Cuentas de orden

Introduccin al concepto
Los efectos de las operaciones realizadas por la entidad, registradas en las
cuentas primeramente conocidas de activo, pasivo y capital, se ven impresos en
su situacin financiera que permite, a los interesados en dicha informacin,
realizar una toma de decisiones basadas en los datos obtenidos a fin de lograr los
objetivos deseados. Dentro de los registros de las cuentas de activo, pasivo y
capital se encuentran plasmados los valores reales, los cuales son los valores que
afectan o modifican a las cuentas de balance (activo y pasivo) y de resultados de
la entidad. No obstante, existen otro tipo de operaciones que no afectan
directamente los recursos ni sus fuentes pero que su futuro efecto es evidente.
Son valores contingentes aquellos que no afectan o modifican a las cuentas de
activo, pasivo y capital, mientras la contingencia perdure ya que al realizarse,
llegan a convertirse en valores reales. Para el registro y presentacin de
informacin contingente es necesario el empleo de las cuentas de orden, tema
que se presentar a continuacin con el apoyo referencial de cuatro fuentes
distintas con funcin complementaria entre s con propsito de obtener un claro y
acertado concepto de las mismas.
Como primera referencia tenemos la obra de Romero Lpez Javier, Contabilidad
Intermedia; de Lara Flores Elas con la colaboracin de Lara Ramrez Leticia,
Segundo curso de contabilidad; tambin contaremos con Contabilidad Superior
por Moreno Fernndez Joaqun, y finalmente hemos adquirido la cuarta y ltima
fuente de un enlace electrnico cuyo autor original queda implcito pero que se le
conceden los crditos correspondientes por los fragmentos de su trabajo,
realizado y compartido va internet, presentes en el siguiente trabajo.
Primeramente es necesario definir el concepto del tema principal que se tratar a
continuacin. Por tanto, tomaremos como cuentas de orden a toda cuenta o
registro que se utiliza para contabilizar las transacciones u operaciones que no
afectan el activo, pasivo, capital y resultados de la entidad, pero que son
necesarias de registrar a fin de recordatorio, consignar derechos u obligaciones

contingentes y, de

igual

forma, para

el

control

de

algunos aspectos

administrativos. Todo lo anterior conforma la idea primordial que comparten las

cuatro fuentes presentes.
Otro punto importante de mencionar es que el registro de las cuentas de orden, al
igual que las cuentas de activo, pasivo y capital, es regido en sentido del trmino
de

partida doble. Recordando este ltimo trmino se requiere que con cada

operacin que se realice debe registrarse un cargo y un abono.

Por lo anterior es que al utilizar estas cuentas suelen abrirse en pares y con
naturalezas contrarias, lo cual hace referencia a que la primera cuenta debe ser
deudora y la segunda acreedora, compensando sus movimientos entre ambas.

Clasificacin
Segn las fuentes dependiendo cual sea el caso en que se deba establecer
cuentas de orden, pueden ser clasificadas en los valores siguientes:

Valores ajenos: En este grupo se encuentra el importe total de los valores

y bienes ajenos que se reciben como las mercancas en comisin, los

depsitos en prensa y los bienes en comodato.

Valores Contingentes: A este grupo lo forma el importe total de los
derechos y obligaciones contingentes, as como la emisin de las
obligaciones. Algunos ejemplos son los documentos endosados o
descontados, los avales otorgados, los juicios pendientes y los seguros

contratados.
Cuentas de registro/valores de control: En estas se registra el importe
total de las operaciones ya asentadas, cuyo registro se duplica con fines de
control desde un punto de vista distinto como la depreciacin fiscal y las
consignaciones a precio alzado. Tres de los autores manejan en su
clasificacin esta forma pero uno de ellos, Romero Lpez Javier, le ha
nombrado diferente (segundo nombre). Pese a esta variante del nombre se
refieren a la misma idea a diferencia de Moreno Fernndez,
emplea este grupo como parte de su clasificacin.

quien no

El cuarto y ltimo grupo de clasificacin presentado, se encuentra dentro de las

clasificaciones realizadas por Romero Lpez y Moreno Fernndez en sus
respectivas obras, quienes emplearon nombres diferentes para referirse al mismo
grupo y es el siguiente:

