MANUAL DE INSTALACIN

PREZENSA 2.4

INDICE

1. INTRODUCCION

2. REQUERIMIENTOS DE SOFTWARE

3. INSTALACIN DEL SOFTWARE PREZENSA

4. INSTALACIN DE OTROS COMPONENTES

12

a. INSTALACIN DE CRYSTALS

12

5. CONFIGURACIN CON EL SERVIDOR DE BASE DE DATOS

18

6. REGISTRAR LICENCIA DE SOFTWARE

27

7. RECOMENDACIONES

28

Gua de Instalacin del Prezensa v.2.4.

Pg. 2

INTRODUCION

El manual de instalacin y configuracin del software Prezensa ERP

proporciona instrucciones claras y amigables que facilitarn el proceso de
instalacin y explica la estructura del programa. Se divide en cuatro secciones, la
primera seccin presenta los requerimientos de hardware y software, la
segunda explica mediante instrucciones el proceso de instalacin del software
Prezensa, en la tercera seccin se presenta la instalacin de los archivos
Crystal para la generacin de los reportes, finalmente la cuarta indica los pasos
para la configuracin con el servidor de la base de datos.

Gua de Instalacin del Prezensa v.2.4.

Pg. 3

1. Requerimientos de Software
A continuacin especificamos los requisitos indispensables para la instalacin
del software en una maquina cliente.

Dispositivo

Procesador

Caractersticas mnimas

Caract. recomendadas

IV superior.

Pentium III Pentium

256 MB en los computadores desde los

Memoria

cuales se

desee

hacer

el

512 MB superior.

procesamiento de reportes.
Bus

ISA

ISA o PCI

El software solo requiere un espacio

Disco Duro

disponible de 1Gb.

Superior

Monitor

Super VGA

Color Super VGA Color de 0.28.

Interfaz con 2 MB de memoria
1 Serial, 1 Paralelo, 2 USB
Para comunicacin Serial

Puertos

debe estar habilitado el

(Dependiente

puerto de comunicacin

de la solucin

1 Serial, 1 Paralelo

COM y usar DB9 hembra, en

caso que no lo tenga debe

adquirida)

emplear un conversor de
comunicacin USB a SERIAL

Hardware de
manejo de
Tarjeta de sonido Sound Blaster de
sonido

16

bits

su

equivalente.

(Opcional)

2 botones. Compatible con el estndar 2

Ratn

MS.

Gua de Instalacin del Prezensa v.2.4.

botones.

Compatible

con

el

estndar MS.

Pg. 4

Windows 2000/XP Profesional

/Server2003

Sistema
Operativo

Windows XP Profesional.

Service Pack 2 como mximo para

Service Pack 2 necesarios

WINXP (el Service Pack 3 trae

para

bloqueos de puertos y si no es bien

un

buen

funcionamiento de la PC

configurado traera problemas).

(WinXP).
WINDOWS 7

Explorador de

Microsoft Internet

Microsoft Internet Explorer 5.0

Explorer Versin 3.

superior

HTTP/HTML
Visores

(<viewers>,<helpers>)

adecuados

para

documentos

los

electrnicos

tipos
que

de
se

asocien a las distintas referencias

Visores

(Ej.

Wordview,

Mplayer,

Acroread,etc.).
Dependiendo de la solucin adquirida
y si esta emplea la PC como servidor:
Microsoft SQL:
SQL 2000 o SQL Server 2005,
Manejador de
Base de Datos

SQLSERVER2008
MySQL:
Versin 5. superior.

Nota 1: La recoleccin de los equipos deber realizarse desde una PC con

Windows 2000/XP Profesional/Server 2003 (Full Service Pack).

Nota 2: La PC puede ser cliente/servidor.

Nota 3: La PC deber estar configurada con formato de fecha igual a

dd/mm/yyyy y formato de hora HH:mm:ss.

Gua de Instalacin del Prezensa v.2.4.

Pg. 5

Nota 4: Todas las interacciones con procesos que involucren el empleo de

equipos, se deben realizar con usuarios de Windows con permisos para abrir
puertos.

Nota 5: No se recomienda instalar el software PREZENSA en PCs que tengan

algn software que manejen reportes desarrollados en una versin diferente a
la 8.0 de Crystal Report, as tenemos el sistema de Telecrdito pues este
utiliza una versin del dlls (9.0 10.0).

