Mafim 2

MANUAL DE ADMINISTRACIN FINANCIERA
INTEGRADA MUNICIPAL MAFIM-
EL PRESENTE MANUAL PERTENECE A LA

MUNICIPALIDAD DE:
DEL DEPARTAMENTO DE:
Aprobado por Acuerdo del Concejo Municipal No.

del mes de
del ao
.
Guatemala, marzo de 2006.
, el da
GOBIERNO DE GUATEMALA
MINISTERIO DE FINANZAS PBLICAS

CONTRALORA GENERAL DE CUENTAS
SISTEMA INTEGRADO DE ADMINISTRACION

FINANCIERA Y CONTROL
MANUAL DE ADMINISTRACIN FINANCIERA

INTEGRADA MUNICIPAL
Segunda Versin
GUATEMALA, MARZO DE 2006
Manual de Administracin Financiera Integrada

Municipal
Manual
MAFIM
INDICE.
Pgina
INTRODUCCIN.
1. CONCEPTUALIZACIONES BSICAS.
11
1.1. Definicin MAFIM.
11
1.2. Funcionalidad.
1.2.1. Conocimiento del mbito Municipal.
1.2.2. Fortalecimiento del Proceso de Planificacin.
1.2.3. Aprovechamiento de los Recursos.
1.2.4. Cumplimiento de normas y regulaciones aplicables.
11
11
11
11
12
2. BASE LEGAL.
13
3. MDULO DE LA AFIM.
15
3.1. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA.
15
3.2. FUNCIONES BSICAS.
16
3.3. REA DE INFORMTICA.
19
3.4. ORGANIZACIN Y FUNCIONES BSICAS DEL REA

DE PRESUPUESTO.
3.4.1. Estructura Organizacional y Funcional.
3.4.2. Funciones Bsicas de rea de Presupuesto.
3.4.2.1. Formulacin Presupuestaria, Programacin y Control de la
Ejecucin.
3.4.2.2. Evaluacin Fsica y Financiera.
24
25
3.5. ORGANIZACIN Y FUNCIONES BSICAS DEL REA

DE CONTABILIDAD.
3.5.1. Estructura Organizativa.
3.5.2. Funciones Bsicas.
3.5.2.1. Registro de la Ejecucin Presupuestaria.
3.5.2.2. Operaciones Contables.
26
26
27
28
28
3.6. ORGANIZACIN Y FUNCIONES DEL REA DE TESORERA.

3.6.1. Estructura Organizativa.
3.6.2. Funciones Bsicas.
3.6.2.1. rea de Receptora.
30
30
31
32
SIAF-SAG, MFP, Gobierno de Guatemala.
Pg.
21
21
22
3 /138

Municipal
Manual
MAFIM
3.6.2.2. rea de Programacin y Ejecucin de Pagos

3.6.2.3. rea de Prstamos y Donaciones.
32
33
3.7. ANEXOS.
34
4. MDULO DE PRESUPUESTO.
37
4.1. OBJETIVOS.
4.1.1. Objetivo General.
4.1.2. Objetivos Especficos.
37
37
37
4.2. NORMAS DE CONTROL INTERNO.
38
4.3. METODOLOGA PRESUPUESTARIA UNIFORME.

4.3.1. Estructura del Presupuesto Municipal.
4.3.2. Clasificacin de los Gastos.
4.3.2.1. Clasificacin por Objeto del Gasto.
4.3.2.2. Clasificacin Econmica del Gasto.
4.3.2.3. Clasificacin por Tipo de Gasto.
4.3.2.4. Clasificacin del Gasto por Finalidad y Funcin.
4.3.3. Clasificacin de los Recursos.
4.3.3.1. Clasificacin de Recursos por Rubros.
4.3.3.2. Clasificacin Econmica de los Recursos.
4.3.4. Las Etapas del Proceso Presupuestario Municipal.
40
41
44
44
45
45
45
46
47
47
47
4.4. FORMULACIN PRESUPUESTARIA.

4.4.1. Programacin.
4.4.2. Preparacin y Presentacin.
4.4.2.1. Participacin de la Sociedad Civil en la Formulacin del
Presupuesto Municipal.
4.4.2.2. Interrelacin del Proyecto de Presupuesto con las
Polticas Nacionales.
4.4.2.3. Estimacin de los Ingresos.
49
49
50
4.5. EJECUCIN PRESUPUESTARIA.

4.5.1. Criterios para la Ejecucin Presupuestaria.
4.5.2. Programacin de la Ejecucin Presupuestaria.
4.5.3. Modificaciones, Disminuciones y Ampliaciones
Presupuestarias.
4.5.4. Actualizacin de la Programacin Presupuestaria Fsica,
Financiera y Metas.
4.5.5. Control Fsico y Financiero.
4.5.6. Evaluacin de la Ejecucin Presupuestaria.
4.5.7. Informes de Ejecucin Presupuestaria.
4.5.7.1. Cdigo Municipal.
53
53
53
Pg.
51
51
51
54
56
56
56
56
57
4 /138

Municipal
Manual
MAFIM
4.5.7.2. Ley Orgnica del Presupuesto.

4.5.7.3. Reglamento de la Ley Orgnica del Presupuesto
57
58
4.6. LIQUIDACIN PRESUPUESTARIA.

4.6.1. Normas y Procedimientos para la Liquidacin
Presupuestaria.
59
4.7. ANEXOS.
60
59
5. MDULO DE CONTABILIDAD.
65
5.1. OBJETIVOS.
65
66
5.3. CARACTERSTICAS DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD

INTEGRADA.
69
5.4. MOMENTOS DE LOS INGRESOS.

5.4.1. Devengado.
5.4.2. Recaudado o Percibido.
71
71
71
5.5. CATLOGO DE CUENTAS DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD

INTEGRADA.
5.5.1. Aspectos Generales.
5.5.2. Niveles de Agrupacin y Codificacin.
72
72
72
5.6. EJECUCIN DEL GASTO.

5.6.2. Caractersticas Principales.
5.6.3. Criterios para la Ejecucin Presupuestaria.
5.6.4. Etapas o Momentos de la Ejecucin Presupuestaria.
5.6.5. Registros Presupuestarios.
5.6.6. Control Fsico y Financiero.
5.6.7. Los Lmites Legales y Financieros en la Ejecucin.
5.6.8. Cierre de la Gestin Presupuestaria.
5.6.9. Formatos de Ejecucin del Gasto.
5.6.10. Registro de los Fondos Rotativos.
75
75
75
76
77
77
77
78
78
78
79
5.7. SALIDAS DEL SISTEMA.
80
5.8. CONCILIACIN BANCARIA.

5.8.1. Pago por medio de Cheque Voucher.
5.8.2. Pago a travs de los Bancos del Sistema.
82
82
82
Pg.
5 /138

Municipal
Manual
MAFIM
5.9. PROCEDIMIENTOS.
5.9.1. Procedimiento para el Registro de los Momentos del Gasto
para Bienes y/o Servicios.
a. Comprometido.
b. Devengado.
c. Pagado.
5.9.2. Procedimiento para el Registro de Nminas.
5.9.3. Procedimiento para el Registro de la Ejecucin de las Obras
en Proceso.
83
83
83
86
88
90
93
6. MDULO DE TESORERA.
97
6.1. OBJETIVOS.
97
97
97
98
6.3. ESQUEMA DE LA CUENTA NICA DEL TESORO MUNICIPAL.

6.3.1. Cuentas Recaudadoras.
6.3.2. Cuentas con Destino Especfico.
6.3.3. Cuenta nica Pagadora.
6.3.3.1. Cuentas Escriturales.
101
101
101
101
102
6.4. RECAUDACIN DE INGRESOS.

6.4.1. Recaudacin de Ingresos por Receptora.
6.4.1.1. Cajero General.
6.4.1.2. Cajero Receptor.
6.4.2. Recaudacin de Ingresos por el Sistema bancario.
6.4.3. Procedimiento para la Recaudacin de los
Ingresos Municipales.
6.4.3.1. Ingresos con destino Especfico del Presupuesto Municipal.
6.4.4. Programacin y Ejecucin de Pagos.
6.4.4.1. Formas de Pago.
6.4.4.2. Modalidades de Pago.
6.4.4.3. Programacin Financiera.
103
103
103
103
103
6.5. CONCILIACIN BANCARIA.
106
6.6. REGISTRO DE FONDO ROTATIVO.

6.6.1. Conceptos Bsicos del Fondo Rotativo.
6.6.2. Responsabilidad de los Fondos Rotativos.
6.6.3. Caractersticas del Fondo Rotativo.
6.6.4. Fondos en Avance Temporales.
107
107
107
108
109
Pg.
103
104
104
104
105
105
6 /138

Municipal
Manual
MAFIM
6.6.5. Procedimiento para la Constitucin del Fondo Rotativo.

6.6.6. Procedimiento para la Rendicin, Ejecucin y Reposicin
del Fondo Rotativo.
6.6.7. Procedimiento de Rendicin Final de Fondos Rotativos.
6.6.8. Vale Fondo Rotativo.
6.7. ANEXOS.
110
112
115
117
118
7. MDULO DE PRSTAMOS Y DONACIONES.
121
7.1. OBJETIVOS.
121
121
121
122
7.3. REGISTRO DE PRSTAMOS Y DONACIONES.

7.3.1.1. Generales y Respaldo Legal.
7.3.1.2. Destino y Proyeccin de Desembolsos.
7.3.1.3. Proyeccin de Amortizaciones e Intereses.
7.3.2. Descripcin del Procedimiento.
124
124
124
125
125
127
7.4. GENERACIN DE REPORTES SOBRE PRSTAMOS

Y DONACIONES.
7.4.2. Descripcin del Procedimiento.
129
129
129
7.5. GLOSARIO.
132
Pg.
7 /138

Municipal
Manual
MAFIM
Pg.
8 /138

Municipal
Manual
MAFIM
INTRODUCCIN.
A travs de este Manual de Administracin Financiera Integrada Municipal, que se
conoce con las siglas de MAFIM, el Ministerio de Finanzas Pblicas en
observancia de lo estipulado en el artculo 46 del Decreto 101-97 Ley
Orgnica del Presupuesto, y en coordinacin con la Contralora General de
Cuentas a travs del Proyecto Sistema
Integrado de Administracin
Financiera y Control (SIAF-SAG), pone a disposicin de los Gobiernos Locales
una metodologa presupuestaria que es congruente con la adoptada por las
dems instituciones del Sector Pblico, con la finalidad de fortalecer los diferentes
procesos operativos relativos a la administracin financiera integrada municipal y
apoyar a las autoridades municipales en el diseo e implantacin de
procedimientos de control interno que les permitan ejercer una administracin
ajustada a las polticas, normas y procedimientos que regulan las actividades
municipales, para cumplir eficientemente con su funcin sustantiva.
En este manual se regulan los procesos relacionados con la formulacin,
ejecucin, evaluacin y liquidacin del presupuesto municipal, as como de la
contabilidad integrada gubernamental, tesorera, prstamos y donaciones, as
como la organizacin y funciones bsicas de la Unidad de Administracin
Financiera Integrada Municipal, establecida su creacin en el Artculo 98 del
Cdigo Municipal, Decreto No. 12-2002. El fortalecimiento de estos procesos es
clave para que la Municipalidad y sus Empresas ejerzan una administracin
eficiente, eficaz y transparente.
Entre los sistemas que integran la administracin financiera se encuentra el de
Contabilidad Integrada Gubernamental, que es el integrador de la informacin
financiera, dadas las particulares caractersticas de las finanzas municipales, sin
perjuicio de la informacin propia y especfica que se origina y se requiere en cada
uno de los sistemas restantes.
El Sistema Contable ha sido diseado con la concepcin de que debe ser comn,
nico, uniforme y de uso obligatorio en todo el sector pblico no financiero dentro
del mbito de aplicacin de la Ley Orgnica del Presupuesto y que debe permitir
integrar la informacin presupuestaria con los movimientos del tesoro y los
patrimoniales.
El esquema de Cuenta nica del Tesoro Municipal, es un componente del Sistema
de Tesorera y ser la herramienta fundamental para alcanzar los objetivos
propuestos en este Manual, lo cual implica una nueva relacin de la Tesorera
Municipal con los proveedores del municipio y cuando proceda con el sistema
bancario.
El tema de prstamos y donaciones tiene gran relevancia en la consecucin
de los objetivos y metas del municipio, ya que representa una fuente
extraordinaria de
Pg.
9 /138

Municipal
Manual
MAFIM
recursos que le van a permitir realizar proyectos de alta prioridad regional y local,
en que normalmente los ingresos ordinarios resultan insuficientes. Pero as como
tan importante puede resultar para la Municipalidad y sus Empresas endeudarse
para lograr realizar proyectos, que de otra manera sera imposible llevar a cabo,
tambin es vital manejarse, en el caso del endeudamiento, con gran prudencia,
seriedad, mesura y responsabilidad, tomando en cuenta la proyeccin de los
ingresos futuros, as como los riesgos futuros que pudieran presentarse para el
pago del servicio de la deuda municipal.
En la misma forma, tambin deben manejarse con cuidado las donaciones, ya que
si bien no representan obligaciones de devolucin en el tiempo, en algunos casos
pueden implicar fondos de contrapartida o gastos recurrentes, que pudieran
afectar seriamente el presupuesto municipal presente y futuro.
Finalmente es importante destacar que como toda funcin pblica, la actividad
municipal es dinmica y se encuentra en permanente movimiento y revisin, por lo
que el presente Manual deber ser objeto de ajustes peridicos que faciliten su
constante actualizacin, con el fin de evitar su obsolescencia.
Pg.
138
10 /

Municipal
Manual
MAFIM
1.
CONCEPTUALIZACIONES BSICAS.
1.1
Definicin MAFIM.
El Manual de Administracin Financiera Integrada Municipal (MAFIM), es un

documento que contiene los procedimientos administrativos y financieros
bsicos, que la Municipalidad y sus Empresas deben adoptar, para fortalecer
su administracin financiera y el ambiente y estructura de control interno, con
el fin de apoyar el proceso de rendicin de cuentas en general y el
cumplimiento de los objetivos y metas institucionales.
1.2
Funcionalidad.
La funcionalidad y efectividad del presente manual, depender del apoyo e

importancia que le den las autoridades, los funcionarios y empleados
municipales para cumplir a cabalidad las diferentes actividades relacionadas
con los procesos que se regulan a travs del mismo. Como condiciones
necesarias para lograr la funcionalidad se requieren adems las siguientes:
1.2.1. Conocimiento del mbito Municipal.
Es necesario que el personal de las Unidades de Administracin Financiera
Integrada Municipal (AFIM) o tesoreras municipales, responsables de la
ejecucin de los procesos, posean los conocimientos y experiencias
suficientes sobre las funciones y responsabilidades que conlleva
administracin financiera municipal, para un mejor desempeo.
1.2.2. Fortalecimiento del Proceso de Planificacin.
El Concejo Municipal y el Alcalde, deben apoyar las funciones de las AFIM
o tesoreras municipales para la elaboracin de los planes operativos, en
forma conjunta con la Oficina Municipal de Planificacin, las cuales
constituyen la base para la formulacin y ejecucin del presupuesto, de
acuerdo a las prioridades, metas y objetivos establecidos. El presupuesto
constituye adems una herramienta de control de la gestin municipal.
1.2.3. Aprovechamiento de los Recursos.
Es importante la definicin de las polticas para normar el uso de los
recursos municipales, en vista que el logro de los objetivos, depende en
gran parte de la optimizacin y uso racional de los recursos humanos,
fsicos y financieros disponibles.
Pg.
138
11 /

Municipal
Manual
MAFIM
1.2.4. Cumplimiento de normas y regulaciones aplicables.

Los responsables directos de la ejecucin de las diferentes actividades,
debern responder por el cumplimiento de las normas y regulaciones
aplicables en su respectivo mbito de trabajo.
La Unidad de Auditoria Interna deber evaluar en forma independiente la
ejecucin de las operaciones, que los responsables cumplan en forma
oportuna y adecuada, con la aplicacin sistemtica de todos los
procedimientos de control interno incorporados en el presente manual, as
como de las regulaciones legales a las que est afecta la Municipalidad y
sus Empresas.
Pg.
138
12 /

Municipal
Manual
MAFIM
2.
BASE LEGAL.
Las siguientes normas y leyes regulan o tienen relacin con el proceso
presupuestario de la Municipalidad y sus Empresas, por lo que es obligatorio
que las autoridades y funcionarios municipales las conozcan y las cumplan,
en el desarrollo de su gestin.
2.1
Constitucin Poltica de la Repblica de Guatemala.
Es la ley fundamental o carta magna de la nacin, que contiene el conjunto

de reglas que organizan a la sociedad, estableciendo la autoridad y
garantizando la libertad. Sus artculos 237, 253 al 262 regulan aspectos
propios de la Municipalidad y sus Empresas.
2.2
Cdigo Municipal;
Repblica.
Decreto No. 12-2002 del Congreso de la
Es el conjunto de normas que desarrollan los principios constitucionales

referentes a la organizacin, gobierno, administracin y funcionamiento de
los municipios a travs del gobierno municipal.
Con relacin a esta Ley, en materia de presupuesto, es necesario
conocer los siguientes artculos: 88, 95, 97, 98 y del 125 al 135.
2.3
Ley de Contrataciones del Estado; Decreto No.57-92 del Congreso

de la Repblica y su Reglamento.
Esta ley regula la compra, venta y contratacin de bienes, suministros, obras

y servicios que requieran los organismos del Estado, sus entidades
descentralizadas y autnomas, unidades ejecutoras, las Municipalidades y
las empresas pblicas estatales o municipales.
2.4
Ley del Impuesto nico Sobre Inmuebles -IUSI- Decreto No.15-98

del Congreso de la Repblica.
Establece un impuesto nico anual sobre el valor de los bienes inmuebles

situados en el territorio de la Repblica, cuya recaudacin ser incluida en el
presupuesto de ingresos y debe programarse en el presupuesto de egresos
de conformidad con el porcentaje legal, para el desarrollo local de las
Municipalidades, cuando la Municipalidad tenga a cargo la administracin de
este impuesto. Dicho impuesto puede ser cancelado trimestralmente.
Pg.
138
13 /

Municipal
Manual
MAFIM
2.5
Ley Orgnica de la Contralora General de Cuentas; Decreto No.

31-2002, del Congreso de la Repblica y su Reglamento.
Es el instrumento legal que norma la funcin fiscalizadora de las entidades

pblicas, incluyendo las Municipalidades y sus Empresas, as como los
contratistas de obras o cualquier persona que reciba o administre fondos del
Estado o que haga colectas pblicas.
Esta fiscalizacin est enfocada a evaluar la probidad, transparencia,
eficacia, eficiencia y economa de las operaciones, as como la calidad del
gasto pblico ejecutado por medio del presupuesto municipal.
2.6
Ley Orgnica del Presupuesto;

la Repblica y su Reglamento.
Decreto 101-97 del Congreso de
Es la ley especfica que norma los sistemas presupuestario, de contabilidad

integrada gubernamental, de tesorera y de crdito pblico. Con relacin a
las Municipalidades y sus Empresas, los artculos 46 y 47 de la Ley y 29 del
Reglamento regulan los aspectos presupuestarios de estas entidades.
2.7
Ley Orgnica del Instituto de Fomento Municipal INFOM- Decreto

Legislativo 1132.
Esta Ley regula la relacin con las Municipalidades y establece entre sus
funciones, proporcionar asistencia tcnica y financiera a estas entidades. El
artculo 4, numeral 3) establece la asistencia tcnica en lo que respecta a la
formulacin de los presupuestos anuales de las Municipalidades y la
modernizacin de sus sistemas de contabilidad, auditoria y administracin
financiera.
2.8
Ley de Probidad y Responsabilidades de Funcionarios y

Empleados Pblicos, Decreto 8-97 del Congreso de la Repblica.
El objeto principal es regular todo lo que concierne a una honesta

administracin pblica, para dar cumplimiento a los principios que deben
normar la conducta de los servidores del Estado. Pretende garantizar el
decoro, la pureza en el manejo de los caudales pblicos, la probidad del
funcionario, empleado pblico y en general de los servidores del Estado.
2.9
Estatutos de la Asociacin Nacional de Municipalidades -ANAM-
Promover la defensa y fortalecimiento de la autonoma municipal; asistir a las

Municipalidades y sus Empresas con los medios a su alcance para la
solucin de sus problemas; promover la accin gubernamental para impulsar
el desarrollo de los gobiernos locales, siempre en el marco de la autonoma;
as como la promocin de la participacin de las agencias nacionales e
internacionales para impulsar el mejoramiento de los gobiernos municipales.
Pg.
138
14 /

Municipal
Manual
MAFIM
3.
MDULO DE LA AFIM.
3.1
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA.
Para que las funciones de las Unidades de Administracin Financiera Integrada

Municipal (AFIM), logren alcanzar un nivel operativo sistemtico y funcional que
conlleve al fortalecimiento del control interno en los procesos administrativos y
financieros en coordinacin con el aprovechamiento racional de los recursos, y
para obtener resultados e informacin confiable y oportuna, se debe organizar
de la siguiente manera:
NOTA: Segn el tamao de la Municipalidad se puede asignar una o varias funciones a una misma persona, cuidando que
el mismo que registra no sea el que aprueba o resguarda, para estos extremos el jefe o director de la AFIM deber
supervisar de forma continua las actividades que se desarrollan, de manera de cumplir con los principios de control interno.
Pg.
138
15 /

Municipal
Manual
MAFIM
3.2
FUNCIONES BSICAS.
Las Funciones Generales de la Unidad de Administracin Financiera Municipal

(AFIM) de conformidad al Cdigo Municipal, y de acuerdo con la modernizacin
financiera municipal, son las siguientes:
3.2.1
Es la responsable de dirigir, planificar, organizar, administrar,

supervisar y evaluar, todas las operaciones presupuestarias,
contables y financieras de las reas de presupuesto, contabilidad y
tesorera de la Municipalidad, y coordinar con las dems unidades
de la organizacin municipal, lo relativo a la informacin que deber
registrarse en el Sistema.
3.2.2 Elaborar en coordinacin con la Oficina Municipal de Planificacin, el
anteproyecto de presupuesto municipal, la programacin de la
ejecucin presupuestaria y con los responsables de cada programa,
la evaluacin de la gestin presupuestaria.
3.2.3 Asistir al Alcalde Municipal, para que asesorado por las comisiones
de finanzas y probidad y funcionarios municipales, con sujecin a las
normas presupuestarias contenidas en la Constitucin Poltica de la
Repblica de Guatemala, el Cdigo Municipal y la Ley Orgnica del
Presupuesto, formule el proyecto de presupuesto en coordinacin
con las polticas pblicas vigentes, y en la primer semana del mes de
octubre de cada ao, lo someta a consideracin del Concejo
Municipal, de conformidad a lo establecido en el artculo 131 del
Cdigo Municipal.
3.2.4 Administrar la gestin financiera del presupuesto, la contabilidad
integrada, la deuda municipal, la tesorera y las recaudaciones. De
conformidad al sistema financiero y los lineamientos del Ministerio de
Finanzas Pblicas como rgano rector del sistema.
3.2.5 Asesorar al Alcalde y Concejo Municipal en materia de
administracin financiera.
3.2.6 Mantener una adecuada coordinacin con los entes rectores de los
sistemas de administracin financiera y aplicar las normas y
procedimientos que emanen de estos.
3.2.7 Dirigir y administrar todo el proceso de liquidacin y recaudacin de
impuestos, arbitrios, tasas y contribuciones establecidos en las leyes.
3.2.8 Elaborar y mantener actualizado el registro de contribuyentes en
coordinacin con el catastro municipal.
3.2.9 Informar al Alcalde y a la oficina municipal de planificacin sobre los
cambios de los objetos y sujetos de la tributacin.
3.2.10 Administrar la cuenta nica, basndose en los instrumentos
gerenciales, de la Cuenta nica del Tesoro Municipal y flujos de caja
y programacin.
3.2.11 Presentar la informacin financiera que por ley le corresponde.
Pg.
138
16 /

Municipal
Manual
MAFIM
3.2.12 Coordinar con el Ministerio de Finanzas Pblicas, Instituto de

Fomento Municipal y la Asociacin Nacional de Municipalidades, los
planes de capacitacin correspondientes para la aplicacin del
Cdigo Municipal, leyes conexas y lo relacionado con el Sistema
Integrado de Administracin Financiera Municipal.
3.2.13 Elaborar las propuestas de la poltica financiera y someterlas a
consideracin del Alcalde y este a su vez al Concejo Municipal.
3.2.14 Cumplir y velar por el cumplimiento de las polticas y normas
dictadas por el Concejo Municipal.
3.2.15 Proponer normas complementarias tal como indica el Cdigo
Municipal, para que se tenga mayor efectividad en la Administracin
Financiera Integrada Municipal.
3.2.16 Dirigir, coordinar y ejercer el control previo en las labores de registro
de la ejecucin del presupuesto en las etapas del compromiso,
devengado y pagado en la ejecucin de los gastos. As como del
devengado y percibido en la ejecucin de los ingresos, de acuerdo a
lo establecido en las normas y procedimientos vigentes.
3.2.17 Analizar y enviar para consideracin del Alcalde y Concejo
Municipal, los estados financieros que permitan conocer y evaluar la
poltica financiera. As como de la gestin presupuestaria, de caja y
patrimonial.
3.2.18 Proponer las modificaciones presupuestarias, que conforme al
Cdigo Municipal, le corresponde aprobar al Concejo Municipal.
3.2.19 Establecer normas para el manejo y control de los Fondos Rotativos
y en casos necesarios de Cajas Chicas.
3.2.20 Preparar y presentar al Concejo Municipal los informes de la gestin
fsica y financiera del presupuesto, que faciliten la toma de
decisiones y luego su envo al Instituto de Fomento Municipal,
Ministerio de Finanzas Pblicas y Contralora General de Cuentas
por medio de los procedimientos que se establezcan.
3.2.21 Supervisar, controlar y apoyar la gestin administrativo-financiera de
las diferentes dependencias municipales.
3.2.22
Preparar la informacin correspondiente para que el Alcalde
presente al Concejo
Municipal, para su
aprobacin,
las
solicitudes
de endeudamiento y financiamiento mediante
donaciones.
3.2.23 Revisar la programacin de los ingresos y egresos de la
Municipalidad, presentes y futuros, a fin de asegurar que existe la
capacidad de pago para obtener y asegurar el pago del
endeudamiento.
3.2.24 Examinar que existen los programas o proyectos priorizados y con
los estudios tcnicos y financieros adecuados, para financiarlos con
endeudamiento o mediante donaciones.
3.2.25 Asesorar al Alcalde y Concejo Municipal en materia de
endeudamiento y donaciones.
Pg.
138
17 /

Municipal
Manual
MAFIM
3.2.26 Participar en la gestin y negociacin de las operaciones de

endeudamiento y donaciones, de manera que se logren las mejores
condiciones posibles para los objetivos de la Municipalidad.
3.2.27 Programar el endeudamiento, as como el pago del servicio de la
deuda y presentarlo para su incorporacin en la formulacin del
presupuesto anual, en cada ejercicio municipal, el cual ser
aprobado por el Concejo Municipal.
3.2.28 Asesorar lo relativo a las negociaciones y contrataciones de
prstamos de acuerdo con la legislacin vigente, en especial la
Constitucin Poltica de la Repblica de Guatemala, el Cdigo
Municipal, la Ley Orgnica del Presupuesto y su Reglamento.
3.2.29 Administrar la Deuda Pblica Municipal.
Pg.
138
18 /

