hace el sistema almacena al estudiante la menor calificacin posible y lo
tendr en cuenta como calificable.

Imprimir calificaciones registradas

Para los docentes que deseen generar una copia de la informacin que acaban
de ingresar el sistema presenta en la ventana de planilla de actividades el icono
el cual cumple la funcin de generar un reporte en formato pdf de las calificaciones
que tenga la planilla seleccionada.

Descriptores de desempeo
Para crear o modificar descriptores de desempeo, logros o juicios valorativos para el
proceso de evaluacin de los estudiantes del establecimiento educativo debe ingresar
a la opcin Descriptores de Desempeo del men EVALUACION.

Crear descriptores de desempeo

Para crear descriptores de desempeo o logros debe realizar los siguientes pasos:

Hacer clic en el botn Agregar.

Diligenciar los datos solicitados.
o Seleccionar Grado
o Seleccionar Grupo
o Seleccionar Asignatura
o Si el descriptor que se crear va ser usado para el informe final debe
marcar SI en descriptor promocional, si el descriptor es para uno de los
periodos de evaluacin coloque NO y seleccione el periodo para el cual
va a crear el descriptor.
o Seleccionar un Aspecto

Escribir el descriptor en forma general, tenga en cuenta que segn lo

que escriba en esta rea se va a crear un descriptor por cada
desempeo definido en la escala de valoraciones. Estos descriptores
por valoraciones lo puede ir observando en el cuadro de la derecha de
la ventana que lleva por titulo Descriptores de Desempeo.
Hacer clic en el botn Guardar.
o

Modificar descriptores de desempeo

Para modificar descriptores de desempeo debe ingresar a la opcin Descriptores de
Desempeo del men EVALUACION y realizar los siguientes pasos:

Realizar la bsqueda del descriptor que desea modificar. Recuerde que las
bsquedas se realizan mediantes los cuadros de bsqueda que se encuentran
en la parte baja de cada columna del listado.
Hacer clic sobre el icono de edicin (lpiz al final de la fila) del descriptor.
Realizar los cambios que desea realizar.
Cuando finalice con los cambios debe hacer clic en el botn guardar.

Eliminar descriptores de desempeo

Para eliminar descriptores de desempeo debe ingresar a la opcin Descriptores de
Desempeo del men EVALUACION y realizar los siguientes pasos:

Realizar la bsqueda de los Descriptores de Desempeo que desea eliminar.

Recuerde que las bsquedas de actividades se realizan mediantes los cuadros
de bsqueda que se encuentran en la parte baja de cada columna del listado de
actividades.

Seleccionar el Descriptores de Desempeo marcando con el puntero del

mouse la casilla de los Descriptores de Desempeo que va a eliminar, esta
casilla se encuentra en la primera columna del listado de Descriptores de
Desempeo.
Hacer clic en el botn Eliminar.
El sistema presentar un mensaje de confirmacin con los Descriptores de
Desempeo seleccionadas y dos (2) de respuesta SI NO, al realizar clic en la
opcin SI estar confirmando el proceso de eliminacin; hacer clic en NO
cancela el proceso de eliminacin.
No podr eliminar si se presentan las siguientes condiciones
o

Ha sido asociado el descriptor en el proceso de calificacin de

asignatura.

Calificacin de asignaturas
Para asignar la calificacin del periodo de evaluacin o iniciar el proceso de clculo
de la calificacin de la asignatura a partir de las calificaciones registradas por el
docente en las planillas de actividades a los estudiantes del establecimiento educativo
debe ingresar a la opcin Calificacin de Asignaturas del men EVALUACION.

Calificar de asignaturas
Para realizar la calificacin de las asignaturas en los periodos de evaluacin debe
realizar los siguientes pasos:

Seleccionar el grado.
Seleccionar el grupo.
Seleccionar la asignatura.
Seleccionar el periodo a calificar.
En la lista de estudiante hacer clic sobre la casilla de seleccin del estudiante
marcando aquellos en los que va calificar con la misma valoracin, smbolo o
carita.

Hacer clic en el botn Reportar Calificaciones.

En el recuadro que se presenta debe hacer clic en el cuadro de texto
calificacin de asignatura.

Hacer clic sobre la valoracin, smbolo o carita que desea asignar al estudiante,
igualmente si lo desea puede digitar la calificacin desde el teclado.

En la lista de descriptores seleccionar los descriptores que debern salir en el

informe descriptivo (boletn de periodo) y junto a el asignar la calificacin del
desempeo obtenido para indicar el avance del estudiante en el descriptor
seleccionado.
Hacer clic en el botn guardar para asignar las valoraciones y descriptores a
los estudiantes seleccionados.

Modificar calificaciones registradas

Para modificar puede realizar el proceso anterior o realizar los siguientes pasos:

Hacer clic sobre el icono de mostrar mas datos (cruz al inicio de la fila) del
estudiante. Se presentara el siguiente recuadro.

Realizar los cambios que desea realizar.

Cuando finalice con los cambios debe hacer clic en el botn Reportar
Calificaciones para guardar.

Automatizar la calificacin de asignaturas

Puede obtener la calificacin de la asignatura de forma calculad si ha realizado el
proceso de calificaciones de planillas de actividades para realizar el calculo
automtico a partir de las notas de las actividades del periodo de evaluacin de la
asignatura seleccionada debe realizar los siguientes pasos:

Despus de haber seleccionado

o Grado.
o Grupo.
o Asignatura.
o Periodo de evaluacin.
Hacer clic en el botn Automatizar Calificaciones.
Seleccionar los descriptores.
Definir la influencia o el porcentaje de las actividades sobre el descriptor.
Hacer clic en el botn calcular.

Calificacin final
Para asignar la calificacin o recuperacin del informe final o iniciar el proceso de
clculo de la calificacin final a partir de las calificaciones registradas por el docente
en los periodos de evaluacin a los estudiantes del establecimiento educativo debe
ingresar a la opcin Calificacin Final del men EVALUACION.

Soporte actividades
Esta opcin le permite a los docentes asociar a las actividades creadas en el periodo el
documento fsico que realiza el estudiante y que contiene la calificacin obtenida. Este
documento ser publicado en el portal del estudiante y del acudiente. Para realizar
esto debe ingresar a la opcin Soporte actividadesdel men EVALUACION.

El men del sistema ASISTENCIAS contiene todas las

opciones relacionadas con los procesos de creacin
de horarios y reporte de asistencias de los periodos
de evaluacin.

Horarios
Para crear o modificar horarios del establecimiento educativo debe ingresar a la
opcin Horariosdel men ASISTENCIA.

Planilla asistencia pordocente

Para realizar el reporte de asistencia a los estudiantesen las asignaturas que tengan
asignadas los docentes del establecimiento educativo debe ingresar a la opcin
Planilla Docentedel men ASISTENCIA.

Planilla asistencia para directores de grupo

Para realizar el reporte de asistencia a los estudiantes en todas las asignaturas de
forma masiva en los grupos que tengan asignados los docentes directores de grupo
del establecimiento educativo debe ingresar a la opcin Planilla Director de Grupo del
men ASISTENCIA