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Taller #3
GRUPO:
SONIA DE LA ROSA- 200908563
JUAN PABLO REYES -201307346
JUAN PABLO VASQUEZ -201502596
JOSE VICTOR PAZ- 2002759
SERGIO MANCILLA ESCOBAR -201501674
FABIO JEREZ -201505634
Vigencia:
Diciembre 2015
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Vigencia:
Diciembre 2015
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NDICE
INTRODUCCIN .................................................................................................................................... 4
Antecedentes ....................................................................................................................................... 4
Industria ................................................................................................................................................ 4
Segmento de mercado ....................................................................................................................... 4
OBJETIVOS ............................................................................................................................................. 6
General ................................................................................................................................................. 6
Especficos ........................................................................................................................................... 6
DEFINICIONES ....................................................................................................................................... 8
Diccionario ............................................................................................................................................ 8
Glosario............................................................................................................................................... 10
ALCANCE............................................................................................................................................... 12
Aplicacin del manual:...................................................................................................................... 12
La gerencia financiera: ..................................................................................................................... 12
El rea de Crditos: .......................................................................................................................... 12
rea de cobros: ................................................................................................................................. 13
Reglas del manual: ........................................................................................................................... 13
POLITICA DE CRDITOS ............................................................................................................................ 14
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
SANCIONES................................................................................................................................... 27
8.
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Diciembre 2015
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INTRODUCCIN
Antecedentes
La historia del grupo Cerso comenz en 1955, cuando la familia Ascoli cre la tienda
de pintura en Guatemala. Entonces la empresa importaba pinturas y aplicadores. En
1977 abri su primera fbrica de pinturas y tiempo despus la familia compr las
fbricas Glidden en Centroamrica y se expandi internacionalmente. Hoy el grupo
manufactura, distribuye y comercializa pinturas y recubrimientos para decoracin,
repintado industrial y automotriz. En 2013 abrieron diez nuevas tiendas.
Industria
Grupo Cerso tiene la planta de pinturas ms grande de la regin y ms tecnificada.
Eso permite atender ese gran mercado mayorista. El 40% de la venta se queda en
Guatemala y el 60% en el exterior. La distribucin con flotilla propia les ha dado
ganancias marginales, pero apunta que la mayor ganancia es tener el contacto con el
cliente. La posicin geogrfica de Guatemala les ha ayudado a expandir el negocio.
Muchos de los productos con los que se trabaja viene de Mxico. La ubicacin que se
tiene es muy buena para una expansin geogrfica: irte para Mxico o llegar a los
pases centroamericanos. Guatemala tiene buena infraestructura de puertos y
carreteras. El otro lugar geogrficamente bueno es Nicaragua, pero no tiene la
infraestructura requerida.
Segmento de mercado
Adems de abrir nuevos mercados y de tener la mirada puesta en el sur de Mxico,
para establecer bodegas y la misma lgica de distribucin que existe en
Centroamrica, el siguiente paso es ampliar la oferta de pinturas para madera y la
industria automotriz.
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Diciembre 2015
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Diciembre 2015
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OBJETIVOS
El Manual de Polticas y Procedimientos de Cobros y Crditos es un instrumento esencial para
la adecuada administracin de la cartera activa de la empresa, el objetivo principal radica en
alcanzar la estandarizacin de cada uno de los procesos y procedimiento concernientes a la
operacin del rea de crditos. Se pretende comunicar la estructura organizacional, funciones,
normas vigentes a la fecha, polticas y que todos los funcionarios de la organizacin estn en
conocimiento de las informaciones y documentacin necesaria en el momento de tomar
decisiones.
General
El objetivo general del presente Manual es el de establecer la normativa y lineamientos
vigentes correspondientes a la ejecucin de las operaciones crediticias del Grupo CERSO en
los diversos productos con los que cuenta; instruir al personal sobre aspectos fundamentales
como los objetivos, funciones, relaciones, polticas, procedimientos, normas y jerarquas
establecidas. Por ello se considera necesario contar con un conjunto de normas escritas que
regulen la concesin crediticia, de tal manera que orienta al grupo a la aplicacin de los
fondos recibidos de sus depositantes, inversionistas y accionistas, en operaciones sanas y
lquidas dirigidas a los segmentos meta.
