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PROJECT 2010
MS PROJECT 2010
INDICE
INDICE........................................................................................................................... 1
1. CONCEPTOS BASICOS ................................................................................................ 4
1.1 DESCRPCION DE LA GESTION DE PROYECTOS................................................................... 4
1.2 QUE ES UN PROYECTO .................................................................................................... 4
1.3 DESARROLLO DE LAS PARTES DE UN PROYECTO.............................................................. 5
1.4 GESTIN DE PROYECTOS................................................................................................ 6
5. TAREAS .................................................................................................................. 17
5.1 AGREGAR TAREAS AL PROYECTO.................................................................................. 17
5.2 ORGANIZACIN DE LAS TAREAS EN UN ESQUEMA ........................................................ 19
5.2.1 CONVERTIR UNA TAREA EN UNA SUBTAREA: ............................................................................... 19
5.2.2 INSERTAR LA TAREA RESUMEN DEL PROYECTO............................................................................ 20
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1. CONCEPTOS BASICOS
1.1 DESCRPCION DE LA GESTION DE PROYECTOS
Microsoft Project es una aplicacin de gestin de proyectos, que ayuda a organizar un proyecto en
diferentes tareas y en un tiempo determinado.
Un proyecto es una secuencia de eventos, con un principio y un final establecidos, que tiende a
alcanzar un objetivo claro. A la hora de crear un proyecto hay que tener en cuenta algunos
aspectos antes, durante y al final del mismo:
Antes del proyecto:
Definir el proyecto, determinando cules son las tareas que hay que realizar para
conseguirlo.
Durante el proyecto:
Realizar los ajustes necesarios al proyecto ante situaciones inesperadas, informando de los
mismos a las personas implicadas en el proyecto.
Al finalizar el proyecto:
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Hitos: Representan la finalizacin de un grupo de tareas o de una fase del proyecto. En Project, los
hitos suelen tener como duracin cero ya que marcan la finalizacin de un plan. Cada vez que se
concluye una tarea se alcanza un hito y cuando se hayan alcanzado todos los hitos querr decir
que el proyecto se ha concluido.
Recursos: En los recursos estn incluidos las personas, herramientas, instalaciones o equipos
necesarios para realizar las tareas. Adems de detallar los recursos necesarios debemos tener en
cuenta la disponibilidad de los mismos en cada momento.
Ver cmo algn cambio en una parte del proyecto puede afectar al resto.
Informar a todos los participantes en el mismo acerca de lo que tienen que hacer y cundo
tienen que hacerlo.
Crear un plan realista del proyecto: Gracias a los Asistentes de Planificacin, una vez que
se han establecido las tareas a desarrollar y los recursos con los que se cuenta, se puede
aumentar la efectividad del proyecto basndonos en sugerencias y trucos que estos
ofrecen.
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Evaluacin del proyecto: Project almacena toda la informacin relacionada con las tareas,
los costes,... y esta informacin ayuda a realizar la evaluacin final del proyecto. Tambin
permite hacer sugerencias para proyectos futuros.
Aunque hay muchas herramientas en Microsoft Project que nos pueden ayudar en diversos
momentos del planteamiento y la ejecucin de un proyecto, quizs las dos ms tiles son el
Diagrama de Gantt, que se encarga del tiempo en el que se programan las tareas, y el Diagrama
Pert, que aclara la relacin entre las mismas.
Diagrama de Gantt: En este diagrama cada tarea est representada por una barra horizontal, y se
sitan a lo largo de un perodo de tiempo llamado escala temporal, de forma que la longitud de
cada barra corresponde al tiempo que se tiene estimado para cada tarea. Tambin a travs del
diagrama de Gantt podemos ver la relacin entre tareas, cuando varias barras horizontales se
unen entre s indicando que una tarea es inmediatamente posterior a otra y se tiene que realizar
cuando haya terminado la anterior.
Diagrama Pert: Este diagrama nos interesa en el caso de que queramos comprobar las relaciones
de las tareas y no tanto su duracin. En el diagrama Pert las tareas estn representadas por
recuadros, llamados nodos, que contienen informacin de las mismas, y cuando varias tareas
estn relacionadas, bien porque una vaya inmediatamente despus de otra bien porque una
dependa de otra, se unen por lneas.
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Cuando se programa desde el final del proyecto la fecha que se pone es en Fecha de fin y
dejar constante la fecha de Comienzo
Por defecto se tomara la fecha del da que aparece en el recuadro fecha de hoy para
iniciar la programacin, usted puede modificar la fecha de inicio si lo desea.
