Lisboa

| 28
de Junho
Junho 2011
2011
Lisboa
| 28
Museu do
do Oriente
Oriente
Museu

KAIZEN LEAN HEALTH CARE

Alexandra
Caramalho
<<TITULO
APRESENTAO>>
<<Nome do Orador>>

Kaizen - Qual o significado?

KAI
ZEN

Mudana
Bom
(para melhor)

KAIZEN=

Melhoria Contnua
Todas as Pessoas!
Todos os Dias!
Todas as reas!

Canada

United
Kingdom

Sweden
Germany

Belgium

Czech
Slovakia
Hungary

Switzerland
France
Spain
Portugal

Russia

Poland

Japan

Romania
Austria
Italy
China

USA
UAE
Mexico

India
Kenya

Malaysia

Brazil
Mauritius

MASAAKI IMAI
Founder and
President

Australia

1 Global Coordination Office

29 Local Kaizen Offices
Operations in 36 Countries

New Zealand

Eliminao de Desperdcio
Valor
Acrescentado

MUDA

Valor
MUDA
Acrescentado

Valor
Acrescentado

MUDA

Adicionar
Valor
Acrescentado
desperdcio

Valor
Acrescentado
Vantagens:
MUDA

Valor
Acrescentado

Valor
Acrescentado
MUDA

MUDA

1. Mais tempo para

servio ao paciente
2. Melhor planeamento e
nivelamento
3. Menos stress

Eliminao do Desperdcio na Sade

Informao a
Mais

Transporte de
Informao/Material/
Paciente

Profissionais
Parados

Informao/Material/
Paciente Parado

Processos
Complicados

Movimento de
Profissionais

Erros

Optimizao dos Fluxos

Fluxo de Pacientes

Fluxo de Profissionais
Fluxo de Materiais
Fluxo de Fornecedores
Fluxo de Informao
Fluxo de Equipamentos
Fluxo de Instrumentos/Processos

Kaizen Management System

WCP World Class Performance

Fluxo do
Processo

Eficcia do
Processo

Zero Defeitos

QCD

Objectivos e
Resultados

QCD

Clientes

Fornecedores

Eficcia
Colaboradores

Suporte Eficaz

Kaizen

Kaizen

Kaizen

Flow

Productive

Quality

Service

Management

Maintenance

Control

Management

Organizao
e Recursos

Kaizen Change Management

Construir uma Base Slida com os:
Eliminar: MUDA - Perdas

Fundamentos KAIZEN

Sistemas e
Ferramentas

Kaizen

Eliminar: MUDA - Desperdcio

Kaizen Como fazer?

Definir Valor

Para o paciente e para a organizao

Desafiar Equipas Kaizen

Definir Metas e organizar Trabalho Equipas Kaizen

Ir para o Gemba

Mudar processos e Hbitos

Procurar

Insatisfao do paciente e 3Ms: Muda (desperdcio),

Mura (variabilidade) e Muri (dificuldade)

Fazer KAIZEN

Aumentar utilidade para o paciente e

eliminar desperdcio

Processo Kaizen
Kaizen Suporte
Projectar VALOR
no GEMBA

Criar VALOR no
GEMBA

Manter VALOR
no GEMBA

Administradores e
Directores de
Servio

INOVAO

Kaizen
Projecto

Supervisores,
Coordenadores e
Chefias

MELHORIA PDCA
STANDARDS
- SDCA

Kaizen
Dirio

VALOR = Maximizar utilidade para o paciente e minimizar custos

GEMBA = Terreno (onde o valor acrescentado)
SDCA = Standardize, Do, Check, Act

Equipas
Operacionais

Tipo de Ganhos no Aprovisionamento e Farmcia

Aumento de produtividade logstica na ordem dos
40%
Reduo de stock de 35% no armazm de
produtos farmacuticos
Reduo de stock de 30% nos servios clnicos

Reduo de stock de 20% no armazm de material

de consumo clnico
Nvel de Servio de 100%
Reduo mdia de 30% no lead time total de
tarefas administrativas
0 Rupturas

Aprovisionamento e Farmcia - Exemplos

Evoluo da Quantidade Mdia em Stock

UROLOGIA
10000

9373

8000
7000
5788

6000
5000
4000
3000
2000
1000
0
Janeiro-Junho

Junho-Julho
Perodo (2005)

Evoluo do n de rupturas
UROLOGIA
35

32

31

30
N de rupturas

Quantidade em Stock

9000

25
20

17
14

15
10
10

10

5
5

0
Fevereiro

Maro

Abril

Maio

Junho

Ms (2005)
Produtos em Ruptura

Aplicaes Imediatas

Julho

Aprovisionamento e Farmcia - Exemplos

Tipo de Ganhos nos Servios de Suporte

Aumento de produtividade (em mdia 20 a 30%)
atravs de:
Minimizao da burocracia

Integrao de tarefas (ex: conferncia e

contabilizao)
Eliminao de tarefas sem valor acrescentado
Reduo do lead time dos processos
Equilibrio de cargas de trabalho
Transparncia do estado dos processos
Melhoria da qualidade dos processos (diminuio de
erros e retrabalho)
Libertao de espao (em mdia 30%)
Reduo do tempo de procura da informao (em
mdia 80%)

