Metodologa de los estudios de Organizacin y Mtodos

Como toda tcnica o herramienta profesional los estudios de Organizacin &

Mtodos deben contar con una metodologa para su desarrollo, para el efecto
se han determinado cinco fases que de acuerdo a su secuencia ayudan a la
realizacin del mismo.

Planificacin del estudio.

Recopilacin de informacin.
Anlisis de la informacin.
Elaboracin y presentacin del informe final.
Implementacin y seguimiento.

Planificacin del estudio

Ningn esfuerzo de mejoramiento administrativo debe iniciarse sin una
cuidadosa planificacin y preparacin previa del curso de accin que habr de
seguirse para alcanzar su propsito.
El primer paso dentro de la planificacin del Estudio de Organizacin &
Mtodos es definir la naturaleza del problema y detectar las principales fallas a
resolver, para luego determinar con claridad el objetivo del estudio y con ello
evitar malos entendidos que obstaculicen o dispersen el trabajo.
Cuando se ha definido la naturaleza y el objetivo del estudio, debe llevarse a
cabo una investigacin preliminar o reconocimiento para determinar la
situacin actual y visualizar los estudios que se deben realizar, la complejidad
de la investigacin, las tcnicas ms apropiadas para realizarlo y los posibles
costos de las propuestas de solucin.
El estudio preliminar por ser el primer contacto con la realidad que se va a
estudiar, puede dar una idea de la magnitud del problema, detectar los
inconvenientes que pueden surgir durante el estudio proporcionando nuevos
elementos de juicio a considerar y como consecuencia de ello provocar una
reformulacin del estudio en trminos ms objetivos.
En trminos generales los objetivos de la investigacin preliminar son:

Determinar las necesidades especficas que existen dentro del campo de

aplicacin y la identificacin del problema que requiere atencin
prioritaria.
Descripcin detallada de la ubicacin, naturaleza y extensin del
problema.
Establecer el tipo de conocimientos tcnicos o habilidades que se
requerirn para resolver el problema.
Estimar el tiempo, recursos humanos y materiales que sern necesarios
para resolver el problema, as como las tcnicas administrativas.

Determinada la naturaleza y la magnitud del problema, definido el objetivo del

estudio y practicada la investigacin preliminar debe formularse el plan y los
programas de trabajo para llevarlo a cabo, examinando las diferentes opciones
para efectuar la investigacin definitiva y fijar las normativas y condiciones
generales que regirn su desarrollo.

Esta ltima etapa de la Planificacin del estudio debe presentarse en un

informe que indique la apreciacin del problema y el plan de trabajo que se
utilizar para resolverlo, especificando con claridad que es lo que se va a
realizar y por qu, en donde, cmo, cundo y quienes lo harn, as como las
acciones, los recursos, el tiempo y el costo de su elaboracin e
implementacin.
Este documento debe contener una explicacin clara y concisa de las reas de
investigacin que cubrir (sistemas, procesos, funciones, puestos, etc.) y de los
hechos, datos e informes que sean necesarios para llegar a conclusiones y
recomendaciones slidas y efectivas, a travs de la descripcin de los
siguientes contenidos:

Antecedentes y justificacin del estudio.

Propsito y objetivos del estudio y los resultados que se esperan obtener
Alcance y limitaciones del estudio.
Acciones o fases necesarias para lograr el objetivo.
Los recursos humanos, materiales y financieros necesarios en cada
accin o fase del estudio
El cronograma de actividades que indique las fechas de inicio o
terminacin de cada accin o fase del estudio.
Las estrategias y tcticas administrativas que se adoptarn para
conducir la investigacin
La delimitacin de responsabilidades para cada una de las fases del
estudio.
Los programas auxiliares de informacin y orientacin acerca de la
naturaleza y propsitos del plan.

