Qu es la gestin de proyectos?

Es el proceso de gestionar proyectos, y considera los siguientes puntos

clave:
- Cubre un amplio conjunto de sub proyectos, procesos, habilidades y
herramientas, pero los aspectos fundamentales de la gestin de proyectos son
directos y consistentes con todas las industrias.
- Para comprender de mejor manera la gestin de proyectos necesitamos
comprender qu es un proyecto, la naturaleza del proyecto nos da ideas
respecto del alcance y los desafos de la gestin de proyectos.
- Para entender la gestin debemos comprender lo que implica la palabra
gestionar en entornos de negocio.
Qu es un proyecto?
Es un trabajo desarrollado por una organizacin durante un tiempo determinado
para producir un resultado nico.
Ejemplos:
Construir una vivienda

Desarrollar una nueva aplicacin de software

Realizar una evaluacin de un proceso de manufactura

Crear un nuevo comercial de radio.

Esto contrasta con las operaciones que por su parte son actividades repetitivas
que sostienen a la organizacin.
Ejemplos:
Procesar ordenes de clientes
Ejecutar ordenes de produccin
Comparacin
Caracterstic
a

Proyecto

Operacin

Similitudes

Planificados, ejecutados, y
controlados. Desarrollados por
personas. Recursos restringidos

Planificadas, ejecutadas,
y controladas.
Ejecutadas por
personas. Recursos
restringidos.

Propsito

Cumplir sus objetivos y

terminar.

Mantienen a la
organizacin

Tiempo

Temporales
Inicio y fin definidos

Continuas

Personas

Dinmicas, equipos temporales,

se conforman para temas del
proyecto, no se alinean con la
estructura organizacional

Equipos funcionales
alineados con la
estructura
organizacional

Autoridad del
gestor

Varia de acuerda al tipo de

organizacin

Generalmente formal,
linea de autoridad
directa

Qu es gestionar?

Es el arte de aplicar la ciencia para planificar, organizar, implementar,

liderar y controlar el trabajo de un projecto para alcanzar las metas y
objetivos de la organizacin.
Es el proceso de definir un proyecto, desarrollar un plan, ejecutar el plan,
monitorear el progreso contra el plan, trabajar con obstculos, gestionar
riesgos y tomar acciones correctivas.
Es el proceso de gestionar demandas que compiten entre si y compensar
entre los resultados deseados del proyecto y las restricciones naturales
del proyecto.
Liderar un equipo que nunca ha trabajado junto antes para conseguir algo
que no se ha hecho antes en una cantidad de tiempo con dinero limitado.

Grupos de procesos

reas de conocimiento
1. INTEGRACION La gestin de la INTEGRACIN tiene como objetivo
asegurar que las diferentes partes del proyecto estn correctamente
coordinadas. Esto incluye el desarrollo del plan del proyecto, el plan de
ejecucin y el control de los cambios que puedan producirse.
2. ALCANCE La gestin del ALCANCE se ocupa de que el proyecto lleve a
cabo todo el trabajo necesario, y solamente el trabajo necesario, para
cumplir los objetivos marcados al inicio. Para ello se debe definir y planear
el alcance del proyecto, para despus verificar que se est cumpliendo y
eventualmente cambiarlo.
3. TIEMPO La gestin del TIEMPO tiene como objetivo asegurar que el
proyecto se lleve a cabo en los plazos previstos. Para ello hay que definir
la secuencia de actividades a realizar, as como su duracin y
coordinacin.
4. COSTE La gestin del COSTE tiene como objetivo que el proyecto se
complete con el presupuesto inicialmente aprobado. Esto lleva consigo la
planificacin de los recursos necesarios, la estimacin del coste de esto y
el control de los costes.
5. CALIDAD La gestin de la CALIDAD tiene como objetivo que el proyecto
satisfaga las necesidades para las que fue inicialmente diseado. Para ello
se debe planear, asegurar y controlar la calidad del proyecto en todo
momento, respecto a esas necesidades.
6. La gestin de RECURSOS HUMANOS tiene como objetivo la utilizacin
ms eficiente posible de las personas que participan en el proyecto, y

