Manual de Procedimientos Administrativos de PDA y PES VrsAF11

Manual de Procedimientos Administrativos y Financieros aplicados a Programa deNoviembre
Desarrollo de
2010
rea (PDA) y Proyectos Especiales.
Fecha de actualizacin Noviembre 2010
Manual de Procedimientos Administrativos y Financieros aplicados a Programa de Desarrollo de

INDICE
SECCION - I - CAJA CHICA
SECCION - II EMISION DE CHEQUES
SECCION - III COMPRAS Y DESEMBOLSOS
SECCION - IV REPLANEACIONES
SECCION - V CUENTA BANCARIA
SECCION - VI ANTICIPOS A EMPLEADOS
SECCION - VII INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS
SECCION VIII: ANEXOS

1. SECCION - I - CAJA CHICA

OBJETIVO
Este fondo se crea con la finalidad de cubrir gastos menores o iguales al 10% de acuerdo al
monto asignado para este fin, para agilizar las gestiones administrativas del PDA.
1.1 NORMAS ESPECFICAS
1.1.1.
1.1.2.
La responsabilidad de caja chica estar delegada nicamente a la persona delegada

por la Gerencia del PDA y Coordinador de Proyectos Especiales. Esto es
autorizado por Efectividad Operativa de Programas y Proyectos y cuenta con el
visto bueno del Coordinador Regional del PDA.
En caso de ausencia del custodio de caja chica por motivos de despido, renuncia,
enfermedad o subsidio el Gerente del PDA deber justificar por escrito las
razones del cambio. Segn sea el caso, deber indicar en la justificacin si la
custodia de caja chica ser temporal o por tiempo indefinido. Esta justificacin del
cambio deber contar con el VoBo del Coordinador Regional cuando sea temporal
y si es por tiempo indefinido ser autorizado por Efectividad Operativa de
Programas y Proyectos.
El monto de la CAJA CHICA del PDA ser de C$ 5,000.00 a un mximo de C$ 8,000.00

crdobas dependiendo de la distancia y Presupuesto del PDA, en el caso de los proyectos
especiales el monto tiene a variar de acuerdo a las caractersticas y las circunstancias del
proyecto.
En caso que un Programa ejecute uno ms proyectos especiales pueden administrar una
solo caja chica, si los fondos van a ser administrados en una sola cuenta bancaria.
1.1.3 Los Vales provisionales, son autorizado nicamente por el Gerente del PDA y
coordinador de proyectos especiales.
1.1.4.
El fondo no podr usarse para prstamos personales o anticipos.
1.1.5.
Los fondos de caja chica no se utilizaran para cambiar cheques.
1.1.6. No se reembolsarn comprobantes o soportes que contengan borrones, correcciones

o manchones.
1.1.7. No se otorgarn adelantos para reparaciones, mantenimiento de inmuebles, mobiliario
y equipo en general.
1.1.8. La persona responsable de Caja Chica no pagara o reembolsar ninguna factura por
compra de materiales, suministros, combustible, etc., que no sean revisados por la
Administracin y aprobados por la Gerencia, lo cual se debe de evidenciar con el sello mltiple
donde debe aparecer la autorizacin, presupuestado en POA y/o replaneado.
1.1.9.
Las colillas del supermercado deben adjuntarse con su factura de gastos totales.
1.1.10. Las rendiciones de cuentas de los vales provisionales debern ser entregados al
custodio de caja chica en un plazo mximo de 3 (tres) das. En caso de incumplimiento del

plazo para rendir cuenta de parte del solicitante ste ser amonestado con llamado de
atencin verbal y el empleado deber rendir cuentas inmediatamente.
En caso de faltas graves el procedimiento a seguir ser acorde a lo establecido en el
reglamento interno actualizado y autorizado por el Ministerio del Trabajo.
1.1.11. El administrador del PDA, efectuarn arqueos sorpresivos a este fondo al menos una
vez al mes, dejando evidencia por escrito, utilizando el formato de arqueos de caja chica. El
Gerente y/o Coordinador de Proyectos Especiales tambin podr realizar arqueos
sorpresivos, cuando lo considere conveniente.
1.1.12. Contador de PDA deber realizar arqueo mensual al custodio de caja chica haciendo
uso del formato de arqueo de caja chica provisto por este manual. El custodio de caja chica
deber llevar el registro de todos los formatos de arqueos mensuales.
1.1.13. De resultar faltante o sobrante, el encargado de su custodia deber rembolsar o
depositar inmediatamente el monto. En caso de faltas graves el procedimiento a seguir ser
acorde a lo establecido en el reglamento interno actualizado y autorizado por el Ministerio
del Trabajo.
1.1.14. Todo egreso de este fondo deber soportarse con un comprobante de gastos, vale
provisional o factura debidamente aprobado, segn firmas autorizadas.
1.1.15. Los gastos deben ser autorizados por el Gerente y/o Coordinador de Proyectos
Especiales y revisados por el responsable Administrativo, quien rubricar y colocar un check
como evidencia de revisin aritmtica. Igual norma se aplicar para los comprobantes o vales
provisionales de caja chica.
1.1.16. Al finalizar el da de labores a las 5.00 p.m. la caja chica deber ser resguardada en un
lugar seguro y bajo llave.
1.1.17. Todo comprobante de caja chica debe tener tres firmas: solicitante, autorizacin, y
responsable del fondo (entregado).
1.1.18. En las facturas, para cumplir con este requisito, se debe imprimir SELLO MULTIPLE
con las firmas de solicitado, recibido y aprobado. La firma de aprobado debe corresponder a la
firma del Gerente del PDA y/o Coordinador de Proyectos Especiales o Coordinador Regional
correspondiente en ausencia del Gerente y/o Coordinador de Proyectos Especiales.
1.1.19. La persona responsable del fondo de caja chica solicitara el reembolso cuando se haya
consumido el 75% de los fondos; como mximo se realizaran dos reembolsos por mes.
1.1.20. El reembolso del fondo de caja chica debe ser autorizado por el Gerente. Este
reembolso se har efectivo a travs de un cheque girado a favor del custodio del fondo.

1.2. PROCEDIMIENTO
A.
El solicitante presentar al custodio del fondo, COMPROBANTE DE CAJA,

COMPROBANTE O VALE PROVISIONAL DE GASTOS, FACTURAS, ETC, con las
descripciones necesarias escrito con letra clara en tinta o mquina preferiblemente, y
autorizado por las firmas correspondientes segn cada caso y a lo normado en el
presente manual.
B.
El custodio revisar el documento verificando si llena los requisitos establecidos

imprimiendo seal ( ). Si est correcto, ste entregar el dinero solicitando la firma
de recibido y firmndolo al entregar el efectivo, sellando inmediatamente con la
leyenda de
PAGADO O CANCELADO. Si no cumple con los requisitos lo
devolver a la persona solicitante para su correccin.
1.3.
REEMBOLSO DEL FONDO DE CAJA CHICA
1.3.1.
El encargado preparar el formato RESUMEN DE GASTOS DE CAJA CHICA,

garantizando el llenado de las casillas detalladas a continuacin:
PREPARADO POR: Se escribir el nombre de la persona que elabora el Resumen de

Gastos de Caja Chica y se firmar por sta.
REVISADO POR: El nombre y firma del Administrador que revisa el clculo y los
comprobantes del Formato.
APROBADO POR: Se escribir el nombre de la persona que aprueba el Resumen de
Gasto de caja Chica y se firmar por sta.
FECHA: Se anotar la fecha en que se prepara el resumen de gastos de caja chica.
REFERENCIA: El nmero consecutivo asignado a cada comprobante de gastos.
PAGADO A: El nombre de la persona que recibi el efectivo.
DESCRIPCION: Concepto del gasto
APROBADO POR: La persona que autoriz el desembolso.
MONTO: valor real del gasto
CODIGOS DE ANALISIS O CENTROS DE COSTOS
1.3.2. Una vez preparado este documento se somete a revisin del contador soportndose
con todos los comprobantes. El contador verifica y anota sus inciales como prueba
de la revisin de los datos, realizar el registro en el voucher interface.
1.3.3.
Posterior a la revisin el administrador (a) debe elaborar el cheque de rembolso de

caja chica, para la aprobacin del Gerente.,
Nota: este procedimiento solo aplica para caja chica. (punto 1.3.3)
Manual de Procedimientos Administrativos aplicados a Proyectos de Desarrollo de rea (PDA) y

Proyectos Especiales.
2. SECCION - II EMISION DE CHEQUES
2.1. NORMAS ESPECFICAS:

2.1.1.
Todo gasto o compra mayor del 10% del fondo de caja chica debe ser tramitado por
cheque.
2.1.2.
No se emitirn cheques para gastos o compras no presupuestadas y que

sido incluidas
en el flujo de efectivo
no hayan
del mes correspondiente, salvo en casos de
emergencias y cuenten con una replaneacion previamente aprobada.

2.1.3.
El desembolso de efectivo a travs de cheques se gestionar ante el rea Administrativa

con formato nombrado Requisicin de Cheque elaborado por el rea solicitante, para
su revisin y aprobacin soportada con:
contrato de trabajo segn sea el caso,
memorndums, rdenes de compras cuando sea de crdito, pro forma etc.

