UNIVERSIDAD POLITCNICA DE

HUATUSCO
LICENCIATURA EN ADMINISTRACIN Y GESTIN
DE PEQUEAS Y MEDIANAS EMPRESAS.

AUDITORIA ADMINISTRATIVA

CASO PRACTICO

PRESENTAN:
EVELIN RAMIREZ MARQUEZ.
OLIVIA MATA MIRANDA.
RICARDO CONTRERAS ROMERO.
RODOLFO GARCIA HERRERA.
MARTHA GARCIA MALPICA.

HUATUSCO, VER. 10 de marzo de 2011

CONTENIDO
TEMA 1 .......................................................................................................................................... 3
ETAPAS DE LA METODOLOGIA PARA REALIZAR UNA AUDITORIA ADMINISTRATIVA ............... 3
FASE: PLANIFICACIN................................................................................................................ 3
ACTIVIDADES ............................................................................................................................. 3
TEMA 2 .......................................................................................................................................... 4
ENFOQUE DE LA ADMINISTRACIN DE CALIDAD TOTAL .......................................................... 4
ENFOQUE DE LA REINGENIERA ................................................................................................ 4
ENFOQUE OPERACIONAL O DEL PROCESO ADMINISTRATIVO .................................................. 5
TEMA 3 .......................................................................................................................................... 5
OBSERVACIONES SOBRE ASPECTOS RELEVANTES QUE RESULTAN DE UN INFORME DE
AUDITORIA ADMINISTRATIVA ................................................................................................... 5
TEMA 4 .......................................................................................................................................... 6
RELACIONE LOS FACTORES INDICADOS EN LA TABLA CON SU RESPECTIVA ETAPA DEL
PROCESO ADMINISTRATIVO...................................................................................................... 6
TEMA 5 .......................................................................................................................................... 6
RELACIONE EL RESULTADO DEL ANALISIS FODA REALIZADO A UNA EMPRESA ANOTANDO LA
PALABRA CLAVE: FORTALEZA, DEBILIDAD, OPORTUNIDAD O AMENAZA SEGN
CORRESPONDA. ......................................................................................................................... 6
TEMA 6 .......................................................................................................................................... 8
CLASIFICACIN DE LA INFORMACIN OBTENIDA EN BASE AL REA DE PERTENENCIA ........... 9
RECOMENDACIONES ............................................................................................................... 10
EVALUACION FINAL ................................................................................................................. 11
INFORME FINAL ....................................................................................................................... 12

TEMA 1
ETAPAS DE LA METODOLOGIA PARA REALIZAR UNA AUDITORIA
ADMINISTRATIVA

PLAN
ANTECEDENTES
ANALISIS DE TIEMPO
PAPELES DE TRABAJO
CONOCIMIENTO DE LA ESTRUCTURA
EVALUACION DEL RIESGO
DESARROLLO DEL PLAN DE VISITA
INFORME FINAL
MEJORAMIENTO DEL SISTEMA

FASE: PLANIFICACIN
Consiste en la determinacin del rea que se va a visitar, en definir los objetivos
generales como especficos, as como tambin una correcta determinacin de
recursos humanos en donde se debe escoger el personal ms idneo y conocedor
de la dependencia, tambin se hace determinacin de recursos logsticos y
financieros; por ltimo se debe tener una previa charla con los jefes y algunos
funcionarios de la dependencia u organizacin.

ACTIVIDADES

Determinacin del rea a visitar.

Definicin de los objetivos.
Determinacin de recursos.
En el rea a auditar charlar previamente con el jefe o algunos
funcionarios.

