LAS 9 S

Las 9S buscan generar un ambiente de trabajo que adems de ser congruente

con la calidad total, brinda al ser humano la oportunidad de ser muy efectivo, ya
que abarca el mejoramiento de las condiciones mentales de quien se apega a
esta metodologa.
Estos principios son simples, claros y sumamente efectivos porque responden a
un cuestionamiento que, de seguro, todos nos enfrentamos cotidianamente: s
que tengo que cambiar para incrementar mi desempeo pero, Qu debo hacer?
Qu camino hay que seguir?
Muchas personas piensan que el ambiente de trabajo es responsabilidad de "la
organizacin", as se preguntan qu es lo que la empresa tiene para m, pero
olvidan que son los individuos quienes conforman los ambientes y que si bien es
cierto que la gerencia debe facilitar los medios tangibles e intangibles- para
generar espacios seguros y adecuados, la ltima responsabilidad recae sobre las
personas, pues son stas las que son o no ordenadas, limpias y organizadas.

1.- Seir (Ordenar O Clasificar)

Cuando hacemos referencia a clasificar no nos referimos a acomodar, sino a saber
ordenar por clases, tamaos, tipos, categoras e inclusive frecuencia de uso, es
decir a ajustar el espacio disponible (fsico o de procesos). Los beneficios de
esta accin son muchos y muy variados ya que quedan reas disponibles
(cajones, espacios, etc.), se deshace la persona de artculos y papelera obsoleta
para hacer ms cmodo el espacio vital, se eliminan despilfarros y prdidas de
tiempo por no saber dnde se encuentra lo que se busca.
2. Seiton (Organizar O Limpiar)
Significa eliminar todo aquello que est de ms y que no tiene importancia para el
trabajo que desempeamos y organizarlo racionalmente, tener una ubicacin para
cada objeto.

3. Seiso (Limpieza O Pulcritud)

Significa desarrollar el hbito de observar y estar siempre pensando en el orden y
la limpieza en el rea de trabajo, de la maquinaria y herramientas que utilizamos.

Es ms que barrer y trapear

Limpiando se encuentran situaciones anormales

Usar uniformes blancos, pintar de colores claros

Mantener los manuales de operacin y/o programas de trabajo en buen

estado.

4. Seiketsu (Bienestar Personal O Equilibrio)

El emprender sistemticamente las primeras TRES "S", brinda la posibilidad de
pensar que stas no se pueden aislar, sino que los esfuerzos deben darse en

forma conjunta, pero para lograr esto en el trabajo es importante tambin que la
persona est en un estado "ordenado", lo que significa que hay una simbiosis
entre lo que se hace y el cmo se siente la persona.
5. Shitsuke (Disciplina)
Esta accin es la que quiz represente mayor esfuerzo, ya que es puntual
del cambio de hbitos, la disciplina implica el apego de procedimientos
establecidos, a lo que se considera como bueno, noble y honesto; cuando una
persona se apega al orden y al control de sus actos est acudiendo a la prudencia,
y la inteligencia en su comportamiento se transforma en un generador de calidad y
confianza.

6. Shikari (Constancia)
Preservar en los buenos hbitos es aspirar a la justicia, en este sentido practicar
constantemente los buenos hbitos es justo con uno mismo y lo que provoca que
otras personas tiendan a ser justos con uno, la constancia es voluntad en accin y
no sucumbir ante las tentaciones de lo habitual y lo mediocre. Hoy se requieren de
personas que no claudiquen en su hacer bien (eficiencia) y en su propsito
(eficacia).

7. Shitsukoku (Compromiso)
Esta accin significa ir hasta el final de las tareas, es cumplir responsablemente
con la obligacin contrada, sin voltear para atrs, el compromiso es el ltimo
elemento de la triloga que conduce a la armona (disciplina, constancia y
compromiso), y es quien se alimenta del espritu para ejecutar las labores diarias
con un entusiasmo y nimo fulgurantes.
8. Seishoo (Coordinacin)
Como seres sociales que somos, las metas se alcanzan con y para un fin
determinado, el cual debe ser til para nuestros semejantes, por eso los humanos
somos seres interdependientes, nos necesitamos los unos y los otros y tambin no
participamos en el ambiente de trabajo, as al actuar con calidad no acabamos con
la calidad, sino la expandemos y la hacemos mas intensa.
Para lograr un ambiente de trabajo de calidad se requiere unidad de propsito,
armona en el ritmo y en los tiempos.
9. Seido (Estandarizacin)
Para no perderse es necesario poner seales, ello significa en el
lenguaje empresarial un final por medio de normas y procedimientos con la
finalidad de no dispersar los esfuerzos individuales y de generar calidad.
Para implementar estos nueve principios, es necesario planear siempre

considerando a la gente, desarrollar las acciones pertinentes, checar paso a paso

las actividades comprendidas y comprometerse con el mejoramiento continuo.

