Manual de CIVI Mailing

CRM para empresas del sector hotelero

La siguiente informacin se ha tomado de la URL

http://www.ctamlibre.org/?q=civicrm/node/369 respetando los
derechos de autor y confines acadmicos y pedaggicos
nica y exclusivamente.
La adaptacin de estilo se ha efectuado por Popayn Vive
Digital

Contenido General

CiviMailing ............................................................................................................................... 3
1.

Qu es CiviMailing? ............................................................................................................. 3

2.

Lo que debe saber ................................................................................................................. 4

3.

4.

5.

2.1

Cundo usar CiviMail y cundo usar Enviar correo .............................................. 5

2.2

Elegir destinatarios ..................................................................................................... 6

2.3

Personalizar el mensaje con tokens ......................................................................... 6

2.4

Pies y cabezas ............................................................................................................ 6

2.5

Plantillas ....................................................................................................................... 6

2.6

Reportes....................................................................................................................... 7

2.7

Lista de correos .......................................................................................................... 7

2.8

Ejercicio Necesitamos un boletin? ........................................................................ 7

Configuracin ........................................................................................................................ 8
3.1

Configuracin de la informacin de contacto de su organizacin ...................... 8

3.2

Grupos de correo ........................................................................................................ 8

3.3

Permitir a la gente a inscribirse a sus listas de correo en lnea .......................... 9

3.4

Usando el enlace de suscripcin ........................................................................... 10

3.5

Utilizar perfiles........................................................................................................... 10

3.6

Confirmacin de suscripcin a la lista de correo ................................................. 11

3.7

Mensajes automticos y gestin de listas de correo .......................................... 11

Tareas cotidianas................................................................................................................. 13
4.1

Enviar un correo a una persona (con CC y CCO) ............................................... 13

4.2

Enviar un correo rpido a menos de 50 contactos .............................................. 14

4.3

Incluir una imagen en el correo .............................................................................. 15

4.4

Enviar correos masivos con CiviMail ..................................................................... 17

4.5

Elegir destinatarios: usar grupos en vez de resultados de bsqueda.............. 17

4.6

Las pantallas de configuracin de correo ............................................................. 18

4.7

Seguimiento de envo de correos masivos........................................................... 24

4.8

Gestin de correos masivos {#gestinMail} ......................................................... 24

Configurar plantillas de mensaje......................................................................................... 26

5.1

Creacin y mantenimiento de plantillas de mensajes......................................... 26

5.2

Consejos para la creacin de plantillas ................................................................ 26

5.3

Formatos de texto plano y HTML ........................................................................... 28

5.4

Creacin de encabezados y pies de pgina ........................................................ 28

5.5

Prueba de plantillas .................................................................................................. 29

5.6

Autocompletar conversaciones de correo electrnico en CiviCRM.................. 30

Contenido de Ilustraciones

Ilustracin 1 Acciones permitidas sobre los contactos ................................................................. 4

Ilustracin 2 Menu para mailings .................................................................................................. 5
Ilustracin 3 Muestra del boton acciones que contiene enviar un email ................................... 13
Ilustracin 4 Muestra de la pestaa actividades para enviar correo electrnico ....................... 13
Ilustracin 5 Formulario de seleccin de plantillas de correo .................................................... 14
Ilustracin 6 Pantalla de seleccin de los contactos ................................................................... 15
Ilustracin 7 Botn para seleccin de imgen ............................................................................ 15
Ilustracin 8 Formulario para seleccin de imgen a ser insertada ........................................... 16
Ilustracin 9 Ejemplo de imagenes encontradas para insercin ................................................ 16
Ilustracin 10 Edicin de la imagen............................................................................................. 16
Ilustracin 11 Seleccin de destinarios para enviar correo ........................................................ 19
Ilustracin 12 Formulario de seguimiento y respuesta............................................................... 20
Ilustracin 13 Formulario del contenido del correo ................................................................... 22

CiviMailing
Este es un manual sobre cmo usar el componente de Mailing de CiviCRM. El objetivo general
es ofrecer documentacin til a todo el que quiera aprender a usarlo; el objetivo particular es
que sirva como herramienta de apoyo didctico a las organizaciones que participan del
proyecto gestin de contactos y boletines con CiviCRM, dentro de la agenda de trabajo de la
iniciativa CTAM para 2014. 1
Es por esta razn que los contenidos hacen un nfasis especial en la planeacin, organizacin y
diseo de boletines con esta herramienta.

1. Qu es CiviMailing?

Es una herramienta para el envo masivo de correos que se puede usar para promover
campaas o para implementar boletines. Se generan registros de actividad que, al ser
analizados por CiviReport, pueden proveer reportes detallados sobre los resultados y la
efectividad de los correos que enve.
Este componente interacta con el servidor de correo. Configurarlo es una tarea del
administrador del sistema. Se necesita verificar que el proveedor de hosting no limita la
cantidad de correos que se pueden enviar al da. Hay que tener cuidado de configurarlo bien
para no terminar en la lista de correo spam.
Un ejemplo de cmo puede funcionar: una organizacin anuncia un seminario anual en el que
se revisar varios temas. Pueden disear un boletn para que la gente interesada en recibir
informacin del evento se suscriba desde el sitio web.
El componente de correos de CiviCRM enviar la informacin y registrar cuando alguien
decida cancelar su suscripcin para ya no enviarle boletn.
Se puede configurar la inscripcin al boletn en lnea. A cada contacto que se suscriba a un
tema, se le puede enviar un correo con imgenes y texto, e invitarlo a reenviarlo a sus
conocidos. Posteriormente se puede determinar cuntos de los que recibieron el correo
respondieron lo abrieron, qu enlaces visitaron y cuntos lo reenviaron.
A veces es pertinente enviar cierta informacin a todos los contactos, por ejemplo, un mensaje
personal del director.
Es posible enviar versiones distintas del mensaje para probar cul es ms efectiva, tambin
pueden personalizarse los envos de acuerdo a los diferentes grupos de destinatarios.
Otro ejemplo: una organizacin quiere realizar una encuesta obre vivienda en una ciudad,
necesitar apoyo para realizar encuestas en ciertas reas. Como tiene configurado un grupo de
1

Versin ms reciente completa a la fecha 2016

contactos llamado voluntarios, les enviar un correo para ver quines estn disponibles para
hacer la encuesta en la calle, y coordinarlos para recibir entrenamiento y material.

2. Lo que debe saber

Veremos ideas tiles para planear cmo usar los componentes de correo de CiviCRM.
Para informacin detallada sobre cmo llevar a cabo las actividades mencionadas, revise en la
seccin Tareas cotidianas de este manual.
En general, hay tres situaciones en las que se envan correos desde CiviCRM:

a personas y grupos pequeos con la accin Enviar Email

a grupos grandes mediante correos masivos desde Mailings

a personas que generan correos como parte de otros flujos de trabajo, por ejemplo, una
confirmacin por corro de que complet correctamente su inscripcin a un evento.