2.1.4.
El cheque debe ser emitido a nombre del proveedor del bien o servicio.
2.1.5.
No se emitirn cheques a favor de empleados, con excepcin de:

a).
Para Gastos de Viaje mensuales, de acuerdo a plan (cuenta 150).
b).
Adelanto para atender visitas o
eventos de reas Programticas y/o
patrocinadores, oficiales de programas. (cuenta 151).
2.1.6.
c).
Cuando al empleado no se le ha aperturado su cuenta de nmina con el banco.
d).
Cuando el empleado sea el custodio de caja chica.
No se emitir segundo cheque a favor de empleados que no hayan rendido cuenta de

cheque anterior.
2.1.7.
Los cheques debern presentar dos firmas:
Menores de C$ 120,000.00
Igual o mayor a C$ 120,001.00 solamente con dos firmas A
2.1.8.
firma A y B o pueden ser dos A
FIRMAS AUTORIZADAS:
Firmas de Nivel A:
Direccin Nacional, Gerencia de DTS, Gerencia Financiera,
Coordinadora Nacional de Efectividad Operativa de Programas y Proyectos, Coordinador
Regional del PDA, Coordinador de Proyectos de No Patrocinio y Gerente de PDA.
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APRUEBA REQUISAS
DE
PROGRAMAS Y ROY.
ESPECIALES
Coordinador de
Programa y Proyectos
Especiales
MONTO
FIRMA CHEQUES
APRUEBA
REQUISAS DE PDA
> 10% C. CHICA - C$

25.000
C$ 25,001.00 C$
35,000.00
AyB
Gerente de PDA,
A y B o A, A
Coordinador
Regional de
Programas (CRP)
C$ 35,001.00 C$
60,000.00
A y B A, A
CNEOPP
C$ 60,001.00 - C$
120,000.0
> 120,001.00
A y B A, A
Gerencia de DTS.
Coordinador de
Proyectos
Especiales y BIA
Gerencia de DTS
A y A*
Directora Nacional
Directora Nacional
Directora Nacional y Gerente de DTS o

Gerente Financiero
*Este nivel de autorizacin de firma se aplicara para firmas de contratos, resumen de cotizaciones,
actas de compra, rdenes de compra (cuando sean compras de crdito), replaneaciones y
convenios.
Nota: Firmas B en PDA del liderazgo comunitario solo podrn firmar cheques de gastos operativos.
En casos que la asociacin comunitaria no tenga personara jurdica, los pagos de alquiler de casa y
contrato del personal sern firmados por la Gerencia del DTS.
Firmas de Nivel B: Miembro del Comit Intercomunitario y un empleado del PDA en caso que
se trate de una nueva oficina de programas y proyectos.
Las firmas autorizadas debern revisar los soportes del cheque emitido, para garantizar la aplicacin
de las normas financieras y presupuestarias establecidas.
Calendarizacin de elaboracin y entrega de cheques: Se realizara de acuerdo al criterio de la
administracin del PDAs.
No elaborar cheques a finales de mes para evitar cantidades significativas de cheques flotantes.
Sern consideras excepciones pagos de servicios bsicos, INSS e INATEC.
2.1.10. Para realizar compras iguales o mayores de US$1,000.00 dlares, (para referencia en
moneda local referirse a la tasa de cambio aprobada del ao fiscal) se solicitaran tres
cotizaciones y deber completarse el resumen de cotizaciones y acta de compra donde
se tome la decisin.
2.1.11. Para compras menores de US$1,000.00 dlares se solicitarn dos cotizaciones escritas,
pero no ser necesario hacer el resumen de cotizaciones ni acta de compra.
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2.1.12. No sern recibidas requisas de cheques mayores de C$60,000.00 crdobas que

requieren revisin y firma por la Gerencia de DTS, que no renan los requisitos
establecidos en el punto 2.1.14 de esta seccin.
2.1.13. No sern recibidas requisas de cheques mayores de C$120,000.00 crdobas que
requieren revisin y firma por la Direccin Nacional, que no renan los requisitos
establecidos en el punto 2.1.14 de esta seccin.
2.1.14. Para compras mayores de US$1000.00 dlares se deber conformar una comisin de
cotizacin y una comisin de compra la que deber de ser integrada por:
1 miembro del comit intercomunitario
1 miembro de grupo de inters y
El Gerente y el Administrador
Para compras menores a US$1000.00 dlares o su equivalente en crdobas no ser
necesario conformar comisiones, pero si es importante que se proceda con las
cotizaciones.
2.2. PROCEDIMIENTOS:
2.2.1 Antes de emitir un cheque, la unidad administrativa debe contar con el respaldo de una
solicitud escrita.
a. Cada proyecto solicitar por escrito, con las especificaciones tcnicas, a la Administracin,
la gestin de elaboracin de cheque de acuerdo a lo que est establecido en los planes y
presupuesto.
b. La requisicin de cheque ser completada por la unidad administrativa.
c. Cuando se efecten compras a ms de un proveedor simultneamente, cuyos montos sean
mayores al 10% del monto aprobado de caja chica y menores de US$1000.00 se deber
adjuntar carta explicativa indicando el porqu de la compra a ms de un oferente.
d. La requisicin de cheque se llenar as:
e. A nombre de: Nombre del beneficiario al cual debe emitirse el cheque.
f.
Fecha: Fecha en que se elabora. De acuerdo a requisa.
g. Cantidad de: Cantidad en nmeros y letras del valor por el cual debe emitirse el cheque.
Nota: En caso que los proveedores solo acepten cheques certificados, el PDA deber de
cubrir el pago de la misma actividad que pertenece la compra.
h. Nombre del solicitante: Firmas del solicitante y de la persona que aprueba la emisin o
desembolso
i.
Aprobado por: Nombre y firma de quien lo aprueba. (La persona que aprueba la
requisicin del cheque debe estar autorizada segn cuadro de autoridad y de acuerdo al
registro de firmas autorizadas.)
j.
Descripcin:
Concepto del gasto o erogacin de efectivo. Una breve descripcin
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del tipo de gasto y/o pago que se va a efectuar. Indicar si la compra o pago est haciendo
dentro del presupuesto aprobado para el mes o si corresponde a un anticipo y/o traslado
de fondos.
k. Cdigos de Anlisis o Centros de Costos: al cual pertenecen los gastos y/o pago de
servicios a efectuar, para registro de contabilidad.
2.2.2. A toda solicitud de requisicin de cheque debe adjuntarse la siguiente documentacin:

a. Formulario de anlisis cotizaciones junto con sus tres facturas pro forma (cuando aplique).
b. Acta de compra (cuando aplique)
.
c. En caso que el proveedor no tenga factura se deber anexar contrato. Estos contratos
podrn ser nicamente por concepto de: servicios profesionales, fabricacin de artculos,
productos perecederos, material vegetativo, compra e instalacin de equipos y maquinaria
especializada, transporte, impresin de documentos, diseo de documentos, construccin y
mejoramiento, manufacturacin, especies pecuarias, alimentacin (cuando no tenga factura)
y compras a ser recibidas en varias entregas.
d. El contrato deber especificar que el contratado est obligado a cumplir con el trabajo
convenido de acuerdo a la oferta econmica presentada y las especificaciones tcnicas
correspondientes. El PDA no asumir gastos no contemplados una vez firmado el contrato.
e. Los contratos, segn sus montos, sern firmados conforme lo indicado en la matriz de
aprobacin de requisas y cheques contenidas en este manual.
f.
El visto bueno del DTS, en todos documentos soportes adjuntos a la solicitud de

requisicin, debe ser por el Coordinador Regional cuando aplique (> C$ 25,000)
g. Administrador revisa los documentos soportes a la requisicin del cheque, asegurndose

que el gasto corresponda a un bien o servicio presupuestado y para adquirirse en el mes
correspondiente de acuerdo al flujo de efectivo.
h. La revisin de las sumatorias se evidencia con un check ( ) y las inciales de quien revis.
i.
Los cheques firmados se entregan la persona responsable de la custodia y entrega de los

mismos.
j.
Para la entrega del cheque se solicita una identificacin, anota la misma en el voucher, o
comprobante de cheque, solicita la firma en el mismo, y en libro de control de entrega de
cheques, que para tal fin se llevar bajo su custodia. Sern expeciones pagos de servicios
bsicos, INSS e INATEC realizados a travs de depsitos bancarios.
k. Si el cheque es por la adquisicin de un bien o servicio, se solicita como condicin para la

entrega del cheque, la factura original asegurndose que contenga la firma de quien recibi
los bienes o servicios en el PDA. La factura debe contener el sello de cancelado y la firma.
La factura no debe tener manchones, enmendaduras y borrones.
l.
Todos los cheques elaborados, as como los comprobantes de los cheques pagados que no
han sido entregados, se guardarn al final del da en un lugar seguro.
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2.2.3.
Una vez emitido el cheque se debe tener en cuenta lo siguiente:
a) Despus de entregado el cheque, todo comprobante de desembolso debe quedar archivado con
la respectiva factura, a ms tardar 3 das despus de emitido el cheque.
b) Las facturas, comprobantes, o recibos pagados deben tener en el frente, un sello que diga
"Pagado por el Proyecto: __________ con Cheque No._________." Se debe registrar el
nombre o firma de la persona que recibe el servicio y/o artculos.
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3. SECCION - III COMPRAS Y DESEMBOLSOS
OBJETIVOS:
Asegurar el abastecimiento Tcnico Material para el buen desarrollo de las operaciones del
PDA, con suministros y equipamiento de calidad y al ms bajo costo.
3.1 NORMAS ESPECFICAS:
3.1.1. El PDA al iniciar cada mes debe elaborar un plan de compras, el que debe estar autorizado
por el Gerente del PDA.
3.1.2.
Todas las compras de bienes y servicios sin excepcin deben ser tramitadas y revisadas
por el administrador (a) del PDA.
3.1.3.
Para el anlisis y decisin sobre las compras debe integrarse una comisin de compras, la
cual debe decidir sobre monto establecido.
3.1.4.
Toda compra de equipo de computacin (cuenta 811) ser realizada a travs de la Oficina
Nacional, la solicitud deber hacerse en la base de datos y autorizada por la Direccin
Nacional.
3.1.5.
Para compra de motocicletas (cuenta 811) se debe elaborar una justificacin donde se
deber incluir toda la informacin financiera necesaria y anexar copia del POA donde esta
planificado, esta ser aprobada por el Coordinador Nacional de PDAs, unza vez aprobado
se entregara copia a Servicios Generales de la Oficina Nacional para las gestiones de
compra.
3.1.6.
Todas las compras para el abastecimiento tcnico material (suministros de Oficina), debe
hacerse trimestralmente por la Administracin, estar autorizadas por el Gerente del PDA.
3.1.7.
El pago de toda compra se deber realizar contra entrega.
3.1.8.
El Administrador debe asegurar que el bien a recibir, rene la calidad y las especificaciones
tcnicas negociadas y aprobadas, de no ser as, debe cancelar el proceso de compra.
3.1.9.
En caso de alza de precio en productos sin previo aviso, luego de haber iniciado un
proceso de compra, se podr comprar al establecimiento comercial que ofreci el segundo
precio competitivo dentro del mismo proceso de cotizacin. Se deber anexar una
aclaracin como soporte del cambio en las cantidades a comprar. (Deber quedar evidencia
de la notificacin del proveedor sobre el alza de precio)
3.1.10. Todos los documentos de respaldo deben llevar la firma de las siguientes cuatro personas:
quien solicito la compra (requisa de cheque)
quien recibi los bienes (sello de RECIBIDO debe quedar en la factura)
quien verifico los clculos matemticos y precios (factura de compra: inciales de quien
revisa)
quien autoriza el pago (requisa y comprobante de cheque)
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3.2 PROCEDIMIENTOS:
1.
Requisas:
Sin enmendaduras ni manchones.