entre sus actividades estn el plan organizacional, la contratacin de

nuevos empleados y el desarrollo de los equipos.
7. COMUNICACIN La gestin de la COMUNICACIN tiene como objetivo
asegurar la correcta generacin, coleccin, diseminacin, almacenamiento
y eliminacin de la informacin del proyecto, en unos plazos determinado.
8. RIESGOS La gestin de RIESGOS tiene como objetivos identificar, analizar
y dar respuesta a los riesgos que amenacen la marcha del proyecto. Estos
riesgos tienen que estar correctamente identificados y cuantificados, as
como los mecanismos de respuesta pertinentes.
9. ADQUISICIONES La gestin de ADQUISICIONES se encarga de adquirir los
bienes y servicios externos a la organizacin que lleva a cabo el proyecto.
Esto incluye la correcta planificacin de pedidos y proveedores y la gestin
de los contratos.
INTERESADOS
La gestin de la INTERESADOS tiene como objetivo asegurar la continua
comunicacin con los interesados (stakeholders), comprender sus necesidades y
expectativas, direccionar incidentes cuando ocurran, administrar los conflictos de
intereses para conseguir apoyo de los interesados en las decisiones y
actividades del proyecto.
Relacin entre areas de conocimiento y grupos de procesos
reas de
conocimien
to
4. Gestin de
la
integracin

GRUPOS DE PROCESOS
Inicio

Planificacin

Ejecucin

Monitoreo y
Control

4.1
Desarrollar el
acta de
constitucin
del proyecto

4.2
Desarrollar el
plan de
gestin del
proyecto.

4.3 Dirigir y
gestionar el
trabajo del
proyecto.

4.4
Monitorear y
controlar el
trabajo del
proyecto.
4.3 Ejecutar
el control
integrado de
cambios.

5. Gestin
del alcance
del proyecto.

5.1
Desarrollar el
plan de
gestin del
alcance.
5.2
Recolectar
requerimient
os.
5.3 Definir el
alcance.
5.4
Desarrollar
el WBS.

5.5 Validar el
alcance
5.6 Controlar
el alcance.

6. Plan de
gestin
del

6.1
Desarrollar el
plan de
gestin del

6.7 Controlar
el
cronograma.

Cierre
4.6 Cerrar el
proyecto o
fase.

tiempo.

cronograma
6.2 Definir
actividades.
6.3
Secuenciar
actividades.
6.4 Estimar
recursos para
la
actividades.
6.5Estimar la
duracin de
las
actividades.
6.6
Desarrollar el
cronograma.

Relacin entre areas de conocimiento y grupos de procesos

reas de
conocimien
to

GRUPOS DE PROCESOS
Inicio

Planificaci
n

Ejecucin

7. Gestin de
costos del
proyecto.

7.1
Desarrollar el
plan de
gestin de
costos.
7.2 Estimar
Costos.
7.3
Determinar
el
presupuesto.

8. Gestin de
la calidad del
proyecto.

8.1
Desarrollar el
plan de
gestin de la
calidad.

8.2 Ejecutar el
aseguramient
o de la
calidad.

9. Gestin de
recursos
humanos del
proyecto.

9.1
Desarrollar el
plan de
gestin de
recursos
humanos.

9.2 Adquirir el
equipo del
proyecto.
9.3
Desarrollar el
equipo del
proyecto.
9.4 Gestionar
el equipo del
proyecto.

10. Gestin
de
interesados
del proyecto.

10.1
Desarrollar el
plan de
gestin de
las
comunicacio
nes.

10.2 Gestionar
las
comunicacion
es.

Monitoreo y
Control
7.4 Controlar
los costos.

8.3 Controlar
la calidad.

10.3
Controlar las
comunicacio
nes.

Cierre

Relacin entre areas de conocimiento y grupos de procesos

reas de
conocimien
to

GRUPOS DE PROCESOS
Inicio

Planificacin

Ejecucin

Monitoreo y
Control

11. Gestin
de riesgos
del proyecto.

11.1
Planificar la
gestin de
riesgos del
proyecto.
11.2
Identificar los
riesgos.
11.3 Ejecutar
anlisis
cualitativo de
riesgos.
11.4 Ejecutar
anlisis
cuantitativo
de riesgos.
11.5
Planificar la
respuesta a
los riesgos.

12. Gestin
de
adquisicione
s del
proyecto.

12.1
Desarrolla el
plan de
gestin de
adquisiciones
del proyecto.

12.2. Conducir
las
adquisiciones.

12.3.
Controlar las
adquisiciones
.

13.2
Desarrollar el
plan de
gestin de
interesados.

13.3 Gestionar
el involucramiento de
interesados.

13.4
Controlar el
involucramie
nto de los
interesados.

13. Gestin
de
interesados
del proyecto.

13.1
Identificar
interesados.

FASES DEL PROYECTO

DIMENSIONES DE UN PROYECTO

Cierre

11.6
Controlar los
riesgos.

12.4 Cerrar las

adquisiciones.

