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Humanidades/
Archivstica
MANUAL
DE ARCHIVOS DE OFICINA
PARA GESTORES
Comunidad de Madrid
Comunidad de Madrid
MARCIAL PONS, EDICIONES JURDICAS Y SOCIALES, S. A.
MADRID, 1997
Quedan rigurosamente prohibidas, sin la autorizacin escrita de los titulares del <<Copyright, bajo las sanciones establecidas en las leyes, la reproduccin total o parcial de esta
obra por cualquier medio o procedimiento, comprendidos la reprografa y el tratamiento informtico, y la distribucin de ejemplares de ella mediante alquiler o prstamo pblicos.
O MARCIALPONS
EDICIONES JURDICAS
Y SOCIALES, s. A.
San Sotero, 6 - 28037 MADRID
'ZT (91) 304 33 03
ISBN: 84-7248-467-X
Depsito legal: M. 3 1.074-1997
Fotocomposicin: INFORTEX,S. L.
Impresin: CLOSAS-ORCOYEN,
S. L.
Polgono Igarsa. Paracuellos de Jarama (Madrid)
MADRID, 1997
NDICE GENERAL
Pg.
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PRLOGO..........................................................................................................
19
INTRODUCCI~N
......................................................................................
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43
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- Competencias....................................................................
- Instituciones, Organos y Funciones ..................................
44
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La Asamblea ..................................................................
El Presidente y el Consejo de Gobierno .......................
46
47
El Presidente..................................................................
El Consejo de Gobierno................................................
47
48
48
49
50
50
52
., autonmica .................................................
Administracion
53
53
NDICE GENERAL
Pg .
.
Los
de Madrid ..........................................................................
55
.
Los
56
57
57
58
Fondo de Archivo..............................................................
58
58
59
60
63
63
69
DEFINICI~N.....................................................................................
69
3.1.
69
69
70
70
71
73
mativo ................................................................................
74
77
3.3. EL TRATAMIENTOARCHIVSTICO
.............................................
77
3.3.1.
.. .........................................................................
Identificacion
78
78
78
82
.
Los
NDICEGENERAL
Pg.
.........................................................................
............................................................
..........................................................
..
3.3.2. Clasificacion ..........................................................................
.. ............................................................................
3.3.3. Ordenacion
.
La funcin
.
El tipo documental
.
La serie documental
84
84
87
89
99
..
3.3.4. Descripcion............................................................................
102
102
Control de entrada y salida de cada uno de los documentos en cada unidad administrativa..........................
Control de cada unidad documental .............................
Control del flujo de documentos de cada expediente
.. ................................... ,...............
durante su tramitacion
Control de las unidades documentales por series documentales .........................................................................
102
105
106
106
Instrumentos de informacin............................................
107
107
125
3.5. DETERMI.N ACIN DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE ORGANOS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS RESPECTO DE LOS ARCHIVOS DE LAS OFICINAS Y DE LOS
ARCHIVOS CENTRALES .................................................................
130
.....................................................
.....................................................................
.
Jefes de Servicio.............................................................................
.
Secretaras de los rganos y unidades administrativas ..................
.
Jefes de Seccin y Jefes de Negociado ..........................................
.
Administrativos y Auxiliares Administrativos.................................
130
130
131
131
132
132
.
Secretarios Generales Tcnicos
.
Directores Generales
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134
136
136
NDICEGENERAL
10
Pg.
3.8.2.
3.8.3,
3.8.4.
3.8.5.
137
137
138
138
139
139
141
159
159
159
161
161
162
163
4.7.1.
4.7.2.
4.7.). Ordenacion ............................................................................
.. ............................................................................
4.7.4. Descripcton
163
164
168
168
Instrumentos de Informacin............................................
170
171
172
172
.. .........................................................................
Identificacton
..
Clasificacion ..........................................................................
..
..
176
179
187
NDICEGENERAL
11
Pg.
4.8.
206
La Consulta .......................................................................
El Prstamo .......................................................................
- Modelo de ficha de solicitud de consulta directa en el
Archivo Central por la Administracin Productora de
documentos .......................................................................
- Instrucciones de cumplimentacin de la ficha de solicitud
de consulta directa en el Archivo Central por la Administracin Productora de documentos ..............................
- Modelo de Oficio de Solicitud de copias de documentos
por la Administracin Productora de documentos ...........
- Instrucciones de cumplimentacin del Oficio de Solicitud de copias de documentos por la Administracin Productora de documentos.....................................................
- Modelo de Oficio de Solicitud de Prstamo de documentos por la Administracin Productora de documentos
- Instrucciones de cumplimentacin del Oficio de Solicitud de Prstamo de Documentos por la Administracin
Productora de documentos ...............................................
-
209
210
2 13
2 15
2 17
219
22 1
223
227
229
23 1
233
4.9. TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO CENTRAL AL ARCHIVO REGIONAL, FASE DE ARCHIVO INTER234
MEDIO ................................................................................................
5 . EL ARCHIVO REGIONAL DE LA COMUNIDAD DE ?+IDRID:
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NDICE GENERAL
12
Pg.
..................................................................................................
7.1. TIPOLOGA DOCUMENTAL .........................................................
7. APNDICE
7.1.1.
7.1.2.
7.1.3.
7.1.4.
247
249
276
295
295
297
7.4. NDICES.............................................................................................
7.4.1.
7.4.2.
7.4.).
367
367
De Cuadros ............................................................................
367
De Formatos y sus instrucciones de cumplimentacin ..... 368
De Nombres Propios y de Conceptos .................................
370
LA Constitucin Espaola seala los principios por los que debe regirse
la Administracin pblica, que se caractenza no slo por ser la propia de
la democracia, sino tambin la preparada para responder a los retos del tercer
milenio.
De todos ellos es el de la eficacia el que abre la secuencia de los enu-.
merados en el artculo 103 de la norma constitucional.
14
Una de las tentaciones ms caractersticas que es necesario vencer al enfrentarse con los Archivos es vincularlos exclusivamente a )asado o historia.
El carcter de testimonio que tienen los Archivos, y as lo contempla nuestra
Ley de Archivos, debe hacer conectar tambin con el )resente: lo-que-est-en-curso, la actualidad.
Es necesario crear y reforzar el lazo conceptual, terico y prctico entre
Archivoy rganimcin administrativa.
Cuando desde este Departamento nos hemos enfrentado con la Poltica
de Archivos hemos tenido siempre presente esta vinculacin. Sabemos que con
los Archivos se hace Cultura, y por eso nos sentimosfirmemente comprometidos
y vinculados con ellos. Pero cuando decimos Cultura en este contexto estamos
dotando a este tmino de una riqueza semntica que trasciende toda tentacin
de arqueologismo cultural.
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La tarea que se delinea en nuestro horizonte se orienta hacia dos preocupaciones: la consolidacin y desarrollo pleno de nuestros Centros de Archivo,
y la instruccin, formacin y mantenimiento de una red profesional de responsables de los Archivos. Ambas tareas exigen ser realizadas con un sentido
de equzpo, de esfuerzo entusiasta y compartido.
Hace falta, adems, una cierta cristaliucin ms espiritual de todos esos
esfuerzos, de estas tareas. ,Lacristalizacin en una obra que se proyecte hacia
afuera y hacia el futuro. Este es el sentido del Manual que hoy presentamos.
El contenido es denso, original y preado de eficiencia. El modo expositivo,
que descubre una amplia experiencia docente y formadora del Archivo Regional
de la Comunidad de Madrid, es claro, imaginativo y enomemente atractivo.
Tiene la extraa peculiaridad de las grandes obras pedaggicas. La claridad
casi obvia de lo que, siendo complicado, se ha hecho, a base de esfuerzo e
imaginacin, casi transparente.
Los archiveros tienen, a veces, cierta tentacin de hablarse entre ellos con
una inevitable secuela de lenguaje jeroglij%o, lleno de sobreentendidos. La
obra, que est presidida por la preocupacin por el servicio pblico, se dirige
a los responsables no expertos de los Archivos de Oficina. Es sta una preocupacin que deseamos que sea central en el Archivo Regional de la Comunidad
de Madrid: su dedicacin hacia los usuarios, venciendo una natural vinculacin
con los expertos.
En el Manual que se ofiece, la Introduccin tiene esa misin de un modo
ms acusado: establecer el marco de referencias para profesionales de los Archivos. Lo que no es obstculo para hacer de ella una pieza pe8ectamente inteligible y muy recomendablepara integrar la accin que despus se nomativiza.
A partir de este momento es esencial que nuestra Administracin autonmica responda al reto que significa este esfuerzo con la asuncin decidida
y entusiasta de sus propuestas y sus mtodos. No se trata de una asimilacin
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PRLOGO
20
PRLOGO
que ninguno de los participantes en este camino es ajeno a la responsabilidad que le compete, del mayor al menor: Secreta,rio General Tcnico,
Director General, Jefes de Servicio, Secretarios de Organos y Unidades,
Jefes de Seccin y Jefes de Negociado, y Administrativos y Auxiliares
Administrativos. Copiamos la completa lista porque ninguno es ajeno a
lo que sucede con el patrimonio documental desde la redaccin, trmite
y custodia hasta la comunicacin.
* Vicenta CORTCes Archivera del Estado desde 1954. Jubilada en la actualidad, ha dirigido la Inspeccin Tcnica de Archivos dei Ministerio de Cultura y ha sido Presidenta de la Asociacin Espaola
de Archiveros, Bibliotecarios, Arquelogos y Documentalistas (ANABAD).
1. INTRODUCCI~N
22
INTRODUCCI~N
23
24
INTRODUCCI~N
25
El proceso de normalizacin implica la actuacin de numerosos intervinientes, tanto del mismo medio como de dominios conexos, en este
caso de gestores y archiveros, que aportarn experiencias vividas en la
propia disciplina y reflexiones compartidas por todos ellos en lo concerniente a las directrices emanadas de este Manual normalizador y de los
de procedimientos antes aludidos o de cualquier otra iniciativa normalizadora.
Como se ha dicho, este Manual est dirigido a los gestores, entendiendo por gestores a todos y cada uno de los grupos, niveles y categoras
de la Administracin que tengan relacin con los documentos, desde una
concepcin global del funcionamiento eficaz de una organizacin en la
que son tan importantes las funciones y tareas realizadas por un Director
General o un Jefe de Servicio, por ejemplo, como las de un Auxiliar Administrativo, ya que si no se realiza lo adecuado en cada nivel (en este caso
con los documentos) por parte de unos, de nada o poco servir lo que
otros realicen. Por tanto, el Manual tiene varias lecturas: una ms superficial para aquellos que se limiten a la realizacin de tareas, podramos
decir, ms mecnicas, y otra para aqullos que, con funciones organizativas, quieran conocer el por qu de las cosas; y aun otra para el que
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quiera reflexionar sobre el fin de lo aqu planteado e, incluso, quiera aportar nuevas metas en el camino iniciado. Es, adems, un texto dinmico
que conecta as con la realidad cambiante y continua evolucin de la organizacin administrativa. El libro est lleno de ejemplos de ello.
Tiene todava el Manual otra lectura: es la que puede hacerse por
INTRODUCCI~N
27
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INTRODUCCI~N
29
Es importante sealar que las Fases de Archivo que sirven a la Administracin, como es la fase de Archivo Central y desde luego los Archivos
de las oficinas, forman parte de su propia organizacin y estn a su servicio,
lo cual .dicho, creo, aleja cualquier tentacin de sustantivacin de estas
Fases de Archivo. El relieve que ahora se les da es el necesario para
salir de la situacin de abandono en que se encuentra ese aspecto de
la organizacin de la Administracin que es la custodia y tratamiento de
los documentos. Pero aun dentro de la organizacin tienen su identidad
y su importancia tal y como sealan algunos administrativistas que consideran a los Archivos administrativos como una de las bases de las Administraciones Pblicas y, adems, infraestructura determinante del procedimiento administrativo. No hay que darles ni ms ni menos que la importancia que tienen, pero sa hay que drsela. Del mismo modo que han
de recibir el tratamiento tcnico que precisan y para el que este Manual
pretende ser una gua.
Adems, y al final del texto, se ha percibido la necesidad de hacer
una pequea mencin de las otras dos fases del ciclo de los documentos:
Archivo Intermedio e Histrico, que en la Comunidad se renen en el
Archivo Regional como Centro, que es adems cabeza del Subsistema
Autonmico de Archivos. El funcionamiento de las dos primeras, Oficina
y Central, opera en el de las otras dos de un modo decisivo, ya que
si los documentos estn correctamente creados, clasificados y ordenados,
controlados y transferidos desde las oficinas, el trabajo de los archiveros
en las restantes Fases de Archivo podr dedicarse en un porcentaje mayor
al Anlisis y Valoracin de las Series Documentales, a la evaluacin de
su uso, a la realizacin del expurgo, a la adecuada conservacin del Patrimonio Documental, y a una descripcin informativa ms profunda e interconectada en relacin con un mejor y ms rentable servicio.
Una breve alusin terminolgica sobre el uso de los trminos vivo
y muerto en relacin con los documentos, todava frecuentes entre los
gestores. Se propone desde aqu la utilizacin de documentos en trmite
30
Los documentos que estn realmente muertos, es decir, que no sirvan para nada, han, desde luego, de destruirse. Por esta causa tampoco
se comparte (y as se les ha hecho saber) la terminologa empleada por
los archiveros de Qubec, que con tantas cosas importantes y acertadas
han contribuido al desarrollo de la ciencia archivstica, sin embargo. Los
documentos no deben ser activos, semiactivos y, sobre todo, inactivos,
por la misma razn que no se dividen en vivosy muertos.
Hay otra precisin terminolgica que importa comentar. Es la referida
al empleo de gestin de documentos, venida de EE.UU. y Canad especficamente, para la organizacin, tratamiento y servicio de los documentos
de las oficinas. Tampoco se est de acuerdo con su empleo, ya que la
gestin de documentos se realiza, y se viene realizando de siempre, en
todas las Fases de Archivo; por tanto, parece ms adecuado el empleo
de las expresiones gestin de documentos o, mejor, organizacin de los
documentos para todas y cada una de las Fases de Archivo.
Respecto de la definicin de Sistema de Archivos se ha elegido la
integracin dinmica de todos los elementos sobre el Patrimonio Documental sobre el que la Comunidad.de Madrid tiene competencias, es decir,
sobre los que la Comunidad obligatoriamente ha de ocuparse, englobando
as tambin los sistemas creados a partir del flujo archivstico de las fases
y los que se crean por la integracin de sistemas archivsticos de instituciones de carcter homogneo. Esta concepcin, adems de seguir la
orientacin sistmica ms acreditada, permite la planificacin imprescindible hoy para el funcionamiento de las organizaciones y mximo aprovechamiento de los recursos.
As, en 1990 se inicia el Plan Sectorial que organiza el Subsistema
de Archivos de la Asamblea, Consejo de Gobierno y de la Administracin
autonmica de aplicacin directa sobre sta y aplicable tambin a la Asamblea si as en ella se decide desde su completa autonoma. Su aplicacin
ha comenzado por la primera fase, el Censo de produccin de documentos,
esencial para la planificacin y desarrollo de la segunda fase, de implantacin por programas. En una institucin tan joven como es la Comunidad
de Madrid se ha comenzado por los de creacin de infraestructuras y
INTRODUCCI~N
31
dotacin de personal. A stos han seguido el de Descripcin y el de Informatizacin. De hecho, y dentro de este ltimo, el borrador de este Manual
ha sido la base del anlisis funcional del Sistema Informtico y de Control
de Archivos de la Comunidad de Madrid, SLARC, realizado por el Organismo Autnomo Informtica y Comunicaciones de la Comunidad de
Madrid, ICM. Este Plan, en sus dos fases, se resume en este Manual.
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Cada una de las operaciones y tareas del tratamiento archivstico merece algn comentario.
El intento de precisin en la denominacin y delimitacin de instituciones, organismos, rganos y unidades, as como el papel que juega
la funcin y la competencia en lo que afecta a los documentos, ha sido
uno de los grandes esfuerzos realizados para dar coherencia a la teora
archivstica y realismo a su aplicacin en las oficinas y, por extensin,
a las dems Fases de Archivo.
INTRODUCCI~N
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34
Un tipo documental es una expresin tipificada de unidades documentales de acuerdo a lo que en este Manual se explica. No es una unidad
documental. La unidad documental es cada documento simple o compuesto (expediente).
En la definicin se ha empleado la expresin unidades documentales
con unas caracterstica estructurales, en general homogneas,en lugar
de con unos mismos caracteres internos ( o externos) que se emplean
en otras definiciones de tipo documental, por entender que esta expresin
es ms ajustada y, desde luego, ms comprensible para los gestores. Es
ms adecuada, ya que los caracteres internos (nombre del rgano y unidad
productores del documento, destinatario, texto del documento, lugar,
fecha, etc.) son los que identifican cada unidad documental, pero no cada
tipo documental, en los que, precisamente, los caracteres internos varan.
En cada tipo documental los caracteres externos (soporte, clase y formato)
pueden tambin variar. Un mismo tipo documental puede tener unidades
documentales en soporte papel o en soporte informtico, por ejemplo.
O si hablamos de formato, los Registros Generales han sido realizados
en formato libro y ahora se realizan, en multitud de Administraciones,
en formato de listados informticos. Son homogneas, en general, sin
embargo, en cada tipo las caractersticas estructurales. Estas pueden ser
similares, incluso, en varios tipos, por ejemplo: memorias justificativas del
gasto que existen en varios tipos documentales, documentos contables
en sus cuatro fases (A, D, O y K), agrupadas o no, etc. Sin embargo,
no ocurre lo contrario, es decir, en cada tipo estas caractersticas estructurales no son esencialmente distintas, son en general homogneas. Esto
se debe a que la propia normativa que regula los procedimientos permite
en unos casos simplificar, abreviar o unificar los trmites de los mismos.
El contenido testimonial e informativo no es homogneo, ni la clase
ni el soporte tienen por qu serlo.
La expresin de actuaciones nicas o secuenciales alude a las unidades
documentales simples o compuestas, resultado de esas actuaciones.
Se dice que estn normalmente reguladas por una norma de procedimiento, porque a veces no lo estn. Ejemplos de ello, adems de
en la propia Administracin, pueden encontrarse en las instituciones de
carcter privado.
Derivadas del ejercicio de una misma funcin, desde luego, no de
una competencia, puesto que la competencia es una atribucin de potestad
que se ejerce a travs de las funciones, y la funcin es la capacidad de
accin. No hay que confundir la clasificacin por materias con la cla-
INTRODUCCI~N
35
36
donde primero ha de respetarse la estructura en que se generan los documentos, las divisiones de un Fondo de Archivo. En posteriores fases, el
Principio de Respeto a la Estructura en que se generan los documentos
o a la Estructura interna de cada Fondo de Archivo va implcito en el
principio de Respeto a la Procedencia de los Fondos y en el de Respeto
al Orden Original. El Respeto a la Estructura en que se generan los documentos, aplicado en las oficinas, incluye tanto el Respeto a la Estructura
orgnica y funcional como el Respeto a la Estructura procedimental, a
la secuencia en que se producen los documentos, por parte de los gestores.
Hay, si se quiere, otro principio ms intrnsecamente unido o que
trasciende, o mejor, previo a los universalmente consagrados ya principios
de Respeto a la Estructura, Procedencia y Orden Original de los documentos, y que aparece como de vital importancia cuando se trabaja con
los Archivos en las oficinas. Es el Respeto a la Propia Facultad de Organizacin de las Administraciones, de las instituciones. Porque es verdad que los archivos son radiografas del funcionamiento de las instituciones, del bueno y del malo, pero tambin lo es que los archiveros no
hemos de decidir cmo se organizan y funcionan stas, ni pretender encorsetar a las instituciones en un esquema preconcebido, sino extraer los
datos de su organizacin que nos permitan, respetndola, obtener o dar
las directrices que han de ser abiertas en consonancia con la propia Administracin y para la organizacin a su vez de los archivos, en este caso
de las oficinas. Todo ello constituye una realidad dinmica en la que lo
que va a permanecer es el testimonio del funcionamiento de la institucin.
Lo determinado al hablar de la identificacin y, en concreto, lo referente a instituciones y organismos, rganos y unidades va a tener aqu
su reflejo en la configuracin del fondo y de las divisiones del mismo.
Adecuar la teora a la realidad en la delimitacin de cada fondo y de
sus divisiones ha sido otra de las dificultades afrontadas a la hora de
redactar este Manual.
Los ejemplos y los cuadros completan todo lo aqu expuesto.
La ordenacin y la descripcin se adecuan tambin a esta Fase de
Archivo. La descripcin se contempla como tarea. No es en s misma
una funcin, sino una tarea que se realiza para el ejercicio de las funciones
de control de los documentos y de informacin sobre los mismos. sta
es la razn por la que se defiende la denominacin de los instrumentos
- d e control y de informacin- a partir de esas funciones y no de la
tarea que se realiza para ambas, como ya se public en la Ponencia <<Metodologa para la identificacin y valoracin de fondos documentales de
las Administraciones Pblicas. Concepcin y experiencias del Centro
INTRODUCCI~N
37
Regional de Archivos de la Comunidad de Madrid (Madrid, 1992), recogida en las Actas de las Primeras Jornadas sobre Metodologa para la Identificacin y Valoracin de Fondos Documentales de Las Administraciones
PibLicas, Ministerio de Cultura, 1992. Es ms, los instrumentos de control
son documentos de archivo (ver trabajo citado de Luciano PAREJO
en
p. 31). Los instrumentos de informacin son documentacin de apoyo
informativo valiossima, pero no son documentos de archivo. Las copias
de los instrumentos de control, que ofrecen a su vez una rica informacin,
pasan a ser documentacin de apoyo informativo. La descripcin en esta
fase es fundamental para el control y seguimiento de los expedientes en
su tramitacin.
En el punto que se refiere a la instalacin se incluye un nuevo modelo
de carpetaas, una para los documentos de archivo y otra, diferente, para
la documentacin de apoyo informativo. Cada una de ellas tiene normalizados los campos pertinentes. Ello, adems de un diferente color
(blanco para los documentos de archivo por ser inalterable al paso del
tiempo, y cualquier otro que se decida para la documentacin de apoyo
informativo), contribuir a una mejor organizacin y funcionamiento de
las oficinas.
Se ha tratado sobre la unidad de archivo de los documentos, que
es aquella gestora o responsable de la tramitacin, y no, aunque parezca
obvio hay que sealarlo, alguna de las que recorre el documento en esa
tramitacin.
La determinacin de funciones y responsabilidades de rganos y unidades respecto de los archivos de las oficinas tiene un carcter orientativo
y no pretende inmiscuirse en la capacidad de autoorganizacin de la Administracin. Sin embargo, y parece importante ponerlo de relieve, no slo
como una orientacin en este sentido que luego podr asumirse si se
estima conveniente, sino como la toma de conciencia de que cada rgano
y cada unidad y determinados puestos de la Administracin tienen algo
que hacer respecto de los documentos, como base que son de su funcionamiento.
38
son los documentos reprografiados o la documentacin de apoyo informativo. Es importante comprender que hay que conservar los documentos
en cualquier fase, pero tambin, y muy fundamentalmente, en sta para
que puedan dar el servicio pertinente en ella y en las dems Fases de
Archivo.
Finalizado lo concerniente a la formacin y tratamiento de los documentos en los Archivos de las oficinas, se trata ahora de un proceso compartido por esta Fase de Archivo y la siguiente: la transferencia de los
documentos a los Archivos Centrales. Se habla aqu de la definicin, el
objeto, el calendario y el procedimiento, pero tambin de la utilidad que
las transferencias tienen para los gestores en la lnea que se observa a
lo largo de todo el Manual. Se incluye un modelo de Relacin de Entrega
con sus instrucciones de cumplimentacin.
INTRODUCCI~N
39
Documental de la Comunidad de Madrid establece aqulla como obligacin fundamental, junto a la identificacin de las series. En las pginas
siguientes se explica la importancia que dicha valoracin tiene para el
anlisis de la clasificacin, para la normalizacin de la descripcin, como
aportacin para la Administracin, como aportacin para la investigacin,
para la determinacin del Patrimonio Documental, para las transferencias
y expurgo y para la racionalizacin de los recursos.
De los datos extrados de este Anlisis y Valoracin de las Series Documentales podr deducirse qu volumen (puede estimarse, en una primera
aproximacin, en menos del 50 por 100) de los documentos de archivo
producidos habrn de ser conservados permanentemente por su valor para
la investigacin. Sin la realizacin de este trabajo se conservar, y de hecho
se conservan, documentos sin valor para la investigacin, con lo que eso
significa en cuanto a falta de eficacia y de economa de recursos, y se
pueden estar destruyendo documentos de gran importancia para la investigacin -histrica o actual- en todas sus facetas.
Se seala la clasificacin de los valores de los documentos y se recogen
los diferentes tipos de valor de los mismos de acuerdo con las definiciones
expresadas en el trabajo Sistema de Control de Archivos Administrativos
(SCAA), llevado a cabo en 1981 por la Subdireccin General de Archivos
del Ministerio de Cultura y facilitado por la actual Directora del Archivo
General de la Administracin del Estado (Alcal de Henares), Mara Luisa
Conde Villaverde, que siguen siendo para nosotros totalmente vlidas.
A continuacin se reproduce un modelo de impreso de Anlisis, Identificacin y Valoracin de las Series Documentales, que basado en el del
SCAA antes aludido, incorpora campos nuevos como el de trmite, frecuencia de uso de la Serie, tiempo de permanencia de la Serie Documental
en Archivo de Oficina, Archivo Central, Archivo Intermedio y Archivo
Histrico, nmero de ejemplares y lugares donde se conservan, Publicaciones que recogen la informacin de la Serie, Reproducciones de la
Serie y uso de las Reproducciones, Crecimiento Anual en metros lineales,
efecto o repercusin social de los expedientes integrantes de la Serie,
relacin de documentos y documentacin de apoyo informativo que la
unidad productora propone destruir en la Serie Documental, propuesta
de conservacin de la Serie Documental y propuesta de expurgo de la
Serie Documental y estructura de modo diferente otro: como Tipo Documental, Institucin, rgano y Unidades Productores, Organos y Unidades
Administrativas que participan en la tramitacin del expediente adems
de los productores, Origen, Funcin, Documentos bsicos que componen
los expedientes integrantes de la Serie, Valoracin, Accesibilidad, Orde-
40
El ltimo captulo del texto hace una pequea alusin al Archivo Regional como cabeza del Subsistema Archivstico madrileo, como sede de
las Fases de Archivo Intermedio e Histrico de la Autonoma y como
centro director del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid.
Cierra el texto la relacin de bibiliografa y documentacin utilizada.
Se recogen aqu aquellas publicaciones que se han consultado para la
redaccin de este Manual. Todas ellas han sido de gran utilidad, en unos
casos como aportacin de datos; en otros, como contraste o confirmacin
de criterios; en otros, en fin, para rebatir o perfilar los conceptos. De
singular relevancia se ha considerado lo citado directamente en el texto.
Tambin se han consultado textos de administrativistas, de los que es
seguro que no estn todos los que son, pero que los usados han sido
de enorme utilidad.
INTRODUCCI~N
41
42
con rapidez, sin embargo, en futuras ediciones sin necesidad de actualizacin o con ella, puede afirmarse que va a permanecer mucho tiempo
como esquema de actuacin, al margen de su aplicacin concreta y ceida
a los cambios que se puedan suceder.