Requisa segn nivel de aprobacin (colocar nombre del firmante).
Fecha en correspondencia con todo el proceso de compra y fecha del Cheque.
Coherencia en la cantidad a pagar con: resumen de cotizacin, proforma, orden de compra,
y contrato (si lo tiene).
La factura y recibos oficiales de caja debe de tener numero de RUC del proveedor
seleccionado y numero de factura, nmero telefnico, direccin, pie de imprenta
Mencionar tipo de cambio en caso que el precio del producto cotizado sea en dlares.
2. Cheque:
Sin enmendaduras ni manchones.

Cantidad del cheque igual que requisa.
Sello de pagado nicamente al beneficiario,
3. Carta de Invitacin a Cotizar:

Esta debe de dirigirse a los establecimientos o proveedores a los que estn solicitando
cotizacin, y debe mencionar las especificaciones/descripciones/caractersticas y cantidades
del producto que el PDA est cotizando, el proveedor debe de indicar nombre, fecha y
firma de RECIBIDO. Esta debe contener una nota que diga: NO ACEPTAMOS
DOCUMENTOS CON ENMENDADURAS, MANCHONES Y BORRONES.
4. Resumen de Cotizacin:
Las aprobaciones dependern de los montos segn matriz de autorizacin vigente (ver cuadro).
Resumen
de
Cotizacin
Directora
Nacional
Gerente DTS
C$ 120,001.00 a +
VoBo por:
Gerente PDA
0<
C$120,000.00
Gerente PDA
Aprobado
por:
Directora
Nacional
Gerente DTS
Coord.
Efectividad
Operativa
0<
C$60,000.00
Gerente PDA
Coordinador
Regional de
PDA
0<
C$35,000.00
Gerente PDA
Gerente de PDA
Coord.
Efectividad
Operativa
Coord. Regional
de PDA.
Gerente de PDA
0 < C$25.000.00
Administrador
El resumen de cotizacin incluir SOLAMENTE las firmas segn montos expuestos en cuadro anexo.
NO debe de incluirse firma de la comisin de cotizacin PDA, puesto que las firmas de la comisin
del PDA irn incluidas en el acta de cotizacin (separado del resumen de cotizacin).
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Los resumen de cotizacin de deben de elaborar a partir de US$1000.00 dlares.
5. Acta de Cotizacin:
Solamente incluir Firmas de la Comisin de Cotizacin del PDA. (Este es un proceso a
nivel interno del PDA).
Firman 4 miembros como mximo de la comisin de cotizacin: Gerente PDA,
Administrador y 2 Comunitarios.
6. Orden de Compra:
Las aprobaciones dependern de los montos segn matriz de autorizacin vigente:
Aprobado
por:
Directora
Nacional
Monto:
C$ 120,001.00 a +
Gerente DTS
0 < C$120,000.00
Coord.
Efectividad
Operativa
Coordinador
Regional de
PDA
Gerente de
PDA
0 < C$60,000.00
0 < C$35,000.00
0 < C$25.000.00
Solamente deben de llevar una sola firma de aprobacin. Ninguna otra firma (segn tabla)
La orden de compra es un compromiso que se hace con el proveedor, por lo tanto se
elabora solamente cuando se trate de compras de crdito, y NO compras de contado.
Los documentos soportes deben ser documentos legales, facturas y proformas
membretadas, recibos, contratos firmados.
Fecha debe de estar en correspondencia con todo el proceso de compra y fecha del CK.
Precios deben de ir iguales segn proforma, contrato y resumen de cotizacin.
Concordancia en las especificaciones de los bienes o servicios a adquirir.
7. Acta de Compra:
Solamente deben incluir Firmas de la Comisin de Compra del PDA.
La Comisin de Compra debe de tener 4 miembros como mximo (Gerente,
Administrador, 2 Comunitarios).
Fecha en correspondencia con todo el proceso de compra y fecha del CK.
Justificacin de la compra.
Razones de la decisin.
Firmas de la Comisin de Compra. Los firmantes de la comisin de compras debern estar
registrados en una hoja.
8.
Cotizaciones:
Para compras con fondo aprobado de caja chica no se requiere cotizacin
Para compras efectuadas que superan el 10% del fondo autorizado de caja chica hasta <
U$ 400.00 se debe presentar una cotizacin escrita.
Para compra de U$ 401.00 a US$999.00 se presentaran 2 cotizaciones escritas.
Para realizar compras iguales o mayores de U$1,000.00 se solicitarn 3 cotizaciones
escritas, elaborar actas y resumen.
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La descripcin y cantidades del producto debe coincidir en todas las cotizaciones.

En proforma debe de aparecer direccin, telfono del lugar del proveedor.
Nombre de la persona que representa legalmente el establecimiento.
Incluir # de RUC que aparece en la proforma.
CK debe ser elaborado a nombre del propietario, representante legal o la razn social del
negocio. De no ser as, el/la propietario/a legal debe elaborar una carta autorizando que el
PDA elabore CK a nombre de la persona que ella indique.
Fecha de la proforma debe concordar con el perodo de proceso de compra y la fecha
contenida en el formato del cheque.
Cotizaciones por servicios varios (construccin, transporte, capacitacin etc. Se debe
anexar fotocopia de cdula del proveedor del servicio.)
Toda compra debe ir soportadas con una copia de la portada de aprobacin de perfil y
copia de la matriz de detalle de presupuesto aprobada.
Las cotizaciones remitidas va electrnica deben contener el correo y evidencia de acuse de
recibo.
Debe de estar considerado dentro del presupuesto y planificado.
Cuando se hacen cotizaciones y los precios estn ms bajos o ms altos de lo planificado,
se puede comprar ms o menos segn presupuesto, se debe de explicar en la carta
gerencial bien claro.
Las Cotizaciones solicitadas deben hacerse por escrito con la siguiente Informacin:
Cantidad requerida
Unidad de medida o presentacin
Descripcin tcnica del bien
Fecha mxima para la presentacin de la oferta
Trminos de pago
Que tengan sello y firma del proveedor. En el caso de de compras a proveedores
locales no se requiere que impriman sello.
DOCUMENTOS SOPORTES QUE DEBE CONTENER UN CK: etc.
Cartula de perfil de productos aprobado

TDRs (construcciones, consultora, capacitaciones, campaas, reproducciones, publicidad)
Carta de invitacin a cotizar
Resumen de cotizaciones
Cotizaciones
Acta de compra
Orden de compra (Solamente en caso de compras de crdito)
Factura original
Copia de cdula RUC del establecimiento seleccionado y/o proveedor si se comprueba que la
factura no tiene pie de imprenta y no est membretada. Si la factura cumple con los requisitos
de pies de imprenta no es necesario agregar copia de la cdula RUC.
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Nota del especialista aprobando que existen condiciones para hacer efectiva la adquisicin del
bien o la compra.
Contrato en caso de no contar con factura o si es un servicio.
Copia de convenio de cooperacin con las comunidades estableciendo los compromisos de
ambas partes (cuando se requiere). Ej: Escuelas.
Lista de participantes si es requerido
Actas de entrega de bienes varios a los grupos atendidos, en caso que fuese necesario
NO se aceptarn documentos con manchones, enmendaduras y borrones.