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estndar lunes a viernes de 9 am a 7 pm con una hora libre a medio da. (Este el
calendario predeterminado que utiliza el programa)
Para hacer el cambio en el calendario es necesario saber cules son los das de descanso que
afectan la programacin y las horas de trabajo que se vayan a implementar.
Recordar que el calendario de proyecto es diferente al de recursos y tareas.
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Si solo desea modificar un da, en la casilla excepciones escriba el nombre con que
identificara el cambio, en las casillas de comienzo y fin escriba las fechas donde realizara
el cambio
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Es recomendable que cada que se cree un proyecto nuevo sea creado un calendario donde se
definan los das laborales, das que tiene un mes, horas a la semana, etc.
Para esto lleve a cabo los siguientes pasos:
Clic en programacin. En la seccin opciones de calendario para este proyecto, realiza los
cambios necesarios para el nuevo calendario
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Clic en aceptar
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Clic en detalles
Se debe de tener en cuenta que cada que defina las condiciones de un da debe dar clic en aceptar
para que Project vaya almacenando la informacin
Cuando toda la informacin haya sido ingresada el calendario aparecer con otro color.
Se debe tener cuidado de cambiar todo el calendario del proyecto, el error ms frecuente es
generar los cambios en una sola semana
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Clic en aceptar
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5. TAREAS
Tambin se les llama pasos y definen el mbito del objetivo del proyecto. Tras definir el proyecto,
se identifican los elementos que lo componen y se detalla para cada uno de estos elementos qu
tareas hay que desarrollar para lograrlos. Por ejemplo, si estamos organizando las vacaciones, los
elementos seran: lugar de vacaciones, medio de transporte, personas que van,... Y las tareas por
ejemplo para el lugar de vacaciones seran: visitar agencias de viajes, ver qu lugares estn
disponibles en una fecha, reservar hotel,...
Tambin tenemos que detallar la duracin, es decir, el tiempo necesario para realizar una tarea.
Project permite especificar la duracin en semanas, das, horas o minutos. Normalmente, para
estimar la duracin de las tareas se tienen en cuenta cuatro aspectos:
1. Informacin histrica, recogida de otros proyectos similares.
2. Participacin de alguien que ya la ha realizado anteriormente en otras circunstancias.
3. Intuicin de alguien que la ha realizado anteriormente.
4. Indeterminacin. Cuando no se tiene otra informacin.
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Al identificar las tareas podemos trabajar directamente en Project. Para ello primero abrimos el
archivo de trabajo y realizamos el siguiente procedimiento:
1. Decide si Project 2010 programa las tareas automticamente o manualmente:
o
Manualmente: Project 2010 programa las tareas sin duracin ni fechas. Se las
ingresa manualmente.
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Tarea de Resumen: Son tareas con un nivel superior al de las otras tareas. Normalmente
estas tareas representan los captulos en los que se compone el proyecto. Ejemplo:
preliminares, concretos, etc.
Subtareas: Son tareas que figuran por debajo de las tareas de resumen. Estas son tareas
reales asignadas a recursos. A su vez estas subtareas pueden ser tareas de resumen de
otras subtareas. Ejemplo: Excavacin de 0 2 m, instalacin de mesn de acero
inoxidable.
En la ficha Tarea, en el grupo lgico Programacin haga clic en Aplica Sangra a la tarea
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Se aplicar Sangra a la tarea sealada. La tarea superior se convertir en una tarea de resumen.
Las tareas de resumen aparecen en Negrilla y se muestran en el rea del grfico como una barra
negra. Para aplicar y quitar sangras ya deben estar escritas todos los captulos (tareas resumen de
actividades).
Para anular la sangra simplemente seleccione la tarea que desee, repita el anterior procedimiento
pero al final haga clic en Anula la Sangra a la tarea.
Al generar tareas y subtareas aparecen los signos ms y menos que permiten mostrar y ocultar las
subtareas.
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Vista de tareas
Vista de recursos
Datos
Zoom
Ventana
Macros
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Cambiar de una vista a otra no modificar los datos, simplemente reemplazara la anterior forma
de ver los datos.
Si desea cambiar la configuracin del men:
En Ms Vistas
Aparecer el cuadro de dialogo Definicin de una vista en el cual debe activar la casilla
Mostrar en el Men.
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7. ESCALAS TEMPORALES
La escala temporal aparece en el rea del grfico de un proyecto. Project puede mostrar hasta tres
escalas de tiempo cada una de ellas llamadas nivel. Por ejemplo: Ao Mes Semana, Ao
Semana - Da.
