SIIGO WINDOWS

Interface - Exportaciones

Cartilla
I

Tabla de Contenido
1.
2.
3.
4.

Presentacin . 3
Proceso de Exportaciones . 4
Qu es una exportacin?
Proceso de exportacin contabilidad
4.1
Caractersticas y valores de contabilidad
4.2
Caractersticas y valores por centro de costo
4.3
Movimiento contable
4.4
Valores de las cuentas de ajuste por inflacin
4.5
Movimiento por cuenta alterna
4.6
Saldo terceros por centro de costo
4.7
Catalogo de terceros
4.8
Definicin de interfaces por modelos
4.9
Generacin de interfaces por modelos
5. Proceso de exportacin de cuentas por cobrar
5.1
Cuentas por cobrar por tipo de documento
6. Proceso de exportacin de gestin de recaudos
6.1
Observacin y seguimiento por nit, fecha
6.2
Motivos de cartera
6.3
Documentos pendientes de motivos
7. Proceso de exportacin cuentas por pagar
7.1
Cuentas por pagar por tipo de documento
Otras exportaciones
8. Exportacin de inventarios
8.1
Caractersticas y valores de productos:
8.2
Saldos por bodegas
8.3
Requerimientos de materia prima
8.4
Movimiento de clasificaciones
9. Exportacin de activos fijos
9.1
Caractersticas y valores de activos fijos
9.2
Activos fijos exportacin dinmica
10. Exportacin de presupuesto
10.1 Contable
10.2 Inventario
11. Exportacin de documentos extracontables
11.1 Orden de pedido
11.2 Orden de compra
11.3 Cotizaciones
12. Exportacin de ventas
12.1 Ventas por Vendedor
12.2 Recaudos por vendedor
12.3 Productos por factura
13. Exportacin de gestin de clientes
13.1 Prospectos
13.2 Contactos
13.3 Seguimientos
13.4 Cotizaciones / ventas
14. Exportacin de nomina
14.1 Empleados
14.2 Acumulados de nomina
14.3 Novedades de nomina

Presentacin
El presente documento ofrece una gua que aclara el proceso de generacin de
archivos planos o archivos en Excel directamente desde el software con el fin de
realizar revisiones sobre la parametrizacin e informacin contable y administrativa
digitada en el sistema de acuerdo a las necesidades de cada usuario.

PROCESO DE EXPORTACIONES
1. Qu es una Exportacin?
En SIIGO una exportacin es el proceso mediante el cual se extrae la informacin de
los catlogos de SIIGO con un formato especfico para la validacin o utilizacin segn
las necesidades del usuario. SIIGO permite generar esta informacin en dos formatos
uno es *.XLS, el cual corresponde a archivos de Excel segn el formato estndar de
SIIGO; es decir, el que se ve en cualquier exportacin dentro del programa y el otro es
el formato PRN el cual queda guardado dentro de la SIIWIXX, donde XX corresponde al
nmero de la empresa, este formato se puede ver y editar por cualquier programa
editor de texto como notepad, Word, e incluso Excel. Siempre se encuentran
diferenciados por dos botones
La carpeta significa que ser enviado a un Archivo en PRN y las barras de colores que
se exportara a Excel, en donde debe ser guardo por el usuario

2. PROCESO DE EXPORTACION CONTABILIDAD

2.1 Caractersticas y Valores de Contabilidad: Muestra la informacin a nivel
general de la contabilidad, genera un detallado mes a mes del movimiento de cada
cuenta contable y sus caractersticas (si se genera a un nivel, grupo o cuenta no aplica
pues no puede agrupar las caractersticas de las cuentas contenidas sino que muestra
las del grupo contable), no se visualiza informacin detallada sino general
Los datos los toma de los archivos Z03AAA, Z09AAAA y Z08AAAA.
La ruta para su exportacin es: Interface - Exportaciones Contabilidad Caractersticas y Valores de Contabilidad

Al seleccionar la opcin el sistema muestra una ventana de definicin de archivo, en

esta es necesario indicar el nmero de la empresa de la cual se va a generar la
exportacin y seleccionar los campos que se desean ver

El sistema solicita para su generacin la siguiente informacin

Empresa: Corresponde al nmero de la empresa de donde se desea generar la

exportacin, para que el proceso sea ms gil siempre se recomienda generarlo
desde la empresa donde se desea la informacin.
Identificacin de La Cuenta: En esta seccin se debe escoger las
caractersticas que se desean visualizar de las cuentas contables, como cdigo
contable, si es tercera o si es detallada entre otros.
Movimiento de la Cuenta: En esta opcin se marcan las caractersticas del
movimiento que se desean visualizar como por ejemplo, fecha del ltimo
movimiento, si es D o C, saldo actual y anterior a la fecha de generacin entre
otros
Ajustes Por Inflacin: Esta opcin aplica solo cuando se maneje ajuste por
inflacin a los inventarios, diferidos para que mostrara cuales cuentas tenan
estas caractersticas