3.2.2 MANEJO DE KARDEX
OBJETIVO:
Garantizar control de entradas y salidas de suministros de oficina en PDA y Proyectos Especiales
NORMAS ESPECFICAS:
3.2.1.
Corresponde la Administracin llevar un control riguroso del inventario de suministros

y del plan de compras a fin de iniciar a tiempo el proceso de compra, de acuerdo a los
mximos y mnimos.
3.2.2.
Los primeros das de cada mes, el responsable de suministros verifica que las existencias
llegan al lmite mnimo, o no hay suficiente existencia para cubrir los pedidos de cada rea.
c). El Kardex es un control de existencias de materiales y bienes de oficina, donde se
registran las entradas y salidas de cada producto y garantiza mantener informacin
actualizada sobre el saldo de inventario.
d). De acuerdo al saldo de inventario el responsable de Kardek debe gestionar la compra
del material garantizando existencia para cubrir las necesidades de todas las reas de la
oficina.
e). Si los bienes comprados y recibidos corresponden a suministros todos ellos,
independientemente de su volumen, deben ser recibidos y anotados en el formulario
Reporte de Recepcin.
f). Si los materiales sern utilizados en una sola actividad se debe de entregar al tcnico
con acta de entrega.
g). Si la compra cubre un trimestre o ms tiempo deber de elaborar kardek de materiales
de capacitacin independiente del kardek de materiales de oficina y entregarse al
tcnico de acuerdo a solicitud realizada.
h). Si se compran materiales para capacitacin bajo la cuenta de gastos 815 y las cantidades
son significativas se deber manejar un kardex por separado.
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3.2.3.
3.2.4.
3.2.5.
Corresponde la Administracin llevar un control riguroso del inventario de suministros

y del plan de compras a fin de iniciar a tiempo el proceso de compra, de acuerdo a los
mximos y mnimos.
El kardex podr ser manejado electrnicamente por artculo. Sin embargo siempre debern
llenarse las requisiciones de suministro y archivarse copia de las facturas de compra de
materiales.
Los primeros das de cada mes, el Responsable de suministros verifica que las existencias
llegan al lmite mnimo, o no hay suficiente existencia para cubrir los pedidos de cada rea.
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4. SECCION - IV REPLANEACIONES
OBJETIVO:
Brindar elementos para el control del presupuesto de Programas y Proyectos Especiales,
garantizando un buen uso de los recursos sobrantes y sin ejecutar, manteniendo as los niveles
aceptables de ejecucin.
NORMAS ESPECFICAS
PROCEDIMIENTOS PARA LAS REPLANEACIONES
Las actividades planificadas en el POA, debern ser ejecutadas en su totalidad. La replaneacin ser
elaborada, reconocidas y autorizadas solamente en casos de extrema y justificada razn. Para tal fin
se detallan a continuacin los aspectos e indicaciones que debern tomarse en cuenta.
4.1 Las replaneaciones solamente podrn ser por los motivos siguientes:
a. Sobrantes pequeos de actividades ejecutadas en el mes,
complementar otra actividad ya planificada.
NO DEBE DE CONFUNDIRSE LO QUE ES UN
ACTIVIDADES NO REALIZADAS.
que sumadas pudieran
SOBRANTE DE ACTIVIDADES, CON
b. Actividades planificadas que no podrn ser ejecutadas. Estas son aquellas actividades que
por motivos o problemas fuera del alcance del proyecto, no pueden ser ejecutadas o han
sido ya cubiertas por otras instituciones.
c. Cambios en el presupuesto por aumentos disminucin.
d. Cuando se tenga informacin de cambios en el presupuesto por las razones antes
expuestas, se podrn hacer replaneaciones de las actividades nuevas que se realizaran las
actividades que se recortaran, con un mes de anticipacin.
4.2.
Es permitido realizar una replaneacin por trimestre. Solamente en caso fortuito se podr
realizar una replaneacin antes del periodo establecido. Esta debe hacerse con el aval del
Direccin Nacional.
4.3.
Toda replaneacin debe hacerse un mes antes de ejecutar la actividad replaneada. En caso
de haber realizado gastos no planificados sin tener una replaneacion aprobada, al
presentar la replaneacin y esta no es aprobada, los involucrados debern asumir los
gastos.
4.4.
La replaneacin deber de ser consultada y aprobada por el Comit nter comunitario o

Asociacin de Desarrollo Comunitaria, mostrando como evidencia el nmero y fecha de
Acta y el punto en donde se discuti la replaneacin, el cual dar evidencia de que se
consulto con la comunidad
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4.5.
Para su validez, la replaneacin deber tener la firmad de revisado por finanzas de

proyectos y la aprobacin respectiva. Cuando este documento est debidamente firmado
se entregar una copia a Finanzas de Proyectos de la Oficina Nacional.
4.6.
No se aceptaran, ni aprobaran replaneaciones, si esta es para

empleados.
4.7.
Para facilitar las aprobaciones, los niveles de responsabilidad sern de acuerdo a la matriz
de autorizacin
incrementar salarios a
a. Del presupuesto operativo no debe replanearse para gastos administrativos, sin embargo
de sobrantes administrativos pueden replanearse para actividades operativas.
b. Toda replaneacin deber contener todos sus soportes adjuntos (perfiles, fotocopia de
acta donde se discuti, etc)
c. El acta de replaneacin debe contar con al menos 3 firmas del comit intercomunitario y
coordinador de rea programtica segn el caso.
d. Si el monto de las replaneaciones en el ao sobre pasan el 25% se deber reformular el
POA.
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5. SECCION - V CUENTA BANCARIA:

OBJETIVO:
Asesorar al personal de Programas y Proyectos Especiales del rea financiera en la gestin bancaria.
NORMAS ESPECFICAS:
A. Los fondos de programas y proyectos especiales deben manejarse utilizando una cuenta de
cheques, en moneda nacional con firmas mancomunadas y por ningn motivo debern
firmarse cheques en blanco.
B.
Si el proyecto tuviera que llevar dos cuentas bancarias una de cheques y otra de ahorro
con fines de rentabilizar los recursos que se encuentran depositados, debern llevar un
diario general por cada cuenta.
5.1 Aperturas de cuentas Bancaria

Para la apertura de cuentas bancarias se debe:
1. Elaborar un concept paper del Proyecto
2. Carta de solicitud de apertura de la cuenta
3. Para inclusin de firmas se requiere lo siguiente:
Cdula de identidad ampliada
Dos cartas de recomendacin
Nombres y apellidos
Estado Civil
Direccin Domiciliar
Telfono
Ingresos Mensuales (si no tiene un trabajo fijo puede hacer un estimado de sus ingresos)
Ocupacin
Cargo dentro de la estructura
La firma de las cartas y tarjetas del Banco debern hacerse con lapicero tinta negra. Los firmantes
deben asegurarse que la firma cada vez que se utilice sea igual a la firma registrada en las tarjetas.
Deber entregarse copia de cartas de gestiones bancarias de apertura de cuentas en contabilidad
de la Oficina Nacional.
5.2 Cambio de firmas en cuentas Bancarias
Procedimientos para cambio de firmas en cuentas bancarias de PDAs y PES:
5.2.1
Carta de solicitud de inclusin o anulacin de la firma con el visto bueno de su

Coordinador Regional
5.2.2 Nmero(s) y nombre(s) exacto(s) de la (s) cuenta(s) bancarias, segn aparecen en los
Registros del Banco
5.2.3 En el caso de inclusin de firma, adems de lo anterior mencionado se requiere lo
siguiente:
Cdula de identidad ampliada
Dos cartas de recomendacin
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Nombres y apellidos
Estado Civil
Direccin Domiciliar
Telfono
Ingresos Mensuales (si no tiene un trabajo fijo puede hacer un estimado de sus ingresos)
Ocupacin
Cargo dentro de la estructura
5.2.4 La firma de las cartas y tarjetas del Banco debern hacerse con lapicero tinta negra.
5.2.5 Deber entregarse copia de cartas de gestiones bancarias de apertura de cuentas en
contabilidad de la Oficina Nacional.
5.3 Cuenta de Depsitos Monetarios
5.3.1. Todos los PDAs que reciben asistencia financiera y tcnica con Visin Mundial Nicaragua
deben manejar una cuenta bancaria, con el propsito de realizar todos los pagos por medio
de cheques:
a) Apertura de la Cuenta, antes de abrir la cuenta bancaria debe tomarse en cuenta lo
siguiente:
La cuenta debe abrirse a nombre del PDA o el Proyecto Especial.
La cuenta debe ser con firmas mancomunada, es decir que al emitir cheques sea necesaria la
firma de dos personas, para su cobro.
a). Firmas Autorizadas, deben registrarse todas las firmas de las personas (Director Nacional,
Gerencia del DTS, Gerencia Financiera, Coordinadora de Efectividad Operativa,
Coordinar Regional de PDA, Gerente del PDA y firma de un lder comunitario).
5.3.2. Observaciones:
a). Solamente se podr registrar la firma de un miembro del personal en la cuenta bancaria en
la etapa inicial de diagnostico y diseo, donde aun no se ha elegido las comunidades que
conformaran el PDA.
b). Cuando el comit intercomunitario cambie de miembros (segn lo estipulen los estatutos),
deben cancelarse inmediatamente la firma del miembro saliente y registrarse la del miembro
que ingresa (en el caso que una de las firmas B sea de un lder comunitario).
c). El Gerente de PDA deber notificar y justificar la razn de la cancelacin de la firma B en
PDA.
d). Si el gerente es despedido o renuncia, debe cancelarse su firma inmediatamente. El
Coordinador Regional del PDA deber notificar y justificar la razn de la cancelacin de la
firma A en PDA.
e). El registro de la firma del nuevo gerente debe hacerse al momento de confirmarlo en el
cargo.
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f). Si el gerente es trasladado hacia otra sede debe cancelarse su firma en el PDA del cual est
siendo reubicado. La gestin de inclusin de firma en el nuevo PDA ser dirigida por el
Coordinador Regional.
g). La chequera debe permanecer en la oficina sede del PDA, en un lugar seguro y con llave,
bajo la responsabilidad del Administrador.
h). Cualquier otro ingreso o aportes de otras organizaciones si stas no requieren el uso de
cuentas bancarias especficas, deben depositarse en la cuenta corriente del PDA.
SECCION - VI ANTICIPOS A EMPLEADOS

