Mantenimiento institucional UV

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Manual de Procesos y
Procedimientos
Universidad
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MANTENIMIENTO INSTITUCIONAL
Octubre de 2005
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Oficina de Planeacin y
Desarrollo Institucional
-rea de Calidad y Mejoramiento-
Jefe de Seccin Mantenimiento y

Ejecucin de Obras
Aprobado por:
Jefe de Divisin de Administracin de

Bienes y Servicios
TABLA DE CONTENIDO
1.
OBJETIVO................................................................................................................ 2
2.
ALCANCE ................................................................................................................ 2
3.
DEFINICIONES........................................................................................................ 2
3.1. Contrato ................................................................................................................ 2
3.2. Emergencia........................................................................................................... 2
3.3. Mantenimiento ...................................................................................................... 2
3.4. Mantenimiento Correctivo ..................................................................................... 3
3.5. Mantenimiento Preventivo .................................................................................... 3
3.6. Mantenimiento Predictivo...................................................................................... 3
3.7. Reemplazar .......................................................................................................... 3
3.8. Reparar................................................................................................................. 3
4.
POLTICAS Y CONDICIONES GENERALES .......................................................... 4

4.1. ESQUEMA DE TRABAJO MANTENIMIENTO INSTITUCIONAL ......................... 4
5.
ETAPAS DEL PROCESO ...................................................................................... 10
6.
DIAGRAMA DE FLUJO GENERAL ........................................................................ 10
7.
PROCEDIMIENTOS............................................................................................... 11
7.1. Procedimiento de Ejecucin de Mantenimiento .................................................. 11
8.
REAS INVOLUCRADAS ...................................................................................... 20
9.
SEGURIDAD .......................................................................................................... 20
10. FORMATOS ........................................................................................................... 20

11. ANEXOS ................................................................................................................ 20
11.1. Formato de Solicitud de Mantenimiento .......................................................... 21
PERIODO DE PRUEBA
FAVOR DEVOLVER A LA OFICINA DE PLANEACIN Y DESARROLLO

INSTITUCIONAL - REA DE MEJORAMIENTO Y CALIDAD - UNA VEZ RECIBA LA
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1. OBJETIVO
Establecer y mantener los parmetros para el adecuado funcionamiento de los equipos,
edificios, zonas verdes y dems implementos que afectan la calidad en la prestacin de
los servicios de la Universidad.
2. ALCANCE
Involucra a todas las dependencias de la Universidad y aplica para todos los espacios,
equipos, edificios, muebles y enseres que afectan la calidad en la prestacin de los
servicios de la Universidad.
Comprende desde la Solicitud de Mantenimiento General de los espacios, equipos,
edificios, muebles y enseres y dems implementos que realizan las reas hasta la
conservacin del registro del mantenimiento realizado.
3. DEFINICIONES
3.1.
Contrato
Convencin jurdica manifestada en forma legal, por virtud de la cual uno o varios
subcontratistas prestan servicios de mantenimiento a los espacios, equipos, edificios,
muebles y enseres que afectan la calidad en la prestacin de los servicios de la
Universidad.
3.2.
Emergencia
Todo hecho fortuito que ocasiona riesgo inminente sobre los bienes y/o personas de la
Institucin, por lo cual debe drsele una solucin inmediata.
3.3.
Mantenimiento
Accin de reparar y mantener o conservar en buen estado los espacios, equipos,
edificios, muebles y enseres para su buen uso. Existen tres clases de mantenimiento,
mantenimiento correctivo, preventivo y predictivo. En la Universidad se cuenta con una
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Seccin de Mantenimiento y Ejecucin de Obras encargada de las labores de

reparacin, mantenimiento y conservacin de los bienes inmuebles de la Universidad
del Valle.
3.4.
Mantenimiento Correctivo
Accin necesaria tomada para corregir o reparar un equipo, un edificio, un bien o dems
implementos que hayan cesado su actividad por un dao o por deterioro.
3.5.
Mantenimiento Preventivo
Accin necesaria tomada para alargar la vida de un equipo, un edificio, un bien o dems
implementos y prevenir periodos de paralizacin de trabajo imprevistos. El propsito del
mantenimiento preventivo consiste en planificar los periodos de paralizacin de trabajo
en momentos especficos para inspeccionar y alistar los equipos y dems implementos,
as previniendo reparaciones de emergencia y teniendo disponibles los repuestos
necesarios.
3.6.
Mantenimiento Predictivo
Accin necesaria tomada para predecir los momentos en los cuales se le debe realizar
el mantenimiento y conservacin de los equipos, edificios, bienes y dems implementos
utilizados en la Universidad.
3.7.
Reemplazar
Retirar piezas o partes de un equipo, edificio, bien o dems por otra debido a su
deterioro o dao irreparable.
3.8.
Reparar
Arreglar las piezas o partes de un equipo, edificio, bien o dems debido a su dao.
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4. POLTICAS Y CONDICIONES GENERALES