Municipal
Manual
MAFIM
3.3
REA DE INFORMTICA.
sta rea debe ser creada para ayuda y soporte tcnico informtico para las
Unidades de Administracin Financiera Integrada Municipal (AFIM). Las funciones
bsicas que se deben desarrollar para el logro y cumplimiento de las metas y
objetivos trazados en sta rea son las siguientes:
3.3.1
3.3.2
3.3.3
3.3.4
3.3.5
3.3.6
3.3.7
3.3.8
3.3.9
3.3.10
3.3.11
3.3.12
3.3.13
3.3.14
3.3.15
Planificar, dirigir, coordinar y controlar las labores de desarrollo de

sistemas de informacin complementarios al Sistema Integrado de
Administracin Financiera Municipal, as como la utilizacin y
mantenimiento de los recursos de computacin y de comunicacin.
Mantener comunicacin con los entes rectores encargados del
mantenimiento y actualizacin del Sistema Integrado de
Administracin Financiera Municipal.
Disear, mantener y actualizar los procesos computarizados que
requieran las reas de presupuesto, contabilidad y tesorera, en el
marco del Sistema Integrado de Administracin Financiera Municipal,
operando en la Municipalidad.
Aprobar y someter a consideracin del Jefe de la Unidad de
Administracin Financiera Integrada Municipal (AFIM) la adquisicin
de equipos de computacin.
Planificar y programar el crecimiento de la configuracin existente.
Analizar y rendir informe sobre los requerimientos de nuevas
aplicaciones planteadas por los usuarios de la AFIM.
Evaluar la utilizacin de los equipos de computacin y de
comunicacin.
Planificar y controlar las operaciones de explotacin de los equipos
de computacin y comunicacin para conseguir resultados
adecuados en calidad, plazo y costo con los recursos de personal y
equipos existentes.
Dirigir los procesos y operaciones de explotacin de los equipos.
Programar el mantenimiento preventivo y correctivo del equipo, as
como sus condiciones de seguridad.
Aceptar bajo el punto de vista operativo la recepcin de nuevas
aplicaciones.
Elaborar manuales tcnicos y de usuarios de las diferentes
aplicaciones del Sistema.
Asistir a los usuarios del sistema.
Velar por el buen funcionamiento de los equipos de cmputo y de
comunicacin asignados a la Unidad de Administracin Financiera
Integrada Municipal (AFIM), e informar sobre la utilizacin y
rendimiento de los equipos informticos y de comunicacin.
Efectuar el respaldo diario de la informacin procesada en el sistema.
Pg.
138
19 /

Municipal
Manual
MAFIM
3.3.16 Definir conjuntamente con las reas del Sistema Integrado de

Administracin Financiera Municipal, los roles de usuarios de acceso
al sistema computarizado.
3.3.17 Participar en las operaciones de cierre presupuestario y contable.
Pg.
138
20 /

Municipal
Manual
MAFIM
3.4
3.4.1
ORGANIZACIN
PRESUPUESTO.
FUNCIONES
BSICAS
DEL
REA
DE
Estructura Organizacional y Funcional.
Para el cumplimiento de sus objetivos, el rea de Presupuesto se

organizar de la siguiente manera:
Pg.
138
21 /

Municipal
Manual
MAFIM
3.4.2
Funciones Bsicas del rea de Presupuesto.
Las funciones bsicas que se deben desarrollar para el logro y cumplimiento

de las metas y objetivos trazados son las siguientes:
a. Disear, mantener y actualizar los reglamentos, instructivos y
procedimientos internos, que permitan mejorar la tcnica
presupuestaria, en
las fases de formulacin, programacin,
ejecucin, evaluacin y liquidacin del presupuesto municipal.
b. Evaluar el grado de aplicacin de las normas, sistemas y
procedimientos para la elaboracin del anteproyecto de presupuesto, la
programacin de la ejecucin, el procesamiento contable, la ejecucin
de los pagos y las coherencias de las salidas y/o reportes del Sistema
c. Participar en la elaboracin de la poltica presupuestaria, as como en la
formulacin de la poltica financiera, que proponga la Unidad de
Administracin Financiera Integrada Municipal a las autoridades
municipales.
d. Elaborar las propuestas de niveles de gastos, de acuerdo a la poltica
presupuestaria especfica aprobada por la Municipalidad.
e. Elaborar, de acuerdo a la poltica de ingresos establecida en la poltica
presupuestaria previa, las diferentes opciones de ingresos, a fin
de someterlas a consideracin del Jefe de la AFIM.
f. Asesorar a las dependencias municipales en la elaboracin de sus
anteproyectos de presupuesto.
g. Elaborar en coordinacin con la Oficina Municipal de Planificacin, el
anteproyecto de presupuesto municipal, la programacin de la
ejecucin presupuestaria y con los responsables de cada programa, la
evaluacin de la gestin presupuestaria.
h. Analizar y ajustar en conjunto con el jefe de la AFIM, de acuerdo a la
poltica presupuestaria previa, los anteproyectos de presupuesto
enviados por las dependencias municipales.
i. Realizar la apertura del presupuesto aprobado por el Concejo
Municipal.
j. Proponer las normas tcnicas complementarias a las establecidas en el
Cdigo Municipal para la formulacin, programacin de la ejecucin,
transferencias presupuestarias, evaluacin
y liquidacin del
presupuesto de la Municipalidad.
k. Aprobar conjuntamente con el rea de Tesorera la programacin de la
ejecucin financiera del presupuesto.
l. Analizar, registrar, validar y someter a consideracin del jefe de la AFIM
las solicitudes de modificaciones presupuestarias presentadas por las
dependencias.
m.Incorporar al sistema las solicitudes de modificaciones al presupuesto.
Pg.
138
22 /

Municipal
Manual
MAFIM
n. Supervisar, controlar y apoyar la gestin presupuestaria de las

dependencias de la Municipalidad.
o. Evaluar la ejecucin del presupuesto, aplicando las normas y criterios
establecidos en el Cdigo Municipal, la Ley Orgnica de Presupuesto y
las normas internas de la Municipalidad.
p. Analizar peridicamente y someter a consideracin del Jefe de la AFIM
los informes recibidos sobre la ejecucin del presupuesto de gastos y
de realizaciones fsicas, as como verificar si los programas se estn
cumpliendo como fueron formulados, las causas de las desviaciones si
las hubiera, y proponer las medidas correctivas necesarias.
q. Elaborar y someter a consideracin de las autoridades municipales la
informacin peridica sobre la ejecucin de ingresos.
r. Llevar estadsticas de los proyectos que se ejecutan en ms de
un perodo presupuestario, a fin de asegurar su financiamiento en los
respectivos presupuestos.
Pg.
138
23 /

Municipal
Manual
MAFIM
3.4.2.1.
Formulacin Presupuestaria, Programacin y Control de la

Ejecucin.
Las funciones bsicas que se deben desarrollar para el logro y

cumplimiento de las metas y objetivos trazados son las siguientes:
a. Analizar y someter a consideracin del jefe del rea de presupuesto la
definicin, clasificacin y denominacin de las categoras
programticas.
b. Solicitar a las dependencias de la Municipalidad informacin sobre
estimaciones y recaudaciones de ingresos.
c. Orientar a las dependencias en el uso de los formularios e instructivos
para la recoleccin de informacin sobre estimaciones y recaudacin
de ingresos.
d. Elaborar, de acuerdo a la poltica de ingresos establecida en la poltica
presupuestaria previa, las diferentes opciones de ingresos, a fin de
someterlas a consideracin del jefe del rea de presupuesto.
e. Realizar estudios sobre las diferentes fuentes de ingreso.
f. Elaborar las propuestas de niveles de gastos, de acuerdo a la poltica
presupuestaria especfica aprobada por la Municipalidad.
g. Asesorar a las dependencias en la elaboracin de sus anteproyectos
de presupuesto.
h. Analizar y ajustar los anteproyectos de presupuesto enviados por las
dependencias municipales.
i. Asistir al Jefe de la AFIM, en preparar el proyecto de presupuesto
anual, exposicin de motivos y dems documentos, para someterlo a
consideracin del Concejo Municipal, de conformidad a lo establecido
en el artculo 131 del Cdigo Municipal.
j. Registrar en el sistema el presupuesto aprobado por el Concejo
Municipal.
k. Analizar la informacin de programacin fsica y financiera del
presupuesto enviada por las dependencias municipales.
l. Analizar y someter a consideracin del jefe inmediato, las solicitudes
de modificaciones presupuestarias presentadas por las dependencias.
m. Incorporar al sistema las solicitudes de modificaciones al presupuesto y
su aprobacin.
n. Enviar por intermedio de su jefe inmediato, al jefe de la AFIM la
ejecucin fsica y financiera,
e informacin peridica de las
modificaciones presupuestarias aprobadas.
Pg.
138
24 /

Municipal
Manual
MAFIM
3.4.2.2.
Evaluacin Fsica y Financiera.

a. Orientar a las dependencias
de la Municipalidad en el uso de
los formularios e instructivos para el envo de la informacin sobre
resultados peridicos de la ejecucin fsica y financiera del
presupuesto.
b. Elaborar y someter a consideracin del Jefe de la AFIM la informacin
peridica sobre la ejecucin de ingresos, esto por intermedio del
responsable del rea de presupuesto.
c. Analizar peridicamente y someter a consideracin del Jefe del rea
de Presupuesto los informes recibidos sobre la ejecucin del
presupuesto de gastos y de realizaciones fsicas, as como verificar si
los programas se estn
cumpliendo
como
fueron
formulados, las
causas de
las desviaciones si
las hubiera, y proponer las medidas correctivas necesarias.
d. Llevar estadsticas de los proyectos que se ejecutan en ms de un
perodo presupuestario, a fin de asegurar su financiamiento en los
respectivos presupuestos.
e. Destacar en forma eventual a funcionarios de la AFIM y a las distintas
dependencias de la Municipalidad, para los efectos de constatar la
veracidad del cumplimiento de la ejecucin de aquellos programas de
inters prioritario.
Pg.
138
25 /

Municipal
Manual
MAFIM
3.5
3.5.1
ORGANIZACIN
CONTABILIDAD.
FUNCIONES
BSICAS
DEL
REA
DE
Estructura Organizativa.
Para el cumplimiento de sus objetivos, el rea de Contabilidad se organizar

Pg.
138
26 /

Municipal
Manual
MAFIM
3.5.2
Funciones Bsicas.

a. Administrar la gestin financiera del registro de la ejecucin, de
conformidad con el sistema financiero y a los lineamientos emitidos por
la Direccin de Contabilidad del Estado del Ministerio de Finanzas
Pblicas como rgano rector de la Contabilidad Integrada
Gubernamental.
b. Participar en la formulacin de la poltica financiera, que elabore la
Unidad de Administracin Financiera Integrada Municipal.
c. Aplicar la metodologa contable
y la periodicidad,
estructura y caractersticas de los estados contables financieros a
producir por la Municipalidad, conforme
a su
naturaleza
jurdica,
caractersticas operativas y requerimientos
de informacin, de acuerdo a las normas de Contabilidad Integrada
Gubernamental.
d. Aplicar el Plan de Cuentas y los clasificadores contables establecidos
por la Direccin de Contabilidad del Estado, adecuados a la naturaleza
jurdica, caractersticas operativas y requerimientos de informacin de
la Municipalidad.
e. Dirigir, coordinar y controlar las labores de registro, validacin y
aprobacin en el sistema la ejecucin presupuestaria de gastos e
ingresos.
f. Dirigir, coordinar y controlar las labores de registro, validacin
y aprobacin en el sistema de
las
operaciones
de
origen
extrapresupuestario.
g. Efectuar los anlisis necesarios sobre los estados financieros y
producir los informes para la toma de decisiones del Concejo Municipal
y Contralora General de Cuentas.
h. Administrar el sistema contable, que permita conocer en tiempo real la
gestin presupuestaria, de caja y patrimonial, as como los resultados
operativo, econmico y financiero de la Municipalidad.
i. Mantener actualizado el registro integrado de los bienes durables de la
Municipalidad.
j. Coordinar el envo mensual del reporte Informe de rendicin de
ingresos y egresos a la Contralora General de Cuentas.
k. Administrar el archivo de documentacin financiera de la Municipalidad.
l. Participar en las operaciones de cierre presupuestario y contable.
m. Realizar anlisis e interpretacin de los reportes y estados financieros
para brindar informacin a nivel gerencial para la toma de decisiones.
n. Velar por la integridad de la informacin financiera registrada en el
sistema, oportunidad de los registros y la razonabilidad de las cifras
presentadas.
Pg.
138
27 /

Municipal
Manual
MAFIM
3.5.2.1.
Registro de la Ejecucin Presupuestaria.

a. Orientar a las dependencias de la Municipalidad en el uso de los
formularios a enviar como documentacin de respaldo para el registro
de ejecucin presupuestaria de gastos e ingresos en el sistema.
b. Analizar la documentacin de respaldo previo al registro de las
diferentes etapas del gasto en el sistema.
c. Registrar, validar y aprobar en el sistema la ejecucin presupuestaria
de gastos.
d. Participar en las operaciones de cierre presupuestario y contable.
3.5.2.2.
Operaciones Contables.

a. Aplicar el Plan de Cuentas establecido por la Direccin de Contabilidad
del Estado del Ministerio de Finanzas Pblicas, de acuerdo a la
naturaleza jurdica, caractersticas operativas y requerimientos de
informacin de la Municipalidad.
b. Adoptar los clasificadores contables establecidos por la Direccin de
Contabilidad del Estado del Ministerio de Finanzas Pblicas, a la
naturaleza jurdica, caractersticas operativas y requerimientos de
informacin de la Municipalidad.
c. Analizar la documentacin de respaldo previo al registro, validacin y
aprobacin en el sistema de las operaciones de origen
extrapresupuestario.
d. Llevar la contabilidad patrimonial de la Municipalidad, procesada en el
sistema.
e. Producir en el sistema informacin de estados financieros para la toma
de decisiones y su envo a la Contralora General de Cuentas.
f. Realizar la conciliacin bancaria en el sistema.
g. Participar en las operaciones de cierre presupuestario y contable.
h. Revisar y actualizar, los criterios de contabilizacin y requerimientos de
informacin para la toma de decisiones.
i. Mantener actualizada la informacin referente a la deuda municipal.
j. Obtener del sistema la informacin correspondiente a los estados
financieros de la ejecucin de los presupuestos de gastos e ingresos,
balances generales, y dems salidas y estados de informacin que se
produzcan por el sistema, que incluye el reporte Informe de rendicin
de ingresos y egresos que debe enviar mensualmente a la Contralora
General de Cuentas.
Pg.
138
28 /

Municipal
Manual
MAFIM
k. Analizar la informacin contable, presupuestaria y de tesorera

obtenida del sistema computarizado.
l. Deteccin mensual de inconsistencias en la ejecucin presupuestaria
de gastos e ingresos, as como su seguimiento para la regularizacin
de las mismas, la consistencia de las modificaciones presupuestarias
ingresadas al sistema y la comprobacin de la coherencia de los
estados contables y econmico-financieros de la Municipalidad.
m. Analizar, conjuntamente con las dems unidades del rea contable, los
ajustes a realizar a la informacin ingresada al sistema cuando sea
necesario, a los fines de lograr un adecuado registro de las
operaciones que afectan la situacin econmica- financiera de la
Municipalidad.
n. Presentar informacin peridica, que permita conocer la gestin
presupuestaria, patrimonial y de tesorera de la Municipalidad.
Pg.
138
29 /

Municipal
Manual
MAFIM
3.6
3.6.1
ORGANIZACIN Y FUNCIONES DEL REA DE TESORERA.

Estructura Organizativa.
Para el cumplimiento de sus objetivos, el rea de Tesorera se organizar

Pg.
138
30 /

Municipal
Manual
MAFIM
3.6.2
Funciones Bsicas.

a. Disear, mantener y actualizar las normas, procedimientos e
instructivos que regulan el funcionamiento del rea de tesorera, de
acuerdo a las normas establecidas por la entidad rectora y los
procedimientos del Sistema Integrado de Administracin Financiera
Municipal.
b. Realizar estudios y proponer normas tendientes a optimizar la liquidez,
mediante el sistema de Cuenta nica.
c. Disear, mantener y actualizar los reglamentos, instructivos y
procedimientos en las fases de programacin y control de los flujos
financieros de la Municipalidad.
d. Participar en la formulacin de la poltica financiera, que elabore la
Unidad de Administracin Financiera de la Municipalidad.
e. Cumplir y velar por el cumplimiento de las polticas y normas dictadas
por el Concejo Municipal.
f. Elaborar, juntamente con el rea de presupuesto la programacin de
la ejecucin del presupuesto y programar el flujo de fondos de la
Municipalidad.
g. Aprobar y someter a consideracin del Jefe de la Unidad de
Administracin Financiera Integrada Municipal, el programa
mensualizado de caja elaborado por el rea de Programacin y
Ejecucin de Pagos.
h. Administrar el Sistema de Caja nica de la Municipalidad.
i. Emitir opinin previa sobre las inversiones temporales de fondos
que realice la Municipalidad.
j. Proveer informacin en tiempo real del movimiento efectivo de
fondos para la toma decisiones.
k. Administrar la deuda municipal realizando el registro de los prstamos
y/o donaciones tanto los nuevos como los que se encuentren vigentes
o que se hayan finalizado en el mismo perodo fiscal vigente,
realizando las ampliaciones del presupuesto, tanto en ingresos como
en egresos, realizando la programacin de la recepcin de los
desembolsos, as como de las amortizaciones.
l. Las atribuciones del tesorero que asigna el artculo 87 Atribuciones del
Tesorero del Cdigo Municipal.
Pg.
138
31 /

Municipal
Manual
MAFIM
3.6.2.1.
rea de Receptora.

a. Recaudar los diferentes ingresos que percibe la Municipalidad en
concepto de arbitrios, tasas, contribuciones por mejoras, aportes y
otros.
b. Extender a los contribuyentes los comprobantes en su caso recibos
y/o facturas correspondientes autorizados y sealados por la
Contralora General de Cuentas y dems entidades, por las sumas que
de ellos se perciba.
c. Ejercer los controles necesarios para depositar diariamente en el
sistema bancario los recursos financieros percibidos por diferentes
conceptos.
d. Trasladar al rea de contabilidad la documentacin de soporte de los
ingresos percibidos, que permita elaborar las operaciones contables
correspondientes.
e. Llevar el control de los recibos y/o facturas correspondientes,
autorizados por las dependencias de fiscalizacin y de recaudacin.
3.6.2.2.
rea de Programacin y Ejecucin de Pagos.

a. Planificar, dirigir, coordinar y controlar las labores del servicio de
tesorera.
b. Verificar la informacin de los expedientes devengados de origen
presupuestario y los pendientes de pago extrapresupuestario.
c. Recibir los expedientes de devengados de origen presupuestario y los
pendientes de pago extrapresupuestario y pagarlos de acuerdo a su
naturaleza y monto.
d. Administrar el sistema de Caja nica del Tesoro Municipal.
e. Proveer informacin en tiempo real del movimiento efectivo de fondos.
f. Administrar el Fondo Rotativo y en casos necesarios la Caja Chica de
la Municipalidad y establecer normas para el manejo y control de los
fondos rotativos de las unidades ejecutoras.
g. Tomar acciones en la ejecucin de los embargos, mandatos judiciales
o poderes.
h. Controlar una mejor utilizacin de los saldos efectivos de las diferentes
cuentas bancarias.
i. Autorizar la apertura de cuentas bancarias cuando fuere necesario,
para el manejo de fondos rotativos por parte de las dependencias
municipales.
j. Proporcionar informacin sobre los saldos diarios de caja.
Pg.
138
32 /

Municipal
Manual
MAFIM
k. Archivar la documentacin de respaldo relacionada con la apertura,

mantenimiento, actualizacin y cierre de cuentas bancarias.
3.6.2.3.
rea de Prstamos y Donaciones.

a. Mantener los registros de la administracin de la deuda municipal.
b. Asesorar al Alcalde y Concejo Municipal en materia de endeudamiento
y donaciones.
c. Participar en la gestin y negociacin de las operaciones de
endeudamiento y donaciones, de manera que se logren las mejores
condiciones posibles para los objetivos de la Municipalidad.
d. Programar el endeudamiento, as como el pago del servicio de la
deuda y presentarlo para su incorporacin en la formulacin del
presupuesto anual, en cada ejercicio fiscal, el cual ser aprobado por
el Concejo Municipal.
e. Participar en las negociaciones y contrataciones de prstamos de
acuerdo con la legislacin vigente, en especial la Constitucin Poltica
de la Repblica de Guatemala, el Cdigo Municipal, la Ley Orgnica
del Presupuesto y su Reglamento.
f. Una vez contratado el financiamiento ingresarlo al mdulo de
Endeudamiento Municipal y Donaciones del Sistema Integrado de
Administracin Financiera Municipal.
g. Llevar el registro actualizado de los desembolsos de la deuda
municipal y donaciones, y deber iniciar los trmites administrativos
para el pago de los servicios de la deuda.
h. Preparar mensualmente la informacin sobre la deuda de la
Municipalidad, que sta deber emitir a la Direccin de Crdito Pblico
del Ministerio de Finanzas Pblicas, de acuerdo con el sistema, de
conformidad con lo dispuesto en el Artculo 115 del Cdigo Municipal,
enviando copia de dicha informacin al INFOM.
Pg.
138
33 /

Municipal
Manual
MAFIM
3.7
ANEXOS.
PROYECTO DE ACUERDO DEL CONCEJO MUNICIPAL PARA LA
CREACIN DE LA AFIM.
CONSIDERANDO:
Que el proceso de modernizacin del sistema administrativo y financiero del sector

pblico no financiero de Guatemala, que incluye a las Municipalidades del pas,
que sta impulsando el Ministerio de Finanzas Pblicas como ente rector del
Sistema Financiero y contenido en el Cdigo Municipal, Decreto No. 122002Artculo 98, literal b).
CONSIDERANDO:
Que el desarrollo de dicho proceso conlleva cambios y readecuaciones de la
estructura organizacional de la Municipalidad, que permita hacer ms eficiente y
eficaz el proceso de gestin administrativa y financiera municipal;
POR TANTO:
Este Concejo Municipal, con base a lo preceptuado en los artculos 253, literal c),
de la Constitucin Poltica de la Republica de Guatemala, 35 literales i), j), y
k),
97 y 98, del Decreto nmero 12-2002 del Congreso de la Repblica, Cdigo
Municipal que establece, que para efectos de integrar a las Municipalidades en el
proceso y consolidacin financiera del sector pblico, las Municipalidades del pas
debern incorporar a su estructura administrativa una Unidad de Administracin
Financiera Integrada Municipal AFIM-, la cual ser responsable de dicho
proceso,
ACUERDA:
PRIMERO: CREACIN Y OBJETO: Se crea la Unidad de Administracin
Financiera Integrada Municipal -AFIM- de esta Municipalidad, la que tendr entre
otras funciones, la de velar por realizar la programacin, organizacin,
coordinacin, ejecucin y control de la captacin y uso de los recursos pblicos
bajo los principios de legalidad, economa, eficiencia y equidad, con el
propsito de cumplir con los programas y proyectos de conformidad con las
polticas de la Municipalidad.
SEGUNDO:
ORGANIZACIN:
Para el cumplimiento de las funciones
administrativas asignadas, la Unidad de Administracin Financiera Integrada
Municipal AFIM- contar con un Director o Jefe, (quien preferentemente debe ser un
profesional universitario del rea de ciencias econmicas, o en su defecto poseer el titulo
de Perito Contador con estudios universitarios en el rea indicada y
acreditar
experiencia comprobable en materia de Administracin Financiera Integrada Municipal),
que ser nombrado por el Concejo Municipal de una terna propuesta por el
Alcalde Municipal; esta
organizacin
municipal
comprender tres
reas
bsicas especficas:
Pg.
138
34 /

Municipal
Manual
MAFIM
rea de Presupuesto, rea de Contabilidad

Tesorera.
y rea de
Cada rea estar dirigida por una persona con experiencia en la materia o
bien por un
profesional universitario de las ciencias econmicas y se
dispondr de personal idneo en razn del volumen, complejidad y
responsabilidad de funciones.
TERCERO: APROBACION DEL MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES
BASICAS DE LA AFIM. Se aprueba el Manual de Organizacin y Funciones
Bsicas de la AFIM, el cual contiene la estructura organizativa de la Unidad de
Administracin Financiera Integrada Municipal, sus funciones bsicas generales,
as como la organizacin y funciones bsicas de las reas administrativas que la
conforman.
CUARTO: COMPETENCIAS Y FUNCIONES DE LA AFIM: Son atribuciones de
la Unidad de Administracin Financiera Integrada Municipal AFIM-,
adicionalmente a las contenidas en el artculo 98 del Decreto nmero 12-2002 del
Congreso de la Repblica Cdigo Municipal, las contenidas en el Manual de
Organizacin y Funciones Bsicas de la AFIM.
QUINTO: COORDINACIN. El Director o Jefe de la Unidad de Administracin
Financiera Integrada Municipal AFIM- debe fomentar y mantener relaciones de
coordinacin con las dems oficinas de la Municipalidad, con el Ministerio de
Finanzas Pblicas como ente rector del Sistema Integrado de Administracin
Financiera Municipal, con el Instituto de Fomento Municipal y dems entidades
relacionadas con el quehacer municipal.
SEXTO: RECURSOS. La Unidad de Administracin Financiera Integrada
Municipal AFIM- tendr los recursos humanos, mobiliario y equipo de oficina, as
como las facilidades y medios tecnolgicos de computacin y de comunicaciones
que sean requeridos para el efectivo desempeo de sus atribuciones.
SEPTIMO: COOPERACIN. Todas las dependencias de la Municipalidad quedan
obligadas a cooperar con la Unidad de Administracin Financiera Integrada
Municipal AFIM- mediante la provisin inmediata de los informes y documentos
que sta requiera para el cumplimiento de sus funciones.
OCTAVO: Cualquier otra disposicin Municipal que contradiga lo previsto en este
Acuerdo, queda derogada.
NOVENO: El presente Acuerdo entrar en vigencia inmediatamente a su
aprobacin.
Pg.
138
35 /

Municipal
Manual
MAFIM
Pg.
138
36 /

Municipal
Manual
MAFIM
4.
MDULO DE PRESUPUESTO.
4.1
OBJETIVOS.
4.1.1
Objetivo General.
Alcanzar un nivel operativo sistemtico y funcional que conlleve al

fortalecimiento del control interno en los procesos administrativos y
financieros para el aprovechamiento racional de los recursos, a efecto de
obtener resultados e informacin confiable, oportuna y transparente.
4.1.2
Objetivos Especficos.
Fortalecer la aplicacin de la normativa legal aplicable, y los

procedimientos administrativos y tcnicos que permitan mejorar la calidad
del control interno en el proceso de ejecucin de las transacciones
municipales y la administracin de los recursos disponibles.
Elevar el nivel de eficiencia de la Administracin Financiera
Integrada Municipal AFIM- y/o de las Tesoreras Municipales a efecto de
que sta preste un mejor servicio, en apoyo a la ejecucin de los
diferentes programas municipales.
Apoyar la implantacin de un sistema de informacin administrativa y
financiera, confiable y oportuna, que provea los insumos bsicos para la
toma de decisiones a las autoridades municipales y la rendicin de
cuentas.
Pg.
138
37 /

Municipal
Manual
MAFIM
4.2
NORMAS DE CONTROL INTERNO.
En el Mdulo de Presupuesto del Sistema Integrado de Administracin Financiera

Municipal, se formular el proyecto de presupuesto anual, ingresando polticas,
prioridades y orientaciones globales de los recursos y gastos definidos.
4.2.1 Separacin de las Fases del Proceso Presupuestario.
El proceso presupuestario deber contemplar la separacin de las fases:
formulacin, ejecucin, evaluacin y liquidacin, conforme la normativa
aprobada por el Concejo Municipal, lo que establece la Ley Orgnica del
Presupuesto y su Reglamento, as como el Cdigo Municipal.
4.2.2 Programacin de la Ejecucin Presupuestaria.
Los responsables de los programas debern proyectar, para cada ejercicio
fiscal, la ejecucin fsica y financiera de los presupuestos de ingresos y
egresos y presentarla al Concejo Municipal, en la fecha que fije para ese
efecto.
4.2.3 Programacin de los Egresos.
La programacin de los egresos, ser cuatrimestral, en lo que se refiere al
gasto comprometido, y mensual en lo que respecta al devengado, tomando
como base los requerimientos enviados por los responsables de los
programas.
Dicha programacin ser realizada por la Unidad de
Administracin Financiera Integrada Municipal (AFIM) y comunicada antes
del inicio del respectivo cuatrimestre.
4.2.4 Aplicacin del Saldo de Caja.
El saldo de caja del ejercicio fiscal anterior, tiene que programarse para el
ejercicio siguiente, en los casos aplicables, en concordancia con lo
establecido por la Ley Orgnica del Presupuesto y su Reglamento y el
Cdigo Municipal.
4.2.5 Control Previo a la Ejecucin del Gasto.
Slo podr darse curso al registro y posterior pago de gastos, con la
certificacin del rea de Presupuesto, en la que conste que se ha verificado
la existencia de partida presupuestaria y saldo suficiente.
4.2.6 Transferencias a Organizaciones no Gubernamentales.
Las transferencias corrientes y/o de capital, dentro del presupuesto de
egresos, para ser canalizadas a organizaciones no gubernamentales,
debern ser acompaadas en cada solicitud de desembolso financiero, el
Plan de Trabajo a ejecutar en el perodo, especificando el destino que se le
dar a los recursos transferidos, as como el informe tcnico-financiero de las
actividades realizadas y metas logradas con el desembolso anterior, en
funcin de los objetivos previstos.
Pg.
138
38 /

Municipal
Manual
MAFIM
4.2.7 Estado de Ejecucin Presupuestaria.

