CARATULA

NOMBRE DEL TEMA:

CONOCER EL PROCESO DE CONTROL DE INVENTARIO DE FARMACIA KAREN
UBICADA EN LA PARROQUIA EL SALTO COOP. 16 DE DICIEMBRE DE LA
CIUDAD BABAHOYO PROVINCIA LOS RIOS.

INDICE
Resumen

Ejecutivo..

Introduccin

1. Propuesta del Trabajo

1.1.

Objetivos
1.1.1. General.
1.1.2. Especifico. .

7-8

2. Memoria Descriptiva.
2.1.

Descripcin General..

2.1.1. Producto.

10

2.1.2. Distribuidor.

11

2.1.3. Distribuidor del Producto Farmacutico.

2.1.4. Kardex por Producto..

12

2.1.5. Control y Supervisin

2.1.6. Del Stock.
2.1.7. Determinacin de Indicadores de Perdidas..

13

2.1.8. Facturacin de ventas

14

2.2.

Descripcin Tcnica.

15

2.3.

Glosario

16

3. Proceso de Produccin de Bienes o Prestacin de Servicios.

3.1.

Tipo de Investigacin.

3.2.

Fase de Anlisis.

17

a. Recopilacin de la Informacin
2

b. Procesamiento de los Datos

3.3.

18

Modalidad de la Investigacin.
3.3.1. Investigacin Bibliogrfica y Documental.
3.3.2. Investigacin de Campo..

19

4. Recursos

20

4.1.

Equipos.

4.2.

Materiales.

5. Cronograma de Actividades..

21

6. Conclusiones.

22

7. Recomendaciones.

23

8. Bibliografa

24

9. Anexos. 25-31

RESUMEN EJECUTIVO
Los avances tecnolgicos han permitido buscar nuevas alternativas para el manejo de
informacin haciendo uso de sistemas automatizados, analista de sistemas y analista de la
informacin. Estas inquietudes han obligado hacer uso de estas tecnologas permitiendo generar

informacin presentada. Hoy en da el desarrollo de sistemas de control de inventarios nos

facilita el trabajo realizando este en menos tiempo de una manera gil y confiable, por lo que
muchos analistas de sistemas se toman la tarea de crear sistemas computarizados.

Es por ello que decid unirme en la investigacin de sistemas de inventarios, para de esta manera
conocer el control de entrada y salida de los productos farmacuticos que vende la farmacia
Karen Ubicada en la parroquia El Salto Coop. 16 de diciembre, de la ciudad de Babahoyo
Provincia Los Ros

Se realizar un anlisis de todo el inventario y un poco del diseo para de esta manera conocer
el control y funcionamiento que dicha farmacia tiene para la implementacin de sus ventas,
control de caducidad de los medicamentos, precios; Ayudando a facilitar el trabajo a los usuarios
brindndoles respuesta de manera rpida, coherente y exactos.

INTRODUCCION
Con el presente trabajo de investigacin se pretende analizar el control de inventario para el
eficaz funcionamiento de la Farmacia Karen, ubicada en la Parroquia El Salto Coop. 16 de
diciembre, de la ciudad de Babahoyo Provincia Los Ros.

En la actualidad los sistemas de informacin han venido evolucionando y la tecnologa ha

avanzado an ms por lo que se han implementado sistemas computarizados permitiendo un fcil
manejo de datos. Debido a esos avances tecnolgicos los analistas de sistemas se han tomado la
tarea de realizar distintos sistemas para darles soluciones a las distintas demandas que presentan
las diferentes instituciones.

Adems los sistemas de informacin benefician de manera significativa a las instituciones y

grandes o pequeas empresas. Con el avance tcnicas de diseo y anlisis de sistemas y los
lenguajes de programacin han permitido una evolucin en el desarrollo del software, mejorando
la funcionalidad de estos y la cantidad de operacin que realiza.

Es por ello que como estudiante de INFORMATICA DEL COLEGIO XYZ considero de vital
importancia la creacin de sistemas computarizados por lo que se contribuye con la tecnologa
en la creacin de un sistema de inventario en la Farmacia Karen de la Parroquia El Salto Coop.
16 de diciembre, de la ciudad de Babahoyo el cual ayudar al personal que administra dicha
farmacia a realizar en menos tiempo el inventario. Con este sistema se aprovechar ms los
recursos que brinda la farmacia permitiendo as determinar la mejor atencin a los usuarios.

