Manual Usuario Siscoma2

PROYECTO SISTEMA DE CONTROL DE MULTAS
ADMINISTRATIVAS (SISCOMA)
MANUAL DE USUARIO
Versin: 01
GERENCIA DE INFORMTICA
DIVISIN DE DESARROLLO Y MANTENIMIENTO
DE SISTEMAS
Elaborado por: Ervin Rojas Lopez - Barlen Caldern Curi
Firma:
Cargo: Coordinador del proyecto Analista de sistemas

Fecha: 08/02/2016
Aprobado por: Jorge Gonzales Maravi
Cargo: Asesor de tesis
Fecha: 08/02/2016
Firma:
Tipo: Manual de usuario
Versin: 02
Fecha de Aprobacin:
Ttulo: Manual de usuario del sistema SISCOMA
24/02/2016
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HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS

ITEM
1
TEXTO MODIFICADO
Versin inicial
VERSIN
01
Correccin de funcionalidades
02
FECHA
RESPONSABLE
31/10/2015 Barlen Caldern Curi
24/02/2016 Ervin Rojas Lopez
2015, Todo el contenido de este manual, est sujeto a la proteccin de los derechos de autor, de
los derechos de la propiedad intelectual y de otras leyes de la proteccin de la misma. Queda
prohibida su divulgacin, reproduccin, modificacin, uso comercial o utilizacin para cualquier fin
diferente al acadmico sin autorizacin expresa y por escrito de los autores.
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INDICE
1.
OBJETIVO......................................................................................................................................
2.
DESCRIPCIN GENERAL DEL SISTEMA....................................................................................
3.
DESCRIPCIN DE MDULOS DEL SISTEMA.............................................................................

3.1. Mdulo de Seguridad................................................................................................................
3.2. Mdulo de Mantenimiento.........................................................................................................
3.3. Mdulo de Operaciones............................................................................................................
3.4. Mdulo de Sanciones................................................................................................................
3.5. Mdulo de Archivo.....................................................................................................................
3.6. Mdulo de Reportes..................................................................................................................
4.
MDULOS QUE INTEGRAN EL SISTEMA...................................................................................

4.1. Mdulo de Seguridad................................................................................................................
4.1.1. Gestin de usuarios....................................................................................................... 6
4.1.2. Gestin de perfiles......................................................................................................... 7
4.2. Mdulo de Mantenimiento.........................................................................................................
4.2.1. Gestin de ordenanzas.................................................................................................. 9
4.2.2. Gestin de infracciones................................................................................................10
4.2.3. Gestin de UITs............................................................................................................ 12
4.3. Mdulo de Operaciones.......................................................................................................... 12
4.3.1. Registro de expedientes............................................................................................... 12
4.3.2. Gestin de planes de inspeccin.................................................................................14
4.3.3. Gestin de planes operativos.......................................................................................16
4.3.4. Registro de resmenes de inspeccin.........................................................................20
4.3.5. Registro de notificaciones preventivas.........................................................................21
4.3.6. Gestin de solicitud de descargo.................................................................................25
4.3.7. Gestin de evaluacin de descargo.............................................................................26
4.4. Mdulo de Sanciones.............................................................................................................. 27
4.4.1. Gestin de resoluciones de sancin............................................................................27
4.5. Mdulo de Archivo................................................................................................................... 33
4.5.1. Generacin de documentos......................................................................................... 33
4.5.2. Gestin de asignaciones de formatos nuevos..............................................................35
4.5.3. Gestin de asignaciones de formatos emitidos............................................................36
4.5.4. Gestin de entregas de formatos.................................................................................37
4.5.5. Gestin de visados de formatos anulados...................................................................38
4.6. Mdulo de Reportes................................................................................................................ 39
5.
Consideraciones de uso............................................................................................................. 40

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1. OBJETIVO
Este documento, servir como gua para el uso del sistema, donde encontraremos todas las
funcionalidades de cada una de las opciones que se encuentran en los diferentes mdulos de
SISCOMA.

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2. DESCRIPCIN GENERAL DEL SISTEMA

Modo de ingreso al sistema, es a travs de las ventanas de Logeo que se muestra a
continuacin. Esta ventana permitir al usuario iniciar sesin a travs de un usuario y
contrasea asignado por el Administrador del Sistema.
Ventana Principal
El usuario logeado accede a la ventana principal del sistema que consta de 3 partes:
-
El Entorno del sistema, que es comprendido por la barra de ttulo mostrando el nombre del
sistema y la barra de herramientas del sistema en la parte superior, y la barra de estados en
la parte inferior mostrando la persona logeada entre otros datos. Esta parte es caracterstica
estndar de los sistemas Windows y permite tener informacin visible del sistema y acceder
a algunas opciones bsicas como manejo y visualizacin de ventanas y opciones.
El Men del sistema SISCOMA, que es comprendido por el conjunto de opciones

mostradas en lista desplegable ubicado en la parte superior - centro. Las opciones se
encuentran agrupadas en procesos y estos a su vez en Mdulos, de manera que sea fcil e
intuitivo el acceso a ellos.
El Espacio de trabajo SISCOMA, que es comprendido por el rea media, en la cual se

mostrarn las diferentes ventanas de trabajo de acuerdo a las opciones seleccionadas en el
Men del sistema. Al logearse ese espacio permanece vaco, hasta que se seleccione
alguna opcin, la cual desplegar por defecto la ventana de bsqueda correspondiente:

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Barra de ttulo del sistema
Barra de mens
rea de trabajo
Barra de estado
del sistema
3. DESCRIPCIN DE MDULOS DEL SISTEMA

3.1. Mdulo de Seguridad
Nos permitir controlar los accesos de los diferentes usuarios a los diversos mdulos del
sistema de Fiscalizacin, de manera personalizada, registrando cada proceso realizado, por el
usuario del sistema.
3.2. Mdulo de Mantenimiento
Nos permitir la creacin, modificacin y eliminacin de los registros y opciones que sustentaran
el funcionamiento del sistema SISCOMA, en sus diferentes mdulos de procesos.
3.3. Mdulo de Operaciones
Nos permitir la creacin, modificacin, eliminacin y planificacin, de los diferentes procesos
previos a la imposicin, como recepcin de Expedientes, Inspecciones y las funciones de la
Subgerencia de Fiscalizacin y Control por encargo de la Gerencia de Fiscalizacin. Tambin
incluye el proceso de imposicin de Notificaciones preventivas y de Descargo o No subsanacin
y la gestin de los diferentes documentos involucrados.
3.4. Mdulo de Sanciones
Nos permitir el registro y modificacin de las Resoluciones de sancin, y de los diferentes

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pasos dentro de los procesos de Reconsideracin y Apelacin. Adems este mdulo contiene
las opciones de generacin de Constancias y Actas de Retencin y Devolucin como resultado
de la ejecucin de los procesos de Ejecucin Coactiva.
3.5. Mdulo de Archivo
Nos permitir tener control sobre los formatos que sirven para la imposicin como son:
Notificaciones Preventivas y Resoluciones de Sancin, el flujo por el cual paso el formato, desde
su asignacin hasta su imposicin.
3.6. Mdulo de Reportes
Est comprendido por opciones para la generacin de reportes de los diferentes procesos y
documentos, los cuales a su vez tienen variantes de acuerdo a los filtros que el usuario desee
seleccionar. Los reportes considerados son de tipo gerencial, resumen, detalle, compendio y
grficos.
4. MDULOS QUE INTEGRAN EL SISTEMA
4.1. Mdulo de Seguridad
Este mdulo permitir crear, modificar, eliminar usuarios y asignarle permisos definidos en
perfiles, roles y opciones del sistema, segn la actividad que desarrolle.
4.1.1. Gestin de usuarios
Con esta opcin se puede realizar la consulta, creacin, modificacin o anulacin de
usuarios que tendrn acceso al sistema.
Bsqueda de usuarios:
Se puede realizar la bsqueda de usuarios usando varios filtros, pero sobretodo por
apellidos y nombres de la persona.

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Ventana principal
Creacin de usuarios:
En esta pantalla se realiza la creacin de usuarios ingresando la informacin necesaria,
prestando especial atencin a la seleccin de la opcin Activo en el estado y dando o no
una fecha de caducidad. Para poder relacionar el usuario nuevo con un empleado
simplemente se debe elegir su nombre de la lista desplegable.
El perfil que se seleccione para el nuevo usuario pasar a tener todos los permisos que se
han definido para ese perfil. Varios usuarios pueden tener uno o ms perfiles especficos y
todos compartirn las mismas opciones que en total suman segn los perfiles
seleccionados. Los perfiles son configurables por el Administrador del sistema.

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4.1.2.Gestin de perfiles
Con esta opcin se puede realizar la consulta, creacin, modificacin o anulacin de perfiles
los cuales definen un conjunto de permisos para usuarios con caractersticas o funciones
relacionadas al uso del sistema.
Bsqueda de perfiles:
La bsqueda se realiza principalmente por el nombre del perfil o por su cdigo.
Ventana principal:

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Creacin de perfiles:
Para crear un perfil solo se necesita ingresar el nombre con el cual se le conocer en el
sistema. Luego definir los roles y para ello se debe seleccionar un o varios check de la lista
con lo que al usuario se le podrn dar permisos directamente a las funciones del sistema.
4.2. Mdulo de Mantenimiento

Este mdulo permitir crear, modificar, eliminar elementos del negocio en el sistema que
definen el funcionamiento de los dems mdulos, como por ejemplo las ordenanzas
vigentes, las infracciones, el valor de la UIT a travs del tiempo, etc.