Valores emitidos/valores de control: Aqu se registran los valores

emitidos que requieren un control especial. El responsable de su custodia
es el emisor.
Cuando los valores son puestos en circulacin se afectan a las cuentas del
estado de situacin financiera y de resultados, tales como emisin de
obligaciones, emisin de billetes de banco, emisin de billetes de lotera y
emisin de boletos

Nomenclatura de las cuentas

Para asignar los ttulos o nombres a las cuentas de orden es necesario que estos
cumplan con precisin, claridad y facilidad de comprensin, puesto que con esto
se tiene como fin brindar e interpretar sencillamente su concepto, valor o
movimiento. Cabe recordar que estas cuentas se llevan en el registro contable de
acuerdo al sistema de partida doble, es por ello que invariablemente deben
establecerse en pares de cuentas de las cuales la primera debe ser de naturaleza
deudora y consecuentemente la segunda deber tener naturaleza acreedora.
Los autores coinciden en que existen tres posibles maneras de denominar los
pares de cuentas que naturalmente deben ser nombrados a modo distinto, pero, a
la vez, semejantes entre s, y son las siguientes:

Nombres distintos pero relacionados. Por ejemplo: Mercancas en

comisin (deudora) y consignaciones recibidas (acreedora).

Nombres iguales contra. Se asigna el mismo nombre para ambas
cuentas, posponiendo la palabra contra en el ttulo de la segunda cuenta,
en otros trminos, de la cuenta acreedora. Ejemplo: Documentos

endosados (deudora) y documentos endosados contra (acreedora).

Mismo nombre con seal de su naturaleza. Se emplea un solo nombre
en el par de cuentas aadiendo, en ambas, la palabra referente a la

naturaleza perteneciente respectivamente (debe/haber). Como ejemplo:

Documentos descontados debe y documentos descontados haber.

Registro
Procedimientos para registrar movimientos
Respetando la dualidad econmica o partida doble es necesario que cada
movimiento realizado sea compensado. Con lo anteriormente establecido, se
coincide en que es adecuado el empleo de dos procedimientos para el registro de
los movimientos de las cuentas de orden:

Directo o paralelo: Son pertenecientes a este mbito cuando en un

asiento, tanto la cuenta deudora como la acreedora, son de orden, y no

intervienen las de balance.

Cruzado: Se presenta cuando en el registro de una transaccin se utiliza
como cuenta de cargo una cuenta de orden, y como cuenta de abono una
cuenta de balance o resultados, y en otro asiento relativo a la misma
operacin, se emplea una cuenta de balance o resultados como cuenta de
cargo, y como cuenta de abono, una cuenta de orden. Posteriormente los
saldos de las cuentas de orden son iguales.

Cuando se registran por movimientos directos, con frecuencia dejan de operarse

por olvido ya que los eventos que han sucedido se registran en cuentas de activo,
pasivo, capital y resultados, omitiendo el registro en las cuentas de orden. Esto no
puede suceder cuando las cuentas se operan a travs de movimientos cruzados,
ya que lo que sucedi debe afectar las cuentas de orden y las cuentas de activo,
pasivo, capital o resultados, a travs de un procedimiento de registro cruzado, en
donde las cuentas de orden quedan necesariamente actualizadas.

Presentacin de las cuentas de orden en el balance

Su presentacin en los estados financieros se hace generalmente a travs de
notas que forman parte integrante de los estados financieros. En algunas

ocasiones, la informacin financiera se revela al pie del estado de situacin

financiera.
La forma ms generalizada de presentarlas en el balance general consiste en
agruparlas dentro de la clasificacin anteriormente descrita.
VALORES AJENOS

Depsitos en prenda

Este tipo de depsitos puede derivar de transacciones celebradas por la entidad

en las cuales, desea garantizar el cobro y puede estar representado en efectivo o
bienes.
Depsitos en prenda
Se carga:
1.-Del importe del valor nominal del efectivo o del valor de los bienes recibidos en
depsito como garanta de las transacciones realizadas
Se abona:
1.-Del importe del valor nominal del efectivo del valor de los bienes devueltos al
finalizar la transaccin a satisfaccin de la empresa.
Saldo:
Su saldo es deudor y representa el valor nominal del efectivo o el valor de los
bienes, recibidos en depsito, como garanta de transacciones realizadas, los
cuales son propiedad de terceros.
Depositantes en prenda
Se carga:
1.-Del importe del valor nominal del efectivo del valor de los bienes devueltos al
finalizar la transaccin a satisfaccin de la empresa.
Se abona:

1.-Del importe del valor nominal del efectivo o del valor de los bienes recibidos en
depsito como garanta de las transacciones realizadas
Saldo:
Su saldo es deudor y representa el valor nominal del efectivo o el valor de los
bienes, recibidos en depsito, como garanta de transacciones realizadas, los
cuales son propiedad de terceros.