La Unidad de Administracin Financiera Integrada Municipal (AFIM), deber
preparar y presentar a travs del Alcalde al Concejo Municipal informes
mensuales, trimestrales y anuales de la ejecucin presupuestaria, que
incluyan informacin sobre las partidas asignadas inicialmente en el
presupuesto, los ajustes por adiciones o disminuciones autorizadas, los
saldos ajustados, los recursos devengados y realizados, los cobros o
recaudos realizados, los saldos de recursos por cobrar, los gastos
devengados y pagados, los saldos de obligaciones o gastos devengados no
pagados, los saldos por ejecutar y, cuando existan, los compromisos
contingentes.
4.2.8 Evaluacin de la Ejecucin Presupuestaria.
La Unidad de Administracin Financiera Integrada Municipal (AFIM), a travs
del rea de Presupuesto, debe realizar la evaluacin interna del presupuesto
durante su ejecucin, as como al cierre del mismo, con base a los registros
de informacin de la gestin y ejecucin fsica, utilizando en forma crtica los
resultados fsicos y financieros obtenidas en cumplimiento de las polticas
establecidas, y presentarlas al Concejo a travs del Alcalde Municipal.
4.2.9 Gastos Comprometidos y no Devengados.
El responsable de la AFIM o Tesorero Municipal, deber verificar y analizar
los gastos comprometidos y no devengados que queden al 31 de diciembre
de cada ao, con el objetivo de proponer a la autoridad superior, la
imputacin a crditos disponibles del ejercicio siguiente.
El rea de Contabilidad, registrar en las cuentas financieras los montos
comprometidos y no devengados que se establezcan al 31 de diciembre de
cada ao.
4.2.10 Gastos Devengados y no Pagados.
El responsable de la AFIM o el Tesorero Municipal, deber programar los
pagos de los gastos devengados, al 31 de diciembre, con cargo a las
disponibilidades financieras del ejercicio siguiente.
El rea de Contabilidad, registrar en las cuentas financieras los montos
devengados y no pagados que se establezcan al 31 de diciembre de cada
ao.
4.2.11 Consolidacin de Informacin de las Municipalidades.
Para los fines de informacin y consolidacin de las Cuentas Nacionales, se
debern remitir los presupuestos aprobados en punto de acta, al Ministerio
de Finanzas Pblicas, al Congreso de la Repblica y a la Contralora General
de Cuentas. De la misma forma deben remitir la informacin de la ejecucin
fsica y financiera de su gestin presupuestaria, con la oportunidad
requerida y contenido que especifique el Reglamento de la Ley Orgnica del
Presupuesto, esto debe ser a nivel analtico (de estructura presupuestaria).
Pg.
138
39 /

Municipal
Manual
MAFIM
4.3
METODOLOGA PRESUPUESTARIA UNIFORME.
El Artculo 46 de la Ley Orgnica del Presupuesto ordena que, sin perjuicio de la

autonoma que la Constitucin Poltica de la Repblica otorga a las
Municipalidades y sus Empresas, y en virtud a que estas actan por delegacin
del Estado, su presupuesto anual de ingresos y egresos deber adecuarse a la
metodologa presupuestaria que adopte el sector pblico.
Bajo dicha normativa y considerando la importancia del presupuesto municipal,
como herramienta til de gestin y de planificacin que apoye el desarrollo
econmico y social de los municipios, en los prrafos siguientes se resaltan los
procesos y acciones que se deben implementar, para que los presupuestos estn
acordes a la metodologa definida por el Ministerio de Finanzas Pblicas, tomando
como base lo dispuesto en las Leyes que regulan la materia y utilizada por el resto
de las entidades del sector pblico.
El Decreto 101-97 del Congreso de la Repblica Ley Orgnica del Presupuesto
define al Sistema Presupuestario como el conjunto de principios, rganos, normas
y procedimientos que rigen el proceso presupuestario de todos los organismos y
entidades que conforman el sector pblico de Guatemala. En ese sentido, los
principios presupuestarios son reglas que determinan el contenido y mbito del
presupuesto y formalmente constituyen garantas del uso y manejo de los
recursos pblicos, para la ciudadana. El Artculo 8 del Reglamento de la Ley
Orgnica del Presupuesto,
establece
como
principios
presupuestarios
los de
anualidad,
equilibrio, programacin y publicidad, por lo que los presupuestos deben:
a) Corresponder a un ejercicio fiscal;
b) Contener agrupados y clasificados en un solo instrumento, todos los
recursos y los gastos estimados para dicho ejercicio;
c) Estructurarse en forma que exista correspondencia entre los recursos y los
gastos y que stos se conformen mediante una programacin basada
fundamentalmente en los planes de gobierno; y,
d) Hacerse del conocimiento pblico.
El Ministerio de Finanzas Pblicas, como ente rector de los sistemas
presupuestarios, de contabilidad integrada gubernamental, de tesorera y crdito
pblico, con el propsito de uniformar los procesos de formulacin, programacin,
ejecucin, control, evaluacin y liquidacin de los presupuestos, en cumplimiento
con lo estipulado en el Artculo 8 del Reglamento de la Ley Orgnica del
Presupuesto y considerando que el marco conceptual y metodolgico del
presupuesto por programas debe aplicarse homogneamente, ha definido, entre
otros, el Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Pblico de
Guatemala.
Pg.
138
40 /

Municipal
Manual
MAFIM
4.3.1
Estructura del Presupuesto Municipal.
El Artculo 237 de la Constitucin Poltica de la Repblica de Guatemala

manda que la estructura presupuestaria sea programtica. De esa cuenta, y
considerando las ventajas de la tcnica del presupuesto por programas, los
presupuestos de las entidades y dependencias que conforman el Sector
Pblico de Guatemala, deben estructurar sus presupuestos basados en dicha
tcnica, atendiendo las siguientes categoras programticas: programa,
subprograma, proyecto, actividad u obra, tal y como lo establece el Artculo 11
del Acuerdo Gubernativo 24-98 Reglamento de la Ley Orgnica del
Presupuesto.
De igual manera, el Decreto No. 12-2002, del Cdigo Municipal, en el
artculo
129, Estructura del Presupuesto, define la estructura del presupuesto
programtico.
Al sistema de ordenacin de los ingresos y de los gastos en el presupuesto por
parte de un ente, se le denomina estructura del presupuesto, dicha estructura,
no solo indica la orientacin
del presupuesto como instrumento de
planificacin de la actividad financiera y de coordinacin de sta con la de los
distintos sujetos econmicos, sino que adems permite visualizar el nivel de
desarrollo tcnico de la administracin del ente al que el presupuesto va
referido.
Para la conformacin del presupuesto de ingresos se utilizar el clasificador de
Recursos por Rubros, y en lo que respecta a los egresos se utilizarn las
clasificaciones siguientes: institucional, objeto del gasto, econmica,
finalidades y funciones, fuentes de financiamiento y localizacin geogrfica.1
EL artculo 8 del Decreto 101-97 Ley Orgnica del Presupuesto, define a los
presupuestos pblicos como la expresin anual de los planes del Estado, y la
tcnica del presupuesto por programas parte del supuesto que las
dependencias estatales producen bienes y servicios pblicos, dentro de un
proceso complejo de produccin para lo cual las Instituciones y Dependencias
del Gobierno Central, Empresas Pblicas y Gobiernos Locales, Instituciones
Financieras de la Administracin Central e Instituciones Financieras
Municipales se organizan, segn su competencia, para la produccin
pblica, la cual puede clasificarse de la siguiente manera:
Artculo 11 del Acuerdo Gubernativo 240-98, Reglamento de la Ley Orgnica del Presupuesto.
Pg.
138
41 /

Municipal
Manual
MAFIM
PRO
PRODUCC
DUCCION
ION PUBL
PUBLICA
PRODUCCION
FINAL
LOGRO DE
POLITICAS
METAS
PRODUCCION
TERMINAL
PRODUCCION
DE BIENES Y
SERVICIOS
LOGRO DE
METAS
PRODUCCION
INTERMEDIA
TAREAS
TRABAJOS
El presupuesto por programas permite identificar, mediante la estructura

programtica del presupuesto, la produccin intermedia directa e indirecta, as
como la produccin final; adems facilita el establecimiento de la relacin
insumo-producto y tambin establece la relacin de cmo un producto
condiciona a uno o ms productos intermedios o finales.
Las categoras programticas son unidades de programacin de recursos que
jerarquizan y delimitan el mbito de las diversas acciones presupuestarias y
expresan la forma en que se ha organizado el proceso productivo de bienes y
servicios pblicos en las entidades estatales. Entre las principales
caractersticas de las categoras programticas estn:
Su produccin puede ser final o intermedia

Requiere de un centro de gestin productiva
Sus insumos son definibles y previsibles
Comprende la totalidad de los insumos requeridos para la produccin.
Los tipos de categora programtica, segn las caractersticas de su

produccin y de cmo esta produccin condiciona al proceso productivo
institucional, se clasifican en:
Programa
Subprograma
Proyecto:
Especficos
Centrales
Comunes
Pg.
138
42 /
Actividades
Especficas
Centrales
Comunes
Obras
Estructura Programtica del Presupuesto
NIVEL 1
NIVEL 2
NIVEL 3
Programa
00
Subprograma
00
Proyecto
000
NIVEL 4
Actividad
000
Obra
000
La codificacin utilizada para identificar cada una de las categoras

programticas es la siguiente:
CATEGORIA
PROGRAMATICA
Programa
Subprograma
Proyectos Especficos
Proyectos Centrales
Proyectos Comunes
Actividades Centrales
Actividades Especificas
Actividades Comunes
Obras
Partidas no asignables
programas
CODIGO
NIVEL
11 a 98
01 a 99
001 a 999
02
09 a 10
01
001 a 999
03 a 08
001 a 999
99
1
2
3
1
1
1
4
1
4
1
Las asignaciones con cargo a Partidas no asignables a programas, son

erogaciones incluidas en los presupuestos y que no corresponden a ninguna
produccin institucional (no se transforma en resultados).
El Artculo 10 del Decreto 101-97 Ley Orgnica del Presupuesto establece
que el presupuesto de cada uno de los organismos y entes sujetos a la misma,
contendr para cada ejercicio fiscal la totalidad de las asignaciones aprobadas
para gastos y la estimacin de los recursos destinados a su financiamiento,
mostrando el resultado econmico y la produccin de bienes y servicios que
generarn las acciones previstas.
Los Artculos 11 y 12, de dicha Ley, respectivamente, establecen que los
presupuestos de ingresos contendrn la identificacin especfica de las
distintas clases de ingresos y otras fuentes de financiamiento y los montos
estimados en cada una de ellas y que los presupuestos de egresos utilizar

una estructura programtica coherente con las polticas y planes de accin del
Gobierno.
Coherente con lo establecido en la Constitucin Poltica de la Repblica de
Guatemala, con la Ley Orgnica del Presupuesto y su Reglamento, el Decreto
12-2002 Cdigo Municipal, en el Artculo 129 establece obligatoriamente la
estructura
programtica
del
presupuesto
municipal,
expresando
separadamente las partidas asignadas a los tipos de gasto de funcionamiento,
inversin y deuda.
4.3.2
Clasificacin de los Gastos .
Los gastos pueden clasificarse desde el punto de vista de su objeto: en bienes

y servicios, transferencias y variaciones de activos y pasivos que el sector
pblico aplica en el desarrollo de su proceso productivo; de su naturaleza
3
econmica : ordena las transacciones que realiza el sector pblico con el
propsito de evaluar el impacto y repercusiones que generan las acciones
fiscales y clasifica el gasto en corriente, de capital y aplicaciones financieras, y
de la naturaleza de los bienes y servicios; de su finalidad y funcin: ordena el
gasto segn la naturaleza de los bienes y servicios que producen y prestan las
instituciones pblicas a la sociedad.
4.3.2.1.
Clasificacin por Objeto del Gasto.
La clasificacin por objeto del gasto constituye una ordenacin sistemtica y

homognea de los mismos de tal manera que permite identificar con
claridad y transparencia los bienes y servicios que se adquieren, las
transferencias que se realizan y las aplicaciones financieras previstas.
Esta ordenacin primaria del gasto hace posible adems, el desarrollo de la
contabilidad presupuestaria.
Clasificado de esta manera, el gasto se desagrega en cuentas que facilitan el
registro nico de todas las transacciones con incidencia econmico-financiera
que realizan las instituciones pblicas y su estructura cuenta con tres niveles:
Grupo
0
Subgrupo
0
Rengln
0
El detalle de estas clasificaciones estn aprobadas por el Acuerdo del Ministerio de Finanzas Pblicas, No.
215-2004 y contenidas en el Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Pblico de
Guatemala.
3
Similar criterio se utiliza para clasificar el gasto segn su Tipo y ordena el gasto en Gastos de
Funcionamiento: Gastos de Administracin y Gastos en Recurso Humano; Inversin: Que comprende
Inversin Fsica, Transferencias de Capital e inversin financiera y Deuda Pblica.
Por Grupo de gasto, se clasifica de la siguiente manera:

Grupo
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Descripcin
Servicios Personales
Servicios no Personales
Materiales y Suministros
Propiedad, Planta, Equipo e Intangibles
Transferencias Corrientes
Transferencias de Capital
Activos Financieros
Servicios de la Deuda Pblica y Amortizacin de Otros Pasivos
Otros Gastos
Asignaciones Globales
4.3.2.2.
Clasificacin Econmica del Gasto.
Es una ordenacin secundaria que resulta de la agrupacin del objeto del

gasto, segn su naturaleza econmica y permite conocer el monto de los
gastos corrientes: gastos de consumo, de operacin y rentas de la
propiedad; el volumen de las nuevas inversiones destinadas a incrementar
los activos del Estado que sirven de base para la produccin de bienes y
servicios (incluye la inversin real, las trasferencias de capital y la inversin
financiera); y, las aplicaciones financieras que surgen por el incremento de
los activos financieros y la disminucin de pasivos pblicos.
4.3.2.3.
Clasificacin por Tipo de Gasto.
Esta clasificacin agrupa los gastos asignados al apoyo de la funcin

administrativa de las dependencias de la administracin pblica o a
incrementar la calidad del recurso humano, a la ejecucin de proyectos y las
transacciones del servicio y la deuda pblica.
4.3.2.4.
Clasificacin del Gasto por Finalidad y Funcin.
La clasificacin funcional agrupa los gastos segn la naturaleza de las

finalidades que persiguen las entidades del sector pblico. Inicia por los
"grupos de finalidades" identificadas respectivamente por un dgito. Cada una
de ellos se divide en "funciones", identificadas con dos dgitos, de la siguiente
manera:
Finalidad
0
Funcin
00
Estos dos niveles de clasificacin son de uso obligatorio, y se incorporan en

la estructura presupuestaria a nivel de actividad, obra o directamente al
objeto del gasto.
Esta clasificacin permite ordenar los crditos presupuestarios segn su
finalidad y funcin.
Los grupos de finalidades y subgrupos de funcin en que se clasifican
los gastos son los siguientes:
Grupo de Finalidad 1: Administracin Gubernamental. Esta finalidad
incluye todas las funciones generales inherentes al Estado y que no pueden
asociarse con servicios y productos a empresas y personas, tales como la
conduccin superior del Estado, del Legislativo y de la Administracin de
Justicia; la auditoria y control, las relaciones interiores y exteriores, los
servicios fiscales y monetarios.
Grupo de Finalidad 2: Defensa y Seguridad Interna. Incluye todos los
gastos originados por los servicios que tienen a su cargo la defensa territorial,
el orden y la seguridad propios de la polica local, control de trfico, extincin
de incendios, etc.
Grupo de Finalidad 3: Servicios Sociales. Agrupa aquellos gastos que
origina la prestacin de todos los servicios que las entidades del sector
pblico presta a la comunidad, a los grupos familiares y a las personas en
concepto de salud, educacin, desarrollo de las comunidades, agua,
saneamiento, vivienda y desarrollo urbano y rural, as como en cultura,
recreacin, deporte y previsin social.
Grupo de Finalidad 4: Servicios Econmicos. Incluye todos los gastos que
financian actividades que cumplen funciones vinculadas a la produccin de
bienes y servicios que apoyan el desarrollo econmico, ya sean de
regulacin o control o bien de produccin directa, de promocin, de fomento,
o que mejoren la productividad.
Grupo de Finalidad 5: Deuda Pblica. Comprende los gastos de intereses,
as como la amortizacin de otros pasivos.
Grupo de Finalidad 6: Otros no Clasificables. Esta agrupacin de gastos
contiene las asignaciones destinadas a la amortizacin de la deuda y otros
gastos originados por las variaciones de activos o pasivos.
4.3.3
Clasificacin de los Recursos
La clasificacin de recursos puede estar agrupada por rubros (clasificacin

primaria), segn la naturaleza u origen de los mismos, su clasificacin
econmica los agrupa en corrientes, de capital y fuentes financieras.
4
El detalle de estas clasificaciones estn aprobadas por el Acuerdo del Ministerio de Finanzas
Pblicas, No. 215-2004 y contenidas en el Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Pblico
de Guatemala.
4.3.3.1.
Clasificacin de Recursos por Rubros.
La clasificacin de recursos por rubro esta identificada con un total de 5

dgitos:
Clase Seccin Grupo
00
0
00
No obstante dicha clasificacin, los gobiernos locales, para una mayor
desagregacin y control, pueden utilizar anexo a dicho clasificador, dos
dgitos ms para identificar con mayor especificacin los rubros que
considere necesario para clasificar los ingresos del municipio a que se refiere
el Artculo 100 del Decreto 12-2002 Cdigo Municipal.
Clase
Seccin
Grupo
00
00
4.3.3.2.
Auxiliar del Recurso por

Rubro
00
Clasificacin Econmica de los Recursos.
Esta clasificacin ordena los rubros en corrientes, de capital y fuentes

financieras.
Los ingresos corrientes incluyen las entradas de dinero que no suponen
contraprestacin efectiva, como lo son los impuestos y las transferencias
recibidas; los recursos provenientes de venta de bienes y prestacin de
servicios, cobro de tasas, derechos contribuciones a la seguridad social y las
rentas que provienen de la propiedad.
Los ingresos de capital se originan de la venta o desincorporacin de
activos, la variacin positiva de la depreciacin, las transferencias recibidas
para fines de capital, la venta de participaciones accionarias en empresas y
la recuperacin de prstamos.
Las fuentes financieras son medios de financiamiento constituidos por la
disminucin de la inversin financiera, el endeudamiento pblico y el
incremento del patrimonio.
4.3.4
Las Etapas del Proceso Presupuestario Municipal.
Considerando que las normas contenidas en la Ley Orgnica del Presupuesto

y su Reglamento, que regulan el proceso presupuestario en sus etapas de
formulacin, ejecucin, evaluacin y liquidacin presupuestaria, forman parte
del sistema presupuestario que se complementan con las disposiciones
contenidas en el Cdigo Municipal, en las pginas siguientes se describe el

proceso que conlleva la formulacin, aprobacin y ejecucin presupuestaria.
El proceso presupuestario, constituye en la prctica el tratamiento por
separado de cada una de las etapas del presupuesto, para facilitar su anlisis
y lograr una adecuada divisin del trabajo, con el propsito de tener una mayor
especializacin, toda vez que no es posible llevar a cabo ninguna de las
etapas, sin considerar las caractersticas de las que le anteceden.
En lo referente a la ejecucin del presupuesto municipal se tocarn
principalmente, los temas de programacin de la ejecucin presupuestaria y de
modificaciones a los presupuestos municipales.
4.4
FORMULACIN PRESUPUESTARIA.
La formulacin presupuestaria conlleva una serie de acciones y el cumplimiento

de las normas que regulan dicho proceso tanto en la Ley Orgnica del
Presupuesto como en el Cdigo Municipal.
En esta etapa de conformidad a las disposiciones contenidas en el Cdigo
Municipal, le corresponde a la Unidad de Administracin Integrada Municipal
(AFIM) en coordinacin con la Oficina Municipal de Planificacin (OMP) dictar las
normas tcnicas para la formulacin del anteproyecto, el cual, segn lo
establece el Artculo 131 del Cdigo Municipal, formular el seor alcalde
municipal, en concordancia con las polticas pblicas vigentes.En esta instancia
el Concejo Municipal establecer los mecanismos que aseguren a las
organizaciones comunitarias la oportunidad de comunicar y discutir con los
rganos municipales, los proyectos que desean incluir en el presupuesto de
inversin as como los gastos de funcionamiento, esto en consonancia con lo
dispuesto en el Artculo 132 del Cdigo Municipal.
Dentro del proceso presupuestario, la etapa de formulacin est conformada por
dos grandes momentos: 1) Programacin, y 2) Preparacin y Presentacin, los
cuales se presentan a continuacin.
4.4.1
Programacin.
La programacin presupuestaria consiste en la fijacin de metas y en la

asignacin de recursos (humanos, materiales y financieros), que permitan
alcanzar los objetivos propuestos dentro de los Planes o Programas del
Gobierno Municipal, que respondan a las competencias propias del municipio y
que se encuentran contenidas el Artculo 68 del Cdigo Municipal. Puede
esquematizarse de la siguiente forma:
Programacin Global.
Programacin por Dependencia Municipal.
La Programacin Global es realizada por la Unidad de Administracin
Financiera Integrada Municipal (AFIM) y la Oficina Municipal de Planificacin
(OMP), y se inicia con la fijacin de niveles de actividad del Gobierno Municipal
para las diversas dependencias municipales. De esta programacin global
resultan los techos presupuestarios o niveles de gasto mximo para las
dependencias municipales, de acuerdo con ciertos indicadores econmicos e
informacin que produzca la OMP, entre los cuales se destacan:
Nivel y capacidad de endeudamiento (Capacidad de pago)
Ver el Captulo II, Artculo 111 del Cdigo Municipal. Las empresas, entidades u otras figuras jurdicas
municipales de carcter descentralizado que tienen presupuestos independientes, pero dependen
Programacin de los ingresos del municipio con base en las

6
estimaciones y resultados de los ltimos 5 aos.
Programacin del gasto, que incluye el pago del servicio de la deuda,
de acuerdo a la tabla de amortizacin proyectada del Mdulo de
Prstamos y Donaciones.
Una vez establecidos y aprobados los techos presupuestarios por el alcalde
municipal, asesorado por la comisin de finanzas y funcionarios municipales
remite a las dependencias municipales, segn sea el caso, el documento que
contiene la Poltica y Normas que stas deben observar para la formulacin del
anteproyecto de presupuesto.
Estas normas para la formulacin
presupuestaria, en lo que corresponda, deben ser coherentes con las Polticas
Presupuestarias y Normas para la formulacin del Proyecto de Presupuesto
General de Ingresos y Egresos del Estado.
La Programacin por Dependencia Municipal es orientada internamente por
la Unidad de Administracin Financiera Integrada Municipal (AFIM). Adems,
debe coordinar actividades con los Consejos de Desarrollo Urbano y Rural
para obtener por su medio las solicitudes o prioridades que deben atender en
las comunidades, esta etapa concluye con la presentacin del proyecto de
presupuesto al Concejo Municipal en la primera semana del mes de octubre de
cada ao.
4.4.2
Preparacin y Presentacin.
Al concluir las etapas anteriores, la Unidad de Administracin Financiera

Integrada Municipal (AFIM) en coordinacin con la Oficina Municipal de
Planificacin (OMP), proceden a efectuar el anlisis y ajustes tcnicos, segn
la poltica y normas dictadas por el Concejo Municipal. Definida esta situacin,
el Proyecto de Presupuesto es analizado por el Alcalde Municipal y por las
comisiones de finanzas y probidad y luego lo presenta al Concejo Municipal
para su discusin y aprobacin.
En lo que corresponde a los presupuestos de las empresas municipales, stas
tendrn su propio presupuesto, que requerir de la aprobacin del Concejo
Municipal, y de igual manera su coordinacin estar a cargo de las unidades
especializadas en administracin financiera y de planificacin.
financieramente de aportes del Gobierno Central, del Instituto de Fomento Municipal o de alguna
Municipalidad, debern tambin tomar en cuenta lo dispuesto en el capitulo referido.
6
Ver Articulo 128 del Cdigo Municipal.
Pg.
138
50 /
4.4.2.1.
Participacin de la Sociedad Civil en la Formulacin del

Presupuesto Municipal.
El Cdigo Municipal en el artculo 132, indica Que el Concejo Municipal

establecer los mecanismos que aseguren a las organizaciones
comunitarias, la oportunidad de comunicar y discutir con los rganos
municipales, los proyectos que desean incluir en el presupuesto de
inversin as como los gastos de funcionamiento.
La participacin de
la sociedad civil, conlleva un proceso de planificacin y programacin
presupuestaria participativa con perspectiva de gnero, es decir, orientada
hacia la igualdad de mujeres y hombres.
4.4.2.2.
Interrelacin del Proyecto de Presupuesto con las Polticas

Nacionales.
La Unidad de Administracin Financiera Integrada Municipal (AFIM), o en

su defecto, la Tesorera Municipal, debe evaluar si los requerimientos
recibidos, tanto a nivel interno como externo, se enmarcan dentro de las
polticas presupuestarias aprobadas por el Concejo Municipal, que a su vez,
deben tener coherencia con las polticas de la Administracin Central.
Con base en las obras de infraestructura seleccionadas, la AFIM, debe
elaborar un Plan de Inversin Municipal, que servir de base para la
formulacin del presupuesto de inversin fsica.
4.4.2.3.
Estimacin de los Ingresos.
La Unidad de Administracin Financiera Integrada Municipal (AFIM), o en

su defecto, la Tesorera Municipal, debe realizar una estimacin de todos
los ingresos de cualquier naturaleza que se espera recibir durante el ao,
para incluirlos en el proyecto de presupuesto, por ejemplo:
Transferencias de la Administracin Central
Transferencias de entidades nacionales y extranjeras,
Donaciones
Prstamos
Todos los ingresos contenidos en el Plan de Arbitrios y Plan de
tasas autorizadas
Utilidades de empresas estatales
Otros.
Estos ingresos deben presentarse utilizando el Clasificador de Recursos por

Rubro, establecido en el Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el
Sector Pblico de Guatemala, emitido por el Ministerio de Finanzas
Pg.
138
51 /
Pblicas.
Por ejemplo: la estimacin del situado
correspondiente a inversin (90 %) se clasifica as:
constitucional
17000 Transferencias de Capital.

