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frmulas y
funciones
de Excel
Bsico
y haz clic en l.
o Del men que se desplegar coloca el cursor sobre la opcin Todos los programas
O sobre la opcin
o Buscar Microsoft Office y luego hacer clic sobre
Para salir de Excel puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:
o
de la barra de ttulo
y luego en botn
La pant
pantalla inicial
Al inicializar Excel, por defecto, se muestra la ventana del men Inicio
La barra de ttulo contiene el nombre del documento sobre el que se est trabajando en ese momento. Cuando
creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre
que queramos. En el extremo de la derecha estn los botones para minimizar, restaurar y cerrar.
La barra de mens contiene las operaciones de Excel. Cada opcin del men mostrar distintas herramientas
La barra de frmulas nos muestra el contenido de la celda activa y el cuadro de nombres la casilla donde
estamos situados.
Cuadro de
nombres
Barra de
frmulas
La barra de etiquetas
hojas del libro de trabajo.
Las barras de desplazamiento permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rpida y sencilla,
simplemente hay que desplazar la barra arrastrndola con el mouse, o hacer clic en
Trabaj
abajando con Excel
Veremos cmo introducir y modificar los diferentes tipos de datos disponibles en Excel 2007, as como
manejar las distintas tcnicas de movimiento dentro de un libro de trabajo para la creacin de hojas de clculo.
Libro de trabajo
Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo que hacemos en este programa se
almacenar formando el libro de trabajo.
Los libros de trabajo de Excel tienen la extensin .XLS para que el computador los reconozca como tal.
Cuando se inicia una sesin de Excel automticamente se abre un nuevo libro de trabajo con el nombre
provisional de Libro1.
Cada vez que empezamos un nuevo trabajo, el nmero del libro ir variando dependiendo de cuntos se hayan
creado en esta sesin. As si empezamos otro trabajo, el nombre que se asigna ser Libro2, el siguiente Libro3, y
as sucesivamente.
Un libro de trabajo est formado por varias hojas, en principio constar de 3 hojas aunque el nmero de stas
puede variar entre 1 y 255. Los libros de trabajo son una gran herramienta de organizacin, ya que por ejemplo
todas las hojas referidas a un mismo proyecto o trabajo podran agruparse en un slo libro.
Hoja de clculo
La hoja de clculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro de trabajo. Es una
herramienta muy til para todas aquellas personas que trabajen con gran cantidad de nmeros y necesiten
realizar clculos u operaciones con ellos.
Es como una gran hoja cuadriculada formada por 16.384 columnas y 1.048.576 filas.
Cada columna se nombra por letras, por ejemplo A, B, C, . . ., .AA, AB, . . ., ZZ, AAA, , XFD
Cada fila se numera desde 1 hasta 1.048.576.
La interseccin de una columna y una fila se denomina Celda y se
nombra con el nombre de la columna a la que pertenece y a continuacin
el nmero de su fila, por ejemplo la celda B2 corresponde a la segunda
columna (columna B) y la segunda fila (fila 2). Al estar posicionado en
una celda, sta se denomina Celda activa; se identifica en el cuadro de
nombres y tambin aparece ms remarcada que las dems.
(en
el
INTRO
NTRODUCI
DUCIR DATO
DATOS
1. Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos.
2. Teclear los datos.
Aparecern en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Frmulas, como puedes observar en el dibujo
siguiente:
3. Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los siguientes mtodos:
INTRO: Se valida el valor para introducirlo en la celda y adems la celda activa pasa a ser la que se
encuentra justo por debajo.
Si antes de introducir la informacin cambias de opinin y deseas restaurar el contenido de la celda a su valor
inicial, slo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre la Caja de Cancelacin
de la barra
de frmulas.
MOD
MODIFICAR
CAR DATO
DATOS
Para modificar los datos ingresados:
1. Seleccionar la celda adecuada.
2. Activar la Barra de Frmulas pulsando la tecla F2 o ir directamente a la barra de frmulas haciendo clic en
la parte del dato a modificar. La Barra de Estado cambiar de Listo a Modificar.
3. Modificar la informacin.
4. Pulsar INTRO o hacer clic sobre el Cuadro de Aceptacin.
Tipos de datos
En una Hoja de Clculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son:
VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un
nmero, una fecha u hora, o un texto.