El nivel superior muestra el periodo de tiempo ms extenso y el nivel inferior muestra el perodo
de tiempo ms detallado. La escala temporal predeterminada muestra dos niveles: das dentro
semanas
Muestre en la pantalla una vista que contenga una escala temporal. (El ms conveniente
es utilizar el Diagrama de Gantt)
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Aparecer el cuadro de dilogo Escala Temporal que tiene cuatro fichas: Nivel Superior, Nivel
Intermedio, Nivel Inferior y Periodo No Laborable.
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8. TABLAS
Todos los diagramas tienen una tabla predeterminada definida por defecto. El programa Project
2010 permite cambiar la tabla para los tipos de vistas a los que estn relacionados o modificar una
tabla existente para agregar, cambiar o quitar las columnas.
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La tabla se puede modificar con los datos que se necesiten. Para esto se lleva a cabo el mismo
procedimiento explicado anteriormente y en el cuadro de dialogo Mas Tablas haga clic en
Modificar.
Usted puede insertar o eliminar toda la informacin que quiera. Recuerde que esta informacin no
se perder sino que quedar oculta en la base de datos del archivo.
Si desea eliminar una columna desde el escritorio, haga clic sobre el Encabezado de la columna y
pulse la tecla Suprimir. La columna desaparecer, pero seguir existiendo en la base de datos y
puede recuperarse en cualquier momento.
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En el submen que aparece se muestran los campos ms utilizados. Si desea ordenar por otro
campo que no se muestre en el submen haga clic en Ordenar por.
Aparecer el cuadro de dilogo Ordenar y las opciones que tiene para ordenar la informacin.
Si no est seguro de querer cambiar la numeracin de las actividades del proyecto, asegrese que
la casilla Reenumerar Tareas Permanentemente este desactivada.
MBA Ing. Danny Daniel Antn Asanza
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Minutos (m o min)
Horas (h o hr)
Das (d o d)
Semanas (S o sem)
Meses (me o ms)
Con este procedimiento se irn creando las barras del diagrama de Gantt. Las fechas del diagrama
se calcularn automticamente, segn las fechas que se definieron en la informacin del proyecto.
Mientras no se hayan configurado las dependencias de tareas vinculando predecesoras y
sucesoras, la fecha de todas las tareas ser la misma que la fecha desde la que se va a programar
el proyecto
Si quiere que una tarea dure una cantidad de tiempo especfica, independiente de los das
laborales, se puede escribir una duracin transcurrida. Este tipo de tareas es utilizado
generalmente en actividades que despus de iniciadas no pueden detenerse o que son
independientes de las programaciones del proyecto, Por ejemplo: Fraguado de Concreto, Secar
Pintura, etc. Las duraciones transcurridas se programan 24 horas al da, 7 das a la semana, hasta
que finalicen. Para especificar una duracin transcurrida se debe escribir una t despus de la
unidad de duracin, por ejemplo: 3dt para tres das transcurridos
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Fin a Comienzo (FC): La tarea sucesora no puede comenzar hasta que finalice la tarea
predecesora
Fin a Fin (FF): La tarea sucesora no puede finalizar hasta que no finalice la predecesora.
Comienzo a Comienzo (CC): La tarea sucesora no puede comenzar hasta que comience la
tarea predecesora.
Comienzo a Fin (CF): La tarea sucesora no puede finalizar hasta que comience la tarea
predecesora. Este tipo de vnculo no se utiliza normalmente, aunque est disponible.
Para definir estas relaciones existen dos mtodos: Escribir directamente la identificacin
numrica de la actividad predecesora en la sucesora o resaltar la tarea sucesora y
predecesora, luego entrar en el la ficha Tarea y dar clic en el botn Vincular Tareas.
Si una tarea tiene varias actividades predecesoras se sealan todas y se realiza el mismo
procedimiento enumerado anteriormente o se escriben todas las identificaciones
numricas de las actividades predecesoras separadas por comas.
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Cuando una tarea se programa con tiempo de adelanto este se expresa como un valor
negativo, que puede ser un porcentaje de la actividad predecesora (-25%) o un perodo de
tiempo especfico (-4d). Para escribir esta programacin directamente sobre la hoja del
Diagrama, en la casilla de la actividad sucesora se debe poner el tipo de vnculo existente y
el tiempo de adelanto. Ejemplo: 3FC 2
Haciendo doble clic sobre el vnculo de las tareas y aparecer la informacin de dependencias. En
este cuadro se puede cambiar automticamente las relaciones entre actividades.