Especficos
Establecer y dar a conocer lineamientos crediticios para la aplicacin de los mismos por
parte del personal de Grupo CERSO.
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Establecer los medios de recuperacin de los crditos otorgados con los menores
costos posibles para el Grupo CERSO.
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DEFINICIONES
Diccionario
Termino
Definicin
Crdito
Es una operacin financiera donde una persona o ente (acreedor) presta una
cantidad determinada de dinero a otra persona o ente (deudor), en la cual,
este ltimo se compromete a devolver la cantidad de dinero solicitada en el
tiempo o plazo definido de acuerdo a las condiciones establecidas para dicho
prstamo ms los intereses devengados.
Poltica
Mercado
Factible
Pagar
Excepcin
Prestigio
Buena fama o buena opinin que se forma de una colectividad sobre una
persona o una cosa.
Garanta
Proveedor
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Inmueble
Stock
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Glosario
Termino
Definicin
Hoja de solicitud
Patente de comercio
Representante legal
Cdula de vecindad
(RUT)
Estados de cuenta
bancarios
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Sistemas BPCS
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ALCANCE
El alcance del manual propuesto est dirigido al rea financiera, ventas, crditos y cobros.
Iniciando desde el proceso para la venta, el anlisis y otorgamiento de un crdito, registro de
los clientes hasta el seguimiento de cada uno de ellos para efectuar el cobro y los pasos a
seguir en casos de morosidad y recuperacin de la cartera segn polticas y procedimientos a
seguir. Con el fin de llevar un mejor control en la recuperacin de la cartera de clientes
permitiendo un flujo de ingresos efectivo para la organizacin.
Esto tambin conlleva a un control en el rea de ventas por medio de auditoras que los
ejecutivos deben de cumplir para el control y orden de todas las carteras de clientes, esto
para revisar que todos los documentos estn en orden y que se estn siguiendo los proceso
establecidos para la cobranza de los documentos.
La gerencia financiera:
Controla que la eficiencia de sus activos (cuentas por cobrar) permitiendo con ello una
rotacin continua y bajos niveles de morosidad, por lo que es necesario la aplicacin de
polticas y procedimientos en forma eficiente para obtener los resultados esperados.
El rea de Crditos:
El jefe o analista de esta rea se encarga de realizar el respectivo anlisis para su
otorgamiento, utilizando el manual como gua de apoyo para seguir los lineamientos y
requerimiento exigidos, para que dichos otorgamientos sean agiles, oportunos efectivos.
Todo el personal de esta rea deber ser capacitado y utilizado para el buen manejo de las
operaciones y obtener los resultados esperados.
CERSO
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rea de cobros:
El jefe de esta rea tendr la responsabilidad de controlar la cartera de cliente, siguiendo las
tcnicas y tcticas de cobro, a travs de los lineamientos determinados en el manual.
Los cobradores y asistentes debern estar capacitados y actualizados de manera que puedan
realizar siempre de manera eficiente sus funciones, logrando con ello una cartera controlada
con un bajo ndice de morosidad.
Los jefes de cada rea estn en la obligacin de velar por la aplicacin del
instrumento, considerando los siguientes aspectos:
I.
II.
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POLITICA DE CRDITOS
1. SOLICITUD Y AUTORIZACION DE CREDITOS
Es poltica de Grupo CERSO otorgar crditos comerciales a nuestros clientes de acuerdo a las
normas y prcticas del mercado de cada uno de los negocios y territorios, as como a la
capacidad de pago del cliente.
Todo cliente que desee obtener crdito con Grupo CERSO, deber llenar una hoja de solicitud.
Esta hoja de solicitud ser estndar para todos los pases. Es indispensable cumplir
TODOS los requisitos expresos en la hoja de solicitud. No se autorizar crdito al
cliente solicitante de no cumplir con este aspecto.