El informe muestra la siguiente informacin en su generacin en la opcin de Excel

2.2 Caractersticas y Valores por Centro de Costo: Este informe muestra los
acumulados de las cuentas contables por centro de costo, trae la informacin

contenida en el Z28AAAA que es el archivo consolidado de centro de costos y

formulacin de presupuesto.
La ruta para su exportacin es: Interface - Exportaciones Contabilidad Caractersticas Y Valores Por Centro De Costo

Al seleccionar la opcin el sistema pregunta si desea generar los saldos de inventario,

esto genera la interfaz por cada centro de costo

En esta ventana el sistema pregunta lo que se desea ver en el informe y lo hace desde
el 1 de enero hasta la fecha de generacin de la interfaz

Al marcar exportar el sistema realiza el proceso y luego muestra

Este informe se genera directamente en un archivo PRN, el cual queda guardado en la

ruta de la empresa (Ej. SIIWIXX donde XX corresponde a la empresa donde se genero
el informe), con el nombre CN28100G.prn. Al abrirlo muestra la siguiente informacin:

Si no se marca la opcin de generar saldos de inventario, pasa a la definicin del

archivo en la opcin de identificacin de Centro de costo, en la cual se marcan los
campos que se desean ver en la interfaz

Luego de seleccionar los campos el sistema pregunta si desea seleccionar la cuenta

contable o centro de costo con el correspondiente rango para la generacin del informe

Si se marca la opcin de cuenta muestra la siguiente ventana:

Si se marca centro de costo muestra la siguiente ventana:

Luego de seleccionar la forma de visualizacin el sistema genera el archivo en *.PRN

dentro de la empresa donde se genero (Ej. SIIWIXX donde XX corresponde al nmero
de la empresa) o a Excel de manera directa por el icono

2.3 Movimiento Contable: Esta interfaz muestra el contenido del movimiento de

manera detallada registro a registro segn el rango de cuentas y de fechas asignado,
trae la informacin de principalmente de archivo Z09AAAA que es el de Movimiento
Comprobantes contables, la ruta para su exportacin es: Interface - Exportaciones
Contabilidad - Movimiento Contable

El sistema pregunta si desea generar resumen de cuentas de inventarios

Al marcar la opcin muestra la ventana de seleccin de campos que se desean

visualizar, el rango de cuentas y el rango de fechas del cual se desea que muestre el
informe de las cuentas de inventario, recuerde que esta opcin solo muestra las
cuentas que se encuentran con movimiento en las tablas de inventario

La visualizacin del informe en Excel es as:

Si no se marca la opcin de Genera Resumen por Cuenta de Inventarios el sistema

continua con la siguiente ventana, en la cual permite seleccionar las opciones que se
desean visualizar en la identificacin del movimiento, en esta seccin se marcan los
campos principales de los registros contables guardados en los archivos de la empresa.

Luego de la seleccin pregunta la opcin del filtro, para ubicar de manera ms fcil el
movimiento que se necesita, permite generar por: Tipo de Documento, Cuenta, Fechas
y Numero

Tipo Documento: Muestra el filtro para seleccionar el tipo de comprobante

especfico del que se desea verificar el movimiento

Cuenta: Permite seleccionar el nivel de la cuenta contable por el cual se desea

generar el interfaz. (Grupo, Cuenta, Subcuenta, Auxiliar o Subauxiliar), esto
agrupa la informacin y no es detallada dependiendo de la opcin seleccionada

Fechas: Permite seleccionar el rango de fechas del cual se desea generar el

informe de movimiento

Nmero: Hace referencia al Nit digitado en el movimiento

En la exportacin a Excel el informe muestra la siguiente informacin, recuerde que

esta depende de los campos seleccionados y del filtro colocado

2.4 Cuentas de Ajuste por Inflacin: Este informe muestra las cuentas marcadas
como ajustables en la definicin de cuentas contables, esta interfaz no permite
seleccionar ningn campo.
La ruta para su exportacin es: Interface - Exportaciones - Contabilidad - Valores de
las Cuentas de Ajustes por Inflacin

El sistema solo muestra la ruta donde se va a crear la interfaz y si se va a exportar a

Excel o si se va a llevar a un archivo en PRN, El informe muestra la cuenta, el nombre
de la cuenta, la fecha del ltimo movimiento, el saldo anterior, el movimiento debito y
crdito y el saldo nuevo

2.5 Movimiento por Cuenta Alterna: Este informe muestra el movimiento de las
cuentas que en su definicin tengan la caracterstica de cuenta alterna, no permite
seleccin de ningn campo, la informacin la trae del archivo Z03AAAA que es el
maestro de cuentas contables, la ruta para su exportacin es: Interface Exportaciones Contabilidad - Movimiento por Cuenta Alterna.