TEMA 2
ENFOQUE DE LA ADMINISTRACIN DE CALIDAD TOTAL
La Administracin de calidad total se ha convertido en un elemento decisivo del
competitivo mercado global. Deming y Juran fueron los precursores de esta
administracin. Otra importante contribucin fue hecha por Philip Crosby. Cada uno le
dio a la calidad una definicin ligeramente distinta.
Para Deming calidad significa ofrecer a los clientes productos o servicios confiables y
satisfactorios a bajo costo, y para resolver el problema de calidad querra que sociedad y
compaas se comprometieran con la calidad.
Para Juran lo importante es que el producto o servicio sea adecuado para su uso, y para
resolver el problema de calidad en forma semejante a Deming alude a la importancia del
sistema organizacional orientado al cliente y a la calidad.
Para Crosby la calidad es el cumplimiento de los requerimientos de calidad de cada
compaa. Enfatiza la necesidad de una cultura organizacional comprometida con la
calidad y recalca la relevancia de cero defectos.
La administracin de Calidad Total implica controlar todos los procesos desarrollados
por una empresa para generar un producto o servicio, incorporando la participacin, en
el control de la calidad, de todos los departamentos de una empresa, como son
presidencia, direccin, mercadeo, fabricacin, finanzas, informtica y recursos
humanos, as como de todos sus proveedores, teniendo todos como objetivo satisfacer
las necesidades del cliente, tanto el intermedio como el final.
Este tipo de administracin ha hecho que Japn, en menos de treinta aos, sea la
potencia econmica que todos conocemos, al ofrecer al mercado mundial productos de
la ms alta calidad y duracin a precios muy competitivos.

ENFOQUE DE LA REINGENIERA
La reingeniera es uno de los enfoques ms recientes, tambin llamado rediseo de
procesos. Su propsito es lograr ms con menos recursos. La reingeniera ha sido
definida como: el replanteamiento fundamental y rediseo radical de los proceso de las
empresas para conseguir mejoras sustanciales en medidas de desempeo contempornea
tan decisivas como costos, calidad, servicio y rapidez.
El concepto ms importante es el proceso, el cual puede requerir en ocasiones de un
rediseo considerable, aunque no siempre es as.
En lugar de concentrarse en las mejoras organizacionales, Hammer y Champ
recomiendan un rediseo radical, equivalente a volver a empezar.
4

ENFOQUE OPERACIONAL O DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

El enfoque operacional o de la teora y ciencia de la administracin recoge los
conocimientos administrativos pertinentes para relacionarlos con las labores
administrativas, lo que los administradores hacen. Este enfoque pretende integrar los
conceptos, principios, y tcnicas que se encuentran en la base de las tareas de la
administracin.
El enfoque del proceso administrativo parte del reconocimiento de que existe un ncleo
central de conocimiento de administracin pertinente nicamente para el campo de la
administracin.
Adems este enfoque adopta conocimientos de otros campos, tales como la teora de
sistemas los conceptos de la calidad y reingeniera, la teora de motivacin y liderazgo,
el comportamiento individual y grupal, los sistemas sociales, la cooperacin, as como
la aplicacin de anlisis.
La escuela del proceso administrativo u operacional, reconoce la existencia de un
ncleo central cientfico y terico peculiar de la administracin, aunque tambin recoge
importantes contribuciones de otras escuelas y enfoques.

TEMA 3
OBSERVACIONES SOBRE ASPECTOS RELEVANTES QUE RESULTAN DE
UN INFORME DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
1. La centralizacin de toma de decisiones, no se delegan y, por lo tanto, la
responsabilidad se concentra en una sola persona.
2. La estructura orgnica no est definida.
3. Falta de definicin de las funciones y duplicidad de las mismas.
4. Falta de manuales de procedimientos y/o calidad.
5. El manejo de los recursos humanos, a pesar de su importancia, es nulo.

TEMA 4
RELACIONE LOS FACTORES INDICADOS EN LA TABLA CON SU
RESPECTIVA ETAPA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
ETAPAS DEL PROCESO
ADMINISTRATIVO
PLANEACION
CONTROL
PLANEACION
DIRECCION
PLANEACION

ETAPAS DEL PROCESO

ADMINISTRATIVO
ORGANIZACIN
PLANEACION
DIRECCIN
DIRECCION
ORGANIZACIN

FACTORES A REVISAR
VISION
CALIDAD
OBJETIVOS
TOMA DE DECISIONES
ESTRATEGIAS/TACTICAS

FACTORES A REVISAR
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
HERRAMIENTAS
COMUNICACIN
MOTIVACION
RECURSOS HUMANOS

TEMA 5
RELACIONE EL RESULTADO DEL ANALISIS FODA REALIZADO A UNA
EMPRESA ANOTANDO LA PALABRA CLAVE: FORTALEZA, DEBILIDAD,
OPORTUNIDAD O AMENAZA SEGN CORRESPONDA.