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4.2.1.Gestin de ordenanzas
Con esta opcin se podrn crear, actualizar, anular ordenanzas base as como ordenanzas
modificatorias. Asimismo, copiar las infracciones de otras ordenanzas de manera que se
pueda tener un inicial de ellas en las nuevas ordenanzas o modificatorias.
Buscar ordenanzas:
Se puede realizar la bsqueda de ordenanzas base ingresando las fechas en que est en
vigencia. Si se desea buscar ordenanzas modificatorias es necesario seleccionar una
ordenanza base y activar la casilla con modificatorias.
Crear ordenanza:
Para crear una ordenanza es importante tener en consideracin que se debe identificar la
base legal a la cual pertenecer, y definir si se trata de una ordenanza base o una
modificatoria, de tratarse de una modificatoria se requiere el ingreso de la ordenanza a
modificar o denominada base. Igualmente el inicio y fecha de vigencia debe ser consistente,
es decir el sistema valida que no haya ordenanzas base que sean vlidas en un mismo
rango de fechas, mientras que si pueden existir varias ordenanzas modificatorias a una
ordenanza base vigentes. Es importante aclarar que todas las imposiciones se realizan
utilizando solo ordenanzas base, puesto que es ah donde se encuentran todos los cambios
realizados por las ordenanzas modificatorias que puedan estar vigentes.
Aadir lneas de accin:
Para agregar una lnea de accin digite el nombre en el campo de la descripcin y luego su
abreviatura (opcional) luego hacer click en el botn agregar.
Quitar lnea de accin:
Para quitar una lnea de accin se debe seleccionar una de ellas y presionar el botn
quitar.
Aadir sublnea de accin:
Para agregar una sublnea de accin previamente se debe seleccionar la lnea de accin a
la que pertenecer. Luego digitar la sublnea y presionar el botn agregar.
Quitar sublnea de accin:
Para quitar una sublnea de accin se debe seleccionar una de ellas y presionar el botn
quitar.

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4.2.2.Gestin de infracciones
Con esta opcin se podrn crear, actualizar o anular infracciones.
Buscar infracciones:
Se pueden buscar infracciones utilizando los filtros de ordenanza, lnea de accin y sublnea
de accin, tenindose que cada una muestra solo las opciones que estn relacionadas al
filtro anterior, es decir si se selecciona en un filtro una ordenanza determinada, al utilizar el
filtro lnea de accin solo se presentarn las que estn relacionadas a dicha ordenanza.

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Ventana principal:
Crear infracciones:
Para crear una infraccin es necesario que se seleccione la ordenanza base, ordenanza
modificatoria (activando la casilla modificatoria), lnea de accin y sublnea de accin a la
cual perteneceran. Es necesario considerar adicionalmente el ingreso de otros datos
relevantes, como la fecha de vigencia y el nombre con el cual se le identificar en el
sistema. Igualmente, cada multa creada debe sealar, los criterios que definen el factor
base con el cual se calcularn las infracciones, para cada una de las cuales se deber
considerar el tipo de procedimiento previo, la escala y medida complementaria.

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4.2.3.Gestin de UITs
Con esta opcin se podrn gestionar las UITs vigentes a lo largo del tiempo.
Buscar UIT:
La principal forma de buscar UITs es utilizando el rango de fechas en la que est vigente,
tratando que los valores de bsqueda sean ms amplios que el mismo.
Crear UIT:
Una UIT se puede crear ingresando el valor que le corresponde y la fecha de inicio y fin de
vigencia. Se debe considerar que el sistema valida que no haya cruces en la vigencia de
UITs, puesto que estas son usadas de manera automtica para clculos en otros procesos
del sistema.
4.3. Mdulo de Operaciones

Este mdulo permitir nos permitir la creacin, modificacin, eliminacin y planificacin, de
los diferentes procesos previos a la imposicin, como recepcin de Expedientes,
Inspecciones y las funciones de la Subgerencia de Fiscalizacin y Control por encargo de la
Gerencia de Fiscalizacin. Tambin incluye el proceso de imposicin de Notificaciones
preventivas y de Descargo o No subsanacin y la gestin de los diferentes documentos
involucrados.
4.3.1.Registro de expedientes
Ventana principal y bsqueda de expedientes:
Se pueden realizar la bsqueda de los expedientes registrados en SISCOMA a travs de
varios filtros, siendo los ms relevantes el nmero de caso o por rango de fechas si se
quiere ubicar dentro de un grupo de expedientes. Tambin se puede realizar la bsqueda de
expedientes por denunciante, ya sea natural o jurdica como por lnea de accin.

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Registrar expedientes:
Se pueden registrar expedientes utilizando la opcin nuevo, con la cual se abrir una
ventana de registro donde lo primero que se tiene que se debe seleccionar es el origen:
interno o externo. Si se elige el origen interno se muestra una lista desplegable con las
opciones: memorndum, oficio u orden superior. Si se elige el origen externo se tiene:
Correo electrnico, llamada telefnica o denuncia escrita. De acuerdo a dicha seleccin se
habilitarn ciertos campos que sern obligatorios al ingresar la informacin

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4.3.2.Gestin de inspecciones
Bsqueda de Plan de inspeccin:
Para realizar la bsqueda de un Plan de inspeccin, se podr utilizar el nmero de la
inspeccin directamente si se conoce o el nmero de caso que lo propici, de lo contrario se
pueden hacer bsquedas grupales, como por grupo operativo responsable o rango de
fechas.