El PMBOK define como TRIPLE CONSTRAINT a seis limitaciones que necesitan

control en el ciclo de vida del proyecto:
1. Costo.
2. Alcance
3. Calidad.
4. Satisfaccin del cliente.
5. Riesgo
6. Tiempo.
Una vez establecida la lnea base del proyecto, cualquier cambio que altere uno
de los parmetros, afecta a uno o ms de los dems. Sirve como instrumento de
negociacin, con el patrocinador o con el cliente, luego de pasar por un proceso
de control de cambios.
PROYECTOS, PROGRAMAS PORTAFOLIOS

Interesados de un proyecto
Personas cuyos intereses se ven afectados positiva o negativamente con el
desarrollo del proyecto. Es fundamental identificar desde el inicio y conforme
avanza el proyecto a los interesados.
interesados
patrocinador
gerentes
usuarios
equipo del proyecto
otros
Entregables
Cualquier producto, resultado o capacidad nicos requeridos para completar un
proceso, fase o proyecto. Los entregables son evidentes para el patrocinador o el
cliente.
Cliente
Persona o grupo de personas que utilizarn el producto, servicio o resultado del
proyecto Emite los criterios de aceptacin.
4.1 DESARROLLO DEL PLAN DE PROYECTO
Desarrollo del plan de proyecto utiliza las salidas de los otros procesos de
planificacin para crear un documento consistente y coherente que se puede
utilizar para guiar tanto la ejecucin de proyectos y control de proyectos. Este
proceso se itera casi siempre varias veces. Por ejemplo, el proyecto inicial puede

incluir recursos genricos y duraciones sin fecha, mientras que el plan final
refleja los recursos especficos y fechas explcitas. El plan del proyecto se utiliza
para:
Gua de la ejecucin del proyecto.
Documento de supuestos de planificacin del proyecto.
Documento de las decisiones de planificacin de proyectos en relacin con las
alternativas elegidas.
Facilitar la comunicacin entre las partes interesadas.
Definir revisiones de gestin de claves en cuanto al contenido, el alcance y el
calendario.
Proporcionar una lnea de base para medir el progreso y el control del proyecto.

4.1.1 Entradas para desarrollo del Plan de proyecto

.1 Otras salidas de planeacin. Todas las salidas de los procesos de
planificacin en las otras reas de conocimiento (Seccin 3.3 se presenta un
resumen de estos procesos de planificacin del proyecto) son insumos para la
elaboracin del plan de proyecto. Otras salidas de planeacin incluyen tanto
documentos base tales como la estructura de desglose del trabajo, as como el
apoyo de la cola. Muchos proyectos tambin requieren insumos especficos de un
rea de aplicacin (por ejemplo, la mayora de los proyectos de construccin
requerirn un pronstico de flujo de efectivo).
.2 La informacin histrica. La informacin histrica disponible (por ejemplo,
la estimacin de las bases de datos, registros de desempeo del proyecto
pasado) debera haber sido consultado durante los otros procesos de
planificacin del proyecto. Esta informacin tambin debe estar disponible
durante el desarrollo del plan de proyecto para ayudar con la verificacin de
hiptesis y la evaluacin de las alternativas que se identifican como parte de
este proceso.
.3 Las polticas organizacionales. Todas y cada una de las organizaciones
involucradas en el proyecto pueden tener polticas formales e informales, cuyos
efectos deben ser considerados. Las polticas de organizacin que por lo general
deben ser considerados incluyen, pero no estn limitados a:
Auditoras de gestin de procesos de calidad, objetivos de mejora continua.
directrices de personal de administracin, contratacin y despido, evaluaciones
de desempeo de los empleados.
presentacin de informes financieros controles de tiempo, gastos y
desembolsos requeridos opiniones, cdigos contables, las disposiciones del
contrato estndar.
.4 Limitaciones. Las restricciones son factores que limitarn del equipo de
gestin de proyectos
opciones. Por ejemplo, un presupuesto predefinido es una restriccin que es
altamente probable que limitar las opciones del equipo en relacin con el
alcance, la dotacin de personal, y el horario.

Cuando un proyecto se realiza bajo contrato, disposiciones contractuales

generalmente sern restricciones.
.5 Supuestos. Las suposiciones son factores que, a efectos de planificacin, se
consideraba para ser verdad, reales o ciertos. Por ejemplo, si la fecha en que una
persona clave estar disponible es incierta, el equipo puede asumir una fecha de
inicio especfica. Los Supuestos generalmente implican un cierto grado de riesgo.

