Facultad de Ingeniera Mecnica

Mg. Robensoy Marco Taipe Castro

rtaipec@yahoo.es
Huancayo 5 de Enero de 2016

SISTEMA ORGANIZATIVO /
ORGANIZACIONAL

REGULACION
CONTROL

ENTRADA

TRANSFORMACION

MANTENIMIENTO
SOPORTE

SALIDA

INTORNO

Entorno: PRIMARIO

Entorno: SECUNDARIO

Robensoy Marco Taipe Castro 2015

ENFOQUE FUNCIONAL Y EL ENFOQUE POR

PROCESOS EN LAS ORGANIZACIONES
Enfoque funcional

Mg. Robensoy Marco Taipe Castro 2016

Enfoque por procesos

SISTEMA ORGANIZATIVO Y GESTIN POR

PROCESO

Enfoque funcional
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Enfoque por procesos

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GESTIN FUNCIONAL VS GESTIN POR PROCESOS

Elementos de
comparacin
Unidad de trabajo
Figura clave

Beneficios

Gestin Tradicional / Funcional

Gestin por Procesos

Departamento o rea
Ejecutivo funcional
Excelencia funcional
Balance de trabajo ms fcil porque los
trabajadores tienen habilidades similares.
Direccin administrativa clara sobre como
el trabajo debe ser desempeado.
Cumplimiento
de
objetivos
de
departamento.

Equipo
Propietario del proceso
Excelencia en la respuesta a los
requerimientos del mercado.
Comunicacin
y
colaboracin
mejorada entre diferentes tareas
funcionales.
Medidas de desempeo alineadas
con los objetivos del proceso.
Cumplimiento
de
objetivos
estratgicos.

Debilidades
Valor estratgico

Barreras a la comunicacin entre diferentes funciones.

Entregas pobres entre funciones que afectan el servicio al cliente.
Carencia de enfoque de fin a fin para optimizar el desempeo organizacional.

Estrategia de liderazgo en costos

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Duplicacin de la experiencia
funcional.
Inconsistencia
del
desempeo
funcional entre procesos.
Complejidad
operacional
incrementada.

Estrategia de diferenciacin

SISTEMA ORGANIZATIVO Y PROCESOS

ENTORNO

Sistema
Proceso
Sub Proceso
Procedimientos,
actividades.

Identidad, ethos

S5

Entorno
futuro

Adaptacin,
Inteligencia

Cohesin

S3*

S4
S2

S3

Coordinacin

Auditora,
Monitoreo
Entorno de
operacin 1
Gestin de
operacin 1

Operacin 1

S1
Entorno de
operacin 2

Gestin de
operacin 2

Operacin 2

Macroproceso
RMTC

Julio 2014

Proceso

Sub proceso
Tarea
Tarea

Actividad

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Estrategia, diseo organizacional y

efectividad

Entorno

Tendencias, Novedades,
cercano, lejano

Direccin
estratgica

Definir misin,
objetivos estratgicos.
Propsito
organizacional

Diseo
organizacional

Estructura
organizacional
Sistemas de
informacin y control
Tecnologa de
produccin.

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Resultados
de
efectividad

Logro de metas y
objetivos

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
La estructura organizacional es una disposicin intencional de roles,
en la que cada persona asume un papel que se espera que cumpla
con el mayor rendimiento posible.

(Mintzberg, 1984) Estructura organizacional es el conjunto de

todas las formas en que se divide el trabajo en tareas distintas y
la posterior coordinacin de las mismas.

(Strategor,1988) Estructura organizacional es el conjunto de las

funciones y de las relaciones que determinan formalmente las
funciones que cada unidad deber cumplir y el modo de
comunicacin entre cada unidad.

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MAPA DE PROCESO
Procesos es la
descripcin
general de la
secuencia e
interaccin de los
procesos
previamente
seleccionados y
clasificados. Es
usual que esta
descripcin sea
representada
grficamente.

Necesidades del cliente

El Mapa de

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Proceso

Proceso

Proceso

Macroproceso &
Proceso

Proceso

Proceso

Proceso

Proceso

Proceso

Proceso

Proceso

Macroproceso ()
Proceso

Proceso

Proceso

Proceso

Macroproceso *

Proceso

Proceso

Satisfaccin del cliente

Macroproceso #
Proceso

Proceso

ALGUNAS
DEFINICIONES
Proceso

Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, las

cuales transforman elementos de entrada en resultados que se entregan

a quienes los han solicitado. Para esta transformacin, se requieren de
recursos.

Subprocesos
Son partes en interaccin bien definidas en un proceso.

Procedimiento
Es la forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.