17200 Del Sector Pblico.
17210 De la Administracin Central.
Pg.
138
52 /
4.5
4.5.1
EJECUCIN PRESUPUESTARIA.
Criterios para la Ejecucin Presupuestaria.
El presupuesto se circunscribe al ejercicio fiscal, que de acuerdo a la Ley

Orgnica del Presupuesto, Decreto No. 101-97, reformado por el 71-98, se
encuentra establecido del uno de enero al treinta y uno de diciembre de cada
ao.
Partiendo del principio de unidad, el presupuesto es uno, y en l deben figurar
todos los ingresos previstos y los gastos autorizados para un ejercicio
financiero. En su formulacin se tiene que tomar en cuenta, que el monto
fijado por concepto de gastos, en ningn caso, podr ser superior a los
ingresos, ms la suma disponible en caja por economas o supervit del
ejercicio anterior.
Toda solicitud de insumos, debe enmarcarse dentro de las necesidades
y objetivos municipales, en congruencia con las descripciones de gasto de los
renglones contenidos en el respectivo clasificador, observando en todo caso,
la debida distribucin de sus asignaciones, durante el ejercicio fiscal
correspondiente.
Para realizar la adquisicin de insumos en la ejecucin de sus programas y
proyectos, deben velar por el cumplimiento de la Normativa Legal vigente y los
procedimientos establecidos, de acuerdo a las polticas dictadas por el
Concejo Municipal.
4.5.2
Programacin de la Ejecucin Presupuestaria.
Los responsables de las dependencias municipales, jefes de programas o

proyectos, deben elaborar una programacin cuatrimestral de la forma en que
sern utilizadas las asignaciones presupuestarias aprobadas, por fuente de
financiamiento, tomando en cuenta la necesidad y oportunidad de los insumos
que sern utilizados para la prestacin de los servicios municipales.
Asimismo, en el caso de construccin de obras, los responsables de su
ejecucin, debern prever las fechas de inicio, avances y terminacin de las
mismas, para que en forma oportuna se cumpla con los compromisos
contrados y cronogramas de ejecucin.
Esta programacin, deber trasladarse a La Unidad de Administracin
Financiera Integrada Municipal (AFIM), o en su defecto, a la Tesorera
Municipal, para que sta prevea los recursos financieros necesarios, que
demandan los responsables de las dependencias municipales, programas y
proyectos.
Pg.
138
53 /
4.5.3
Modificaciones,
Presupuestarias.
Disminuciones
Ampliaciones
Los encargados de los diferentes programas deben velar porque los

procedimientos
necesarios,
para
realizar
las
modificaciones
presupuestarias, se sometan a un adecuado proceso de solicitud, anlisis,
autorizacin y cumplimento legal, de todos los niveles que intervienen en la
ejecucin.
Las modificaciones que surjan durante el ejercicio fiscal, slo deben realizarse
en casos no previstos en el presupuesto aprobado.
En lo que respecta a las ampliaciones de presupuesto, originado por el
saldo de caja que quede al final del ejercicio, u otros recursos que no se
previeron durante el proceso de formulacin, la unidad responsable proceder
a formularla, teniendo especial cuidado de separar las diferentes fuentes
de financiamiento. El saldo de caja no debe utilizarse para la creacin de
puestos fijos ni gastos permanentes.
El rea de Presupuesto, dentro del primer trimestre de cada ejercicio fiscal,
proceder a proponer al Alcalde, el que a su vez, lo har al Concejo
Municipal, la ampliacin del presupuesto originado del saldo de caja existente
al 31 de diciembre del ejercicio anterior. Si por algn extremo, se quedare
algn gasto pendiente de pagar, ste ser imputado a la partida
correspondiente al perodo vigente. Tendr adems, especial cuidado de
separar los fondos propios de los especficos.
El rea responsable, antes de registrar las modificaciones realizadas al
presupuesto, deber comprobar que stas han sido debidamente autorizadas
El proceso de modificaciones presupuestarias en la Municipalidad y sus
Empresas, est sujeto nicamente a la aprobacin del Concejo Municipal, por
lo que, para este proceso, se consideran 3 tipos de modificaciones, siendo
estos:
AMP: Ampliacin; cuando se va a incrementar el monto del
presupuesto total de la Municipalidad.
DIS: Disminucin;
cuando se va a disminuir el monto total
presupuesto aprobado.
del
MODI:Modificaciones: para todo tipo de modificaciones que no aumenten

o disminuyan el presupuesto aprobado.
Pg.
138
54 /
En respuesta a la prohibicin constitucional de hacer transferencias del

programa de inversin al programa de funcionamiento o de deuda, el sistema
validar que en ningn caso disminuya la inversin; entendindose por esta:
la formacin bruta de capital fijo programada como inversin fsica, las
transferencias de capital y la inversin financiera, cuyos crditos
presupuestarios se encuentran asignados en:
a. La categora programtica proyecto;
b. Los renglones de gasto del grupo 3 Propiedad, Planta, Equipo e
Intangibles, se encuentren o no programados en la categora
proyecto, exceptundose de este grupo el subgrupo 34 Equipo
militar y de seguridad y los renglones 314 Edificios e instalaciones
militares y 333 Construcciones militares;
c. Los renglones de gasto del grupo 5 Transferencias de Capital,
incluidos en otras categoras programticas distintas a la de
proyecto, y,
d. Los renglones de gasto del grupo 6 Activos Financieros, incluidos
en otras categoras programticas distintas a la de proyecto.
El procedimiento para gestionar la modificacin presupuestaria es el siguiente:
Procedimiento Administrativo
Responsable
Accin
Procedimiento Operativo
Responsable
Accin
Unidad Ejecutora si la
hubiere, si no el
responsable del
programa
Solicita la modificacin
indicando la estructura
programtica que ser
afectada
Unidad Ejecutora si la
hubiere.
Registra en el
sistema la solicitud,
indicando el tipo de
modificacin en el
comprobante
correspondiente
Responsable del
programa
El responsable del
programa analiza la
propuesta y de
considerarla conforme, la
eleva a la AFIM; de no
estar constituida esta
oficina, se traslada al
Tesorero.
Unidad Ejecutora
Marca solicitando el
comprobante
rea de Presupuesto
Recibe la solicitud y
consolida las solicitudes
de las unidades
ejecutoras; analiza la
propuesta; el
cumplimiento de la
normativa aplicable; la
pertinencia de la solicitud
y la competencia del
rea de Presupuesto
Consolida los
comprobantes de
solicitud de
modificaciones a
nivel Municipal
Pg.
138
55 /
rea de Presupuesto
Alcalde
funcionario que la solicita.

Traslada la solicitud de
modificacin consolidada
al Alcalde
Presenta la solicitud de
modificacin al Concejo
Municipal
Aprueba la modificacin
Concejo
4.5.4
Actualizacin de la
Financiera y Metas.
AFIM o Tesorero
Programacin
Marca aprobado el
comprobante
Presupuestaria
Fsica,
El rea de presupuesto al realizar modificaciones al presupuesto, tendr

especial cuidado de actualizar la programacin presupuestaria a nivel de
programas y proyectos, as como las metas establecidas al inicio del ejercicio.
4.5.5
Control Fsico y Financiero.
El rea de presupuesto, velar que la ejecucin de gastos de inversin en lo

relativo a obras por contrato o administracin municipal, guarden relacin
razonable entre el avance fsico de las obras o proyectos, con los desembolsos
efectuados y registrados en el presupuesto. De igual manera se deber
observar el mismo procedimiento para los programas de funcionamiento a
efecto de evaluar el cumplimiento de sus metas y objetivos.
4.5.6
Evaluacin de la Ejecucin Presupuestaria.
El rea de presupuesto deber realizar en forma cuatrimestral, el anlisis y

evaluacin financiera del comportamiento de los ingresos, egresos y
disponibilidades presupuestarias, para determinar el grado de cumplimiento de
las metas. Con base a esta evaluacin, se elaborarn los informes
correspondientes y trasladarn al Alcalde Municipal para que ste lo haga del
conocimiento del Concejo Municipal, y ste, decidir los cambios y ajustes que
sean pertinentes, a fin de alcanzar los objetivos y metas propuestas en sus
planes de trabajo.
4.5.7
Informes de Ejecucin Presupuestaria.
La AFIM ser la responsable de velar porque el Alcalde Municipal, cuente con

la informacin oportuna, para que informe al Concejo Municipal, y este,
cumpla con enviar a las entidades correspondientes, en los plazos previstos,
toda aquella informacin que establece el Cdigo Municipal y Ley Orgnica del
Presupuesto y su Reglamento.
Pg.
138
56 /
De conformidad con las leyes que se indican a continuacin, los

principales informes que deben presentarse son:
4.5.7.1.
Cdigo Municipal.
Artculo 133. Aprobacin

de modificaciones y
transferencias
presupuestarias. Segundo prrafo: De estas aprobaciones se enviar copia
certificada a la Contralora General de Cuentas, para los efectos de
control y fiscalizacin.
Artculo 135.
Informacin trimestral del presupuesto. El alcalde,
trimestralmente deber informar al Concejo Municipal, con relacin a la
ejecucin del presupuesto, debiendo enviar copia de tales informes a la
Contralora General de Cuentas, para su control, fiscalizacin, registro y
asesora.
Basndose en tales informes, se decidir los cambios y ajustes que sean
pertinentes, a fin de alcanzar los objetivos y metas propuestas en sus
planes de trabajo.
Igualmente, con fines de consolidacin presupuestaria del sector pblico, a
la finalizacin del ejercicio, se presentar al Ministerio de Finanzas
Pblicas, un informe de los resultados fsicos y financieros de la ejecucin
de su presupuesto.
Para satisfacer el principio de unidad en la fiscalizacin de los ingresos y
egresos del Estado, se presentar al Congreso de la Repblica, la
liquidacin de su presupuesto, para lo cual deber observarse lo
preceptuado por la Constitucin Poltica de la Repblica. Para cumplir con
el principio de publicidad, cada tres meses publicar el estado de ingresos y
egresos de su presupuesto.
4.5.7.2.
Ley Orgnica del Presupuesto (Decreto 101-97 del Congreso

de la Repblica).
Artculo 47. Informes de la Gestin Presupuestaria. Para fines de

consolidacin de cuentas e informacin que debe efectuar el Organismo
Ejecutivo, la Municipalidad y sus Empresas remitirn, al Ministerio de
Finanzas Pblicas, al Congreso de la Repblica y a la Contralora General
de Cuentas, sus presupuestos de ingresos y egresos aprobados. Asimismo,
la informacin de la ejecucin fsica y financiera de su gestin
presupuestaria, en su oportunidad y con el contenido que seale el
reglamento. En cuanto a la inversin pblica, se informar, adems, a la
Secretara de Planificacin y Programacin de la Presidencia.
Pg.
138
57 /
4.5.7.3.
Reglamento de la Ley Orgnica del Presupuesto (Acuerdo

Gubernativo 240-98).
a. Artculo 29. Informacin Presupuestaria. Los presupuestos y los

informes a que se refiere el artculo 47 de la Ley, debern ser
presentados en la forma siguiente:
A ms tardar el 31 de enero del ejercicio fiscal al que

corresponda el presupuesto aprobado.
b. El informe de su gestin presupuestaria del ejercicio fiscal anterior,

a ms tardar el 31 de marzo de cada ao. Este informe deber
contener como mnimo lo siguiente:
Ejecucin fsica y financiera de

ejecutados en el ao.
Ejecucin financiera de los ingresos.
los
proyectos
Pg.
138
obras
58 /
4.6
4.6.1
LIQUIDACIN PRESUPUESTARIA.
Normas y Procedimientos para la Liquidacin Presupuestaria.
El ejercicio fiscal se inicia el 1 de enero y finaliza el 31 de diciembre de cada

ao.
Un ejercicio fiscal es independiente uno de otro, sin embargo, los ingresos del
ejercicio anterior que se recauden en el ejercicio vigente se tomarn como
ingresos de este ltimo.
Las acreeduras que hayan quedado pendientes de pago del ejercicio fiscal
anterior, podrn pagarse en el curso del ejercicio fiscal vigente y el gasto se
imputar al rengln de gasto correspondiente, el cual deber contar con
asignacin para el efecto.
Los compromisos no devengados al 31 de diciembre, previo anlisis de su
situacin, podrn trasladarse al ejercicio siguiente imputndose a los renglones
correspondientes en el presupuesto vigente.
De conformidad con disposiciones legales contenidas en la Constitucin
Poltica de la Repblica, Cdigo Municipal, Ley Orgnica del Presupuesto y su
Reglamento, la Municipalidad y sus Empresas estn en la obligacin de
elaborar y presentar en los plazos y forma establecida, (artculo 29 del
Reglamento de la Ley Orgnica del Presupuesto) la liquidacin e informes
sobre la gestin del presupuesto municipal.
Para cumplir con las disposiciones legales, la Administracin Financiera
Integrada Municipal (AFIM), o en su caso, la Tesorera, debe presentar los
resultados de la ejecucin, de conformidad con los reportes del Sistema
Pg.
138
59 /
4.7
ANEXOS.
ANEXO 1
TERMINOS DE USO COMUN EN LA FORMULACION PRESUPUESTARIA

1)
PRESUPUESTO.
Es el instrumento por medio del cual se determinan y proyectan las fuentes
de recursos, que permitirn financiar las autorizaciones mximas de
gastos o egresos, para un perodo anual, con el propsito de ejecutar los
distintos programas de gobierno y alcanzar sus objetivos y metas, todo ello
orientado a satisfacer las necesidades bsicas de la poblacin. El
presupuesto a travs de la asignacin de recursos vincula los programas,
subprogramas y proyectos con las actividades sustantivas del Sector
Pblico.
2)
INSUMOS.
Son los recursos humanos, materiales, equipos y servicios que se
requieren para elaborar un producto o prestar un servicio, expresado en
unidades fsicas o en su valoracin financiera.
3)
PRODUCTO.
Es el bien o servicio que surge como un resultado, cualitativamente
diferente, de la combinacin de los insumos que requiere para su
elaboracin.
4)
COEFICIENTE INSUMO-PRODUCTO.
Expresa una relacin cuantitativa particular, determinada por la tecnologa
de produccin entre un insumo (entre los varios existentes) y el producto
elaborado.
5)
CATEGORIAS PROGRAMATICAS.
Son los niveles presupuestarios de las acciones sustantivas de una
Institucin, las cuales responden a la red de produccin. A travs de las
categoras programticas, se expresa la produccin final y se determinan
las unidades ejecutoras responsables del uso de los recursos y de la
generacin de los productos o servicios en trminos de metas, unidades de
medida, costos de produccin e indicadores de gestin.
PROGRAMA
Es la categora programtica cuya produccin es terminal de la red de
acciones presupuestarias de la Municipalidad y sus Empresas. Tiene las
siguientes caractersticas:
Es la categora programtica de mayor nivel en el mbito de la

produccin terminal.
Pg.
138
60 /
Expresa la contribucin a una poltica, ya que refleja un

propsito esencial en la red de acciones presupuestarias que
ejecuta una Institucin, a travs de la produccin terminal.
Al ser su produccin terminal conforman los nudos finales de
la red de categoras programticas de la Municipalidad y sus
Empresas.
Se conforman por la agregacin de categoras programticas
de menor nivel, que coadyuvan al logro de su produccin, con
la excepcin del programa que origina uno o varios productos
terminales, en donde no es posible identificar centros de
gestin productiva por cada uno de los productos terminales
que lo conforman.
SUBPROGRAMA
Es una
categora programtica cuyas relaciones
de
condicionamiento son exclusivas con un programa. Cada
subprograma, por s slo, resulta en produccin terminal. Las
caractersticas de un subprograma son las siguientes:
La produccin terminal de cada subprograma precisa, a un

mayor nivel de especificidad, la produccin del programa y por
tanto es parcial con relacin a sta ltima;
La produccin originada por todos los subprogramas, puede
ser sumada en unidades fsicas, sin prdida del significado de
la unidad de medicin de la produccin originada por el
programa del cual forman parte;
Los insumos de todos los subprogramas puede ser sumada
en trminos financieros, y cada tipo de insumo de todos los
subprogramas se puede sumar en trminos de unidades
fsicas a nivel de programas;
Un requisito para que exista un subprograma es que el centro
de gestin productiva sea divisible en centros menores de
gestin productiva, cada uno de los cuales debe dar origen a
una produccin terminal que es parcial con relacin a la del
programa.
PROYECTO
Es la categora programtica que expresa la creacin, ampliacin o
mejora de un medio de produccin durable. Por tanto, el proyecto
de inversin as definido, corresponde al concepto de inversin real
reflejado en el Sistema de Cuentas Nacionales y posee las
Su producto se considera como formacin bruta de capital del

Sector Pblico.
Pg.
138
61 /
Cuando el Proyecto se refiere a la produccin, ampliacin o mejora

de un bien de capital, la satisfaccin de la necesidad que se
plantea en la formulacin, slo se materializa en el momento en el
que finaliza su construccin, reparacin o mejora respectiva.
Est conformado por un conjunto de actividades (direccin,
planificacin, estudios, inspeccin y fiscalizacin, etc.) y obras
complementarias que conforman la unidad productiva.
Dependiendo de la relacin de condicionamiento que se establezca
en la red de produccin institucional, los proyectos se subdividen
en: Especficos, si condicionan a un solo programa; Centrales, si
condicionan a todos los programas y actividades centrales y
comunes previstos en la red de produccin de la Institucin; y
Comunes si condicionan a dos o ms programas de la Institucin
pero no a todos.
ACTIVIDAD
Es una categora programtica cuya produccin es intermedia y, por lo
tanto, es condicin de uno o varios productos terminales o intermedios.
Su produccin puede ser un insumo para otro producto, en el caso de la
tecnologa institucional de produccin por procesos. La actividad es la
accin presupuestaria de mnimo nivel, e indivisible a los propsitos
de la asignacin formal de recursos. En funcin de su relacin de
condicionamiento con los programas, las actividades pueden ser:
a) Actividades Especficas
Se define as cuando su produccin es condicin exclusiva de una
produccin terminal y forma parte integral del programa,
subprograma o proyecto que la expresa. En el caso de un proyecto
sus actividades especficas se refieren a las acciones de direccin,
planificacin, control e inspeccin de obras, etc. La actividad
especfica tiene las siguientes caractersticas:
Es una accin presupuestaria terminal, cuya produccin es
intermedia directa.
Los insumos son sumables presupuestariamente a nivel del
respectivo programa, subprograma o proyecto, en los mismos
trminos ya sealados para el caso de los subprogramas.
Todas las actividades especficas de un programa o subprograma
condicionan el cumplimiento de las caractersticas de una
produccin terminal.
En el caso de los programas que se abren en subprogramas, son
actividades especficas las que en ltima instancia condicionan
exclusivamente la produccin terminal del programa.
Pg.
138
62 /
b) Actividades Centrales
Es una categora programtica cuya produccin condiciona a la
produccin terminal e intermedia indirecta de una Institucin y no es
parte integrante de ningn programa o subprograma; tiene las
Es una accin presupuestaria intermedia cuyas relaciones de
condicionamiento son pluridireccionales hacia todas las acciones
presupuestarias y, generalmente se corresponden con acciones
de direccin y apoyo a toda la gestin productiva;
Los insumos no son sumables presupuestariamente a nivel de las
categoras programticas condicionadas. Slo son asignables por
estimacin extra-presupuestaria de costos.
c) Actividades Comunes
Categoras programticas que tienen todas las caractersticas de una
actividad central, salvo que condicionan a dos o ms programas,
pero no a todos los programas de la Institucin.
OBRA
Es la categora programtica que por s misma no puede satisfacer la
necesidad para la cual se ejecuta el proyecto, aunque forme parte de l.
Un proyecto de inversin puede desagregarse, por razones
tecnolgicas, en diversas unidades menores las cuales, en una
secuencia temporal y de mutua complementacin, conforman el medio
de produccin de bienes y servicios proyectado y se consideran, para
efectos presupuestarios, como una categora programtica de mnimo
nivel. Como tal, sern indivisibles a los fines de la asignacin formal de
los fondos financieros que requiere la ejecucin del proyecto de
inversiones en su conjunto.
6)
META.
Es la cantidad de bienes o servicios cuya produccin se programa en el
ejercicio presupuestario. Se considera tambin como el logro de un objetivo
o parte de el, expresado en forma cuantitativa.
7)
UNIDAD DE MEDIDA.
Es el criterio utilizado para medir los resultados de las categoras
programticas. Su determinacin debe proporcionar los que permitan un
mejor anlisis y evaluacin de los resultados establecidos. Las unidades de
medida deben caracterizar la produccin con la mayor precisin posible.
8)
TAREA.
Accin operacional del presupuesto, que si bien son relaciones insumoproducto, no cumplen con las caractersticas de una accin presupuestaria,
en requerir un centro de gestin productiva especializado o diversificado, a
Pg.
138
63 /
la cual se le asignan formalmente los recursos. Ejemplo: Un llamada

telefnica.
9)
VOLUMEN DE TRABAJO.
Resultado fsico de la ejecucin del programa, que a su vez son insumos
para la produccin final del mismo, o que cubren aspectos parciales de la
meta total.
Pg.
138
64 /
5.
MDULO DE CONTABILIDAD.
5.1
OBJETIVOS.
La Normativa de Contabilidad Integrada Municipal, es dictada a fin de establecer

la normativa para el funcionamiento de los elementos que conforman el Sistema
de Contabilidad Integrada Municipal que tiene los siguientes objetivos:
1. Difundir el diseo del Sistema de Contabilidad Integrada Municipal para su
aplicacin por la Municipalidad y sus Empresas.
2. Registrar sistemticamente todas las transacciones reconocidas
tcnicamente que afecten o puedan afectar la posicin econmica-financiera
de la Municipalidad y sus Empresas.
3. Presentar la informacin Contable, ordenada de manera que facilite las
tareas de control y auditoria.
4. Producir informacin para evaluar la situacin financiera de las
responsabilidades de la gestin Municipal y de terceros interesados en las
mismas.
5. Preparar informacin para uso gerencial, basado en el anlisis financiero y la
proyeccin de los resultados.
Pg.
138
65 /
5.2
El Sistema de Contabilidad Integrada Municipal, abarcar las transacciones

presupuestarias, financieras y patrimoniales en un sistema comn, oportuno y
confiable, as como el destino y fuente de los datos expresados en trminos de
moneda de curso legal.
5.2.1 Contabilidad Integrada.
Se deber utilizar el Sistema de Contabilidad Integrada Municipal. El sistema
se sujetar a los preceptos legales emitidos para el efecto, y se regir por las
normas, polticas y manuales que emita la Direccin de Contabilidad del
Estado del Ministerio de Finanzas Pblicas, como rgano rector del Sistema de
Contabilidad Integrada Gubernamental.
5.2.2 Registros Contables.
El Sistema de Contabilidad Integrada Municipal efectuar los registros de las
transacciones a travs del Sistema Integrado de Administracin Financiera
Municipal; la matriz de conversin, a partir de la ejecucin presupuestaria,
alimentar los diarios mayores generales, mayores auxiliares de las cuentas
patrimoniales, de balance y resultados, y los flujos de tesorera de los
componentes del Sistema Integrado de Administracin Financiera Municipal.
5.2.3 Procedimientos de Registro.
Se aplicarn los clasificadores presupuestarios y el plan de cuentas
patrimoniales nico. Asimismo, este plan incluye los niveles necesarios de
desagregacin, para obtener cualquier informacin financiera agregada o
desagregada.
5.2.4 Inversin en Obras Pblicas.
La ejecucin presupuestaria y afectacin a la contabilidad patrimonial del
ejercicio, por la construccin de obras, se debe ejecutar, al presentarse el acta
de avance de la obra en trminos fsico-financieros, aprobado por el funcionario
competente.
Las obras que se programen y cuya ejecucin excede un perodo fiscal, tienen
que registrarse como compromiso presupuestario, de acuerdo al monto fsico
y/o financiero que se estime realizable en el perodo vigente.
5.2.5 Anticipos Financieros.
Slo podrn otorgarse anticipos en obras, en bienes por fabricar localmente y
en servicios de consultora, en los porcentajes establecidos en la Ley de
Contrataciones del Estado, Decreto No. 57-92 del Congreso de la Repblica y
su Reglamento.
Pg.
138
66 /
5.2.6 Separacin de Funciones.

Las operaciones contables y financieras deben estar separadas. Ninguna
persona deber estar en situacin de controlar los registros y al mismo tiempo
controlar las operaciones que originan los asientos de registro. Las funciones
para el inicio, autorizacin, contabilizacin de transacciones y de custodia de
recursos, deben separarse dentro del plan de organizacin de la Municipalidad.
5.2.7 Control Interno Previo.
Como parte del control interno, el Alcalde es responsable de que se
establezcan los mtodos, medidas y procedimientos de control previo que se
consideren convenientes y/o necesarios que sean aplicables a los distintos
niveles, para verificar la propiedad, legalidad y conformidad de cada operacin.
Los procedimientos de control interno previo, sern ejecutados nicamente
por el personal responsable del trmite normal de las operaciones, tomando
como base, la separacin de funciones de carcter incompatible y aplicando las
normas emitidas por la Contralora General de Cuentas.
5.2.8 Control Interno Concurrente.
La AFIM, o en su caso la Tesorera, establecer y aplicar mecanismos y
procedimientos de supervisin permanentes durante la ejecucin de las
operaciones y en el proceso de registro, para asegurarse del cumplimiento de
las disposiciones legales, reglamentarias, tcnicas y normativas y aplicando las
normas emitidas por la Contralora General de Cuentas.
5.2.9 Control Interno Posterior.
La evaluacin de los procesos, sistemas, de las operaciones y sus
resultados, en forma posterior a su ejecucin, corresponde a la Unidad de
Auditora Interna Municipal (UDAIM), segn las nuevas metodologas que
establece el Sistema de Auditora Gubernamental, en el Decreto No. 31-2002,
Ley Orgnica de la Contralora General de Cuentas.
5.2.10 Archivos de Soporte.
Se deber archivar la documentacin de soporte de los registros de las
transacciones financieras, siguiendo un orden lgico, de manera que sea
fcil su localizacin, en un lugar adecuado. Se adoptarn las medidas de
seguridad contra robos, incendios u otro riesgo, mantenindolos por el tiempo
que establece la Contralora General de Cuentas.
La Unidad de Administracin Financiera Integrada Municipal (AFIM), debe
conservar la evidencia documental que respalda las operaciones que dieron
origen a los registros contables, evitando que no salga de la institucin por el
tiempo que sealan las disposiciones legales, con la finalidad de que al
efectuarse revisiones, exmenes de auditora e investigaciones, la
documentacin se encuentre en las reas respectivas.
Pg.
138
67 /
5.2.11 Rendicin de Cuentas.

