Manual Usuario Ssepi Ver 5.0 PDF

S.S.E.P.
I
Sistema de Seguimiento y Evaluacin
de Proyectos de Inversin
(Versin 5.0)
MANUAL DEL USUARIO
Direccin de Inversiones y Finanzas Pblicas
Bogot D.C., Diciembre de 2005
Departamento Nacional de Planeacin

Direccin de Inversiones y Finanzas Pblicas Banco de Programas y Proyectos de Inversin Nacional
PROPIEDAD INTELECTUAL
Conforme a los artculos 9. y 91. de la Ley 23 de 1982, este manual, por ser creacin intelectual
de empleados o funcionarios del Departamento Nacional de Planeacin, DNP, son propiedad
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autor.
En tal sentido, en virtud del artculo 232 de dicha ley, incurre en prisin de tres a seis meses sin
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Tambin, incurre en dichas sanciones, quien reproduzca o distribuya este manual con fines
lucrativos, o quien realice alteracin de su contenido reproducindolos o presentndolo como
manual del usuario del Ssepi del Departamento Nacional de Planeacin.
Propiedad Intelectual

TABLA DE CONTENIDO
I. INTRODUCCION..1
I.1
Antecedentes1
I.2
Base Conceptual del Sistema6
I.3
Usuarios del Sistema..9
I.4
Requerimientos fsicos y lgicos....................................................................................................9
I.5
Derechos de Autor de la aplicacin Informtica..................................................................10
II. FUNCIONAMIENTO BASICO DEL SISTEMA...........................................................11

II.1
Ingreso al Sistema..........................................................................................................................11
II.2
Ventanas.........................................................................................................................................13
II.3
Men Principal...............................................................................................................................14
II.4
Botones............................................................................................................................................19
II.5
Mensajes del Sistema....................................................................................................................20
III. ELEMENTOS BASICOS DEL SISTEMA......................................................................21

III.1
Subsistema de Clasificadores.............................................................................................22
III.2
Subsistema de Informacin del Proyecto.........................................................................23
III.3
Subsistema de Transferencia de Informacin.................................................................24
III.4
Subsistema de Recepcin MGA....25
III.4
Funciones de los submens Informes, Utilitarios y Mantenimiento..............................26
IV.
SUBSISTEMA DE PROGRAMACION Y SEGUIMIENTO....27
IV.1
Componente de Identificacin.........................................................................................28
IV.2
Componente de Concepto de Viabilidad......................................................................93
IV.3
Componente de Registro de Proyectos...........................................................................99
IV.4
Componente de Programacin de la Inversin...........................................................100
IV.5
Componente de Seguimiento a la Ejecucin...............................................................107
IV.6
Componente de Operacin del Proyecto....................................................................125
V.
SUBSISTEMA DE CLASIFICADORES...............................................................128
V.1
Componente de Catlogos.....................................................................................................129
V.2
Componente de Banco de Costos.........................................................................................146
VI.
SUBSISTEMA DE TRANSFERENCIA DE INFORMACION.153
VI.1
Transferencia de Informacin de Poai............................................................................155
VI.2
Transferencia de Informacin de Radicacin..............................................................156
VI.3
Transferencia de Informacin de Viabilidad...158
VI.4
Transferencia de Informacin de Registro159
Tabla de Contenido

VI.5
VII.
Transferencia de Informacin de Seguimiento.160
RECEPCIN MGA......163
VIII. FUNCIONES
DE
LOS
MENUS
INFORMES,
UTILITARIOS
Y
MANTENIMIENTO....172
VIII.1
Submen Informes...............................................................................................................172
VIII.2
Submen Utilitarios..............................................................................................................173
VIII.3
Submen Mantenimiento..................................................................................................174
IX.
FICHA TECNICA..................................................... ......................................178
X.
ANEXO 1: ENTIDADES FINANCIADORAS Y FUENTES DE FINACIACION..178
XI.
ANEXO 2: VARIABLES MINIMAS REQUERIDAS DURANTE EL INGRESO DE
INFORMACION
SOBRE EL PROYECTO A TRAVES DE SU CICLO
DE VIDA.....184
Tabla de Contenido

I.
INTRODUCCION
I.1
Antecedentes
El Sistema de Seguimiento y Evaluacin de Proyectos de Inversin, Ssepi, surge de la

necesidad del Sistema Nacional de Cofinanciacin de Colombia de contar con un sistema
de informacin automatizado que apoyara las labores de seguimiento de los proyectos
cofinanciados con sus recursos y el Departamento Nacional de Planeacin, DNP decide
brindar apoyo para el desarrollo de tal herramienta.
Poco tiempo despus de iniciarse los trabajos relacionados con dicho desarrollo entra en
ejecucin el proyecto Red Nacional de Bancos de Programas y Proyectos. Una de las
responsabilidades de dicho proyecto era la entrega, a las entidades territoriales, de una
herramienta automtica que facilitara las labores de programacin y de gestin de la
inversin pblica en el territorio, independientemente de su fuente de financiacin.
Los responsables resolvieron aunar esfuerzos alrededor del Ssepi buscando ampliar el alcance
de la herramienta de manera que cumpliera con las diversas expectativas y se convirtiera as
en el sistema de informacin sobre proyectos de inversin pblica en las entidades
territoriales.
Dicha cooperacin permiti la entrega, en julio de 1996, de la versin 2.0 del Ssepi. Esta
versin fue entregada por el Departamento Nacional de Planeacin a los departamentos, los
distritos, los municipios con 100.000 o ms habitantes, el DRI, Findeter, el FIS, la Red de
Solidaridad Social, el Plan Pacfico y los Corpes.
Simultneamente con su entrega, se brind la capacitacin y la asistencia tcnica para su
utilizacin. Adems, se continu con el desarrollo del sistema incorporando tanto las
sugerencias y ajustes que resultaron de su utilizacin en los territorios como nuevas facilidades
que consolidaran sus funciones de apoyo a las labores para las cuales fue diseado.
Los desarrollos de la versin 3.0 y 3.1a del Ssepi se adelantaron con los recursos del Convenio
ATN/JF - 4402 - CO firmado entre el DNP y el Banco Interamericano de Desarrollo, BID, para la
segunda etapa del Sistema Nacional de Gestin de Proyectos cuyo propsito era el montaje
de la Red Nacional de Bancos de Programas y Proyectos, Rnbp. A partir de enero de 1999 las
funciones del proyecto Rnbp son asumidos por el Banco de Programas y Proyectos de
Inversin Nacional, Bpin conocido hoy con el nombre de Grupo Asesor a Programas y
Proyectos de Inversin Pblica Gapi.
Entre las versiones 3.0 y 3.1a del Ssepi se incorporaron cuatro novedades importantes:
Un total reordenamiento de las funciones del sistema que apunta a facilitar su utilizacin y
a acompaar sistemticamente los proyectos a travs de las diferentes etapas de su ciclo de
vida y en su participacin en el proceso de programacin de la inversin.
El diseo y desarrollo de la versin para red que permite la operacin simultnea del
sistema por mltiples usuarios.
Funciones nuevas para apoyar el proceso de programacin de las inversiones en la
entidad territorial.
Funciones nuevas que permiten hacer fluir la informacin entre las diversas instancias y
niveles de la administracin con responsabilidades en el manejo de la inversin pblica,
facilitando as su participacin en dichos procesos.
Elementos Bsicos del Sistema

Ante la necesidad de continuar con la operacin y uso del Ssepi en las entidades territoriales
sin ningn inconveniente para el ao 2000, era imperativo actualizar la versin 3.1a del Ssepi
en lo concerniente a las estructuras de las tablas o archivos que conforman la base de datos,
informes, ventanas, etc., para adaptarlos al cambio de milenio, para lo cual, se llevaron a
cabo los cambios necesarios a la versin del Ssepi anteriormente mencionada, obteniendo la
versin 3.1a ao 2000 del Ssepi. Esto se llev a cabo gracias al Convenio 190166 Fonade-DNP.
La versin 4.0 del Ssepi, se logra gracias al aporte realizado por los Bancos de Programas y
Proyectos de los departamentos y municipios, especialmente de los departamentos de
Antioquia y Caldas y del municipio de Medelln en su versin Beta, documentos del proyecto
Red Nacional de Bancos de Programas y Proyectos, Rnbp, y el Banco de Programas y
Proyectos de Inversin Nacional, Bpin, Hoy con el nombre de Grupo Asesor a Programas y
Proyectos de Inversin Pblica y por medio del convenio Fonade-DNP. Entre los nuevos
desarrollos introducidos en esta versin, se destacan los siguientes:
Identificacin de Proyectos: Se unifica el submdulo de radicacin y de emisin del
concepto de viabilidad como Identificacin, e identificacin que era una opcin del
submdulo de radicacin, cambia por Datos Bsicos, con el objeto de ofrecer mayor
facilidad de uso, de tal forma, que cuando se exporten los proyectos haca las Secretaras
Sectoriales la informacin puede ir completa desde Datos Bsicos hasta antes de emitir el
concepto de viabilidad.
Programas de Cofinanciacin: Ante la posibilidad que un proyecto sea financiado por una o
ms entidades, se permite la inclusin de programas y subprogramas de cofinanciacin para
un mximo de tres entidades cofinanciadoras por proyecto. Este cambio, amplia el
concepto de cofinanciacin a cualquier entidad que aporte recursos a un proyecto,
adscribindolo a programas y subprogramas institucionales, alejndose as de la exclusividad
que tenia el Sistema Nacional de Cofinanciacin en el manejo de esta opcin, permitiendo
el ingreso de fondos o entidades como: Red de Solidaridad y Fondo Nacional de Regalas,
entre otros.
Estructura Financiera: Considerando que el manejo de las vigencias presupuestales es uno de
los principales inconvenientes de la versin 3.1a, se tom la decisin de revisar y reorganizar
este mdulo, de manera que el usuario simplemente ingrese la informacin de los recursos
solicitados a cada entidad y fuente de financiacin de acuerdo al ao calendario en el que
se espera recibir y a los periodos propios del proyecto, lo cual permite a su vez diferenciar la
informacin por ao calendario y generar la informacin del Poai proyectado para cada
ao y no solamente para un ao, como se maneja en la versin 3.1a. A la vez este cambio
permite introducir el concepto de precios corrientes y constantes en el proyecto.
Programacin de la Inversiones: Ampliacin de las opciones del submdulo de Programacin
de la Inversiones permitiendo simulacin del Plan Operativo Anual de Inversiones, Poai y el
Plan de Inversiones de Forzosa Asignacin, Pifa proyectando en forma automtica los
requerimientos de recursos para las vigencias diferentes a las que se est programando.
Adems, se da la posibilidad de transferir el Poai entre las Secretaras Sectoriales y los Bancos
Territoriales.
La relacin entre el Ssepi y el Bpin: Consciente del incremento de la demanda de uso del
Ssepi por parte de algunas entidades del orden nacional con asiento en los territorios, se ha
generado una interfaz que hace automtico el traspaso de informacin del Ssepi al
esquema de manejo tradicional del sistema que soporta el Bpin, de manera que la
informacin que se registre en Ssepi no es necesario volverla a digitarla en el sistema del Bpin.
Reportes: Flexibilidad en la generacin de reportes, pasando de generar un mximo de 26 en
la versin 3.1a a cerca de 3500 en la versin 4.0; esto gracias a la inclusin de nuevas formas

de generar los reportes dando la posibilidad de definir el ordenamiento de las variables a

incluir en cada reporte, permitiendo un mximo de 12 por reporte.
Unidades de Medida: Estandarizacin en el manejo de unidades de medida para una mayor
uniformidad y claridad al momento de identificarlas.
Grficas: Debido a inconvenientes causados por cadas del fluido elctrico las grficas de
productos, indicadores y avance fsico financiero pueden perder el vnculo del campo que
guarda la grfica con el modelo de grfico a utilizar, impidiendo la generacin de las
mismas. Por lo tanto, se incluye en el submen de Mantenimiento la opcin de regeneracin
automtica de dichas grficas, permitiendo una mayor integridad en el manejo de la
herramienta informtica.
Ante la necesidad de incluir el nuevo Plan de Desarrollo Nacional 2002-2006 Haca un Estado
Comunitario y los Resguardos Indgenas segn Dane por Municipio y Corregimientos
Departamentales, adems de actualizar la interfase Ssepi-Bpin y el Banco de Indicadores
Sectoriales, Bis incluyendo indicadores de Impacto, Producto, Gestin, Generacin de
Empleo, Ciencia y Tecnologa y Eficiencia del Gasto, se hizo imperativo generar una nueva
versin del Ssepi, la 4.01.
El cambio de funcionalidad del aplicativo para esta versin se aplica bsicamente al
manejo de indicadores, Resguardos Indgenas en la localizacin geogrfica, criterios de
priorizacin de proyectos para que sean calificados por los viabilizadores, compresin de
archivos para la transferencia de informacin y codificacin del plan de desarrollo ya sea
nacional o territorial.
Administracin de indicadores: Se unifica en una sola ventana el manejo de indicadores. Se
adicionaron 1.531 indicadores sectorizados, de los cuales, 642 son de producto, 510 de
impacto, 337 de gestin, 1 de eficiencia del gasto, 26 de ciencia y tecnologa y 15 de
generacin de empleo, siendo exigidos uno en cada categora como mnimo. Cabe anotar
que los indicadores de eficiencia del gasto, ciencia y tecnologa y generacin de empleo no
son indispensables cuando los proyectos solicitan recursos diferentes a los del Presupuesto
General de la Nacin.
Localizacin Geogrfica: Se incluyeron los Resguardos Indgenas por Municipio y
Corregimientos Departamentales como Municipios. Tanto los nombres como la codificacin
se tomaron del Departamento Administrativo Nacional de Estadstica, Dane.
Priorizacin de Proyectos por parte del viabilizador: Se incluye el puntaje total de priorizacin
de proyectos, con el objeto de dar transparencia y tener un punto de referencia vlido para
la toma de decisiones respecto a la conformacin del presupuesto de inversin. Se
estableci la calificacin de ocho (8) criterios mnimos de priorizacin, mediante la
ponderacin de cada uno de ellos en alto 70-99; medio 40-69; bajo 0-39.
Transferencia de Informacin: Para la compresin (disminuir el tamao de archivos sin perder
informacin) y descompresin (copiar los archivos a su tamao original) digital de archivos
en la Exportacin e Importacin de proyectos del mdulo de Transferencia de Informacin,
se utiliza el Software ARJ en reemplazo de PKZIP Y PKUNZIP.
Plan de Desarrollo: Se adicionan los 161 programas del Plan de Desarrollo Nacional 2002-2006
Haca un Estado Comunitario, para cada una de las estrategias segn los objetivos
establecidos en el mismo.

Por otro lado, se permite la articulacin de la Unidad de Consolidacin de Informacin de

Inversin Pblica1,UCI, con el Ssepi, buscando aprovechar al mximo la informacin que
sobre proyectos se consigna en el sistema.
Con estos cambios, creemos se avanza en la flexibilidad, operatividad y transitabilidad del
sistema, permitiendo un uso mayor de este para el adecuado manejo de las inversiones
pblicas a travs de proyectos.
Durante el transcurso del ao 2.005 y ante la obligatoriedad del uso de la Metodologa
General Ajustada a nivel Nacional, el Grupo Asesor a Programas y Proyectos de Inversin
observo la necesidad de adecuar el Sistema de Seguimiento y Evaluacin a Programas y
Proyectos de Inversin a dicha Metodologa.
Con base en lo anterior se genera una nueva versin la 5.0 la cual posibilitara la migracin de
la informacin almacenada en la herramienta.
Adems la herramienta se modela para el manejo de la informacin a proyectos
indistintamente de la etapa (Preinversin, Inversin y Operacin). Esto ayudara para el
manejo completo de ciclo del proyecto. Conjuntamente se crean nuevas pantallas como
son:
Recepcin MGA: Se adiciona esta pantalla para la migracin de la informacin proveniente
de la Metodologa General Ajustada.
Caractersticas Demogrficas de la Poblacin Objetivo: Se adiciona con el nimo que el
usuario de la herramienta observe informacin del proyecto con relacin a: Nmero de
habitantes afectados por el problema, Fuente de nmero de habitantes afectados por el
problema, Necesidades bsicas insatisfechas, Fuente Necesidades bsicas insatisfechas,
Producto Interno Bruto, Fuente Producto Interno Bruto, PIB Per cpita, Fuente PIB Per cpita,
Tasa de desempleo Regional etc.
Ingresos y Beneficios: Se adiciona para el manejo de los ingresos y beneficios que generan el
proyecto.
Resumen de Evaluacin Financiera: La herramienta en esta versin permite la manipulacin
de la informacin relacionada con: Valor presente neto tanto Financiero Econmico y Social,
Tasa Interna de retorno tanto financiera como Econmica y Social, Costo Anual Equivalente
tanto financiero como Econmico y Social; adems de la ponderacin de factores (Mano
de obra, Materiales, Maquinaria y Equipo).
Viabilidad: La herramienta en esta versin se adecuo para el manejo de la viabilidad con

relacin al proyecto y s sus estudios.
Control Posterior de Viabilidad: Se incluye en esta versin, este nuevo concepto para la
herramienta con el animo que las Secretarias de Planeacin ejerzan dicho control posterior.
Indicadores: Se unifican con relacin a los que maneja la Metodologa General Ajustada y el
Ssepi, manejando en la actualidad, una batera de 2628. adems para el manejo tanto de
su programacin como de su seguimiento se adecuaron para trabajar hasta doce periodos.
La Unidad de Consolidacin de Informacin de Inversin Pblica, UCI en su versin 1.0, es una herramienta
informtica que permite generar ms y mejores reportes consolidados de la inversin pblica. Este desarrollo,
complementario al Ssepi, hizo necesario revisar y estructurar algunas bases del Ssepi.

Localizacin: Se estandariza el manejo de las localizaciones, hasta el punto de manejar 5

regiones por pantalla(Ubicacin Geogrfica, Zona o rea Afectada, Zona o rea Poblacin
Objetivo) y un nivel de profundidad de Regin, Departamento, Divisin departamental,
Municipio, Divisin Municipal, Resguardo Indgena, Localidad especifica, Clase de Centro
Poblado, Otros.


I.2
Base conceptual del sistema
El Sistema de Seguimiento y Evaluacin de Proyectos de Inversin, Ssepi, se dise y

program siguiendo los lineamientos conceptuales y metodolgicos establecidos por el
Departamento Nacional de Planeacin de la Repblica de Colombia, contenido en los
siguientes documentos:
Manuales metodolgicos para la identificacin, preparacin y evaluacin de proyectos,
diseados por el Grupo Asesor a Programas y Proyectos de Inversin Pblica y Proyectos de
Inversin Nacional, Gapi.
Gua de seguimiento de proyectos del Sistema Nacional de Cofinanciacin del Fondo
DRI.
Manual de Control y Seguimiento del Fondo de Cofinanciacin para la Inversin Social,
FIS.
Programacin de Inversiones con el Banco de Proyectos, elaborado por la Red Nacional
de Bancos de Programas y Proyectos del Departamento Nacional de Planeacin, DNP y la
Direccin de Apoyo Fiscal del Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico.
Metodologa General Ajustada.
Todos estos documentos, debidamente soportados en la Ley 152 de 1994, Ley 142 de 1994,
Ley 60 de 1993, Decreto 2132 de 1992, y el Decreto 111 de 1996, entre otras, llevaron a
considerar como eje fundamental del diseo del sistema el ciclo de vida de los proyectos,
haciendo una pequea modificacin en la etapa de preinversin respecto a la teora
clsica de proyectos, consistente en contar con dos pasos: Radicacin y Registro. De esta
forma el sistema centra su operacin en el siguiente ciclo de proyectos:
Preinversin: Considerada como la primera etapa del ciclo del proyecto, inicia en la
identificacin de la situacin a transformar con el proyecto, terminando cuando se toma la
decisin efectiva de realizar el proyecto. Sin embargo, estas decisiones requieren de dos
componentes: uno tcnico, que certifique la viabilidad del proyecto; y uno poltico que
avale la prioridad y respaldo poltico del proyecto, por lo que esta etapa de preinversin se
dividi en dos para efectos del diseo del sistema:
I.
Radicacin
Preinversin como tal: Esta incluye toda la informacin para poder definir si un proyecto es
viable y por lo tanto es sujeto de ser considerado para la asignacin de recursos pblicos.
Esta etapa inicia con la identificacin de la situacin a transformar y termina, de encontrarse
viable el proyecto, con el registro en el respectivo banco de programas y proyectos.
Es en esta etapa en la que se ingresa toda la informacin necesaria para tomar la decisin
de si el proyecto es viable o no, es decir: descripcin del problema, poblacin afectada,
objetivo, poblacin objeto, indicadores de resultado, productos de la inversin, presupuesto
de los proyectos, programacin fsico financiera de las actividades, y esquema de
financiacin de los proyectos, entre otros.
II.
Registro
Programacin de Inversiones: Con la certeza que el proyecto es viable, es decir

tcnicamente realizable y pertinente, tiene sentido considerarlo para la asignacin de los
recursos, para lo cual se procede a la programacin de estos. Esta etapa, va desde el
momento en que el proyecto es registrado, hasta que se le aprueba la asignacin de
recursos.
La asignacin de recursos, se hace segn el Decreto 111 de 1996, mediante la elaboracin
del Plan Operativo Anual de Inversiones, Poai, el cual se realiza de manera concertada entre

las diferentes dependencias de la administracin pblica, con la coordinacin de la oficina

de planeacin y la de Hacienda.
Inversin o ejecucin: Esta etapa tiene como objetivo alcanzar los medios necesarios
para poder modificar la situacin identificada por el proyecto como a transformar. Es decir
esta etapa va desde la aprobacin de desembolsos hasta la obtencin de los productos de
la inversin.
Es precisamente en esta etapa en la que se realiza la contratacin de las obras que
conduzcan a alcanzar el producto, el seguimiento contable y el seguimiento fsico financiero
a las actividades del proyecto.
Operacin: Esta ltima etapa del ciclo del proyecto, es en la que precisamente se
alcanzan los objetivos perseguidos por el mismo, es decir se transforma la situacin inicial que
origin la necesidad del proyecto.
En esta etapa se realiza el seguimiento al comportamiento de los indicadores del objetivo del
proyecto, los cuales deben verse alterados a medida que los productos alcanzados en la
etapa de inversin, operen y efectivamente modifiquen la situacin inicial.
Otro de los elementos considerados en el diseo del sistema, fue la relacin que tienen las
oficinas de planeacin con las diferentes oficinas sectoriales en el manejo de los proyectos, y
en especial el banco de programas y proyectos, e igualmente las relaciones que en materia
de informacin y decisiones de inversin tienen los diferentes niveles de gobierno. De esta
forma, el Ssepi captura los siguientes conceptos en el mbito de las relaciones horizontales
(en el mismo nivel de gobierno) y verticales (entre los diferentes niveles de gobierno):
Relaciones Horizontales: Definidas estas como las relaciones que tienen las diferentes
dependencias en el manejo de proyectos, es importante diferenciar el papel de las
secretaras sectoriales, la oficina de planeacin y el banco de programas y proyectos.
Las secretaras sectoriales, como responsables de la estabilidad de los sectores, son las
encargadas de identificar las necesidades que se presenten en los mismos, buscar sus
soluciones y velar por que estas efectivamente se lleven a cabo, garantizando la eficacia,
oportunidad y pertinencia de las medidas. Esto en el Ssepi, esta relacionado con la
presentacin, formulacin y/o evaluacin de los proyectos.
Las Entidades Cofinanciadoras, son aquellas fuentes de financiacin a las que pueden
recurrir los entes territoriales para solicitar recursos que permitan ejecutar sus proyectos de
inversin. Los entes territoriales en numerosas oportunidades requieren cofinanciar o financiar
sus proyectos y no cuentan con los recursos suficientes producto de las transferencias y
dems rubros, por lo que se ven en la necesidad de acceder a fuentes alternas.
La oficina de planeacin, como responsable del desarrollo armnico y coordinado del ente
territorial, es la encargada de analizar la pertinencia para el conjunto del ente territorial de
realizar las acciones identificadas por las secretarias sectoriales. Eso implica que estas son las
encargadas de determinar la viabilidad, cuando los proyectos son formulados por las
secretaras sectoriales, aunque esto no exime que los proyectos cuenten con la viabilidad
sectorial.
Los bancos de programas y proyectos, como dependencias o funciones de las oficinas de
planeacin, tiene como misin manejar la totalidad de la informacin que sobre inversin
pblica se desarrolla en el marco del ente territorial, as como garantizar la calidad y
confiabilidad de esta. Esto implica que el banco sirve de instancia para el registro de los
proyectos a ser considerados en la programacin de inversiones y la verificacin de la
consistencia entre lo programado y ejecutado por los proyectos. Funcin que puede ser
apoyada cabalmente por el Ssepi.

Relaciones Verticales: Definidas estas como las relaciones que en materia de inversin
tienen los diferentes niveles de gobierno (municipio, departamento y nacin), lo cual implica
el intercambio de informacin de los proyectos de la competencia de cada uno, que puede
influir sobre el desarrollo del otro, as como las solicitudes de recursos entre estos.
Estas relaciones implican, para efectos del Ssepi, el intercambio de la informacin con fines
informativos, de manera que se pueda consolidar la totalidad de la inversin en cada nivel; y
para efectos de la UCI, los flujos de informacin que se debe tener entre cada nivel de
gobierno.