El sistema muestra si desea exportar a Excel o a archivo PRN

La informacin contenida en esta interfaz es la cuenta y su descripcin, el saldo

anterior, el movimiento mes a mes y nuevo saldo

2.6 Saldos Terceros por Centro de Costo: Este informe muestra la informacin
detalla por cada tercero y por cada centro de costo contenida en los saldos de tercero
y en el movimiento.
La ruta para su exportacin es: Interface - Exportaciones - Contabilidad - Saldos
Terceros por Centro de Costo

El sistema muestra el filtro de seleccin de los campos que se desean visualizar en el

informe, luego de marcarlos se debe hacer clic en el botn exportar, esto creara un
archivo en la empresa SIIWIXX, donde XX corresponde al nmero de la empresa

Este informe solo permite ser exportado a PRN, luego de hacer clic en el botn
exportar, el sistema muestra la ruta y el nombre del archivo, la ruta siempre es la
empresa desde donde se genero el informe y el nombre es CN26100Gprn para que se
validen los datos exportados

Al verificar en el Excel, muestra los datos de la cuenta y su nombre, el centro y

subcentro de costo, el NIT la sucursal y el nombre y por ltimo el saldo.

2.7 Catalogo De Terceros: Esta interfaz trae la informacin incluida en la apertura

de terceros, la informacin la lee del archivo Z08AAAA.
La ruta para su exportacin es: Interface - Exportaciones - Contabilidad - Catalogo de
Terceros.

El sistema muestra una ventana de seleccin de empresa donde se digita el numero de

la empresa y se selecciona la opcin del catalogo de terceros.

Luego de este filtro el sistema pregunta si desea el informe con sucursales y el

ordenamiento de la misma, si lo desea numrico o alfabtico

El sistema da la opcin de exportacin a Excel o a archivo PRN, el informe muestra

todos los parmetros definidos en el catalogo de terceros. La interfaz en Excel se ve
as:

2.8 Definicin De Interfaces Por Modelos: Esta es una herramienta de diseo en la

cual el sistema lee la informacin directa de los archivos de informacin de SIIGO lo
que permite tener informacin adicional a la contenida en los catlogos como fecha
real de elaboracin de documento u hora de elaboracin. La generacin de la interfaz
permite realizar verificaciones de informacin de acuerdo a los datos que se seleccione
en ella, esta informacin la genera el sistema con los datos originales en el momento
en que se ingreso la informacin, el sistema permite generar hasta 9999 modelos
diferentes.
La ruta para su elaboracin es: Interface - Exportaciones - Contabilidad - Definicin de
Interfaces por Modelos

Al seleccionar el sistema muestra un ventana inicial donde se debe seleccionar el tipo

de informacin que se desea generar, se pueden crear interfaces dinmicas de
Cuentas, NIT, Acumulados De Centro De Costo, Acumulados De Bodegas, Productos,
Activos, Acumulados De Nomina, Acumulados De Terceros, Detalle, Documentos
Extracontables Y Documentos Contables, EDI, Ean14, Encabezado De Ordenes De
Produccin, Detalle De Ordenes De Produccin, Cierre De Ordenes De Produccin Y
Movimiento De Ordenes De Produccin.

Luego de la seleccin de la interfaz, el sistema muestra la ventana de definicin en

esta pregunta

Cdigo: Este es el nmero de interfaz a crear, recuerde que mximo se pueden

crear 9999.
Nombre: Descripcin del modelo a parametrizar, este debe tener mximo 50
caracteres
Campo: Seleccione los datos que se necesiten visualizar en la interfaz, se
puede desplazar con la flecha hacia abajo o hacia arriba y con doble clic del
mouse se habilita S para que el sistema en el informe presente dicho campo.
Importante:
La letra S significa que se ver en la interfaz, por lo tanto la letra N
significa que no se ver ese campo.

Para terminar la seleccin de campos haga clic en la bandera roja o en F1 del teclado y
luego en ESC o en la puerta para cerrar la opcin.
2.9 Generacin de Interfaces por Modelos: En esta opcin el sistema permite
exportar la definicin de las interfaces dinmicas diseadas en el campo anterior,
tenga en cuenta que si no ha diseado ninguna interfaz esta opcin no va a ser
funcional.
La ruta para su exportacin es: Interface - Exportaciones - Contabilidad - Generacin
de Interface por Modelos

Al marcar la opcin el sistema despliega una ventana en la cual se selecciona el

archivo sobre el cual se desea generar la interfaz.

Luego muestra la ventana de generacin de interfaces

En esta pantalla se seleccionan los siguientes filtros los cuales simplifican la creacin
de la interfaz para que esta sea ms exacta, en los campos tenemos:

Cdigo de la interface: Corresponde al nmero asignado en diseo anterior si

digita uno inexistente el sistema se lo informara con un mensaje de cdigo no
existe
Rango mes/da: El sistema muestra por defecto el da de generacin de la
interface valide la fecha que desea o en caso contrario su interfaz saldr
incompleta o sin informacin.