Estos requisitos se encuentran impresos en la parte posterior de la solicitud, los cuales son:
a. Completar debidamente la solicitud, firmarla y de ser factible sellarla.
b. Copia de documentos legales de empresa. Documentos donde conste que la empresa
puede operar legalmente en su pas. (Patente de Comercio)
c. Copia del documento donde se nombra la persona que representa legalmente a la
empresa. (Para el detalle ver en dorso de Solicitud) (Nombramiento del Representante
Legal)
d. Copia del documento oficial de identificacin del Representante Legal o Apoderado.
(Para el detalle ver en Dorso de solicitud) (Cedula de Vecindad)
e. Copia de la inscripcin al registro tributario o fiscal correspondiente.
f.
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Podrn existir excepciones para los incisos f) y g), sin embargo el cliente como mnimo
deber cumplir con lo especificado en los incisos del a) al e). Sin embargo, se deber
PROCURAR que sean cumplidos todos.
De no ser as, deber dejar constancia de justificacin en dorso de solicitud, en rea para uso
exclusivo de ventas como observaciones.
a) Nombre
b) rea (Wholesale, Retail, Sytec, Exports)
c) Fecha
d) Monto Propuesto
e) Plazo Propuesto
f)
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Autorizaciones
Una vez firmada la solicitud de Crdito por parte del Gerente de Ventas, as como efectuadas
las recomendaciones, el expediente deber ser trasladado al Gerente de Crditos o
Encargado de Crditos del Pas (como aplique) para su anlisis previa APROBACION.
La autoridad de aprobacin de crdito es centralizada en Campus Central para
Guatemala y Oficinas Centrales de cada pas, dependiendo el caso y acorde a los montos
y plazos establecidos en la matriz de decisin (se entiende como Encargado de Crditos al
ubicado en cada pas a excepcin de Guatemala).
Se tomarn como elementos de decisin para establecer el plazo y monto de lmites de
crdito los siguientes aspectos:
1. Garantas
Estas pueden ser:
Cheques Post fechados,
Pagar
Letra de cambio.
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Tener una resea del manejo de Crditos del giro de su negocio (Referencias
Comerciales) Es importante identificar el tiempo de crdito y el lmite que los dems
Proveedores otorgan al cliente.
Poder Identificar que la persona que solicita el crdito es duea del negocio que
referencia la solicitud de Crdito. (Patente de Comercio)
Poder Identificar que la firma en la Solicitud de Crdito fue realizada por el cliente que
solicita el crdito (Fotocopia de Cedula de Vecindad)
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Tener una resea del manejo de Crditos del giro de la empresa (Referencias
Comerciales, Limites y Tiempos de Crditos)
Poder Identificar que la persona que solicita el crdito se encuentra facultada para
contraer obligaciones en nombre de la empresa y que su facultad se encuentra
vigente. (Nombramiento de Representante Legal)
Tener una resea del manejo de Crditos del giro de la empresa (Referencias
Comerciales, Limites y Tiempos de Crditos)
Poder Identificar que la persona que solicita el crdito se encuentra facultada para
contraer obligaciones en nombre de la empresa y que su facultad se encuentra
vigente. (Nombramiento de Representante Legal)
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Persona Individual
Verificar que la informacin proporcionada en la Solicitud de Crdito es correcta en
funcin a la localizacin fsica del negocio.
Pode identificar el tamao del negocio y realizar una inspeccin ocular rpida de la
inversin total del negocio, lo cual ayuda al inspector de Crditos a identificar si el
crdito solicitado es acorde al tamao del negocio.
Poder identificar si es una zona de alto riesgo, lo cual en algn momento pueda crear
problemas a la inversin del cliente (Cierre de negocios x cobro de impuesto de
Mareros)
Poder solicitar al cliente nos informe de cuanto ms o menos han sido sus compras
mensuales en su relacin con la empresa.
Poder solicitar al cliente le indique a nuestro inspector cual fue el monto de crdito
solicitado y el tiempo en el cual el est dispuesto a pagarlo. Lo anterior debido a que la
Fuerza de Ventas muchas veces manipula los lmites de crdito a su conveniencia y
es a lo que llamamos sobre Stock.
Poder solicitar al cliente indique cuales son algunos de sus principales clientes.
Poder identificar el tamao del negocio y realizar una inspeccin ocular rpida de la
inversin total del negocio, lo cual ayuda al inspector de Crditos a identificar si el
crdito solicitado es acorde al tamao del negocio.