Para obtener resultados de la investigacin realic un anlisis de un sistema computarizado que

ha diseado una aplicacin especfica usando RFID Excel y @risk para el presente trabajo. Esta

aplicacin puede ser usada para cualquier modelo de inventario relacionado con la industria
farmacutica.

Conformado por cuatro tablas permitiendo realizar Funciones diferentes dentro del sistema las
mismas que son: Producto, kardex producto, Distribuidor, Reindexar adems la tabla usuario
que esta permite dar los permisos para acceder al sistema creamos formulario como Distribuidor,
Kardex_ producto, Producto, Acceso en esta podemos escribir el nombre y el password para
tener acceso al sistema el fondo el formulario Reindexar que este permite reordenar los
diferentes registros de las tablas, el formulario limpiar nos permite quitar los registros
eliminados.

El sistema diseado para la Farmacia Karen de la Parroquia El Salto Coop. 16 de diciembre,

ciudad de Babahoyo, cumple con los requerimientos necesarios para llevar el control de los
medicamentos, Ayudando de esta manera a facilitar el trabajo a los usuarios brindndoles
respuesta de manera rpida, coherente y exactos.

1. PROPUESTA DE TRABAJO.
Esta investigacin se lleva acabo dado a la necesidad de conocer el funcionamiento de la
Farmacia Karen de la parroquia El Salto Coop. 16 de Diciembre, ciudad de Babahoyo
provincia Los Ros y cuyos beneficios que generan a la parroquia y dems sectores de manera
econmica y social.
1.1.

OBJETIVOS.
6

1.1.1. General.
Conocer el proceso de control de inventario de farmacia Karen ubicada en la parroquia El
Salto Coop. 16 de diciembre de la ciudad Babahoyo provincia Los Ros.

1.1.2. Especficos.
Conocer el proceso de control de inventarios que tiene la Farmacia Karen ubicada en la
parroquia El Salto Coop. 16 de diciembre de la ciudad Babahoyo provincia Los Ros.
Analizar el proceso de inventarios con el que cuenta la farmacia para conocer la cantidad
de medicamentos vendidos y cuantos se deben adquirir para la venta.
El objetivo final del modelo de inventario de la Farmacia Karen es el de dar respuesta a
dos preguntas:
Qu cantidad de artculos deben pedirse?
Cundo pedir?

La primera pregunta representa la cantidad ptima que debe ordenarse cada vez que se haga un
pedido y puede variar con el tiempo, dependiendo de la situacin que se considere.

La segunda pregunta depende del tipo de sistema de inventarios.

El sistema requiere revisin peridica, que no es otra cosa que la recepcin de un nuevo pedido
de la cantidad especificada por la cantidad del pedido en intervalos de tiempo iguales, por
ejemplo pedir cada semana o cada mes

Llevando a cabo un control de equipamiento para llenar de manera factible las necesidades de los
medicamentos a la poblacin facilitndole al responsable de farmacia localizar los productos con
mayor veracidad para obtencin del medicamento.
Adems organizar los productos farmacuticos por medio de codificacin, al igual en la consulta
de existencia de los mismos, siendo estos resultados obtenidos a travs de la elaboracin de un
inventario de sistema para proporcionar respuestas afirmativas.

2. MEMORIA DESCRIPTIVA
2.1.

Descripcin General:

El sistema de inventarios de los medicamentos de la farmacia Karen de la parroquia El Salto

Coop. 16 de diciembre, ciudad de Babahoyo provincia de los Ros, consiste en la nueva
tecnologa RFID (Tecnologa Por Radio Frecuencia) es una tecnologa de identificacin
automatizada destacada, que tiene una ventaja sobre otros sistemas de identificacin el cual
reconoce: cdigos de barras, sistemas de reconocimientos de caracteres, la cual posee una
pantalla de entrada usando el sistema de RFID Excel y @risk para tener acceso a todas las
diferentes pantallas la que adems lleva el nombre del usuario, la contrasea para acceder y los
botones donde acepte la entrada o se cancele la entrada al sistema.

PANTALLA DE INGRESO AL SISTEMA DE VENTAS RFID ECXEL @RISK

2.1.1.

PRODUCTO.

El sistema usado RFID en Excel y @risk cuenta con cuatro tablas las cuales son: Producto,
esta permitir llevar a la interfaz de productos donde el usuario puede encontrar el registro
de los medicamentos de una forma sencilla por medio del nombre o cdigo, esta interfaz est
diseada para cuando se ingrese el parmetro se haga una consulta automtica y se muestren
los resultados como se muestran a continuacin.