La elaboracin de un plan de trabajo es fundamental para establecer en donde se

aplicarn las metodologas ya mencionadas, por lo tanto el lder del proyecto
deber asignar a su grupo de trabajo, las tareas o actividades tomando en cuenta
que a lo largo del desarrollo del proyecto debe asumir un papel para:
Liderar el programa 9 "s"
Mantener un compromiso activo.
Promover la participacin de todos los implicados.
Dar seguimiento al programa.
Es muy importante que se conserve el clima ya creado con los nuevos hbitos
aprendidos. Esto se logra mediante la prctica de auditoras; en un principio puede
llevarse a cabo por el mismo departamento o rea, posteriormente se realizan
evaluaciones cruzadas a efecto de tener resultados ms reales.

La metodologa de las 9 "s" est evocada a entender, implantar y mantener

un sistema de orden y limpieza en la organizacin. Los resultados obtenidos al
aplicarlas se vinculan a una mejora continua de las condiciones
de calidad, seguridad y medio ambiente.
Con la implementacin de las 9 "s" se pueden obtener los siguientes
resultados:
. Una mayor satisfaccin de los clientes interno o externos.
. Menos accidentes laborales.
. Menos prdidas de tiempo para buscar herramientas o papeles.
. Una mayor calidad del producto o servicio ofrecido.
. Disminucin de los desperdicios generados.
Las herramientas utilizadas en las 9 "s" son las siguientes:
. Diagrama de Causa Efecto.
. Listas de verificacin.
. Entrevistas.
. Instrucciones de trabajo.
. Grficos (Histogramas de Barras).

. Fotografas del antes y despus.

Conclusiones

La efectividad de las 9 "s", es de ptimo rendimiento, la implementacin de todas

las reglas seguidas con seriedad, dan como resultado alta eficacia y eficiencia,
con slo tener la disposicin de todos los involucrados. Los beneficios de la
implantacin de las 9 "s" se podrn notar en los niveles de productividad y calidad
que se alcanzan dentro de la organizacin. Y su mantenimiento residir en la
disciplina y constancia que se tenga en la organizacin para la mejora continua de
las actividades.
La aplicacin de las primeras S:
-Reduccin del 40% de sus costos de Mantenimiento.
-Reduccin del 70% del nmero de accidentes.
-Crecimiento del 10% de la fiabilidad del equipo.
-Crecimiento del 15% del tiempo medio entre fallas.

TOYOTA

La productividad y la eficiencia son objeto de una bsqueda constante por parte de

las empresas modernas, y su consecucin es la finalidad de la tcnica japonesa
de las 5 S. El mtodo de las cinco S para aumentar la productividad forma parte
del conocido mtodo Toyota, cuyo origen se ubica en Japn, durante las dcadas
de 1950 y 1960, en plena expansin japonesa tras la Segunda Guerra Mundial. El
mtodo Toyota fue adaptado posteriormente en Occidente bajo el trmino
ingls, Lean Manufacturing o la tctica Just In Time (JIM).

La tcnica de las 5 S
Cuando Sakichi y Kiichiro Toyoda, as como el ingeniero Taiichi Ohno inventaron
esta metodologa, buscaban la alternativa a la cadena de montaje de Henry Ford,
el denominado mtodo fordista, que en aquel momento empezaba a estar
obsoleto y a ser fuente de conflictos laborales y sociales.
El mtodo de las 5 S es una de las herramientas que incluye el denominado
mtodo Toyota. Su nombre proviene de las primeras letras de las palabras
japonesas que conforman los cinco puntos a seguir para aumentar el orden y la
eficiencia del lugar de trabajo con el objetivo de incidir positivamente en
la productividad empresarial. A continuacin explicaremos cada una de las fases
de esta tctica de xito aplicada por primera vez la Toyota Motor Corporation:

Seiri, la clasificacin
El primer paso de la tcnica japonesa de las 5 S es la clasificacin de todos los
objetos y materiales que hay en el lugar de trabajo. Esta accin tiene por
objetivo eliminar los elementos innecesarios e identificar aquellos importantes para
los procesos de trabajo. En este paso se deber:

Preguntarse qu criterios regirn la purga de objetos, como su utilidad,

frecuencia de uso o cantidad. Para la clasificacin puede utilizarse etiquetas de
distintos colores, para diferenciar cada tipo de objeto.

