CLAVES PARA LA GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

DE UNA EMPRESA REGIONAL DE RAPIDO CRECIMIENTO.

Por: JULIO CESAR CAJAS G., MBA-CPA

24/01/2013

Introduccin.
La gestin de crecimiento y expansin es un tema importante para la gerencia general de una
organizacin, ya que es necesaria para buscar oportunidades y nuevos negocios para la
sobrevivencia y continuidad de la empresa.
La bsqueda de nuevos horizontes y
oportunidades tambin requiere un adecuado proceso de organizacin y control que permitan
una gestin ordenada y sostenible de expansin y crecimiento.
Las empresas que no tienen una visin de implementar desde el inicio un proceso ordenado
para el manejo de sus operaciones y negocios normalmente tendrn situaciones adversas que
requerirn de tiempo y recursos adicionales para enfrentarlas. Esto tambin puede llevar a la
prdida de eficiencia y recursos por la falta oportuna de estrategias y planes de accin para
administrar el crecimiento.
Es por ello la importancia de contar con una gestin administrativa y financiera que provea
oportunamente un soporte integral y sostenible a los procesos de expansin y crecimiento de la
organizacin.
Claves para la gestin administrativa y financiera en empresas de rpido crecimiento.
Las funciones claves de la gestin de administrativa y financiera de una organizacin con
planes de rpido crecimiento, internacional o local, deben dirigirse a:
1. Proveer apoyo gerencial en el plan estratgico de expansin y los planes de accin
necesarios para lograr los objetivos y metas establecidos.
2. Verificar que los planes, objetivos y metas sean congruentes, alcanzables y medibles.
3. Elaborar un anlisis FODA / PEST para determinar los pros y contras dentro del plan
estratgico.
4. Proporcionar recomendaciones de logstica y procesos a implementar para lograr la
estructura de apoyo al crecimiento proyectado.
5. Preparar proyecciones y presupuestos asociados al crecimiento estimado.
6. Evaluar los recursos disponibles y los adicionales requeridos, tales como: infraestructura,
capacidad instalada, personal, recursos financieros, costos y gastos asociados, etc.
7. Preparar modelos de escenarios para medir el impacto de los nuevos proyectos en las
operaciones actuales, las utilidades y rentabilidad.
8. Seguimiento oportuno de la ejecucin de los planes y actividades establecidas, el adecuado
uso y disponibilidad de los recursos asignados.
9. Realizar los cambios/ajustes necesarios para lograr los resultados esperados.
10. Reuniones peridicas con los diferentes equipos de trabajo y visitas al campo para el
monitoreo de las actividades y operaciones.

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Por: JULIO CESAR CAJAS G., MBA-CPA

24/01/2013

En una expansin y crecimiento internacional es importante conocer el ambiente econmico,

las condiciones polticas y legales en las que se desarrollar la operacin, con el propsito de
obtener un entendimiento adecuado del ambiente y entorno dentro del cual se desarrollarn
los nuevos negocios. Es importante contratar asesores locales del pas para que provean
informacin y recomendaciones tiles al plan, tales como registros y obligaciones legales y
fiscales, prcticas comerciales y financieras, niveles de seguridad, etc.
La gestin administrativa-financiera tambin debe considerar la fase de preparar internamente
a la organizacin con los cambios necesarios para absorber y controlar el plan de expansin.
La necesidad de modificar la estructura de la organizacin (crecimiento horizontal y vertical),
niveles de autoridad y comunicacin, sistemas y flujo de la informacin, un sistema financiero
gerencial al cual se puedan incorporar las nuevas operaciones y procesos para obtener
informacin consolidada para anlisis y toma de decisiones.
Se debe crear y fomentar un ambiente de cultura y prcticas corporativas aplicadas a nivel
global en toda la organizacin. Bsicamente desplegar la cultura, las prcticas, los
procedimientos/lineamientos y sistemas aplicados a nivel de casa matriz para que todas las
unidades de negocio, locales y regionales, las apliquen y se encuentren alineadas de manera
uniforme.

Funcin y gestin administrativa y financiera.