4.1.2 Herramientas y Tcnicas para el Desarrollo del Plan del Proyecto

.1 Metodologa de planificacin metodologa de planificacin del
proyecto. Un proyecto es cualquier enfoque estructurado utilizado para guiar al
equipo del proyecto durante el desarrollo del plan del proyecto. Puede ser tan
simple como formularios y plantillas estndar (ya sea en papel o electrnica,
formal o informal) o tan complejo como una serie de simulaciones requeridas
(por ejemplo, anlisis de Monte Carlo del riesgo de horario). La mayora de las
metodologas de planificacin de proyectos hacen uso de una combinacin de
herramientas "duras" como el software de gestin de proyectos y herramientas
"blandas" como facilit la puesta en marcha reuniones.
.2 habilidades y conocimientos de las partes interesadas. Cada actor
tiene habilidades y conocimientos que pueden ser tiles en el desarrollo del plan
del proyecto. El equipo de gestin del proyecto debe crear un ambiente en el
cual los interesados pueden contribuir adecuadamente (ver tambin la Seccin
9.3, Desarrollo de Equipos). Quin contribuye, lo que aportan, y cuando variarn
Por ejemplo:
En un proyecto de construccin que se realiza en virtud de un contrato de
suma global, el ingeniero costo profesional har una importante contribucin al
objetivo de rentabilidad durante la preparacin de la propuesta cuando se est
determinando el monto del contrato.
En un proyecto en el que la dotacin de personal se define por adelantado, los
contribuyentes individuales pueden contribuir de manera significativa al logro de

los objetivos de costo y programacin mediante la revisin de la duracin y

esfuerzo estimaciones de razonabilidad.
.3 Sistema de informacin de gestin de proyectos (PMIS). Un sistema de
informacin de gestin de proyectos consiste en las herramientas y tcnicas que
se utilizan para recopilar, integrar y difundir los resultados de los otros procesos
de gestin de proyectos. Se utiliza para apoyar todos los aspectos del proyecto,
desde el inicio hasta el cierre y generalmente incluye tanto los sistemas
manuales y automatizados.
4.1.3 Las salidas del Plan de Desarrollo de Proyectos
.1 Plan del proyecto. El plan del proyecto es un documento formal, aprobado
utilizado para gestionar y ejecucin de proyectos de control. Debe ser distribuido
segn se define en el plan de gestin de las comunicaciones (por ejemplo, la
gestin de la organizacin ejecutante puede requerir una amplia cobertura con
poco detalle, mientras que un contratista puede requerir detalles completos en
un solo tema). En algunas reas de aplicacin, el trmino plan de proyecto
integrado se utiliza para referirse conjuntamente este documento.
Una distincin clara debe hacerse entre el plan del proyecto y las lneas de base
de medicin del desempeo del proyecto. El plan del proyecto es un documento
o conjunto de documentos que se deben esperar para cambiar el tiempo a
medida que haya ms informacin disponible sobre el proyecto. Las lneas de
base de medicin del desempeo representan un control de gestin que
generalmente cambiar slo de forma intermitente y luego en general, slo en
respuesta a un cambio de alcance aprobado.
Hay muchas maneras de organizar y presentar el plan del proyecto, pero
normalmente incluye todos los siguientes (estos elementos se describen con
ms detalle en otra parte):
Carta del proyecto.
Una descripcin del enfoque o estrategia (un resumen de los planes de gestin
individuales de las otras reas de conocimiento) la gestin de proyectos.
Declaracin del alcance, que incluye los resultados del proyecto y los objetivos
del proyecto.
Estructura de desglose de trabajo (X'BS) hasta el nivel en que el control se
ejercer.
Las estimaciones de costos, programadas fechas de inicio y asignaciones de
responsabilidad al nivel de la EDT en que el control se ejercer.
Lneas de base de medicin de rendimiento para horario y costo.
Principales hitos y plazos para cada uno.
El personal clave o requerido.
Los principales riesgos, incluidas las limitaciones y supuestos, y las respuestas
planificadas para cada uno.
Planes de gestin subsidiarios, incluyendo el plan de gestin del alcance, el plan
de gestin del cronograma, etc.
Cuestiones abiertas y decisiones pendientes.
Otras salidas de planeacin del proyecto deben ser incluidos en el plan formal en
base a las necesidades del proyecto individual. Por ejemplo, el plan del proyecto
para un gran proyecto general incluir un organigrama del proyecto.
.2 Apoyo a detalle. El detalle de soporte para el plan de proyecto incluye:
Las salidas de otros procesos de planificacin que no estn incluidos en el plan
del proyecto.

 informacin o documentacin adicional generados durante el desarrollo del

plan del proyecto (por ejemplo, las limitaciones y supuestos que no se conocan
previamente).
Documentacin tcnica tales como los requisitos, especificaciones y diseos.
Documentacin de las normas pertinentes.
Este material debe organizarse segn sea necesario para facilitar su uso durante
la ejecucin del plan del proyecto.