Nota 6: Se recomienda que la resolucin de la pantalla del usuario a manejar el

sistema sea mayor a 800 pxeles.

2. Instalacin del Software Prezensa

Estos son los pasos para una instalacin nueva, si se requiere reinstalar
verificar las recomendaciones finales. Tomar en cuenta que es necesario
guardar la carpeta para no perder los archivos .cbj. que nos ayudara a validar
algn error.

Colocar el cd de instalacin de Software Prezensa ERP en el computador del

usuario a realizar la instalacin, ingresar a la carpeta INSTALADOR como se
muestra en la figura1:

Figura 1.

Gua de Instalacin del Prezensa v.2.4.

Pg. 6

Seleccionar la carpeta de instalador y ejecutar dando doble clic en el

archivo INSTALADOR_XP.exe:

Figura 2.

Se iniciara un wizard de instalacin en donde la primera pantalla del

setup, dar inicio a la bienvenida del

proceso

de

instalacin,

presionar el botn next (siguiente) para continuar con la instalacin

como se muestra en la figura 3.

Figura 3.

Gua de Instalacin del Prezensa v.2.4.

Pg. 7

Seleccionar la opcin de confirmacin de la uso del producto con el texto I

agree to the terms of this license agreement como se muestra en la figura
4.

Figura 4.
A continuacin ingresar los datos de la empresa como se muestra en la figura 5, nombre
del usuario y nombre de la compaa. Luego dar clic sobre Next.

Figura 5.

Gua de Instalacin del Prezensa v.2.4.

Pg. 8

 Cuando se muestre la siguiente pantalla de la figura 6 dar clic en Next para continuar con
la instalacin:

Figura 6.

Por defecto, la ruta donde se instalara el software es en C:\Archivos de

programa\PREZENSA, o en todo caso, seleccionar otra ruta, segn crea
conveniente, seleccionando el botn change para seleccionar otra ruta de
instalacin del software.

Gua de Instalacin del Prezensa v.2.4.

Pg. 9

Figura 7.
En la siguiente ventana registrar el nombre de la carpeta de instalacin como acceso
directo del software Prezensa

Figura 8.

Gua de Instalacin del Prezensa v.2.4.

Pg. 10

 Se confirma los datos ingresados previamente, para seguir con la instalacin se presiona
el botn next (siguiente).

Figura 9.
En la siguiente ventana de la figura 10 se puede observar el progreso de
instalacin de los archivos, esperar unos momentos hasta que el proceso
culmine.

Figura 10.

Gua de Instalacin del Prezensa v.2.4.

Pg. 11

 Finalmente saldr la ventana de solicitud de reset de la computadora para concluir

con la instalacin, si habilita el check sobre la opcin yes, restart my computer nows
y dar clic sobre el botn finsh automticamente se reiniciara la computadora y se
habr concluido con la instalacin del software.

Figura 11.

A continuacin se instalaran los componentes necesarios para la generacin de los

reportes.

3. Instalacin de otros componentes

3.1

Instalacin de Crystals

Para la ubicacin del archivo instalador, se debe buscar en el disco Instalador del
Prezensa la carpeta SOPORTE, buscar y ejecutar el archivo dlls general.exe
solo con este se podr tener una instalacin completa para la generacin de todos los
reportes, como se indica en la figura 12.

Gua de Instalacin del Prezensa v.2.4.

Pg. 12

Figura 12.
Dar doble clic al archivo dlls general.exe en donde saldr la siguiente pantalla mostrada
en la figura 13, presionar next (siguiente):

Figura 13.

Gua de Instalacin del Prezensa v.2.4.

Pg. 13

 En la siguiente pantalla seleccionar la opcin de confirmacin del uso del producto

con el texto I agree to them of this license agreement como se muestra en la figura
14.

Figura 14.
A continuacin ingresar los datos de la empresa como se muestra en la figura 15,
nombre del usuario y nombre de la compaa. Luego dar clic sobre Next.

Figura 15.

Gua de Instalacin del Prezensa v.2.4.

Pg. 14

 En la siguiente ventana de la figura 16 se puede observar el progreso de

instalacin de los archivos, esperar unos momentos hasta que el proceso
culmine.

Figura 16.

Por defecto, la ruta donde se instalara el software es en C:\Archivos de

programa\Dlls Crystal Report, o en todo caso, seleccionar otra ruta, segn crea
conveniente.

Figura 17.

Gua de Instalacin del Prezensa v.2.4.