PRODUCTO

La pantalla Distribuidor permite llevar el control de los diferentes distribuidores. Y la pantalla

Kardex_Producto permitir llevar el control de todos los medicamentos de inventario y de la
misma manera en la pantalla producto se podr manejar la existencia de medicamento. Reindexar
que este permite reordenar los diferentes registros de las tablas, el formulario limpiar nos permite
quitar los registros eliminados.
2.1.2. DISTRIBUIDOR.

10

2.1.3. DISTRIBUIDOR DEL PRODUCTO FARMACEUTICO

2.1.4. KARDEX POR PRODUCTO

11

El inventario tambin lo realiza de la siguiente manera:

-

Debe hacerse un recuento de todos los frmacos. Las cantidades deben ser

anotadas en la hoja de Nota de Pedido / Taln de Entrega / Recibo.

Se har la comparacin entre el inventario (Stock fsico real) y la cantidad de

existencia calculada en ventas en la farmacia.

Una vez realizado el inventario deber ser firmado por el farmacutico
responsable y el supervisor o administrador de la farmacia.

2.1.5. CONTROL Y SUPERVISIN.

12

Es necesario que la persona responsable de la Farmacia (Administradora) realice controles y

visitas regulares a la farmacia para agilitar el proceso de pedidos de suministros de los frmacos,
este a su vez debe encargarse de revisar:
Operaciones administrativas.
Stock
Prescripciones mdicas para saber que pedir dems.

Las visitas pueden ser concertadas o bien por sorpresa. Las visitas sin previo aviso sern las que
reflejarn de forma ms fiable la calidad de las actividades que se realizan: distribucin y
almacenamiento de los medicamentos.

2.1.6. DEL STOCK

A travs del programa de diseo de control de inventarios de la Farmacia Karen de la parroquia
El Salto Coop. 16 de diciembre, tambin se han diseado Fichas de Stock permiten mostrar
el movimiento del stock que se produce diariamente.
Cada producto tiene su ficha de Stock y se crear una ficha para cada uno de los productos o
artculos nuevos. Cada hoja tendr un nmero de referencia que coincide con el nmero del
producto en la lista por orden alfabtico donde aparecen todos los productos presentes en la
Farmacia Karen.
Si un artculo es suministrado en 2 o ms unidades / tamaos diferentes, se crear una Ficha de
Stock automticamente para cada uno de los tamaos.

13

2.1.7. DETERMINACION DE INDICADOR DE PEDIDOS

La farmacia Karen realiza el pedido de medicamentos con tiempo suficiente. Por lo tanto, es
conveniente determinar una cantidad mnima de Stock que garantice la existencia y el suministro
de medicamentos hasta el prximo pedido. sta cantidad se denomina INDICADOR DE
PEDIDOS (IP).
La utilizacin de este sistema evita los problemas ocasionados por la falta de medicacin.

2.1.8. FACTURACION DE VENTAS

Interfaz de Facturacin.
Esta interfaz est diseada para que el usuario encargado de la facturacin en la Farmacia Karen
pueda utilizarla de manera intuitiva. En esta se registra el valor de todas las facturas emitidas con
todos sus detalles, adems se muestra la funcionalidad del botn de Preventas, que permite
aplicar un descuento en los productos que se encuentren en promocin, el empleado encargado
de facturar podr ingresar el valor en dlares del descuento.

14

2.2.

Descripcin Tcnica.
La aplicacin especfica en la cual fue desarrollado el control de inventarios de la
farmacia Karen de la parroquia El Salto Coop. 16 de diciembre, Ciudad de
Babahoyo es usando RFID Excel y @risk este es uno de los gestores de Bases de
Datos relacionales ms rpidos y flexibles del mercado, disponiendo de un complejo
entorno de desarrollo totalmente orientado a objeto y altamente confiable.
En RFID Excel y @risk cada accin que se realiza es un evento por lo tanto cuando
se programa en RFID Excel y @risk no se tiene que tener procedimientos o rutinas
para validar simplemente se programa el evento respectivo adems de que no es tan
tedioso el mantenimiento del sistema.
Un proyecto en RFID Excel y @risk es un conjunto de pantalla, reporte, Bases de
datos que van a formar parte del sistema que se est desarrollando. Un proyecto est
15

dividido por categoras por un lado la pantalla y repostes del sistema por otro lado las
Bases de Datos que la componen sus mens.
RFID Excel y @risk cuenta con una ventana de comandos la cual efecta tareas de
revisin mantenimiento y algunas otras. Esto es uno de los puntos fuertes RFID de
Excel y @risk.
2.3.