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12. HITOS
Representan la finalizacin de un grupo de tareas o de una fase del proyecto. En Project, los hitos
suelen tener como duracin cero ya que marcan la finalizacin de un plan. Cada vez que se
concluye una tarea se alcanza un hito y cuando se hayan alcanzado todos los hitos querr decir
que el proyecto se ha concluido.
Sobre el nombre de la tarea resumen, se da doble clic para que aparezca el recuadro con la
informacin de la tarea
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Los hitos aparecern en la fecha lmite de la tarea, aunque las fechas de inicio y fin permanecern
en la base de datos del programa sin sufrir alteraciones.
Se debe tener en cuenta que una tarea con subtareas (o sea, cuando se le haya aplicado sangra),
aunque se seale como hito no aparecer en la pantalla con la convencin de hito.
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13. RECURSOS
En los recursos estn incluidos las personas, herramientas, instalaciones o equipos necesarios para
realizar las tareas. Adems de detallar los recursos necesarios debemos tener en cuenta la
disponibilidad de los mismos en cada momento.
Microsoft Project es una buena herramienta para analizar si los recursos de un proyecto estn
sobre asignados desde el momento de su concepcin.
Al asignar los recursos al programa, las tareas se recalculan segn el esfuerzo que deben llevar a
cabo. Una programacin que se extienda ms all del lmite propuesto inicialmente, debe
revaluarse en cuanto al nmero de horas de trabajo o cantidad de recursos.
Hay varias formas para asignar recursos, usted puede escoger la que ms se le facilite.
1. Primera Forma
En el Diagrama de Gantt, haga doble clic sobre la tarea a la que le asignar el recurso.
Clic en la pestaa Recursos donde aparecer una tabla en blanco. En esta tabla puede
asignar los recursos de cada tarea y la unidad de asignacin.
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Segunda Forma:
Estando en el Diagrama de Gantt haga Clic en la ficha Vista, grupo lgico Vistas de
recursos, clic en Hoja de Recursos
En la tabla que aparece, escriba todos los recursos que utilizar en la ejecucin del
proyecto.
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Haga clic en la ficha Recursos, grupo lgico asignaciones, clic en Asignar Recursos
Aparece un cuadro donde estn todos los recursos que usted ha escrito.
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Para asignar los recursos, seale los que se apliquen a la actividad y haga clic en Asignar
Todos los recursos que se asignen a la actividad aparecen sealados por medio de un visto
en la parte izquierda y en la parte superior de la lista.
Para continuar asignando recursos solo seale la siguiente actividad, sin cerrar el cuadro
de dilogo y repita el procedimiento.
Tercera Forma:
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All puede escribir los recursos directamente a la actividad. Para asignar la cantidad de
recursos, es decir, la capacidad mxima se escriben los nmeros dentro de un corchete y
un recurso se separa de otro por medio de punto y coma.
Si escribe una lista con varios recursos, es recomendable ordenarla alfabticamente para
evitar que un recurso se encuentre varias veces en la lista. Para esto:
En el cuadro de dilogo que aparece, escriba como primer criterio NOMBRE y luego de clic
en Ordenar
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Teniendo la lista organizada por nombres podr identificar cuales estn repetidos y borrarlos.
Despus de tener todos los recursos asignados se debe verificar que no haya sobreasignaciones.
Una sobreasignacin significa que el recurso est trabajando en un solo da, mas horas de las que
puede.
Para esto hay dos mtodos.
Primer Mtodo:
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Trabajo
Disponibilidad Restante
Trabajo de Asignacin
Segundo mtodo
En la vista Uso de Recursos todos los recursos que estn sobre asignados aparecern de
color rojo.
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Las celdas grises muestran cuantas horas trabaja el recurso en una actividad especfica. Las celdas
blancas muestran cuantas horas trabaja el recurso diariamente.
Aparecer el cuadro de dilogo con todos los recursos. Ubquese sobre un recurso y de doble
clic para que aparezca la informacin del recurso.
En el cuadro de la parte inferior puede ingresar los perodos de tiempo que el recurso estar
disponible, tambin podr agregar diferente informacin como el costo de los recursos, las
horas que trabaja diariamente el recurso, etc.
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En el cuadro de dilogo Asignar recursos, active la casilla de verificacin que hay junto al
cuadro Filtrar por:. Si no aparece esta opcin, asegrese que el cuadro que hay en la parte
superior al lado de Opciones de lista de Recursos tenga un signo menos, si no lo tiene
haga clic sobre el cuadro.
Luego escoja el criterio por el que quiere asignar los recursos. Si el filtro que est
buscando no aparece en la lista, haga clic en Ms Filtros
Cuando haya seleccionado un filtro, la lista de la Tabla de Recursos solo mostrar los
recursos que cumplen los criterios seleccionados.