La ventaja de enviar correos desde CiviCRM es que cada uno genera un registro de actividad
para cada contacto.
Esto permite, por ejemplo, tener un reporte de la respuesta a los envos y llevar un seguimiento
puntual a la relacin con cada uno de los contactos mucho ms rico que un mero registro de
mensajes enviados y recibidos.
En CiviCRM hay dos opciones para enviar mensajes. + La accin Enviar Email es til para
envos a una persona o grupos de menos de 50 personas. + Mailings es til para enviar correos
masivos a grupos de ms de 50 personas, o programar el envo de correos a grupos ms
grandes. Es un componente que debe configurarse para ello.
Enviar Email es una accin a la que puede acceder fcilmente desde la vista de contacto. Una
vez que haga clic puede aadir ms destinatarios.

Ilustracin 1 Acciones permitidas sobre los contactos

Para enviar correo con Mailings vaya men en la parte superior y seleccionar la opcin Nuevo
mailing

Ilustracin 2 Men para mailings

2.1 Cundo usar CiviMail y cundo usar Enviar correo

La diferencia ms importante, adems de la cantidad de personas a las que puede enviarse, es
que Mailings permite llevar un registro ms detallado, adems de que da la opcin a los
destinatarios de darse de baja, en el caso de que se configure como un boletn, y permite
programar respuestas para acciones generales (como un mensaje de bienvenida).
Requiere ms dedicacin en la configuracin que Enviar Email, pero una vez diseadas las
plantillas ahorrar mucho trabajo en el futuro.
Si no necesita llevar un registro tan detallado de sobre la respuesta que va a tener el correo y
lo va a enviar a menos de 50 personas, Enviar Email es una mejor opcin.
Sin embargo, la configuracin de envos masivos de correo es la ms pertinente cuando se
trata de un boletn, Mailings permite configurar varios boletines, llevar un registro de cmo se
reciben (en combinacin con CiviReport) y s funciona para envos de correo masivos.
CiviCRM slo registra los mensajes que enva, no los que recibe en su correo. Sin embargo,
estos pueden registrarse cuando aportan informacin valiosa en cuanto a la interaccin con la
organizacin.
Si lo quiere registrar, puede crear una actividad llamada Correos recibidos de y copiar ah el
correo que usted recibi y que considera importante registrar en CiviCRM.
Para crear esta nueva actividad, vaya a Administrar> pantallas y datos personalizados>
Tipos de actividad

2.2 Elegir destinatarios

La accin Enviar Email permite agregar destinatarios de dos formas: puede ser desde el
registro de un contacto registrado o a partir de los resultados de una bsqueda.
Mailings tambin permite agregar destinatarios de dos formas: a grupos marcados en una lista
de correos previamente configurada, o a partir de los resultados de una bsqueda.
Sin embargo, al enviar correos masivos a los resultados de una bsqueda tiene una limitacin.
Veamos: todos los boletines enviados por Mailingsdeben tener una liga para darse de baja de
la lista de correos.
Si el destinatario est incluido en un grupo a partir del cual se genera la lista de correo, para
darlo de baja de la lista slo hay que borrarlo del grupo.
Pero si se enva el boletn a un destinatario que apareci en una bsqueda de contactos, no
necesariamente est dado de alta en el grupo, y por lo tanto no hay forma de borrarlo de la
lista, ni de registrar esta accin.

2.3 Personalizar el mensaje con tokens

Los correos, sean enviados desde Enviar Email o Mailings pueden incluir texto personalizado,
como el nombre del destinatario.
Esto se hace con tokens, que son marcadores que CiviCRM reconoce y completa con la
informacin adecuada segn a quin se enve el mensaje.
Se pueden incluir para campos estndar o para los campos personalizados que usted cree,
como una direccin, nombre o telfono. Hay algunos tokens de Mailings que no estn
habilitados para Enviar correo.
Hay ms informacin detallada en el apartado Configurar plantillas de mensaje de este
manual.
La informacin, tanto masiva como de correos normales, se puede enviar para que aparezca
como remitente su cuenta de su correo personal, un correo institucional, o la cuenta de correo
de un tercero, como un asistente.

2.4 Pies y cabezas

Para los correos masivos, puede incluir pies y cabezas personalizados. Puede configurarlos en
el men Mailings> Encabezados, pies de pgina y mensajes automticos.

2.5 Plantillas
Las plantillas para mensajes ayudan a agilizar el trabajo, ya que se permiten preconfigurar el
diseo de los mensajes para reutilizar este diseo despus con algunas modificaciones al

contenido. Se pueden configurar antes o despus de enviar mensajes y se pueden editar en

cualquier momento.

2.6 Reportes
Ayudan a entender en qu reas o temas estn ms interesados los destinatarios de los
mensajes, lo que es til para modificarlos y hacerlos ms efectivos. Ahora podr saber cuntos
contactos abrieron el correo y qu enlaces fueron los ms populares.

2.7 Lista de correos

CiviCRM le permite publicar un enlace en su sitio web para que los visitantes se suscriban a los
boletines, desde ah se los incluye en determinadas listas de correos. La inscripcin y la baja
de la lista de correos son acciones automatizadas. Para ms informacin, vea el apartado
de Configuracin de este manual.

2.8 Ejercicio Necesitamos un boletin?

Si responde que s a ms de una de estas preguntas, debera considerar la creacin de un
boletin para su organizacin.

Hay correos que enva una y otra vez para los que deseara crear plantillas?

Hay contenido que le gustara incluir en la cabeza o el pie del correo cada vez que enva
uno?

Le gustara ofrecer en su sitio web un enlace para que los visitantes se puedan inscribir a
un boletn?

De qu tipo de correos electrnicos es importante para usted llevar un cuidadoso registro

para un posterior anlisis?

Para resolver esta necesidad, basta con disear un boletin. Estos se pueden configurar, enviar
y gestionar de manera muy eficiente conMailings.
Fuente: http://book.civicrm.org/user/current/email/what-you-need-to-know/

3. Configuracin
En este apartado se describe cmo configurar la informacin tal como Direcciones desde de
correo electrnico, Grupos para listas de correo y plantillas de mensaje de correo electrnico.
Para llegar a este punto, ya debi haber configurado la funcionalidad bsica necesaria de su
servidor para enviar mensajes de correo electrnico. Vea la configuracin del sistema de correo
electrnico en la configuracin inicial para ms detalles al respecto.