Mercancas en comisin/consignacin

Se le denomina mercancas en comisin a toda mercanca remitida por una

empresa hacia un comisionista, quien deber venderlas a cuenta de la empresa y
de acuerdo con las instrucciones establecidas por la misma. Esta cuenta se utiliza
para registrar las operaciones relacionadas con mercancas que se reciben en
comisin para su venta. El comisionista, al actuar en nombre del comitente, no
contrae obligacin propia, sino como simple mandatario mercantil. En estas
circunstancias al recibir las mercancas no pueden registrarse en las cuentas del
activo del ente econmico porque son propiedad del comitente.
CUENTAS
Mercancas en comisin
Se carga:
1.- Del precio de costo de las mercancas recibidas del comitente para su venta.
2.- Del precio de costo de las mercancas devueltas al comisionista por los
clientes.
Se abona:
1.-Del precio de costo de las mercancas vendidas por el comisionista.
2.-Del precio de costo de las mercancas devueltas al comitente por el
comisionista.
Saldo:

Su saldo es deudor y representa el precio de costo de las mercancas propiedad

de comitente, en poder del comisionista.
Comitente cuenta de mercancas
Se carga:
1.-Del precio de costo de las mercancas vendidas por el comisionista.
2.-Del precio de costo de las mercancas devueltas al comitente por el
comisionista.
Se abona:
1.-Del precio de costo de las mercancas recibidas del comitente para su venta.
2.-Del precio de costo de las mercancas devueltas al comisionista por los clientes.
Saldo:
Su saldo es acreedor y representa el precio de costo de las mercancas propiedad
del comitente en poder del comisionista.
Caja del comitente
Se carga:
1.-Del valor nominal de los fondos recibidos del comitente.
2.-Del valor nominal del efectivo cobrado por el comisionista por las ventas de
contado.
3.-Del valor nominal del efectivo cobrado por el comisionista a los clientes por las
ventas a crdito.
Se abona:
1.-Del valor nominal del efectivo pagado por gastos efectuados por el comisionista
a cuentas del comitente.
2.-Del valor nominal de la comisin cobrada por el comisionista al comitente.

3.-Del valor nominal de las remesas que el comisionista hace al comitente.

Saldo:
Su saldo es deudor y representa el valor nominal del efectivo propiedad del
comitente en poder del comisionista.
Comitente, cuenta caja
Se carga:
1.-Del valor nominal del efectivo pagado por gastos efectuados por el comisionista
a cuentas del comitente.
2.-Del valor nominal de la comisin cobrada por el comisionista al comitente.
3.-Del valor nominal de las remesas que el comisionista hace al comitente.
Se abona:
1.-Del valor nominal de los fondos recibidos del comitente.
2.-Del valor nominal del efectivo cobrado por el comisionista por las ventas de
contado.
3.-Del valor nominal del efectivo cobrado por el comisionista a los clientes por las
ventas a crdito.
Saldo:
Su saldo es acreedor y representa el valor nominal del efectivo propiedad del
comitente en poder del comisionista.
Clientes del comitente
Se carga:
1.-Del importe de las ventas realizadas a crdito por el comisionista.
Se abona:
1.-Del importe de los cobros realizados por el comisionista por las ventas a crdito.

2.-Del importe de las mercancas devueltas por los clientes al comisionista.