4.1.
ESQUEMA DE TRABAJO MANTENIMIENTO INSTITUCIONAL
U N ID A D
A C A D M IC O
A D M IN IS T .
In
So
lic
it u
te
rv
en
M TT
O
TOTA .
L
to
r a
e
S o lic it u d d e
M
tt
M a n t e n im ie n t o o . V a
D iv is i n d e la
U n iv e r s id a d
en zonas
g e o g r f ic a s .
A D M IN IS T.
CENTRAL
eb
P e rso n a l e n c a rg a d o
d e l M t t o . c o r r e c t iv o y
p r e v e n t iv o
por
zonas.
P r o g r a m a c i n ,
c o n tro l y
v e e d u r a
d e l M tto . e n c a d a
zona.
D e c is i n
p ro v e e d o r
a c u e r d o a lis t a d o
p ro p o n e n te s
M tto .
PERIODO DE PRUEBA
del
de
de
de
P o lit ic a s c e n t r a le s
d e m a n t e n im ie n t o
A d m in in is t r a c i n
M t t o . c e n t r a liz a d o .
L is t a d o d e
P ro p o n e n te s .
T r m it e s
a d m in is t r a t iv o s .
E je c u c i n d e l
p r e s u p u e s t o t o t a l.

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La labor de Mantenimiento de las instalaciones de la Universidad se establece de

una forma descentralizada con un control central:
Divisin de la Universidad en zonas geogrficas.
Funcionarios con experiencia, encargados del mantenimiento preventivo y

correctivo.
Programacin, control y veedura del mantenimiento en cada zona.
Listado de proponentes de servicios para garantizar la homogeneidad en la

ejecucin del mantenimiento.
Los costos de mantenimiento de la infraestructura de suministros y evacuacin

referida a zonas comunes y de uso pblico, tales como red hidrulica, red elctrica, red
de alcantarillado (pluvial y sanitario), porteras vehiculares, sistemas vial interno, vas
peatonales, baos pblicos, cubiertas, fachadas, andenes, corredores, puntos fijos,
ascensores, plazoletas y parqueaderos sern asumidos por la Administracin Central
de la Universidad.
El costo de mantenimiento al interior de cada edificio ser financiada por la

Facultad o Dependencia respectiva con recursos de fondo especial o cofinanciado, con
recursos del fondo comn o por convenio.
Los daos de una zona que afecten otra, sern solucionados en conjunto por las
dos zonas involucradas.
Las emergencias que se presenten en las Sedes de San Fernando y Melndez

por fuera del horario laboral sern atendidas por el funcionario responsable encargado,
el cual se programar por turnos.
El personal asignado a cada zona (funcionarios encargados de la zona y

funcionarios de apoyo) se rotarn anualmente basado en los programas y proyectos
que se tenga.
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La verificacin de la realizacin de la poda de rboles del circuito interno ser

programada para que los Encargados de las Zonas de Melndez la lleven a cabo
por turnos.
Cada Encargado de Zona debe efectuar la gestin administrativa

operaciones que se desarrollen en su zona.
Semanalmente la Jefatura de la Seccin realizar reuniones de seguimiento y

control por zonas.
Una vez al mes el Jefe de la Seccin convocar a reunin general de todas las
zonas.
El encargado de la zona presentar los primeros 5 das de los meses de marzo,

junio, septiembre y diciembre un informe escrito de la gestin realizada durante el
trimestre
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de las

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4.1.1. Distribucin de Zonas Geogrficas
Z O N A E S P A C IO
301
313
314
315
316
2
317
318
320
A g o ra
F u n d a c i n
ZO N A
ZO NA ESPACIO
380
381
382
383
384
385
1
386
387
388
389
390
391
Lago
PERIODO DE PRUEBA
ZONA
4
ESPA C IO
331
332
333
334
335
336
338
340
341
343
344
345
347
348
349
350
351
353
354
355
356
357
358
360
361
lago
ESPACIO
San Fernando