El sistema contable es el medio de rendicin de cuentas, para demostrar la
transparencia y destino de los recursos utilizados en la Municipalidad y sus
Empresas, y de los servidores municipales que recaude, reciba o custodie
fondos municipales.
5.2.12 Presentacin de Estados Financieros.
Se deber preparar los estados financieros anuales
Direccin de Contabilidad del Estado del Ministerio
dentro de las condiciones y plazos establecidos en
Orgnica del Presupuesto Decreto 101-97 y en los
Reglamento de la Ley Orgnica de Presupuesto.
y se presentarn a la
de Finanzas Pblicas,
el artculo 47, la Ley
artculos 29 y 32 del
5.2.13 Ingreso de los Nmeros de Identificacin Tributaria (NIT) para el

pago a los Proveedores.
El Alcalde Municipal deber nombrar a la persona responsable del ingreso de
los datos de los proveedores dentro del Sistema Integrado de Administracin
Financiera Municipal con el fin de que los NIT`s sean registrados con base a la
factura autorizada y/o a la boleta de identificacin tributaria que extiende la
Superintendencia de Administracin Financiera.
El responsable deber de archivar una copia del documento soporte de la
creacin del NIT en el Sistema Integrado de Administracin Financiera
Municipal.
5.2.14 Viticos y Gastos Conexos.
Para el pago de viticos y gastos conexos a todos los funcionarios y empleados
municipales, que realicen comisiones, tanto en el interior como en el exterior
del pas, se deber utilizar el reglamento general de viticos vigente.
Pg.
138
68 /
5.3
CARACTERSTICAS
INTEGRADA.
DEL
SISTEMA
DE
CONTABILIDAD
El propsito es establecer las bases funcionales y organizacionales del diseo,

implementacin y operacin del Sistema de Contabilidad Integrada en la
Municipalidad y sus Empresas.
El modelo contable del Sistema de Contabilidad Integrada Municipal, fue diseado
y desarrollado para que opere con las caractersticas propias de un sistema
integrado de informacin, apuntando a que logre su mxima eficiencia. Este
modelo hace posible la integracin de la informacin presupuestaria, financiera
patrimonial y econmica de los Gobiernos Locales y su procesamiento a partir del
registro nico de cada transaccin que se realice y que tenga incidencia
econmica-financiera.
La conceptualizacin del sistema integrado de informacin, se apoya en los
enunciados de la teora general de sistemas, cuyo objetivo es producir informacin
para la toma de decisiones por los diferentes niveles gerenciales.
Bajo esas consideraciones, la contabilidad municipal es el conjunto de principios,
normas, y procedimientos tcnicos, que permiten el registro sistemtico de los
hechos econmicos de los Gobiernos Locales con el objeto de satisfacer la
necesidad de informacin destinada al control y apoyo del proceso de toma de
decisiones de los administradores como tambin para el conocimiento de terceros
interesados en la gestin municipal.
De conformidad con lo descrito anteriormente, al Mdulo de Contabilidad
Municipal se le asignan los siguientes propsitos:
Registrar sistemticamente todas las transacciones que se producen en

la Municipalidad y sus Empresas, y que afectan la situacin econmicofinanciera de stas.
Suministrar informacin para la toma de decisiones por parte de los
responsables de la gestin financiera municipal y para los terceros
interesados en la misma.
Presentar informacin contable y la referencia de su soporte, ordenada
de tal forma que facilite las tareas de control y auditorias internas o
externas.
Permitir que la informacin que sobre el sector municipal se procese y
produzca, se integre automticamente al sistema de cuentas
nacionales.
Para satisfacer estos propsitos, el Sistema de Contabilidad Integrada Municipal,

debe producir los estados financieros necesarios para mostrar los resultados de
la
Pg.
138
69 /
gestin presupuestaria, financiera y econmica y la situacin patrimonial, por lo

tanto este sistema se alimenta de cuatro mdulos, siendo los siguientes:
Presupuesto.
Contabilidad.
Tesorera (Incluye Recaudaciones).
Prstamos y Donaciones.
La aplicacin de los recursos municipales, debe ser administrada de la manera

ms eficiente posible, pudiendo determinarse dos tipos fundamentales de
transacciones financieras, las presupuestarias y las extrapresupuestarias.
Entendindose por presupuestarias todas aquellas originadas en la ejecucin del
presupuesto de ingresos y egresos aprobado por autoridad competente y por
extrapresupuestarias a todas las restantes que se realizan no originadas en el
presupuesto y que incidan o afectan la gestin o situacin econmica - financiera
(depsitos a favor de terceros, retenciones, etc.).
El Mdulo de Contabilidad registra y produce informacin relacionada con la
administracin financiera
sea sta
de
carcter presupuestario
o
extrapresupuestario, de contabilidad patrimonial y de flujos de fondos, para la
adopcin de decisiones, al mismo tiempo que constituye una herramienta
insustituible de control interno y un referente ineludible para la auditoria interna.
Es un diseo integrado y automatizado de procesos, que incorpora a la base de
datos las transacciones una sola vez y con todos sus atributos contables.
Las unidades administrativas responsables de registrar la contabilidad y producir
los estados financieros, sern adems, responsables de aplicar los controles
internos previos y del anlisis financiero de los datos registrados en el sistema y
de informacin, para relacionarlos con las evaluaciones de impacto sustantivo y
producir todas las informaciones requeridas por las autoridades municipales y los
usuarios del control externo, cualquiera que sea la naturaleza de los mismos,
con la finalidad de garantizar la retroalimentacin de las decisiones administrativas
y la transparencia de la gestin municipal.
Pg.
138
70 /
5.4
MOMENTOS DE LOS INGRESOS.
El seguimiento de la Ejecucin Financiera se realiza a travs del Sistema de

Contabilidad Integrada Municipal, que realiza las transacciones de la
administracin, generando informacin de la ejecucin presupuestaria, la
contabilidad patrimonial y de los flujos de fondos.
El Sistema de Contabilidad Integrada Municipal contempla una serie de matrices
(relacionadores) que vinculan las transacciones presupuestarias, contables y
financieras en las diferentes etapas de registro, facilitando la integracin
automtica a travs de un CUR (Comprobante nico de Registro).
5.4.1
Devengado.
El devengado de los ingresos se produce cuando por una relacin jurdica se

establece un derecho de cobro a favor de la Municipalidad o de sus
Empresas.
5.4.2
Recaudado o Percibido.
Se produce con la percepcin o recaudacin, en el momento en que los

fondos ingresan a la Municipalidad o a sus Empresas.
En esta etapa los fondos se encuentran disponibles para su utilizacin,
ingresados en la caja o en el banco respectivo, aumentando las
disponibilidades en todos los casos y disminuyendo las cuentas a cobrar (s
se trata de ingresos que fueron registrados como devengados con
anterioridad).
NOTA: En el acpite 7.4 se hace referencia a los momentos del
gasto.
Pg.
138
71 /
5.5
5.5.1
CATLOGO DE CUENTAS DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD

INTEGRADA.
Aspectos Generales.
El Plan General de Cuentas esta constituido por el ordenamiento de cuentas

que registran las transacciones econmico-financieras, dentro de la estructura
del Sistema de Contabilidad Integrada Municipal.
La Contralora General de Cuentas como ente fiscalizador, velar por la
aplicabilidad del presente Plan de Cuentas.
5.5.2
Niveles de Agrupacin y Codificacin.
El plan de cuentas ha sido desagregado a diversos niveles y estructurado bajo

el enfoque de interrelacin operativa entre la contabilidad, el presupuesto y la
tesorera, siendo su clasificacin y codificacin de la siguiente manera:
Nivel
Nombre
TITULO
2
3
4
CAPITULO
RUBRO
CUENTA
Ejemplo
1. ACTIVO
1.1. Activo Corriente
1.1.1.Activo Disponible
1.1.1.1 Caja
A partir de la estructura anterior y de acuerdo a las necesidades internas y

operativas, se podrn efectuar aperturas de los auxiliares de cuentas y con la
autorizacin de la Direccin de Contabilidad del Estado, la apertura de cuentas
y sub cuentas.
El Plan de Cuentas est conformado por los siguientes
grupos: Grupo 1
Activo
Grupo 2
Grupo 3
Grupo 4
Grupo 5
Grupo 6
Grupo 7
Cuentas de Pasivo
Cuentas de Patrimonio
Cuentas de Orden
Cuentas de Recursos
Cuentas de Gastos
Cuentas de Cierre
:
:
:
:
:
:
Cuentas de
El plan de cuentas deber estar estructurado de acuerdo con el Sistema Integrado

de Cuentas del Sector Pblico, aplicando el Plan nico de Cuentas (PUC) del
Sector Pblico No Financiero.
Pg. 72 /
138
La Tesorera Municipal es el ente que concentra los ingresos, gastos y

financiamiento, de ah que las transacciones no originadas en el presupuesto no
inciden en el resultado presupuestario; y contablemente las mismas, se reflejan
como un cambio en la composicin de sus activos o pasivos. Es el caso de los
fondos que la Tesorera adelanta como fondo rotativo, para su aplicacin en sus
respectivos presupuestos. La primera transaccin constituye un cambio en la
tenencia de los fondos, porque salen de la Cuenta nica del Tesoro Municipal
(CUT) pero no traspasan los lmites de la Municipalidad y sus Empresas, y quedan
a disposicin para su aplicacin de acuerdo con el presupuesto en transacciones
subsiguientes.
Se habilitarn los registros auxiliares y estados financieros de acuerdo con las
instrucciones que sobre el particular establezca el Ministerio de Finanzas
Pblicas, a travs de la Direccin de Contabilidad del Estado, tales como:
Registro presupuestario.
Registro del movimiento de fondos.
Registro de acreedores.
Registro de bienes.
Estados Financieros.
Otros.
Dichos registros son auxiliares del plan de cuentas y estn integrados a su

estructura. Sin embargo, se dispone adems de otros registros que estimen
convenientes para fines administrativos y de control.
Pg.
138
73 /
ESTRUCTURA CONTABILIDAD PATRIMONIAL

INSTITUCION
CUENTA MAYOR
SUBCUENTA 1GRADO
SUBCUENTA 2GRADO
AUXILIAR-1
AUXILIAR - 2
AUXILIAR - 3
00
ENT
0000
CUENTA
00
SUBCTA1
00
SUBCTA1
XXX
AUX1
XXX
XXX
AUX2
AUX3
Las cuentas contables o Mayores, a su vez, se desagregan en dos niveles:

Subcuenta de primer grado y subcuenta de segundo grado. A partir de la
subcuenta de segundo grado los registros contemplarn cdigos auxiliares para
identificar individualmente los saldos activos y pasivos a nivel de detalle.
La integracin del registro de la ejecucin presupuestaria del mdulo contable se
basa en el manejo de las Cuentas de los Grupos 5 y 6, Ingresos y Gastos y sus
respectivas contrapartidas en los Subgrupos Activo Disponible y Cuentas a Pagar
en el ejercicio. Asimismo, el desarrollo de los clasificadores presupuestarios
hacen posible incorporar al Balance del Gobierno Local, simultneamente con el
desembolso del financiamiento o el devengado de los gastos, las transacciones
que alteran los pasivos y activos no corrientes, respectivamente.
La base de datos constituida por el Sistema Integrado de Administracin
Financiera Municipal que opera en la Unidad de Administracin Financiera
Integrada Municipal (AFIM) o Tesorera Municipal proporciona al Sistema Contable
la informacin requerida para el registro oportuno de los dbitos y crditos en la
CUT y cuentas escriturales, todo lo cual garantiza la oportunidad y confiabilidad de
la Contabilidad del Gobierno Local y de los informes que de la misma emergen.
Pg.
138
74 /
5.6
5.6.1
EJECUCIN DEL GASTO.

Aspectos Generales.
El Sistema de Contabilidad para la Municipalidad y sus Empresas, es ms

simplificado con relacin al sistema de Gobierno Central y de las dependencias
descentralizadas, y est orientado a obtener informacin de la ejecucin
presupuestaria en las etapas del compromiso, devengado y pagado. Esta
informacin debe ser suficiente para cumplir con los requisitos de informacin
exigidos por la Direccin Tcnica del Presupuesto del Ministerio de Finanzas
Pblicas para efectuar la integracin de las cuentas nacionales, y para rendir
cuentas ante la Contralora General de Cuentas, para informar a otras
entidades establecidas en la Ley y a la sociedad en general.
5.6.2
Caractersticas Principales.
Las caractersticas principales del proceso de ejecucin de gastos para los

Gobiernos Locales, son las siguientes:
Es alimentado en lnea por las unidades responsables de la administracin
financiera Municipal.
La informacin de entrada es la correspondiente a las etapas de
compromiso y devengado. Igualmente, cuando sea el caso, procesarn
las reversiones y correcciones de operaciones anteriormente
incorporadas, as como las modificaciones al presupuesto que de acuerdo
a la normativa puedan efectuar.
La Tesorera tendr la responsabilidad de pagar a los beneficiarios finales,
los montos segn los mandatos de pagos que se han incorporado al
Sistema Integrado de Administracin Financiera Municipal y de
conformidad con las disponibilidades monetarias correspondientes.
Para implementar los pagos, la Tesorera podr hacer uso del sistema
financiero bancario privado.
La Tesorera operar la Cuenta nica, bajo un mecanismo de cuentas
escriturales, en las cuales sern registradas y acumuladas individualmente
las operaciones de dbito y crdito realizadas por la Tesorera en funcin
de la ejecucin del Presupuesto de Ingresos y Egresos, en estas cuentas
escriturales se reflejan los movimientos detallados de todas las fuentes de
ingresos y egresos que percibe la Municipalidad y sus Empresas; estas
cuentas escriturales en ningn momento podrn tener saldo negativo.
5.6.3
Criterios para la Ejecucin Presupuestaria.
El presupuesto es el instrumento legal por medio del cual se lleva cuenta y

razn de los ingresos y gastos. Su aprobacin se establece por medio de
Acuerdo y certificacin del punto de acta de aprobacin por el Concejo
Municipal, de conformidad con el artculo 131, del Decreto 12-2002, Cdigo
Municipal.
El presupuesto se circunscribe al ejercicio fiscal, que por la ley citada, se
encuentra establecido del uno de enero al treinta y uno de diciembre de cada
ao.
Toda solicitud de insumos, debe enmarcarse dentro de sus propias
necesidades y en congruencia con las descripciones de gasto de los
renglones contenidos en el respectivo clasificador, observando en todo caso,
la debida distribucin de sus asignaciones, durante el ejercicio fiscal
correspondiente.
Para realizar la adquisicin de insumos en la ejecucin de los programas y
proyectos, se debe velar por el cumplimiento de los procedimientos
establecidos, de acuerdo a las polticas dictadas por el Concejo Municipal y la
normativa legal vigente.
5.6.4
Etapas o Momentos de la Ejecucin Presupuestaria.
El control de la ejecucin se basar, para el gasto, en por lo menos las etapas

del compromiso, devengado y pagado, para los recursos el devengado y el
percibido o recaudado.
Se considera gastado un crdito y por lo tanto ejecutado el presupuesto de
dicho concepto, cuando queda afectado definitivamente al devengarse un
gasto. Asimismo, el devengamiento de los ingresos, es la etapa de ejecucin
legal del presupuesto de recursos. Sin embargo, la aplicacin del devengado
de ingresos ser gradual, en tanto se desarrollen los instrumentos, que
permitan conocer el devengado de los impuestos, arbitrios y tasas, se
utilizar el recaudado como etapa de ejecucin.
Comprometido
Es el momento que se utilizar para afectar preventivamente la
disponibilidad de los crditos presupuestarios, por un gasto que inicia
su trmite frente a terceros, luego de cumplir las etapas internas de
solicitud por parte de la unidad interesada del bien o el servicio, la
verificacin de las existencias (en el caso de los materiales y
suministros), las solicitudes de cotizacin y la adjudicacin, el

registro se realiza con una orden de compra.
En esta etapa no se genera ninguna obligacin efectiva de parte
de la Municipalidad o de sus Empresas frente a terceros, se trata de
una reserva de crdito presupuestario, para atender futuras
obligaciones, si se dan las condiciones preestablecidas.
Adicionalmente, desde el punto de vista administrativo, con lo cual
no es objeto de registro en la contabilidad integrada, se prev una
etapa previa de precompromiso o reserva de rubros, afectada por
decisiones de compra o contratacin pero que todava no han sido
aprobadas o validadas como para registrarlas como un compromiso,
cuya funcin es precautelar los recursos de las respectivas partidas
del gasto, para que no sean utilizadas en el perodo que dure la
accin administrativa de aprobacin o validacin.
Devengado
Esta etapa registra el momento de la incorporacin del bien o el
servicio a la Municipalidad o sus Empresas, momento en que se
producen hechos jurdicos y reales de importancia. El momento del
devengado, es el que capta la contabilidad patrimonial y al incluirlo
en el sistema presupuestario, se constituye en el anexo de
integracin de ambos Mdulos.
Pagado
Este momento se registra cuando se cancela una obligacin o se
hace efectivo un anticipo financiero. La obligacin puede ser
cancelada antes (anticipo), en el momento de la incorporacin
(devengado), lo que constituye un pago al contado, o a posteriori,
generndose las cuentas por pagar. Este proceso se lleva a cabo en
la tesorera municipal al emitirse el cheque de pago, con base al
expediente conformado por el proveedor o prestador del servicio.
5.6.5
Registros Presupuestarios.
Para el debido control en la ejecucin del presupuesto de egresos, el rea

responsable deber registrar, hasta el nivel de actividad u obra que integran el
presupuesto autorizado.
5.6.6
Control Fsico y Financiero.
El rea responsable, debe velar que la ejecucin de gastos de inversin en lo

relativo a obras por contrato o administracin municipal, guarden relacin
razonable entre el avance fsico de las obras o proyectos, con los desembolsos
efectuados y registrados en el presupuesto.
5.6.7
Los Lmites Legales y Financieros en la Ejecucin.
Los crditos presupuestarios establecidos en los presupuestos en funcin de

las categoras programticas y de las partidas por objeto del gasto, constituyen
las autorizaciones mximas para devengar en el ejercicio presupuestario. En
consecuencia tendr incorporado el control legal en la ejecucin del
presupuesto, para salvaguardar las asignaciones presupuestarias aprobadas
Por las condiciones de la Municipalidad y sus Empresas, el control
financiero no
se
estar incorporando por
el
momento al
Sistema Integrado de
Administracin
Financiera Municipal.
5.6.8
Cierre de la Gestin Presupuestaria.
Las cuentas del presupuesto de gastos y recursos se cerrarn al 31 de

diciembre de cada ao. Despus de esa fecha los recursos que se
recaudan se considerarn parte del presupuesto vigente, con independencia
de la fecha en que se hubiere originado la obligacin de pago o liquidacin de
los mismos. Con posterioridad
al 31 de diciembre de cada ao no
podr asumirse compromiso ni devengarse gastos con cargo al ejercicio que
se cierra en esa fecha.
Los gastos devengados y no pagados al 31 de diciembre de cada ao se
cancelarn durante el ao siguiente, con cargo a las disponibilidades de caja y
bancos existentes a la fecha sealada. Los gastos comprometidos y no
devengados al 31 de diciembre de cada ao se afectarn al ejercicio siguiente,
imputando los mismos a los crditos disponibles para ese ejercicio.
5.6.9
Formatos de Ejecucin del Gasto.
Uno de los objetivos es reducir los trmites y definir nuevos procesos de

ejecucin del gasto en sustitucin de los procesos actuales.
Por tanto, a travs del Sistema Integrado de Administracin Financiera
Municipal, se definieron formatos y procedimientos simplificados y de uso
comn, orientados a incluir informacin unificada de procesos completos, y
dentro de estos procesos, eventos de gestin bien definidos.
Estos formatos, son generados automticamente por el sistema, luego de

haber procesado la informacin pertinente.
a. Ejecucin del gasto:
Formato de Orden de Compra.
Formato de Planillas.
Formato para rendicin de Fondos Rotativos.
b. Modificaciones presupuestarias.
c. Otros.
5.6.10 Registro de los Fondos Rotativos.
El sistema contempla el registro de la entrega de fondos rotativos, cuya
creacin o apertura debe ser sin afectacin presupuestaria.
El manejo y uso de los fondos rotativos estar regulado en el apartado de
Procedimientos para los Fondos Rotativos contenido en el Mdulo de
Tesorera de este Manual; sin embargo, se deben sealar las etapas que se
consideran para su registro:
Constitucin y Ampliacin.
Reposicin o Rendicin Parcial.
Cierre o Rendicin Final.
5.7
SALIDAS DEL SISTEMA.
Como consecuencia del desarrollo de la herramienta informtica del Sistema de

Contabilidad Integrada Municipal, de manera integrada, se tendrn los siguientes
comportamientos:
5.7.1
El mdulo de Contabilidad, contempla su operatoria automtica y a

tiempo real entre todos sus componentes en funcin de una base de
datos lgicamente estructurada dentro de los registros
presupuestarios.
5.7.2
Las transacciones que se registran en el sistema, se realizan por el

mtodo
de
partida
simple
(registros
presupuestarios).
Automticamente, al entrar en la base de datos la informacin
contabilizada por los centros de registro se transforma en asientos de
partida doble, originando un dbito y un crdito en cada caso en una
cuenta de mayor.
5.7.3
La base de datos del Sistema esta estructurada de tal forma que

facilita la preparacin de todas las salidas requeridas a la
contabilidad, sean estos de tipo presupuestario, financiero o
econmico.
5.7.4
Los movimientos de ingresos y egresos son suministrados a travs

de formas que han sido aprobadas por la Contralora General de
Cuentas, tal es el caso del informe de Ingresos y Gastos, que
sustituye la Caja Fiscal. Estos formatos electrnicos ms la
informacin que considera la Contralora General de Cuentas sern
los que utilizarn para rendicin de cuentas.
5.7.5
Las salidas son de dos tipos: legal y gerencial. Las legales estn
destinadas a satisfacer requerimientos de ordenamiento vigentes
sobre estados financieros. Las gerenciales tienen por objetivo el
suministro de informacin a los distintos niveles de decisin,
debiendo estar estructurados de tal forma que facilite su lectura y
comprensin por los funcionarios que deban tomar decisiones
prescindiendo de que los mismos tengan o no conocimientos
contables.
Como salidas legales se destacan las siguientes:
Estado de Ejecucin del Presupuesto de Gastos.
Estado de Ejecucin del Presupuesto de Ingresos.
Estado de Ejecucin Presupuestaria por Fuentes
Financiamiento.
Balance de Situacin General.
Pg.
138
80 /
de
Estado de Resultados.
Informe de Rendicin de Ingresos y Egresos.
Entre las salidas de tipo gerencial destacan los siguientes estados auxiliares:
Anlisis de Cuentas a Pagar.
Estado de la Deuda Pblica.
Pg.
138
81 /
5.8
5.8.1
CONCILIACIN BANCARIA.
Pago por medio de Cheque Voucher.
El proceso diario de la conciliacin bancaria tiene como objetivo obtener la

situacin financiera disponible de la Tesorera, que ser el resultado del
movimiento de fondos, tanto de ingresos como de egresos.
Para lograr este objetivo, el proceso de Conciliacin Bancaria, compara los
movimientos de crditos y dbitos de la Cuenta nica del Tesoro Municipal de
otras cuentas bancarias especiales que se aperturen con informacin de los
estados de cuentas bancarios que emitir el banco, con los registros de
recursos, pagos y transferencias registrados en el Libro Bancos, generar la
aplicacin del registro de recursos y gastos, y establecer en forma diaria, el
saldo disponible de la Tesorera por cuenta corriente y finalmente la situacin
financiera total.
5.8.2
Pago a travs de los Bancos del Sistema.
Desde los Bancos se envan va electrnica transacciones de dbito y

crdito, las cuales son cargadas en el Sistema Integrado de
Administracin Financiera Municipal para efectuar el cruce de informacin
con el movimiento registrado en el Libro de Bancos.
Se graban o trasladan los movimientos de las cuentas corrientes y sus
saldos en el libro de bancos, as como los movimientos bancarios no
conciliados.
Se efecta el cruce de informacin para determinar posibles errores y
ajustar los saldos en bancos en el Sistema Integrado de Administracin
Financiera Municipal.
La conciliacin bancaria operar con las transacciones bancarias del mes
registradas por el Banco, los registros generados por el Sistema Integrado
de Administracin Financiera Municipal no conciliados, y los movimientos
de las cuentas corrientes de la Tesorera.
Si la conciliacin determina diferencias se elaborarn los correspondientes
asientos de ajuste.
Se generarn listados despus de la conciliacin con los nuevos saldos
de las cuentas corrientes, los movimientos bancarios conciliados, los
registros hechos en el Sistema Integrado de Administracin Financiera
Municipal ya conciliados, los ajustes efectuados y otros listados para
anlisis de la ejecucin del gasto a travs de bancos.
Pg.
138
82 /
5.9
PROCEDIMIENTOS
5.9.1
Procedimiento para el Registro de los Momentos del Gasto para

Bienes y/o Servicios.
a. Comprometido.
PASO
RESPONSABLE
Empleado
Interesado
Jefe Inmediato
Superior
Empleado
Interesado
Encargado de
Almacn
Empleado
interesado
Comisin de
Finanzas
Encargado
Compras o
instancia
correspondiente
Encargado de
Presupuesto
DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD
Llena el formulario de Solicitud/Entrega para la
adquisicin de un bien o servicio en el cual se debe
incluir todas sus caractersticas generales, firma y lo
traslada para visto bueno del jefe inmediato.
Verifica solicitud, si est de acuerdo firma de Vo.Bo.,
y devuelve al Empleado Interesado (paso 3) si no
est de acuerdo devuelve al Empleado Interesado
(paso 1).
Recibe solicitud autorizada, si es un bien traslada al
Encargado de Almacn (paso 4), si es un servicio,
traslada a Encargado de Compras (paso 7).
Verifica que la solicitud cuente con las firmas
respectivas, descripcin correcta del bien solicitado.
Si hay existencia, cumple con el procedimiento para
la entrega del bien. Si no hay existencia coloca un
sello en el formulario Solicitud/Entrega de Bienes No
hay existencias y lo traslada al Empleado
Interesado.
Recibe la solicitud, verifica que contenga el sello
respectivo de No hay existencias y lo traslada a la
Comisin de Finanzas.
Recibe la solicitud, si esta de acuerdo autoriza y
traslada al Encargado de compras o instancia
correspondiente, de lo contrario devuelve al
Empleado Interesado.
Verifica que la solicitud est firmada, autorizada por
la Comisin de Finanzas y que la descripcin del
bien o servicio solicitado sea correcta y la traslada a
Encargado de Presupuesto.
Verifica que exista partida con saldo disponible; si
existe, devuelve al Encargado de Compras (paso
10); en caso contrario, tramita las transferencias de
partida que correspondan con el Concejo Municipal
(paso 9) y luego devuelve al Encargado de Compras
Pg.
138
83 /
Concejo Municipal
10
Encargado
Compras o
instancia
correspondiente
11
Junta Calificadora
12
Autoridad Superior
13
Encargado de
Compras o
instancia
correspondiente.
14
Encargado de
Presupuesto
o instancia correspondiente (paso 10).