El plan de trabajo debe someterse a la consideracin de las autoridades del

rea objeto de estudio y a la aprobacin de la alta gerencia, quienes
determinarn el costo-beneficio del proyecto, as como las implicaciones que
pueden darse dentro de la empresa si se realiza.
Recopilacin de informacin
Es importante recopilar informacin general de tipo documental sobre:
manuales, leyes, decretos, acuerdos, reglamentos, informes, estadsticas,
anuarios y estudios anteriores sobre el rea o problema a evaluar, as como
informacin especfica del campo de trabajo sobre: organigramas,
descripciones de puestos, expedientes del personal, datos sobre volmenes de
trabajo, descripcin de los principales procesos, relacin con otras
dependencias, condiciones y caractersticas de la ubicacin, espacios fsicos,
mobiliario y equipo; en general toda aquella informacin que especfica del
rea objeto de estudio.
Reunir y registrar aquellos hechos que permiten conocer y analizar lo que
realmente sucede en el rea objeto de estudio, evitar la formulacin de
impresiones deformadas de la realidad, incurrir en interpretaciones errneas,
falsas conclusiones y proponer medidas de mejoramiento que al aplicarlas
resulten inoperantes.
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En el proceso de recopilacin de datos se debe evitar recoger informacin

insuficiente o acumular hechos innecesarios que provoquen confusiones y
alarguen intilmente la duracin de la investigacin. Lo anterior solamente se
podr lograr teniendo siempre presente el objetivo del estudio y proceder
continuamente a su revisin y evaluacin con la finalidad de asegurarse de que
los datos tienen relacin con el problema, detectar si de ellos se desprenden
nuevos problemas y derivar posibles cambios o mejoras.
El registro de los datos recopilados debe quedar por escrito al momento de la
observacin de los hechos, para disponer de un historial completo del caso que
permita:

Respaldar las acciones que se formulen y las propuestas de cambio que

se implementen.
Comparar en cualquier fase de la investigacin los resultados parciales
con los planes y programas respectivos.
Facilitar la informacin al personal para que conozca los objetivos del
estudio, lo que se ha hecho y lo que falta por hacer, teniendo la
posibilidad de obtener sugerencias y/o recomendaciones para mejorarlo.
Archivar los informes o estudios sobre los trabajos realizados,
constituyen la mejor fuente de informacin para realizar trabajos
similares, evitando la duplicidad de esfuerzos y como un elemento de
apoyo por si existiera cambio del personal que realiza el estudio.

Las tcnicas generales que se utilizan para la recopilacin de los datos son la
investigacin documental, la entrevista, el cuestionario y la observacin
directa. La eleccin de las diversas tcnicas est en funcin de los objetivos de
la investigacin, de la naturaleza del problema de estudio, de los datos que
deban obtenerse, pero sobretodo de la visin y criterio del Analista.
Independientemente a la(s) tcnica(s) que se utilice, la labor de investigacin
debe afrontarse sin prejuicios por parte del Analista, sin opiniones
preconcebidas, adoptando una actitud amable y discreta a fin de ganarse la
voluntad y confianza del personal del rea de estudio y estimular la
participacin activa en los trabajos que se realicen y no propiciar la resistencia
al cambio por parte de ellos. Adems es importante que dentro de esta etapa
no se realice ningn tipo de ofrecimiento o promesa que no se tenga certeza y
posibilidades de ser cumplidas para evitar actitudes y criterios desfavorables
posteriormente.
La investigacin debe comprender la recopilacin de los antecedentes y datos
relativos a la situacin actual del rea evaluada. Entre los antecedentes se
encuentran los aspectos jurdicos que se vern involucrados dentro del
problema, los problemas similares que con anterioridad se hayan presentado y
las soluciones que se hayan recomendado o adoptado en su momento en un
intento de resolver el problema.

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Por lo que respecta a la situacin actual, para el estudio de Organizacin &

Mtodos es importante cubrir con aquella informacin que permita:

Definir los objetivos del rea afectada.

Conocer la estructura orgnica actual.
Revisar las polticas establecidas y las normas administrativas
relacionadas con el problema en estudio.
Determinar las funciones asignadas a cada rea y/o puesto de trabajo,
que tengan relacin con el problema.
Examinar las condiciones de trabajo, cultura organizacional, relaciones
internas y externas del personal, canales de comunicacin.

