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ADMINISTRAO FARMACUTICA
SIMPLIFICADA
3 Edio
2003
ADMINISTRAO FARMACUTICA
SIMPLIFICADA
3a. edio
Revisada
CAPA/RTULO CD e DIAGRAMAO
ADMINISTRAO
FARMACUTICA
SIMPLIFICADA
CATALOGAO NA PUBLICAO
Lff, Srgio Antnio
C755ma. Administrao Farmacutica Simplificada.
2 Edio / Srgio Antnio Lff. - Porto Alegre
- Editora
121 p.
1 . Montagem de farmcia . 2.Administrao
de farmcia 3. Contabilidade I e II 4.Gesto
financeira 5. Estatstica aplicada farmcia
6. Recursos humanos em farmcia 7. Legislao
trabalhista
CDU 658.15 : 615.1
II
ADMINISTRAO
FARMACUTICA
SIMPLIFICADA
NDICE
III
Prefcio da 3 Edio
IV
01
22
31
Captulo 4 CONTABILIDADE II
[Documentos Contbeis e Escriturao]
46
56
68
80
86
ANEXOS
96
ADMINISTRAO
FARMACUTICA
SIMPLIFICADA
PREFCIO DA 3 EDIO
IV
Esta terceira edio resolvi edit-la em multimdia. Alguns captulos tais como:
Montagem de uma Farmcia Comunitria e Gesto Financeira ou foram ampliados e revisados ou somente atualizados em funo principalmente da
legislao com respeito ao preo dos medicamentos, em vigor, que mudou.
Tambm foi introduzido no final do captulo cinco Estatstica Aplicada a Farmcia - um mtodo de: Avaliao Econmico-Financeira, o qual muito ajudar
quem desejar acompanhar o investimento aplicado na empresa, e calcular em
quanto tempo seu investimento inicial retornar. Editado em multimdia tornou-se mais prtico e funcional a utilizao do Manual de Administrao Farmacutica Simplificada. Alertaram-me: vo piratear a edio e com isso ters
prejuzo. No me preocupo se tal acontecer. O problema da pirataria um
problema de educao moral. Ou se tem, ou no se tem.E quando no se tem
vale a Lei de Gerson e no existe nada que possa convencer o que a pratica
que imoral. Quando no se vive conforme se pensa, termina-se pensando
conforme se vive. No redigi o Manual de Administrao Farmacutica Simplificada com a finalidade de obter lucro. No que isso no seja importante.
Redigi com o objetivo principal de ajudar aos farmacuticos do Brasil que tenham dificuldade em administrar suas farmcias conseguir faz-lo. Eu tambm
quando sa da Faculdade e abri minha farmcia no sabia administrar.Como
eu todos os colegas de l at hoje. Primeiramente atravs do sistema no
cientfico de erro e acerto fui aprendendo. Muito pouco, verdade. Aps freqentando cursos de administrao que a Dimed S.A. Distribuidora de Medicamentos me proporcionou me especializei e aprendi de fato como administrar
no uma, mas centenas de farmcias ao mesmo tempo. Essa minha experincia coloco a servio dos colegas neste meu livro em forma de multimdia.
Se conseguir ajud-los estarei satisfeito. Alcancei minha meta. Cumpri meu
lema: O mundo ser melhor e mais feliz porque eu vivo. O livro continua
mais atual do que nunca, pois conforme pesquisei, ainda hoje a maioria dos
cursos de Farmcia, no Brasil, lecionam uma administrao muito acadmica
e nada pragmtica e completamente divorciada do dia a dia de uma farmcia
de dispensao quer seja drogaria quer farmcia plena. O pulo do gato no
ensinado. O farmacutico continua inigualvel como especialista e tcnico
cientfico em assunto de farmcia de manipulao, qumica de medicamentos,
farmacovigilncia, farmacoteraputica etc. etc., mas um zero a esquerda em
comrcio farmacutico.
Que este livro continue ajudando a todos aqueles que a ele recorrerem, e que
o sucesso seja a marca dessas pessoas. So meus sinceros votos.
O autor.
CAPTULO 1
COMO MONTAR UMA FARMCIA COMUNITRIA
COMERCIAL DE PEQUENO PORTE
ADMINISTRAO
FARMACUTICA
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1. INTRODUO
Farmcia comunitria (como comrcio exclusivo de especialidades farmacuticas e correlatos chamada legalmente Drogaria) um negcio com
margem de lucro muitssimo limitada e pequena quando comparado a outros
tipos de comrcio e a farmcia dita atualmente Farmcia de Manipulao ou a
Farmcia Plena ( de manipulao e drogaria simultaneamente) e legalmente
denominada Farmcia Magistral. A margem de lucro bruto, sobre os medicamentos industrializados, era at dois mil e um de trinta porcento (30%) sobre
o preo de venda e estabelecida por lei atravs da Portaria n. 37 da SUNAB
de 11 de maio de 1992 o que proporcionava uma margem bruta sobre o custo
de 42,85%. Em 11 de outubro de 2001 a Cmara de Medicamentos emitiu a
Resoluo n. 11 e posteriormente em 8 de novembro de 2002 a Resoluo n.
2. (publicada no D. O.U. de 13 de novembro de 2002) que mudou esse valor
(30% sobre o preo de venda) ao delimitar que o clculo do preo de venda seja calculado em funo dos fatores contidos naquelas Resolues relacionados
com o ICMS praticado pelos Estados (0%, 12%, 17% e 18%). Pelo novo clculo
a margem bruta sobre a venda pode variar de 24,81% a 29,27%. Como vemos
a margem de lucro bruto que j era pequena diminuiu mais ainda.
O comrcio de medicamentos quer como Drogaria quer como Farmcia
Plena, essencialmente diferente de todos os outros tipos de comercializao
de qualquer produto e tem como fundamento operar entre duas linhas de procedimento:
Procedimento Comercial
Procedimento tico
Na harmonia dessas duas linhas de procedimento est o perfeito desempenho desta nobre, abnegada e porque no lucrativa profisso. Os dois fundamentos bsicos que caracterizam a farmcia como uma unidade comercial
diferente de qualquer outro tipo de comrcio justamente a associao do aspecto comercial (a farmcia um empreendimento econmico como qualquer
outro com fins lucrativos) com o aspecto humano e sanitrio (a farmcia uma
entidade que fornece remdios para aliviar a dor ou prevenir e curar doenas).
Quem for se dedicar a esta profisso deve ter sempre presente em seu pensamento, que o sucesso diretamente proporcional a coexistncia constante e
inseparvel destas duas faces do agir dirio: Comercial e tico.
Farmcia um Comrcio essencialmente tico.
Portanto a farmcia comunitria, quanto ao seu aspecto comercial,
uma entidade econmica constituda com o fim de exercer uma atividade mercantil, atravs de operaes de compra e venda que visam o lucro e sob este
aspecto que desenvolveremos o nosso assunto.
2. CONTRATO SOCIAL.
Para que uma empresa exista legalmente necessrio que se redija um
Contrato Social no qual se definir entre outras coisas qual o tipo de sociedade
comercial que a empresa ir operar. Falemos pois destes dois itens:
Contrato social e tipo de sociedade comercial que ir ser eleita pelos
proprietrios.
Contrato social significa a conveno em si, ou o acordo havido entre
duas ou mais pessoas, mediante a estipulao de clusulas ajustadas para a
constituio de uma sociedade comercial. aquele que faz surgir a sociedade
juridicamente.
Qualquer que seja a sociedade, sua constituio se d por meio do contrato, o qual pode ser elaborado por instrumento pblico ou particular.
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Pblico - quando lavrado em tabelionato, sendo que as alteraes seguintes e a dissoluo devero, obrigatoriamente, ser lavradas tambm por
Tabelio.
Dever se revestir desta condio, sempre que houver integralizao de
capital em bens imveis, exceto quando esta parte a for completado futuramente. Para o registro na junta comercial, dever ser trazida a certido
original ou traslado (transcrio de um texto original; cpia).
Particular [(termo jurdico).
Que pertence ao indivduo, pessoa natural ou jurdica, na ordem privada, por oposio ao que se relaciona com o que inerente ordem
pblica]
Quando lavrado por instrumento particular, assinado pelos scios ou
seus procuradores e por duas testemunhas, reconhecidas as assinaturas em
tabelionato, podendo as suas alteraes e dissolues ser, entretanto, feitas
pela forma pblica ou particular; adotada a forma pblica, as demais devero
obrigatoriamente, ser feitas, tambm pela forma pblica.
A escolha do tipo de sociedade sob a qual a empresa ira operar uma
deciso deveras importante. No nos iremos alongar aqui divagando sobre os
diferentes tipos de sociedade admitidos pela atual legislao federal, no
nosso propsito, mas falaremos sobre uma de modo particular e que a nosso
julgar a mais segura e que proporcionar aos seus proprietrios maior tranqilidade sob todos os pontos de vista:
a Sociedade por cotas de responsabilidade limitada.
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Antes de abordarmos os aspectos prticos da montagem de uma farmcia comunitria gostaramos de apresentar aqui os requisitos de um contrato
social para aqueles que pretenderem exercer a farmcia comunitria comercial
para que possam comparar com aquele, normalmente apresentada pelo contador, e que s vezes, peca por falta de certas definies muito importantes.
O contrato social dever obedecer aos seguintes requisitos.
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capital social das sociedades por cota de responsabilidade limitada dividido em cotas e os das Sociedades Annimas em aes.
Se, nas integralizaes efetivadas no ato, a forma for atravs de bens imveis, o instrumento no poder ser particular, deve ser feito por instrumento
pblico em cartrio, exceto para as S/A e firmas individuais.
g) responsabilidade dos scios: somente nas sociedades por cotas de responsabilidade limitada, obrigatoriamente, deve ser consignado no instrumento de contrato que a responsabilidade dos scios limitada importncia
total do capital social.
h) gerncia e uso da firma: devem os scios, no contrato, determinar quais
dos scios gerentes que tem direito ao uso da firma e, em casos tcnicos
(farmcias, engenharia e outras) quem o responsvel tcnico. Se optarem
por firma ou razo social devem os scios, com direito ao seu uso, assinar
ao p do contrato, a firma ou razo social, identificando o autor da assinatura, reconhecendo-as em tabelionato. Constaro, ainda, restries para evitar
abusos dos scios gerentes. Proibies de dar aval ou outras garantias estranhas aos negcios da sociedade.
i) participao nos lucros e prejuzos e retirada dos scios : os contratos
devero estipular quais os scios que tero direito retirada a ttulo de prlabore, bem como qual seu valor. Com referncia a participao nos lucros
e prejuzos, regra geral convencionar a proporcionalidade das cotas de
capital, contudo, podem os scios determinar, qual a participao de cada
um, independentemente do seu quinho social.
j) tempo de durao da sociedade : declarar expressamente, se for de prazo
indeterminado, se de prazo determinado, dever indicar qual o seu perodo
de durao.
k) morte ou retirada de scio : determinar o procedimento a ser adotado no
caso de morte ou retirada, inclusive regulando o direito de preferncia, se
houver.
l) exerccio social e balanos : indicar o perodo do exerccio social e a poca em que ser levantado o balano e a destinao dos lucros.
m) foro: dever constar o foro eleito para qualquer ao fundada no contrato.
n) fecho : local e data do contrato seguida da assinatura de todos os scios e
de duas testemunhas, e da razo social quando for o caso, com as firmas
reconhecidas por tabelio.
Observao: Em comum acordo, os scios podem incluir outras clusulas
que julgarem necessrio, sempre tendo por base a legislao como qualquer
contrato bilateral, no podendo, por exemplo, constituir uma sociedade para
explorao de atividades ilcitas, no podendo tambm existir vantagens somente para um dos scios.
No final do livro em ANEXO 3 apresentamos um modelo de Contrato
Social preenchido
3. MONTAGEM DE UMA FARMCIA
Abordemos, a partir daqui, as diferentes facetas da montagem de uma
Farmcia Comunitria Comercial .
Alcanar a posio de proprietrio de uma farmcia reconhecida e respeitvel atingir o topo de uma escalada, onde se conseguiu transpor , com
sucesso, uma srie de procedimentos complexos e cheios de detalhe. Esses
procedimentos incluem cumprir vrias exigncias legais, mas tambm dizem
respeito a adotar uma srie de cuidados, tais como:
escolher bem o local onde estabelecer a farmcia;
montar a estrutura fsica do estabelecimento;
se vai manipular ou no;
escolher o tipo de mercadoria que ir trabalhar;
qual o porte inicial do estabelecimento etc...
A seguir sero relacionados, passo a passo, os procedimentos informais
e legais inerentes a abertura de uma farmcia.
1.
2.
3.
4.
5.
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Na Pesquisa de gabinete o farmacutico recorre aos rgos de informaes de pesquisa e estatstica (IBGE, Fundao de Economia & Estatstica
etc. ) ou diferentes publicaes (Lista telefnica etc.) que lhe fornecero informaes sobre a potencialidade econmica, grau de riqueza, idade mdia dos
habitantes, nmero de veculos, nmero de telefones etc. da populao alvo da
futura farmcia. Estes dados sero capazes de definir se uma farmcia deve
ou no ser instalada na regio desejada e o porte da mesma. O somatrio de
informaes dos dois levantamentos, permite que se chegue a uma concluso
definitiva sobre a viabilidade ou no da abertura do estabelecimento farmacutico desejado, naquele local pretendido.
A experincia ensina que nas grandes cidades, as farmcias devem estar
localizadas em pontos prximos a posto de sade, centros mdicos ou rgos
pblicos de assistncia mdica destinados ao atendimento de credenciados.
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Correlato toda substncia, produto, aparelho ou acessrio no enquadrado nos conceitos anteriores, cujo uso ou aplicao esteja ligado defesa da
sade pblica individual ou coletiva, higiene pessoal ou de ambientes, ou a
fins diagnsticos e analticos, os cosmticos e perfumes, e ainda, os produtos
dietticos, pticos, de acstica mdica, odontolgicos e veterinrios.
Produto Diettico todo produto tecnicamente elaborado para atender
s necessidades dietticas de pessoas em condies fisiolgicas especiais.
Especialidade Farmacutica todo medicamento, de prescrio mdica ou de no prescrio mdica, dito popular, com marca registrada.
Como vimos pelas definies dadas pela lei somente as farmcias podem manipular. Este dado de muito valor, pois a manipulao um aspecto
muito importante na rentabilidade de um estabelecimento farmacutico. Um
farmacutico no devia ter dvidas na hora de fazer a escolha entre farmcia
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Metragem Mnima.
As medidas legais, mnimas, para estabelecimentos farmacuticos de
dispensao so estabelecidas pelos cdigos farmacuticos estaduais. Por
exemplo, no Rio Grande do Sul o Cdigo Sanitrio do Estado - Dec. Estadual
n. 23.430/74 - estabelece que para drogarias uma rea (mnima) de trinta
(30) metros quadrados, e para uma farmcia a rea de dispensao dever
ter, no mnimo, vinte (20) metros quadrados, a rea de laboratrio, no mnimo,
oito metros (8) quadrados e o total, no mnimo, igual a vinte e oito (28) metros
quadrados.