Documentos: Sirve para indicar el tipo de comprobante y el nmero cuando se

desea uno en especial, en caso de no seleccionar muestra todos los documentos
que afecten la seleccin de todo el ao.
Tercero: Es un filtro especifico en caso de no seleccionarlo muestra todos los
terceros que afecten el diseo, en caso de generar la interfaz sin relacin a
terceros tambin pide estos campos peo no afectan la seleccin
Cuenta: En caso de no asignar ninguna cuenta el sistema muestra todas las
cuentas al mximo nivel de cada una (subauxiliar)
Producto y Centro de Costo: Es un filtro especifico en caso de no seleccionar
toma todos los creados
Archivo: Se debe digitar la ruta donde se va a dejar grabado el archivo y el
nombre del mismo, este debe tener extensin *.PRN

El proceso de generacin despus de asignar los filtros que se deseen es automtico,

el sistema solo confirma por medio de una ventana emergente si est seguro o no de
generar la interfaz.

Al marcar SI el programa en la parte inferior inicia un contador del proceso

Al finalizar el proceso el programa muestra una ventana de confirmacin de generacin

de la interfaz en conjunto con la ruta donde fue genera. El formato PRN se puede ver
en un editor de texto como Notepad, Wordpad o Excel.
Importante:
El tiempo de generacin de la interfaz depende de la cantidad de
informacin.
Si el archivo plano lo desea abrir en Excel tenga en cuenta que en office XP el
limite son 65.536 filas por 256 columnas y en office 2010 el lmite es de
1.048.576 filas por 16.384 columnas.

Al abrirlo el archivo plano en notepad se vera de la siguiente forma dependiendo de los

parmetros seleccionados:

O al abrirlo en Excel haciendo la correcta delimitacin de columnas y campos

parametrizados se ver as:

PROCESO DE EXPORTACION DE CUENTAS POR COBRAR

3.1 Cuentas por Cobrar por Tipo de Documento: Este informe muestra el
contenido del archivo Z07AAAA, se puede generar con o sin corte para ver los
documentos a un lmite especfico.
La ruta para su exportacin es: Interface - Exportaciones - Cuentas por Cobrar Cuentas por cobrar por Tipo de Documento

Al marcar la opcin el sistema muestra una ventana para que se indique si se desea o
no un corte anterior, esto causara que muestre la informacin hasta una fecha
especfica indicada por el usuario

Luego el sistema muestra la informacin que se desea incluir en la interfaz, para

seleccionar cada campo se hace clic con el mouse sobre cada opcin que se desee

Despus de la seleccin de campos el sistema pregunta si se desea la presentacin por

NIT o por Tipo de Documento.

Tipo Documento: El sistema habilitara una pantalla generando un filtro para la

seleccin del tipo de documento en la parte inferior de la pantalla

Nit: El sistema habilitara una pantalla generando un filtro para la seleccin del
tipo de documento en la parte inferior de la pantalla

El sistema permite la exportacin a Excel o a un archivo plano en PRN, el sistema en

las dos opciones trae la misma informacin como se visualiza en la siguiente pantalla:

4 PROCESO DE EXPORTACION DE GESTION DE RECAUDOS

4.1 Observacin y Seguimiento Por Nit, Fecha: Genera la informacin
parametrizada en el modulo de gestin de recaudos en la ruta de tablas en los
campos, la ruta para su exportacin es: Interface - Exportaciones - Gestin de
Recaudo - Observacin Y Seguimiento Por NIT, Fecha

Al marcar la opcin el sistema pregunta si desea verificar las observaciones o los

seguimientos

Observaciones: el sistema muestra la ventana de seleccin de campos de

exportacin donde se deben seleccionar los campo que se requieren generar en
la interfaz

Al seleccionar cada opcin el programa muestra algunos filtros.

El sistema permite la exportacin a Excel o PRN, y contiene la informacin definida con

anterioridad.

Seguimientos: El sistema muestra las mismas ventanas de filtros (NIT, fecha

de observacin o por asesor de recaudo) y lo que vara son los campos de
seleccin

Este informe muestra los campos definidos en la pantalla anterior

4. 2 Motivos de cartera: Trae la informacin parametrizada en el modulo de Gestin

de Recaudos / Parmetros / Motivos de Cartera, la ruta para la generacin de la
interfaz es: Interface Exportaciones - Gestin de recaudos - Motivos de Cartera

Al marcar la opcin el sistema pregunta el tipo de filtro por el cual se desea generar el
archivo plano, esta interfaz es fija no muestra campos de seleccin, dependiendo del
filtro muestra el cdigo y nombre del motivo junto a el NIT, fecha o cobrador segn
sea el caso

4.3 Documentos Pendientes De Motivos: Esta archivo plano muestra todos los
documentos que afectaron cuentas por cobrar y que no tienen asociado ningn proceso
en el modulo de Gestin de Clientes.
La ruta para su exportacin es: Interface - Exportaciones - Gestin de recaudos Documentos Pendientes de Motivos

Al seleccionar la opcin el sistema muestra la opcin por la cual se desea filtrar, genera
la opcin de NIT, motivo o cobrador, no permite seleccin de campos es decir que esta
es fija.