PALABRA
(LETRA)
CLAVE
Amenaza
Fortaleza
debilidad

RESULTADO DEL ANALISIS

Reformas fiscales que perjudican al sector
Sus activos tangibles e intangibles
Practicas demaggicas
6

Oportunidad
Fortaleza
Debilidad
Fortaleza
Oportunidad
Debilidad
Fortaleza

PALABRA
(LETRA)
CLAVE
Debilidad
Fortaleza
Debilidad
Amenaza
Debilidad
Oportunidad
Debilidad
Fortaleza
Debilidad
Fortaleza

Empresas con prestigio (clientes, proveedores)

El negocio no se encuentra saturado
Deudas anteriores
Es una empresa que sea recuperado de fracasos
anteriores
Existen asociaciones del sector que pueden
proporcionar vnculos beneficiosos
Administracin centralizada, emprica y anrquica
La empresa realiza una actividad necesaria para la
sociedad.
RESULTADO DEL ANALISIS
Nepotismo
Inters por la supervivencia empresarial
Falta de cultura administrativa.
El posicionamiento de grandes empresas en el
sector.
No existe separacin de los ingresos/ egresos
personales y familiares con los empresariales.
Apoyos gubernamentales
No existen controles contables ni de ningn otro
tipo.
Lazos familiares bien consolidados
Resistencia al cambio
Es una empresa con experiencia emocional y
laboral

TEMA 6
MISION
Satisfacer las necesidades del mercado de la construccin brindando productos de calidad y
funcionales para nuestros clientes

VISION
Consolidarse como la compaa lder en la innovacin y bsqueda de nuevos diseos
vanguardistas y funcionales que cumplan con los requerimientos estticos y sustentables que
demandan los nuevos modelos de construccin del siglo XXI
OBJETIVOS
Establecer una red solida de clientes la cual produzca un flujo de capital que estabilice las
finanzas de la empresa.
ESTRATEGIAS
Reestructurar el sistema de procesamiento de materiales con la finalidad de obtener un
certificado de calidad para nuestros productos que consolid su posicionamiento en el
mercado.

CLASIFICACIN DE LA INFORMACIN OBTENIDA EN BASE AL REA DE

PERTENENCIA

Direccin

Planeacin

Organizacin
Control
Direccin

Direccin

Organizacin

Direccin

Organizacin

Control
Planeacin

Planeacin

Planeacin

Direccin

Planeacin

Organizacin

La centralizacin de la toma de decisiones, no se delega y, por

lo tanto, la responsabilidad se concentra en una sola persona
En general, no hay objetivos a corto, mediano y largo plazos,
programas, metas, poltica, misin y visin, lo que provoca que
la organizacin no cuente con un punto definido de lo que
pretende alcanzar y que los empleados no se sientan
identificados totalmente con ella.
Duplicidad de funciones de la direccin con otras reas
No existe una base de datos de clientes actualizada
La tecnologa de la informacin es clave, al igual que el
liderazgo, la motivacin y la toma de decisiones
Se carece de un seguimiento de las actividades, lo que genera
dispersin innecesaria de recursos y esfuerzos
Falta de definicin de las funciones como consecuencia del
punto anterior
El manejo de los recursos humanos a pesar de su importancia
es nulo
La estructura orgnica no est definida, se cuenta con un
organigrama nominal, que adems de que no cumple con su
objetivo, no es un reflejo fiel de la forma de operacin
Todos los estndares se refieren a la produccin
La administracin general se lleva a cabo de manera emprica,
sin aplicacin del proceso administrativo
Se carece de planeacin formal, debida a que esta no se
encuentra fundamentada. Existen planes y programas pero no
por escrito ( algunos de ellos s lo estn, aunque de manera
incompleta y desactualizada) lo que ocasiona un
desconocimiento que se refleja en los resultados
Falta de conocimiento de tcnicas y metodologas para
planear, tales como presupuesto de ventas (en el caso de
clientes fijos) las cuales son necesarias para aumentar la
eficiencia de la organizacin y el adecuado cumplimiento de los
pedidos
El factor estabilizador es la creatividad y la innovacin que
suplen las carencias en otras funciones
La ausencia de estrategias limita el crecimiento potencial de la
empresa
No existe un manual de organizacin de calidad o de
procedimientos. La falta de estos documentos provoca exceso
de dependencia de la direccin general.

De acuerdo a los resultados derivados de la evaluacin del proceso administrativo se

observaron algunas deficiencias para lo cual se recomienda lo siguiente.