Verifica documentos, autoriza transferencias y lo
devuelve a Presupuesto (paso 8).
Realiza cotizaciones para las compras directas del
bien o servicio solicitado, recibe la documentacin de
las mismas, selecciona al proveedor y traslada a la
Autoridad Superior. Si es compra por cotizacin o
licitacin, le corresponde a la Junta Calificadora la
seleccin del proveedor.
Realiza el proceso de seleccin de proveedor y
traslada a la autoridad superior correspondiente para
su aprobacin o improbacin.
Recibe expediente con la resolucin emitida por la
Junta Calificadora y emite la resolucin de
aprobacin o improbacin y traslada, si es compra
directa a Encargado de Compras o instancia
correspondiente, o si es por cotizacin o licitacin a
la Comisin Receptora nombrada por autoridad
competente.
Revisa documentacin, si cuenta con el sistema,
elabora orden de compra, quedando as elaborado el
Registro, de lo contrario traslada expediente al
encargado de presupuesto para registro del
compromiso (paso 14).
Recibe documentacin y/o elabora orden de compra,
aprueba el momento de compromiso. Firman
Encargado de Presupuesto, Encargado de Compras,
Director de la AFIM o Tesorero Municipal y Alcalde
Municipal y traslada expediente a Encargado de
Compras para el trmite correspondiente.
Pg.
138
84 /
Pg.
138
85 /
b. Devengado.
PASO
RESPONSABLE
15
Encargado
Almacn
16
Encargado de
Compras o
instancia
correspondiente
17
Ejecutor del Gasto
Recibe el bien solicitado en la orden de compra,
verifica datos de la factura (al dorso de sta se debe
indicar lo que se compr, quin lo solicit y el No. del
ingreso al almacn) y lo anota en las tarjetas
autorizadas, describiendo el ingreso del bien, la
cantidad, unidad de medida y valor y hace la entrega
del bien al Empleado Interesado (paso 17).
En el caso de ser un bien, recibe el expediente, si
fuese un servicio, recibe certificacin del servicio
solicitado en la orden de compra, verifica que sean
correctos los datos de la factura en cualquiera de los
dos casos, firma la factura y traslada al rea de
Contabilidad para la ejecucin del gasto.
Con el expediente formado, procede a hacer la
verificacin del mismo, si est de acuerdo, procede a
registrar el devengado pasando al estado de
Pendiente de Pago y traslada expediente al rea de
Tesorera para el pago correspondiente.
Pg.
138
86 /
Pg.
138
87 /
c. Pagado.
PASO
RESPONSABLE
18
Encargado de
Elaborar Cheques
19
Tesorero
Municipal
20
Encargado de
Elaborar Cheques
21
Tesorero
Municipal
22
Alcalde Municipal
23
Tesorero
Municipal
24
Encargado de
Elaborar Cheques
25
Encargado de
Contabilidad
Imprime listado generado por el sistema de los
documentos pendientes de pago y lo traslada al
Tesorero Municipal para que autorice el pago.
Firma de autorizado y lo devuelve al Encargado de
Elaborar Cheques Voucher.
Genera el estado de pagado en el Sistema de
acuerdo al listado autorizado por el tesorero, imprime
cheque voucher, y lo traslada al Tesorero Municipal.
Firma cheques voucher y los traslada al Alcalde
Municipal para firma.
Firma los cheques y los devuelve, pudiendo delegar
sta responsabilidad al Encargado de la AFIM.
Revisa firmas, traslada los cheques al Encargado de
Elaborar Cheques para la entrega del cheque.
Entrega cheques conforme programacin de pago y
traslada expediente a Encargado de Contabilidad
para su archivo.
Archiva expedientes.
Pg.
138
88 /
!
#
"
$%
&
'
%
Pg.
138
89 /
5.9.2
PASO
Procedimiento para el Registro de Nominas.
RESPONSABLE
Encargado de
Nminas
4
5
Encargado de
Presupuesto
Alcalde Municipal
Concejo Municipal
9
10
11
Encargado de
Presupuesto
Encargado de
Nminas
Ejecutor de Gasto
Recibe
nombramiento
de
primer
ingreso
debidamente autorizado
por
la
autoridad
nominadora, as como movimientos de personal
tales como: Aviso de toma de posesin, Traslados,
Ascensos temporales, Destituciones, Separacin
del cargo dentro del perodo de prueba, Abandono
de puesto, Licencia con o sin goce de salario,
Becas, Suspensiones por Enfermedad, Accidente,
Gravidez (pre y post-natales), Suspensin
disciplinaria, Suspensin por detencin provisional,
Altas, Bajas por Muerte y otros.
Revisa expediente y si est conforme, actualiza
nmina de acuerdo a los movimientos de ingresos y
bajas.
Realiza clculos por salarios devengados de
acuerdo al tiempo que se le adeuda a los
empleados, das, meses, etc., as
como
descuentos, retenciones, etc.
Hace clculos para pago de aguinaldo, bonificacin
anual, y/o bono vacacional.
Traslada expediente o nmina al encargado de
presupuesto para la verificacin de la disponibilidad
presupuestaria.
Verifica si existe disponibilidad presupuestaria en
los renglones correspondientes, si no existe
disponibilidad solicita ampliacin presupuestaria al
Alcalde Municipal (paso 7), si existe, informa al
encargado de nmina (paso 10).
Autoriza ampliacin y traslada al Concejo Municipal.
Aprueba solicitud de ampliacin mediante
Resolucin y traslada a presupuesto.
Realiza ampliacin presupuestaria e informa a
encargado de nmina.
Ingresa los datos al sistema y cierra planilla,
traslada al ejecutor del gasto.
Revisa documentacin soporte y aprueba nmina
dentro del sistema y queda en el mdulo de
documentos pendientes de pago y traslada al
Encargado de elaborar cheques.
Pg.
138
90 /
12
Encargado de
Elaborar Cheques
13
Tesorero
Municipal
14
15
Encargado de
Elaborar Cheques
16
Tesorero
Municipal
17
Alcalde Municipal
18
Tesorero
Municipal
19
Encargado de
Elaborar Cheques
Imprime listado por separado de los empleados que

se les paga por medio de cheque y de los que se
les acredita a cuenta, indicando el banco en que se
hace el mismo y los traslada al Tesorero Municipal
para que autorice el pago.
Firma de autorizado y lo devuelve al Encargado de
Elaborar Cheques.
acuerdo a los listados autorizados por el tesorero.
Imprime cheques y los traslada al Tesorero
Municipal para la firma respectiva.
Firma cheques y los traslada al Alcalde Municipal
para firma.
Firma los cheques y los devuelve, pudiendo delegar
sta responsabilidad al Encargado de la AFIM.
Traslada los cheques al Encargado de Elaborar
Cheques para el pago de las Nminas.
Si es un cheque por planilla, traslada expediente a
Cajero General para su cambio y entrega, si es un
cheque por empleado, entrega los beneficiarios, si
es por acreditamiento en cuenta traslada al banco
en forma magntica el listado con el nombre y
nmero de cuenta de los empleados que recibirn
pago.
5.9.3
Procedimiento para el Registro de la Ejecucin de las Obras en

Proceso.
PASO
RESPONSABLE
Comunidad o
Municipio
(COCODES)
Alcalde Municipal
Concejo Municipal
Jefe de AFIM o
Tesorero
Encargado de
Presupuesto
Jefe de AFIM o
Tesorero.
Alcalde Municipal
Junta
Encargado de la OMP
10
Ejecutor del Gasto
11
Encargado de
Elaborar Cheques
12
Tesorero Municipal
La comunidad o el municipio solicita por escrito

al Alcalde la construccin o remodelacin de
un bien.
Recibe solicitud con la debida justificacin de
la necesidad
de
la construccin
o
remodelacin de un bien y hace del
conocimiento del Concejo Municipal.
Analiza solicitud y si procede
emite
Resolucin o Acuerdo Municipal; traslada a
Jefe de AFIM o Tesorero Municipal.
Recibe solicitud,Resolucin
o Acuerdo
Municipal para conocimiento / estudio y
traslada a Encargado de Presupuesto.
Recibe expediente y verifica disponibilidad
presupuestaria y traslada a Jefe de AFIM o
Tesorero.
Conjuntamente elaboran los trminos del
contrato y lo trasladan al Alcalde Municipal
para su aprobacin.
Analiza y aprueba, traslada a Encargado de la
Oficina Municipal de Planificacin (OMP).
Realiza procedimiento de cotizacin y/o
licitacin, adjudica y notifica a los oferentes
participantes.
Realiza supervisin de la obra y elabora
informe del avance, el expediente lo traslada a
ejecucin del gasto.
Con el expediente formado, procede a hacer la
verificacin del mismo, aprueba el devengado
pasando al estado de Pendiente de Pago y
traslada expediente a Encargado de elaborar
cheques.
Imprime listado generado por el sistema de
los documentos pendientes de pago y lo
traslada al Tesorero Municipal para que
autorice el pago.
Firma de autorizado y lo devuelve al
Encargado de Elaborar Cheques.
13
14
Encargado de
Elaborar Cheques
Encargado de
Elaborar Cheques
15
Tesorero Municipal
16
Alcalde Municipal
17
Tesorero Municipal
18
Encargado de
Elaborar Cheques

acuerdo al listado autorizado por el tesorero.
Imprime cheque, y lo devuelve al Tesorero
Municipal.
Firma cheques y los traslada al Alcalde
Municipal para firma.
Firma los cheques y los devuelve, pudiendo
delegar sta responsabilidad al Encargado de
la AFIM.
Traslada los cheques al Encargado de
Elaborar Cheques para la entrega del cheque.
Entrega cheques y traslada expediente a
Contabilidad para su archivo.
6.
MDULO DE TESORERA.
6.1
OBJETIVOS.
6.1.1
Objetivo General.
Mantener la liquidez del Tesoro Municipal, contribuyendo al equilibrio y

saneamiento de las finanzas municipales.
6.1.2
Cumplir en forma transparente con las obligaciones contradas

derivadas de movimientos presupuestarios y contables de la Municipalidad
y sus empresas.
Proveer informacin en tiempo real del movimiento efectivo de fondos
para la toma decisiones.
Mejorar la administracin de los recursos percibidos por concepto
de: Deducciones, Retenciones, Aumentos, Tasas, Arbitrios, Transferencias
Corrientes y de Capital, Prstamos, Donaciones.
6.2
El sistema de Tesorera tendr como propsito administrar la recaudacin de los

ingresos, la programacin y ejecucin del pago de las obligaciones previamente
adquiridas por la Municipalidad y sus Empresas, como parte de la ejecucin del
Presupuesto de Ingresos y Gastos.
6.2.1 Registro y Uso de Formularios.
Todo ingreso se registrar en los formularios autorizados por la Contralora
General de Cuentas y utilizando el Sistema Integrado de Administracin
Financiera, con la informacin necesaria para su identificacin, clasificacin y
registro presupuestario y contable.
Todo egreso se registrar en los formularios que genera el Sistema
Integrado de Administracin Financiera: rdenes de Compra, Planillas, Fondo
Rotativo, Informe de Rendicin de Ingresos y Egresos, etc.
6.2.2 Depsitos Intactos de los Ingresos.
Los ingresos recaudados deben depositarse por cada cierre de caja efectuado;
en forma ntegra e intacta en la cuenta que la Municipalidad y sus Empresas
tenga aperturada en las instituciones financieras aprobadas por la
Superintendencia de Bancos, de ser posible el mismo da o a ms tardar, al da
siguiente de dicho cierre.
6.2.3 Documentos de Soporte.
Todo pago deber contar con la documentacin de soporte correspondiente y
con la informacin que permita su registro de acuerdo a las leyes vigentes. Al
momento de la entrega del cheque, se le debe colocar cancelado a dichos
documentos.
6.2.4 Autorizacin de Pagos.
La autorizacin de pagos deber efectuarla un empleado distinto al que
realiz el registro del egreso.
6.2.5 Fondo Rotativo.
Los fondos rotativos creados de conformidad con el Acuerdo del Concejo
Municipal, sern administrados como se establece en las normas y
procedimientos especficos para estos.
6.2.6 Arqueos Sorpresivos de Fondos y Valores.
La existencia de fondos y valores, cualquiera que sea su origen, deber estar
sujeta a comprobaciones fsicas mediante arqueos sorpresivos peridicos,
practicados por la Comisin de Finanzas.
Los auditores internos realizarn evaluaciones independientes de los procesos

aplicados a la administracin de los fondos rotativos, para determinar su
eficiencia y efectividad, as como de conformidad con la normativa vigente.
6.2.7 Apertura de Cuentas Bancarias.
Toda cuenta bancaria debe ser aprobada
Cdigo
Municipal.
segn
Artculo
107
del
6.2.8 Responsabilidad por el Manejo de Cuentas Bancarias.

Los funcionarios municipales titulares o suplentes designados para el manejo
de fondos de la Municipalidad y sus Empresas, deben ser acreditados
legalmente ante las instituciones financieras autorizadas por la
Superintendencia de Bancos.
6.2.9 Firmas Mancomunadas.
Las cuentas de cualquier tipo que stas fueren, deben llevar firmas
mancomunadas para la autorizacin de los dbitos y crditos correspondientes.
6.2.10 Programacin del Pago de los Compromisos Adquiridos.
El rea de Tesorera, es responsable de integrar las necesidades de efectivo de
las dems unidades y preparar la programacin de los pagos. La periodicidad
ser definida en funcin de las necesidades.
6.2.11 Pagos con Cheque.
A excepcin de los pagos por fondo rotativo y fondos en avance temporales,
todos los desembolsos se efectuarn mediante la emisin de cheque voucher,
o en su defecto a travs del sistema bancario en concordancia con el Sistema
Integrado de Administracin Financiera.
6.2.12 Sistema Bancario.
Cuando aplique, el rea de Tesorera, a travs de medios electrnicos, podr
conectarse con los bancos del sistema, con el objeto de tener un control de
recaudaciones, gastos y cualquier otra transaccin autorizada que se realice en
el movimiento de fondos municipales.
Remuneraciones.
Para el pago de las remuneraciones mensuales de los funcionarios y
empleados municipales, se podr efectuar a travs de acreditamiento en
cuenta para lo cual se abrirn cuentas personales en los bancos del sistema
y, por medio de autorizaciones del Director de la AFIM o Tesorero, se
abonarn a estas cuentas con el monto de sus remuneraciones mensuales.
Proveedores
o
acreedores.
La Tesorera podr emitir las autorizaciones respectivas a los bancos del
sistema, para que estos acrediten las cantidades a las cuentas
individuales
de los proveedores o acreedores, como medio de pago por los bienes

adquiridos o servicios prestados.
6.2.13 Pagos por Deducciones, Retenciones y Servicios.
Se deber pagar a los acreedores en forma oportuna, las deducciones y
retenciones efectuadas de acuerdo a las normas y leyes vigentes, as como el
pago de los servicios de energa elctrica, agua, telfono, transporte y otros
similares, con cargo a las asignaciones para estos conceptos contempladas en
el presupuesto. El Director de la AFIM o Tesorero ser responsable del
cumplimiento de estas obligaciones.
6.2.14 Planificacin de Pagos.
El Concejo deber aprobar el o los das de pago y entrega de cheques dentro
de cada semana, correspondientes a los compromisos contrados por la
Municipalidad y sus Empresas.
Pg.
138
100 /
6.3
ESQUEMA DE LA CUENTA NICA DEL TESORO MUNICIPAL.
El esquema de la Cuenta nica del Tesoro Municipal es el conjunto de cuentas

monetarias administradas por la Tesorera Municipal y que estn compuestas por
Cuentas Recaudadoras y Cuentas con Destino Especfico (Aportes
Constitucionales, Proyectos, Obras, Prstamos y Donaciones), adems de la
Cuenta nica Pagadora.
6.3.1
Cuentas Recaudadoras.
Se denominan cuentas recaudadoras a las cuentas corrientes bancarias

habilitadas exclusivamente para la recepcin de fondos, tal es el caso de
cuentas bancarias en donde los contribuyentes realizan los pagos de sus
impuestos, tasas, arbitrios, etc. Contra estas cuentas no se podr girar ningn
pago y, los fondos se debern transferir a la Cuenta nica Pagadora, por lo
tanto, sus saldos siempre sern iguales a cero.
Se utilizan cuando el recaudo de los ingresos lo realice el sistema bancario
derivado de un convenio especial que as lo amerite y que sea certificado el
manejo de la recaudacin; de lo contrario las recaudaciones se realizarn
estrictamente a travs de los cajeros receptores, utilizando el proceso definido
para el efecto.
6.3.2
Cuentas con Destino Especfico.
Son cuentas abiertas en un banco del sistema, utilizadas para la

administracin de los recursos que tienen un destino especfico tales como la
cuenta que el Gobierno Central utiliza para depositar las transferencias a las
Municipalidades y sus Empresas, cuentas utilizadas para depositar los
ingresos derivados de Proyectos, Obras, Prstamos y Donaciones conforme
lo establezca la normativa correspondiente; estas son excepciones que
debern ser mnimas y su creacin depender de causas contractuales.
6.3.3
Cuenta nica Pagadora.
La Cuenta nica Pagadora se basa, fundamentalmente, en que la

Municipalidad y sus Empresas administran una sola cuenta monetaria
aperturada en un banco del sistema, denominada Cuenta nica del Tesoro
Municipal (Municipio, Departamento), en la cual se deben ingresar todos los
recursos percibidos, sean tributarios, no tributarios, propios, con afectacin
especfica, adems de los provenientes de prstamos y donaciones. Con esta
cuenta se deber efectuar todos los pagos que correspondan a las
obligaciones contradas por la Municipalidad y sus Empresas.
Se excluirn solamente los recursos que por normas legales se deben
mantener en cuentas bancarias especficas.
Pg.
138
101 /
La Tesorera operar la Cuenta nica Pagadora, bajo un mecanismo de

cuentas escriturales, en las cuales sern registradas y acumuladas
individualmente las operaciones de dbito y crdito realizadas por la Tesorera
Municipal, en funcin de la ejecucin del Presupuesto de Ingresos y Egresos
del Municipio.
Por definicin, esta cuenta debe ser la nica girable con cheques voucher. El
objetivo especfico es obtener los cheques impresos por el sistema en forma
automatizada, cumpliendo con una planificacin de pagos y das para pagar
segn se defina.
6.3.3.1.
Cuentas Escriturales.
Las cuentas escriturales son auxiliares de Tesorera que permiten llevar el

registro del recaudo de los ingresos tributarios, no tributarios y dems
recursos que provienen de fuentes como transferencias de Gobierno
Central, en concepto de IVA Paz, Situado Constitucional, Impuesto nico
Sobre Inmuebles, Circulacin de vehculos y Petrleo. Es decir todos los
ingresos que perciba la Municipalidad y sus Empresas y que se indican
en el Artculo 100 del Cdigo Municipal.
Estas cuentas no se aperturan en ningn banco, por lo que no
deben poseer chequera, y las mismas actan como cuenta corriente o
cuentas auxiliares de tesorera que registran los movimientos de los
crditos que se producen por los ingresos percibidos en receptoria y
transferencias monetarias de las cuentas recaudadoras y especificas, as
como los dbitos por el pago de las obligaciones a travs de la Cuenta
nica del Tesoro Municipal.
Los recursos recibidos por la Receptoria Municipal, deben depositarse,
directamente en la Cuenta nica Pagadora y se registrar en la cuenta
escritural correspondiente.
Pg.
138
102 /
6.4
6.4.1
RECAUDACION DE INGRESOS.
Recaudacin de Ingresos por Receptoria.
Todos los ingresos que sean recaudados a travs de las cajas receptoras la
municipalidad deber extender las formas de ingresos autorizados por la
Contralora General de Cuentas.
Los ingresos se registran a travs de la receptora, esto para hacer ms
eficiente la recaudacin de los recursos y a su vez para que exista un mejor
control de los recursos percibidos.
6.4.1.1. Cajero General.
Es el responsable de la administracin y control de las cajas receptoras,
entrega de formas autorizadas por la Contralora General de Cuentas para la
recepcin de ingresos; recibir la rendicin de cuentas por el cajero receptor,
entrega y rendicin de cobros ambulantes y recepcin de formularios de los
cajeros receptores.
6.4.1.2. Cajero Receptor.
Es el responsable de la recaudacin de los ingresos del municipio como lo
establece el Artculo 100 del Cdigo Municipal, Decreto Nmero 12-2002,
emitiendo para el efecto, las formas autorizadas por la Contralora General
de Cuentas que ampara los ingresos percibidos.
6.4.2
Recaudacin de Ingresos por el Sistema Bancario.
Cuando as lo dispongan, la Municipalidad y sus Empresas podrn recaudar los

ingresos a travs del sistema bancario, para el cual se deber suscribir el
convenio correspondiente.
6.4.3
Procedimiento para la Recaudacin de los Ingresos Municipales.

El Cajero General es el encargado de asignar y aperturar cada
una de las Cajas Receptoras, a los que se les ha asignado la
funcin de recaudacin.
b El Cajero Receptor procede a la atencin al pblico contribuyente
que se presente a su ventanilla a cumplir con el pago de sus
obligaciones tributarias municipales, extendiendo a stos, las
formas que registran la recepcin de los ingresos municipales,
autorizadas por la Contralora general de Cuentas.
c El Cajero Receptor, al efectuar el corte de operaciones, formular
un reporte y entregar cuentas de esto, al Cajero General.
a
Pg.
138
103 /
6.4.3.1.
El Cajero General, despus de recibir del Cajero Receptor la

rendicin de cuentas, por medio del reporte de transacciones,
procede a realizar el cierre diario, lo compara con el efectivo que
recibe y traslada los recursos al Tesorero Municipal para que este
los deposite en la cuenta bancaria denominada Cuenta nica del
Tesoro Municipal.
Ingresos con destino Especfico del Presupuesto Municipal.
Cuando los ingresos se recauden a travs de los bancos del

sistema habilitados, en cuentas bancarias especficas autorizadas,
el tesorero consolidar y trasladar, a la Cuenta nica del Tesoro
Municipal, los valores correspondientes, afectando para cada uno
de los procesos, las cuentas escriturales por el valor de los montos
recaudados de acuerdo al origen de los recursos.
b El banco receptor de los recursos, reportar la transferencia de
esos fondos a la Cuenta nica del Tesoro Municipal.
a
6.4.4
Programacin y Ejecucin de Pagos.
Todos los pagos de las obligaciones a terceros producto de la gestin municipal

se realizarn mediante cheque voucher emitido directamente a nombre del
proveedor, o por abono en cuenta monetaria utilizando la red bancaria.
Cuando no exista disponibilidad financiera para realizar un pago de una cuenta
escritural, se podrn realizar traslados entre cuentas escriturales mediante
autorizacin del Concejo Municipal, proceso que deber quedar registrado
por el Director de la AFIM o tesorero municipal, quien tendr la responsabilidad
de retribuir a la cuenta escritural prestadora, los fondos correspondientes, una
vez la cuenta respectiva cuente con los recursos suficientes.
6.4.4.1. Formas de Pago.
A continuacin se especifican las diversas formas de realizar pagos a
travs de la Cuenta nica del Tesoro Municipal.
a. De forma directa a travs de Cheque Voucher.
El pago por cheques voucher es una facilidad que dispone la
Municipalidad y sus Empresas cuando no tenga la facilidad de
realizar el pago a travs del sistema bancario. Debiendo
ejecutar previamente todas las etapas del gasto.
b. Por transferencia automtica.
Cuando se tenga esta opcin y la Municipalidad y sus
Empresas as lo establezcan, la forma principal y genrica de
Pg.
138
104 /
realizar pagos a travs de la Cuenta nica del Tesoro

Municipal ser por transferencia automtica a las cuentas
bancarias de los beneficiarios.
Previamente a establecer un contrato o pago directo por
transferencia, todos los proveedores debern informar al rea
de Tesorera, el nombre del banco y nmero de cuenta bancaria
a fin de posibilitar su registro y recibir sus pagos.
6.4.4.2.
Modalidades de Pago.
Nmina de Sueldos y Salarios.
Pago por deducciones y retenciones.
Pago fondo rotativo.
Por Orden de Pago.
6.4.4.3. Programacin Financiera.

La programacin financiera comprende un conjunto de acciones
relacionadas con la supervisin, gestin, control y evaluacin de los flujos
de entradas y salidas de fondos de la Tesorera Municipal.
La programacin financiera tiene un horizonte temporal de un ao, la que
a su vez es desagregada por cuatrimestres, meses y das; en cada
cuatrimestre se fija el nivel de gastos mediante la asignacin de cuotas de
compromiso; y, mensual o diariamente, se determina la cuota de pago de
obligaciones.
Es conveniente destacar que el proceso de programacin financiera se
inicia en el momento de disponer la aplicacin de los recursos para la
ejecucin del presupuesto mediante la asignacin de cuotas
cuatrimestrales de compromiso. Es indispensable la participacin del
Tesorero en esta etapa, porque es el responsable de elaborar la
proyeccin de recursos de distinta naturaleza y el estado de la deuda
exigible.
La programacin financiera constituye una propuesta que debe ser
aprobada por las autoridades competentes, se concreta en la asignacin
de cuotas de pago que otorgaran disponibilidades financieras para
realizar pagos contra la Cuenta nica del Tesoro y, de ser necesaria, en
acciones para obtener financiamiento que permitan cumplir con las
obligaciones asumidas.
Pg.
138
105 /
6.5
CONCILIACION BANCARIA.
El proceso diario de la conciliacin bancaria tiene como objetivo obtener la

situacin financiera disponible de la Tesorera, que ser el resultado del
movimiento de fondos, tanto de ingresos como de egresos.
Es la comparacin de todos los movimientos de ingresos y egresos que se
generan en el Libro de Bancos por cada una de las cuentas bancarias que
tenga la Municipalidad y sus Empresas aperturadas en el Sistema Bancario,
contra los estados de cuenta que el banco genera con los registros de recursos,
pagos y transferencias de la Municipalidad y sus Empresas.
Muestra el detalle de movimientos registrados en Libros, operados por el Banco y
que no se encuentren registrados o viceversa (depsitos, cheques, rdenes
bancarias, notas).
El
Libro
Bancos.
de
El libro Banco es un auxiliar de la Contabilidad General, en el cual se registran las

operaciones relacionadas con movimientos de fondos en cuentas corrientes
bancarias. Constituye un registro analtico de la cuenta Bancos del libro Mayor de
la Contabilidad General.
El Libro de Bancos comienza a operar el primer da hbil de cada ejercicio con el
saldo inicial que a su vez es el saldo final del ejercicio anterior.
Cada operacin registrada en el Libro de Bancos incide en el saldo y quedar
reflejado simultneamente con cada movimiento. El cierre de operaciones es
diario y su saldo es igual al inicial del da siguiente.
Todas y cada una de las operaciones de movimiento de fondos se registra en el
Libro Banco en forma cronolgica y secuencial y en la fecha e instante en que se
produce el registro.
El Libro de Bancos que corresponda a la Cuenta nica del Tesoro Municipal se
desagrega en subcuentas auxiliares o cuentas escriturales.
El Libro de Bancos por cuenta corriente bancaria de la Tesorera es el auxiliar de
primer grado del libro mayor de la cuenta Bancos de la contabilidad general.
Pg.
138
106 /
6.6
6.6.1
REGISTRO DE FONDO ROTATIVO.