Mveis.
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A escolha dos mveis ser definida pela capacidade fsica do estabelecimento e pela condio financeira do proprietrio.
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Hoje se encontra no comrcio empresas que fornecem mveis modulveis em ao e madeira os quais permitem que a criatividade e disponibilidade
financeira do proprietrio monte uma farmcia com pequeno gasto monetrio e
grande efeito visual, funcional e organizacional.
Layout.
No esquea.
.
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O controle dos estoques de medicamentos (especialidades farmacuticas) e correlatos uma operao crtica e que requer muito cuidado. Os limites
dos estoques sendo mantidos dentro de limites seguros e controlados significa
rentabilidade certa. O controle dos estoques fsicos uma operao que requer
persistncia e disciplina. Precisa ser realizada diariamente e sem interrupo.
Hoje para os que possuem um pequeno computador tarefa fcil
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demais, desde que possua um bom programa que realize tal tarefa. Para adquirir um programa desse tipo necessrio pesquisar bastante antes de comprlo, pois existem alguns muito complexos, outros no so funcionais e outros
so funcionais mas de alto preo. No se deve comprar o primeiro que nos
oferecerem. Temos que examinar para ver se preenche nossas necessidades
operacionais, seno vamos adquirir um elefante branco que em vez de ajudar
s vai complicar nossa empresa.
Para os que no possuem computador ou no pretendem compr-lo
dentro de curto prazo e para as pequenas farmcias, vamos apresentar um
mtodo de controle de estoques simples, prtico, seguro, muito operacional e
que j foi testado na prtica e funcionou muitssimo bem.
Para implantao deste mtodo de controle de estoques necessrio :
1. Identificar cada produto localizado nas prateleiras com uma etiqueta. As
distribuidoras universalistas normalmente fornecem jogos de etiquetas.
Isto facilita o trabalho. Estas etiquetas em geral apresentam: - Um Cdigo
de identificao do produto e o Nome do mesmo. 2. Um conjunto de fichas de cartolina - individuais para cada produto, onde
consta: - o cdigo do produto, seu nome, armrio e a prateleira onde est
localizado. 3. Nessas fichas sero anotadas a data do pedido, a quantidade solicitada e a
quantidade recebida.
4. As Fichas de Controle de Estoque devero ficar localizadas de preferncia
em uma caixa arquivo presa prateleira onde esto guardados os medicamentos relacionados com aquelas fichas.
No final do livro - em ANEXO 5 - apresentamos uma sugesto de modelo
de ficha de controle de estoque fsico e o modo correto de preench-la.
Equao Para Calcular O Estoque Fsico Mdio.
Conveno :
Em = Estoque mdio
Ei = Estoque inicial
SR = Somatrio do nmero de unidades RECEBIDAS durante o perodo considerado.
t = nmero de dias ou de semanas de rotao do estoque.
Ef = Estoque final, isto , estoque na prateleira que fecha o perodo para
clculo do estoque mdio. Este valor vai fazer parte do clculo do Em (estoque mdio) seguinte com o nome de Estoque inicial (Ei).
Um exemplo esclarecer melhor.
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Os medicamentos no devem em princpio ser expostos, pois no devem ser induzidos ao consumo. Os correlatos em geral, perfumaria, acessrios
diversos tais como seringas de injeo, bolsas de gua quente etc. batons,
shampoos, dentifrcios, pelo contrrio devem ficar em exposio a fim de provocarem nos clientes o desejo de serem consumidos.
Os medicamentos, correlatos e os oficinais os quais constituem as trs
grandes classes bsicas em que esto agrupados os produtos em suas embalagens originais, assim como a matria prima em geral, devem sempre ser
armazenados em ordem alfabtica rigorosa at a terceira letra sendo que as
matrias primas devem ainda observar as prescries da Resoluo RDC 33
de 19 de abril de 2000.
Os medicamentos podero ser colocados em locais diferentes conforme
forem especialidades farmacuticas ou farmacopico. Dentro dessas classes,
em subclasses segundo sua forma farmacutica - comprimidos, lquidos em
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geral, pomadas, gotas etc...A vantagem desse tipo de colocao que devido
ao tamanho diferente das embalagens - lquidos em geral so de grande volume quando comparados com gotas, comprimidos e pomadas - as prateleiras
ficaro arrumadas em uma mesma altura e arrumao ficar mais bonita.
Tem uma desvantagem. Quando ainda no se conhece bem os nomes e as
diferentes formas farmacuticas, torna-se mais difcil e demorado encontrar o
produto solicitado. Outra desvantagem que a admisso de balconistas sem
experincia. O treinamento muito mais demorado pela dificuldade de memorizar nome, forma farmacutica e localizao do produto. Por esses motivos a
ordenao unicamente alfabtica da totalidade dos produtos acelera o encontro
da mercadoria solicitada e o treinamento dos auxiliares mais rpido. Quanto
aos correlatos estes sero arrumados segundo os diferentes grupos a os quais
pertencerem tais como: cremes de barba, desodorantes, sabonetes, esmalte
de unhas, acessrios de beleza ou de higiene, seringas de injeo etc.
Um cuidado que devemos ter de colocar sempre os estoques mais
antigos para frente e os novos produtos, recentemente adquiridos, sero colocados atras das unidades mais antigas na prateleira. Sempre que um produto
for retirado da prateleira devemos imediatamente puxar o de trs para o lugar
do que saiu a fim de que as prateleiras no apresentem buracos.
Acostumar-se - e exigir que assim tambm procedam todos os funcionrios - a verificar a data de vencimento do produto que est sendo vendido como
daquele que foi puxado para frente.
Os produtos sujeitos a controle especial [Portaria 344 / 98], tarja preta e
tarja vermelha com reteno da receita sero armazenados em armrio fechado com chave, que dever ficar sempre sob a guarda do farmacutico. Tambm
estes medicamentos sero colocados em ordem alfabtica.
Para terminar o assunto: Exposio, uma ltima recomendao. Quando
a farmcia j estiver funcionando h algum tempo e j se tem uma viso global
da rotao do estoque fsico dos medicamentos, executar uma reengenharia
no estoque mudando a posio da alta rotao e da baixa rotao. Dividir o
estoque geral mudando o lugar de sua localizao. O estoque de alta rotao
ser colocado nas prateleiras da frente da farmcia e o baixa rotao, nas
prateleiras localizadas atrs dos de alta rotao. Essa disposio agilizar as
aes de dispensao e diminuir o tempo de atendimento por cliente.
15
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Quando qualquer um dos itens acima enunciados no tiver uma resposta satisfatria a mercadoria dever ser separada e devolvida imediatamente
atravs da nota fiscal adequada - de devoluo de mercadoria - para o fornecedor.
Reetiquetagem.
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Com a inflao hoje parcialmente - controlada dificilmente ocorre aumento do preo da mercadoria, porm sempre que acontecer variao de preo necessrio mud-lo imediatamente. A reetiquetagem o meio pelo qual se
mantm o poder aquisitivo do estoque, protegendo-o contra a descapitalizao.
Este cuidado deve ser redobrado principalmente nos perodos de inflao.
necessrio reetiquetar os produtos imediatamente aps as altas de
preo. No esperar ainda alguns dias para reetiquetar. Um aumento hoje ou
amanh no faz tanta diferena assim para o consumidor, mas a farmcia no
pode esperar porque perde dinheiro em tudo o que vende enquanto no altera
os preos que mudaram. s vezes, principalmente nas altas acima de vinte
porcento, a perda irremedivel e no pode ser coberta nem pelo lucro bruto.
A reetiquetagem deve ser realizada sempre fora do expediente, para
evitar especulaes irnicas e maldosas dos consumidores. Se no houver
tempo til para finalizar o trabalho fora do expediente, etiquetar em parcelas
(trs a cinco unidades de cada vez de cada produto). Em ltimo caso, pode-se
colocar a etiqueta nova por ocasio da venda, de maneira discreta.
No captulo: Estatstica aplicada farmcia iremos novamente abordar
este tema: Reetiquetagem
Operacionalizao.
As vias de distribuio da mercadoria que podero ser utilizados para a
comercializao so as que seguem.
Vendas a vista em nvel de balco. Vendas a prazo em nvel de balco.
Vendas a vista com entrega a domiclio ( tele entrega). Vendas a prazo a empresas privadas para pagamento mensal.
Precaues Complementares.
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Os nveis dos estoques podem ser afetados pelo sumio de alguns produtos de alta rotatividade. Dificilmente algum rouba produtos de baixa rotao
tais como Aspirina, Novalgina etc. cuja revenda no acarretaria grandes lucros,
ou medicamentos anticancergenos os quais no so vendidos com facilidade.
No entanto existem medicamentos de alto custo, pequeno porte e grande uso,
como anti-hipertensivos e outros que esto sujeitos a roubos. Deve-se manter
um cuidado redobrado nesses produtos e mesmo tomar medidas preventivas
contra o roubo em geral.
Conselhos de Farmcia, Associaes e Sindicato.
Neste item abordaremos a relao entre a farmcia e os Conselhos de
Farmcia e a necessidade do farmacutico filiar-se ao Sindicato do Comercio
Varejista de Produtos Farmacutico e se for manipular, a Associao Nacional
de Farmacuticos Magistrais - ANFARMAG.
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Comunicao em Tempo Real. As dvidas do associado podem ser esclarecidas na homepage da entidade, por e-mail, por telefone, fax ou carta. O
importante estar atualizado e sintonizado com a Anfarmag.
As Publicaes. As publicaes da Anfarmag enfocam notcias e dados de interesse do setor, que mantm o associado em dia, para exercer a profisso
da maneira correta, com tica e na legalidade.
Revista Anfarmag bimestral. Acompanha os fatos do segmento nas reas
tcnica, cientfica, de legislao e mercado, com opinies e aes do setor.
Boletim Anfarmag mensal. Informativo atualizado com as ltimas informaes de eventos, legislao, dicas tcnicas e apresentao dos novos associados.
Manual do Consumidor de Farmcia de Manipulao. Dirigido para o pblico,
orienta na aquisio de medicamentos manipulados, promove a segurana
do consumidor e gera credibilidade para a farmcia de manipulao.
Manual de Recomendao para Aviamento de Formulaes Magistrais.
Orienta o associado para a forma correta de aviar as formulaes, com segurana para o farmacutico e qualidade no produto.
Manual de Equivalncia Sal / Base. Elaborado sob coordenao da Anfarmag
para atender necessidade de auto-regulamentao e de normatizao do
setor, unifica os processos e metodologias em mbito nacional.
Assessoria Tcnica e Jurdica. Os assessores tcnicos da Anfarmag esclarecem as dvidas do associado sobre farmacotcnica e frmacos, por fax
ou e-mail. As questes mais complexas so apreciadas pela sua Comisso
Tcnica. A legislao especfica do setor est disponvel na homepage da
Anfarmag e, se necessrio, o associado pode recorrer assessoria jurdica
da entidade.
Biblioteca da Anfarmag. Mantm aberta ao associado a consulta s principais
obras e publicaes da rea farmacutica, abrangendo todos os temas de
interesse, desde medicamento at legislao.
Cooperativa. Para aquisio de bulas padronizadas, etiquetas e outros materiais, dentro das normas exigidas pelas autoridades sanitrias, contribuindo
para reduo de custos para as farmcias.
Convnio para Controle da Qualidade. A Anfarmag mantm convnios para
controle da qualidade de matrias-primas e produtos acabados com universidades, faculdades e laboratrios renomados de diversos Estados.
Ttulo de Farmacutico Especialista em Manipulao Magistral Alopata.
O associado pode obter o ttulo, de acordo com os critrios do Estatuto da
Associao, criado com o intuito de promover o aprimoramento tcnico e
valorizar a profisso farmacutica.
5. PROGRAMAO DA ABERTURA DE UMA FARMCIA COMUNITRIA
[PASSOS SEQENCIAIS]
1.
2.
3.
4.
5.
19
5. Confeccionar ofcio endereado ao diretor da Secretaria de Sade requerendo: Visto no Contrato Social - Vistoria do prdio - Licena Inicial (ou Alvar)
- Licena para Comerciar Com Entorpecentes e Autenticao do Livro de
Receiturio Geral e dos Livros Especficos ou avaliao e aprovao pela
Autoridade Sanitria do Estado, Municpio ou Distrito Federal do Sistema
Informatizado que ir adotar. {Ver Port. 344 / 98 Artigo 62 }
6. Pagar as taxas correspondentes ao requerido a Secretaria de Sade.
7. Encaminhar Secretria de Sade: Recibo de pagamento da taxa de registro - Ofcio endereado ao Diretor da Secretaria de Sade - as vias do Contrato Social com o VISTO do CRF - um (1) Livro de Receiturio Geral (se for
manipular), quatro (4) Livros Especficos, Imposto Sindical do Empregador e
cpia da inscrio Provisria no CRF.
8. Aps o prazo estipulado pela Secretaria de Sade, retirar, mediante a apresentao do protocolo os seguintes documentos: Livro de Receiturio Geral
quatro Livros Especficos - Licena Inicial (ou Alvar) - Licena par Comerciar com Entorpecentes - Contrato Social registrado na Secretaria de Sade.
9. Levar ao CRF o Contrato Social registrado na Secretaria de Sade.
10. Aps a entrega do Contrato Social visado - na Secretaria de Sade, automaticamente a Inscrio Provisria no CRF adquire carter Definitivo.
11. Se a farmcia for manipular substncias includas na Portaria 344 / 98 ter
que requerer junto Secretaria de Sade [municipal ou estadual conforme o
caso] a Autorizao Especial.
Aes junto a Prefeitura
1. Informar-se quais os documentos que a prefeitura da localidade exige para o
fornecimento do alvar.
2. Confeccionar ofcio requerendo Alvar de Licena
3. Pagar taxa de inscrio
4. Entregar na Prefeitura: Guia de pagamento da taxa de inscrio - Requerimento - Documentao especfica conforme exigncia da Prefeitura.
5. Retirar, aps o prazo estabelecido, mediante apresentao do protocolo o
Alvar de Licena.
No final do livro em ANEXOS 6 e 7 so apresentados dois modelos
- como sugesto - de ofcios a serem encaminhados ao CRF e Secretaria de
Sade.
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Para podermos realizar uma Avaliao econmico-financeira do empreendimento que pretendemos iniciar - montagem de uma farmcia comunitria comercial - necessrio se torna que estruturemos os dados de tal maneira
que possamos realizar tal tarefa.
No final do captulo 5. Estatstica feito um breve comentrio sobre
este tema e no final do livro - no ANEXO 9 - apresentamos uma sugesto de
quadros analticos que facilitaro tal encargo.
PREO DE VENDA DE PRODUTOS MANIPULADOS
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CAPTULO 2
ADMINISTRAO EM GERAL
INTRODUO
A primeira pergunta que naturalmente nos ocorre quando vemos ou ouvimos a palavra administrao : O que administrao ?