Anlisis de la informacin
Consiste en organizar los datos recopilados de acuerdo a los objetivos del
estudio de Organizacin & Mtodos, para someterlos a un proceso de anlisis o
examen crtico que permita descubrir los problemas y establecer cules son las
causas que impiden la operacin normal del sistema, procedimiento o mtodo
de trabajo, generando deficiencias, errores, retrasos o duplicaciones dentro de
su desarrollo.
Esta fase sirve de base para el desarrollo de alternativas de solucin a los
problemas detectados y/o que originalmente generaron la necesidad de
realizar el estudio y para la formulacin de recomendaciones de mejoramiento
administrativo en general.
El anlisis de una situacin o evento administrativo consiste en dividir o
separar sus elementos componentes hasta llegar a conocer la naturaleza, las
caractersticas y las causas que originan los problemas detectados, sin perder
de vista la relacin de interdependencia e interaccin que debe existir dentro
de ellos.
El propsito del anlisis es establecer las bases para proponer opciones de
solucin al problema que se estudia, con el fin de evaluarlas y establecer las
acciones o medidas correctivas que permitan la eliminacin del problema y el
mejoramiento administrativo del rea objeto de estudio.
El anlisis de la informacin provee de una descripcin ordenada de los datos,
para someterlos a un examen crtico que permita conocer todos sus aspectos y
detalles, y logre conducir los esfuerzos de racionalizacin a diagnosticar los
problemas.
Las actividades que conforman la fase del anlisis de la informacin deben
desarrollarse en la siguiente secuencia:

Conocer el hecho o la situacin que se analiza, o sea tener en mente el

objetivo del estudio.
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Describir claramente el problema o los problemas principales

detectados.
Descomponer cada uno de los problemas para conocer todos sus
detalles o particularidades.
Examinarlo crticamente y comprender cada uno de sus elementos
componentes.
Ordenar cada elemento de acuerdo al criterio de clasificacin elegido,
realizando comparaciones y buscando analogas o discrepancias con
otros hechos similares.
Definir las relaciones que operan entre cada elemento, considerndolos
individualmente y en conjunto, tomando en cuenta que los fenmenos
administrativos no se comportan en forma aislada y por s solos, sino
que son tambin causa-efecto de las circunstancias del ambiente interno
y externo que los rodea.
Formular un diagnstico de la situacin, identificando y explicando las
deficiencias y sus causas con el fin de resolverlos.

Para el anlisis de la informacin debe adoptarse un enfoque amplio e integral,

relacionando el problema con toda la organizacin y cada una de sus unidades
componentes.
Un enfoque muy eficaz al momento de realizar el anlisis consiste en adoptar
una actitud interrogativa y formular de manera sistemtica una serie de
preguntas que resumen la justificacin de las actividades administrativas. Es
importante que las preguntas se realicen con mucha objetividad y claridad para
lograr obtener las respuestas adecuadas y lograr que la persona que responde
a las preguntas tambin llegue a cuestionarlas.
Las preguntas que se deben utilizar dentro del interrogatorio deben adecuarse
al evento o situacin que se est evaluando, la aplicacin queda a criterio del
Analista pero no debe pensarse en preguntas sofisticadas sino lo ms simple
posible, por ejemplo:

Qu se hace?
Para qu se hace?
En dnde se hace?
Cundo se hace?
Quin lo hace?
Cmo se hace?
Cunto cuesta hacerlo?
Etc.