Conceptos Bsicos del Fondo Rotativo.
Es la disponibilidad de recursos financieros (efectivo o cheque), que la

Tesorera entrega a un funcionario responsable del manejo del fondo rotativo,
de acuerdo a las normas, limitaciones y condiciones especiales establecidas
en ste apartado, para cubrir gastos urgentes de funcionamiento e inversin
de poca cuanta que no necesariamente espera el trmite de una orden de
compra. Este opera como un fondo revolvente, de acuerdo a las normas de
ejecucin presupuestaria y cuya suma se reembolsa peridicamente, en una
cantidad equivalente al total de los gastos efectuados. El responsable del
fondo rotativo deber rendir cuentas ante el Tesorero y la Contralora General
de Cuentas.
Este tipo de fondo es un mecanismo financiero creado para asignar recursos a
las cajas chicas de las dependencias administrativas. Por lo tanto, solo se
puede utilizar para la constitucin, reposicin y/o incremento de las cajas
chicas.
El Concejo Municipal aprobar la constitucin de un fondo rotativo y luego el
Alcalde debe autorizar las cajas chicas tomando en cuenta su estructura
administrativa, en casos particulares el Concejo puede aprobar Fondos en
Avance Temporales los cuales tendrn un destino especfico.
6.6.2
Responsabilidad de los Fondos Rotativos.
Son responsables de su correcta utilizacin y revisin el Tesorero Municipal, el

encargado del fondo rotativo quienes deben rendir cuentas ante la Contralora
General de Cuentas.
El responsable del Fondo Rotativo deber efectuar las rendiciones cuando se
haya invertido al menos el 25% de su monto.
El responsable del fondo rotativo velar por que cada expediente de reintegro
de fondo rotativo contenga la documentacin de respaldo correspondiente, la
cual como mnimo debe estar integrada por: Solicitud de compra,
documentacin original de legtimo abono, documentos autorizados que
respalden los pagos, rendicin y liquidacin de los gastos realizados y
Resumen de gastos del fondo rotativo.
Los documentos soporte originales que respalden los listados de reposicin y
liquidacin de los fondos rotativos, quedan bajo la responsabilidad y resguardo
del archivo del rea de Contabilidad de la Unidad de Administracin Financiera
Integrada Municipal (AFIM).
Pg.
138
107 /
Los responsables del fondo rotativo deben observar todas las normas vigentes
generales relacionadas con la ejecucin del presupuesto, compras y las
disposiciones emitidas para su manejo.
6.6.3
Caractersticas del Fondo Rotativo.
El fondo rotativo es un anticipo destinado a la ejecucin de gastos utilizado

como un procedimiento de excepcin para agilizar los pagos urgentes o de
poca cuanta, y no constituye un incremento a las asignaciones
presupuestarias. Su liquidacin se realizar al final de cada ao.
Estos fondos no podrn exceder de un monto de QUINCE MIL QUETZALES
(Q. 15,000.00), con el cual se podrn adquirir bienes o contratar servicios hasta
por un valor de UN MIL QUINIENTOS QUETZALES (Q.1,500.00), debiendo
para el efecto, cumplir con los requisitos que establece la Ley de
Contrataciones del Estado y su Reglamento y dems leyes y disposiciones
aplicables. Las compras mayores a esta cantidad, se realizarn a travs de
orden de compra.
Se formaliza con la entrega de fondos a un funcionario autorizado, con el fin
de que se realicen gastos de funcionamiento e inversin.
La constitucin, incremento o disminucin del fondo rotativo ser de acuerdo a
las normas, limitaciones y condiciones especiales que la Municipalidad y susu
Empresas establezca y solo podr reponer gastos urgentes o de poca cuanta
efectuados con dichos fondos, y con cargo a las disponibilidades
presupuestarias vigentes de los renglones del grupo 100 Gastos no
Personales, grupo 200 Materiales y Suministros y grupo 300 Propiedad
Planta y Equipo, con excepcin de los renglones 321, 325 y 327. Tambin
podrn afectarse los renglones 411, 412, 416, 419, 423, 425, 426 y 432 del
grupo 400.
Las reposiciones del fondo, se realizarn durante el transcurso de la ejecucin
del presupuesto de cada ejercicio anual, para lo cual deber solicitar a la
Contabilidad el reintegro de las sumas rendidas.
La constitucin de fondos rotativos no afecta el presupuesto, solo se registra
contablemente.
Pg.
138
108 /
6.6.4
Fondos en Avance Temporales.
Por medio de Resolucin o Acuerdo el Concejo Municipal, podr autorizar

durante el ejercicio fiscal, la creacin de fondos en avance para programas y
proyectos que permitan cubrir necesidades de la Municipalidad y sus
Empresas, como un mecanismo para la atencin oportuna y eficiente del gasto
destinado a cubrir y superar efectos econmicos originados de emergencias
por fenmenos naturales o sucesos fortuitos, as como la necesidad de
sufragar gastos para el desarrollo de eventos locales de naturaleza
exclusivamente temporal.
Estos fondos no podrn exceder de un monto de TREINTA MIL QUETZALES
(Q. 30,000.00), con el cual se podrn adquirir bienes o contratar servicios que
su precio sean mayores a los permitidos en el fondo rotativo normal, debiendo
para el efecto, cumplir con los requisitos que establece la Ley de
Contrataciones del Estado y su Reglamento y dems leyes y disposiciones
aplicables.
Con cargo a los fondos temporales autorizados, podrn efectuarse gastos
programados en el Presupuesto de Egresos correspondientes a los grupos y
renglones siguientes: Grupo 1, Grupo 2, Grupo 3 con excepcin de los
renglones 321, 325 y 327. Tambin podrn afectarse los renglones 411,
412,
416, 419, 423, 425, 426 y 432 del Grupo 4.
Cuando se considere conveniente y se justifique plenamente, el Concejo
Municipal podr autorizar hasta dos constituciones de estos Fondos, de tal
manera que para autorizarse un tercero, debe liquidarse, uno de los anteriores.
Estos fondos debern ser liquidados con los respectivos documentos de
legtimo abono como mximo dos meses despus de su constitucin y
liquidarlos en su totalidad. Transcurrida esa fecha no se podr liquidar el
fondo, por lo que el empleado de la Municipalidad y sus Empresas a
nombre de quien se haya constituido, deber reintegrar el monto en quetzales,
de lo contrario se considerar como deudor de la Municipalidad y sus
Empresas.
Pg.
138
109 /
6.6.5
PASOS
Procedimiento para la Constitucin del Fondo Rotativo.
RESPONSABLE
1
2
JEFE -AFIM-
ALCALDE
MUNICIPAL
JEFE -AFIM-
CONCEJO
MUNICIPAL
JEFE -AFIM-
ENCARGADO
DE
CONTABILIDAD
ENCARGADO
DE
TESORERIA
ENCARGADO
DEL FONDO
ROTATIVO
Revisa asignaciones presupuestarias y realiza anlisis
del monto a solicitar.
Elabora solicitud de constitucin del fondo rotativo y cajas
chicas indicando los nombres de los responsables para
su manejo, tramita la firma de Vo. Bo. del Alcalde.
Firma de Vo. Bo. la solicitud de constitucin de Fondo
Rotativo.
Recibe la solicitud firmada de Vo. Bo., elabora proyecto
de Acuerdo de constitucin de fondo rotativo y traslada al
Concejo Municipal.
Recibe proyecto de Acuerdo de constitucin de Fondo
Rotativo, aprueba y entrega una certificacin del
Acuerdo aprobado al Jefe AFIM-.
Con el Acuerdo aprobado, solicitud de fondo rotativo,
traslada a contabilidad copia del acuerdo aprobado y
solicitud firmada y sellada.
Recibe solicitud e ingresa datos en el sistema para la
generacin del Comprobante nico de Registro (FRC) y
traslada el expediente a Tesorera
En el sistema aprueba el pago, imprime y entrega cheque
al responsable del fondo rotativo.
Recibe Cheque y expediente e ingresa los datos del

cheque al mdulo de Fondo Rotativo, cambia el cheque y
resguarda el efectivo para compras menores.
Pg.
138
110 /
+ '
*
,
&
&
. %/ %
0
'
&
"
&
"
'
&
(
&
&
"
"
1&
# & $%
"
"
'
Pg.
138
111 /
6.6.6
PASOS
1
Procedimiento para la Rendicin, Ejecucin y Reposicin del

Fondo Rotativo.
RESPONSABLE
ACCION
Elabora solicitud/entrega de bienes y tramita firma
EMPLEADO
del jefe inmediato superior y la firma de autorizacin
INTERESADO
de la administracin superior.
Recibe solicitud, verifica la existencia del bien y
ENCARGADO
certifica la inexistencia de lo solicitado, luego traslada
solicitud al Encargado de Presupuesto.
DE ALMACEN
ENCARGADO
DE
PRESUPUESTO
ENCARGADO
DE COMPRAS
5
6
ENCARGADO
DE FONDO
ROTATIVO
ENCARGADO
DE COMPRAS
8
9
EMPLEADO
INTERESADO
10
ENCARGADO DE
COMPRAS
11
Recibe solicitud, verifica disponibilidad

presupuestaria, codifica, firma y sella la solicitud, (si
no existe asignacin y el gasto es urgente se deber
gestionar la modificacin presupuestaria), traslada a
Encargado de Compras.
Recibe solicitud codificada, verifica los datos
plasmados en dicha solicitud y traslada a encargado
de Fondo Rotativo.
Revisa la solicitud, para verificar si cumple con las
normas creadas para el efecto.
Entrega al encargado de compras el efectivo a travs
de un vale (Lleva control de vales).
Recibe efectivo, firma el vale. Realiza la compra o
adquisicin del servicio, paga al proveedor despus
de que este le presta el servicio o le entrega el bien y
solicita la factura respectiva, revisa que todos los
datos estn correctos y traslada factura al
interesado.
Revisa la factura y recibe los bienes, si est
conforme, razona y firma de aceptacin, solicita a
jefe inmediato el Vo. Bo. en la factura.
Devuelve documentacin al encargado compras.
Recibe factura razonada, firmada y sellada, la
adjunta a los documentos soportes de la compra y
gestiona el ingreso al almacn.
Entrega el expediente de compra al encargado de
caja chica (Solicitud de compra, factura razonada,
recibo de caja si lo hubiere, ingreso a almacn y
otros documentos que amparen la compra), y liquida
el vale.
12
13
ENCARGADO
DE FONDO
ROTATIVO
14
15
16
ENCARGADO
DE
CONTABILIDAD
17
18
ENCARGADO
DE TESORERIA
19
20
21
ENCARGADO
DEL FONDO
ROTATIVO
Revisa expediente de compra, si todo esta conforme,

entrega el vale al encargado de compra, (o anula el
vale), estampa el sello fechador que identifique a la
oficina y que diga PAGADO POR FONDO
ROTATIVO.
Ingresa los datos de la o las facturas al mdulo de
Fondo Rotativo generando el registro en forma diaria.
Al tener precomprometido el 25% del monto total de
su Fondo Rotativo, genera e imprime el formulario
Liquidacin de caja chica adjunta los documentos
originales y todos aquellos documentos que
autorizaron la compra.
Firma el formulario Liquidacin de caja chica, solicita
la reposicin del fondo utilizado a Contabilidad
Revisa expediente y registra en el Mdulo de Fondo
Rotativo los datos de la liquidacin ingresados y los
compara con el formulario impreso y firmado, si todo
esta correcto, aprueba en el sistema y se genera en
forma automticamente el CUR de regularizacin del
gasto por fondo rotativo
Elabora la Instruccin de pago en el sistema y se
genera automticamente el CUR contable de
reposicin del Fondo Rotativo y traslada a Tesorera
el expediente.
Revisa expediente y genera la orden de pagos en el
sistema, imprime el cheque y gestiona firmas del
Tesorero y Alcalde para reposicin de Fondo
Rotativo.
Entrega cheque en el sistema y fsicamente al
encargado del Fondo Rotativo.
Revisa expediente e ingresa al Mdulo de Fondo
Rotativo y registra el monto del cheque para
actualizar la cuenta corriente el estado de situacin
del fondo.
Hace efectivo el cheque y resguarda el efectivo para
compras futuras.
&
&
&
"
&
"
'
"
'
"
(
'
&
'
(
3
'
'
"'
'
&
'
"
"
&
'
'
"
. %/ %
"
"
'
"
'
'
'
&
'
"
&
(
"
"
5
46
6& 6)46
&6
.67
2 %
# $
'
# $
(
&
(
%
'
%
"
&
(
"
'
50
*
7
*
'
%
"
'
(
',
%
'
&
(
'
'
6.6.7
PASOS
Procedimiento de Rendicin Final de Fondos Rotativos.
RESPONSABLE
1
2
ENCARGADO
DEL FONDO
ROTATIVO
ENCARGADO
CONTABILIDAD
ENCARGADO DE
TESORERIA
10
11
ENCARGADO DE
CONTABILIDAD
ACCION
Ingresa los datos de las facturas pagadas al mdulo de
Fondo Rotativo generando el registrado.
Genera e imprime el formulario Liquidacin y adjunta
todos los documentos originales.
Firma formulario de liquidacin y coloca la leyenda
Liquidacin Final de Fondo Rotativo y deposita el
efectivo restante a la cuenta que indique la tesorera
antes del 31 de diciembre.
Recibe expediente de liquidacin final de caja chica y
documentacin original adjunta, revisa y verifica que
cumpla con todas las normativas vigentes para
compras por Fondo Rotativo.
Revisa en el Mdulo de fondo rotativo los datos
ingresados en la Liquidacin y los compara con el
formulario impreso y firmado.
Aprueba la liquidacin en el sistema y en forma
automtica se genera el CUR de regularizacin del
gasto por fondo rotativo.
Elabora la instruccin de Liquidacin del Fondo
Rotativo en el mdulo de contabilidad y
automticamente se genera el CUR contable de
reintegro del fondo rotativo, con base en la boleta de
depsito, por el monto enterado en cuenta monetaria
de la Tesorera Municipal.
Revisa con contabilidad los registros en el mayor
auxiliar para corroborar que no existan saldos
pendientes de liquidar y que las cuentas de orden
estn con saldo cero.
En el caso de existir saldos pendientes de liquidar no
reintegrados por el encargado del fondo rotativo al
finalizar el ao, el Tesorero levantar acta y enviar
copia a Contabilidad.
Traslada expedientes a Contabilidad para su rendicin
de cuentas de caja fiscal.
Recibe Acta y elabora CUR contable creando la cuenta
Deudores de la Municipalidad con nombre y numero de
empleado del responsable del Fondo Rotativo.
'
&
'
'
0
*
'
"
50
&
&
"
'
7
'
&
'
'
&
0
(
&
,
(
'
&
1&
(

Municipal
Manual
Tesorera
6.6.8
Vale Fondo Rotativo.
MUNICIPALIDAD DE
VALE FONDO ROTATIVO
No. 000001
Fecha:_
POR VALOR
_
Q.
(en nmeros)
(en letras)
DESCRIPCION DEL ARTICULO: _
_
OBSERVACIONES: Liquidar el presente Vale en TRES DIAS HABILES, de lo contrario se le descontar de su sueldo.
NOMBRE SOLICITANTE:
CARGO:
_
UNIDAD ADMINISTRATIVA
_FIRMA:
APROBADO JEFE INMEDIATO
AUTORIZADO
Original: FONDO ROTATIVO
Pg. 117/138

Municipal
Manual
MAFIM
6.7
ANEXOS.
PROYECTO DE ACUERDO MUNICIPAL
APROBACION DEL FONDO ROTATIVO MUNICIPAL
ACUERDO MUNICIPAL No.

LA CORPORACION MUNICIPAL DE
DEPARTAMENTO DE
CONSIDERANDO
Que para fortalecer el proceso de reforma y modernizacin que se ha iniciado en
el Sistema de Administracin Financiera de la Municipalidad y sus Empresas, es
indispensable disponer de mecanismos financieros que permitan ejecutar en
forma gil y oportuna los gastos urgentes y que por su cuanta o por su naturaleza
no puedan esperar su trmite administrativo normal.
CONSIDERANDO
Que con base en lo establecido en el artculo 35 literal f) del Decreto 12-2002 del
Congreso de la Repblica le compete al Concejo Municipal: la aprobacin, control
de ejecucin, evaluacin y liquidacin del presupuesto de ingresos y egresos del
municipio, en concordancia con las polticas pblicas municipales.
POR TANTO
En uso de las facultades que le otorgan los artculos 35 literal i) y 40, del
Cdigo
Municipal, Decreto nmero 12-2002 del Congreso de la Repblica.
ACUERDA
Emitir las Normas Tcnicas para operar el Fondo
Rotativo.
Artculo 1. OBJETO: El fondo rotativo es un instrumento de administracin
financiera consistente en una disponibilidad de efectivo que sita la Tesorera
Municipal, en las diferentes dependencias administrativas de la Municipalidad y
sus Empresas para efectuar pagos cuya urgencia y monto requiera de un
procedimiento gil y ordenado. Los Fondos Rotativos constituyen un mecanismo
financiero especfico a travs del cual las dependencias administrativas realizan
los gastos.
Pg.
138
118 /

Municipal
Manual
MAFIM
Artculo 2. CARACTERISTICAS: El fondo rotativo tendr las siguientes

caractersticas:
Constituye un fondo de dinero reintegrable, que se restablecer
peridicamente hasta por el monto total de los documentos que amparen el gasto
efectuado, por el equivalente al monto originalmente aprobado para el Fondo
Rotativo. No constituye un incremento a las asignaciones presupuestarias,
debiendo liquidarse al final de cada ejercicio fiscal.
De acuerdo a las normas de ejecucin presupuestarias aprobadas, se
utilizar exclusivamente para cubrir gastos urgentes de funcionamiento, por un
monto relativamente reducido y que por su naturaleza no pueden esperar el
trmite normal de orden de compra.
Es un anticipo de dinero que la Tesorera Municipal le entrega a las
dependencias autorizadas para el manejo del fondo rotativo para utilizarlo de
acuerdo a las normas establecidas para el efecto.
Artculo 3. ASIGNACION PRESUPUESTARIA: Todo gasto efectuado con fondo
rotativo previamente debe contar con disponibilidad de asignacin presupuestaria.
Artculo 4. AMBITO DE APLICACIN: El fondo rotativo le ser asignado a las
dependencias municipales autorizadas para su manejo, quedando en
consecuencia sujetas a las normas del presente acuerdo y a otras que para este
fin se emitan.
Articulo 5. LIMITACIONES: El Fondo Interno y caja chica no podr ser utilizado
para fines distintos a los establecidos y autorizados en las normas aprobadas,
asimismo se prohbe el fraccionamiento de los comprobantes que sustenten
egresos que excedan de los limites establecidos en este acuerdo.
Artculo 6. CONSTITUCION O AMPLIACION: La Tesorera Municipal con base a
la autorizacin que para el manejo de fondos con cuentadancia le otorgue la
Contralora General de Cuentas, deber solicitar por escrito la constitucin o
ampliacin del fondo rotativo ante el Concejo Municipal, previo anlisis de su
presupuesto y en observancia a las normativas vigentes. El Concejo aprobar la
constitucin o ampliacin del fondo rotativo mediante Acuerdo Municipal.
En la solicitud de la ampliacin del fondo rotativo se deber justificar la necesidad
de dicho incremento, el cual tiene que ser congruente con las asignaciones
presupuestarias del ejercicio fiscal en vigencia.
Articulo 7. MONTO Y DESTINO: El monto del fondo rotativo, en ningn caso
podr exceder de Q.
, y ser utilizado en adquisiciones de
bienes o servicios que por ser urgente o de poca cuanta, no pueden esperar el
trmite normal de la orden de compra. En todos los gastos efectuados se debern
observar todas las leyes aplicables a la ejecucin presupuestaria, tales como: Ley
de Contrataciones del Estado, Ley Orgnica del Presupuesto, Normas de Control
Interno de la Contralora General de Cuentas de la Nacin, Ley de Probidad,
y
Pg.
138
119 /

Municipal
Manual
MAFIM
dems regulaciones de carcter interno emitidas por la Municipalidad y sus

Empresas.
Cuando por casos especiales, la cantidad exceda al monto indicado, el Concejo
Municipal deber aprobar su constitucin mediante punto de acta.
Artculo 8. CONSTITUCION O AMPLIACION DE CAJAS CHICAS: El fondo
rotativo servir de base para la constitucin o ampliacin de las cajas chicas,
segn necesidades de las dependencias municipales, y sern aprobadas por
resolucin emitida por el Concejo Municipal.
Artculo 9. GASTOS CON CARGO AL FONDO ROTATIVO Y CAJAS CHICAS:
nicamente podrn efectuarse gastos programados en el Presupuesto General
de Ingresos y Egresos de la Municipalidad y sus Empresas, correspondientes a
los grupos y renglones siguientes: Grupo 1, Grupo 2, Grupo 3 con excepcin de
los renglones 321, 325 y 327. Tambin podrn afectarse los renglones 411, 412,
416,
419, 423, 425, 426 y 432 del Grupo 4.
Artculo 10. REPOSICIN: Para mantener la disponibilidad oportuna de sus
recursos financieros, las dependencias municipales debern solicitar a Tesorera
Municipal los reembolsos respectivos al haber utilizado un mnimo del 25% del
monto asignado de su caja chica y/o fondo rotativo, o bien por lo menos dos veces
al mes, lo que ocurra primero.
Artculo 11. LIQUIDACION: El fondo rotativo y las cajas chicas debern ser
liquidados y entregados a la Tesorera Municipal antes del 31 de diciembre de
cada ejercicio fiscal, los responsables debern adjuntar a la liquidacin los
comprobantes de legitimo abono que amparan los gastos efectuados y el efectivo
no utilizado a esa fecha, caso contrario los responsables del manejo del fondo
rotativo se constituirn como deudores de la Municipalidad y sus Empresas y el
Tesorero Municipal deber levantar acta dejando constancia de lo actuado.
Artculo 12. DEROGATORIA: Se derogan las disposiciones que se opongan al
presente Acuerdo.
Artculo 13. VIGENCIA: El presente Acuerdo entra en vigencia, a partir de la
presente fecha.
Pg.
138
120 /

Municipal
Manual
MAFIM
7.
MDULO DE PRSTAMOS Y DONACIONES.

7.1
OBJETIVOS.
7.1.1
Objetivo General.
Dotar a la Municipalidad y sus Empresas de un documento que contenga los

procedimientos y atribuciones de los funcionarios y empleados en la
realizacin de las diferentes acciones que desarrolla la Municipalidad en
materia de prstamos y donaciones, con el objeto que sirva de gua y
orientacin para las autoridades y funcionarios, especialmente, al personal de
las Unidades de Administraciones Financieras Integradas Municipales AFIM-.
7.1.2
Contar con una descripcin pormenorizada de los procedimientos

que deben desarrollar los funcionarios y empleados de la
Municipalidad del pas y que sirvan como instrumento de consulta y
material de apoyo para cualquier programa de capacitacin que se quiera
realizar.
Que los funcionarios y empleados dispongan de un documento que
muestre las vinculaciones de los prstamos y donaciones con otros
procesos que deben realizarse por parte de los diferentes
componentes del Sistema Integrado de Administracin Financiera
Municipal, facilitando la
coordinacin
y
evitando
posibles
duplicacionesde
actividades relacionadas.
Que la Municipalidad cuente con un documento completo que sirva
de gua de induccin y material didctico para todos aquellos
tcnicos o funcionarios en general que sean incorporados a la
Municipalidad, as como medio de consulta para el personal de otros
componentes del Sistema Integrado de Administracin Financiera
Municipal que realizan operaciones relacionadas, durante cada ejercicio
financiero municipal.
Pg.
138
121 /

Municipal
Manual
MAFIM
7.2
7.2.1
El endeudamiento de la Municipalidad en ningn caso debe exceder

su capacidad de pago. Se entiende por capacidad de pago para
cualquier ao, el lmite mximo entre los recursos ordinarios
obtenidos (ingresos propios y transferencias obtenidas en forma
permanente) y egresos por concepto de gastos de funcionamiento y
servicio de la deuda.
7.2.2
El producto del endeudamiento debe destinarse exclusivamente a

financiar la planificacin, programacin y ejecucin de obras o
servicios pblicos municipales, o a la ampliacin, mejoramiento y
mantenimiento de los existentes.
7.2.3
No pueden realizarse operaciones de endeudamiento (o crdito

pblico) para financiar gastos corrientes u operativos, exceptuando
los gastos referidos en el artculo 47 del Reglamento de la Ley
Orgnica del Presupuesto.
7.2.4
Cualquier operacin de endeudamiento debe ser acordada con el

voto favorable de las dos terceras partes del total de los integrantes
del Concejo Municipal.
7.2.5
La tasa de inters que se contrate para los prstamos con el sistema

financiero regulado, as como en el INFOM, no debe exceder la tasa
activa promedio de inters reportada por el Banco de Guatemala.
7.2.6
Los prstamos externos y las emisiones de ttulos y valores, deben

ser canalizados por el Ministerio de Finanzas Pblicas y estar sujetos
a la poltica de endeudamiento establecida por el Estado para el
sector pblico no financiero (que incluye Organismos del Estado,
Instituciones descentralizadas y autnomas).
7.2.7
La Municipalidad, no puede contratar prstamos, emprstitos y otras

deudas con entidades financieras o personas individuales que no
estn reguladas por la Superintendencia de Bancos, exceptuando al
INFOM.
7.2.8
El endeudamiento de la Municipalidad para financiar o cubrir

estacionalidad de los ingresos corrientes o de capital, se registrarn
en el Mdulo de Prstamos y Donaciones, su ejecucin se realizar
contablemente, sin afectar el presupuesto ya que con estos
prstamos no se realiza ninguna ampliacin presupuestaria,
nicamente se debe realizar la programacin presupuestaria de los
gastos por el pago de intereses y comisiones.
Pg.
138
122 /

Municipal
Manual
MAFIM
7.2.9
El Concejo Municipal deber presentar mensualmente dentro de los

10 das del mes siguiente, a la Direccin de Crdito Pblico del
Ministerio de Finanzas Pblicas, un detalle de los prstamos internos
y externos vigentes y el saldo de la deuda contratada, con copia al
INFOM.
7.2.10 Las donaciones, previo a su aceptacin, se deben evaluar

cuidadosamente, a fin de tomar en consideracin el impacto que
tendrn en los gastos operativos y recurrentes que puedan afectar
los futuros presupuestos de la Municipalidad.
7.2.11 Llevar un registro sistemtico y ordenado de todas las donaciones
otorgadas a la Municipalidad, con el fin de asegurar su registro
oportuno en la contabilidad presupuestaria y patrimonial.
7.2.12 Para efectos del debido registro, debe tenerse especial cuidado con
aquellas donaciones que son concedidas por agencias
internacionales de cooperacin opor
Organizaciones no
Gubernamentales (ONGS) en la que la administracin de los
recursos es realizada por la propia institucin cooperante.
Pg.
138
123 /

Municipal
Manual
MAFIM
7.3
REGISTRO DE PRSTAMOS Y DONACIONES.
7.3.1
Aspectos Generales.
A travs de este registro se contar con toda la informacin de los prstamos y

las donaciones con sus caractersticas especficas que se han ingresado al
Mdulo de Prstamos y Donaciones del Sistema Integrado de administracin
Financiera Municipal. Los requisitos indispensables para efectuar un registro
son, que exista un Convenio o Contrato que lo respalde, que se encuentre
activo, finalizado dentro del perodo fiscal vigente.
Registro
Prstamos.
de
Existen tres tipos de datos que se deben ingresar para realizar ste
registro:
7.3.1.1
Generales y Respaldo Legal:
Nombre del prstamo: el cual debe ser lo ms especfico posible,

describiendo el proyecto o actividad que se financiar con los
recursos del prstamo (Ej. Construccin de escuela Aldea Las
Escobas).
Tipo de prstamo: Este puede ser Interno, si es de una entidad del
sector privado o del sector pblico nacional, Externo, si es de una
entidad Extranjera o Internacional, y Financiamiento Temporal, si los
recursos del prstamo servirn para financiar estacionalidad de los
ingresos, sustituyendo temporalmente otra fuente de financiamiento.
Situacin: sta puede ser Activo, si est vigente y est en etapa de
desembolsos o de pago de deuda. Anulado, si se ha registrado
errneamente, Finalizado cuando stos hayan alcanzado su fecha
lmite de vigencia o se hayan cancelado en su totalidad, o
Reestructurado cuando las condiciones inicialmente pactadas son
renegociadas, dando lugar a nuevas condiciones
Cdigo de prstamo del acreedor: Se debe ingresar el nmero o
cdigo que la entidad acreedora le asigna al prstamo (Ej., en el
caso de que el acreedor sea el INFOM, ste asigna un nmero
similar al siguiente: 15.01.0043.001).
7
Acreedor: Nombre del banco o entidad que concedi el prstamo.
Intermediario: Nombre de la Institucin que realiza esta funcin; de
no existir ninguna, debe colocarse la misma entidad acreedora.
En caso de no aparecer el acreedor en el combo, se debe comunicar a la Mesa de Ayuda Municipal del
Proyecto SIAF-SAG al Tel. 2248-5109, sta requerir a la Direccin Tcnica del Presupuesto (DTP), que se
le asigne un cdigo al nuevo acreedor. Al contarse con la opcin requerida, la Mesa de Ayuda lo informar
Pg. 124 /
138

Municipal
Manual
MAFIM
de inmediato a la Municipalidad para el respectivo registro.
Pg.
138
125 /