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Crear plan de inspeccin:

Los datos ms importantes a ingresar para la creacin de un plan de inspeccin son la
fecha de realizacin (que deber ser lo ms exacta posible y que limitar a que su resumen
de inspeccin correspondiente no pueda tener una fecha menor), el grupo operativo, el
Coordinador (que por defecto ser el coordinador del grupo operativo seleccionado). Por
cada grupo operativo seleccionado se mostrarn en una lista de sus integrantes, de los
cuales varios pueden ser incorporados a como participantes de la inspeccin,
seleccionndolos y utilizando el botn aadir.
Es importante considerar que las personas no figurarn como participantes de la inspeccin
hasta que se grabe la inspeccin, lo que significa que para quitarlos solo bastar con utilizar
el botn quitar.
Si al momento de crear un plan de inspeccin, es posible que se agreguen uno o ms
expedientes, por medio del grupo Datos del expediente, aqu se presentarn unos criterios
de bsqueda, con los cuales se pueden encontrar aquellos que se relacionarn a la
inspeccin, seleccionndolos de la lista de resultados de bsqueda y utilizando la opcin
aadir para poder aadirlos. De lo contrario, presionar el botn Quitar para eliminar el
expediente de la lista.

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4.3.3.Gestin de planes operativos

Ventana principal y bsqueda de planes operativos:
Para realizar la bsqueda de un plan operativo, se podr utilizar el nmero del operativo, el
tipo de plan, nombre del operativo, grupo operativo responsable, lugar de inspeccin o
rango de fechas.

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Crear plan operativo:

Los datos ms importantes a ingresar para la creacin de un plan operativo son la fecha de
realizacin (que deber ser lo ms exacta posible), el grupo operativo (que ser el
responsable de la inspeccin y del cual formar parte de su produccin grupal), el nombre
de la persona responsable, y los tems de apoyo logstico necesarios, que sern
seleccionados de una lista y de los cuales se podrn aadir la cantidad necesaria.

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En la segunda pestaa, se deber ingresar a los participantes del operativo para ello se
debe seleccionar el grupo operativo y el Coordinador (por defecto ser el coordinador del
grupo operativo seleccionado).
Por cada grupo operativo seleccionado, se mostrarn una lista de sus integrantes, de los
cuales varios pueden ser incorporados como participantes de la inspeccin,
seleccionndolos y utilizando el botn aadir.
Es importante considerar que las personas no figurarn como participantes del operativo
hasta que se grabe, lo que significa que para quitarlos solo bastar con utilizar el botn
quitar.

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En la tercera pestaa, se puede asignar uno o ms expedientes. Aqu se presentarn unos

criterios de bsqueda como son: seleccionndolos de la lista de resultados de bsqueda y
utilizando la opcin aadir.

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4.3.4.Registro de resmenes de inspeccin

Ventana principal y bsqueda de resmenes de inspeccin:
Los resmenes de inspeccin que contienen los resultados reales de ejecutar una plan de
inspeccin o plan operativo pueden se buscados en el sistema a travs de diferentes filtros,
siendo los ms comunes, el nmero de inspeccin (o plan operativo) de conocerse, o por
rango de fechas o semanas.
Adicionalmente se puede realizar la bsqueda de resmenes de inspeccin por direccin
accediendo a la pestaa direccin, en la cual se podr utilizar distrito, tipo de
denominacin urbana, tipo de va, la denominacin urbana y la va propiamente dicha, etc.
Registrar resumen de inspeccin:

Para registrar un resumen de inspeccin primero es importante tener en consideracin que
se debe seleccionar el tipo de inspeccin al cual corresponde (plan operativo o plan de
inspeccin) e ingresar el nmero correcto, con lo cual se cargar el nombre de la inspeccin
u operativo para reconocerlo y la fecha que podr ser modificada. Tambin es de suma
importancia el campo Total de locales visitados ya que esto limitar la cantidad de lugares
que conformarn el resumen de inspeccin.
A continuacin se requiere ingresar por cada lugar inspeccionado el documento atendido
(que solo mostrar nmeros de formatos NPs si es que se ha realizado la asignacin de
formatos emitidos a algn participante registrado en el plan operativo o plan de inspeccin al
que corresponde el actual resumen de inspeccin), si es de oficio (lo que desabilitar el
campo documento atendido), y los datos del inspeccionado o posible infractor, incluyendo
su direccin exacta y su actividad econmica o giro comercial.
Para ingresar cada lugar visitado es necesario completar ambas pestaas detalle posible
infractor (explicado en el prrafo anterior) y detalle resultado inspeccin (explicado en la
siguiente imagen), y luego utilizar el botn aadir que est en el extremo derecho.