I.3
Usuarios del sistema
El Ssepi se dise con el nimo de facilitar las labores relacionadas con la programacin y la
gestin de la inversin en las entidades territoriales. Por este motivo el sistema est dirigido en
primera instancia a los funcionarios de los Bancos de programas y proyectos, de las Oficinas
de Planeacin en los departamentos, municipios y distritos y de las secretaras sectoriales.
Tambin, se contemplan como usuarios potenciales del aplicativo los funcionarios de las
entidades del orden nacional ya sean centralizadas o descentralizadas.
Dichos usuarios se benefician no solo del apoyo que el sistema presta en la agilizacin de sus
labores, sino de lo que ste produce como insumo para la toma de decisiones.
Cada nivel territorial es fundamental en la posibilidad de construir y fortalecer una Red
Nacional de Bancos de Programas y Proyectos conformada por las diversas administraciones
territoriales en su calidad de nodos de dicha red. Cada nodo se convierte en proveedor y
usuario potencial de informacin para los nodos superiores y/o inferiores, haciendo de la red
el mecanismo para nutrirse de informacin al interior del mismo nivel administrativo o entre
niveles diferentes, labor que ser apoyada a su vez con la Unidad de Consolidacin de
Inversin, UCI versin 1.0.
I.4
Requerimientos fsicos y lgicos
La herramienta utilizada en el desarrollo del Ssepi fue la herramienta de desarrollo FoxPro

para Windows, en su versin 2.6. La licencia de este producto permite distribuir las
aplicaciones desarrolladas a partir suyo con la correspondiente librera (archivo llamado
tcnicamente FOXW2600.ESL) para la ejecucin de las mismas, evitando tener que contar
con soporte lgico complementario para utilizarlas. Por lo tanto, en trminos de soporte
lgico, la utilizacin del Ssepi no tiene requerimientos adicionales.
Los requerimientos mnimos de equipo, para un funcionamiento aceptable de la aplicacin,
se especifican a continuacin:
Procesador Pentium.
32 MB de memoria RAM.
Disco duro con 100 MB libres, para el funcionamiento de la aplicacin. En funcin del
nmero de proyectos a manejar, prever mayor espacio disponible en el disco.
Monitor SVGA.
Impresora de chorro de tinta.
Adicionalmente se recomienda contar con:
Modem de 14.4 bps. (Conexin a Internet a travs de un Proveedor de Servicios de
Internet)
Dispositivo rpido de backup.
10

I.5
Derechos de autor de la aplicacin informtica
Los derechos de autor del Ssepi 4.01 pertenecen al Departamento Nacional de Planeacin
de la Repblica de Colombia quien autoriza su utilizacin en las oficinas de las
administraciones territoriales. Dichas administraciones no podrn distribuir o reproducir la
aplicacin informtica sin previa aprobacin del DNP, ni ejecutar ninguna accin
encaminada a modificar, descompilar o desensamblar los archivos ejecutables, o practicar
ingeniera regresiva de cualquier tipo.
Toda reproduccin de la aplicacin informtica debe ser solicitada al Grupo Asesor a
Programas y Proyectos de Inversin Pblica, Gapi, del Departamento Nacional de
Planeacin.
10

II.
FUNCIONAMIENTO BASICO DEL SISTEMA
II.1
Ingreso al Sistema
Para ingresar al Ssepi se hace uso de su icono ubicado sobre la ventana principal de
Windows. El uso de este icono abre una ventana denominada INGRESO AL SSEPI donde se
solicitan el Cdigo de Usuario y su Contrasea, informacin que se valida con el botn
ACEPTAR. Figura 1
Figura 1
Se abre en ese momento una nueva ventana donde se despliega la identificacin de la
instancia responsable del Ssepi. Dicha identificacin la constituyen el cdigo y el nombre de
la instalacin. En la parte inferior de la ventana aparecen tres botones: figura 2
11

Figura 2
Los de la izquierda y la derecha despliegan informacin sobre el Ssepi y su desarrollo, el del

medio permite abandonar esta ventana y ubicarse en la pantalla principal del Ssepi donde
se observan sus Cuatro Subsistemas: el Subsistema de Clasificadores, el Subsistema de
Informacin del Proyecto, y el Subsistema de Transferencia de Informacin, el Subsistema de
Recepcin Informacin MGA. Figura 3
12

Figura 3
La interfaz del Sistema de Seguimiento y Evaluacin de Proyectos de Inversin, Ssepi est

compuesta por una serie de elementos como ventanas. mens, botones y mensajes que
permiten al usuario comunicarse fcilmente con el sistema y al sistema darle indicaciones al
usuario.
A continuacin se describe el funcionamiento de cada uno de estos elementos.
II.2
Ventanas
El Ssepi fue desarrollado para funcionar en ambiente Windows. Por este motivo su aspecto es
grfico y la comunicacin con el usuario se hace por medio de ventanas. Las ventanas son
bloques de presentacin que ocupan parte o la totalidad de la pantalla del computador en
cuyo interior aparecen elementos de dilogo que permiten al computador indicar algo al
usuario o al usuario comunicar algo al computador. Estos elementos pueden ser mens,
botones, mensajes, etc.
13

II.3
Men Principal
Los diferentes submens del Ssepi estn agrupados en la barra de mens que se encuentra
en la parte superior de todas las ventanas del sistema. Estos submens son: Ciclo, Edicin,
Informes, Utilitarios, Mantenimiento y Acerca de...
El conjunto de mens est disponible en la ventana principal del Ssepi. En las otras ventanas
permanece siempre activo solo el men Utilitarios. El men Edicin se activa cada vez que el
sistema se encuentra agregando o modificando informacin. Figura 4
Figura 4
El submen Ciclo contiene las opciones que permiten, por medio de l, acceder a alguno de
los subsistemas del Ssepi: Clasificadores, Informacin del proyecto y Transferencia de
Informacin, Recepcin MGA. Figura 5
Figura 5
El submen Edicin est compuesto por las funciones tpicas de edicin de Windows:
Deshacer, Rehacer, Cortar, Copiar, Pegar Borrar, Seleccionar todo, Buscar, y Buscar siguiente.
Figura 6
14

Figura 6
El submen Informes da acceso a cuatro opciones. La primera opcin, Portafolios, pone a
disposicin del usuario los diferentes portafolios de reportes del sistema como son: Proyectos
Radicados, Productos, Proyectos Registrados y no Viables, Proyectos Aprobados, Proyectos
con Convenios, Proyectos en Ejecucin, Proyectos en Ejecucin Fsico Financiero y Proyectos
en Operacin. La segunda opcin, Ficha EBI, permite imprimir dicha ficha para un proyecto,
desde fuera de la funcin de registro. La tercera opcin, PAC, permite la generacin e
impresin del reporte del PAC (Programa Anual Mensualizado de Caja) para el conjunto de
proyectos aprobados para la vigencia. La cuarta opcin, Pifa, permite la generacin e
impresin del reporte del Pifa (Plan de Inversiones de Forzosa Asignacin) para el conjunto de
proyectos aprobados para la vigencia. Figura 7
15

Figura 7
El submen Utilitarios aparte de ofrecer al usuario una serie de servicios corrientes

(calculadora, calendario/agenda, y entorno), le da la posibilidad de modificar su contrasea
(Cambiar Contrasea) y de cambiar de usuario activo (Cambio de Usuario). Este men
ofrece igualmente, para quien est interesado en trabajar los proyectos a nivel de
subactividad, dos opciones: una para ajustar el presupuesto del proyecto desde dicho nivel
(Ajuste Presupuesto) y otra para realizar el seguimiento del proyecto igualmente a nivel de
subactividad (Seguimiento (Detalle)). Figura 8
16

Figura 8
El submen Mantenimiento rene las funciones de seguridad del sistema. En primer lugar
permite hacer y restaurar copias de respaldo del sistema (utilitario Backup de Windows). En
segundo lugar ofrece las funciones para la definicin de usuarios ya sean con perfil de
administrado, personalizado o de Consulta y de sus derechos (Administracin de Usuarios). En
tercer lugar permite reindexar las bases del sistema a partir de la opcin Generacin de
Indices. En cuarto lugar permite la regeneracin automtica de las grficas de productos,
indicadores y de seguimiento fsico y financiero, a partir de la opcin Regeneracin de
Grficas. En quinto lugar permite suprimir fsicamente aquellos registros del sistema que han
sido borrados lgicamente, a partir de la funcin Depuracin de las Bases de Datos. En sexto
lugar permite reindexar las bases de insumos y de precios unitarios del banco de costos del
sistema, a partir de la funcin Indices Banco de Costos. En sptimo lugar permite, a travs de
la opcin Configuracin del Sistema, modificar el nombre de la instalacin Ssepi y manejar
manualmente el cambio de ao para el Ssepi. En octavo y noveno lugar permite ajustar las
tablas de datos y los campos memos y/o olegraf (en estos ltimos se pueden almacenar
textos que superan los 254 caracteres, grficas, fotos, etc.) que conforman la base de datos,
por daos en los mismos, debido a caidas del fluido electrico, sin asegurar en un cien por
ciento su recuperacin, a partir de las opciones Ajustar Bases de Datos y Ajustar Campos
Memos. En ltimo lugar permite, a partir de la opcin Ajustar Todo, realizar las dos acciones
anteriores al mismo tiempo. Figura 9
17

Figura 9
El submen Acerca de .. presenta informacin bsica sobre el desarrollo del Ssepi. Figura 10
Figura 10
18

II.4
Botones
Los botones del sistema son la forma ms corriente para indicarle algo. En las diferentes
ventanas del sistema se encuentran una serie de botones que facilitan el trabajo y la
comunicacin del usuario con el sistema.
Los botones ms corrientes del Ssepi, ubicados generalmente en la parte inferior de sus
ventanas, son lo s siguientes: Figura 11.
Figura 11.
Primero: Va al primer registro, de acuerdo a la seleccin realizada por el usuario o la
ubicacin del Sistema.
Anterior: Va al anterior registro, de acuerdo a la seleccin realizada por el usuario o la
buscar: para ubicar un registro especfico. Dependiendo de la ventana donde se encuentre
el sistema, el botn BUSCAR abre la ventana ENCONTRAR REGISTRO que muestra el conjunto
de registros relacionados con la ventana donde est ubicado el sistema, permitiendo buscar
y escoger uno en particular. La manera de hacer uso de la ventana ENCONTRAR REGISTRO,
en cualquier parte del sistema, es similar. Una vez abierta, el usuario se posiciona sobre el
registro de sus inters. Para escogerlo, hace click con el ratn en cualquier parte fuera de
la ventana ENCONTRAR REGISTRO. Otra facilidad de la ventana ENCONTRAR REGISTRO es la
disponibilidad del men EDICION, ubicado en la parte superior de la ventana y el
ofrecimiento al usuario de la opcin Buscar . Esta opcin abre una ventana de igual nombre
donde se puede ingresar una palabra o cadena de caracteres que el sistema busca tan
pronto se oprime el botn BUSCAR de dicha ventana. Para que el sistema busque sobre toda
la tabla, y no exclusivamente desde la posicin en que se encuentra ubicado, se debe
marcar, en la zona OPCIONES, el campo En Varias Lneas.
Para buscar nuevas ocurrencias de la misma palabra o cadena en la tabla, el men EDICION
ofrece la opcin BUSCAR SIGUIENTE. La combinacin de teclas CTRL+G permite la misma
accin.
Para cerrar la ventana ENCONTRAR REGISTRO se oprime el botn ubicado a la izquierda del
ttulo y se selecciona, entre las opciones que despliega, la opcin CERRAR.
Siguiente: Va al Siguiente registro, de acuerdo a la seleccin realizada por el usuario o la
ltimo: Va al ltimo registro, de acuerdo a la seleccin realizada por el usuario o la ubicacin
del Sistema.
Agregar: Agrega un registro, de acuerdo a la seleccin realizada por el usuario o la
Editar: Permite la modificacin o alteracin de la informacin de un registro, de acuerdo a la
seleccin realizada por el usuario o la ubicacin del Sistema.
Eliminar: Elimina un registro, de acuerdo a la seleccin realizada por el usuario o la ubicacin
del Sistema.
19

Guardar: Guarda la informacin proveniente de una edicin o dentro del proceso de

adicin registro, de acuerdo a la seleccin realizada por el usuario o la ubicacin del
Sistema.
Cancelar: Cancela la operacin proveniente de una edicin o dentro del proceso de
adicin de un registro, de acuerdo a la seleccin realizada por el usuario o la ubicacin del
Sistema.
Guardar: Guarda la informacin proveniente de una edicin o dentro del proceso de
adicin registro, de acuerdo a la seleccin realizada por el usuario o la ubicacin del
Sistema.
Imprimir: para observar, a travs de la pantalla del computador, un reporte del SSEPI, para
imprimirlo en papel o para guardarlo en un archivo.
Cerrar: para abandonar la ventana en la cual se encuentra y regresar a la anterior o salir del
sistema.
II.5
Mensajes del sistema
Los mensajes son la forma como el sistema indica al usuario que falta algo, que se hizo algo
indebido, que pone a disposicin suya alguna facilidad, que requiere de una decisin suya
para proseguir, etc. Figura 12
Figura 12
20

III.
III. ELEMENTOS BASICOS DEL SISTEMA
El Ssepi est compuesto por Cuatro subsistemas bsicos diferenciados por el tipo de servicio
que prestan en la gestin de los proyectos de inversin y por un conjunto de facilidades
reunidas en los submens INFORMES, UTILITARIOS y MANTENIMIENTO de la aplicacin
informtica.
A continuacin se introduce cada uno de ellos brevemente.
21

III.1 Subsistema de Clasificadores

El subsistema de Clasificadores tiene como objetivo bsico el de permitir la actualizacin de
las tablas del sistema. El contenido de dichas tablas permitir el ingreso controlado de la
informacin de los proyectos.
Este subsistema est compuesto por 2 reas de botones: el rea de CATALOGOS y el rea de
BANCO DE COSTOS. Estas dos reas renen el total de tablas del sistema y por medio de sus
botones podemos modificar, ingresar o eliminar informacin de dichas tablas.
Este subsistema debe ser manejado exclusivamente por una persona (ADMINISTRADOR DE
TABLAS) que lleve el control del conjunto de tablas. Figura 13
Figura 13
22

III.2 Subsistema Informacin de Proyecto

El subsistema de Informacin del Proyecto rene el conjunto de funciones que facilitan los
procesos de radicacin e identificacin de proyectos de inversin, la emisin del concepto
sobre su viabilidad, el registro de aquellos que obtienen concepto favorable de viabilidad, la
participacin de los proyectos registrados como viables en el proceso de programacin de
la inversin y el seguimiento, durante su ejecucin y operacin, de aquellos proyectos que
resulten financiados en el presupuesto.
Las funciones de este subsistema apoyan labores de diversas instancias de la administracin
tales como el banco de proyectos en los departamentos, distritos y municipios, las secretaras
sectoriales, etc. Figura 14
Figura 14
23

III.3 Subsistema de Transferencia de Informacin

El subsistema de Transferencia de informacin provee las funciones para permitir el
intercambio de informacin de proyectos y Poai, en medio magntico, entre instancias que
tienen responsabilidades en la programacin y la gestin de la inversin pblica en la
entidad territorial o entre bancos de los diferentes niveles administrativos. Figura 15
Figura 15
24

III.4 Subsistema de Recepcin MGA

El subsistema de Recepcin MGA provee las funciones para permitir el intercambio de
informacin de proyectos que provienen de la Metodologa General Ajustada, a travs de
archivos planos, entre los formuladores y el personal encargado del banco. Figura 16
Figura 16
25

III.5 Funciones
de
los
submens
INFORMES,
UTILITARIOS
MANTENIMIENTO
El men Informes ofrece la posibilidad de solicitar buena parte de los reportes del sistema,
desde fuera de la ventana correspondiente, a partir de sus opciones Portafolios, Ficha EBI,
PAC y Pifa.
El men Utilitarios ofrece, al usuario, la posibilidad de cambiar su contrasea (Cambiar
Contrasea) y, al sistema, de cambiar de usuario activo (Cambio de Usuario). Ofrece
igualmente, para quien est interesado en trabajar los proyectos a nivel de subactividad, dos
opciones: una para ajustar el presupuesto del proyecto desde dicho nivel (Ajuste
Presupuesto) y otra para realizar el seguimiento del proyecto igualmente a nivel de
subactividad (Seguimiento (Detalle)).
El men Mantenimiento rene una serie de facilidades para el control y correcto
funcionamiento de la aplicacin informtica tales como copias de respaldo, definicin de
los usuarios del sistema y de sus derechos y el control de las bases del sistema.
26

IV.
SUBSISTEMA DE INFORMACIN DEL PROYECTO
El subsistema de Informacin del Proyecto esta apoyado en los componentes que

conforman el ciclo de vida de los proyectos financiados con recursos pblicos, estos son: el
COMPONENTE DE IDENIFICACION de proyectos, el COMPONENTE DEL CONCEPTO DE
VIABILIDAD a los proyectos, el COMPONENTE DE PROGRAMACIN DE LAS INVERSIONES en la
entidad territorial y el COMPONENTE DE SEGUIMIENTO a los proyectos. Figura 17
Figura 17
La manera de utilizar el subsistema para tales efectos se explica a continuacin.
Subsistema de Informacin del Proyecto
27

IV.1 Componente de Identificacin

El proceso de identificacin de un proyecto se realiza a partir de las funciones de DATOS
BASICOS, CLASIFICACION, PROBLEMA/OBJETIVO/ALTERNATIVA SELECCIONADA/PLAN DE
DESARROLLO,
UBICACIN
GEOGRAFICA,
AREA
O
AREA
Y
POBLACION
OBJETIVO/CARACTERISTICAS DEMOGRAFICAS DE LA POBLACIN, PRESUPUESTO, INGRESOS Y
BENEFICIOS, RESUMEN DE EVALUACIN, PROGRAMACION FISICO FINANCIERA, ESTRUCTURA
FINANCIERA, PRESUPUESTO DE OPERACIN, INDICADORES DE PRODUCTO, INDICADORES Y
ESTADO DEL PROYECTO, LICENCIAS Y ESTUDIOS del mismo. Dichas funciones se ejecutan
desde los botones de mismo nombre.
28

IV.1.1 Ventana de Datos Bsicos

El botn DATOS BASICOS abre una ventana en donde se ingresa la informacin
correspondiente sobre el proyecto. Para ingresar un proyecto nuevo se debe hacer uso del
botn AGREGAR (Este botn solo estar habilitado para vigencias inferiores a 2.007) o a
travs del proceso de carga automtica de la Metodologa General Ajustada. Para
modificar informacin sobre un proyecto ya ingresado al sistema se usa el botn EDITAR. En
ambos caso, para guardar la informacin ingresada se utiliza el botn GUARDAR. Figura 18
Figura 18
Los botones PRIMERO, ANTERIOR, SIGUIENTE y LTIMO permiten moverse entre proyectos.
29

Nombre del proyecto: dicho nombre debe comenzar por uno de los nombres de proceso
vlidos, de acuerdo con lo establecido en las metodologas del BPIN. Si se digita un nombre
diferente a stos el sistema despliega un mensaje indicando dicha divergencia y
proponiendo la posibilidad de utilizar la lista que contiene los nombres de proceso vlidos
contenidos en el catalogo de procesos. En tal caso, haga uso de ella para escoger un
nombre de proceso que el sistema acepte. Otra manera de acceder a dicha lista es por
medio del botn PROCESOS que se encuentra en la parte inferior de la ventana. (ficha EBI,
captulo 1). FIGURA 19. Adicionalmente, el nombre valida que contenga una localizacin
valida para el proyecto, la localizacin puede ir intrnseca en el nombre, el sistema valida la
existencia de dicha localizacin de no existir el sistema desplegara una ventana la cual le
permitir filtrar la localizacin del nombre del proyecto y se ubicara al final de este. Figura 20.
Figura 19
30

Figura 20
Entidad proponente del proyecto: corresponde a la entidad que identific un problema o
necesidad y propuso una solucin preliminar. (ficha EBI, captulo 1)
Funcionario responsable: se refiere al funcionario, en la entidad proponente del proyecto, a
quien se deber contactar en caso de necesitarse resolver dudas sobre el proyecto en
cuestin.
Direccin: direccin para contactar al funcionario responsable en la entidad proponente del
proyecto.
Localidad: Localidad para contactar al funcionario responsable en la entidad proponente
del proyecto.
Telfono: telfono para contactar al funcionario responsable en la entidad proponente del
proyecto.
Fax: nmero de fax para contactar al funcionario responsable en la entidad proponente del
proyecto.
Correo electrnico: correo electrnico para contactar al funcionario responsable en la
entidad proponente del proyecto.
Fecha de identificacin: este campo permite almacenar en el sistema la fecha en que la
necesidad o el problema fue identificado.
31

Entidad que presenta el proyecto al banco: al seleccionar este campo con el ratn, se
despliega la tabla ENTIDADES permitiendo escoger en ella la sigla y nombre de la entidad
que presenta el proyecto al banco. (ficha EBI, captulo 1)
De la tabla ENTIDADES solo se muestran, para que el usuario escoja e ingrese al sistema
esta variable, aquellas entidades que forman parte del presupuesto de la entidad territorial
(entidades del nivel central o establecimientos pblicos), dado que se busca establecer la
relacin entre los proyectos y aquellas entidades de la administracin con responsabilidad
sobre la asignacin y ejecucin de los recursos de inversin pblica, siendo ellas quienes, por
esta razn, deben ser las encargadas de presentar el proyecto ante el banco.
La informacin de este campo, en el sentido mencionado en el prrafo anterior, es

fundamental ya que es a partir de ella que se adelantan los procesos relacionados con la
programacin de las inversiones en la entidad territorial (distribucin sectorial de la cuota de
inversin, anteproyectos de inversin de las entidades que forman parte del presupuesto,
Poai).
Sigla y nombre: La sigla y el nombre completo de la entidad que presenta el proyecto al
banco se despliega automticamente una vez la sigla y nombre ha sido escogida. (ficha EBI,
captulo 1)
Funcionario responsable: nombre del funcionario responsable del proyecto en la entidad que
present el proyecto al banco.
Cargo: cargo del funcionario responsable del proyecto en la entidad que present el
proyecto al banco.
Direccin: direccin para contactar al funcionario responsable en la entidad que present el
proyecto al banco.
Localidad: Localidad para contactar al funcionario responsable en la entidad que present
el proyecto al banco.
Telfono: telfono del funcionario responsable del proyecto en la entidad que present el
proyecto al banco.
Fax: nmero de fax del funcionario responsable del proyecto en la entidad que present el
proyecto al banco.
Correo electrnico: correo electrnico del funcionario responsable del proyecto en la
entidad que present el proyecto al banco.
Fecha de radicacin: corresponde a la fecha en que el proyecto es recibido por el banco.
32

IV.1.2 Ventana de Clasificacin

El botn CLASIFICACION abre una ventana en donde se ingresa la informacin
correspondiente sobre el proyecto. Figura 21
Figura 21
Los botones PRIMERO, ANTERIOR, SIGUIENTE y ULTIMO permiten moverse entre proyectos.
Clasificacin presupuestal: para ingresar los cdigos relativos a Tipo especfico de Gasto
(ficha EBI, captulo 2.1) y Sector (ficha EBI, captulo 2.1) se debe seleccionar el respectivo
campo por medio del ratn y escoger, en la tabla que se despliega, el valor que
corresponda al reportado en la ficha EBI. Una vez el cdigo ha sido escogido, el nombre
correspondiente se despliega automticamente.
Entidades y programas de cofinanciacin: para ingresar la Vigencia, la entidad, el programa
y subprograma de cofinanciacin (Ficha EBI, captulo 2.3) se debe seleccionar el campo
respectivo por medio del ratn y escoger, en la tabla que se despliega, el valor que
corresponda al reportado en la ficha EBI. Ante la posibilidad que un proyecto sea financiado
por una o ms entidades, se permite la inclusin de programas y subprogramas de
cofinanciacin para un mximo de tres entidades cofinanciadoras por proyecto. Figura 22
33

Figura 22
Horizonte de Evaluacin: para ingresar el ao de inicio y el ao final del Horizonte de

evaluacin del proyecto.
El ingreso de esta informacin es importante, ya que es la base para definir las vigencias
en la ventana de ESTRUCTURA FINANCIERA.
Proyecto tipo: para ingresar el proyecto tipo se debe seleccionar el respectivo campo por
medio del ratn y escoger, en la tabla que se despliega, el valor correspondiente. Una vez
escogido el proyecto tipo, la unidad de producto del proyecto se despliega
automticamente. Los proyectos tipos que se muestran en este campo son los que
correspondan al sector seleccionado.
Cantidad de producto del proyecto: corresponde a la informacin consignada en el captulo
6 de la ficha EBI. En caso de haber varios productos se debe escoger el producto ms
significativo.
Unida de producto del proyecto: corresponde a la informacin consignada en el captulo 6
de la ficha EBI.
Horizonte de Evaluacion en Das: corresponde a la informacin consignada en el espacio
denominado duracin de la inversin en el captulo 11 (Financiacin de la Inversin) de la
ficha EBI.
34

Metodologa BPIN de formulacin: para ingresar el cdigo relativo a la metodologa de

formulacin (ficha EBI, captulo 14 Estudios que respaldan el proyecto) se debe seleccionar
el respectivo campo por medio del ratn y escoger, en la tabla que se despliega, el valor
que corresponda al reportado en la ficha EBI. Una vez el cdigo ha sido escogido, el nombre
correspondiente se despliega automticamente.
REPORTE de la ventana de CLASIFICACION
La ventana CLASIFICACION permite, a partir del botn CONS.RADIC. Que se encuentra en su

parte inferior, la produccin de la Constancia de Radicacin del Proyecto. Una copia de sta
se entrega a quien presenta el proyecto. Otra copia se adjunta a la documentacin recibida
para consignar en ella la firma del funcionario que recibe dicha documentacin en la
instancia encargada de emitir concepto sobre su viabilidad. Figura 23
35

Figura 23
36

IV.1.3 Ventana de Problema/Objetivo/Alternativa/Plan Des.

El botn PROBLEMA/OBJETIVO/ALTERNATIVA/Plan Des. abre una ventana en donde se ingresa
la informacin correspondiente sobre el proyecto. Figura 24
Figura 24
Problema o necesidad: corresponde a la informacin contenida en el captulo 3.1 de la ficha
EBI.
Ficha Tcnica
70

Plan de desarrollo: corresponde a la informacin contenida en el captulo 2.2 de la ficha EBI.