SIMPLIFICADA
Administrao Emprica a que se desenvolve guiada nica e exclusivamente pela experincia; ou como dizem alguns: administrar fazer as coisas
pelo olho e pelo cheiro. Pode ser que se consiga realizar algo assim procedendo, porm o risco de erro altssimo.
ADMINISTRAO
FARMACUTICA
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Administrao Cientfica a que rege suas aes orientadas pela anlise de dados e pela experincia.
Para realizarmos uma administrao cientfica necessrio obtermos
dados, e como as tarefas administrativas so muito numerosas necessrio
inicialmente identific-las e planejar sua realizao. Entre as inmeras tarefas administrativas podemos destacar como informao - as que seguem:
gerenciar o tempo e equipes, fazer entrevistas, liderar reunies, conduzir
negociaes, motivar pessoas, tomar decises, fazer apresentaes, delegar
tarefas, interpretar dados e gerenciar mudanas. E tudo para alcanar alta
produtividade ,isto , conseguir muito com baixo custo.
Antes de tudo preciso em primeirssimo lugar planejar o que se ir fazer. Existem inmeros mtodos fceis e prticos de identificar o que fazer para
atingir o xito de um determinado empreendimento, um deles que apresentaremos a seguir a Tcnica de Avaliao e Reviso de Programa identificada
pela sigla TARP.
Este sistema permite ao administrador planejando - identificar e organizar todas as atividades necessrias para a realizao plena do empreendimento dentro do tempo previsto para sua execuo. O planejamento permite
coordenar a realizao das atividades e control-las, e controlando-as fazer
avaliaes e revises peridicas e desse modo, replanejar , se necessrio for,
alguns dos pontos traados para chegar, como dissemos acima, a realizao
plena do empreendimento dentro do tempo previsto para sua execuo.
1. PLANEJAMENTO
Em toda e qualquer empresa existem atividades complexas e interdependentes, que no podem ser eficazmente coordenadas e realizadas sem um
planejamento prvio. A abertura de uma farmcia uma delas. O planejamento
o meio que permite estabelecer e atingir determinados objetivos. funo de
capital importncia dentro dos princpios gerais da organizao cientfica.
ADMINISTRAO
FARMACUTICA
SIMPLIFICADA
23
O TARP antes de tudo uma ferramenta de direo. O princpio fundamental que o Planejamento e a Programao constituem funes distintas e
portanto devem ser tratadas separadamente. Portanto antes de se examinar
um calendrio e de se proceder a um clculo da durao total etc. etc., um
projeto deve ser planejado de modo a fazer aparecer suas estruturas lgicas.
Isto alcanado atravs da montagem de um diagrama em forma de rede,
resumindo-se as diversas operaes Atividades - a realizar, destacando-se
suas interdependncias.
A Programao consiste em se estimar a durao de cada operao e
calcular a Data Mais Curta e a Data Mais Tarde em que o projeto pode comear e que deve terminar, as Folgas e O Caminho Crtico. Nesta exposio s
falaremos sobre o Planejamento, portanto, do diagrama TARP s ensinaremos
a maneira de mont-lo, coisa que alias j ajuda muito.
2.1.2. Caractersticas.
A) Possui INCIO (um evento)
B) Possui FIM (outro evento) e...
C) Consome TEMPO e / ou RECURSOS
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ou
24
2.3.1. Conceito.
Evento aquele momento em que se inicia ou termina uma ou mais atividades.
2.3.2. Caractersticas.
Indica um ponto significativo do projeto.
Deve ser o incio ou a concluso de uma ou mais atividades, por isso as
vezes se chama de n.
No consome tempo nem recursos.
2.3.4. Representao.
Geralmente por um crculo ou quadriltero identificado por um nmero.
No segundo exemplo apresentado no item anterior (2.1. ATIVIDADE, sub
item 2.1.3. Representao) os dois nmeros 1 e 2 dentro dos quadrilteros - nos extremos da flecha so exemplos de Eventos.
2.3.5. Regras fundamentais.
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25
3. DIAGRAMA TARP.
(Rede, Grafo)
A.) Conceito.
REDE. a representao grfica do planejamento e programao de um
projeto qualquer. Este tipo de diagrama resulta da unio lgica das atividades e eventos e a relao entre eles. O Diagrama TARP ou Rede
a representao grfica das Dependncias.
B.) Princpios Bsicos a serem obedecidos na confeco de uma Rede.
B.1. Entre dois eventos sucessivos s poder existir uma nica atividade ligando-os diretamente. Duas atividades no podem partir do
mesmo evento e chegar a um outro e mesmo evento.
B.2. Na rede TARP nunca poder existir circuito, pois desse modo uma
atividade daria origem a ela mesma.
B.3. Um Evento s poder ser considerado atingido quando todas as
atividades que para ele se dirigem forem concludas.
B.4. Nenhuma atividade poder ter incio antes que seu Evento inicial
tenha ocorrido.
B.5. De um mesmo Evento podem partir uma ou mais atividades.
B.6. O Diagrama dever iniciar com apenas UM evento, no importando o nmero de atividades iniciais e dever terminar tambm com
somente UM evento final no importando o nmero de atividades
finais que para ele se dirijam.
B.7. Com exceo dos eventos inicial e final cada um dos demais eventos dever conectar pelo meios duas atividades, uma conduzindo a
ele e outra partindo dele
1.- Planejamento
Atividades
Identificao [ Atravs de letras: A, B, C, D etc. etc.]
Dependncias
2.- Procedimento.
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1. Listar ( sem preocupar-se com a ordem do acontecimento das atividades) todas as atividades que nos lembrarmos serem necessria para
executar nosso projeto.
2. Identificar todas as atividades com uma ou mais letras, conforme a necessidade. Ex. A ... Z aps, se necessrio AA, AB, AC ... AZ etc. etc.
3. Estabelecer as dependncias, isto , a ordem em que as atividades iro
ocorrer. Por exemplo, para fazer um caf tenho primeiro que aquecer a
gua, colocar o p no filtro e este no bule e assim sucessivamente
26
Atividade
Dependncia
D. Montagem da rede.
A montagem da rede consiste em:
1. desenhar os smbolos ( um crculo, quadrado etc. ) do primeiro
evento e numer-lo ( 1 );
2. colocar a(s) flecha(s) que parte(m) do evento inicial n. 1 ;
3. colocar na ponta de cada flecha que partiu do evento n. 1 o smbolo
representativo dos eventos ( crculos, quadrilteros etc.) ;
4. e assim sucessivamente at esgotar todas as atividades da relao
elaborada no incio do planejamento;
5. terminada a relao de atividades, numerar os eventos conforme
regra j estabelecida anteriormente (Item 2. Conceitos e Regras
Utilizadas Na TARP, sub-item 2.3.5. Regras fundamentais, letra b).
Veja no final do livro - no ANEXO 2 ( Planejamento) - um exemplo prtico
de planejamento para esclarecer melhor.
muito importante que o planejamento realizado no seja mais um
papel em cima da mesa. Ele , isto sim, uma ferramenta importantssima.
Aps a confeco final da rede TARP de um empreendimento, este dever
ficar a mo do administrador para ser consultado a qualquer momento para
poder acompanhar o seu desenvolvimento, marcando sobre a rede os eventos
alcanados. Com a rede TARP sob nossos olhos teremos sempre uma viso
global da execuo do projeto.
MANUAIS
Todas as atividades de uma farmcia devero estar manualizadas.
Estes manuais constituiro os Procedimentos Operacionais Padres (POPs)
uma tarefa muito importante e demorada mas que dever ser executada.
Alem de utilidade incontestvel a prpria legislao o exige - Resoluo RDC
33/2000 - e se desejarmos obter um certificado de qualificao por exemplo,
ISO 9002 deveremos possuir os manuais de todas as tarefas redigidas. Esses manuais devero estar localizados obrigatoriamente - nos lugares onde
se executa a tarefa constante no manual.
Para redigirmos os manuais apresentamos abaixo algumas recomendaes que muito ajudaro no exerccio de tal tarefa.
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Tcnica.
1. Realize a assepsia de todo o local da manipulao com ...
2. Separa e execute a assepsia de todos os instrumentos de manipulao a
seguir descritos com ...
3. Etc. etc.
ENTENDA O TEMPO.
A revista do GBOEX publicou em um de seus nmeros: Uma carta a um
amigo e nela o autor nos convida a imaginar que voc tem uma conta corrente e a cada manh voc acorde com um saldo de R$ 1.440,00. S que no
permitido transferir o saldo para o dia seguinte. Todas as noites o seu saldo
zerado, mesmo que voc no tenha conseguido gast-lo durante o dia. O
que voc faz? Voc ira gastar cada centavo, claro! Todos ns somos clientes
deste banco que estamos falando. Chama-se TEMPO. Todas as manhs so
creditados para cada um 1.440 minutos. Todas as noites o saldo debitado
como perda. No permitido acumular este saldo para o dia seguinte. Todas as
manhs sua conta reiniciada, e todas as noites as sobras se evaporam. No
h volta, voc precisa gastar vivendo no presente o seu depsito dirio. Invista,
ento no que for melhor: na sade, felicidade, no trabalho, no descanso, no
lazer etc. etc. e ... sucesso!
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28
1.- O QUE DEVE SER FEITO ? isto , a anlise do que deve ser feito.
2.- PORQUE FAZER ? O objetivo a ser atingido, de acordo com a estrutura da
empresa e sua poltica.
3.- COMO FAZER ? Os procedimentos a serem postos em prtica para atingirem os objetivos propostos. Aqui se aplica a Tcnica de Avaliao e Reviso
de Programas [TARP].
4.- COM QUE FAZER ? Os recursos disponveis na empresa. Os de ordem humana, estruturais e financeiros.
5.- QUEM FAZ ? As co-responsabilidades partilhadas, entre direo, planejadores e colaboradores.
6.- EM QUE TEMPO DEVE SER FEITO ? Estabelecer um cronograma que possibilite um controle visual da execuo do planejamento, dentro dos prazos
preestabelecidos. O tempo que ser gasto na execuo de cada Atividade
poder ser escrito em baixo da seta indicativa da Atividade na Rede TARP.
7.- O QUE FOI FEITO ? E COMO FOI FEITO ? preciso, durante o desenvolvimento e aps o trmino, avaliar os resultados obtidos o que permitir
corrigir as distores e reformular o planejamento.
B. Organizar.
Organizar munir a empresa de tudo o que necessrio para o seu
funcionamento (material, instrumental, capital, pessoal etc.)
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30
CAPTULO 3
CONTABILIDADE I
[Patrimonio]
1.INTRODUO
ADMINISTRAO
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Antes de iniciarmos o estudo dos diferentes assuntos que esto includos nesta tema: Contabilidade, queremos deixar bem claro que no temos a
inteno nem a pretenso de dar um curso de contabilidade. No! Nossa inteno apenas fornecer ao farmacutico noes bsicas sobre este assunto,
para permitir que o mesmo possa assim melhor conversar com seu contador
sobre a administrao financeira de sua farmcia.
A aprendizagem da contabilidade exige de quem a executa a apreenso
sucessiva de conceitos e definies intimamente interligados entre si. necessrio ir subindo os degraus do conhecimento lentamente, internalisando e
fixando cada novo conceito.
O objetivo deste e do prximo captulo fornecer conhecimentos mnimos necessrios e suficientes para que o farmacutico possa identificar e
interpretar um Balano Patrimonial; elaborar um Plano de Contas prtico que
lhe facilite gerenciar cientificamente sua farmcia e posteriormente identificar
os principais documentos contbeis de uma organizao farmacutica e os
livros onde so escriturados os atos e fatos administrativos.
2. - ALGUNS CONCEITOS BSICOS DE ADMINISTRAO ECONMICA
Administrao econmica o conjunto de operaes praticadas por
algum para conservar e tornar produtiva determinada riqueza.
Riqueza o conjunto de Bens permutveis. Em Economia o conceito
de riqueza no corresponde acepo vulgar a qual considera riqueza como
abundncia de dinheiro ou de imveis. Um frasco de comprimidos de Aspirina
ou um pacote de pregos, em Economia, so riquezas.
Micro-sujeito econmico ou Economia toda unidade econmica elementar que possua riqueza. Um indivduo, uma famlia, uma empresa ou determinada instituio que possua riqueza representa um Micro-sujeito econmico
ou uma Economia.
31
Escriturao contbil o registro propriamente dito das operaes administrativas. Ela uma tcnica que consiste em registrar nos livros prprios
(Dirio, Razo, Caixa etc.) todos os fatos administrativos que ocorrem na empresa.
3. PATRIMNIO
O codificador da contabilidade: Frei Luca Pacioli (1496), frade franciscano, j dizia: a melhor maneira de avaliar um negcio e acompanhar o seu
desempenho atravs de seu Patrimnio. Quando o Patrimnio aumenta tudo
vai bem.
3.1. Componentes Fundamentais doPatrimnio
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Bens
Direitos
e
Obrigaes
AVALIADOS EM MOEDA
Estudemos cada um desses componentes do Patrimnio separadamente:
BENS
DIREITO
OBRIGAES
1 - BENS
BEM toda coisa capaz de satisfazer as necessidades humanas e que
pode ser avaliada economicamente. Os Bens podem ser classificados em dois
grupos:
32
1.- Bens Materiais como o nome est dizendo, so aqueles que possuem corpo,
matria, e
2. - Bens Imateriais.
Os Materiais so de duas espcies:
1.1- Mveis (que podem ser removidos de um lugar para outro)
e
1.2- Imveis (que no podem ser deslocados do seu lugar natural).
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2 - DIREITOS
Quando uma empresa vende algum bem, de qualquer natureza (de uso,
consumo ou troca), a prazo, adquiri o DIREITO de receber o valor do mesmo no
futuro. DIREITO para uma empresa so todos os valores que ela tiver a receber
futuramente de algum.
3 - OBRIGAES
comum quando uma empresa no tem dinheiro disposio, ou por
outras razes que no vem ao caso, resolve adquirir bens a prazo, isto , assume a Obrigao de pagar essa aquisio no futuro.Obrigaes para uma
empresa so todos os valores que ela tiver a pagar para terceiros, no futuro
(terceiros aqui no caso so as pessoas ou entidades comerciais que venderem
para a empresa).
Como vimos at agora, o Patrimnio formado pelo conjunto de trs
componentes fundamentais: Bens, Direitos e Obrigaes.
3.2 - COMPONENTES SECUNDRIOS DO PATRIMNIO
Porm tanto Bens, Direitos como Obrigaes so constitudos pr sua
parte de elementos secundrios os quais qualificam e classificam os componentes fundamentais. Graficamente podemos apresentar os componentes
bsicos classificados em seus elementos secundrios como segue:
33
BENS
Dinheiro
Imveis
Mercadorias
DIREITOS
Aluguis a receber
Impostos a pagar
OBRIGAES
Contas a receber
Contas a paga
Com esta disposio nosso grfico, cujo conjunto agora representado por um quadriltero, tornou-se mais esclarecedor, pois
nos mostra de que classe de elementos formado nosso Patrimnio.