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Esta es la segunda parte de la informacin necesaria para registrar cada lugar

inspeccionado, donde es necesario seleccionar la ordenanza e ingresar la infraccin (solo el
cdigo, el detalle se carga solo), y el tipo y el nmero del documento impuesto. Es necesario
tener en claro que no se cargar ningn nmero de formato de no seleccionarse antes el
tipo (notificacin preventiva i resolucin de sancin), ni tampoco si en el plan operativo o
resumen de inspeccin al que corresponde este resumen no est registrado como
participante una persona que tenga documentos asignados (ya sean nuevos como
emitidos). Es importante considerar que de esta informacin se cargarn automticamente
los datos que se requieren para el registro de NPs y RSs, por lo que debe ser correcta.
4.3.5.Registro de notificaciones preventivas

Ventana principal y bsqueda de notificaciones preventivas:
Las notificaciones preventivas registradas en el sistema pueden ser buscadas directamente
por su nmero si este se conoce, por rango de fechas de notificacin, por el tipo de

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procedimiento previo, estado de la notificacin preventiva, la ordenanza y lnea de accin,

como ingresando los datos de un infractor o la direccin en la cual se realiz la infraccin.
Adicionalmente se puede realizar la bsqueda de notificaciones preventivas por direccin
accediendo a la pestaa direccin, en la cual se podr utilizar distrito, tipo de
denominacin urbana, tipo de va, la denominacin urbana y la va propiamente dicha, etc.
Los resultados de la bsqueda se dividen en tres partes de acuerdo al estado de las NPs,
todas en la pestaa Lista, y de acuerdo a los documentos presentados y a los plazos de
ley en los tabs No subsanado y No descargado.
Registrar notificacin preventiva:

El registro de las notificaciones preventivas en gran parte es automtico pues importa
informacin que se ingres al momento de registrar el resumen de un lugar inspeccionado
en la cual se impuso determinado documento, en este caso una NP. Por lo cual es
sumamente importante validar que la informacin colocada en el resumen y cargada al
registrar la NP sea validada y correcta, tambin por el hecho de que una vez guardada no
podr ser borrada, solo modificada, y solo en los campos que no son cargados con datos
del resumen de inspeccin puesto que el sistema protege la consistencia de los datos entre
documentos relacionados.
La informacin que se tiene que ingresar en la primera pestaa datos en su mayora es
cargada automticamente al seleccionar una NP del campo Nro. De notificacin, sin
embargo en esta lista solo se mostrarn las NPs que hayan sido entregadas como
impuestas en la opcin Entrega de formatos del mdulo de Archivo, que se ver ms
adelante.
Adicionalmente se deben ingresar otros datos como la cantidad de clculo, las fechas y
horas de deteccin y notificacin (ninguna puede ser menor a la fecha del resumen de
inspeccin), el nmero de placa de rodaje y si es una NP observada o no.

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En la siguiente pestaa es necesario ingresar algunos datos adicionales, como los datos de
la persona que recibi la NP, los datos de la constancia de notificacin (registrando a uno o
ms testigos), y las observaciones necesarias.

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Finalmente, se debe ingresar los datos que formarn parte del acta de constatacin, donde
el nmero de acta ser el mismo que el nmero de la NP, se podr editar la fecha y hora, el
tipo de formato, la manifestacin del infractor, las observaciones que correspondan, y los
datos del receptor y el testigo.

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4.3.6.Gestin de solicitud de descargo

Ventana principal y bsqueda de solicitudes de descargo:
Se pueden buscar solicitudes de descargo de manera individual (como son ingresadas por
la opcin notificacin preventiva, no existe una opcin nuevo) utilizando como criterio de
bsqueda el nmero de o el de la notificacin, o de manera grupal utilizando el estado del
documento o los rangos de fechas de registro o recepcin.
OPCIN: Solicitud de descargo

Se puede ingresar una Solicitud de descargo a una NP, seleccionando una de la lista de
resultados de bsqueda y utilizando la opcin Solicitud de descargo, con la cual se
mostrar una ventana donde se cargarn los datos necesarios (en su mayora) a partir del
nmero de que le corresponde. De esta manera se importan los datos faltando solo los
datos del recurrente, las observaciones de argumento y los datos de notificacin. Por ltimo
el campo fecha lmite resolver se calcular a partir de la fecha trada desde en el campo
Fecha lmite de impugnacin, considerando los plazos de ley.

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4.3.7.Gestin de evaluacin de descargo

Ventana principal y bsqueda de evaluaciones de descargo:
Se pueden buscar Evaluaciones de descargo de manera individual (como son ingresadas
por la opcin Solicitud de descargo, no existe una opcin nuevo) utilizando como criterio
de bsqueda el nmero de o el de la solicitud, o de manera grupal utilizando el sentido del
documento (procedente o improcedente) o los rangos de fechas de registro. Igualmente se
puede hacer ingresando los datos del recurrente.