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4.1.2. Diagrama General de Funcionamiento
USUARIOS / FACULTAD
Deteccin de Daos
por Supervisin
Solicitud de
Mtto por Daos
PROVEEDOR
Ejecucion del Mtto.
JEFATURA DE MTTO. Y
EJECUCIN DE OBRAS
Control de las
ordenes de trabajo
de cada zona
Recepcion de
Solicitudes de Mtto.
de Unidades de
acuerdo a la Zona
Verificacin de
la
disponibilidad
presupuestal
Ejecucin
de Mtto
FUNCIONARIOS DE MTTO
(Supervisor de Mtto por
Zonas)
Verificacion de la
ejecucion
Revisin Poltica
No
Institucional para
ejecucin del Mtto.
por Fondo Comn
DIVISIN
FINANCIERA
Realizacion del
proceso de pago
VER PROCESO
PROPUESTO POR
COMPRAS Y
FINANCIERO
Decision del
proveedor de
acuerdo a listado
de proveedores
contratados
S
Registro
Presupuestal
Elaboracin de la
Orden de Servicio
(Pedido al Proveedor)
Establecimiento o del
cumplido de la
ejecucin de Mtto.
Envo de documentos
para pago a la
Divisin Financiera
Elaboracion de
Orden de Trabajo
con especificaciones
(ppto)
Informe al solicitante
o al Jefe/Director de
Unidad Academica
Informe al Proveedor
de la ejecucion del
Mtto
Interventoria a la
ejecucion
Informe de
interventoria de la
ejecucion del Mtto
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4.1.3. Atencin de Emergencias Fuera del Horario Laboral

Ubicacin:
El funcionario encargado deber cumplir con los siguientes requisitos para su
ubicacin
Telfonos disponibles / Beeper / Celular
Radios 24 horas
Disponibilidad Inmediata
Condicin:
El funcionario que por fuerza mayor no pueda responder en el turno
asignado deber solicitar previamente el reemplazo a travs de la Jefatura
de la Seccin
Trmite:
La informacin de la emergencia se canalizar a travs del Jefe de la
Seccin o los Supervisores de la Seccin de Seguridad y Vigilancia.
El funcionario encargado de las emergencias presentar un informe mensual
de la gestin realizada.
La emergencia se atender estableciendo los procedimientos que se
requieran como es el caso de las entidades prestadoras de servicios (Emcali,
Gases de Occidente, Contratistas, etc.)
Cada Encargado de la Zona dispondr del listado contratista que presta el
servicio las 24 horas al da.
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5. ETAPAS DEL PROCESO

No Aplica
6. DIAGRAMA DE FLUJO GENERAL
Plan Anual de
M/To
Solicitud
Unidad
acadmica
SI
M/to
Coordinacin e
Interventora
M/To Zona
Tcnico
$
Solicitud
Coordinacin
Adm/tiva
Identificacin
de necesidades
Zona
Tcnico
PERIODO DE PRUEBA
$
Anlisis
Costos/Provee.
Sol. M/To Zona
Tcnico
Coordinacin e
Interventora
M/To Mayor
Seccin de
M/to y
Ejecucin de
Obras

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7. PROCEDIMIENTOS
7.1.
N ETAPA
Procedimiento para la Ejecucin de Mantenimientos
ETAPA
ACTIVIDAD
RESPONSABLE DE
LA ACTIVIDAD
Deteccin de A- Detectar necesidad

Supervisor de
necesidad de de mantenimiento por
Mantenimiento por
Mantenimiento supervisin. Pasar a
Zonas
Etapa 2
B- Informar a la
Dependencia
Coordinacin
Solicitante
Administrativa de su
Dependencia las
necesidades de
Mantenimiento
C- Realizar solicitud a la
Coordinador
Secretaria de la Seccin
Administrativo
de Mantenimiento y
Ejecucin de Obras
Anlisis de las A - Recepcionar y
Secretaria de la
Solicitudes radicar las Solicitudes
Seccin de
de Mantenimiento
Mantenimiento y
Ejecucin de Obras
B- Analizar y aprobar las Jefe de Seccin de
Solicitudes de
Mantenimiento y
Mantenimiento
Ejecucin de Obras
C- Entregar las
Jefe de Seccin de
solicitudes aprobadas al Mantenimiento y
Supervisor de
Ejecucin de Obras
Mantenimiento de la
Zona
PERIODO DE PRUEBA
INDICADOR DE
RESULTADO O
PUNTO DE
CONTROL DE LA
ACTIVIDAD
REGISTROS
Solicitudes de
Mantenimiento

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N
ETAPA
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Ejecucin de Obras
ACTIVIDAD

Bienes y Servicios
INDICADOR DE
RESULTADO O
RESPONSABLE DE
PUNTO DE
LA ACTIVIDAD
CONTROL DE
LA ACTIVIDAD
REGISTROS
Planeacin de la A- Analizar la Solicitud y decidir si

Supervisor de
Ejecucin
se puede ejecutar con personal
Mantenimiento por
propio o contratado y si se tienen
Zonas
los materiales o se requiere su
adquisicin
B- Diligenciar la solicitud de servicio
Supervisor de
con esta informacin
Mantenimiento por
Zonas
Ejecucin con A- Programar al personal que se
Supervisor de
personal propio requiere
Mantenimiento por
Zonas
B- Ejecutar el mantenimiento
Funcionario de
Mantenimiento
C- Realizar supervisin a la
Supervisor de
ejecucin
Mantenimiento por
Zonas
D- Elaborar informe de cumplido y
Supervisor de
entregar al Jefe de la Seccin de
Mantenimiento por
Mantenimiento y Ejecucin de
Zonas
Obras
Seleccin del A- Consultar base de datos o
Supervisor de
Contratista
listado de proveedores con
Mantenimiento por
cuando no se contratos
Zonas
ejecuta con B- Seleccionar el contratista idneo
Supervisor de
personal propio. para realizar el mantenimiento
Mantenimiento por
Zonas
C- Solicitar una cotizaciones del
Supervisor de
trabajo segn su costo aproximado Mantenimiento por
(Estatuto de Contrataciones.
Zonas
Resolucin No. 046 de Julio de
2004 CS)
D- Entregar cotizaciones a la
Proponente
Secretaria de la Seccin de
Obras
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N
ETAPA
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Ejecucin de Obras
ACTIVIDAD

Bienes y Servicios
INDICADOR DE
RESULTADO O
RESPONSABLE DE
PUNTO DE
LA ACTIVIDAD
CONTROL DE
LA ACTIVIDAD
REGISTROS
E- Radicar cotizacin en el archivo

correspondiente
Secretaria de
Seccin de
Mantenimiento y
Ejecucin de Obras
F- Entregar las cotizaciones al Jefe
Secretaria de
de la Seccin de Mantenimiento y
Seccin de
Ejecucin de Obras
Mantenimiento y
Ejecucin de Obras
G- Autorizar la ejecucin de tems Jefe de Seccin de
cotizados, determina tipo de orden
Mantenimiento y
de pedido (obra, servicio, compra, Ejecucin de Obras
otro), fondo utilizado para financiar
el trabajo y plizas requeridas
H- Entregar cotizacin con firma de
Tcnico
aprobacin al Tcnico de
Administrativo
Mantenimiento y registrar inicio de
trmites
Elaboracin y A- En el caso de financiacin por
Tcnico
Trmite de
Fondos Especiales informar a la
Administrativo
Certificados y Unidad Solicitante para la
Registros
elaboracin de Certificado de
Presupuestales Disponibilidad Presupuestal y
Registro Presupuestal
B- Elaborar y tramitar el Certificado Operador Unidad
de Disponibilidad Presupuestal y
Solicitante
Registro Presupuestal. (Ver
Procedimiento de Ejecucin del
Gasto)
C- Si es por el Fondo Comn o
Tcnico Seccin de
Fondo de Mantenimiento.
Mantenimiento y
Ejecucin de Obras
D- Elaborar certificado de
Tcnico Seccin de
disponibilidad presupuestal CDP a
Mantenimiento y
travs de interfinanzas, verificando Ejecucin de Obras
sumatoria en la cotizacin
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Ejecucin de Obras
ACTIVIDAD
E- Imprimir versin en PDF del