Observe que os elementos (contas, aluguis etc.) classificados em Direitos
aparecem sempre acompanhados da expresso: A Receber ( uma regra). O
mesmo ocorre com as Obrigaes, porm a expresso que aqui acompanha os
elementos (contas, impostos etc.) : A Pagar ( a regra).
Quando definimos Patrimnio, dissemos que era um conjunto de componentes avaliados em moeda. Realmente se no explicitarmos o valor monetrio
de cada elemento patrimonial no poderemos avaliar nossa farmcia, nem
acompanhar seu desempenho financeiro e consequentemente no conheceremos o valor de nosso Patrimnio. Vamos, pois dar um valor hipottico a cada
um dos diferentes elementos patrimoniais colocados dentro de nosso quadriltero.
BENS
DIREITOS
OBRIGAES
Dinheiro
800 Contas a receber 100 Contas a pagar
100
Imveis
200 Aluguis a receber 30 Impostos a pagar
70
Mercadorias 200
Aluguis a pagar
60
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34
A figura do te maisculo como pode ser observado, com seu trao central
vertical divide o espao em baixo do trao superior horizontal em dois campos:
(A) o esquerdo e (B) o direito. No lado Esquerdo (A) so colocados os elementos positivos formados pelos Bens e Direitos. No lado Direito (B) so colocados
os elementos negativos constitudos pelas Obrigaes e um outro elemento
patrimonial que estudaremos mais adiante. Nossa representao grfica do
patrimnio fica assim agora:
PATRIMNIO
BENS
DIREITOS
OBRIGAES
Suponhamos que uma empresa qualquer, aqui denominada simplesmente empresa X, apresente seus elementos patrimoniais quantificados como
segue a continuao:
Contas pagar
Mercadorias
Mveis
Impostos pagar
Contas Receber
Duplicatas receber
Dinheiro em Caixa
Imveis
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Os elementos Negativos situados no lado Direito so nomeados componentes Passivos e o grupo forma o PASSIVO (do patrimnio).
R$
R$
R$
R$
R$
R$
R$
R$
200,00
1.000,00
1.500,00
100,00
800,00
200,00
350,00
1.500,00
35
BENS
Caixa
Imveis
Mveis
Mercadorias
Subtotal
DIREITOS
Contas receber
Duplicatas receber
Total
R$
R$
R$
R$
R$
PASSIVO
OBRIGAES
350,00 Contas pagar
R$
1.500,00 Impostos pagar
R$
1.500,00
1.000,00
4.350,00
R$ 800,00
R$ 200,00
R$ 5.350,00
Total
R$
200,00
100,00
300,00
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Balano Patrimonial
36
PATRIMNIO
ATIVO
BENS
Caixa
Imveis
Mveis
Mercadorias
R$
R$
R$
R$
Subtotal R$
ADMINISTRAO
FARMACUTICA
SIMPLIFICADA
DIREITOS
Contas receber
R$
Duplicatas receber R$
Total
R$
PASSIVO
OBRIGAES
350,00 Contas pagar
R$
200,00
1.500,00 Impostos pagar
R$
100,00
1.500,00
1.000,00
4.350,00
PATRIMNIO LQUIDO R$ 5.050,00
800,00
200,00
5.350,00
Total
R$ 5.350,00
PASSIVO
Bens
R$
300,00 Obrigaes
R$
440,00
Direitos
R$
R$
40,00
R$
400,00
R$
400,00
Total
Total
37
Exemplo:
ATIVO
PASSIVO
Bens
R$
400,00 Obrigaes
R$
600,00
Direitos
R$
R$
R$
600,00
R$
600,00
Total
Total
O quarto elemento patrimonial: Patrimnio Lquido, assim como os outros componentes (Bens, Direitos e Obrigaes) tambm se subdivide.
As trs categorias do Patrimnio Lquido so: Capital, Lucros Ou Perdas
E Reservas.
O Capital tambm denominado: Capital Inicial, Capital Nominal Ou
Capital Subscrito.
A palavra Capital um dos elementos do grupo do Patrimnio Lquido
que, quando da formao de uma empresa, representa os bens com os quais o
proprietrio inicia suas atividades comerciais, dai o nome de Capital Inicial.
Os recursos totais de que dispe uma empresa para atuar chamado de
Capital Total.
Prof Srgio A. Lff
ADMINISTRAO
FARMACUTICA
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PATRIMNIO
ATIVO
Caixa
Imveis
Mveis
Total
R$
R$
R$
R$
PASSIVO
400,00 Contas pagar
R$
500,00
500,00 Capital
R$
700,00
300,00
1.200,00
Total
R$ 1.200,00
38
DBITO e CRDITO
ADMINISTRAO
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fcil entender!
J explicaremos o porqu desse posicionamento no grfico do Balano
Patrimonial.
O aumento do ATIVO igual a DBITO porque os elementos que o
compem: Bens e Direitos so de natureza DEVEDORA, isto , eles devem a
origem os recursos neles aplicados.
O aumento do PASSIVO igual a CRDITO porque os elementos que o
compem: Obrigaes e Patrimnio Lquido so de natureza CREDORA, isto
, possuem crdito para com o Ativo, pois emprestaram, cederam ao Ativo
os recursos para se adquirir os Bens e Direitos l encontrados.
3.7. CONTAS
Na linguagem comum a palavra conta significa: ter uma conta na farmcia, na padaria, em uma loja etc. Em resumo significa ter valores para pagar!.
Vamos definir do ponto de vista contbil o que Conta.
CONTA o nome tcnico dado aos componentes Patrimoniais
(Bens, Direitos, Obrigaes e Patrimnio Lquido e suas subdivises) e aos elementos de Resultado (Despesas e Receitas)
39
graas anlise dos dados que elas encerram que temos a possibilidade de realizar verdadeiramente uma administrao cientfica no autntico
sentido da palavra. So elas tambm que armazenam os dados dirios que nos
ajudaro a construir nossos mapas e grficos os quais serviro para visualizar
o desempenho econmico e financeiro de nossa empresa.
As Contas podem ser classificadas em dois grupos fundamentais:
Contas Patrimoniais
Contas de Resultados
3.7.1 - Contas Patrimoniais.
ADMINISTRAO
FARMACUTICA
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40
Empate = PE
Prejuzo
ADMINISTRAO
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41
a)
(+) RECEITA [= VENDA]
(-) CUSTOS VARIVEIS
= MARGEM DE CONTRIBUIO ( Para pagar os Custos Fixos )
b)
(+) MARGEM DE CONTRIBUIO
() CUSTOS FIXOS
= RESULTADO
c)
(+) VENDA BRUTA
() DEVOLUES DA VENDA
= VENDA LQUIDA
R$ 142,85
R$ 0,00
R$ 142,85
d)
(+)VENDA LQUIDA
() IMPOSTOS
= RESULTADO BRUTO
e)
(+) RESULTADO BRUTO
() CUSTO DA MERCADORIA VENDIDA
= RESULTADO LQUIDO
f)
(+) RESULTADO LQUIDO
() DESPESAS OPERACIONAIS
= RESULTADO OPERACIONAL
( + ) = Lucro
( - ) = Prejuzo
( 0 ) = Nem um nem outro. Emapte = (Ponto de Equilbrio)
ADMINISTRAO
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BALANO PATRIMONIAL
2. PASSIVO
Lembrete!
42
ADMINISTRAO
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SIMPLIFICADA
Os Planos de Contas, como j vimos acima, constam de Contas do Ativo e Passivo e Contas de Resultados. Essa organizao das Contas costuma
aparecer nos Demonstrativos de Lucros e Perdas que o Setor de Contabilidade
realiza ao final de perodos determinados. Para melhor identificar e entender
essas Contas consulte o Balano Patrimonial Consolidado que as empresas
publicam periodicamente nos jornais (por fora de lei). Ao ler um desses Balanos voc verificar que as despesas listadas nesse Demonstrativo no esto
discriminadas por grupos de despesas (de consumo, de pessoal etc.) e sim,
pelo ttulo: Despesas Administrativas. Por isso, para efeito de uma correta
formao de custos (que voc ver a importncia quando no captulo Gesto
Financeira abordarmos o estudo dos Custos. Ai deve-se, para analisar, discriminar e compor aquelas contas que realmente fazem parte das atividades da
farmcia).
43
ADMINISTRAO
FARMACUTICA
SIMPLIFICADA
8- DIVERSOS
8.1- FALTA DE CAIXA
8.2- DESCONTOS CONCEDIDOS
8.3- CONDUO
8.4- MATERIAL DE EMBALAGEM
9. LOJA
9.1- ALUGUEL
9.2- CONDOMNIO
9.3- IMPOSTO PREDIAL
9.4- LIMPEZA
9.5- MANUTENO E REPAROS
9.6- SEGURO SOBRE O ATIVO E ESTOQUE
10.- PESSOAL
10.1- SALRIOS
10.2- HORAS EXTRAS
10.3- FRIAS
10.4- DCIMO TERCEIRO SALRIO
10.5- AVISO PRVIO
10.6- IAPAS
10.7- FGTS
11.- ADMINISTRAO GERAL
11. 1- SALRIO DO CONTADOR.
3.9. CLASSIFICAO CONTBIL DOS CUSTOS
44
Em funo do movimento dos custos costuma-se classificar contabilmente - os mesmos em Fixos e Variveis.
So Fixos aqueles que havendo ou no venda eles no se movimentam. Mantm-se estticos em seu valor e ocorrem independentes das vendas.
Exemplo: Custo com pessoal. Havendo ou no venda temos que pagar os
salrios.
Variveis so os que s se movimentam havendo venda. Exemplo,
Compra de mercadoria. Para comprar novas mercadorias s movimentando os
estoques e estes s se movimentam acontecendo as vendas.
ATENO!
Quando voltarmos a estudar os custos em Gesto Financeira - relacionando-os com o movimento das vendas iremos classific-los de outro
maneira que no a contbil.
3.10. ANLISE PATRIMONIAL SIMPLIFICADA
De posse do Balano ou do Balancete Patrimonial, podemos e devemos
realizar uma srie de anlises sobre aqueles valores tabulados no mesmo para
verificarmos a grau de sade financeira de nossa empresa e avaliarmos o grau
de nossa competncia como administradores de nosso capital.
ADMINISTRAO
FARMACUTICA
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As equaes abaixo apresentadas nos ajudaro a realizar algumas tarefas de anlise econmicas financeira simplificadas.
1. ndice De Liquidez A Curto Prazo [ Liq.CP ]]
Este ndice indica os recursos que a empresa dispe para saldar seus compromissos a curto prazo.
Liq.CP = [( Disponvel + Realizvel ) Exgivel ]
2. ndice De Liquidez A Longo Prazo [ Liq.LP ]
O resultado deste ndice, mostra os recursos que a empresa dispe para
poder pagar seus compromissos a longo prazo.
Liq.LP = [( Disponvel + Realizvel + Imobilizado ) Exgivel
4. Rotao Do Estoque [ RtE]
A diviso das vendas totais a custo pelo valor do estoque do exerccio nos
fornece um nmero que ser divisor de 360 dias. O resultado da diviso de
360 dias por este nmero, dividido por sua vez por doze, nos indicar o nmero de dias em que o estoque est rodando.
Rt.E = [ 360 (Vendas totais a custo Estoque) ] 12
5. Rentabilidade Do Capital [ Rent.C ]
Este valor nos revela o porcentual de lucro que o Capital da empresa rendeu,
somente com Lucro Operacional.
Rent.C = [ Lucro Operacional No Exigvel ] x 100
45
CAPTULO 4
CONTABILIDADE II
[Documentos Contbeis e Escriturao]
ADMINISTRAO
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1. INTRODUO
No captulo 3 relativo ao 3.1.PATRIMNIO apresentamos alguns conceitos bsicos em contabilidade e conceituamos Bens, Direitos e Obrigaes
, vimos como montado um balano patrimonial e suas diferentes partes. Tambm conceituamos Contas e abordamos, resumidamente, alguns aspectos
desse assunto. No incio do assunto Patrimnio, vimos que a Contabilidade
a cincia que permite , atravs de suas tcnicas manter um controle permanente do Patrimnio de uma empresa.
Para controlar necessrio observar e analisar algum coisa. No caso da
contabilidade realiza-se a anlise dos dados numricos, resultantes dos fatos
administrativos, registrados em documentos e livros apropriados e de acordo
com determinadas regras. A confeco e anlise de mapas estatsticos apresentados no captulo Estatstica aplicada a farmcia - desses dados numricos
orientar a ao controladora do administrador. desses registros e desses
livros que pretendemos falar neste captulo. Dos mapas estatsticos falaremos
mais tarde.
Em tese , a escriturao obedece a seguinte rotina:
Ao realizar-se qualquer registro , indispensvel que se obtenha um
documento ( nota fiscal , duplicata etc.) . Este documento dever ser cuidadosamente arquivado depois de registrado em um Livro Borrador ( hoje substitudo por fichas de lanamento ou slips). Como o nome mesmo diz um livro
onde podemos fazer rasuras e correes, se necessrio, coisa que nos demais
no permitido por lei.
Os dados anotados no Borrador ou em fichas so transcritos para o
Dirio em ordem cronolgica obedecendo tcnica especfica, assim como
singular para cada um dos demais livros contbeis.
O Dirio pode ser complementado por livros auxiliares ou subsidirios ,
como Caixa , Ttulos A Pagar, Ttulos A Receber e outros.
46
Do Dirio passa-se ao Livro Razo onde as Contas (Caixa, Ttulos a pagar etc.) aparecem por si s, revelando os Crditos e Dbitos que receberam.
A relao das contas anotadas no Razo , com indicao dos saldos que
no momento apresentam constitui o Balancete De Verificao.
Esquematicamente podemos resumir a escriturao como segue :
Documento
Livro
Borrador
Caixa
Duplicatas pagar
Dirio
Duplicatas receber
Imveis e Utensilios
ADMINISTRAO
FARMACUTICA
SIMPLIFICADA
Livro Razo
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Imveis e Utensilios
Balancete de
Verificao
2. DOCUMENTOS
Como j dissemos acima, toda operao contbil identificada sempre
por um documento. Vamos agora identificar os diferentes documentos oficiais,
exigidos pelas autoridades, que uma farmcia utiliza quando realiza qualquer
transao comercial de compra ou venda de mercadorias.
As farmcias utilizam diferentes tipos de documentos em suas transaes comerciais dirias denominados : Notas Fiscais .
LIVRO BORRADOR
Na contabilidade clssica ou tradicional, as operaes, devidamente
documentadas eram escrituradas, por ordem cronolgica, em livro denominado
Livro Borrador, Borro Ou Costaneira. Neste livro, que no exigido por lei,
deveriam ser feitos registros rigorosamente exatos, mas passveis de correes
ou emendas, em caso de engano. Funcionava como um livro de anotaes ou
rascunho.
Modernamente, o Livro Borrador tem sido substitudo por Fichas de
Lanamento, tambm chamadas de Slips ou Vouchers, peas que trazem
maior flexibilidade ao processo, j que podem ser escrituradas simultaneamente e imediatamente nos setores onde acontecem as operaes. Apresentam
diversas vias, por exemplo, uma para transcrio ( por decalque ) no Dirio,
outra para o Razo, e tantas quantas forem necessrias para a escriturao de
contas secundrias; tudo isto sem necessidade de repetio de registro.
DIRIO
O Dirio um livro contbil obrigatrio, exigido pelo Cdigo Comercial
e que deve obedecer a determinadas formalidades: precisa ser encadernado,
numerado seguidamente e preenchido de maneira peculiar. Deve ser registrado nas Juntas Comerciais dos estados e receber a chancela do juiz.
Modernamente, as autoridades fiscais e a legislao subsidiria tem admitido uma srie de concesses em relao ao aspecto formal da escriturao
do Dirio: lanamento por decalque , dispensa de intitulao das contas (
substituda por cdigos devidamente aprovados ), Livros complementares do
Dirio - Caixa, Duplicatas etc. - desde que estejam devidamente registrados,
formam conjunto com o Dirio. Sendo que os livros acessrios trazem registros
analticos, enquanto que o Dirio oferece lanamentos globais.
Prof Srgio A. Lff
ADMINISTRAO
FARMACUTICA
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O mtodo utilizado para escriturao dos fatos administrativos o Mtodo das partidas dobradas. Este mtodo, de uso universal e foi divulgado pelo
frade franciscano Luca Pacioli , no sculo XV, consiste no seguinte :
No h devedor sem que haja credor e no h credor sem que haja
devedor, sendo que a cada dbito corresponde sempre um crdito de igual
valor.
Nota:
Como vemos apareceram novamente as palavras devedor e credor (
Dbito e Crdito) e voltamos a alert-lo. Procure analisar com cuidado o que
essas duas palavras representam para a contabilidade, de acordo com o enfoque dado mais atras quando se tratou deste assunto em Patrimnio -, no
confundindo com o significado da linguagem comum.
LIVRO RAZO
Apesar de no ser exigido por lei, este talvez seja o livro fundamental do
processo contbil. No Razo, abre-se uma folha ou ficha para escriturar-se a
evoluo de cada Conta.
Quando um lanamento feito no Dirio por partidas dobradas, pelo
menos duas (2) Contas so movimentadas no Razo.
o Razo que revela a qualquer momento o estado de cada Conta. O
conjunto de suas informaes mostra a composio do patrimnio.
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ADMINISTRAO
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A)
B)
C)
D)
E)
F)
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DATA...../........./ 199...
A) RESUMO DA MAQUINA REGISTRADORA
CLIENTES
1
2
3
4
5
ACUMULADO DO DIA
ACUMULADO ANTERIOR
SUBTOTAL
REGISTRO INDEVIDO (ESTORNO)
TOTAL
VENDAS
DESCONTOS
(+)
(-)
(=)
(-)
(=)
B) VENDAS DO DIA
VISTA
1
2
3
4
(+)
()
()
(=)
5
6
7
8
9
RECEBIMENTOS
RECEITAS DE SERVIO
SUBTOTAL
PAGAMENTOS
TOTAL LQUIDO
(+)
(+)
(=)
()
(=)
PRAZO
TOTAL
C) RECEBIMENTOS
HISTRICO
50
R$
TOTAL
D) PAGAMENTOS
HISTRICO
R$
TOTAL
E) RECEITAS DE SERVIO
PROCEDNCIA
APLICAES DE INJEES
VENDAS DE FICHAS TELEFNICAS
FRMULAS MANIPULADAS
QUANTIDADE
R$
Total
M
C
TOTAL
02 = COMPRAS
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DO DIA
ACUMULADO
M
C
TOTAL
03 = ACUMULADO GERAL DAS VENDAS A PREO DE CUSTO
1 - Acumulado das devolues + Acumulado das vendas vista = Acumulado GERAL das vendas
2 - Acumulado GERAL das vendas X 0,7 = VENDAS A PREO DE CUSTO
R$
R$
R$
PREENCHIMENTO DO RCD.
A) RESUMO DA MQUINA REGISTRADORA
1. IDENTIFICAO DO QUADRO A
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ADMINISTRAO
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52
ADMINISTRAO
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SIMPLIFICADA
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QUADROS C), D) e E)
Para os quadros C , D e E damos, abaixo, alguns exemplos de subcontas
geradoras de valores monetrios nas respectivas Contas.
Conta C) RECEBIMENTOS
subconta C.1 - sobras de caixa
Conta D) PAGAMENTOS
Prof Srgio A. Lff
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Estas por sua vez so subdivididas de tal modo que possam ser registrados os valores DO DIA e o ACUMULADO de medicamentos M e correlatos
C , separadamente. Na ltima linha deste quadro encontra-se a linha dos
respectivos Totais ( do dia e acumulado ).
1. REGRAS PARA O PREENCHIMENTO DO QUADRO F
Comearemos pela seo 01 = VENDAS.
1.1. As devolues a distribuidoras e/ou laboratrios realizadas no dia considerado devem ser somadas e o total lanado na linha M se forem
medicamentos e na linha C se forem correlatos(perfumaria , acessrios , produtos de higiene etc.) na coluna DEVOLUES ...DO DIA .
1.2. Na coluna DEVOLUES ... ACUMULADO registra-se a soma do valor registrado na coluna ACUMULADO do dia anterior com o valor das
devolues DO DIA considerado.
1.3. Igual procedimento ser adotado no preenchimento da coluna VENDAS
VISTA.
ADMINISTRAO
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CAPTULO 5
GESTO FINANCEIRA
1. INTRODUO
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2. L U C R O
Lucro a vantagem ou diferena que, numa transao comercial, apuramos entre a compra e a venda.
Seja R$ 132,99 o preo de venda de uma determinada mercadoria e R$
100,00 seu preo de custo, o lucro ser igual a R$ 32,99
O lucro obtido pela diferena entre o valor da venda e o valor da
compra da mercadoria denominado, Lucro Bruto
Comercialmente o lucro bruto hoje calculado normalmente de outra
maneira, porm o valor igual ao obtido dessa maneira. Esse valor expresso
por um nmero concreto, isto , um nmero abstrato 32,99 - adjetivado por
um smbolo R$. Chama-se lucro bruto, porque o valor que o representa pode
encerrar alm do lucro propriamente dito, chamado de lucro lquido, mais todos
os valores que custaram para a empresa as operaes de comercializao
- Custo Operacional -.
3. MARGEM DE LUCRO
O lucro, alm de ser expresso por um nmero concreto, como o Real,
pode ser expresso tambm em porcentagem (valor proporcional parte, quando se considera o todo igual a cem) e neste caso ele denominado: Margem
Bruta de Lucro.
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Como podemos verificar, o lucro bruto (R$ 32,99), ao contrrio da margem bruta, tem o mesmo valor numrico tanto faz calcul-lo deste modo (sobre
o preo de venda) como atravs da diferena entre o preo de venda e o preo
de custo.
5. A VENDA
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ADMINISTRAO
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Rentabilidade.
A rentabilidade de uma empresa corresponde ao grau de xito econmico da mesma em relao ao seu capital, ou a relao entre os lucros ou benefcios auferidos e o capital investido. A rentabilidade tem relao direta com o
capital, mas depende do lucro lquido, tanto verdade que, para se obter maior
rentabilidade, necessitamos ter maior lucro lquido.
6. PREO DE VENDA - [DE ESPECIALIDADES FARMACUTICAS]
Preo de venda de uma especialidade farmacutica o valor mximo
em Reais, autorizado por lei. O preo de venda foi at 2001 regulamentado
pela Portaria n. 37 da SUNAB de 11 de maio de 1992 e possibilitava obter
uma margem bruta sobre o custo de 42,85%. A partir de 19 de outubro de 2001
a Cmara de Medicamentos publicou a Resoluo n 11 a qual em seu artigo
3 determina como calcular o Preo Mximo ao Consumidor PMC e, alm
disso, classifica os medicamentos em trs grupos: Lista Positiva, Lista Negativa e Lista Neutra. Com esta Resoluo o preo de venda dos medicamentos
passando a ser calculado pelos novos fatores includos nela e relacionados
com o ICMS praticado nos diferentes Estados, tem como conseqncia obtermos preos de venda diferentes para os medicamentos, conforme forem
considerados da Lista Positiva, Negativa ou Neutra. Como j vimos a Cmara
de Medicamentos, estabeleceu que esse valor ser calculado a partir da diviso do preo estabelecido pelas unidades produtoras (Preo de Fbrica =
PF) pelo ndice contidos naquela Resoluo e que variam de 0.7519 - o de
maior valor - a 0,7103 o de menor valor. Exemplo. Seja R$ 100,00 o preo
de custo de um medicamento qualquer. Para encontrar-se o preo mximo de
venda ao consumidor basta dividir esse nmero (100,00) pelo ndice (0,7519)
estabelecido pela lei. Portanto R$ 100 0.7519 = R$ 132,99. A citada Resoluo no permite arredondamento dos valores obtidos na diviso do preo de
custo pelos ndices indicados na Resoluo. Os medicamentos manipulados
no obedecem a esse critrio de calcular o preo de venda. livre a margem
de lucro de um medicamento manipulado, isto quer dizer que a rentabilidade na
farmcia de manipulao maior.
ADMINISTRAO
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VENDA =
a) Custo dos
produtos
vendidos
b) Custo
com
pessoal
c) Custo
com a loja
d) Custos
diversos
e) Custos
Legais.
f) Lucro
Lquido
(+a) [~ 75,19 %]
(+ b)? %
(+ c)? %
(+ d)? %
(+ e)? %
(+L)? %
O custo da mercadoria como j sabemos cerca de setenta e cinco virgula dezenove porcento (75,19 %) do custo de venda, para os demais custos
sero estabelecidas porcentagens que a experincia nos aconselhar a adotar,
por este motivo no grfico acima eles foram representados por um ponto de
interrogao.
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Quando um dos custos cresce, ocorre um desequilbrio no volume individual dos demais custos contidos na capacidade: valor final da venda. Se
isso acontecer ou a capacidade de venda extravasa seu volume total (100%),
ou mantendo a mesmo volume interno comprime alguma outra despesa para
que o volume final da capacidade seja mantido (100%).O primeiro item dos
custos afetado diretamente pelo desequilbrio do valor de venda aquele que
se refere ao lucro (lquido).
Observe os exemplos a seguir apresentados.
1 a + b + c + d + e = V L
Neste caso houve lucro (L)
2 a + b+ c + d + e = V
Neste segundo caso no houve lucro, mas tambm no teve prejuzo denomina-se este caso como: vendas em ponto de equilbrio. O somatrio dos
custos invadiu completamente o espao dos Lucros (L) fazendo com que este
desaparecesse do valor de venda.
3 a + b + c + d + e = V P
60
ou
a+b+c+d +e+P> V
Neste exemplo, o valor L (lucro) (L) no s desapareceu do volume das vendas, como o somatrio ou volume dos custos foi maior, extravasou a capacidade de venda e conseqentemente houve prejuzo (= P).
Uma vez que os custos representam um fator to importante no desempenho
total do valor da venda e no lucro lquido, conveniente que se estude mais a
fundo o papel dos custos.
Seu valor varia na razo direta do valor das vendas como se ele estivesse colado, fixo as vendas.
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Exemplos de custos desse tipo (fixo) so: IR, ICM ISQNN, PIS, COFINS etc.
Os elementos que constituem o custo fixo s podem ser melhorados em
sua origem e no em sua incidncia, ou seja, o custo (fixo) dos produtos vendidos pode incidir em porcentagem menor sobre a venda se a compra for feita
com margem de lucro maior.
Um custo VARIVEL em relao s VENDAS - quando seu movimento SEMPRE O INVERSO do movimento das vendas, isto , quanto maior
as vendas tanto menor os custos e vice versa.
Exemplos de custos do tipo varivel: custo com pessoal, custo da
unidade de venda (aluguel, reformas e outros) etc.
Vamos identificar uma a uma cada uma das principais despesas, fixas e
variveis, que incidem no custo operacional de uma farmcia.
CUSTOS FIXOS EM RELAO S VENDAS
a) Custo dos
produtos vendidos
e) Custos legais
61
d) Custos diversos
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c) Custo com a
unidade de venda
VENDA
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Custo do produto vendido + Custo com pessoal + Custo com loja +Custo com impostos + Custos diversos + lucro lquido
O agrupamento para anlise deve ser feito de forma tal que (sem muito
trabalho extra) seja possvel obter a totalidade de cada grupo. Tomando como
base os grupos mostrados no quadro anterior e levando em conta a estrutura
das farmcias e sua simplicidade administrativa, teremos:
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Aluguis
Instalaes
Manuteno
Reformas
Letreiros
Vitrines
Gndolas
Imposto predial
Etc. etc.
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CUSTO DE CONSUMO
Correspondem s despesas com:
Luz
gua
Correio e telegrafo
Material de limpeza e higiene
Materiais de embalagem
Materiais de escritrio
Etc.
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CUSTOS DIVERSOS
Correspondem s despesas eventuais com:
Propaganda
Falta de caixa
Descontos concedidos
Fretes e carretos
Lanches
Manuteno de veculos
Conduo
Viagens e estadias
Livros, revistas e jornais.
Etc. etc.
PARADIGMA Custo mximo = 0, 5 %
Os custos diversos no podem provocar diferenas de caixa e devem
ser acertados diariamente pelo responsvel.
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DEPRECIAES
Depreciaes de mquinas, equipamentos, instalaes, veculos, mveis e
utenslios, imveis (construes) etc. Existem taxas usuais normais para
cada um desses bens .
PARADIGMA Custo mximo = 0,5 %
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Para obter-se o valor em reais (R$) do P.E. de uma empresa, basta dividir o Custo Operacional Total em reais pelo divisor 0,2481
Porque 0,2481? Escolhemos arbitrariamente o ndice de maior valor da
tabela da Resoluo n. 2/2002 para encontrar o preo mximo ao consumidor (PMC). Este valor igual a 0,7519 Este nmero multiplicado por cem nos
fornece o valor do custo da venda que igual a 75,19 %. De cem preo de
venda - subtraindo o custo da venda obtemos o valor do custo operacional
que igual a 24,81.
Quando o valor de venda igual a cem, o custo operacional igual a
vinte e quatro virgula oitenta e um; se o valor de venda for igual a um o custo
operacional passa a ser zero virgula vinte e quatro, oitenta e um (0,2481).
66
Sendo:
[PE] = Ponto de Equilbrio
[COT} = Custo Operacional Total
Faamos alguns exerccios para melhor compreender o significado financeiro amplo deste Ponto de Equilbrio (PE).