En cada caso se selecciona el campo requerido para que se despliegue la tabla con los
valores vlidos y escoger en ella el que corresponda al valor diligenciado en la ficha EBI.
Figura 25
Figura 25
Ficha Tcnica
71

Zona o Area y poblacin afectada: corresponde a la informacin contenida en el captulo

3.2 de la ficha EBI. Para el rea afectada se selecciona cada campo requerido para que se
despliegue la tabla con los valores vlidos y poder escoger en ella el que corresponda al
valor diligenciado en la ficha EBI. Figura 26
Figura 26
Objetivo general del proyecto: corresponde a la informacin contenida en el captulo 4 de la
ficha EBI.
Descripcin de la alternativa seleccionada: corresponde a la informacin contenida en el
captulo 5 de la ficha EBI.
Ficha Tcnica
72

IV.1.4 Ventana de Ubicacin Geogrfica

El botn UBICACION GEOGRAFICA abre una ventana en donde se ingresa la informacin
correspondiente sobre el proyecto y que se encuentra en el captulo 7 de la ficha EBI. En
cada caso se selecciona el campo requerido para que se despliegue la tabla con los valores
vlidos y escoger en ella el que corresponda al valor diligenciado en la ficha EBI. Figura 27
Figura 27
Ficha Tcnica
73

IV.1.5 Ventana de Zona o Area y Poblacin Objetivo

En esta ventana se ingresa la informacin contenida en el captulo 8 de la ficha EBI. En cada
caso se selecciona el campo requerido para que se despliegue la tabla con los valores
vlidos y escoger en ella el que corresponda al valor diligenciado en la ficha EBI. Figura 28
Figura 28
Portafolio de Proyectos Radicados
En esta ventana tambin permite, a partir del botn PORTAFOLIO que se encuentra en su
parte inferior, la produccin, segn se explica a continuacin, de una serie de reportes de
Proyectos Radicados, controlados parcialmente por el usuario de acuerdo a la escogencia
de variables que all se presentan.
En la seccin de Variables se escogen las variables que van a intervenir en el reporte de
proyectos radicados, en la seccin de Campos se selecciona un valor especfico
relacionado con cada una de las variables y el Orden se establece en la misma secuencia
en que se seleccionan las variables. Bsicamente, se pueden combinar hasta siete (7)
variables de las doce (12) posibles cuando se escoge Entidad (la que presenta el proyecto
al Banco) y se pueden combinar hasta cuatro (4) variables de las doce (12) posibles cuando
se selecciona Entidad Cofinanciadora.
Las varibles son: Entidad (la que presenta el proyecto al Banco), Entidad Cofinanciadora,
Programa del Plan de Desarrollo, Subprograma del Plan de Desarrollo, Programa de
Cofinanciacin (se activa cuando se escoge Entidad Cofinanciadora), Subprograma de
Cofinanciacin (se activa cuando se escoge Entidad Cofinanciadora), Tipo Especfico de
Gasto (Programa Presupuestal), Sector (Subprograma Presupuestal), Departamento, Divisin
Ficha Tcnica
74

Departamental, Municipio y Divisin Municipal. De igual manera, existe un campo para cada
una de las variables mencionadas.
En los diferentes casos se pueden definir fechas que limitan el contenido del reporte. Si las
fechas se dejan vacas, el reporte incluye todos los proyectos en etapa de radicacin que se
encuentren en la base. De lo contrario, incluye en el reporte los proyectos radicados entre la
fecha inicial y final definidas. Figura 29
Figura 29
Caractersticas Demogrficas de la Poblacin Objetivo: En esta pantalla el usuario

encontrara la informacin concerniente a Caractersticas Demogrficas de la Poblacin
Objetivo con el nimo que el usuario de la herramienta observe y diligencie la informacin
del proyecto con relacin a: Nmero de habitantes afectados por el problema, Fuente de
nmero de habitantes afectados por el problema, Necesidades bsicas insatisfechas, Fuente
Necesidades bsicas insatisfechas, Producto Interno Bruto, Fuente Producto Interno Bruto, PIB
Per cpita, Fuente PIB Per cpita, Tasa de desempleo Regional etc.
Ficha Tcnica
75

IV.1.6 Ventana de Presupuesto

La ventana PRESUPUESTO es una ventana mltiple, en la que se trabajan simultneamente
cuatro zonas de informacin: proyecto, categora de inversin, actividad y subactividad.
Figura 30
Figura 30
Para ingresar o modificar informacin relativa a alguna de estas opciones hay que
seleccionarla previamente haciendo uso del botn que lo identifica. El grupo se encuentra
seleccionado cuando su nombre cambia de color azul a color rojo. Los botones PRIMERO,
ANTERIOR, SIGUIENTE y LTIMO permiten moverse hacia adelante o hacia atrs respecto de la
zona seleccionada.
El ingreso de informacin sobre presupuesto puede requerir o no la utilizacin del Banco

de Costos. En caso de requerirse, la base de costos deseada se selecciona desde la zona
PROYECTO de la ventana PRESUPUESTO.
La informacin de presupuesto es requerida por la siguiente funcin del sistema que es

la programacin fsica financiera. Por esta razn debe ser ingresada previamente.
PROYECTO
Ficha Tcnica
76

Para iniciar se debe verificar que se est ubicado sobre el proyecto deseado. Si desea
seleccionar una base del banco de costos debe hacerlo habiendo seleccionado el botn
PROYECTO y haciendo uso del botn EDITAR ubicado en la parte inferior de la ventana.
De esta manera se activa la zona del PROYECTO pudiendo seleccionar el campo Base de
Costos con lo cual se despliegan las posibles base y puede escoger aquella con la que
quiere trabajar.
El campo Fecha de Clculo se actualiza automticamente al calcularse el presupuesto2.
En el campo Zona de Referencia se debe especificar la zona 1,2 o 3 de precios de referencia
que quiere utilizar de la base de costos seleccionada.
CATEGORIA DE INVERSION
Para ingresar la informacin de CATEGORIA DE INVERSION se selecciona el botn
correspondiente. El botn AGREGAR permite ir ingresando una a una dichas categoras y, en
el caso dado, en el campo Factores ingresar los factores de ajuste del presupuesto
(transporte, administracin, utilidad e impuestos). Cabe resaltar que solo bajo la presin del
botn categoras se activa la posibilidad de cambiar de etapas(Preinversin, Inversin,
Operacin).
ACTIVIDAD
El botn AGREGAR permite ir ingresando una a una las diferentes actividades que
pertenecen a cada categora de inversin.
En el campo Cantidad, se ingresa la informacin correspondiente de cada actividad.
Si una actividad cuenta con subactividades no se ingresa informacin en la columna

Precio. La informacin de costos de dicha actividad ir apareciendo automticamente
como resultado de la suma de sus subactividades.
Si una actividad no cuenta con subactividades, en la columna Precio, se ingresa ya sea el
costo en trmino de materiales, recurso humano y equipo de producir una unidad de ese
tipo de actividad, o bien el costo directo de producir dicha unidad.
La columna Costo se va actualizando automticamente como resultado de multiplicar los
valores de la columna precio por la cantidad.
SUBACTIVIDAD
El nivel de subactividad es el nico que puede hacer uso de las bases del banco de costos
del sistema. Sin embargo, no es obligatorio.
Para ingresar la informacin de subactividad sin hacer uso de una base de costos:
El botn AGREGAR ubica al usuario en el campo Cdigo, que corresponde al cdigo de la

subactividad (dicho cdigo debe tener 6 dgitos de longitud). Ingresado el cdigo el sistema
permite escoger el botn MANUAL para indicarle que no se va a trabajar con bases de
costos. Luego el sistema salta al campo Unidad; una vez ingresada sta, pasa al campo
Descripcin y luego al campo Cantidad. Despus de ingresada la cantidad, pasa a la
columna Precio donde se ingresa ya sea el costo en trmino de materiales, recurso humano y
Este clculo realiza la suma de subactividades de cada actividad, la suma de actividades de cada categora de
inversin y la suma de categoras de inversin de cada proyecto. Para llevarlo a cabo se hace uso del botn
CALCULAR que se encuentra en la parte inferior de la ventana cuando la informacin de cada uno de estos
niveles se ha ingresado.
Ficha Tcnica
77

equipo de producir una unidad de ese tipo de subactividad, o bien el costo directo de dicha
produccin.
La columna Costo se va actualizando automticamente como resultado de multiplicar los
valores de la columna precio por la cantidad.
Para ingresar la informacin de subactividad haciendo uso de una base de costos:
Es indispensable iniciar este proceso seleccionando la base de costos en la zona PROYECTO

en la parte superior de la ventana.
Una vez seleccionada la base se regresa a la zona SUBACTIVIDAD. El botn AGREGAR ubica
al usuario en el campo Cdigo, que corresponde al cdigo de la subactividad (dicho cdigo
debe tener 6 dgitos de longitud). Ingresado el cdigo el sistema permite escoger ya sea el
botn INSUMOS o el botn PRECIOS UNITARIOS para indicarle que desea trabajar con una
base de costos del sistema.
La seleccin de alguno de estos dos botones ubica el cursor en el campo Cod ref. para
permitir al usuario, si este conoce bien los cdigos de referencia, ingresarlo directamente. Si
no lo conoce debe seleccionarlo haciendo uso del botn SELECCIONAR. El mensaje Falta
asignarle el cdigo al Insumo/Precio Unitario se despliega debido a que no se ingres un
cdigo pero ste desaparece cuando se oprime nuevamente el botn SELECCIONAR a la
vez que se abre la tabla donde se puede escoger el elemento deseado. Una vez escogido,
los campos Unidad, Descripcin y Cod ref. se actualizan automticamente. A continuacin
debe ingresarse la informacin sobre Cantidad. En la columna Precio aparecen
automticamente los valores de material, recurso humano y/o equipo que en la base de
costos corresponden a dicho INSUMO o PRECIO UNITARIO.
La columna Costo se actualiza automticamente como resultado de multiplicar los valores
de la columna precio por la cantidad cuando, con el botn GUARDAR, se salva la
informacin recientemente ingresada.
CALCULAR: Cada vez que se desee actualizar la informacin acumulada de los diferentes
niveles del presupuesto del proyecto el usuario se debe ubicar en la zona PROYECTO y hacer
uso del botn CALCULAR, ubicado en la parte inferior de la ventana.
TRANSFERIR: Una vez concluida la labor de ingreso del presupuesto del proyecto se hace uso
del botn TRANSFERIR (se activa cuando se selecciona la zona PROYECTO) ubicado en la
parte inferior de la ventana para transferir dicho presupuesto a las bases que contendrn la
informacin de programacin y de seguimiento de las actividades y subactividades de dicho
proyecto.
COPIA: Cuando un usuario quiere ingresar el presupuesto de un proyecto y ste tiene una
estructura muy similar al de otro proyecto que ya est digitado, el botn COPIA de la
ventana PRESUPUESTO le proporciona la facilidad de copiar la estructura de uno al otro,
ahorrndose as la digitacin del mismo. Para llevar a cabo esta copia de estructura de
presupuesto el usuario se debe ubicar en la ventana PRESUPUESTO del proyecto que ofrece
su estructura y seleccionar el botn COPIA en la parte inferior de la ventana. Se abre otra
ventana donde se debe escoger el proyecto receptor de la estructura y aceptar la copia
por medio del botn COPIAR y luego contestando afirmativamente a la pregunta que
aparece en la ventana VERIFICA.
Ficha Tcnica
78

REPORTES de la ventana de PRESUPUESTO
Para utilizar el botn IMPRIMIR que se encuentra en la parte inferior de la ventana

PRESUPUESTO, el usuario se debe ubicar en la zona PROYECTO y hacer uso del mismo, el cual
permite la produccin de 4 reportes: Cuantificacin de Insumos, Presupuesto Formato
Ejecutivo, Presupuesto Formato Resumen, Presupuesto en Detalle. Figura 31
Figura 31
Ficha Tcnica
79

IV.1.7 Ventana de Ingresos Y Beneficios

Al hacer clik bien sea en Ingresos o en Beneficios el usuario puede manipular la informacin
concerniente a esta haciendo uso de los botones ubicados en la parte inferior; ahora bien, si
lo que quiere es desplazarse a travs de proyectos el usuario puede hacerlo a travs de los
botones ubicados en la parte superior; de igual forma a travs de hacer clik en los botones
editar o agregar de la parte inferior se puede digitar el valor de salvamento del proyecto.
Figura 32.
Figura 32
Ficha Tcnica
80

IV.1.8 Ventana de Resumen de Evaluacin

Al hacer clik en esta pantalla el usuario puede manipular la informacin concerniente a la
resumen de Evaluacin por medio del uso de los botones ubicados en la parte inferior; ahora
bien, si lo que quiere es desplazarse a travs de proyectos el usuario puede hacerlo a travs
de los botones ubicados en la parte superior. El botn agregar puede o no estar habilitado
dependiendo si el proyecto tiene o no informacin relacionada con el resumen de
evaluacin Financiera. Figura 33.
Figura 33
Ficha Tcnica
81

IV.1.9 Ventana de Programacin Fsica Financiera

Se ingresa a la ventana PROGRAMACION FISICA FINANCIERA a partir del botn de mismo
nombre para ingresar la informacin sobre la forma como se espera llevar a cabo la
inversin, . Figura 34
Figura 34
Esta ventana es tambin de tipo mltiple y est conformada por tres zonas: proyecto,
categora de inversin y actividad. El nivel subactividad desaparece debido a que la
programacin y el seguimiento se realizan exclusivamente a nivel de actividad.
Los botones PRIMERO, ANTERIOR, SIGUIENTE y ULTIMO permiten moverse hacia adelante o
hacia atrs respecto de la zona seleccionada.
PROYECTO
En esta zona, se debe ingresar en el campo Fecha inicio prog. La fecha programada para
iniciar la ejecucin del proyecto y en el campo Periodicidad aquel con el cual se va a
observar el proyecto durante su seguimiento.
En el campo Meta financiera aparece de manera automtica el dato del costo directo total
del proyecto, el cual coincide con el mismo dato en la ventana PRESUPUESTO.
Los datos de la fecha programada para iniciar la ejecucin y el perodo de

observacin para el seguimiento son de suma importancia dado que a partir de ellos se
Ficha Tcnica
82

hacen posteriormente una serie de clculos que ubican informaciones en perodos diferentes
dependiendo de fechas que va solicitando el sistema. Adicionalmente, es indispensable
ingresar los datos de programacin antes de continuar con la siguiente funcin del sistema:
la estructura financiera.
En esta zona aparecen desplegados los datos relativos al Cdigo y la Descripcin de las
categoras de inversin y la Meta Financiera ingresados a partir de la ventana PRESUPUESTO.
El campo Peso % / Proy se despliega automticamente y corresponde al peso monetario de
la categora en cuestin respecto del valor total del proyecto. Cabe resaltar que esta
seccin no es editable.
ACTIVIDAD
El seguimiento del proyecto se hace a nivel actividad. Por esta razn su informacin de
programacin se lleva igualmente solo a nivel de actividad.
En la zona actividad los campos Cdigo, Descripcin, Unidad Maestra y Peso % / Proy, se
despliegan automticamente.
Debajo de estos campos se encuentra el rea denominada Metas Acumuladas por Perodo
donde se ingresa la informacin de programacin, perodo por perodo, de cada una de las
actividades. Despus de seleccionar la zona ACTIVIDAD se debe oprimir el botn EDITAR para
que permita la inclusin de la informacin. El perodo INICIAL sirve para guardar informacin
sobre el estado de la actividad en cuestin en el caso de que se est programando un
proyecto que ya se encuentre en ejecucin y la actividad ya tiene algn avance. En el
rengln de cada perodo aparece el valor acumulado de la meta en el perodo en cuestin.
El rengln TOTAL muestra los valores a los cuales hay que llegar; adicionalmente por medio
de hacer clik en el botn calcular se procesa la informacin a mostrar en la estructura
financiera.
REPORTE de la ventana de PROGRAMACION FISICO FINANCIERA
Para utilizar el botn IMPRIMIR que se encuentra en la parte inferior de la ventana

PROGRAMACION FISICO FINANCIERA, el usuario se debe ubicar en la zona PROYECTO y hacer
uso del mismo, permite imprimir el reporte de la Programacin Fsico Financiera del proyecto.
Ficha Tcnica
83

IV.1.10 Ventana de Estructura Financiera

Concluido el proceso de manipulacin de informacin de programacin de la inversin nos
preparamos a observar la informacin digitada en la Metodologa General Ajustada
relacionada con los Fuentes, las Tipos de Aporte y los montos de financiacin del proyecto.
Para este efecto se abre la ventana ESTRUCTURA FINACIERA desde el botn ESTRUCT.
FINANCIERA. Figura 35
Figura 35
Esta ventana contiene la informacin financiera del proyecto agrupada ya sea por
PERIODOS o por VIGENCIAS PRESUPUESTALES. En la parte inferior izquierda de la ventana
aparecen dos botones, Perodos y Vigencias que permiten al usuario ubicarse en una o en
otra.
Perodos
Al hacer uso del botn PERIODOS el sistema se ubica en una zona de la ventana que
contiene campos con la siguiente informacin:
Entidades, fuentes y montos de financiacin originalmente solicitados (informacin
ubicada en el costado izquierdo de la ventana, bajo las columnas Monto Original Solicitado
y Meta Financiera)
Montos financieros programados y ejecutados por perodo (informacin ubicada en el
rengln P Programado y en el rengln E Ejecutado que aparecen al lado del ttulo de la
columna Monto Original Solicitado). Esta informacin no se ingresa en esta ventana. Ella
Ficha Tcnica
84

proviene de la que se captura en las ventanas PROGRAMACION FISICA FINANCIERA y

EJECUCION FISICA FINANCIERA, desplegndose aqu automticamente. Los perodos que
aparecen en esta ventana corresponden con la periodicidad ingresada en la ventana
PROGRAMACION FISICA FINANCIERA. El campo Total en el rengln P despliega el dato del
valor total del proyecto, proveniente de la informacin de programacin ingresada en la
ventana PROGRAMACION FISICA FINANCIERA.
Recursos financieros Programados e Ingresados, por perodo, para cada entidad y fuente
de financiacin (informacin ubicada en el conjunto de renglones P (Programado) e I
(Ingresado) del costado derecho de la ventana). La programacin de los recursos (rengln P)
se captura a travs de esta ventana. El ingreso de recursos (rengln I) solo despliega
informacin que se captura, en la ventana INGRESOS, durante la etapa de seguimiento a la
inversin.
Vigencias
Al hacer uso del botn VIGENCIAS el sistema se ubica en una zona de la ventana que
contiene la informacin sobre los montos de financiacin, por entidad y fuente de
financiacin y por vigencias presupuestales, para las que el proyecto requiere recursos (ficha
EBI, captulo 11).
Los botones de desplazamiento, ubicados debajo de los botones Perodos y Vigencias,
permiten moverse entre las columnas de perodos o de vigencias.
Los botones de desplazamiento (PRIMERO, ANTERIOR, SIGUIENTE Y ULTIMO), ubicados en la
parte inferior de la ventana, permiten moverse entre filas que representan entidades y
fuentes de financiacin.
NOTA: el nico registro (fila) que se puede editar y trabajar en un determinado momento es
aquel que se encuentra en cabeza de lista, justo debajo del ttulo de columna Meta
Financiera y cuyo color es mas fuerte.
Para cambiar de un proyecto a otro se utiliza el campo PROYECTO donde la flecha que
hace parte del mismo permite abrir una tabla con todos los nmero de proyectos y
seleccionar un proyecto diferente.
INGRESO DE INFORMACION
La informacin a ingresar en primera instancia proviene del captulo 11 de la ficha EBI.
Fuente, Tipo de Aporte, Cifras en Miles de Pesos del Ao, Semestre y Monto Original Solicitado
Se inicia el proceso de captura ingresando la informacin contenida en el captulo 11 de la
ficha EBI en los campos de Fuente y Tipo de Aporte. Al hacer uso del botn AGREGAR para tal
efecto, el sistema se ubica automticamente en el campo Etapa y luego Fuente mostrando
el registro inicial de dicha tabla (Sin Asignacin). Con la ayuda del ratn se abre la tabla de
Fuentes y el usuario puede escoger la Fuente requerida. Una vez escogido, haciendo uso de
la tecla de tabulacin se desplaza al campo Tipo de Aporte y procede de la misma manera.
Seleccionada la Tipo de Aporte, con el tabulador se desplaza al campo Cifras Ao, donde se
digita el ao (4 cifras) en que las cifras se formularon, luego salta al campo Semestre, para
digitar el semestre (1 o 2) en que las cifras se formularon, por ltimo, se ingresa el Monto
Original Solicitado para dicha entidad y fuente, en la ficha EBI.
Por medio del botn GUARDAR se acepta la informacin recin ingresada y sta pasa a
formar parte del cuadro.
Se repite esta accin para cada entidad/fuente/Cifras Ao/Semestre/Monto Original
Solicitado de financiacin.
Ficha Tcnica
85

Al ingresar los valores de otros Fuente/Tipo aporte/Cifras Ao/Semestre/Monto Original

Solicitado el sistema utiliza el campo superior de la columna Monto Original Solicitado para
permitir al usuario ingresar el nuevo monto, dando la impresin de que borra el monto
previamente capturado all. Sin embargo es solamente un mecanismo del sistema para
recibir el dato. Una vez validada la informacin a partir del botn GUARDAR, la totalidad de
cifras aparece en la columna.
Perodos
Concluido el ingreso de las diferentes entidades y fuentes de financiacin as como las Cifras
Ao,Semestre y montos orignales solicitados para financiar el proyecto se procede a capturar
la informacin de Programacin de Ingresos al proyecto. Dicha informacin aparece en la
primera ficha de seguimiento que corresponde a la programacin. Para ingresarla al sistema
se inicia activando la zona derecha de la ventana a partir del botn EDITAR. Una vez
activada se utiliza el rengln P (Programado), de cada entidad financiadora, para incluir los
ingresos programados de la entidad en cada perodo.
El rengln Totales presenta, para los recursos Programados y los Ingresados, la suma, en cada
perodo, de los montos financiados por las diferentes entidades. El rengln Acumulados
presenta, para las mismas variables, el acumulado hasta el perodo en cuestin.
Vigencias
A partir de la informacin consignada en el captulo 11 de la ficha EBI, se ingresan los datos
correspondientes para las diferentes entidades y fuentes de financiacin, en las diferentes
vigencias. El nmero de vigencias disponibles se determinan por los campos de Inicio (ao en
cuatro dgitos) y Final (ao en cuatro dgitos) de las Vigencias de Ejecucin ubicados en la
venta de CLASIFICACION.
El rengln Totales presenta, para cada vigencia presupuestal, el total financiado por las
diferentes entidades. El rengln Acumulados presenta, para las mismas variables, el
acumulado hasta la vigencia presupuestal en cuestin.
Concluido el ingreso de informacin relativa a la estructura financiera se hace uso del botn
TOTALES, ubicado en la parte inferior de la ventana, para que el sistema calcule los totales
por niveles administrativos diferentes. Estos totales son requeridos durante la etapa de
programacin de la inversin.

Es importante verificar que la columna de totales de la zona PERIODO coincida con la

de totales de la zona VIGENCIAS, para cada fuente de financiacin.
REPORTE de la ventana de ESTRUCTURA FINANCIERA
La ventana ESTRUCTURA FINANCIERA permite, a partir del botn IMP ESTR que se encuentra
en la parte inferior de la ventana, imprimir el reporte de Estructura Financiera Proyecto y por
medio del botn IMP VIG que se encuentra en la parte inferior de la ventana, imprimir el
reporte de Financiacin de la Inversin.
IV.1.11 Ventana de Presupuesto de Operacin

Esta ventana permite el ingreso de la informacin correspondiente al captulo 12 de la Ficha
EBI, Ingresos y Costos Anuales de Operacin de un Ao Tpico del Proyecto. Por medio del
Ficha Tcnica
86

botn AGREGAR, se ingresa para cada proyecto tres (3) posibles conceptos de ingresos por
operacin y cuatro (4) posibles Entidades y Fuentes de Financiacin que asumiran los costos
de operacin del proyecto una vez termine su ejecucin, todos con sus respectivos valores,
por lo tanto, se generan totales para Ingresos y Costos en forma automtica. Figura 36
Figura 36
Las Entidades y Fuentes de Financiacin se toman del catlogo con el mismo nombre.
Si al escoger los costos no existe la Entidad y/o Fuente de financiacin, debe dirigirse al
catlogo para adicionarlos y luego volver de nuevo a la ventana de PRESUPUESTO DE
OPERACIN. Este proceso debe realizarse cada vez que exista la situacin anterior
mencionada.
IV.1.12 Ventana de Indicadores de Productos

En esta ventana se ingresa la informacin relativa a los productos que resultarn de la
inversin. Dicha informacin se encuentra en el captulo 6.1 de la ficha EBI.
En la ventana PRODUCTOS los botones de desplazamiento en la parte superior permiten
moverse entre proyectos. Los botones de desplazamiento en la parte inferior permiten
moverse entre productos. Figura 37
Ficha Tcnica
87

Figura 37
En este punto del proceso, por medio del botn AGREGAR, se ingresa para cada proyecto y
en forma automtica uno a uno los productos con base en el catlogo del mismo nombre,
mostrando el cdigo, definicin o nombre y la unidad del producto.
Para cada uno de los productos se debe seleccionar el Perodo en el cual se espera observar
el comportamiento del producto, la Fecha y valor de la Meta Programada. El sistema calcula
automticamente el Grado de Cumplimiento del producto.
Cada vez que se valida la informacin ingresada, por medio del botn GUARDAR, se
actualiza la grfica del costado derecho de la ventana en la cual aparece de manera
grfica la situacin del producto para cada perodo, el valor programado.
NOTA: mas tarde, en la etapa de seguimiento se proceder a ingresar la informacin de
perodo y meta ejecutada, informacin reportada en las fichas de seguimiento.
Los botones de la parte superior de la ventana sirven para moverse entre proyectos. Los
botones PRIMERO, ANTERIOR, SIGUIENTE y ULTIMO permiten moverse entre productos de un
mismo proyecto.
REPORTE de la ventana de PRODUCTOS
La ventana PRODUCTOS permite, a partir del botn IMPRIMIR que se encuentra en su parte
inferior, la produccin del reporte Ficha de evaluacin de productos.
Ficha Tcnica
88

La ventana de PRODUCTOS tambin permite, a partir del botn PORTAFOLIO que se

encuentra en su parte inferior, la produccin, segn se explica a continuacin, de una serie
de reportes de Productos, controlados parcialmente por el usuario de acuerdo a la
escogencia de variables que all se presentan.
fechas se dejan vacas, el reporte incluye todos los proyectos radicados con sus productos
que se encuentren en la base. De lo contrario, incluye en el reporte los proyectos radicados
con sus productos entre la fecha inicial y final definidas.
Ficha Tcnica
89

IV.1.13 Ventana de Otros Indicadores

La ventana INDICADORES es de tipo mltiple al permitir manejar dos grupos de informacin:
PROYECTO e INDICADORES DE RESULTADO. A partir de estas zonas es posible ingresar al
sistema tanto la informacin sobre indicadores de evaluacin como de indicadores de
resultado. Figura 38
Figura 38
hacia atrs respecto de la zona seleccionada: proyectos o indicadores.
Se inicia el ingreso de esta informacin seleccionando la zona PROYECTO en la parte superior
de la ventana. Al seleccionarse el nombre de la zona cambia de color azul a rojo
activndola y permitiendo el ingreso de los indicadores de evaluacin que se toman del
captulo 9.2 de la ficha EBI.
Ficha Tcnica
90

Se contina, activando la parte inferior de la ventana a partir de la seleccin del botn

INDICADORES y aadiendo los indicadores (impacto, gestin, eficiencia, generacin de
empleo y ciencia y tecnologa), por medio del botn AGREGAR y seleccionado el tipo de
indicador, se ingresa para cada proyecto y en forma automtica los indicadores con base
en el catlogo del mismo nombre, mostrando el cdigo, definicin o nombre y la unidad de
medida del Indicador. Es exigible por lo menos un indicador de impacto y gestin, para el
caso de eficiencia, generacin de empleo y ciencia y tecnologa se requiere por lo menos
uno de cada uno, siempre y cuando el proyecto solicite recursos a la Nacin.
Para cada uno de los indicadores se debe seleccionar el Perodo en el cual se espera
observar el comportamiento del indicador, la Fecha y el V.I.P. (valor indicador programado).
El sistema calcula automticamente el G.C.I. (grado de cumplimiento del indicador).
grfica, para cada perodo, el valor programado de los indicadores.
NOTA: mas tarde, en la etapa de seguimiento se proceder a ingresar la informacin de

perodo, fecha y V.I.M (valor indicador medido).
El botn IND. EVAL. que se encuentra ubicado en la parte inferior de la ventana, permite abrir
una ventana nueva para visualizar los Indicadores de Evaluacin del proyecto, en el caso de
haber escogido en la ventana CLASIFICACION un proyecto tipo, la zona Indicadores
compara el proyecto sobre el que se est trabajando con dicho proyecto tipo, en trminos
de los Costos por Unidad de Producto, Costo por Beneficiario y Costo por Unidad de Tiempo,
comparados con los rangos de referencia mostrando que tan cercanos o alejados estn el
uno del otro.
Indicadores de Evaluacin, a travs accionar este botn el usuario podr observar los
indicadores de evaluacin dentro de un proceso comparacin con relacin al proyecto tipo.
Figura 39
Ficha Tcnica
91

Figura 39
REPORTE de la ventana INDICADORES
La ventana INDICADORES permite, a partir del botn IMPRIMIR que se encuentra en su parte
inferior, la produccin del reporte Ficha de evaluacin de objetivos.
Ficha Tcnica
92

IV.1.14 Ventana de Estado Licencias y Estudios

En esta ventana se ingresa la informacin de Estado Actual del Proyecto (ficha EBI, captulo
13), Estudios que Respaldan el Proyecto (ficha EBI, captulo 14), Licencia Ambiental (ficha EBI,
captulo 10) y Diligenciamiento de la ficha EBI (ficha EBI, captulo 15). Por medio de los
botones de EDITAR y GUARDAR ubicados en la parte inferior de la ventana, se permite
ingresar y/o modificar y salvar la informacin para cada proyecto. Figura 40
Figura 40
Los botones PRIMERO, ANTERIOR, SIGUIENTE y LTIMO permiten moverse entre proyectos.
IV.2 Componente Concepto de Viabilidad

La instancia encargada de emitir el concepto de viabilidad de un proyecto hace uso de las
funciones de RESPONSABLE del concepto de viabilidad y de REGISTRO, definidas para ello en
el sistema y que se explican a continuacin
Ficha Tcnica
93

IV.2.1 Ventana de Responsable

Una vez estudiado el proyecto por la instancia competente y obtenido un concepto sobre su
viabilidad, esta ventana permite consignar dicha informacin que se encuentra en el
captulo 17 de la ficha EBI.
Existen tres niveles de viabilidad (municipal, departamental y nacional) para permitir
conceptos provenientes de diversos niveles administrativos, cuando stos aportan recursos a
un mismo proyecto. En esta pantalla tambin observamos cada uno de los responsables de
los anlisis. Figura 41
Figura 41
Cabe resaltar aqu que la fecha no puede ser inferior a la fecha de radicacin tanto para la
fecha de ingreso a la etapa como para la fecha del concepto sectorial favorable.
Ficha Tcnica
94