Los artculos clasificados como innecesarios debern almacenarse en un

rea de espera, hasta que el gerente u otra persona autorizada decida qu hacer
con ellos: llevarlos a otro departamento dnde se necesiten, venderlos o
desecharlos.

El resto de objetos debern ser clasificados segn su frecuencia de uso:

aquellos que se usan a diario, los que se usan una vez por semana o mes y los
utilizados con menor frecuencia.
Seiton, el orden
Una vez eliminado o reubicado todo el material de oficina que no era necesario
para trabajar, el siguiente paso del mtodo de las 5 S tiene que ver con el orden
del resto de objetos. Para ello ser necesario:

Colocar los objetos de oficina que se utilizan cada hora o a diariodentro del
espacio al que podamos llegar estirando los brazos.

En cambio, disponer los materiales usados una vez por semana o al

mes cerca del lugar de trabajo.

Aquellos elementos que se usan con menos frecuencia debern ubicarse

ms lejos y as sucesivamente.

Asegrese de que en todo momento los supervisores y superiores

autorizan la reubicacin de objetos, as como de que los trabajadores estn
informados de las nuevas ubicaciones.

Seiso, la limpieza
La limpieza es una regla indispensable de la metodologa de trabajo japonesa, que
debe llevarse a cabo diariamente antes de iniciar la jornada laboral y a la hora del
cierre. Segn esta regla, los mismos trabajadores deben asegurarse de que su
lugar de trabajo est limpio en estos dos periodos de tiempo, mientras que un
supervisor deber comprobar que efectivamente se ha llevado a cabo una
limpieza adecuada.
Para ello, deber desarrollarse un plan para evaluar todos los elementos a limpiar
(toda la empresa, tanto los espacios interiores como exteriores) y distribuir
responsabilidades. En este sentido, tambin ser necesario identificar los focos de
suciedad as como idear nuevas formas de prevenir la suciedad. Este paso incluye
tareas de rehabilitacin, como la reparacin de objetos o dar nuevas capas de
pintura y barniz. En el mundo actual, es de especial importancia el entorno y
la ecologa, por lo que las empresas modernas debern asegurarse de cumplir
ticamente con los valores ecolgicos y deshacerse de los elementos que
causen contaminacin.

Seiketsu, la estandarizacin

Si los tres primeros pasos de la tcnica de las 5 S se ejecutan mediante rdenes,

en la fase de estandarizacin se pretende que las fases anteriores se conviertan
en hbito, de forma que se lleven a cabo naturalmente. Para lograr que las
prcticas anteriores se conviertan en un estndar va a ser indispensable:

Crear procedimientos para evaluar peridicamente el seguimiento de la

clasificacin, el orden y la limpieza en el lugar de trabajo.

Plasmar la nueva configuracin de los objetos, as como las normas que

rige la clasificacin y el orden de los mismos, en un documento claro y conciso,
visible para todos los trabajadores, por ejemplo, colocndolo en un panel central.

Asimismo, se deber elaborar un documento con el horario, las reglas y

las responsabilidades de la limpieza de la organizacin.

Una de las claves para fomentar el cumplimiento y estandarizacin de las

reglas se centra en incentivar la competicin entre departamentos de la empresa,
mediante premios o reconocimientos.

Shitsuke, la autodisciplina
En la ltima fase del mtodo Toyota de la 5 S, se trata el comportamiento y actitud
adecuada en el trabajo, con el objetivo de asegurar el buen cumplimiento de las 5
S. A continuacin, se mencionan los pasos aconsejados:

Los trabajadores deben tratar el lugar de trabajo como si fuera su propia

casa e integrara los 5 pasos como una tarea ms de su jornada laboral y no como
una imposicin absurda.

Todos los integrantes de la organizacin debern velar por el cumplimiento

de las 5 S, por lo que deber aplicarse valores como la dedicacin,
el compromiso y la sinceridad.

Los propietarios y gerentes de la empresa debern participar activamente

en la mtodo de las 5 S, dando ejemplo con la puesta en prctica
personalmente. Asimismo, debern incentivar siempre la mejora y la eficiencia
exponiendo peridicamente los resultados y evaluaciones de las tareas.

La consecucin de cada una de las fases ir conformando la denominada cultura

de empresa y determinar en gran medida, el crecimiento de la productividad y
eficiencia empresarial. Asimismo, recuerda que un Postgrado en Gestin gil de
Proyectos con Scrum, Kanban, Lean y XP puede darte las herramientas
esenciales para mejorar los resultados empresariales, reduciendo tiempo y costes,
as como un conocimiento avanzado en mtodos de trabajo.