CDP en trmite, adjuntar copia de
la cotizacin y entregar
documentos al Jefe de Divisin.
F- Firmar CDP impreso y aprobar o
rechazar a travs de interfinanzas
el CDP correspondiente
G- Entregar al tcnico de
mantenimiento CDP impreso
firmado y cotizacin adjunta
H- Entregar a la Vicerrectora
Administrativa CDP firmado y
cotizacin adjunta.
I- Aprobar el Certificado de
Disponibilidad Presupuestal

Bienes y Servicios
INDICADOR DE
RESULTADO O
RESPONSABLE DE
PUNTO DE
LA ACTIVIDAD
CONTROL DE
LA ACTIVIDAD
REGISTROS
Tcnico Seccin de
Mantenimiento y
Ejecucin de Obras
Jefe de Divisin
Administracin de
Bienes y Servicios
Jefe de Divisin
Administracin de
Bienes y Servicios
Tcnico Seccin de
Mantenimiento y
Ejecucin de Obras
Vicerrector
Administrativo
J- Aprobar Certificado de
Disponibilidad en Interfinanzas
Coordinador
Administrativo de
Vicerrectora
Administrativa
K- Verificar peridicamente a travs Tcnico Seccin de
de interfinanzas, el estado de
Mantenimiento y
aprobacin del CDP.
Ejecucin de Obras
L- Entregar CDP impreso y
Secretaria de
cotizacin adjunta firmado por el
Vicerrectora
Vicerrector Administrativo.
Administrativa
M- Una vez aprobado el CDP en
Tcnico Seccin de
interfinanzas, determinar su
Mantenimiento y
nmero definitivo y elaborar el
Ejecucin de Obras
correspondiente a la cotizacin
original.
N- Aprobar en Interfinanzas el
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Jefe de Divisin de
Administracin de
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Ejecucin de Obras
ACTIVIDAD
O- Aprobar en Interfinanzas el
P- Aprobar en Interfinanzas el
Registro Presupuestal.
(Adjudicacin del contrato)
Q- Realizar Registro Presupuestal
en Finanzas

Bienes y Servicios
INDICADOR DE
RESULTADO O
RESPONSABLE DE
PUNTO DE
LA ACTIVIDAD
CONTROL DE
LA ACTIVIDAD
REGISTROS
Coordinador
Administrativo de
Vicerrectora
Administrativo
Vicerrector
Administrativo
Profesional Seccin
de Presupuesto
R- Realizar seguimiento a travs

Tcnico Seccin de
de interfinanzas del proceso de
Mantenimiento y
aprobacin del Registro
Ejecucin de Obras
Presupuestal, solicitar acelerar el
procedimiento cuando este se
detenga y suministrar documentos
solicitados por los funcionarios que
participan en el proceso de
aprobacin si fuera necesario.
Elaboracin y
Tramite de la
Orden
Contractual
A- Una vez aprobado el Registro

Presupuesal crea en el listado de
consecutivos la Orden contractual
asignndole un nmero disponible
B- Crear la carpeta correspondiente
a la nueva orden contractual y la
entrega con la documentacin
(cotizacin, registro presupuestal y
dems soportes) al auxiliar de
oficina.
C- Firmar constancia de recepcin
de documentos adjunta a la carpeta
Tcnico Seccin de
Mantenimiento y
Ejecucin de Obras
D- Elaborar la Orden Contractual

(Ver Procedimiento de Ejecucin
del Gasto)
Auxiliar de Oficina
de Seccin de
Mantenimiento y
Ejecucin de Obras
PERIODO DE PRUEBA
Tcnico Seccin de
Mantenimiento y
Ejecucin de Obras
Auxiliar de Oficina
Documento
Contractual

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Ejecucin de Obras
ACTIVIDAD
E- Elaborar Formato F-30 de la

Contralora, si la Orden
Corresponde a una Obra Pblica
F- Entregar la orden Contractual
elaborada (original y copia) al
tcnico de mantenimiento.
G- Firma constancia de recepcin

(casilla fin elaboracin de orden
Contractual)
H- Entregar orden Contractual al
Jefe de Seccin para firma y
asignacin de la obra a un
coordinador. Entregar orden
Contractual a Jefe de Divisin para
firma.
I- Entregar a Vicerrector
Administrativo para aprobacin de
Orden Contractual
J- Aprobar Orden Contractual