IV.2.1.1
Ventana de Respecto al Proyecto
EL botn ubicado en la parte inferior derecha, con el nombre Respecto al proyecto, nos
conduce a la viabilidad respecto a la identificacin, preparacin y Evaluacin a proyectos
Figura 42.
Figura 42
Recuerde que para poder emitir viabilidad con relacin al proyecto, este debe tener
concepto sectorial favorable positivo, de lo contrario este no se podr emitir de igual forma
la fecha no puede ser inferior a la fecha de ingreso a la etapa de viabilidad.
Ficha Tcnica
95

IV.2.1.2
Ventana de Indicadores
EL botn ubicado en la parte inferior, con el nombre Indicadores, nos conduce a una
pantalla que permite consultar la informacin consolida por etapas de la estructura
financiera por insumos, estructura del presupuesto por categoras, fuentes de financiacin del
proyecto Figura 43.
Figura 43
En la zona Estructura del Presupuesto por Insumos despliega informacin del presupuesto del
proyecto relativa a su discriminacin por monto materiales, monto recurso humano, monto
de equipo y/o costos indirectos, cuando:
a nivel de las actividades se ingres dicha discriminacin
a nivel de subactividades, sin hacer uso de una base de costos, se ingres dicha
discriminacin
a nivel de subactividades se utilizaron insumos o precios unitarios de una base de costos
En la zona Estructura del Presupuesto por Categora de Inversin despliega informacin del
presupuesto del proyecto acumulada a nivel de sus diferentes categoras de inversin por
etapas.
Ficha Tcnica
96

En la zona Fuentes de Financiamiento despliega informacin sobre las entidaes, fuentes y

montos de financiacin, proveniente de los datos de programacin de los recursos de las
diversas fuentes de financiacin consignados en la ventana ESTRUCTURA FINANCIERA por
etapas.
EL botn de PRIORIZAR, que se encuentra en el conjunto de botones, permite acceder a la
ventana PRIORIZACION DEL PROYECTO, a fin de establecer el puntaje total con base en los
criterios de priorizacin definidos mediante la ponderacin de cada uno de ellos en alto 7099; medio 40-69; bajo 0-39. Figura 44
Figura 44
EL botn de Control nos conduce a la pantalla que como su nombre lo indica es el control
posterior que puede realizar la oficina de planeacin respecto al proyecto Figura 45
Ficha Tcnica
97

IV.2.1.3
Ventana de Control
EL botn ubicado en la parte inferior, con el nombre Control, nos conduce al formato que
manipula la informacin relacionada con el Control posterior que debe realizar las
secretarias de planeacion/Banco o quien haga sus veces Figura 45.
Figura 45
Cabe resaltar que el nombre del funcionario responsable no puede ir en blanco si tiene o no
previo concepto, igualmente, se debe digitar las observaciones que motivaron o no el previo
concepto. Esta pantalla tambin se maneja con diferentes niveles en la medida que el
proyecto lo amerite.
REPORTE de la ventana de RESPONSABLE

La ventana VIABILIDAD permite, a partir del botn INF. VIAB. Que se encuentra en la parte
inferior, imprimir el Informe de Viabilidad del proyecto.
Ficha Tcnica
98

IV.3
Registro
El banco de proyectos, una vez un proyecto ha sido conceptuado como viable, procede a
darle registro por medio del sistema resultando dicho registro en la asignacin de su cdigo
BPI. Figura 46.
Figura 46
Al ingresar a la ventana REGISTRO y por medio del boton EDITAR ubicado en la parte inferior
de la ventana, se introduce la fecha de ingreso a esta etapa. La introduccin de la fecha
genera automticamente la conversin del cdigo de radicacin en cdigo de registro del
proyecto: Cdigo BPI (Ej. 2006-068000-0010), el cual est compuesto por el Ao de Vigencia
(segn ejemplo 2000) del proyecto, el cdigo del Tipo de Instalacin (segn ejemplo 0-tipo
instalacin banco), el cdigo Dane del Departamento y Municipio donde se ecuentra
instalado el Ssepi (segn ejemplo 05001- Medellin, Antioquia) y el Nmero Consecutivo del
proyecto para la misma vigencia. Luego del ingreso de la fecha y la generacin del cdigo
BPI, se deben digitar los campos de Nombre, Correo Electrnico, Telfono, Fax y
Observaciones del responsable del registro. Finalizado, el ingreso de la anterior informacin se
almacena haciendo uso del botn de GUARDAR ubicado en la parte inferior de la ventana.
REPORTES de la ventana de REGISTRO
Ficha Tcnica
99

La ventana VIABILIDAD permite, a partir del botn FICHA EBI que se encuentra en la parte
inferior, imprimir el Ficha de Estadsticas Bsicas de Inversin, EBI del proyecto.
La ventana REGISTRO tambin permite, a partir del botn PORTAFOLIO que se encuentra en
su parte inferior, la produccin de una serie de reportes de proyectos registrados o de
proyectos no viables, controlados parcialmente por el usuario de acuerdo a la escogencia
de variables que all se presentan. A continuacin se explica la manera de seleccin de
campos de control del reporte.
En el campo Opciones se escoge en primer lugar si se quiere el reporte de proyectos
registrados o el reporte de proyectos no viables.
Al escoger la opcin proyectos registrados, en la seccin de Variables se definen las
variables que van a intervenir en el reporte, en la seccin de Campos se selecciona un valor
especfico relacionado con cada una de las variables y el Orden se establece en la misma
secuencia en que se seleccionan las variables. Bsicamente, se pueden combinar hasta
siete (7) variables de las doce (12) posibles cuando se escoge Entidad (la que presenta el
proyecto al Banco) y se pueden combinar hasta cuatro (4) variables de las doce (12)
posibles cuando se selecciona Entidad Cofinanciadora.
fechas se dejan vacas, el reporte incluye todos los proyectos registrados que se encuentren
en la base de datos. De lo contrario, incluye en el reporte los proyectos registrados entre la
fecha inicial y final definidas.
Al escoger la opcin de proyectos no viables, el sistema salta inmediatamente a la zona
Fechas para el reporte, si las fechas se dejan vacas, el reporte incluye todos los proyectos en
la base con concepto negativo de viabilidad. De lo contrario, incluye en el reporte los
proyectos conceptuados como no viables entre la fecha inicial y final definidas.
NOTA Con el registro de proyectos se concluye una etapa importante del proceso que es
contar con un conjunto de proyectos de inversin considerados como viables que, en la
siguiente etapa, concursarn por los recursos de inversin pblica disponibles. Esta etapa es
la de PROGRAMACION DE LA INVERSION, y se apoya por una serie de facilidades del SSEPI
que se explican en el siguiente punto de este manual.
IV.4 Componente de Programacin de la Inversin

Las funciones que provee el Ssepi para apoyar el proceso de programacin de la inversin,
en la entidad territorial, tiene que ver con:
la DISTRIBUCION DE LA CUOTA DE INVERSION
la elaboracin de los ANTEPROYECTOS DE INVERSION de las dependencias que forman
parte del presupuesto en la entidad territorial
la elaboracin del PLAN OPERATIVO ANUAL DE INVERSION - POAI
IV.4.1 Ventana de Distribucin de la Cuota de Inversin

Ficha Tcnica
100

Por medio del botn DISTRIBUCION CUOTA se accede a la ventana DISTRIBUCION DE LA

CUOTA DE INVERSION donde el sistema permite ingresar las cuotas de inversin acordadas
para la vigencia presupuestal que se est programando. Dichas cuotas representan la
distribucin sectorial de los recursos de inversin disponibles, entre las dependencias de la
administracin que forman parte del presupuesto de la entidad territorial. Figura 47
Figura 47
Se inicia el ingreso de informacin seleccionando, en el campo Vigencia, la vigencia
presupuestal que se quiere programar. Se puede seleccionar como vigencia a programar
nicamente entre dos posibilidades:
aquella correspondiente al ao calendario en el que se est
aquella correspondiente al ao siguiente al ao calendario en el que se est.
Si se selecciona una vigencia donde nunca se ha ingresado informacin, el nico botn que
quedas habilitado es el de AGREGAR, permitiendo agregar entidades que forman parte del
presupuesto de la entidad territorial, sean estas del nivel central o del nivel descentralizado y
definirles su informacin. Dicha informacin puede corresponder a:
si se trata de una instalacin del Ssepi en un departamento:
en el recuadro superior aparecer el ttulo Cuota Asignada si se trata de una entidad del
nivel central departamental o el ttulo Transferencia deI Presupuesto si se trata de una
entidad del nivel descentralizado departamental. En el campo Monto Original se deber
Ficha Tcnica
101

ingresar el monto que le correspondi, a la entidad en cuestin, por cuota o por

transferencia.
en el recuadro inferior, para una instalacin departamental no permite ingresar

informacin dado que sta compete exclusivamente a los municipios.
si se trata de una instalacin del SSEPI en un municipio:
en el recuadro superior aparecer el ttulo Cuota Asignada si se trata de una entidad del
nivel central municipal o el ttulo Transferencia del Presupuesto si se trata de una entidad del
nivel descentralizado municipal. En el campo Monto Original se deber ingresar el monto que
le correspondi, a la entidad en cuestin, por cuota o por transferencia.
en el recuadro inferior se deber ingresar, cuando sea el caso, para las entidades del nivel
central y/o las del nivel descentralizado, lo que les haya correspondido por Transferencia de
los Ingresos Corrientes de la Nacin.
Si se selecciona una vigencia donde ya se ha ingresado informacin, el usuario puede tanto

agregar nuevas entidades y su respectiva informacin como modificar la informacin de
aquellas ya ingresadas.
REPORTES de la ventana DISTRIBUCION DE LA CUOTA DE INVERSION
La ventana DISTRIBUCION DE LA CUOTA DE INVERSION permite, a partir del botn IMPRIMIR

que se encuentra en la parte inferior, imprimir los siguientes reportes: Cuota Sectorial de
Inversin - Departamento, Cuota Sectorial de Inversin - Municipio y Listado de Proyectos
Viables.
Ficha Tcnica
102

IV.4.2 Ventana de Anteproyectos de Inversin

El botn ANTEPROYECTOS permite abrir la ventana ANTEPROYECTO DE INVERSION y elaborar
los anteproyectos de inversin de las diferentes entidades o dependencias que forman parte
del presupuesto de la entidad territorial. Figura 48
Figura 48
Los anteproyectos se elaboran a partir de la cuota de inversin3 que le fue comunicada a la
entidad o dependencia y del listado de proyectos viables registrados en el banco de
proyectos que le fue remitido. Con estos dos insumos, pueden decidir qu proyectos viables
va a financiar hasta agotar la cuota que le fue asignada.
El Ssepi facilita esta tarea mostrndole al usuario encargado de construir el anteproyecto una
serie de informaciones que le proveen elementos de anlisis y de decisin sobre los proyectos
a dejar definitivamente incluidos en el anteproyecto.
Esta ventana est compuesta por dos zonas: ENTIDAD y PROYECTO
ENTIDAD
Solamente aquellas entidades o dependencias a las que se les defini informacin en la ventana DISTRIBUCION
DE LA CUOTA DE INVERSION se tienen en cuenta para la elaboracin de los anteproyectos.
Ficha Tcnica
103

Se inicia este proceso escogiendo, en la zona ENTIDAD, la Vigencia para la que se desea
elaborar el anteproyecto. Una vez escogida, se debe seleccionar la Entidad o dependencia
para la que se va a realizar el anteproyecto. Al seleccionarla, se despliegan
automticamente, en el espacio inmediatamente inferior, una serie de cifras de inters para
el usuario y que fueron ingresadas al sistema por medio de la ventana DISTRIBUCION DE LA
CUOTA DE INVERSION. Dichos datos pueden ser:
si se trata de una instalacin del Ssepi en un departamento:
si la entidad en cuestin es del nivel central departamental, en el primer rengln se

despliega el Monto Original de la Cuota Asignada. El rengln de Monto Comprometido va
variando a medida que se van incluyendo o excluyendo proyectos en el anteproyecto.
si la entidad en cuestin es un establecimiento pblico departamental, en el primer

rengln se despliega el Monto Original de la Transferencia del Presupuesto. El rengln de
Monto Comprometido va variando a medida que se van incluyendo o excluyendo proyectos
en el anteproyecto.
en el campo
Transferencia de los Ingresos Corrientes de la Nacin no aparece

informacin (solo para municipios)
si se trata de una instalacin del SSEPI en un municipio:
si la entidad en cuestin es del nivel central municipal, en el primer rengln se despliega el

Monto Original de la Cuota Asignada. El rengln de Monto Comprometido va variando a
medida que se van incluyendo o excluyendo proyectos en el anteproyecto.
si la entidad en cuestin es un establecimiento pblico municipal, en el primer rengln se

despliega el Monto Original de la Transferencia del Presupuesto. El rengln de Monto
Comprometido va variando a medida que se van incluyendo o excluyendo proyectos en el
anteproyecto.
En el tercer rengln se despliega el Monto Original de las Transferencia de los Ingresos
Corrientes de la Nacin. El cuarto rengln, Monto Comprometido, va variando a medida que
se van incluyendo o excluyendo proyectos en el anteproyecto.
PROYECTO
En la zona PROYECTO se procede a seleccionar aquellos proyectos que la entidad o
dependencia consideran que deben ser financiados y por lo tanto deben quedar incluidos
en su anteproyecto. Para incluir o excluir un proyecto del anteproyecto se hace uso de la
casilla Incluir en el Anteproyecto de Inversin, ubicada en el extremo inferior derecho de la
ventana.
Para pasar de un proyecto a otro se utilizan los botones de desplazamiento (PRIMERO,
ANTERIOR, SIGUIENTE y ULTIMO) o el botn BUSCAR. Al ubicarse en un determinado proyecto
el sistema despliega, en la ventana, su estructura financiera ordenada de acuerdo al nivel
administrativo que financia el proyecto (por el lado de las columnas) y de acuerdo al tipo de
recurso (por el lado de las filas). El mayor nivel de detalle que se obtenga en esta ventana,
respecto de las fuentes de financiacin del proyecto, depende de la discriminacin que se
haya introducido en la ventana ESTRUCTURA FINANCIERA.
La inclusin o exclusin de proyectos en el anteproyecto hacen variar los diferentes campos
de Monto Comprometido en la parte superior de la ventana.
REPORTES de la ventana ANTEPROYECTO DE INVERSION
Ficha Tcnica
104

La ventana ANTEPROYECTO DE INVERSION permite, a partir del botn IMPRIMIR que se

encuentra en su parte inferior, imprimir los anteproyectos de inversin de las entidades del
sector central o descentralizadas, ya sea del departamento o del municipio.
En el campo Opciones se escoge el tipo de reporte, esto son: entidades del sector central
departamental, entidades descentralizadas del departamento, entidades del sector central
municipal, entidades descentralizadas del municipio o plan de inversiones de forsoza
asignacin.
Al escoger las primeras cuatro opciones de anteproyectos de inversin, en la seccin de
Variables se definen las variables que van a intervenir en el reporte, en la seccin de Campos
se selecciona un valor especfico relacionado con cada una de las variables y el Orden se
establece en la misma secuencia en que se seleccionan las variables. Bsicamente, se
pueden combinar hasta siete (7) variables de las doce (12) posibles cuando se escoge
Entidad (la que presenta el proyecto al Banco) y se pueden combinar hasta cuatro (4)
variables de las doce (12) posibles cuando se selecciona Entidad Cofinanciadora.
En los diferentes casos se debe seleccionar la vigencia (ubicada en la parte inferior de la
ventana) para la que se desea limitar el contenido del reporte.
Al escoger la opcin de Plan de Inversiones de Forsoza Asignacin no se permite seleccionar
las variables, ni campos de la ventana, dejando el reporte fijo por entidad y sector , y al igual
que en la opciones anteriores se debe seleccionar la vigencia (ubicada en la parte inferior
de la ventana) para la que se desea limitar el contenido del reporte.
IV.4.3 Ventana del Plan Operativo Anual de Inversin - P.O.A.I.

El botn PLAN OPERATIVO ANUAL DE INVERSION - POAI abre una ventana que ofrece al
usuario la posibilidad de escoger las siguientes opciones: Plan Operativo Anual de Inversiones
P.O.A.I. Consolidado, Simulacin Plan Operativo Anual de Inversiones P.O.A.I., Plan de
Inversiones de Forzosa Asignacin P.I.F.A. y Simulacin Plan de Inversiones de Forzosa
Asignacin P.I.F.A.
Para las opciones Plan Operativo Anual de Inversiones P.O.A.I. Consolidado y Simulacin
Plan Operativo Anual de Inversiones P.O.A.I., en la seccin de Variables se definen las
variables que van a intervenir en el reporte, en la seccin de Campos se selecciona un valor
especfico relacionado con cada una de las variables y el Orden se establece en la misma
secuencia en que se seleccionan las variables. Bsicamente, se pueden combinar hasta
siete (7) variables de las doce (12) posibles cuando se escoge Entidad (la que presenta el
proyecto al Banco) y se pueden combinar hasta cuatro (4) variables de las doce (12)
posibles cuando se selecciona Entidad Cofinanciadora.
una de las variables mencionadas. Figura 49
Ficha Tcnica
105

Figura 49
En los diferentes casos se debe seleccionar la vigencia (ubicada en la parte inferior de la
ventana) para la que se desea limitar el contenido del reporte.
Si lo que se quiere es realizar una simulacin del Poai, adicionalmente, se debe escoger a
precios constantes de que ao, donde los posibles aos que se muestran son: en primer lugar
el de vigencia actual ms los cuatro aos siguientes al primero, y de acuero al ao
seleccionado, salta a la columna Tasa Estimada
permitiendo ingresar los valores
porcentuales de IPC (Indice de Precios al Consumidor) proyectados para cada Vigencia
futura hasta llegar al ao escogido. Ingresados todos los valores porcentuales el cursor se
ubica en el botn Ejecutar Simulacin POAI, permitiendo as efectuar la proyeccin en forma
automtica de los requerimientos de recursos para las vigencias diferentes a las que se est
programando. Por ltimo con el botn ACEPTAR ubicado en la parte inferior derecha de la
ventana, se permite visualizar o imprimir el reporte.
Para las opciones Plan de Inversiones de Forzosa Asignacin P.I.F.A. y Simulacin Plan de
Inversiones de Forzosa Asignacin P.I.F.A., al igual que en anteproyectos de inversin, no se
permite seleccionar las variables, ni campos de la ventana, dejando el reporte fijo por
entidad y sector, teniendo que seleccionar la vigencia (ubicada en la parte inferior de la
ventana) para la que se desea limitar el contenido del reporte. De igual manera, si lo que se
quiere es simular se deben efectuar los pasos descritos en el prrafo anterior.
NOTA: Para que las simulaciones tengan xito, es importante mantener actualizado el
catlogo de Indices de Precios al Consumidor, Ipc.
Ficha Tcnica
106

IV.5 Componente de Seguimiento a la Ejecucin

Como resultado del proceso de programacin de la inversin y la liquidacin del
presupuesto, una serie de proyectos de inversin resultan con recursos aprobados para su
ejecucin. A dicha ejecucin hay que realizarle el seguimiento con el objeto de garantizar
que sta se adelante de manera adecuada y en el caso contrario adoptar los correctivos
del caso.
Las funciones del Ssepi que apoyan esta etapa estn reunidas en el bloque denominado
EJECUCION que est compuesto por las funciones de APROBACION, REPROGRAMACION DE
LA INVERSION, CONVENIOS, CONTRATOS, SEGUIMIENTO A LOS RECURSOS FINANCIEROS,
SEGUIMIENTO FSICO FINANCIERO, SEGUIMIENTO A LOS PRODUCTOS y PLAN ANUAL DE CAJA PAC.
IV.5.1 Ventana de Aprobacin

Haciendo uso del botn EDITAR se activan los campos de esta ventana para ingresar su
informacin, y con el campo GUARDAR se salvan. Figura 50
Figura 50
Los primeros tres campos son Fecha de Aprobacin, No. de Acto Administrativo y Aprobado
por. Para el caso de proyectos cofinanciados estos campos se diligencian con la fecha y
nmero de acta por medio de la cual la Entidad Cofinanciadora aprob los recursos para el
proyecto. En el caso de proyectos que no son cofinanciados se ingresa la fecha y acta de
liquidacin del presupuesto de la entidad territorial.
Ficha Tcnica
107

El campo Programa BPIN permite el ingreso del cdigo que identifica el programa BPIN a
cuyo cumplimiento contribuye el proyecto. Este campo es manejado exclusivamente por
instalaciones tipo Entidades Cofinanciadoras y Banco de Programas y Proyectos de
Inversional Nacional, Bpin.
En esta ventana, no se ingresa informacin en las zonas Estructura Financiera Aprobada e
Indicadores. La zona Estructura Financiera Aprobada muestra informacin proveniente de la
programacin de los recursos de las diversas fuentes de financiacin, consignada en la
ventana ESTRUCTURA FINANCIERA que indica la participacin de los diferentes niveles
administrativos en la financiacin del proyecto. Si los recursos aprobados difieren de los
programados se debe corregir la programacin desde la ventana ESTRUCTURA FINANCIERA.
REPORTE de la ventana de APROBACION
La ventana APROBACION permite, a partir del botn IMPRIMIR que se encuentra en su parte
inferior, la produccin del reporte de Proyectos Territoriales que Contribuyen al Cumplimiento
de Programas Nacionales.
La ventana APROBACION tambin permite, a partir del botn PORTAFOLIO que se encuentra
en su parte inferior, la produccin, segn se explica a continuacin, de una serie de reportes
de Proyectos Aprobados, controlados parcialmente por el usuario de acuerdo a la
fechas se dejan vacas, el reporte incluye todos los proyectos aprobados que se encuentren
en la base. De lo contrario, incluye en el reporte los proyectos aprobados entre la fecha
inicial y final definidas.
Ficha Tcnica
108

IV.5.2 Ventana de Reprogramacin

El botn de REPROGRAMACION permite abrir la ventana de REPROGRAMACION FISICA
FINANCIERA para efectos de modificar la informacin relacionada con la programacin de
un proyecto al que le aprobaron un monto diferente al solicitado, razn por la cual requiere
que sus actividades sean reprogramadas de acuerdo con los recursos aprobados. Figura 51
Figura 51
Para realizar las modificaciones se activa la zona de ACTIVIDAD, la cual pasa de color azul a
rojo. Haciendo uso del botn EDITAR se activan los campos de Cantidad, Costo Calculado
permitiendo el ingreso de sus nuevos valores. El botn GUARDAR salva estos valores.
Antes de modificar la informacin de programacin de las metas fsicasy financieras perodo
por perodo se debe recalcular el peso de la actividad en cuestin respecto del total del
proyecto. Para esto se selecciona la zona de PROYECTO y se ejecuta el recalculo a partir del
botn CALCULAR ubicado en la parte inferior de la ventana. Este calculo actualiza
igualmente las metas financieras asociadas al proyecto, categora de inversin y actividad.
Luego de realizar el calculo se puede proceder a cambiar la informacin de programacin
fsico financiera perodo por perodo de las actividades que hayan sufrido modificaciones.
hacia atrs respecto de la zona seleccionada: proyecto, categora de inversin y actividada.
Adems, la operatividad de esta ventana es exactamente igual a la presentada en la
ventana de programacin fsico-financiera, del componente de IDENTIFICACION.
Ficha Tcnica
109

Cuando se encuentra activa la ventana REPROGRAMACION FISICA FINANCIERA, en el

submen Utilitarios del men principal
se activa la opcin Ajuste Presupuesto, al
seleccionarlo se despliega la ventana REPROGRAMACION DEL PRESUPUESTO que permite
modificar el presupuesto del proyecto. Esta ventana consta de cuatro (4) zonas: Proyecto,
Categora de Inversin, Actividad y Subactividad. Los botones PRIMERO, ANTERIOR, BUSCAR,
SIGUIENTE y ULTIMO permiten moverse hacia adelante o hacia atrs respecto de la zona
seleccionada, los botones EDITAR y GUARDAR permiten modificar y salvar la informacin
respectivamente. El botn CALCULAR se activa si la zona de proyecto est activa,
permitiendo efectuar los calculos de las metas fsicas y financieras. Con el botn CERRAR
regresamos a la ventana de REPROGRAMACION FISICO FINANCIERA.
NOTA: Tenga en cuenta que en las ventanas de reprogramacin anteriormente
mencionadas se puede modificar completamente el presupuesto del proyecto, as como la
programacin de esta, por lo tanto, la informacin de presupuesto y programacin de
actividades que se considerar ser la que haya ingresado a travs de ellas.
REPORTE de la ventana de REPROGRAMACION FISICO FINANCIERA
Para uitlizar el botn IMPRIMIR que se encuentra en la parte inferior de la ventana

REPROGRAMACION FISICO FINANCIERA, el usuario se debe ubicar en la zona PROYECTO y
hacer uso del mismo, permite imprimir el reporte de la Reprogramacin Fsico Financiera del
proyecto.
Ficha Tcnica
110

IV.5.3 Ventana de Convenios

La ventana CONVENIOS est conformada por cuatro zonas: Datos del Convenio, Giros,
Banco e Interventor. Figura 52
Figura 52
En la zona DATOS DEL CONVENIO, en el campo Entre se debe ingresar las partes entre
quienes se firma el convenio. Luego se ingresa el Nmero del convenio, la fecha en la que se
inicia su ejecucin (Fecha inicial) y la fecha en la que concluye su ejecucin (Fecha final). Si
se presenta el caso de ampliar el plazo del convenio se captura este dato en el campo
Ampliacin Plazo lo que automticamente modifica el campo Nueva Fecha de Finalizacin.
Se deben ingresar igualmente los montos del convenio (Monto Original, Monto Adicional,
Monto Actual), el Responsable, su Direccin, su Telfono, su Fax y su Correo Electrnico.
En la zona GIROS PACTADOS EN EL CONVENIO se ingresa tanto el Valor como la Fecha de
hasta 5 giros realizados al proyecto por cuenta del convenio en cuestin.
En la zona BANCO se capturan los datos relacionados con la cuenta que se abre para
manejar los recursos del convenio: Nombre, Cuenta No. y Direccin y Ciudad.
En la zona RESPONSABLE DEL SEGUIMIENTO (INTERVENTOR) se digita el Nombre, Entidad a la
que dicha persona pertenece, el Cargo, el Telfono, el Fax y el Correo Electrnico de la
persona responsable de realizar la interventora del convenio.
REPORTES de la ventana de CONVENIOS
Ficha Tcnica
111

La ventana CONVENIOS permite, a partir del botn PORTAFOLIO, que se encuentra en su

parte inferior, la produccin de una serie de reportes de Proyectos con Convenios en estado
de legalizacin de convenio o de contratacin, controlados parcialmente por el usuario de
acuerdo a la escogencia de variables que all se presentan.
fechas se dejan vacas, el reporte incluye todos los proyectos con convenios que se
encuentren en la base. De lo contrario, incluye en el reporte los proyectos con convenios
entre la fecha inicial y final definidas.
Ficha Tcnica
112