3.1 Configuracin de la informacin de contacto de su organizacin

Con el fin de enviar correos electrnicos en masa, es necesario rellenar algunos datos bsicos:
nombre de su organizacin, una breve descripcin, su direccin de correo electrnico y su
direccin postal.
CiviMail requiere incluir una direccin fsica de la organizacin, as como enlaces para darse de
cualquier lista de correo masivo que enve, para cumplir con las leyes de privacidad en muchos
pases.
Esta informacin est disponible a travs de tokens y se debe incluir en todos los correos
enviados con CiviMail.
Para configurar esta informacin, vaya a: Administrar> Comunicaciones> Direccin de
organizacin e informacin de contacto.
Para ms informacin sobre los tokens, consulte en el apartado de configuracin de boletines
de este manual.

3.2 Grupos de correo

CiviMail utiliza Grupos para organizar a los destinatarios de los envos masivos.
Para crear un grupo, vaya a Contactos> Nuevo Grupo.
Al crear y configurar un grupo con este fin, asegrese de marcar la casilla de
verificacin Mailing list para que el grupo est disponible como una lista de correo en CiviMail.
Ahora puede hacer una bsqueda de contactos y aadirlos al grupo.
Tambin se pueden crear grupos inteligentes basados en los resultados de bsqueda, lo que
permitir actualizar el automticamente el grupo del que se toma la lista de correos segn se
ajusten a ciertos criterios.

Por ejemplo, con base en los resultados de bsqueda avanzada, puede crear un grupo
inteligente de los contactos que vivan en una ciudad determinada.
Cuando complete los datos de contacto de miembros nuevos que vivan en esa ciudad, o
actualice los datos de los que se mudan ah, se aadirn automticamente al grupo inteligente,

y recibirn el boletn diseado especficamente para esa ciudad. Esto hace posible enviarles
correos sin tener que actualizar cada vez los contactos del grupo.
Para crear un grupo inteligente:
1. Vaya a Bsqueda avanzada o Encontrar Contacto y ejecute una bsqueda basada en
los criterios que quiere tenga su grupo.
2. En la pgina de resultados de bsqueda, haga clic en el botn de radio que selecciona
todos los registros.
3. Desde el - ms acciones - del men desplegable, seleccione Nuevo grupo inteligente y
haga clic en Go.
4. La siguiente pantalla ofrece una revisin de los criterios elegidos para el grupo inteligente.
Dar al Grupo inteligente un nombre y (opcionalmente) una descripcin, y hacer que el
grupo inteligente una lista de correo.
5. Haga clic en Guardar grupo inteligente.
Tambin puede crear un grupo inteligente basado en una bsqueda de participantes. Sin
embargo, este grupo no le dar la opcin de hacer una lista de correo a partir de l.
Para que pueda usar este grupo inteligente desde CiviMail, debe cambiar la configuracin a
travs de Contactos> Administrar grupos.
Lo mismo ocurre si se utiliza la bsqueda avanzada para elegir a participantes de un evento en
"Mostrar resultados como".
No se pueden crear grupos inteligentes basados en la bsqueda de los componentes de
Membresas, Contribuciones o Promesa de CiviCRM. Tampoco puede hacer grupos
inteligentes a partir de los resultados de una bsqueda avanzada si tiene configurada la opcin
"Resultados por", excepto para CiviContactos.
Para leer ms sobre los grupos y grupos inteligentes, haga clic aqu

3.3 Permitir a la gente a inscribirse a sus listas de correo en lnea

CiviCRM permite que la gente pueda inscribirse a s misma en lnea a sus listas de correo.
Para hacerlo, debe definir el grupo como lista de correo. Si no lo hizo al crear el grupo, vaya
a Contactos> Administrar grupos.
Haga clic en Configuracin en el grupo que contiene la lista de correo de los destinatarios y
marque la opcin Mailing list para que est disponible como lista de correo. Tambin debe
cambiar la visibilidad a Pginas pblicas.
Para que esto funcione, incluso para los usuarios que no tienen una cuentan en CiviCRM,
asegrese de que los usuarios annimos en Drupal tienen este permiso: "Acceso a pginas
pblicas de CiviMail para suscribirse/darse de baja.

3.4 Usando el enlace de suscripcin

Una forma de permitir a los usuarios suscribirse a una lista de correo electrnico en lnea es
dirigirlos a www.sudominio.org / CiviCRM / correo / suscripcin.
Usted y cualquier persona que acceda a este enlace se puede suscribir a los grupos de listas
de correo disponibles.

3.5 Utilizar perfiles

Los perfiles son una alternativa que le permite obtener ms informacin de las personas que
decidan inscribirse a sus listas de correo.
Basta con publicar un perfil que se muestre en su pgina. Las instrucciones sobre lo que se
necesita para decidir cundo conviene usar perfiles para las suscripciones a las listas de correo
estn ms adelante.
Recomendamos leer la seccin de Perfiles que est en el manual de CiviContactos entender
para qu sirven, cmo funcionan y cmo configurarlos.
Puede crear un perfil que se llame Suscripcin al Boletn 1, y configurarlo para que contenga
los campos de informacin que a usted le gustara que llenen los visitantes de su sitio web que
quieran suscribirse.
Cada campo que incluya en este perfil debe estar configurado para ser visible en pginas
pblicas.
Puede configurar cada campo para definir si es obligatorio u opcional que las personas lo
rellenen.
La nica excepcin es el correo electrnico, que es un campo obligatorio para poder configurar
una lista de correo electrnico con ese perfil (que es lo que quiere hacer en este caso).
Sirve para que se les enve un correo electrnico para que confirmen si desean inscribirse en la
lista de correo. Hasta que el destinatario confirme, tendrn el estado de "pendiente" en el grupo
de la lista de correo.
Tambin debe agregar un campo para los grupos de listas de correo a los que desea que sus
visitantes puedan inscribirse. Haga clic enAgregar campo.
En Nombre de campo, seleccione Contactos. Cuando las selecciones posibles se carguen en
el segundo campo, seleccione Grupo(s).
En Campo de etiqueta, puede dejar "Grupo (s)", aunque lo recomendable es cambiar a algo
ms intuitivo para los visitantes de su sitio web, como "Boletn de noticias".

La visibilidad para este campo tambin se debe establecer en "pginas pblicas". Cuando el
perfil se muestre, este campo mostrar casillas de verificacin para todos los grupos de listas
de correo que tengan su visibilidad configurada como pginas pblicas.
Hay dos formas de mostrar el perfil pblicamente:
1. Al compartirlo en un enlace directo. Vaya a la lista de perfiles (en Administrar> Pantallas
y datos personalizados> Perfiles) y haga clic en Ms que est a la extrema derecha del
perfil. Haga clic en Usar perfil-modo Crear. Su navegador abrir la pgina pblica; usted
puede publicar este enlace para permitir a los usuarios suscribirse a sus listas de correo.
2. Incluir el conjunto de campos como un formulario en su sitio web. Vaya a la lista de
perfiles (en Administrar> Pantallas y datos personalizados> Perfiles) y haga clic
en Ms, a la extrema derecha del perfil. Seleccione Formulario en fragmentos HTML. Esto
abrir una ventana en el navegador que tiene una caja con cdigo HTML en l. Copie y
pegue el contenido de esta caja en una pgina en su sitio web. Los visitantes del sitio
podrn inscribirse a sus listas de correo desde aqu.