ARROYO
y a Vicenta CORTSque han sido y siguen siendo
2. NOCIONES GENEWES
44
Competencias
NOCIONES GENERALES
45
46
La Asamblea
Institucin legislativa y representativa del pueblo de Madrid, ejerce
NOCIONES GENERALES
47
EL Presidente
El Presidente de la Comunidad de Madrid ostenta la suprema representacin de la Comunidad y la ordinaria del Estado en la misma.
Tiene tres tipos de funciones:
Como supremo representante de la Comunidad Autnoma
ostenta la alta representacin de sta en las relaciones con las dems
instituciones, firma determinados Convenios o Acuerdos y convoca
elecciones (a la Asamblea) en la Comunidad de Madrid.
- Como representante ordinario del Estado en la Comunidad
le corresponde, entre otras funciones, promulgar en nombre del
Rey las Leyes de la Asamblea y los Decretos Legislativos (ordenando su publicacin en los respectivos Boletines Oficiales) y mantener las relaciones con la Delegacin del Gobierno.
- En su condicin de Presidente del Consejo de Gobierno le
corresponden, entre otras, las siguientes funciones: nombrar y separar de su cargo a los Consejeros, firmar los Decretos aprobados
en Consejo de Gobierno, solicitar dictamen al Consejo de Estado
en determinados supuestos, coordinar el programa legislativo del
Consejo de Gobierno y la elaboracin de normas y plantear ante
la Asamblea la cuestin de confianza.
-
48
El Consqo de Gobierno
El Consejo de Gobierno es el rgano colegiado que dirige la poltica
y la Administracin de la Comunidad de Madrid, correspondindole las
funciones ejecutivas y administrativas, as como el ejercicio de la potestad
reglamentaria en materias no reservadas en el Estatuto de Autonoma
a la Asamblea. De entre sus funciones se destacan las de aprobar los
Proyectos de Ley, dictar Decretos Legislativos, aprobar el Proyecto de
Presupuesto anual y ejecutarlo una vez aprobado por la Asamblea, acordar
la interposicin de recursos y planteamiento de conflictos ante el Tribunal
Constitucional, autorizar determinados contratos, decidir el nombramiento
y cese de los cargos de la Administracin autonmica con categora igual
o superior a Director General y administrar, defender y conservar el Patrimonio de la Comunidad.
El Consejo de Gobierno est compuesto por el Presidente y los Consejeros, cuyo nmero no podr exceder de diez.
Son tipos documentales propios del Consejo de Gobierno los Expedientes de Reuniones del Consejo de Gobierno, que incluyen los diferentes
Acuerdos o Decretos dependiendo del carcter de lo tratado.
-
La Administracin autonmica
La Administracin de la Comunidad de Madrid, constituida por rganos jerrquicamente ordenados, acta para el cumplimiento de sus fines
con personalidad jurdica propia.
Los rganos superiores de la Administracin son el Presidente, el Consejo de Gobierno y los Consejeros. stos son tambin los del Gobierno
autnomo.
Cada Consejera cuenta con una Secretara General Tcnica para ejercer las competencias y desarrollar las gestiones de gobierno y administracin de la Comunidad. Adems, se estructura en Direcciones Generales
por bloques de competencias de naturaleza homognea. Son, junto a los
anteriores, rganos de la Administracin autonmica. Todos stos son los
titulares de los rganos de la Administracin. Dependiendo de ellos estn
los Servicios, Secciones y dems unidades (Negociados u otros). Todos
ellos son unidades administrativas.
NOCIONES GENERALES
49
Los Consejeros
En la Ley de Gobierno y Administracin de la Comunidad de Madrid
del ao 1983 se establecen inicialmente diez Consejeras.
Tras las reformas de 1987, de 1991 y de 1995, correspondientes a
nuevas legislaturas, las Consejeras son en la actualidad las siguientes: Presidencia; Hacienda; Economa y Empleo; Obras Pblicas, Urbanismo y
Transportes; Sanidad y Servicios Sociales; Educacin y Cultura, y Medio
Ambiente y Desarrollo Regional.
50
NOCIONES GENERALES
51
52
NOCIONES GENERALES
53
54
FECHAS
EXTREMAS
1929-1982
OOAA.instituto
(INIA)
OOAA.Reforma y
Economa y Empleo
1929-1982
1943-1982
28
1958-1982
13
1965-1982
Educacin y Cultura
':ill
VOLUMEN
1975-1983
25
25
1939-1983
1.640
Ministerio de Cultura
1933-1985
31
INSERSO
1904-1983
OOAA ICONA
COPLACO, IPPV
Ministerio de Justicia
Sanidad y Servicios
Sociales
1983-1985
185
1852-1985
OOAA.AISNA
TOTAL
1950-1983 1
1939-1985
861
0,4
1940-1986
947
1852-1986
5.416,4
En la actualidad, y con pvstetiotidad a la realizacin del censo, se han producido voluminosos traspasos de documentos a las Consejetias
de Presidencia y Hacienda en matetia de asociaciones y fundaciones y ttibutos.
NOCIONES GENERALES
55
Los que formaban parte del Archivo General de la Diputacin Provincial de Madrid y los que se quedaron en las Consejeras.
Los primeros se custodian en la actualidad en el Archivo Regional
y unos lmites
de la Comunidad de Madrid. Con un volumen de 1.342 d.
cronolgicos de 1457 a 1983. Su cuadro de clasificacin es el que figura
a continuacin:
CUADRO RESUMEN DE DOCUMENTOSHEREDADOS DE LA DIPUTACI~NPROVINCIAL
DE MADRID QUE SE CUSTODIAN EN LA ACTUALIDAD EN EL ARCHIVO REGIONAL
DE LA COMUNIDAD DE MADRID
ARCHIVO REGIONAL
(DIPUTACIN PROVINCIAL DE MADRID)
FECHAS
EXTREMAS
VOLUMEN
ENML
TOTAL ...................................................................................................
1457-1983
1.342
56
1
1
1
FECHAS
EXTREMAS
1976-1982
1873-1982
Hacienda ...............................................................................
Medio Ambiente y Desarrollo Regional ................................
1
1
1946-1982
1940-1982
VOLUMEN TOTAL
DOCUMENTOSWL)
072
125
1
1
531
85
1894-1982
3 49
Presidencia ............................................................................
1940-1982
52
1
1873-1982 1
1889-1982
572
1.714,2
I
I
I
I
FECHAS
VOLUMEN TOTAL
EXTREMAS
DOCUMENTOS (MJL)
1457-1983
1.342
Consejeras ............................................................................
1873.1982
1.714,2
TOTAL ..........................................................................
1457-1983
3.056,2
Tienen un volumen de 16.851 m/l. de documentos, cuyos lmites cronolgicos abarcan de 1983 a 1990. Estos documentos son los producidos
por los Servicios Centrales y Centros adscritos a la Administracin autonmica y los adscritos a la Administracin institucional, a excepcin de
las Empresas Pblicas, que estn todava sin censar. El resumen de esta
produccin documental puede verse en el cuadro que figura a continuacin:
NOCIONES GENERALES
57
1
Educacin y Cultura ....................................
1
......................................................
Hacienda
1
Medio Ambiente y Desarrollo Regional ...... 1
Obras Pblicas, Urbanismo y Transportes. 1
Presidencia ...................................................
1
Sanidad y Servicios Sociales ........................
1
Economa y Empleo .....................................
TOTAL ................................................
1
1983-1990
1983-1990
1983-1990
1983-1990
1983-1990
1983-1990
1983-1990
1983-1990
1
1
1
1
1
1
1
VOLUMEN TOTAL
DOCUMENTOS(Mn)
4.287
2.383
2.803
1.710
2.358
600
2.710
16.851
1
I
I
I
1
1
1
1
1.479
756
762
542
258
157
630
1
I
I
I
1
1
1
4.584
58
LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO SON LOS QUE SOPORTAN LAS ACTACIONES ADMINISTRATIVAS. EN ELLOS HA DE QUEDAR GARANTIZADA
su AUTENTICIDAD, su INTEGRIDAD Y su CONSERVACI~N.
NOCIONES GENERALES
59
2.2.3.
La Ley 4/1993, de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid, determina en sus artculos 4, 5 , 6 y 7 qu documentos
son los que integran el Patrimonio Documental madrileo, pblico y
privado.
Por lo que respecta a las Instituciones Autonmicas, el artculo 4 de
la Ley dice:
Forman parte del Patrimonio Documental madrilefio todos los documentos de Archivo, recogidos o no en Centros de Archivo, generados en cualquier poca, producidos, reunidos o conservados en el ejercicio de sus funciones
por:
a)
La Asamblea de Madrid.
60
NOCIONES GENERALES
61
62
ARCHIVO DE OFICINA
Est formado por los documentos en
trmite o que, finalizado ste, son de
consulta continua por parte del gestor, permaneciendo en la oficina un
mximo de cinco aos, salvo excepciones. Dan testimonio. ofrecen
informacin y tienen potencialmente
ARCHIVO
DE OFIClNA
(5
MXIMo)
INSTALACIONES
cu
La.
SERVICIOS
TRATAMIENTO
ADMINISTRACI~N
INICIACI~NEN EL REGISTRO
GENERAL
FORMACIN DE EXPEDIENTES
CIUDADANOS
C O N ~ F J E R ~ A ~CLASIFICACIN
RECUPERACIN
T
DE LA INFORMACIN
CONSULTA INDIRECTA
TRANSFERENCIA DE FONDOS
DE ARCHIVO
valor histrico.
ARCHIVO CENTRAL
ARCHIVO CENTRAL
ADMlNISTRATIVO
Recibe los documentos tramitados (10
ANOS MAXIMO)
TRATAMIENTO
en las oficinas al cumplirse el plazo
estipulado. Tienen vigencia jurdica
y administrativa. Deben ser tratados
EN
ORDENACIN
por el Archivero y son objeto de conC O N ~ E J E R ~ A ~ DESCRIPCIN,
sulta frecuente directa por el gestor y
directa o indirecta por el ciudadano.
T
RECUPERACION
DE LA INFORMACIN
COMUNICACIN
TRANSFERENCIA DE FONDOS
DE ARCHIVO
ARCHIVO INTERMEDIO
ARCHIVO
INTERMEDIO
Est formado por los documentos
que por el tiempo transcurrido tienen (15 ANOS MAXIMO)
menos uso por parte de los gestores.
INSTALACIONES
san consultados por los ciudadanos,
EN EL
y cuando pierden su vigencia jurdica o administrativa, si no tienen valor ARCHIVO REGIONAL
histrico. son objeto de expurgo.
SERVICIOS
ADMINISTRACI~N
CONSULTA DIRECTA
CONSULTA INDIRECTA
CIUDADANOS
CONSULTA DIRECTA
CONSULTA INDIRECTA
SERVICIOS
TRATAMIENTO
CONTROL
DESCRIPCI~N
REUJPERACIN
DE LA INFORMACIN
EXPURGO
COMUNICACI~N
TRANSFERENCIA DE FONDOS
DE ARCHIVO
ARCHIVO HISTRICO
ARCHIVO
(oDEPSITO FINAL)
HIST~RICO
TRATAMIENTO
)
Recibe los documentos cuya misin (MAS DE 30
CONTROL
primordial es la de servir de fuente
para la investigacin,
INSTALACIONES CLASIFICACIN
EN EL ARCHIVO ORDENACIN
REGIONAL
DESCRiPCIN
RECUPERACIN
DE LA INFORMACI~N
COMUNICACI~N
ADMINISTRACIN
CONSULTA DIRECTA
CONSULTA INDIRECTA
CIUDADANOS
CONSULTA DIRECTA
CONSULTA INDIRECTA
INVESTIGACI~N
SERVICIOS
ADMINISTRACIN
~
CONSULTA INDIRECTA
CIUDADANOS
INVESTIGACIN
EDUCACI~N
NOCIONES GENERALES
2.2.5.
63
64
El elemento fundamental de la primera fase es la elaboracin del Censo de produccin de documentos en las Consejeras y Administracin
Institucional.
NOCIONES GENERALES
65
CUADRO RESUMEN DEL CENSO. 1.' FASE DEL PLAN SECTORIAL QUE ORGANIZA
EL SUBSISTEMA DE ARCHIVOS DE LA ASAMBLEA, DEL CONSEJO DE GOBIERNO
Y DE LA ADMINISTRACIN AUTONMICA
(datos adecuados a las Consejeras actuales)
FECHAS EXTREMAS Y hVL POR FASES DE ARCHIVO
CONSEJERh
A OFICINA
hos
A CENTRhL
A&os
hm
A INTERMEDIO
A&os
ANOS
1986.1990
TOTAL.....................
71,41 1961.1975
3,29 19401960
Presidencia .......................
363,08 19761985
TOTAL FONDOS
A HIST6rUCO
MOS
0,4 1940-1990
CRECIMIl3'i"T
ANUAL
(m)
M/L
438.18
132
1852-1990 5.563,4
662
1986.1990 12.956,88 19761985 5.861,27 1%1-1975 2.503,93 1852-1960 1.083,62 1852.1990 23.981,6
4.584
VOLUMEN TOTAL
DOCUMENTOS (Mn)
16.85 1
5.416,4
1.714,2
23.981,6
FECHAS
EXTREMAS
1
1
1
1983-1990
1852-1986
1873-1982
1852-1990
CRECIMIENTO
(Mn)
1
1
1
4.584
1
'1
I
4.584
66
Programa de Infraestructuras
Se realizar una vez implantados los Archivos Centrales de las Consejeras. De acuerdo con la Ley de Archivos y Patrimonio Documental
de la Comunidad de Madrid es un punto clave de la concepcin archivstica de esta Comunidad. Consiste en conocer los elementos y caractersticas esenciales de los documentos de Archivo que permitirn actuar
adecuadamente en cuanto a tratamiento, transferencias, expurgo, acceso,
accesibilidad y servicios de los documentos.
Programa de descripcin de Fondos de Archivo
NOCIONES GENERALES
67
(SIARC)
Planificacin.
Control de procesos (transferencias y expurgo).
Descripcin.
Control de gestin de usuarios.
Reprografa (conservacin y servicio de los documentos).
La implantacin de este Plan Sectorial, que contempla la creacin
de un Archivo Central en cada Consejera, supondr una estrecha colaboracin entre las unidades administrativas y el Responsable del Archivo
Central, que asesorar permanentemente a las mismas en cuanto al buen
funcionamiento de sus archivos.
La puesta en marcha del Plan Sectorial que organiza el Subsistema
de Archivos de la Asamblea, Consejo de Gobierno y Administracin
autonmica de la Comunidad de Madrid exige que ste sea aplicado
desde la primera fase de Archivo: el Archivo de Oficina. El funcionamiento
de este Sistema Archivstico adems de contribuir a la racionalizacin del
tratamiento de los documentos reportar una serie de ventajas a las Oficinas Productoras de los mismos.
68
SE EVITA LA PROLIFERACIN INNECESARIA DE FOTOCOPIAS DE DOCUMENTOS, A LAS QUE MUCHAS VECES SE RECURRE POR TEMOR A QUE
EL DOCUMENTO ORIGINAL NO SE ENCUENTRE POR LA MALA ORGANIZACIN DEL ARCHIVO.
3. EL ARCHIVO DE OFICINA
3.1. DEFINICI~N
Est formado por los documentos que estn en trmite o son de uso
muy frecuente por parte de los gestores. Tienen plena vigencia jurdica
y administrativa. La permanencia en las diferentes unidades administrativas se reducir al mnimo plazo y sta no ser superior a cinco aos
desde el fin de su tramitacin, salvo excepciones razonadas. Los documentos de esta fase dan testimonio, ofrecen informacin y tienen potencialmente valor histrico.
Estas actuaciones, unilaterales o contractuales, estn sujetas a un procedimiento regulado por norma. Estas actividades procedimentalizadas
o formalizadas (L. PAREJO)
se plasman en documentos. Por tanto, los documentos no nacen de manera arbitraria, sino que reflejan la materializacin
de esas actividades. De ah la importancia que se ha de otorgar a la documentacin de los actos.
70
- Actos administrativos secundarios (actos registrales y con una finalidad de orden o control).
- Actos de sujetos ordinarios o comunes (todos cuantos no sean
entidades de Derecho Pblico que en su actuacin merezcan la
consideracin de Administracin Pblica segn el artculo 2 de
la Ley 30/1992, de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn).
Las unidades documentales simples estn formadas por un solo documento o pieza documental. Algunos ejemplos de estas unidades documentales
simples son los Registros, la Correspondencia, los Informes y las Memorias.
Estos dos ltimos pueden formar parte de un expediente o emitirse aisladamente.
Los Registros son los instrumentos que controlan y establecen el flujo
de los documentos. Ellos mismos tienen la condicin de documento. Destaca el Registro General de entrada y salida de documentos. La
EL ARCHIVO DE OFICINA
71
Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn, en su
artculo 38.1 recoge las caractersticas y el funcionamiento del Registro
General:
Los rganos administrativos llevarn un registro general en el que se
har el correspondiente asiento de todo escrito o comunicacin que sea presentado o que se reciba en cualquier unidad administrativa propia. Tambin
se anotarn en el mismo la salida de los escritos y comunicaciones oficiales
dirigidas a otros rganos o particulares.
72
de la Administracin encaminadas a la resolucin de un asunto, que reflejan una situacin continuada en el tiempo o que estn dotadas de una
cierta autonoma.
Ejemplos de ello son:
Expedientes encaminados a la resolucin de un asunto:
Expediente de Adquisicin de Material de Oficina para el Centro ...
- Expediente Sancionador por infraccin a la Empresa ...
- Expediente de Concesin de Licencia de Pesca a D. ...
-
...
77
EL ARCHIVO DE OFICINA
73
Solicitudes.
- Memorias.
- Propuestas.
- Oficios.
- Notas Interiores.
- Informes.
- Certificados.
- Notificaciones.
- Documentos Contables.
- Facturas.
- rdenes.
- Resoluciones.
-
74
Documento de Archivo
La Ley 4/1993 recoge en su artculo 1 el concepto de documento
de Archivo como testimonio de los actos de la Administracin, excluyendo
del mismo la documentacin mltiple de carcter nicamente informativo. Esta ltima es la que constituir la documentacin de apoyo informativo.
Por tanto, sern documentos de Archivo los que antes se han mencionado: Expedientes, Correspondencia, Memorias, Informes ...
Ejemplos:
- Boletines Oficiales.
- Folletos de casas comerciales.
- Revistas.
- Catlogos de Libreras.
- Fotocopias de documentos de archivo que sirven de informacin
para otra actuacin.
- En general, toda aquella informacin impresa y publicada.
EL ARCHIVO DE OFICINA
75
Esta documentacin de apoyo informativo, si por una cuestin prctica, se incluye en la carpetilla del expediente, una vez utilizada la informacin requerida, se sacar de ella.
ESTE MANUAL EST, POR TANTO, DEDICADO EXCLUSIVAMENTE A LOS
DOCUMENTOS DE ARCHIVO. POR ELLO, DE AQUEN ADELANTE CUANDO APAREZCA LA PALABRA DOCUMENTO SER EQUIVALENTEA DOCUMENTO DE ARCHIVO.
Deben recibir tratamientos adecuados, aunque diferentes, para asegurar la eficacia de la gestin administrativa y
el servicio a la Administracin Productora, al ciudadano y a la investigacin.
La confusin terminolgica ha contribuido a la dificultad para discernir el documento de Archivo de la documentacin
de apoyo informativo, diferencia que hay que tener presente, pues a cada uno le corresponde un tratamiento y una
ubicacin distintos y dan diferentes servicios.
SIMILITUDES
Igual denominacin (equvoco):
Ofrecen informacin:
Documentacin, documentos.
Documentos de Archivo: fuente primaria de informacin: ej.: un iibro de
actas.
Documentacin de apoyo informativo: fuente secundaria de informacin, es
decir, ya elaborada.
Ej.: un boletn, una revista.
76
DIFERENCIAS
DOCUMENTOS DE ARCHIVO
Ej.:
Dictamen jurdico.
* Expediente de Adquisicin de Mobiliario y Enseres
remporal
Administrativo
Fiscal
Legal
Fijados los
plazos por
normativa
legal
Informativo
Fijados los
plazos por la
utilidad de la
informacin
contenida
Valoi
'ermanente
1 Histrico
remporal
Administrativo
Fiscal
Legal
Valor
Informativo
Permanente
No tiene
Obsolece
pronto.
Fijados los
plazos por la
utilidad de la
informacin
contenida
I No tiene
No es Parrimonio Documental.
Es o puede ser fuente secundaria para la historia.
Es un Conjunto facticio o artificial: clasificacin temtica, basada exclusivamente en el valor de informacin
de la documentacin.
Dossier: conjunto de documentacin ordenada, segn
el asunto de que se trate, cuyo fii nico es proporcionar
informacin sobre dicho asunto.
EL ARCHIVO DE OFICINA
77
En cuanto a la utilizacin del papel, hay que decir que debe emplearse
como soporte de documentos originales ( o de sus copias firmadas) aquel
papel, reciclado o no, cuyas caractersticas de calidad garanticen su permanencia y conservacin. El papel de baja calidad o desechable puede
utilizarse, en cambio, para borradores, sobres o para documentacin de
apoyo informativo.
Conviene prestar atencin tambin al tipo, composicin y fijacin de
las tintas, ya que se sabe que tanto las de algunas mquinas de escribir
como las de impresoras matriciales y lser presentan serios problemas de
manipulacin y conservacin.
78
Y tres tareas:
Ordenacin.
Descripcin.
Instalacin.
Las operaciones de identificacin y clasificacin relacionan y adaptan
intelectual y materialmente un Fondo de Archivo a la estructura orgnica
y funcional que lo ha generado.
3.3.1.
Identificacin
El rgano producto
La competencia.
La funcin.
El tipo documental
Tres de ellos: el rgano productor, la funcin y el tipo documental,
determinan la formacin de la serie documental.
Las competencias, como se ver despus, introducirn en los documentos las materias, los lugares y las personas, elementos esenciales para
la informacin y que darn lugar a los ndices de recuperacin de la misma.
-
EL ARCHIVO DE OFICINA
79
El Presidente.
Consejo de Gobierno.
Consejeros.
Viceconsejeros.
- Secretarios Generales Tcnicos.
- Directores Generales.
Los Servicio$.
Las Seccione2.
- Las Subseccions.
- Los Negociados:
80
EL ARCHIVO DE OFICINA
81
las Secciones y Negociados formarn parte del enunciado del rgano o unidad productores del documento.
- Los rganos productores de documentos y las unidades en que
se dividen son los contemplados en las estructuras orgnicas actuales, pasadas o futuras.
Todo lo antedicho es aplicable a la Asamblea y los Entes Institucionales
de la Comunidad de Madrid, con sus propias salvedades.
CUADRO DE LA ESTRUCTURA ORGNICA DE LAS INSTITUCIONES Y ORGANISMOS
DEL GOBIERNO Y ADMINISTRACION DE LA COMUNIDAD DE MADRID
INSTITUCIONES Y ORGANISMOS
(Art. 2 de la Ley 4/1993, de 21 de abril,
de Archivos y Patrimonio Documental
de la Comunidad de Madrid)
Organismos Autnomos
Empresas Pblicas
~RGANOS
Consejeros
Direcciones Generales
Secretmas Generales Tcnicas
6rganos de Gestin
UNIDADES ADMINISTRATIVAS
Secciones
Negociados
Otras
Divisiones de la Institucin
Organos Productores
82
La competencia
Por razn del lugar, los rganos tienen una competencia territorial
determinada, que puede ser nacional [autonmica] o local, dentro de la
cual nicamente pueden ejercer vlidamente su competencia material.
Finalmente, la competencia puede limitarse por razn del tiempo, bien
en trminos absolutos (ejerciciopresupuestario), bien en trminos relativos
(una suspensin de licencia de edificacin por un determinado plazo).
Segn lo expuesto, en un rgano deben confluir todos los criterios
de competencia (material, territorial, temporal) para que, en ejercicio de
la misma, pueda dictar vlidamente el acto administrativo que dicha competencia autorice.
EL ARCHIVO DE OFICINA
83
84
- La funcin
Es la capacidad de accin propia de los rganos, en este caso de
la Administracin, su capacidad de actuacin a travs de actividades y
tareas. Esto es, se entiende por actuacin el conjunto de actividades y
tareas especficas o inespecficas necesarias para cumplir una funcin.
Cuando la funcin se ejerce lo hace a travs de una o varias actividades.
Las actividades, por tanto, estn implcitas en la funcin.
La Administracin tiene multitud de funciones que vienen determinadas por norma: aprobar, autorizar, controlar, cooperar, coordinar, dirigir,
fomentar, gastar, ingresar, inspeccionar, ordenar, planificar, sancionar,
supervisar, regular, etc ... Todas ellas son funciones genricas que van subdividindose en funciones ms especficas hasta llegar a la materia sobre
la que se ejerce la funcin, como, por ejemplo, gastar para reparar y
conservar aparatos e instrumental mdico.
La funcin opera a travs de las actividades en los lugares, sobre las
personas y sobre las materias.
En los expedientes derivados de la Clasificacin Econmica de los
Presupuestos de Ingresos y Gastos la funcin, que dar lugar a la actividad
que genera el tipo documental, se corresponde, en general, con el concepto
o el subconcepto, segn los casos, que se establece para la formulacin
y gestin presupuestaria.
LA FUNCINA mvs DE LAS ACTIVIDADES ES EL ELEMENTO QUE
DA LUGAR AL ESTABLECIMIENTO DEL TIPO DOCUMENTAL.
El tipo documental
Es la expresin tipificada de unidades documentales con unas caractersticas estructurales, en general, homogneas, de actuaciones nicas o
secuenciales, normalmente reguladas por una norma de procedimiento,
derivadas del ejercicio de una misma funcin y realizadas por n determinado rgano, unidad o persona con competencia para ello.
Los rganos productores son decisivos para la formacin de las series
documentales en las que se basan los principios de clasificacin. La funcin
es tambin esencial, ya que determina las distintas actuaciones que dan
lugar a los distintos tipos documentales. De este modo, el rgano directamente y la funcin en el ejercicio de sus propias actividades, a travs
del tipo documental, conforman las series. Sin embargo, la funcin no debe
EL ARCHIVO DE OFICINA
85
tomar el lugar del rgano para conformar las series, ya que la separacin
de series por funciones no dara testimonio estratigrfico del funcionamiento
de la institucin o al menos lo dara muy desdibujado, ya que la misma
funcin es o puede ser ejercida por distintos rganos. Por ejemplo, el ejercicio
de la funcin de retribuir al personal funcionario, que dar lugar al tipo
documental Expedientes de Retribuciones Bsicas a Funcionarios, se llevar
a cabo tanto por la Secretara General Tcnica de la Consejera de Economa
y Empleo como por la de Obras Pblicas, Urbanismo y Transportes, o el
ejercicio de la funcin de arrendamiento de maquinaria, instalaciones y equipo, que dar lugar al tipo documental Expedientes de Arrendamiento de
Maquinaria, Instalaciones y Equipo, se llevar a cabo tanto por la Direccin
General de Patrimonio Cultural como por la de Industria.
As, y siguiendo con el ejemplo, las actividades derivadas del ejercicio
de las funciones que se contemplan en la Clasificacin Econmica del
Presupuesto y que se expresan a nivel de concepto o subconcepto darn
lugar a los consiguientes tipos documentales:
CONCEPTO/
SUBCONCEPTO
120
200
FUNCIN(actividades
derivadas de su ejercicio)
203
2130
Reparacin y Conservacin de
Maquinaria, Instalaciones y
Equipo.
Adquisicin de Material de
Oficina.
Indemnizacin por Locomocin.
Transferencias corrientes a
Familias.