IV.5.4 Ventana de Contratos

La ventana CONTRATOS la conforman dos zonas: PROYECTO y CONTRATOS. Figura 53
Figura 53
En la zona PROYECTO se ingresan las fechas de inicio y finalizacin del proceso de
contratacin que permitirn realizar el proyecto.
En la zona CONTRATOS se captura, para cada contrato, sus datos generales, el perodo que
dura el proceso de contratacin, la vigencia del contrato, los montos del contrato y lo
relacionado con una eventual ampliacin.
hacia atrs respecto de la zona seleccionada: proyecto o contratos.
Se inicia el ingreso (botn EDITAR) de esta informacin seleccionando la zona PROYECTO en
la parte superior de la ventana. Al seleccionarse el nombre de la zona cambia de color azul
a rojo activndola y permitiendo la captura las fechas de inicio y finalizacin del proceso de
contratacin. Por ltimo col el botn GUARDAR salva la informacin digitada.
Se contina, activando la parte inferior de la ventana a partir de la seleccin del botn
CONTRATOS. Por medio del botn AGREGAR, se ingresa para cada proyecto los datos
concernientes a los contratos celebrados descritos en la zona identificada con el mismo
nombre.
REPORTE de la ventana de CONTRATOS
Ficha Tcnica
113

La ventana CONTRATOS permite, a partir del botn IMPRIMIR que se encuentra en su parte
inferior, la produccin del reporte de Relacin de Contratos por proyecto.
IV.5.5 Ventana de Seguimiento a los Recursos Financieros

Se inicia el ingreso de informacin en la ventana SEGUIMIENTO A LA EJECUCION DE LOS
RECURSOS haciendo uso del botn EDITAR. Este ubica al usuario en el campo Nivel territoral
(Municipal, Departamental o Nacional) y Entidad responsable del seguimiento. Una vez
seleccionada la entidad, con la tecla de tabulacin el sistema se desplaza al campo
Nombre del Funcionario encargado del seguimiento, su Correo Electrnico, su Telfono y su
Fax permitiendo ingresar en ellos la informacin correspondiente. Con el uso del tabulador
nuevamente se pasa al campo Fecha de Inicio del Proyecto donde se registra la fecha en
que realmente comenzaron las actividades de inversin. El Plazo Estimado de Ejecucin es un
valor que despliega automticamente el sistema, tomado del dato que se haba ingresado
en la ventana CLASIFICACION y que sirve de referencia cuando se ingresa la informacin del
campo Plazo de Ejecucin del Proyecto, en el que se debe consignar el tiempo que dur
realmente ejecutar el proyecto. Figura 54
Figura 54
Haciendo uso del tabulador el sistema se ubica en la zona AMPLIACION DE PLAZO, donde, en
el caso dado, se indica el nmero de das de una primera y una segunda extensin del plazo
de ejecucin del proyecto. Las fechas que se encuentran al lado se actualizan
automticamente con el ingreso del nmero de das de ampliacin, mostrando la nueva
fecha de conclusin del proyecto.
Ficha Tcnica
114

Nuevamente, con la ayuda del tabulador, el sistema se desplaza a la zona DIARIO

HISTORICO, donde el usuario puede incluir observaciones relativas al seguimiento.
Este conjunto de informacin se valida con el botn GUARDAR.
La zona INGRESOS no es una zona de captura de informacin. All se despliega informacin
relativa al monto total ingresado al proyecto y la fecha del ltimo ingreso.
La zona SEGUIMIENTO de esta ventana presenta al usuario tres botones que lo conducen a
tres ventanas diferentes: IINGRESOS, ESTRUCTURA FINANCIERA y EGRESOS
VENTANA DE INGRESOS
A partir del botn INGRESOS el sistema abre la ventana, del mismo nombre, que permite la
captura de los montos ingresados al proyecto cada vez que estos ocurran. Figura 55
Figura 55
En la ventana INGRESOS los botones de desplazamiento en la parte superior permiten
moverse entre proyectos. Los botones de desplazamiento en la parte inferior permiten
moverse entre entidades/fuentes de financiacin.
Usando el botn AGREGAR el sistema se ubica en el campo Cdigo Entidad/Fuente
permitiendo al usuario seleccionar, en la tabla que se despliega con la ayuda del ratn, el
cdigo correspondiente a la entidad y fuente que quiere trabajar. Los campos Entidad
Financiadora y Fuente de Financiamiento se despliegan automticamente, una vez
seleccionado el cdigo. Luego, con el tabulador, el usuario se desplaza a los campos Fecha,
Concepto y Monto e ingresa en ellos los datos correspondientes.
Ficha Tcnica
115

Concluido el ingreso de esta informacin se hace uso del botn ESTR. FIN., ubicado en la
parte inferior de la ventana, para transferir la informacin de ingresos a la ESTRUCTURA
FINANCIERA del proyecto. La fecha que se ingres es la que permite al sistema ubicar
automticamente dichos ingresos, en los perodos correspondientes, en la estructura
financiera facilitando la comparacin entre los datos de recursos Programados y recursos
Ingresados.
REPORTE de la ventana de INGRESOS
La ventana INGRESOS permite, a partir del botn IMPRIMIR que se encuentra en la parte
inferior, imprimir el reporte Ingresos por Proyecto.
VENTANA DE ESTRUCTURA FINANCIERA

El botn ESTRUCTURA FINANCIERA permite abrir la ventana correspondiente y observar el
comportamiento de los ingresos, por perodos, tanto para lo programado como lo ingresado.
Figura 56
Figura 56
REPORTE de la ventana de ESTRUCTURA FINANCIERA
La ventana ESTRUCTURA FINANCIERA permite, a partir de los botones de IMP ESTR y IMP VIG
que se encuentran en la parte inferior de la ventana, imprimen el reporte de Estructura
Financiera Proyecto y Financiacin de la Inversin respectivamente.
Ficha Tcnica
116

VENTANA DE EGRESOS
A partir del botn EGRESOS el sistema abre la ventana, del mismo nombre, que permite la
captura de los egresos ocasionados por la ejecucin del proyecto, en cada uno de los
perodos. Figura 57
Figura 57
En la ventana EGRESOS los botones de desplazamiento en la parte superior permiten moverse
entre proyectos. Los botones de desplazamiento en la parte inferior permiten moverse entre
perodos.
Las fichas de seguimiento proveen la informacin a capturar. Solamente se ingresa
informacin en la columna Perodo Actual. La columna Acumulados al Presente Perodo es
actualizada por el sistema.
Uitlizando los botones PRIMERO, ANTERIOR, SIGUIENTE y ULTIMO asociados a egresos,
seleccionamos Perodo en el cual vamos a ingresar informacin. Luego usando el botn
EDITAR el sistema se ubica en los campos de la columna Perodo Actual, comenzando en el
campo Anticipo por Amortizar. El campo Ingresos lo elude debido a que este valor lo toma
de lo que se ha capturado a partir de la ventana INGRESOS. Con el tabulador, el sistema
premite ingresar la informacin de los campos Anticipo por Amortizar, Anticipo Amortizado,
Otros Pagos Anticipados y Cuentas de Cobro Pagadas. El campo Total Utilizacin Efectivo se
actualiza automticamente como resultado de la suma de los cuatro conceptos anteriores.
Saldo Efectivo e Indice Utilizacin Efectivo son dos campos que se calculan
automticamente y slo para los valores acumulados. Se ingresan los datos de Cuentas por
Pagar y de Bienes y Servicios. El sistema calcula automticamente el Total Utilizado como
resultado de sumarle al Total Utilizacin Efectivo las Cuentas por Pagar y los Bienes y Servicios
y de deducirle el Anticipo por Amortizar.
Ficha Tcnica
117

REPORTE de la ventana de EGRESOS
La ventana EGRESOS permite, a partir del botn IMPRIMIR que se encuentra en la parte
inferior, imprimir el reporte Estado de Utilizacin de Recursos del Proyecto.
REPORTES de la ventana de SEGUIMIENTO A LOS RECURSOS FINANCIEROS
La ventana SEGUIMIENTO A LOS RECURSOS FINANCIEROS permite, a partir del botn

PORTAFOLIO, que se encuentra en su parte inferior, la produccin de una serie de reportes
como ritmos de los proyectos basados en los tiempos utilizados en cada una de las etapas
del proceso (radicacin, viabilidad, registro, aprobacin, etc.) y ejecucin de los recursos de
los proyectos en proceso de ejecucin, controlados parcialmente por el usuario de acuerdo
a la escogencia de variables que all se presentan. A continuacin se explica la manera de
seleccin de variables de control del reporte.
En el campo Opciones se escoge en primer lugar si se quiere el reporte de ritmos de los
proyectos o el reporte de ejecucin de los recursos.
Al escoger cualquiera de las dos (2) opciones anteriormente mencionadas, en la seccin de
Variables se definen las variables que van a intervenir en el reporte, en la seccin de Campos
se selecciona un valor especfico relacionado con cada una de las variables y el Orden se
establece en la misma secuencia en que se seleccionan las variables. Bsicamente, se
pueden combinar hasta siete (7) variables de las doce (12) posibles cuando se escoge
Entidad (la que presenta el proyecto al Banco) y se pueden combinar hasta cuatro (4)
variables de las doce (12) posibles cuando se selecciona Entidad Cofinanciadora.
fechas se dejan vacas, el reporte segn laopcin seleccionada incluye todos los proyectos
en proceso de ejecucin que se encuentran en la base. De lo contrario, incluye en el reporte
los proyectos en etapa de ejecucin, entre la fecha inicial y final definidas.
Ficha Tcnica
118

IV.5.6 Ventana de Seguimiento Fsico Financiero

La ventana SEGUIMIENTO FISICO FINANCIERO permite ingresar la informacin de seguimiento
a las actividades del proyecto. Figura 58
Figura 58
Esta ventana es de tipo mltiple y est conformada por tres zonas: proyecto, categora de
inversin, actividad y ltimo perodo calculado (informativo) .
PROYECTO
Se inicia el ingreso de informacin sobre seguimiento fsico financiero activando la zona
PROYECTO, la cual cambia de color azul a rojo y capturando (botn EDITAR) el dato de
Fecha de Inicio de la ejecucin, luego para validar los datos utilice el botn GUARDAR . A
continuacin se selecciona en el campo Perodo aquel para el cual se vaya a ingresar
informacin de seguimiento. Tambin, varios campos despliegan automticamente
informacin en esta zona. El campo Fecha Inicio Prog, despliega la fecha en la que se
program el inicio del proyecto. El campo Meta Financiera despliega el valor de financiacin
del proyecto. El campo Periodicidad muestra el perodo escogido para observar el proyecto
durante su ejecucin.
Activada la zona de PROYECTO, los botones PRIMERO, ANTERIOR, BUSCAR, SIGUIENTE y
ULTIMO ubicados en la parte inferior de la ventana, permiten moverse entre los diferentes
proyectos que se encuentran en ejecucin.
Ficha Tcnica
119

El nivel PROYECTO cuenta con dos botones que presentan informacin agregada del
proyecto: el botn CAMARA y el botn GRAFICO.
El botn CAMARA abre una ventana denominada SITUACION ACTUAL DEL PROYECTO donde
se puede observar un conjunto de fotografas que muestran la evolucin del proyecto.
Simultneamente se dispone de informacin de localizacin y clasificacin del proyecto,
informacin sobre el comportamiento de sus indicadores de gestin para un perodo
determinado4, e informacin sobre la relacin de contratos establecidos para el desarrollo
del proyecto, a partir de los botones ubicados en el costado derecha de la ventana.
El botn GRAFICO abre la ventana AVANCE FISICO FINANCIERO DEL PROYECTO donde se
puede apreciar, de manera grfica, el comportamiento de los valores programados contra
los ejecutados, tanto fsicos como financieros. En dicha ventana, se puede hacer uso del
botn INDICADORES DE GESTION para observar el comportamiento de tales indicadores para
el proyecto en su conjunto, hasta el perodo indicado (ver referencia al perodo en el pie de
pgina 2).
REPORTE de la ventana de AVANCE FISICO FINACIERO DEL PROYECTO
La ventana AVANCE FISICO FINANCIERO DEL PROYECTO permite, a partir del botn INFORME
FIS-FINANC. imprimir el reporte Situacin Fsica Financiera.
Activando esta zona, se selecciona la Categora de Inversin (la cual cambia de color azul a
rojo) que se vaya a trabajar. Los botones PRIMERO, ANTERIOR, BUSCAR, SIGUIENTE y ULTIMO
ubicados en la parte inferior de la ventana, permiten moverse entre las diferentes categoras
de inversin definidas para los proyectos.
Dos campos despliegan informacin de manera automtica en esta ventana. El campo
Peso % / Proy. muestra el peso de la categora en cuestin respecto del total del proyecto. El
campo Meta Financiera muestra el valor de financiacin de la categora de inversin en
cuestin.
El nivel CATEGORIA DE INVERSION cuenta con un botn que presenta el comportamiento de
los Indicadores de Seguimiento de la categora de inversin en cuestin, para un
determinado perodo (ver referencia al perodo en le pie de pgina 2).
ACTIVIDAD
Activando la zona ACTIVIDAD, la cual cambia de color azul a rojo, por medio de los botones
PRIMERO, ANTERIOR, BUSCAR, SIGUIENTE y ULTIMO ubicados en la parte inferior de la ventana,
se selecciona aquella que se vaya a trabajar y se procede a ingresar la informacin de lo
ejecutado, en trminos fsicos y financieros, en el perodo deseado. Dicho perodo debe
haber sido seleccionado previamente en la zona PROYECTO. En color azul, en el rengln P,
aparece desplegada, como referencia, la informacin que se haba ingresado en la etapa
de programacin. Haciendo uso del botn EDITAR ubicado en la parte inferior de la ventana,
se procede a ingresar la informacin de ejecucin fsica y financiera del perodo
seleccionado. Figura 59
El perodo de clculo se define usando el botn SEGUIM... Ubicado en la parte inferior de la ventana
SEGUIMIENTO FISICI FINANCIERO
Ficha Tcnica
120

Figura 59
El campo Peso % / Proy. en la ventana ACTIVIDAD muestra el peso que representa la
actividad seleccionada respecto del proyecto en su conjunto.
El nivel ACTIVIDAD cuenta con un botn que presenta el comportamiento de los Indicadores
de Seguimiento de la actividad en cuestin, para un determinado perodo (ver referencia al
perodo en el pie de pgina 2).
El botn SEGUIM. Ubicado en la parte inferior de la ventana, es el botn que realiza los
clculos hasta un determinado perodo. Para activar dicho botn, se debe seleccionar el
perodo hasta el cual el sistema deber hacer los clculos, luego activar la zona PROYECTO,
y por ltimo seleccionar el botn en mencin. Una vez realizado los clculos, se muestra una
ventana con los siguientes datos: perodo calculado, valor aprobado al proyecto, valor
programado al perodo, valor ejecutado al perodo, valor y porcentaje de diferencia entre lo
aprobado y lo programado al perodo y valor y porcentaje de diferencia entre lo
programado y lo ejecutado al perodo, adems, todos los botones de indicadores de
seguimiento despliegan informacin acumulada al perodo seleccionado. Los grficos se
actualizan igualmente al perodo escogido para los clculos.
Cuando se encuentra activa la ventana SEGUIMIENTO FISICO FINANCIERO, en el submen
Utilitarios del men principal se activa la opcin Seguimiento (Detalle), al seleccionarlo se
despliega la ventana SEGUIMIENTO FISICO FINANCIERO (DETALLE) que permite realizar el
seguimiento desde categora de inversin hasta subactividades del proyecto. Esta ventana
consta de cuatro (4) zonas: Proyecto, Categora de Inversin, Actividad y Subactividad. Los
botones PRIMERO, ANTERIOR, BUSCAR, SIGUIENTE y ULTIMO permiten moverse hacia adelante
o hacia atrs respecto de la zona seleccionada, los botones EDITAR y GUARDAR permiten
Ficha Tcnica
121

modificar y salvar la informacin respectivamente. Con el botn CERRAR regresamos a la

ventana de SEGUIMIENTO FISICO FINANCIERO.
REPORTES de la ventana de SEGUIMIENTO FISICO FINANCIERO
La ventana SEGUIMIENTO FISICO FINANCIERO permite, a partir del botn IMPRIMIR que se
encuentra en la parte inferior, imprimir un conjunto de reportes: Resumen Proyecto, Situacin
Fsica Financiera, Ficha Resumen, Cuantificacin de Avances y Foto(s) del Proyecto. Figura 60
Figura 60
La ventana SEGUIMIENTO FISICO FINANCIERO tambin permite, a partir del botn
PORTAFOLIO que se encuentra en su parte inferior, la produccin, segn se explica a
continuacin, de una serie de reportes de Proyectos en Ejecucin (Fsico-Financiero),
controlados parcialmente por el usuario de acuerdo a la escogencia de variables que all se
presentan.
fechas se dejan vacas, el reporte incluye todos los proyectos en ejecucin (Fsico-Financiero)
con sus productos que se encuentren en la base. De lo contrario, incluye en el reporte los
proyectos en ejecucin (Fsico-Financiero) con sus productos entre la fecha inicial y final
definidas.
IV.5.7 Ventana de Seguimiento a Productos

El botn PRODUCTOS abre la ventana que permite el ingreso de informacin relativa al
seguimiento a los productos esperados de la inversin. Los productos fueron ingresados al
Ficha Tcnica
122

sistema durante la etapa de EMISION DEL CONCEPTO DE VIABILIDAD. Por lo tanto, al iniciar el
seguimiento, el usuario los encuentra en esta ventana que le permite realizar su seguimiento.
Para cada uno de los productos se debe seleccionar el Perodo para el cual se espera
obtener algn avance, donde la Fecha y la Meta Programada fueron ingresados al definir los
productos, y a medida que se vaya avanzando en el proyecto, la Meta Ejecutada (esta
informacin se toma de las fichas de seguimiento). El sistema calcula automticamente el
Grado de Cumplimiento de la meta. Figura 61
Figura 61
grfica, para cada perodo, el valor programado y el valor ejecutado de la meta del
producto.
Ficha Tcnica
123

REPORTE de la ventana de SEGUIMIENTO A PRODUCTOS
La ventana SEGUIMIENTO A PRODUCTOS permite, a partir del botn IMPRIMIR que se

encuentra en su parte inferior, la produccin del reporte Ficha de evaluacin de productos.
La ventana SEGUIMIENTO A PRODUCTOS tambin permite, a partir del botn PORTAFOLIO
que se encuentra en su parte inferior, la produccin, segn se explica a continuacin, de una
serie de reportes de Productos, controlados parcialmente por el usuario de acuerdo a la
fechas se dejan vacas, el reporte incluye todos los proyectos radicados con sus productos
que se encuentren en la base. De lo contrario, incluye en el reporte los proyectos radicados
con sus productos entre la fecha inicial y final definidas.
Ficha Tcnica
124

IV.6 Componente de Operacin de Proyecto

IV.6.1 Operacin
A partir del botn OPERACION se abre la ventana que permite el ingreso (a travs del botn
EDITAR) de informacin relativa a dicha etapa: Fecha de Inicio a la Etapa, Acta de Entrega a
la Comunidad, Fecha de Entrega, No. Convenio de Operacin y Mantenimiento, Duracin del
convenio y Responsable, Direccin, Telfono, Fax y Correo Electrnico del responsable,
comentarios a la Operacin y Comentarios al Mantenimiento. En la zona SEGUIMIENTO de
esta ventana, aparecen los datos de: Descripcin del Primer Indicador, ltimo Perodo del
primer indicador y el Grado de Cumplimiento del Indicador. Figura 62
Figura 62
El botn FICHA permite imprimir el Formato de Recopilacin de Datos sobre Indicadores.
El botn INDICADORES permite abrir la ventana del mismo nombre para ingresar la
informacin de seguimiento de los indicadores de evaluacin. En la etapa de
IDENTIFICACION se haban capturado dichos indicadores. Por lo tanto, al iniciar el
seguimiento, el usuario encuentra dichos indicadores. Figura 63
Ficha Tcnica
125

Figura 63
Para cada uno de los indicadores se debe seleccionar el Perodo en el cual se espera
observar el comportamiento del indicador, la Fecha, el V.I.P. (valor programado del
indicador) y, a medida que se vaya avanzando en el proyecto, el V.I.M (valor medido del
indicador. El sistema calcula automticamente el G.C.I. (grado de cumplimiento del
indicador).
grfica, para cada perodo, el valor programado y el valor medido de los indicadores del
producto.
REPORTE de la ventana de INDICADORES
La ventana INDICADORES permite, a partir del botn IMPRIMIR que se encuentra en su parte
inferior, la produccin del reporte Ficha de evaluacin de objetivos.
REPORTES de la ventana OPERACION
La ventana OPERACION permite, a partir del botn PORTAFOLIO, que se encuentra en su

parte inferior, la produccin de una serie de reportes de proyectos en etapa de operacin,
controlados parcialmente por el usuario de acuerdo a la escogencia de variables que all se
presentan. A continuacin se explica la manera de seleccin de campos de control del
reporte.
Ficha Tcnica
126


fechas se dejan vacas, el reporte incluye todos los proyectos en fase de operacin que se
encuentran en la base. De lo contrario, incluye en el reporte los proyectos que entraron en
operacin entre la fecha inicial y final definidas. Figura 64
Ficha Tcnica
127

V.
SUBSISTEMA DE CLASIFICADORES
Figura 64
El SUBSISTEMA DE CLASIFICADORES
ADMINISTRADOR DE TABLAS.
debe
ser
manejado
exclusivamente
por
el
El objetivo de este subsistema es el de permitir, al administrador de tablas, administrar

(ingresar, eliminar o actualizar) la informacin contenida en las tablas del Ssepi. Dicha
informacin ser requerida posteriormente al iniciarse el ingreso de los proyectos al sistema.
Por este motivo es INDISPENSABLE alimentar las tablas previo el ingreso de proyectos,
hacindolo de manera controlada.
Se ingresa a este subsistema a partir del botn CLASIFICADORES de la ventana principal del
Ssepi.
El subsistema cuenta con dos componentes: el COMPONENTE DE CATALOGOS y el
COMPONENTE DE BANCO DE COSTOS.
La actualizacin de las diferentes tablas opera de manera similar.
Ficha Tcnica
128

V.1 Componente de Catlogos

El rea de CATALOGOS est conformada por 15 botones que dan acceso a ventanas que
permiten administrar igual nmero de tablas de datos del sistema, tal como se indica a
continuacin.
V.1.1 Ventana de Planes de Desarrollo

El botn PLANES DE DESARROLLO permite administrar las tablas que contienen la informacin
sobre los programas y subprogramas de los planes de desarrollo de las diferentes entidades
territoriales: municipales, departamentales y nacionales. La ventana para ingresar dicha
informacin est dividida en tres zonas: Programa, Subprograma y Captulo. Figura 65
Figura 65
PROGRAMA
La zona PROGRAMA permite capturar la informacin relativa a los programas que forman
parte de un plan de desarrollo, ya sea ste municipal, departamental o nacional.
Haciendo uso del botn AGREGAR el sistema se ubica en el campo Cdigo permitiendo al
administrador ingresar dicho cdigo de programa el cual consta de doce (14) caracteres.
Las primeros cuatro caracteres corresponden a la vigencia con que se crearon los
programas, los siguientes cinco caracteres son el cdigo Dane asignado a la instalacin
(ente territorial) y corresponden al Departamento los primeros dos de los cinco caracteres y
Municipio los tres ltimos de los cinco caracteres, el siguiente caracter alfabtico que puede
tomar los valores M, D o N para indicar si el programa es de nivel municipal, departamental o
nacional, y los ltimos cuatro carcteres son el nmero consecutivo que identifica el programa
Ficha Tcnica
129

en cuestin. Una vez ingresado el cdigo se procede a incluir el Nombre, Descripcin.

Objetivo, Meta, Sector, Presupuesto Plurianual de Inversin y oferta y/o demande de
cofinaciacin del programa en cuestin.
SUBPROGRAMA
En la zona SUBPROGRAMA se ingresan los datos relativos a Cdigo y Nombre de los
subprogramas que forman parte de un programa. El cdigo del subprograma consta de
dieciseis (16) caracteres, los primeros catorce (14) caracteres son los asignados al programa
al cual pertenece el subprograma, y los dos (2) ltimos caracteres, son el nmero consecutivo
que identifica el subprograma en cuestin.
CAPITULO
En la zona CAPITULO se ingresan los datos relativos al Cdigo y Nombre de los captulos que
forman parte de un subprograma. El cdigo del captulo consta de dieciocho (18)
caracteres, los primeros catorce (14) caracteres son los asignados al programa, los dos (2)
caracteres siguientes son los asignados al subprograma al cual pertenece el capitulo, y los
dos (2) ltimos caracteres, son el nmero consecutivo que identifica el captulo en cuestin.
REPORTE de la ventana de PLANES DE DESARROLLO
Con el botn IMPRIMIR, que aparece en la parte inferior de la ventana, se obtiene el reporte
de Planes de Desarrollo cuyo contenido son los programas, subprogramas y captulos de
cada Plan de Desarrollo de los diferentes niveles.
Ficha Tcnica
130

V.1.2 Ventana de Programas y Subprogramas de Entidades Cofinanciadoras

El botn PROG. ENTIDADES COFIN. permite administrar las tablas que contienen la
informacin sobre los programas y subprogramas de cofinanciacin de las diferentes
entidades que participan en la cofinanciacin de los proyectos de inversin pblica. La
ventana para ingresar dicha informacin est dividida en dos zonas: Programa de
Cofinanciacin y Subprograma de Cofinanciacin. Figura 66
Figura 66
VIGENCIA
El campo de Vigencia permite al administrador escoger el ao que se va a asignar a los
programas y subprogramas, ya sea para consultar, agregar o modificar.
ENTIDAD
El campo de Entidad permite al administrador seleccionar la entidad cofinanciadora que se
va a asignar a los programas y subprogramas, ya sea para consultar, agregar o modificar.
PROGRAMA DE COFINANCIACION
Para ingresar un programa se debe marcar la casilla Programa de Cofinanciacin y hacer
uso del botn AGREGAR para activar la zona, luego seleccionar la vigencia y entidad
cofinanciadora. El Cdigo del programa consta de once (11) caracteres, donde los primeros
Ficha Tcnica
131

cuatro (4) caracteres corresponden a la vigencia del programa, los siguientes tres (3)
caracteres a la entidad cofinanciadora y los ltimos cuatro (4) caracteres identifican el
programa en cuestin. Una vez ingresado el cdigo, con el tabulador se pasa al campo
Nombre permitiendo su captura. Se debe ingresar igualmente el Cupo Indicativo asignado a
dicho programa. Se almacena la informacin digitada con el botn GUARDAR.
SUBPROGRAMA DE COFINANCIACION
Para ingresar el subprograma el administrador debe seleccionar previamente el programa al
cual pertenece el subprograma que va a ingresar. Una vez seleccionado marca la casilla
Subprograma de Cofinanciacin y hace uso del botn AGREGAR para activar la zona. Para
los subprogramas no se permite la seleccin de la vigencia y entidad cofinanciadora , por
cuanto, son heredados del programa al cual pertenece. El Cdigo de subprograma inica por
los once (11) caracteres del cdigo de programa al cual pertenece, seguidos por seis (6)
caracteres que identifican el subprograma en cuestin.
REPORTE de la
COFINANCIADORAS
ventana
de
PROGRAMAS
SUBPROGRAMAS
DE
ENTIDADES
de Programas y Subprogramas de Entidades Cofinanciadoras cuyo contenido es el conjunto
de variables ingresadas a travs de la ventana.
Ficha Tcnica
132

