Manual de Procedimientos

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Manual de procedimiento para ventas de

contado y de crdito.
Procedimientos y polticas de ventas.
Cdigo : MP-DV-01
Fecha: 22/06/2015
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ROMIS S.A DE C.V.
Cdigo : MP-DV-01
Fecha: 22/06/2015
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ndice.
Introduccin.
Objetivo.
Alcance.
Firmas autorizadoras.
Polticas de Ventas al crdito.
Polticas de Ventas al contado.
Procedimiento para venta.
Flujograma del procedimiento.
Elabor: Alex Ramrez

Conde
Cargo: Auditor junior.
Supervis: Alexis Gonzales

Velzquez
Cargo: Auditor Senior.
Aprob: Sara Rivera

Moreno
Cargo: Supervisora
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ROMIS S.A DE C.V.
Cdigo : MP-DV-01
Fecha: 22/06/2015
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Manual de procedimientos para ventas de crdito y de contado.
INTRODUCCION.
El presente manual tiene la finalidad de proveer al personal del
departamento de ventas las polticas y los procedimientos de ventas al
contado
al
crdito,
presentndolos
simplificados,
mejorados
actualizados a las realidades de la empresa y de su entorno. De tal forma que

el personal del departamento de ventas incremente su eficiencia en el
cumplimiento de sus funciones dentro de la empresa.
Este manual de procedimientos para ventas de crdito y de contado, debe
servir como un instrumento de apoyo que facilite y regule las tareas
especficas que se involucran en las transacciones de venta al contado y al
crdito que se realicen en el departamento de ventas, brindando no solo
eficiencia al proceso, sino transparencia y control, contribuyendo adems al
alcance de los objetivos organizacionales de la empresa ROMIS S.A. DE C.V.
____________________________________
C.P. SARAI RIVERA MORENO
Supervisora de proyectos.
___________________________
ALEX RAMIREZ CONDE
Auditor Senior.
Elabor: Alex Ramrez

Conde
____________________________
ALEXIS GONZALES VELAZQUEZ
Auditor Senior.

Velzquez
Aprob: Sara Rivera

Moreno
Cargo: Supervisora
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Fecha: 22/06/2015
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Objetivo:
Establecer las instrucciones que deben seguirse para facturar el producto de tal
manera que se cumplan las polticas administrativas y financieras de la empresa.
Alcance:
El presente manual comprende el procedimiento y las instrucciones para la venta
del producto que ofrece la empresa ROMIS S.A DE C.V., teniendo en cuenta las
diferentes formas de pago, y el manejo de documentos involucrados en el
proceso.
Firmas autorizadoras de ventas de crdito:
Gerente propietario.
Jefe del departamento de ventas.
Polticas de las ventas al crdito:
El plazo del crdito ser de 30 das de plazo sin intereses.
Los requisitos que los clientes deben presentar para optar a un crdito son:
copia de la cdula, o en su defecto numero RUC y razn social, breve
informe sobre la situacin econmica actual de la empresa, solicitud y 2
referencias comerciales y personales, un listado de los artculos que desee
comprar a crdito.
El pago del crdito se realizara en dos abonos. El 50 % al momento de la
transaccin de venta a crdito y el restante 50 % antes de finalizado los 30
das calendario, contados a partir del da en que concedi el crdito.
El monto del crdito no debe sobrepasar los $1000 dlares, para montos
superiores es necesario la autorizacin del gerente propietario.
Si el plazo del crdito del cliente se vence, este incurrir en mora y no
podr solicitar otro crdito hasta que halla cancelado el anterior.
Los recibos de cancelacin solo se emitieran cuando el cliente realice el
pago efectivo del ltimo abono del crdito.
Para efectos del abono al crdito por parte del cliente, se emitir un recibo
de abono, del cual quedara copia en la empresa.
Por cada cliente al que se le conceda crdito, se abrir un archivo con los
datos de la venta, los datos del cliente y la forma y plazos de pago. Este
expediente queda bajo custodia del jefe del departamento de ventas.
Los agentes de ventas deben proporcionar la informacin correspondiente a
los clientes para optar a un crdito.
El cliente puede delegar el pago de los abonos al crdito, a terceros. Para
hacer efectivos los pagos el representante deber traer su cedula de
identidad y el ultimo recibo de abono.
Elabor: Alex Ramrez
Conde

Velzquez
Aprob: Sara Rivera

Moreno
Cargo: Supervisora
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Polticas de ventas al contado:

No se aceptan devoluciones de productos una vez que el cliente ha salido
de las instalaciones de la empresa.
Es deber del cliente revisar su mercadera al momento de la entrega para
comprobar el buen estado de la misma.
La actividad de venta solo ser realizada en el rea designada por la
empresa y bajo la supervisin del jefe de ventas.
Las facturas de contado deben llevar el sello de CANCELADO, en una
parte visible de la factura, una vez realizado el pago total y efectivo de la
misma.
Procedimiento para ventas:
1. Se establece el contacto del cliente con la empresa a travs del agente de
ventas.
2. El agente de ventas asesora al cliente sobre el producto que ofrece ROMIS
S.A. DE C.V. y sobre las diferentes formas de compra, al crdito o ha contado.
3. El cliente especifica el pedido que realizar y se le realiza una cotizacin.
4. El cliente decide si comprara a crdito o ha contado.
5. Si el cliente compra a contado, el agente de venta realiza el llenado de la
requisicin de mercanca de acuerdo a la orden de pedido realizado por el
cliente.
6. El agente pide la autorizacin del jefe del departamento de ventas proseguir
con la venta del producto.
7. Una vez obtenida la autorizacin, la requisicin de mercanca pasa al
encargado de bodega.
8. El encargado de bodega enva la mercanca requerida con un cargador al
departamento de venta.
9. El agente de venta elabora la factura de contado.
10. Se dirige el cliente hacia el custodio de caja, para efectuar el pago del valor de
la mercanca.
11. El cliente recibe la factura de contado ordinal, quedando una copia en
contabilidad y una copia en el departamento de venta.
12. El agente de venta hace entrega de la mercanca al cliente.
13. El cliente revisar la mercanca antes de salir de las instalaciones del local.
14. Si el cliente decide comprar a crdito, el agente de venta comprueba que el
cliente llene los requisitos, si los cumple, lo remite al jefe del departamento de
venta.
15. El jefe del departamento de venta recibe al cliente y revisa en el archivo de
listado de clientes, si el cliente ya ha realizado transacciones con la empresa.,
para que esta informacin forme parte del archivo del cliente.
Elabor: Alex Ramrez
Conde

Velzquez
Aprob: Sara Rivera

Moreno
Cargo: Supervisora
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16. El cliente define la cantidad de artculos y la forma de pago.

17. El jefe del departamento de venta enva el archivo del cliente junto con la orden
de pedido al gerente propietario, para que este autorice el crdito.
18. Si el gerente propietario aprueba el crdito, enva la orden de pedido al jefe del
departamento de ventas para que este apruebe el crdito.
19. El agente de ventas realiza la factura de crdito acorde a la orden de pedido.
20. Se dirige el cliente hacia el custodio de caja, para efectuar el pago del 50 % del
valor de venta de la mercanca.
21. El cliente recibe la copia de la factura de crdito, quedando una copia en
contabilidad y el original en el departamento de venta.
22. El agente de venta hace entrega de la mercanca al cliente.
23. El cliente revisar la mercanca antes de salir de las instalaciones del local.
24. El cliente realiza el pago del 50% restante de la factura, para cancelar el
crdito despus del tiempo pactado, segn las polticas de venta a crdito de la
empresa.
25. Se hace entrega de la factura de crdito original, junto con la copia del recibo
de abono del ltimo pago.
Elabor: Alex Ramrez

Conde

Velzquez
Aprob: Sara Rivera

Moreno
Cargo: Supervisora
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Contado
INICIO
Se estable
contacto con el
cliente.
El cliente es
asesorado par
realizar su
pedido y se le
realiza un a
cotizacion de
las mercanca
La
compra se
realizara a
contado o
crdito.
Crdito
Elabor: Alex Ramrez

Conde

Velzquez
Aprob: Sara Rivera

Moreno
Cargo: Supervisora
Pasa a
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Factura de
Contado.1
original, 2
copias.
Requisicin
de mercanca
Viene de
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Llenado de la
requisicin de
mercanca de
acuerdo a la orden
del cliente.
El jefe del
departamento de
ventas autoriza la
venta.
El encargado de
bodega enva la
mercanca acorde a
la requisicin.
La mercanca
espera en el rea
de ventas para
su entrega.
Elabor: Alex Ramrez

Conde

Velzquez
Aprob: Sara Rivera

Moreno
Cargo: Supervisora
Elaboracin
de la factura
de contado.
El cliente realiza
la cancelacin
del monto total
de la mercanca.
Pasa a
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ROMIS S.A DE C.V.
Viene de
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El cliente recibe
la factura de
contado original
Elabor: Alex Ramrez

Conde
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Fecha: 22/06/2015
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Se hace entrega
de la mercanca
al cliente.

Velzquez
El cliente revisa
la mercanca
antes de salir de
la empresa.
Aprob: Sara Rivera

Moreno
Cargo: Supervisora
Fin de Venta a
contado.
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ROMIS S.A DE C.V.
Viene de
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Requisitos
segn
polticas de
crdito.
El agente
comprueba los
requisitos del
cliente
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NO

Velzquez
FIN
Cumple
los
requisitos.
SI
Elabor: Alex Ramrez

Conde
El agente de venta
le indica que
requisitos no
cumple.
Aprob: Sara Rivera

Moreno
Cargo: Supervisora
El cliente es
remitido al jefe
del departamento
de ventas.
Pasa a
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ROMIS S.A DE C.V.
Listado
de cliente
de venta a
crdito.
Viene de
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Elabor: Alex Ramrez

Conde
Cdigo : MP-DV-01
Fecha: 22/06/2015
Revisin: 0
El jefe de venta
revisa el los
documentos y forma
el archivo del cliente.
Archivo del
cliente.

Velzquez
Se establece los
trminos del crdito,
monto, plazo y forma
de pago.
Orden de
pedido del
cliente.
Aprob: Sara Rivera

Moreno
Cargo: Supervisora
El gerente de
venta analiza el
archivo del
cliente.
Pasa a
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Fecha: 22/06/2015
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Viene
de
pagina
11.
Se
autoriz
a?
SI
NO
Elabor: Alex Ramrez

Conde

Velzquez
Se informa al
jefe de ventas y
se retorna
archivo con la
autorizacin.
Se informa al
jefe de ventas.
Aprob: Sara Rivera

Moreno
Cargo: Supervisora
El jefe de
departamento de
ventas aprueba el
crdito.
FIN
Requisicin de
crdito se
enva bodega.
Elaboracin de
factura de crdito
de acuerdo al
pedido y
requisicin.
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Fecha: 22/06/2015
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3
El encargado de
bodega enva la
mercanca segn
requisicin.
Viene de
pgina
12.
Mercanca
espera en el
rea de
venta
FIN
Elabor: Alex Ramrez

Conde
El cliente
paga el 50 %
del valor de
la venta total.
Factura de
crdito. 2
copias, 1
original
El cliente recibe la
factura original y
una copia del recibo
de abono.
Velzquez
Aprob: Sara Rivera

Moreno
Cargo: Supervisora
El cliente
recibe la copia
de su factura
de crdito.
Recibo de
abono.
Original y
copias.
El cliente paga
el 50% restante
de la factura de
crdito.
Se hace entrega
de la
mercanca.
El cliente
revisa la
mercanca
antes de salir
del local.
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Smbolo

ROMIS S.A DE C.V.
Smbolo
Nombre
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Smbolo Descripcin
Proceso / Smbolos Operacin

Proceso
Mostrar un proceso o paso de accin. Este es el smbolo

ms comn en los diagramas de flujo de procesos y
mapas de procesos de negocio.
Retraso
El smbolo de diagrama de flujo de retardo representa un

perodo de espera que es parte de un proceso. Hay un
atraso de las formas comunes de mapeo de procesos.
Preparacin
Como dice el nombre, cualquier paso del proceso que es

un proceso de preparacin de caudal, como una puesta
a punto la operacin.
Manual de
Operacin
Manual de las formas de diagrama de flujo de

operaciones que se muestran los pasos del proceso no
estn automatizados. En los diagramas de flujo de
proceso de datos, esta forma de flujo de datos indica una
operacin de bucle junto con un smbolo de lmite de
bucle (que no es compatible con Microsoft Office, sino un
smbolo Manual de Operacin de girar 180 har el
truco.)
y Control de ramificacin de los smbolos de flujo

Flow Line
(Flecha,
conector)
Conectores de flujo lnea de mostrar la direccin que el

proceso de los flujos.
Terminator
(Terminal
Punto de
valo)
Terminators mostrar los puntos de inicio y fin de un

proceso. Cuando se utiliza como un smbolo en Inicio,
terminadores representan un grupo de disparo, que
establece el flujo de proceso en marcha.
Decisin
Indica una pregunta o una sucursal en el flujo del

proceso.Por lo general, una forma de diagrama de flujo
Decisin se utiliza cuando hay dos opciones (S / No,
No / No-Go, etc)
Conector
(Inspeccin)
Elabor: Alex Ramrez
Conde
Diagrama de flujo: En los diagramas de flujo, este

smbolo suele ser pequeo y se utiliza como un conector
para mostrar un aumento de un punto en el flujo de
Velzquez
Aprob: Sara Rivera

Moreno
Cargo: Supervisora
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ROMIS S.A DE C.V.
Cdigo : MP-DV-01
Fecha: 22/06/2015
Revisin: 0
proceso a otro. Los conectores son usualmente

marcadas con letras maysculas (A, B, AA) para mostrar
los puntos de coincidencia salto. Son tiles para evitar el
flujo de las lneas que se cruzan otras formas y lneas de
flujo.
Fuera de la pgina Conector muestra la continuacin de
un organigrama de proceso en otra pgina. Cuando se
utilizan en combinacin con conectores, lo mejor es para
Conector fuera diferenciar las etiquetas, por ejemplo, nmeros de uso
de pgina
para Off-Page Conectores y letras maysculas para
conectores. En la prctica, la mayora de los diagramas
de flujo slo tiene que utilizar la forma de conectar dos
referencias en la pgina y fuera de la pgina.
Documento
Muy explica por s mismo - el smbolo de diagrama de

flujo de documentos es para una fase del proceso que
produce un documento.
MultiDocumento
Igual que el documento, excepto, bueno, varios

documentos. Esta forma no es tan de uso general como
la forma de diagrama de flujo de documentos, incluso
cuando estn implicados varios documentos.
Mostrar
Indica una etapa del proceso donde la informacin se

muestra a una persona (por ejemplo, los usuarios de PC,
operador de la mquina).
Manual de
Entrada
Manual de las formas de diagrama de flujo de entrada

muestra los pasos del proceso donde se le pide al
operador / usuario para obtener informacin que deben
introducir manualmente en un sistema.
Los datos
almacenados
Un general de almacenamiento de datos forma de

diagrama de flujo utilizado para cualquier etapa del
proceso que almacena los datos (a diferencia de las
formas ms especficas a seguir al lado de este cuadro).
Elabor: Alex Ramrez

Conde

Velzquez
Aprob: Sara Rivera

Moreno
Cargo: Supervisora

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Polticas de Ventas al crdito.

Polticas de Ventas al contado.

Procedimiento para venta.

Flujograma del procedimiento.

Elabor: Alex Ramrez

Supervis: Alexis Gonzales

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