Adquisicin de Mobiliario y
Enseres.
Reposicin de Mobiliario y
Enseres.
Transferencias de capital a
Empresas Privadas.
220
23 1
483
605
615
773
TIPO DOCUMENTAL
Expedientes de Retribuciones
Bsicas a Funcionarios.
Expedientes de Arrendamiento
de Terrenos y Bienes Naturales.
Expedientes de Arrendamiento
de Maquinaria, Instalaciones
y Equipo.
Expedientes de Reparacin y
Conservacin de Maquinaria, Instalaciones y Equipo.
Expedientes de Adquisicin de
Material de Oficina.
Expedientes de Indemnizacin
por Locomocin.
Expedientes de Transferencias
comentes a Familias.
Expedientes de Adquisicin de
Mobiliario y Enseres.
Expedientes de Reposicin de
Mobiliario y Enseres.
Expedientes de Transferencias
de Capital a Empresas Privadas.
86
TIPO DOCUMENTAL
Proteccin del Patrimonio Histrico-Arts- Expedientes de Declaracin de Bienes de Intico/Declaracin de Bienes de Inters Culters Cultural (BIC).
tural.
Expedientes de Acuerdos del Consejo de
Realizacin de Acuerdos.
Gobierno.
Sancin en materia de Personal.
Expedientes Sancionadores en materia de
Personal.
Autorizacin de Apertura de Agencias de Expedientes de Autorizacin Turstica de
Apertura y Clasificacin de Agencias de ViaViajes.
jes.
"
EL ARCHIVO DE OFICINA
87
LA serie documental
88
Ejemplo:
rgano productor Consejera de Educacin y Cultura
Direccin General de Patrimonio Cultural
Servicio Regional de Bibliotecas y del Libro
Seccin Econmico-Administrativa
+
Funcin (actividad
derivada de su ejercicio) Adquisicin de Material de Oficina
Tipo documental
Ejemplo:
Expedientes de Adquisicin de Mobiliario y Enseres.
- Expedientes de Transferencias de Capital a Corporaciones Locales,
etctera ...
Cada uno de estos tipos documentales ms, en este caso, la citada
Seccin Econmico-Administrativa del citado Servicio de la Direccin
General darn lugar a series diferentes.
-
EL ARCHWO DE OFICINA
3.3.2.
89
Clasificacin
La clasificacin es la operacin mediante la cual los documentos producidos y recibidos por una determinada unidad administrativa se van
separando, formando conjuntos orgnicos de documentos correspondientes a las actividades desarrolladas por esa oficina.
90
El Principio de Respeto a la Estructura en que se generan los documentos, cuyo anlisis e historia han sido muy adecuadamente estudiados
en el Manual de Avchivistzca PrincZpios y problemas, del italiano Elio LODOLINI, y por el francs Michel DUCHEIN,
fue enunciado en el siglo xm por
los holandeses MULLER
FEITHy FFXJIN. Fue bautizado como struktuqrinzip
en Alemania como complemento natural del Principio de Respeto a la
Procedencia de los Fondos y se aplica desde entonces en todos los archivos
que funcionan adecuadamente. Se trata ahora de aplicarlo en las oficinas,
donde va a ser realmente eficaz.
Este Respeto a la Estructura en que se generan los documentos supone
tanto el Respeto a la Estructura orgnica en que se han producido, como
el Respeto a la Estructura de la actividad funcional del rgano, como
el Respeto a la Estructura de cada procedimiento, que hace que los documentos se generen secuencialmente de acuerdo con las normas que los
regulan y con las incidencias propias de cada procedimiento y que se
coloquen por tanto, formando un expediente y se archiven, de este modo,
dentro de cada rgano y unidad administrativa que los ha generado.
Por ello, a la hora de clasificar hay que tener presente:
Quin es el rgano o unidad productores.
Cules son sus funciones y las actividades implcitas en su ejercicio.
Qu actividades desarrolla el rgano productor para cumplir las
funciones respecto de las competencias que tiene atribuidas.
A qu tipo documental pertenece.
Qu normas regulan el procedimiento.
EL ARCHIVO DE OFICINA
91
EjempLo:
rgano o unidad productores:
Tipo documental:
Unidades documentales:
Expediente de Conservacin de la
Iglesia Parroquia1 ..." 1992.
Expediente de Conservacin del Palacio "..." 1992.
Expediente de Conservacin del
Monasterio ..." 1993.
"
"
92
Obras.
Materiales de construccin.
Tipo de edificio (Iglesias...) .
Gastos.
Independientemente de que se adquiriera, se restaurara, hubiese una
reunin en ella o se celebrasen bautizos, por poner algunos ejemplos.
Para su correcta clasificacin de acuerdo con el Principio de Respeto
a la Estructura en que se generan los documentos, este documento pasar
a formar parte de la serie Expedientes de Conservacin de Edificios
de Inters Arquitectnico y Cultural del Servicio de Promocin del Patrimonio Histrico.
Sin embargo, conviene hacer una aclaracin. Como hemos dicho al
hablar de las funciones que determinan la creacin de los tipos documentales, stas van subdividindose hasta alcanzar la materia, pero esto
no quiere decir que se clasifique por materias, sino que la clave de la
clasificacin, la entrada por la que comienza, es la funcin y no la materia.
Veamos un ejemplo: existen al menos tres tipos documentales determinados por el ejercicio de tres funciones en relacin con una materia: transporte. stos son Expedientes de Adquisicin de Material de Transporte,
Expedientes de Construccin de Infraestructura del Transporte, Expedientes de Reposicin de Material de Transporte. Su formacin est determinada por la funcin, ya que la materia es la misma y son las funciones
las que determinan las diferentes actuaciones sobre la infraestructura del
transporte, no la materia transporte. Si se archivara por la materia habra
que reunir todos estos tipos documentales en transportes y adems tambin el precio de los billetes de transporte, el transporte de mercancas
y la calidad de los transportes, por ejemplo, o un incendio en un transporte,
o eso habra que archivarlo en incendios? Esto quedara sujeto a la valoracin subjetiva de cada unidad y de cada persona, de modo que si cambiase la persona utilizara quizs otro criterio, lo cual imposibilitara el
establecimiento de una clasificacin adecuada y eficaz.
EL ARCHIVO DE OFICINA
93
Por ejemplo, no hay que reunir los oficios con los oficios, los documentos contables con los documentos contables, ni tampoco agrupar por
materias o asuntos todos los documentos que tengan que ver con el edificio
de la Puerta del Sol, de Plaza de Espaa o de una biblioteca, sino siguiendo
el procedimiento sealado por el ejercicio de una funcin, y de acuerdo
con lo expuesto al hablar de la formacin documental, habr que formar
Expedientes de Adquisicin de Mobiliario y Enseres (cada uno con sus oficios, sus documentos contables y sus otros documentos producto de su procedimiento e incidencias) o de Adquisicin de Material de Transporte.
En relacin con la funcin ejercida, estos expedientes habr que dividirlos por tipos documentales y archivarlos agrupndolos dentro de cada
tipo, de modo que los Expedientes de Adquisicin de Mobiliario y Enseres
se coloquen con los Expedientes de Adquisicin de Mobiliario y Enseres,
o los de Indemnizacin por Dietas con los de Indemnizacin por Dietas,
por seguir con el ejemplo.
Pero esta agrupacin tiene un lmite: la unidad administrativa que
los ha producido. Es decir, que los Expedientes de Adquisicin de Mobiliario y Enseres o de Indemnizacin por Dietas, por ejemplo, de una Direccin General no se agruparn en ella, sino que se archivarn en el Servicio
o Seccin del Servicio de esa Direccin General en que se hayan producido. Del mismo modo, no se podrn archivar juntos estos tipos documentales producidos por una Direccin General y los producidos por una
Secretara General Tcnica. Esto es, se clasificarn en series documentales
siguiendo la estructura en que se generan los documentos.
Volvamos al ejemplo de los expedientes derivados de la Clasificacin
Econmica de los Presupuestos de Gastos y de Ingresos, puesto que stos
generan un alto porcentaje de los documentos de la Administracin y
adems de un modo normalizado y comn a todas las Consejeras.
La Clasificacin Econmica de los Presupuestos de Gastos y de Ingresos que se ha establecido para la formulacin y gestin presupuestaria
tiene una sensible correspondencia con lo que aqu se expone. Se ha tomado esta clasificacin econmica como base para la clasificacin de los
tipos documentales en lugar de la clasificacin funcional del presupuesto,
por ser sta una clasificacin ms bien competencia1 y por estar las funciones de la clasificacin econmica en relacin ms directa con la produccin de documentos. As, los tipos documentales que se derivan de
las funciones en ella contempladas quedaran recogidos a nivel de concepto, mientras que el nivel de subconcepto se utilizar slo en aquellos
casos en que sea estrictamente necesario, como es aquel en que a nivel
de concepto figure el genrico otros o gastos diversos, o la acumulacin
94
200
202
FUNCIN(actividad
implcita en su ejercicio)
Arrendamientos de Terrenos
y Bienes Naturales.
Arrendamientos de Edificios
y otras Construcciones.
TIPO DOCUMENTAL
Expedientes de Arrendamientos
de Terrenos y Bienes Naturales.
Expedientes de Arrendamiento
de Edificios y otras Construcciones.
Ejemplo Captulo IV
CONCEPTO
403
413
FUNCIN(actividad
implcita en su ejercicio)
Transferencias corrientes al
Estado.
Transferencias corrientes a
Organismos Autnomos
Administrativos.
TIPO DOCUMENTAL
Expedientes de Transferencias
corrientes al Estado.
Expedientes de Transferencias
corrientes a Organismos
Autnomos Administrativos.
Ejemplo Captulo VI
CONCEPTO
600
613
FUNCIN(actividad
implcita en su ejercicio)
Adquisicin de Terrenos y
Bienes Naturales.
Reposicin de Maquinaria,
Instalaciones y Equipo.
TIPO DOCUMENTAL
Expedientes de Adquisicin de
Terrenos y Bienes Naturales.
Expedientes de Reposicin de
Maquinaria, Instalaciones y
Equipo.
Ejemplo Captulo W
CONCEPTO
703
713
FUNCIN (actividad
implcita en su ejercicio)
Transferencias de capital al
Estado.
Transferencias de capital a
Organismos Autnomos
Administrativos.
TIPO DOCUMENTAL
Expedientes de Transferencias
de capital al Estado.
Expedientes de Transferencias
de capital a Organismos Autnomos Administrativos.
EL ARCHIVO DE OFICINA
95
No se debe, pues, clasificar -y, por tanto, usar- la citada denominacin Expedientes de Contratacin, puesto que si as se hiciese gran
parte de los expedientes estaran incluidos bajo esta misma denominacin,
con lo cual la clasificacin no tendra as mucho sentido. Hay que atenerse
a la Clasificacin Econmica de Gastos, cuya aplicacin a la tipologa
documental se encuentra en las pginas 249-276 del apndice de este
Manual.
Para la denominacin de los tipos documentales en los captulos IV
y w habr que aplicar la denominacin de transferencias o subvenciones
de acuerdo con los supuestos que establece la Ley de Subvenciones de
la Comunidad de Madrid.
Los cambios que se vayan produciendo en la clasifiacin Econmica
96
y que servir de orientacin para todas las unidades en cuanto que recoge
grficamente el conjunto de las series documentales, de gran utilidad en
los supuestos de cambio del personal de las mismas.
CUADRO DE CLASIFICACIN DE SERIES DOCUMENTALES (EJEMPLO 1996)
18 meses
18 meses
Papel
18 meses
Papel
18 meses
Papel
18 meses
Papel
24 meses
Papel
18 meses
Papel
18 meses
Papel
18 meses
Papel
18 meses
Papel
18 meses
Papel
......................................
18 meses
18 meses
Papel
I I
Papel
EL ARCHIVO DE OFICINA
CRECIMIENTO
ANUAL
VALOR
ViGENCiA j
DE
",",",
18 meses
Papel
18 meses
Papel
...
18 meses
Papel
18 meses
Papel
18 meses
Papel
18 meses
Papel
24 meses
Papel
24 meses
24 meses
24 meses
Papel
24 meses
Papel
24 meses
Papel
24 meses
18 meses
18 meses
97
OBSERVACIONE!
+
Papel
Papel
98
VALOR
CRECMIvI"~
ANUAL (Mn)
18 meses
Propuesta de anteproyecto de
presupuestos anudes ..........
18 meses
VIGENCIA '
Correspondencia
....................
CLASE
DE SOPORTE
OBSERVACIONES
18 meses
Papel
18 meses
Papel
' Si se cambiasela denomhacin del rgano o de la Unidad productoresde donimentos, se har constu en nota.
' Expressrse en m e s a o aos,+convenga.
' Esta valora&n se cumplimenrar una vez &ado el Anlisis, Idenuficzin y Valoracin de las %es Documentales previsto en este manual en las pginas
179-204.
EL ARCHIVO DE OFICINA
99
ARCHIVOS OFICINA
&anos
Direccin General
Sesrefara General Tcnica
@anos de Gestin
Tipos
* documentales
Unidades
Series
documentales
SeNiCiOS
Secciones o Negociados
A R C W O CENTRAL
CONSEJER~A
Principio de respeto a la procedencia
de los fondos de Archivo.
Principio de respeto al d e n original.
ARCHIVO REGIONAL
INTERMEDIO E HIST6RICO
Consejeros
Direcciones Generales
Secretaras Generales Tcnicas
anos de Gestin
@"os
Divisiones de un fondo
de Archivo *
Instituciones
Consejena
Consejena
Consejena
Organismos Autnomos
Organismos
Empresa Pblica
Empresa Pblica
Fondo de Archivo
Fondo de Archivo
Fondo de Archivo
Fondo de Archivo
Fondo de Archivo
Fondo de Archivo
* No confundir con fracciones de Fondo de Archivo, que son las porciones de fondo (coincidentes o no con las divisiones) de carcter fsico o
intelectual en que puede fraccionarse un fondo para su traslado, su descripcin o su fumigacin, por ejemplo.
3.3.3.
Ordenacin
100
Orden cronolgico:
Por fecha de inicio: ao, mes y da.
Ejemplo: Registro General de entrada y salida de Documentos. Se
ordenar por aos.
Una variable del orden cronolgico es el ejemplo de la correspondencia, que se ordena cronolgicamente por aos y alfabticamente por
las Instituciones u Organismos con las que tiene relacin.
En la correspondencia siempre deben ir unidas la carta con su contestacin, siendo la primera la que da la pauta cronolgica.
EL ARCHIVO DE OFICINA
101
Ejemplo:
Aio 1993:
102
El propio funcionamiento de la Oficina y la naturaleza de los documentos determinarn el tipo de ordenacin ms adecuado.
Ejemplo:
En los Servicios y Secciones Econmico-Administrativas se puede
seguir el orden numrico del artculo, concepto y subconcepto:
3.3.4. Descripcin
Las dos operaciones citadas en el tratamiento archivstico: Identificacin y Clasificacin, y la tarea de Ordenacin se acompaan de otra
tarea fundamental: la Descripcin. Con esta tarea se reflejan los resultados
de estas operaciones en los instrumentos adecuados, bien sean de control
o de informacin.
-
EL ARCHIVO DE OFICINA
PECHA
DE LLEGADA
NM.
REMiTENTE
103
DOCUMENTO
ExiaACTO DE SU CONTENIDO
Madrid
dencia, stir
M? Elena u....
Imprenta.
Carta
Archivo Histrico
de Loul.
Carta
27
Telefnica.
Carta
29
Ayuntamiento.
Carta
Ayuntamiento.
Carta
Ayuntamiento.
Carta
Carlos <<....
Carta
(Portugal)
29
7Legans
Telefnica.
Carta
gracin Social,
7
283
nacido el 15-1-60.
IMAIN.
Falce
(Navarra)
Gloria u....
Carta
284
Madrid
Seguridad.
Carta
285
Madrid
Oficio
286
Amedo
(La Rioja)
Ayuntamiento.
Carta
287
Madrid
Mensajeros.
Carta
12
288
Madrid
Seguridad.
Carta
12
289
Madrid
Oficio
12
290
Madrid
Telefnica.
104
DfFMl
1
T
DE ORDEN
DEUDA
1
1
CLASE
LUGAR
DEL
DESnNATAIUO
FXTRACTO DE SU CONTENIDO
Madrid
TVE.
Madrid
gracin Social,
1 1;
1
15
15
Madrid
223
Madrid
224
: eS
de Perso-
Servicio de Perso-
15
225
Madrid
Serviciode Estudios
e Informes.
18
226
Madrid
Telefnica.
21
227
ElEscorial
Ayuntamiento.
21
230
4
23 1
interior
,NNa
interior
I
1
21
interior
Cana
Legans
Ayuntamiento.
Carta
Madrid
Servicio de Personal.
Nota
interior
Madrid
Servicio de Personal.
Nota
interior
Valencia
TVE.
Carta
Madrid
Madrid
Ayuntamiento.
26
237
Aranjuez
26
238
Madrid
Intervencin Delegada.
Carta
Nota
interior
EL ARCHIVO DE OFICINA
105
106
Esta segunda parte del instrumento sirve para el control de los documentos que componen cada expediente. Se complementa con datos que
forman el instrumento de control del flujo de documentos de cada expediente durante su tramitacin, que se expone a continuacin. Con fines
informticos se han recogido estos dos instrumentos en uno.
EL ARCHIVO DE OFICINA
107
Instmmentos de informacin
3.3.5. Instalacin
La instalacin es la tarea de colocar fsicamente los documentos en
el lugar donde han de conservarse.
La instalacin de los documentos en la fase de Archivo de Oficina
se hacen en archivadores de carpetas suspendidas. En ellos se va a reflejar
fsicamente la organizacin de los documentos a que nos hemos referido.
Los archivadores u otros muebles que contengan documentos de archivo deben estar en lugar y modo en que se garanticen su custodia y confidencialidad. Es decir, no pueden estar en pasillos, sin llaves o sin cualquier condicin no adecuada para estas garantas.
Es conveniente, en general, separar los documentos por ejercicios,
debido al propio funcionamiento de la Administracin, sobre todo los
documentos econmicos, ya que el principio de anualidad presupuestaria
obliga a finalizar el trmite de los expedientes con el cierre de ejercicio.
Los expedientes plurianuales de gastos o aquellos que por su propia
naturaleza abarquen ms de un ao, por ejemplo, los Expedientes Personales, Expedientes de Depsito de Archivos Municipales... pasarn
a incluirse sucesivamente en el archivador que contiene los documentos
del ao en curso, hasta su resolucin.
Ventajas:
Separar los documentos por aos agiliza la gestin al evitar la acumulacin, en un mismo archivador, de documentos que no ataen
a la misma.
Facilita el proceso de transferencia al Archivo Central.
108
Por tanto:
a ) Los archivadores reflejarn el esquema de clasificacin por medio
de visores que permitan identificar la serie documental.
Por ejemplo:
Expedientes sancionadores
Expedientes de Proteccin a
Familias Numerosas
Expedientes Personales
O
CAIN DE ARCHIVADOR
6120 Expedientes de
Conservacin de Edificios
6050 Expedientes de. .
Adquisicin de Mobiliario
Y Enseres
6030 Expedientes
de Instalacionesde Seguridad
0
CAJN DE ARCHIVADOR
6) Las carpetas suspendidas, identificadas con un visor, son elementos de clasificacin que recogen las series documentales. Cada carpeta
con visor contendr una serie documental, pudindose aadir las necesarias segn el volumen de la serie.
EL ARCHIVO DE OFICINA
109
EL ARCHNO DE OFICINA
111
Comunidad de Madrid
N."S.I.A.R.C.
Signatura
N."de expediente
ANO
Fecha de Inicio
Fecha de Finalizacin
SERIE DOCUMENTAL
Institucin
u Organismo
rgano y Unidad
Productores
Funcin
Tipo Documental
UNIDAD DOCUMENTAL
D
MES
DIA
112
MODELO
SEGUIMIENTO DE LA TRAMITACION DEL EXPEDIENTE
Y RELACIN DE DOCUMENTOS QUE LO COMPONEN
Fecha
Daaimentc
Denominacin
del Donunentn
Fnfrada desde
Remitente
Salida hacia
Fecha
Fecha
Tiempo
.anscUITi
en das
EL ARCHIVO DE OFICINA
113
SERIE
DOCUMENTAL, que incluir:
La Institucin u Organismo: (Consejera, Empresa Pblica, Organismo Autnomo, al que estn adscritos el rgano y la unidad productora).
114
UNIDAD
DOCUMENTAL: se describir el documento que contiene concretamente la carpetilla.
SEGUIMIENTO
DE LA TRAMITACI~NDEL EXPEDIENTE Y RELACI~NDE DOCUMENTOS QUE LO COMPONEN:
Fecha del documento (da, mes y ao): Se anotar la fecha de cada
documento al lado de cada uno de los relacionados que se mencionan
a continuacin.
Denominacin de los documentos que se incluyen en el expediente: Se relacionarn los documentos que van formando parte de la
tramitacin.
Entrada desde: Este campo recoger tanto la fecha de entrada del
documento como la unidad administrativa, entidad o persona de la
que proviene en funcin del recorrido de la tramitacin del expediente.
Salida hacia: En este campo se resear la fecha de salida del documento y la denominacin de la unidad administrativa, entidad o persona destinataria dentro del recorrido de la tramitacin del expediente.
Tiempo transcurrido en das naturales: En este campo se anotarn
los perodos de tiempo transcurrido entre dos actuaciones significativas
dentro del procedimiento que impliquen entrada o salida de la unidad
administrativa responsable de la tramitacin. Este instrumento admitir, mediante la aplicacin informtica pertinente, una mayor complejidad de combinaciones que permita realizar otros estudios en profundidad en cuanto a los tiempos de la tramitacin y las posibles disfunciones que puedan producirse.
EL ARCHIVO DE OFICINA
115
Comunidad de Madrid
N." S.I.A.R.C.
Signatura
t-k;i:'j
N.O de expediente
AO
MES
DA
Fecha de Inicio
Fecha de Finalizacin
SERIE DOCUMENTAL
Institucin
u Organismo
rgano y Unidad
Productores
Funcin
Tipo Documental
UNIDAD DOCUMENTAL
DE
ARCHIVO
MUNICIPAL,
PARTIDA
7639
PROGRAMA
812.
116
MODELO
'
Fecha
kumentc
Denominacin
del Documento
Flm
Remitente
kSde
Sal< lacia
Fecha
Destinatario
Fecha
Tiempo
ranscurrid
en das
xlahrah
4-06-1993
4-06-1993
607-1993
6-07-1993
6-07-1993
7-08-1993
8-08-1993
4-08-1993
9-08-1993
9-09-1993
3-11-1993
3-11-1993
4-11-1993
4- 12-1993
4-12-1993
612-1993
Intervencin
164b1993
16-06-1993
Intervencin
27-07-1993
08-08-1993
41
12
Ayuntamiento
20-08-1993
12
22-09-1993
33
26-11-1993
65
Intervencin
15-12-1993
5- 12-1993
10
EL ARCHIVO DE OFICINA
117
Esta hoja se colocar dentro de la carpetilla del expediente, sobre el ltimo documento incorporado al mismo, de
forma que a l abrirla esta hoja de seguimiento se vea siempre en primer lugar.
Aunque el Expediente de Subvenciones sera ms amplio, incluyendo los documentos relativos a la Orden Reguladora,
a la Orden de Convocatoria y a la Aprobacin del Gasto (Fase A) y comprendera las actuaciones referentes a todos
los solicitantes de subvencin, todo esto se ha excluido del ejemplo con el fin de ofrecer con mayor claridad y sntesis
cmo se debe realizar el seguimiento del Expediente.
EL ARCHIVO DE OFICINA
MODELO DE PROPUESTA DE CARPETILLADE DOCUMENTACI~NDE APOYO INFORMATIVO
119
EL ARCHIVO DE OFICINA
121
DOCUMENTACI~N
DE APOYO INFORMATIVO,
que incluir:
Asunto: ser una palabra o palabras clave sobre la materia a la que
se refiere la documentacin que contiene la carpetilla. Esta palabra
o palabras podran servir tambin como elemento clasificatorio.
EL ARCHNO DE OFICINA
123
EL ARCHIVO DE OFICINA
125
126
D.G. de Patrimonio
Justifica
Memoria justificativa
Proyecto de Orden de Convocatoria
Actividad
(derivada de la funcin)
Propone
Autoriza
Orden de Convocatoria
Documento Contable A
intervencin
Contabiliza
Documento Contable A
S.2 de Documentaciny
Publica
Registra
Propone
Comisin correspondiente
del Consejo de Cultura
Dictamina
Orden de Convocatoria en el
Boletn Oficial
Acta de la Reunin
EL ARCHIVO DE OFICINA
rgano y Unidades
Administrativas que intervienen
en el trmite del expediente
Actividad
(derivada de la funcin)
Justifica la
disposicin del gasto
127
Propuesta de Aprobacin de
las disposiciones del Gasto y Proyectos
de rdenes de Concesin
I
Fiscaliza
Documentos Contables D
rdenes de Contesin
Consejero
Tmica
Notifica
COOpel2
Convenio
Controla
I
Propone
Autoriza
Justificantes de la aplicacin
de los fondos
Propuestas de Pago
128
rganosy Unidades
Administrativas que intervienen
en el trmite del expedwnte
Actividad
(derivada de la funcin)
I
Contabiliza
rganos y Unidades
Administrativasaue archivan
Actividad
Archiva
Documentos Contables OK
Unidad Daumental
EL ARCHIVO DE OFICINA
129
130
Directores Generales
EL ARCHIVO DE OFICINA
13 1
- J e f s de
Servicio
Son los responsables de que las transferencias se realicen en el calendario acordado y en la forma adecuada. Son tambin los responsables
132
Son los encargados del Archivo de Oficina de sus unidades administrativas, como se establece en la Ley 1/1986, de 10 de abril, de la
Funcin Pblica de la Comunidad de Madrid, artculo 39, y en la
Ley 4/1993, artculo 22.2.
EL ARCHIVO DE OFICINA
133
DE LAS OFICINAS
El derecho de acceso a los documentos es la facultad, concedida
por la ley, que tienen los ciudadanos a la consulta de los mismos.
La accesibilidad es la posibilidad de consulta de los documentos de
archivo determinada por la normativa vigente reguladora de esta materia.
La Constitucin Espaola, en su artculo 105.6), dice:
La ley regular (...) el acceso de los ciudadanos a los Archivos y Registros
administrativos, salvo en lo que afecte a la seguridad y defensa del Estado,
la averiguacin de los delitos y la intimidad de las personas.
134
2. Las asociaciones y organizaciones representativas de intereses econmicos y sociales sern titulares de intereses legtimos colectivos en los trminos
que la Ley reconozca.
3 . Cuando la condicin de interesado derivase de alguna relacin jurdica
transmisible, el derecho habiente suceder en tal condicin cualquiera que
sea el estado del procedimiento.
DEN CONOCER EN CUALQUIER MOMENTO EL ESTADO DE LA TRAMITACIN DE LOS PROCEDIMIENTOS EN LOS QUE TENGAN CONDICI~N
DE INTERESADOS Y OBTENER COPIA DE LOS DOCUMENTOS CONTENIDOS EN ELLOS.
EL ARTCULO 37 DE LA LEY 30/1992, DEL RGIMEN JURDICO DE LAS
ADMINISTRACIONES PBLICAS Y DEL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO COMN ES DE APLICACI~NEN LOS ARCHIVOS CENTRALES, QUE
ES DONDE SE CUSTODIAN, SALVO EXCEPCIONES, LOS EXPEDIENTES
QUE CORRESPONDEN A PROCEDIMIENTOS TERMINADOS.