Servios de Suporte - Exemplos

Arquivo

Consultrio

Tipo de Ganhos na Consulta Externa

Reduo de 40% no lead time total (administrativo e
clnico) para agendamento de consultas
Reduo de 25% nos tempos mdios de espera para
marcao de consultas
Aumento da produo na ordem dos 20%

Maximizao da taxa de ocupao dos consultrios

(acima dos 90%)
Minimizao de atrasos para realizao dos actos
mdicos (mximo 20 minutos)

Minimizao das Reclamaes

0 Rupturas

Consulta Externa - Exemplos

Evoluo do tempo de Referenciao e

Triagem

180
160
140
120

40

Dias

100

Tempo de
Referenciao

20
0

Tempo de
Triagem

Meses

80
60
40
20
0
HSA

HSJ

Gaia

Matosinhos

Braga

Vila Real

Global

Mediana dos tempos de espera (dias)

LeanOR: Lean in the Operating Room

Mapeamento da Situao Actual

Oportunidades de Melhoria
5S gerais

Visibilidade
do
agendamento
Agendamento
dirio com
optimizao

5S salas

Contacto com
o doente

Registos
SAM
Entrada no bloco
Bloco

LIC

Consulta
anestesia

Normalizao
o
agendamento

Consulta
cirurgia

Induo

1 doente /
Verificao
arranque de
Preparao
turno
Check-list Check-list
Recepo
Transfer
Sala de
Internament
acolhimento
o
Preparao
Mudana de
Chamada de
caso Sala de induo
doente
subsequente
No HLS

Operao
Alta

Materiais/
Pessoas

Bloco

Emergncia
anestesia

UCPA
Optimizao
UCPA
Enfermaria

Sala Operaes
Farmacutico
Clnico

Alta
Gesto de
alta

Administrativo
No HLS
HLS
Armazm MP:
Fornecedor
es

Normalizao de
abastecimento de
materiais

Farmacutico
Clnico
Administrativo

SubStocks

Administrati
vo

Clnico

Clnico
Equipamento
s
manuteno

Esterilizao

Equipamentos

Clnico

Hoteleiro
HLS

Hoteleiro

Tempo VA
Tempo Muda

Instrumental
cirrgico

Farmacutic
o

Instrumental
cirrgico

30 min
6 meses

1 dia

20 min

13 min

5 min

Tempo VA = 3h35 + 6dias

Tempo Muda= 6 meses + 1dias
VA / Lead time = 4,2 %

Equipamento
s
Sala de operaes

86 min

99 min
5 min

6 dias
20 min

Plano de Implementao
Projecto Kaizen

12 Meses
1

VSM
Sala de acolhimento + Gesto da alta
1 doente / arranque de turno
Chamada de doente subsequente
Mudana de caso
Registos SAM
Optimizao UCPA
5S salas
5S gerais
Contacto com o doente
Normalizao do agendamento
Visibilidade do agendamento
Agendamento dirio com optimizao
Equipamentos manuteno
Materiais (MCC)
Materiais farmcia
Materiais Hoteleiro e administrativo
Materiais rouparia
Materiais instrumental cirrgico
Materiais roupa esterilizada
- Actividade Workshop
- Actividade Projecto

10

11

12

Workshop Arranque de Turno

WS Arranque de Turno

Normalizao dos horrios de arranque (por tipo de doente)

Utilizao de cadeiras de rodas em substituio do transfer
Hora mdia de Doente na Sala
Bloco Central A 2009:

Hora mdia de Doente na Sala

Bloco Neoclssico 2009:

8:32

9:01

Hora mdia de Doente na Sala

Bloco Central A Setembo 2010:

8:21

Hora mdia de Doente na Sala

Bloco Neoclssico Setembro
2010:

8:45

Objectivo:

Objectivo:

8:15

8:37

Workshop Chamada Doente Seguinte

WS Chamada Doente Seguinte

Planos de trabalho dinmicos
Quadros e LCDs com gesto visual do plano
cirrgico
Telemveis a 13 enfermarias

Workshop Normalizao do Agendamento

Oportunidades de Melhoria:
Existncia de vrios procedimentos
diferentes (entre especialidades)
Processo agendamento emprico
Visibilidade reduzida da informao
para o BO
Pouca fiabilidade de informao
Processo burocrtico (muito papel)

-33% (mdia de Neuro, Oft., Ort. e Urol.)

proactividade na antecipao e resoluo de problemas

maior preciso na atribuio de tempo de ocupao de sala
processos mais transparentes e normalizados
menos desconformidades
maior eficincia e menos adiamentos

Implementao de um software de
apoio deciso do agendamento
cirrgico:
Sistema user friendly, intuitivo e
gil (visual, drag and drop)
Anlise de cenrios alternativos
e de respectivos indicadores de
performance (gerados por data
mining + computer simulation)
Disponvel online
Visualizao em tempo real do
plano agendado vs executado

Workshop Roupa Esterilizada

Workshops Material Instrumental Cirrgico

Criao de
6 novos kits

KITS B.O. CENTRAL

(Cirurgia 1, 2 e 3; Urologia; Cirurgia Vascular)

Antes
145 kits

Reviso de 83% dos kits

Substituio de material
deteriorado/inadequado

Depois
129 kits

Alteraes estrutura
de cerca de 10%
dos kits

Eliminao de
23 kits

Workshops 5S e Actividades Autnomas

Salas operatrias
Salas de equipamentos e de materiais
reas comuns
reas administrativas
ANTES

DEPOIS

Muito Obrigada!