El informe muestra: el NIT, el nombre del tercero y la sucursal, el comprobante y el

numero, la fecha del documento, el valor de la factura, el saldo, el cobrador,
el motivo, la descripcin y observacin por ultimo la cuenta contable; el informe se
puede exportar a Excel o a PRN la visualizacin del informe es as en Excel:

5 PROCESO DE EXPORTACION DE CUENTAS POR PAGAR

5.1 Cuentas por Pagar por Tipo de Documento: En este archivo plano se visualiza
la informacin contenida en el archivo Z07AAAA que es el archivo encargado del
detalle de las Cuentas por Pagar.
La ruta para su exportacin es: Interface - Exportaciones - Cuentas por Pagar Cuentas por Pagar por Tipo de Documento

Al marcar la opcin el sistema pregunta si desea generar la informacin con corte o no

y luego pasa a la ventana de seleccin de campos como se visualiza a continuacin:

Estos corresponden a los campos que se van a visualizar en el archivo plano y por
ultimo pregunta silos desea generar por NIT o por tipo de documento
Por cualquiera de las dos opciones el sistema muestra un filtro para seleccionar que
desea visualizar en especfico para facilitar la exportacin, el sistema da la opcin de:

Este informe contiene la informacin segn se definan los parmetros anteriormente

mencionados, el programa lo permite exportar en Excel o en PRN segn la necesidad
del cliente, en Excel se ve as:

OTRAS EXPORTACIONES
6 EXPORTACION DE INVENTARIOS
6.1 Caractersticas y Valores de Productos: Esta interfaz genera el contenido del
catalogo de inventarios y de catalogo de saldos de inventario.
La ruta para su exportacin es: Interface - Otras Exportaciones Inventarios Caractersticas y valores de productos

Al marcar la opcin el sistema trae una ventana donde se debe digitar el mes de corte,
si los movimientos o productos son creados en una fecha superior a la del corte no se
vern en esta exportacin.

Luego de esta seleccin el sistema trae la ventana de parmetros de inventarios, en la

cual se marcan las opciones de los datos que se desean ver en la exportacin, se
pueden marcar todos los campos. Si se tiene el modulo de clasificaciones o seriales el
sistema pregunta si desea o no incluirlos.

El sistema pregunta como desea que sea el filtro principal de la exportacin, se puede
realizar por cdigo, descripcin o referencia.

Por ultimo solicia el estado de los inventarios que son: Activos, Inactivos o Todos,
segn la necesidad de la exportacion

La exportacion muestra la siguiente informacion, teniendo en cuenta los campos

marcados:

6.2 Saldos Por Bodegas: Esta exportacin trae la informacin contenida en los
archivos de saldos por bodegas, el catalogo de inventarios y movimiento.
La ruta para su exportacin es: Interface - Otras Exportaciones Inventarios - Saldos
por Bodega

Al seleccionar la opcin el sistema muestra la ventana solicitando digitar el mes de

corte

Esta interfaz no permite seleccionar que campos se desean visualizar sino que estos
son datos fijos, en los filtros pregunta el rango de productos, de bodegas y si desea
excluir los productos con valores ceros, esta marcacin hace que el sistema no
muestre los productos sin saldo ni movimiento

Este informe permite ser exportado a Excel o a archivo PRN. El archivo plano muestra
producto, referencia, descripcin, bodega, ubicacin, saldo, consumo, ltima fecha
compra, ltima fecha de venta, valor unitario, valor compra, si maneja reserva,
inventario mnimo y mximo, su exportacin en Excel se ve as:

6.3 Requerimientos De Materia Prima: Esta exportacin muestra los productos

empleados en el proceso de produccin, solo trae los productos empleados en el
proceso de inventarios de requerimientos de materia prima.
La ruta para su exportacin es: Interface - Otras Exportaciones Inventarios Requerimientos de Materia Prima

El sistema solo pregunta el rango de productos sobre el cual se desea ver la interfaz.

Luego de esto el programa permite exportarlo a Excel o a archivo PRN y contiene los
siguientes datos: producto, descripcin, productos que son materia prima, descripcin
de productos y cantidad. Su visualizacin en Excel es as:

6.4 Movimiento De Clasificaciones: Esta exportacin solo funciona cuando se tiene

el modulo de clasificaciones instalado, en caso contrario el botn no realizara ninguna
accin.
La ruta para esta exportacin es: Interface - Otras Exportaciones - Inventarios Movimiento de Clasificaciones

A continuacin el sistema habilita una ventana de seleccin de campos, en la cual se

marcan las opciones que se desean visualizar, se pueden marcar todas sin
inconveniente, adicional pregunta el rango de documentos y de fechas sobre el cual se
desea generar la exportacin

El sistema permite exportar a Excel o a archivo PRN, en Excel el sistema muestra la

siguiente informacin cuando se marcan todos los campos

7 EXPORTACIN DE ACTIVOS FIJOS

7.2 Caractersticas y Valores de Activos Fijos: Esta exportacin lee los catlogos
de activos fijos y los de movimiento, no permite seleccionar campos a visualizar sino
que estos son fijos, si no se tiene el modulo el sistema en este botn no realizara
ningn proceso, su ruta de exportacin es: Interface - Otras Exportaciones - Activos
fijos - Caractersticas y Valores de Activos Fijos

El sistema pregunta le filtro sobre que activos se desea generar la exportacin, permite
enviar a Excel o a archivo PRN