Despus de obtener para cada una de las preguntas, respuestas claras y

precisas, estas debern someterse a un nuevo interrogatorio, planteando la
pregunta Por qu se hace?, a partir de ese momento se iniciar el examen
crtico de los datos y las nuevas respuestas que se obtengan darn la pauta
para la formulacin de acciones de mejoramiento. Esto ser posible mediante
la eliminacin, combinacin, cambio o simplificacin de alguno o todos los
elementos objeto de anlisis.
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Este sencillo procedimiento para el anlisis administrativo persigue la finalidad

de sugerir las bases para el examen crtico que debe aplicarse en un estudio de
Organizacin & Mtodos. Es evidente que el rigor con el que se analicen los
datos estar en relacin directa con el tipo de estudio que el Analista sea capaz
de emprender y del grado de desarrollo en que se encuentre el rea objeto de
estudio.
La eleccin de las tcnicas e instrumentos de anlisis obedecer a la
factibilidad de su aplicacin, a los estudios que se van a realizar, al apoyo
financiero y los recursos que sean accesibles, pero sobre todo a los
conocimientos y grado de preparacin del personal que realice las funciones de
Analista de Organizacin & Mtodos.
Elaboracin y presentacin del informe final
Comprende la elaboracin de un documento que describe los hallazgos y las
alternativas de cambio o solucin a los problemas detectados, incluye las
conclusiones y recomendaciones que a criterio del investigador permitirn un
mejor desarrollo administrativo dentro del rea evaluada.
La bsqueda de opciones de mejoramiento administrativo se inicia en la fase
de la planificacin o construccin del estudio de Organizacin & Mtodos, la
cual presupone una labor inversa a la efectuada durante el proceso de anlisis,
es decir, que los elementos separados y desagregados en el proceso anterior
se combinan mediante una labor de sntesis, formando nuevas unidades,
integradas en tal forma que proporcionen las respuestas adecuadas a las
interrogantes planteadas a lo largo de la investigacin, lo cual no es ms que
llegar a las conclusiones del estudio.
Como resultado de las conclusiones a las que se llegue despus del anlisis de
los datos y de la formulacin del diagnstico de la situacin que origin el
estudio, pero sobre todo utilizando los conocimientos tcnicos, la imaginacin y
creatividad, el Analista estar en posibilidad de formular por lo menos dos
alternativas de solucin al problema evaluado, para presentarlas a manera de
sugerencia o recomendacin.
La redaccin de recomendaciones no debe incluir todas las opciones posibles
que se hayan detectado cuando estas sean muy numerosas, sino que conviene
seleccionar solamente las ms viables y las que puedan ocasionar mayor
impacto en los interesados. Cada opcin debe ser acompaada de la
estimacin de costos, los requerimientos de recursos, as como la descripcin
de sus ventajas y limitaciones.
En el desarrollo de alternativas u opciones para el diseo de un nuevo sistema
de trabajo es necesario combinar los insumos ( inputs ) con los productos
( outputs ), procesamiento, requerimiento y flujo de informacin, as como
tambin considerar la estructura de la organizacin, los objetivos, las polticas,
los planes de operacin, las funciones, los procesos, los recursos, la
distribucin del espacio y los controles que cada una de las alternativas
requieren para la implementacin del cambio.
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Antes de proceder al desarrollo de las recomendaciones en un estudio de

Organizacin & Mtodos, se deben tener presentes las siguientes
consideraciones y/o sugerencias:

No perder de vista los objetivos iniciales que motivaron la realizacin del

estudio.
La experiencia de trabajos realizados con anterioridad pueden ser
valiosas, pero debe combatirse la tendencia a apegarse a soluciones que
sigan ciertos patrones establecidos dentro de la organizacin.
Es de suma importancia que a quienes resulten directamente afectados
por los cambios y recomendaciones se les d oportunidad de
participacin en las evaluaciones antes de que se tomen las decisiones
finales.
Dar preferencia a las recomendaciones prcticas o viables,
entendindose por ellas las que dentro de las condiciones que
prevalecen dentro del rea objeto de estudio sean las ms factibles de
aproximarse a la realidad.
Considerar las limitaciones que puedan emanar de disposiciones
jurdicas y administrativas cuando presenten dificultades para su
modificacin.
Descartar soluciones que requieran de complejos esquemas de
cooperacin por parte de ms de una unidad, cuando esta sea difcil de
lograr.
Aprovechar toda la ayuda disponible con el objeto de llegar a mejores
resultados, atendiendo las inquietudes, comentarios y opiniones del
personal que labora dentro del rea de estudio y de otras personas
ajenas a ella, as como la asesora de especialistas en campos
determinados.