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Poder solicitar al cliente nos informe el valor promedio de sus compras mensuales en
su relacin con la empresa.
Poder solicitar al cliente le indique a nuestro inspector cual fue el monto de crdito
solicitado y el tiempo en el cual el est dispuesto a pagarlo. Lo anterior debido a que la
Fuerza de Ventas muchas veces manipula los lmites de crdito a su conveniencia y
es a lo que llamamos sobre Stock.
Poder solicitar al cliente indique cuales son algunos de sus principales clientes.
Todas las empresas de los diferentes pases debern contar con el apoyo por parte de
empresas o sistemas de informacin que ayuden a corroborar la informacin proporcionada
por el cliente y que aseguren el pago de los cheques emitidos por el mismo.
Algunos ejemplos son:
La contratacin nueva de este tipo de servicios deber ser avalada por la Gerencia de
Crditos y Cobros. Se incluyen como anexos ejemplos de este tipo de servicios:
a) Copia de una verificacin efectuada en Infornet
b) Copia de Contratos de Servicios de Previse
c) Copia de Contrato de Servicio Cheque Pida
Una vez completa esta fase se proceder a APROBAR los trminos de crdito
PROPUESTOS por el rea de ventas, de acuerdo con la jerarqua de aprobaciones.
Jerarqua de Aprobaciones:
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Para autorizar y aprobar cualquier ampliacin en montos y plazos el cliente deber solicitarlo
por escrito a la Gerencia de Crditos y Cobros (segn formato Preestablecido) se deber
contar estrictamente con firma del Representante Legal o dueo (Personas Individuales) y
sello de la empresa o negocio Individual , lo anterior procede si la informacin que se tiene
por parte de Grupo CERSO se encuentra actualizada (situacin que deber revisar el
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Tiempos de Autorizacin
La autorizacin y aprobacin de trminos de crdito deber efectuarse dentro de las 48 horas
despus de que se haya recibido la documentacin correspondiente. Una vez autorizados y
aprobados se informar al rea de ventas de forma inmediata, por medio de un correo
electrnico dirigido al Gerente de Ventas, y se emitir carta de Bienvenida al cliente en la cual
se dejan estipuladas las normativas de uso de la Lnea de Crdito, as como el monto y
tiempo autorizado, esta carta deber ser entregada al cliente por parte de la Fuerza de Ventas
y debern remitir copia firmada de recibido al Departamento de Crditos para su archivo en el
File del cliente.
Archivo y Actualizacin
Cuando hayan sido aprobados los trminos de crdito correspondientes, stos debern ser
grabados y parame trizados en Sistema BPCS con los datos:
a)
b)
c)
d)
Se deber archivar fsicamente el expediente del cliente con toda su informacin y ser
actualizado conforme exista mayor documentacin relacionada.
2. AUTORIZACIONES DE DESPACHOS
Todas las reas de venta debern solicitar autorizacin si el sistema no permite la
facturacin. El Gerente de Pas o el departamento de crditos debern velar por la
respuesta inmediata de las solicitudes de autorizacin, contando siempre con un ejecutivo
de crditos para el efecto, inclusive en fines de semana.
En el caso de Paleta, toda facturacin para despacho de producto a clientes debe hacerse
previa autorizacin del departamento crditos por medio de nmero de autorizacin
respectivo. Los que no cumplan con este requisito, se sancionarn en el orden siguiente:
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En todos los dems casos, como se menciona anteriormente, el sistema BPCS ser parame
trizado acorde a los trminos de crdito de cada uno de los clientes, por lo que el mismo
sistema permitir o no la facturacin correspondiente.
En ambos casos, de existir excepciones o casos especiales en los que amerite la evaluacin
de despacho a clientes cuyos trminos de crdito se encuentren vencidos, El Gerente de Pas
o Gerente de Ventas podrn solicitar la autorizacin respectiva a la Gerencia de Crditos o
Vicepresidencia Financiera, siempre y cuando exista una negociacin clara y de conveniencia
para Grupo CERSO, con respecto al pago de los saldos vencidos por parte del cliente.