A) Suponhamos que a despesa com o farmacutico, responsvel tcnico, de
uma empresa qualquer seja igual a: R$4.500,00. (Salrio = R$ 2.500,00 +
obrigaes sociais = R$. 2.000,00)
Pergunta-se: quanto dever vender essa empresa para pagar o salrio do
farmacutico?
simples. Basta dividir o salrio (R$ 4.500,00) por 0,2481. Portanto a empresa dever vender mensalmente R$ 18.137,84
Prof Srgio A. Lff
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CAPTULO 6
ESTATSTICA APLICADA FARMCIA
1. INTRODUO
A finalidade da estatstica agrupar fatos histricos em unidades conhecidas, devidamente projetadas, para que elas possibilitem um julgamento do
comportamento atual dos resultados e que aps se oriente um novo comportamento para esses mesmos resultados .
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Estoque
Pessoal
Despesa
Renda
... tem objetivos (metas) pr-fixados, donde se conclui que esses alvos
determinam os rumos dos objetivos da unidade de venda.
Todos os dados obtidos sero:
Registrados diariamente
Projetados mensalmente
68
Problema o desvio ou desequilbrio entre o que deveria estar acontecendo e o que realmente est ocorrendo, o desvio de alguma norma ou
padro de desempenho desejado, em face de fatores intervientes durante a
execuo.
O desequilbrio provocado por uma mudana qualquer no prevista e
por isso mesmo, no impedida de acontecer. A isso chamamos problema.
Existe um problema, quando as pessoas que julgam os desvios consideram os mesmos passveis de correo, sob pena de a execuo no corresponder ao plano proposto (alvo, cota, meta etc.).
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PROBLEMA
n
n
n
n
n
Qual o desvio?
Onde est correndo?
Quando aparece?
Qual a extenso?
Qual a causa?
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ADMINISTRAO
FARMACUTICA
SIMPLIFICADA
Dia
1
2
3
4
5
6
Alvo
1079,34
1079,34
1079,34
1079,34
654,55
0,00
l l l
26
27
28
29
30
31
654,55
0,00
1079,34
1079,34
1079,34
1079,34
18650,6
0,00
20125,99
21200,28
23215,28
23427,28
Ac. = Alvo
1079,34
2158,68
3238,02
4317,36
4971,91
0,00
Desvio
(150,87)
(348,57)
241,35
372,66
(60,36)
0,00
17499,20
0,00
18578,54
19657,88
20737,22
21816,56
44,80
0,00
396,06
(5,05)
935,66
1045,66
Conveno:
Ac.=Total Valor Total da Venda Real Diria Acumulado at o dia considerado
Ac.=Alvo Valor total do Alvo Acumulado at o dia considerado
A) Alvo De Venda
Ao tentarmos estabelecer um alvo de vendas , vrias perguntas nos
ocorrem : como proceder para elaborar o primeiro alvo de vendas da farmcia
recm aberta ? que critrios adotar ? e os outros alvos de vendas como construir ? etc. etc.
Vamos iniciar estabelecendo normas para a elaborao do primeiro alvo
de vendas dirio da farmcia que recm vai comear sua vida comercial.
70
Exemplo.
Seja R$ 18.000,00 o valor das despesas fixas (em relao s vendas) e 0,2481
o ndice do Custo Operacional Total para uma venda com valor igual a um.
R$ 18.000,00 0.2481 = R$ 72.551,39
R$ 72.551,39 26 = R$ 2.790,44 (alvo dirio de venda)
ADMINISTRAO
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71
Ateno ! No esquecer que para se obter um determinado valor de lucro lquido devemos calcular o valor da venda a ser realizada para maior conforme foi
visto no estudo do Ponto de Equilbrio no captulo Gesto Financeira.
Exemplo.
Seja R$ 1.500,00 o lucro lquido total desejado para o ms seguinte. Vamos
portanto calcular o valor da venda a realizar para termos este lucro.
R$ 1.500,00 0.2481 = R$ 6045,95.
R$ 6045,9530 ( dias) = R$ 201,53 por dia.
Portanto para obter um lucro total de R$ 1.500,00 no final do ms deveremos somar ao valor do alvo dirio mais R$ 166,67.
Podemos tambm calcular a porcentagem de aumento utilizando as
informaes fornecidas pelos jornais em suas colunas econmicas. Que ndices usaremos? Em princpio qualquer um deles serve [ndice de Preo ao
Consumidor (IPC), ndice Geral De Preos Mdio da Fundao Getlio Vargas
(IGP-M) etc]. Inflao acumulada do ano etc. etc.. Pode ser feita uma mdia
entre eles ou utilizar o maior valor. Tudo depende do planejador.
De posse da venda real acumulada do ms anterior, acrescenta-se a
este valor, o valor em Reais obtido pelo clculo, utilizando o ndice escolhido
[cuidado no esquecer de dividir pelo ndice do Custo Operacional Total para
achar o valor da venda para obter aquele lucro]. O resultado dessas operaes
matemticas nos fornecero, deste modo, o valor para trinta dias. Divide-se o
mesmo por trinta para encontrar o alvo dirio.
O alvo anual formado de maneira semelhante utilizando-se como fonte
de referncia s vendas mensais acontecidas no ano anterior e adicionando a
elas os valores determinados pelos indicadores econmicos.
ADMINISTRAO
FARMACUTICA
SIMPLIFICADA
72
ADMINISTRAO
FARMACUTICA
SIMPLIFICADA
30,121.00
29,766.00
29,487.50
29,501.50
29,613. 50
0.00
(+)
Compras
459.00
640.00
850.00
760.00
659.00
0.00
() Vendas
a custo
816.00
920.00
839.00
650.00
830.00
0.00
28,918.92
0.00
28,899.92
28,869.92
28,673.92
28,489.92
755.00
0.00
690.00
547.00
489.00
599.00
789.00
0.00
752.00
755.00
697.00
689.00
Dia
Estoque
Anterior
1
2
3
4
5
6
(+)Reetiquet.
(=)Estoque
atual
2.00
1.50
3.00
2.00
0.00
0.00
29,766.00
29,487.50
29,501.50
29,613.50
29,442. 50
0.00
15.00
0.00
32.00
12.00
24.00
16.00
28,899.92
0.00
28,869.92
28,673.92
28,489.92
28,415.92
l l l
73
26
27
28
29
30
31
O ideal seria partirmos desde o primeiro dia de funcionamento da farmcia com um estoque fsico e um financeiro ideal j estabelecido. No possvel! Vamos ento ter que trabalhar inicialmente com um estoque fsico pequeno
em nmero de unidades por item para podermos ter uma maior diversidade de
itens para atender ao maior nmero possvel de pedidos.
ADMINISTRAO
FARMACUTICA
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A Reetiquetagem um fenmeno muito importante no controle financeiro do estoque. Quando no anotada corretamente nos dar distores sensveis e imprevisveis. Ao realizarmos um balano de conferncia para conferir
o estoque, em caso de suspeita de roubo por exemplo, caso no tenhamos o
cuidado de anotar a reetiquetagem efetuada, dificilmente encontraremos desvio financeiro em nosso estoque e logicamente a causa do mesmo , isto , o
roubo, se estiver ocorrendo. O balano, se realizado neste momento, tambm
no mostrar a realidade de nosso patrimnio. Ser uma caricatura da realidade financeira da empresa.
No final do livro em ANEXO 12 apresentado um modelo sugesto de
mapa de registro de reetiquetagem.
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FARMACUTICA
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Onde :
G = nmero de dias em que o estoque est girando
A = Estoque Atual
V = Venda dia a custo
Exemplo.
Vejamos, no Exemplo de Ficha de Anlise de Estoque apresentado
acima, em relao ao dia 02 de julho de 2003 em quantos dias est rodando o
estoque.
R$ 29.487,50 o Estoque Atual. A Venda a custo igual a R$ 920,00
Calculemos o Giro. 29.487,50 30 = 982,91
982,91 920,00 =1,07
1,07 X 30 = 32 dias. O que timo!
Conceituemos agora Alvo De Estoque ou Estoque Ideal.
Estoque Ideal o valor mximo, permitido de estoque financeiro, necessrio para girar o estoque em determinado perodo de tempo. O tempo ideal,
como j dissemos, seria trinta dias. O valor do Estoque Ideal estabelecido
atravs da equao que segue :
Q = (V x T) 30
Onde:
75
Q = Alvo de estoque
V = Venda dia a custo
T = nmero arbitrrio de dias em que desejamos que o estoque gire.
Exemplo
Sendo a Venda do dia: R$ 1.800,00 e 45 dias, o nmero de dias em que
desejamos que o estoque gire, calculemos o valor do Estoque Ideal.
Primeiro transforme a venda em custo da venda dividindo por 0,7519
(por hiptese nosso ndice para clculo do preo de custo conforme foi visto em
Gesto Financeira).
ADMINISTRAO
FARMACUTICA
SIMPLIFICADA
Dia
1
2
3
4
5
6
...
25
26
27
28
29
30
31
Total
Compra
459,00
640,00
850,00
760,00
659,00
00
...
755,00
690,00
00
547,00
489,00
599,00
640,00
7088,00
Venda
816,00
920,00
839,00
650,00
830,00
00
...
789,00
752,00
00
755,00
697,00
689,00
920,00
8657,00
Devol.
Distrib.
10,90
23,00
0,00
12,50
21,00
00
...
0,00
0,00
00
0,00
5,30
2,00
0,00
74,70
Desvio
-346,10
-257,00
11,00
122,50
-150,00
00
...
-34,00
-62,00
00
-208,00
-202,70
-88,00
-280,00
1.494,30
76
D = desvio ocorrido
C = Compras
V = Venda dia a custo
d= devolues ao fornecedor
ADMINISTRAO
FARMACUTICA
SIMPLIFICADA
77
Clientes
Dia
Clientes
Acumulado
93
73
91
60
115
00
...
148
00
108
0
142
138
93
166
257
317
432
00
...
2188
00
2296
2296
2438
2576
O controle de clientes atendidos poder ser realizado atravs de um mapa bastante simples onde dever ser indicado : o Ms e o Ano dos dados , uma
coluna dos Dias, outra para anotar o nmero de Clientes atendido em cada dia
e por ltimo uma coluna para ser registrado o nmero de Clientes Acumulado
dia a dia at o fim do ms.
Este mapa nos permitir calcular e conhecer entre outras variveis: qual
a fatia do mercado que ocupamos, o volume mensal de clientes atendidos, o
nmero de clientes atendidos diria e mensalmente por cada funcionrio, o valor mdio em reais gasto por cada cliente e outros dados mais que desejemos
criar e que seja importante.
o ano dos meses, ou o ano dos semestres analisados, ou os anos analisados conforme o que for desejado;
os valores das diferentes despesas em Reais;
os valores das porcentagens com que cada um dos valores participa
dos diferentes clculos.
ADMINISTRAO
FARMACUTICA
SIMPLIFICADA
a)
% = (D V) x 100
Onde:
% = porcentagem de participao da despesa nas vendas ;
D = acumulado Mensal, Trimestral ou Anual da despesa analisada;
V = acumulado Mensal, Trimestral ou Anual da venda real ocorrida.
A porcentagem entre as vendas ocorridas de meses, semestres etc.
etc. diferentes, ou as despesas de meses diferentes poder ser encontrada
atravs da seguinte frmula:
b)
Onde:
My = Vendas ms considerado;
Mx = Vendas ms anterior.
78
ADMINISTRAO
FARMACUTICA
SIMPLIFICADA
VENDAS
79
Agosto
R$
R$41.142,00
%
100
Setembro
R$
R$44.261,00
b)
%
%
100 7,05
1. Material de consumo
2. Diversos
3. Loja
4. Pessoal
Subtotal
DESPESAS
[Mx]
a)
R$240,80 0,59
R$130,00 0,25
R$1.234,00
2,9
R$3.910,00
9,5
R$5.514,80 13,32
[My]
a) b)
R$354,00
0,8
47
R$170,00
0,4 30,8
R$1.548,78
3,5 25,5
R$4.450,00 10,05 13,8
R$6.522,78 14,75 18,3
1. Tributrias
2. PIS
3. Adiministrao
Subtotal
R$3.662,00
R$452,60
R$825,00
R$4.939,00
8,9
1,1
2,01
12
R$3.938,34
8,9
R$486,76
1,1
R$1.100,00 2,49
R$5.525,10 12,48
7,55
7,55
33,3
11,9
Total Geral
R$9.878,60 24,01
R$11.050,20 24,97
11,9
9. AVALIAO ECONMICO-FINANCEIRA
No incio das atividades, os custos de aquisio do estoque representam
grande parte do investimento programado.
A composio do estoque inicial difcil de ser definida, em razo
da grande quantidade de itens de especialidades farmacuticas que uma
farmcia comunitria comercial (tipo drogaria) negocia. Alguns medicamentos
so mais consumidos em determinadas pocas do ano. So ditos sazonais. No
sul e sudeste do Brasil, por exemplo, no inverno a maior procura por produtos
para o aparelho respiratrio. No vero os medicamentos com maior rotao
so os para o aparelho gastrointestinal e os rehidratantes. As outras regies
brasileiras tambm tm suas caractersticas sazonais que no podem, e no
devem ser ignoradas. O capital de giro , alm do investimento necessrio
composio do estoque para aproximadamente trs meses (iniciais) de comercializao, deve contemplar outros itens como despesas administrativas para o
primeiro ms, despesas com o registro da empresa e uma reserva tcnica para
qualquer eventualidade que ocorrer.
Para podermos realizar uma Avaliao econmico-financeira do
empreendimento que pretendemos iniciar - montagem de uma farmcia comunitria comercial - necessrio se torna que estruturemos os dados de tal
maneira que possamos realizar tal tarefa.
Ao final do livro - no ANEXO 9 - apresentamos uma sugesto de quadros
analticos que facilitaro tal encargo sob o ttulo: Como montar uma Estrutura
de Dados Analticos ao Iniciar a Empresa.
CAPTULO 7
ADMINISTRAO
FARMACUTICA
SIMPLIFICADA
A escolha dos funcionrios de uma farmcia, especialmente os balconistas, deve levar em conta as caractersticas particulares dos clientes deste
ramo comercial, que normalmente, se encontram em estado de angustia, aflio, ansiedade, ou mesmo carncia afetiva, podendo, por isto mesmo, adotar
comportamentos estranhos ou fora do normal.
Desta maneira, exigisse do funcionrio de uma farmcia pr-requisitos
bsicos como tolerncia e compreenso. Atender um cliente aparentando pouco caso, desinteresse, brusquido, fingimento ou superioridade, quando ele
busca justamente um tratamento mais atencioso que o normal, na maioria das
vezes, representa perda do cliente.
A experincia ensina que o nmero de funcionrios necessrios
para uma farmcia de pequeno porte varia entre trs ou quatro. Enquanto que,
nos grandes estabelecimentos, pode chegar a vinte ou mais.
Os funcionrios podem ser classificados em:
Pessoal direto , que atende o pblico = vendedor.
Pessoal indireto , que presta servios auxiliares = gerente/proprietrio (
farmacutico ),manipuladores, caixa , empacotador , faxineiro, contador
etc.