EL ARCHIVO DE OFICINA
135
136
Definicin
- La responsabilidad de la custodia.
- La responsabilidad de la conservacin.
EL ARCHIVO DE OFICINA
137
138
3.8.5. Procedimiento
Una vez se lleven a cabo las tareas de preparacin se cumplimentarn
las Relaciones de Entrega y se proceder a la entrega fsica de los documentos y a la realizacin del acto de transferencia de la responsabilidad
de la custodia, que tiene carcter jurdico-administrativo.
EL ARCHIVO DE OFICINA
139
- Suministro de material
140
N.* de orden
6RGANO Y UNIDAD PRODUCTORES
'
C~DIGO
COLOR
'ONSWERA DE
L
FECHAS EXTREMAS
IGNATLJRA
A cada caja se le dar un nmero de orden correlativo que la identificar, empezando desde el nmero 1, que se anotar tambin en
el lomo y que coincidir con el nmero de orden consignado en
la Relacin de Entrega.
Se procurar que la cantidad de documentos contenidos en cada
caja sea la justa, es decir, que no sobre ni falte, porque:
Si la caja no est convenientemente llena se deterioran los documentos.
Por el contrario, si la caja est llena en exceso puede abrirse
y romperse.
Si un expediente no cupiera en una caja, se sealar esta circunstancia tanto en las respectivas notas o relaciones de contenido que debern acompaar a cada caja en la que se coloque
la fraccin del expediente como en las propias cajas que ocupe
el expediente.
N O SE MEZCLARN EN UNA MISMA CAJA DOCUMENTOS PERTENECIENTES A DISTINTAS SERIES DOCUMENTALES, SALVO EXCEPCIONES AUTORIZADAS POR EL ARCHIVERO.
EL ARCHIVO DE OFICINA
141
- La Relacin de Entrega
Las Relaciones de Entrega, como ya se ha dicho al hablar de las diferentes responsabilidades del personal de la Administracin autonmica
respecto de sus documentos, se firmarn por los Jefes de Seccin, o en
su caso de Negociado, a las que dar el Visto Bueno el Jefe del Servicio,
o directamente por el Jefe del Servicio si el Archvo de Oficina estuviese
centralizado en la Secretara del Servicio. A ellas se unir un oficio de
remisin firmado por el Jefe de Servicio y conformado por el Director
General o Secretario General Tcnico, en su caso. Oficios y Relaciones
de Entrega acompaarn a los documentos en el acto de entrega. La
142
El proceso de transferencias deber ser informatizado una vez se pongan en marcha los Archivos Centrales y mediante una aplicacin informtica especfica para los Archivos del Subsistema autonmico, de acuerdo
a lo que se plantea en el Plan Sectorial que lo organiza.
El responsable del Archivo de Oficina deber conservar cada impreso
de Relacin de Entrega (formando un Registro de transferencias por
rganos productores de documentos de todas ellas), con una triple
finalidad:
- Como testimonio del traspaso de responsabilidad de custodia de
esa parte del Patrimonio Documental. Este documento tiene valor
legal.
- Es el instrumento de control de los documentos que se transfieren
al Archivo Central.
- Es un instrumento de informacin, por cuanto proporciona todos
los datos para la identificacin y localizacin de los documentos
ya ingresados en el Archivo Central.
El modelo de Relacin de Entrega y sus instrucciones de cumplimentacin estn en las pginas 145-157.
LA TRANSFERENCIA QUEDAR MATERIALIZADA EN LA RELACIN DE
ENTREGA.
EL ARCHIVO DE OFICINA
143
MODELO
OFICIO DE R E M I S I ~ NDE DOCUMENTOS AL ARCHIVO CENTRAL
ACOMPA&UIOSDE su RELACI~NDE ENTREGA DESDE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS DEL SERVICIO ...........................................................
Adjunto remito ............. Cajas de documentos acompaados de la Relacin de Entrega correspondiente
a los documentos de las Unidades admi. . ....................................................
nistrativas del Servicio.
dependientes de la
., General.......................................................
Direccion
que se transfieren al
Archivo Central de esta Consejera, con un nmero total de ............. hojas.
Jefe del Servicio......... N.O Hojas de Relacin de Entrega del ......... al .......
N.O Cajas del ...................................... al ................
Seccin ......................
Seccin ......................
de
ELJEFE DE SERVICIO DE
Fdo.
Madrid,
de
de
CONFORME:
EL DIRECTOR GENERAL .......................
Fdo.
DIRECTORDELARCHIVOCENTRAL.CONSEJER~A
DE
Fdo.
I
...........................
de
..............................
EL ARCHIVO DE OFICINA
145
MODELO DE IMPRESO
RELACIN DE ENTREGA DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO DE OFICINA AL ARCHIVO CENTRAL
Fecha de i n m ( 5 )
R. rgm Productores
Mes
Funcin:
- Fechas
ixamas
(8)
Control
CarpetJ
(ojas (9)
Contenido
(10)
Signatura ( 1 1)
Tipo Documental:
Accesibilidad
observaciwies
(14)
146
Registro de Entrada
. . . . .. . . . . . . . . . . . . . R. rganos Productores . . . . . . . . . . . . . . . .
N.9de hoja
. .. .....
-Fechas
kmmas
Control
Carpetl
Hojas
Signaiura
Contenido
Remitente
kccesibilidad
Reservado
Has@
Observaciones
Registro de Entrada
EL ARCHlVO DE OFICINA
147
. , . . . . . . . . . . . . . . . . . R.6rganos Productores . . . . .
N." de hoja . . . . . . . . . .
Cmtrol
Carpe!./
Hojas
__
Contenido
de
Reservado
Hasta
emitente
Accesibilidad
signatura
de
Madrid, a
de
o
de
RECIBf
ELLA DIRECTOR DEL ARCHIVO
CENTRAL
ENTREGU
ELLA JEFE
(Firma y sello)
( F m a y sello)
V."B."
EWLA JEFE
Fdo.:
de
de
CONFORME
ELLA JEFE
(Firma y sello)
Madrid, a
de
de
RECIB
ELLA DIRECTOR DEL ARCHIVO
CENTRAL
(Firma y sello)
Observaciones
EL ARCHIVO DE OFICINA
149
documental.
- Los campos sombreados en el impreso de Relacin de Entrega
se cumplimentarn por el Archivo Central.
CAMPOS
1. ENCABEZAMIENTO
150
EL ARCHIVO DE OFICINA
151
Ejemplos:
RELACIN DE ENTREGA DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO DE OFICINA AL ARCHIVO CENTRAL
Hoja N.9 (1)
10
~NST~UC~
y &GANO
N
(2)
TURISMO. Servicio de Empresas y Actividades Tursticas. Seccin de Agencias de Viajes y Profesiones Tursticas
Registm de Entrada (3)
Fecha de inereso ( 5 )
Mes
Ao
Funcin:
Apertura y
Tipo Documental:
de Apertura y Clasficacin de
Agencias de
Ejemplos:
RELACIN DE ENTREGA DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO DE OFICINA AL ARCHIVO CENTRAL
Hoja N.2 (1)
40
Ao
Mes
Dia
Funcin:
Registra de
documentos
Tipo Documental:
y salida de documentas
2. DATOS
DE IDENTIFICACI~N,CONTROL Y DESCRIPCI~N
DE LOS DOCUMENTOS QUE SE TRANSFIEREN
-
Nmero Orden (7): se anotar el nmero que las oficinas asignaron como control a cada una de las cajas que se van a transferir
al Archivo Central.
152
- Expedientes personales:
Nombre y apellidos.
Destino.
Vinculacin.
EL ARCHIVO DE OFICINA
153
Programa.
Partida.
Fecha.
- Expedientes de Transfeencias de capital a Empresas Priuadas:
Partida.
Nombre de la empresa beneficiaria.
Nmero de expediente.
Lugar donde est situada la empresa beneficiaria.
Fecha de finalizacin.
Si la descripcin est bien hecha, cuando la oficina necesite un
documento transferido dispondr de todos los datos para solicitarlo. Esto incidir positivamente en la agilizacin del servicio,
puesto que permite la localizacin rpida del documento que interesa.
- Signatura (11):
de oficina si tal signatura existiese; tambin en el caso de microfilm. Si no, dejarlo en blanco.
Signatura Archivo receptor: a cumplimentar por el Archivo Central.
Signatura Microfilm: a cumplimentar por el Archivo Central.
- Accesibilidad (12):
154
Ejemplos:
10
TURISMO. Servicio de Empresas y Actividades Tursticas. Seccin de Agencias de Viajes y Profesiones Tursticas
Fecha de ingresa ( 5 )
R.rganos Prcductorcs(4)
Ao
Mes
Funcin:
Autorizacin de
Clasificacin de
Agencias de
Fechas
ixtremas
(8)
Control
C.petJ
rlojas (9)
981-1982
Contenido
Sigatura(ii)
Titm Documental:
Expedientesde Autorizacin 'hrstica
de Apertura y Clasificacin de
Agencias de Viajes
iccesibilidad
(12)
Reservado
Hasta
IR0
Hojas
- Viajes Aloha. S. A.
2/30
Hojas
- Viajes Tberosol.S. L.
3/37
Hojas
Alcobendas.
N.'Expte.3/81. 1981
Madrid
N.cE~pte.20/81.1981
Viajes Meseta, S.A.
AniniWZ.
Observacic
114)
EL ARCHIVO DE OFICINA
155
Ejemplos:
RELACIN DE ENTREGA DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO DE OFICINA AL ARCHIVO CENTRAL
Hoja N.? (1)
INSTITUCIN Y RGANO REMITEATE (2)
R. I
Fecha de ingrfsa ( 5 )
~ I ~ PO~ ~SU C I O I W
(4)
SERIE DOCUMENTAL ( 6 )
Institucinu Organismo Productor ConseJerade Presidencia
Funcin:
Servicio de Personal y Rgimen Interior.
Subseccin de Asuntos Generales.
Negociado de Registro
documentos
Tipo Documental:
y salida de documentos
kcesibilidad
Contenido
(12)
(10)
Reservado
Hasta
187-1989
1987
1988
1989
w90-1992
1990
1991
1992
156
3. VALIDACI~N
Recepcin provisional (15): se cumplimentar esta primera recepcin que acompaa a la entrega fsica de los documentos transferidos. Esta relacin se considerar provisional en tanto se realice
el cotejo de los mismos. Se entender que todava no ha sido traspasada la responsabilidad de la custodia. Constar de los siguientes
campos:
EL ARCHIVO DE OFICINA
157
4.
EL ARCHIVO CENTRAL
4.1. DEFINICI~N
4.2.
CENTROS DE ARCHIVO
160
EL ARCHIVO CENTRAL
161
4.3. PERSONAL
El nmero y diferente cualificacin del personal de cada Archivo Central est condicionado por el volumen y servicio de los documentos, como
se seala en el Plan Sectorial que organiza el Subsistema de Archivos
de la Asamblea, del Consejo de Gobierno y de la Administracin autonmica. En este Plan se determinan cuntos, cules y cunto cuesta la
dotacin.
Como se ha dicho, en cada Consejera, al frente de cada Archivo
Central, estar un Archivero Facultativo con la categora orgnica que
le corresponda. De l dependern los Ayudantes de Archivos y el personal
Auxiliar (Administrativo y de Control) que el Plan Sectorial seala.
Todos ellos pertenecern a los diferentes cuerpos de la Administracin
autonmica (Cuerpo de Tcnicos Superiores Facultativos. Escala de Archivos, Bibliotecas y Museos. Especialidad Archivos; Cuerpo de Tcnicos
y Diplomados Especialistas. Escala de Archivos, Bibliotecas y Museos.
Especialidad Archivos; Cuerpo de Auxiliares Administrativos) salvo los
Auxliares de Control, que pertenecern a su categora laboral.
Los archiveros, y en general todas las personas que estn en contacto
con los documentos, tienen la obligacin de guardar secreto profesional
de lo en ellos contenido.
4.4. FUNCIONES
Una vez asumidas las responsabilidades de la custodia y conservacin
de los documentos en el Archivo Central, y como seala la Ley 4/1993,
de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid, en
el artculo 15:
u4. Todos los documentos estarn convenientemente ordenados, controlados y descritos en los adecuados instrumentos de control e informacin,
dispuestos para su inmediata consulta por parte de la Administracin, los ciudadanos y al servicio de la investigacin.
162
EL ARCHIVO CENTRAL
163
del nmero y contenido de las cajas o unidades de instalacin con su correspondiente documento acreditativo, en este caso las Relaciones de Entrega.
Si el resultado del cotejo es correcto se proceder a la validacin de
este instrumento. Si al realizar el cotejo se observaran errores se devolvern
para su correccin por la oficina remitente.
Una vez cotejados los documentos entregados con la Relacin de
Entrega se devolver un ejemplar de la misma a cada unidad responsable.
Asimismo, se proceder a instalar en el depsito las cajas o unidades
de instalacin, dndoles la correspondiente signatura.
Y tres tareas:
Ordenacin.
Descripcin.
Instalacin.
4.7.1. Identificacin
Si el tratamiento archivstico ha sido correcto en las oficinas, las series
vienen ya identificadas bsicamente en las Relaciones de Entrega, en las
164
Clasificacin
EL ARCHIVO CENTRAL
165
166
CORTS.
Fue formulado recogiendo tradiciones anteriores (Espaa, Italia,
Alemania, Holanda) a mitad del siglo XIX; en Francia, por Natalis DE
WAILLY,
ante el peligro de desaparicin del valor evidencial de los documentos (que es, segn SCHELLENBERG,
el testimonio que dan los documentos clasificados de acuerdo con este principio, del funcionamiento
de la propia Institucin). Este peligro de desaparicin del valor evidencial
se produjo por la mezcla de unos documentos con otros, independientemente de que procedieran de una institucin u otra, y fue producto
de la clasificacin en colecciones a partir de la Ilustracin y puesto de
relieve en los Archivos Nacionales Franceses al tiempo de la Revolucin
Francesa. El Principio de Respeto a la Procedencia de los Fondos vino
a defender una clasificacin en la que se respeta la relacin de los documentos con la institucin que los ha generado.
As, el Principio de Respeto a la Estructura en que se generan los
documentos, que se aplica en las oficinas y se mantiene a travs de las
dems fases de Archivo, afecta a la estructura procedimental y jerarqua
interna de un fondo (divisiones orgnicas de un fondo), que har que
no se mezclen los documentos producidos en virtud de un procedimiento
con los producidos por otro procedimiento, ni los pertenecientes a un
tipo documental con otros pertenecientes a otros tipos documentales, y
los producidos por una unidad productora con los de otra, es decir, los
de un Servicio con otro Servicio, o, dentro de un Servicio, los de unas
Secciones con otras.
EL ARCHIVO CENTRAL
167
168
4.7.3. Ordenacin
En esta fase de Archivo la ordenacin viene dada por las oficinas.
Si no fuera as, debe ordenarse en el Archivo. Tanto en el caso de las
series como en el de los propios procedimientos.
Si los documentos del fondo de Archivo estuviesen desordenados en
sus series se dar el orden que se considere ms adecuado del modo
expuesto en el punto de ordenacin de los Archivos de las Oficinas.
4.7.4. Descripcin
EL ARCHIVO CENTRAL
169
Existe una descripcin para los instrumentos de control previa al ingreso de los Fondos de Archivo en la fase de Archivo Central: vase en
las Relaciones de Entrega (o si stas no se hicieron en su momento o
no se hicieron correctamente, en los Inventarios), y tambin en los Registros, por ejemplo.
Existe una descripcin posterior al ingreso de los fondos, una vez
stos han sido descritos en los correspondientes instrumentos de control.
Esta descripcin, que puede servir para mejorar dichos instrumentos de
control o crear otros, se realiza para profundizar en la informacin que
ha de darse a los usuarios para el servicio de los documentos, caso de
ndices y bancos de datos, por poner un ejemplo bsico.
As pues, la descripcin no es en s misma una funcin, sino una
tarea que se realiza para el ejercicio de las funciones de control de los
documentos y de informacin sobre los mismos.
sta es la razn por la que se defiende la denominacin de los instrumentos a partir de las funciones - d e control y de informacin- y
no de la tarea -descripcin- que se realiza para ambos, como se public
en las Przmeras Jornadassobre Metodologa para la Identficacin y Valoracin
de Fondos Documentales de las Administraciones Pblicas (Ministerio de
Cultura, 1992).
El Archivo Central deber contar, pues, con los instrumentos necesarios que le permitan, por una parte, controlar los documentos albergados
en el Archivo, y por otra, recuperar la informacin contenida en los mismos
de forma rpida y adecuada. La existencia de estos instrumentos:
- Asegurar la custodia de los documentos.
- Procurar calidad y rapidez en la obtencin de la informacin,
ya que a travs de los instrumentos que se elaboren se podr dar
un servicio ms eficaz sin necesidad de tener que consultar los
documentos.
170
- Instrumentos de control
En la fase de Archivo Central son, al menos, los siguientes:
Registro de Entrada de Fondos de Archivo: donde se asentarn
todos los ingresos de documentos de las divisiones de Fondos
de Archivo que reciba el Archivo Central, dando a cada uno de
ellos un nmero correlativo. Cada ao comenzar por el nmero 1.
- Registro de transferencias por rganos productores: formado
a partir de las Relaciones de Entrega de cada rgano productor
de documentos.
- Relacin de Entrega: definida y explicada en el apartado de transferencias de los Archivos de Oficina. En la fase de Archivo de
Oficina se cumplimenta por los gestores con el asesoramiento constante del archivero. En la fase de Archivo Central, para la transferencia al Archivo Intermedio se cumplimenta por los archiveros
de estos Centros. En los ingresos extraordinarios la Relacin de
Entrega debe sustituirse por un Inventario realizado por el archivero.
- Inventario General: es el instrumento que sirve para controlar
los documentos por series documentales que ha producido cada
rgano o Unidad. En el Archivo Central ste se elaborar a partir
de un ejemplar de la Relacin de Entrega.
- Inventario Topogrfico: se cumplimentar una hoja por unidad
de instalacin que recoger el contenido de las unidades documentales incluidas en dicha unidad de instalacin. Estas hojas se
numerarn y ordenarn correlativamente por la signatura.
- Esquema de situacin de los depsitos: que controla la localizacin de las cajas y el espacio libre del depsito para la previsin
de ingresos.
- Repertorio de Series Documentales: se cumplimentar una hoja
u hojas por cada serie documental. Lo que permitir controlar
las series por separado y poder detectar los pasos cronolgicos
o movimientos de las fracciones en cada una de ellas, ya que el
orden de los asientos es por aos, y tambin su volumen, con
fechas de entrada y salida y su ubicacin en el depsito. Las hojas
reflejarn la estructura orgnica de un organismo o institucin.
- Registro de Salida de Fondos de Archivo: donde se asentarn
todas las salidas de documentos de las divisiones del Fondo de
Archivo del Archivo Central a la siguiente fase.
-
EL ARCHIVO CENTRAL
171
Instrumentos de Informacin
- Tabla de evaluacin de uso de las series documentales, instrumento esencial para estudiar la relacin/utilizacin/tratamiento/costes de conservacin de las mismas.
Todos estos instrumentos de informacin han de estar constantemente
actualizados.
-
Las Guas y los Catlogos son esenciales instrumentos de informacin. Las Guas ofrecen informacin general sobre la totalidad de
172
4.7.5.
Instalacin
Los documentos de esta fase, colocados en cajas de cartn, se instalarn en el depsito a que nos hemos referido al hablar de los Centros.
En l las cajas no reflejan la clasificacin dada a los documentos (sta
se expresa en los instrumentos de que hemos hablado antes), sino que
guardan el orden de ingreso para aprovechar correctamente el espacio.
La colocacin de las cajas en las estanteras se har por cuerpos, denominacin dada a cada uno de los bloques de estantera en que se divide
el depsito, y dentro de ellos por mdulos, entendindose como tal cada
uno de los compartimentos que comprende cada cuerpo. Las cajas se
irn colocando, por mdulos, en las baldas de abajo a arriba y de izquierda
a derecha.
En las cajas figurar la signatura topogrfica, es decir, el cdigo que
las identifica y que est recogido en los instrumentos de control. Cuantos
menos datos consten, mejor, como medida de seguridad de los documentos.
El depsito tendr las condiciones especficas adecuadas para la conservacin de los documentos que someramente se han mencionado al
hablar de los Centros.
4.7.6. Valoracin de las Series Documentales
Tanto la Identificacin como la Valoracin de las Series Documentales
se establecen en el artculo 16 de la Ley de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid como obligaciones fundamentales.
Este artculo dice lo siguiente:
1. Dentro de la organizacin de los fondos de Archivo en las diferentes
fases o edades de sus documentos se establece para la Administracin autonmica, como obligacin fundamental a ejecutar por la unidad a la que se
refiere el artculo 10.2, el anlisis e identificacin de las series documentales
con el fin de que sean sealados sus diferentes valores y, en consecuencia,
EL ARCHIVO CENTRAL
173
Primanos
Secundarios
174
Valor administrativo
Los documentos se producen por la Administracin como soporte de
una determinada accin administrativa que, de acuerdo con las normas
de procedimiento, deber seguir un trmite para surtir unos efectos concretos.
En funcin de lo antedicho los documentos poseen un valor administrativo que es el de testimonio de sus procedimientos o actividades,
tanto de la Administracin de origen como de aquella que le sucede.
Este valor se mantendr en los documentos, independientemente de
que se le superpongan otros, desde su origen hasta el momento en que
se considera concluida y sin efectos la accin administrativa de la que
es soporte y testimonio.
Valor legal
Los documentos con valor legal son aquellos que contienen derechos
de la Administracin, o de los particulares, que pueden ser efectivos ante
los tribunales.
Este tipo de valor puede coincidir con el administrativo o bien continuar al finalizar ste.
Valorfiscal
Este tipo de valor aparece en los documentos cuya funcin consiste
en justificar el dinero que la Administracin ha recaudado, distribuido,
controlado o gastado.
En lneas generales, la importancia de esta funcin de control determina una permanencia de valor muy superior al del perodo en el que
se desarrolla la accin administrativa correspondiente, factor que debe
tenerse en cuenta a la hora de su posible eliminacin.
Valor informativo
Puede definirse como la capacidad que el contenido de un documento
posee para ayudar a reconstruir las actividades de un organismo o situacin
actual o pasada, de hecho o incluso jurdica.
EL ARCHIVO CENTRAL
175
Valor histrico
Es aquel valor que posee un documento como fuente primaria para
la historia.
Como resumen, se puede decir que los tres primeros valores y sus
plazos de vigencia, que vienen determinados por las normas, son valores
primarios de los documentos. Los dos ltimos valores son convencionales,
es decir, son valores secundarios que no obedecen a la finalidad con que
se gener el documento. Los plazos de vigencia en el caso de los documentos con valor histrico son indefinidos o de conservacin permanente,
y en el caso de los documentos con valor informativo se convienen y,
segn los casos, pueden conservarse indefinidamente, o si han perdido
su valor informativo podrn, con los debidos controles, destruirse.
De acuerdo con todo ello se determinarn sus plazos de conservacin
o destruccin, su transferencia a otras fases, el tratamiento archivstico
y los plazos de reserva que hay que establecer en cuanto a la consulta
del contenido de los documentos, que vienen determinados por la legislacin vigente.
Para conocer los valores de los documentos de las oficinas de la Comunidad de Madrid se proceder a realizar paulatinamente, una vez implantados los Archivos Centrales de las Consejeras, el anlisis de las series
176
de la descripcin
Los de control (concebidos para tal fin), que tambin ofrecen informacin, son bsicamente los Registros, que anotan los movimientos e incidencias de los fondos que deben constar permanentemente;los Inventarios
EL ARCHIVO CENTRAL
177
La identificacin y valoracin de las series es importante para la separacin de los documentos de archivo de la documentacin de apoyo
informativo.
Importancia como aportacin para la Administracin
Los datos obtenidos en la recogida de informacin sobre la formacin
de los documentos, nmero de series que se generan en las oficinas y
en general todo tipo de informacin es de gran riqueza para una buena
poltica de organizacin, de racionalizacin y normalizacin del funcionamiento administrativo.
178
...
EL ARCHIVO CENTRAL
179
MODELO
IMPRESO DE ANLISIS, IDENTIFICACI~NY VALORACI~NDE LAS SERIES DOCUMENTALES
(Este formato est basado, en su inicio, en el del Sistema de Control de Archivos Administrativos elaborado por el Ministerio de Cultura en 1981)
ORIGEN (5)
Legislacin:
Otros:
180
TRMITE (6)
EL ARCHNO CENTRAL
181
FUNCIN (7)
VALORACI~N(9)
NO
V. Administrativo
Plazos de vigencia
V. Legal
Plazos de vigencia
V. Fiscal
Plazos de vigencia
V. Informativo
Plazos de vigencia
V. Histrico
FRECUENCIA DE USO DE LA SERIE DOCUMENTAL (10)
Frecuencia de uso de la Serie en la Fase de Archivo de Oficina.
Diana
Semanal
Mensual
Trimestral
Semestral
Anual
182
Diaria
Semanal
Mensual
Trimestral
Semestral
Anual
Diaria
Semanal
Mensual
Trimestral
Semestral
Anual
Diaria
Semanal
Mensual
Trimestral
Semestral
Anual
EL ARCHIVO CENTRAL
TIEMPO DE PERMANENCIA DE LA SERIE DOCUMENTALES EN: (11)
PLAZOS
PROVISIONALES
PLAZOS
DEFINITIVOS
TIEMPO
TIEMPO
aos
Archivo de Oficina
Archivo Central
anos
nn
E I I r I I
Archivo Intermedio
Archivo Histrico
183
184
ACCESIBILIDAD (15)
Documentos Accesibles:
Documentos Reservados dentro de la Serie:
Plazo de Reserva (segn la legislacin vigente)
EL ARCHIVO CENTRAL
~
_ _ _ ~
~~
~~
~~
TOTAL
PARCIAL
MTODO DE MUESTREO
MOTIVOS
TIPO DE SOPORTE
TOTAL
PARCIAL
MTODO DE MUESTREO
MOTIVOS
OBSERVACIONES (23)
185
EL ARCHIVO CENTRAL
187
CAMPOS
UNIDAD DESDE LA QUE SE REALIZA EL ANLISIS (1)
Se har mencin de toda la estructura jerrquica partiendo de la Consejera (o Presidencia de Gobierno), Organismo Autnomo o Empresa
Pblica, y descendiendo hasta la oficina en la que se lleva a cabo el anlisis
documental y cumplimentacin del impreso.
En Institucin u Organismo: indicar el nombre de la Consejera
(Asamblea), Organismo Autnomo o Empresa Pblica. En el caso de
Organismos Autnomos y Empresas Pblicas a continuacin de su denominacin se indicar, en este mismo apartado, el nombre de la Consejera
a la que estn adscritos.
En rgano: indicar el nombre de la Direccin General u rgano de
rango similar.
En cada uno de los asientos de Unidad Administrativa se ir haciendo
la gradacin de la estructura jerrquica (con la denominacin correspondiente de Servicio, Seccin, Negociado, etc.).
Se pondr en negrita o subrayado el nombre de la oficina donde se
realiza el anlisis.
En Nombre y puesto de trabajo de la persona que cumplimenta
el impreso se reflejar el nombre, los dos apellidos y el puesto de trabajo
que ocupa la persona que lleva a cabo la cumplimentacin del impreso.
