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SISTEMA DE GESTIN ACADMICA


El sistema de Gestin Acadmica es una poderosa herramienta para Institutos Acadmicos, permite el
registro de estudiantes, y el registro de notas en los niveles tcnicos, medio y tcnico superior,
tambin se pueden registrar estudiantes en otras carreras o cursos como seminarios, cursos de
capacitacin, etc.
El sistema permite el registro de notas en las modalidades de: Trimestre, Semestre, Anual, etc. cada
nota final puede contener hasta 6 parciales y una nota de 2do turno o recuperacin.
El sistema a partir del registro de notas puede generar automticamente los informes, centralizadores,
boletines de notas, record acadmicos, etc.

Requerimientos de Hardware y Software para equipo cliente y/o servidor:


Sistema operativo Windows de 32/64 bits, XP, 7, 10
Soporte para protocolo TCP/IP.
Espacio mnimo en disco 500MB.
RAM 500 BM mnimo.
RED LAN (si requiere).

INSTALACIN DEL SISTEMA


Haga clic derecho en el archivo Instalador del Sistema de
Gestin Acadmica y seleccione Ejecutar como
administrador, luego siga las instrucciones del instalador
presionando el botn Siguiente hasta finalizar, una vez
finalizado ubique en el escritorio el icono del programa y
haga doble clic para ingresar:

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Una vez instalado el sistema hacemos clic en el cono de acceso directo ubicado en el escritorio. Luego
veremos la ventana de login donde ingresamos el nombre de la base de datos, el nombre del usuario y
clave, y en la casilla IP/Servidor ingresamos la IP o el nombre del servidor, cuando no trabaja en red y
la base de datos se encuentra en su equipo local la IP por defecto es la 127.0.0.1 que indica al sistema
que la base de datos esta en el mismo equipo que esta utilizando, luego presionamos el bototn
aceptar.

Luego veremos la siguiente ventana principal del sistema

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Pantalla Principal: Aqu
podemos ver el logotipo de su
institucin, direccin y
telfonos.

Bien ahora el sistema debe estar vacio es decir sin datos de estudiantes, antes de registrar las nominas
de estudiantes debemos configurar las carreras que tiene en su instituto, tambien debemos configurar
las materias de cada carrera o cursos, y finalmente indicar que tipos de materias tenemos y cuales son
las notas de aprobacion o reprobacion y las notas para ingresar al segundo turno.

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CONFIGURACIN
Hacemos clic en el botn Configuracin de la barra de herramientas. Fsdfs ss fsdf

Luego veremos la ventana de configuracin.


En esta ventana Datos de la
Institucin registramos el
nombre de su Instituto,
direcciones, telfonos, tambin
registramos el cdigo SIE, etc.
Luego presionamos el botn
Guardar.

En la segunda Opcin Carreras


y Paralelos registramos las
carreras que tenemos en
nuestro Instituto, aqu
podemos agregar nuevas
carreras.

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En la tercera opcin
Asignaturas Materias,
registramos las materias de
cada uno de las carreras, por
defecto el sistema se instala
con las materias estndar de
las carreas.

El registro de las materias


contiene semestre/ ao,
cdigo de materia, bloque,
requisito para aprobar la
materia, tipo de materia, carga
horaria, y las notas de
aprobacin y nota de segundo
turno.

Tambin podemos definir el


tipo de materia y la nota de
aprobacin, por ejemplo
podemos tener materias en las
que la nota de aprobacin es
de 51, y otras en las que la nota
de aprobacin es de 71 u otra
nota, y tambin la del segundo
turno.

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Y tambin podemos configurar requisitos de admisin como fotocopias de CI, certificados de


nacimiento, etc, estos requisitos son configurables y Ud. puede crear cuantos requisitos requiere para
el registro de nuevos estudiantes.

ASIGNACION DE MATERIAS POR ESTUDIANTES


Una vez que hayamos realizado la configuracin de materias, ahora nos corresponde asignar materias
a los estudiantes, esto tambin se puede denominar toma de materias o matriculacin semestral o
anual.
Presionamos el botn Asignacin y Retiro:

Luego veremos la ventana en el cual podemos ingresar el cdigo del estudiante o presionar la tecla F12
para realizar una bsqueda de alumnos:

Luego podemos ver las materias del estudiante correspondiente a su carrera, en la primera ficha
Asignacin de Materias debemos seleccionar o tiquear en la columna ASIGNAR las materias que le
corresponden al estudiante, luego tambin podemos seleccionar el paralelo, y el turno de la materia,
luego ingresamos la fecha de inicio del semestre o ao, seleccionamos el periodo o ao que
corresponde por ejemplo si seleccionamos 1 significa el primer ao o primer semestre del ao, y si
fuera trimestral significa el primer trimestre del ao.

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Si marcamos la primera casilla el sistema selecciona todas las materias del ao o semestre lo mismo
pasa con el paralelo y el turno, si tuviramos que destiquear alguna materia en caso de que el
estudiante no vaya a tomar la materia debemos hacerlo con el clic derecho del mouse lo mismo para
cambiar de paralelo o turno debemos cambiar con el clic derecho como vemos en la siguiente imagen

Hemos desmarcado dos materias que el estudiante no tomara este semestre y tambin hemos
cambiar el paralelo de la materia DERECHO COMERCIAL a C y el turno a NO (Noche), esos cambios los
hemos realizado con el botn derecho del mouse.
Una vez finalizado presionamos el botn Guardar e Imprimir y veremos el reporte correspondiente a la
toma o asignacin de materias del estudiante:

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Este reporte lo podemos imprimir para el control correspondiente.


Luego tenemos las siguientes opciones en la misma ventana:

Record Acadmico:
Nos muestra las notas del estudiante y las materias que a tomado.
Retiro de Materias:
Esta opcin nos sirve para realizar el retiro de materias que por alguna razn el estudiante no va a
tomar o va a retrasar, en esta opcin debemos seleccionar la materia correspondiente, ingresar la
fecha del retiro y presionar el botn Retirar Materia.
Cambio de paralelo:
Para esta opcin debemos seleccionar la materia que a cambiar el paralelo o turno y seleccionar el
nuevo paralelo y/o el nuevo turno, y presionar el botn Guardar Cambios, Nota el sistema no permite
el cambio de paralelo cuando ya se han registrado notas en la materia.
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Historial:
Esta opcin nos sirve para ver cmo se ha realizado las asignaciones de materias las fechas de las
asignaciones o tomas de materias las fechas de retiros de materias y tambin las notas, si por alguna
razn necesitamos quitar una materia sin hacer uso de la opcin Retiro de Materias podemos
seleccionar la materia del estudiante y presionar el botn Eliminar la Materia del Historial del
Estudiante.

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REGISTRO DE NOTAS
Para el registro de notas hacemos clic en el la tercera pestaa del sistema <Calificaciones>

Luego debemos seleccionar la carrera, el paralelo, el turno y el ao o el semestre, luego nos


aparecern las materias que corresponden a esos datos, hacemos clic en el nombre de una carrea y el
sistema nos mostrar la nmina de estudiantes inscritos en esa materia, turno y semestre.
Ahora podemos ingresar las notas, por defecto el sistema nos muestra una configuracin estndar de
tres parciales (en la imagen en el recuadro verde)

Aqu podemos configurar cuantos parciales tiene la materia seleccionada, podemos seleccionar hasta 6
parciales, y tambin podemos ingresar la nota mxima de cada parcial, por defecto el sistema nos
muestra una configuracin con los siguientes datos:
Nmero de parciales: 3
Parcial 1 nota mxima: 30
Parcial 2 nota mxima: 30
Parcial 3 nota mxima: 40 que suman 100.
En la opcin Tipo nos muestra S por defecto, este valor significa que el sistema har una suma simple
de los parciales para obtener la nota final.

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Si seleccionamos P

Significa que los valores de los parciales corresponden a porcentajes de notas, por ejemplo el primer
parcial que corresponde a 30, el sistema entiende que este es un porcentaje podemos ingresar una
nota del 1 a 100 en el primer parcial, tambin en el 2do parcial y en el 3ro. Por ejemplo podemos
ingresar una nota de 50 en el primer parcial y el sistema colocara como nota final 15 porque es el 50%
de 30 veamos un ejemplo:

Ingresamos 100 en el primer parcial y el sistema coloca 30 en la nota final, el sistema entiende que 100
es el 30% del total 100%
Lo mismo en el 2 parcial si colocamos 100 el sistema califica sobre el 30% y la nota final ser 60, lo
mismo para el 3er parcial:

Lo interesante es que podemos configurar a nuestras necesidades los porcentajes de cada parcial, e
ingresar la nota o el porcentaje sobre lo que calificaremos cada parcial.
Podemos configurar hasta 6 parciales por semestre o anual.

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y colocar las notas o porcentajes de cada parcial. Una vez que hayamos configurado presionamos el
botn Aceptar, cuando ya ingresamos las notas en la materia el sistema ya no nos permite cambiar la
configuracin, si deseamos volver a cambiar la configuracin debemos colocar todas las notas de
todos los parciales de todos los estudiantes en 0 (cero) luego guardamos y podremos realizar el
cambio en la configuracin de los parciales.

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Una vez que hayamos registrado las notas presionamos el botn Guardar.

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REPORTES
Entre los reportes se pueden
imprimir listas por carreras,
materias y paralelos, tambin
podemos imprimir el informe o
acta de calificaciones finales,
donde el sistema nos muestra
la nmina de estudiantes
inscritos en la materia, el
nmero de parciales que se ha
configurado en la materia la
nota final y el estado de
aprobado o reprobado.

El sistema tambin puede


imprimir el centralizador de
notas finales por semestre o
general, en este centralizador
podemos ver las notas de los
estudiantes de la carrera en un
solo reporte.

Cuadros estadsticos.

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Finalmente en el sistema
podemos realizar el cierre de la
materia, cuando la materia est
cerrado ya no es posible realizar
cambios, ni modificaciones en
las calificaciones de los
estudiantes, sin embargo con un
permiso especial se puede
realizar algn tipo de cambio,
para esto el sistema nos pide
nombre completo de la persona
que solicita el cambio, nombre
de la persona encargada de
realizar el cambio y una
explicacin detallada del porque se va hacer cambios en la materia cerrada.

REGISTRO DE NOTAS DESDE LA WEB


El sistema tiene el mdulo de registro de notas o calificaciones desde la web, el docente con una
cuenta y contrasea ingresa a la pgina de registro de notas y registra las calificaciones de su materia
turno y paralelo, tambin puede registrar otros datos como: contenido curricular por materia,
observaciones del curso o materia, informe a direccin acadmica, etc.
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A continuacin le mostramos las capturas de pantalla del sistema web de registro de notas o
calificaciones:
Ingreso con cuanta de usuario
y contrasea desde cualquier
equipo con internet.

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Pantalla de registro del
cronograma curricular por
carrera, materia, turno y
paralelo.

Informe del Registro de Temas

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Pantalla de Registro de Notas


desde la WEB.

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Pantalla informe de Notas
desde la WEB.

Pantalla del informe del curso


y/o materia.

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Ing. Gregorio Guachalla


CORPSIS
www.corpsis.com
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Email: guachalla@hotmail.es
info@corpsis.com
Skype: gregorio.guachalla