O conceito de pessoal direto e indireto relativo e varia de acordo
com os servios prestados.
O pessoal direto poder ser remunerado de forma mista: um salrio fixo,
mais porcentagem sobre a venda realizada por ele. aconselhvel remunerar
o pessoal indireto da mesma maneira, assim todos tero interesse em contribuir para o aumento das vendas.
80
2. PERFIL DO BALCOFARMACISTA
O funcionrio de farmcia no um mero atendente atrs de um
balco. Ele precisa:
ter uma certa sensibilidade humana, pois mantm contato com um tipo bem
especfico de cliente,
apresentar certas habilidades comerciais, j que seu bom desempenho determina a estabilidade e o crescimento de uma atividade que visa o lucro;
desenvolver a conscincia tica de que negocia com produtos que visam a
sade e o bem-estar do cliente.
2.1.CARACTERSTICAS FSICAS
ADMINISTRAO
FARMACUTICA
SIMPLIFICADA
81
3. RECRUTAMENTO
No momento em que se escolhe um candidato, difcil prever com exatido que tipo de resposta ele dar empresa. Suas habilidades mentais s
podero ser adequadamente avaliadas durante um determinado perodo de
experincia. No entanto, um sistema de recrutamento bem elaborado permite
uma seleo mais precisa e evita que a empresa seja prejudicada por uma alta
rotatividade de candidatos inadequados.
3.1. ASPECTOS IMPORTANTES DOS CANDIDATOS.
ADMINISTRAO
FARMACUTICA
SIMPLIFICADA
82
Idade;
Bairro onde reside;
Com quem mora, se paga aluguel, se tem dvidas;
Se estuda e em que horrio ;
Qual a disponibilidade de horrio para o trabalho;
Se pode trabalhar em fim de semana ;
O cargo exercido, o perodo de permanncia e o salrio no ltimo emprego, bem como o motivo da sada;
A motivao do candidato para trabalhar e suas perspectivas em relao
empresa.
Neste contato inicial necessrio investigar a motivao, o ritmo de
trabalho e a estabilidade profissional do candidato.
3.2. PLANEJAMENTO DA ENTREVISTA
a) -ENTREVISTA ESTRUTURADA Acompanha-se uma lista pr-determinada com perguntas que, geralmente, so feitas a todos os candidatos.
b) - ENTREVISTA NO ESTRUTURADA
Poucas perguntas so planejadas e as questes surgem no decorrer
da entrevista.
c) - ENTREVISTA MISTA (A mais utilizada)
Misturam-se as perguntas previamente elaboradas com as que surgem
ao longo da entrevista.
As perguntas limitam-se a situaes hipotticas. O que se avalia a qualidade da resposta como soluo para um problema.
Abertas
Gostaria que me
falasse dos ltimos
empregos.
Fala-me do teu ltimo emprego...
Tipos de perguntas
Fechadas
Perguntas que j respondeu
Onde traba O teu ltimo emprego foi
lhaste anteriorem tal lugar? ( sim ou no)
mente
Atualmente, no quis trabalhar ento?
ADMINISTRAO
FARMACUTICA
SIMPLIFICADA
83
4. ENTREVISTA
4.1. PREPARAO DA ENTREVISTA
Ambiente (ideal)
Horrio
ADMINISTRAO
FARMACUTICA
SIMPLIFICADA
Privado
Observar rigorosa
mente a hora marcada
Confortvel
Calmo
Sem interrupes
Linguagem
O entrevistador deve se fazer entender e
deixar claro o que espera
84
Durao
O tempo necessrio para se ter uma
idia clara do candidato
Anotaes
O mnimo necessrio.
Discrio
ADMINISTRAO
FARMACUTICA
SIMPLIFICADA
85
CAPTULO 8
NOES SOBRE LEGISLAO TRABALHISTA
CONSIDERAES INICIAIS.
ADMINISTRAO
FARMACUTICA
SIMPLIFICADA
Embora alguns assuntos apresentados neste captulo sejam de responsabilidade do escritrio de contabilidade encarregado de executar a escrita
contbil da empresa bom que o farmacutico tome conhecimento deles
para poder cobrar a sua execuo e atualizao da escrita, pois muitas vezes
por falta de organizao e desleixo, coisa muito comum em escritrios que
fazem este tipo de prestao de servio, as tarefas no so executadas e o
comerciante punido injustamente, pois pagou, mas no recebeu o servio, pelo
menos na qualidade que deveria receber.
1. EXAME MDICO
Todo funcionrio admitido dever ser submetido a exame mdico de
admisso (artigo 167 da CLT) . A renovao efetuada por mdicos do SUS
ou que mantenham convnio com a empresa. Se no for possvel recorrer a
nenhum dos dois, o atestado dever ser fornecido por mdico particular de livre
escolha do empregador.
2. DOCUMENTOS DE ADMISSO
Ao escritrio de contabilidade que realiza a escrita da farmcia que
cabe a responsabilidade do preenchimento da documentao referente admisso e coleta de assinaturas dos mesmos.
2.1. CONTRATO DE EXPERINCIA
O contrato de experincia feito por um perodo de trinta (30) dias; caso
no haja interesse das partes em termos de resciso, este contrato ser automaticamente renovado por mais sessenta (60) dias.
86
ADMINISTRAO
FARMACUTICA
SIMPLIFICADA
3. HORRIO DE TRABALHO
A jornada de trabalho de quarenta e quatro (44) horas semanais, ou
seja, sete (7) horas e vinte (20) minutos dirios de segunda a sbado, ou outros
limites estabelecidos por lei (outras classes) .
horas.
87
4. LIVRO PONTO
O controle do horrio de trabalho feito atravs do Livro-Ponto, que dever ser aberto mensalmente, com uma folha para cada funcionrio, indicando:
nome, nmero do funcionrio, horrio do primeiro e segundo turno.
O horrio do Livro-Ponto registrado pelo funcionrio dever corresponder ao horrio que consta no Quadro de Horrio de Trabalho.
Quando o funcionrio fizer horas extras, o horrio que dever ser registrado no Livro-Ponto o de SADA.
ADMINISTRAO
FARMACUTICA
SIMPLIFICADA
horas.
O intervalo entre uma jornada e outra no poder ser inferior a onze (11)
88
Este quadro deve ser atualizado toda vez que na farmcia ocorrer admisso, demisso, transferncia definitiva (no caso de possuir filiais), mudana
de horrio de funcionrio ou substituio de funcionrio.
7. ESCALA DE REVEZAMENTO
Se uma farmcia faz plantes especiais deve elaborar formalmente
uma escala de revezamento, para comprovar junto ao Ministrio do Trabalho
o repouso semanal a que tem direito cada funcionrio. Essa escala dever ser
elaborada e preenchida mensalmente, sempre levando em conta a necessidade da farmcia, para ser programado o revezamento semanal do funcionrio. O
repouso semanal dever coincidir com pelo menos um domingo por ms.
8. ATRASOS E FALTAS
a) REGISTRO DE ATRASO E /OU FALTAS
Toda vez que um funcionrio se atrasar ou faltar ao servio, dever
ser preenchido um documento registrando tal fato.
Esse registro deve ser arquivado na pasta do funcionrio. Os funcionrios que cometerem um atraso superior uma hora, sem licena prvia,
devero regressar no turno seguinte, ou seja, perdero o turno do atraso. O
registro, quando preenchido por ocasio de falta do funcionrio, dever se feito
em duas (2) vias, que tero os seguintes destino:
ADMINISTRAO
FARMACUTICA
SIMPLIFICADA
89
b) FALTA LEGAL
Falta legal aquela estabelecida por lei para atender determinadas finalidades, de conformidade com a CLT. So elas:
b.1 ) dois dia consecutivos - em caso de falecimento do cnjuge, ascendente , descendente, irmo, ou pessoa que, declaradas em sua Carteira
de Trabalho de Previdncia Social, vivam sob sua dependncia econmica.
b.2 - At trs dias consecutivos o funcionrio poder deixar de comparecer ao trabalho, em virtude de casamento.
b.3 - Por um dia em cada doze meses de trabalho , em caso de doao
voluntria de sangue devidamente comprovada.
b.3 - At dois dias consecutivos ou no , para fins de alistar-se como
eleitor , nos termos da respectiva lei.
b.4 - Por cinco dias , no decorrer da primeira semana do nascimento do
filho.
c) FALTAS JUSTIFICADAS
Faltas justificadas so aquelas que, por fora maior, impossibilitam o
comparecimento do funcionrio ao trabalho. So elas:
c.1 - Faltas por doena , atestadas pelo mdico do SUS ou da empresa,
se houver. Esta falta ser remunerada, ficando sob a responsabilidade
da empresa o pagamento de no mximo, quinze dias estabelecidos por
lei, alm do envio do atestado mdico ao empregador.
c.2 - Dispensa so faltas autorizadas pelo empregador para atender assuntos particulares. Estas faltas no sero remuneradas.
9. CADASTRAMENTO NO PIS
O Programa de Integrao Social foi criado pela lei complementar
n. 07 de 07 de setembro de 1970, destinado a promover a integrao do funcionrio na vida da empresa. Por ocasio da admisso do funcionrio deve ser
verificado na Carteira de Trabalho se o mesmo j est cadastrado no PIS ou no
PASEP. Caso no esteja cadastrado cabe empresa preencher o formulrio
DRC (Documento de solicitao e Resumo de Cadastramento no PIS). Aps
ADMINISTRAO
FARMACUTICA
SIMPLIFICADA
90
Pelo exerccio do trabalho a servio da empresa, provocando leso corporal, perturbao funcional ou doena que cause a morte, perda ou reduo, permanente ou temporria, da capacidade parta o trabalho, uma vez
comprovado a inexistncia de dolo.
Ser tambm considerado acidente de trabalho o acidente sofrido pelo
empregado, ainda que fora do local de trabalho, na execuo de ordem ou
na realizao de servio sob a autoridade da empresa.
Acidente ocorrido no percurso da residncia para o trabalho ou deste para
aquela, desde que no haja interrupo ou alteraes no trajeto usual, independentemente do tipo de conduo utilizada.
Nos perodos destinados a refeies e descanso ou por ocasio da satisfao de outras necessidades de ordem fisiolgica, no local de trabalho, o
empregado ser considerado a servio da empresa.
No caso do acidente ocorrer num sbado, domingo ou feriado o empregador conduzir o acidentado at um hospital ou outra entidade eqivalente
pertencente ao SUS.
11. FRIAS
Aps cada perodo de doze (12) meses, o funcionrio tem direito a um
descanso que ser dado pela empresa num perodo de dez (10) meses imediatos ao vencimento das frias, cabendo empresa o estabelecimento da
data das frias durante o perodo estipulado por lei. O funcionrio dever ser
notificado sobre a sada de frias trinta dias antes do incio da mesma atravs
de um documento escrito: o Aviso de Frias, para que o Escritrio de Contabilidade, possa preparar a documentao referente concesso de frias.
facultado ao empregado converter um tero do perodo de frias a que
tiver direito em abono pecunirio, no valor da remunerao que lhe seria devida
nos dias correspondentes.
O abono de frias dever ser requerido formalmente at quinze dias antes do trmino do perodo aquisitivo de frias. Critrios para liberao do abono
de frias por parte do empregador.
Quando a solicitao do abono de frias no ocorrer no prazo estipulado
por lei, o empregador analisar a convenincia de atender ou no ao pedido do
funcionrio.
ADMINISTRAO
FARMACUTICA
SIMPLIFICADA
91
ADMINISTRAO
FARMACUTICA
SIMPLIFICADA
92
ADMINISTRAO
FARMACUTICA
SIMPLIFICADA
Quando o Aviso Prvio for dado pela empresa, o empregado ter direito
a reduo de duas horas dirias na jornada de trabalho ou faltar durante
sete dias no perodo de Aviso sem prejuzo do salrio.
17.3. DIFERENTES TIPOS DE DESLIGAMENTOS E PROCEDIMENTOS
COM ELES RELACIONADOS
a) Demisso sem justa causa = dever ser dado Aviso Prvio ao
funcionrio. Caso no deseje que ele cumpra o aviso prvio dever
indeniza-lo com um valor monetrio equivalente ao salrio que est
recebendo na ocasio da demisso.
b) Demisso com justa causa = artigo 482 CLT.
c) Pedido de demisso = poder ser com Aviso Prvio trabalhado ou
com Pedido de dispensa formalizado que o patro poder ou no
conceder. Se conceder o empregado dever indenizar a empresa.
Sempre que ocorrer demisso aconselhvel consultar o contador de
como proceder e para o escritrio de contabilidade providenciar para que tudo
se faa dentro da lei, pagando tudo o que o funcionrio tiver direito, primeiro
por um dever de justia e em segundo lugar por uma questo de tranqilidade
a fim de evitar futuras discusses em tribunais trabalhistas.
17.4 HOMOLOGAO DAS DEMISSES
De acordo com o tempo de trabalho estipulado pelo dissdio coletivo,
aps um ano de trabalho em uma mesma empresa o funcionrio ter seu
processo de demisso assinado junto ao sindicato de classe ou Ministrio do
Trabalho para ser feito o processo de homologao de toda a documentao.
18. PENALIDADES DISCIPLINARES
Toda penalidade disciplinar dever ser registrada e ter o ciente do
funcionrio punido.
Vamos sugerir aqui um rol de penalidades, baseados na CLT, a fim de
simplificar o trabalho do farmacutico, o qual na maioria das vezes se v frente
a um problema de ter que punir e no sabe como proceder legalmente e que
critrios adotar para proceder com justia.
93
O empregado que CHEGAR ATRASADO ao trabalho sem um motivo plenamente justificvel, no aceito pelo empregador, poder sofrer uma das
seguintes punies abaixo relacionadas.
ADMINISTRAO
FARMACUTICA
SIMPLIFICADA
94
Se punirmos por faltas e atrasos, devemos tambm premiar quando o funcionrio for cumpridor zeloso de seus deveres. Por este motivo propomos
que sejam premiados aqueles que no faltarem nem atrasarem injustificadamente ao servio como se segue.
Num perodo de trs meses seguidos no atrasando nem faltando injustificadamente nem uma s vez, recebera como prmio meio expediente acrescido a suas frias.
Em quatro trimestres seguidos, isto , doze meses no faltando nem atrasando injustificadamente nem uma s vez, recebera de prmio dois dias
acrescentado a suas frias.
ADMINISTRAO
FARMACUTICA
SIMPLIFICADA
95
ANEXO 1
PLANEJAMENTO
PLANEJAMENTO
PROGRAMAO
CONTROLE
EXECUO
DECISO
ADMINISTRAO
FARMACUTICA
SIMPLIFICADA
INFORMAO
FONTE DE
ENERGIA
96
CONTROLADOR
PLANEJAMENTO
ANEXO 2
ADMINISTRAO
FARMACUTICA
SIMPLIFICADA
Seja fazer um po de liqidificador. Suponhamos que j adquirimos todos os ingredientes necessrios. S falta preparar tudo.