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OPCIN: Evaluacin de descargo

Las solicitudes de descargo deben ser evaluadas y de considerarse procedentes se debe
generar una Carta de respuesta de descargo, y de lo contrario generarse una Evaluacin de
descargo, que en estructura son muy similares pero con diferente sentido.
Una vez ubicada una Solicitud de descargo se deber seleccionar y utilizar la opcin
Evaluacin de descargo, en la cual los datos necesarios para registro en casi su totalidad
sern cargados a partir de la Solicitud. Dentro de estos datos solo sern editables los que
corresponden al emisor, al receptor y las observaciones.
El visado de conformidad de la Evaluacin de descargo, estar deshabilitado para la
persona que genera la evaluacin, pero habilitado para el receptor que fue definido.
4.4. Mdulo de Sanciones

Este mdulo nos permitir el registro y modificacin de las Resoluciones de sancin, y de
los diferentes pasos dentro de los procesos de Reconsideracin y Apelacin. Adems este
mdulo contiene las opciones de generacin de Constancias y Actas de Retencin y
Devolucin como resultado de la ejecucin de los procesos de Ejecucin Coactiva.
4.4.1.Gestin de resoluciones de sancin
Ventana principal y bsqueda de resoluciones de sancin:
Las resoluciones de sancin registradas en el sistema pueden ser buscadas a travs de
diferentes criterios como: el nmero de la resolucin, o grupalmente usando un rango de
fechas, el estado de la resolucin, la ordenanza y la lnea de accin, o los datos del
infractor.
Los resultados de la bsqueda se dividen en tres partes de acuerdo al estado de las RSs,
todas en la pestaa Lista, y de acuerdo a los documentos presentados y a los plazos de
ley en los tabs No subsanado y No descargado.

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Registrar resoluciones de sancin:

El registro de las resoluciones de sancin en gran parte es automtico pues importa
informacin que se ingres al momento de registrar el resumen de un lugar inspeccionado
en la cual se impuso determinado documento, en este caso una RS. Por lo cual es
sumamente importante validar que la informacin colocada en el resumen y cargada al
registrar la RS sea vlida y correcta, tambin por el hecho de que una vez guardada no
podr ser borrada, solo modificada, y solo en los campos que no son cargados con datos
del resumen de inspeccin puesto que el sistema protege la consistencia de los datos entre
documentos relacionados.
La informacin que se tiene que ingresar en la primera pestaa datos en su mayora es
cargada automticamente al ingresar el nmero de memorando y al seleccionar en el
campo Nro. De notificacin una RS de la lista de las que fueron adjuntas al memo anterior,
sin embargo en esta lista solo se mostrarn aquellas que hayan sido entregadas como
impuestas en la opcin Entrega de formatos del mdulo de Archivo y enviadas adjuntas a
un memo al rea de Control de sanciones con al opcin Generacin de documentos.
(opciones que se vern ms adelantes)
Adicionalmente se deben ingresar otros datos como la continuidad, si existen alguna RS
como antecedente, si es clausura definitiva o no, la procedencia, cantidad de clculo, las
fechas y horas de deteccin y notificacin (ninguna puede ser menor a la fecha del resumen
de inspeccin), el nmero de placa de rodaje y si es una RS observada o no.

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En la siguiente pestaa es necesario ingresar algunos datos adicionales, como los datos de
la persona que recibi la RS, los datos de la constancia de notificacin (registrando a uno o
ms testigos), y las observaciones necesarias.
Finalmente, se debe ingresar los datos que formarn parte del acta de constatacin, donde
el nmero de acta ser el mismo que el nmero de la RS, se podr editar la fecha y hora, el
tipo de formato, la manifestacin del infractor, las observaciones que correspondan, y los
datos del receptor y el testigo.

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4.5. Mdulo de Archivo

Este mdulo nos permitir tener control sobre los formatos que sirven para la imposicin
como son: Notificaciones Preventivas y Resoluciones de Sancin, el flujo por el cual paso el
formato, desde su asignacin hasta su imposicin. As tambin se pueden generar los
envos de memorandos a las diferentes reas que corresponda segn el proceso, teniendo
la posibilidad de adjuntar una serie de documentos a ellos, de manera que se registra su
envo fsico.
4.5.1.Generacin de documentos
Ventana principal y bsqueda:
Se puede realizar la bsqueda de documentos generados en el sistema utilizando como
filtros el nmero de documento (si se conoce), el tipo y subtipo de documento, el estado o
por rango de fechas.

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Creacin de documento:
Se pueden generar distintos documentos a travs del Mdulo de archivo, lo cual se definir
seleccionando el tipo y subtipo de documento, siendo el ms comn el memorando que se
utiliza entre los procesos para enviar documentos adjuntos. El memorando tiene como
subtipos ms utilizados el Memo RS (que se enva de SOF a SCS adjuntando las RSs
impuestas), el Memo REC (que se enva de SCS a Ejecucin coactiva adjuntando las RSs
con medida complementaria a ejecutar) y el Memo Notificacin REC (que se enva de
Ejecucin coactiva a Administracin, quien se encarga de incluirlo en un lote de notificacin
al administrado).
Adicionalmente se tienen que ingresar otros datos importantes como la fecha, el asunto y el
destino. (El origen es por defecto la persona que est operando el sistema)
Luego de los datos generales se deben ingresar los documentos que se adjuntarn, para lo
cual se debern buscar a travs de una serie de filtros, como el tipo y subtipo de
documento, rango de fechas, o directamente por el nmero de documento si se conoce. De
la lista resultante de la bsqueda se debern marcar aquellos que se desee adjuntar,
pudindose utilizar el filtro por infractor si se requiriera.