Bienes y Servicios
INDICADOR DE
RESULTADO O
RESPONSABLE DE
PUNTO DE
LA ACTIVIDAD
CONTROL DE
LA ACTIVIDAD
REGISTROS
Auxiliar de Oficina
de Seccin de
Mantenimiento y
Ejecucin de Obras
Auxiliar de Oficina
de Seccin de
Mantenimiento y
Ejecucin de Obras
Tcnico Seccin de
Mantenimiento y
Ejecucin de Obras
Tcnico Seccin de
Mantenimiento y
Ejecucin de Obras
Tcnico Seccin de
Mantenimiento y
Ejecucin de Obras
Vicerrector
Administrativo
K- Citar al contratista para legalizar Tcnico Seccin de
la Orden Contractual.
Mantenimiento y
Ejecucin de Obras
L- Firmar Orden Contractual
Proveedor
M- Recibir plizas en caso de
Tcnico Seccin de
requerirlas
Mantenimiento y
Ejecucin de Obras
N- Entregar plizas al Profesional Tcnico Seccin de
de Contrataciones
Mantenimiento y
Ejecucin de Obras
O- Revisar plizas y entregar
Profesional DABS
formato de aprobacin de plizas al
tcnico de la Seccin.
PERIODO DE PRUEBA
Revisin:
Formato de
Aprobacin de
Plizas

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Ejecucin de Obras
ACTIVIDAD

Bienes y Servicios
INDICADOR DE
RESULTADO O
RESPONSABLE DE
PUNTO DE
LA ACTIVIDAD
CONTROL DE
LA ACTIVIDAD
REGISTROS
P- Entregar a supervisor de zona

Tcnico Seccin de
seleccionado por el Jefe de
Mantenimiento y
Seccin la copia de la orden
Ejecucin de Obras
contractual para supervisar la obra.
Q- Firmar constancia de recepcin
Supervisor de
de documentos adjunta a la carpeta Mantenimiento por
Zonas
Inicio y
A- Elaborar acta de inicio
Supervisor de
Ejecucin del considerando fecha de comienzo
Mantenimiento por
Mantenimiento de la obra pactada con el
Zonas
contratista.
B- Ejecutar el mantenimiento
Proveedor
C- El da que termine la obra segn
plazo establecido en la orden
contractual, considerado a partir de
la fecha del acta de inicio, elaborar
acta de recibo final y anexo en el
que describe cada tem de la obra
sealando la cantidad ejecutada y
el valor total.
D - Segn el anexo del acta de
recibo final, solicitar al contratista la
factura correspondiente a la Orden
Contractual ejecutada.
E- Entregar factura, acta de inicio,
acta de recibo final y documento
anexo, al tcnico de la Seccin de
Obras. Para efectos de seguimiento
de las obras, presentar un informe
del estado de sus obras
semanalmente al Jefe de Seccin
F- Revisar las actas y factura
PERIODO DE PRUEBA
Supervisor de
Mantenimiento por
Zonas
Supervisor de
Mantenimiento por
Zonas
Supervisor de
Mantenimiento por
Zonas
Tcnico Seccin de
Mantenimiento y
Ejecucin de Obras

NORMA DEFINITIVA.
10/2002 Rev. 001
Nmero:
Procedimientos
Universidad
del Valle
Fecha de Emisin:
Elaborado por:
Aprobado por:
ETAPA
000
Pgina:
18 de 21
Octubre de 2005
N
ETAPA
Revisin:
Aprobado por:

Ejecucin de Obras
ACTIVIDAD

Bienes y Servicios
INDICADOR DE
RESULTADO O
RESPONSABLE DE
PUNTO DE
LA ACTIVIDAD
CONTROL DE
LA ACTIVIDAD
G- Firmar constancia de recepcin Tcnico Seccin de

de documentos adjunta a la carpeta Mantenimiento y
Ejecucin de Obras
H- Entregar orden contractual,
Tcnico Seccin de
factura, actas y dems soportes
Mantenimiento y
existentes al auxiliar de oficina para Ejecucin de Obras
elaborar Solicitud de Pago
I- Firmar constancia de recepcin
Auxiliar de Oficina
de Seccin de
Mantenimiento y
Ejecucin de Obras
Elaboracin y A- Elaborar Solicitud de Pago a
Auxiliar de Oficina
Trmite de
travs de interfinanzas o en formato
de Seccin de
Solicitudes de manual. Adjunta copia de los
Mantenimiento y
Pago
soportes requeridos para el pago y Ejecucin de Obras
formato de contralora
correspondiente.
REGISTROS
Solicitud de
Pago
B- Entregar al Jefe de Seccin y

Jefe de Divisin para firma
Auxiliar de Oficina
de Seccin de
Mantenimiento y
Ejecucin de Obras
C- Elaborar certificado de recepcin Auxiliar de Oficina
de documentos correspondiente a
de Seccin de
las ordenes contractuales que
Mantenimiento y
sern remitidas a la Vicerrectora
Ejecucin de Obras
Administrativa o a planeacin.
D - Entregar Solicitud de Pago a la Auxiliar de Oficina
Vicerrectora Administrativa o
de Seccin de
planeacin y archivar el certificado
Mantenimiento y
de recepcin de documentos
Ejecucin de Obras
sellado por esta dependencia.
E- Entregar al auxiliar de oficina la
Secretaria de
Solicitud de Pago firmada por el
Vicerrectora
Ordenador del Gasto.
Administrativa
PERIODO DE PRUEBA

NORMA DEFINITIVA.
10/2002 Rev. 001
Nmero:
Procedimientos
Universidad
del Valle
Fecha de Emisin:
Elaborado por:
Aprobado por:
ETAPA
000
Pgina:
19 de 21
Octubre de 2005
N
ETAPA
Revisin:
Aprobado por:

Ejecucin de Obras
ACTIVIDAD

Bienes y Servicios
INDICADOR DE
RESULTADO O
RESPONSABLE DE
PUNTO DE
LA ACTIVIDAD
CONTROL DE
LA ACTIVIDAD
REGISTROS
F- Elaborar certificado de recepcin Auxiliar de Oficina

de documentos para remitir la
de Seccin de
orden a presupuesto.
Mantenimiento y
Ejecucin de Obras
G- Fotocopiar la Solicitud de Pago Auxiliar de Oficina
y documentos adjuntos y entrega
de Seccin de
documentos a presupuesto.
Mantenimiento y
Ejecucin de Obras
H - Archivar certificado de
Auxiliar de Oficina
recepcin de documentos
de Seccin de
Mantenimiento y
Ejecucin de Obras
I Procedimiento de Pago
Divisin Financiera
J- Entregar al tcnico de
Tcnico Seccin de
mantenimiento la orden de gasto
Presupuesto
registrada por presupuesto.
K- Firma constancia de recepcin
Auxiliar de Oficina
de Seccin de
Mantenimiento y
Ejecucin de Obras
PERIODO DE PRUEBA

NORMA DEFINITIVA.
10/2002 Rev. 001
Nmero:
Procedimientos
Universidad
del Valle
Fecha de Emisin:
Revisin:
000
Pgina:
20 de 21
Octubre de 2005
Elaborado por:
Aprobado por:

Ejecucin de Obras
Aprobado por:

Bienes y Servicios
8. REAS INVOLUCRADAS
Todas las reas de la Universidad del Valle estn involucradas en la presente norma.
9. SEGURIDAD
Todo el personal de la Universidad del Valle tiene acceso a la consulta de la presente
norma.
10. FORMATOS
Solicitud de Mantenimiento
11. ANEXOS
PERIODO DE PRUEBA

NORMA DEFINITIVA.
10/2002 Rev. 001
Nmero:
Procedimientos
Universidad
del Valle
Fecha de Emisin:
000
Pgina:
21 de 21
Octubre de 2005
Elaborado por:
Aprobado por:
11.1.
Revisin:
Aprobado por:

Ejecucin de Obras

Bienes y Servicios
Formato de Solicitud de Mantenimiento

VICERRECTORA ADMINISTRATIVA
Divisin de Bienes y servicios
Seccin de Mantenimiento y Ejecucin de Obras
SOLICITUD DE MANTENIMIENTO
N __________
FECHA
MES
DIA
AO
DATOS DEL SOLICITANTE
Dependencia
Cdigo
Seccin
Cdigo
Divisin
Solicitante
Cdigo
Telf
Localizacin
Edificio
Servicio Solicitado
Cdigo
Piso
Espacio
Aprobado por
Coordinador de Mantenimiento
INFORMACIN DILIGENCIADA POR MANTENIMIENTO
No. Inventario
Equipo Reparado
Operario que ejecuta
Cd. Mtto
Fecha
Observaciones
Calificacin del Servicio