La mejor solucin ser aquella que permita realizar un trabajo o tomar una
decisin dentro del tiempo mnimo requerido y con el aprovechamiento
adecuado de los recursos disponibles, para obtener resultados en un corto
plazo.
Todas las recomendaciones que se presenten dentro del informe final deben
incluir la formulacin del programa para su implementacin que determine las
actividades que deben desarrollarse y la secuencia de su realizacin,
acompaado del cronograma que indique las fechas en las cuales deber
iniciar y terminar cada una de las actividades del programa, dejando
establecido quien debe ser el responsable del control total del proyecto y de
cada una de sus actividades componentes.
Las recomendaciones que se sugieran deben presentarse por escrito,
redactndose para ello un informe que adems de exponer las razones que
fundamentan los cambios propuestos faciliten la toma de decisiones al
respecto.
El informe debe ser redactado de acuerdo a la naturaleza y caractersticas de
los lectores, lo cual har variar la forma y el contenido del mismo dependiendo
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a quien vaya dirigido. Los funcionarios de alto nivel requieren informes

condensados que les permitan tomar con cierta seguridad decisiones correctas
y oportunas, los cuales deben ser redactados en lenguaje exento de
tecnicismos y detalles muy particulares. Los informes tcnicos y detallados
debern reservarse para aquellas personas que se vern involucradas en la
implementacin de los cambios sugeridos.
Puede ser de mucha utilidad incluir en el informe grficas, diagramas, cuadros
y dems instrumentos de anlisis administrativos que se consideren elementos
auxiliares para apoyar las propuestas y recomendaciones, pero que sobretodo
faciliten la interpretacin y anlisis de las alternativas de solucin.
Los resultados de los estudios de Organizacin & Mtodos deben ser
presentados directamente al Gerente general y al personal involucrado en su
aprobacin y en su ejecucin. La presentacin no debe ser extensa ni tediosa,
por lo que debe ponerse mucho empeo en su contenido y apoyarse con
ayudas audiovisuales y materiales para hacerla ms atractiva.
Los resultados deben ser diseados, preparados y presentados por los
Analistas encargados de la evaluacin, para que las recomendaciones sean
comprendidas y las dudas sean aclaradas en el mismo momento.
El objetivo de la preparacin del informe es dar a conocer los resultados del
estudio de Organizacin & Mtodos al nivel gerencial y a las autoridades del
rea objeto de estudio, para obtener la aprobacin y apoyo necesarios para su
implementacin.
Una vez que las autoridades competentes decidan sobre la alternativa a
implementar, se estar en condicin de disear el nuevo sistema y la
implementacin del mismo.
Implementacin y seguimiento
Se refiere a la puesta en prctica del nuevo sistema y comprende la integracin
de los recursos humanos y materiales necesarios y la ejecucin del programa
previsto bajo la supervisin y asesora del Analista creador del sistema.
La implementacin de las recomendaciones formuladas puede ser considerada
ms importante que cualquiera de las otras fases desarrolladas con
anterioridad, ya que comprende el momento en el que la teora del estudio se
convierte en prctica y debe ponerse en vigor para solucionar los problemas
que lo motivaron.

Esta fase puede sub-dividirse en cuatro aspectos fundamentales, los cuales

son:

Formulacin de un programa para la implementacin del nuevo sistema.

Integracin de los recursos humanos y materiales que sean necesarios.
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Descripcin del nuevo diseo y capacitacin sobre el programa de

implementacin a los responsables de la ejecucin del programa.
Ejecucin del programa.

