Tablas dinmicas (II): Cmo crear una Tabla

Dinmica?
Una vez puestas en contexto las Tablas Dinmicas en nuestro anterior post,
debemos entrar en materia de forma ms decidida.

Desde luego, NO todos los puntos anteriores son imprescindibles, pero lo

reflejado en la imagen anterior se refiere a la Tabla Dinmica ideal.

PASO 1 Cmo crear una Tabla Dinmica?

En realidad, crear una Tabla Dinmica es un proceso sencillo (sin embargo, para
conseguir que tenga un aspecto adecuado y que muestre los datos exactamente
en la disposicin que necesitamos, hay que dar varios pasos). Comezaremos por
explicar cmo crearla desde una sla tabla que tenemos previamente.
Una Tabla Dinmica se crea a partir una tabla normal de datos. Es indistinto que
nuestra tabla-origen sea una tabla normal de datos creada de forma espontnea,
o que sea una tabla a la que se ha aplicado "oficialmente" (por decirlo de alguna
forma) un formato de tabla mediante la opcin "Dar formato como tabla" del
grupo "Estilos" de la "Ficha Inicio".
Puede descargar el siguiente archivo, donde tendr una tabla-origen para poder
practicar
con
las
siguientes
explicaciones
de
este
artculo:

Creacin

de

la

Tabla

Dinmica:

1) No situamos en una zona libre de la hoja de clculo donde podamos situar la

Tabla Dinmica. En este ejemplo, vamos a situarla en la misma hoja, en la celda I6.
2) Seleccionamos la "Ficha Insertar" y despus el botn "Tabla Dinmica" que hay
dentro del grupo "Tablas":

3) Nos aparecer un cuadro de dilogo como este:

...donde debemos desplegar el botn para seleccionar el rango donde est

situada nuestra tabla-origen. Debemos seleccionar TODA LA TABLA,
INCLUYENDO LA PRIMERA FILA DE TTULOS (que debe existir, claro est):
S nuestros datos tenan "formato de tabla", esta tendra un nombre y ser el que
aparezca en el campo de seleccin:

Si, por el contrario, nuestros datos no tenan formato de tabla, en el campo de

seleccin de rango aparecer la referencia al rango:

....

hacemos

click

en

el

botn

"Aceptar"

del

cuadro

de

dilogo.

4) En la ubicacin elegida de nuestra hoja de clculo, obtendremos algo similar a

esto:

....hasta aqu, lo que hemos hecho ha sido crear la zona provisional donde se
situar
nuestra
tabla
dinmica.
Mientras que haya seleccionada una celda cualquiera dentro de la zona de
Tabla Dinmica, tendremos a nuestra derecha la lista de campos y los 4
paneles anteriores, a no ser que desactivemos el botn "Lista de campo":

Ahora debemos decidir:

1.
Qu campo o dato de nuestra tabla-origen deseamos que est situado
en filas. Bastar hacer click en la casilla que hay a la izquierda de cada uno de los
campos de la lista que vemos en la imagen de la derecha y veremos cmo el
campo se sita en el cuadro "Etiquetas de fila" que hay abajo (no debemos empezar
haciendo click en campos que contengan valores numricos, pues se situaran en otro cuadro) .
2.
Qu campo o dato de nuestra tabla-origen deseamos que est situado
en columnas. Debemos hacer click en la casilla que hay a la izquierda de cada
uno de los campos de la lista que vemos en la imagen anterior y veremos cmo el
campo se sita de nuevo en el cuadro "Etiqueta de fila". Slo nos queda
arrastrarlo al cuadro de ms arriba y a la derecha "Etiquetas de columna".
3.
Qu campo o dato de nuestra tabla-origen deseamos que sea el valor
que se sumar, que se contar, se realizar el promedio, etc. Para ello,
elegimos dicho campo (debe ser un campo con valores numricos) marcando la
casilla de la izquierda y nos debe aparecer el campo en el cuadro "Valores".
... y ahora debemos ver el cuadro de forma similar a la imagen de la derecha.

... y nuestra tabla dinmica "recin nacida":

...que podemos descargar tal cual est en la imagen anterior:

Algo importante que debe saber el lector es, que si cambian los datos de la
tabla-origen, la Tabla Dinmica NO reflejar dichos cambios a menos que se
actualice. A tal efecto, existen dos posibilidades:

1.
Actualizar manualmente: mediante el botn "Actualizar"que hay dentro
del grupo "Datos" de la ficha "Opciones" de las "Herramientas de Tabla Dinmica"
(slo estarn disponibles las Herrameintas de Tabla Dinmica si tenemos
seleccionada cualquier celda de nuestra TD) .
2.
Actualizar automticamente al abrir el archivo: activando la casilla de
verificacin que hay en el cuadro de dilogo "Opciones" que obtenemos cuando
hacemos click en el botn "Opciones" que hay dentro del grupo "Tabla Dinmica"
de la ficha "Opciones" de las "Herramientas de Tabla Dinmica" (slo estarn
disponibles las Herrameintas de Tabla Dinmica si tenemos seleccionada
cualquier celda de nuestra TD) .

Pues ya hemos hecho nuestra Tabla Dinmica. Lo que ocurre es, que como
podemos apreciar en la anterior imagen, la TD est "en bruto" y con algunas
caractersticas que no debemos dejar tal cual, puesto que no ayudan nada a
interpretar la informacin de forma fcil e intuitiva. Entre otras, las caractersticas
inadecuadas, son:

Tanto las columnas de los comerciales 01-PEDRO y 02-JOS LUIS, como del
"Total general" tienen anchos distintos.

El ttulo de la tabla que Excel asigna por defecto, es poco "atractivo" (Suma
de VENTA). Podra ser algo similar a "Ventas por ruta y comercial"

Los valores de la TD tienen un formato de nmero (a veces sin decimales, a

veces con un decimal y otras con dos decimales), pero no de moneda, que sera
ms adecuado.

Como se puede observar, Excel crea por defecto dos listas desplegables:
"Etiquetas de fila" y "Etiquetas de columna". Estos desplegables sirven para filtrar
la informacin, o bien por rutas, o bien por vendedores (por ejemplo, si hubiesen
muchos vendedores, podramos desear no tener demasiadas columnas). Pues
bien, estas listas desplegables pueden eliminarse (se ver posteriormente en otro
artculo) o bien cambiar el nombre que Excel aplica por defecto.

El diseo de la TD pudiera no ajustarse a nuestras necesidades o gustos. En

tal caso, Excel dispone de opciones para configurar el formato y colores de forma
bastante automatizada (aunque algo rgida).
Todas estas posibilidades sern objeto de estudio en prximos artculos.

Por ltimo, comentar que las utilidades de las Tablas Dinmicas no se acaban
aqu. Por ejemplo, tambin pueden mostrar la informacin de forma jerarquizada:

Esta forma de mostrar la informacin de forma jerarquizada o en esquema, ser

la segunda parte de este post ( Tablas Dinmicas (III) Cmo crear una Tabla
Dinmica (2 parte )? dedicado a la creacin de Tablas Dinmicas (el primero de
los 3 pasos vistos al principio).