6. ANTICIPO A EMPLEADOS
OBJETIVO:
Garantizar la aplicacin de las normas en los adelantos a empleados para gastos en gestiones de
trabajo.
6.1
NORMAS ESPECFICAS
6.1.1.
Los gastos de viaje cubrirn el transporte pblico urbano hacia Managua y/o a los
departamentos. As mismo el pago de transporte a nivel interno.
Los gastos de alimentacin para empleados del PDA, cubrir:

a). Desayuno cuando el viaje por motivos de trabajo (taller, capacitacin, evento especial,
reunin en la comunidad, gestin de firmas en Oficina Nacional, visitas de oficiales de
programas) desde la casa de habitacin comience antes de las 7:00 a.m., con valor mximo de
C$ 60.00 (sesenta crdobas netos). Esto debe estar debidamente autorizado por el superior
inmediato.
b). Almuerzo, siempre y cuando se haya salido al campo antes de las 10:00 a.m. y se regrese a
las 2:00 p.m., con un valor mximo de C$ 80 (Ochenta crdobas netos). Esto debe estar
debidamente autorizado por el superior inmediato.
c). Cena, cuando la gira de trabajo (taller, capacitacin, evento especial, reunin, visitas de
oficiales de programas, atencin de casos especiales de salud de nios patrocinados) haya
concluido o se extienda posterior a las 7:00 pm y debe ser aprobado por el jefe inmediato, con
un valor mximo de C$ 60.00 (sesenta crdobas netos).
d) Para la rendicin de cuenta debern presentar facturas y en caso de no obtener factura

membretada se deber llenar recibo de pago donde deber plasmarse el gasto real consumido
y la firma de la persona que recibi el pago, numero de cedula. Si les dan factura no hay
necesidad de presentar el recibo. Si se pasan del monto asignado favor poner en la factura el
tope establecido.
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e). Pago de hospedaje cuando sea necesario por el valor mximo de 35 dlares, soportado con
facturas membretadas o recibos donde describa la direccin, sello del hotel y nmero de
cdula de dueo.
f). Cada Gerente de PDA debe elaborar un cuadro donde se registre el costo real de pasaje y
alimentacin en cada una de las comunidades en donde desarrollan su trabajo los empleados.
Este cuadro debe ser aprobado por el Coordinador Regional de PDA.
g). Los adelantos de gastos de viajes sern otorgados al iniciar el mes y se entrega su
reporte de gastos al cierre del mes. El adelanto debe ser respaldado con el plan de viajes,
autorizado por el Gerente.
h).
Los adelantos de gastos de viajes de: Los miembros de la Unidad Administrativa y

personal de campo debern ser nicamente autorizados por el Gerente. (Entrega del
adelanto y reporte de gastos).
i).
Todas las rendiciones de cuentas deben ser enteradas dentro del mes contable en que se
realiza el adelanto.
j). La rendicin de cuentas de los adelantos de gastos de viaje ser soportada con recibos y
facturas los cuales deben ser adjuntados al reporte de gastos y el informe del mes.
k). Para gastos especficamente de transporte de los cuales no se puede obtener comprobante,
debern anotarse en el formato Gastos sin Comprobantes, describiendo cada uno de los
costos de transporte, en el recorrido de los diferentes lugares visitados.
l). Otros gastos de los cuales no se pueden obtener facturas o recibos se plasmarn en
formatos Comprobantes de Gastos, firma y nmero de cdula de quien otorg el
servicio.
l). A ningn empleado se le entregar fondos para gastos de viaje, si no ha presentado reporte
de gastos, del adelanto otorgado el mes anterior. Si el empleado no rinde cuenta dentro del
plazo establecido, se le aplicar multa de acuerdo a lo establecido en VMNIC en base al
monto del anticipo otorgado:
Multas por atrasos

Multas
despus de 5 das
despus de 10 das
despus de 15 das
% de anticipos
10%
25%
100%
o) Una vez autorizado el reporte de gastos con sus facturas correspondientes, el empleado
presenta estos documentos al Administrador, quien recepcionar los mismos para su
revisin y liquidacin del adelanto.
p). Si estos reportes no renen los requisitos mencionados, sern regresados al empleado
responsable del adelanto.
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q). Si el gasto excede el monto del adelanto, el empleado debe adjuntar una nota aclaratoria
del exceso autorizado, para su debido reembolso.
r). Cuando una persona tenga un Adelanto de gastos y sea nombrada por el PDA para asistir a
capacitaciones, eventos organizados por otras instituciones y/o Visin Mundial Nicaragua
debe liquidar el adelanto, previo a recibir uno nuevo.
6.1.2
6.1.3
6.1.4
Cuando se trate de adelantos para cubrir eventos y actividades de capacitacin u otros, el

cheque debe emitirse a nombre de la persona que fue nombrada para atender la logstica,
aunque sean varias las personas que asistirn a la actividad. Este adelanto debe ser sujeto a
rendicin de cuentas y deber presentarse en el formato de rendicin de cuentas con
todos sus documentos soporte (tambin se aplica la poltica de multa cuando se exceda de
la fecha establecida para rendicin de cuentas).
En caso de que la actividad o evento sea a finales del mes y cubrir parte del otro mes se
rendir hasta que termine.
Para gastos por atencin de logstica debern enterar 8 das hbiles despus de haber
concluido dicha actividad.
6.2 PROCEDIMIENTOS PARA ADELANTOS DE GASTOS DE VIAJE (Cuenta 150)

6.2.1. El punto de partida de un adelanto de gasto de viaje es el plan de gastos de viaje elaborado
y fechado por el empleado, el que debe adjuntarse a la requisicin de cheque. El plan debe
ser firmado por el jefe inmediato y la requisa por el Gerente.
6.2.2.
La rendicin de cuentas se hace mediante reporte de gastos el que debe ser autorizado
por el Gerente y debe contener:
Reporte de gastos de empleado

Recibos o facturas del gasto, adheridos y enumerados, sin manchones y a nombre del
proyecto.
Gastos efectuados sin comprobantes si es necesario
8.3.
PROCEDIMIENTOS PARA ADELANTOS DE GASTOS PARA COMPRAS (cuenta 151)
OBJETIVOS
Cubrir otros gastos que se incurren en gestiones de trabajo y compras de bienes y
servicios sobre los cuales no se dispone de informacin en cuanto a precios.
NORMAS ESPECFICAS
6.3.1.
En la rendicin de adelantos para compras varias de bienes y servicios cada factura

adjunta al reporte de gastos.
6.3.2.
Una vez autorizado el reporte con sus facturas correspondientes, el empleado presenta
estos documentos al Administrador, quien recepcionar los mismos para su revisin y
liquidacin del adelanto.
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6.3.3 Si estos reportes no renen los requisitos mencionados, sern regresados al empleado
responsable del adelanto.
6.3.4 Si el gasto excede el monto del adelanto, el empleado debe adjuntar una nota aclaratoria del
exceso autorizado, para su debido reembolso.
6.3.5 Cuando una persona tenga un Adelanto de gastos y sea nombrada por el PDA para asistir a
capacitaciones, eventos organizados por otras instituciones y/o Visin Mundial Nicaragua debe
liquidar el adelanto, previo a recibir uno nuevo. No se debe entregar un adelanto de gastos sin
haber rendido cuenta del adelanto anterior.
6.3.6 Cuando se trate de gastos de viaje para actividades de capacitacin u otros eventos, el cheque
debe emitirse a nombre de la persona que fue nombrada para asistir, aunque sean varias las
personas que asistirn a la actividad (siempre y cuando los gastos excedan la cantidad que puede
cubrirse con fondos de Caja Chica). Este adelanto debe ser sujeto de rendicin de gastos (detalle
de gastos realizados), despus de haber ejecutado el gasto. Adjuntando la lista de los participantes,
con sus respectivas firmas.
6.3.7 La rendicin de cuentas debe ser autorizado por el Gerente y debe contener:
Reporte de gastos de empleado
Recibos o facturas del gasto, adheridos y enumerados, sin manchones y a nombre del
proyecto.
Debe de presentarse a ms tardes 7 das hbiles despus de haber concluido el evento, o la
ultima compra.
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CAPITULO VII: INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS
7. INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS

OBJETIVO:
Asegurar una adecuada administracin y resguardo de los bienes de Programas y Proyectos
Especiales.
NORMAS ESPECFICAS
7.1 Activos Fijos:
7.1.1. Son todos los bienes muebles (computadoras, equipo de oficina, vehculos, etc.) o inmuebles
(edificios, terrenos, etc.) que forman parte del Capital del PDA, adquiridos por donacin o por
compra. Tienen al menos las siguientes caractersticas:
a). Todo el equipamiento o artculos correspondientes al activo fijo propiedad de PDAS (cuenta
811 y 812),(192 y 193) deben estar registrados en el formulario Inventario de Activos Fijos
el cual debe mantenerse al da y contener la siguiente informacin:
Cdigo de artculo
Descripcin del articulo (No. de modelo y serie)
Fecha de compra
Precio de compra en moneda local
Fecha de retiro (bajas)
Persona o Responsable de rea al que esta asignada.
b). Todo el inventario de activo fijo debe estar asignado a un rea y persona especifica.
7.2. Responsable de los Activos:
7.2.1.
Cada miembro del personal es responsable de la custodia de los activos asignados a su

cargo, para lo cual deber habilitrsele una tarjeta de responsabilidad para las
adquisiciones y bajas en las fechas en que ocurran. Toda asignacin de activo fijo debe
tener constancia por escrito de acuse de recibo, en formato Asignacin de Activo Fijo
o tarjeta de responsabilidad de asignacin de mobiliario y equipo. (VER ANEXOS)
7.2.2.
Todo movimiento ya sea por cambio entre reas, reposicin de equipo, desechos, etc.,
debe hacerse a travs del rea Administrativa.
7.2.3.
Es responsabilidad del rea Administrativa, informar por escrito inmediatamente de

toda asignacin, cambios o desechos en el activo fijo al rea de contabilidad.
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7.2.4.
Ningn activo fijo puede salir sin la debida autorizacin del Gerente de las oficinas de
PDAs o PES, son para uso exclusivo de las actividades del PDA: en la sede o en las
comunidades apoyadas.
7.3. Compra de Activos o Donaciones recibidas:

Todas las compras de activos pueden hacerse si estn aprobadas en la planificacin y presupuesto
anual. Despus de cada compra y/o donacin los activos deben registrarse en el Libro de
Inventarios y colocarle su nmero de inventario fsico. Deben informarse en el Informe Financiero
Mensual.
7.4. Bajas de Activos:
7.4.1 Cuando un activo est inservible o ya no existe fsicamente debe drsele de baja (darlo de baja
sin removerlo del inventario). Ello debe hacerse de la siguiente forma:
a).
El responsable de los activos avisa al gerente del PDA, para que este solicite el visto
bueno de la Gerencia del DTS, procedindose a levantar acta para registrar el motivo de
la baja del activo.
b).
La Gerencia del DTS analizar el motivo que origin la baja en caso de prdida o robo, y
junto con el gerente deben determinar si hubo irresponsabilidad de la persona encargada
de los activos. En el caso de que haya existido descuido, debe convenirse con el
colaborador que tena asignado el bien la forma de reposicin del activo.
c).
Debe elaborarse un documento de compromiso para la reposicin, entre el responsable y

la Gerencia del PDA. El documento debe indicar el motivo que origin su elaboracin, la
forma en que se repondr el activo y las firmas del responsable de los activos y el
Gerente.
d).
Cuando un activo sea dado de baja por deterioro o para ser donado, no debe salir de las
instalaciones del PDA hasta que se tenga la autorizacin de baja del Director Nacional.
e).
En caso de solicitudes para dar de baja motocicletas favor referirse al manual de uso de
motocicletas.
7.5 Uso del libro de inventario:

En ste se debe registrar todos los activos adquiridos por el PDA o Programa, clasificados en las
cuentas 811 y 812, debe cuidarse la cuadratura entre el registro de Inventario y los saldos de estas
cuentas en el Reporte Financiero semestral; al cierre de ao fiscal debe realizarse cualquier ajuste si
fuese necesario para que cuadre el Inventario con el reporte financiero de Septiembre en cada una
de las cuentas (811 y 812) con debidas justificaciones.
Al cierre de ao deber presentarse en Finanzas de Proyectos una copia del inventario histrico,
totalizado por cada AF.
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7.6 Codificacin de Inventario:
Una vez que se levanta el listado de activos adquiridos, deber darse a cada uno una codificacin
que ser definida por cada proyecto, de manera consecutiva y es la codificacin que debe marcarse
en cada bien de manera que pueda ser fcilmente identificado. Cdigo asignado a un activo es nico
y no reutilizable a otras compras de bienes.
Ejemplo de codificacin de una computadora: C-001-10 (C de computadora, 001 el nmero
asignado y 10 el ao fiscal), para mobiliario F-010-10 (F de fijo, 010 numero asignado y 10 ao
fiscal), para moto V-012-10 (V de vehculo, 012 numero asignado y 10 ao fiscal)
Las compras realizadas a travs de las cuentas 810, 815 no deben de mezclarse con las cuentas 811
y 812, para dichas cuentas deber llevarse un inventario aparte.
7.7 Uso de tarjeta de asignacin:
Todos los miembros del personal que tengan activos asignados para su uso (calculadora,
engrapadora, perforadora, etc.), deben tener una tarjeta de responsabilidad en donde aparecen
todos los movimientos de activos a su cargo. La tarjeta debe permanecer en la sede del PDA y
revisarse contra los activos previo retiro de un empleado del PDA.
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VIII INDICE DE ANEXOS

I. CAJA CHICA
1. Comprobante Provisional de Gastos.
2. Sello Mltiple.
3. Arqueo de Caja Chica.
4. Comprobante de Gastos.
5. Resumen de Gastos de Caja Chica.
II. EMISIN DE CHEQUES
6. Requisicin de Cheque.
7. Sello Cancelado por el Proyecto.
III. COMPRAS Y DESEMBOLSOS
8. Sello de Recibido.
9. Resumen de Cotizaciones.
10. Acta de Compra.
11. Orden de Compra.
12. Requisicin de Suministros.
13. Tarjeta Control de Existencias.
IV. REPLANEACIN
14. Acta de Replaneacin de Fondos.
V. ANTICIPOS A EMPLEADOS
15. Adelanto de efectivo a empleados
16. Informe de Gastos del empleado
17. Gastos efectuados sin comprobantes
18. Comprobante de gastos de Alimentacin.
.
VI. INVENTARIOS DE ACTIVOS FIJOS
19. Inventario de Activos Fijos de cuentas 811 y 812.
20. Inventario de Activos Fijos de otras cuentas (opcional).
21. Tarjeta de asignacin de Mobiliario y Equipo.
VII. LEYENDAS PARA FORMATOS Y SELLOS DEL MANUAL ADMINISTRATIVO DE PDA
Anexos del manual

administrativo.xlsx
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ANEXO # 1
VISIN MUNDIAL
NICARAGUA
Comprobante Provisional de Caja Chica
COMPROBANTE DE CAJA CHICA
Proyecto/programa:_________________________
Preparado por:_________________________
Fecha:_________ / ________/________
Cdigos de Cuenta y Anlisis
Proveedor / Beneficiario:
Monto
Monto en letras:
Proyec
to #
Cdigo
de
Zona
Cuent
a
8xxx
Fuente
de
Financia
miento
Marco
Lgico
Sector
Programtico
Tipo de
costos
T0
T2
T4
T6
T7
T9
EXPLIQUE EL PROPSITO Y RAZN

REQUERIDOS:
Aprobado por:
Recibido por:
Nombre:__________________________
Nombre:________________________
Firma:_________________________
Firma:______________________
ANEXO # 2 Sello Mltiple.

Solicitado Por: ____________________
Recibido Por: _____________________
Aprobado Por: ____________________
Fecha: ___________________________
Descripcin: _________________________
________________________________
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ANEXO # 3 Arqueo de Caja Chica

PDA ____________
FONDO ASIGNADO A :
Fecha:
DENOMINACION
ARQUEO DE CAJA CHICA

C$:
EFECTIVO BILLETES
CANTIDAD C$
TOTAL C$
500
0.00
100
0.00
50
0.00
20
0.00
10
0.00
0.00
0.00
0.5
0.00
0.25
0.00
0.10
0.00
0.05
0.00
0.001
0.00
0.00
TOTAL BILLETES C$
DENOMINACION
EFECTIVO EN MONEDA
CANTIDAD
TOTAL
0.00
0.00
0.5
0.00
0.25
0.00
0.10
0.00
0.05
0.00
0.01
0.00
0.00
TOTAL MONEDAS C$
TOTAL EN EFECTIVO C$
0.00
TOTAL EN RECIBOS C$
0.00
TOTAL EN PROVISIONALES C$
GRAN TOTAL C$
0.00
OBSERVACIONES________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
FIRMA DE RESPONSABLE DE CAJA
FIRMA DE QUIEN REALIZO EL ARQUEO
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VISION MUNDIAL NICARAGUA
COMPROBANTES ENCONTRADOS Y REVISADOS
MES DE _____________________AF/
PDA ____________
Preparado por: _________________________
Fecha: _____________
Aprobado por: _______________________________
Fecha:____________________
Firmas
Fecha
Ref.#
Concepto
Monto C$
Aprob
TOTAL
Recibido
Entreg
Sello de
Cancelado
0.00
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ANEXO # 04
VISIN MUNDIAL
NICARAGUA
COMPROBANTE DE CAJA
CHICA
Comprobante de Caja Chica
Proyecto/programa:________________________
Preparado por:___________________________
Fecha:_________ / ________/________
Proveedor / Beneficiario:
Mont
o
Proyecto
#
Cdigo
de Zona
Fuente de
Marco
Cuenta
Financiamient Lgic
8xxx
o
o
T0
Monto en letras:
T2
T4
T6
Sector
Programatic
o
Tipo
de
costo
s
T7
T9
EXPLIQUE EL PROPSITO
Y RAZN REQUERIDOS:
Solicitado por:
Recibido por:
Aprobado por:
Nombre:__________________ Nombre:_________________
Nombre:_________________
Firma:__________________ Firma:___________________
Firma:___________________
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ANEXO # 05 RESUMEN DE
CAJA CHICA
Fecha de preparacin:__________________
Revisado por: _______________________
Pagado a
Referencia
Monto
Proyecto #
Cdigo
Tipo
Cuenta
Fuente de
Marco
Sector
de
de
8xxx Financiamiento Lgico Programatico
Zona
costos
T0
T2
T4
T6
T7
T9
TOTAL:
Monto en letra:___________________________
___________________
Aprobado por:
Fecha
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ANEXO # 06
VISIN MUNDIAL NICARAGUA

REQUISICIN DE CHEQUE
NOMBRE Y NUMERO DE PROGRAMA
Elaborar pago a nombre de:________________________________________________________________
Monto en letra:__________________________________________________________________________
Aprobado por:_____________________________Fecha de Aprobado:__________________

Cdigos de Anlisis
Descripcin
Monto
Proyecto
#
Cdigo
de Zona
Cuenta de
gastos
8XX
Fuente de
Financiamiento
Marco
Lgico
Sector
Programatico
Tipo
de
costos
T0
T2
T4
T6
T7
T9
Total de la requisa
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ANEXO # 07
SELLO CANCELADO POR EL PROYECTO
CANCELADO
Con cheque No.: ____________________
Para todos los documentos soportes
ANEXO # 08
SELLO DE RECIBIDO
PDA: _________________________
Ck. No.: _________________________
Recibido Por: ____________________
Fecha: __________________________
Para factura o contratos unicamente
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ANEXO # 9
RESUMEN DE COTIZACIONES
CANTIDAD DESCRIPCION DEL ARTICULO
PRECIO COTIZADO POR EL PROVEEDOR

PROVEEDOR
P. U
SUB-TOTAL
IVA 15%
TOTAL
APROBADO POR:
FECHA:
_________
Total
PROVEEDOR
P. U
Total
OBSERVACIONES
PROVEEDOR
P. U
Total
0
Vo. Bo.
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ANEXO # 10
ACTA DE COMPRA
Nos hemos reunido la comisin de compras de la oficina, seores: _____________________, a fin
de decidir la compra de________________________, para ________________, para ello se tienen 3
cotizaciones de: __________________________________, _________________________________
y _________________________________,si analizamos las cotizaciones nos damos cuenta que el
mejor
precio
es__________________.,
______________La competencia, ofrece etc.
adems
que_____________________,
ofrece
Despus de las explicaciones expuestas, esta
COMISION DE COMPRAS, decide que se compren dicho articulo se compre.