Todo cliente que posea crdito con Grupo CERSO deber firmar y sellar de aceptada la
factura correspondiente y los trminos de crdito en ella expresos. El rea de Ventas y
Operaciones debern velar por el cumplimiento de este aspecto. Se deber cumplir con este
requisito independientemente que los clientes emitan contraseas de pago u otro documento
de recepcin respectivo. La firma y sello de la empresa que recibe debe registrarse en la
parte inferior derecha de la factura. Se adjunta copia de factura para el conocimiento de los
trminos al frente y al dorso.
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Se anulara el crdito otorgado a aquellos clientes contra los que se haya tenido que tomar
alguna accin ejecutiva o legal para la recuperacin de la cuenta.
4. GRUPOS EMPRESARIALES
Para las empresas que ya tienen crdito otorgado y requieren apertura de cdigo para
una o varias empresas que componen su grupo o corporacin, es necesario solicitarle al
cliente nota formal con la siguiente informacin:
Solicitud para apertura de crdito a su empresa afiliada.
Compromiso de cumplimiento de trminos de crdito.
Constituirse como aval solidario de la institucin para quien est solicitando el
crdito.
Razn social de la empresa para quien se est solicitando el crdito.
Registro Tributario
Direccin
Monto de crdito Solicitado
Firma representante legal, gerente financiero o Gerente de compras.
Si se le asigna cdigo de crdito a una empresa como parte del grupo, el monto de crdito
otorgado a la empresa matriz ser dividido entre las dos empresas. Se presentar
procedimiento para operacin en sistema BPCS.
5. DOCUMENTACION Y COBRO
Todo cliente con crdito autorizado y aprobado tendr un archivo actualizado con la
informacin siguiente:
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Las facturas emitidas al crdito debern contener los siguientes requisitos necesarios y
obligatorios para la realizacin del cobro:
o
Direccin
Fecha de emisin
Es obligacin del ejecutivo de cuentas velar porque la cuenta por cobrar de cada uno de sus
clientes esta totalmente documentada, (factura original o contrasea, orden de compra,
ingreso a bodega y otros documentos necesarios para el cobro).
Recepcin de Cheques:
En el caso de Paleta, cuando es recibido un cheque (contado o crdito) de parte de un cliente
no recurrente, es obligacin del Gerente de Tienda seguir el procedimiento establecido por las
empresas, Protectoras de Cheques o Bancared, previo a la aceptacin del mismo.
De igual manera, ser obligacin del Departamento de Crditos seguir este mismo
procedimiento para la recepcin de cheques por parte de clientes de otras reas, cuando se
considere pertinente.
Vigencia:
Diciembre 2015
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Es muy importante cumplir con este requisito para disminuir el riesgo de cheques rechazados.
Cobro:
Es obligacin del ejecutivo de cuenta velar por que su cartera de clientes se encuentre al da
y acorde con los trminos de crdito de cada uno de ellos.
Informacin:
El departamento de crditos deber emitir mensualmente estados de cuenta de todos los
clientes, trasladarlos al rea de ventas y enviar una copia al cliente por medio de correo
electrnico o fax.
El departamento de crditos deber trasladar semanalmente al Director de rea, el estado de
la cartera existente para que se encuentren siempre informados sobre el comportamiento de
sus clientes y sean tomadas las medidas necesarias de cobro. Esta informacin puede ser
fsica o electrnica actualizando semanalmente el sistema.
Vigencia:
Diciembre 2015
Firma
Cada accin se efectuar en su debido momento dependiendo del nivel de atraso en las
facturas, as como en el nivel de respuesta por parte del cliente.
7. SANCIONES
El personal que no cumplan con las Polticas indicadas ser directamente responsable de
los problemas que se deriven del incumplimiento.
Las sanciones sern:
Amonestacin escrita o Acta Administrativa (Primera incidencia)
Vigencia:
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En el caso de los clientes de Contado que pagan con Cheque se deber establecer la
herramienta que permita al rea de Operaciones poder verificar al momento de la entrega de
productos que el cliente paga con cheques de la cuenta que autorizo inicialmente en el
documento Requerimiento de Apertura Cdigo de Contado.