3.6 Confirmacin de suscripcin a la lista de correo

Despus de que la gente se suscriba al grupo de la lista de correo grupos -ya sea a travs de
un enlace o de un perfil- CiviCRM les enviar automticamente un correo electrnico
pidindoles que confirmen su suscripcin.
Hasta que hagan clic en el enlace de confirmacin en el correo electrnico, su informacin de
contacto aparecer en CiviCRM como pendiente.
Cuando confirmen, CiviCRM cambiar automticamente su estado de suscripcin de grupo
a Agregado y les ser enviado un mensaje de bienvenida.
Nota: Cuando los usuarios se suscriben a varios grupos a la vez, se les enva un correo
electrnico de confirmacin para cada uno.

3.7 Mensajes automticos y gestin de listas de correo

CiviCRM enva mensajes de correo electrnico de forma automtica cuando los participantes
realizan ciertas acciones, como:

Cuando alguien se registra a una lista de correo, recibe un email de confirmacin con un
enlace en el que tienen que hacer clic.

Cuando confirman, reciben un correo electrnico de bienvenida.

Al darse de baja de los boletines de su dominio, o volver a suscribirse a una lista de la que
anteriormente se haban dado de baja, reciben un correo electrnico de confirmacin que
no requiere ninguna accin.

Se puede configurar una respuesta automtica para cuando responden a un mensaje que
ha enviado a travs CiviMail.

En CiviCRM, estos se llaman mensajes automatizados, los cuales se pueden editar y aadir
otros nuevos en Correspondencia> encabezados, pies de pgina y mensajes automticos.
Fuente: http://book.civicrm.org/user/current/email/setup/

4. Tareas cotidianas
Este apartado contiene instrucciones para realizar tareas cotidianas con CiviMail.

4.1 Enviar un correo a una persona (con CC y CCO)

Enviar un correo a travs de la accin de contacto "Enviar un Email" es til cuando quiere que
otra persona en su organizacin vea los mensajes o va a usar una plantilla.
1. Encuentre el contacto al que quiere enviar el correo (pueden ser ms de uno). Para
hacerlo hay dos maneras:

Use la opcin bsqueda rpida en la parte superior izquierda. Haga clic para seleccionar

a la persona de las opciones que se presentan.

Vaya a Buscar> Buscar contactos. Escriba parte del nombre de la persona o de su

direccin de correo, y haga clic sobre el contacto que busca cuando aparezca.
1. Ya que est en el resumen del contacto, haga clic en el botn Acciones> Enviar un
Email

Ilustracin 3 Muestra del boton acciones que contiene enviar un email

O haga clic en la pestaa actividades y seleccione Enviar correo electrnico en el men

desplegable.

Ilustracin 4 Muestra de la pestaa actividades para enviar correo electrnico

1. Puede aadir destinatarios adicionales en la opcin CC y CCO como en cualquier servicio

de correo electrnico.

2. Si tiene plantillas predeterminadas, puede elegir una desde la opcin plantillas de

mensaje en el men desplegable. Esto lo rellena el mensaje con contenido de la plantilla
que elija. Puede editar el contenido.

Ilustracin 5 Formulario de seleccin de plantillas de correo

1. Agregue contenido a la plantilla. Si slo quiere enviar texto plano, ignore la seccin de
formato Html y haga clic en la opcin Texto plano.
2. Escriba su mensaje en la caja. Nota: elegir una plantilla la sobreescribe a cualquier texto
que haya puesto en el cuerpo del mensaje y en la lnea del asunto, por eso, antes de
escribir, elija la plantilla que va a usar. Si ya redact el mensaje y quiere ponerlo en la
plantilla, pguelo en un editor de texto para que no lo pierda.
3. Haga clic en enviar.
Para ver la actividad que se acaba de registrar en el sistema al enviar el mensaje, regrese de
nuevo a la visualizacin de los datos de contacto y haga clic en la ficha Actividades.

4.2 Enviar un correo rpido a menos de 50 contactos

Enviar correo a contactos es una opcin disponible en el men desplegable de acciones que le
permite enviar un correo a ms de un contacto a la vez.
Hacerlo de esta forma, como desde cualquier servicio de correo electrnico, es ms rpido,
pero no permite registrar la actividad para darle seguimiento ni le da a los contactos la
posibilidad de darse de baja de una lista de correos.
Adems, de esta forma no puede hacer envos a ms de 50 contactos a la vez. Para evitar
estas limitaciones, use CiviMail.
1. Haga clic en Buscar> Buscar Contactos (o bsqueda avanzada). Seleccione sus
criterios de bsqueda y haga clic en Buscar.
2. Seleccione la casilla de los contactos a los que les quiere hacer el envo, vaya al el men
desplegable -Acciones-, en la parte superior, y seleccione Enviar Email a los contactos.
Haga clic en Ir.

Ilustracin 6 Pantalla de seleccin de los contactos

1. Haga lo mismo que hara para enviarle un correo a una persona.

Cada uno de los contactos destinatarios tendrn ese correo electrnico registrado como una
actividad en su historial, que tambin quedar registrado en el hisotrial del remitente.
El registro de actividad mostrar la lista de los dems contactos que recibieron el mensaje.
A diferencia de los envos masivos de correo, no hay un lugar donde se enumeren todos los
emails enviados a travs de la funcin Enviar Email.
Nota: si el mensaje se enva a varios contactos, cada uno podr ver slo su propio correo en la
lista de destinatarios. Si quiere hacer explcito a quines lo enva, deber mencionarlo en el
cuerpo del texto. Por ejemplo: a los voluntarios, o a los coordinadores de rea, etctera.

4.3 Incluir una imagen en el correo

Haga clic en el botn de imgenes en el editor.

Ilustracin 7 Botn para seleccin de imgen

Aparecer la ventana de Insertar/editar imagen. Haga clic en Buscar en el servidor para

buscar entre las imgenes que tiene guardadas en su servidor.

Ilustracin 8 Formulario para seleccin de imgen a ser insertada

En la barra lateral izquierda, ver un directorio de archivos.

Navegue en l hasta encontrar la imagen que quiere. Si no ha subido su imagen al servidor,
haga clic en upload y elija el archivo desde su computadora.
Puede repetir el proceso cuantas veces sea necesario.