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4.5.2.Gestin de asignaciones de formatos nuevos

Se pueden buscar lotes de formatos asignados a otras personas (se mostrarn solo las que
pertenezcan a la persona logueada en el sistema) usando los filtros por tipo de documento
(NPs o RSs), por estado del documento y por rango de fechas de asignacin.
Creacin de asignacin de formatos nuevos:

Luego de la recepcin externa de formatos nuevos, se ejecutar varias veces el proceso de
asignacin de formatos nuevos, para que de persona en persona (cada una en el sistema)
puedan asignarse los formatos recibidos, en una secuencia que termina en el Coordinador o
el Inspector, quienes son los responsable de realizar las imposiciones.
Para crear una nueva asignacin de formatos nuevos se deber primero buscar aquellos
que se quieren enviar a otra persona, para esto se pueden utilizar filtros como el nmero de
documento, el tipo de documento y el rango de fechas, para luego seleccionar aquellos que
finalmente seran asignados. Se pueden utilizar las herramientas para marcar y desmarcar
como son al hacer clic derecho sobre la lista de resultados y utilizar el botn
marcar/desmarcar, o marcar por rango de numeracin.
Finalmente es necesario colocar la persona de destino. (el origen es por defecto la persona
logueada en el sistema).

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4.5.3.Gestin de asignaciones de formatos emitidos

Se pueden buscar lotes de formatos emitidos asignados a otras personas (se mostrarn
solo las que pertenezcan a la persona logueada en el sistema) usando los filtros por tipo de
documento (NPs o RSs), por estado del documento y por rango de fechas de asignacin.
Creacin de asignacin de formatos emitidos:

Para crear una nueva asignacin de formatos emitidos se deber primero buscar aquellos
que se quieren enviar a otra persona, para esto se pueden utilizar filtros como el nmero de
documento, el tipo de documento y el rango de fechas, para luego seleccionar aquellos que
finalmente seran asignados. Se pueden utilizar las herramientas para marcar y desmarcar
como son al hacer clic derecho sobre la lista de resultados y utilizar el botn
marcar/desmarcar, o marcar por rango de numeracin.

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4.5.4.Gestin de entregas de formatos

Se pueden buscar lotes de formatos entregados ingresando el tipo de documento y el rango
de fechas. (Por defecto el inspector ser la persona logueada en el sistema)
Registro de entrega de formatos

La entrega de formatos es el proceso que ejecutar cada inspector despus de su salida al
campo, para sealar que formatos tanto RSs como NPs se utilizaron para imposicin,
cuales fueron anulados, devueltos o perdidos.

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Para marcar un formato como impuesto solo es necesario identificar el nmero de formato y
marcar la casilla correspondiente a la columna Impuesto. Los formatos impuestos sern
enviados directamente al Subgerente de SOF.
Para marcar un formato como anulado se debe identificar el nmero de formato y marcar la
casilla correspondiente a la columna Anulado, teniendo en consideracin que en este caso
es obligatorio colocar la fecha de anulacin, y si se requiere el documento con el cual se
reemplaz. Los formatos anulados sern enviados al Coordinador del Inspector, quien
tendr que visar su anulacin en una opcin del sistema que ser descrita ms adelante
llamada Visado de formatos anulados.
Para marcar un formato como impuesto solo es necesario identificar el nmero de formato y
marcar la casilla correspondiente a la columna Devuelto. Los formatos devueltos sern
enviados a la persona que realiz la asignacin.
Para marcar un formato como perdido se debe identificar el nmero de formato y marcar la
casilla correspondiente a la columna Perdido, teniendo en consideracin que en este caso
es obligatorio colocar la fecha de prdida, y si se requiere el documento con el cual se
reemplaz. Los formatos perdidos sern enviados al Coordinador del Inspector, quien podr
observar la totalidad de ellos.
Para todos los expedientes se puede incluir observaciones que le permitan saber a la
persona destino porque se hizo esa seleccin.
Para el caso en que se requiera entregar como impuesta una RS proveniente de la

verificacin de una NP se deber seleccionar la RS y adems sealar de una lista el nmero
de la NP, lo cual se realizar en un campo que se mantiene oculto mientras no es necesario.
Para un detalle de cmo realizar este proceso en el sistema vea la seccin 4.4.

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4.5.5.Gestin de visados de formatos anulados

Aquellos coordinadores que han recibido de sus inspectores formatos anulados, los podrn
buscar filtrndolos por tipo de documento, inspector o rango de fechas.
Crear visados de formatos anulados:

Para crear un nuevo lote de visado de formatos anulados basta con revisar la totalidad de
ellos y marcar los que sean necesarios.
4.6. Mdulo de Reportes

Este mdulo est comprendido por opciones para la generacin de reportes de los
diferentes procesos y documentos, los cuales a su vez tienen variantes de acuerdo a los
filtros que el usuario desee seleccionar. Los reportes considerados son de tipo gerencial,
resumen, detalle, compendio y grficos. Para todos los expedientes primero se presentar
una ventana con los filtros que se podrn utilizar para mostrar y ordenar la data de los
reportes, y en algunos expedientes para elegir entre variantes de reportes.
Los reportes contemplados son:
-
Reporte de estados de formatos.