El rea administracin y finanzas en una organizacin tiene un rol importante debido a su
funcin como eje principal de apoya al desarrollo integral de la organizacin. El rea
administrativa y financiera no puede funcionar en forma aislada a las actividades que realizan
las otras reas de la organizacin.
La funcin integral est enfocada a las relaciones, operaciones y acciones que deben
realizarse en conjunto con las reas de gerencia general, mercadeo/ventas, logstica,
produccin, recursos humanos, sistemas y comunicaciones. Esto con el propsito de lograr los
objetivos y metas comunes de la organizacin de acuerdo con sus planes y estrategias.
Una de las funciones bsicas del rea de Admn. y finanzas es la de manejar en forma
eficiente los recursos de la empresa, tanto los materiales, humanos y financieros, a travs de
controles y reportes de anlisis. Las actividades tambin estn dirigidas a prestar servicios a
los clientes internos de la organizacin (gerencias y departamentos) para que puedan cumplir
con sus objetivos y metas planificadas.
Todas las reas y departamentos de una organizacin deben funcionar en forma coordinada y
oportuna como una rueda en ptimas condiciones, si una parte no est al nivel de las dems
entonces la ejecucin ser en forma defectuosa afectando el desempeo global. En este
sentido el rea de administracin y finanzas debe funcionar como el eje principal de la rueda y
velar porque todos los dems componentes funcionen en forma apropiada para un desempeo
eficiente (ver figura siguiente).

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Por: JULIO CESAR CAJAS G., MBA-CPA

MERCADEO

24/01/2013

GEREN.
GENERAL

R. H.

VENTAS

Admin. y
Finanzas
I.T.C.

LEGAL

LOGISTICA

PRODUCCION

En general, el rea de administracin y finanzas se debe enfocar en las siguientes funciones

claves:

Visin integrada de la estructura y operaciones de la organizacin.

Participar y apoyar en el desarrollo de planes y estrategias corporativas.

Manejo del riesgo (anlisis y reduccin) y gobierno corporativo.

Desarrollo de organizacin y mtodos para establecer polticas, lineamientos y

procedimientos de control interno.

Implementar las mejores prcticas para lograr beneficios en costo/eficiencia y buscar

oportunidades de mejora continua.

Establecer sistemas para el control de gestin y desempeo (KPIs), reportes

gerenciales administrativos y financieros (proyecciones, presupuestos y anlisis
financieros), planeacin fiscal.

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Gestin y supervisin de sistemas de informacin y comunicaciones, integracin a las

gestiones y procesos corporativos.
Supervisin y cumplimiento de los asuntos legales en materia de impuestos, laboral y
comercial.

Seguimiento y control de los compromisos y obligaciones.

Supervisin y control del manejo y uso de los recursos disponibles, tesorera,

inventarios, cartera de clientes, planes de inversin.

Manejo de las polticas financieras y contables

Atender asuntos relacionados con las auditoras internas y externas, abogados,

instituciones financieras, proveedores.

Control y proteccin de activos de la empresa.

Proveer capacitaciones a las otras reas en los temas de organizacin, procedimientos,

controles y dems que sean de su competencia.

Las gestiones y actividades antes mencionadas son algunas de las ms importantes pero no se
limitan a las mismas, ya que pueden existir otras adicionales que debern considerarse e
incluirlas segn la importancia y necesidad de involucramiento, como las que fueron
comentadas en la seccin anterior.
Conclusin.
Las funciones del rea de administracin y finanzas son amplias y de manera integral, tienen
como propsito apoyar en el adecuado manejo de la organizacin y proveer elementos de
supervisin y control, con informacin actualizada y oportuna para dirigir los esfuerzos al logro
de los planes, objetivos y resultados corporativos. Es el rea encargada de proveer y
administrar los recursos, as como verificar que sean utilizados en forma eficiente y
transparente.
En relacin con las actividades de planificacin debe proporcionar el apoyo necesario para
elaborar los planes de accin, anlisis, proyecciones e informes financieros, implementar
controles y seguimiento de la ejecucin.
En resumen, debe apoyar de forma creativa y oportuna en la planificacin de actividades y
toma de decisiones que ayuden al desarrollo y crecimiento del negocio a corto, mediano y largo
plazo, al logro de las utilidades y rentabilidad esperada por los inversionistas.