Ilustracin 9 Ejemplo de imagenes encontradas para insercin

Regresar a la ventana Insertar/editar imagen del correo.

Aqu puede cambiar la alineacin de la imagen, el tamao y el borde en la pestaa
*appearance.
Tambin puede llenar en el campo de Texto alternativo, que es el que aparece cuando la
imagen no est disponible
para el lector (por ejemplo, si
deciden no cargar las
imgenes o estn usando un
lector de pantalla debido a
una discapacidad visual).

Es importante llenar este

Ilustracin 10 Edicin de la imagen

campo porque as se

asegura de no perder informacin. Es una buena prctica incluirlo siempre para hacer su
correo electrnico accesible a todos los usuarios.
Recuerde dar click en Insert para que la imagen se cargue.

4.4 Enviar correos masivos con CiviMail

Esta funcionalidad ofrece ms beneficios que Enviar correo a contactos, ya que le permite
llevar un registro de destinatarios, de los correos que rebotan y permite a los destinatarios
darse de baja de la lista de correos.

4.5 Elegir destinatarios: usar grupos en vez de resultados de bsqueda

Hay dos formas de elegir los destinatarios de su correo: enviarlo a Grupos de
contactos (previamente configurados) o enviarlo a los resultados de una bsqueda.
Aunque el proceso para crear el correo es prcticamente el mismo, hay dos diferencias
importantes.
La primera y ms importante es que cuando usa CiviMail para el envo a grupos, usted puede
guardar el trabajo en cualquier punto y retomarlo despus.
Los correos que enve a los resultados de la bsqueda de contactos no se pueden guardar
para ser editados despus. Si empieza, debe terminarlo.
La otra diferencia es que para los envos a los resultados de bsqueda, usted est obligado a
escoger un grupo en el men desplegable para que, en caso de que el destinatario elija darse
de baja del correo masivo, usted pueda responder a este requerimiento.
Los correos enviados a grupos tienen esta capacidad incorporada: la prxima vez que un
correo electrnico masivo se enve a ese grupo no se incluir a quienes hayan cancelado su
suscripcin.
Sin embargo, en los correos enviados a los resultados de bsqueda esto no puede hacerse de
manera automtica. Necesita crear un grupo para "usuarios que se han dado de baja".
Funciona as: si usted elige de entre los resultados de una bsqueda a un contacto que est
incluido en el grupo de los que se han dado de baja, el contacto no recibir el mensaje.
El grupo de usuarios que se han dado de baja" o dessuscripcin que usted designe no aade
ni sustituye ningn contacto, slo sirve para quitar a los que cancelaron su suscripcin a esos
correos en particular.
Si lo que quiere es incluir a los miembros de un grupo, deber enviar el correo a ese grupo. Si
tiene sus grupos bien configurados, quiz esto sea lo ms conveniente.
Por ejemplo: su organizacin va a tener un gran evento la prxima semana.

Han salido varios correos electrnicos al respecto, pero aadieron muchos nuevos contactos
en la ltima semana a los que desean enviar un anuncio del evento.
Puede hacer una bsqueda de nuevos contactos a travs de Bsqueda> Bsquedas
personalizadas> Fecha de agregacin a CiviCRM.
Este tipo de bsqueda es la base del correo. Si su organizacin guarda su lista de correo
electrnico para eventos en un grupo llamadoAlertas de eventos, para esta nueva ronda de
invitaciones probablemente querrn elegir este como su Grupo de usuarios que se dieron para
no volver a enviarles la invitacin.
Si an no dispone de un grupo para designarlo como de cancelacin de correos, puede crear
uno y llamarlo, tal vez, cancelacin de correos.
En adealnte, puede aadir ese grupo a otros correos en el futuro para garantizar que los
contactos que ah estn se excluyan de futuros envos.

4.6 Las pantallas de configuracin de correo

Si va a enviar correo a un grupo que ya existe, vaya a Mailings> Nuevo Correo.
Si lo va a enviar a los resultados de una bsqueda, vaya a Bsqueda> Bsqueda Avanzada y
seleccione Planificar / Enviar un correo masivo desde las -acciones- del men desplegable.
El proceso para enviar el correo se hace a travs de las siguientes pantallas.
Puede moverse entre ellas mediante los botones Siguiente / Anterior. Para los envos a grupos
puede guardar su correo al hacer clic en el botn Guardar y continuar luego.

Paso 1: Seleccione a los destinatarios

Ilustracin 11 Seleccin de destinarios para enviar correo

Llene los siguientes campos:

Nombre del correo: escriba un nombre para el envo, debe ser uno que le permita a usted y a
otros miembros de la organizacin identificar claramente el propsito de este correo.
Se recomienda comienzar los nombres con fechas (por ejemplo, "08/15/10 boletn mensual").
Esto har ms fcil el control, por ejemplo, para incluir o excluir destinatarios en envos futuros.
Este nombre es slo para uso interno y no se mostrar a los destinatarios. Es completamente
distinto del asunto del correo.
Eliminar mensajes de correo electrnico duplicados: CiviCRM siempre elimina los correos
duplicados con base en los registros de contacto nicos.
Por ejemplo, si un contacto est en tres grupos marcados para el envo de su correo, slo
recibir una copia, no tres.
Sin embargo, si n mismo correo electrnico est registrado para mltiples contactos, esa
direccin de correo electrnico tantas copias del mensaje como contactos marcados estn
usndola como correo definido.

Al marcar esta casilla usted se asegura de que slo una copia del correo electrnico se enve a
cada direccin.
Destinatarios de correo: aqu puede elegir quin recibir el correo (si es para Grupos) o
perfeccionarlo (si es para los resultados de una bsqueda).
Usted puede elegir los grupos para incluir y excluir contactos.
Tambin puede filtrar la lista de destinatarios mediante la inclusin y exclusin de los
destinatarios de los envos anteriores.
Por ejemplo, es posible que desee volver a enviar un correo electrnico slo a los contactos
que haya agregado a un grupo a partir de la ltima vez que les envi ese correo electrnico y
evitar reeenviarlo de nuevo a algunas personas.
En ese caso, elija el correo original en el rea de Excluir destinatarios de este correo.
Cuando enve el el mensaje slo le llegar a los miembros del grupo que no lo haban recibido.
Ver el nmero total de destinatarios en la siguiente pantalla, tras hacer clic en el
botn Siguiente.
Paso 2: Seguimiento y respuesta

Ilustracin 12 Formulario de seguimiento y respuesta

Este paso del proceso ofrece opciones para el seguimiento y respuesta. Puede establecer las
siguientes opciones:

Rastreo
Seguimiento de clics?: esta opcin har un seguimiento de la cantidad de usuarios que han
hecho clic en un todos los enlaces en su mensaje a partir de la cantidad de veces que se
redireccionan a su servidor.
Esto significa que todos los enlaces sern reemplazados por vnculos personalizados que
contienen su nombre de dominio.
Nota para el correo HTML: algunos filtros de phishing pueden marcar como inseguros los
enlaces que se muestran de manera diferente en el cdigo HTML y en el texto.
Por tanto, es mejor no usar algo como http://Google.com </ a> sino haga clic aqu para ir a
Google </ a>.
Nota para el correo electrnico de texto sin formato: si utiliza URLs cortas en su correo
electrnico, todas sern sobreescritas con enlaces largos que contienen el nombre de su sitio y
un cdigo largo con este aspecto. http://yoursite.com/sites/ all / modules / CiviCRM / extern /
url.php? u = 529 & qid = 29011.
1. Seguimientos Abiertos?: esta opcin permite realizar un seguimiento de cuntas
personas abrieron el correo electrnico. Sin embargo, tiene limitaciones. Si el cliente de
correo electrnico del destinatario no muestra las imgenes (el conocido "bloqueo de
contenido remoto"), su correo electrnico no se marcar como abierto incluso si lo
abrieron. El bloqueo de contenido remoto es una prctica muy comn.
Responder
1. Seguir respuestas?: esta opcin enviar las respuestas de los destinatarios a una
direccin de CiviCRM en vez de al correo que est especificado como remitente. Marcar
esta casilla abrir las siguientes dos opciones.
2. Reenviar respuestas: debe marcar esta opcin si quiere que el correo marcado como
remitente tambin reciba las respuestas enviadas por los destinatarios, y no queden stas
slo en el correo de CiviCRM. Esta opcin slo est visible cuando habilita "Registro de
respuestas".
3. Auto responder a las respuestas?: esta opcin le permite enviar una respuesta
automtica preprogramada a cualquier persona que responda a su correo. Es necesario
redactar la respuesta automtica antes, en Mailing> Encabezados, pies de pgina y
mensajes automticos.
Publicacin Online
Slo hay un campo en esta seccin: visibilidad del mailing.
El men desplegable ofrece dos opciones Slo usuarios y administradores yPginas pblicas.
Elegir "pginas pblicas" hace que este contenido sea visible como una pgina web para todos
los que tienen el permiso "vista de contenido CiviMail pblico."

Slo usuarios y administradores significa que slo los usuarios que recibieron el correo o los
administradores de CiviCRM pueden ver el contenido de este correo electrnico como una
pgina web; los usuarios tendrn que iniciar sesin para poder ver el mensaje.
Para enlazar a la versin web del email, inserte el token Mailing permalink en su mensaje en
el siguiente paso. Ello genera una direccin URL en la que el mensaje se puede ver.
Para que se muestre correctamente en los mensajes HTML, tendr que agregar las etiquetas
de vnculos adecuados con el icono de cdigo fuente en el editor.
Paso 3: Contenido del correo

Esta seccin le permitir editar el contenido de su correo.

Si tiene configurada una plantilla, puede elegir la que se debe usar para este correo
electrnico.
Esto llena el formato
HTML y los campos de
formato de texto plano
con el contenido del
mensaje de su
plantilla.
A continuacin, puede
editar el contenido.
Tambin puede
actualizar la plantilla,
ya sea cambiando la
original o guardarla
como una plantilla
nueva.

Ilustracin 13 Formulario del contenido del correo

1. Al escribir el contenido, recuerde que todos los correos electrnicos se enviarn por
separado. CiviCRM ofrece la posibilidad de personalizar cada correo electrnico utilizando
tokens. Consulte usar tokens en mensajes de correo electrnicopara saber ms sobre el
uso de tokens y los tipos que hay. Haga clic en este enlace para ver una lista de los
tokens ms utilizados
2. Si slo desea enviar una versin de texto de su correo electrnico, ignore la seccin de
HTML y haga clic en la seccin texto sin formato. Escriba el mensaje en el cuadro.
Tambin puede utilizar tokens en la versin de texto del mensaje, los los tokens
disponibles se encuentran en la parte superior derecha del cuadro de texto.

3. Seleccione un encabezado de correo postal y pie de pgina. Usted puede denifnir

encabezados y pies de pgina adicionales enMailing> Encabezados, pies de pgina y
mensajes automatizados, para poder usarlos debe configurarlos previamente.
Nota: los mensajes de la zona de edicin de texto muestran el texto en Arial. Sin embargo, el
valor predeterminado real es Times New Roman. Usted debe cambiar todo el texto a la fuente
de destino hasta el final porque el las ediciones futuras volvern a configurarse en Times New
Roman.
Paso 4: Probar

Usted puede probar su mensaje de alguna de estas dos maneras:

1. Envo de prueba: se puede especificar una direccin de correo electrnico individual o un
grupo de prueba para su envo de prueba.
El envo de prueba se llenar en todas las fichas e incluir los archivos adjuntos que usted
est planeando enviar.
Es una buena idea para poner a prueba su correo electrnico mediante el envo a ti mismo
y verlo en su cliente de correo electrnico para asegurarse de que se ve como espera.
Si va a enviar un correo electrnico con un diseo complejo, envelo antes a un grupo de
prueba y compruebe que se ve bien desde diferentes clientes de correo (vea las plantillas
de prueba en la seccin Configuracin para obtener ms consejos sobre esto).
Es preferible que ms de una persona reciba su correo de prueba para tener mejor
retroalimentacin.
2. Vista previa del correo: la vista previa le mostrar todo el formato HTML y los tokens
convertidos con sus datos. No incluye una vista previa de los archivos adjuntos.
No hay garanta de que todos los clientes de correo electrnico mostrarn el correo
electrnico tal y como se muestra en la vista previa, pero es til para asegurarse de la
fuente, el diseo bsico y el color.
Paso 5: Programar o Enviar

Esta seccin le permitir enviar el mensaje inmediatamente o programar una fecha y hora para
que sea enviado. Por defecto, CiviMail comprueba cada 15 minutos si un correo est listo para
ser enviado, por lo que puede retrasarse el envo hasta 15 minutos despus de haber solicitado
que se enviara.
Los correos masivos se envan en lotes de aproximadamente 400 contactos para evitar que
queden atrapados en los filtros de spam.

Por lo tanto, el envo real de su envo masivo puede llevar varias horas, dependiendo de la
configuracin del servidor y de la cantidad de destimatarios que maneje.

4.7 Seguimiento de envo de correos masivos

Para revisar estadsticas clave sobre correos ya enviados, vaya a Mailings> Mailings
programados y enviados.
Una vez que encuentre su correo en la lista, o a travs de una bsqueda por filtros, haga clic
en Informe, que est en la columna de la accin.
Esto mostrar informacin bsica sobre todas las acciones registradas, incluyendo el nmero
de veces que se abri, los enlaces redirigidos y el porcentaje de correos rebotados
(vea Gestin de rebotes.)
Para ampliar esta informacin, haga clic en el nombre de una de las estadsticas para mostrar
una lista de los contactos a los que se aplica y otros detalles, como el momento en que se abri
el correo electrnico (que se registra como abierto).
Puede ver cuando un envo masivo de correo envi a un contacto especfico en el registro
"Correo masivo" de la ficha Actividades de su perfil.
En este punto, es posible que todava desee filtrar esta informacin.
Por ejemplo, de todos los destinatarios que abrieron el correo electrnico masivo, es posible
que est interesado en los que tienen entre 21 y 30 aos, o que se registraron para un evento
dado.
Haga clic en "Bsqueda avanzada" junto a una estadstica para iniciar una bsqueda avanzada
con los atributos de correo electrnico prellenados; por ejemplo, si hace clic en el enlace al lado
de "Registro de aperturas", los campos de bsqueda buscarn todos los contactos que abrieron
el correo electrnico, y la bsqueda estar lista para aadirle criterios adicionales.
Para obtener ms informacin sobre las bsquedas avanzadas, consulte Buscar
contactos y Bsqueda avanzadaen el manual de CiviContactos.

4.8 Gestin de correos masivos {#gestinMail}

Los correos masivos se pueden encontrar a travs de tres rutas en el men de Mailing:
1. Mailings en borrador y No programados: tan pronto como ponga nombre su mensaje en el
paso 1 y haga clic en Siguiente, su mensaje se guarda en esta rea. Si hace clic en
"Guardar y continuar en otro momento" o tiene que abandonar un mensaje en alguno de
los pasos, puede continuar trabajando en l haciendo clic en el enlace "Continuar" que
aparece junto al mensaje.

Nota: los correos que se comiencen sobre la base de los resultados de bsqueda no van a
tener este enlace. Tambin puede eliminar los borradores de mensajes aqu.
2. Mailings programados y enviados: al enviar o programar el envo de un correo, se coloca
en esta rea y permanece aqu hasta que se archiva o se elimina.
Puede hacer un seguimiento del xito de la entrega haciendo clic en el enlace Informe que est
junto al mensaje.
Tambin puede iniciar otro correo basado en uno anterior haciendo clic en el enlace
de Reutilizar (esta opcin no est disponible para envos basados en los resultados de
bsqueda.)
Los enlaces a archivar y borrar estn disponibles bajo el enlace ms. En el caso de los envos
que se han programado pero no enviado, aparece el enlace Cancelar en lugar de Archivar.
1. Mailing archivado: muestra todos los mensajes archivados desde el rea de correos
enviados y programados. Estos correos no se pueden excluir o incluir de la lista de
destinatarios.

La funcionalidad de esta rea es la misma que la anterior, e incluye la posibilidad de ver los
informes y la reutilizar los correos enviados.
Fuente: http://book.civicrm.org/user/current/email/everyday-tasks/

5. Configurar plantillas de mensaje

5.1 Creacin y mantenimiento de plantillas de mensajes
Las plantillas de mensajes ayudan a agilizar sus comunicaciones al permitir reutilizar correos
electrnicos enteros o partes de mensajes tanto de los correos enviados a atravs
de Mailings como cuando se utiliza la accin Enviar Email.
La manera ms fcil de crear una nueva plantilla de mensaje es verifiracar la casilla "Guardar
como plantilla nueva" en la pantalla de creacin de mensajes, que est disponible tanto cuando
usa la accin Enviar Email como para el envo de correo masivo de Mailings.
Tambin puede crear plantillas de mensajes desde cero o editar las plantillas existentes, vaya
a Mailings> Plantillas de mensajes o vaya a Administrar> Comunicaciones> plantillas de
mensajes.
1. Haga clic en Aadir Plantilla de Mensaje.
2. Introduzca un ttulo y asunto del mensaje. Usted puede utilizar tokens para personalizar la
lnea de asunto.
3. Desplcese hacia abajo hasta la seccin Formato HTML y cree su plantilla. Hay recursos
en lnea, no especficos para CiviCRM, que ofrecen instrucciones sobre cmo crear
plantillas de correo electrnico en HTML. Una sugerencia es encontrar y copiar una
plantilla de correo electrnico de un sitio web que ofrezca muestras.
4. En la barra de herramientas de edicin WYSIWYG, existe un icono llamado "Source" (la
apariencia y el etiquetado de este icono cambia dependiendo de si usted est usando
Drupal, Joomla o WordPress).
Al hacer clic en l, la plantilla cambia la vista para mostrar el cdigo HTML que se utiliza.
Si desea pegar en el cdigo HTML de una plantilla que has encontrado el exterior, o si
desea escribir HTML directamente en su plantilla o modificar el cdigo HTML que ha
creado con el editor WYSIWYG, necesita cambiar a esta vista.

Las plantillas de mensajes estn disponibles incluso cuando CiviMail est desactivado.

5.2 Consejos para la creacin de plantillas

El cdigo HTML permitido en los correos electrnicos es ms restringido que el que se utiliza
para pginas web. Por ejemplo, se tiene que utilizar tablas para maquetar, lneas CSS, y no
debe incluir imgenes de fondo.

Estos son algunos consejos para la creacin de una plantilla que se ver bien en todos los
clientes de correo:

Tabla frontera: El elemento

<
table> HTML incluye un atributo de margen opcional. Dado que el valor predeterminado es 0,
no aparece a menos que decida utilizarlo. Para agregarlo, o editarlo establezcalo en 1 o ms
(por ejemplo,
<table border="1">). Eso le permite ver los bordes de latabla y le ayuda a identificar los lugares
potenciales para corregir problemas.
Tenga en cuenta que las plantillas de correo electrnico HTML suelen tener varias tablas y
tablas anidadas (tablas dentro de tablas). Realice los cambios uno a la vez y cambie a la vista
HTML cada que sea necesario para ver los resultados.
Una tabla por lo general tiene ms de un parmetro, as que asegrese de colocar espacios
entre los parmetros. + ** Tabla cellpadding y cellspacing**: estos parmetros de la tabla son
muy tiles cuando se trata de mejorar la legibilidad de su correo electrnico.
Juegue con esta configuracin en diferentes tablas y vea lo que funciona para usted. + Ancho:
no enve un correo electrnico que sea ms ancho que 600 pixeles, para asegurar la mxima
compatibilidad a travs de los diferentes clientes de correo electrnico.
Asegrese de que su mesa exterior no exceda 600 pxeles, lo mismo debe ser con cualquier
otra tabla dentro de la tabla principal.
La anchura total de cada imagen no tampoco debe superar los 600 pxeles. Las imgenes
tienen un parmetro de anchura, pero tambin pueden tener un parmetro de relleno horizontal
que, si se establece, puede aumentar el ancho de la imagen. + Imgenes: cercirese de que
est accesible en lnea y accesible para poder usarla.
Primero editar la imagen de modo que ancho y alto sean apropiados para su plantilla de correo
electrnico. A continuacin, gurdela para que el tamao del archivo sea lo ms pequeo
posible. Si no tiene un software de edicin de imgenes, o no sabe cmo usarlo, busque entre
los recursos gratuitos en lnea que pueden ayudarle a cambiar el tamao de la imagen.
+ Editor de HTML: CiviCRM viene con dos editores WYSIWYG (CKEditor y TinyMCE) y
TEXTAREA, un editor de texto plano.
Si usted tiene otro editor configurado como parte de su instalacin de Drupal, Joomla o
WordPress, puede optar por utilizarlo. Vaya a Administrar> Personalizar Datos y Pantallas>
Pantalla Preferencias> y seleccione un editor WYSIWYG diferente.
Para ver ejemplos de plantillas de mensajes, consulte aqu

5.3 Formatos de texto plano y HTML

Todos los mensajes se pueden enviar ya sea en texto plano o en HTML.
Actualmente la gran mayora de las personas utilizan clientes de correo electrnico que pueden
leer los mensajes recibidos en HTML.
Sin embargo, lo mejor prctica es ofrecer siempre la opcin de enviar una versin de correo
electrnico de texto sin formato para asegurar que todos los destinatarios puedan ver el
mensaje.
Esto previene que algunos lectores de correo electrnico de texto sin formato muestren el
correo como HTML en blanco, o las personas que usan lectores de pantalla tengan problemas
de accesibilidad al HTML.
Existe el riesgo de que los usuarios de CiviCRM modifiquen un correo electrnico basado en
una plantilla que contiene texto plano y HTML y se olviden de cambiar la versin de texto sin
formato de este mensaje.
Esto implica que quienes utilizan clientes de correo electrnico de texto sin formato recibirn un
mensaje incorrecto o incompleto.
Una solucin a este problema es usar slo mensajes de correo electrnico de texto sin formato
o establecer las plantillas sin la opcin de texto sin formato, de modo que los usuarios estn
pendientes de crear una versin de texto sin formato antes de enviar sus correos.
Lo ms deseable es establecer la prcitca de modificar ambos formatos.
Para crear una versin de texto sin formato de un mensaje de HTML:
1. Copie y pegue el texto de campo Formato HTML en el campo de texto sin formato. Al
hacer esto, asegrese de que no est en la vista de origen; no quiere pegar todo el
cdigo, slo el texto. Al copiar desde la vista WYSIWYG, el campo de texto sin formato
borra automticamente el formato y otros elementos que no funcionan en texto plano.
1. Copie las direcciones URL de todos los enlaces a los lugares adecuados en el
campo de texto sin formato.
2. Si la versin de HTML contiene tablas, modifique el diseo de su texto de forma
manual para garantizar que el texto es legible.

5.4 Creacin de encabezados y pies de pgina

Los encabezados y pies de pgina slo se pueden utilizar en correos masivos,
utilizando Mailings; no estn disponibles a travs de la accin Enviar Email.

La cabecera es el rea en la parte superior del correo electrnico; debe incluir elementos que
desee que se muestren antes del cuerpo principal del contenido, como el logotipo de su
organizacin y el ttulo del boletn.
El pie de pgina es la ltima parte del correo electrnico. Es un lugar ideal para los tokens de
cancelacin de suscripcin, que son obligatorios para evitar problemas legales por problemas
de privacidad en varios pases.
Puede administrar el contenido de los encabezados y pies de pgina en Correspondencia>
Encabezados, pies de pgina y mensajes automticos.

Puede crear distintos encabezados y pies de pgina para distintos fines; por ejemplo, puede
cear un conjunto de cabeceras con diferentes imgenes y ttulos que puedan ser utilizados
para diferentes campaas o programas.
Se recomienda que el estilo de todos ellos sea el mismo, para presentar una identidad visual
coherente en todos sus mensajes.
Una vez configurados los encabezados y pies de pgina, el personal que prepare un nuevo
correo masivo podr seleccionarlos.
Esto ayuda a crear ms envos normalizados con elementos que ayudan a los lectores a
identificar el contenido del correo o buscar informacin.
Al igual que las plantillas de mensaje, los encabezados y pies de pgina tienen un texto y una
versin HTML. La diferencia es que no ofrecen un editor WYGIWYG.
Tendr que escribir el encabezado y pie de pgina HTML directamente o utilizar otro editor
HTML para producir el cdigo HTML.

5.5 Prueba de plantillas

Una vez que sus plantillas estn listas, se recomienda encarecidamente que las pruebe en
diversos clientes de correo electrnico, tales como Mozilla Thunderbird, MS Outlook, Mac
Mail y otros como Gmail, Yahoo y Hotmail.

Una manera fcil de hacer esto es crear un grupo que incluya un contacto de prueba para cada
uno de esos destinos y utilizarlo cada vez que cree un nuevo correo.
Dado que los clientes de correo electrnico pueden mostrar el cdigo HTML de manera muy
diferente, le recomendamos que mantenga el HTML lo ms simple posible y slo utilice lneas
de CSS o tablas para darle formato.

Preconfigure la mayor parte del correo desde la estructura hasta los nombres de las secciones
y espacios para las imgenes, de modo que cada nuevo correo sea fcil de revisar y se pueda
enviar a sabiendas de que ya se ha probado la plantilla.

5.6 Autocompletar conversaciones de correo electrnico en CiviCRM

Es posible enviar automticamente correos electrnicos hacia y desde su cliente de correo
electrnico normal desde CiviCRM. Para hacerlo hay que incluir una direccin de correo
electrnico designada en Para, CC o CCO (copia oculta es recomendable, ya que es invisible
para el destinatario.)
Los correos enviados que incluyan este correo electrnico designado se archivarn como una
actividad para los contactos cuyo correo coincida con las otras direcciones de correo
electrnico en los campos de Para y CC.
Si cualquiera de estas direcciones de correo no estn en el sistema, se crear un nuevo
registro de contacto. Tcnicamente esto puede funcionar tambin para los correos electrnicos
entrantes, sin embargo, depende de que la persona que le enva a usted el correo incluya la
direccin de autocompletado en el campoPara, CC o CCO.
Para ello, el administrador debe haber configurado IMAP u otras cuentas de correo y ponerlos
en CiviMail. Esto se hace en laConfiguracin del sistema de correo, especialmente Agregar
cuenta de correo electrnico entrante para el manejo de rebotes o presentacin de
autocompletado para CiviMail, en la Configuracin inicial.
Fuente: http://book.civicrm.org/user/current/email/setup/