Saldo:
Su saldo es deudor y representa las cuentas por cobrar a clientes del comitente.
Comitente, cuenta clientes
Se carga:
1.-Del importe de los cobros realizados por el comisionista por las ventas a crdito.
2.-Del importe de las mercancas devueltas por los clientes al comisionista.
Se abona:
1.-Del importe de las ventas realizadas a crdito por el comisionista.
Saldo:
Su saldo es deudor y representa las cuentas por cobrar a clientes del comitente.
PROCEDIMIENTO GLOBAL
En este procedimiento, se registran todas las operaciones relacionadas
directamente en una cuenta denominada mercancas en consignacin.
La cuenta de mercancas en consignacin tiene un movimiento muy semejante al
de la cuenta de mercancas generales; por lo que respecta a su saldo, este
representa el inventario final de mercancas en consignacin.
Mercancas en consignacin:
Se carga:
1.- Del precio del costo de las mercancas remitidas en consignacin.
2.- Del importe de los gastos que origine la remesa de mercancas.
3.- Del importe de los gastos que el comisionista efecte por cuenta del comitente,
para la administracin y venta de las mercancas a l consignadas.
4.- Del importe de la comisin a favor del comisionista.

5.- Al fin del ejercicio, del importe de la utilidad neta en la venta de las mercancas
en consignacin.
Se abona:
1.- Del importe de las ventas efectuadas.
2.- Del precio de costo de las mercancas devueltas por el comisionista.
Su saldo:
Es deudor y representa el costo del inventario final de mercancas en
consignacin, el cual se debe presentar en el balance general, dentro del activo
circulante.
El importe de los adeudos que resulten a cargo de los comisionistas por las ventas
y cobros que hayan efectuado, as como los gastos y comisiones a su favor, se
registran en la cuenta colectiva comisionistas, con indicacin, del nombre del
comisionista para hacer que el pase a la subcuenta correspondiente.
PROCEDIMIENTO ANALITICO
Al emplear este procedimiento, las cuentas que se usan en la contabilidad del
comitente, para registrar las operaciones que originan las mercancas en
consignacin, son las siguientes:
Mercancas en consignacin:
Se carga:
1.- Del costo de las mercancas que se remiten al comisionista.
Se abona
1.- Del costo de las mercancas devueltas por el comisionista.
2.- Al finalizar el ejercicio, del costo de las ventas efectuadas por el comisionista.
Su saldo:

Es deudor y representa el costo del inventario final de mercancas en

consignacin, el cual se debe presentar en el balance general, dentro del activo
circulante.
Ventas de mercancas en consignacin
Se abona:
1.- Del importe de las ventas efectuadas por el comisionista.
Se carga:
1.- Al finalizar el ejercicio, del costo de las ventas efectuadas por el comisionista.
2.- Al terminar el ejercicio, del importe del saldo de la cuenta de los gastos de
venta de mercancas de consignacin.
Su saldo:
Durante el ejercicio, el saldo de esa cuenta es acreedor y representa el importe de
las ventas efectuadas por el comisionista; al terminar el ejercicio, despus de
haber recibido el costo de las ventas y los gastos de venta de mercancas en
consignacin, podr ser deudor o acreedor.
Si es deudor, representa la prdida neta en ventas de mercancas de
consignacin, y si es acreedor, la utilidad neta, cualquiera que sea su saldo se
debe traspasar a la cuenta de prdidas y ganancias.
Gastos de venta de mercancas en consignacin
Se carga:
1.- Del importe de los gastos (fletes y acarreos, seguros, almacenaje, propaganda,
comisiones, etc.) que origine la remesa, administracin y venta de las mercancas
en consignacin, efectuados por el comitente o por el comisionista, en el ltimo
supuesto, solo que sea por cuenta del comitente.
Su saldo:

Es deudor y representa el importe total de los gastos ocasionados por la remesa,

administracin y ventas de las mercancas en consignacin, al terminar el
ejercicio, dicho saldo se debe traspasar a la cuenta de ventas de mercancas en
consignacin.
Para determinar la utilidad bruta en la venta de mercancas en consignacin, es
preciso conocer el costo de las ventas efectuadas por el comisionista, el cual se
obtiene multiplicando los artculos vendidos por su precio de costo.
PROCEDIMIENTO DE INVENTARIOS PERPETUOS
Consiste solo en registrar las operaciones que originan las mercancas en
consignacin, de tal manera que se pueda conocer, en cualquier momento, el
importe de inventario final de mercancas en poder del comisionista y, adems, la
utilidad o prdida obtenida en la venta de mercancas en consignacin. Las
cuentas que se establecen para registrar las operaciones relacionadas
directamente con el envo, administracin y venta de las mercancas consignadas
a comisionistas, son:
Mercancas en consignacin
Se carga:
1.- Del costo de las mercancas que se remiten al comisionista.
Se abona:
1.- Del costo de las mercancas devueltas por el comisionista.
2.- Del costo de las ventas efectuadas por el comisionista.
Su saldo:
Es deudor y representa el costo del inventario final de mercancas en
consignacin, el cual se debe presentar en el balance general, dentro del activo
circulante.
Costos y ventas de mercancas en consignacin

Se carga:
1.- Del costo de las ventas efectuadas del comisionista.
2.- Del importe de los gastos (fletes y acarreos, seguros, almacenaje, propaganda,
comisiones etc.) que origine la remesa, administracin y venta de las mercancas
en consignacin, efectuados por el comitente o por el comisionista.
Se abona:
1.- Del precio de venta de cada una de las mercancas vendidas por el
comisionista.
Su saldo:
Podr ser deudor o acreedor, segn sea mayor o menor el importe del costo y
gastos que el precio de venta de las mercancas vendidas, cuando es deudor,
representa la prdida neta en la venta de mercancas en consignacin, y si es
acreedor, la utilidad neta. Cualquiera que sea su saldo se debe traspasar en la
cuenta de prdidas y ganancias, por ser cuenta de resultados.
Al trmino de la comisin o al practicar el balance, se debe determinar el saldo de
la cuenta de los costos y ventas de mercancas en consignacin, si resulta deudor
presenta la prdida neta en ventas en consignacin, y si es acreedor, la utilidad
neta.
Consignaciones a precio alzado
Los procedimientos expuestos anteriormente, se han desarrollado considerando
que el comitente remite las mercancas al comisionista, dndole a conocer su
costo real; ahora se van a desarrollar en el supuesto de que el comitente no
declara al comisionista el costo real de las mercancas, sino a un precio
convencional, superior al costo real.
Precio alzado

Es el precio convencional de las mercancas que el comitente declara al

comisionista. El precio alzado puede ser el precio al que debe vender las
mercancas el comisionista o diferente a l.
Mtodos
Existen dos mtodos para controlar las operaciones de mercancas consignadas
a precio alzado y son las siguientes:

Estableciendo una cuenta complementaria de activo:

Consiste en manejar las cuentas de mercancas generales, inventario de

mercancas y almacn, segn el procedimiento que se emplee, a precio real, la de
mercancas en consignacin a precio alzado, y la diferencia entre ambos precios
registrarla en una cuenta complementaria de activo que podra llamarse diferencia
por precio alzado.
La cuenta de mercancas en consignacin se carga y abona de los mismos
conceptos antes vistos en cada procedimiento, pero ahora a precio alzado.
La cuenta de mercancas en consignacin se carga y abona de los mismos
conceptos antes vistos en cada procedimiento, pero ahora en precio alzado.
La cuenta de diferencia por precio alzado tiene movimiento invariablemente
contrario al de mercancas en consignacin, por la diferencia entre el costo real y
el precio alzado.
En el balance general, la cuenta de diferencia por precio alzado se presenta como
cuenta complementaria de activo, deduciendo su saldo acreedor de la cuenta de
mercancas en consignacin.
Presentacin en el balance
En el balance general no debe aparecer el inventario final de mercanca en
consignacin al precio alzado.

El costo real de inventario final de mercancas en consignacin se determina

restando el saldo de la cuenta de diferencia por precio alzado, del que tenga
cuenta de mercancas en consignacin.