En la formulacin del programa de implementacin del nuevo sistema debe

determinarse las actividades que debern desarrollarse y la secuencia de su
realizacin, las cuales pueden representarse a travs de un diagrama o
cronograma de actividades.
En lo que respecta a la integracin de los recursos humanos y materiales es
importante considerar todos los requerimientos que sern necesarios para
cumplir adecuadamente con la implementacin del nuevo diseo, tales como
caractersticas del personal, de las instalaciones, del mobiliario y equipo,
formularios y papelera en general, as como los documentos administrativos
de soporte al cambio entre los que se pueden mencionar, manuales
administrativos, reglamentos e instructivos entre otros.
Definitivamente no basta con formular un programa de implementacin e
integrar los recursos humanos y materiales necesarios, si no se describe y
capacita sobre el nuevo diseo y el programa de implementacin a los
responsables de la ejecucin del mismo.
Con base a los requerimientos del nuevo sistema y al programa de
implementacin que se decida utilizar se debe seleccionar y capacitar al
personal que vaya a estar involucrado con los nuevos procedimientos y
mtodos de trabajo. Tomando como base los manuales e instructivos que se
desarrollen para que pueda ejecutar sus labores correctamente y adquiera el
conocimiento mnimo necesario de las actividades que le corresponder
desarrollar dentro del proceso total.
En este aspecto es importante resaltar que el logro de la implementacin del
nuevo sistema no es responsabilidad del Analista que tuvo a su cargo la
evaluacin, los implementadores deben ser los integrantes del rea de
desarrollo, por lo que la adecuada capacitacin y convencimiento de cada uno
de ellos es de suma importancia para lograr establecer quin o quines sern
los responsables directos de la ejecucin del programa total y de cada una de
las etapas que lo integran.
La participacin del Analista de Organizacin & Mtodos al momento de poner
en prctica sus recomendaciones, constituye un requisito esencial, ya que su
misin no concluye con la formulacin de propuestas de mejoramiento y la
preparacin del programa de implementacin. Deber estar presente en el
lugar en donde se realicen los cambios durante todo el tiempo que se requiera
y de ser necesario regresar eventualmente en forma planificada y espordica al
lugar de implementacin del nuevo sistema.
En lo concerniente a la ejecucin del programa, la funcin del Analista de
Organizacin & Mtodos es nicamente de asesora y asistencia al personal
involucrado, quien deber participar solamente como orientador del Jefe de la
Unidad en desarrollo y del personal que deber ejecutarlo, durante el proceso
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de implementacin de las recomendaciones hasta que las mismas funcionen

adecuadamente y a la vez retroalimentarse con los problemas y las dificultades
que puedan surgir en esta fase.
Para prevenir los obstculos y la resistencia al cambio de quienes se vean
afectados por los nuevos mtodos de trabajo es necesario incluir programas de
informacin y orientacin sobre la naturaleza, propsito y bondades del nuevo
sistema.
Despus de cumplir con las actividades anteriores se procede a ejecuta el
programa, que no es ms que proceder a poner en operacin el nuevo sistema,
aplicando el mtodo de implementacin que previamente se haya
seleccionado, realizando las actividades programadas para el efecto y
siguiendo con los lineamientos fijados en los manuales e instructivos
respectivos.
La ejecucin del programa debe responder adecuadamente a la sencillez o
complejidad de los nuevos sistemas, no existe una sola metodologa para
realizarla, por lo que dependiendo de los cambios que se deseen implementar
se deber elegir entre alguna o varias de los mtodos que se describen a
continuacin:

El mtodo instantneo.
El proyecto piloto.
La implementacin en paralelo.
El mtodo parcial o por aproximaciones sucesivas.

Generalmente si el nuevo sistema es relativamente sencillo y no involucra un

gran volumen de operaciones o un nmero excesivo de unidades
administrativas, el mtodo de implementacin instantneo es el ms
aconsejable y el ms aceptado en la prctica.
Es una forma fcil de implementar los nuevos sistemas a menos de que los
cambios por sencillos que sean impliquen utilizacin de equipo diferente y
desconocido para el personal o exista alto grado de resistencia al cambio.
El mtodo de implementacin a travs del proyecto piloto consiste en realizar
un ensayo del nuevo sistema en tan solo una parte del total de la organizacin,
con la finalidad de medir su eficacia. Debe entenderse por esto que slo es
posible cuando existe una relativa semejanza en las condiciones que imperan
dentro del rea objeto de estudio o de la organizacin como un todo.
Su principal utilidad radica en que permite introducir los cambios en una escala
reducida, realizando cuantas pruebas sean necesarias para determinar la
validez y efectividad del sistema propuesto antes de operarlo en forma global.
Sin embargo sus desventajas no pueden generalizarse ya que no es posible
asegurar que lo que es vlido para una parte del todo, lo es tambin para las
partes restantes. Adems generalmente al proyecto piloto se destinan recursos
fuera de lo normal y atencin especial que no puede ampliarse posteriormente
a toda la organizacin.