Municipal
Manual
MAFIM
Fecha de concesin: Fecha del cheque en que se recibe el primer

desembolso; generalmente esta es la fecha en que inicia el cobro de
intereses por parte de la entidad que otorga el prstamo.
Fecha de vencimiento: Fecha en que debe efectuarse el ltimo pago
por servicio de la deuda, de acuerdo al documento legal.
Monto contratado: Monto del prstamo o de la donacin que se
establece en el contrato o convenio.
Monto desobligado: Monto del prstamo que la Municipalidad
acuerda no utilizar y solicita su devolucin al acreedor, considerando
que no ser necesaria dicha cantidad para el destino previsto.
Descripcin de comisin: Se describe la comisin o comisiones
que el
Acreedor cobrara
la
Municipalidad
por
concepto de
administracin
del
prstamo,
intermediacin u otro concepto.
No. Documento legal: se ingresa el nmero de contrato, convenio,
resolucin, pagar, u otro documento donde se acuerdan las
condiciones del prstamo con el Acreedor.
Fecha de firma: debe ingresarse la fecha de firma del documento
legal antes indicado.
Documento aprobacin: se refiere al nmero del Acta de aprobacin
del prstamo por parte del Concejo Municipal.
7.3.1.2
Destino y Proyeccin de Desembolsos:
Destino: Debe consignarse el uso que se dar a los recursos

financieros obtenidos con el prstamo teniendo en consideracin el
clasificador de finalidad y funcin de acuerdo al Manual de
Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Pblico de Guatemala
(ej. educacin) y en la casilla Destino se ingresa el proyecto o
actividad en la que sern utilizados los recursos del prstamo (ej.
Construccin Escuela Las Escobas). Si existieran dos o ms
proyectos en una misma funcin, se deben escribir en el mismo
espacio, separados por una coma. Cada prstamo puede tener uno
o ms destinos.
Proyeccin de desembolsos: Aqu se deben consignar las cantidades
y fechas acordadas entre la Municipalidad y el acreedor, en que se
irn otorgando los recursos del prstamo. Puede ser que haya uno o
varios desembolsos.
7.3.1.3
Proyeccin
Intereses:
de
Amortizaciones
Se debe registrar la informacin relacionada con la proyeccin de cada

una de las amortizaciones, as como de los intereses y la tasa de cada
uno de ellos, adems del mtodo de clculo y la periodicidad de stas,
informacin que se encuentra en el acta de aprobacin emitida por el
Pg. 126 /
138

Municipal
Manual
MAFIM
Concejo Municipal, el Convenio de Prstamo y documentos de gestin de

los mismos.
Las caractersticas sealadas de cada prstamo a registrar en el sistema se
obtienen de la documentacin que se tiene cuando se gestiona un
financiamiento o una donacin o cuando es aprobada la operacin por parte
del Concejo Municipal y se firma el Convenio o Contrato respectivo.
Registro de Donaciones.
Aunque el registro de las donaciones es similar al registro de prstamos, la
diferencia radica en que estas no generan compromiso de reembolso, y
algunas nicamente conllevan la proporcin por parte de la Municipalidad
de un aporte por concepto de contrapartida. Para que se identifiquen
claramente, se ha determinado que su registro se realice en una pantalla
independiente, la informacin es similar a la ingresada en los prstamos, se
deben ingresar los datos generales como el nombre, tipo, situacin, fuente
especfica, referencia y nombre del donante, administrador si existe (de no
existir se debe colocar al mismo donante), el monto donado, la moneda y la
fecha de vencimiento.
Luego de registrar la informacin general, se debe ingresar la funcin y el
destino de la donacin, para el Respaldo Legal se debe registrar el
nmero de documento legal, fecha y firma de dicho documento as como el
documento de aprobacin, y por ltimo se debe ingresar la programacin de
los desembolsos (puede existir la posibilidad de que ste sea uno solo).
Pg.
138
127 /

Municipal
Manual
MAFIM
7.3.2
Descripcin del Procedimiento.
PASO
RESPONSABLE
AFIM/Tesorera
Municipal
2
3
Encargado
De Deuda
AFIM/Tesorera
Municipal
Encargado
De Deuda
Se traslada el contrato, convenio, resolucin o cualquier
documento legal sobre el prstamo o donacin contratada
al Encargado de Deuda.
Recibe la documentacin descrita anteriormente.
Ingresa las caractersticas del financiamiento en la pantalla,
siguiendo los espacios como los requiere el sistema de
acuerdo con el documento legal que ampare la contratacin
del financiamiento tal como lo indica la Gua de Usuario.
Una vez ingresada la informacin en el Mdulo
correspondiente,
devuelve
el
expediente
a
la
AFIM/Tesorera Municipal.
Realiza revisin del registro del prstamo o donacin, si
cumple con los requisitos, procede a realizar la aprobacin,
de no cumplir, se debe regresar al paso 3.
Archiva expediente.
Pg.
138
128 /

Municipal
Manual
MAFIM
!
3
"
(
#
&
"
&
"
#
&
$
"
"
,
'
)6
(
:
(
Pg.
138
129 /
7.4
7.4.1
GENERACIN DE
DONACIONES.
REPORTES
SOBRE
PRSTAMOS
Aspectos Generales.
El Alcalde Municipal, la AFIM / Tesorero Municipal, o el Encargado de Deuda,

segn corresponda a la estructura administrativa de la Municipalidad, tienen la
posibilidad de obtener diversos reportes sobre los prstamos y donaciones de
la Municipalidad, as como generar los archivos que se deben trasladar al
Ministerio de Finanzas Pblicas, a una fecha determinada.
El mdulo de Prstamos y Donaciones posibilita la generacin de reportes,
dentro de estos, se puede generar el reporte de la Situacin de la Deuda, el
del Servicio de la Deuda y el reporte que muestra las tablas de amortizaciones
y su comparacin entre la proyectada y la real. Para esto se debe ingresar la
fecha de corte a la que se desea el reporte.
7.4.2
Descripcin del Procedimiento.
PASO
RESPOPNSABLE
AFIM/Tesorera
Municipal
Recibe requerimiento de informacin sobre
prstamos y/o donaciones de la Municipalidad,
o bien establece la necesidad de informacin.
Selecciona dentro de las opciones que le
presenta en sistema, el tipo de reporte que
desea generar, el cual recoge la informacin
ms actualizada que ha sido ingresada.
El sistema presenta una serie de posibilidades
para los reportes requeridos (Ej.: Estados de
cuenta, situacin de la deuda, programacin de
desembolsos, programacin de pagos de la
deuda, etc.), as como una serie de filtros u
opciones para el ordenamiento de los datos
(Ej.: por prstamo o donacin, por fechas, por
acreedor o donante, por situacin, consolidado,
etc.).
Al haber seleccionado el tipo de reporte, as
como los filtros para el ordenamiento de la
informacin, el sistema mostrar en la pantalla
la seleccin efectuada, en forma tabular,
posibilitando la impresin del reporte o bien
transmitirlo por correo electrnico o grabarlo.

Al inicio de cada mes, la Municipalidad debe
trasladar el movimiento de sus operaciones
presupuestarias y contables al Ministerio de
Finanzas Pblicas, por lo que el sistema
muestra la opcin, adems de la generacin de
reportes, de generar el archivo a trasladar con
la informacin del mes anterior.
Municipalidad, Oficina
Regional INFOM, CGC
u otra instancia
Ministerio de Finanzas
Pblicas
Al seleccionar esta opcin se debe indicar al

sistema si el archivo se trasladar por correo
electrnico, o bien a travs de medios
magnticos como diskette o CD. Si es por
correo electrnico nicamente se presiona el
botn respectivo.
Si la informacin se enva a travs de medios
magnticos, la misma se carga en diskette o
CD el cual debe ser entregado en la Oficina
Regional del INFOM y La Contralora General
de Cuentas, o en las instancias que se
habiliten para el efecto, segn el proceso que
se apruebe.
Recibe medio magntico proporcionado por la
Municipalidad.
Traslada la informacin a travs de Internet al
Ministerio de Finanzas Pblicas.
Recibe informacin de la Municipalidad,
traslada por medio de Oficina regional de
INFOM.
Pg.
138
130 /
"
" 6'
) 6 "
&
'
3
:
"
"
'
:
"
%
)6
&
'
&
'
:
Pg.
138
131 /
7.5
GLOSARIO.
El presente Glosario contiene definiciones de los principales trminos utilizados

dentro del Mdulo de Prstamos y Donaciones del Sistema Integrado de
administracin Financiera Municipal, de manera que sirva de material de consulta
para los funcionarios y usuarios municipales involucrados en las operaciones
relacionadas con el tema.
Es de hacer notar que varios de los trminos utilizados en este Glosario tienen
otras acepciones al ser aplicados a otros niveles dentro del Sistema Nacional de
Crdito Pblico; sin embargo, el propsito es que, al ser este Manual un
instrumento para uso de los funcionarios municipales, stos tengan claridad de los
conceptos utilizados en sus labores diarias, mejorando su eficiencia y eficacia y
facilitando la comprensin de los mismos.
ACREEDOR: Es la institucin o entidad que proporciona dinero u otros recursos
(bienes o servicios) en calidad de prstamo (o crdito), a la cual se debe
efectuar el pago o devolucin conforme las clusulas del Contrato, convenio,
resolucin, letras u otro documento legal.
Con un acreedor se pueden tener
uno o varios prstamos. Tambin
se le
denomina
a veces
Prestamista o Fuente
de Financiamiento.
ADMINISTRADOR: Se utiliza este trmino cuando los recursos de un prstamo o
de una donacin otorgados a la Municipalidad no son administrados por esta
misma, sino por un ente externo, que generalmente es la entidad que otorga los
recursos.
AMORTIZACIN: Es el reembolso de los crditos otorgados que se efecta al
acreedor o prestamista. Monto recibido por el acreedor de la parte desembolsada
del financiamiento desembolsado y pendiente de pago.
CAPACIDAD DE PAGO: Relacin entre los ingresos y los egresos totales de la
Municipalidad. Es un indicador que establece si una Municipalidad puede
endeudarse, en la medida en que sus ingresos presentes y futuros sean mayores
que los egresos, en una proporcin a ser determinada de acuerdo a la poltica de
endeudamiento pblico.
CAPITAL: Dinero otorgado en calidad de prstamo, sobre el cual regularmente se
pagan intereses. Tambin se le llama Principal.
COMISIN: Es la suma que se paga por la prestacin de un servicio, por ejemplo:
comisin de intermediacin, comisin de compromiso, comisin de administracin,
etc.
CONDICIONES CONTRACTUALES DE PRSTAMOS:

Obligaciones y
derechos, incluyendo trminos financieros, suscritos entre un deudor y un
acreedor en que han sido contratados los prstamos en lo concerniente a monto,
aos plazo, perodo de gracia, tasa de inters, perodo de desembolsos,
etc. Estas condiciones estn contenidas en el contrato, convenio, o documento
por medio del cual se legaliz el otorgamiento de los fondos.
CONTRAPARTIDA: Corresponde al aporte en moneda nacional que debe
efectuar una Municipalidad en moneda local, con recursos ordinarios de su
presupuesto, para complementar los gastos requeridos en la ejecucin de un
proyecto financiado por un prstamo o donacin; eventualmente puede ser
tambin en bienes y/o servicios (especie). Generalmente es una exigencia del
acreedor o donante.
CONTRATO DE PRESTAMO: Documento jurdico por medio del cual el acreedor
se obliga a poner a disposicin de una Municipalidad una determinada suma de
dinero, en uno o ms desembolsos, la cual debe ser repagada de conformidad
con las condiciones contenidas en este documento. Habitualmente conlleva pago
de inters y en algunos casos tambin de comisin. Tambin
se
usa
Convenio, Resolucin o Pagar como conceptos para adquirir una obligacin
financiera.
CORTO, MEDIANO Y LARGO PLAZO: Generalmente se entiende por corto plazo
el perodo comprendido entre un ao o menos; por mediano plazo el perodo que
abarca de ms de un ao hasta cinco aos y de largo plazo para perodos
mayores a cinco aos. Cabe sealar que esta no es una clasificacin rgida, ya
que algunas instituciones o pases slo se refieren a corto y largo plazo,
entendindose por el primero para el perodo de un ao o menos y todo el resto
sera largo plazo.
CUR: Comprobante nico de Registro. Es el formato nico por medio del cual se
registran todas las transacciones en la ejecucin del presupuesto y contabilidad
patrimonial en el Sistema Integrado de Administracin Financiera Municipal.
Dependiendo de la operacin que se realiza, el CUR puede ser de ingresos o de
egresos.
CRDITO PBLICO MUNICIPAL: Es el endeudamiento que adquiere una
Municipalidad, cuyos recursos son destinados a la realizacin de inversiones
productivas, atender casos de evidente necesidad comunal, reestructurar su
organizacin o refinanciar sus pasivos.
CUOTA NIVELADA: Se le denomina as al pago por servicio de la deuda que se
realiza peridicamente, incluyendo amortizacin e intereses, en que todos
los pagos son por un mismo monto, el cual se calcula de acuerdo a una frmula
establecida para el efecto.
DESEMBOLSO: Monto recibido por la Municipalidad por parte del acreedor o

donante; puede ser en efectivo o en especie, en el caso de las donaciones puede
ser en especie y/o efectivo, y en el caso de los prstamos solamente en efectivo.
El pago de intereses anticipados y el IVA que se descuentan del monto disponible
de un prstamo, tambin forma parte del desembolso. Cada prstamo o donacin
puede tener uno o varios desembolsos.
DESEMBOLSO CON DESCUENTOS: Se le llama as a aquellos desembolsos
que recibe la Municipalidad, a los cuales el acreedor efecta descuentos
anticipados de intereses, IVA y/o comisiones, resultando as el desembolso lquido
menor al desembolso real. Sin embargo, para efectos de registro y control, el
monto que debe registrarse es el real (debidamente documentado con los
descuentos realizados).
DESOBLIGADO: Parte de los recursos de un prstamo que la Municipalidad
acuerda devolver al acreedor, considerando que no ser necesaria su utilizacin
para la ejecucin de un proyecto o actividad. Cuando el prstamo se proporciona
en varios desembolsos, el monto desobligado es el que ya no ser utilizado, razn
por la que se informa al acreedor de la desobligacin de los mismos.
DESTINO: Proyecto o actividad hacia donde se dirigen los recursos provenientes
de un prstamo o donacin (por ejemplo, puesto de salud, escuela
primaria, construccin de puente, pozos para agua potable, etc.). En general el
concepto de destino debe pertenecer a un determinado sector, pero en el caso
que no se pueda identificar con
un
sector
especfico, se
deber
considerar
como multisectorial.
DEUDA DIRECTA MUNICIPAL: Es aquella que corresponde a las obligaciones
adquiridas por una Municipalidad o por una empresa dependiente de ella, con
autorizacin del Concejo Municipal y cumpliendo con las disposiciones legales
vigentes, en carcter de deudor principal.
DEUDA EXTERNA MUNICIPAL: Es la contrada con personas fsicas o jurdicas
residentes o domiciliadas fuera del pas, independientemente del tipo de moneda
con que se contrae la deuda o de la exigibilidad de pago. Otro concepto es la
contrada por una Municipalidad, autorizada por el Concejo Municipal, cumpliendo
con las disposiciones legales vigentes, ante organismos internacionales, otro
Estado, banca comercial del exterior, o con cualquier otra persona individual o
jurdica no residente en la Repblica de Guatemala y cuyo pago puede ser
exigible fuera del territorio nacional.
DEUDA INTERNA MUNICIPAL: Es la contrada con personas fsicas o jurdicas
residentes o domiciliadas en Guatemala, independientemente del tipo de moneda
con que se contrae la deuda o de la exigibilidad de pago. Otro concepto sera: Es
la contrada por una Municipalidad, autorizada por el Concejo Municipal,
cumpliendo con las disposiciones legales vigentes, con personas individuales o

jurdicas residentes o domiciliadas en la Repblica de Guatemala y cuyo pago
puede ser exigible dentro del territorio nacional.
DEUDA INDIRECTA MUNICIPAL: Es aquella contrada por una empresa
municipal que cuenta con ingresos y presupuesto propio, de la cual la
Municipalidad es garante. A este tipo de deuda tambin se le denomina deuda
contingente. Un ejemplo es la deuda de EMPAGUA en la Municipalidad de
Guatemala.
DEUDA MUNICIPAL: Obligaciones o compromisos monetarios contrados o
asumidos por una Municipalidad o empresa municipal a travs de contratos o
convenios, que se encuentran pendientes de pago a una fecha determinada. Este
concepto incluye la deuda legal y administrativamente renegociada, que ha sido
adquirida por obligaciones vencidas y no pagadas legalmente constituidas. De
acuerdo al artculo 63 de la Ley Orgnica del Presupuesto, estas obligaciones se
constituyen en deuda pblica de mediano y largo plazo.
DEUDA RENEGOCIADA: Es la deuda que se genera por cuentas que pueden
estar vencidas o no, y que no hayan sido pagadas, que mediante un proceso de
renegociacin se pacta una nueva forma de pago. Las renegociaciones deben
estar respaldadas por la firma de un nuevo contrato o convenio, siendo este un
concepto diferente a proveedores. Se le denomina tambin deuda reestructurada.
DIRECCIN DE CRDITO PBLICO: Dependencia del Ministerio de Finanzas
Pblicas que constituye el rgano rector del sistema de crdito
pblico
DONACIN: Recursos que recibe una Municipalidad en efectivo o en especie,
destinados a un proyecto o una actividad, los cuales no generan ninguna
obligacin de repago.
DONACIN ACTIVA: Donacin suscrita cuyo proyecto o actividad para la cual
fue otorgada no ha sido concluido.
DONACIN EN TRMITE: Donacin que est siendo objeto de gestiones o
negociaciones con un probable donante, y que an no ha sido suscrita.
DONANTE: Persona individual o jurdica, domiciliada en el pas o en el exterior
que otorga una donacin en dinero o en especie, sin que la Municipalidad est
obligada a reembolsarlo.
EJERCICIO FISCAL: El ejercicio fiscal del sector pblico de Guatemala se inicia
el uno de enero y termina el treinta y uno de diciembre de cada ao.
ENDEUDAMIENTO MUNICIPAL: En este trmino se incluyen tanto los prstamos

como las deudas renegociadas que tiene una Municipalidad con uno o varios
acreedores
En otras palabras, son recursos provenientes de crditos
desembolsados, pendientes de pago o Activos.
ENMIENDA: Se denomina as a cualquier modificacin que ocurra a un prstamo
contratado o donacin, correspondiente a su situacin, fecha de concesin, fecha
de amortizacin, documento legal, fecha de firma, documentos de aprobacin,
perodo de gracia o de amortizacin, monto contratado, monto desobligado Esta
enmienda debe estar adecuadamente documentada.
FECHA DE CONCESIN: Es la fecha en que se recibe el primer desembolso de
un prstamo. Desde esa fecha el prstamo comienza a generar intereses por la
parte desembolsada que puede ser parcial o total.
FECHA DE SUSCRIPCIN: Fecha en la cual se firma el Contrato o Convenio de
Prstamo o Donacin contenida en el contrato o convenio debidamente
firmado.
FECHA DE VENCIMIENTO: Es la fecha en que debe efectuarse un pago por
servicio de la deuda.
FINALIDAD: Se refiere a la naturaleza del gasto, de acuerdo a su objetivo, y se
han clasificado en 6 grupos principales. Por ejemplo: servicios sociales, servicios
8
econmicos, deuda pblica, etc.
FUNCION: Para cada grupo de Finalidades se han determinado las funciones
correspondientes, las cuales detallan los medios a travs de los cuales se
cumplen los objetivos generales. Por ejemplo: educacin, vivienda, transporte,
9
agropecuario, etc.
INFOM: Instituto de Fomento Municipal.
INTERMEDIARIO: Se llama as a la institucin a travs de la cual una tercera
entidad otorga un prstamo o donacin a una Municipalidad, la cual generalmente
cobra por ese servicio prestado.
MORA: Costo adicional que se impone cuando los pagos de capital o intereses no
son efectuados en la fecha de vencimiento.
8
Ver Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Pblico de Guatemala. Ministerio de Finanzas
Pblicas. Guatemala, enero 2005.
9
Ver Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Pblico de Guatemala. Ministerio de Finanzas
Pblicas. Guatemala, enero 2005.
MONTO LQUIDO PERCIBIDO: se llama as al monto que la Municipalidad recibe

por un desembolso que est afecto a descuentos, tales como intereses
anticipados, IVA, etc. El monto del desembolso real menos dichos descuentos
ser el monto lquido percibido.
PAGADO: ltima fase del ciclo de ejecucin del gasto, en la cual se extingue la
obligacin contrada por la Municipalidad hasta por el monto devengado.
PAGAR: Documento mercantil privado por el que una persona se compromete a
pagar a otra, o a su orden, una cantidad determinada en una fecha fija. Los
pagars ms usuales son los bancarios, los de empresa y los del tesoro pblico.
PERIODICIDAD: es la frecuencia con la que se pagarn las cuotas de
amortizacin de un endeudamiento; en este Mdulo se medir en meses, por lo
que si el pago es cada mes, se indicar 1 como periodicidad, si es bimestral se
indicar 2, y as sucesivamente.
PERODO DE GRACIA: Perodo durante el cual no deben realizarse
amortizaciones de capital; va desde la fecha de firma del contrato o convenio
hasta la fecha del ltimo vencimiento que no incluye pago de capital.
En
este perodo se pagan nicamente intereses, comisiones y otros gastos.
PLAZO: Es el perodo de vigencia de un prstamo. Se conforma por la suma del
perodo de gracia, cuando existe, ms el plazo de amortizacin.
PLAZO DE AMORTIZACIN: Perodo durante el cual deben realizarse las
amortizaciones o pagos del capital otorgado en calidad de prstamo. En este
perodo tambin se cancelan pagos de intereses y otros gastos.
PRSTAMO: Deuda contratada con el INFOM (directamente o actuando como
intermediario) o con el sistema bancario nacional.
PRSTAMO ACTIVO: Prstamo ya contratado, que an no ha sido totalmente
cancelado al acreedor.
PRSTAMO EN TRMITE: Prstamo que est siendo objeto de gestiones o
negociaciones con un probable acreedor o prestamista, y que an no ha sido
contratado.
REEMBOLSO: Pago realizado o a ser realizado por la Municipalidad al acreedor
sobre el capital otorgado en calidad de prstamo, de conformidad con el
calendario o tabla de amortizacin.
REFINANCIAMIENTO: Operacin por la cual un prestamista obtiene fondos

de otro prestamista para cubrir el crdito otorgado a un tercero.
SALDO DE LA DEUDA: La parte desembolsada de un prstamo pendiente de
pago o reembolsado al acreedor a una fecha determinada.
SERVICIO DE LA DEUDA: Pago del capital, intereses, comisiones y otros gastos
como el IVA, en un perodo determinado.
SISTEMA DE CRDITO PBLICO MUNICIPAL: Conjunto de principios, rganos,
normas y procedimientos que regulan la celebracin, ejecucin y administracin
de las operaciones de endeudamiento que realice la Municipalidad, con el
objeto de captar medios de financiamiento.
SITUACIN: en el mdulo de Prstamos y Donaciones la situacin de una
operacin identifica su estado actual, la cual podr ser ACTIVO, ANULADO,
REESTRUCTURADO o FINALIZADO. Una operacin activa es cualquiera que
est vigente, ya sea en etapa de desembolsos o de pago de la deuda; anulada
si se ha registrado errneamente; reestructurada se refiere a las renegociaciones
de la deuda que alteran las condiciones inicialmente pactadas, regularmente
en cuanto a plazo y tasa de inters; y finalizada es aquella que concluy la etapa
de activa.
TASA DE INTERS: Porcentaje a aplicarse al capital prestado pendiente de
pago, conforme el Contrato o Convenio de prstamo. Tambin se define como la
remuneracin que se paga o se recibe por el uso temporal de dinero.
TASA DE INTERESES DE MORA: Tasa de inters que cobran los acreedores
como penalidad cuando los pagos de capital o intereses no son efectuados en las
fechas acordadas.
TASA DE INTERS FIJA: Tasa de inters que permanece constante durante todo
el plazo del prstamo y que as haya sido acordada en el Contrato o Convenio.
TASA DE INTERS VARIABLE: Tasa de inters que puede variar (subir o bajar)
durante el plazo del prstamo, de conformidad con las polticas de los
acreedores y comportamiento del mercado financiero, y que as haya sido
acordada en el Contrato o Convenio.

Mafim 2

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Mafim 2

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

MANUAL DE ADMINISTRACIN FINANCIERA

INTEGRADA MUNICIPAL MAFIM-

EL PRESENTE MANUAL PERTENECE A LA

DEL DEPARTAMENTO DE:

Aprobado por Acuerdo del Concejo Municipal No.

Guatemala, marzo de 2006.

MINISTERIO DE FINANZAS PBLICAS

SISTEMA INTEGRADO DE ADMINISTRACION

MANUAL DE ADMINISTRACIN FINANCIERA

GUATEMALA, MARZO DE 2006

Manual de Administracin Financiera Integrada

1.1. Definicin MAFIM.

3.1. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA.

3.2. FUNCIONES BSICAS.

3.3. REA DE INFORMTICA.

3.4. ORGANIZACIN Y FUNCIONES BSICAS DEL REA

3.5. ORGANIZACIN Y FUNCIONES BSICAS DEL REA

3.6. ORGANIZACIN Y FUNCIONES DEL REA DE TESORERA.

SIAF-SAG, MFP, Gobierno de Guatemala.

Manual de Administracin Financiera Integrada

3.6.2.2. rea de Programacin y Ejecucin de Pagos

4.2. NORMAS DE CONTROL INTERNO.

4.3. METODOLOGA PRESUPUESTARIA UNIFORME.

4.4. FORMULACIN PRESUPUESTARIA.

4.5. EJECUCIN PRESUPUESTARIA.

SIAF-SAG, MFP, Gobierno de Guatemala.

Manual de Administracin Financiera Integrada

4.5.7.2. Ley Orgnica del Presupuesto.

4.6. LIQUIDACIN PRESUPUESTARIA.

5.3. CARACTERSTICAS DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD

5.4. MOMENTOS DE LOS INGRESOS.

5.5. CATLOGO DE CUENTAS DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD

5.6. EJECUCIN DEL GASTO.

5.7. SALIDAS DEL SISTEMA.

5.8. CONCILIACIN BANCARIA.

SIAF-SAG, MFP, Gobierno de Guatemala.

Manual de Administracin Financiera Integrada

6.2. NORMAS DE CONTROL INTERNO.

6.3. ESQUEMA DE LA CUENTA NICA DEL TESORO MUNICIPAL.

6.4. RECAUDACIN DE INGRESOS.

6.5. CONCILIACIN BANCARIA.

6.6. REGISTRO DE FONDO ROTATIVO.

SIAF-SAG, MFP, Gobierno de Guatemala.

Manual de Administracin Financiera Integrada

6.6.5. Procedimiento para la Constitucin del Fondo Rotativo.

7. MDULO DE PRSTAMOS Y DONACIONES.

7.2. NORMAS DE CONTROL INTERNO.

7.3. REGISTRO DE PRSTAMOS Y DONACIONES.

7.4. GENERACIN DE REPORTES SOBRE PRSTAMOS

SIAF-SAG, MFP, Gobierno de Guatemala.

Manual de Administracin Financiera Integrada

SIAF-SAG, MFP, Gobierno de Guatemala.

Manual de Administracin Financiera Integrada

Manual de Administracin Financiera Integrada

SIAF-SAG, MFP, Gobierno de Guatemala.

Manual de Administracin Financiera Integrada

El Manual de Administracin Financiera Integrada Municipal (MAFIM), es un

La funcionalidad y efectividad del presente manual, depender del apoyo e

SIAF-SAG, MFP, Gobierno de Guatemala.

Manual de Administracin Financiera Integrada

1.2.4. Cumplimiento de normas y regulaciones aplicables.

SIAF-SAG, MFP, Gobierno de Guatemala.

Manual de Administracin Financiera Integrada