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Si quiere volver a ver todos los recursos, haga clic en Todos los Recursos o simplemente
desactive la casilla Filtrar por
Para ver aquellos recursos que tienen tiempo libre dentro de la programacin del proyecto, siga
estos pasos:
En el Diagrama de Gantt, seale todas las tareas y haga clic en Recurso Asignar Recursos
Active la casilla de verificacin Disponible para trabajar y escriba las horas que necesite
estar disponible.
Inmediatamente desaparecern de la lista los recursos que no cumplan con esta condicin
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Cuando haya terminado de asignar los recursos, usted debe revisar como afectaron la
programacin, es decir si la duracin inicial del proyecto varo.
Si esto ocurre, se deber evaluar que solucin se le puede dar asignar ms recursos o cambiar la
duracin de las tareas. Esta decisin siempre debe ir acompaada de un anlisis econmico y de
espacio pues son los dos limitantes que siempre aparecen en todo tipo de proyectos.
Cuando ya tenga la solucin puede redistribuir los recursos de forma manual o seguir el siguiente
procedimiento:
En la ficha Recurso, grupo lgico Redistribuir, usted puede escoger: Redistribuir seleccin,
redistribuir recurso, redistribuir todo.
Usted puede definir las opciones que desee que se apliquen en la redistribucin en: Opciones de
redistribucin
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Recuerde por defecto, los recursos estn asignados por trabajo en horas, entonces en el cuadro de
verificacin Buscar sobre asignaciones con el criterio: se debe poner horas.
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Escriba su preferencia para una tarea crtica en el cuadro Las Tareas son crticas si la
demora es menor o igual a:
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Para ver la cantidad de demora permisible y total de cada tarea, puede aplicar la tabla
Programacin.
En esta tabla aparecer la demora permisible que Project ha calculado para cada tarea. El
clculo se hace segn las tareas sucesoras y la fecha final del proyecto. Si usted quiere
cambiar est demora permisible puede hacerlo directamente sobre esta tabla.
Recuerde que Microsoft Project es una herramienta que facilita el control de la programacin en
un proyecto, por eso se debe revisar muy bien los clculos que hace sobre las tareas crticas. Al
terminar de asignar las tareas es necesario revisar la ruta crtica del proyecto y analizar si la que
est calculando el programa es la que se debera aplicar realmente.
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Si esto no est ocurriendo, haga las correcciones manualmente para acomodar el proyecto a la
realidad
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Aparecer un diagrama de Gantt con dos barras diferentes. Una de color azul o rojo y la otra de
color negro.
La de color rojo o azul me muestra la programacin inicial del proyecto, el color rojo son las tareas
de las rutas crticas y el color azul las que no se encuentran en esta ruta. Las barras de color negro
mostrarn el porcentaje de avance del proyecto cuando se le haga el seguimiento
Otra forma para ver la ruta crtica del proyecto es aplicando un informe.
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Cada lnea Amarilla significa un grupo diferente de actividad y dentro de esta lnea amarilla
aparecer el nombre del grupo por el que est agrupada la hoja
Las tareas crticas aparecern agrupadas segn el orden de ejecucin.
Para volver a la configuracin inicial de la tabla. Ficha Vista Agrupar Por Sin grupo.
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Para quitar el Filtro, se hace el mismo procedimiento pero se selecciona Sin filtro
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Para quitar la divisin de una tarea, arrastre una parte de la barra de Gantt
hasta que toque otra parte
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Seleccione Automtico
Si quiere que la redistribucin de recursos se haga cuando usted quiera, siga el procedimiento
anterior pero seleccione la casilla Manual. Cuando termine de Enter. Igualmente se puede hundir
la tecla Mayscula + F9.
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En cualquiera de los dos casos usted podr verificar que cambios por medio del Diagrama de Gantt
de Redistribucin.
Aparecer un Diagrama de Gantt con dos barras para cada tarea. La primera nos muestra
la programacin anterior a la redistribucin y la segunda nos muestra como quedo la tarea
despus de la redistribucin.
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En el cuadro de Prioridad escriba el nmero que represente la prioridad deseada de esa tarea
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Para hacer el seguimiento con Project se deben hacer dos cosas: guardar la informacin prevista
del proyecto y escribir la informacin de progreso cuando los recursos comiencen a completar
tareas.
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Costo
Duracin
Fin
Comienzo
Trabajo
Para guardar una lnea base para el plan del proyecto siga estos pasos:
Cuando se asignan actividades adicionales al proyecto aunque ya haya guardado la lnea de base
puede continuar agregndole tareas. Siga estos pasos:
En el Diagrama de Gantt seleccione las tareas que desea agregar a la lnea de base.