FRMULAS / FUNCIONES, es decir, una secuencia formada por valores constantes, referencias a otras
celdas, nombres, funciones, operadores. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de
clculo. En una frmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y
funciones. La frmula se escribe en la barra de frmulas y debe empezar siempre por el signo =.
CERRAR
RRAR UN LIBRO DE TRAB
RABAJO
Una vez hayamos terminado de trabajar con un archivo, convendr salir de l para no estar utilizando memoria
intilmente. La operacin de salir de un documento recibe el nombre de Cierre del documento. Se puede cerrar
un documento de varias formas.
A) Haciendo clic en el botn cerrar que se encuentra al lado derecho de la barra de men
2.
B) En la pestaa Inicio, hacer doble clic en alguno de los botones que se encuentran en la parte inferior
derecha de las opciones Fuentes, Alineacin o Nmero
Mostrar la ventana:
Al seleccionar la pestaa Nm
Nmero,
ero podrs especificar en que formato deben ser mostrados los datos que se
almacenan en las celdas. Para ello, se debe escoger la categora, teniendo las alternativas:
Nmero
Moneda
Contabilidad
Fecha
Hora
Porcentaje
Fraccin
Cientfica
Texto
Especial
Personalizada
La categora Nmero permite especificar:
o El nmero de decimales, en:
decimales:
Posiciones
La orientacin que tendr el texto almacenado en las celdas. Para ello debes
especificar los grados o arrastrar con el mouse la palabra Texto (o la lnea que le
procede) de Orientacin.
ALTO Y ANCHO
ANCHO DE CELDAS
CELDAS
Para cambiar el alto de una fila, debes seguir los siguientes
pasos:
Seleccionar la fila (o las filas), haciendo clic sobre el
columnas
Clic en botn secundario y seleccionar Ancho de
columna
Digite el nmero (ancho) en la ventana que se muestra
la
(o seleccionar varias
INSERTAR
ERTAR COLUM
LUMNAS
NAS
La insercin de columnas la puedes realizar:
Seleccionando la columna que quedar a la derecha de la nueva o estando en una celda de la columna
que quedar a la derecha de la nueva.
Clic en botn secundario del mouse
De la ventana que emerge, seleccione la opcin Insertar
rtar
Seleccionar opcin Insertar toda una columna
Clic en Aceptar
Para insertar ms de una columna, basta que seleccione tantas columnas o
celdas como nmero de columnas que quiera insertar. Recuerde que las
columnas insertadas quedarn a la izquierda de su seleccin.
INSERTAR
ERTAR FILAS
LAS
La insercin de filas la puedes realizar:
Seleccionando la fila que quedar bajo la nueva o estando en
una celda de la fila que quedar bajo la nueva.
Clic en botn secundario del mouse
De la ventana que emerge, seleccione la opcin Insertar
rtar
Seleccionar opcin Insertar toda una fila
fila
Clic en Aceptar
Para insertar ms de una fila, basta que seleccione tantas filas o celdas
como nmero de filas que quiera insertar.
Recuerde que las filas insertadas quedarn arriba de su seleccin.
ELIMINAR
NAR FILAS
LAS / COLUM
COLUMNAS
NAS
a. Si selecciona las columnas (clic en la letra que la identifica y arrastrar el mouse sobre ellas) o las filas (clic
en el nmero que las identifica y arrastrar el mouse por el nmero de las siguientes):
Clic en botn secundario del mouse
En la ventana que se despliega, clic en opcin Eli
Eliminar
b. Si selecciona las celdas:
Clic en botn secundario del mouse
Clic en opcin Eliminar
Si elimina filas, seleccionar la opcin Toda la fila
fila o
Desplazar las celdas hac
hacia arri
arriba
Si se eliminan columnas, seleccionar Toda la col
columna o
Desplazar las celdas hac
hacia la izqui
quierda
INSERTAR
ERTAR HOJ
HOJAS DE CL
CLCULO
CULO
Por defecto un libro trae 3 hojas de clculo. Para insertar debe seguir los siguientes pasos:
Sobre alguna pestaa de hoja
Clic en Aceptar
clic en botn
ELIMINAR
NAR UNA
UNA HOJA
HOJA
Ubicar el cursor sobre el nombre de la hoja que requiere eliminar, presionar botn secundario del mouse y
seleccionar la opcin Eliminar.
Para eliminar varias hojas debes seleccionarlas, para ello pincha en una de ellas y luego manteniendo
presionada la tecla CTRL haz clic en las restantes.