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Cuando se trata de la implementacin de proyectos complejos y riesgosos para

la organizacin, es recomendable utilizar el mtodo de implementacin en
paralelo, el cual consiste en la operacin simultnea por un perodo
determinado de tiempo tanto del sistema tradicional como del que se va a
implementar. Esto permite realizar modificaciones y ajustes sin crear graves
problemas hasta que el nuevo sistema est funcionando normalmente antes de
que se suspenda la operacin del anterior.
Este mtodo garantiza mayor seguridad en las operaciones que se realizan
durante el cambio, ya que cualquier contingencia puede afrontarse sin
precipitaciones, tambin permite que el personal que se encargar del nuevo
sistema pueda familiarizarse con sus nuevas atribuciones sin la presin de
trabajar con la posibilidad de contener errores. Pero su mayor virtud est en
que permite realizar comparaciones de los nuevos mtodos contra los mtodos
tradicionales y verdaderamente medir su impacto.
El mtodo de implementacin parcial o de aproximaciones sucesivas es el ms
adecuado para implementar sistemas de gran magnitud y riesgo para la
organizacin, puede afirmarse que para estos casos es el nico que permite
realizarla con xito. Consiste en seleccionar parte del nuevo sistema o
pequeas porciones del mismo e implementarlas procurando no causar graves
alteraciones y avanzar al siguiente paso solamente hasta que se haya
consolidado suficientemente el anterior.
Se trata de un mtodo ms lento y cmodo que los anteriores, por lo que en
ocasiones requerira ms tiempo que el previsto inicialmente. Sin embargo esta
aparente desventaja se compensa ya que asegura un cambio gradual
perfectamente controlado.
Estando implementado el nuevo sistema debe observarse su funcionamiento
con el propsito de determinar que los objetivos del sistema se estn logrando,
cerciorarse de que todos sus elementos componentes estn operando
adecuadamente, realizar los afinamientos o modificaciones necesarias y
confirmar que todas las rutinas reemplazadas estn efectivamente
descontinuadas.
Los mecanismos para obtener la informacin que se utilice para comprobar la
eficacia de las mejoras implementadas son sumamente variables de acuerdo a
las caractersticas particulares del rea objeto de estudio, por lo que su
recopilacin y anlisis debe quedar a criterio del Analista de Organizacin &
Mtodos y de los responsables de dar seguimiento y control a los cambios
implementados.
A partir de las observaciones que se realicen y del anlisis de la informacin
que se pueda obtener, durante un lapso de tiempo indefinido se podrn
analizar y adoptar cambios para alguna de las etapas componentes o para el
sistema en general. Es conveniente conocer los resultados del nuevo sistema
antes de intentar introducir las medidas correctivas de manera precipitada en
el momento y lugar en el que se presenten, a menos de que las deficiencias

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detectadas sean muy evidentes y las medidas

considerarse estrictamente necesarias.

correctivas

lleguen

Es recomendable tomar en cuenta que la adopcin de medidas correctivas es

un evento que surge constantemente ya que en muchos casos, la solucin a un
problema particular resulta parcial si no se modifican las causas que lo
generan, y estas pueden detectarse posteriormente a la fase de ejecucin del
estudio inicial.
Los cambios implementados no deben permanecer estticos, por el contrario
deben ser adaptados constantemente de acuerdo con las necesidades
cambiantes de la empresa. La experiencia ha demostrado la necesidad de
poner especial atencin a la revisin peridica de los sistemas, lo cual permite
evitar la obsolescencia de los mismos que afectan en forma directa a la
organizacin en general.

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