El informe muestra la informacin del catalogo de activos fijos, cuenta contable, cuenta
depreciacin, cuenta contable de depreciacin, cuenta de ajuste activo, cuenta ajuste
depreciacin, cuenta gastos en Excel se ve as:

7.2 Activos Fijos Exportacin Dinmica: Esta es una exportacin, en la cual el

sistema lee la informacin del catalogo de activos y la lleva a un archivo plano en PRN,
su ruta de exportacin es: Interface - Otras Exportaciones - Activos Fijos - Activos
Fijos Exportacin Dinmica

El sistema muestra una ventana desde la cual se seleccionan los campos que se
desean visualizar, para seleccionar el campo se debe hacer doble clic con l y este se
marca con una S, no se da clic y el sistema deja en N que significa que no se
exportara. El sistema permite enviarlo a Excel o a archivo PRN.

Despus de marcar los campos que se desean exportar se marca F1 o la bandera de la

parte superior izquierda, el sistema pregunta el rango de activos que de desean tener
en cuenta en la exportacin, si se pasa con ENTER los dos campos significa que se
exportaran todos luego pregunta la ruta donde se desea dejar guardado el archivo en
caso que se vaya a enviar a PRN

El informe muestra los campos seleccionados en la definicin anterior, muestra la

siguiente informacin: activo, descripcin, responsable y sucursal, fecha de compra,
cdigo de barras, valor inicial del activo, valor inicial de depreciacin, valor inicial de
ajuste del activo, valor inicial de ajuste de depreciacin, valor activo, valor
depreciacin, valor ajuste de activo (este es por cada mes), ubicacin, serial, centro de
costo y sub-centro, en Excel muestra los siguiente datos, dependiendo de las
marcaciones realizadas:

8 EXPORTACION DE PRESUPUESTO
8.1 Contable: Esta interfaz muestra la parametrizacin de la formulacin contable
realizada en el modulo de Presupuesto, permite exportarse a Excel o a archivo PRN.
La ruta para su exportacin es: Interface - Otras Exportaciones - Presupuesto Contable

Al marcar la opcin el sistema pregunta si desea presentacin general o por centro de

costos, esto depende de cmo se haya realizado la parametrizacin del presupuesto
por parte del usuario

Luego pregunta el mes en el hasta el que desea realizar el cierre de presupuesto

Por ltimo pregunta el rango de cuentas

Al igual que el nivel de las mismas sobre el cual se desea generar el informe

Este informe lo genera mes a mes desde enero hasta el mes de cierre digitado, en
caso de no tener parametrizado el presupuesto el sistema genera un mensaje de No
hay datos para presentar. El sistema en Excel muestra la siguiente informacin en su
exportacin a Excel:

8.2 Inventario: Esta interfaz muestra la parametrizacin de la formulacin contable

realizada en el modulo de Presupuesto.
La ruta para su exportacin es: Interface - Otras Exportaciones - Presupuesto
Inventario

El sistema permite exportar a Excel o a PRN, no permite la seleccin de ningn campo,

estos son fijos

Esta exportacin contiene la siguiente informacin: el producto,

la descripcin,
cantidad y valor presupuestado mes a mes, genera lo siguiente al ser exportado a
Excel.

9 EXPORTACION DE DOCUMENTOS EXTRACONTABLES

9.1 Orden de Pedido: Esta interfaz tiene funcionalidad cuando se tiene el modulo de
Pedidos, muestra los movimientos de los documentos tipo Z, discriminando los
pedidos pendientes de entrega o entregados de manera parcial.
La ruta de generacin es: Otras Exportaciones / Documentos Extracontables / Ordenes
de Pedido

Al marcar la opcin el sistema pregunta

Todos: Permite seleccionar un rango de nmeros de documentos Z

nico: Solo permite seleccionar un documento Z

A continuacin se habilita la ventana de exportacin a archivo PRN o a Excel,

La informacin que muestra es: tipo, comprobante y numero, secuencia, descripcin,

fecha del comprobante,
centro y sub centro de costo, identificador, digito de
verificacin, sucursal, nombre del tercero, producto, descripcin del movimiento,
referencia, valor unitario, cantidad pedida, valor pedido, fecha de entrega pactada,
cantidad entregada, valor de venta, fecha de entrega, bodega , ubicacin, vendedor,
ciudad, zona, entre otros. En Excel se ve as:

9.2 Orden de Compras: Esta interfaz tiene funcionalidad cuando se tiene el modulo
de Orden de Compra, muestra los movimientos de los documentos tipo Y, generando
los documentos pendientes de entrega o entregados de manera parcial.
La ruta para su exportacin es: Interface - Otras Exportaciones - Documentos
Extracontables - rdenes de compra

Al marcar la opcin el sistema pregunta si todos o nico

Todos: Permite seleccionar un rango de nmeros de documentos Y

nico: Solo permite seleccionar un documento Y

A continuacin se habilita la ventana de exportacin a archivo PRN o a Excel,

Esta exportacin muestra los mismos campos de la exportacin de orden de pedido

teniendo en cuenta que cambia la naturaleza del mismo pues se recibe informacin, as
se ve la exportacin en Excel:

9.3 Cotizaciones: Esta interfaz tiene funcionalidad cuando se tiene el modulo de

Ventas, muestra los movimientos de los documentos tipo V, generando informacin de
los documentos pendientes de entrega o entregados de manera parcial.
La ruta para su exportacin es: Interface - Otras Exportaciones - Documentos
Extracontables Cotizaciones

Al marcar la opcin el sistema pregunta si todos o nico

Todos: Permite seleccionar un rango de nmeros de documentos Y

nico: Solo permite seleccionar un documento Y

A continuacin se habilita la ventana de exportacin a archivo PRN o a Excel,

Esta exportacin muestra los mismos campos de la exportacin de orden de pedido y

orden de compra, as se ve la exportacin en Excel

10 EXPORTACION DE VENTAS
10.1 Ventas Por Vendedor: Esta interfaz tiene funcionalidad cuando se tiene el
modulo ventas, el informe muestra los acumulados de ventas por vendedor.
La ruta para su exportacin es: Interface - Otras Exportaciones - Ventas - Ventas por
Vendedor

El sistema permite hacer la exportacin por lnea o por producto dependiendo de las
necesidades del cliente, luego de seleccionar el sistema informa que tipos de
documentos sern tenidos en cuenta.

A continuacin solicita el rango de fechas del que se desea el informe

Luego pregunta el rango de los vendedores

Y los documentos Tipo L que el cliente desea que se tengan en cuenta en la

exportacin

El sistema permite exportar a PRN o a Excel, contiene los siguientes datos: cdigo del
vendedor, cdigo del producto, nombre del producto, cantidad y valor por cada mes,
en Excel se ve as:

10.2 Recaudos Por Vendedor: Esta interfaz tiene funcionalidad cuando se tiene el
modulo ventas, este informe muestra los acumulados de recaudo por vendedor del
ao.
La ruta para su exportacin es: Interface - Otras Exportaciones - Ventas - Recaudo por
Vendedor

El sistema permite la seleccin de algunos campos de informacin referente al

recaudo, luego de marcar lo que se desea visualizar, el sistema pregunta el rango de
cuentas que se desean tener en cuenta.

Permite seleccionar la forma de presentacin del informe si es por vendedor o por

fecha de los comprobantes

Y el rango de vendedores que se deben tener en cuenta para la exportacin, si se deja

la opcin de 9999 significa que saldrn todos los vendedores

Por ltimo habilita una pantalla para seleccionar el documento tipo R sobre el cual se
desea generar el informe.

Importante:
El sistema no permite seleccionar varios tipos de documentos tipo R, eso
significa que se debe generar un informe por cada tipo de documento R que
se tenga parametrizado en el sistema
Este informe se puede enviar a Excel o a archivo PRN, su contenido depende de los
campos marcados en la seleccin, si se marcan todos los campos muestra lo siguiente:

10.3 Productos Por Facturas: Esta interfaz tiene funcionalidad cuando se tiene el
modulo ventas, este informe muestra secuencia a secuencia de cada documento tipo F,
que genero salida de inventario con el cliente, el producto y el vendedor.
La ruta para su exportacin es: Interface - Otras Exportaciones Ventas - Productos
por Factura

Al marcar la opcin el sistema pregunta el rango de fechas en que se desea generar el

informe, este no permite seleccionar que campos se van a visualizar son campos fijos

Luego pregunta el rango de productos sobre el cual se desean generar las facturas

Esta exportacin se puede generar a Excel o a archivo PRN, muestra los siguientes
campos: el producto, el vendedor, el tipo, comprobante, numero y secuencia del
documento, el NIT y nombre del tercero, el valor, la fecha el centro de costo y si aplica
el sub-centro la cantidad y por ltimo el valor unitario, en Excel se ve as:

11 EXPORTACIN DE GESTIN DE CLIENTES

11.1 Prospectos: Esta interfaz tiene funcionalidad cuando se tiene el modulo de
Gestin de Clientes y genera la informacin de los prospectos que fueron creados en el
catalogo de prospectos.
La ruta para su exportacin es: Interface - Otras Exportaciones - Gestin De Clientes Prospectos

El sistema muestra los campos que se van a exportar, si el cliente desea el campo no
muestre todos los valores creados sino uno especifico se hace doble clic en la opcin y
el sistema activa un filtro para seleccionar solo un parmetro, luego se hace clic en el
botn siguiente el cual est identificado por los smbolos: >>

La siguiente ventana corresponde al ordenamiento del informe, donde se puede

seleccionar como desea generarlo el usuario

Este informe no se puede exportar a Excel solo a archivo PRN, este queda guardado en
la carpeta de la empresa donde se genero el informe

11.2 Contactos: Esta interfaz tiene funcionalidad cuando se tiene el modulo de

Gestin de Clientes y genera toda la informacin del catalogo de los contactos creados
en el modulo.
La ruta para su exportacin es: Interface - Otras Exportaciones - Gestin De Clientes Contactos