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Haga clic en Proyecto - Establecer Lnea de Base para mostrar el cuadro de dilogo Lnea
de Base. Asegrese de que la opcin Guardar Lnea de Base est activada
En el cuadro Lnea de Base aparee la fecha en que guard por ltima vez la lnea de base.
Si desea agregar tareas a otras lneas de base, por ejemplo Lnea de Base 1, haga clic en la
Lnea de Base correspondiente en la lista.
De manera predeterminada despus de que se guarda una lnea de base, una tarea de
resumen no se actualiza al modificar, agregar o eliminar una subtarea. Para evitar esto
seleccione la casilla De Subtareas a Tareas de Resumen.
En Tarea, Ver haga clic sobre Diagrama de Gantt de Seguimiento. En el grfico que
aparece usted podr comparar la informacin inicial (barras azules y rojas) y la ingresada
durante la ejecucin del proyecto (negra).
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En el cuadro de dilogo que aparece seleccione Lnea de Base y haga clic Aplicar
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Lo ms comn es que las lneas de base no se modifiquen, por lo tanto cuando tenga que asignar
nuevas tareas al proyecto cree una lnea de base completamente nueva. Para esto se sigue el
procedimiento anterior pero siempre se selecciona la opcin Para: Proyecto Completo
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Aparecer el cuadro de dilogo Borrar Lnea de Base. Active Plan Previsto o Plan
Provisional segn el caso y seleccione el nombre de la lnea de base que desea borrar.
Clic en Aceptar
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Todas las tareas con una fecha de finalizacin programada antes de la fecha de trabajo
completado aparecen completadas en la fecha programada. En otras palabras, las fechas
programadas de finalizacin se convierten en las fechas de finalizacin reales hasta la
fecha.
Todas las tareas con una fecha de comienzo programada antes de la fecha de trabajo
completado (y una fecha de finalizacin despus de su fecha) estn en curso durante esa
fecha.
Todas las tareas con una fecha de comienzo programada despus de la fecha de trabajo
completado quedan intactas.
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En el Diagrama de Gantt el porcentaje completado se representa como una lnea negra dentro de
las barras.
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Haga doble clic sobre ella. Aparecer el cuadro de dilogo Informacin de la Tarea
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Si escribe la duracin real de una tarea, Project calcular el porcentaje completado. Puede cambiar
la duracin restante si es necesario.
Para introducir la duracin real de las tareas:
Si espera que la tarea dure ms o menos tiempo del programado, actualice la duracin
restante el respectivo cuadro.
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Al escribir fechas de comienzo y finalizacin para tareas, puede supervisar mejor la fecha de
finalizacin de todo el proyecto, especialmente al trabajar con tareas crticas. Si escribe una fecha
de comienzo real, la fecha de comienzo programada cambiar para adaptarse a la fecha real.
Igualmente, al escribir una fecha de finalizacin real, la fecha de finalizacin programada har lo
mismo.
Para introducir una fecha de comienzo o finalizacin real para una o ms tareas, haga lo siguiente:
En el Diagrama de Gantt, selecciones las tareas con fecha de comienzo o finalizacin que
desea actualizar.
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En Estado Real, escriba la fecha real de comienzo o final segn sea el caso.
Al escribir fechas reales de comienzo y finalizacin, las fechas programadas cambian para
adaptarse a ellas, con el fin de mostrar que efecto tienen estas fechas en la programacin
establecida inicialmente.
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En el campo % trabajo compl. de la tarea que desea actualizar, escriba el valor del
porcentaje de trabajo completado
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Siga estos pasos para introducir el porcentaje de trabajo completado de una asignacin:
Haga Doble clic en el nombre del recurso situado debajo de la tarea (esto se llama
Asignacin) con el porcentaje de trabajo que desea actualizar.
Si ha asignado varios recursos a una tarea e introduce el trabajo real completado para la tarea, la
cantidad de trabajo se distribuir uniformemente entre los recursos asignados.
Para introducir la cantidad total de trabajo real completado en una tarea, haga lo siguiente:
En el campo Real de la tarea que desea actualizar, escriba el valor de trabajo real.
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En el campo Real de la asignacin que desea actualizar, escriba el valor del trabajo real.
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Haga clic en Formato Detalles Active Trabajo Real. El parte de horas de la vista incluir
la fila Trab. Real como una fila debajo de Trab.