Solucin
Parcial
Tiempo de Respuesta
Calidad del Servicio
Atencin
Iniciacin
Hora
Visto Bueno
SI
Tipo de Solicitud
Atencin Inmediata
Atencin no Inmediata
Finalizacion
Tiempo Trabajo
Fecha
Hora
Hora
Minutos
Totales
Trabajo recibido a Satisfaccin
NO
1
1
2
2
3
3
4
4
5
5
PERIODO DE PRUEBA
Encargado Zona
Firma y Sello

NORMA DEFINITIVA.
10/2002 Rev. 001

Mantenimiento institucional UV

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Nmero:

Jefe de Seccin Mantenimiento y

Jefe de Divisin de Administracin de

POLTICAS Y CONDICIONES GENERALES .......................................................... 4

ETAPAS DEL PROCESO ...................................................................................... 10

DIAGRAMA DE FLUJO GENERAL ........................................................................ 10

REAS INVOLUCRADAS ...................................................................................... 20

10. FORMATOS ........................................................................................................... 20

FAVOR DEVOLVER A LA OFICINA DE PLANEACIN Y DESARROLLO

10/2002 Rev. 001

Jefe de Seccin Mantenimiento y

Jefe de Divisin de Administracin de

FAVOR DEVOLVER A LA OFICINA DE PLANEACIN Y DESARROLLO

10/2002 Rev. 001

Jefe de Seccin Mantenimiento y

Jefe de Divisin de Administracin de

Seccin de Mantenimiento y Ejecucin de Obras encargada de las labores de

FAVOR DEVOLVER A LA OFICINA DE PLANEACIN Y DESARROLLO

10/2002 Rev. 001

Jefe de Seccin Mantenimiento y

Jefe de Divisin de Administracin de

4. POLTICAS Y CONDICIONES GENERALES

ESQUEMA DE TRABAJO MANTENIMIENTO INSTITUCIONAL

FAVOR DEVOLVER A LA OFICINA DE PLANEACIN Y DESARROLLO

10/2002 Rev. 001

Jefe de Seccin Mantenimiento y

Jefe de Divisin de Administracin de

La labor de Mantenimiento de las instalaciones de la Universidad se establece de

Divisin de la Universidad en zonas geogrficas.

Funcionarios con experiencia, encargados del mantenimiento preventivo y

Programacin, control y veedura del mantenimiento en cada zona.

Listado de proponentes de servicios para garantizar la homogeneidad en la

Los costos de mantenimiento de la infraestructura de suministros y evacuacin

El costo de mantenimiento al interior de cada edificio ser financiada por la

Las emergencias que se presenten en las Sedes de San Fernando y Melndez

El personal asignado a cada zona (funcionarios encargados de la zona y

FAVOR DEVOLVER A LA OFICINA DE PLANEACIN Y DESARROLLO

10/2002 Rev. 001

Jefe de Seccin Mantenimiento y

Jefe de Divisin de Administracin de

La verificacin de la realizacin de la poda de rboles del circuito interno ser

Cada Encargado de Zona debe efectuar la gestin administrativa

Semanalmente la Jefatura de la Seccin realizar reuniones de seguimiento y

El encargado de la zona presentar los primeros 5 das de los meses de marzo,

FAVOR DEVOLVER A LA OFICINA DE PLANEACIN Y DESARROLLO

10/2002 Rev. 001

Jefe de Seccin Mantenimiento y

Jefe de Divisin de Administracin de

4.1.1. Distribucin de Zonas Geogrficas

FAVOR DEVOLVER A LA OFICINA DE PLANEACIN Y DESARROLLO

10/2002 Rev. 001

Jefe de Seccin Mantenimiento y

Jefe de Divisin de Administracin de

4.1.2. Diagrama General de Funcionamiento

Ejecucion del Mtto.

FAVOR DEVOLVER A LA OFICINA DE PLANEACIN Y DESARROLLO

10/2002 Rev. 001

Jefe de Seccin Mantenimiento y

Jefe de Divisin de Administracin de

4.1.3. Atencin de Emergencias Fuera del Horario Laboral

FAVOR DEVOLVER A LA OFICINA DE PLANEACIN Y DESARROLLO

10/2002 Rev. 001