Pg. 15

 En esta pantalla podr colocar el nombre del archivo de la carpeta de instalacin del
software como se muestra en la figura 18, presiona next (siguiente):

Figura 18.

A continuacin se ver una ventana con el proceso de instalacin de los archivos, clic
sobre el botn next (siguiente).

Figura 19.

Gua de Instalacin del Prezensa v.2.4.

Pg. 16

 Cuando comiencen a instalarse los archivos Dlls, debemos escoger la opcin No cuando
salga un mensaje de sobre escritura (Do you want to overwrite the following
file), para no reemplazar archivos del sistema que podran afectar al funcionamiento
del sistema:

Figura 20.

Nota: De mostrar el siguiente mensaje, seleccionar la opcin No ya que indica que existe en el
sistema.
Una vez que ya se hayan instalado todos los archivos Dlls, presionamos el botn Finish
para finalizar la instalacin como se muestra en la figura 21:

Figura 21.

Gua de Instalacin del Prezensa v.2.4.

Pg. 17

4. Configuracin con el servidor de Base de Datos

En el caso de ser la primera vez que se instala el software se debe realizar la
configuracin de los siguientes parmetros para la conexin con el servidor de la base de
datos, como se muestra en la figura 22.

Dar doble clic sobre el ejecutable Prezensa en el cual le saldr el siguiente mensaje para
la autogeneracin del config.ini (archivo de configuracin con el servidor de la base de
datos), dar clic sobre el botn S.

Figura 22.

En la siguiente ventana de configuracin (Ver Figura 23) seleccionamos la conexin a

emplear, la informacin necesaria es la siguiente:

Tipo de base de datos: Es el tipo de Base de datos con la cual se va a conectar el

sistema Prezensa.

Proveedor de base de datos: Es el proveedor de la base de datos (BD) escogida

(Valor por Defecto)

Fuente de Datos: Es la direccin donde se encuentra la BD (Ver Nota).

Nota: En Access se tiene que ingresar la ruta donde se encuentra la BD.

En SQL Server se tiene que ingresar el IP de la PC o SERVIDOR donde se tiene

instalada la BD en SQL SERVER o el nombre del SERVIDOR.

Tiempo de Respuesta: Es el tiempo de respuesta del software con el Servidor

para establecer la comunicacin.

Gua de Instalacin del Prezensa v.2.4.

Pg. 18

Los usuario cuentan con privilegio de administrador: al seleccionar esta opcin

permite que el usuario Administrador (Usuario: Identi) cuente con privilegios
de administrador.

Figura 23.
Luego de ingresar la informacin se debe hacer clic en el icono de la flecha ubicado en la
parte inferior de la ventana para ir a la siguiente fase de la configuracin.

As mismo se colocar los siguientes valores que determinaran el acceso a la base de

datos. En caso de tener una BD SQL o Access se deber se ingresar lo siguiente: (figura
24)

Catlogo Inicial: PREZENSA

Usuario para la conexin: IDENTI

Contrasea de usuario: SOFT

Nota: La informacin de ser ingresada en mayscula

Gua de Instalacin del Prezensa v.2.4.

Pg. 19

Figura 24

Pestaa Otras Conexiones

Se podr cambiar la contrasea a los usuarios Group los cuales vienen por defecto en el
sistema. (Figura 25)

Figura 25.

Gua de Instalacin del Prezensa v.2.4.

Pg. 20

Luego de ingresar la informacin se debe hacer clic en el icono para ir a la siguiente

ventana.
Aparecer otra pantalla (Ver Figura 26) donde se colocar las diversas rutas en donde
estn ubicados los archivos que el software emplear.

Reportes: Se debe especificar la ruta donde se encuentra la carpeta de reportes

Rep_Acc (Access) o Rep_Sql (SQL SERVER)

Fotografas: Se debe especificar la ruta donde se encuentra la carpeta de

fotografas (Para asignar la fotografa al empleado, se debe poner como nombre en
cada foto el cdigo de empleado).

Backup: Se debe especificar la ruta donde se va guardar el backup de la BD

cuando se realice un respaldo de ella.

Prefijo anexar a nombre de archivo de fotografa: definir un prefijo con el cual se

identifiquen los archivos de las fotos.

Figura 26.

Gua de Instalacin del Prezensa v.2.4.

Pg. 21

Luego de ingresar la informacin se debe hacer clic sobre el botn de la flecha

para ir a la siguiente ventana.
Aparecer otra pantalla (Ver Figura 27) donde se seleccionarn los diversos
equipos con los cuales la empresa trabajar.