188
Ejemplo:
UNIDAD DESDE LA QUE SE REALIZA EL ANLISIS
Iptitucin Consejera de Educacin y Cultura.
Organo: Secretara General Tcnica.
Unidad Administrativa: Servicio de Asuntos Generales y Documentacin.
Unidad Administrativa: Seccin de Rgimen Interior.
Unidad Administrativa:
Unidad Administrativa:
Nombre y puesto de trabajo de la persona que cumplimenta el impreso:
"...",Jefe de la Seccin de Rgimen Interior.
EL ARCHIVO CENTRAL
189
TIPO DOCUMENTAL
Denominacin: Expedientes de Suministros.
Definicin: gastos por las prestaciones de servicios o abastecimientos de energa
elctrica, agua, gas combustible, vestuario, productos alimenticios, productos farmacuticos y sanitarios, materias primas y otro material de consumo y reposicin.
Comn o especfico: Comn a la generalidad de los rganos.
Unidad Administrativa de inicio del expediente: nombre de la oficina donde tiene lugar la incoacin de los expedientes objeto del anlisis.
190
- Intervencin Delegada.
- Consejero de Educacin y Cultura.
EL ARCHIVO CENTRAL
191
la Contratacin Administrativa de la
Secretara General Tcnica.
- Organismo Homologador (Junta Central de Compras o Direccin
General del Patrimonio del Estado).
- Servicio de Coordinacin de
ORIGEN ( 5 )
En este apartado se incluyen los datos correspondientes a la causa
directa que origina los expedientes o documentos: disposiciones legales
que regulan su tramitacin (legislacin) o, en su defecto, los motivos
por los que se inician aqullos (otros).
Ejemplo:
ORIGEN
Legislacin que regula la Serie Documental Expedientes de Suministros:
- Ley 1/1983, de 13 de diciembre, de Gobierno y Administracin de la
Comunidad de Madrid.
- Ley 9/1990, de 8 de noviembre, Reguladora de la Hacienda de la Comu-
nidad de Madrid.
- Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Rgimen Jurdico de las Admi-
Pblicas.
192
TRMITE ( 6 )
Exposicin completa y somera de todo el trmite de los expedientes
o documentos que ataen a la gestin de la oficina desde la que se realiza
el anlisis. Si se necesita, completar en hoja aparte.
Ejemplo:
Tomando como modelo el caso anterior de los Expedientes de Suministros,
el trmite sera el siguiente:
TRMITE
1. Para contratos menores:
EL ARCHIVO CENTRAL
193
194
ductos no homologados y de la no existencia de productos homologados adecuados a la necesidad (Secretario General Tcnico) y
elaboracin del Documento Contable A (Servicio de Asuntos
Generales y Documentacin).
- Propuesta (Secretario General Tcnico), fiscalizacin (Intervencin), aprobacin (Consejero) y contabilizacin (Intervencin) del
Documento Contable A .
- Remisin al Servicio de Coordinacin de la Contratacin Administrativa de la Secretara General Tcnica, de la Memoria explicativa y del Documento Contable A (Servicio de Asuntos Generales y Documentacin), para comprobacin de la no existencia
de productos homologados adecuados a la necesidad.
- Acuerdo de la iniciacin del expediente de contratacin (Junta
Central de Compras).
- Elaboracin del Pliego de Clusulas Administrativas Particulares
y del Pliego de Prescripciones Tcnicas (Servicio de Coordinacin
de la Contratacin Administrativa de la Secretara General Tcnica).
- Informacin jurdica sobre el Pliego de Clusulas Administrativas
Particulares (Letrado de la Consejera de Hacienda).
- Aprobacin del Pliego y autorizacin de apertura del Procedimiento de Licitacin (Junta Central de Compras).
- Convocatoria de la licitacin, recepcin de ofertas, celebracin de
la Mesa de Contratacin y Propuesta del adjudicatario (Junta Central de Compras).
- Fiscalizacin del expediente (Intervencin Delegada en la Consejera de Hacienda), adjudicacin del suministro y comunicacin
a las empresas interesadas y al Servicio de Asuntos Generales y
Documentacin (Junta Central de Compras).
EL ARCHIVO CENTRAL
195
FUNCIN (7)
Es la capacidad de accin propia de los rganos de la Administracin,
su capacidad de actuacin. La Administracin tiene multitud de funciones
que vienen determinadas por norma: aprobar, autorizar, conservar, controlar, coordinar, dirigir, gastar, ingresar, ordenar, planificar, reparar, sancionar, etc..., cuyo ejercicio genera actividades que dan lugar al tipo documental.
En los expedientes de gastos e ingresos anotar la funcin que se refleja
en el apndice 7.1.1 y 7.1.2: Relacin de tipos documentales de carcter
econmico, formados a partir de la clasificacin econmica de los presupuestos de gastos e ingresos, pginas 249-295.
Ejemplos:
Declarar Bienes de Inters Cultural de la Comunidad de Madrid.
Inspeccionar trabajos de explotacin minera.
Subvencionar actividades culturales.
196
Ejemplo:
En los Expedientes de Suministros, los documentos bsicos seran:
- Factura.
EL ARCHIVO CENTRAL
197
- Documento Contable D.
- Acta de Recepcin.
- Factura.
- Documento Contable OK.
VALORACI~N
(9)
Especificar con una cruz (x) los distintos valores que la oficina seale
respecto a la serie documental analizada, as como los plazos de vigencia
de cada tipo de valor.
Esta valoracin y sus plazos de vigencia tendrn que ser corroborados
por una Comisin de gestores y archiveros, dada su importancia.
Ejemplo:
198
VALORACI~N
si
NO
V. Administrativo
Plazos de vigencia*
v. Legal
Plazos de vigencia
V.Fiscal
Plazos de vigencia
V.Informativo
Plazos de vigencia
V.Histrico
* Los plazos de vigencia estn por establecer. Se expresarn en meses,aos o poniendo indefinido. si ste e s el caso
EL ARCHIVO CENTRAL
199
ACCESIBILIDAD (15)
Documentos AccesibIes: indicar si los documentos son accesibles a
cualquier ciudadano.
200
EL ARCHIVO CENTRAL
201
- Un Expediente de Suministros afectara a las Empresas que han representado las ofertas. Nmero de Empresas afectadas: 15.
- Un Expediente de Acceso a la Funcin Pblica afectara a todos los opo-
TIPO DE EFECTO:
Efectos directos (valor primario)
Sealar en qu sentido repercuten en los ciudadanos las actuaciones
que se materializan en los documentos que constituyen la serie documental, siempre que sta tenga una proyeccin al exterior.
Ejemplo:
- En un Expediente de Suministros el efecto sera servir el bien mueble
202
- En un Expediente de declaracin de
- Un Expediente de Declaracin de
EL ARCHIVO CENTRAL
203
- Relacin
Folletos publicitarios.
204
OBSERVACIONES (23)
Recoger en este campo aquellas observaciones que se estimen oportunas y que no queden recogidas en ninguno de los apartados anteriores.
EL ARCHIVO CENTRAL
205
ADMINISTRACIN
CENTRAL
-----------------
CIUDADANO
Transferencia:Ingreso de los dowmentos de las UnKlades Administraiivas al Archivo Central para su tratamiento y
servicio.
Servicio: Salida de documentos del Archivo Central a las Unidades Administraiivas (copias simples o autenticadas y
prstamo de documento original).
Servicio: Salida de documentos del Archivo Central a los ciudadanos a travs de la Administracin (Copas simples o
autenticadas).
---)
Servicio: Salida de documentosdirectamente del Archivo central a los culdadanos (copias simples o autenticsdas).
,,,,,,
206
La Administracin autonmica, segn lo dispuesto en su Ley de Archivos y Patrimonio Documental, garantizar el acceso libre y gratuito de
EL ARCHIVO CENTRAL
207
todos los ciudadanos a los Centros de Archivo de la Comunidad sin perjuicio de las restricciones de reserva que afecten a los documentos que
se custodian en estos Centros. Estas restricciones vendrn impuestas por
la normativa vigente, como es el caso de que la informacin contenida
en los documentos afecte a la seguridad, honor, intimidad o propia imagen
de las personas, a la seguridad del Estado o a la averiguacin de los delitos.
Los documentos pblicos cuyo trmite haya finalizado y desde el
momento en que su ingreso se haya registrado en el Archivo Central o
en el Archivo Regional sern accesibles a cualquier interesado, incluidas
las razones de investigacin. En este ltimo supuesto se podr solicitar
autorizacin administrativa para poder acceder a los documentos excluidos
de la consulta pblica.
Este acceso pblico y consulta slo podr suspenderse por razones
graves de conservacin de los documentos o del servicio de los mismos,
procurando siempre que esta suspensin sea lo ms breve posible.
La Ley de Archivos contempla que se restrinja lo ms posible la consulta de originales, por razones obvias de conservacin, y que se tienda
a realizar las consultas a travs de copias.
Es intencin de la Administracin autonmica, y as lo expone su
Ley de Archivos, mejorar el servicio de los documentos a los ciudadanos
facilitando el acceso a cualquier documento independientemente del
Archivo autonmico en el que se encuentre.
Por otra parte, la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Rgimen
Jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn, establece en su artculo 37 lo siguiente:
<< 1. Los ciudadanos tienen derecho a acceder a los registros y a los documentos que, formando parte de un expediente, obren en los archivos administrativos, cualquiera que sea la forma de expresin grfica, sonora o en imagen
o el tipo de soporte material en que figuren, siempre que tales expedientes
correspondan a procedimientos terminados en la fecha de la solicitud.
2. El acceso a los documentos que contengan datos referentes a la intimidad de las personas estar reservado a stas, que, en el supuesto de observar
que tales datos figuran incompletos o inexactos, podrn exigir que sean rectificados o completados, salvo que figuren en expedientes caducados por el
transcurso del tiempo, conforme a los plazos mximos que determinen los
diferentes procedimientos, de los que no pueda derivarse efecto sustantivo
alguno.
3. El acceso a los documentos de carcter nominativo que sin incluir
otros datos pertenecientes a la intimidad de las personas figuren en los procedimientos de aplicacin del derecho, salvo los de carcter sancionador o
disciplinario, y que, en consideracin a su contenido, puedan hacerse valer
208
para el ejercicio de los derechos de los ciudadanos, podr ser ejercido, adems
de por sus titulares, por terceros que acrediten un inters legtimo y directo.
4. El ejercicio de los derechos que establecen los apartados anteriores
podr ser denegado cuando prevalezcan razones de inters pblico, por intereses de terceros ms dignos de proteccin o cuando as lo disponga una Ley,
debiendo, en estos casos, el rgano competente dictar resolucin motivada.
5. El derecho de acceso no podr ser ejercido respecto a los siguientes
expedientes:
a ) Los que contengan informacin sobre las actuaciones del Gobierno
del Estado o de las Comunidades Autnomas en el ejercicio de sus competencias constitucionales no sujetas a Derecho administrativo.
b) Los que contengan informacin sobre la Defensa Nacional o la seguridad del Estado.
c) Los tramitados para la investigacin de los delitos cuando pudiera
ponerse en peligro la proteccin de los derechos y libertades de terceros o
las necesidades de las investigaciones que se estn realizando.
d) Los relativos a las materias protegidas por el secreto comercial o
industrial.
e) Los relativos a actuaciones administrativas derivadas de la poltica
monetaria.
EL ARCHIVO CENTRAL
209
Las vas por las que el gestor puede acceder a los documentos del
Archivo son la consulta y el prstamo.
Tanto la consulta como el prstamo de documentos a la Administracin en esta fase de archivo se har por parte de la unidad que los
ha producido. Si la consulta o el prstamo fuera necesaria en otra unidad
distinta a la que ha producido los documentos, dicha consulta o prstamo
se harn a travs del rgano productor o, en caso contrario, habr de
hacerse con autorizacin del Director General o del Secretario General
Tcnico.
- La Consulta
La consulta podr ser directa o indirecta:
Consulta directa: se realizar en las dependencias del propio
Archivo sobre el original. En este caso se cumplimentar una ficha
de solicitud de consulta directa en el Archivo Central por la Administracin productora de documentos por duplicado, cuyo modelo
e instrucciones de cumplimentacin se incluyen en las pginas 213-215.
- Consulta indirecta: puede ser verbal o por escrito.
210
- El Prstamo
Los documentos que se encuentran en los Centros de Archivos autonmicos, como dice la Ley de Archivos en su artculo 32,
... salvo para el Servicio a la Administracin autonmica o por requerimiento
de los tribunales y con los preceptivos controles, slo podrn salir temporalmente de estos Centros por Orden de la Consejera competente, de acuerdo
con el artculo 1 0 . 2 ~ .
El prstamo es la consulta o exposicin de un original de un documento cuando ste sale del Archivo. As pues, los documentos podrn
salir, en este caso del Archivo Central, a los rganos y unidades de la
Administracin autonmica. Sin embargo, la Ley de Archivos y Patrimonio
Documental de la Comunidad de Madrid dice tambin, en su artculo 41,
que:
e... la consulta de originales se har slo en caso necesario, tendiendo a realizarse la consulta a travs de copias.
La razn es que los documentos son nicos y poseen un soporte extremadamente frgil y perecedero, por lo que conviene que su manipulacin
sea la mnima necesaria y reducir su salida en los mismos trminos, por
el riesgo de extravos y de deterioro que puede comportar. Cuando sea
imprescindible que el documento salga del Archivo ser necesario establecer un sistema de control que permita tener localizado el documento,
pedir responsabilidades en caso de deterioro o extravo y reclamarlo en
su momento una vez superado el plazo de prstamo.
Por otro lado, y como dice el citado artculo 41, las copias autenticadas
tendrn el valor de originales.
EL ARCHIVO CENTRAL
211
EL ARCHIVO CENTRAL
213
MODELO
FICHA DE SOLICITUD DE CONSULTA DIRECTA EN EL ARCHIVO CENTRAL
POR LA ADMINISTRACI~NPRODUCTORADE DOCUMENTOS
UuIll
Motivo de la consulta:
Fecha:
(Firma)
Fdo.: EI/La
(Cargo o puesto de trabajo)
EL ARCHIVO CENTRAL
215
Signatura (3): recoger aqu el cdigo de control de la unidad de instalacin del documento solicitado.
Fecha del documento (4): cumplimentar el ao, mes y da del documento cuando sea posible.
rgano y Unidad productores (5): nombre del rgano y Unidad
que produjeron el documento.
Descripcin del documento solicitado (6): denominacin de la unidad documental, con expresin de su contenido, nmero de expediente
si lo hubiere y fechas de inicio y finalizacin.
EL ARCHIVO CENTRAL
217
MODELO
OFICIO DE SOLICITUD DE COPIAS DE DOCUMENTOS
0
0
n.g
n.*
(5)
&gano y Unidad
Productores
16)
Fecha de
ingreso
(7)
MOTIVO DE LA SOLICITUD
Fecha de solicitud
(Firma)
Fdo.: Ei/La
(Cargo o puesto de trabajo)
Fdo.: EI/La
(Cargo o puesto de trabajo)
m
[77
EL ARCHIVO CENTRAL
219
ENCABEZAMIENTO
220
al Archivo Central.
Signatura (8): recoger aqu el cdigo de control de la unidaaes de
instalacin del documento/s solicitado/s.
Nmero Registro (9):nmero de registro dado a la fraccin del fondo
de Archivo al que pertenece el documento en el momento de su ingreso
en el Archivo Central.
Director o responsable del Archivo Central de la Consejera de
(10): Hacer constar si es matriz o delegado y su identificacin.
EL ARCHIVO CENTRAL
22 1
MODELO
OFICIO DE SOLICITUD DE PRSTAMO DE DOCUMENTOS
Mstamo N.?(1)
SOLICITA:
DATOS DEL DOCUMENTO
~
~~
solicitado
(6)
rgano y Unidad
pmductores
Signatura
MOTIVO DE LA SOLICITUD
D U R A C I ~ NESTIMADA DEL PRSTAMO:
Fecha de SOLICITUD:
Entregu
Recib
(Firma)
(Firma)
(Firma)
Fdo.: EI/La:
(Cargo o puesto de trabajo)
Fdo.: DD.(
Fdo.: EI/La
MOTIVO DE LA PRRROGA(11):
F e c h a d e DEVOLUCI~N:
Entregu
(Firma)
Fdo.:
DD.'
Recib
(Firma)
Fdo.: ElLa
EILa Archiveda.
N.9 Reg.
General
EL ARCHNO CENTRAL
223
Unidad Administrativa (5): a la que pertenece el solicitante, ascendiendo hasta la Consejera. Si ste perteneciese a una Unidad Administrativa diferente a la que ha generado el documento, deber pedir autorizacin a dicho Organo o Unidad Productora, o en caso contrario, habr
224
Descripcin del documento solicitado (6): denominacin de la Unidad Documental, con expresin de su contenido, nmero de expediente
si lo hubiere y fechas de inicio y de finalizacin.
rgano y Unidad Productores (7): nombre del rgano y Unidad
que produjeron el documento.
Fecha de Ingreso (8): fecha en la que el documento fue transferido
al Archivo Central.
Signatura (9): recoger aqu el cdigo de control de la unidad de instalacin del documento solicitado.
Nmero Registro (10): nmero de registro dado a la fraccin de
fondo de Archivo al que pertenece el documento en el momento de su
ingreso en el Archivo Central.
Motivo de la prrroga ( 11) : motivo por el que se solicita la prrroga
del prstamo del documento.
Director o responsable del Archivo Central de la Consejera de
(12): Hacer constar si es matriz o delegado y su identificacin.
EL ARCHIVO CENTRAL
4.8.3.
225
- Directamente en el Archivo.
- Mediante solicitud por escrito.
Procedimiento
La realizacin de las consultas se solicitar por escrito. Si stas se
realizan en el Archivo y lo que desean es ver el original podrn hacerlo
cumplimentando una ficha de solicitud de consulta directa por duplicado,
cuyo modelo se reproduce en la pgina 227. Si lo que desean son copias
de los documentos -simples o autenticadas-, podr solicitarse con el
formato normalizado que figura en la pgina 231. Los ciudadanos, si se
trata de una investigacin, habrn de expresar el tema de la misma, con
fines estadsticos.
LOS CIUDADANOS PODRN VER EL DOCUMENTO ORIGINAL Y SOLICITAR COPIAS SIMPLES O AUTENTICADAS SEGN SUS NECESIDADES.
NUNCA PODRN LLEVARSE EL DOCUMENTO ORIGINAL.
EL ARCHIVO CENTRAL
227
MODELO
FICHA DE SOLICITUD DE CONSULTA DIRECTA EN EL ARCHIVO CENTRAL
POR LOS CIUDADANOS
Consulta N . O (1)
Nombre y Apellidos:
D.N.I. o C m e t de Investigador n.':
Direccin Postal:
..............................................................................................
UInn
..................................................
........................................................................................................................................
Fecha:
(Firma)
Fdo.: EI/La solicitante
EL ARCHIVO CENTRAL
229
TEMA DE INVESTIGACI~N
Tema de Investigacin (6): a rellenar en caso de que la consulta
sea con fines de investigacin.
EL ARCHIVO CENTRAL
23 1
MODELO
FICHA DE SOLICITUD DE COPIAS DE DOCUMENTOS POR LOS CIUDADANOS
Copias Simples (2)
Consulta N.? (1)
rgano y Unidad
soliciladols
productores
Fecha del
Documentols
(4)
(5)
(6)
TEMA DE INVESTIGACI~N(7):
Fecha de solicitud
(Firma)
Fdo.: E I b Solicitante
EL ARCHNO CENTRAL
233
234
236
Comunidad de Madrid.
d) El Archivo de la Asamblea.
2. El Archivo Regional de la Comunidad de Madrid albergar tambin
los Fondos de Archivo de las instituciones antecesoras de la Comunidad, as
como los Fondos de Archivo, documentos o colecciones de instituciones o
personas pblicas o privadas que no pudiendo atender adecuadamente estos
bienes ingresen en l mediante convenio de depsito, donacin y otro rgimen,
si se considera oportuno.
La fase de Archivo Intermedio es la que recoge los documentos procedentes de los diferentes Archivos Centrales de la Administracin autonmica. Estas transferencias se harn por los Directores de los Archivos
Centrales con el conforme de los Secretarios Generales Tcnicos. En esta
fase se estudiarn y establecern los valores histricos e informativos que
los documentos puedan tener, es decir, sus valores secundarios, para, de
acuerdo con los plazos establecidos en la Ley de Archivos, recibir el tratamiento correspondiente a estos valores.
Aquellos documentos que no tengan estos valores y hayan perdido
sus valores primarios sern destruidos.
As pues, el Archivo Regional tendr las funciones de depsito final
o definitivo de los documentos de la Administracin autonmica, que
habrn ingresado mediante el proceso de transferencia.
Tambin, de acuerdo con el artculo 19 de la Ley de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid, los documentos en fase
23 7
de Archivo Intermedio e Histrico de la Administracin Institucional autonmica sern transferidos al Archivo Regional de la Comunidad de Madrid
o a otro Centro de Archivo de esta ndole que, en funcin de las necesidades, se determine.
Adems el Archivo Regional ha recibido y recibir documentos por
donacin, compra o depsito de fondos constitutivos del Patrimonio
Documental Madrileo y de inters para Madrid.
Cuando las deficiencias de instalacin o la insuficiencia de medios
personales pongan en peligro la conservacin, seguridad o servicios de
los documentos constitutivos del Patrimonio Documental Madrileo custodiados en una institucin y sta no tuviera medios para subsanarlos,
podr la Comunidad de Madrid, segn el artculo 28 de su Ley de Archivos, obligar a su depsito en el Archivo Regional, u otro que determine,
hasta tanto desaparezcan las causas que motivaron el peligro.
En este Archivo se aplicarn los principios clasificatorios de Respeto
a la Procedencia de los Fondos y de Respeto al Orden Original.
En la fase de Archivo Intermedio el Servicio a la Administracin autonmica es menos frecuente, lo es ms a los ciudadanos. El prstamo de
documentos es excepcional y las solicitudes de copias de documentos se
realizan directamente al Archivo por la Administracin autonmica y por
otras Administraciones (por ejemplo, la Judicial) y por los ciudadanos.
Los documentos en fase de Archivo Histrico sirven fundamentalmente a la investigacin histrico-cientfica. El prstamo de documentos
originales en esta fase es tambin excepcional como en la fase anterior,
y se realiza fundamentalmente para exposiciones.
BIBLIOGRAFA UTILIZADA
ACTASde las Primeras lomadas sobre Metodologa para la Identifcacin y Valoracin
de Fondos Documentales de las Administraciones Pblicas (Madrid, 20, 21 y 22
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(1986) (Collec. Les dossieres de la normalisation).
LEGISLACIN UTILIZADA
Ley de Procedimiento Administrativo de 17 de julio de 1958.
Decreto 923/1965, de 8 de abril, por el que se aprueba el texto articulado de
la Ley de Contratos del Estado.
Ley 9/1968, de 5 de abril, Reguladora de Secretos Oficiales (BOE 6 de abril).
Decreto 3410/1975, de 25 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento
General de Contratacin del Estado (BOE 27 de diciembre).
Ley 48/1978, de 7 de octubre, de modificacin de la Ley Reguladora de Secretos
Oficiales (BOE 11 de octubre).
Constitucin Espanola de 1978 (BOE 29 de diciembre).
Ley Orgnica 1/1982, de 5 de mayo, de Derecho al Honor, a la Intimidad
Personal y Familiar y a la Propia Imagen (BOE 14 de mayo).
Ley Orgnica 3/1983, de 25 de febrero, de Estatuto de Autonoma de la Comunidad de Madrid (BOE 1 de marzo).
Real Decreto 1959/1983, de 29 de junio, sobre normas de traspaso de servicios
del Estado y funcionamiento de la Comisin Mixta de Transferencias (BOE 19 de
julio).
Reales Decretos de traspasos de funciones y servicios de la Administracin
del Estado a la Comunidad de Madrid (78 Reales Decretos desde 1983 hasta marzo
de 1997):
- En materia de Administracin Local (9 Reales Decretos).
- En materia de Agricultura y Ganadera (12 Reales Decretos).
- En materia de Asesora Jurdica, Defensa en Juicio e Intervencin y Con-
- En
- En
- En
- En
244
(5 Reales
Decretos).
- En materia de Radiodifusin ( 1 Real Decreto).
- En materia de Salud y Bienestar Social (10 Reales Decretos).
- En materia de Trabajo, Empleo, Cooperativas y Sociedades Annimas Laborales (3 Reales Decretos).
- En materia de Transportes (3 Reales Decretos).
- En materia de Tributos cedidos (2 Reales Decretos).
- En materia de Ordenacin del Territorio, Urbanismo y Vivienda
245
7. APNDICE
7.1.
TIPOLOGA DOCUMENTAL
- Esta relacin no es en modo alguno exhaustiva. Se ha introducido en este Manual a modo de ejemplo. La
relacin de Tipos Documentales se perfeccionar y completar cuando estn en funcionamiento los Archivos
Centrales. Los cambios que se produzcan en esta clasificacin econmica se recogern en la fijacin de tipos
documentales, cuando se considere oportuno.
-
Las funciones se desprenden de la denominacin del artculo,concepto y subconcepto. Estas funciones se suelen
expresar en el tiempo verbal de infmitivo. Sin embargo, aqu y en la mayor parte de los ejemplos del texto,
para una mayor claridad en relacin con lo aqu expresado, se ha respetado el sustantivo con que las ha designado
esta clasificacin econmica de los Presupuestos Generales de la Comunidad de Madrid, ya que lleva implcito
el ejercicio de la actividad.
Se ha incluido la funcin genrica de gastos en aquellos casos imprescindibles para identificar y dar sentido
WNCIN
ALTOS CARGOS.
Rcnibuciones Bricis y O m r RcmuncncionesAltos Cargos.
Retribuciones Bsicas Altos Cargos
Otras RemuneracionesAltos Cargos.
PERSONAL EVENTUAL
DE GABINETES.
250
n m DOCUMENTAL
Retribuciones Bsicas y Otras Remuneraciones Personal Eventual de
Gabinetes.
110
1100
I
I
1101
1109
I
I
I
I
I
120
I
1
1
1
1
1
1203
1204
1 SueldosGrumE.
1209
1 Incremento de Retribuciones.
1200
1201
1202
121
Complemento de Destino.
Complemento Especfico.
1213
1 Otros Complementos
1219
1 Incremento Retribuciones.
122
rios.
1220
1221
1 Casavivienda.
124
cas.
1240
1252
1253
125
25 1
LABORALES.
Laboral Fijo IRetribucinl.
Retribuciones Bsicas Laboral Fijo.
Otras Remuneraciones Laboral Fijo.
1302
1303
1304
1305
1309
131
I
I
1
1
1310
1313
1319
OTRO PERSONAL.
1411
Locales.
15
150
l
I
l1
1
1419
1 INCENTIVOS AL RENDIMIENTO.
1500
1510
1 Gratificaciones.
Expedientes de Gratificaciones.
252
V67
I
160
1600
Cuotas Socides.
1608
1610
1 Pensiones.
Pensiones de Familiares.
E+dientes
1615
1616
de prrotaciones &iiles.
Cuidado Hijos.
Otras Prestaciones al Personal: Ayuda
Estudios, Disminuidos y Prestaciones
Asistenciales.
NICOS Y
CRECIMIENTO
DE
PLANTILLA.
Previsin p r a Ajustes Tcnicos y Crecimiento de PlintilL.
180
1801
1809
1800
F U N C I O N E S Y SERVICIOS
TRANSFERIDOS.
~~~
1900
1901
1 Funciones y ServiciosTransferidos.
I1
Expedientes de Gastos por Funciones
y ServiciosTransferidos.
253
CAPTLJLO
ii. GASTOS CORRIENTES EN BIENES Y SERVICIOS
20
I
I
200
I
I
1 ARRENDAMIENTOS.
1 Arrendamiento Terrenos
I
Bienes 1
Naturales.
Arrendamiento Terrenos y Bienes Naturaies.
203
2030
nes v Eauiw.
IZUI
2040
2050
m5
Arrendamiento MobU10
2060
21
209
2090
Mobiirio y
206
II
I
Repsncin y Consemcin Terrenoc
Expedientes de Reparacin y Consery Bienes Naturales.
vacin de Terrenos y Bienes Naturales.
Bienes Naturales.
2120
213
2130
254
PUNCIN
218
1
219
1
22
220
2190
T-
2180
1
1
MATERIAL, SUMINISTROS Y
OTROS.
2201
Mobiliario y Enseres.
2202
Prensa y Revistas.
2203
2204
I MaterialInformtico
Suministros.
22 1
Energa elctrica.
2210
2212
1 Gas.
2213
1 Combustible.
2214
1 Vestuario.
1 1 ;!;1
l
PmiuctosALimenticios.
Productos Farmacuticos y Sanitarios.
Materias Primas Funcionamiento Servicios.
2219
Otros Suministros.
Expedientes de Suministros.
APNDICE.
TIPOLOGA DOCUMENTAL
luirfCVI.0 CONCEPTO
Comunicaciones [Serviciosl.
2220
Servicios Telefnicos.
2221
2222
Tmo DOCUMENTAL
FUNCi6N
222
255
2229
Tlex.
1 Otras Comunicaciones.
Transporte [Serviciosl.
223
2230
Transwrte.
224
2240
2241
2242
2243
Fondo Autoseguro.
2249
Triiutos [pago].
225
2250
Tributos Locales.
2260
Gastos Diversos.
226
2262
2264
1
t
2265
Gastos de Comunidad.
2267
2268
2269
Otros Gastos .
En el caso del Subconcepto 2269, Otros Gastos, no se ha creado el Tipo Documental por razones de carcter
didctico, ya que podra parecer que en l podra integrarse cualquier tipo de gasto. Sin embargo, cada oficina archivar
las unidades documentales producidas en este subconcepto bajo la denominacin 2269, Expedientes de Otros Gastosu,
en espera de mejor solucin.
256
227
MI.
2270
I
1
I
2271
1
1
I I
2273
2272
2274
q=
2276
2281
I
I
2284
2285
2289
2290
230
I
I
2301
1
233
2310
Expcdintes de Dietas.
1 Dietas Personal.
Expedientes de Indemnizacin por
Locomocin.
1h
2330
Expedienta de Gastos de
cin de Convenios.
Locomocin Dndemnizacinl.
211
1m a s .
2300
Lucro.
2283
229
a Indemniuciones.
' En el caso del Subconcepto 2279 *Otros trabajos con el exteriom no se ha creado el Tipo Documental por
razones de carcter didctico, ya que podra parecer que en l pcdna integrarse cualquier tipo de trabajo con el exterior.
Sin embargo, cada oficina archivar las unidades documentales producidas en este subconcepto bajo la denominacin
2279 <Expedientesde otros trabajos con el Exteriom, en espera de mejor solucin.
APNDICE.
TIPOLOGA DOCUMENTAL
257
n w DOCUMENTAL
I
I
24
I
I
I
I
240
2331
2421
246
I I
242
1 SERVICIOS NUEVOS.
1 Servicios Nuevos.
2400
2460
25
25 1
2510
251 1
2512
254
2540
2541
2542
1 Con CorporacionesLocales.
ConEntidadesPrivadas.
otros.
2609
En el caso del Subconcepto 2339, Otras Indemnizacionesn, no se ha creado el Tipo Documental por razones
de carcter didctico, ya que podra parecer que en l podria integrarse cualquier tipo de indemnizacin. Sin embargo,
cada oficina archivar las unidades documentales producidas en este subconcepto bajo la denominacin 2339. <<Expedientes de Otras Indemnizacionesn,en espera de mejor solucin.
258
ARTfCUM lCONCEFTOl
n m DOCUMENTAI
MATERIAL SANITARIO.
27
270
2701
NNCIN
2702
2703
Material radiologa.
2704
Prtesis e imolantes.
Material radiactivo.
Oxgeno y gasas medicinales.
Catteres, sondas, drenajes y dilisis.
CENTROS DOCENTES PBLICOS
NO UNIVERSITARIOS.
Centros Docentes Pblicos no UniverExpedientes de Gastos de Centros
sitarios [Gastos].
Docentes Pblicos no UniversitaCentros Docentes Pblicos no UniverRos.
sitarios.
s:p$F
ARTfCULO CONCEPTO
NNCi6N
n m DOCUMENTAL
I
I
302
I
I
3020
I
31
de Gastos de Primas d,
Reembolso de Obligaciones y
Bonos.
APNDICE.
TIPOLOGA DOCUMENTAL
FUNCI~N
259
TPo DOCUMENTAL
~~
OTROS.
Intereses de Depsitos [Gastosl.
Intereses de Depsitos.
260
ARTCULO CONCEPTO
TWO DOCUMENTAL
FUNCIdN
349
3490
'
PUNCIN
n w WCUMENTAL
AL ESTADO
40
403
tesl.
4030
4035
Cientficas.
~
404
rrientes].
4040
~~
Expedientes de Transferencias Co
rrientes a Universidades (Estado)
A la UNED.
A ORGANISMOS AUTNOMOS
ADMINISTRATIVOS.
41
413
4132
4133
IMAP.
Comunidad de Madrid.
4139
414
' En el caso del Concepto 349, <Otros Gastos Financieros, no se ha creado el Tipo Documental por razones de
carcter didctico, ya que podra parecer que en l podra integrarse cualquier tipo de gasto fuianciero. Sin embargo,
cada oficina archivar las unidades documentales producidas en este concepto bajo la denominacin 349, <Expedientes
de Otros Gastos Financieros, en espera de mejor solucin.
APNDICE.
TIPOLOGA DOCUMENTAL
FU N C16N
261
TIF'O DOCUMENTAL
~
~~~
Expedientes de Transferencias Co
rrientes a la Agencia para el Emple<
de Madrid.
Expedientes de Transferencias Co
mentes a la Agencia Financiera dc
Madrid.
4339
Expedientes de Transferencias C o
mentes a Organismos Autnomos
Mercantiles.
IYrans-
ferencias Comentesl.
A la Universidad Complutense de
Madrid.
A Universidades:
otras actuaciones
[TransferenciasComentesl.
262
$
:::'
ARTCULO CONCEPTO
FUNCIN
A la Universidad Complutense de
Madrid.
4420
4421
4422
4423
4424
4425
4426
4427
TiPo DOCUMENTAL
111
1
1
1
1
1
1
4433
4434
1
1
4439
, 444
EE.PP.
RM:
4447
445
4450
4451
4452
4459
I A COMUNIDADES AUTNOMAS.
Expedientes de Transferencias Co
mentes a Consorcios y Otros En.
tes.
Cmaras Agrarias.
4453
45
4448
Contrato-Programa.
4446
453
1
1
4530
'E!:
RTCULO CONCEPTO
263
"0DOCUMENTAL
PUNCIN
A CORPORACIONES LOCALES.
46
462
4620
463
4639
A EMPRESAS PRIVADAS.
47
472
4720
4729
A Emoresas Privadas.
4739
A FAMILLAS E INSTITUCIONES
SIN FINES LUCRO.
Organizaciones de Consumidores.
4801
4802
4803
4804
4806
Ateneo de Madrid.
4807
Arzobispado de Madrid.
4809
481
4810
4811
Teatro Lrico.
4813
264
4814
4815
4816
4817
4818
482
49
4819
Expedientes de Transferencias Ca
mentesa ~ ~ ~ d p ~ i
4820
4829
Formacin no Cofinanciada.
4830
4832
4833
4834
4835
Subvencin arrendatarios.
4839
AFamilias.
1 AL EXTERIOR
1 6 0 1
1 INVERSIONES NUEVAS
600
6000
602
6020
APNDICE.
TIPOLOGA DOCUMENTAL
265
TiPo DOCUMENTAL
FUNCdN
Construccin de Edificios.
incendios.
t
Otras instalaciones
--+----
Vehculos.
Mobiliario.
Equipos de Oficina.
En el caso del Subconcepto 6034, Otras instalaciones, y del 6039, Otra Maquinaia y Equipo#, no se ha creado
el Tipo Documental por razones de carcter didctico, ya que podra parecer que en l podra integrarse cualquier
tipo de instalacin o adquisicinde maquinaria. Sin embargo, cada oficina archivar las unidades documentales producidas
en estos subconceptos bajo la denominacin 6034, Expedientes de Otras Instalaciones, y 6039, <Expedientes de
Otra Maquinaria y Equipo, en espera de mejor solucin.
266
I I l
6075
6076
6077
6078
6079
608
6080
6081
Semovientes [Adquisicin].
Equipamiento Cultural [Adquisicin].
6082
Sealizacin.
6083
6085
6086
6087
6090
609
'.
Expedientes de Adquisicin de Instrumentos Musicales.
INVERSIONES DE REPOSICI~N.
61
~~
610
6100
' En el caso de los Subconceptos 6079, Otras Actuaciones, y del 6083, Otro Equipa de Transporte, no se
ha creado el Tipo Documental por razones de carcter didctico, ya que podra parecer que en l podra integrarse
cualquier tipo de actuaciones o de equipo de transporte. Sin embargo, cada oficina archivar las unidades documentales
producidas en estos subconceptos bajo la denominacin 6079, Expedientes de Otras Actuaciones, y 6083, Expedientes
de Otro Equipo de Transporten, en espera de mejor solucin.
APNDICE.
TIPOLOGA DOCUMENTAL
FUNCION
267
TiPO DOCUMENTAL
1I
Conservacin de Carreteras.
Expedientes de Conservacin de
Carreteras.
Expedientes de Conservacin de
Obras Hidrulicas.
Metropolitanos.
Otros Bienes.
Bienes Muebles de Inters Histrico,
nes Muebles de Inters Histrico,
Artstico o Cultural.
Otro Inmovilizado Material [Conser-
268
'r$$
ARTfCULO CONCEPTO
I
I
I
I
TiPo DOCUMENTAL
INMOVILIZADOINMATERIAL.
64
FUNCi6N
I
1
1
I
I
1
1
6400
6401
6402
6403
I
1
1
1 Informacin Estadstica.
1 Estudios y Proyectos de investigacin.
6404
Informacin Canogrfica.
6405
Planeamiento Urbanstico.
6406
6407
6409
Temtonal.
17
I
69
680
I
1
6800
1
1
1 SERVICIOS NUEVOS.
Servicios Nuevos.
690
6900
Comunidad de Madrid.
blea.
6960
269
JITkUI.0 CONCEPTC
70
SUBCONCEPTO
F'UNCIdN
TIPO DOCUMENTAL
AL ESTADO.
Al Estado [Transferencias de Caoitall.
7030
7033
7035
Expedientes de Transferencias de
Al Consejo Superior de Deportes.
Capital al Estado.
Al Consejo Superior de Investigaciones
Cientficas.
7039
Al Insalud
A ORGANISMOS AUTNOMOS
ADMINISTRATNOS.
'13
7131
7132
7133
7134
PAMAM
7135
Informtica y Comunicaciones de la
Comunidad de Madrid.
7137
7138
7139
Expedientes de Transferencias de
Capital a Organismos Autnomos
Administrativos.
714
7140
7141
7142
Expedientes de Transferencias dt
Capital a la Agencia para el Emplec
de Madrid.
7143
Expedientes de Transferencias di
Capital a la Agencia Financiera da
Madrid.
72
720
7200
A Instituciones de k Comunidad de
Madrid [Transferencias de Capi- Expedientes de Transferencias de
Capital a Instituciones de la Comu
tal].
nidad de Madrid.
A la Asamblea de Madrid.
270
FUNCI6N
A ORGANISMOS AUT~NOMOS
MERCANTILES.
73
733
I
I
1
1
7332
7333
7334
7335
7337
7339
74
kpedientes de Transferencias de
Capital a Organismos Autnomos
Mercantiles.
1 MMA,Promotor Pblico
Otros Organismos Autnomos Mercantiles.
74 1
7410
A la Universidad Complutense de
Madrid.
7411
7412
7413
7414
7416
7419
7420
A la Universidad Complutense de
Madrid.
7421
7422
7423
7424
7425
1 C. E. S. Ramn Carande
Extensin y Mejora de la Enseanza en
Universidades Pblicas.
Universidad Rey Juan Carlos.
l l
743
lxpedientes de Transferencias de
Capital a Universidades Pblicas.
742
kpedientes de Transferencias de
Capital a las Universidades Pblicas: Otras Actuaciones.
APNDICE.
LRTfCULO CONCEPTO
sgr$t
7433
TIPOLOGA DOCUMENTAL
FUNCIN
27 1
TIPO DOCUMENTAL
7434
7435
7439
Expedientes de Transferencias de
Capital a Empresas Pblicas con
Forma de Sociedad Annima.
~~
744
7440
7441
7445
Expedientes de Transferencias de
Capital a EE.PP. con Forma de Ene
Canal Isabel ii.
Pblico y dems Entidades de
Derecho Pblico.
Consejo de la Mujer de la Comunidad
de Madrid.
instituto Madrileo para la Formacin.
Otros Entes Pblicos.
A Consorcios y Otros Entes Erans.
ferencias de Cauitall.
7450
7458
A COMUNIDADES AUTNOMAS.
75
I
I
753
I1
7530
I
I
763
I
1
764
7639
77
773
A EMPRESAS PRIVADAS.
A Empresas Privadas.
Rransferencias de capital].
I
l
I
1
1
1
7730
7731
Innovacin Tecnolgica
7733
Desarrollo Ganadero.
7734
Comercializacinde Productos
272
STkULO CONCEPTO
szg
7736
7737
7739
PUNCIN
mDocuMENTAL
Actuaciones Agrcolas.
Promocin de la investigacin y De- Expedientes de Transferencias
de Capital a Empresas Privadas.
snrroUo Tecnolaico en PYMW.
A Empresas Privadas.
A FAMILIAS E INSTITUCIONES
SIN FINES DE LUCRO.
78
780
I1
1I
7800
7807
7808
7809
1 Eauiaamiento
Escolar.
_ .
783
7834
7839
A Familias.
Expedientes de Transferencias de
Capital a Familias.
AL EXTERIOR.
79
Al Exterior.
793 1
Expedientes de Transferencias de
Capital al Exterior.
TIPO DOCUMENTAL
APNDICE.
SUBCONCEPTO
TIPOLOGA DOCUMENTAL
PUNCIN
273
TIW DOCUMENTN
CONCESIN DE PRSTAMOS AL
SECTOR P~BLICO.
~~~
8203
8204
8206
82 1
8211
8213
8214
8215
8216
8217
C O N C E S I ~ N DE PRSTAMOS
FUERA DEL SECTOR PUBLICO.
83
8307
8308
8317
~
8318
8319
Lucro.
CONSTITUCI~N DE DEP~SITOS
Y FIANZAS.
Constitucin de Depsitos.
Depsito a Corto Plazo
8400
I
840 1
274
1 1 1Fi;n;
Constitucin de Fianzas.
84 1
85
FuN cIN
850
8410
8411
aLargoPlazo.
A D Q U I S I C I ~ N DE ACCIONES
DENTRO DEL SECTOR PBLI.
8501
ADQUISICIN DE ACCIONES
FUERA DEL SECTOR PUBLICO.
Adquisicin de Acciones Fuera del
Sector Pblico.
Expedientes de Adquisicin de Acciones Fuera del Sector Pblico.
Adquisicin de Acciones Fuera del Sector Pblico.
860 1
87
lI
PARTICIPACIN CONSORCIOS
URBANSTICOS.
870
I
1
PARTICIPACIN JUNTAS DE
COMPENSACION.
880
8800
90
l
900
901
Y010
AMORTIZACI~N DE PRSTAMOS
DEL INTERIOR.
91
910
Amortizacin de Prstamos
Plazo del SectorPblico.
Corto
APNDICE.
JtTkULQ CONCEPTO
9100
9101
9102
9110
II
912
9122
913
9132
275
Tmo DOCUMENTAL
FUNCdN
911
TIPOLOGA DOCUMENTAL
Largo
m ~ ~de prstamos
i ~ ~ de~ organis.
i ~Expedientes de Amortizacin de Prs.
tamos a Largo Plazo del Sector
mos Autnomos.
Pblico.
Pblicas y Entes Pblicos.
A M O R T I Z A C I ~ NDE DEUDA
PBLICA EXTERIOR.
92
m ~ ~de Deuda
i ~ Pblica
~ ~~i
a Corto Plazo.
921
9210
93
AMORTIZACIN DE PRSTAMOS
DEL EXTERIOR.
Amortizacin de Prstamos del Exte.
rior a Corto Plazo.
Amortizacin de Prstamos del Exterior
a Corto Plazo.
276
93 1
DEVOLUCI~NDE DEP~SITOSY
94
FIANZAS.
940
Devolucin de Depsitos.
9400
9401
Devolucin de Fianzas.
94 1
9410
9411
Esta relacin no es en modo alguno exhaustiva. Se ha introducido en este Manual a modo de ejemplo. La
relacin de Tipos Documentales se perfeccionar y completar cuando estn en funcionamiento los Archivos
Centrales. Los cambios que se produzcan en esta clasificacin econmica se recogern en la fijacin de tipos
documentales, cuando se considere oportuno.
Las funciones se desprenden de la denominacin del ariculo, concepto y subconcepto. Estas funciones se suelen
expresar en el tiempo verbal de infiiitivo. S i embargo, aqu y en la mayor parte de los ejemplos del texto,
para una mayor claridad en relacin con lo aqu expresado, se ha respetado el sustantivo con que las ha designado
esta clasificacin econmica de los Presupuestos Generales de la Comunidad de Madrid.
Se ha incluido la funcin genrica de gastos en aquellos casos imprescindibles para identificar y dar sentido
a la denominacin de Tipo Documental. En este caso la firncin se ha colocado entre corchetes.
- Los Tipos Documentales que se derivan de las funciones se forman a partir del nivel de concepto, en lneas
generales. Slo en aquellos casos en que a nivel de concepto figure el genrico Otros o Gastos Diversos
o la acumulacin de varias funciones se ha descendido a nivel de subconcepto para formar el Tipo Documental.
277
*Oo
SOBRE TRANSMISIONES P A F
M O N W E S Y ACTOS JURIDICOS DOCUMENTADOS.
~~~
278
3130
3131
I I
3132
Tasa por Prestacin de Servicios para Expedientes de Ingresos por Tasas poi
Servicios Forestales y de Caza :
Aprovechamientos de Montes y Delimitacin de Cotos.
Pesca.
Tasa por Expedicin de Licencias de
3 134
3140
3150
3151
314
315
1
1
1
.
3152
3153
RfiCULO CONCEPTO
FUNCIN
+
1
3 155
TEQ WCUMENTAL
3154
279
3209
Sanidad Animal.
3213
3214
3219
322
j---qY
3220
3239
324
3240
I I
3241
Hospitalizacin.
3242
Asistencia Ambulatoria.
3243
3244
3245
3246
280
ARTCULO CONCEPTO
3247
3248
3249
325
3250
TIPO DOCUMENTAL
PUNCIdN
3259
~ x p e ddei I~~~~~~
~ ~ ~ por
~ ~servicios
INSERSO.
329
3290
I
I
I
I
1
1
330
3291
3299
1 Cursos.
1 Expedientes de Ingresos por Cursos.
1 Otros Ingresos por Servicios Varios ' 1
Consejera de Presidencia [Ingresos]. Expedientes de Ingresos por Precios
Pblicos de la Consejera de Presi.
dencia.
En el caso del Subconcepto 3299, Otros Ingresos por Servicios Varios, no se ha creado el Tipo Documental
por razones de carcter didctico, ya que podra patecer que en l pcdria integrarse cualquier tipo de ingreso por
servicios varios. Sin embargo, cada oficina archivar las unidades documentales producidas en este subconcepto bajo
la denominacin 3299 Expedientes de Otros ingresos por Servicios Varios, en espera de mejor solucin.
APNDICE.
SUBCONCEpro
xricuul
TIPOLOGA DOCUMENTAL
miNCI6N
281
TIW DOCUMENTAL
33 1
3310
3311
333
3330
334
336
Consejera de Educacin
lingresosl.
337
VENTA DE BIENES.
34
34 1
3410
3411
3412
Productos Forestales.
3413
Productos Agropecuanos.
3414
produftos Veterinarios.
3415
Productos Sanitarios.
3416
3417
3418
Venta de Subproductos.
342
3420
3421
3422
3423
3424
3426
282
WNCI6N
"0DOCUMENTAL
lh
I
Expedientes de Ingresos por Reinte
gros de Pago de Ejercicios Certa
dos.
OTROS INGRESOS.
Sanciones en Materia de Consumo.
Sanciones en Materia de Urbanismo.
1
Expedientes de Ingresos por la Impo
sicin de Sanciones.
I
I
I
I
APNDICE.
TIPOLOGA DOCUMENTAL
283
3993
Indemnizaciones de Compaas de
Seguros.
eorio Maran.
3996
3997
ETfCULO CONCEPTO
40
TiPO DOCUMENTAL
DE LA ADMINISTRACI~N DEL
1 1 <1; 1
401
ESTADO.
Participaciones CIngresosl.
4010
4011
4015
4016
Compensaciones [Ingresos1
402
4020
4021
Compensacin NA soportado.
4032
4033
Expedientes de Subvenciones
mentes del Estado para Actividades
Econmicas.
Se mantiene esta denominacin del Tipo Documental a partir del concepto, a pesar de ser tan genrica, porque
descender en este cam al subconcepto equivaldna a descender casi a la unidad documental.
284
XTCULO CONCEPTO1
1 1
I
404
FUNCIN
4036
I
1
T1W DOCUMENTAL
4040
4045
Ministerio de Justicia.
409
Otras Transferencias
DE ORGANISMOS AUTNOMOS
ADMINISTRATIVOS
Subvenciones de Organismos Autnomos Administrativos.
Consejo Superior de Deportes.
instituto Nacional de Empleo.
42
I
I
1
1
4133
instituto de la Cinematografa
4134
Expedientes d e Subvenciones
Corrientes de Organismos Autnomos Administrativos del Estado.
DE LA SEGURIDADSOCIAL.
Otras Transferencias de la Seguridad
Social.
Otras Transferencias de la Seguridad
Social.
Expedientes d e Transferencias
Corrientes de Ln Seguridad Social.
En el caso del Concepto 409, Otras Transferencias,no se ha creado el Tipo Documental por ramnes de carcter
didctico, ya que podra parecer que en l podra integrarse cualquier tipo de ingreso por transferencias. Sin embargo,
cada oficina archivar las unidades documentales producidas en este concepto bajo la denominacin de 409, Expedientes
de Otras TransferenciasComentes del Estadon, en espera de mejor solucin.
APNDICE. TIPOLOGADOCUMENTAL
111 1
ARTfCULO CONCEPTO
s:r$F
449
45
450
4499
PUNC16N
285
TIPO DOCUMENTAL
1 1 1 :!1
DE COMUNIDADES AUTNO-
MAS
C o r ' e n a de Presidencia.
t
1
4503
4504
4505
4509
1 Consejena de Hacienda.
45 1
452
459
4590
46
DE CORPORACIONES LOCALES.
Transferencias de Corporaciones Locales.
Expedientes d e Transferencias
Corrientes de Corporaciones LocaTransferencias de Corporaciones Locales.
les.
460
4600
DE EMPRESAS PRIVADAS.
47
471
479
4799
286
~~
'E?;:
,RTCULO CONCEFTO
FUNc1dN
TiPO DOCUMENTAL
DE FAMILIAS E INSTITUCIONES
SIN FINES DE LUCRO.
48
483
4830
4831
4832
4833
4834
4839
49
SubvencionesUE.
490
4901
4902
4903
FSE. Objetivo 3.
4904
I:SE.
Iniciativa Comunitaria.
4905
SE.
Iniciativa A D M .
4909
FSE.
Objetivo 2.
E x p e d i e n t e s d e Subvenciones
Corrientes de la Unin Europea.
'::"'
FUNCIN
TiPO DOCUMENTAL
50
500
5000
5001
Entes 6blicos;
507
5070
I
Expedientes de Ingresos por titereses
de Ttulos y Valores Emitidos por
el Estado.
Pblicos.
=u=
:
2
"
ARTCULO CONCEPTO
52
FUNCIN
287
TIPO DOCUMENTAL
INTERESES DE ANTICIPOS Y
PRESTAMOS CONCEDIDOS.
Prstamos a Familios e Instituciones
Expedientes de Ingresos por Intereses
sin Fines de Lucro [Ingresosl.
de Antieipos y Prstamos Concedi,
Concedidos por el IVIMA.
dos a Familis e Instituciones sin
Concedidos Dor Medio Ambiente v
Fines de Lucro.
Desarrollo kgional.
INTERESES DE DEPOSITOS Y
CUENTAS BANCARIAS.
Intereses de Cuentas Bancarias [InExpedientes de Ingresos por Intereses
gresosl.
de Cuentas Bancarias.
Intereses de Cuentas Bancarias.
Intereses de Depsitos CIngresosl.
Intereses de Depsitos y Fianzas.
Otros Depsitos.
DIVIDENDOS Y PARTICIPACIONES EN BENEFICIOS.
Expedientes de Ingresos por Dividen,
De Empresas Privadas [Ingresosl.
dos y Participaciones en Beneficic
De Empresas Privadas.
de Empresas Privadas.
RENTAS DE BIENES INMUEBLES.
Alquileres y Productos de Inmuebles
[Ingresosl.
Casas de la Comunidad.
Plaza de Toros.
Arrendamiento de Terrenos de Vas
Expedientes de Ingresos por Alquile.
Pecuarias.
res y Productos de inmuebles.
Repercusin de Gastos de Vivienda del
m.
~~
Huertos de Ocio.
Recinto Fenal de Colmenar Viejo.
Fincas Aranjuez.
PRODUCTOS DE CONCESIONES
Y APROVECHAMIENTOS ESPECIALES.
Concesiones [Ingresosl.
Concesiones Administrativas.
288
111
580
58
5701
5702
5703
IMDCR.
; 5709
: s ; 1
Operaciones Comerciales
Aos Anteriores.
5800
5801
5802
5803
59
LES.
Cnones Dngresosl.
590
5900
599
1
1
599
1
1
Descalificacin de w.
5991
I
5999
lo.
'" En el caso del Subconcepto 5999, Otros Ingresos Patrimoniales, no se ha creado el Tipo Documental por razones
de carcter didctico, ya que podra parecer que en l podra integrarse cualquier tipo de ingreso. Sin embargo, cada
oficina archivar las unidades documentales producidas en este subconcepto bajo la denominacin de 5999, Expedientes
de Otros ingresos Patrimoniales, en espera de mejor solucin.
APNDICE.
TIPOLOGA DOCUMENTAL
289
6 0 1
DE TERRENOS.
Enajenacin de Terrenos [Ingresosl.
601
6010
611
~~
TiPO WCUMENTAL
FUNCdN
Enajenacin de Terrenos.
DE OTRAS INVERSIONES REALES.
6810
npo DOCUMENTAL
DE LA ADMINISTRACI~N DEL
ESTADO.
Ministerio de Fomento [Subvenciones].
290
TiPo DOCUMENTAL
PUNCidN
7014
MAP:
7030
7031
y
~~~
7043
DE ORGANISMOS AUT~NOMOS
ADMINISTRATIVOS.
APNDICE.
730
TIPOLOGA DOCUMENTAL
291
7300
7301
74
740
7400
Expedientes de Transferencias de
Capital de Empresas Pblicas
,I
dems Entes Pblicos del Estado
7401
DE COMUNIDADES AUTNO-
75
MAS.
Transferencias Administracin Comunidad de Madrid.
750
7500
7501
1 Consejena de Presidencia.
7502
7503
7505
7507
7509
Consejena de Hacienda.
751
752
Expedientes de Transferencias de
Capital de otras Comunidades
Autnomas ".
DE CORPORACIONES LOCALES.
760
7600
'' Se mantiene esta denominacin del Tipo Documental a partir del concepto, a pesar de ser tan genrica, porque
descender en este caso al subconcepto equivaldra a descender casi a la unidad documental.
292
TIPO DOCUMENTAL
771
1
1
DE EMPRESAS PRIVADAS.
1
1
Empresas Privadas para Actividades Expedientes de Subvencionesde Capital de Empresas Privadas parn Actisanitarias.
vidades Sanitarias o Educativas.
Empresas Privadas para Actividades
Educativas.
779
7799
DE FAMILIAS E INSTITUCIONES
SIN FINES DE LUCRO.
78
783
79
7839
1 DEL EXTERIOR.
Subvenciones UE.
790
ARTCULO CONCEPTO
7900
FEDER.
Objetivo 2.
7901
PEDER.
Objetivo 5B.
7902
Ingresos FEocA-Orientacin,
7904
7905
1 ingresos FEWA-Garanth.
7906
PEDER.
7907
PEOGA 5B.
7909
'FCE"'
80
TIPO DOCUMENTAL
FUNCI~N
801
20.
8010
A Largo Plazo.
20.
I' Se mantiene esta denominacin de Tipo Documental a partir del concepto, a pesar de ser tan genrica, porque
descender en este caso al subconcepto equivaldna a descender casi a la unidad documental.
APNDICE.
TLPOLOGA
DOCUMENTAL
293
810
8100
A Corto Plazo.
8110
A Largo Plazo.
811
82
co.
820
8200
8201
8202
8203
A la Seguridad Social.
8210
vos.
821
830
8300
1l
8301
1I Prstamos
a
rai.
83 1
cionario.
84
840
841
85
de prstamos Concedidos
Sector Pblico a Largo Plazo.
83
gm de Prstamos Concedidos al
Sector Pblico a Corto Plazo.
Sector
'Orto
8311
8312
sosl.
86
ENAJENACIN DE ACCIONES Expedientes de Ingresos por EnajenaDE FUERA DEL SECTOR PBLIcin de Acciones de Fuera del SecCO Dngresosl.
tor Pblico.
294
:%
' $
ARTCULO CONCEPTO
REMANENTE DE TESORERA.
87
870
8700
8701
89
TIPO DOCUMENTAL
PUNCIN
I
I
Remanente de Tesorera.
Remanente de Caja de la Asamblea.
REEMBOLSO DE APORTACIONES A CONSORCIOS URBANIS-
mcns.
I
8900
1
1
ARfiCULO CONCEPTO
"Iw WCUMENTAL.
90
911
9110
91 i i
9112
9120
9130
912
913
APNDICE.
ARTCULO lCONCEFTOl
"2:
TIPOLOGA DOCUMENTAL
FUNCIdN
295
TIPO DOCUMENTAL
PRSTAMOS RECIBIDOS DEL Expedientes de Ingiesos por Prstamos Recibidos del Exterior.
94
940
Depsitos [Ingresos].
941
Fianzas [Ingresosl.
9410
de Viajes.
Esta relacin no es en modo alguno exhaustiva. Se ha introducido en este Manual a modo de ejemplo. La relacin
de tipos documentales se perfeccionar y completar cuando estn en funcionamiento los Archivos Centrales.
296
cimientos Hosteleros.
(BOCM
de 24 de
de la Secretara General Tcnica de la Consejera de Trabajo, Industria y Comercio. (BOCM de 24 de junio de 1983.)
-
(BOCM
de 23 de septiembre
de Madrid.
(BOCM
de 20 de diciembre de 1983.)
298
de 1984, por el que se crea la Comisin de Planificacin Econmica de la Comunidad de Madrid. (BOCMde 9 de julio de 1984.)
- Orden 74/1985, de 6 de febrero, desarrollando normas de organizacin y funcionamiento del Registro de Contratos. (BOCM de 18 de febrero de 1985.)
- Decreto 19/1985, de 21 de febrero, sobre rgimen de dependencia orgnica y
funcional de las Cajas de Ahorros de la Comunidad de Madrid. (BOCM de 22
de febrero de 1985.)
-
Decreto 48/1985, de 13 de junio, por el que se modifican parcialmente las denominaciones y estructuras orgnicas de la Comunidad de Madrid. (BOCM de 14
de junio de 1985.)
de 1985.)
-
1989.)
299
- Orden 914/1990, de 2
- Decreto 24/1990, de
- Orden 2138/1990, de
- Ley 6/1991, de
de la Consejera de Economa de la
Comunidad de Madrid, por la que se crea, para todo el mbito territorial de
la Comunidad de Madrid, la Junta Arbitral de Arrendamientos Rsticos. (BOCM
de 23 de septiembre de 1992.)
300
- Decreto 84/1995,
sejo de Administracin del Instituto Madrileo de Desarrollo al nmero y denominacin de las Consejeras. (BOCM de 18 de julio de 1995.)
- Decreto 200/1995, de 20 de julio, por el que se adecua la composicin del Con-
sejo de Administracin del Instituto Madrileo de Desarrollo al nmero y denominacin de las Consejeras y se deroga el Decreto 194/1995, de 13 de julio.
(BOCM de 24 de julio de 1995.)
- Decreto 240/1995, de 14 de septiembre, por el que se establecen las interven-
240/1995, de 14 de septiembre, por el que se establecen las Intervenciones Delegadas en las Consejeras y Organismos de la Comunidad de Madrid. (BOCM de
6 de mayo de 1996.)
- Decreto 119/1996, de 1 de agosto, por el que se modifica parcialmente el Decreto
301
(BOCM
(BOCM
de 4 de julio de 1986.)
se desarrolla la estructura del Organo de Gestin de Fincas Agrarias de la Comunidad de Madrid. (BOCM de 23 de diciembre de 1992.)
3 02
(BOCM
de
- Decreto 42/1983, de
(BOCM
de 30 de julio de 1983.)
provisional de la Consejera de Educacin y Juventud, aprobada por Decreto 79/1983, de 26 de julio. (BOCM de 30 de mayo de 1984.)
APNDICE.
303
(BOCM
de 4 de mayo de 1984.)
(BOCM
de 4 de mayo de 1984.)
General de Educacin las funciones y servicios adscritos a la Consejera de Educacin y Juventud en materia de Proteccin de Menores. (BOCM de 12 de septiembre de 1984.)
la Intervencin
de 18 de diciembre
(BOCM
(BOCM
de 13 de abril
(BOCM
de 14
(BOCM
de 27 de enero de
(BOCM
de 17 de
la Comunidad
304
normas provisionales de funcionamiento del Consejo de la Juventud de la Comunidad de Madrid. (BOCM de 11 de febrero de 1987.)
-
(BOCM
de 31 de julio de
tamental de la Juventud.
(BOCM
de 23 de mayo de 1988.)
(BOCM
de 14 de julio de 1989.)
(BOCM
de 1 de agosto de
APNDICE.
305
(BOCM
(BOCM
de 5 de abril
- Decreto 20/1990, de
- Decreto 61/1990, de
- Orden 2138/1990, de
Decreto 82/1990, de 4 de octubre, por el que se modifica parcialmente la estructura orgnica de la Consejera de Educacin. (BOCM de 11 de octubre de 1990.)
- Orden 715/1990, de
(BOCM
de 22 de abril de 1991.)
(BOCM
de 14 de noviembre
306
la que se
desarrollan las estructuras orgnicas de las Intervenciones Delegadas en las Consejeras de Transportes, Poltica Territorial y Educacin y Cultura, y se modifica
parcialmente la de la Consejera de Integracin Social. (BOCM de 20 de marzo
de 1992.)
de Madrid.
-
(BOCM de
23 de julio de 1992.)
de la Consejera de Educacin y Cultura, se crea la Direccin General de Universidades e Investigacin de la Comunidad de Madrid y se desarrolla su estructura provisional. (BOCM de 14 de marzo de 1994.)
-
Decreto 48/1994, de 26 de mayo, del Consejo de Gobierno, por el que se modifican las estructuras de las Consejeras de Hacienda y de Educacin y Cultura.
(BOCM de 1 de junio de 1994.)
la que se desarrolla la Estructura Orgnica de la Direccin General de Universidades e Investigacin, creada por Decreto 24/1994, de 3 de marzo. (BOCM
de 8 de agosto de 1994.)
-
Orden 1871/1994, de 16 de diciembre, de creacin de la Escuela Joven de Iniciativas Empresariales de la Comunidad de Madrid. (BOCM de 3 de enero de
1995.)
(BOCM
de 1 de julio
(BOCM
de 7 de julio de 1995.)
307
(BOCM
de 22 de noviembre de 1995.)
(BOCM
de 15
240/1995, de 14 de septiembre, por el que se establecen las Intervenciones Delegadas en las Consejeras y Organismos de la Comunidad de Madrid. (BOCM de
6 de mayo de 1996.)
Legislacin especfica que-afecta al ORGANISMO
AUT~NOMO
la modificacin de las
estructuras de las Consejeras. (BOCM de 26 de julio de 1991.)
(BOCM
de 15
308
(BOCM
de 25 de abril
la estructura orgnica
de 12 de febrero de 1992.)
(BOCM
- Orden 528/1992, de
- Decreto 288/1995, de
las
APNDICE.
309
(EOCM
de i de julio
CONSEJERADE HACIENDA
Legislacin que da origen a la estructura orgnica
de la CONSEJEIUADE HACIENDA
-
7 de junio
de 1984, por el que se crea la Comisin de Planificacin Econmica de la Comunidad de Madrid. (EOCM de 9 de junio de 1984.)
310
- Orden 74/1985, de 6 de febrero, desarrollando normas de organizacin y funcionamiento del Registro de Contratos. (BOCM de 18 de febrero de 1985.)
- Decreto 19/1985, de 21 de febrero, sobre rgimen de dependencia orgnica y
funcional de las Cajas de Ahorros de la Comunidad de Madrid. (BOCM de 22
de febrero de 1985.)
- Orden de 21 de febrero de 1985, en desarrollo del Decreto 65/1984, de 28
de junio, por el que se regula el funcionamiento del Registro de Personal. (BOCM
de 8 de marzo de 1985.)
- Decreto 48/1985, de 13 de junio, por el que se modifican parcialmente las denominaciones y estructuras orgnicas de la Comunidad de Madrid. (BOCM de 14
de junio de 1985.)
- Decreto 115/1985, de 21 de noviembre, por el que se establece la Intervencin
Delegada en la Consejera de Economa y Hacienda. (BOCM de 19 de diciembre
de 1985.)
- Decreto 136/1985, de 5 de diciembre, sobre estructura orgnica de
de Economa y Hacienda. (BOCMde 9 de enero de 1986.)
la Consejera
- Decreto 64/1987, de
- Orden 1345/1988, de
1989.)
- Decreto 101/1989, de 14 de septiembre, por el que se modifica el Decre-
Decreto 125/1989, de 5 de diciembre, por el que se modifica la estructura orgnica de la Consejera de Hacienda. (BOCMde 2 de enero de 1990.)
311
Decreto 55/1991, de 22 de julio, por el que se establece el nmero y denominacin de las Consejeras. (BOCM de 23 de julio de 1991.)
- Orden 2745/1991, de
de la Consejera de Hacienda.
(BOCM
de 3 de junio de 1993.)
(BOCM
de 1 de junio
- Decreto 71/1995, de
(BOCM
de 19 de septiembre
3 12
de septiembre, por el que se establecen las Intervenciones Delegadas en las Consejeras y Organismos de la Comunidad de Madrid.
(BOCM de 19 de septiembre de 1995.)
- Decreto 240/1995, de 14
Decreto 240/1995, de 14 de septiembre, por el que se establecen las Intervenciones Delegadas en las Consejeras y Organismos de la Comunidad de Madrid.
(BOCM de 13 de noviembre de 1995.)
- Decreto 28/1996, de 7 de marzo, por el que se modifica parcialmente el Decreto
240/1995, de 14 de septiembre, por el que se establecen las Intervenciones Delegadas en las Consejeras y Organismos de la Comunidad de Madrid. (BOCM de
6 de mayo de 1996.)
-
Orden 771/1996, de 26 de abril, del Consejero de Hacienda por la que se desarrolla el Decreto 239/1995, de 14 de septiembre, de modificacin de la estructura
orgnica de la Consejera de Hacienda. (BOCM de 3 de mayo de 1996.)
(BOCM
de 24 de
313
(BOCM
de 19 de diciembre de 1985.)
- Decreto 188/1987, de
la estructura orgnica
del Servicio Regional de Compras. (BOCM de 12 de agosto de 1988.)
- Ley U1992, de
- Decreto 14/1983,
3 14
(BOCM
de
- Decreto 188/1987, de
de 8 de mayo de 1992.)
- Decreto 49/1992, de 2 de julio, por el que se crea el Servicio Regional de Compras
la estructura orgnica
de la Consejera de Hacienda. (BOCM de 3 de junio de 1993.)
(BOCM
de 24 de junio de
(BOCM
de 24 de
315
7 de julio, por el que se regula la estructura orgnica provisional de la Consejera de Gobernacin. (BOCM de 11 de julio de 1983.)
- Decreto 51/1983, de
la Con-
tos 51/1983, de 7 de julio, y 85/1983, de 22 de septiembre, que regulan la estructura orgnica y provisional de la Consejera de Gobernacin, en lo que se refiere
a atribuciones del Consejero, funciones y composicin de la Comisin de Cooperacin y competencias de la Direccin de los Servicios de Cooperacin. (BOCM
de 27 de diciembre de 1983.)
- Decreto 31/1984, de 27 de marzo, por el que se crea la Junta Asesora de Coordinacin de las Policas Locales de la Comunidad de Madrid.
abril de 1984.)
(BOCM
de 16 de
la estructura orgnica
de la Consejera de Agricultura y Ganadera. (BOCM de 11 de julio 1984.)
da nueva denominacin
a algunos Servicios de la Consejera de Agricultura y Ganadera y se especifican
las funciones de todos ellos dentro de la estructura orgnica de la misma. (BOCM
de 19 de octubre de 1985.)
(BOCM
de 12
3 16
(BOCM
de 7 de agosto de 1987.)
- Decreto 178/1987, de
(BOCM
de 4 de mayo
frica de la Consejera de Agricultura y Cooperacin, y se establecen las Delegaciones de la misma. (BOCM de 6 de julio de 1988.)
- Decreto 61/1989, de
APNDICE.
317
- Decreto 23/1990, de 5 de
(BOCM
de
(BOCM
de
(BOCM
de 28 de septiembre de 1992.)
(BOCM
318
la estructura
orgnica de la Consejera de Cooperacin. (BOCM de 24 de enero de 1995.)
- Orden 122/1995, de
240/1995, de 14 de septiembre, por el que se establecen las Intervenciones Delegadas en las Consejeras y Organismos de la Comunidad de Madrid. (BOCM de
6 de mayo de 1996.)
- Orden 2705/1996, de
APNDICE.
319
abril, por el que se modifica la estructura de la Consejera de Presidencia. (BOCM de 11 de abril de 1988.)
- Decreto 30/1988, de 7 de
(BOCM
de 25 de abril de
la estructura de la Agencia
- Orden de 12 de
la que
(BOCM
- Decreto 240/1995, de 14 de septiembre, por el que se establecen las Intervenciones Delegadas en las Consejeras y Organismos de la Comunidad de Madrid.
(BOCM de 19 de septiembre de 1995.)
320
- Decreto 64/1987, de
- Decreto 178/1987, de
- Decreto 30/1992, de
(BOCM
de 1 de julio
(BOCM
de 31 de octubre
- Decreto 178/1987, de
321
- Decreto 42/1983, de
- Decreto 64/1987, de
de 1988.)
- Decreto 58/1991, de 25 de julio, por el que se aprueba la modificacin de las
estructuras de las Consejeras. (BOCM de 26 de julio de 1991.)
- Decreto 2/1992, de 23 de enero, por el que se establece la dependencia orgnica
de 1995.)
322
la
Consejera de Ordenacin del Territorio, Medio Ambiente y Vivienda. (BOCM de
27 de julio de 1983.)
323
la estructura orgnica
provisional de la Consejera de Obras Pblicas y Transportes. (BOCM de 16 de
julio de 1983.)
- Decreto 115/1983 por el que se establece la Intervencin Delegada en la Consejera de Ordenacin del Territorio, Medio Ambiente y Vivienda. (BOCM de 16
de diciembre de 1983.)
-
la
Direccin General de Carreteras de la Consejena de Obras Pblicas y Transportes. (BOCM de 9 de junio de 1984.)
la composicin
de 11 de
(BOCM
324
- Decreto 9/1986, de
1987.)
- Decreto 127/1987, de 17 de septiembre, por el que se establece la estructura
orgnica de la Consejera de Poltica Territorial. (BOCM de 19 de septiembre de
1987.)
-
1989.)
la estructura orgnica
de la Consejera de Poltica Territorial establecida por Decreto 127/1987, de
17 de septiembre. (BOCM de 7 de mayo de 1990.)
APNDICE.
325
- Decreto 14/1991, de 28 de febrero, por el que se modifican las estructuras orgnicas de la Consejera de Poltica Territorial y de la Oficina de Planeamiento
Territorial. (BOCM de 22 de marzo de 1991.)
la Orden de 20 de
abril de 1988, de desarrollo de la estructura orgnica de la Consejera de Poltica
Territorial. (BOCM de 4 de abril de 1991).
(BOCM
de
- Decreto 154/1991, de 28 de noviembre, por el que se declara extinguida la Oficina de Planeamiento Territorial. (BOCM de 3 de diciembre de 1991.)
- Orden 527/1992, de
326
- Orden
- Orden de 25
se establece el
de 1 de julio
(BOCM
(BOCM
de 14 de julio de
Decreto 240/1995, de 14 de septiembre, por el que se establecen las Intervenciones Delegadas en las Consejeras y Organismos de la Comunidad de Madrid.
(BOCM de 19 de septiembre de 1995.)
de la Consejera
de Obras Pblicas, Urbanismo y Transportes. (BOCM de 2 de noviembre de 1995.)
Decreto 240/1995, de 14 de septiembre, por el que se establecen las Intervenciones Delegadas en las Consejeras y Organismos de la Comunidad de Madrid.
(BOCM de 13 de noviembre de 1995.)
-
Decreto 299/1995, de 14 de diciembre, por el que se modifica el Decreto 270/1995, de 19 de octubre, de estructura orgnica de la Consejera de Obras
Pblicas, Urbanismo y Transportes. (BOCM de 21 de diciembre de 1995.)
240/1995, de 14 de septiembre, por el que se establecen las Intervenciones Delegadas en las Consejeras y Organismos de la Comunidad de Madrid. (BOCM de
6 de mayo de 1996.)
Legislacin especfica que afecta al ORGANISMO
AUTNOMO
APNDICE.
327
(BOCM
de 6 de
- Decreto 92/1988, de
328
(BOCM
de 19 de diciembre de 1990.)
(BOCM
de i O de febrero de 1993.)
Decreto 240/1995, de 14 de septiembre, por el que se establecen las Intervenciones Delegadas en las Consejeras y Organismos de la Comunidad de Madrid.
(BOCM de 13 de noviembre de 1995.)
-
Decreto 54/1996, de 18 de abril, por el que se modifica parcialmente el Decreto 240/1995, de 14 de septiembre, por el que se establecen las Intervenciones
Delegadas en las Consejeras y Organismos de la Comunidad de Madrid. (BOCM
de 6 de mayo de 1996.)
(BOCM
de 7 de agosto de 1996.)
329
CONSEJERA DE PRESIDENCIA
Legislacin que da origen a la estructura orgnica
de la CONSEJERLA DE PRESIDENCIA
- Decreto 14/1983, de 16 de junio, sobre atribucin de competencias, servicios
(BOCM
de 24 de
- Decreto 34/1984, de
Decreto 48/1985, de 13 de junio, por el que se modifican parcialmente las denominaciones y estructuras orgnicas de la Comunidad de Madrid. (BOCM de 14
de junio de 1985.)
(BOCM
de 17
330
-
- Decreto 64/1987, de
Decreto 30/1988, de 7 de abril, por el que se modifica la estructura de la Consejena de Presidencia. (BOCM de 11 de abril de 1988.)
(BOCM
de 25 de abril de
(BOCM de
1 de agosto de 1989.)
(BOCM
de 20 de abril de 1990.)
las
33 1
(BOCM
de 1 de
- Decreto 65/1993, de 8 de julio, por el que se crean rganos regionales de aplicacin del Pacto por la Industria y el Empleo.
(BOCM
de 19 de julio de 1993.)
- Decreto 84/1995,
(BOCM
de 7 de julio de 1995.)
Decreto 240/1995, de 14 de septiembre, por el que se establecen las Intervenciones Delegadas en las Consejeras y Organismos de la Comunidad de Madrid.
(BOCMde 13 de noviembre de 1995.)
- Decreto 301/1995, de
332
(BOCM
de
la Consejera de Presidencia, sobre modificacin puntual de la Orden 859/1996, de 24 de mayo, de dicha Consejera,
por la que se desarrolla parcialmente la estructura de la Consejera de Presidencia.
(BOCM de 7 de octubre de 1996.)
- Orden 1298/1996, de
- Decreto 171/1987, de
7 de abril, por el que se modifica la estructura de la Consejera de Presidencia. (BOCM de 11 de abril de 1988.)
- Decreto 30/1988, de
nidad de Madrid.
(BOCM
de 19 de octubre de 1988.)
desarrolla la estructura del Organismo Autnomo de carcter administrativoAgencia del Medio Ambiente. (BOCM de 13 de abril de 1989.)
333
(BOCM
de
(BOCM
de 24 de
(BOCM
de 19 de diciembre de 1985.)
- Decreto 178/1987, de
- Decreto 30/1992, de
la estructura
orgnica de la Consejera de Presidencia. (BOCM de 9 de octubre de 1995.)
334
junio de 1983.)
- Decreto 61/1983, de 21 de julio, sobre estructura orgnica provisional de la Con-
(BOCM
de 31 de juiio de 1984.)
Decreto 56/1988, de 26 de mayo, por el que se modifica parcialmente la estructura de la Consejera de Integracin Social. (BOCM de 10 de junio de 1988.)
- Orden de
335
5 de septiembre de 1988, por la que se organiza la Asesora Cientfico-Tcnica y Comunitaria en el campo de la Salud y los Servicios Sanitarios.
(BOCM de 8 de septiembre de 1988.)
- Orden de
(BOCM
de 1 de agosto de 1989.)
(BOCM
de 4 de agosto de
la estructura orgnica
de 18 de junio de
(BOCM
336
- Decreto 2936/1991,
(BOCM
de 28 de septiembre
- Decreto 57/1992, de 23 de julio, por el que se crea la Oficina Regional de Coordinacin Oncolgica de la Comunidad de Madrid. (BOCM de 7 de agosto de
1992.)
-
(BOCM
de 14 de
de 8 de febrero de 1993.)
- Orden 1041/1993, de 7 de septiembre, por la que completa la estructura orgnica
APNDICE.
337
(BOCM
de 28 de septiembre de 1993.)
critos a los servicios traspasados a la Comunidad de Madrid en materia de Proteccin de Menores. (BOE de 29 de diciembre de 1993.)
- Orden 172/1994, de 11 de marzo, de la Consejera de Salud, por la que se
(BOCM
- Decreto 71/1995, de
3 de
la Orden 949/1992, de 15 de diciembre, por la que se crea la Oficina Regional
de Coordinacin de Trasplantes de la Comunidad de Madrid. (BOCM de 25 de
octubre de 1995.)
- Decreto 275/1995,
338
abril, por el que se modifica parcialmente el Decreto 240/1995, de 14 de septiembre, por el que se establecen las Intervenciones
Delegadas en las Consejeras y Organismos de la Comunidad de Madrid. (BOCM
de 6 de mayo de 1996.)
- Decreto 54/1996, de 18 de
de 30 de octubre de 1996.)
Legislacin especfica que afecta al ORGANISMO
AUTNOMO
la estructura orgnica
del Servicio Regional de Bienestar Social. (BOCM de 3 1 de julio de 1984.)
- Orden de
APNDICE.
339
la dependencia y
estructura de la Intervencin Delegada en la Consejera de Integracin Social
y Organismos dependientes. (BOCM de 5 de abril de 1990.)
(BOCM
de 8 de febrero
la estructura orgnica
del Servicio Regional de Salud. ( B K M de 31 de julio de 1984.)
340
(BOCM
de 15 de junio de
la estructura orgnica
del Servicio Regional de Salud en niveles inferiores a los de Servicio. (BOCM de
21 de junio de 1988.)
se reestructura el Organismo Autnomo Servicio Regional de Salud, de la Consejera de Salud. (BOCM de 1 de octubre de 1991.)
- Decreto 133/1991, de 10 de octubre, de Consejo de Gobierno, sobre Traspasos
34 1
la que se
adscriben al Servicio Regional de Salud las funciones y servicios del Ayuntamiento
de Legans en materia de salud mental transferidas a la Comunidad de Madrid.
(BOCM de 13 de noviembre de 1991.)
342
-
la estructura orgnica
y funcionamiento del Organo de Gestin sin personalidad jurdica Instituto Madrileo de Atencin a la Infancia. (BOCM de 8 de febrero de 1993.)
APNDICE.
343
la reestructuracin
del Instituto Provincial de Pediatra y Puericultura del Hospital Provincial y consiguiente modificacin de los arts. 45.7, 46.4 y organigrama de la Direccin Mdica de su Reglamento. (BOCM de 16 de febrero de 1984.)
la estructura orgnica
de 31 de julio de 1984.)
(BOCM
cambia la actual denominacin del Hospital Provincial de Madrid por el de Hospital Gregario Maran. (BOCM de 8 de abril de 1987.)
-
(BOCM
de 21 de febrero de 1985.)
al Organo de Gestin Hospital Psiquitrico de Madrid las competencias, funciones y servicios de Hospital de Cantoblanco. (BOCM de 19 de junio de 1992.)
-
344
y funcionamiento del Organo de Gestin sin personalidad jurdica Instituto Madrileo de Atencin a la Infancia. (BOCM de 8 de febrero de 1993.)
- Decreto 125/1993, de 16 de diciembre, por el que se modifica el Decreto 37/1992,
1. COMUNIDAD DE MADRID
A) Disposiciones Generales
Presidencia de la Comunidad
596. LEY 411993, de 21 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental de
la Comunidad de Madrid.
El Presidente de la Comunidad de Madrid.
Hago saber que la Asamblea de Madrid ha aprobado la siguiente Ley, que yo,
en nombre del Rey, promulgo.
EXPOSICIN DE MOTIVOS
El Estatuto de Autonoma de la Comunidad de Madrid ordena en sus arts. 26.13
y 15 y 28.2, de acuerdo con el mandato constitucional, la plenitud de la funcin
legislativa en materia de Archivos de inters para la Comunidad de Madrid que
no sean de titularidad estatal, y en materia de fomento de la cultura y de la investigacin, y, por fin, la funcin ejecutiva en la gestin de los Archivos de titularidad
estatal de inters para la Comunidad de Madrid en el marco de los convenios que,
en su caso, puedan celebrarse con el Estado. Asimismo, en su disposicin transitoria
cuarta dispone la asuncin de todas las competencias, medios y recursos que segn
la Ley correspondieran a la Diputacin Provincial de Madrid.
El Real Decreto 680/1985, de 19 de abril, sobre traspaso de funciones y servicios
de la Administracin del Estado a la Comunidad de Madrid en materia de Cultura
regula las transferencias de todas las funciones que en materia de los Archivo radicados en el territorio de la Comunidad de Madrid vena realizando el Estado, salvo
para los Archivos de titularidad estatal y con la excepcin de la gestin antes citada.
Del mismo modo, todos los acuerdos de traspaso del Estado en las diferentes materias
transferidas a la Comunidad Autnoma tratan sobre la transferencia ordenada de
documentos a la misma.
346
El ttulo
ILI regula
APNDICE.
TEXTOS LEGALES
347
fueron dejando de ser conscientes, salvo en algunos perodos, desde el siglo XIX.
Para ello regula la cohesin entre las diferentes fases que segn su edad atraviesan
los documentos de Archivo que tienen como fin devolver la importancia que la Sociedad dio a cada una de ellas, como testimonio de sus derechos e intereses, ayuda
a la gestin de las instituciones y fomento de la investigacin que, en el caso de
los Archivos, es mediadora para el progreso y para la promocin de la cultura.
En este espritu la Ley excluye la conservacin indiscriminada de documentos.
La masa documental que hoy producen las instituciones precisa de un esfuerzo valorador que haga conservar de modo adecuado los documentos que hay que preservar
y destruir el resto, para el eficaz empleo de los recursos. Para ello es necesaria tambin
la cooperacin entre los productores de los documentos y aquellos que han de archivarlos y servirlos a la que no es ajena la coordinacin entre toda la normativa que
afecte a los documentos desde su produccin hasta su archivo.
La Ley recoge la demanda de la sociedad para agilizar tambin el servicio de
los documentos a los ciudadanos y propicia, de acuerdo con las instituciones de
la enseanza y la investigacin, el incremento de la utilizacin de los Archivos para
este fin en campos cada vez ms amplios.
A los efectos de esta Ley se entiende por Documento de Archivo toda expresin
testimonial de las actividades del hombre y de los grupos humanos en cualquier
lenguaje y en cualquier tipo de soporte material. Se excluye la documentacin mltiple
de carcter nicamente informativo y la que por su ndole forme parte del Patrimonio
Bibliogrfico.
Articulo 2
Se entiende por Archivo, tambin a los fines de esta Ley, el Fondo de Archivo
y el Centro de Archivo.
1. Fondo de Archivo es el conjunto orgnico de documentos generados por
cualquier institucin pblica o privada, persona fsica o jurdica en el ejercicio de
sus funciones, que son testimonio de las actividades que realizan, y que han de
dar servicio a los ciudadanos por medio de la custodi2 e informacin de sus derechos
e intereses, la buena gestin de las instituciones y el fomento de la investigacin
que ayude al progreso y promueva la cultura.
348
Artculo 3
Se entiende por coleccin de documentos de Archivo la reunin de documentos
del mismo o diferente origen que han perdido por diversas causas su carcter orgnico.
Artculo 4
Foman parte del Patrimonio Documental madrileo todos los documentos de
Archivo, recogidos o no en Centros de Archivo, generados en cualquier poca, producidos, reunidos o conservados en el ejercicio de sus funciones por:
a)
La Asamblea de Madrid.
Artculo 5
Forman parte, adems, del Patrimonio Documental madrileo, sin perjuicio de
la legislacin del Estado que les afecte, los documentos de cualquier poca producidos, conservados o reunidos por:
a) Los rganos de la Administracin perifrica del Estado en la Comunidad
de Madrid.
b) Los rganos de la Administracin de Justicia de mbito madrileo.
c) Las universidades y dems centros pblicos de enseanza radicados en el
territorio de la Comunidad de Madrid.
d) Las notaras y los registros pblicos del territorio de la Comunidad de Madrid.
e) Las academias cientficas y culturales, los colegios profesionales y las cmaras
de mbito madrileo.
APNDICE.
mos
LEGALES
349
Artculo 7
Forman parte igualmente del Patrimonio Documental madrileo los documentos
con una antigedad superior a cien aos radicados en el territorio de la Comunidad
de Madrid producidos, reunidos o conservados por cualesquiera otras entidades particulares o personas fsicas.
Artculo 8
Artculo 9
350
m V L 0 11
Del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid
CApTuLO 1
Disposiciones Generales
Artculo 10
1. Se entiende por Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid el conjunto
ordenado de normas, medios y procedimientos con que se protegen y se hacen funcionar los Archivos sobre los que la Comunidad Autnoma tiene competencias, al
servicio de la Administracin, de los derechos e intereses de los ciudadanos y de
la investigacin histrico-cientfica.
2. Se determinar reglamentariamente la Consejena de la que dependa la unidad encargada de la direccin y coordinacin del ejercicio de las competencias de
la Administracin relativas al Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid.
Artculo 11
1. En el Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid se integran varios
Subsistemas que se conforman a partir del flujo archivstico entre las fases de los
Fondos de Archivo generados por una institucin o por el conjunto de Fondos de
Archivos generados por instituciones de carcter homogneo.
2. Entre los principales Subsistemas de Archivos de la Comunidad de Madrid
debern figurar al menos los siguientes:
a) El Subsistema de Archivos de la Asamblea y del Consejo de Gobierno y
la Administracin de la Comunidad de Madrid.
b) El Subsistema de Archivos Municipales de la Comunidad de Madrid.
c) El Subsistema de Archivos de la Iglesia de la Comunidad de Madrid.
d) El Subsistema de Archivos de Empresa de la Comunidad de Madrid.
Artculo 12
1. Dentro del Sistema archivstico madrileo se crea el Consejo de Archivos
de la Comunidad de Madrid como rgano consultivo y asesor en materia de Archivos
para la Comunidad Autnoma.
351
Artculo 13
Los Archivos de la Asamblea, el Consejo de Gobierno y la Administracin de
la Comunidad de Madrid, incluida la institucional, se organizan teniendo en cuenta
las cuatro fases que segn su edad, atraviesan los documentos, del modo siguiente:
1. En los Archivos de Oficina se custodiarn los documentos de Archivo generados por las diferentes unidades administrativas en tanto dure su trmite o su uso
sea muy frecuente. En todo caso la permanencia en ellos no ser superior a cinco
aos desde el fin de su tramitacin, salvo excepciones razonadas. Se excluye la documentacin de apoyo informativo.
352
2. Los Archivos Centrales de la Asamblea, de las Consejeras y de la Administracin institucional recibirn de sus oficinas, cumplido el plazo anterior:
a) La totalidad de los expedientes en que se hayan dictado actos administrativos
de resolucin que afecten de algn modo a derechos e intereses de la Comunidad
de Madrid o de los ciudadanos, cuando dichos actos hayan devenido firmes y se
hayan practicado por la Administracin las actuaciones conducentes a la total ejecucin de sus pronunciamientos.
b) Los expedientes o documentos en que no proceda dictar actos administrativos de resolucin del carcter expresado as como informes, estudios y otros
cuando hayan producido la totalidad de sus efectos.
2. El Archivo Regional de la Comunidad de Madrid albergar tambin los Fondos de Archivo de las instituciones antecesoras de la Comunidad as como los Fondos
de Archivo, documentos o colecciones de instituciones o personas pblicas o privadas
353
que no pudiendo atender adecuadamente estos bienes ingresen en l mediante convenio de depsito, donacin u otro rgimen, si se considera oportuno.
3. Los Archivos Centrales de la Asamblea, de las Consejeras y de la Administracin institucional y el Archivo Regional de la Comunidad de Madrid se clasificarn siguiendo los principios de Respeto a la Procedencia de los Fondos y al
Orden Original.
354
Articulo 17
1. Las transferencias de los documentos suponen tanto la entrega ordenada
de los mismos de una fase a otra como el traspaso de las responsabilidades que
les afecten.
Ley.
Las transferencias se documentarn de modo fehaciente.
Los Secretarios Generales Tcnicos de las Consejeras o responsables equivalentes en la Asamblea o en el organismo de la Administracin institucional conespondiente velarn para que los documentos de las oficinas sean remitidos a los Archivos Centrales, de acuerdo con lo dispuesto en esta Ley.
6)
c)
Artculo 18
Una vez valoradas las series documentales, y de acuerdo con el informe calificador
preceptivo del Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid, se regular el
expurgo y eliminacin de los documentos de Archivo que habiendo perdido ya sus
otros valores carezcan de valor histrico.
Artculo 19
Los Archivos de la Asamblea y de la Administracin institucional autonmica
se organizarn en sus dos primeras fases de acuerdo con lo establecido en esta Ley
para los Archivos del Consejo de Gobierno y de la Administracin Autonmica. Los
documentos de la tercera y cuarta fase sern transferidos al Archivo Regional de
355
Artculo 20
Reglamentariamente se desarrollarn las normas de organizacin y funcionamiento de los Archivos en los casos precisos, de acuerdo con los criterios contenidos
en este captulo.
CAPiTULO Iv
Artculo 22
1. Los Centros de Archivo estarn dotados del pesonal suficiente y con la cualificacin profesional adecuada.
2. En las condiciones que reglamentariamente se determinen, los Archivos de
uso pblico estarn atendidos en todas sus fases por personal especializado con la
titulacin adecuada, con el apoyo del personal auxiliar y subalterno necesarios, excepto en la fase de Archivo de Oficina que lo estarn por personal administrativo y
auxiliar.
356
Artculo 23
La Administracin autonmica procurar proporcionar los medios necesarios, tanto para la creacin y mantenimiento de sus Centros de Archivo como para la realizacin de las actividades encaminadas al cumplimiento de esta Ley.
WTULO
3. Los municipios que carezcan de medios para los fines contemplados en los
dos puntos anteriores, tanto para atender la fase de Archivo Histrico como para
habilitar las instalaciones adecuadas o para algn otro fin, podrn acordar con la
Comunidad de Madrid las soluciones que sta dentro de sus lmites presupuestarios
pueda ofrecerles, de acuerdo con lo expuesto en el artculo 36.
4. Los Centros de Archivo municipales que cuenten con las condiciones expresadas en el punto 2 de este artculo podrn tambin custodiar, tratar y servir a instancia
de la Comunidad de Madrid, del propio Ayuntamiento o de la institucin interesada,
otros Fondos de Archivo de instituciones privadas enclavadas en su territorio y de
inters para el municipio.
CAPTULO VI
357
TTULO m
De la proteccin del Patrimonio Documental maddeo
Articulo 26
Los titulares de los Fondos y Centros de Archivo y de los documentos constitutivos del Patrimonio Documental madrileo estn obligados a su custodia, conservacin, organizacin, control, recuperacin y servicio, y al cumplimiento de cualesquiera otros deberes y cargas en relacin con los mismos, impuestos por la normativa vigente.
Articulo 27
Artculo 28
358
Artculo 30
1. El Consejo de Gobierno de la Comunidad de Madrid proceder a la confeccin del Censo de Fondos de Archivo, Centros de Archivo, colecciones y documentos constitutivos del Patrimonio Documental madrileo.
2. Todas las personas pblicas o privadas, fsicas o jurdicas que sean propietarios o poseedores de Archivos y documentos constitutivos del Patrimonio Documental madrileo estn obligados a colaborar con los rganos y servicios competentes
en la confeccin del censo referido en el apartado anterior.
Artculo 31
1. Los documentos incluidos en los artculos 4 y 5 de la presente Ley son
inalienables, imprescriptibles e inembargables, siendo de obligado reintegro por su
poseedor a la institucin pblica que los gener, recibi o reuni en el ejercicio
de sus funciones.
2. Los documentos que se sealan en los artculos 6, 7 y 8 sern de libre enajenacin, cesin o traslado, dentro del territorio nacional, pero sus propietarios o
poseedores habrn de comunicar previamente tales actos al Gobierno de la Comunidad de Madrid que ostentar en todo caso los derechos de tanteo y retracto.
Sin perjuicio de lo establecido en la legislacin estatal, la salida del territorio
nacional de los documentos a que se refiere el prrafo anterior deber ser igualmente
comunicada, con carcter previo, al Gobierno de la Comunidad de Madrid.
3 . Las personas que se dediquen al comercio de los documentos y Archivos
de carcter histrico debern enviar trimestralmente al Consejo de Gobierno de la
Comunidad de Madrid, adems de los Catlogos de las subastas, una relacin detallada de los que tienen a la venta, as como los que adquieran y efectivamente vendan.
Artculo 32
1. Los documentos que se encuentran en los Centros de Archivos autonmicos,
salvo para el servicio a la Administracin autonmica o por requerimiento de los
tribunales y con los preceptivos controles, slo podrn salir temporalmente de estos
Centros por Orden de la Consejera competente de acuerdo con el artculo 10.2.
AF'NDICE.
TEXTOS LEGALES
359
Artculo 33
1. El Consejo de Gobierno de la Comunidad de Madrid promover el acrecentamiento y recuperacin de su Patrimonio Documental madrileo mediante la
adquisicin de documentos.
Artculo 34
Los documentos constitutivos de Patrimonio Documental no podrn ser destruidos salvo en los supuestos y mediante los procedimientos que reglamentariamente
se dispongan y siempre teniendo en cuenta los diferentes valores de estos documentos
y sus distintos plazos de vigencia.
Articulo 35
1. La Comunidad Autnoma promover la integracin de los Centros de Archivo pblicos y privados radicados en su territorio en la Red de Archivos de Uso
Pblico de la Comunidad de Madrid por medio de ayudas tcnicas y medios econmicos que se regularn mediante los instrumentos jurdicos oportunos.
2. Cualquier otra ayuda tcnica o econmica que la Comunidad de Madrid
pueda prestar para la conservacin y uso adecuado de los Fondos de Archivo tendr
una contraprestacin equilibrada por parte de la institucin que la reciba en orden
a la conservacin, organizacin y puesta en servicio pblico de los documentos constitutivos de estos fondos.
Artculo 36
3 60
TTULO Iv
3. Los propietarios y poseedores de documentos privados constitutivos de Patrimonio Documental madrileo habrn de permitir el estudio por los investigadores,
previa solicitud razonada de stos.
Cuando los documentos o Fondos de Archivo privados no se hallen depositados
en un Centro de Archivo el poseedor deber establecer las medidas necesarias para
asegurar la conservacin de aqullos incluso durante su consulta.
Artculo 38
El acceso pblico a los documentos constitutivos de Patrimonio Documental
madrileo se regular reglamentariamente conforme a los siguientes criterios:
1. Los documentos pblicos cuyo trmite haya finalizado y desde el momento
en que su ingreso se haya registrado en los Archivos Centrales o directamente en
Archivo de fase posterior sern accesibles a cualquier interesado, incluidas las razones
de investigacin histrico-cientfica, de acuerdo con la Constitucin y con la legislacin vigente.
No obstante lo dispuesto en el prrafo anterior, cabr solicitar autorizacin administrativa para tener acceso a los documentos excluidos de consulta pblica.
361
Articulo 41
1. La consulta de originales se har slo en caso necesario tendiendo a realizarse
la consulta a travs de copias.
2. Si las copias han de ser autenticadas, los archiveros de la Comunidad de
Madrid que custodian los documentos podrn realizar dicha autenticacin, salvo en
los casos de documentos que se rijan por normas especiales. Dichas copias tendrn
el valor de originales.
Articulo 42
La Administracin autonmica promover:
a) La mejora del servicio de los documentos a los ciudadanos facilitando el
acceso a cualquier documento independientemente del Archivo autonmico en el
que se encuentre.
362
Artculo 44
Las citadas infracciones se clasifican en leves, graves y muy graves.
Constituyen infracciones administrativas a efectos de la presente Ley:
1. Infracciones leves:
a) El incumplimiento de las obligaciones establecidas con carcter general en
los artculos 13, 15.4, 16, 17, 19 y 22.1 y 2.
b) El incumplimiento de las obligaciones impuestas en el artculo 26 siempre
que no se ponga en grave peligro la integridad del bien o su servicio.
c) El incumplimiento de las obligaciones de entrega de los documentos comprendidos en el artculo 27.a).
d) El incumplimiento de la obligacin de colaborar en la elaboracin del Censo
a que se refiere el artculo 30.2.
e) La negativa y obstruccin al ejercicio de las funciones de vigilancia e inspeccin a que se refiere el artculo 30.3.
fl El incumplimiento de lo dispuesto en el artculo 31.1 sobre reintegro de
los documentos pblicos a la institucin que los gener.
g) La omisin de la comunicacin previa a que se refiere el artculo 3 1.2 cuando
el valor de los documentos no supere en conjunto 1.000.000 de pesetas.
h) La omisin por parte de las personas o entidades que ejerzan el comercio
de documentos privados de carcter histrico del envo que se establece en el
artculo 3 1.3.
i) La salida de documentos de su sede en contravencin con lo dispuesto en
el artculo 32 o el incumplimiento de lo estipulado por la Consejera cuando se
conceda la autorizacin de salida.
j ) El incumplimiento de las condiciones fijadas en los diferentes acuerdos o
instrumentos jurdicos entre la Comunidad de Madrid y cualesquiera instituciones
o personas previstos en esta Ley.
363
Artculo 45
1. Cuando la lesin al Patrimonio Documental madrileo ocasionado por las
infracciones a que se refiere el artculo anterior sea valorable econmicamente la
infraccin ser sancionada con multa del tanto al cudruplo del valor del dao
causado.
2. En los dems casos se impondrn las siguientes sanciones:
a)
3. La aplicacin de estas sanciones ser compatible con otras medidas que aseguren el Patrimonio Documental madrileo como son las de reintegro, depsito obligatorio, expropiacin forzosa o incautacin.
4. El procedimiento sancionador ser el previsto en la legislacin general, gradundose la sancin a imponer en funcin de la gravedad de los hechos, de las
circunstancias del contraventor as como del inters y valor del documento y de
la lesin o perjuicio causados directa o indirectamente al Patrimonio Documental
madrileo.
3 64
Artculo 46
DISPOSICIN ADICIONAL
nica
Las donaciones, herencias o legados de documentos constitutivos de Patrimonio
Documental en favor de la Comunidad de Madrid, sea quien sea el sealado como
beneficiario, ingresarn en el Archivo Regional de la misma entendindose aceptada
la herencia a beneficio de inventario. Se ingresarn tambin en dicho Archivo Regional
los adquiridos a ttulo oneroso.
DISPOSICIONES TRANSITORIAS
Primera
Los documentos o Fondos de Archivo de titularidad autonmica que en cumplimiento de esta Ley deban ingresar en el Archivo Regional de la Comunidad de
Madrid lo harn formalizadas las oportunas relaciones de entrega, en el plazo de
un ao, a partir de la publicacin de la normativa correspondiente.
365
Segunda
Los comerciantes o instituciones o personas privadas que poseyesen o tuviesen
documentos pblicos de instituciones pblicas, autonmicas o locales tendrn un
plazo de un ao desde la publicacin de esta Ley para reintegrarlos a sus titulares,
durante el cual estarn exentos de las responsabilidades en las que hubieran podido
incurrir.
Tercera
Las personas a que se refiere el artculo 31.3 tendrn el plazo mximo de seis
meses, desde la entrada en vigor de esta Ley para realizar la primera de las comunicaciones establecidas en dicho artculo.
Cuarta
En tanto no se dicten normas para el expurgo y eliminacin de los documentos
de Archivo objeto de la presente Ley, queda prohibida su destruccin.
Quinta
En tanto no est en funcionamiento el Consejo de Archivos creado por el artculo 12 de esta Ley, sern de aplicacin las siguientes normas transitorias:
1." Queda en suspenso lo dispuesto en los artculos 12.2 y 16.3.
2." Los informes sealados en los artculos 8 y 14.3 y la disposicin final segunda
podrn ser emitidos por la unidad a que se refiere el artculo 10.2.
3." Reglamentariamente podrn dictarse las normas de expurgo y eliminacin
de los documentos de Archivo a que se refiere el artculo 18, con audiencia de
los sectores a los que representarn los vocales a que se refiere el artculo 12.5.
DISPOSICIN DEROGATORIA
nica
Quedan derogadas todas las normas de igual o inferior rango que se opongan
a lo establecido en la presente Ley.
DISPOSICIONES FINALES
Primera
Se autoriza al Consejo de Gobierno de la Comunidad de Madrid para dictar
las disposiciones reglamentarias necesarias para el desarrollo de la presente Ley.
3 66
Segunda
Los titulares de los Archivos de inters pblico podrn establecer normas internas
para el funcionamiento de los mismos, que sern sometidas para su aprobacin a
la Consejera competente de acuerdo con el artculo 10.2, previo informe del Consejo
de Archivos de la Comunidad de Madrid. En todo caso se ajustarn a lo dispuesto
en la presente ley y en sus normas reglamentarias.
Tercera
Se autoriza al Consejo de Gobierno para que en el marco de los Presupuestos
Generales de la Comunidad de Madrid desarrolle la presente Ley y cree los rganos
y la plantilla necesarios y asegure los medios materiales para garantizar el cumplimiento de las obligaciones que esta Ley impone.
Cuarta
7.4.
7.4.1.
NDICES
ndices de Cuadros
Pgs.
96
75
Cuadro de la Estructura Orgnica de las instituciones y organismos del Gobierno y Administracin de la Comunidad de Madrid .......................................
81
Cuadro de Principios de Clasificacin aplicados a los Fondos de Archivo generados por el Gobierno y Administracin de la Comunidad de Madrid ........
99
Cuadro Resumen del Censo. 1." fase del Plan Sectorial que organiza el Subsistema de Archivos de la Asamblea, del Consejo de Gobierno y de la
Administracin autonmica ...........................................................................
65
55
56
56
Cuadro Resumen de documentos producidos por las oficinas de la Administracin autonmica ........................................................................................
57
54
65
111
Instrucciones de cumplimentacin de la carpetilla de documentos de Archivo y de seguimiento de la tramitacin del expediente y relacin
de documentos que lo componen ...........................................................
113
115
121
140
140
Ficha de solicitud de consulta directa en el Archivo Central por la Administracin productora de documentos (modelo) ...............................................
213
Instrucciones de cumplimentacin de Ficha de solicitud de consulta directa
en el Archivo Central por la Administracin productora de documentos ...........................................................................................................
2 15
Ficha de solicitud de consulta directa en el Archivo Central por los ciudadanos
(modelo) ........................................................................................................
227
Instrucciones de cumplimentacin de Ficha de solicitud de consulta directa
en el Archivo Central por los ciudadanos ...............................................
229
233
179
APNDICE.
NDICES
369
Pgs.
145
149
delo) ...............................................................................................................
143
217
Instrucciones de cumplimentacin del oficio de solicitud de copias de documentos por la Administracin productora de documentos ....................
2 19
Oficio de solicitud de prstamo de documentos por la Administracin productora de documentos (modelo) .................................................................
221
APNDICE.
NDICES
371
372
Director General.
(Vase Direcciones Generales.)
Documentacin de Apoyo Informativo: 60, 74, 75, 76, 77, 117, 119, 121, 123, 125,
Funcin: 43, 44, 45, 46, 47, 48, 49, 50, 51, 52, 58, 59, 75, 76, 78, 80, 81, 83,
84, 85, 86, 87, 88, 89, 90, 91, 92, 93, 94, 100, 105, 109, 111, 113, 115, 126,
127, 128, 130, 145, 150, 151, 154, 155, 161, 162, 163, 166, 167, 169, 171,
174, 176, 177, 181, 189, 195, 203, 236.
Galilei, Galileo: 167.
Identificacin: 44, 66, 78, 88, 89, 98, 102, 121, 135, 139, 142, 151, 162, 163, 164,
172, 173, 176, 177, 178.
Informtica: 77, 105, 114, 142, 171.
Instalacin: 58, 62, 64, 66, 76, 78, 107, 109, 135, 139, 160, 162, 163, 170, 172,
178, 202, 215, 220,224, 237.
Instituciones: 43, 44, 46, 47, 52, 55, 58, 59, 60, 63, 76, 78, 79, 81, 83, 85, 87,
98, 99, 100, 105, 111, 113, 115, 117, 119, 121, 123, 145, 149, 151, 154, 155,
159, 165, 166, 167, 168, 170, 177, 179, 187, 188, 206, 236,237.
Instrumentos: 66, 70, 102, 106, 114, 131, 141, 163, 169, 170, 171, 172, 173, 177.
- De Control: 66, 71, 81, 100, 102, 106, 142, 161, 168, 169, 170, 171, 172,
176, 177, 184,202,203, 206.
Censos: 66, 177.
Control de entrada y salida de cada uno de los documentos en cada unidad
administrativa: 102, 103, 104.
Control de cada unidad documental: 105.
APNDICE. NDICES
373
3 74
APNDICE.
NDICES
375
Tipos Documentales: 44, 46, 47, 48, 50, 51, 52, 78, 84, 85, 86, 87, 88, 89, 90,
91, 92, 93, 94, 95, 96, 97, 98, 100, 105, 109, 111, 113, 115, 139, 145, 150,
151, 154, 155, 160, 161, 162, 163, 166, 167, 176, 179, 189, 190, 191, 195.
376
Transferencias de Documentos: 62, 64, 66, 67, 68, 80, 106, 107, 109, 125, 130,
131, 132, 133, 136, 137, 138, 139, 141, 142, 147, 149, 152, 156, 157, 159,
162, 164, 167, 168, 170, 173, 174, 175, 178,205, 234,235,236.
Traspasos: 43,52, 53, 54, 64, 131, 132, 136, 142.
- Documentos: 53,54.
- Estado: 52.
- Funciones: 44,52.
Tratamiento Archivstico: 60, 61, 62, 64, 66, 67, 75, 77, 78, 94, 102, 103, 135,
137, 161, 162, 163, 164, 171, 175, 178, 205, 236.
Tribunal Constitucional: 43, 48,
Unidades Administrativas: 44, 48, 49, 50, 51, 60, 65, 67, 69, 71, 72, 78, 79, 80,
81, 82, 83, 84, 87, 89, 90, 93, 95, 96, 99, 102, 105, 106, 113, 114, 117, 121,
125, 126, 127, 128, 129, 130, 131, 132, 133, 137, 138, 139, 141, 143, 149,
150, 153, 156, 157, 160, 162, 163, 165, 166, 170, 179, 187, 188, 189, 190,
191,203, 205,209, 210,213,215,217,219,221, 223.
Unidades de Archivo: 125, 129,
Unidades Documentales: 70, 71, 72, 84, 86, 87, 91, 95, 100, 103, 105, 106, 109,
111, 113, 114, 115, 125, 128, 135, 139, 150, 152, 153, 170, 189, 195, 197,
203, 215, 220, 221,223,224,233.
Unidades de Instalacin: 109, 162, 163, 170, 215, 224.
Unidad Productora: 80, 81, 90, 91, 96, 97, 98, 105, 111, 113, 115, 128, 137, 138,
139, 145, 149, 151, 154, 155, 166, 179, 184, 188, 189, 203, 213, 215, 217,
219, 220, 221, 223, 224, 227, 229, 231, 233.
Validacin: 156, 157, 163.
Viceconsejeros: 79, 102, 142.
Wailly, Natalis de: 166.