GLOSARIO.
RFID.- (Tecnologa Por Radio Frecuencia) es una tecnologa de identificacin
automatizada destacada, que tiene una ventaja sobre otros sistemas de identificacin
el cual reconoce: cdigos de barras, sistemas de reconocimientos de caracteres, la
cual posee una pantalla de entrada usando el sistema de RFID Excel y @risk
@risk.- Es una herramienta informtica de gran capacidad que acta aadiendo sus
posibilidades e iconos a la hoja EXCEL de Microsoft. Bsicamente utiliza
prestaciones estadsticas distribuciones de probabilidad, frmulas de estadstica
descriptiva, muestreo y simulaciones.

3. PROCESO DE PRODUCCION DE BIENES O PRESTACION DE

SERVICIOS.
El presente proyecto de Investigacin, muestra el anlisis de la implementacin del Software que
actualmente presenta la Farmacia Karen de la Parroquia El Salto Coop. 16 de diciembre, de la
Para la realizacin de dicho proyecto consult a un especialista en Bases de Datos, asesora
obtenida del docente quien nos dio material suficiente para guiarme en mi trabajo.
16

Para el desarrollo de este trabajo de investigacin lo primero que hice fue visitar las instalaciones
de la Farmacia Karen estando all me entrevist con la propietaria - directora, quien describi y
luego mostr la situacin de la farmacia, despus de haber observado el desempeo de esta pude
constatar que se lleva un adecuado control de inventarios en dicha farmacia. Karen ubicada en la
parroquia El Salto Coop. 16 de diciembre de la ciudad de Babahoyo provincia Los Ros
3.1.

Tipo de Investigacin.
Este proyecto de investigacin lo he clasificado como un diseo No Experimental, ya
que solo estudiare los efectos y formas de control de inventarios que tiene dicha
farmacia y no manipulare en absoluto la manera de hacer dicho inventario
El paradigma sobre el cual fundamentar este proyecto de investigacin, est basado
principalmente en Lenguajes de programacin Imperativo en Programacin Orientado
a Objetos.
El tipo de Investigacin de este proyecto lo he considerado como una Investigacin
Descriptiva ya que describen los principales procesos que se llevan a cabo en la
Farmacia Karen de la parroquia El Salto Coop. 16 de diciembre,

ciudad de

Babahoyo provincia de Los Ros.

3.2.

Fase de Anlisis.
a. Recopilacin de la Informacin.
En la realizacin de este proyecto de investigacin se llev a cabo una entrevista a
empleados, Administradora la cual es la que lleva el control de toda la Farmacia.
Se aplic el Mtodo de Investigacin tales como el Deductivo porque partimos de lo
General a lo Especfico. Para conocer cmo realizan en la farmacia el control de
inventarios, se procedi a Investigar a travs de Libros y Sitios Web temas para el

17

Anlisis, adems de los conocimientos previamente adquiridos en las asignaturas

aprendidas en la institucin educativa.
b. Procesamiento de los Datos.
Despus de recopilarla informacin a travs de la administradora de la Farmacia el
siguiente paso a seguir fue iniciar el anlisis detallado de los datos.
Se inici identificando cada una de:

Las entidades presentes y que influyen en el sistema: Producto, kardex producto,

Distribuidor, Reindexar. Los Procesos: Los cuales denotan cambios en los datos o
la transformacin de estos. Los procesos representan el trabajo que el sistema deber
realizar y al cual deber estar sometido. Dentro de los procesos es llevar el inventario
de los diferentes medicamentos que entran y salen de la Farmacia. Flujo de Datos:
Muestra el movimiento de los daros de un punto a otro. Los Almacenes de Datos:
Los cuales representan el lugar donde se almacenaran los daros para poder
examinarlos, agregarlos; para posteriormente contabilizarlos.

3.3.