Estableciendo cuentas de orden:

Este procedimiento consiste en registrar el costo real de las remesas de

mercancas, ventas efectuadas y devoluciones de mercancas hechas por el
comisionista, en cuentas de orden, el costo real se registra en cuantas de balance
y resultado, en tanto que el precio alzado se registra en cuentas de orden.
Las cuentas que se establecen para controlar el movimiento de las mercancas en
consignacin, a precio alzado, corresponden a las cuentas de registro, pues los
asientos que en ellas se registran son duplicados de los que se hacen en cuentas
de balance y resultados.
Las cuentas que se abren pueden denominarse:
Mercancas en consignacin a precio alzado
Se carga:
1.- Del precio alzado de las mercancas que se remiten al comisionista
Se abona:
1.- Del precio alzado de las mercancas devueltas por el comisionista.
2.- Del precio alzado de las mercancas vendidas por el comisionista.
Precio alzado de mercancas en consignacin
Se carga:
1.- Del precio alzado de las mercancas devueltas por el comisionista.
2.- Del precio alzado de las mercancas vendidas por el comisionista.
Se abona:
1.- Del precio alzado de las mercancas que se remiten al comisionista

Saldo:
El saldo de ambas cuentas debe ser numricamente igual, pero de naturaleza
contraria; representa el importe del inventario final de mercancas en
consignacin, a precio alzado, en poder del comisionista; dicho saldo se presenta
al pie del balance, dentro de las cuentas de registro.
VALORES CONTINGENTES

Documentos endosados o descontados

Se realiza con instituciones de crdito, transfiriendo los derechos de cobro sobre

los documentos por cobrar provenientes, principalmente, de sus ventas a crdito.
De esta manera la empresa recibe efectivo y paga una comisin e intereses por el
tiempo que transcurre a su vencimiento.
Existen dos opciones para tratar el descuento de documentos:
a)

Se registran los documentos descontados como una cuenta acreedora

complementaria de activo a la cuenta de documentos por cobrar, formando parte

integrante del estado de situacin financiera. La cuenta de activo sigue con saldo
hasta que se conoce que el cliente ha liquidado el documento.
b)

Se registra el descuento de los documentos disminuyendo el saldo de la

cuenta Documentos por cobrar y se abren cuentas de orden para registrar el

pasivo contingente.
VALORES EMITIDOS

Emisin de obligaciones

Al momento de efectuar la emisin y la colocacin de las obligaciones tambin se

acostumbra llevar un control de tales valores emitidos mediante el uso de cuentas
de orden, cuyo nombre puede ser Obligaciones emitidas y Emisin de
obligaciones.

Emisin de billetes de banco, billetes de lotera y boletos.

Tambin se controlan mediante cuentas de orden, que como se ha dicho se abren

por pares, una deudora y otra acreedora.
VALORES DE CONTROL

Depreciacin fiscal

Los cargos a resultados por la depreciacin afectan a los resultados de la

operacin desde el punto de vista financiero; sin embargo, para efectos fiscales, la
ley de ISR establece porcentajes mximos para efectos de deducibilidad y pago
de impuestos. En los casos en que la tasa de depreciacin contable difieran de las
tasas establecidas por la ley, para efectos de control, se deben establecer cuentas
de orden, que permitan revelar e informar a los interesados de los estados
financieros las cantidades aplicadas de depreciacin y la depreciacin por aplicar
sobre los valores de los activos depreciables, aplicando las tasas establecidas.
CUENTAS
Depreciacin por aplicar
Se carga:
1.-Del importe del precio de costo del activo al que se le aplicar la tasa de
depreciacin fiscal.
Se abona:
1.-Del importe de la depreciacin del ejercicio calculada sobre la tasa fiscal.
Su saldo:
Es deudor y representa el importe pendiente de depreciar a tasas fiscales.
Depreciacin aplicada
Se carga:
1.-Del importe de la depreciacin del ejercicio calculada sobre la tasa fiscal.
Se abona:

Su saldo:
Es deudor y representa el importe de la depreciacin aplicada cada ejercicio
(acumulada) calculada sobre tasas fiscales.
Activo depreciable
Se carga:
Se abona:
1.-Del importe del precio de costo del activo al que se le aplicar la tasa de
depreciacin fiscal.
Su saldo:
Es acreedor y representa el importe del precio de costo del activo al que se le
aplicarn tasas de depreciacin fiscal.

Referencias
ROMERO LPEZ JAVIER. Contabilidad Intermedia. Mxico: McGraw-Hill
Interamericana 2008.
ELIAS LARA FLORES Y LETICIA LARA RAMIREZ. Segundo curso de
contabilidad. Mxico: Trillas, 3ed. 2010
JOAQUIN MORENO FERNNDEZ. Contabilidad Superior. IMCP, 2ed. 2002