JOVICRIS CORPORATION CIA. LTDA.

ADMINISTRACION DEL FONDO DE CAJA

CHICA
El Fondo de Caja Chica es una cantidad de dinero en efectivo
reembolsable, que sirve para cancelar obligaciones no previsibles y
urgentes, de valor reducido y que no sean factibles de satisfacer
mediante la emisin de cheques.
El valor mximo por cada pago o desembolso no podr sobrepasar
de USD $ 20.00 (VEINTE 00/100 DOLARES DE LOS ESTADOS UNIDOS
DE AMERICA).
Todo desembolso debe sustentarse nicamente con Facturas que
cumplan con los requisitos del Reglamento de facturacin, los que
sean de valores menores se pueden respaldar con recibos de caja y
autorizados por la empresa (por ejemplo gastos de movilizacin y en
caso de Huaquillas los pagos al cargador)
Los recibos deben tener firma de autorizacin del Jefe de rea de la
persona quien solicita el desembolso, la firma, el nombre y el
nmero de cdula del beneficiario.
El Fondo de Caja Chica se utilizar para pagar la adquisicin en
efectivo de bienes, servicios y otros pagos que no tienen el carcter
de previsibles y que no pueden pagarse regularmente con cheques,
como por ejemplo:

Alimentacin y Refrigerio del personal.

Adquisicin y arreglo de cerraduras y seguridades.
Adquisicin de suministros o materiales de menor cuanta, en
caso de que no exista disponibilidad de aquellos, a travs de la
correspondiente
Unidad
de
Bodega,
en
cantidades
indispensables para no paralizar las labores.
Adquisicin de repuestos y reparaciones pequeas para
instalaciones de agua, energa elctrica, telfono, plomera,
albailera de los inmuebles u otras de similares caractersticas.
Envo de correspondencia, pago de fletes.
Pago de transporte pblico dentro de la ciudad en el trmite de
documentos oficiales.
Pago de fotocopias o reproduccin de documentos, ETC.

El manejo y uso del Fondo de Caja Chica observar los siguientes

procedimientos:

Los gastos efectuados por Fondo de Caja Chica se resumirn en

un formato realizado en Excel, el mismo que ser legalizado con
firma de responsabilidad del administrador y custodia que
autoriza el gasto, haciendo constar adems, los valores
correspondientes a retencin de impuestos(si los hubiere)

El administrador/custodio del Fondo de caja chica velar que se

cumpla con estas normas de control y ser el nico
responsable de la recepcin, control, custodia, y reposicin
de los recursos destinados a dicho propsito.

Los documentos para sustentar los gastos de caja chica que no

cumplan con lo antes descrito, no sern aceptados.

Para el correcto manejo del fondo, la reposicin se efectuar:

De ser necesario cada 15 das, caso contrario al trmino de

cada mes.
Por efectos del Rgimen Tributario los comprobantes de ventas
y retenciones deben quedar contabilizado en el mismo mes, por
lo que con el carcter de obligatorio, se har el corte de los
pagos hasta los das 30 o 31 de cada mes.

A la reposicin se adjuntarn:

El formato de Fondo de Caja Chica

Todos los documentos originales de soporte de los pagos en el
orden en que se encuentren ingresados en el formato.

En forma eventual se realizarn arqueos de los fondos por parte de un

funcionario del Departamento Contable para lo cual el custodio debe
ofrecer las facilidades necesarias y permitir que el trabajo se lleve a
cabo.