Los Equipos Biomtricos FP 200 y HP, Equipos de Proximidad PR70 C, PR80C

y PR90 C y Equipos de Cdigo de Barras BR90 C. Las opciones
presentadas en esta pantalla son las siguientes:

Tipo de Almacenamiento:

Directa: Cuando se realiza la recoleccin del equipo, las marcas que se

recolectan se envan y se visualizan automticamente en el software.

Bolsa: Cuando se realiza la recoleccin del o los equipos, las marcas se dirigen
a una tabla temporal (Bolsa), estas marcas se van a tener almacenadas en
esta tabla, para poder descargar de esta tabla se realiza otro

tipo

de

recoleccin (Bolsa) la cual al momento de descargar las marcas las ordena

por fecha y hora y luego se visualizan las marcas de los empleados en el
software.

Ejm: Un empleado realiz su marca de entrada en el equipo 1 y su marca de salida en el

equipo 2, si primero realizamos la recoleccin de marcas del equipo 2 se va a recolectar
la marca de salida y el software va a interpretar que es la primera marca del da y la va a
tomar como entrada y si luego se realiza la recoleccin del equipo 1 la marca de entrada
que se gener en el equipo el software lo va a interpretar como salida y va a generar
inconsistencias en el software.

Uso de motivo

Obtener motivo asociado a la marcacin: Al darle check a esta opcin se visualizara en la

pantalla de registro de marcaciones el motivo de la marcacin.

Gua de Instalacin del Prezensa v.2.4.

Pg. 22

Mantenimiento de equipos por medio de agente: Al darle check a esta opcin se

realizaran los procesos de equipo solo desde el servidor donde se encuentra alojado el
sistema Agente.
Nota: Se debe escoger al menos un Modelo de Equipos para realizar correctamente la
configuracin.

Figura 27

Luego de ingresar la informacin se debe hacer clic en el icono para ir a la siguiente

ventana.

Aparecer otra pantalla (Ver Figura 28) donde se seleccionarn otras opciones para
el sistema, las opciones son las siguientes:

Intervalo de coleccin para ser tomada como vlida: Este intervalo nos permite
asignar una cantidad de minutos en la cual si un empleado realiza marcaciones
durante ese intervalo de minutos solo tomar como vlida la primera marca.

Gua de Instalacin del Prezensa v.2.4.

Pg. 23

Ejm: Si se asigna 2 minutos en el intervalo y el empleado realiza 20 marcas en esos

2 minutos solo tomar como vlida la primera y las dems las enva a marcas
invlidas.

Idioma de la base de datos: Se coloca el idioma de la Base de datos (Ingls o

Espaol) para determinar el formato a emplear en los clculos.

Unidad de medida: Se coloca la unidad de medida a visualizar en el Software,

esto nos permite ver el tiempo generado de los empleados en horas o en
minutos.

Nombre de Subdivisin de persona: Si se da check a esta opcin, va a

permitir asignar un tipo de estado especial para los empleados, para dividir a los
empleados en fiscalizados y no fiscalizados.

Mostrar en el tarjetero solo personas de estado activo: Si se da check a esta

opcin solo permitir visualizar en el tarjetero a aquellas personas que se
encuentran con el estado Activo.

Auto generar cdigo biomtrico: Esto permitir que el sistema autogenere un cdigo
biomtrico para cada persona.
Actualizacin de valores de seguridad: Permite restringir el acceso al equipo

Para Equipos de la marca VIRDI:

Guardar imagen desde VIRDI AC6000: Si se da check a esta opcin permitir almacenar
en una carpeta ubicada en la ruta raz del Prezensa las imgenes tomadas por el equipo
marcador Virdi6000 al momento de realizarse una marcacin.

Modo de recoleccin del equipo: Se har de dos opciones como terminal o como
servidor

Gua de Instalacin del Prezensa v.2.4.

Pg. 24

Para Equipos Jantek:

Extrae las marcas registradas como: Vlidas Vlidas e Invlidas: Nos permite escoger
si las marcas que se generan se dirigen a marcas vlidas o se dirigen a marcas vlidas e
invlidas

Para Equipos HP:

Obtener el valor determinado como motivo: Si se da check a esta opcin, habilitamos al
softwaree para que funcione con la configuracin de motivos del equipo HP.