IDENT.
ATIVIDADE
DEPENDNCIA
A
B
C
D
E
F
G
H
I
J
K
L
M
N
O
P
Q
R
H
H
E
H
Sem dependncia
P
F
C
G
I
H
J
L
M
O
R
Final
A, B, D e K
7
F
97
13
12
11
14
15
16
10
ADMINISTRAO
FARMACUTICA
SIMPLIFICADA
98
ADMINISTRAO
FARMACUTICA
SIMPLIFICADA
ANEXO 3
99
10a. Clusula - As cotas da sociedade so indivisveis, no podendo ser transferidas ou cedidas sem prvio e expresso consentimento da sociedade,
cabendo com igualdade de condies, ao scio que pretende adquir-las, o
direito de preferncia caso algum quotista pretenda desfazer-se de parte ou
total das cotas que possui.
11a. Clusula - morte ou retirada de scio no dissolver a sociedade. Podero os herdeiros ou sucessores do scio falecido optarem por seu ingresso
na sociedade ou ainda, designarem um que l os represente. Em caso de
retirada, os haveres do scio retirante lhes sero pagos em seis parcelas
mensais e sucessivas, vencendo-se a primeira 30 ( trinta ) dias aps se concretizar o seu afastamento. Da mesma forma se processar com referncia
aos herdeiros ou sucessores do falecido, caso no interesse a continuidade
na sociedade.
12a. Clusula - Qualquer scio que desejar retirar-se da sociedade, dever notificar o scio remanescente por escrito, com antecedncia mnima de 90 (
noventa ) dias.
13a. Clusula - Na morte ou retirada de scio, os haveres sero apurados em
balano especial, levando no mximo 30 (trinta ) dias para ser realizado,
aps o evento ou comunicao.
14a. Clusula - A sociedade poder abrir filiais em qualquer parte do pais, bem
como participar de outras empresas, mesmo que de objetivos diferentes ao
seu.
E por estarem assim justos e contratados no que foi dito e escrito, assinam
o presente instrumento em cinco vias de igual teor e forma, juntamente com
duas testemunhas instrumentrias, bem como DECLARAM ambos quotistas
no estarem incursos em nenhum crime previsto em lei que os impeam de
exercer atividades mercantis, assinando todos o presente instrumento, para
que surtam os efeitos de lei.
Porto Alegre, 27 de abril de 2000
SRGIO ANTUNES
MANOEL BASTOS
100
TESTEMUNHAS :
1 - JALDO MIGUEL
ANEXO 4
ENTRADAS
ADMINISTRAO
FARMACUTICA
SIMPLIFICADA
Data
101
Quant
Valores
Unit
Total
Acumulado
Quant
Valor
CUSTO
MDIO
SADAS
Data
Quant
ESTOQUE FINAL
Quant
Valor p/
Custo Mdio
ANEXO 5
Cdigo =
Nome =
Armrio =
Prateleira =
Em=
Ei=
P R DATA
Em=
Ei=
P R
DATA
Em=
Ei=
P R
DATA
Em=
Ei=
P R
DATA
Total =
Total =
Total =
Total =
Total =
Em=
P R
ADMINISTRAO
FARMACUTICA
SIMPLIFICADA
Ei =
DATA
102
Total = Aqui neste campo escrito o nmero que corresponde a soma total
de todas as quantidades adquiridas no perodo correspondente aos dias da
coluna. Os quatorze dias (correspondentes as quatorze linhas), podem representar dias mesmo ou podem corresponder a duas semanas.
ANEXO 6
Ilmo. Sr.
Dr. fulano de tal
M.D. Presidente do CRF- ( sigla da UF )
Nesta Capital ou nesta Cidade ( conforme for o caso )
ADMINISTRAO
FARMACUTICA
SIMPLIFICADA
Nestes Termos
Pede e Espera Deferimento
Local e data
103
Assinaturas do requerente.
Anexo segue :
5 ( cinco ) vias do Contrato Social
5 ( cinco ) vias do Contrato de Trabalho do Responsvel Tcnico ( quando for
o caso )
ANEXO 7
Ilmo. Sr.
Dr. Fulano de Tal
M.D. ( citar o nome do cargo ; exemplo : Diretor ou Coordenador etc. ) do ( citar
nome do departamento)
Nesta Capital ( ou nesta Cidade ou na Cidade de ... )
ADMINISTRAO
FARMACUTICA
SIMPLIFICADA
( Nome da empresa) com sede a ( nome da rua ou avenida onde est situada a empresa, nmero, bairro ) na ( nome da cidade onde est situada a
empresa) vem respeitosamente requerer V. Sa. o que segue
a) Visto no Contrato Social ( ou Declarao de Firma Individual se for o
caso);
b) Vistoria do prdio onde estar situado o estabelecimento farmacutico;
c) Licena Inicial;
d) Licena para Comerciar Com Entorpecentes;
e) Legalizao dos - indicar o nmero de livros por extenso - Livros Especficos.
f) Legalizao do Livro de Receiturio Geral ( somente para farmcias
magistrais)
Nestes Termos
Pede e Espera Deferimento.
Local e data.
104
Assinatura do requerente.
Anexo a este ofcio estamos remetendo :
5 ( cinco ) vias do Contrato Social
1 ( um ) Livro de Receiturio
X ( xis ) Livros Especficos
Guia de Recolhimento de Taxas
ADMINISTRAO
FARMACUTICA
SIMPLIFICADA
ANEXO 8
A. Conveno:
1. Matria Prima Direta = MPD
So materiais que sofrem transformaes fsicas ou qumicas durante a elaborao do produto.
2. Mo de Obra Direta = MOD
o custo do trabalho desenvolvido pelas pessoas responsveis diretamente pela transformao da matria-prima em produto acabado (manipulao).
3. Custo Direto = CD
So os componentes do produto. Assim so denominados os materiais que no
sofrem transformaes durante o processo de manipulao Ex. Recipientes para
acondicionar o produto final. Rolhas. Rtulos. Tales de notas. Fichas de rastreamento do produto. Etc.
4. Custo Indireto de Fabricao = CIF
Energia, gua, material de limpeza, material de escritrio, ordenado dos balconistas, impostos etc. etc.
5. Custo de Fabricao = CF
Somatrio do custo direto mais custo indireto de fabricao
6. Despesas Administrativas = DA
Salrio do proprietrio, do Contador, despesas no peridicas (assinatura de
jornais, revistas cientficas, doaes, contribuies participao em congressos
e seminrios, cursos de aperfeioamento etc. etc.)
7. Custo Total = CT
Somatrio do custo de fabricao mais as despesas administrativas.
8. Lucro desejado = LD
B. Equaes de clculo do preo de venda
MPD + MOD = CD
CD + CIF = CF
CF + DA = CT
CT + LD = Preo de venda
Exemplo (sugesto) de Ficha auxiliar para clculo do preo da matria-prima direta
e do custo direto
105
Componentes
1. Frasco de 30 ml de vidro
2. Rolha de borracha
3. Etc.
4. Etc.
R$
%
0,15
0,05
5. Cloreto de magnsio 30 g
6. Lactose 55 g
0,02
8. Etc
0,09
0,02
Total
100
ANEXO 9
ADMINISTRAO
FARMACUTICA
SIMPLIFICADA
106
Um profissional da rea talvez se escandalize com a presente explanao. Prefiro assim, pois apesar de no ser talvez cem por porcento conforme
rezam os cnones contbeis, prtico e este meu desejo - e o farmacutico que o realizar alcanar o fim a que se prope, isto , entre outras coisas,
saber em quanto tempo seu capital empregado inicialmente retornar. Em
quanto por cento est o ponto de equilbrio no momento do incio das atividades comerciais. Etc. etc. etc.
Vamos pois aos passos necessrios para encher os diferente quadros.
es.
Para preencher - praticamente - para o incio da vida contbil de uma farmcia comercial, proceda como abaixo ser descrito seguindo passo a passo
o indicado.
OBSERVAO. Em cima, esquerda, de cada quadro existe uma seta
apontando para um nmero ordinal (3) que orientar a ordem de preenchimento dos quadros.
1. Preencha os quadros 1.1 - Quadro de investimentos programados em
material de laboratrio e 1.2 - Quadro de investimentos programados em mveis e utenslios. Os valores totais encontrados nos quadros
:1.1 e 1.2, devero ser transferidos para o item : 1. Quadro resumo dos
investimentos totais programados. Termine de encher [ o 1. Quadro
Resumo Dos Investimentos Totais Programados] escrevendo o valor do
Capital de Giro Inicial e o valor do Total da soma das trs linhas.
2. O seguinte quadro a ser completado ser o 2.3 Salrios ( Ms)
3. Preencha em seguida os quadros 2.4.1 Manuteno e conservao
e 2.4.2 Depreciao . Os valores a serem registrados nas colunas
Base de Clculo R$ em ambos os quadros ( 2.4.1 e 2.4.2 ) ser o obtido
no Total Geral dos quadros : 1.1- Quadro de investimentos programados
em material de laboratrio e 1.2 - Quadro de investimentos programados em mveis e utenslios
4. Os valores obtidos nos quadros: 2.3, 2.4.1 e 2.4.2 devero ser transportados para o quadro 2.2 Estrutura de custos fixos na coluna ( R$ /
ms ).
107
108
1. INVESTIMENTOS
1.1. QUADRO RESUMO DOS INVESTIMENTOS TOTAIS PROGRAMADOS
3
DISCRIMINAO
1. Mquinas e equipamentos ( Material de laboratrio )
2. Mveis e utenslios
3. Capital de giro inicial
Total
% VALOR EM R$
20
38
42
100
ADMINISTRAO
FARMACUTICA
SIMPLIFICADA
Especificao
% Quant
Preo
unitrio
Valor total
R$
01
01
01
01
01
Subtotal
Reserva tcnica
2
Valor Total 100
-----------
ESPECIFICAO
Quant
Preo
unitrio
R$
Total
06
08
01
Subtotal ---3
Total Geral 100
Reserva tcnica
----------------
----------------------------
109
DISCRIMINAO
Custos fixos ( * )
Despesas com registro da empresa
Composio do estoque inicial ( ** )
Embalagens ( ** )
Outros ( 3% )
R$
Total
DISCRIMINAO
1. Medicamentos
2. Correlatos
3. Produtos manipulados
R$ / Ms
R$ / Ano
Total
2.2 - ESTRUTURA DE CUSTOS FIXOS E VARIVEIS / ANO
7
ADMINISTRAO
FARMACUTICA
SIMPLIFICADA
DISCRIMINAO
R$ / Ms
R$ / Ano
CUSTOS FIXOS
1. Salrios + encargos
2. Honorrios do proprietrio + encargos
3. Honorrios de administrao ( Contador )
4. Aluguel
5. Depreciao
6. Manuteno e conservao
7. Material de limpeza
8. Material de expediente
9.Energia e gua
10.Outros custos fixos ( 0,8 %)
11
CUSTOS VARIVEIS
1. Custo de aquisio de medicamentos
2. Custo de aquisio de correlatos
3. Custo de aquisio de matria prima (manipulao)
4. Embalagem para a dispensao
5. Embalagem para a manipulao
6. Impostos e contribuies
7. Outros custos variveis [ 1 % ]
CUSTOS TOTAIS ( Custos Fixos + Custos Variveis )
2.3. SALRIOS
110
DISCRIMINAO
Auxiliar de farmcia
Encargos sociais
Total -1
Honorrios do proprietrio
Encargos
Total-2
Total geral [ 1 + 2 ]
%
100
80
----100
20
----100
Quant.
01
------------01
------------02
Valor em R$
Base de
clculo R$
R$ /
Ano
R$ /
Ms
R$ /
Ano
R$ /
Ms
10
10
----
2.4.2. DEPRECIAO
6
ADMINISTRAO
FARMACUTICA
SIMPLIFICADA
DISCRIMINAO
111
Base de
clculo R$
%
1,5
0,2
----
R$ / Ms
R$ / Ano
3.3. LUCRATIVIDADE
A lucratividade [ LUC } o valor porcentual que resta empresa, sob a
forma de lucro, aps terem sido deduzidos das vendas os custos e despesas.
LUC (%) = [ Lucro Operacional Receita Operacional ] x 100
3.4. RENTABILIDADE
ADMINISTRAO
FARMACUTICA
SIMPLIFICADA
112
ANEXO 10
TESTE DE SELEO
ADMINISTRAO
FARMACUTICA
SIMPLIFICADA
113
ADMINISTRAO
FARMACUTICA
SIMPLIFICADA
PREO
ANTERIOR
PREO
ATUAL
QUANTIDADE
EM ESTOQUE
Shampoo Seda
Col. Sinphonye
Esmalte 1010
R$ 2,30
R$ 8,34
R$ 2,12
R$ 3,25
R$ 15,63
R$ 3,08
29
04
135
Com base nestes dados pergunta-se: qual foi o aumento experimentado por cada item separadamente e qual o aumento total sofrido
pelas mercadorias?
B) 6.365
1.990
C) 13.468
1.563
7.790
+ 8.500
D) 6.720
185
382
+ 1234
E) 354,32
X 45
114
) Rpido
) Educado
) Medroso
) Simptico (
) Dinmico
) Atencioso
) Tmido
) Corajoso
) Agressivo
ANEXO 11
1. OBRIGAES DIRIAS
1.1. Livro ponto.
1.2. Informe de Atrasos e Faltas (ao contador)
1.3. Livro de ocorrncias
ADMINISTRAO
FARMACUTICA
SIMPLIFICADA
2. OBRIGAES MENSAIS
2.1. Informaes de adicionais noturnos (ao contador)
2.2. Feriados trabalhados.
2.3. Horas extras.
2.4. Plantes
2.5. Envio do livro ponto ao contador.
2.6. Escala de revezamento.
2.7. Planilha de atrasos, faltas e horas extras.
2.8. Frias.
3. OBRIGAES EVENTUAIS
3.1. Entrevista individual
3.2. Ficha de admisso de funcionrio.
3.3. Contrato de experincia.
3.4. Acordo de compensao semanal de horas de trabalho
3.5. Adiantamento do 13. salrio
3.6. Emprstimo de emergncia
3.7. Penalidade disciplinar.
3.8. Acordo de dilatao de trabalho.
3.9. Quadro de horrio de trabalho.
3.10. Etc. etc. etc.
4. OBRIGAES ANUAIS
115
ANEXO 12
MAPA DE REGISTRO DE
REETIQUETAGEM
Ms........................... Ano ................
ADMINISTRAO
FARMACUTICA
SIMPLIFICADA
Dia
116
N. de unida.
Valor antigo
Total antigo
Novo valor
Total novo
Diferena
e
Total do ms =
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
Operaes a serem realizadas com os valores das diferentes seis colunas identificadas com as
letras minsculas [ a, b, c, d, e, f ] para calcular o valor da reetiquetagem diria.
1) c = ( a x b); 2.) e = ( a x d ); 3.) f = ( e c )