V.1.3 Ventana de Proyectos Tipo

El botn PROYECTOS TIPO permite introducir al sistema informacin correspondiente a los
tipos de proyectos que comnmente son realizados por las entidades pblicas, asociados a
una unidad de medida, a un sector y a sus costos, los cuales servirn como referencia para
proyectos similares. Los costos por unidad de producto, costos por beneficiario y costos por
unidad de tiempo de un proyecto adelantado en las condiciones mas corrientes de
ejecucin en la zona permiten al usuario que analiza un proyecto similar contar con estos
costos como parmetros de referencia durante la etapa de anlisis. Figura 67
Figura 67
La informacin a ingresar a travs de esta ventana es la de Cdigo cuya longitud es de
nueve (9) caracteres, donde los primeros cinco (5) caracteres son el cdigo Dane asignado a
la instalacin (ente territorial) y corresponden al Departamento los primeros dos de los cinco
caracteres y Municipio los tres ltimos de los cinco caracteres y los ltimos cuatro (4)
caracteres identifican el proyecto tipo en cuestin.
Se debe ingresar la Descripcin del proyecto tipo, la Unidad de Medida del Producto del
Proyecto que corresponde a la unidad con la que regularmente se mide su meta o producto
final, el sector de desarrollo al cual pertenece y los rangos corrientes de costos: Rango de
Costo por Unidad de Producto, Rango de Costo por Beneficiario y Rango de Costo por Unidad
de Tiempo.
REPORTE de la ventana de PROYECTOS TIPO
Ficha Tcnica
133

de Proyectos Tipo cuyo contenido es el conjunto de variables ingresadas a travs de la
ventana, para todos los proyectos tipo.
V.1.4 Ventana de Tipos de Contratacin

El botn TIPOS DE CONTRATACION permite administrar la tabla de datos del mismo nombre
que contiene los diferentes tipos de contratacin que la entidad territorial maneja
regularmente. Por medio del botn AGREGAR el sistema se ubica en el campo Tipo de
Contratacin permitiendo la captura de los diferentes tipos. Figura 68
Figura 68
REPORTES de la ventana de TIPOS DE CONTRATACION
de Tipos de Contratacin.
Ficha Tcnica
134

V.1.5 Ventana de Localizacin

El botn LOCALIZACION permite administrar la tabla de datos que almacena los cdigos y
nombres de regiones, departamentos y municipios de acuerdo con la Divisin Poltico
Administrativa definida por el DANE. Dichos cdigos no deben ser modificados para permitir
la agregacin de informacin a partir de ellos. Figura 69
Figura 69
Esta tabla permite igualmente ingresar clasificaciones geogrficas propias de los niveles
departamentales o municipales, as como los territorios indgenas. Dichos cdigos son
manejados directamente por la entidad territorial. Para ingresar Divisiones Departamentales o
Divisiones Municipales se debe haber escogido previamente la Regin, el Departamento y/o
el Municipio correspondientes, seleccionando, con la ayuda del ratn, la casilla
correspondiente ubicada al lado izquierdo de cada nombre y escogiendo la regin,
departamento y/o municipio deseado.
Para ingresar la informacin de Territorio Indgena slo se requiere seleccionar la casilla
correspondiente y agregar el Cdigo y el Nombre.
REPORTE de la ventana de LOCALIZACION
de Regiones, Departamentos y Municipios cuyo contenido es la tabla de localizaciones.
Ficha Tcnica
135

V.1.6 Ventana de Procesos

El botn PROCESOS permite administrar la tabla de datos que contiene los valores vlidos de
las palabras (junto con su descripcin) con que puede iniciarse el nombre de un proyecto, y
que corresponde al PROCESO que va a adelantar durante su ejecucin. Figura 70
Figura 70
Estos procesos son los aceptados segn las metodologas del BPIN. Por este motivo dicha
tabla no debe ser modificada.
REPORTE de la ventana PROCESOS
de Procesos cuyo contenido es la tabla correspondiente.
V.1.7 Ventana de Indicadores

El botn INDICADORES permite administrar el catlogo de indicadores seleccionndolos por
tipo de indicador, sector y subsector, tal como se aprecian en cada uno de los botones
asociados. Escogido el tipo de indicados, el sector deseado, se pueden ingresar o modificar
los datos de un indicador del sector: Cdigo de catorce (14) caracteres, donde los primeros
cinco (5) caracteres son el cdigo Dane asignado a la instalacin (ente territorial) y
corresponden al Departamento los primeros dos de los cinco caracteres y Municipio los tres
ltimos de los cinco caracteres, los siguientes cuatro corresponden al sector (los dos primeros
de los cuatro) y subsector (los dos ltimos de los cuatro), el siguiente caracter indica el tipo de
indicador (I-impacto, G-Gestin, P-Producto, F-Eficiciencia, T-Ciencia y Tecnologa y EFicha Tcnica
136

Generacin de Empleo) y los ltimos cuatro (4) caracteres son el nmero consecutivo
asignado al indicador, Nombre del indicador, Descripcin del indicador, Unidad de Medida,
Descripcin de la unidad de medida, Frmula, Convenciones que explican los nombres de
variables utilizadas en la frmula y Frecuencia de Evaluacin del indicador. Figura 71
Figura 71
Cuando se quiera agregar un indicador se debe selecciones primero el tipo de indicador,
luego el sector y por ltimo el subsector. El sistema genera automticamente las primeras diez
(10) posiciones del cdigo del indicador, quedando solo por digitar el nmero consecutivo.
Para consultar un indicador se puede realizar por la opcin de bsqueda rpida, es decir,
escoger el botn BUSCAR y luego presionar Ctrl+F para digitar la(s) palabra(s) a examinar.
Otra forma de hacer bsquedas es seleccionando el tipo de indicador, sector y subsector, el
istema va filtrando la informacin de tal forma que solo se vern aquellos indicadores segn
tipo, sector y subsector que se quieran.
Los indicadores que posee el catlogo de indicadores corresponden al Banco de
Indicadores Sectoriales, BIS, los cuales se encuentran tipificados segn la clasificacin ya
mencionada, los sectores y subsectores son los que se tienen en la clasificacin presupuestal
del gasto de inversin, adicionndoles cuatro (4) sectores mas ya que no los maneja la
clasificacin presupuesta, estos son: Turismo (17), Comercio Exterior (18), Artesanas (19) y
Ciencia y Tecnologa (20). Todos los indicadores que se tienen en el catlogo estn ubicados
en el subsector Intersubsectorial de cada sector, esto no quiere decir que habra que crearlos
todos en ese subsector, se pueden agregar en los otros subsectores segn sea el caso.
Ficha Tcnica
137

REPORTE de la ventana de INDICADORES

de Indicadores cuyo contenido es el catlogo correspondiente.
V.1.8 Ventana de Categoras

El botn CATEGORIAS permite administrar la tabla de categoras de inversin. Con la ayuda
de los botones AGREGAR o EDITAR se introduce o modifica la informacin de dichas
categoras: Cdigo (seis (6) dgitos de longitud) y Descripcin. Figura 72
Figura 72
REPORTE de la ventana de CATEGORIAS
de Categoras de Inversin cuyo contenido es el catlogo correspondiente.
V.1.9 Ventana de Actividades

El botn ACTIVIDADES permite administrar la tabla de actividades. Figura 73
Ficha Tcnica
138

Figura 73
Con la ayuda de los botones AGREGAR o EDITAR se introduce o modifica la informacin de
dichas actividades: Cdigo (seis (6) dgitos de longitud), Descripcin y Unidad de medida.
REPORTE de la ventana de ACTIVIDADES
de Actividades cuyo contenido es el catlogo correspondiente.
Ficha Tcnica
139

V.1.10 Ventana de Fuentes y Tipos de Aporte

El botn ENTID./FTES. FINANC. abre la ventana Fuentes y Tipos de aporte. Figura 74
Figura 74
Permite administrar la tabla que de datos que contiene tanto las Entidades Financiadoras
como las Fuentes de Financiamiento (el Anexo 1, al final del presente documento, incluye el
esquema de codificacin de las diferentes entidades y fuentes de financiacin).
Fuentes de Financiacin
Para introducir o modificar informacin sobre FUENTES DE FINANCIACION se inicia
seleccionando la casilla a la izquierda de dicho ttulo. Con la ayuda del botn AGREGAR se
activa el campo Cdigo permitiendo al administrador introducir el cdigo de la entidad
financiadora. Dicho cdigo es de ocho (8) caracteres de longitud, donde los primeros cinco
(5) caracteres son el cdigo Dane asignado a la instalacin (ente territorial) y corresponden
al Departamento los primeros dos de los cinco caracteres y Municipio los tres ltimos de los
cinco caracteres y los ltimos tres (3) caracteres de los ocho identifican la entidad
financiadora en cuestin. En la ventana no se muestran los primeros cinco (5) caracteres y
solo se capturan los ltimos tres (3) caracteres, los cuales estn compuesto por :
UN PRIMER DIGITO ALFABETICO QUE PUEDE TOMAR ALGUNO DE LOS SIGUIENTES VALORES:
M: entidad del orden municipal, D: entidad del orden departamental, N: entidad del orden
nacional, C: entidad de la comunidad.
DOS DIGITOS NUMERICOS
Ficha Tcnica
140

Los dos (2) dgitos numricos que siguen al dgito alfabtico pueden asumir los siguientes
valores:
En el caso de entidades municipales y departamentales, si stas son del sector central
asumen el valor 00, si son establecimientos pblicos asumen el valor 01, si son empresas
industriales y comerciales asumen valores entre 26 y 50, y si son sociedades de economa
mixta asumen valores entre 51 y 75.
En las entidades nacionales hay dos casos que difieren de los anteriores: en el de
establecimientos pblicos puede asumir valores entre 01 y 25 y en el de fondos especiales
puede asumir valores entre 76 y 99.
En el caso de la comunidad asumen siempre el valor 00.
Con el tabulador, luego de haber ingresado cada cdigo, se pasa al campo Nombre y Sigla
para ingresar el nombre de la entidad y su respectiva sigla.
Tipos de Aporte
Para introducir o modificar informacin sobre TIPOS DE APORTE se inicia seleccionando la
casilla a la izquierda de dicho ttulo. Con la ayuda del botn AGREGAR se activa el campo
Cdigo permitiendo al administrador introducir el cdigo de la fuente. Dicho cdigo es de
once (11) caracteres de longitud donde los primeros ocho (8) primeras provienen de la
Entidad Financiadora y los timos tres (3) carateres identifican la fuente de financiamiento. En
la ventana no se muestran los primeros cinco (5) caracteres, dejandose ver los ltimos seis (6)
y solo se capturan los ltimos tres (3) caracteres que corresponden a la fuente de
financiacin, los cuales estn compuesto por:
Para el caso de fuentes de financiacin de entidades municipales.
Si la entidad es del orden centralizado pueden asumir los siguientes valores: P (Ingresos
corrientes, excluidas las transferencias de los ingresos corrientes de la nacin y las
transferencias del presupuesto a los establecimientos pblicos municipales), K (Recursos de
capital), Y (Sistema General de Participaciones, SGP, excluyendo el SGP a los
establecimientos pblicos municipales), S (Sistema General de Participaciones, SGP, para el
caso de entidades territoriales distritales), E (Fondos especiales),
F (Recursos de
funcionamiento) o A (sin asignacin, cdigo que se utiliza cuando se desconoce la fuente
especfica).
Si la entidad es un establecimiento pblico puede asumir los siguientes valores: P (Rentas

propias), K (Recursos de capital), T (Transferencias del presupuesto al establecimiento
pblico), Y (Sistema General de Participaciones, SGP establecimiento pblico), S (Sistema
General de Participaciones, SGP, para el caso de entidades territoriales distritales), o F
(Recursos de funcionamiento).
Si la entidad es una empresa industrial y comercial o una sociedad de economa mixta

puede asumir los siguientes valores: P (Rentas Propias), K (Recursos de capital) o F (Recursos
de funcionamiento).
Para el caso de entidades departamentales
corrientes, excluido el Sistema General de Participaciones, SGP y las transferencias del
presupuesto a los establecimientos pblicos departamentales), K (Recursos de capital), S
(Sistema General de Participaciones, SGP), E (Fondos Especiales), F (Recursos de
funcionamiento) o A (sin asignacin, cdigo que se utiliza cuando se desconocer la fuente
especfica).
Ficha Tcnica
141


pblico), S (Sistema General de Participaciones, SGP), o F (Recursos de funcionamiento).

de funcionamiento).
Para el caso de entidades nacionales
corrientes), K (Recursos de capital), C (Contribuciones parafiscales), F (Recursos de
especfica).
Si la entidad es un establecimiento pblico, una empresa industrial y comercial o una

sociedad de economa mixta puede asumir los siguientes valores: P (Rentas Propias), K
(Recursos de capital) o F (Recursos de funcionamiento).
Si la entidad es un Fondo especial puede asumir los siguientes valores: T (Transferencias del
PGN al fondo) o R (Recursos del crdito)
Para el caso de entidades de la comunidad
solo puede asumir el valor P (Recursos propios).

Los dos (2) dgitos numricos que siguen al dgito alfabtico, se dejan de libre utilizacin por
parte de la entidad territorial para que pueda diferenciar entre fuentes de financiacin del
mismo tipo.
Con el tabulador, luego de haber ingresado cada el cdigo, se pasa al campo Nombre
para ingresar dicho nombre.
Para algunas entidades financiadoras del nivel nacional se definieron sus cdigos: los
fondos de cofinanciacin (ya no operan, pero continuan en el Ssepi por la posibilidad de
tener proyectos que an estn vigentes y cofinanciados por algn fondo) , los fondos de
inversin regional, etc. Con el objeto de manejar informacin susceptible de ser comparada,
estos cdigos no deben ser modificados.
REPORTES de la ventana de ENTIDADES Y FUENTES DE FINANCIACION
de Entidades y Fuentes de Financiamiento cuyo contenido es la tabla correspondiente.
Ficha Tcnica
142

V.1.11 Ventana de Entidades

El botn ENTIDADES permite administrar la tabla de datos de entidades del sistema. En esta
tabla se almacenan tanto entidades que forman parte del presupuesto de la entidad
territorial como otras que no forman parte de l. Figura 75
Figura 75
ENTIDADES QUE FORMAN PARTE DEL PRESUPUESTO EN LA ENTIDAD TERRITORIAL

En este caso, a travs de esta ventana se ingresa el nivel de la entidad territorial
seleccionando la casilla a la izquierda del nombre del nivel correspondiente (nacional,
departamental o municipal), la Sigla de la entidad, su Nombre, su Tipo (centralizada o
establecimiento pblico) y el Sector al cual pertenece.
El tipo de entidad es fundamental dado que a partir de l se adelantan los procesos

relacionados con la programacin de las inversiones en la entidad territorial (distribucin de
la cuota sectorial de inversin, anteproyectos de inversin de las entidades que forman parte
del presupuesto y POAI).
Ficha Tcnica
143

ENTIDADES QUE NO FORMAN PARTE DEL PRESUPUESTO DE LA ENTIDAD TERRITORIAL

En este caso se ingresan igualmente todos los campos pero el de Tipo de Entidad se deja en
blanco. Estas entidades pueden ser requeridas por el sistema en campos como entidad
responsable de realizar el seguimiento a un proyecto, etc.
REPORTES de la ventana de ENTIDADES
de Entidades cuyo contenido es la tabla correspondiente.
V.1.12 Ventana de Metodologas

El botn METODOLOGIAS permite administrar la tabla de datos que contiene los nombres y
cdigos de las metodologas BPIN. Esta tabla de datos se utiliza, al ingresar los proyectos,
para capturar dicho dato reportado en la ficha EBI del proyecto. Por este motivo dicha tabla
no debe ser modificada. Figura 76
Figura 76
REPORTES de la ventana de METODOLOGIAS
de Metodologas cuyo contenido es la tabla correspondiente.
Ficha Tcnica
144

V.1.13 Ventana de Unidades de Medida

El botn UNIDADES DE MEDIDA permite administrar la tabla de datos que contiene la sigla y la
descripcin de cada una de las unidades de medida que se utilizan en el Ssepi. El objetivo de
esta tabla de datos es lograr la uniformidad y claridad al momento de identificarlas. Figura
77
Figura 77

REPORTES de la ventana de UNIDADES DE MEDIDA
de Unidades de Medida cuyo contenido es la tabla correspondiente.
Ficha Tcnica
145

V.1.14 Ventana de Indices de Precios al Consumidor, IPC

El botn INDICES PRECIOS AL CONS. permite administrar la tabla de datos que contiene los
porcentajes del IPC desde el ao 1994. El objetivo de esta tabla de datos es lograr efectuar
las simulaciones de POAI, por tanto, es importante mantenerla actualizada. Figura 78
Figura 78
REPORTES de la ventana de INDICES DE PRECIOS AL CONSUMIDOR
de Indices de Precios al Consumidor cuyo contenido es la tabla correspondiente.
V.2
Componente de Banco de Costos
El BANCO DE COSTOS del Ssepi es el espacio donde se almacenan aquellas bases de costos
con las que se quiere contar. Estas bases se pueden especializar por tipos de insumos y de
precios unitarios para facilitar la realizacin y la verificacin de presupuestos de proyectos de
diferente tipo.
El rea BANCO DE COSTOS est conformada por 5 botones que dan acceso a ventanas que
permiten administrar igual nmero de tablas del sistema, tal como se indica a continuacin.
Al entrar a la ventana CLASIFICADORES donde se encuentran los botones que permiten
administrar la informacin relacionada con el BANCOS DE COSTOS, solo aparece activo el
Ficha Tcnica
146

botn BASES. Tan pronto se selecciona una base, haciendo uso del botn BASES, el resto de
botones se activan.
V.2.1 Ventana de Bases

El botn BASES permite seleccionar, agregar o eliminar bases del Banco de Costos del
sistema. Para seleccionar una base, el administrador se ubica sobre ella, con ayuda del
ratn, y luego hace uso del botn CERRAR. Figura 79
Figura 79
Ficha Tcnica
147

V.2.2 Ventana de Insumos

El botn INSUMOS permite administrar la informacin sobre insumos de una base de costos
seleccionada previamente. El nombre de la base seleccionada aparece desplegado en el
campo Base de Costos en el costado izquierdo de la ventana. Figura 80
Figura 80
El botn AGREGAR ubica al usuario en el campo Cdigo para permitir el ingreso del insumo.
Los insumos pueden ser de tres tipos: EQ (equipo), MT (material), RH (recurso humano). Por
esto sus cdigos siempre deben comenzar por alguno de estos dos caracteres, seguidos de
cuatro dgitos numricos. Con el tabulador se pasa a los dos campos siguientes: Descripcin y
Unidad de medida. Luego se sigue a la zona media de la ventana para capturar la
informacin de costos del insumo en cuestin. Para todo insumo es posible definir tres (3)
Costos diferentes (zona 1, zona 2, zona 3) dependiendo del proveedor. Para cada costo hay
que ingresar el Nombre de la zona, el Costo del insumo y la Fecha en la cual se cotiz dicho
valor y la Referencia o proveedor del insumo a ese costo.
Cuando una base de costos ya cuenta con insumos, en la zona superior de la ventana
aparece desplegado un insumo de dicha base, con su cdigo y unidad de medida. En la
zona inferior de la ventana aparece, comenzando una lista, el mismo insumo desplegado en
la zona superior, junto con los 3 insumos que le siguen en la tabla y la informacin
correspondiente a cada uno.
Cundo se borra un insumo (botn ELIMINAR), tambin, se eliminar de los precios unitarios
que lo contengan, actualizando los tems de los costos totales por Equipo, Materiales, Recurso
Humano, Costo Indirecto y Costo Total para cada precio unitario afectado. De igual forma,
sucede cuando los costos unitarios de un insumo son modificados (botn EDITAR), estos, sern
Ficha Tcnica
148

reflejados en los precios unitarios que lo contengan, recalculando sus costos totales por
Equipo, Materiales, Recurso Humano, Costo Indirecto y Costo Total.
REPORTES de la ventana de INSUMOS
Con el botn IMPRIMIR, que aparece en la parte inferior de la ventana, se obtiene el informe
Reporte de Insumos cuyo contenido es la tabla correspondiente.
V.2.3 Ventana de Precios Unitarios

Un precio unitario es un precio compuesto por el conjunto de insumos que permiten su
obtencin, los cuales, tiene una unidad de medida definida y para la cual se definen
diferentes cantidades de: Materiales, Recurso Humano, Equipo y Otros, necesarias para su
realizacin. Por ejemplo: Para usted construir un metro cuadrado de muro (Precio unitario) se
necesitan unos insumos, a decir, 13 unidades de adobe, 0.04 m3 de mortero 1:5 en obra; 0.97
horas de ayudante entendido; 0.97 horas de oficial de primera, 0.04 das de cortadora de
adobe; 0.04 das de disco de 14 pulgadas punta diamante. Adems, es necesario el uso de
alguna herramienta como palustre, nivel, plomada, pita, entre otros. Figura 81
Figura 81
Los insumos anteriores, se clasifican as: el adobe y el mortero hacen parte de los materiales,
el oficial y el ayudante conforman el recurso humano; la cortadora de adobe y el disco de
diamante hacen parte del equipo; el palustre, plomada, nivel y pita son herramienta menor
(H.M.). Adems, dentro de la obra las personas encargadas del transporte de los materiales,
Ficha Tcnica
149

o la vigilancia, entre otros, son un recurso humano que indirectamente (R.H.I.) es necesario
para la realizacin del metro cuadrado de muro.
Con la anterior informacin comprender mejor la explicacin de la ventana de PRECIOS
UNITARIOS.
El botn PRECIOS UNITARIOS permite administrar la informacin sobre precios unitarios de una
base de costos seleccionada previamente. El nombre de la base seleccionada aparece
desplegado en el campo Base de Costos en el costado izquierdo de la ventana.
El botn AGREGAR ubica al usuario en el campo Cdigo para que ste ingrese un valor
numrico de 6 posiciones y contine luego en los campos Descripcin, Unidad de medida,
Responsable, Fecha de Elaboracin, %H.M. (peso que la herramienta menor va a representar
en el costo del precio unitario), %R.H.I. (peso que el recurso humano indirecto va a
representar en el costo del precio unitario). Una vez ingresada esta informacin se procede a
validarla haciendo uso del botn GUARDAR.
Para ingresar los insumos que formarn parte del precio unitario se hace uso del botn
INSERTAR o AGREGAR, ubicado en la parte de arriba de los botonos de navegacin para
precios unitarios, en la zona INSUMOS RELACIONADOS CON EL PRECIO UNITARIO. Como
consecuencia del uso de dicho botn, se abre la ventana INSUMOS en cuya parte superior se
despliega el cdigo y el nombre del precio unitario que se est trabajando. En segundo
rengln aparece el cdigo y la descripcin del insumo sobre el que se encuentra el sistema.
En el resto de campos se observa el resto de informacin relativa a dicho insumo.
Para proceder a escoger un insumo y aadirlo al precio unitario, se puede adelantar alguna
de las siguientes acciones:
hacer uso del botn BUSCAR ubicado en la parte inferior derecha de la ventana, el
cual abre la tabla insumos y permite seleccionar uno en particular, ubicndolo en cabeza de
la lista de insumos que aparece en la parte inferior de la ventana
ubicar el insumo deseado en la lista de insumos por medio de las flechas negras de
desplazamiento ubicadas en el costado derecho de la ventana, hasta que el insumo que se
quiere aadir al precio unitario se encuentra en cabeza de la lista.
ubicar el insumo deseado en la lista de insumos por medio de los botones de

desplazamiento ubicadas en la parte inferior de la ventana, hasta que el insumo que se
quiere aadir al precio unitario se encuentra en cabeza de la lista.
Una vez ubicado en cabeza de lista el insumo para aadir, se acepta su inclusin en el
precio unitario haciendo uso del botn Aadir al P.U. La utilizacin de este botn abre una
ventana que solicita la cantidad del insumo requerido por el precio unitario. Una vez
ingresada y aceptada la cantidad, el sistema regresa a la ventana INSUMOS.
Para ingresar otros insumos se procede de la misma manera.
Al concluir el ingreso de insumos se cierra esta ventana con el botn CERRAR lo que regresa
el sistema a la ventana PRECIOS UNITARIOS presentando informacin sobre los insumos
aadidos, en la zona INSUMOS RELACIONADOS CON EL PRECIO UNITARIO, y sobre los costos
del precio unitario, en la zona COSTOS CALCULADOS.
El campo Cantidad del insumo se puede modificar haciendo uso del botn EDITAR de la zona
INSUMOS RELACIONADOS CON EL PRECIO UNITARIO.
El botn ESPEC TECN ubicado al costado derecho de la ventana PRECIOS UNITARIOS abre la
ventana ESPECIFICACIONES TECNICAS donde se encuentra informacin tcnica sobre el
precio unitario en cuestin.
REPORTE de la ventana de ESPECIFICACIONES TECNICAS
Ficha Tcnica
150

Especificacin Tcnica del Precio Unitario que se est consultando o construyendo.
REPORTES de la ventana de PRECIOS UNITARIOS
Con el botn IMPRIMIR, que aparece en la parte inferior de la ventana, se obtienen dos
reportes: Catlogo de Precios Unitarios cuyo contenido es el catlogo correspondiente y
Fichas de Precios Unitarios por zona de referencia cuyo contenido es el conjunto de
informacin sobre los insumos que forman parte de un precio unitario.
V.2.4 Ventana de Copia de Precios Unitarios

El botn COPIA DE PREC. UNIT abre una ventana con el mismo nombre que presta el servicio
de copiar precios unitarios de una base de costos existente a una base de costos nueva. La
base de costos origen, que ofrece sus precios unitarios, es aquella que fue seleccionada por
medio del botn BASES y que aparece en el campo denominado Archivo Origen de Precios
Unitarios. Figura 82
Figura 82
Con la ayuda del ratn se escogen, en la zona izquierda de la ventana, los precios unitarios
que se quieren copiar, y con el botn MOVER se traslada cada precio unitario seleccionado
a la zona derecha de la ventana o con el botn MOVER TODOS traslada todos los precios
unitarios. Una vez concluido el traslado de precios unitarios, y por medio del botn ARCHIVO
DESTINO, activamos el campo Nombre en el cual el usuario ingresa el nombre de la nueva
Ficha Tcnica
151

base de costos que va a recibir los precios unitarios seleccionados. Con el botn ACEPTAR se
valida la creacin de la nueva base. El hecho de trasladar precios unitarios de una base de
costos a otra, tambin, implica la copia de los insumos que conforman cada precio unitario.
V.2.5 Ventana de Actualizar

El botn ACTUALIZAR abre la ventana ACTUALIZACION DEL BANCO DE COSTOS. Desde esta
ventana se pueden actualizar automticamente tanto los INSUMOS como los PRECIOS
UNITARIOS de una determinada base de costos previamente seleccionada por medio del
botn BASES. El nombre de la base seleccionada aparece en el campo denominado Base
de Costos. Figura 83
Figura 83
La zona ACTUALIZACION DE INSUMOS permite actualizar dicha informacin ya sea
aplicndole Porcentajes Diferenciales de actualizacin a los materiales, el recurso humano y
el equipo, o aplicando un Porcentaje Unico de actualizacin al conjunto de insumos de la
base.
La zona PRECIOS UNITARIOS permite actualizar dicha informacin con respecto a los
componentes Mano de Obra Indirecta y Herramienta Menor, debindose ingresar el
porcentaje a aplicar para la actualizacin.
Por medio del botn CALCULAR, ubicado en la parte inferior de la ventana, se autoriza la
actualizacin de las bases de INSUMOS y de PRECIOS UNITARIOS.
Ficha Tcnica
152

VI.
UBSISTEMA DE TRANSFERENCIA DE INFORMACION
El objetivo del SUBSISTEMA DE TRANSFERENCIA DE INFORMACION es el de permitir flujos de

informacin (de Poai y Proyectos) entre:
instancias de un mismo nivel administrativo que tengan responsabilidades en el manejo de
la inversin pblica, CUANDO ESTAS NO SE ENCUENTREN INTERCONECTADAS ENTRE SI POR
MEDIO DE UNA RED DE COMPUTADORES.
niveles administrativos diferentes con responsabilidades comunes sobre proyectos de
inversin.
El Ssepi cuenta con cuatro tipos diferentes de instalaciones que permiten identificar la
dependencia o instancia en donde la herramienta fue instalada. Estos tipos son :
0 - Banco de Programas y Proyectos
1 - Secretara Sectorial
2 - Entidad Cofinanciadora
3 Banco de Programas y Proyectos de Inversin Nacional, Bpin
4 - Otros
El acceso a las opciones de Exportacin e Importacin de informacin de Poai y Proyectos
del SUBSISTEMA DE TRANSFERENCIA DE INFORMACION depende del tipo de instalacin sobre
el cual se est trabajando.
Ficha Tcnica
153

Sobre una instalacin Banco de Programas y Proyectos se podrn

exportar proyectos radicados (hacia las secretaras sectoriales), registrados y en
seguimiento (hacia las secretaras sectoriales, los bancos de programas y proyectos
Municipal o Departamental, entidades cofinanciadoras, el Bpin y los bancos regionales o
tipo otros).
importar Poai (desde las secretaras sectoriales), proyectos viabilizados (desde las
secretaras sectoriales), registrados (desde el banco de programas y proyectos Municipal o
Departamental y las entidades cofinanciadoras) y en seguimiento (desde las secretaras
sectoriale, los bancos de programas y proyectos Municipal o Departamental y las entidades
cofinanciadoras).
Sobre una instalacin Secretara Sectorial se podrn
exportar Poai (hacia el banco de programas y proyectos), proyectos viabilizados y en
seguimiento (hacia el banco de programas y proyectos Municipal o Departamental).
importar proyectos radicados, registrados y en seguimiento (desde el banco de
programas y proyectos Municipal o Departamental).
Sobre una instalacin Entidad Cofinanciadora se podrn
exportar proyectos registrados y en seguimiento (hacia los bancos de programas y
proyectos Municipal o Departamental y los bancos regionales o tipo otros)
importar proyectos registrados y en seguimiento (desde los bancos de programas y
proyectos Municipal o Departamental y los bancos regionales o tipo otros).
Sobre la instalacin de la Banco de Programas y Proyectos de Inversin Nacional, Bpin se
podrn
importar proyectos registrados y en seguimiento (desde los bancos de programas y
proyectos Municipal o Departamental).
Sobre una instalacin tipo Otros
exportar Poai (hacia instalaciones tipo otros), proyectos viabilizados, registrados y en
seguimiento (hacia instalaciones tipo otros) y proyectos registrados (hacia entidades
cofinanciadoras).
importar Poai (desde instalaciones tipo otros), proyectos viabilizados, registrados y en

seguimiento (desde instalaciones tipo otros) y proyectos registrados y en seguimiento (desde
entidades cofinanciadoras)
Para ejecutar cualquier opcin del SUBSISTEMA DE TRANSFERENCIA DE INFORMACION se

requiere que las bases de datos del sistema se encuentren cerradas (incluyendo aquellas
utilizadas por usuarios en otras terminales cuando el Ssepi opera sobre una red informtica).
Al hacer uso de alguna de las opciones el sistema solicita, por medio de un mensaje, que le
confirmen que las bases estn cerradas.
ARCHIVOS DE EXPORTACION
El nombre del archivo generado por un proceso de exportacin consta de ocho (8)
caracteres para el nombre separados, por un punto, de los tres (3) caracteres de la
extensin. (ej.: Proyectos 2MD05000.ARJ y Poai 0SB05000. ARJ)
El primer caracter del nombre del archivo indica que tipo de proyecto se est exportando y
puede asumir los siguientes valores: 0 (Poai), 1 (proyectos radicados), 2 (proyectos
viabilizados), 3 (proyectos registrados), 4 (proyectos en seguimiento).
Ficha Tcnica
154

El segundo caracter del nombre del archivo indica el origen de la informacin y puede
asumir los siguientes valores: B (Banco de Programas y Proyectos municipal o departamental),
S (secreatara sectorial), F (entidad cofinanciadora) y T (banco regional o tipo otros).
El tercer caracter del nombre del archivo indica el destino de los datos y puede asumir los
siguientes valores: B (Banco de Programas y Proyectos municipal o departamental), S
(secreatara sectorial), F (entidad cofinanciadora), O (banco de programas y proyectos de
inversin nacional,Bpin) y T (banco regional o tipo otros).
El cuarto y quinto caracteres del nombre del archivo indican el cdigo del departamento de
la instalacin SSEPI donde se origina la informacin.
Del sexto al octavo caracteres del nombre del archivo indican el cdigo del municipio de la
instalacin SSEPI donde se origina la informacin.
La extensin del archivo, para poai como para proyectos es ARJ.
Los archivos de exportacin siempre se generan en el disco duro del servidor donde se
encuentra instalada la aplicacin, en el subdirectorio \SSEPI\TMP. Esto garantiza su creacin,
independientemente de si su tamao es superior al que un disquete est en capacidad de
soportar. Una vez generado, el archivo se copia a disquete para su envo a la instancia
interesada.
IMPORTACION DE ARCHIVOS
Los archivos solo se pueden importar a travs de la opcin por medio de la cual fueron
generados durante el proceso de exportacin. Adicionalmente, la importacin depende del
tipo de instalacin desde donde sta se realiza.
VI.1 Transferencia de Informacin de Poai

EXPORTACION
El botn para exportar P.O.A.I. abre la ventana SELECCION DE PROYECTOS A EXPORTAR. En
ella, con la ayuda del ratn, la secretara sectorial selecciona la Vigencia del Poai y Sigla de
la secretara sectorial de la cual se quiere enviar el Poai. Una vez escogida la sigla, el nombre
de la secretara se despliega automticamente en el campo Nombre y su ubicacin por
departamento y municipio. En la zona Seleccin de Proyectos del P.O.A.I. a Exportar se
despliegan los cdigos y nombres de los proyectos para la vigencia y secretara sectorial en
cuestin, que se encuentran incluidos en el Poai. En esta zona se selecciona cada proyecto
que se quiera exportar y con los botones MOVER o MOVER TODOS se trasladan a la zona
P.O.A.I . a Exportar. Si se desea excluir un proyecto de la lista de P.O.A.I. a Exportar, se
selecciona y, con el botn QUITAR, se retira de la lista. Con el botn QUITAR TODOS se
excluyen todos los proyectos que se encuentren en la lista de P.O.A.I. a Exportar.
Construida la lista de P.O.A.I. a Exportar, el flujo se produce nicamente en el sentido
secretara sectorial hacia un banco de proyectos. Por esta razn, en la zona P.O.A.I. con
Destino a aparece marcada la casilla Banco Proyectos e inactiva las dems casillas.
Realizados los pasos anteriores, se autoriza el proceso de exportacin por medio del botn
EXPORTAR DATOS, ubicado en la parte inferior de la ventana. En ese momento el sistema
crea el archivo de exportacin en el subdirectorio TMP del directorio SSEPI y despliega un
mensaje solicitando al usuario le indique la unidad de disquete donde debe crear otra copia
de dicho archivo. El usuario debe insertar el disquete en la unidad respectiva, responder a la
pregunta y seleccionar el botn ACEPTAR.
Ficha Tcnica
155

Si el espacio disponible sobre el disquete es insuficiente para contener el archivo de

exportacin, el sistema lo advertir por medio de un mensaje. Si el proceso de copia finaliza
satisfactoriamente el sistema, por medio de un mensaje, indica la finalizacin e informa sobre
el nombre y la ubicacin del archivo generado.
Toda transferencia de Poai se realiza de manera similar.
Si la secreatara sectorial cuenta con facilidades de transmisin de informacin por medio de
correo electrnico, sta puede enviar el archivo de exportacin, ubicado en el subdirectorio
TMP, pegndolo a un mensaje de correo.
IMPORTACION
El botn para importar P.O.A.I permite al banco de proyectos recuperar los proyectos
incluidos en el P.O.A.I. exportado desde una secretara sectorial. El uso de este botn
despliega la ventana ABRIR donde se debe seleccionar la unidad de disco y el archivo a
importar. Previa la validacin de la accin, por medio del botn ABRIR, se debe ingresar el
disquete en la unidad respectiva. Antes de iniciar el proceso el sistema solicita al usuario, por
medio de un mensaje, que le confirme si el conjunto de bases del sistema se encuentran
cerrado. Si es el caso, el sistema inicia el proceso de importacin y abre una ventana donde
se puede observar el avance en la descompresin del archivo importado.
Una vez concluido el proceso de descompresin, se abre la ventana SELECCION DE
PROYECTOS A IMPORTAR. En la zona P.O.A.I. a Importar de dicha ventana se pueden
observar los proyectos contenidos en el archivo de transmisin y que sern restaurados sobre
el Ssepi del banco destino. En la zona Informacin del Proyecto a Importar se aprecia
informacin general sobre stos proyectos, ilustrando al usuario respecto de los proyectos
que est incorporando a su sistema. El campo Origen de los Datos muestra el nombre de
quien enva la informacin, el campo Destino de los Datos muestra el nombre de quin
recibe la informacin y el campo Archivo a Importar muestra la ruta de acceso y nombre de
dicho archivo.
La accin de importacin se valida a partir del botn IMPORTAR DATOS. En este proceso el
sistema verifica la existencia de cada proyecto que est incorporando al sistema. Si
encuentra que un proyecto ya existe despliega una ventana Opciones de Importacin,
ofreciendo las opciones de Reemplazar Uno, Reemplazar Todos, No Reemplaza y Cancela
Importacin. En caso de seleccionar reemplaza uno, se podr sobreescribir cada proyecto
que existe pero preguntado uno a uno si lo quiere reemplazar, si se escoge reemplazar todos,
sobreescribir todos los proyectos que ya existan sin preguntar si lo quiere reemplazar, si se
escoge no reemplaza, el sistema se salta el proyecto sin actualizarlo pero continua con la
importacin y si se escoge cancela importacin, abortar el proceso de importacin.
VI.2 Transferencia de Informacin de Radicacin

EXPORTACION
El botn para exportar PROYECTOS RADICADOS abre la ventana SELECCION DE PROYECTOS
A EXPORTAR. En ella, con la ayuda del ratn, el banco de proyectos selecciona la Sigla de la
dependencia sectorial a la cual quiere enviar proyectos radicados que son de su
competencia. Una vez escogida la sigla, el nombre de la dependencia se despliega
automticamente. En la zona Seleccin de Proyectos Radicados se despliegan los cdigos y
nombres de los proyectos de la dependencia sectorial en cuestin, que se encuentran
radicados en el banco de proyectos. En esta zona se selecciona cada proyecto que se
quiera exportar y con los botones MOVER o MOVER TODOS se traslada a la zona Proyectos a
Ficha Tcnica
156

Exportar. Si se desea excluir un proyecto de la lista de proyectos a exportar, se selecciona y,

con el botn QUITAR, se retira de la lista. Con el botn QUITAR TODOS se excluyen todos los
proyectos que se encuentren en la lista de proyectos a exportar.
Construida la lista de proyectos a exportar, y en el caso de exportacin de proyectos
radicados, el flujo se produce nicamente en el sentido banco de proyectos hacia una
secretara sectorial. Por esta razn, en la zona Proyectos con Destino a aparece marcada la
casilla Secretara Sectorial e inactivas las dems casillas.
satisfactoriamente el sistema, por medio de un mensaje, indica la finalizacin e informa sobre
el nombre y la ubicacin del archivo generado.
Toda transferencia de proyectos radicados se realiza de manera similar.
Si la entidad territorial cuenta con facilidades de transmisin de informacin por medio de
IMPORTACION
El botn para importar PROYECTOS RADICADOS permite a la secretara sectorial recuperar
proyectos radicados sobre su sistema de informacin, El uso de este botn despliega la
ventana ABRIR donde se debe seleccionar la unidad de disco y el archivo a importar. Previa
la validacin de la accin, por medio del botn ABRIR, se debe ingresar el disquete en la
unidad respectiva. Antes de iniciar el proceso el sistema solicita al usuario, por medio de un
mensaje, que le confirme si el conjunto de bases del sistema se encuentran cerrado. Si es el
caso, el sistema inicia el proceso de importacin y abre una ventana donde se puede
observar el avance en la descompresin del archivo importado.
PROYECTOS A IMPORTAR. En la zona Proyectos Radicados a Importar de dicha ventana se
pueden observar los proyectos contenidos en el archivo de transmisin y que sern
restaurados sobre el Ssepi de la secretara destino. En la zona Informacin del Proyecto a
Importar se aprecia informacin general sobre stos proyectos, ilustrando al usuario respecto
de los proyectos que est incorporando a su sistema. El campo Origen de los Datos muestra
el nombre de quien enva la informacin, el campo Destino de los Datos muestra el nombre
de quin recibe la informacin y el campo Archivo a Importar muestra la ruta de acceso y
nombre de dicho archivo.
Ficha Tcnica
157

VI.3 Transferencia de Informacin de Viabilidad

EXPORTACION
El botn para exportar PROYECTOS VIABILIZADOS abre la ventana SELECCION DE PROYECTOS
A EXPORTAR. En ella, con la ayuda del ratn, se selecciona la Sigla de la secretara sectorial
que va a enviar, al banco, proyectos cuya viabilidad ha sido conceptuada. Una vez
escogida la sigla, el nombre de la dependecia se despliega automticamente. En la zona
Seleccin de Proyectos Viabilizados se despliegan los cdigos y nombres de los proyectos de
la dependencia sectorial en cuestin que se encuentran conceptuados. En esta zona se
selecciona cada proyecto que se quiera exportar y con los botones MOVER o MOVER TODOS
se trasladan a la zona Proyectos a Exportar. Si se desea excluir un proyecto de la lista de
proyectos a exportar, se selecciona y, con el botn QUITAR, se retira de la lista. Con el botn
QUITAR TODOS se excluyen todos los proyectos que se encuentren en la lista de proyectos a
exportar.
Construida la lista de proyectos a exportar, y en el caso de exportacin de proyectos
radicados, el flujo se produce nicamente en el sentido secretara sectorial hacia el banco
de proyectos. Por esta razn, en la zona Proyectos con Destino a aparece marcada la casilla
Banco de Proyectos e inactivas las dems casillas.
satisfactoriamente el sistema, por medio de un mensaje, indican la finalizacin e informa
sobre el nombre y la ubicacin del archivo generado.
Toda transferencia de proyectos con concepto de viabilidad se realiza de manera similar.
IMPORTACION
El botn para importar PROYECTOS VIABILIZADOS permite al banco de proyectos recuperar
proyectos viabilizados sobre su sistema de informacin, El uso de este botn despliega la
PROYECTOS A IMPORTAR. En la zona Proyectos Viabilizados a Importar de dicha ventana se
restaurados sobre el Ssepi de la dependencia destino. En la zona Informacin Bsica del
Proyecto a Importar se aprecia informacin general sobre stos proyectos, ilustrando al
usuario respecto de los proyectos que est incorporando a su sistema. El campo Origen de
Ficha Tcnica
158

los Datos muestra el nombre de quien enva la informacin, el campo Destino de los Datos
muestra el nombre de quin recibe la informacin y el campo Archivo a Importar muestra la
ruta de acceso y nombre de dicho archivo.
VI.4 Transferencia de Informacin de Registro

EXPORTACION
El botn para exportar PROYECTOS REGISTRADOS abre la ventana SELECCION DE PROYECTOS
A EXPORTAR. En ella, con la ayuda del ratn, se selecciona la Sigla de la secretara sectorial
de la que el banco de proyectos quiere seleccionar proyectos registrados para enviar. Una
vez escogida la sigla, el nombre de la dependencia se despliega automticamente. En la
zona Seleccin de Proyectos Registrados se despliegan los cdigos y nombres de los
proyectos de la dependencia sectorial en cuestin que se encuentran registrados en el
banco de proyectos. En esta zona se selecciona cada proyecto que se quiera exportar y con
los botones MOVER o MOVER TODOS se trasladan a la zona Proyectos a Exportar. Si se desea
excluir un proyecto de la lista de proyectos a exportar, se selecciona y, con el botn QUITAR,
se retira de la lista. Con el botn QUITAR TODOS se excluyen todos los proyectos que se
encuentren en la lista de proyectos a exportar.
En el caso de exportacin de proyectos registrados, el flujo se origina siempre en el banco de
proyectos y los destinos pueden ser:
las secretaras sectoriales de su mismo nivel
administrativo, los bancos de proyectos de otros niveles administrativos, las entidades
cofinanciadoras, el Bpin o los bancos regionales o tipo otros. Por esta razn, en la zona
Proyectos con Destino a aparece marcada la casilla Secretara Sectorial como una de las
posibilidades. Igualmente se pueden escoger otras opciones de la siguiente manera :
si la instalacin del Ssepi es un banco municipal se puede seleccionar la casilla Banco
departamental, Entidad Cofinanciadora, Bpin, Banco Regional o dejar la casilla Secretara
Sectorial.
si la instalacin del Ssepi es un banco departamental se puede seleccionar la casilla
Banco municipal, Entidad Cofinanciadora, Bpin, Banco Regional o dejar la casilla Secretara
Sectorial.
si la instalacin del Ssepi es una entidad cofinanciadora se puede seleccionar la casilla
Banco Regional o dejar la casilla Banco Proyectos.
si la instalacin del Ssepi es tipo otros se puede seleccionar la casilla Entidad
Cofinanciadora o dejar la casilla Instalacin Tipo Otros.
Realizados los pasos anteriores y seleccionado el destino de la informacin, se autoriza el
proceso de exportacin por medio del botn EXPORTAR DATOS, ubicado en la parte inferior
de la ventana. En ese momento el sistema crea el archivo de exportacin en el subdirectorio
TMP del directorio SSEPI y despliega un mensaje solicitando al usuario le indique la unidad de
Ficha Tcnica
159

disquete donde debe crear otra copia de dicho archivo. El usuario debe insertar el disquete
en la unidad respectiva, responder a la pregunta y seleccionar el botn ACEPTAR.
Toda transferencia de proyectos registrados se realiza de manera similar.
IMPORTACION
El botn para importar PROYECTOS REGISTRADOS permite a la instancia receptora recuperar
proyectos registrados sobre su sistema de informacin, El uso de este botn despliega la
PROYECTOS A IMPORTAR. En la zona Proyectos Registrados a Importar de dicha ventana se
restaurados sobre el SSEPI de la instancia destino. En la zona Informacin del Proyecto a
Importar se aprecia informacin general sobre stos proyectos, ilustrando al usuario respecto
de los proyectos que est incorporando a su sistema. El campo Origen de los Datos muestra
el nombre de quien enva la informacin, el campo Destino de los Datos muestra el nombre
de quin recibe la informacin y el campo Archivo a Importar muestra la ruta de acceso y
nombre de dicho archivo.
VI.5 Transferencia de Informacin de Seguimiento

EXPORTACION
El botn para exportar PROYECTOS EN SEGUIMIENTO abre la ventana SELECCION DE
PROYECTOS A EXPORTAR. En ella, con la ayuda del ratn, se selecciona la Sigla de la
dependencia sectorial que va a enviar, al banco, proyectos en seguimiento. Una vez
escogida la sigla, el nombre de la dependencia se despliega automticamente. En la zona
Seleccin de Proyectos en Seguimiento se despliegan los cdigos y nombres de los proyectos
de la dependencia sectorial en cuestin que se encuentran en seguimiento. En esta zona se
Ficha Tcnica
160

selecciona cada proyecto que se quiera exportar y con los botones MOVER y MOVER TODOS
se trasladan a la zona Proyectos a Exportar. Si se desea excluir un proyecto de la lista de
proyectos a exportar, se selecciona y, con el botn QUITAR, se retira de la lista. Con el botn
QUITAR TODOS se excluyen todos los proyectos que se encuentren en la lista de proyectos a
exportar.
En el caso de exportacin de proyectos en seguimiento, el flujo se origina en la secretara

sectorial responsable del seguimiento y el destino es el banco de proyectos de su mismo nivel
administrativo. Por esta razn, en la zona Proyectos con Destino a aparece marcada la casilla
Banco Proyectos como una de las posibilidades. Igualmente se pueden escoger otras
opciones de la siguiente manera :
si la instalacin del Ssepi es un banco municipal se puede seleccionar la casilla Banco
departamental, Entidad Cofinanciadora, Bpin, Banco Regional o dejar la casilla Secretara
Sectorial.
si la instalacin del Ssepi es un banco departamental se puede seleccionar la casilla
Banco municipal, Entidad Cofinanciadora, Bpin, Banco Regional o dejar la casilla Secretara
Sectorial.
si la instalacin del Ssepi es una entidad cofinanciadora se puede seleccionar la casilla
Banco Regional o dejar la casilla Banco Proyectos.
si la instalacin del Ssepi es tipo otros se puede seleccionar la casilla Entidad
Cofinanciadora o dejar la casilla Instalacin Tipo Otros.
Realizados los pasos anteriores y seleccionado el destino de la informacin, se autoriza el
proceso de exportacin por medio del botn EXPORTAR DATOS, ubicado en la parte inferior
de la ventana. En ese momento el sistema crea el archivo de exportacin en el subdirectorio
TMP del directorio SSEPI y despliega un mensaje solicitando al usuario le indique la unidad de
disquete donde debe crear otra copia de dicho archivo. El usuario debe insertar el disquete
en la unidad respectiva, responder a la pregunta y seleccionar el botn ACEPTAR.
Toda transferencia de proyectos en seguimiento se realiza de manera similar.
IMPORTACION
El botn para importar PROYECTOS EN SEGUIMIENTO permite a la instancia receptora
recuperar proyectos en seguimiento sobre su sistema de informacin, El uso de este botn
despliega la ventana ABRIR donde se debe seleccionar la unidad de disco y el archivo a
importar. Previa la validacin de la accin, por medio del botn ABRIR, se debe ingresar el
disquete en la unidad respectiva. Antes de iniciar el proceso el sistema solicita al usuario, por
medio de un mensaje, que le confirme si el conjunto de bases del sistema se encuentran
cerrado. Si es el caso, el sistema inicia el proceso de importacin y abre una ventana donde
se puede observar el avance en la descompresin del archivo importado.
Ficha Tcnica
161


PROYECTOS A IMPORTAR. En la zona Proyectos en Seguimiento a Importar de dicha ventana
se pueden observar los proyectos contenidos en el archivo de transmisin y que sern
restaurados sobre el SSEPI de la instancia destino. En la zona Informacin Bsica del Proyecto
a Importar se aprecia informacin general sobre stos proyectos, ilustrando al usuario
respecto de los proyectos que est incorporando a su sistema. El campo Origen de los Datos
muestra el nombre de quien enva la informacin, el campo Destino de los Datos muestra el
nombre de quin recibe la informacin y el campo Archivo a Importar muestra la ruta de
acceso y nombre de dicho archivo.
Ficha Tcnica
162

VII.
Recepcin MGA
Para realizar el proceso de alimentar el Ssepi con la informacin almacenada en la

Metodologa General Ajustada debemos presionar el Boton Recepcin Mga, ubicado en la
pantalla principal del Ssepi Figura 84
Figura 84
Ficha Tcnica
163

Luego que se ha seleccionado la opcin de Recepcin MGA el sistema despliega otra

pantalla donde el usuario encontrara en la parte intermedia un botn con el nombre de
Seleccione archivo .MGA, all el usuario podr seleccionar el archivo .MGA tal como se
muestra en la Figura 85
Figura 85
Ficha Tcnica
164

All el usuario podr dando un doble click sobre el archivo MGA que normalmente se llamara
transmi.mga o con el botn ubicado en la parte derecha con el nombre abrir, seleccionar el
archivo para el proceso de carga. El nombre del archivo seleccionado se ubicara con su
respectiva direccin debajo del botn Seleccione archivo MGA. Figura 86
Figura 86
Si estamos seguros presionamos el botn con el nombre Subir; esta accin le indica al
sistema que tome toda la informacin de mga y se la entregue al Ssepi, cabe mencionar que
luego de esto no se puede retroceder.
El sistema le permite durante el proceso de carga compatibilizar la informacin que proviene
de la Mga con la herramienta Ssepi. Como por ejemplo si la entidad ejecutora no existe en el
catalogo el sistema emitir automticamente una pantalla para que el usuario, bien escoja
una entidad ejecutora o tambin el sistema le permite ir de manera automtica ir a los
clasificadores he ingresar la entidad respectiva. As durante todo el proceso de carga.
Ficha Tcnica
165

Existen algunas exigencias por parte del sistema como es: S la instalacin del Ssepi es de tipo
municipal el Ssepi durante el proceso de carga, obliga que la informacin digitada en el
proyecto en la Metodologa General Ajustada debe contener la definicin del plan de
desarrollo municipal, de igual forma ocurre si la instalacin del Ssepi es de carcter
Departamental o Nacional. Si esta restriccin no se cumple el Ssepi impide subir la
informacin para lo cual el usuario tendr que regresar a la metodologa definirle el
respectivo plan de desarrollo generar nuevamente la transmisin all he intentar cargar en el
Ssepi. Figura 87
Figura 87
Recuerde tambin que si mientras transcurre el proceso de carga, y mediante la
interactividad con este presiona la Opcin NO, el proceso se cancela.
Ficha Tcnica
166

Para el proceso de carga de informacin proveniente de MGA se estableci un estndar

que es el siguiente: el sistema emite el mensaje o pantalla indicando en la parte superior la
situacin a compatibilizar (Problema) y dentro del mensaje explica que es lo que ocurre
como se presenta en la siguiente Figura en la cual DNP no existe en catalogo de Entidades.
Figura 88
Figura 88
Ficha Tcnica
167

El sistema tambin advierte que si no puede resolver algn tipo de aporte para alguna
entidad Financiadora, le solicitara al usuario su intervencin durante todo el horizonte de
evaluacin, para lo cual el sistema le permitir desplegar o ingresar el respectivo tipo de
aporte para la entidad en mencin. Figura 89
Figura 89
Ficha Tcnica
168

Si el usuario, presiona la techa si, el sistema repliega de manera automtica otra pantalla
donde le permitir seleccionar de una lista el respectivo tipo de aporte si el tipo de aporte no
se encuentra en dicha lista, tambin le permitir adicionarla en ese momento a travs del
botn adicionar. Ahora bien si decide darle NO, el sistema cancelara el proceso Figura 90
Figura 90
Ficha Tcnica
169

El sistema siempre le preguntara que si esta seguro de la opcin escogida Figura 91
Figura 91
Ficha Tcnica
170

Por ltimo, el sistema advierte si el proyecto fue cargado para la vigencia que esta el sistema,
adems indicndole que cdigo de radicacin que adopto durante el proceso de carga en
su momento. Figura 92
Figura 92
Ficha Tcnica
171

VIII. FUNCIONES
MANTENIMIENTO
DE
LOS
MENUS
INFORMES,
UTILITARIOS
Las funciones de mantenimiento del sistema deben ser manejadas exclusivamente por el
ADMINISTRADOR DEL SISTEMA quien, a partir de ellas, podr mantener el control sobre la
utilizacin del sistema y su integridad.
Las funciones de mantenimiento del sistema estn disponibles a partir del men
MANTENIMIENTO en la ventana principal del Ssepi.
Al abrir el men, por medio del ratn, se despliegan las diferentes facilidades que provee el
sistema y que se explican a continuacin .
VIII.I Submen INFORMES

VIII.1.1 Portafolios
La opcin PORTAFOLIOS. Figura 93
Figura 93
VIII.1.2 Ficha EBI

La opcin FICHA EBI.
VIII.1.3 PAC
La opcin PAC.
Ficha Tcnica
172

VIII.1.4 Sistema General de Participaciones

La opcin Plan de Invers. de Forz. Asign.
VIII.2 Submen UTILITARIOS
Figura 94
VIII.2.1 Cambiar Contrasea

La opcin CAMBIAR CONTRASEA.
VIII.2.2 Cambio de Usuario

La opcin CAMBIO DE USUARIO.
VIII.2.3 Ajuste Presupuesto

La opcin AJUSTE PRESUPUESTO.
VIII.2.4 Seguimiento (Detalle)