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Si desea mostrar los totales resumidos de trabajo real de las asignaciones, aplique la Tabla
trabajo al parte de horas de la vista. Haga Clic en Ver Tabla Trabajo
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Active la opcin Reprogramar trabajo restante para que empiece despus de y asigne la
fecha desde la que quiera que se vuelva a programar
Puede utilizar este proceso para reprogramar Todo el proyecto o solo las Tareas
seleccionadas. Para esto active la opcin que ms se acomode a su necesidad.
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25.1
TRABAJO
Aparecer la tabla con todos los recursos. En esta tabla solo se permitir asignar recursos
a quienes sean del Tipo Trabajo.
En el campo Tasa Estndar del primer recurso de trabajo, escriba el costo del recurso. Este
costo debe escribirse sobre unidades de tiempo. Por ejemplo $ 200/da
Si el recurso puede llegar a generar horas extras, asigne en la casilla Tasa de Horas Extras
el valor de las mismas. Por ejemplo:
$ 8/hora
Microsoft Project no asigna automticamente la tasa de horas extras cuando un recurso excede las
10 horas diarias o las 48 horas semanales. Si lo hiciera, podra acabar con costos superiores a los
reales.
Para utilizar la tasa de horas extra, usted debe especificar el trabajo de horas extras y el trabajo
normal para el recurso
Para asignar el trabajo extra, simplemente inserte una columna
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Cuando los costos de un recurso no dependen de la cantidad de trabajo que realicen, Por ejemplo:
Alquiler de campamento, trabajan con este tipo de costos.
Para especificarlos:
En el campo Costo/Uso del recurso de trabajo, escriba el costo por uso del recurso.
Ejemplo: $ 1000
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Asegrese que los recursos materiales deben designarse en el campo Etiqueta del
Material con las unidades de medida. Ejemplo: quintal, m2, unidades, etc
En el campo Tasa Estndar, escriba el costo por unidad. Por ejemplo: Un ladrillo vale $
0.35, Un quintal de cemento vale $ 7
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Si hay un costo por uso del material, escrbalo en campo Costo/Uso. Ejemplo: Para los
materiales de cantera, el derecho de explotacin de las canteras podra ser por ejemplo: $
1000/m3
Si usted cuenta con informacin sobre aumento de precios de materiales en determinada fecha
que afectar los costos del proyecto, o tiene descuentos a partir de una cantidad de consumo
puede especificar diferentes costos
En la Hoja de Recursos, haga doble clic en el recurso para el que desea especificar varios
costos.
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En la ficha A (predet.), puede ver la tasa estndar, la tasa de horas extras y el costo por uso
escritos en la Hoja de Recursos
Para especificar un cambio en las tasas despus de un cierto periodo de tiempo, haga clic
en Fecha Efectiva y escriba la fecha modificada. Tenga en cuenta que la primera celda no
se dejar modificar pues Project calcular los cambios con respecto a esta.
Cuando haya escrito la fecha, puede escribir los otros datos que se deben modificar.
Para especificar diferentes costos basados en diferentes tipos de actividades, escriba los
costos en otro ficha, como B o C. Por ejemplo: Un ayudante tiene salarios diferentes
dependiendo de la actividad que realiza, entonces despus de asignar el costo de la
primera actividad en A se escribe el costo de la otra actividad en B.
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Cuando ya tenga asignado los recursos a las tareas, haga clic en Vista Uso de Tareas
(Tambin puede utilizar Ver Uso de Recursos). Aparecer una tabla donde se muestra
los recursos asignados a las actividades
Luego, haga doble clic en el recurso al cual se le asignar una tabla diferente a la A.
Aparecer el cuadro de dilogo Informacin de la Asignacin
En la Tabla de Tasas de Costos, situada en la parte inferior, seleccin la tabla que desee
aplicar a esta asignacin
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Haga Clic en Vista Hoja de Recursos (Asegrese que est ubicado en la Tabla de Entrada)
En el campo Acumular del recurso haga clic en uno de los mtodos: Comienzo, Prorrateo,
Fin
Comienzo: calcula los costos de las actividades con los precios que se ingresaron al inicio
del proyecto
Final: calcula los costos de las actividades con los precios que se ingresaron al final del
proyecto
Prorrateo: Se hace un promedio entre el precio inicial y el precio final de las actividades o
recursos.
Tambin puede especificar el mtodo de acumulacin de costos en la ficha Costos del cuadro de
dilogo Informacin del Recurso.
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Aparecer la tabla Costo con los campos Costo Fijo y Acumulacin de Costos Fijos
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Haga clic en Vista Uso de Tareas o Vista Uso de Recursos, para mostrar una de las
vistas de asignaciones.