RECOMENDACIONES
1.- La toma de decisiones se debe delegar en varios jefes de departamento para que
fluya la comunicacin en la empresa.
2.- Establecer metas y objetivos a corto mediano y largo plazo, para que los empleados
sepan que es lo que se desea alcanzar.
3.- Realizar un anlisis de puestos para asignar correctamente las funciones, y no exista
duplicidad de estas.
4.- Actualizar peridicamente la base de datos de clientes, con el fin de tener un control
de la informacin.
5.-Se debe tener una relacin armnica entre elementos tales como: la tecnologa, la
toma de decisiones y el liderazgo.
6.- el seguimiento de las actividades es un factor muy importante por ello debe
colocarse a un lder que motive a los dems trabajadores a seguir con las actividades
planteadas.
7.- se recomienda analizar los puesto con los que cuenta las diversas reas con el fin de
especificar que funciones y sub funciones tendr cada puesto.
8.- es altamente recomendable implementar un sistema que controle al personal de la
empresa en cuanto al manejo de nomina y a las promociones internas del personal.
9.- crear un organigrama bien estructurado, donde se especifique el puesto que debe
tener cada empleado.
10.- deben existir estndares que permitan la medicin de la calidad en cada una de las
reas de la empresa tomando en cuenta: servicio, produccin y desempeo de los
trabajadores.
11.- se debe de tomar en cuenta el proceso administrativo, es decir documentar todos
los procesos y de acuerdo a ellos realizar las actividades.
12.- se recomienda crear manuales de procedimientos ya que permiten realizar mejor
las actividades y en el caso de que existan deben estar actualizados y adecuados a la
empresa.

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13.- en el departamento de ventas el personal debe ser capacitado y orientado a la

utilizacin de tcnicas de planeacin, ya que carecen de conocimiento para realizar
presupuestos.
14.- dar mayor prioridad a aquellas funciones que se tienen descuidadas dentro de la
empresa.
15.- implementacin constante de estrategias que ayuden a mejorar el funcionamiento
de la empresa.
16.- creacin de manuales de organizacin, calidad y procedimientos para futuras
eventualidades y no depender de la gerencia.

EVALUACION FINAL
ETAPAS DEL
PROCESO
PLANEACION
ORGANIZACIN
DIRECCION
CONTROL
TOTAL

PUNTOS

MAXIMOS

ESTABLECIDOS

OBTENIDOS

%INDICADORES

GLOBAL

300
200
300
200
1000

5
4
5
2
16

31.25
25
31.25
12.5
100

6
6
6
6

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INFORME FINAL

De acuerdo al anlisis realizador a la compaa denominada Acabados de Mrmol y

Cantera S.A. Dedicada a la elaboracin de productos derivados del mrmol se
detectaron deficiencias considerables en dos etapas del proceso de administracin
planeacin y direccin como las mas preocupantes seguidas por la etapa de
organizacin y siendo la etapa de control la menos afectada por estas irregularidades se
expiden las siguientes recomendaciones con las cuales se espera resarcir los problemas
existentes en la organizacin.

PLANEACIN

Se recomienda implementar un sistema de administracin formal que produzca una

visin, misin, visin, y objetivos a corto mediano y largo plazo con el fin de re
direccionar los esfuerzos de la empresa, dejando de lado la administracin informal
llevando a la empresa a determinar metas objetivos y estrategias que conlleven al
desarrollo de la organizacin.

ORGANIZACIN

Es necesario establecer un anlisis de puestos en todas las reas de la empresa y

reasignarle a cada uno sus respectivas responsabilidades, comisiones y dependencias
con el fin de descentralizar la dependencia y la autoridad al generarse dicho anlisis de
puestos se obtendrn las bases para la elaboracin de un nuevo organigrama el cual
englobara las nuevas disposiciones organizacionales.

DIRECCIN
Se recomienda darle seguimiento a los esfuerzos realizados en cuanto a motivacin y
liderazgo, as tambin es recomendable implementar un sistema que permita optimizar
el uso de los recursos humanos para beneficio de toda la organizacin.
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CONTROL
En este mbito se exhorta a extender la utilizacin de estndares no solo al rea de
produccin si no a toda la empresa para nivelar la calidad tanto de la administracin,
as como del uso de los recursos humanos y el uso de recursos financieros,
promoviendo la calidad total de la institucin.

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