La opcin SEGUIMIENTO (DETALLE)
Ficha Tcnica
173

VIII.3 Submen MANTENIMIENTO
Figura 95
VIII.3.1 Copia de Seguridad (Backup)

La opcin COPIA DE SEGURIDAD permite sacar una copia de respaldo del Ssepi. La copia
incluye todas las bases de datos, el ejecutable y la librera de FoxPro. La utilidad de dicha
copia es la de poder contar con un medio para recuperar la informacin del sistema, a la
fecha del backup, en caso de que sta se dae por problemas en el fluido elctrico,
manipulaciones indebidas de los usuarios, virus, etc.
Para iniciar el proceso de COPIA DE SEGURIDAD se requiere que todas las bases de datos se
encuentren cerradas (incluyendo aquellas utilizadas por usuarios en otras terminales cuando
el Ssepi opera sobre una red informtica). Si las bases no estn cerradas el backup ser
incompleta. Se recomienda, por este motivo, que se realice al finalizar las labores del da o al
iniciar la sesin de trabajo.
Al seleccionar la opcin COPIA DE SEGURIDAD el sistema despliega el siguiente mensaje: Se
Generar el archivo SSEPIBAK.ZIP en Disco o en Diskette(s). Al efectuar la copia en diskettes,
se borrar su contenido actual. Desea efectuar la copia en diskettes?, si la respuesta es Si, la
copia de seguridad se genera en diskettes, por lo tanto, debe haber insertado el disco
nmero uno (1) en la unidad A:, si la respuesta es No, la copia de seguridad se genera en el
directorio \SSEPI\BACKUP del disco del computador y si la respuesta es Cancelar suspende el
proceso de copia de copia. Con el objeto de no sobreescribir el archivo SSEPIBAK.ZIP cada
vez que se efectua el backup y con el fin de mantener por los menos de tres a cinco copias
de seguridad, se recomienda que se renombre el archivo adicionndole la fecha y hora en
que se genera la copia, tan pronto, finalice dicho proceso .
La periodicidad de realizacin del BACKUP debe ser funcin del volumen de trabajo
pero siempre con alta frecuencia. En aquellas entidades territoriales donde las cadas de
energa son frecuentes es indispensable hacer backup diario para garantizar que la prdida
de trabajo es de mximo un da.
Ficha Tcnica
174

VIII.3.2 Restaurar Copia de Seguridad (Backup)

La opcin RESTAURAR COPIA DE SEGURIDAD se utiliza cuando se han ocasionado daos a las
bases de datos. Esta permite recuperar la informacin de las bases a la fecha en que se
realiz el ltimo backup. Para realizar este proceso se requiere que todas las bases de datos
se encuentren cerradas (incluyendo aquellas utilizadas por usuarios en otras terminales
cuando el Ssepi opera sobre una red informtica).
Esta opcin descomprime el archivo \SSEPI\BACKUP\SSEPIBAK.ZIP y restaura la informacin
en l contenida a las bases respectivas del Ssepi, borrando su informacin y reemplazndola
por la del BACKUP. Por lo tanto, si el archivo que se quiere restaurar se encuentra
renombrado, se debe dejar con el nombre de SSEPIBAK.ZIP y en el directorio \SSEPI\BACKUP.
Al seleccionar la opcin RESTAURAR COPIA DE SEGURIDAD el sistema despliega el siguiente
mensaje: Se Restaurar el archivo SSEPIBAK.ZIP del Disco o Diskette(s). Al restaurar la copia
todos loa archivos se sobreescribirn. Desea restaurar la copia de diskettes?, si la respuesta
es Si, la copia de seguridad a restaurar se toma de diskettes, por lo tanto, debe haber
insertado el disco nmero uno (1) en la unidad A:, si la respuesta es No, la copia de seguridad
a restaurar se toma del directorio \SSEPI\BACKUP del computador y si la respuesta es
Cancelar suspende el proceso de restauracin. Al concluirse ste el sistema despliega otro
mensaje indicando si se realiz correctamente o no.
VIII.3.3 Administracin de Usuarios

La opcin ADMINISTRACION DE USUARIOS permite al ADMINISTRADOR DEL SISTEMA agregar
nuevos usuarios al sistema y definirle sus derechos, o modificar aquellos existentes. Con la
ayuda de los botones AGREGAR o EDITAR se introduce o modifica la informacin siguiente:
Cdigo de Usuario: en este campo se ingresa un cdigo cuya longitud mxima es de 10
posiciones.
Nombre: en este campo se ingresa el nombre completo del usuario (mximo 30 posiciones)
Cargo: en este campo se ingresa el cargo del usuario (mximo 30 posiciones)
Contrasea: en este campo se ingresa la contrasea del usuario (mximo 6 posiciones). Al
escribir la contrasea esta no se ve, Una vez ingresada, el sistema solicita que se ingrese de
nuevo para confirmarla, ya que el usuario puede luego cambiar su contrasea,
Fecha: en este campo se ingresa en forma automtica la fecha en que el usuario y sus
derechos fueron definidos
Tipo de Usuario: En este campo se escoge un tipo de usuario de los que estn definidos en el
sistema: Administrador, Consulta o Proyecto, o se selecciona el campo Personalizar para
definir un usuario diferente.
El tipo de usuario o su personalizacin estn relacionados con los derechos para AGREGAR,
BORRAR y/o MODIFICAR informacin en el sistema:
El usuario Administrador es aquel que tiene derechos ilimitados sobre la informacin del
sistema (agregar, modificar y/o borrar).
El usuario Consulta es aquel cuyo derecho est restringido nicamente a observar la
informacin, sin poder actuar sobre ella.
La opcin de Personalizar un usuario permite definir usuarios con derechos particulares. Al
seleccionar esta opcin se activa los botones CLASIFICADORES Y TRANSFERENCIA DE
INFORMACIN y INFORMACIN DEL PROYECTO ubicados en la parte inferior de la ventana
para que, a partir de cada uno de ellos, se especifiquen derechos de agregar, modificar o
Ficha Tcnica
175

borrar informacin relacionada con las funciones disponibles en las diferentes ventanas que
hacen parte de estos subsistemas. Al hacer uso de cualquiera de estos dos botones se abre
una ventana para cada uno, en cuya parte superior aparecen las letras A (agregar), M
(modificar) y B (borrar). Aparecen igualmente las funciones para las cuales se pueden definir
derechos de agregar, modificar y/o borrar al marcar las casillas correspondientes.
Asignados todos los permisos, salvamos la informacin usando el boton GUARDAR. Para el
desplazamiento entre usuarios utilizamos los botones PRIMERO, ANTERIOR, BUSCAR, SIGUIENTE
y ULTIMO.
NOTA: la entidad territorial entre los diferentes usuarios personalizados que debe definir, al
menos uno de ellos debe tener un perfil de ADMINISTRADOR DE TABLAS, para el funcionario
responsable de actualizar los diferentes catlogos del sistema, permitiendo para cada uno el
derecho de agregar, modificar y borrar informacin
VIII.3.4 Generacin de Indices

La opcin GENERACION DE INDICES permite reconstruir los ndices de las bases de datos del
Ssepi cuando stos se daan por factores como cambios bruscos en el fluido elctrico, virus,
etc.
Se recomienda hacer uso de la opcin GENERACION DE INDICES cada vez que el sistema
despliegue un mensaje de ndice daado, etiqueta de indice no existe y al menos una vez a
la semana.
VIII.3.5 Regeneracin de Grficas

Debido a inconvenientes causados por cadas del fluido elctrico las grficas de productos,
indicadores y avance fsico financiero pueden perder el vnculo del campo que guarda la
grfica con el modelo de grfico a utilizar, impidiendo la generacin de las mismas. Por lo
tanto, la opcin REGENERACION DE GRAFICAS permite reconstruir automticamente dichas
grficas.
VIII.3.6 Depuracin de las Bases de Datos

La opcin DEPURACION DE LAS BASES DE DATOS permite borrar fsicamente de las bases
aquellos registros que tan solo han sido borrados lgicamente (marcados como borrados
pero no suprimidos realmente). El borrado fsico los suprime realmente y libera espacio de las
bases utilizado innecesariamente.
Al iniciar el proceso de DEPURACION DE LAS BASES DE DATOS el sistema despliega un mensaje
recordando la necesidad de cerrar las bases. El botn ACEPTAR inicia el proceso. Al
concluirse ste el sistema despliega otro mensaje indicando si se realiz correctamente o no.
VIII.3.7 Indices Banco de Costos

La opcin INDICES BANCO DE COSTOS permite reconstruir los ndices de las bases de costos
del Ssepi cuando stos se daan por factores como cambios bruscos en el fluido elctrico.
Se recomienda hacer uso de la opcin INDICES BANCO DE COSTOS cada vez que el sistema
despliegue un mensaje de ndice daado y al menos una vez a la semana.
Ficha Tcnica
176

VIII.3.8 Configuracin del Sistema

A partir de la opcin CONFIGURACION DEL SISTEMA le facilita al administrador dos (2)
acciones. La primera es cambiar el nombre de la Instalacin del Ssepi, y la segunda es
cambiar o actualizar el Ao de configuracin del Ssepi, con el fin que si al final del ao
calendario no se han terminado de ingresar los proyectos del ao inmediatamente anterior,
pueda hacerse hasta el da en que el administrador provoque el cambio de dicho ao. Este
ao tiene efectos en la vigencia de los proyectos, en la vigencia del plan de desarrollo, en la
programacin de las inversiones, en la transferencia de informacin y en algunos procesos
que toman como base para las operaciones matemticas este ao.
VIII.3.9 Ajustar Bases de Datos

La opcin AJUSTAR BASES DE DATOS permite al administrador la posibilidad de corregir daos
en las tablas de datos que conforman la base de datos del Ssepi, donde el error mas
frecuente es el no reconocimiento de las tablas de datos por FoxPro. Al efectuar este proceso
no es ciento por ciento seguro que las arregle, de aqu la importancia de la copias de
seguridad que se manejen.
VIII.3.10 Ajustar Campos Memo

La opcin AJUSTAR CAMPOS MEMOS (en los campos memos se pueden guardar imgenes
como grficas, fotos, etc., y textos que superan los 254 caracteres permitidos en un campo
de tipo caracter) permite al administrador la posibilidad de corregir daos en las tablas de
datos que almacenan grficas como productos, indicadores y seguimiento fsico financiero,
donde el error mas frecuente es la imposibilidad de accesar la tabla por problemas con los
campos memos. Al efectuar este proceso no es ciento por ciento seguro que las arregle, de
aqu la importancia de la copias de seguridad que se manejen.
VIII.3.11 Ajustar Todo

La opcin AJUSTAR TODO permite al administrador efectuar en un solo paso las dos opciones
anteriores.
Ficha Tcnica
177

IX.
FICHA TECNICA
La versin 5.0 del sistema fue diseada por el Departamento Nacional de Planeacin de la
Repblica de Colombia, con la siguiente ficha tcnica:
Coordinacin General:
SONIA CANCINO ACUA

Coordinadora Grupo Asesor a Programas y Proyectos de
Inversin Nacional
Coordinacin Diseo y Desarrollo
HECTOR MAURICIO PARRA DUSSAN

Ingeniero de Sistemas
Desarrollo:
JAIRO JAVIER YEPES ESCOBAR

Ingeniero de Sistemas
El Ssepi en sus versiones anteriores recibi el apoyo financiero de la Misin Social, el PDI, la
Red de Solidaridad Social, el FIS, el DRI, la Findeter, la Red Nacional de Bancos de Programas
y Proyectos y la Direccin de Desarrollo Territorial y el Grupo Asesor a Programas y Proyectos
de Inversin Pblica del Departamento Nacional de Planeacin.
Cualquier inquietud, sugerencia o comentario favor enviarlo a la siguiente direccin:
Direccin de Inversiones y Finanzas Pblicas
Grupo Asesor a Programas y Proyectos de Inversin Pblica
Calle 26 No. 13 19 Piso 10
Telfono: (57-1) 5960300 5663666 Ext. 2290
Fax: (57-1) 5999550 5999551
Bogot D.C., Colombia
E-mail: webBpin@dnp.gov.co
Ficha Tcnica
178

X.
ANEXO 1: ENTIDADES
FINANCIACION
FINANCIADORAS
Entidad
Fuente de
Financiadora
Financiacin
FUENTES
DE
Cdigo
MUNICIPIO
Municipio
Ingresos corrientes (excluidas Sistema General de M00Pxx
Participaciones, SGP y transferencias del presupuesto a los
EP municipales)
Recursos de capital
M00Kxx
Sistema General de Participaciones, SGP al municipio M00Yxx

(excluidas las transferencias del SGP a los EP municipales)
Sistema General de Participaciones, SGP
M00Sxx
Fondos especiales
M00Exx
Recursos de funcionamiento
M00Fxx
Sin asignacin
M00Axx
Establecimientos pblicos del orden municipal

Rentas propias del EP municipal
M01Pxx
Recursos de capital del EP municipal
M01Kxx
Transferencias del presupuesto al EP municipal
M01Txx
Transferencias del SGP a EP municipal
M01Yxx
M01Sxx
Recursos de funcionamiento del EP municipal
M01Fxx
Empresas industriales y comerciales del orden municipal

Rentas propias de la EIC municipal
M26-M50Pxx
Recursos de capital de la EIC municipal
M26-M50Kxx
Recursos de funcionamiento de la EIC municipal
M26-M50Fxx
Sociedades de economa mixta del orden municipal

Rentas propias de la SEM municipal
M51-M75Pxx
Recursos de capital de la SEM municipal
M51-M75Kxx
Recursos de funcionamiento de la SEM municipal
M51-M75Fxx
Anexo 1: Entidades Financiadoras y Fuentes de Financiacin
179

DEPARTAMENTO
Departamento
Ingresos corrientes (excluido el Sistema General de D00Pxx
Participaciones, SGP y las transferencias del presupuesto a
los EP departamentales)
Recursos de capital
D00Kxx
D00Sxx
Fondos Especiales
D00Exx
D00Fxx
Sin asignacin
D00Axx
Establecimientos pblicos del orden departamental

Rentas propias del EP departamental
D01Pxx
Recursos de capital del EP departamental
D01Kxx
Transferencias del presupuesto al EP departamental
D01Txx
D01Sxx
Recursos de funcionamiento del EP departamental
D01Fxx
Empresas industriales y comerciales del orden departamental

Rentas propias de la EIC departamental
D26-D50Pxx
Recursos de capital de la EIC departamental
D26-D50Kxx
Recursos de funcionamiento de la EIC departamental
D26- D50Fxx
Sociedades de economa mixta del orden departamental

Rentas propias de la SEM departamental
D51-D75Pxx
Recursos de capital de la SEM departamental
D51-D75Kxx
Recursos de funcionamiento de la SEM departamental
D51-D75Fxx
NACION
Establecimientos del orden central nacional
Ingresos corrientes
N00Pxx
Recursos de capital
N00Kxx
Contribuciones parafiscales
N00Cxx
N00Fxx
Sin asignacin
N00Axx
Establecimientos pblicos del orden nacional

Rentas propias del EP del orden nacional
N01-N25Pxx
Recursos de capital del EP del orden nacional
N01-N25Kxx
Recursos de funcionamiento del EP del orden nacional
N01-N25Fxx
180

N01: DRI 3
N02: FIS 3
N03: RSS 3
Empresas industriales y comerciales del orden nacional
Rentas propias de la EIC del orden nacional
N26-N50Pxx
Recursos de capital de la EIC del orden nacional
N26-N50Kxx
Recursos de funcionamiento de la EIC del orden nal.
N26-N50Fxx
N26: FINDETER 3
Sociedades de economa mixta del orden nacional
Rentas propias de la SEM del orden nacional
N51-N75Pxx
Recursos de capital de la SEM del orden nacional
N51-N75Kxx
Recursos de funcionamiento de la SEM del orden nal.
N51-N75Fxx
Fondos Especiales del orden nacional

Transferencias del PGN al fondo
N76-N99Txx
Recursos del crdito del fondo especial del orden nacional
N76-N99Rxx
N76: FIU 3
N77: FCV 3
N78: FNR 3
N79: FIR - COSTA ATLANTICA
N80: FIR - CENTRO ORIENTE
N81: FIR- OCCIDENTE
N:82 FIR ORINOQUIA
N83: FIR AMAZONIA
Comunidad
Recursos propios
C00Pxx
Para el caso de entidades territoriales distritales.

En rigor, este rubro no es una fuente de financiacin sino una aplicacin del gasto. No
obstante, dado que algunos proyectos incorporan recursos destinados a funcionamiento
para su financiacin o ejecucin, se conserva este rubro con el objeto de captar dichos
casos.
3
A pesar que los Fondos del Sistema Nacional de Cofinanciacin se encuentran en

proceso de liquidacin, se siguen teniendo en cuenta para efectos de esta clasificacin, ya
que pueden haber proyectos en el Ssepi que apunten a ellos .
181

La tabla anterior muestra la codificacin que se estableci para las entidades y fuentes de
financiacin mas corrientes en los diferentes niveles administrativos.
La clasificacin, en los diferentes proyectos, de las entidades y fuentes de financiacin, de
acuerdo con esta codificacin, permite a las distintas entidades y dependencias de la
administracin preparar, durante la etapa de programacin de las inversiones, sus
anteproyectos de inversin seleccionando, segn criterios propios, aquellos proyectos a
financiar hasta la utilizacin total de la cuota de inversin que le fue asignada.
La codificacin de las entidades y fuentes de financiacin tiene la siguiente estructura:
ENTIDADES FINACIADORAS
El cdigo de la entidad financiadora es de tres (3) posiciones de longitud y est compuesto
por:
M: entidad del orden municipal, D: entidad del orden departamental, N: entidad del orden
nacional, C: entidad de la comunidad.
Los dos (2) dgitos numricos que siguen al dgito alfabtico pueden asumir los siguientes
valores:
En el caso de entidades municipales y departamentales, si stas son del sector central
asumen el valor 00, si son establecimientos pblicos asumen el valor 01, si son empresas
industriales y comerciales asumen valores entre 26 y 50, y si son sociedades de economa
mixta asumen valores entre 51 y 75.
En las entidades nacionales hay dos casos que difieren de los anteriores: en el de
establecimientos pblicos puede asumir valores entre 01 y 25 y en el de fondos especiales
puede asumir valores entre 76 y 99.
En el caso de la comunidad asumen siempre el valor 00.
FUENTES DE FINANCIAMIENTO
El cdigo de la fuente de financiacin es de seis (6) posiciones de longitud donde las tres
primeras provienen de la Entidad Financiadora. Las tres posiciones siguientes tienen:
Para el caso de fuentes de financiacin de entidades municipales.
corrientes, excluidas las transferencias de los ingresos corrientes de la nacin y las
transferencias del presupuesto a los establecimientos pblicos municipales), K (Recursos de
capital), Y (Transferencias de los ingresos corrientes de la nacin al municipio, excluidas las
transferencias de los ingresos corrientes de la nacin a los establecimientos pblicos
municipales), S (Situado Fiscal, para el caso de entidades territoriales distritales), E (Fondos
especiales), F (Recursos de funcionamiento) o A (sin asignacin, cdigo que se utiliza
cuando se desconoce la fuente especfica).

pblico), Y (Transferencias de los ingresos corrientes de la nacin al establecimiento pblico),
S (Situado Fiscal, para el caso de entidades territoriales distritales) o F (Recursos de
funcionamiento).
182


de funcionamiento).
Para el caso de entidades departamentales
corrientes, excluido el situado fiscal y las transferencias del presupuesto a los establecimientos
pblicos departamentales), K (Recursos de capital), C (Contribuciones parafiscales), S
(Situado fiscal), E (Fondos Especiales), F (Recursos de funcionamiento) o A (sin asignacin,
cdigo que se utiliza cuando se desconocer la fuente especfica).

pblico), S (Situado Fiscal) o F (Recursos de funcionamiento).

de funcionamiento).
Para el caso de entidades nacionales
corrientes), K (Recursos de capital), C (Contribuciones parafiscales), F (Recursos de
especfica).
Si la entidad es un establecimiento pblico, una empresa industrial y comercial o una

sociedad de economa mixta puede asumir los siguientes valores: P (Rentas Propias), K
(Recursos de capital) o F (Recursos de funcionamiento).
Si la entidad es un Fondo especial puede asumir los siguientes valores: T (Transferencias del
PGN al fondo) o R (Recursos del crdito)
Para el caso de entidades de la comunidad
solo puede asumir el valor P (Recursos propios).

Los dos (2) dgitos numricos que siguen al dgito alfabtico, se dejan de libre utilizacin por
parte de la entidad territorial para que pueda diferenciar entre fuentes de financiacin del
mismo tipo.
Para algunas entidades financiadoras del nivel nacional se definieron sus cdigos: los
fondos de cofinanciacin, los fondos de inversin regional, etc. Con el objeto de manejar
informacin susceptible de ser comparada, estos cdigos no deben ser modificados.
183

XI. ANEXO 2: VARIABLES MINIMAS REQUERIDAS DURANTE EL

INGRESO DE INFORMACION SOBRE EL PROYECTO A TRAVES DE SU
CICLO DE VIDA
La captura de informacin sobre los proyectos de inversin al Ssepi, exige el ingreso de un
mnimo de variables relativas al proyecto durante todo su ciclo de vida. Para que el usuario
no se vea bloqueado respecto de estas variables exigidas por el sistema para dejarlo
proceder con bloques subsiguientes de informacin, a continuacin se relacionan dichas
variables. Estas hacen referencia exclusivamente al subsistema de PROGRAMACION Y
SEGUIMIENTO.
En la ventana DATOS BASICOS
Variables requeridas: Nombre del proyecto, Entidad que presenta el proyecto al banco y
Fecha de radicacin.
En la ventana CLASIFICACION
Variables requeridas: Tipo especfico de Gasto, Sector, Vigencia de Ejecucin Inicial y Final,
Cantidad de producto del proyecto, Aos de vida del proyecto y Plazo estimado de
ejecucin.
En la ventana PROBLEMA/OBJETIVO/ALTERNATIVA/JUSTIFICACION
Variables requeridas: Problema, Objetivo, Alternativa seleccionada, al menos un Programa
del plan de desarrollo municipal y/o departamental, rea afectada (al menos una) y
poblacin afectada y su unidad de medida.
En la ventana UBICACION GEOGRAFICA
Variables requeridas: rea geogrfica (al menos una).
En la ventana AREA BENEFICIADA
Variables requeridas: rea beneficiada (al menos una).
En la ventana PRESUPUESTO
Variables requeridas: categora de inversin (al menos una), actividad (al menos una de
cada categora de inversin).
Funciones requeridas: Para poder seguir a la ventana PROGRAMACION FISICA FINANCIERA se
debe haber calculado el presupuesto (botn CALCULAR) y transferido el presupuesto (botn
TRANSFERIR).
En la ventana PROGRAMACION FISICA FINANCIERA
Variables requeridas: Fecha de inicio de programacin y Perodo.
En la ventana ESTRUCTURA FINACIERA
Variables requeridas: datos sobre fuentes de financiacin, para al menos una vigencia
presupuestal.
En la ventana PRESUPUESTO DE OPERACION
Variables requeridas: datos sobre costos de operacin, para al menos una entidad y fuente
de financiacin.
En la ventana PRODUCTOS
Variables requeridas: productos (al menos uno y su meta programada)
Anexo 2: Variables Mnimas Requeridas durante el Ingreso de Informacin sobre el Proyecto a travs de su Ciclo de Vida
184

En la ventana INDICADORES
Variables requeridas: indicadores de evaluacin (al menos uno)
En la ventana OTROS DATOS DE FORMULACION
Variables requeridas: Estado actual del proyecto y requerimiento o no de Licencia ambiental.
En la ventana RESPONSABLE CONCEPTO DE VIABILIDAD
Variables requeridas: concepto de viabilidad del nivel municipal y/o departamental .
En la ventana EVALUACION DEL PROYECTO
Variables requeridas: responsables y fechas de los anlisis Tcnicos, Institucionales, SocioEconmicos, Ambientales, Financieros y el Coordinador General del Proyecto.
En la ventana REGISTRO
Variables requeridas: Fecha de ingreso a la etapa
En la ventana APROBACION
Variables requeridas: Fecha de aprobacin.
Anexo 2: Variables Mnimas Requeridas durante el Ingreso de Informacin sobre el Proyecto a travs de su Ciclo de Vida
185

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MANUAL DEL USUARIO

Direccin de Inversiones y Finanzas Pblicas

Bogot D.C., Diciembre de 2005

Departamento Nacional de Planeacin

Departamento Nacional de Planeacin

Base Conceptual del Sistema6

Usuarios del Sistema..9

Requerimientos fsicos y lgicos....................................................................................................9

Derechos de Autor de la aplicacin Informtica..................................................................10

II. FUNCIONAMIENTO BASICO DEL SISTEMA...........................................................11

Mensajes del Sistema....................................................................................................................20

III. ELEMENTOS BASICOS DEL SISTEMA......................................................................21

Subsistema de Informacin del Proyecto.........................................................................23

Subsistema de Transferencia de Informacin.................................................................24

Subsistema de Recepcin MGA....25

Funciones de los submens Informes, Utilitarios y Mantenimiento..............................26

SUBSISTEMA DE PROGRAMACION Y SEGUIMIENTO....27

Componente de Concepto de Viabilidad......................................................................93

Componente de Registro de Proyectos...........................................................................99

Componente de Programacin de la Inversin...........................................................100

Componente de Seguimiento a la Ejecucin...............................................................107

Componente de Operacin del Proyecto....................................................................125

Componente de Banco de Costos.........................................................................................146

SUBSISTEMA DE TRANSFERENCIA DE INFORMACION.153

Transferencia de Informacin de Poai............................................................................155

Transferencia de Informacin de Radicacin..............................................................156

Transferencia de Informacin de Viabilidad...158

Transferencia de Informacin de Registro159

Departamento Nacional de Planeacin

Transferencia de Informacin de Seguimiento.160

FICHA TECNICA..................................................... ......................................178

ANEXO 1: ENTIDADES FINANCIADORAS Y FUENTES DE FINACIACION..178

Departamento Nacional de Planeacin

El Sistema de Seguimiento y Evaluacin de Proyectos de Inversin, Ssepi, surge de la

Departamento Nacional de Planeacin

Departamento Nacional de Planeacin

de generar los reportes dando la posibilidad de definir el ordenamiento de las variables a

Elementos Bsicos del Sistema

Departamento Nacional de Planeacin

Por otro lado, se permite la articulacin de la Unidad de Consolidacin de Informacin de

Viabilidad: La herramienta en esta versin se adecuo para el manejo de la viabilidad con

Elementos Bsicos del Sistema

Departamento Nacional de Planeacin

Localizacin: Se estandariza el manejo de las localizaciones, hasta el punto de manejar 5

Elementos Bsicos del Sistema

Departamento Nacional de Planeacin

Elementos Bsicos del Sistema

Departamento Nacional de Planeacin

Base conceptual del sistema

El Sistema de Seguimiento y Evaluacin de Proyectos de Inversin, Ssepi, se dise y

Metodologa General Ajustada.

Programacin de Inversiones: Con la certeza que el proyecto es viable, es decir

Departamento Nacional de Planeacin

las diferentes dependencias de la administracin pblica, con la coordinacin de la oficina

Departamento Nacional de Planeacin

Elementos Bsicos del Sistema

Departamento Nacional de Planeacin

Usuarios del sistema

Requerimientos fsicos y lgicos

La herramienta utilizada en el desarrollo del Ssepi fue la herramienta de desarrollo FoxPro

Elementos Bsicos del Sistema

Departamento Nacional de Planeacin