El proceso de generacin es igual al de prospecto, donde el sistema muestra los

campos que se van a exportar, si el cliente desea el informe no muestre todos los
valores creados sino uno especifico se hace doble clic en la opcin y el sistema activa
un filtro para seleccionar solo un parmetro, luego se hace clic en el botn siguiente el
cual est identificado por los smbolos: >>. La siguiente ventana corresponde al
ordenamiento del informe, donde se puede seleccionar como desea generarlo el
usuario, este informe no se puede exportar a Excel solo a archivo PRN, este queda
guardado en la carpeta de la empresa donde se genero el informe
11.3 Seguimientos: Esta interfaz tiene funcionalidad cuando se tiene el modulo de
Gestin de Clientes y genera toda la informacin de los seguimientos asignados a los
clientes.
La ruta para su exportacin es: Interface - Otras Exportaciones - Gestin De Clientes
Seguimientos

El proceso de generacin es igual al de prospecto, donde el sistema muestra los

campos que se van a exportar, si el cliente desea el informe no muestre todos los
valores creados sino uno especifico se hace doble clic en la opcin y el sistema activa
un filtro para seleccionar solo un parmetro, luego se hace clic en el botn siguiente el
cual est identificado por los smbolos: >>. La siguiente ventana corresponde al
ordenamiento del informe, donde se puede seleccionar como desea generarlo el
usuario, este informe no se puede exportar a Excel solo a archivo PRN, este queda
guardado en la carpeta dela empresa donde se genero el informe
11.4 Cotizaciones / Ventas: Esta interfaz tiene funcionalidad cuando se tiene el
modulo de Gestin de Clientes y genera la informacin del proceso de cotizaciones y
venta asignado a los vendedores.
La ruta para su exportacin es: Interface - Otras Exportaciones - Gestin De Clientes / Cotizaciones / Ventas

El proceso de generacin es igual al de prospectos, no puede exportase a Excel.

Importante:
Si algunos de los campos solicitados por la exportacin de interfaces de
gestin de clientes no esta parametrizado no se puede generar la interfaz,
es obligatorio que est completamente parametrizado el modulo por la
opcin de parametrizacin general y parametrizacin de gestin

12 EXPORTACIN DE NOMINA
12.1 Empleados: Esta interfaz tiene funcionalidad cuando se tiene el modulo de solo
Nomina, esta interfaz muestra los campos del catalogo de empleados.
La ruta para su exportacin es: Interface - Otras Exportaciones - Nomina Empleados

Al marcar la opcin el sistema muestra la ventana de seleccin de campos del

catalogo, debido a la alta cantidad de datos de la hoja de vida del empleado, esta
ventana de seleccin sale dos veces cada una con datos diferentes, en cualquier
momento al dar F1 o bandera roja con el mouse en la esquina superior el sistema
cambia a la siguiente opcin

Luego el sistema pregunta el mtodo de organizacin de la exportacin

Alfabtico: La cual organizar segn el nombre del empleado

Numrico: El cual lo organizara por la cedula de ciudadana del empleado

Adicional pregunta si en la exportacin desea o no mostrar los empleados marcados

como retirados, el sistema permite mostrar esta exportacion en archivo PRN o en Excel
y su contenido depende de los campos marcados en las dos primeras ventas de
seleccin, al exportarlo a excel se ve asi:

12.2 Acumulados de Nomina: Esta interfaz tiene funcionalidad cuando se tiene el

modulo de solo Nomina, muestra los datos de novedades, acumulados de seguridad
social, pagos parciales.
La ruta para su exportacin es: Interface - Otras Exportaciones Nomina Acumulados de Nomina

Esta interfaz no permite la seleccin de ningn campo, muestra el ao y el mes del

cual se desean ver los acumulados por empleado y muestra la ventana de
ordenamiento alfabtico o numrico y la de incluir los empleados retirados. Tiene la
opcin de seleccionar si desea todos los conceptos o solo los que estn marcados como
salario en la apertura de conceptos

El informe permite ser exportado a Excel o a PRN, y muestra concepto a concepto el

valor acumulado por tercero, solo muestra los conceptos activos, al ver en Excel el
sistema muestra la siguiente informacin:

12.2 Novedades De Nomina: Esta interfaz tiene funcionalidad cuando se tiene el

modulo de solo Nomina, muestra las novedades cargados a cada empleado ya sea de
manera manual o por cargue automtico de novedades.
La ruta para su exportacin es: Interface - Otras Exportaciones - Nomina Acumulados de Nomina

El sistema pregunta el numero de la nomina sobre la cual se desea conocer las

novedades cargadas

Permite ser exportado a Excel o a archivo PRN, muestra empleado a empleado incluido
en la nomina los siguientes campos: identificacin del empleado, centro y sub centro
de costo, nombre empleado, concepto de nomina, cantidad, descripcin y valor.

Importante:
Esta exportacin aplica solo para el Modulo de Nomina SIN Recursos Humanos,
este ltimo tiene sus propias interfaces de exportacin