Ejm: En los equipos HP se puede configurar motivos, cada marca realizada por el
empleado en el equipo puede designarse si es entrada

(1), salida a refrigerio(2), regreso de refrigerio(3), salida(4), estos nos permite visualizar en
el tarjetero personal de cada empleado cada marca a que motivo est asociado.

Figura 28.
Luego de ingresar la informacin se debe hacer clic en el icono

para ir a la

siguiente ventana.

Gua de Instalacin del Prezensa v.2.4.

Pg. 25

Aparecer otra pantalla (Ver Figura 29) donde se seleccionarn otras opciones para el
sistema, las opciones son las siguientes:

Configuraciones de correo: Permite que al darle check se configure la emisin de

correos electrnicos con los eventos registrados (inasistencias, tardanzas u otros)
mediante un link o archivo adjunto. Se seleccionara el tipo de conexin de correo
electrnico que pueden ser los siguientes:

SMTP

Outlook

CDO

Exchserver:

Adems esta opcin nos permite ingresar a personas en distintos grupos de envi,
Eliminar los archivos adjuntos del correo y adjuntar un URL justificacin de eventos

Figura 29.
Finalmente se debe dar clic al botn guardar, lo cual nos llevara al trmino de la
configuracin del software en la PC, que ya contara con comunicacin con la
base de datos y as poder visualizar la informacin.

Gua de Instalacin del Prezensa v.2.4.

Pg. 26

Luego de haber realizado la configuracin, se podr ingresar al Sistema de

Asistencia por medio

de la pantalla de Ingreso

al Sistema que se cargar

automticamente.

5. Registrar Licencia de Software.

Despus de realizar la configuracin del sistema con el servidor de base de datos, le

saldr la siguiente pantalla (ver imagen 30). El archivo de la licencia se encuentra dentro
del CD Prezensa con nombre Licencia.txt. A continuacin registrar los siguientes
datos:

Organizacin: Nombre de la compaa, cabe mencionar que el nombre de la

compaa debe ser ingresado tal como est suscrita en la Licencia
Direccin: Direccin de la empresa a quien se suscribe la Licencia.

Ruc: Ruc de la Empresa

Telfono: Nmero Telefnico de la empresa

Nmero de Serie: Colocar el nmero de la licencia del Software otorgado por

identitronics, el nmero de la licencia debe ser ingresada tal cual est suscrita en el
documento de la Licencia.

Figura 30.

Gua de Instalacin del Prezensa v.2.4.

Pg. 27

Dar clic sobre el botn Sistemas que se seala en la imagen 31, en esta pequea
ventana seleccionar los sistemas a los que est permitido acceder de acuerdo a
la licencia otorgada, finalmente dar clic sobre el botn aceptar.

Figura 31.

Inmediatamente le saldr un mensaje con el nombre de Identitronics como

Bienvenida al Software, con este mensaje se comprueba que ya termino la
instalacin y configuracin del Software Prezensa.

6. Recomendaciones:
En caso de instalar el software Prezensa en nuevos equipos, para omitir el proceso de
configuracin, debera de ubicar los archivos Directprezensa.ini y config.ini de una PC
operativa y pegarlos en la nueva Pc en la misma ubicacin de donde los encontr en la
PC operativa.
De no tener la seguridad si el instalador corresponde a su BD, despus de realizar la
instalacin de software, deber ubicar el archivo Prezensa.exe y carpeta Rep_SQL
de una maquina operativa y pegarlos sobre la nueva instalacin.

Gua de Instalacin del Prezensa v.2.4.

Pg. 28

 Tener en cuenta que los instaladores del cristal son tres, Crystal dlls.exe,
CrystalGrafico.exe y dlls general.exe, solo con este ltimo se podr tener una
instalacin completa para la generacin de todos los reportes. En caso del instalador
CrystalGrafico.exe es para la generacin de reportes con grficos estadsticos.

As mismo en el proceso de instalacin de los reportes (general.exe) si sale un mensaje

de realizar sobre escritura de Dll, estas deben ser omitidas por encontrase ya Dll en la
maquina donde se est realizando la instalacin del software.

Si la instalacin se realiza sobre un Windows 7, al culminar la instalacin dirigirse a

propiedades del ejecutable Prezensa.exe pestaa compatibilidad y se deber habilitar
la opcin Compatibilidad Windows XP y Ejecutar siempre como administrador.

Gua de Instalacin del Prezensa v.2.4.

Pg. 29