En la vista Uso de Tareas, puede ver los costos de cada asignacin y el costo total de cada tarea.
En la vista Uso de Recursos, puede ver los costos de cada asignacin y el costo total de cada
recurso.
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Puede revisar los costos de recursos para ver cunto cuesta a cada recurso llevar a cabo las tareas
asignadas. Para obtener los costos totales de las asignaciones de un recurso, agregue el Costo a la
Hoja de recursos de la siguiente manera:
Haga clic en el encabezado de columna situado a la derecha del lugar en el que desea
insertar el campo Costo
En la lista, haga clic en Costo y. Se agregar el campo Costo a la tabla, mostrando los
costos totales planeados para todas las asignaciones de cada recurso
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Puede revisar los costos de tareas para ver cunto cuesta realizar cada tarea. Este costo es la suma
de todos los costos de los recursos asignados a esta tarea, adems de los costos fijos adicionales.
Para ver los costos totales de las tareas, haga lo siguiente:
Puede ver el costo total planeado del proyecto. Este costo es la suma de todos los costos de
tareas, y de los costos fijos adicionales del proyecto. Para ver el costo total del proyecto, siga estos
pasos:
MS PROJECT 2010
Frente a la barra de resumen del proyecto, aparecer el costo total del proyecto. Ejemplo: $
309.980.800
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2. Segunda Forma
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3. Tercera forma:
4. Cuarta forma:
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5. Lneas de Progreso
Las lneas de progreso crean un grfico en el Diagrama de Gantt que proporciona valiosa
informacin de progreso, de la siguiente manera:
Los picos dirigidos hacia la izquierda indican el trabajo retrasado con respecto a la
programacin
Los picos dirigidos hacia la derecha indican el trabajo adelantado con respecto a la
programacin
Las lneas verticales de una barra de Gantt indican una tarea ajustada a la programacin.
En el Diagrama de Gantt, haga clic secundario en las barras del diagrama Lneas de
Progreso
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En Mostrar lneas de progreso en relacin con el, seleccione si desea que las lneas de
progreso reflejen el Plan Real o el Plan Previsto.
Puede definir varias formas de representar las fechas e intervalos de fechas con las lneas de
progreso. Puede introducir fechas de lneas de progreso especficas, mostrar lneas de progreso en
relacin con intervalos de fechas seleccionados, etc.
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Haga clic en la ficha Estilos de Lnea y defina sus preferencias para mostrar lneas de
progreso en el Diagrama de Gantt. Puede especificar el tipo y el color de la lnea, y la
forma y el color del progreso para la lnea de progreso actual y para otros diferentes.
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Generales
Actividades Actuales
Costos
Asignaciones
Carga de Trabajo
Personalizados
Haga clic en Ver Informes. Aparecer el cuadro de dilogo Informes, mostrando las
categoras disponibles.
En el cuadro de dilogo Informes, haga doble clic en la categora que desea mostrar
MS PROJECT 2010
El informe aparecer en una ventana de Vista Preliminar. Haga clic en una parte del informe para
ampliarla. Haga clic otra vez para volver al estado anterior.
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Puede configurar la pgina del informe como le parezca ms conveniente. Para esto de clic en
Configurar Pgina. Cuando ya est listo para imprimir de clic en Imprimir
MS PROJECT 2010
El informe de flujo de caja es un informe que muestra los costos totales programados y reales de
cada tarea, divididos en periodos semanales. Para generar un informe de Flujo de Caja
MS PROJECT 2010
Existe un Informe que resume toda la informacin del proyecto. Este informe se centra en la
informacin ms importante y es particularmente til para las directivas por la concisa
presentacin de los datos generales del proyecto. Para generar el Informe Resumen del proyecto
El informe de Tareas, Recursos Humanos y Fechas es una muestra los recursos asignados a cada
actividad divididos en horas diarias de trabajo asignado. Para generarlo
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En el cuadro de dilogo que aparece haga clic en el informe que desea crear en la lista de
Informes.
Project permite personalizar los informes tomando datos de las tablas del proyecto. Al
cambiar un informe debe especificar el contenido en las categoras de Definicin, Detalles
y Ordenar
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IMPORTANTE: la versin Microsoft Project 2010 cuenta con otro tipo de Informes llamados
Informes Visuales. Al seleccionar alguno de ellos se crea un grfico en Excel como resultado de una
Tabla dinmica.
Para crear un Informe Visual siga estos pasos:
En la ficha Proyecto haga clic sobre Informes Visuales. Aparecer un cuadro de dilogo
donde usted podr escoger el tipo de Informe
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