CAM
CAMBIAR NOM
NOMBRE A UNA
UNA HOJA
HOJA
Ubicar el cursor sobre el nombre de la hoja, presionar botn secundario y seleccionar la opcin Cambiar
nombre.
DAR
DAR FORMATO CONDICIONAL
NAL A CELDAS
CELDAS
Consiste en dar un formato a las celdas seleccionadas (color a la fuente, sombreado de celda y/o bordes de sta)
dependiendo de una condicin. Para ello debes:
Seleccionar las celdas a la que se aplicar el formato condicional
En Estilos de la pestaa Inicio, Clic en Formato condicional
Desplegar la vent
entana:
Sel
Seleccionar opc
opcin y de la vent
entana que despliegue las opc
opciones
nes
restantes
ORDENAR
RDENAR DATO
DATOS
Para ordenar, lo primero que debes hacer es seleccionar todas las celdas que contengan datos relacionados y
luego:
En Modificar de pestaa Inicio
clic Ordenar y filtrar
Desplegar la ventana:
Al seleccionar la primera opcin (Ordenar de menor a mayor) ordenar los datos seleccionados ascendentemente
de acuerdo a los que se encuentran en la primera columna de tu seleccin.
Al seleccionar la segunda opcin (Ordenar de mayo a menor) ordenar los datos seleccionados
descendentemente de acuerdo a los que se encuentran en la primera columna de tu seleccin.
Al seleccionar la tercera opcin (Orden personalizado) podrs especificar las columnas por las que se ordena y la
condicin. Se despliega la siguiente ventana:
Al hacer clic en
Al hacer clic en
Al hacer clic en
Nota:
Las celdas mixtas son aquellas que solo mantienen fija la fila o la columna. stas se mencionan
anteponiendo el smbolo $ a la que se mantiene fija.
Por ejemplo:
$F4 al copiar, la fila cambia pero la columna siempre ser la F
E$9 al copiar, la columna cambia pero la fila siempre ser la 9
Frmulas
Para que una frmula sea reconocida como tal, debe ser antecedida por el smbolo =
Por ejemplo, se debe calcular la Nota Final, sabiendo que Nota1
equivale al 25%, Nota2 al 35% y Nota3 al 40%
Para las notas que se encuentran en la fila 3, la frmula ser:
=A3*0,25 + B3*0,35 + C3*0,4
Funciones
Para insertar una funcin, active el men Insertar y de ste seleccione Funcin (o haga clic en el botn
de la barra de herramientas Estndar), mostrar la siguiente ventana:
Funcin CONTAR
Y presenta una amplia gama de grficos por realizar, de acuerdo a la siguiente imagen:
3) Pulsamos y se abrirn las opciones correspondientes al tipo de grfico Columna. Seleccionamos el grfico
especfico que deseamos
4) Ya estar creado en nuestra hoja de trabajo, el grfico de la informacin que hemos seleccionado
Como vemos es un grfico en el que se presentan los meses en el eje de las abscisas y en el eje de las
ordenadas se presentan las ventas en valores monetarios. Las columnas representan los dos productos
de inters.
Hasta ac hemos creado un grfico sencillo, sin embargo podemos mejorar la presentacin, colocndole un ttulo
y nombre a los ejes coordenados.
Excel una vez habiendo creado un grfico, abre en la barra de herramientas tres pestaas que comprenden
las funciones especficas para edicin y formato de un grfico. Veamos cuales son estas tres nuevas pestaas,
se denomina Herramientas de grficos
c) En el grfico de la hoja de trabajo aparecer un rectngulo denominado Ttulo del grfico, donde
escribiremos el nombre
2) Se desplegarn las opciones. Primero seleccionamos Ttulo del eje horizontal primario, y luego donde
queremos visualizar el ttulo del eje, para este caso Ttulo bajo el eje
4) Escribimos en el rectngulo el nombre del eje, que en este caso representa los Meses
5) Luego pulsamos nuevamente Rtulos del eje y seleccionamos Ttulo de eje vertical primario,
especficamente Ttulo girado en este caso
6) En el grfico aparecer un rectngulo en el eje de las ordenadas que dir Ttulo del eje.
7) Escribiremos en este rectngulo el signo de dlar "$", que es lo que est representando el eje
Para modificar el tipo de grfico, nos posicionamos sobre l y buscamos en la barra de herramientas de
grfico el cono Cambiar tipo de grfico.