Modalidad De La Investigacin.
Para la ejecucin de la investigacin utilice la siguiente informacin:
3.3.1. Investigacin Bibliogrfica o Documental
En la presente investigacin se utilizar esta modalidad puesto que por medio de esto
se podr analizar documentos e investigaciones escritas relacionadas con el modelo
de inventarios que lleva la farmacia, por lo tanto se requiere de datos descritos por

18

otros autores en investigaciones anteriores: como libros, informes, tesis, Internet entre
otros.
3.3.2. Investigacin De Campo
En el presente estudio, emplear la investigacin de campo, puesto que se estar en el
lugar de los hechos, en lo cual se tomar contacto con la realidad de la empresa es as
que se utilizar procedimientos e instrumentos para la recoleccin de datos adems
tambin se contar con la tcnica de la observacin.

4. RECURSOS.
4.1.

Equipos.

Internet
Laptop
USB
Impresora
Cmara Fotogrfica
4.2.

1
1
1
1

Materiales.

Hojas
Plumas
Lpiz
Borrador

100
2
1
1

19

5. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

1
2
3
4
5
6
7
8

DETALLE DE ACTIVIDADES

1 Quimestre
SEPTIEMBRE

2 Quimestre
OCTUBRE

Recopilacin de la Informacin para la

propuesta de investigacin.
Propuesta de Trabajo.
Objetivos y Justificacin.
Memoria Descriptiva.
Revisin Bibliogrfica.
Construccin.
Proceso de Produccin de Bienes o
Prestacin de servicios
Diseo y Aplicacin de la Metodologa de la
Investigacin.
Anlisis e Interpretacin de Resultados de la
Investigacin.
Presentacin
de
la
Propuesta
de
Investigacin.
Sustentacin Propuesta de Investigacin.

20

6. CONCLUSIONES
Al conocer el proceso de control de inventarios de la Farmacia Karen ubicada en la
parroquia El Salto Coop. 16 de Diciembre, ciudad de Babahoyo provincia Los Ros, se
permitir tener una visin clara de las adquisiciones de frmacos, la Administracin est
obligada a dar cumplimiento a los requerimientos de la farmacia ya que son el resultado
del proceso de control del inventario.
El control de inventario en la Farmacia Karen ubicada en la parroquia El Salto Coop.
16 de Diciembre, ciudad de Babahoyo provincia Los Ros, permitir mejorar
comercializacin de frmacos y su distribucin en las perchas y bodega, permitiendo una
localizacin oportuna de medicamentos y productos para la venta.
El sistema implementado para el control de ventas e inventarios, permitir mejorar la
atencin al pblico y por ende incrementar las ventas, tambin mejorar la rotacin de
medicamentos y productos evitando la caducidad.
Las Farmacias estn en constante competencia y da a da quieren mejorar la atencin al
cliente; la implementacin de sistemas de control de ventas e inventarios agiles, mejorar
el control de los stocks, logrando determinar niveles mnimos, mximos y punto de
reposicin de medicamentos y productos.

7. RECOMENDACIONES.
Mejorar los procesos, actividades en la adquisicin de los productos lo cual ayudar a
incrementar las ventas.
21

 Realizar la distribucin de los productos en perchas y bodegas de acuerdo a la rotacin de

stock que facilite su ubicacin y entrega.
Con la Implementacin del sistema RFID Excel y @risk en el control de medicamentos
y productos, mejorando la facturacin y despacho, se reducirn prdidas y aumentarn
sus ventas.
Para que la empresa mejore sus ventas debe capacitar a los empleados en forma
permanente en el manejo de ventas y control de inventarios y estrategias de ventas as
mejorar la atencin brindada en la farmacia.

8.

BIBLIOGRAFAS
http://www.salud.gob.ec/
www.repositorio.unemi.edu.ec/.
https://es.scribd.com/.../control-de-inventario-para-un-Almacen-de-

Farmacia.
www.portalprogramas.com/.../sistema-excel-venta-inventarios-farmacia.
www.buenastareas.com/materias/ejemplo-de-inventario-en...farmacia.
www.uptodown.com/.../programas-para-inventario-gratis-parafarmacias.
22

ANEXOS
23

FARMACIA KAREN

STOCK FARMACIA KAREN

24

ADMINISTRADORA DE LA FARMACIA KAREN

25

ADMINISTRADORA RECIBIENDO PRODUCTOS

PANTALLA DE INGRESO AL SISTEMA DE VENTAS RFID ECXEL @RISK

26

PRODUCTO

DISTRIBUIDOR
27

DISTRIBUIDOR DEL PRODUCTO FARMACEUTICO

28

KARDEX POR PRODUCTO

FACTURACION

29