Reporte de produccin por documento.
Reporte de notificaciones preventivas.
Reporte de resoluciones de sancin.
Reporte de recursos de reconsideracin.
Reporte de recursos de apelacin.

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-
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Reporte de produccin por grupo operativo.

Reporte de solicitudes de descargo.
Reporte de resoluciones subgerenciales.
Reporte de planes de inspeccin.
Reporte de planes operativos.
Todos los reportes se presentarn en un visor especial que tiene opciones como aumentar y
disminuir el zoom (botones con conos de binocular), ndice de pginas (botn con cono
rbol de pginas) y navegacin de pginas. (flechas a la izquierda y derecha).
5. Consideraciones de uso
Para poder entender de una mejor manera el funcionamiento del sistema, y obtener todos los
beneficios de su funcionalidad implementada es necesario tener las siguientes consideraciones:
-
Considerar que en todas las ventanas de ingreso o edicin de datos los campos
resaltados con fondos amarillos representan campos de ingreso obligatorio de
informacin, que de no completarse provocaran el despliegue de un mensaje
informativo, el cual no debe considerarse un error del sistema y que ha sido colocado de
acuerdo a los requerimientos definidos.
Las ventanas de edicin y vista previa de todos los elementos del sistema se utilizarn
previamente seleccionando uno de la lista de resultados de bsqueda, y sern iguales a
las de registro (creacin o generacin iniciadas con el botn nuevo), con la diferencia
de que en estado de edicin no todos los campos son modificables y en estado de vista
previa ninguno es modificable.
Si bien el sistema SISCOMA tiene una serie de validaciones que impide el ingreso
errneo de datos, al igual que cualquier otro sistema, no contempla todas la variantes ni
restricciones posibles para el ser humano, por lo que es necesario para la estabilidad y
generacin de buena informacin en el sistema que los usuarios sean tan cuidadosos
ingresando informacin al sistema como al elaborar los documentos en fsicos que hasta
antes de la puesta en produccin de SISCOMA manejaban.

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-
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SISCOMA posee una serie de mensajes que se despliegan en distintas partes la

aplicacin de acuerdo a una serie de condiciones o acciones, los cuales no significan
necesariamente un error del sistema, sino que pueden ser advertencias, errores de
usuario, etc. De mostrarse un mensaje que para el usuario no sea comprensible, es
sumamente importante que se comunique con el Jefe de Proyecto para que registre el
incidente y busque la solucin ms apropiada.

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PROYECTO SISTEMA DE CONTROL DE MULTAS

Elaborado por: Ervin Rojas Lopez - Barlen Caldern Curi

Cargo: Coordinador del proyecto Analista de sistemas

Tipo: Manual de usuario

Ttulo: Manual de usuario del sistema SISCOMA

HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS

Tipo: Manual de usuario

Ttulo: Manual de usuario del sistema SISCOMA

DESCRIPCIN GENERAL DEL SISTEMA....................................................................................

DESCRIPCIN DE MDULOS DEL SISTEMA.............................................................................

MDULOS QUE INTEGRAN EL SISTEMA...................................................................................

Tipo: Manual de usuario

Tipo: Manual de usuario

2. DESCRIPCIN GENERAL DEL SISTEMA

El Men del sistema SISCOMA, que es comprendido por el conjunto de opciones

El Espacio de trabajo SISCOMA, que es comprendido por el rea media, en la cual se

Tipo: Manual de usuario

Barra de ttulo del sistema

3. DESCRIPCIN DE MDULOS DEL SISTEMA

Tipo: Manual de usuario

Tipo: Manual de usuario

Tipo: Manual de usuario

Tipo: Manual de usuario

4.2. Mdulo de Mantenimiento

Tipo: Manual de usuario

Tipo: Manual de usuario

Tipo: Manual de usuario

Tipo: Manual de usuario

4.3. Mdulo de Operaciones

Tipo: Manual de usuario

Tipo: Manual de usuario

Tipo: Manual de usuario

Crear plan de inspeccin:

Tipo: Manual de usuario

4.3.3.Gestin de planes operativos

Tipo: Manual de usuario

Crear plan operativo:

Tipo: Manual de usuario

Tipo: Manual de usuario

En la tercera pestaa, se puede asignar uno o ms expedientes. Aqu se presentarn unos

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4.3.4.Registro de resmenes de inspeccin

Registrar resumen de inspeccin:

Tipo: Manual de usuario

Esta es la segunda parte de la informacin necesaria para registrar cada lugar

4.3.5.Registro de notificaciones preventivas

Tipo: Manual de usuario

procedimiento previo, estado de la notificacin preventiva, la ordenanza y lnea de accin,

Registrar notificacin preventiva:

Tipo: Manual de usuario

Tipo: Manual de usuario

Tipo: Manual de usuario

4.3.6.Gestin de solicitud de descargo

OPCIN: Solicitud de descargo

Tipo: Manual de usuario

4.3.7.Gestin de evaluacin de descargo

Tipo: Manual de usuario

OPCIN: Evaluacin de descargo

4.4. Mdulo de Sanciones

Tipo: Manual de usuario

Registrar resoluciones de sancin:

Tipo: Manual de usuario

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