Los procedimientos pueden estar documentados o no.

Actividad
Es la suma de tareas, normalmente se agrupan en un procedimiento para

facilitar su gestin. La secuencia ordenada de actividades da como

resultado un subproceso o un proceso.

Indicador
Es un dato o conjunto de datos que ayudan a medir objetivamente la

evolucin de un proceso o de una actividad.

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CMO REPRESENTAR UN PROCESO?

Qu control necesita?
Ingreso

Salida

Qu elemento(s) usa el proceso?

Quin administra el proceso?

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IDENTIFICACIN DE PROCESOS
Formar equipos para la identificacin de procesos
Listar y describir procesos inter funcionales. (aquellos que

fluyen horizontalmente a travs de varias funciones o

departamentos).

Seleccionar y priorizar procesos. Generar una lista de

procesos luego integrarlos si la organizacin es muy compleja,

sino considerar todos los procesos.

Clasificar los procesos

Clasificacin I: Acorde a los captulos de la Norma ISO 9001.
Clasificacin II: Acorde a las funciones sistmicas.

Mapa de procesos
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CLASIFICACIN DE PROCESOS
Clasificacin I

Clasificacin II

De acuerdo a los captulos de la

De acuerdo a las funciones

Norma ISO 9001:2008

Procesos estratgicos y de

planificacin.
Gestin de los recursos.
Realizacin del producto /
Prestacin del Servicio.
Medicin, anlisis y mejora

sistmicas.

Operacin, misional. S1
Estabilizacin sincronizacin

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(coordinacin). S2
Cohesin, optimizacin. S3
Monitoreo, auditoria.S3*
Adaptacin, inteligencia. S4
Identidad, ethos. S5

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CLASIFICACIN I
DE ACUERDO A LOS CAPTULOS DE LA NORMA ISO 9001

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CLASIFICACIN II
DE ACUERDO A LAS FUNCIONES SISTMICAS.

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INTERACCIONES DE LOS PROCESOS

Se producen interacciones a nivel de:
Ingreso/Entrada
Salida
Control
Recursos
Qu control necesita?

Qu control necesita?
Ingreso

Salida

Ingreso

Qu elemento(s) usa el proceso?

Quin administra el proceso?
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Salida

Qu elemento(s) usa el proceso?

Quin administra el proceso?
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CLIENTE PROVEEDOR INTERNO

El proveedor interno
Identifica a su(s) cliente(s) y conoce el proceso del cliente. Sabe

lo que le aade valor.

"Colabora" con su cliente para conseguir satisfacerlas. Sus tareas
estn expresadas en trminos de objetivos mutuamente acordados.
En las relaciones internas, es responsable del proceso que se
desarrolla en su puesto de trabajo.
El cliente interno
Comunica de forma efectiva sus necesidades a su proveedor. Con

l llega a un compromiso sobre el nivel de servicio.

Soluciona los conflictos con su proveedor interno mediante Ajuste
Mutuo.
Exige a su proveedor interno y asegura la satisfaccin de su cliente
interno.
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DOCUMENTACIN DE PROCESOS
Formas de documentar procesos
Ficha de Proceso
Diagrama del Proceso
Es una representacin visual de los pasos o etapas de un proceso.

Procedimiento
Es la forma especificada de llevar a cabo el proceso.

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DOCUMENTACIN DE PROCESOS: FICHA DE

PROCESO
Debe incluir como mnimo:
Nombre
Objetivo
Responsable o Propietario
Alcance o lmites: entradas y proveedores / salidas y clientes
Recursos
Variables de Control
Registros
Indicadores

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DOCUMENTACIN DE PROCESOS:
DIAGRAMA DE FLUJO

Smbolos bsicos para elaborar diagramas de flujo

Actividad

Lneas
de flujo

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Decisin

Conector

Inicio/Fin

Documento

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DOCUMENTACIN DE PROCESOS:
DOCUMENTACIN DE PROCEDIMIENTOS
De acuerdo a la Norma ISO 9001, un procedimiento

documentado significa un procedimiento establecido,

documentado, implementado y mantenido.
Algunas consideraciones en documentar un procedimiento es muy

particular en cada organizacin.

Objetivo,
Alcance,
Responsabilidades,
Descripcin y
Registros.

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DOCUMENTACIN DE PROCESOS: CONTROL

DE LA DOCUMENTACIN
Considerar en la documentacin:
nmero de revisin,
una fecha que indica a partir de que momento el documento puede

considerarse como oficial,

y los nombres o cargos del personal que elabor, revis y aprob
el documento.
Las fichas de procesos y los diagramas de flujo tambin

debieran contar con estos controles.

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