(Lugar y fecha).
FIRMAS:
Gerente
Administrador
_______________________
Miembro Comisin de compras
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ANEXO # 11
ORDEN DE COMPRA
No. _____________
Fecha : __________
AVISO AL VENDEDOR:
NOMBRE DEL PROVEEDOR
Marcar todas las facturas, paquetes, etc. con

Orden de Compra No. Arriba indicado. Este
nmero debe aparecer en todas las facturas.
Favor suministrarnos los siguientes artculos

CANTIDAD
ORDENADA
DESCRIPCION
Preparado por :
Fecha:
Aprobado Por :
Fecha :
SEOR PROVEEDOR :
Favor adjuntar esta orden de compra
a la factura para poder cancelarle. NO ACEPTAMOS
PRECIO
SUB-TOTAL
15%
TOTAL
Cuenta No. Artculos
Recibidos
TOTAL
Fecha
Firma y Sello
del Proveedor
FACTURAS CON ENMENDADURAS, MANCHONES Y

BORRONES.
Pgina 38 de 51

ANEXO # 12
PDA:_________
REQUISICIN DE SUMINISTROS
Le ruego entregar a _________________________________ lo siguiente:

CANTIDAD
DESCRIPCIN
Estos suministros se destinaran para:

________________________________________________________
Entreg _________________ Recib Conforme____________________
Aprobado
Pgina 39 de 51

ANEXO # 13

PDA:_________
TARJETA CONTROL DE EXISTENCIAS
Articulo:_______________________________
FECHA
REFERENCIA
UNIDADES FISICAS
ENTRADAS
SALIDAS
EXISTENCIAS
TOTALES
REVISADO POR: ____________________
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ANEXO # 14
ACTA DE REPLANEACIN DE FONDOS
ACTA DE REPLANEACION No.

Nosotros, __________________ , Gerente del Programa de Desarrollo de rea
______________, y los seores: __________________, __________, _______________a,
representantes comunitarios, nos reunimos en las oficinas del Programa , ubicado en el municipio
de ____________________, el da ___________ de __________ del ao _____, segn acta N0.
_______, para discutir la replaneacin de los siguientes fondos.
1 - ACTIVIDADES SOBRANTES:
Actividades
Nmeros de
proyecto
T2
T4
T6
T7
Subtotal Operativo
Monto U$
0.00
Subtotal Administrativo
0.00
Total de _________________
0.00
Subtotal Operativo
0.00
Subtotal Administrativo
0.00
Total de _________________
0.00
TOTAL DE SOBRANTES A REPLANEAR

2 - ACTIVIDADES NO EJECUTADAS: $
0.00
Actividades
Nmeros de
proyecto
T2
T4
T6
T7
Firma
del
Area
Monto U$
Firma
del
Area
Sub total Operativo
Sub total administrativo
Sub total Operativo
Pgina 41 de 51

Total de Actividades no Ejecutadas

Total de Sobrantes
Total a replanear
3. TODO ESTE MONTO SER INVERTIDO EN:

Nmeros
de
proyecto
Actividades
T7
Monto
U$
Sub total Operativo
0.00
0.00
Total de
0.00
T2
T4
T6
Sub total Operativo

TOTAL OPERATIVO
TOTAL ADMINISTRATIVO
GRAN TOTAL A REPLANEAR
Representantes comunitarios
Gerente PDA
Solicitamos aprobacin a:
Asesor de finanzas de proyecto
Coordinador Regional de PDAs
Revisado
VoBo.
Lic. Claudia Patricia Lopez
Lic. Maria Isabel Lopez
Coord. Nac. de Efectividad operativa
Gerente del DTS
VoBo.
Autorizado
Lic. Maria Haydee Pereira Reyes

Director de VMNIC
Aprobado
Pgina 42 de 51

ANEXO 15
ADELANTO EN EFECTIVO PARA VIAJE
INFORMACIN DEL EMPLEADO
Nombre/Beneficiario:
Propsito del viaje:____________________
Cdigo de empleado
Puesto:
Fechas
de viaje
Descripcin del gasto
Monto
Proye
cto #
Cdigo de
Zona
Cuent
a
8xxx
Fuente de
Financiami
ento
Marco
Lgico
Sector
Programatico
T0
T2
T4
T6
T7
Total de Monto solicitado

Monto en letras:
Solicitado por
Aprobado por:
Fecha_____________
Fecha_____________
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ANEXO # 16
INFORME DE GASTOS DEL EMPLEADO
Propsito del viaje:________________________________
Fecha
Descripcin
Ref
Monto
Cdi
go de
Proyect Zona
o#
T0
Cuen
ta
8xxx
Fuente de
Financiamie
nto
T2
T4
Marc
Sector
o
Programat
Lgic
ico
o
T6
T7
TOTAL
Menos adelanto de viaje
Menos gastos pre pagados
MONTO NETO ADEUDADO A (DEL)
EMPLEADO
NOMBRE DEL EMPLEADO
FIRMA DEL
EMPLEADO
FECHA:_______
NMERO DEL EMPLEADO
APROBADO POR (Nombre y

Firma)
FECHA:______
Nota:
1) Todos los gastos de viaje debe de quedar dentro del mes contable
2) Todo adelantos de gastos para atencin a visitas o actividad especfica se deben de liquidar y en el trmino de
ocho das de concluido la actividad
3) Las columnas de Cdigo de Cuentas y Anlisis se pueden modificar para que correspondan con la
configuracin de T2 en Sunsystems
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ANEXO # 17

PDA:___________
GASTOS EFECTUADOS SIN OBTENER COMPROBANTES
Fecha
Descripcin del
gastos
Cdigo
Fuente de
Cuenta
de
Financiami
8xxx
Monto Proyecto Zona
ento
#
T0
TOTAL C$
T2
T4
Marco
Lgico
Sector
Programatico
Tipo de
costos
T6
T7
T9
0.00
Solicitado por
Revisado por:
Aprobado por:
Fecha
Fecha
Fecha
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ANEXO # 18

COMPROBANTE DE GASTOS DE ALIMENTACION
Fecha:______________________
Por:_____________
Recib de Visin Mundial la cantidad de:_______________________

________________________________________________________
________________________________________________________
En Concepto de: Almuerzo_________Cena_______ Desayuno______
Otros:____________________________________________________
En el lugar de:____________________________________________________
Realizando la actividad de:____________________________________________
Nombre del
empleado:___________________________Depto/Area:__________________
Recibi conforme_______________
Cedula # ________________________
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ANEXO # 19

Programa Proyecto:
INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS DE LAS CUENTAS 811 Y 812
AO FISCAL:
Fecha de
compra
Descripcin
del Artculo
Asignado a:
TOTAL
Precio
Total
Cdigo
Actual
Fecha
de
Retiro
N de
modelo y
serie
CK
Observacin
#
0.00
Elaborado
Por:
Revisado Por:
C de computadora,
F de fijo
Aprobado por
V de Vehculos
ANEXO: 20
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Programa Proyecto
INVENTARIO DE ACTIVOS CON OTRO TIPO DE CUENTA
AO FISCAL:
Fecha de
compra
rea
asignado
Descripcin del
Artculo
TOTAL
Precio
Total
N de modelo y
serie
CK
#
Ubicacin
Fsica
0.00
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ANEXO # 21
VISION MUNDIAL INTERNACIONAL

PDA:________________
TARJETA DE ASIGNACION DE MOBILIARIO Y EQUIPO
Nombre del Empleado:
Activo
Nmero
Descripcin
Area:
Fecha de MODELO/ # DE
Recibido
SERIE
Firma
Fecha de Ubicacin del

Devolucin
Activo
Entregado o
Transferido a:
Firma
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
1. Un empleado al momento de dejar de trabajar con Visin Mundial Nicaragua debe de entregar el mobiliario y equipo asignado
2. Si el empleado cambia de puesto y no ocupa el mismo mobiliario y equipo debe entregarlo
3. Si un empleado se retira y no entrega el equipo el Jefe del empleado es responsable de la reposicin del mobiliario y equipo faltante.
Firma del Jefe:______________
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ANEXO # 22
LEYENDAS PARA FORMATOS Y SELLOS DEL MANUAL ADMINISTRATIVO DE PDA

1 Nombre del
Comentario para colocar debajo del formato
formato
2 Comprobante
Aplica para gastos efectuados a travs de caja chica y reembolsos.
de gasto
El formato de comprobante de gasto ser utilizado para soportar gastos de caja
chica y reembolsos cuando no se obtenga factura. Deber indicar nombre y firma de
recibido; nombre y firma de la persona que entreg el efectivo. El comprobante de
gasto deber contar con la aprobacin del Gerente/Coordinador de Proyecto
Especial
Sello de
cancelado
Nota: En el caso de los comprobantes de egreso si no se cuenta con factura como

soporte de comprobante de egresos se recomienda firmar contrato compra- venta o
contrato por servicios (alimentacin/transporte/ traslado/facilitacin/alquiler etc.).
Aplica para comprobantes de egreso y pagos efectuados a travs de caja chica
El comprobante de egreso y todos sus documentos soportes debern contener sello
de cancelado y el nmero de cheque con el que fue pagado el servicio o adquisicin
de bienes, materiales y suministros.
Sello de
recibido
Comprobante
provisional de
gastos
En el caso las facturas y comprobante de gastos pagados a travs de caja chica se

recomienda colocar sello de cancelado al momento de reembolsar al solicitante.
Aplica para comprobantes de egreso
Toda factura y/o contrato por compra de bienes, materiales y suministros deber
contener el sello de recibido con el nombre del PDA, nmero de cheque, nombre de
quien recibi y fecha en que fueron recibidos. Esto permitir conocer a la unidad
administrativa si los materiales, suministros o el bien han sido recibidos de acuerdo a
las cantidades ordenadas.
Aplica para gastos a travs de caja chica
Este comprobante provisional de gastos ser utilizado para efectuar pagos o
adelanto de gasto a travs de caja chica pero que aun no se cuenta con factura.
Este comprobante deber ser debidamente aprobado por el Gerente del PDA /
Coordinador de Proyecto Especial.
Una vez que se obtenga la factura correspondiente, el solicitante deber presentarla
con todos los detalles contenidos en el sello mltiple al custodio de caja chica. El
custodio deber eliminar el comprobante provisional de gastos y sustituirlo por la
factura debidamente aprobada.
Nota: El comprobante provisional de gasto servir de soporte de gasto al custodio de
la caja chica en caso de arqueos sorpresivos.
Sello Mltiple
Aplica para gastos de caja chica

Toda factura de caja chica deber contener sello mltiple debidamente aprobado por
el Gerente de PDA/Coordinador de Proyecto Especial.
En este sello se indicar nombre de la persona que solicita, nombre de quien recibe,
firma de aprobacin, fecha y descripcin de gasto efectuado.
Nota: Formato de comprobante de gastos pagados a travs de caja chica no
requieren este sello pues ya contiene informacin sobre descripcin, fecha, firmas de
solicitado, entregado y aprobado.
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Nombre del
formato
Arqueo de
caja chica
Comentario para colocar debajo del formato

Aplica para fondos de caja chica
Una sana poltica de control interno en lo referente a la caja chica establece que al
menos una vez al mes y de manera sorpresiva se deben hacer arqueos, por el
administrador/contador del PDA y/o Proyecto Especial en lo referente a los fondos de
la Caja Chica. Este formato de arqueo ser til para comprobar la eficiencia y el
correcto uso que se est haciendo de este fondo, por parte de las personas
responsables.
Aplica para comprobantes de cheque
Recibo de
cherque
Resumen de
cotizacin
Acta de
compra
Orden de
compra
Comprobante de egreso, es un soporte que respalda el pago de una determinada

cantidad de efectivo por medio de un cheque. Se har uso cuando solo se cuenta
con contrato compra venta y/o servicios. Se deber garantizar llenar el nombre de la
persona que lo elabora, quien hace la solicitud y quien recibe el pago a travs de
cheque.
Aplica para comprobantes de cheque
Este es un proceso financiero estndar por el cual se invita a proveedores a empezar
un proceso de compra/venta, que conduce a una oferta de servicios y productos
especficos. El resumen de cotizacin debe contener descripcin del artculo,
cantidad, precio cotizado, monto total cotizado y nombre del oferente o casa
comercial. El objetivo de este anlisis comparativo es poder brindar elementos
suficientes al tomador de decisin en relacin a precio, calidad y disponibilidad.
Deber contar con debida aprobacin, segn matriz de autorizacin vigente.
Aplica para comprobante de cheque
Documento mediante el cual se evidencia por escrito la decisin de compra, cantidad
y precio. Solamente se debe incluir firmas de la comisin de compra del PDA.
Aplica para compras de crdito como soporte de comprobantes de cheque
La orden de compra es un documento que emite el comprador (PDA/Proyecto
Especial ) para solicitar productos al proveedor, indicando cantidad, detalle, precio,
fecha de emisin, condiciones de pago, aprobacin, nombre de la persona que
prepar la orden. Se deber garantizar que cada orden contenga su nmero
consecutivo correspondiente.
Requisicin de
suministros
Formato utilizado para control de entrega de suministros del PDA. Debe contener
lugar, fecha, persona que recibir los materiales, cantidad, descripcin, precio
unitario, valor, destino final del suministro, visto bueno unidad administrativa
inmediato, aprobacin por parte del gerente, nombre y firma de quien entrega y
nombre y firma de quien recibe.
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Manual de Procedimientos Administrativos y Financieros aplicados a Programa deNoviembre

Manual de Procedimientos Administrativos y Financieros aplicados a Programa de Desarrollo de

Manual de Procedimientos Administrativos y Financieros aplicados a Programa de Desarrollo de

1. SECCION - I - CAJA CHICA

La responsabilidad de caja chica estar delegada nicamente a la persona delegada

El monto de la CAJA CHICA del PDA ser de C$ 5,000.00 a un mximo de C$ 8,000.00

El fondo no podr usarse para prstamos personales o anticipos.

Los fondos de caja chica no se utilizaran para cambiar cheques.

1.1.6. No se reembolsarn comprobantes o soportes que contengan borrones, correcciones

Manual de Procedimientos Administrativos y Financieros aplicados a Programa de Desarrollo de

Manual de Procedimientos Administrativos y Financieros aplicados a Programa de Desarrollo de

El solicitante presentar al custodio del fondo, COMPROBANTE DE CAJA,

El custodio revisar el documento verificando si llena los requisitos establecidos

REEMBOLSO DEL FONDO DE CAJA CHICA

El encargado preparar el formato RESUMEN DE GASTOS DE CAJA CHICA,

PREPARADO POR: Se escribir el nombre de la persona que elabora el Resumen de

Posterior a la revisin el administrador (a) debe elaborar el cheque de rembolso de

Manual de Procedimientos Administrativos aplicados a Proyectos de Desarrollo de rea (PDA) y

2. SECCION - II EMISION DE CHEQUES

2.1. NORMAS ESPECFICAS:

No se emitirn cheques para gastos o compras no presupuestadas y que

del mes correspondiente, salvo en casos de

emergencias y cuenten con una replaneacion previamente aprobada.

El desembolso de efectivo a travs de cheques se gestionar ante el rea Administrativa

contrato de trabajo segn sea el caso,

memorndums, rdenes de compras cuando sea de crdito, pro forma etc.

No se emitirn cheques a favor de empleados, con excepcin de:

Para Gastos de Viaje mensuales, de acuerdo a plan (cuenta 150).

Adelanto para atender visitas o

eventos de reas Programticas y/o

patrocinadores, oficiales de programas. (cuenta 151).

Cuando al empleado no se le ha aperturado su cuenta de nmina con el banco.

Cuando el empleado sea el custodio de caja chica.

No se emitir segundo cheque a favor de empleados que no hayan rendido cuenta de

Los cheques debern presentar dos firmas:

Igual o mayor a C$ 120,001.00 solamente con dos firmas A

firma A y B o pueden ser dos A

Manual de Procedimientos Administrativos aplicados a Proyectos de Desarrollo de rea (PDA) y

> 10% C. CHICA - C$

Directora Nacional y Gerente de DTS o

Manual de Procedimientos Administrativos aplicados a Proyectos de Desarrollo de rea (PDA) y

2.1.12. No sern recibidas requisas de cheques mayores de C$60,000.00 crdobas que

Fecha: Fecha en que se elabora. De acuerdo a requisa.

Concepto del gasto o erogacin de efectivo. Una breve descripcin

Manual de Procedimientos Administrativos aplicados a Proyectos de Desarrollo de rea (PDA) y

2.2.2. A toda solicitud de requisicin de cheque debe adjuntarse la siguiente documentacin:

El visto bueno del DTS, en todos documentos soportes adjuntos a la solicitud de

g. Administrador revisa los documentos soportes a la requisicin del cheque, asegurndose

Los cheques firmados se entregan la persona responsable de la custodia y entrega de los

k. Si el cheque es por la adquisicin de un bien o servicio, se solicita como condicin para la

Manual de Procedimientos Administrativos aplicados a Proyectos de Desarrollo de rea (PDA) y

Una vez emitido el cheque se debe tener en cuenta lo siguiente:

Manual de Procedimientos Administrativos aplicados a Proyectos de Desarrollo de rea (PDA) y

3. SECCION - III COMPRAS Y DESEMBOLSOS

El pago de toda compra se deber realizar contra entrega.

quien solicito la compra (requisa de cheque)

quien recibi los bienes (sello de RECIBIDO debe quedar en la factura)

quien autoriza el pago (requisa y comprobante de cheque)

Manual de Procedimientos Administrativos aplicados a Proyectos de Desarrollo de rea (PDA) y

Sin enmendaduras ni manchones.

Sin enmendaduras ni manchones.

3. Carta de Invitacin a Cotizar:

Manual de Procedimientos Administrativos aplicados a Proyectos de Desarrollo de rea (PDA) y

Aprobado por:___________Fecha de Aprobado: