Formato Procesos

FORMATO 1
IDENTIFICACIN DE NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DEL CLIENTE

8. SOLICITUD PARA LA COMPRA DE SUMINISTROS E INSUMOS HOSPITALARIOS ALMACN
IDENTIFICACIN DE PRODUCTOS
Propuesta para realizacin de adjudicacin

de compra de suministros
IDENTIFICACIN DEL CLIENTES (CI CE)
Listado de existencias y salidas de

suministros por mes
CLIENTES INTERNOS
Departamentos y servicios del

hospital
Buena elaboracin y presentacin del

listado de necesidades
Identificar y establecer
correctamente las necesidades y
prioridades del suministro, el servicio
y el hospital
Entrega oportuna de informacin
Pertinencia en la solicitud de
cotizaciones
Que sea oportuna las cotizaciones de

los proveedores.
Cumplimiento y congruencia en la
entrega de propuestas
Cuadros comparativos segn cotizaciones de

suministros
CLIENTES EXTERNOS
-
IDENTIFICACIN DE LAS NECESIDADES Y/O

EXPECTATIVAS DEL CLIENTE (CI CE)
Proveedores de bienes
24
FORMATO 2.1
FICHA TCNICA DEL INDICADOR
8.1.1 SOLICITUD PARA LA COMPRA DE SUMINISTROS E INSUMOS HOSPITALARIOS ALMACN
CDIGO DEL INDICADOR:
FECHA:
NOMBRE DEL INDICADOR

No DE RDENES DE COMPRA ELABORADAS
APROBADO POR:
OBJETIVO DEL INDICADOR
Optimizar el trmite de las rdenes de compra
ATRIBUTO DE CALIDAD
Grado de cumplimiento en el nmero de rdenes de compra elaboradas

en el perodo
TIPO DE INDICADOR
Eficiencia
N de OC hechas en el perodo
x 100
N de OC estndar para el perodo
FRMULA DEL INDICADOR

NIVEL DE REFERENCIA
FUENTE DE LOS DATOS
______________________________________________
Debe tender al 100%

NUMERADOR:
Registro de OC elaboradas
DENOMINADOR:
Nmero de OC estndar
QUIN DEBE MEDIR
Almacenista
CUNDO DEBE MEDIR
De acuerdo a la necesidad de gerenciar el indicador
FUENTES
Suministros
CONSIDERACIONES
Investigar causas, tomar correctivos y seguir evaluando
OBSERVACIONES
El nmero de veces que se revisan existencias es fundamental en la

determinacin del estndar, ya que en una revisin de existencias no
todos los insumos han llegado a su punto de reposicin
25
FORMATO 2.2
FECHA:

CALIFICACIN DE PROVEEDORES
APROBADO POR:
Evaluar a los proveedores y clasificarlos de manera que permita

descartar aquellos que generan retrasos y retrabajo
ATRIBUTO DE CALIDAD
Proveedores con buena calificacin (promedio obtenido por los

proveedores durante el perodo)
TIPO DE INDICADOR
Eficiencia
Efectividad en seleccin de proveedores
Co
__________________
n
NIVEL DE REFERENCIA
FUENTE DE LOS DATOS
Histrico y de acuerdo a la meta propuesta

NUMERADOR:
Co: Calificacin obtenida por el proveedor
DENOMINADOR:
n: Nmero de proveedores calificados
QUIN DEBE MEDIR
Almacenista
CUNDO DEBE MEDIR
Semestral o anual
FUENTES
Ficha de seguimiento al proveedor, Suministros
CONSIDERACIONES
Retroalimentar al proveedor sobre el resultado (repeticin de orden de

compra, devolucin por problemas de calidad y prdidas por entregas e
inoportunas)
OBSERVACIONES
En el clculo de este indicador se exige la elaboracin de un instrumento

de calificacin que permita evaluar objetivamente la calidad del servicio y
de los insumos suministrados por cada proveedor. Se debe definir la
calificacin mnima que debe obtener el proveedor para mantener las
relaciones comerciales
26
FORMATO 2.3
FECHA:

CUMPLIMIENTO DE PROVEEDORES INSCRITOS EN KARDEX
APROBADO POR:
Maximizar el cumplimiento del requisito de inscripcin en el Kardex de

proveedores
ATRIBUTO DE CALIDAD
Cumplimiento en el requisito de inscripcin de proveedores (Kardex)
TIPO DE INDICADOR
Eficiencia
No de Proveedores Cotizantes

NIVEL DE REFERENCIA
FUENTE DE LOS DATOS
______________________________________________
No de Proveedores que Cotizaron

100% o dentro del rango de aceptabilidad definido
NUMERADOR:
Nmero de proveedores Cotizantes que se encontraban inscritos durante
el perodo
DENOMINADOR:
Numero de proveedores que cotizaron durante el perodo
QUIN DEBE MEDIR
Almacenista
CUNDO DEBE MEDIR
Acorde con las fechas que se reciben cotizaciones
FUENTES
suministros, Kardex de proveedores
CONSIDERACIONES
Implementar controles en el proceso de inscripcin y calificacin de

proveedores
OBSERVACIONES
El nmero de proveedores cotizantes no debe exceder al nmero de

proveedores inscriptos (si se presenta, el control de inscripcin y
evaluacin previa del proveedor ha presentado fallas.
27
FORMATO 3
ESTNDAR DE PROCESO
HOSPITAL SAN
JUAN DE DIOS
DE YARUMAL
PROCESO
8.2 SOLICITUD PARA LA COMPRA DE
SUMINISTROS E INSUMOS HOSPITALARIOS
ALMACN
FLUJOGRAMA
QUIN
DEPENDENCIA O SERVICIO
ALMACN
PROCESO:
Almacenista
La compra
es por
solicitud de
dotacin NO
APROBADO POR
DNDE
CUNDO
POR QU
Guindose por el
cronograma de fechas
Para asegurar la
pactadas para las
disponibilidad de los
compras y/o la
suministros
necesidad del suministro
Ingresar al sistema
Tiene
cdigo en
el sistema NO
Cuando se presente la
Almacn necesidad de programar
las compras
CMO
SI
Recibir y clasificar los requerimientos

que necesitan la solicitud de compra
PGINA _1_ DE ___3__
FECHA DE ACTUALIZACIN
INICIO
Programar la compra
PAPAL N 001
Imprimir el listado de
existencias y salidas por mes
1
Para ordenar el trabajo

a realizar
Almacn Los das de lunes a

viernes
Almacenista,
auxiliar o
ayudante
almacn Cada vez que se reciban

los requerimientos
Almacenista,
auxiliar
Almacn Cada vez que se presente

esta necesidad
Ingresando el suministro Para poder elaborar la

y asignando un cdigo
solicitud de compra
Almacenista
Almacn Cada vez que se tengan

los suministros
registrados en el sistema
Atrabes del programa AS

de inventarios apretando
la opcin reportes y
luego consulta Kardex
Valorizado e imprimir
SI
Hacer creacin del

suministro en el sistema
Recibiendo los
requerimientos de los
diferentes servicios y
departamentos del
hospital
Ingresando el suministro
en el sistema
(suministro de
requisicin)
Ayudante de
almacn/ auxiliar
de almacn
28
Para dar un ingreso de

las necesidades en el
sistema
Para dejar por medio

escrito el movimiento
del suministro
relacionado con el
consumo
HOSPITAL SAN
JUAN DE DIOS DE
YARUMAL
PROCESO
SOLICITUD PARA LA COMPRA DE
SUMINISTROS E INSUMOS
HOSPITALARIOS ALMACN
FLUJOGRAMA
QUIN
DEPENDENCIA O SERVICIO PROCESO: PAPAL N 001

ALMACEN
APROBADO POR
DNDE
1
Cotizar insumos
Recibir cotizaciones
PGINA _2_ DE __3___
Almacenista
Almacn
Ayudante de
almacn/
auxiliar de
almacn
Almacenista
Almacn
Almacn
Elegir el tipo de
sugerencia
CUNDO
CMO
POR QU
Comunicndose con el
proveedor por fax o
telefnicamente, para que
cotice el suministro
(Kardex de proveedores)
Recibiendo las
cotizaciones de los
diferentes proveedores
Para obtener de los

las diferentes ofertas
en precios, calidad y
tiempo de pago
Para comparar las
ofertas de acuerdo al
precio, calidad y tiempo
de pago
Para realizar la solicitud
de acuerdo al pedido
Cuando se tenga el
listado de los
suministros
Cada vez que la enve el
proveedor
telefnicamente o por
fax
Cuando se tiene definido Eligiendo la mejor
las mejores ofertas de
sugerencia de acuerdo al
los proveedores
proveedor o listado de
suministros
SI
Son
compras
programada
NO
s
Almacenista,
auxiliar
Almacn
Auxiliar o
ayudante de
Almacn
Almacn
Elaborar la sugerencia de
compra
Almacenista
Almacn
Entregar a Costos y
Presupuesto
Auxiliar o
ayudante de
Almacn
Almacn
Realizar cuadro
comparativo
Entregar al comit para
adjudicacin de compras
FIN
Digitando en la hoja de
clculo los valores de los
insumos segn
cotizaciones de cada
proveedor
Enviando los cuadros
comparativos al
encargado de la reunin
del comit
Cuando la compra no es Elaborando una solicitud
programada y se
de acuerdo a la necesidad
necesita hacer solicitud
y las ofertas de los
proveedores
Cuando se haya
Realizando un cuadro
elaborado la sugerencia comparativo y
de acuerdo a la
especificando el objeto y
necesidad del suministro necesidad del suministro
Cuando ya se tengan las
cotizaciones necesarias
definiendo las
sugerencias
Cuando se hayan
definido fechas y horas
para reunin del comit
29
Para realizar un
resumen de las
diferentes cotizaciones
Para que analicen el
cuadro y autoricen y
definan el presupuesto
Para que autoricen la
compra y definan el
presupuesto
adjudicacin de la
compra y realizar el
pedido
HOSPITAL SAN
JUAN DE DIOS DE
YARUMAL
PROCESO
SUMINISTROS E INSUMOS
HOSPITALARIOS ALMACN
FLUJOGRAMA
QUIN
DEPENDENCIA O SERVICIO PROCESO: PAPAL N 001

ALMACEN
PGINA _3_ DE __3___
APROBADO POR
DNDE
CUNDO
CMO
POR QU
2
Almacenista
Almacn
Cada vez que se presente

esta necesidad
En un formato destinado
para ello
Ayudante de
almacn/
auxiliar de
almacn
Servicios y
dependencias
del hospital
Cuando se hayan definido

las encuestas y separadas
segn el servicio
Entregando a cada
Para que los servicios o
servicio o dependencia
dependencias puedan
una copia de la encuesta diligenciar la encuesta
para que la diligencien
Encargado de
cada servicio
o
dependencia
Servicios y
dependencias
del hospital
Cada vez que le sean

entregadas las encuestas
con un plazo de 15 das
para diligenciarlo y
entregarlo
Llenando los espacios

que corresponden de
acuerdo a la situacin y
realidad actual de sus
dotaciones
Para que se puedan

medir las necesidades
de dotacin
Encargado de
cada servicio
o
dependencia
Almacn
Cuando se hayan
diligenciado las encuestas
Dirigindose a el
almacn con la encuesta
y entregndola a la
persona encargada
Para que las encuestas

sean analizadas y se
puedan elaborar las
sugerencias
Almacenista
Almacn
Cuando se hayan
diligenciado las encuestas
Atrabes del programa AS

de inventarios apretando
la opcin reportes y
luego consulta Kardex
Valorizado e imprimir

escrito el movimiento
del suministro
relacionado con el
consumo
Elaborar encuestas de
necesidades de dotacin
Entregar las encuestas a las

diferentes dependencias
Llenar las encuestas de

manera clara y concisa
Devolver las encuestas

en almacn
Priorizar las necesidades

de dotacin
30
Para determinar la
necesidad de dotacin
FORMATO 4
ESTNDAR DE PROCEDIMIENTO
8.3 SOLICITUD PARA LA COMPRA DE SUMINISTROS E INSUMOS HOSPITALARIOS ALMACN
PROCESO:
NOMBRE DEL PROCEDIMINTO
APROBADO POR
OBJETIVO:
PAPAL N 001
Entrega de la propuesta y/o cuadro comparativo para realizacin de Adjudicacin de compra
Realizar la sugerencia y solicitud del suministro, de acuerdo a los requerimientos y los consumos, que aseguren la disponibilidad de los suministros que permita cubrir las
necesidades de las diferentes dependencias del hospital.
RESPONSABLE:
ALMACENISTA
CONDICIONES:
Los insumos que hacen falta y las cantidades de ellos se seleccionan por medio de un filtro automtico que
se encuentran en excel
La respuesta de las cotizaciones de los proveedores se pueden demorar entre dos (2) y cuatro (4) das
MATERIALES NECESARIOS:
Utiles de escritorio- Papelera- Sellos- ImpresoraComputadora- Calculadora- Listado de EspecificacionesTelfono- Fax
La sugerencia de compra de suministros se realiza cuando el suministro este agotado y/o se necesite
urgentemente (se realiza cuando no haya cronograma de reunin del comit)+
EJECUCIN: (ACTIVIDADES CRTICAS):
1. Recibir y clasificar los requerimientos que necesitan la solicitud de compra
2. Imprimir el listado de existencias y salidas por mes
3. Cotizar insumos
4. Elegir el tipo de sugerencia
5. Realizar cuadro comparativo
6. Elaborar la sugerencia de compra
7. Elaborar encuestas de necesidades de dotacin
8. Priorizar las necesidades de dotacin
ANEXOS
PRODUCTOS O RESULTADOS ESPERADOS:
Propuesta para realizacin de Adjudicacin de compra
DEFINICIONES:
Compras programadas: Es la programacin del comit de compra, quien analizar la adquisicin de los suministros y quien aprobar la adjudicacin de la compra
Compras no programadas: son compras que no se programan pero que necesitan realizare, ya sea por una necesidad o necesarias para el buen funcionamiento del
hospital
Solicitud de compra: lista de suministros y equipos solicitados por diferentes servicios.
Adjudicacin de la compra: es seleccionar a un proveedor de acuerdo a su(s) oferta(as). Es el proveedor escogido a quien se le realizar la compra
Descripcin del suministro: corresponde al nombre del suministro
Por Proveedor: cuando se solicitan suministros de un solo proveedor

Por listado de suministros: Cuando se solicitan suministros de diferentes proveedores, cuando se solicitan suministros a un proveedor no usual o cuando se necesita
un suministro urgente
31
FORMATO 1
9. RECEPCIN DE SUMINISTROS
Tener el suministro necesario para el
CLIENTES INTERNOS
adecuado funcionamiento de las reas o

servicios asegurando la calidad e ingreso en
el sistema

Contabilidad.
Presupuesto
pedido.
Que este completo el pedido del

suministro.
Que las caractersticas del producto

satisfagan las necesidades y prioridades
Oficios aclaratorios sobre inconsistencia en

los suministros.
Orden de compra y factura
Que haya pertinencia en la entrega del
CLIENTES EXTERNOS
del servicio, del paciente y el funcionario.
Cumplimiento en la entrega completa y

oportuna de documentos (facturas,
Proveedores de bienes.
orden de compra, y orden de entrada de

suministros).
Correcto ingreso del suministro en el

sistema Kardex (programa AS de
inventario).
32
Adecuada clasificacin de facturas.
FORMATO 2.1
9.1.1 RECEPCIN DE SUMINISTROS
FECHA:

DEVOLUCIN DE SUMINISTRO A PROVEEDORES
APROBADO POR:
Calificar al proveedor de acuerdo a su efectividad en el periodo.

Disminuir las devoluciones en compras por incumplimiento de
especificaciones administrativas y tcnicas
ATRIBUTO DE CALIDAD
Cumplimiento de especificaciones administrativas y tcnicas del

suministro por parte de los proveedores
TIPO DE INDICADOR
Efectividad
Eficiencia
Valor de los suministros devueltos a proveedores en el perodo
_______________________________________________________________________________
x 100
Valor de los suministros recepcionados durante el perodo

NIVEL DE REFERENCIA
FUENTE DE LOS DATOS
Debe tender a cero (0)

NUMERADOR:
Suministros devueltos a proveedores
DENOMINADOR:
Suministros recepcionados
QUIN DEBE MEDIR
Almacenista
CUNDO DEBE MEDIR
Mensualmente
FUENTES DE DATOS
Suministros, Registros de devoluciones en compras, registro del valor

recepcionado
CONSIDERACIONES
Revisar evaluacin y calificacin de proveedores, buscar proveedores

alternativos
OBSERVACIONES
En este indicador no se tendr en cuenta las devoluciones originadas por

prximo vencimiento, ni las originadas por baja rotacin
33
FORMATO 2.2
FECHA:

SUMINISTROS RECIBIDOS OPORTUNAMENTE
APROBADO POR:
Mantener el suministro necesario hasta el tiempo de reposicin; el tiempo

que transcurre desde el momento en que se detecta la necesidad del
suministra hasta que se recibe
ATRIBUTO DE CALIDAD
Oportunidad en la entrega de los proveedores
TIPO DE INDICADOR
Eficiencia
Valor insumos recibidos dentro del plazo establecido en el perodo
________________________________________________________________________________
x 100
Valor total de las rdenes de compra recibidas oportunamente

NIVEL DE REFERENCIA
FUENTE DE LOS DATOS
Histrico
NUMERADOR:
Insumos recibidos dentro del plazo
DENOMINADOR:
Total de las rdenes de compra recibidas oportunamente
QUIN DEBE MEDIR
Almacenista, Jefe de suministros
CUNDO DEBE MEDIR
De acuerdo a la frecuencia de las compras
FUENTES DE DATOS
Compras y suministros
CONSIDERACIONES
Cruzar indicadores de calificacin de proveedor

OBSERVACIONES
Actualmente las adquisiciones se realizan bajo una sola modalidad de

compra (compras directas) y reciben ofertas de sostenimiento de precios
para un perodo determinado.
Se deben controlar las compras de alto costo (compras que no permiten
la adquisicin con criterios de calidad y a menor costo)
34
FORMATO 3
ESTNDAR DE PROCESO
HOSPITAL SAN
JUAN DE DIOS DE
YARUMAL
PROCESO
9.2 RECEPCIN DE SUMINISTROS
DEPENDENCIA O SERVICIO PROCESO PAPAL N 002

ALMACN
APROBADO POR
FLUJOGRAMA
QUIN
DNDE
INICIO
Determinar si se cobra flete
Almacenista
Almacn
Conductor
Zona de
entrega de
proveedores
Zona de
entrega de
proveedores
Carro
transportador
CUNDO
Cuando se realiza el
pedido se debe convenir
el transporte y el tiempo
de entrega
CMO
De acuerdo al convenio
y al contrato con el
proveedor
POR QU
Para determinar si el
transporte lo debe
realizar el hospital
SI
Se cobra
flete
NO
Recoger el
suministro
Revisar Gua vs # de cajas

y estado de los embalajes
Conductor
Conductor
Transportar el suministro
al hospital
Auxiliar de
almacn
Recibir al transportador
y/o proveedor
Auxiliar de
almacn
Revisar Gua Vs # de cajas

Coincid
en
NO
PGINA _1_ DE __3__
Zona de
recesin de
proveedores
Zona de
recesin de
proveedores
Cuando se concuerde con

el proveedor recoger el
suministro
Cada vez que reciba el
suministro
Recogiendo la gua y/o

factura y las cajas
(suministro)
Contando fsicamente lo
que se recibe y el estado
de los mismos
Cuando haya verificado
Transportando el
que el nmero de cajas y suministro en el carro
el estado de los embalajes transportador
sea correcto
Cada vez que llegue un
Personalmente
proveedor o transportador recibiendo la gua y/o
factura
Contando fsicamente lo
proveedor o transportador que se recibe y el estado
de los mismos
SI
Almacenista
Hablar con el respectivo

proveedor y definir disposicin
final del suministro
Zona de
recesin de
proveedores
Cada vez que no llegue

conforme el pedido
35
Para recoger los

suministros solicitados
Para confrontar que el
numero de cajas sea
igual al especificado
Para que el suministro
llegue al hospital
Para recibir los
suministros solicitados
Para confrontar que el
nmero de cajas sea
igual al especificado en
la gua
Comunicar con el proveedor

telefnicamente definiendo. Para determinar
1.
Dejar la mercanca en
cuarentena con nota y firma
en la guia.
2.
Devolucin parcial con
nota y firma en la guia.
3.
Devolver todas las cajas
con guia sin firmar
disposicin final del

suministro
HOSPITAL SAN
JUAN DE DIOS DE
YARUMAL
PROCESO
RECEPCIN DE SUMINISTROS

ALMACEN
APROBADO POR
FLUJOGRAMA
QUIN
DNDE
CUNDO
CMO
1
Auxiliar de
almacn
Firmar la gua
Se confirman insumos con la factura
(Recepcin administrativa)
Concuerda
n insumos
Zona de
recesin de
proveedores
Almacn
Cada vez que se le

reciban los suministros
al proveedor
Cada vez que se reciban
insumos, suministros,
materiales o equipos
Con sello, fecha y nombre

claro
Almacenista
Almacn
Por telfono, por fax o

personalmente
Almacenista/
Auxiliar de
Almacn
Almacn
Cada vez que se

presente una anomala
en la factura
Cada vez que se
en la factura
Almacenista/
Auxiliar de
Almacn
Almacn
Almacenista/
Proveedor
Almacn
Almacenista/
Auxiliar de
almacn
Verificando la factura de
especificaciones
administrativas
(Ver Anexo A)
POR QU
Para obtener de los

las diferentes ofertas
en precios, calidad y
tiempo de pago
Para asegurar que
cumpla con las
especificaciones
administrativas
SI
NO
Acordar con el proveedor
para tratar inconsistencia
Verificar especificaciones
tcnicas
SI
PGINA _2_ DE __3__
Cumple con
especificaci
ones
NO
Realizar oficio aclaratorio y
se enva al proveedor
Se gestiona su solucin o
devolucin
Cada vez que se

en las especificaciones
tcnicas
Cada vez que se
presente la situacin
36
especificaciones tcnicas
(Ver Anexo B)
las especificaciones
tcnicas se realizan
haciendo un muestreo
Se realiza un oficio
describiendo las
inconsistencias e
inconformidades, se
anexa observaciones y/o
conclusiones si es el caso
personalmente
Para informar al
proveedor la
inconsistencia
Para asegurar que el
suministro adquirido
cumpla con los niveles
de calidad exigidos
Para informar al
proveedor la
inconsistencia y llegar a
un acuerdo
Para llegar a un
acuerdo, destino,
disposicin o reposicin
del suministro
HOSPITAL SAN
JUAN DE DIOS DE
YARUMAL
PROCESO
RECEPCIN DE SUMINISTROS
ALMACEN
PROCESO PAPAL N 002
PGINA _3_ DE __3__
APROBADO POR
FLUJOGRAMA
QUIN
DNDE
CUNDO
CMO
2
Anexar original y copia de la orden
de compra a la factura
Elaborar relacin de la
factura
Ingresar en el sistema el suministro

(existencias fsicas y condiciones pactadas
Entregar la orden de compra y

factura a Costos y Presupuesto
FIN
Ayudante de
almacn/
auxiliar de
almacn
Ayudante de
almacn/
auxiliar de
almacn
Ayudante de
almacn/
auxiliar de
almacn
Ayudante de
almacn/
auxiliar de
almacn
Cuando haya
conformidad con el
suministro y las
condiciones pactadas
Cuando haya
conformidad con el
suministro y las
Recogiendo la factura con la

orden de compra y ponerle un
gancho o clips
Almacn
Cada vez que se est

realizando una entrada
Recogiendo la factura, leyendo el

cdigo del suministro y se digita
en el programa (Kardex de los
suministros e insumos)
Almacn
Cuando haya realizado

la recepcin
administrativa y
tcnicas o se haya
tenido algn acuerdo
con el proveedor,
teniendo conformidad
con el suministro y las
Almacn
Almacn
37
Confrontando los suministros de

la orden de compra y la factura
(factura vs orden de compra)
Llevando personalmente al
departamento de Costos y
Presupuesto la orden de compra
y la factura
NOTA: se debe dejar copia de la
orden de compra y factura
(Soporte)
A fin de mes se clasifican las
facturas de acuerdo a los grupos
de insumos al que pertenezcan
(Centros de costos)
POR QU
Para soporte contable y

tener control sobre la
documentacin y poder
confrontar
posteriormente
confrontar
posteriormente
Para ctualizar el
inventario
Para que se proceda al

proceso de pago al
proveedor y se lleve el
registro
FORMATO 4
ESTNDAR N
FECHA
APROBADO POR
OBJETIVO:
9.3 RECEPCIN DE SUMINISTROS ALMACN

PAPAL N 002
Ingreso del suministro a almacn
Asegurar la calidad del ingreso de los suministros mediante el proceso de recepcin

RESPONSABLE:
ALMACENISTA
CONDICIONES:
INSUMOS:
Las especificaciones administrativas se realizan en la totalidad de los

tiles de escritorio- Papelera- Sellos- Pedido de entrada- Carro transportadorSuministros- Impresora- Computadora- Calculadora- Listado de Especificacionessuministros.
Telfono- Fax
Para solucionar las inconsistencia en los precios de los suministros se debe

reportar a Costos y Presupuesto. Mientras no se solucione el problema no se
podr ingresar el suministro al sistema; si es por un nmero mayor a la
cantidad solicitada se recibe solamente lo pedido y se devuelve el resto
solicitando nota crdito; si es por un precio mayor se devuelve el artculo y se
solicita una nota crdito; si es por un precio menor se acepta el suministro; si es
por una cantidad menor se acepta el suministro adjudicando el faltante.
9. Verificar Gua Vs # de cajas y estado de los embalajes
10. Confirmar insumos con factura
11. Verificar especificaciones tcnicas
12. Gestionar su solucin o devolucin del suministro
13. Ingresar en el sistema el suministro.
ANEXOS:
Anexo A Especificaciones Administrativas.
Anexo B Especificaciones tcnicas
Anexo L Identificacin rea por colores

Tener el suministro necesario para el adecuado funcionamiento de las reas o servicios
DEFINICIONES:
Especificaciones administrativas: Aquellos aspectos de tipo administrativo que se verifican al momento de la entrada, teniendo en cuenta la factura del proveedor,
la orden de compra y el pedido que llega
Especificaciones tcnicas: Caractersticas propias del suministro en cuanto a fabricacin almacenamiento y transporte
Orden de compra: lista de suministros y equipos que sern adquiridos por un proveedor
Gua: Documento que respalda la entrada de una transportadora donde se especifica el remitente y el nmero de cajas entregadas
Descripcin del suministro: corresponde al nombre del suministro, todos los artculos como materiales, muebles, equipos, etc. que son necesarios para la atencin
del paciente y el funcionamiento del hospital
38
FORMATO 1
10 DESPACHO DE SUMINISTROS A LOS DIFERENTES SERVICIOS DEL HOSPITAL
Que los diferentes servicios y

departamentos del Hospital tengan los
suministros necesarios que permita cubrir

CLIENTES INTERNOS

oportuna del suministro solicitado por
reas y departamentos del Hospital
cada servicio
las necesidades del servicio para el buen

funcionamiento del mismo.
Tener un control del material mdico
CLIENTES EXTERNOS
-
Que haya acertividad en la cantidad del

suministro y material mdico quirrgico
a entregar
quirrgico que garantice la conservacin y

las caractersticas de calidad y cantidad
Que las caractersticas del material

mdico quirrgico y el suministro
satisfagan las necesidades de rea, los
usuarios y el personal (prioridades del
servicio, del paciente y el funcionario)
Correcta salida del suministro en el

sistema (Kardex).
39
FORMATO 2.1
10.1.1 DESPACHO DE SUMINISTROS A LOS DIFERENTES SERVICIOS DEL HOSPITAL
FECHA:

DEMANDA ATENDIDA EN LA SOLICITUD DEL PEDIDO DEL
SUMINISTRO
APROBADO POR:
Disminuir las entregas incompletas a las reas y dependencias del

hospital
ATRIBUTO DE CALIDAD
Grado de cumplimiento en la entrega completa del suministro solicitado
TIPO DE INDICADOR
Efectividad
N de solicitudes atendidas en forma completa
x 100
N total de solicitudes recibidas en el perodo
____________________________________________________________
NIVEL DE REFERENCIA

NUMERADOR:
FUENTE DE LOS DATOS
solicitudes atendidas en forma completa

DENOMINADOR:
total de solicitudes recibidas en el perodo
QUIN DEBE MEDIR
CUNDO DEBE MEDIR
Mensualmente
FUENTES
Suministros, almacn, formatos de registros de demanda satisfecha
CONSIDERACIONES
Cruzar con indicadores de porcentaje de agotados, crecimiento del

pedido, porcentaje de cumplimiento de consumo, rotacin de la cartera,
ndice de rotacin, edad de inventario
OBSERVACIONES
Este indicador debe tener en cuenta que la demanda no atendida se

considera tanto para los insumos que se encuentran registrados
(Codificados en el sistema) como los que no se encuentran registrados
40
FORMATO 2.2

FECHA:

SUMINISTRO DIARIOS DEFINIDOS
APROBADO POR:
Analizar las tendencias cuantitativas de los suministros
ATRIBUTO DE CALIDAD
Cantidad de consumo diario de cada suministro
TIPO DE INDICADOR
Eficiencia
SDD:
#Usd x #FF x Cpa
______________________________

NIVEL DE REFERENCIA
FUENTE DE LOS DATOS
SDD estndar
100% de ajuste a la DDD estndar Histrico
NUMERADOR:
#Usd: Nmero de unidades de suministro despachadas durante el
perodo
#FF: Nmero de formas (contenido por cada suministro)
Cpa: Cantidad de principio activo en cada forma farmacutica
DENOMINADOR:
SDD: Suministro diaria definida estndar
QUIN DEBE MEDIR
CUNDO DEBE MEDIR
De acuerdo a la necesidad
FUENTES DE DATOS
CONSIDERACIONES
Kardex, sistema APOLO, concentraciones, instrucciones suministro y

Suministro diaria definido estndar (SDD)
Cruzar con indicadores de porcentaje de utilizacin de protocolos y
esquemas de despacho,
Investigar causas y tomar correctivos y seguir evaluando
OBSERVACIONES
Este indicador debe calcularse para cada suministro, por tanto resulta
costoso considerando el nmero de suministros que se manejan en el
almacn. Se recomienda usarlo en los casos donde se detecten
irracionalidad en el consumo y cuando el costo del insumo amerite el
estudio
41
FORMATO 2.3

FECHA:

RENDIMIENTO EN LA ADQUISICIN DE SUMINISTRO POR
PERSONA
APROBADO POR:
OBJETIVO DEL
INDICADOR
Optimizar el tiempo y el recurso humano en los trmites para las

adquisiciones de suministros
ATRIBUTO DE CALIDAD
Adquisicin del suministro
TIPO DE INDICADOR
Eficiencia
Unidades adquiridas por persona en un perodo
1)
2)
______________________________________________________________________________
Tiempo invertido en tramites de adquisicin en el mismo perodo

Cantidad que se proyecto para el consumo del artculo
__________________________________________________________________
Cantidad del artculo que se consumi

NIVEL DE REFERENCIA
FUENTE DE LOS DATOS
100% de ajuste a la SDD: Suministro diaria definida estndar Histrico

NUMERADOR:
1) Unidades adquiridas por persona en un perodo
2) Cantidad que se proyecto para el consumo del artculo
DENOMINADOR:
1) Tiempo invertido en trmites de adquisicin en el mismo perodo
2)Cantidad del artculo que se consumi
QUIN DEBE MEDIR
CUNDO DEBE MEDIR
FUENTES DE DATOS
CONSIDERACIONES
OBSERVACIONES
Estudio de tiempos, suministros

Investigar causas, necesidad de capacitacin, revisar procedimientos,
optimizar la tecnologa, necesidad de recurso humano y tomar correctivos y
seguir evaluando
Se debe definir estudio por tiempos por proceso
Se debe tener en cuenta el porcentaje de cumplimiento de la proyeccin de
consumo en unidades, el porcentaje de cumplimiento en la meta de ventas
y el porcentaje de productos con existencias dentro de la aceptabilidad.(La
informacin se debe cruzar en unidades y en pesos y determinar si se debe
efectuar cambios de polticas de precios o hacer ajustes en las
proyecciones y al presupuesto
42
FORMATO 2.4

FECHA:

DEVOLUCIN POR ERROR DE DESPACHO
APROBADO POR:
OBJETIVO DEL
INDICADOR
Minimizar el error de despacho
ATRIBUTO DE CALIDAD
Grado de errores en despacho
TIPO DE INDICADOR
Eficiencia
No de devoluciones por errores de despacho en un perodo
_______________________________________________________________________
x 100
No de despachos realizados en el perodo
NIVEL DE REFERENCIA
Tendencia entre 0- 1 %
NUMERADOR:
FUENTE DE LOS DATOS
Devoluciones por errores de despacho

DENOMINADOR:
Despachos realizados
QUIN DEBE MEDIR
CUNDO DEBE MEDIR
FUENTES DE DATOS
CONSIDERACIONES
OBSERVACIONES
Suministros, Registros de despacho

Analizar causas, revisar procedimientos, determinar necesidades de
capacitacin, tomar correctivos y seguir evaluando
El indicador se utiliza generalmente cuando se detectan incremento en los
reclamos de clientes internos y externos por despacho incorrecto que
originan retrbajo al personal de suministros.
43
FORMATO 2.5

CDIGO DEL
INDICADOR:

SOLICITUDES ATENDIDAS OPORTUNAMENTE
FECHA:
APROBADO POR:
OBJETIVO DEL
INDICADOR
Realizar una entrega oportuna de los suministros
ATRIBUTO DE CALIDAD
Oportunidad en la atencin de solicitudes de pedidos de suministros
TIPO DE INDICADOR
Eficiencia
No de entregas hechas oportunamente en el perodo
_______________________________________________________________
x 100
No de solicitudes Hechas en el perodo
FRMULA DEL
INDICADOR
NIVEL DE REFERENCIA
Tendencia al 100%
NUMERADOR:
FUENTE DE LOS DATOS
entregas hechas oportunamente

DENOMINADOR:
solicitudes hechas
QUIN DEBE MEDIR
CUNDO DEBE MEDIR
FUENTES DE DATOS
CONSIDERACIONES
Suministros, Registros de despacho

Revisar procedimientos, determinar necesidades de capacitacin
Analizar causas, tomar correctivos y seguir evaluando
OBSERVACIONES
44
FORMATO 3
ESTNDAR DE PROCESO
HOSPITAL SAN
JUAN DE DIOS DE
YARUMAL
PROCESO
10.2 DESPACHO DE SUMINISTROS A
LOS DIFERENTES SERVICIOS DEL
HOSPITAL
FLUJOGRAMA
QUIN
ALMACN
PROCESO PAPAL N 003

FECHA
APROBADO POR
DNDE
CUNDO
INICIO
Encargado
En el servicio
del servicio o o
la
dependencia
dependencia
Diligenciar el formato de solicitud y

despacho de insumos
Encargado
Anexar los materiales del servicio o
la
de desecho
dependencia
Encargado
del servicio o
Llevar los formatos diligenciados
la
a almacn
dependencia
Auxiliar o
ayudante de
almacn
Recibir los formatos y

clasificar los requerimientos
Hay
inconsistencia en
formato
Cuando se requiera del

suministro
SI
Se debe anexar
material de
desecho
NO
En el servicio
o
dependencia
Almacn
Almacn
Cuando se tenga
diligenciado el formato
de pedido
Auxiliar de
almacn
Almacn
CMO
Recogiendo los insumos y

materiales de desecho para su
respectiva reposicin (Frascos,
tubos, colapsibles entre otros)
Entregando personalmente el
formato y el material de
desecho al personal encargado
de almacn
Cada vez que haya una

inconsistencia
Hablando con en el cargado del

servicio que gener el formato
del pedido
45
POR QU
Para adquirir los

insumos necesarios
Diligenciando el formato de
que permitan el
solicitud y despacho de insumos buen
por servicio
funcionamiento del
servicio
Cuando se tenga
diligenciado el formato
de pedido en los
horarios lunes a viernes
8- 12 am y 2- 4 pm
Todos los das de lunes
a viernes
8-12 am y 2- 4 pm
SI
Aclarar
inconsistencia y
corregirla
PGINA _1_ DE __2__
Recibiendo fsicamente los

requerimientos y el suministro
Hacer autorizar el pedido por el
subgerente administrativo
(Esta actividad se realiza
semanalmente a excepcin de un
caso urgente, al suministro
realizarle el proceso de devolucin
de suministros)
Para poder realizar

la reposicin
respectiva
Para que le
realicen el
despacho del
suministro
Para poder alistar
los suministros
Para poder
entregar
exactamente y
correctamente el
suministro
HOSPITAL SAN
JUAN DE DIOS
DE YARUMAL
PROCESO
DESPACHO DE SUMINISTROS A LOS
DIFERENTES SERVICIOS DEL HOSPITAL
FLUJOGRAMA
QUIN
DNDE
Evaluar la existencia de
suministro
SI
Auxiliar o
ayudante
de
almacn
Almacn
Hay
existencia de
suministro
NO Auxiliar o
ayudante
de
Generar
almacn
pendiente
Hacer el alistamiento de
los insumos
Hacer la salida de los

insumos en el sistema
Hacer entrega de los

suministros
Hacer firmar la salida de

inventario de quien recibe
Organizar las salidas en las
carpetas y/o sistema
Almacn
Auxiliar o
Almacn
ayudante
de almacn
Auxiliar o
ayudante
de
almacn
Auxiliar o
ayudante
de
almacn
Almacn
En el
servicio o
dependen
cia
Auxiliar o
En el
ayudante
servicio o
de almacn dependenci
a
Auxiliar o
ayudante
de
almacn
almacn

ALMACEN
FECHA
PGINA _1_ DE __2__
APROBADO POR
CUNDO
En el
momento de
realizar el
alistamiento
de los
insumos
Todos los das
en las
primeras
horas del da
Todos los das
en las primeras
horas del da
Todos los das
una vez hecho
el alistamiento
de los
suministros
CMO
POR QU
Confrontando el pedido del formato con las existencias

en almacn (existencias del insumo con la tarjeta del
inventario permanente.
Para identificar las
Nota Mes por mes se debe sacar copia de seguridad y
existencias y facilitar el
archivar (en lo posible en un lugar exterior del hospital) despacho de los insumos
Avisando al encargado para que realice el oficio para la

compra del suministro
Seleccionando los insumos y separndolos por
dependencia.(en bolsas o cajas)
Restando del sistema los suministros que salen y actualizando

la tarjeta de inventario permanente (nombre codillo y
cantidad)
NOTA: registrar las salidas semanales, salidas y entradas
mensuales e, imprimir informe en original y dos copias (para
contralora y archivo de almacn)
Todos los das
Confrontando los suministros de las salidas con lo que se
una vez hecho
entrega fsicamente. Anotar en la orden de pedido la cantidad
el alistamiento
despachada
de los
NOTA: Se deben controlar los subdepsitos (puntos de
suministros
almacenamiento) de cada uno de los reas (verificar
existencias Vs listado de Stock, las condiciones de
almacenamiento y estados de los insumos y fechas de
vencimiento Realizar un acta de auditora)
Cuando se est Colocando el nombre de quien recibe, CC, Cargo y firma la
entregando el
salida de inventario
suministro
NOTA: Se debe dejar copia de la orden de pedido (salida) de
los suministros.
Despus de que Se organiza por fecha, consecutivo y parte de los centros de
hayan firmado
costos (Clasificar documento por servicio)
la salida de
Nota: la entrega de equipos hay que cargar al inventario
inventario
individual que tenga el personal
FIN
46
Para poder entregar el

suministro requerido por el
servicio o dependencias
Comunicar al que hace el
requerimiento que el
suministro no se despachara
y que esta pendiente
Para seleccionar los insumos
requeridos por las
dependencias
Para actualizar el
sistema de inventario (AS
de Inventario)
Para satisfacer las

necesidades de las
dependencias
Para dejar constancia de

la entrega de los
suministros
Para archivar las salidas de
inventario
(tener un soporte de las
salidas)
FORMATO 4
10.3 DESPACHO DE SUMINISTROS A LOS DIFERENTES SERVICIOS DEL HOSPITAL
ESTNDAR N
FECHA
APROBADO POR
OBJETIVO:
PAPAL N 003
Entrega de suministro a las diferentes dependencias del HOSPITAL
Asegurar el despacho del suministro llevando un control de lo solicitado y lo entregado que satisfaga y permita el buen funcionamiento del rea o servicio
RESPONSABLE:
ALMACENISTA
CONDICIONES:
Algunos materiales se deben entregar con algunas condiciones especificas teniendo en

cuenta las especificaciones del suministro para su buena conservacin y/o consumo
El suministro debe transportarse de manera que permita garantizar la conservacin del

mismo (Transportadas en un carro)
Todo el suministro se entregan persona a persona, para verificar las cantidades e

integridad de los suministros
Los equipos que sean entregados deben cargarse en el inventario que posee los
funcionarios (el encargado de recibir los equipos debe responder por el manejo,
utilizacin, dao o perdida del equipo)
Cuando el suministro deben ser transportados a un lugar fuera del hospital se debe
asegurar el suministro (entidad aseguradora)
14. .Diligenciar el formato de solicitud y despacho de insumos
15. Recibir los formatos y clasificar los requerimientos fsicos
16. Aclarar inconsistencia y corregirla
17. Evaluar la existencia de suministro
18. Generar pendiente
19. Hacer la salida de los insumos en el sistema
20. Hacer firmar la salida de inventario de quien recibe
ANEXOS:
INSUMOS:
tiles de escritorio- Papelera- Sellos- Carro transportador- SuministrosImpresora- Computadora- Calculadora- Listado de medicamentos- TelfonoFax

Que los servicios o dependencias de la clnica tengan suministro necesarios de manera que permita cubrir las necesidades del servicio para el buen funcionamiento del
mismo
DEFINICIONES:
Alistamiento de suministro: es organizar los suministros de acuerdo a los requerimientos de los servicios o dependencias para ser entregados
Archivar documentacin se archiva la documentacin como una medida de seguridad contra la prdida de datos, para confrontar las salidas.
47
FORMATO 1
11. SOLICITUD PARA LA COMPRA DE MEDICAMENTOS FARMACIA
Propuesta para realizacin de adjudicacin de

compra de medicamentos
Listado de existencias y salidas de medicamentos

por mes
CLIENTES INTERNOS
Departamentos y servicios del

hospital
Buena elaboracin y presentacin del

listado de necesidades
Identificar y establecer
correctamente las necesidades y
prioridades del medicamento, el
servicio y el hospital
Entrega oportuna de informacin
Pertinencia en la solicitud de
cotizaciones
Que sea oportuna y congruentes las

cotizaciones de los proveedores.
Cumplimiento y congruencia en la
entrega de propuestas
Cuadros comparativos segn cotizaciones de

medicamentos
CLIENTES EXTERNOS
-

48
FORMATO 2.1

11.1.1 SOLICITUD PARA LA COMPRA DE MEDICAMENTOS FARMACIA
FECHA:

No DE RDENES DE COMPRA ELABORADAS
APROBADO POR:
OBJETIVO DEL
INDICADOR
Optimizar el trmite de las rdenes de compra
ATRIBUTO DE CALIDAD
Grado de cumplimiento en el nmero de rdenes de compra elaboradas

en el perodo
TIPO DE INDICADOR
Eficiencia
N de OC hechas en el perodo
x 100
N de OC estndar para el perodo

NIVEL DE REFERENCIA
FUENTE DE LOS DATOS
______________________________________________
Debe tender al 100%

NUMERADOR:
Registro de OC elaboradas
DENOMINADOR:
Nmero de OC estndar
QUIN DEBE MEDIR
Regente farmacia, Subgerente Administrativo
CUNDO DEBE MEDIR
FUENTES
Suministros
CONSIDERACIONES
OBSERVACIONES
El nmero de veces que se revisan existencias es fundamental en la

determinacin del estndar, ya que en una revisin de existencias no
todos los medicamentos han llegado a su punto de reposicin
49
FORMATO 2.2

FECHA:

CALIFICACIN DE PROVEEDORES
APROBADO POR:
Evaluar a los proveedores y clasificarlos da manera que permita

descartar aquellos que generan retrasos y retrabajo
ATRIBUTO DE CALIDAD
Calificacin promedio obtenida por los proveedores durante el perodo
TIPO DE INDICADOR
Eficiencia
Efectividad en seleccin de proveedores
Co
__________________
n
NIVEL DE REFERENCIA
Histrico y de acuerdo a la meta propuesta

NUMERADOR:
FUENTE DE LOS DATOS
Co: Calificacin obtenida por el proveedor

DENOMINADOR:
n: Nmero de proveedores calificados
QUIN DEBE MEDIR
Regente de Farmacia, Jefe de suministros
CUNDO DEBE MEDIR
Semestral o anual
FUENTES
Ficha de seguimiento al proveedor, medicamentos
CONSIDERACIONES
Retroalimentar al proveedor sobre el resultado (repeticin de orden de

compra, devolucin por problemas de calidad y perdidas por entregas
inoportunas)
OBSERVACIONES
En el clculo de este indicador se exige la elaboracin de un instrumento

de calificacin que permita evaluar objetivamente la calidad del servicio y
de los medicamentos suministrados por cada proveedor. Se debe definir
la calificacin mnima que debe obtener el proveedor para mantener las
relaciones comerciales
50
FORMATO 2.3

FECHA:

CUMPLIMIENTO DE PROVEEDORES INSCRITOS EN KRDEX
APROBADO POR:
Maximizar el cumplimiento del requisito de inscripcin en el Kardex de

proveedores
ATRIBUTO DE CALIDAD
Cumplimiento en el requisito de inscripcin de proveedores (Kardex)
TIPO DE INDICADOR
Eficiencia
No de Proveedores Cotizantes

NIVEL DE REFERENCIA
FUENTE DE LOS DATOS
______________________________________________
No de Proveedores que Cotizaron

100% o dentro del rango de aceptabilidad definido
NUMERADOR:
Numero de proveedores Cotizantes que se encontraban inscritos durante
el periodo
DENOMINADOR:
Numero de proveedores que cotizaron durante el perodo
QUIN DEBE MEDIR
Regente farmacia, Jefe de suministros
CUNDO DEBE MEDIR
Acorde con las fechas que se reciben cotizaciones
FUENTES
Medicamentos, Kardex de proveedores
CONSIDERACIONES
Implementar controles en el proceso de inscripcin y calificacin de

proveedores
OBSERVACIONES
El nmero de proveedores cotizantes no debe exceder al nmero de

proveedores inscriptos (si se presenta, el control de inscripcin y
evaluacin previa del proveedor ha presentado fallas.
51
FORMATO 3
ESTNDAR DE PROCESO
HOSPITAL SAN
JUAN DE DIOS DE
YARUMAL
PROCESO
11.2 SOLICITUD PARA LA COMPRA
DE MEDICAMENTOS
FARMACIA
FLUJOGRAMA
QUIN
DEPENDENCIA O SERVICIO PROCESO: PAPFA N 001

FARMACIA
APROBADO POR
DNDE
INICIO
CUNDO
Cuando se presente
la necesidad de
programar las
compras
Regente de
farmacia
Farmacia
Imprimir el listado de
existencias y salidas por mes
Regente de
farmacia
Farmacia
Cada que se haya

programado las
compras
Regente de
farmacia
Farmacia
Cotizar medicamentos
Cuando se tenga el
listado de los
suministros
Regente o
Auxiliar de
farmacia
Regente de
farmacia
Farmacia
Programar la compra
Recibir cotizaciones
Elegir el tipo de
sugerencia
Son
compras
programada
NO
s
PGINA _1_ DE __2___
Farmacia
CMO
Guindose por el
cronograma de fechas
pactadas para las
compras y/o la necesidad
del medicamento
A travs del programa de
inventarios
Comunicndose con el
proveedor por fax o
telefnicamente, para que
cotice el medicamento
Cada vez que la
Recibiendo las
enve el proveedor
cotizaciones de los
la cotizacin
Cuando se tiene
Eligiendo la mejor
definido las mejores sugerencia de acuerdo al
ofertas de los
proveedor o listado de
proveedores
medicamento
SI
52
POR QU
Para asegurar la
disponibilidad de los
medicamentos
escrito el movimiento del
medicamento
Para obtener de los
proveedores las diferentes
ofertas en precios, calidad
y tiempo de pago
Para comparar las ofertas
de acuerdo al precio,
calidad y tiempo de pago
Para realizar la solicitud
de acuerdo al pedido
PROCESO
HOSPITAL SAN
JUAN DE DIOS DE
YARUMAL

MEDICAMENTOS
FARMACIA
FLUJOGRAMA
QUIN
DEPENDENCIA O SERVICIO PROCESO: PAPFA N 001

FARMACIA
APROBADO POR
DNDE
1
Regente de
farmacia
Farmacia
Regente o
Auxiliar de
farmacia
Comit de
compras
Elaborar la sugerencia de
compra
Regente de
farmacia
Farmacia
Entregar a Costos y
Presupuesto
Regente o
Auxiliar de
farmacia
Costos y
presupuesto
Realizar cuadro
comparativo
2
Entregar al comit para

adjudicacin de compras
FIN
PGINA _2_ DE __2___
CUNDO
CMO
POR QU
Digitando en la hoja de
Cuando ya se tengan las
clculo los valores de los Para realizar un
cotizaciones necesarias
medicamentos segn
resumen de las
definiendo las sugerencias cotizaciones de cada
diferentes cotizaciones
proveedor
Cuando se hayan definido
fechas y horas para
reunin del comit
Enviando los cuadros

comparativos al
encargado de la reunin
del comit
Cuando la compra no es
Elaborando una solicitud
programada y se necesita de acuerdo a la
hacer solicitud
necesidad y las ofertas
de los proveedores
Cuando se haya elaborado Realizando un cuadro
la sugerencia de acuerdo
comparativo y
a la necesidad del
especificando el objeto y
medicamento, suministro necesidad del
medicamento
Nota: se debe hacer
firmar del subgerente
administrativo
53
Para que analicen el

cuadro y autoricen y
definan el presupuesto
compra y definan el
presupuesto
adjudicacin de la
compra y realizar el
pedido
FORMATO 4
11.3 SOLICITUD PARA LA COMPRA DE MEDICAMENTOS FARMACIA
PROCESO:
PAPFA N 001
Entrega de la propuesta y/o cuadro comparativo para realizacin de Adjudicacin de compra de medicamentos
APROBADO POR
OBJETIVO:
Realizar la sugerencia y solicitud del medicamento, de acuerdo a los requerimientos y los consumos, que aseguren la disponibilidad de los medicamentos que permita cubrir
las necesidades de los servicios del hospital.
RESPONSABLE:
Regente de farmacia
CONDICIONES:
MATERIALES NECESARIOS:
tiles de escritorio- Papelera- Sellos- Impresora
Los medicamentos que hacen falta y las cantidades de ellos se seleccionan por medio de un filtro
Computadora- Calculadora- Listado de Especificacionesautomtico que se encuentran en excel
Telfono- Fax
La respuesta de las cotizaciones de los proveedores se pueden demorar entre dos (1) y cuatro (3) das
La sugerencia de compra de los medicamentos se realiza cuando el suministro est en el stock mnimo,
apunto de agotarse y/o se necesite urgentemente (se realiza cuando no haya cronograma de reunin
del comit)+
21. Recibir y clasificar los requerimientos que necesitan la solicitud de compra
22. Imprimir el listado de existencias y salidas por mes
23. Cotizar insumos
24. Elegir el tipo de sugerencia
25. Realizar cuadro comparativo
26. Elaborar la sugerencia de compra
27. Elaborar encuestas de necesidades de dotacin
28. Llenar las encuestas de manera clara y concisa
29. Priorizar las necesidades de dotacin
ANEXOS
Propuesta para realizacin de adjudicacin de compra de medicamentos
DEFINICIONES:
Compras programadas: Es la programacin del comit de compra, quien analizara la adquisicin de los suministros y quien aprobar la adjudicacin de la compra
Compras no programadas: son compras que no se programan pero que necesitan realizare, ya sea por una necesidad o necesarias para el buen funcionamiento del
hospital
Solicitud de compra: lista de suministros y equipos solicitados por diferentes servicios.
Adjudicacin de la compra: es seleccionar a un proveedor de acuerdo a su(s) oferta(as). Es el proveedor escogido a quien se le realizara la compra
Descripcin del suministro: corresponde al nombre del suministro
Por Proveedor: cuando se solicitan suministros de un solo proveedor

Por listado de suministros: Cuando se solicitan suministros de diferentes proveedores, cuando se solicita suministros a un proveedor no usual o cuando se necesita
un suministro urgente
54
FORMATO 1
12. RECEPCIN DE MEDICAMENTOS
Tener el medicamento necesario para el
CLIENTES INTERNOS
adecuado funcionamiento de los servicios

asegurando la calidad e ingreso en el
sistema

Contabilidad.
Presupuesto
medicamento pedido.
Que este completo el pedido del

medicamento.
Que las caractersticas del producto

(medicamento) satisfagan las
Oficios aclaratorios sobre inconsistencia en

los medicamentos.
Orden de compra y factura
Que haya pertinencia en la entrega del
necesidades y prioridades del servicio,
CLIENTES EXTERNOS
del paciente y el funcionario.

oportuna de documentos (facturas,
orden de compra, y orden de entrada de
medicamentos).
Correcto ingreso del medicamento en el

sistema (Kardex).
55
Adecuada clasificacin de facturas.
FORMATO 2.1

12.1.1 RECEPCIN DE MEDICAMENTOS
FECHA:

DEVOLUCIN DE MEDICAMENTOS A PROVEEDORES
APROBADO POR:
Calificar al proveedor de acuerdo a su efectividad en el perodo.

Disminuir las devoluciones en compras por incumplimiento de
especificaciones administrativas y tcnicas
ATRIBUTO DE CALIDAD
Grado de cumplimiento de especificaciones administrativas y tcnicas por

parte de los proveedores
TIPO DE INDICADOR
Efectividad
Eficiencia
Valor de los medicamentos devueltos a proveedores en el perodo
_______________________________________________________________________________
x 100
Valor de los medicamentos recepcionados durante el perodo

NIVEL DE REFERENCIA

NUMERADOR:
FUENTE DE LOS DATOS
Valor de los medicamentos devueltos a proveedores en el perodo

DENOMINADOR:
Valor de los medicamentos recepcionados durante el perodo
QUIN DEBE MEDIR
Regente de farmacia
CUNDO DEBE MEDIR
Mensualmente
FUENTES DE DATOS
Medicamentos, Registros de devoluciones en compras, registro del valor

recepcionado
CONSIDERACIONES
Revisar evaluacin y calificacin de proveedores, buscar proveedores

alternativos
OBSERVACIONES
En este indicador no se tendr en cuenta las devoluciones originadas por

prximo vencimiento, ni las originadas por baja rotacin
56
FORMATO 2.2
FECHA:

MEDICAMENTOS RECIBIDOS OPORTUNAMENTE
APROBADO POR:
OBJETIVO DEL
INDICADOR
Mantener el medicamento necesario asta el tiempo de reposicin; el tiempo

que transcurre desde el momento en que se detecta la necesidad del
medicamento hasta que se recibe
ATRIBUTO DE CALIDAD
Oportunidad en la entrega de los proveedores
TIPO DE INDICADOR
Eficiencia
Valor de los medicamento recibidos dentro del plazo establecido en el
FRMULA DEL INDICADOR perodo __________________________________________________________________________________ x 100
Valor total de las ordenes de compra recibidas oportunamente
NIVEL DE REFERENCIA
FUENTE DE LOS DATOS
Histrico
NUMERADOR:
Valor de los Medicamentos recibidos dentro del plazo establecido en el
perodo
DENOMINADOR:
Valor total de las ordenes de compra recibidas oportunamente
QUIN DEBE MEDIR
Regente de Farmacia
CUNDO DEBE MEDIR
De acuerdo a la frecuencia de las compras
FUENTES DE DATOS
Compras y suministros
CONSIDERACIONES
Cruzar indicadores de calificacin de proveedor

OBSERVACIONES
Actualmente las adquisiciones se realizan bajo una sola modalidad de

compra (compras directas) y reciben ofertas de sostenimiento de presios
para un periodo determinado.
Se deben controlar las compras de alto costo (compras que no permiten la
adquisicin con criterios de calidad y a menor costo)
57
FORMATO 3
ESTNDAR DE PROCESO
HOSPITAL SAN
JUAN DE DIOS DE
YARUMAL
PROCESO
12.2 RECEPCIN DE
MEDICAMENTOS
FLUJOGRAMA
QUIN
DEPENDENCIA O SERVICIO PROCESO PAPFA N 002

FARMACIA
PGINA _1_ DE __3___
APROBADO POR
DNDE
CUNDO
CMO
POR QU
INICIO
Recibir al transportador
y/o proveedor
Revisar Gua Vs # de cajas
Coincid
en
NO
Zona de
recesin de
proveedores

Personalmente recibiendo la
proveedor o transportador gua y/o factura
Auxiliar de
farmacia
Zona de
recesin de
proveedores
Regente de
farmacia
Zona de
recesin de
proveedores

Contando fsicamente lo que Para confrontar que
proveedor o transportador se recibe y el estado de los
el nmero de cajas
mismos
sea igual al
especificado en la
gua
Comunicar con el proveedor
telefnicamente definiendo.
4. Dejando el
Cada vez que no llegue
medicamento en
Para determinar
conforme el pedido
cuarentena con nota y
disposicin final del
firma en la gua.
medicamento
5. Devolucin parcial con
nota y firma en la gua.
6. Devolver todas las cajas
con gua sin firmar
Cada vez que se le
Con sello, fecha y nombre
Para dejar
reciban los medicamento
claro
constancia de la
al proveedor
entrega del
medicamento
Cada vez que se reciban
Para asegurar que
los medicamentos
especificaciones
cumpla con las
administrativas
especificaciones
(Ver Anexo A)
administrativas
Auxiliar de
farmacia
SI
Hablar con el respectivo

proveedor y definir disposicin
final del suministro
Firmar la gua
Auxiliar de
farmacia
Se confirman insumos con la factura
(Recepcin administrativa)
Regente o
Auxiliar de
farmacia
Zona de
recesin de
proveedores
Farmacia
58
Para recibir los

medicamentos
HOSPITAL SAN
JUAN DE DIOS DE
YARUMAL
PROCESO
RECEPCIN DE MEDICAMENTOS

FARMACIA
PGINA _2_ DE __3___
APROBADO POR
FLUJOGRAMA
QUIN
DNDE
CUNDO
CMO
POR QU
Concuerda
n insumos
SI
NO
Acordar con el proveedor
para tratar inconsistencia
Verificar especificaciones
tcnicas
SI
Farmacia
Farmacia
Cumple con
especificaci
NO ones
Realizar oficio aclaratorio y
se enva al proveedor
Se gestiona su solucin o
devolucin
Anexar original y copia de la orden

de compra a la factura
Elaborar relacin de la
factura
2
Regente de
farmacia
Regente o
Auxiliar de
farmacia
Regente o
Auxiliar de
farmacia
Farmacia
Cada vez que se

presente una
anomala en la
factura
Cada vez que se
presente una
anomala en la
factura

personalmente
Para informar al proveedor

la inconsistencia
Para asegurar que el
medicamento adquirido
cumpla con los niveles de
calidad exigidos
Cada vez que se

presente una
anomala en las
especificaciones
tcnicas
especificaciones tcnicas
(Ver Anexo B)
las especificaciones tcnicas
se realizan haciendo un
muestreo
Se realiza un oficio
describiendo las
inconsistencias e
inconformidades, se anexa
observaciones y/o
conclusiones si es el caso
personalmente
Regente de
farmacia y
Proveedor
Auxiliar de
farmacia
Farmacia
Cada vez que se

presente la situacin
Farmacia
Auxiliar de
farmacia
Farmacia
Cuando haya
conformidad con el
medicamento y las
Cuando haya
conformidad con el
suministro y las
59
Para informar al proveedor

la inconsistencia y llegar a
un acuerdo
Para llegar a un acuerdo,

destino, disposicin o
reposicin del suministro
Recogiendo la factura con la Para soporte contable y
orden de compra y ponerle tener control sobre la
un gancho o clips
confrontar posteriormente
Comparando el pedido de
compra y la factura
confrontar posteriormente
HOSPITAL SAN
JUAN DE DIOS DE
YARUMAL
PROCESO
RECEPCIN DE MEDICAMENTOS

FARMACIA
PGINA _3_ DE __3___
APROBADO POR
FLUJOGRAMA
QUIN
DNDE
CUNDO
2
Ingresar en el sistema el medicamento
(existencias fsicas y condiciones pactadas)
Entregar la orden de compra, la factura y

el Alta a Costos y Presupuesto
FIN
Auxiliar de
farmacia
Farmacia
Auxiliar de
farmacia
Farmacia
Cada vez que se est

realizando una entrada
Cuando haya realizado la

recepcin administrativa y
tcnicas o se haya tenido
algn acuerdo con el
proveedor, teniendo
conformidad con el
suministro y las
60
CMO
Se coge la factura y se
digita en el programa el
cdigo del medicamento
(se ingresa en el
programa PRISMA y se
imprime un alta)
Llevando personalmente
al departamento de
Costos y Presupuesto la
orden de compra y la
factura
NOTA: se debe dejar
copia del acta y
factura (para soporte) y
archivar
POR QU
Para actualizar el
inventario
Para que se proceda al

proceso de pago al
proveedor y se lleve el
registro
FORMATO 4
12.3 RECEPCIN DE MEDICAMENTOS
ESTNDAR N
FECHA
APROBADO POR
OBJETIVO:
PAPFA N 002
Ingreso del medicamento a farmacia
Asegurar la calidad del ingreso de los medicamentos mediante el proceso de recepcin

RESPONSABLE:
Regente de farmacia
CONDICIONES:
INSUMOS:
Las especificaciones administrativas se realizan en la totalidad de los

tiles de escritorio- Papelera- Sellos- Pedido de entrada- Carro transportadorSuministros- Impresora- Computadora- Calculadora- Listado de Especificacionesmedicamentos
Telfono- Fax
Para solucionar las inconsistencia en los precios de los medicamentos se debe

reportar a Costos y Presupuesto. Mientras no se solucione el problema no se
podr ingresar el suministro al sistema; si es por un nmero mayor a la
cantidad solicitada se recibe solamente lo pedido y se devuelve el resto
solicitando nota crdito; si es por un precio mayor se devuelve el artculo y se
solicita una nota crdito; si es por un precio menor se acepta el suministro; si es
por una cantidad menor se acepta el suministro adjudicando el faltante.
30. Verificar Gua Vs # de cajas y estado de los embalajes
31. Confirmar medicamento con factura
32. Verificar especificaciones tcnicas
33. Gestionar su solucin o devolucin del medicamento
34. Ingresar en el sistema el medicamento
ANEXOS:
Anexo A Especificaciones Administrativas.
Anexo B Especificaciones tcnicas

Tener el medicamento necesario para el adecuado funcionamiento de las reas o servicios del hospital
DEFINICIONES:
Especificaciones administrativas: Aquellos aspectos de tipo administrativo que se verifican al momento de la entrada, teniendo en cuenta la factura del proveedor,
la orden de compra y el pedido que llega
Especificaciones tcnicas: Caractersticas propias del suministro en cuanto a fabricacin almacenamiento y transporte
Orden de compra: lista de suministros y equipos que sern adquiridos por un proveedor
Gua: Documento que respalda la entrada de una transportadora donde se especifica el remitente y el nmero de cajas entregadas
Descripcin del medicamento: corresponde al nombre del medicamento, que son necesarios para la atencin del paciente y el funcionamiento del hospital
61
FORMATO 1
13. ENTREGA DE MEDICAMENTOS PARA HOSPITALIZACIN POR PACIENTE
Que el servicio de hospitalizacin tenga los

medicamentos necesarios que permita
cubrir las necesidades de los servicios para

CLIENTES INTERNOS
medicamento
Hospitalizacin
el buen funcionamiento del mismo.
Pertinencia en la entrega del

medicamento.
CLIENTES EXTERNOS
Cumplimiento en la entrega oportuna del

medicamento
Que las caractersticas del medicamento

servicio, del paciente y el funcionario).

oportuna de documentos
62
FORMATO 2.1

13.1.1 ENTREGA DE MEDICAMENTOS PARA HOSPITALIZACIN POR PACIENTE
FECHA:

DOSIS DIARIA DEFINIDA
APROBADO POR:
Analizar las tendencias cuantitativas de los medicamentos
ATRIBUTO DE CALIDAD
Consumo diario de cada medicamento
TIPO DE INDICADOR
Eficiencia
DDD:
#Umd x #FF x Cpa
______________________________

NIVEL DE REFERENCIA
FUENTE DE LOS DATOS
DDD estndar
NUMERADOR:
#Umd: Nmero de unidades de medicamento despachadas o vendidas
durante el periodo
#FF: Nmero de formas farmacuticas (contenido por cada
medicamento)
DENOMINADOR:
DDD: Dosis diaria definida
QUIN DEBE MEDIR
Regente de farmacia
CUNDO DEBE MEDIR
FUENTES DE DATOS
CONSIDERACIONES
Kardex, sistema APOLO, concentraciones, formas farmacuticas y dosis

diaria definida estndar (DDD)
esquemas de tratamiento, porcentaje de tratamiento de la prescripcin,
OBSERVACIONES
Este indicador debe calcularse para cada medicamento, por tanto resulta
costoso considerando el nmero de medicamentos que se manejan. Se
recomienda usarlo en los casos donde se detecten irracionalidad en el
consumo y cuando el costo del insumo amerite el estudio
63
FORMATO 2.2

13.1.2 ENTREGA DE MEDICAMENTOS PARA HOSPITALIZACIN POR PACIENTE
FECHA:

DEMANDA ATENDIDA EN LA SOLICITUD DEL PEDIDO DEL
MEDICAMENTO
APROBADO POR:
Disminuir las entregas incompletas a las reas y dependencias del

hospital
ATRIBUTO DE CALIDAD
Grado de cumplimiento en la entrega completa del medicamento

solicitado
TIPO DE INDICADOR
Efectividad
N de formatos de pedido atendidas en forma completa
______________________________________________________________________
x 100
N total de Formatos de pedido recibidas en el perido

NIVEL DE REFERENCIA
FUENTE DE LOS DATOS

NUMERADOR:
formatos de pedido atendidas en forma completa
DENOMINADOR:
total de Formatos de pedido recibidas en el perodo
QUIN DEBE MEDIR
Regente de farmacia
CUNDO DEBE MEDIR
Mensualmente
FUENTES DE DATOS
CONSIDERACIONES
Medicamento, formatos de registros de demanda satisfecha

Cruzar con indicadores de porcentaje de agotados, crecimiento del
pedido, porcentaje de cumplimiento, rotacin de la cartera, ndice de
rotacin, edad de medicamento
OBSERVACIONES
Este indicador debe tener en cuenta que la demanda no atendida se

considera tanto para los imedicamentos que se encuentran registrados
(Codificados en e sistema) como los que no se encuentran registrados
64
FORMATO 2.3

FECHA:

DEVOLUCIN DE MEDICAMENTO POR ERROR DE DESPACHO
APROBADO POR:
OBJETIVO DEL
INDICADOR
Minimizar el error de despacho del medicamento
ATRIBUTO DE CALIDAD
Grado de errores en despacho
TIPO DE INDICADOR
Eficiencia
No de devoluciones de medicamento por error en despacho en perodo

___________________________________________________________________________________________
x 100
No de despachos realizados en el perodo
NIVEL DE REFERENCIA
Tendencia entre 0- 1 %
NUMERADOR:
FUENTE DE LOS DATOS
Devoluciones por errores de despacho

DENOMINADOR:
Despachos realizados
QUIN DEBE MEDIR
Regente de farmacia
CUNDO DEBE MEDIR
FUENTES DE DATOS
CONSIDERACIONES
OBSERVACIONES
Medicamentos, Registros de despacho

Analizar causas, revisar procedimientos, determinar necesidades de
capacitacin, tomar correctivos y seguir evaluando
El indicador se utiliza generalmente cuando se detectan incremento en los
reclamos de clientes internos y externos por despacho incorrecto que
originan retrbajo al personal de suministros.
65
FORMATO 3
ESTNDAR DE PROCESO
HOSPITAL SAN
JUAN DE DIOS DE
YARUMAL
PROCESO
13.2 ENTREGA DE MEDICAMENTOS
PARA
HOSPITALIZACIN POR
PACIENTE
FLUJOGRAMA
QUIN
FARMACIA
Interpretar la orden mdica y elaborar

perfil de terapia medicamentosa
Anexar las solicitudes por frmula diligenciada

para los medicamentos de control
Entregar al servicio farmacutico la solicitud

por frmula y la copia para las ordenes
mdicas
Concuerdan
DNDE
Enfermera
Servicio
Hospitalizacin
Auxiliar de
enfermera
Servicio
Hospitalizacin
Auxiliar de
enfermera
Servicio
Hospitalizacin
Personal de
enfermera
Farmacia
Regente de
farmacia
Farmacia
Auxiliar de
farmacia
Farmacia
SI
NO
Aclarar inconsistencias
y corregir
Alistar los
medicamentos
inconsistencias y
corregir
PGINA _1_ DE __2__
FECHA
APROBADO POR
INICIO
Actualizar el Kardex con base a las
rdenes mdicas
PROCESO PAPFA N 003
CUNDO
Cada vez que el

mdico entregue
las ordenes
medicas
diligenciadas
Cuando se haya
actualizado el
Kardex del
paciente
Cada vez que se
deba realizar el
pedido del
medicamento
CMO
Describiendo el medicamento prescrito

por el mdico.
NOTA: se debe revisar la frmula del
paciente y constatar que est clara y
completa
Diligenciando formato con nombre
genrico, concentracin comercial,
forma farmacutica, frecuencia, va de
administracin y dosificacin preescrita
Anexando a los formatos de pedidos
de medicamentos las solicitudes por
frmula para los medicamentos de
control
POR QU
Para el registro del

medicamento de
acuerdo a las
rdenes mdicas
Para elaborar el
perfil de terapia
medicamentosa
por paciente
Para que farmacia
pueda despachar y
controlar el pedido
del medicamento
de alto costo
Entregando personalmente las rdenes
Para determinar la
medicas y los formatos de pedido de
Cada vez que se
terapia
medicamento al encargado.
realice el pedido
medicamentosa
NOTA: Si el medicamento se necesita para
del suministro
del paciente y la
iniciar tratamiento (Urgente) se comunica de
cantidad de
inmediato con el regente de farmacia para
medicamentos que
que gestione el medicamento lo ms rpido
se despacharan
posible
Cada vez que
Comunicndose con el personal de
Para que se realice
falte o se requiera enfermera encargado y corrigiendo las el despacho del
corregir los
anomalas, posibles errores o
material mdico
formatos
documentacin faltante
quirrgico
Cuando se
Recogiendo los medicamentos de las
Para identificar las
determine el
estanteras y dispensndolo en
existencias y poder
medicamentos a
cajetines y/o bolsas por perfil de
alistar los
despachar
tratamiento
medicamentos
66
HOSPITAL SAN
JUAN DE DIOS DE
YARUMAL
PROCESO
ENTREGA DE MEDICAMENTOS PARA
HOSPITALIZACIN POR
PACIENTE
FLUJOGRAMA
QUIN
FARMACIA
PROCESO PAPFA N 003
PGINA _1_ DE __2__
FECHA
APROBADO POR
DNDE
CUNDO
CMO
POR QU
1
SI
Hay existencia de
medicamento
Auxiliar de
farmacia
Farmacia
Cada vez que se

agoten los
medicamentos
Hacer la salida de los

medicamentos en el sistema
Auxiliar de
farmacia
Farmacia
Todos los das cada

vez que se alisten
los medicamentos

medicamentos
Auxiliar de
farmacia
Servicio
Hospitalizac
in
Auxiliar de
enfermera
y farmacia
Servicio
Hospitalizac
in
Cuando se haya
hecho la entrega
del medicamento
Verificando el medicamento (Existencias

fsicas) Vs Kardex
Para verificar el
medicamento y la
cantidad correcta
Auxiliar de
enfermera
y farmacia
Servicio
Hospitalizac
in
Cuando se haya
hecho la entrega
del medicamento
Describiendo (subrayando) el
medicamento faltante
Para que sea

entregado el
medicamento
faltante
Auxiliar de
enfermera
y farmacia
Servicio
Hospitalizac
in
En el momento de
encontrar el error
(Diferencias con
la orden mdica)
Corrigiendo el nombre del medicamento,

la cantidad, concentracin, forma
farmacutica , dosificacin prescrita,
frecuencia y va de administracin
Para que se haga

la entrega del
medicamento
correcto
Personal de
enfermera
Servicio
Hospitalizac
in
Cuando el
paciente lo
requiera y este
Siguiendo los procesos y procedimientos

necesarios para mejorar la salud del
usuario
Para realizar la
terapia
medicamentosa
con el fin de
mejorar la salud
NO
Generar
pendiente
Verificar que el medicamento este de

acuerdo con lo registrado en el Kardex
El pedido est
incompleto
Para actualizar el
sistema de
inventario
Una vez hecho el Verificando fsicamente lo que se recibe
Para satisfacer
(Confrontando los medicamentos de las salidas las necesidades
alistamiento de
los medicamentos con lo que se entrega fsicamente)
del servicio
Restando del sistema (Kardex) los

medicamentos que salen para el servicio
(nombre, codillo y cantidad)
NOTA: El auxiliar de farmacia recoge el

medicamento sobrante (que no se utilizo)
SI
Sealar el faltante
NO
Seguir con proceso solicitud para la

Para alistar los

medicamentos y
posteriormente
ser enviados a
los servicios
Se debe hacer firmar la salida del

medicamento de la persona quien recibe
2
El medicamento
tiene diferencias
con la orden
mdica
SI
Se corrige la orden
NO
2
Suministrar el medicamento
FIN
67
prescrito
del usuario
FORMATO 4
FA
13.3 ENTREGA DE MEDICAMENTOS PARA HOSPITALIZACIN POR PACIENTE
PROCESO
FECHA
APROBADO POR
OBJETIVO:
PAPFA N 003
Entrega de medicamento por paciente para 24 horas a hospitalizacin
Despachar los medicamentos en la cantidad necesaria para que el servicio de hospitalizacin funcione correctamente
RESPONSABLE:
QUMICO FARMACUTICO
CONDICIONES:
La entrega de las copias de las rdenes mdicas y la solicitud por frmula se

deben entregar todos los das para la respectiva entrega o reposicin del
medicamento
Todos los medicamentos se deben transportar de manera que garantice la

conservacin del medicamento (Transportadas en un carro)
Todo los medicamentos se entregan persona a persona, para verificar las

cantidades e integridad de los mismos
35. .Diligenciar solicitud por frmula para medicamento de control
36. Actualizar Kardex de paciente con base a las rdenes mdicas
37. Interpretar la rdenes mdicas y elaborar el perfil de terapia medicamentosa por paciente
38. Hacer pedido a proveedores
39. Hacer salida de los medicamentos en el sistema
40. Verificar que el medicamento est de acuerdo con lo registrado en el Kardex
41. Determinar si el medicamento tiene diferencias con la orden mdica
ANEXOS:
INSUMOS:
tiles de escritorio- Papelera- Sellos- Carro transportador- Suministros- ImpresoraComputadora- Calculadora- Listado de medicamentos- Telfono- Fax

Que el servicio de hospitalizacin tenga los medicamentos necesarios que permita cubrir las necesidades de los servicios para el buen funcionamiento del mismo
DEFINICIONES:
Alistamiento de medicamentoso: es organizar los medicamentos de acuerdo a los requerimientos de los servicios o dependencias para ser entregados
Descripcin del medicamento: Corresponde al nombre del medicamento que son necesarios para la atencin del usuario ( Nombre genrico, concentracin, forma
farmacutica y va de administracin) 1
1
68
FORMATO 1
14. ENTREGA DE MEDICAMENTOS PARA URGENCIAS Y CIRUGA
Que el servicio de Urgencias y Ciruga tenga

los medicamentos necesarios que permita
cubrir las necesidades de los servicios para

CLIENTES INTERNOS
Cumplimiento en la entrega oportuna del

medicamento
Urgencias
Ciruga
el buen funcionamiento del mismo.
Pertinencia en la entrega del

medicamento.
CLIENTES EXTERNOS

medicamento

servicio, del paciente y el funcionario).

69
FORMATO 2.1

14.1.1 ENTREGA DE MEDICAMENTOS PARA URGENCIAS Y CIRUGA
FECHA:

DOSIS DIARIA DEFINIDA
APROBADO POR:
Analizar las tendencias cuantitativas de los medicamentos
ATRIBUTO DE CALIDAD
Consumo diario de cada medicamento
TIPO DE INDICADOR
Eficiencia
#Umd x #FF x Cpa

NIVEL DE REFERENCIA
FUENTE DE LOS DATOS
DDD:
______________________________
DDD estndar

NUMERADOR:
#Umd: Nmero de unidades de medicamento despachadas o vendidas
durante el perodo
#FF: Nmero de formas farmacuticas (contenido por cada
medicamento)
DENOMINADOR:
DDD: Dosis diaria definida
QUIN DEBE MEDIR
Regente de farmacia, Jefe de suministros
CUNDO DEBE MEDIR
FUENTES DE DATOS
CONSIDERACIONES
Kardex, sistema APOLO, concentraciones, formas farmacuticas y dosis

diaria definida estndar (DDD)
esquemas de tratamiento, porcentaje de tratamiento de la prescripcin,
OBSERVACIONES
Este indicador debe calcularse para cada medicamento, por tanto resulta
costoso considerando el nmero de medicamentos que se manejan. Se
recomienda usarlo en los casos donde se detecten irracionalidad en el
consumo y cuando el costo del insumo amerite el estudio
70
FORMATO 3
ESTNDAR DE PROCESO
HOSPITAL SAN
JUAN DE DIOS DE
YARUMAL
PROCESO
14.2 ENTREGA DE
MEDICAMENTOS A URGENCIAS Y
CIRUGA
FLUJOGRAMA
QUIN
FARMACIA
PROCESO PAPFA N 004

FECHA
APROBADO POR
DNDE
CUNDO
Desprender copia para el servicio

Farmacutico
Anexar solicitudes por frmula, diligenciada
por paciente para medicamentos de control
Personal de
enfermera
Personal de
enfermera
Personal de
enfermera
Servicio
Urgencias
/ Ciruga
Servicio
Urgencias
/ Ciruga
Servicio
Urgencias
/ Ciruga
Cuando los mdicos ya

hayan diligenciado las
rdenes mdicas
Cuando los mdicos ya
hayan diligenciado las
rdenes mdicas
Cuando los medicamentos Anexando la solicitud por
sean de control
frmula y la copia de las
rdenes mdicas
SI
Se debe
reponer
medicame
ntos de
consumo
Anexar envases vacos

de medicamentos de
consumo (multidosis)
NO
Entregar al servicio farmacutico los envases

vacos, la solicitud por frmula y la copia de
las rdenes mdicas
Llenar formato con total

medicamentos
reportados
Personal de
enfermera
CMO
POR QU
Para poder
diligenciar las notas
Recibiendo personalmente del de cargo, el pedido
mdico las rdenes mdicas
a farmacia y si es el
caso a almacn
Desprendiendo el original de
Para poder realizar
la copia
el pedido a farmacia
INICIO
Recolectar las rdenes mdicas
PGINA _1_ DE __2__
Anexando los envases vacos

a la solicitud por frmula y la
copia de las rdenes mdicas
(solo se realiza para los
Servicio
Urgencias
/ Ciruga
Cada vez que se requiera

los medicamentos de
consumo
Personal de
enfermera
Farmacia
Entregando personalmente al
Cada vez que se realice el encargado (Regente de
pedido del medicamento
farmacia)
Regente de
farmacia
Farmacia
Cada vez que le

entreguen las copias de
las rdenes mdicas y las
solicitudes por frmula
71
medicamentos de control)
Diligenciando el formato y hacer

autorizar el pedido por el
subgerente administrativo,
NOTA: Cuando los medicamentos
son de consumo (multidosis) se
debe verificar que si hayan
entregado los frascos vacos
Para que se realice

el despacho de los
medicamentos en
Farmacia
Para que se realice

el despacho de los
medicamentos en
Farmacia
Para que
determinen las
cantidades de
medicamentos que
se despacharn
Para que
determinen las
cantidades de
medicamentos que
se despacharan
HOSPITAL SAN
JUAN DE DIOS DE
YARUMAL
PROCESO
ENTREGA DE MEDICAMENTOS A
URGENCIAS Y CIRUGA
FLUJOGRAMA
QUIN

FARMACIA
FECHA
DNDE
1
Alistar los medicamentos
SI
Hay existencia
de
medicamentos
NO
Generar pendiente
Hacer salida de los

medicamentos en el sistema
Auxiliar de
farmacia
Auxiliar de
farmacia o
Regente de
farmacia
Auxiliar de
farmacia
Archivar los formatos de cantidad

de medicamentos entregados
Farmacia
Farmacia
APROBADO POR
CUNDO
Cuando se
determinen los
medicamentos y
cantidades
Cada que se
agoten los
medicamentos
Cada vez que se
alisten los
medicamentos
Todos los das,
cada vez que se
haya hecho eL
alistamiento de
los medicamentos
CMO

estanteras
Continuar con proceso solicitud para la

Restando del sistema (Kardex) los
medicamentos que salen para el
servicio (nombre codillo y cantidad)
Verificando fsicamente lo que se
entrega
Servicio
Urgencias
/ Ciruga
Auxiliar de
farmacia
Servicio
Urgencias
/ Ciruga
Cuando se haya
hecho la entrega
del medicamento
Colocando el nombre de quien recibe el

suministro
Farmacia
Cada vez que se

haya hecho la
entrega del
medicamento
Se organiza por fecha, consecutivo y

parte de los centros de costos
(Clasificar documento por servicio)
Auxiliar de
farmacia
FIN
72
POR QU
Para alistar los

medicamentos y
posteriormente ser
enviados a los servicios
Para Realizar el pedido
de los medicamentos y
posteriormente ser
enviados a los servicios
Auxiliar de
farmacia
medicamentos
Hacer firmar formato de cantidades

entregadas de medicamentos
Farmacia
PGINA _2_ DE __2__
NOTA: Se deben controlar los subdepsitos

(puntos de almacenamiento verificando
existencias Vs listado de Stock, las
condiciones de almacenamiento y estados de
los insumos y fechas de vencimiento
(Realizar un acta de auditora de
medicamentos)
El encargado de recibir el medicamentos

debe ubicar los medicamentos en el lugar
establecido para su almacenamiento y
posterior uso en el servicio
Para actualizar el
sistema
Para satisfacer las
necesidades de los
servicios
Para dejar constancia

de que se realizo la
entrega

del medicamento que
sali
FORMATO 4
14.3
PROCESO
FECHA
APROBADO POR
OBJETIVO:
ENTREGA DE MEDICAMENTOS A URGENCIAS Y CIRUGA
PAPFA N 004
Entrega de medicamento a los servicios de Urgencias y Ciruga
Despachar los medicamentos en la cantidad necesaria para que los servicios de urgencias y ciruga funcione correctamente
RESPONSABLE:
REGENTE DE FARMACIA
CONDICIONES:
INSUMOS:
tiles de escritorio- Papelera- Sellos- Carro transportador- Suministros
La entrega de las copias de las rdenes mdicas y la solicitud por frmula se deben
entregar todos los das de 11,30 am a 12.00 pm para la respectiva entrega o reposicin Impresora- Computadora- Calculadora- Listado de medicamentos- TelfonoFax
del medicamento
Todos los medicamentos se deben transportar de manera que permita garantizar la

conservacin del medicamento (Transportadas en un carro)
Todo los medicamentos se entregan persona a persona, para verificar las cantidades e
integridad de los mismos
42. . Llenar formato con total medicamentos reportados
43. Alistar los medicamentos
44. Hacer salida de los medicamentos en el sistema
45. Hacer entrega de los medicamentos
46. Hacer firmar formato de cantidades entregadas de medicamentos
ANEXOS:
Anexo D Normas para el almacenamiento y manejo de materiales y suministros
Anexo E Manejo de materiales
Anexo L Identificacin de reas por colores.
Anexo Q lista de cantidad de medicamento a despachar para los servicios
Que el servicio de Urgencias y Ciruga tenga los medicamentos necesarios que permita cubrir las necesidades de los servicios para el buen funcionamiento
del mismo.
DEFINICIONES:
Alistamiento de medicamentos: es organizar los medicamentos de acuerdo a los requerimientos de los servicios o dependencias para ser entregados
Descripcin del medicamento: Corresponde al nombre del medicamento que son necesarios para la atencin del usuario ( Nombre genrico, concentracin, forma
farmacutica y va de administracin) 2
2
73
FORMATO 1
15. DESPACHO DE MEDICAMENTO POR FRMULA MDICA
IDENTIFICACIN DEL CLIENTE (CI CE)
Entrega de medicamento por frmula mdica
CLIENTES INTERNOS

medicamento
Caja
CLIENTES EXTERNOS
Cumplimiento en la entrega del
Usuarios
Acertividad en la cantidad del

medicamento

satisfagan las necesidades del usuario
(prioridades del usuario y Hospital).

74
FORMATO 2.1

15.1.1 DESPACHO DE MEDICAMENTO POR FRMULA MDICA
FECHA:

Rentabilidad en la venta de medicamentos
APROBADO POR:
Cumplir con la meta establecida para la venta de medicamentos
ATRIBUTO DE CALIDAD
Margen de beneficio en la venta del medicamento
TIPO DE INDICADOR
Efectividad
Ventas en el perodo costo de lo vendido
____________________________________________________________
x 100
Ventas en el perodo

NIVEL DE REFERENCIA
FUENTE DE LOS DATOS
100% de lo planificado
NUMERADOR:
Ventas en el perodo costo de lo vendido
DENOMINADOR:
Ventas en el perodo
QUIN DEBE MEDIR
Regente de farmacia, Jefe de suministros
CUNDO DEBE MEDIR
Mensual
FUENTES
Kardex, Sistema (APOLO)
CONSIDERACIONES
Revisar polticas de precios de facturacin, revisar facturas del perodo

Investigar causas, tomar correctivos, seguir evaluando
OBSERVACIONES
75
FORMATO 3
ESTNDAR DE PROCESO
HOSPITAL SAN
JUAN DE DIOS DE
YARUMAL
PROCESO
15.2 DESPACHO DE
MEDICAMENTO
POR FRMULA
MDICA
FLUJOGRAMA
QUIN
INICIO
Recepcin usuario con frmula mdica
Auxiliar
de
farmacia
PROCESO PAPFA N 005
FARMACIA
PAGINA _1_ DE __2__
FECHA
APROBADO POR
DNDE
Farmacia
CUNDO
CMO
Cuando el usuario
llegue con
Recibiendo personalmente al usuario la frmula
frmula mdica
mdica
Revisando la frmula mdica y verificando que
Revisar
frmula mdica
SI
Cumple con
parmetros
Farmacia
Auxiliar
de
farmacia
Farmacia
Auxiliar
de
farmacia
Farmacia
Cuando el usuario contenga:
Diagnstico
llegue con
Fecha
frmula mdica
Nmero de
afiliacin (si es el caso)
Firma del
mdico
NO
Devolver la
frmula mdica
Determinar si la
frmula es partcula
SI
Formula
particular
NO
Auxiliar
de
farmacia
Dar el valor del

medicamento
El usuario desea
adquirir la frmula
Auxiliar
de
farmacia
usuario
Solicitar copia del documento de

identidad y carn de afiliacin
Auxiliar
de
farmacia
Tratamiento de acuerdo
al protocolo
Prescripcin para el
nmero de das
Prescripcin en genrico
POR QU
Para poder
diligenciar el
medicamento por
formula mdica
Para verificar que
la frmula cumpla
con los
requerimientos
Cuando la
frmula mdica
no cumpla con los
parmetros
Cuando se haya
revisado la
frmula mdica
Devolviendo al usuario la frmula mdica (Se

orienta al usuario para que haga las correcciones
pertinentes en la respectiva entidad)
Porque la frmula
mdica no cumple
con todos los
requisitos
De acuerdo a la orden mdica (si pertenece a una

EPS o ARS) y a los documentos
NOTA: si se determina que no hay el medicamento
confirmar al usuario y determinar si se adquiere o no el
medicamento (para generar pendiente)
Para determinar si
se cobra copago o el
total de la frmula.
Farmacia
Cada que se haya

revisado la
frmula
Indicndole el valor de la frmula (valor de los

medicamentos)
Farmacia
Cuando tenga la
capacidad
econmica para
adquirir la
frmula
Indicndole al Auxiliar de farmacia que desea

adquirir el medicamento
Para determinar si
se despacha la
frmula
(medicamento)
Al momento de
realizar el
despacho del
medicamento
Solicitando el carn y la copia del documento de

identidad
Nota: si el carn no tiene vigencia no se puede realizar
el despacho de la frmula
Para poder
realizar el
despacho del
medicamento
Farmacia
76
Nota: si el usuario no tiene el valor de la frmula no se

despacha el medicamento y fin del proceso
Para determinar si
el usuario puede
adquirir el
medicamento
HOSPITAL SAN
JUAN DE DIOS DE
YARUMAL
PROCESO
DESPACHO DE MEDICAMENTO POR
FRMULA MEDICA
FLUJOGRAMA
QUIN

FARMACIA
FECHA
DNDE
1
Alistar los medicamentos
SI
Hay existencia
de
medicamentos
NO
Generar pendiente
Cobrar cota moderadora

o costo de formula
Hacer recibo
de pago

medicamentos
FIN
Auxiliar de
farmacia
Auxiliar de
farmacia o
Regente de
farmacia
Farmacia
Farmacia
Auxiliar de
farmacia
Farmacia
Auxiliar de
farmacia
Farmacia
Auxiliar de
farmacia
Farmacia
PAGINA _2_ DE __2__
APROBADO POR
CUNDO
Cuando se
determinen los
medicamentos y
cantidades
Cada que se
agoten los
medicamentos
CMO

estanteras
Se le comunica al usuario que no hay el

medicamento (indicar al usuario el da y la hora
en que se le puede despachar o en que otro lugar
se le despacha o se consigue el medicamento)
Continuar con proceso solicitud para la

Cobrando la cota moderadora de acuerdo a

Antes de entregar lo estipulado por contratos (EPS, ARS)
el medicamento
Si es particular el costo total de la frmula
Imprimiendo los recibos:
Antes de entregar Original: es el que se enva a caja
Azul: Anexar a frmula
el medicamento
Amarilla: para entregar al usuario
Nota : realizar la salida de los medicamentos en el
sistema
Entregando al usuario el medicamento
Cada vez que se

haya hecho e
alistamiento de
Se Verificar fsicamente lo que se entrega
los medicamentos con las cantidades que aparecen descritas
y los trmites que en la frmula
conlleva
Nota: si se requiere, explicar al usuario
como debe aplicarse o ingerir el
medicamento y las precauciones que debe
tener
77
POR QU
Para alistar los

medicamentos y
posteriormente ser
entregados
Para realizar el pedido

de los medicamentos
Para recibir el valor
monetario de la venta o
despacho del
medicamento
Para dejar constancia y
para llevar un control
de los medicamentos
que salen del servicio
farmacutico
Para satisfacer las
necesidades del usuario
FORMATO 4
15.3 DESPACHO DE MEDICAMENTO POR FRMULA MDICA
PROCESO
PAPFA N 005
NOMBRE DEL PROCEDIMINTO Entrega de medicamento a los usuarios
FECHA
APROBADO POR
OBJETIVO:
Despachar los medicamentos necesarios para los usuarios
RESPONSABLE:
REGENTE DE FARMACIA
CONDICIONES:
La entrega de los recibos de pago (original) se entrega en la caja en las horas

de la tarde
Todo los medicamentos se entregan persona a persona, para verificar las

cantidades e integridad de los mismos
47. Revisar frmula mdica
48. Determinar si la frmula es partcular
49. Dar el valor del medicamento
50. Solicitar copia del documento de identidad y carn de afiliacin
51. Cobrar cuota moderadora o costo de frmula
52. Hacer recibo de pago
ANEXOS:
INSUMOS:

Entrega de medicamento por frmula mdica
DEFINICIONES:
Alistamiento de medicamentos: Es organizar los medicamentos de acuerdo a los requerimientos del usuario
Descripcin del medicamento: Corresponde al nombre del medicamento ( Nombre genrico, concentracin, forma farmacutica y va de administracin)
78
FA
FORMATO 1
16. ALMACENAMIENTO
CLIENTES INTERNOS
Que los medicamentos e insumos estn

adecuadamente almacenados de acuerdo a

y suministros que permita una buena
reas y servicios del hospital
rotacin.
las condiciones fsicas y ambientales

apropiadas para la conservacin y rotacin
CLIENTES EXTERNOS
necesarias para el adecuado funcionamiento

de las reas o servicios del hospital
asegurando la calidad.
Una correcta ubicacin del medicamento
Llevar un buen control del medicamento

y los suministro que permita evitar el
Usuarios
vencimiento o prdida de los mismos.
Que haya un registro eficaz de

suministros
Que las caractersticas de medicamento y

suministro almacenado satisfagan las
necesidades de las reas y servicios
79
FORMATO 2.1

16.1.1 ALMACENAMIENTO
FECHA:

EXISTENCIA DE SUMINISTROS DENTRO DE LA ACEPTABILIDAD
APROBADO POR:
OBJETIVO DEL
INDICADOR
Mantener las existencias de los suministros dentro del rango que garantice
el buen funcionamiento de las reas y departamentos
ATRIBUTO DE CALIDAD
Insumos y suministros con niveles adecuados de existencias
TIPO DE INDICADOR
Eficacia
eficiencia

NIVEL DE REFERENCIA
FUENTE DE LOS DATOS
No de existencias de suministros entre los niveles mximos y mnimos

____________________________________________________________________________
x 100
No de suministros del formulario y listado bsico
100% De existencias
NUMERADOR:
Existencias de suministros entre los niveles mximos y mnimos
DENOMINADOR:
Suministros del formulario y listado bsico
QUIN DEBE MEDIR
Regente de farmacia/ Almacenista, Jefe de suministros
CUNDO DEBE MEDIR
Mensualmente
FUENTES
Suministros/ medicamentos, Niveles mximos y mnimos, Kardex, Sistema

(APOLO), formulario y listado bsico.
CONSIDERACIONES
Investigar causas, cruzar con indicadores (demanda insatisfecha, agotados,

rotacin de cartera, porcentaje de cumplimiento en consumo), tomar
correctivos, ajustar mximos, mnimos y puntos de control y seguir
evaluando
OBSERVACIONES
La aceptabilidad vara entre el nivel mximo y mnimo establecido
80
FORMATO 2.2

FECHA:
OBJETIVO DEL
INDICADOR
ATRIBUTO DE CALIDAD
TIPO DE INDICADOR

VALOR PROPORCIONAL DE LOS INSUMOS VENCIDOS O QUE
SUFRIERON DETERIORO EN BODEGA
APROBADO POR:
Disminuir los suministros que se pierden por fecha de vencimiento o

deterioro en los sitios de almacenamiento
Determinar la efectividad de los controles que se le realizan a los
medicamento y suministros
Porcentaje de insumos y medicamentos vencidos y por deterioro en
bodega con respecto a valor del inventario promedio
Efectividad en los controles de vencimiento
Efectividad en las tcnicas de almacenamiento
Eficiencia en el manejo de los medicamentos y suministros
Vr I / Vr M dados de baja por vencimiento durante el perodo
_______________________________________________________________________
Vr inventario promedio de los I / M en el perodo
x 100
Vr I / M dados de baja por deterioro durante el perodo

x 100
_____________________________________________________________________
NIVEL DE REFERENCIA
FUENTE DE LOS DATOS
Tender a cero (0)

NUMERADOR:
Valor de los insumos o medicamentos dados de baja por vencimiento
DENOMINADOR:
Valor del inventario promedio de los insumos o medicamentos
QUIN DEBE MEDIR
CUNDO DEBE MEDIR
Mensualmente
FUENTES
Suministros/ medicamentos, Actas de baja (por deterioro, por vencimiento)

Implementar controles de vencimiento ms eficientes
Determinar necesidades de capacitacin en almacenamiento tcnico
CONSIDERACIONES
OBSERVACIONES

Debe tenerse en cuenta solo los suministros o medicamentos que se
vencieron o deterioraron en bodega y que deben ser dados de baja
Se debe racionalizar las adquisiciones de estos comprando para perodos
ms cortos cuando se trata de productos con tiempo de vida til corta
81
FORMATO 2.3

FECHA:
OBJETIVO DEL
INDICADOR

VALOR PROPORCIONAL DE LOS SUMINISTROS Y MEDICAMENTOS
DESAPARECIDOS O HURTADOS EN EL PERODO
APROBADO POR:
Minimizar las prdidas por hurto o desaparicin

Determinar la efectividad de las medidas de seguridad
ATRIBUTO DE CALIDAD
Valor de las desapariciones o hurtos
TIPO DE INDICADOR
Efectividad en las medidas de seguridad

Eficiencia en el cuidado de los insumos y medicamentos
Vr I / Vr M dados de baja por desaparicin o hurto durante el perodo

__________________________________________________________________________
x 100
NIVEL DE REFERENCIA
FUENTE DE LOS DATOS
Tender a cero (0)

NUMERADOR:
Valor de los insumos o medicamentos dados de baja por desaparicin o
hurto durante el perodo
DENOMINADOR:
Valor del inventario promedio de los insumos o medicamentos en el perodo
QUIN DEBE MEDIR
CUNDO DEBE MEDIR
Mensualmente
FUENTES
Suministros/ medicamentos, (Actas de baja por desaparicin o hurto)

Implementar controles de seguridad ms eficientes
CONSIDERACIONES
OBSERVACIONES

Debe tenerse en cuenta solo los suministros o medicamentos que se
hurtaron o desaparecieron en bodega
82
FORMATO 2.4

FECHA:

COSTO DEL SUMINISTRO QUE NO PRESENTA ROTACIN EN EL
PERIODO
APROBADO POR:
OBJETIVO DEL
INDICADOR
Plantear polticas y planes de compra para optimizar el recurso financiero ,

los suministros y el medicamento
ATRIBUTO DE CALIDAD
Suministro de poca rotacin en el perodo
TIPO DE INDICADOR
Planificacin
Eficiencia
Costo total de las unidades de suministro sin movimiento durante el perodo

__________________________________________________________________________________
Costo del inventario promedio en el perodo

NIVEL DE REFERENCIA
Tender a cero (0)

NUMERADOR:
FUENTE DE LOS DATOS
Costo total de las unidades de suministro sin movimiento

DENOMINADOR:
X 100
Costo del inventario promedio

QUIN DEBE MEDIR
CUNDO DEBE MEDIR
Semestralmente
FUENTES
Kardex, sistema (AS de inventario)
CONSIDERACIONES
Implementar estrategias de movimiento de los suministros y medicamentos

OBSERVACIONES
Una proporcin de artculos, suministros y medicamentos inmovilizados

origina un ndice de rotacin inferior al proyectado o planeado
Recordar que se deben adquirir las cantidades que se van a consumir
inventario quieto es plata quieta
83
FORMATO 2.5

FECHA:

NDICE DE ROTACIN
APROBADO POR:
OBJETIVO DEL
INDICADOR
Plantear polticas y planes de compra para optimizar el recurso financiero ,

los suministros y el medicamento.
ATRIBUTO DE CALIDAD
Suministro consumido en el perodo
TIPO DE INDICADOR
Eficiencia
II + C DC IF
IR =
NIVEL DE REFERENCIA
FUENTE DE LOS DATOS
____________________________
IP
Tender a cero (0)

NUMERADOR:
IR: ndice de rotacin
II: Inventario inicial (Valor del inventario inicial)
C: Compras (Valor de las compras durante el perodo)
DC: Devoluciones en compras (Valor de las devoluciones en compras
efectuadas durante el perodo
IF: Inventario final
DENOMINADOR:
IP: Inventario promedio (Valor del inventario promedio en el periodo)
QUIN DEBE MEDIR
CUNDO DEBE MEDIR
De acuerdo a las polticas de compras
FUENTES
Kardex, sistema (AS de inventario)
CONSIDERACIONES
Cruzar indicadores de % de ejecucin en consumos, Ajuste en la

prescripcin a protocolos y esquemas de tratamiento, crecimiento en
ventas, % cumplimiento en las entregas de proveedor
OBSERVACIONES
Este indicador permite medir la eficiencia en que el hospital utiliza sus

activos
84
FORMATO 3
ESTNDAR DE PROCESO
HOSPITAL SAN
JUAN DE DIOS DE
YARUMAL
PROCESO
16.2 ALMACENAMIENTO
QUIN
Almacenista
o Auxiliar de
almacn /
INICIO
Verificar si la entrada tiene tem pendiente
NO
SI
Seguir proceso de
despacho de suministros
Asignar el rea y el
espacio para almacenar
Hay rtulos
PROCESO PAPAF N 001
PGINA _1_ DE _1_
APROBADO POR
FLUJOGRAMA
Hay pendiente
ALMACEN / FARMACIA
SI
NO
Hacer rtulos en el lugar de
almacenamiento
Regente o
Auxiliar de
farmacia
Almacenista
o Auxiliar de
almacn /
Regente o
Auxiliar de
farmacia
Almacenista
o Auxiliar de
almacn /
Regente o
Auxiliar de
farmacia
Auxiliar de
almacn /
Auxiliar de
farmacia
Almacenar el suministro
de acuerdo a las
caractersticas y
condiciones del mismo
DNDE
CMO
POR QU
Revisando los pendientes y pedidos

realizados por las diferentes reas
Para certificar
veracidad en el
sistema
Revisando los pendientes y pedidos

realizados por las diferentes reas
Para certificar
veracidad en el
sistema
Almacn / Cuando los

suministros y/o
medicamentos se
encuentren listos para
Farmacia almacenar
Con base en el volumen, la forma y las

condiciones del suministro y/o
medicamentos y teniendo en cuenta la
rotacin de las existencias (mitologa
FIFO)
Porque permite dar

un diseo y
distribucin correcto
y funcional de la
bodega
Almacn / En el momento que

se va a ubicar el
suministro y/o
Farmacia medicamento
En un rtulo autoadhesivo se coloca el

cdigo del suministro, el nombre y la
unidad de despacho y se pega en el lugar
correspondiente
Para la identificacin
del suministro y/o
medicamento
Ubicando los suministros y/o medicamento en
Para su identificacin
y mejor conservacin
en el momento de
hacer el despacho
Farmacia
Cada vez que ingrese

el medicamento

Almacn / el suministro /
Farmacia
Auxiliar o
Almacn
ayudante
de almacn/
Auxiliar de
farmacia
CUNDO

Almacn / el suministro /
Farmacia

el medicamento
Luego de identificar el las estanteras y/o neveras y/o zona de

control.
cdigo de la
Los suministros de nevera se ubican en el
estantera
momento de llegada, solo hay que marcarlos

y/o ubicarlos (Almacenar el suministro de
acuerdo a su clasificacin medico quirrgicolaboratorio- Rx- odontologa- Aseo- Papelera,
etc)
FIN
85
FORMATO 4
16.3 ALMACENAMIENTO
ESTNDAR N
FECHA
APROBADO POR
OBJETIVO:
PAPAF N 001
Distribucin de los suministros y/o medicamentos en los diferentes puntos de almacenamiento
Asegurar las condiciones fsicas y ambientales apropiadas para la conservacin y rotacin de inventario de todos los suministros y/o medicamentos
RESPONSABLE:
ALMACENISTA / REGENTE DE FARMACIA
CONDICIONES:
Almacenar los suministros de acuerdo a las condiciones tcnicas y sus

especificaciones(ambiente temperatura y las condiciones necesarias)
INSUMOS:
tiles de escritorio- Papelera- Carro transportador- Suministros- CalculadoraListado de Especificaciones- Telfono- Fax
53. Asignar el rea y el espacio para almacenar

54. Almacenar el suministro de acuerdo a las caractersticas y condiciones del mismo
ANEXOS:
Anexo C Condiciones ambientales
Anexo D Normas para el almacenamiento y manejo de materiales y suministros.
Anexo E Manejo de materiales.
Anexo F Recomendaciones para levantar y transportar objetos
Anexo G Normas para el manejo de combustibles y disolventes
Anexo H Normas especificas para el manejo de gases medicinales.

Normas especificas para el manejo de reactivos
Anexo J Listado de medicamentos fotosensibles.
Anexo L Identificacin de reas por colores

Que los medicamentos e insumos hospitalarios estn adecuadamente almacenados de acuerdo a las condiciones fsicas y ambientales apropiadas para la conservacin y
rotacin necesarias para el adecuado funcionamiento de las reas o servicios del hospital asegurando la calidad
DEFINICIONES:
Rtulo: Cinta de papel que contiene el nombre del suministro.
Manipular: Mover, trasladar, transportar o empacar el suministro con las manos o ayuda mecnica
86
FORMATO 1
17. DEVOLUCIN DE SUMINISTROS
CLIENTES INTERNOS
Contar con suministros que tengan niveles

de calidad permitidos, para que estos

puedan ser nuevamente distribuidos por los
Que las caractersticas del suministro y

medicamentos devuelto satisfagan las
Todos los servicios o dependencias de la

clnica
necesidades y prioridades de otros

servicios o departamentos.
diferentes servicios de Hosital

CLIENTES EXTERNOS
Tramitacin de plizas, contratos o
garantas.
Llevar un buen control del suministro

que permita evitar el desuso o prdida de
Aseguradoras y/o plizas
los mismos (vencimiento, desgaste,

daando, con anomalas, etc.)
Una adecuada recepcin tcnica al

suministro devuelto (Determinando si el
suministro cuenta con los niveles de
calidad permitidos para su reutilizacin)
87
FORMATO 3
ESTNDAR DE PROCESO
HOSPITAL SAN
JUAN DE DIOS DE
YARUMAL
PROCESO
17.2 DEVOLUCIN DE
SUMINISTROS
FLUJOGRAMA
QUIN
DEPENDENCIA O SERVICIO PROCESO PAPAF N 002

FARMACIA / ALMACN
FECHA
PGINA _1_ DE __2__
APROBADO POR
DNDE
CUNDO
CMO
INICIO
Encargado
del servicio
Determinar el suministro o
medicamento a devolver
Diligencian el formato de
devolucin de suministros
o medicamentos
Entregar los formatos y/o

suministros a farmacia o
almacn
Interpretan los formatos y se
realiza una recepcin tcnica al
suministro
El suministro
es
reutilizable
Encargado
del servicio
Servicio o
dependenci
a
Ya que el suministro no se
utiliza en el servicio o
departamento
Para dar uso

apropiado del
suministro (pueda
ser utilizados,
reutilizado o
consumido por otros
servicios)
Cuando los servicios

tengan suministros o
medicamento que por
su baja rotacin
pueden daarse
Diligenciando con base en el

volumen, la forma y las
condiciones del suministro
Para dar uso apropiado

del suministro (pueda
ser utilizados o
consumido por otros
servicios)
En el momento en que se
haya diligenciado el
formato y/o oficio de
devolucin de suministros
Entregando personalmente al
encargado de almacn y/o
farmacia
Para darle un uso

apropiado al suministro
(pueda ser utilizados o
consumido por otros
servicios)
Determinando si el suministro
cuenta con los niveles de calidad
permitidos. Ver anexo B
Si el medicamento o equipo es de
alto costo o si se encuentra en
inventario (esta cargado aun
funcionario) se debe dar una copia
firmada o recibo
Verificando los documentos
relacionados (Garanta, contratos o
plizas).
Si es algn equipo, se debe hablar
con el encargado de mantenimiento
para determinar finalidad del
suministro.
Encargado
del servicio
Farmacia /
Almacn
Regente de
farmacia /
Almacenista
Farmacia /
Almacn
En el momento en que
entregan los
suministros y/o el
formato de devolucin
de suministros
Regente de
farmacia /
Almacenista
Farmacia /
Almacn
Cuando se determina
que el suministro no
cuenta con los niveles
de calidad necesarios
SI
NO
Determinar si el
suministro tiene
contrato, garanta o
pliza
Cuando se haya
determinado el
suministro a devolver
(baja rotacin, malo,
obsoleto, etc)
SI
Se debe diligenciar
formato de
devolucin
NO
Servicio o
dependenci
a
POR QU
88
suministro puede
ser reutilizado o
consumido por otros
servicios
suministro puede ser
cambiado o reutilizado
Si es el caso entablar
proceso jurdico
HOSPITAL SAN
JUAN DE DIOS DE
YARUMAL
PROCESO
DEVOLUCIN DE SUMINISTROS
DEPENDENCIA O SERVICIO PROCESO PAPAF N 002

FARMACIA ALMACN
FECHA
PGINA _2_ DE __2__
APROBADO POR
FLUJOGRAMA
QUIN
DNDE
CUNDO
CMO
POR QU
Posee contrato,
garanta o pliza
SI
Gestionar para
realizar el
cambio o
restitucin del
suministro
Regente de
farmacia /
Almacenista
Farmacia /
Almacn
Cuando se determina
que el suministro no
cuenta con los
niveles de calidad
necesarios
Registrar los
suministros en el
sistema
Regente de
farmacia /
Almacenista
Cada vez que se est

realizando una
entrada de suministro
Ingresando en el sistema el
nombre
del suministro, cdigo
y la cantidad correspondiente
Para actualizar el
inventario
Nota: el suministro sigue con el

proceso de almacenamiento
Regente de
farmacia /
Almacenista
Realizar baja tcnica
Farmacia /
Almacn
Gestionando la pliza, contrato o

garanta
Para poder
realizar el cambio
o restitucin del
suministro
Farmacia /
Almacn
Cuando el suministro
no puede ser
utilizado y no posee
pliza, contrato o
garanta.
FIN
89
Desechando el suministro de acuerdo a

sus condiciones tcnicas y
administrativas (sacar el suministro del
sistema)
NOTA Se debe levantar un acta con el
nombre completo del artculo el nmero
de referencia y el valor por el cual est
registrado en el inventario, se debe
hacer firma por el gerente y el
administrador y archivar (para dar
constancia de que el suministro se da
de baja). si son equipos se
determinarnsi los repuestos pueden ser
utilizados
Para dar de baja

al suministro
FORMATO 4
17.3 DEVOLUCIN DE SUMINISTROS
ESTNDAR N
FECHA
APROBADO POR
OBJETIVO:
PAPAF N 002
Entrega de suministros a los servicios de Almacn y Farmacia
Hacer entrega de los suministros de baja rotacin para la utilizacin adecuada de los mismos
RESPONSABLE:
REGENTE DE FARMACIA / ALMACENISTA
CONDICIONES:
INSUMOS:
tiles de escritorio- Papelera- Carro transportador- Suministros- Calculadora
Todos los suministros se entregan persona a persona.
Las especificaciones tcnicas se deben realizar en la totalidad de los suministros Listado de Especificaciones- Telfono- Fax- plizas- contratos- garanta.
entregados.
Para solucionar las inconsistencias de los suministros cuando stas poseen,

contrato, pliza o garanta hay que gestionar, pedir asesora o trasladar el caso a
jurdica para realizar los respectivos procedimientos
55. Interpretan los formatos y se realiza una recepcin tcnica al suministro
56. Determinar si el suministro tiene contrato, garanta o pliza
57. Gestionar para realizar el cambio o restitucin del suministro
58. Realizar baja tcnica
59. Registrar los suministros en el sistema
ANEXOS:
Anexo B. Especificaciones tcnicas Farmacia
Anexo E Manejo de materiales

Contar con suministros que tengan niveles de calidad permitidos, para que estos puedan ser nuevamente distribuidos por los diferentes servicios de la clnica
DEFINICIONES:
Pliza - seguro: documento justificativo de un contrato de seguros
Formato de devolucin: documento o formato el cual se utiliza para realizar la devolucin de los suministros, en el cual se identifica el suministro, la cantidad el
precio y caractersticas respectivas.
Recepcin tcnica: Caractersticas propias del suministro en cuanto a fabricacin almacenamiento y transporte
Manipular: Mover, trasladar, transportar o empacar el suministro con las manos o ayuda mecnica
90
FORMATO 1
18. AUTORIZACIN DE ORDEN DE SERVICIOS
CLIENTES INTERNOS
Orden autorizadas para la prestacin del

servicio

oportuna de la documentacin necesaria
Auditoria
CLIENTES EXTERNOS
Usuarios
Entidades (EPS, ARS)
Oportunidad en la recepcin de los

documentos
Que las caractersticas del servicio

satisfagan las necesidades del usuarios
91
FORMATO 2.1

18.1.1 AUTORIZACIN DE ORDEN DE SERVICIOS
FECHA:

ATENCIONES PERTINENTES
APROBADO POR:
Confirmar la atencin y autorizar si son pertinentes
ATRIBUTO DE CALIDAD
Atencin autorizada
TIPO DE INDICADOR
Eficacia

NIVEL DE REFERENCIA
FUENTE DE LOS DATOS
No de atenciones pertinentes en el perodo

x 100
No de atenciones autorizadas en el perodo
__________________________________________________________
100% de atenciones autorizadas

NUMERADOR:
Atenciones pertinentes
DENOMINADOR:
Atenciones autorizadas
QUIN DEBE MEDIR
Auditoria, Atencin a usuarios
CUNDO DEBE MEDIR
Mensualmente
FUENTES
Ordenes de servicio, historia clnicas
CONSIDERACIONES
OBSERVACIONES
Evaluar que las autorizaciones tengan pertinencia con el diagnostico y con el

objeto del contrato
92
FORMATO 4
ESTNDAR DE PROCESO
HOSPITAL SAN
JUAN DE DIOS DE
YARUMAL
PROCESO
18.2 AUTORIZACIN DE
ORDEN DE
SERVICIOS
FLUJOGRAMA
QUIN
INICIO
Recepcionar los documentos
Verificar documentos
Ingresar los usuarios al

sistema
Clasificar las
remisiones
ATENCIN A USUARIOS
PROCESO PAPAU No 001
PGINA _1_ DE __3__
FECHA
APROBADO POR
DNDE
CUNDO
CMO
POR QU
Para iniciar el
proceso de
autorizacin de
la orden de
servicios
Auxiliar
administrativo
Cuando el
Atencin
usuario
a usuarios requiera de la
atencin
Solicitando los documentos de identificacin

fotocopia del carn de afiliacin
Auxiliar
administrativo
Cuando el
Atencin
usuario
a usuarios requiera de la
atencin
Verificando que los documentos corresponda a la

respectiva persona, que aparezca en la base de
datos (EPS, ARS) y revisando que est completo el
SIS 412
Se debe verificar la base de datos si el usuario no
tiene doble afiliacin (evitar glosas)
Auxiliar
administrativo
Auxiliar
administrativo
Atencin
Cuando el
a usuarios usuario
requiera de la
atencin
Cuando estn
Atencin
listas las
a usuarios remisiones
para ser
aprobadas
Nota: Se deben verificar los datos (No de telfono,

direccin, etc) para la localizacin del usuario
Diligenciando los datos y Asentando la remisin de
a orden de servicios en ACCES 97 (Planilla
previamente elaborada para ello)
- Empresa
- Diagnstico
- Documento
- Servicio
- Nombres
- Recibo
- Apellidos
- Carn
- Telfono
- Orden
- Municipio
- Autorizado
- fecha de envo - Observaciones
Separando las remisiones que son de ARS y las que
son de EPS
Para verificar que

el usuario si se
encuentre
afiliado y
verificar
derechos
Para ingresar en
el sistema al
usuario
Para la revisin y
aprobacin de las
remisiones
1
HOSPITAL SAN
PROCESO
DEPENDENCIA O
93
PGINA _2_ DE __3__
JUAN DE DIOS DE
YARUMAL
SERVICIO
AUTORIZACIN DE ORDEN DE
SERVICIOS
FLUJOGRAMA
QUIN
ATENCIN A USUARIOS
APROBADO POR
DNDE
CUNDO
1
SI
Las remisiones
pertenecen a EPS
NO
Enviar por fax a la entidad

correspondiente la
remisin para la
autorizacin
Recibir la autorizacin de la
entidad para prestar el servicio
Se pasan las remisiones

de ARS auditoria para
elaboracin de orden
Auditar las remisiones
Auxiliar
administrati
vo
Cuando estn
Atencin
listas las
a usuarios remisiones
para ser
aprobadas
Auxiliar
administrati
vo
Cuando se
Atencin
hayan
a usuarios aprobado la
orden de
servicios
Auxiliar
Auditora
administrati
vo y auxiliar
de auditoria
Auditor
mdico
FECHA
Auditora
Cuando estn
listas las
remisiones
para ser
aprobadas
CMO
Marcando el numero del fax de la entidad
correspondiente haciendo pasar la orden de servicios
SIS 412
Nota: en algunos casos se debe presentar otros
documentos dependiendo de los requerimientos de las
instituciones:
Epicrisis
Informe quirrgico (ENCASO que se necesite
autorizacin de ciruga)
Copia del carn
Para que
verifique y
realicen la
aprobacin de
Nota: se debe llamar a la entidad para verificar que si se
la orden de
haya recibido el fax
servicios
Para prestarle
Recibiendo la aprobacin por fax, telefnicamente o el servicio
mensajero
autorizado al
usuario
Entregando a la auxiliar de auditora las remisiones
para ser autorizadas.
NOTA: relacionar las remisiones entregadas y
colocar sello con fecha de entrega
Verificando las facturas.

Cada que le
NOTA: subrayar con resaltador el servicio que se
hagan
autorizo y firmar el 100% de las remisiones
entrega de las aprobadas
ordenes de
remisin
94
POR QU
Para que
verifique y
realicen la
aprobacin de
la orden de
servicios
Para que el
auditor de o no
la aprobacin
de la remisin
HOSPITAL SAN
JUAN DE DIOS DE
YARUMAL
PROCESO
AUTORIZACIN DE ORDEN DE
SERVICIOS
FLUJOGRAMA
QUIN
ATENCIN A USUARIOS
PGINA _3_ DE __3__
FECHA
APROBADO POR
DNDE
CUNDO
COMO
POR QU
En el Programa Acces Paciente

2
Elaborar la autorizacin
de la orden de servicios
Dividir rdenes (Ciruga
DSS o Atencin al Usuario
SI
Es para ciruga
DSSA
NO
Enviar a subgerencia
de servicios las
ordenes de servicios
Auxiliar de Auditora
auditora
Auxiliar de
auditora
Auditora
Cuando el auditor
mdico
haya
autorizado
la
orden
Cuando el auditor
mdico
haya
autorizado
la
orden
Para que el servicio

de
atencin
al
Nota se debe completar la planilla o corregir usuario
pueda
la informacin segn el caso
(Excel notificarle
al
auditora de facturas)
usuario
la
autorizacin
Colocando las ordenes de ciruga de la DSSA Determinar
la
en un lado y las otras en el otro
finalidad de las
rdenes
Entregando las rdenes de servicios de ciruga

DSSA a subgerencia de servicios.
las Seguir con proceso Facturacin Servicio Ciruga
sean NOTA: Hacer cotizacin para establecer el copago
Cuando
Subgeren rdenes
Auxiliar de cia
de para ciruga de la
auditora
servicios
DSS
Cuando
Recibir la autorizacin de las

ordenes de servicios
Auxiliar
administrati
vo
Ingresar al sistema
Auxiliar
administrati
vo
Localizar al usuario
Auxiliar
administrati
vo
Archivar la orden
FIN
Auxiliar
administrati
vo
entreguen
de Recibiendo personalmente las rdenes de
de auditora o las enviadas por fax (colocar la
auditora y otras
fecha de entrega)
entidades
Cuando entreguen
las
rdenes
de Ingresando en el sistema la autorizacin de la
Atencin
atencin
de orden de servicio y datos faltantes
a usuarios
auditora
las
rdenes
Atencin
a usuarios atencin
Para la realizacin
posterior
de
la
ciruga
Para conocimiento
de la aprobacin, y
poder comunicarle
al usuario
Para dejar soporte
de la autorizacin
telefnicamente
al
usuario
y
Cuando se hayan Llamando
Atencin
aprobado
las notificndole que se le autoriz la orden
Para comunicarle al
a usuarios rdenes
de NOTA: se debe colocar los datos de la persona que usuario
que
se
recibe la llamada (Parentesco) , fecha y hora de
atencin
aprob la orden
llamada
Cuando se hayan Archivando por nmero de la orden, con

Atencin
aprobado
las nombre del usuario
a usuarios rdenes
de NOTA: en el sistema se coloca la persona
atencin
quien reclama la orden, con fecha y la hora.
Cada mes se realiza la auditora para
descartar algunas rdenes (llamar al usuario
para notificar por que no ha reclamado la
orden)
95
Para tenerlas listas

y podrselas
entregar al usuario
cuando ste la
reclame
FORMATO 4
18.3 AUTORIZACIN DE ORDEN DE SERVICIOS
ESTNDAR N
FECHA
APROBADO POR
OBJETIVO:
PAPAU No 001
Autorizar orden de servicio
Asegurar la correcta autorizacin de las rdenes de servicios que permita brindarle los servicios al usuario
RESPONSABLE:
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
CONDICIONES:
INSUMOS:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
. Verificar documentos
Ingresar los usuarios al sistema
Enviar por fax a la entidad correspondiente la remisin para la autorizacin
Se pasan las remisiones de ARS auditora para verificar derechos
Auditar las remisiones
Elaborar la autorizacin de la orden de servicios
Localizar al usuario
ANEXOS:
Anexo O Solicitud de Autorizacin a las Entidades de rdenes de Servicio
Anexo P Elaboracin de Autorizaciones de rdenes de Servicio ambulatorios

Orden autorizadas para la prestacin del servicio
DEFINICIONES:
Dependencia: Es el rea o unidad donde actividad
Orden de servicios: Describe en forma general las actividades que se deben realizar al usuario
96
FORMATO 1
19. FACTURACIN SERVICIO DE CONSULTA EXTERNA
Adecuada facturacin de los servicios con sus

respectivos soportes
Clientes internos
Notas de cargos diligenciadas por el personal

profesional competente
-
Coordinacin de facturacin
Facturacin y cartera
Ciruga
Hospitalizacin
Pediatra
Un ingreso del usuario en el sistema

Una correcta recepcin de los pacientes
Una adecuada verificacin de derechos y

autorizaciones de servicios
Un correcto ingreso del usuario al sistema
Una buena elaboracin y presentacin de

las facturas
Entrega oportuna de las facturas
Verificacin de derechos
Clientes externos
-
Usuarios
Entidades contratantes (EPS, ARS,
DSSS, Entidades aseguradoras SOAT)
97
FORMATO 2.1

19.1.1 FACTURACIN SERVICIO DE CONSULTA EXTERNA
FECHA:

PORCENTAJE DE CITAS MAL ASIGNADAS
APROBADO POR:
Disminuir el nmero de citas mal signadas
ATRIBUTO DE CALIDAD
Citas asignadas correctamente
TIPO DE INDICADOR
Eficacia
No de citas mal asignadas en el da (mes)

x 100
Total de citas asignadas en el da (mes)
_________________________________________________________
NIVEL DE REFERENCIA
Tendencia a cero
NUMERADOR:
FUENTE DE LOS DATOS
Citas mal asignadas

DENOMINADOR:
Citas asignadas en el da
QUIN DEBE MEDIR
Secretario consulta externa, coordinacin facturacin
CUNDO DEBE MEDIR
Da, Mensualmente
FUENTES
CONSIDERACIONES
Registro diario de citas (Agenda), Sistema (APOLO)

Investigar causas, puntos de control y seguir evaluando
OBSERVACIONES
98
FORMATO 2.2

FECHA:

NMERO DE CITAS ASIGNADAS
APROBADO POR:
Maximizar el porcentaje de utilizacin de citas disponibles
ATRIBUTO DE CALIDAD
TIPO DE INDICADOR
Eficacia
No de citas asignadas en el da (mes)

x 100
Total de citas disponibles en el da (mes)
_______________________________________________________
NIVEL DE REFERENCIA
Tendencia al 100%
NUMERADOR:
FUENTE DE LOS DATOS
Citas mal asignadas

DENOMINADOR:
Citas asignadas en el da
QUIN DEBE MEDIR
CUNDO DEBE MEDIR
Da, Mensualmente
FUENTES
CONSIDERACIONES
OBSERVACIONES
El indicador ayuda a tomar decisiones acerca de la utilizacin de los servicios

(infraestructura bien utilizada, disminuir o aumentar servicios)
99
FORMATO 2.3

FECHA:

NMERO DE CITAS NO ASIGNADAS
APROBADO POR:
Maximizar el porcentaje de utilizacin de citas disponibles
ATRIBUTO DE CALIDAD
TIPO DE INDICADOR
Eficacia
Efectividad
No de citas no asignadas en el da (mes)

x 100
Total de citas solicitadas en el da (mes)
_______________________________________________________
NIVEL DE REFERENCIA
Tendencia a cero
NUMERADOR:
FUENTE DE LOS DATOS
Citas no asignadas
DENOMINADOR:
Citas solicitadas
QUIN DEBE MEDIR
CUNDO DEBE MEDIR
Da, Mensualmente
FUENTES
CONSIDERACIONES
OBSERVACIONES
El indicador ayuda a precisar sobre las posibles causas de la no asignacin de

citas
100
FORMATO 2.4

FECHA:

OPORTUNIDAD EN LA ASIGNACIN DE CITAS
APROBADO POR:
Maximizar la calidad del servicio en trminos de oportunidad
ATRIBUTO DE CALIDAD
Citas oportunamente
Eficacia
Efectividad
Fecha y Hora de solicitud (Hora de asignacin de la cita) Fecha y Hora de
atencin
Citas mdicas general: A ms tardar, el da hbil siguiente a la solicitud.
Citas mdicas especializadas: A ms tardar, 5 das hbiles.
Citas odontologa general: A ms tardar, el da hbil siguiente a la solicitud
Citas odontologa especializada: A ms tardar, 5 das hbiles
Citas laboratorio y ayudas diagnsticas: A ms tardar, 3 das hbiles
Ciruga programada: Mximo 2 semanas
Tiempo de espera: 20 minutos
NUMERADOR:
Fecha de asignacin de la cita
Fecha de solicitud
Hora de asignacin de la cita
Hora de atencin
Tiempo de programacin de ciruga, etc.
DENOMINADOR:
TIPO DE INDICADOR
NIVEL DE REFERENCIA
FUENTE DE LOS DATOS
QUIN DEBE MEDIR
CUNDO DEBE MEDIR
Da, Mensualmente
Planilla de asignacin de citas
Observacin directa de tiempos de espera para la asignacin
Programacin y atencin
Verificacin de historias clnicas
Pruebas selectivas
Registro de programacin de cirugas
FUENTES
CONSIDERACIONES
Los resultados se compararan con el tiempo estipulado en los trminos de

referencia, parmetros que deben ser ajustados a las condiciones regionales.
OBSERVACIONES
El resultado del indicador ayuda a determinar el tiempo que trascurren entre

la solicitud de un servicio y el momento de la atencin.
El diseo de las citas pueden variar porque la oferta estar condicionada en
todos los casos a la demanda
101
FORMATO 2.5

FECHA:

PORCENTAJE DE CITAS INCUMPLIDAS POR ESPECIALIDAD
APROBADO POR:
Determinar el porcentaje de incumplimiento de los pacientes en cada uno de

los servicios.
Maximizar la productividad y calidad de los servicios
ATRIBUTO DE CALIDAD
Porcentaje de incumplimiento en inasistencias
TIPO DE INDICADOR
Eficacia
No de usuarios inasistentes en el perodo (No de citas incumplidas)
________________________________________________________________________________
x 100
Total de usuarios citados por especialidad en el perodo

NIVEL DE REFERENCIA
100% De existencias
NUMERADOR:
FUENTE DE LOS DATOS
Usuarios inasistentes (citas incumplidas)

DENOMINADOR:
Usuarios citados por especialidad
QUIN DEBE MEDIR
CUNDO DEBE MEDIR
Mensualmente
FUENTES
Planilla de registros diario, Sistema (APOLO)
CONSIDERACIONES
Establecer encuestas, charlas directas con usuarios y revisin de procesos de

atencin.
Investigar causas, implantar correctivos y seguir evaluando
OBSERVACIONES
El indicador permite identificar si hay falta de motivacin, insatisfaccin del

usuario, problemas de accesibilidad, no es oportuna de acuerdo al problema
de salud, mala utilizacin del servicio por parte del usuario, entre otras.
102
FORMATO 3
ESTNDAR DE PROCESO
HOSPITAL SAN JUAN
DE DIOS DE
YARUMAL
PROCESO
19.2 FACTURACIN SERVICIO
DE CONSULTA EXTERNA
FLUJOGRAMA
QUIN
INICIO
Solicitud de cita mdica
Usuario
DNDE
CONSULTA EXTERNA
PROCESO PAPCE N 001
PGINA _1_DE_2_
APROBADO POR
CUNDO
Cuando el
De
usuario
residencia requiera del
o
servicio
personal
CMO
Telefnicamente o personalmente
POR QU
Para solicitar el
servicio requerido
De acuerdo a la agenda asignarle al usuario la fecha, da

y la hora para la atencin.
Asignar cita
Secretario
de consulta
externa
Puesto de
recepcin
consulta
Externa
Cuando el
usuario
requiera del
servicio
Elaborar el listado de
historias clnicas
Secretario
de consulta
externa
Puesto de
recepcin
consulta
Externa
Recepcin del usuario
Secretario
de consulta
externa
Puesto de
recepcin
consulta
Externa
Previo al da archivo clnico.

Cuando Archivo Clnico haga llegar las historias el
de la
secretario debe ubicarlas en los respectivos consultorios
consulta
(Verificar que la historia clnica si corresponda al usuario
en caso contrario hacer correccin)
NOTA: se debe firmar el formato de salida de la historia
clnica cuando haya conformidad, colocando el nombre y
el servicio
El usuario debe tomar ficho con nmero consecutivo y
Da de la
esperar que sea llamado por el organizador.
consulta
Se le debe solicitar la orden del servicio, documentos
(Documento de identificacin y carn de afiliacin) y
recibo de pago si es necesario, se debe verificar si el
usuario esta en base de datos (verificando que tenga
historia clnica).
NOTA: Si hay saldos pendiente orientar al usuario para
que cancele lo concerniente
NOTA: Se debe verificar si el usuario tiene historia clnica

en caso contrario solicitarle los datos necesarios para
hacerle apertura.
Explicarle al usuario los trmites administrativos a seguir
de acuerdo al tipo de paciente y recordarle que debe
estar media (1/2) hora antes del servicio
Para asignarle
fecha, da y hora
para que el usuario
requiera del servicio
Enviando el listado de historias clnicas requeridas al
103
Para tener listas las

historias clnicas en
los respectivos
consultorios
Para darle ingreso,

verificar derechos y
poder realizarle el
servicio al usuario
HOSPITAL SAN
JUAN DE DIOS DE
YARUMAL
PROCESO
FACTURACIN SERVICIO DE
CONSULTA EXTERNA
FLUJOGRAMA
QUIN
CONSULTA EXTERNA
Secretario de
consulta
externa
DNDE
CUNDO
Puesto de
recepcin
consulta
Externa
CMO
Ingresando al usuario en el programa

(Colocando el usuario, entidad y el nmero
consecutivo) hacer clic en el botn imprimir
(programa APOLO).
Cuando se haya
ingresado el
tipo de atencin
y la dems
NOTA: Se debe complementar los datos del
informacin
Registro Individual de Atencin (RIA), colocando
requerida
el nmero de la factura en el RIA
Atencin del usuario
Hacer llegar las facturas a

facturacin
PGINA _2_DE_2_
APROBADO POR
1
Realizar factura
PROCESO PAPCE N 001
Mdico o
En el
profesional de consultorio
la salud
De acuerdo a la
agenda y
cuando el
usuario hayan
cumplido los
requisitos para
el servicio
Mdico o
Facturacin
profesional de y Cartera
la salud
Cuando se le
haya hecho la
atencin
(servicio) al
usuario.
FIN
104
Nota : la factura debe cumplir con:

logo del hospital
Identificacin del hospital y el N.I.T.
Factura numerada.
Identificacin del responsable a pagar la
cuenta.
Descripcin general del servicio
prestado.
Valor a cobrar en letra y en nmeros, y que
estos coincidan.
Se le presta la atencin correspondiente al
usuario por parte del mdico o profesional
correspondiente y se registra las notas mdicas
en las historias clnicas
POR QU
Para realizarle la
factura
correspondiente
al servicio
Para detallar lo
consumido y
alimentar las
cuentas de
ingreso y realizar
El mdico o profesional de la salud que presta el la factura de
servicio debe hacer firmar la factura del usuario acuerdo a las
y archivarlas en una carpeta para luego hacerlas tarifas pactadas
llegar a Facturacin y Cartera
con cada entidad
Haciendo entrega de las facturas a facturacin y Para que
Cartera, para que confronten los servicios
facturacin
facturados, las tarifas, convenios con las
reporte los
entidades y los soportes
servicios
prestados al
usuario
FORMATO 4
19.3 FACTURACIN SERVICIO DE CONSULTA EXTERNA
:
ESTNDAR N
APROBADO POR
OBJETIVO:
PAPCE N 001
Realizacin de factura del servicio de Consulta Externa
Recoger y procesar toda la informacin del valor de los servicios que se le prestan al usuario en Consulta Externa para permitir su cobro correcto y
rpido.
RESPONSABLE:
SECRETARIO CONSULTA EXTERNA
CONDICIONES:
INSUMOS:
El secretario debe interrogar (telefnica o personalmente) al paciente sobre si es tiles de escritorio- Papelera- Sellos- Pedido de entrada- Suministros- ImpresoraComputadora- Calculadora- Listado de Especificaciones- Telfono- Fax
particular o de alguna entidad para indicarle los requisitos (rdenes, valor,
historia clnica)
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Solicitud de cita mdica

Asignar cita
Realizar factura
Atencin del usuario
Hacer llegar las facturas a facturacin
INFORMACIN:
Anexo M Atencin de accidentes de trnsito SOAT
Anexo N Gua para el trmite de reclamaciones de personas jurdicas por la atencin de vctimas de accidente de transito
Adecuada facturacin de los servicios con sus respectivos soportes
DEFINICIONES:
Contratos manuales tarifarios: Documentos en los cuales se deben basar para liquidar las cuentas de cobro de los servicios prestados al usuario
Soportes: son los documentos donde indiquen el ingreso del paciente, con todos los datos completos de usuario, tipo de vinculacin al sistema y autorizacin de
servicios.
Cuenta de cobro o factura: Documentos generados por concepto de servicios prestados al usuario: Cargos, salidas de inventario, pedidos, entre otros.
Generacin de informes y reportes: Es recopilar en forma detallada y acumulativa la informacin de los diferentes servicios que presto la informacin durante el
ao
Nota de cargo: es la informacin general del paciente, direccin, telfono, entidad, detalle del servicio, cdigos y cantidades
105
FORMATO 1
20. FACTURACIN SERVICIO DE URGENCIAS
Adecuada facturacin de los servicios con sus

Clientes internos

Un ingreso del usuario en el sistema
Auditoria
Ciruga
Hospitalizacin
Pediatra


Un correcto ingreso del usuario al

sistema

las facturas
Verificacin de derechos
Clientes externos
-
Usuarios
106
FORMATO 2.1

20.1.1 FACTURACIN SERVICIO DE URGENCIAS
FECHA:

USUARIOS BIEN IDENTIFICADOS
APROBADO POR:
OBJETIVO DEL
INDICADOR
Que los usuarios posean la documentacin completa
ATRIBUTO DE CALIDAD
Usuarios con la documentacin completa
TIPO DE INDICADOR
Eficiencia
No de usuarios con papelera completa en el perodo
_________________________________________________________________
x 100
Total usuarios atendidos en el perodo
NIVEL DE REFERENCIA
FUENTE DE LOS DATOS
Tendencia al 100%
NUMERADOR:
Usuarios con papelera completa
DENOMINADOR:
Usuarios atendidos
QUIN DEBE MEDIR
Secretario de Urgencias, coordinacin facturacin.
CUNDO DEBE MEDIR
FUENTES
Documentos de identidad, carns afiliacin, Sistema (APOLO)
CONSIDERACIONES
OBSERVACIONES
El indicador se utiliza generalmente cuando se detectan incrementos en los

usuarios que no tienen la documentacin.
107
FORMATO 2.2

FECHA:

PORCENTAJE DEL VALOR DE LOS SERVICIOS NO INGRESADOS EN
EL SISTEMA EN EL MES
APROBADO POR:
OBJETIVO DEL
INDICADOR
Minimizar los servicios que no ingresan al sistema para ser cobrados
ATRIBUTO DE CALIDAD
Servicios que no ingresan al sistema
TIPO DE INDICADOR
Eficiencia

NIVEL DE REFERENCIA
FUENTE DE LOS DATOS
No de usuarios con papelera completa en el perodo

x 100
_________________________________________________________________
Tendencia al 100%
NUMERADOR:
Usuarios con papelera completa
DENOMINADOR:
Usuarios atendidos
QUIN DEBE MEDIR
Secretario de Urgencias, coordinacin facturacin
CUNDO DEBE MEDIR
FUENTES
Sistema (APOLO), historia clnica, orden mdica
CONSIDERACIONES
OBSERVACIONES
Se debe realizar la auditora Regularmente (Recoger una muestra

significativa) con el fin de verificar que si se le realicen todos los ingresos
(servicios prestados al usuario)
108
FORMATO 2.3

FECHA:

PORCENTAJE DE USUARIOS ATENDIDOS CON DERECHO
APROBADO POR:
OBJETIVO DEL
INDICADOR
Realizar un control sobre los usuarios atendidos
ATRIBUTO DE CALIDAD
Usuarios atendidos correctamente
TIPO DE INDICADOR
Eficiencia

NIVEL DE REFERENCIA
FUENTE DE LOS DATOS
No de usuarios atendidos con derecho en el perodo

x 100
___________________________________________________________________
Tendencia al 100%
NUMERADOR:
Usuarios tendidos con derecho
DENOMINADOR:
Total usuarios atendidos
QUIN DEBE MEDIR
Secretario de Urgencias, coordinacin de facturacin
CUNDO DEBE MEDIR
FUENTES
Sistema (APOLO), historia clnica, orden mdica
CONSIDERACIONES
OBSERVACIONES
Informar al usuario y orientarlo con los servicios que prestan y como

acceder a ellos
Recibir y admitir al usuario en el hospital, registrando los datos bsicos en
el momento del ingreso. Se debe asegurar de tener toda la informacin y
dems requisitos para el pago posterior de la cuenta
109
FORMATO 2.4

FECHA:

PORCENTAJE DE ATENCIN POR URGENCIAS LEVES, MODERADAS Y
SEVERAS
APROBADO POR:
OBJETIVO DEL
INDICADOR
Conocer el grado de atencin y severidad de las urgencias atendidas
ATRIBUTO DE CALIDAD
Capacidad de atencin de urgencias
TIPO DE INDICADOR
Eficiencia
Eficacia

NIVEL DE REFERENCIA
FUENTE DE LOS DATOS
N de urgencias atendidas segn severidad

Nivel histrico de la institucin
NUMERADOR:
Urgencias atendidas segn severidad
DENOMINADOR:
QUIN DEBE MEDIR
Coordinacin de facturacin, coordinador mdico, subgerente

administrativo
CUNDO DEBE MEDIR
Mensual
FUENTES
Sistema (APOLO),
CONSIDERACIONES
OBSERVACIONES
110
FORMATO 3
ESTNDAR DE PROCESO
HOSPITAL SAN JUAN
DE DIOS DE
YARUMAL
PROCESO
20.2 FACTURACIN SERVICIO DE
URGENCIAS
FLUJOGRAMA
QUIN
URGENCIAS
PROCESO PAPUR N 001
PGINA _1_DE_4_
APROBADO POR
DNDE
CUNDO
CMO
POR QU
INICIO
Vigilante
Mdico
Determinar si la urgencia
es vital o no vital
NO
Sala ingreso de
urgencias (sala
espera)
En el momento
de la llegada
del usuario
Sala ingreso de
urgencias (sala
espera)
En el momento
de la llegada
del usuario
Realizndole un diagnstico al
usuario
Nota: este paso se puede omitir de
acuerdo a la demanda de urgencias
SI
Es
vital
Ingresar al paciente
a sala de urgencias
SI
Paciente
con
acompaant
e vital NO
Determinar forma de
recoleccin de documentos
Solicitar documentacin
pertinente al servicio
Vigilante
Sala de
urgencias
(emergencias)
En el momento
de la llegada
del usuario
Ayudando o indicando al usuario

para que se traslade a la sala de
emergencia
Si el paciente esta conciente

preguntar por los documentos y la
informacin requerida, en caso
contrario revisar pertenencias (solo
cuando el caso lo amerite y si se
puede en la compaa de un
testigo)
Secretario
de
urgencias
Puesto de
recepcin
urgencias
Cuando el
paciente no
tenga
acompaante
Secretario
de
urgencias
Puesto de
recepcin
urgencias
Al momento del
ingreso del
paciente o
acompaante
HOSPITAL SAN
Orientando al usuario de acuerdo al

servicio y la documentacin
PROCESO
Solicitando la documentacin:
Documento de identidad
Carn de afiliacin (EPS; ARS;
Plizas), en caso de ser desplazado
presentar carta de desplazado
(verificar que si est firmada por la
persona competente)
NOTA: si el usuario no tiene afiliacin,
se atender como particular.
PROCESO PAPUR N 001
111
Para que comience

la atencin al
usuario
Para determinar si
la urgencia es vital
o no vital
Para que le realicen
los procedimientos
asistenciales
necesarios para
estabilizar y mejorar
la salud del paciente
Para ingresar al
usuario al sistema,
buscar o abrir
historia clnica
Para dar ingreso al
usuario en el
sistema (APOLO)
PGINA _2_DE__4__
JUAN DE DIOS DE
YARUMAL
FACTURACIN SERVICIO
DE URGENCIAS
FLUJOGRAMA
QUIN
DNDE
URGENCIAS
APROBADO POR
CUNDO
Verificar derechos y
tramitar autorizaciones
de servicio
Secretario Puesto de
de
recepcin
urgencias urgencias
En el momento
del ingreso del
paciente
recibiendo la
documentacin
CMO
Ingresar datos del usuario programa APOLO; identificacin
(para que aparezca el directorio del paciente); Si no aparece
el directorio realizar bsqueda (Por el buscador o por
bsqueda avanzada), Si no aparece ingresar como usuario
nuevo.
Ingresar y actualizar datos del paciente (Fecha de nacimiento,
edad, lugar de nacimiento, sexo, direccin, municipio,
telfono, barrio, cuota moderadora e informacin de los
padres).
Se verifica derechos del paciente y hacer trmite de
autorizacin del servicio con cada entidad responsable del
servicio identificando el tipo de afiliacin (EPS, ARS, ARP,
Plizas SOAT, particular, prepago o desplazados e Iniciar la
nota de cargo
POR QU
Para verificar
derechos del
usuario, tramitar las
autorizaciones e
iniciar la nota de
cargos
Si es por accidente de trnsito verificar Anexo M y N

Si no hay contrato para prestacin de servicios y la urgencia
es no vital orientar al paciente dnde debe ser atendido.
Si el usuario es desplazado verificar la carta (que est firmada
por persona competente: ejemplo, alcalde).
Pedir historia
clnica
de
recepcin
urgencias urgencias
En el momento
de ingresar el
paciente al
sistema
Recibir historia
clnica
endientes
de
recepcin
urgencias urgencias
En el momento
de ingresar el
paciente al
sistema
de
recepcin
urgencias urgencias
Cuando haya
ingresado el
usuario al
sistema se
tenga la nota
de cargo y la
historia clnica
Entregar nota de cargo y la

historia clnica del paciente al
mdico o personal competente
Para que busquen y

hagan entrega de la
historia clnica en el
servicio
Recogiendo las historias de acuerdo al(los) paciente(s) Para entregar las
(Verificar que la historia clnica si corresponda al
historias al personal
usuario en caso contrario hacer correccin)
profesional
NOTA: se debe firmar el formato de salida de la historia competente
clnica cuando haya conformidad, colocando el nombre
y el servicio
Entregando al mdico o enfermera encargada la
Para que diligencien
historia clnica y la nota de cargo
de acuerdo a la
(la nota de cargo debe contener los datos del paciente) atencin la nota de
cargo
Avisando telefnicamente a registros hospitalarios el
nmero de la identificacin y de la historia del paciente
112
HOSPITAL SAN JUAN

DE DIOS DE
YARUMAL
PROCESO
URGENCIAS
FLUJOGRAMA
QUIN
Realizar procesos para estabilizar

y/o mejorar la salud del usuario
Entregar historia clnica y la nota de
cargos segn orden mdica
Recibir las historias y

notas de cargo
Realizar entrada de datos

del servicio
El usuario requiere
de ciruga o
hospitalizacin
SI
NO
En hoja (signos vitales
de la historia clnica)
realizar nota de numero
de la factura y nombre
de la entidad
Mdico y
pe
rs
o
n
al
pr
of
es
io
n
al
Mdico o
personal
profesion
al
DNDE
DEPENDENCIA O SERVICIO PROCESO PAPUR N 001

URGENCIAS
PGINA _3_DE_4_
APROBADO POR
CUNDO
CMO
POR QU
Sala de
urgencias
(emergen
cias)
Cuando lo
requiera el
usuario
Se presta la atencin por parte del profesional

realizando los procesos y procedimientos de
atencin de urgencias.
para mejorar la
Se tramita nota de cargos segn rdenes mdicas y salud del paciente
consumos. Elaborar notas de enfermera
Puesto de
recepcin
urgencias
Cuando se
hayan realizado
los
procedimientos
de atencin
urgencias
Entregndole al secretario la historia clnica con la

nota de cargos y las notas de enfermera
NOTA: En caso de que el usuario requiera de
ciruga o requiera hospitalizarse se debe avisar al
secretario
Para que le
registren los
procedimientos
realizados al
usuario
de
recepcin
urgencias urgencias
Cuando se haga Recibiendo personalmente del funcionario las

entrega de las
historias clnicas y las rdenes de cargo
historias y las
notas
Para ingresar en el los

procedimientos, el
servicio, los
medicamentos y las
ayudas diagnsticas
realizadas al usuario
de
recepcin
urgencias urgencias
Cuando hayan
hecho la
entrega de las
historias y las
notas
Para posterior
facturacin del
servicio prestado
Ingresando en el directorio del paciente (Admisin

ingreso- programa APOLO-) los cdigos de los servicios ,
las ayudas diagnsticas, los insumos, las cantidades y los
respectivos precios
NOTA: tambin se debe realizar este paso para los
servicios de Ciruga, pediatra y Hospitalizacin cuando no
se encuentre el secretarios de facturacin de los
respectivos servicios (fines de semana o en las
noches)
3
de
recepcin
Cuando el
usuario
requiera ser
Colocando los datos: Nombre de la entidad (EPS, ARS,

Sisben, Desplazados o prepago) y nmero de la factura
Entregar la historia clnica a la enfermera (para que
realice la hospitalizacin o prepare al usuario para la
ciruga)
113
Para llevar el
seguimiento de lo
facturado en el
urgencias
HOSPITAL SAN JUAN

DE DIOS DE
YARUMAL
urgencias
PROCESO
URGENCIAS
FLUJOGRAMA
QUIN
DNDE
3
Realizar factura
Hacer firmar la
factura del usuario
Completar datos del registro

de individual de atencin
Enviar a Auditora el paquete de

facturas realizadas en el servicio de
urgencias
FIN
de
recepcin
urgencias urgencias
de
recepcin
urgencias urgencias
de
recepcin
urgencias urgencias
de
recepcin
urgencias urgencias
hospitalizado
o requiera de
una ciruga
NOTA: Si el usuario ser hospitalizado se debe cobrar un

depsito de acuerdo a su seguridad (si no tiene para el
depsito el usuario o acudiente debe exponer el caso en
la oficina de atencin al usuario o donde el subgerente
administrativo para que autoricen el servicio.
Seguir con proceso Facturacin Servicio de Ciruga o
Facturacin Servicio Hospitalizacin
DEPENDENCIA O SERVICIO PROCESO PAPUR N 001

URGENCIAS
sistema
PGINA _4_DE_4_
APROBADO POR
CUNDO
CMO
Imprimiendo factura (soporte en original y copia)

Cuando el usuario logo del hospital
se de alta
Factura numerada.
Identificacin del responsable a pagar la
cuenta.
Descripcin general del servicio prestado.
Valor a cobrar en letra y en nmeros, y
que estos coincidan.
Cuando el usuario El usuario firma el original y la copia de la factura
se de alta y se
Entregar la copia del usuario.
haya realizado la
factura
Se define el copago o cota moderadora
dependiendo de su seguridad social (las maternas
y los menores de un ao no pagan la atencin)
POR QU
Para relacionar los

servicios que
fueron prestados
al usuario, con el
valor unitario y el
total
Para que le
registren los
procedimientos
realizados al
usuario
NOTA: Si el usuario no tiene para pagar el copago

o el servicio prestado, el usuario/ acompaante
debe ir a la oficina de atencin al usuario o donde
el subgerente administrativo, para que autoricen
la elaboracin de un pagar
Cuando se de alta Colocando el nmero de la factura en el RIA y
Para generar la
al paciente en el
dejando en medio magntico
informacin por
sistema
medio magntico
Para que se
Cuando se tengan Enviado a auditora para que confronten los
realicen las
listas los
servicios facturados, las tarifas, convenios con las respectivas
paquetes de las
entidades y los soportes
auditoras y
facturas con los
procesos
114
respectivos
soportes
siguientes
115
FORMATO 4
20.3 FACTURACIN SERVICIO DE URGENCIAS
ESTNDAR N
APROBADO POR
OBJETIVO:
PAPUR N 001
Realizacin de factura del servicio de Urgencias
Recoger y procesar toda la informacin del valor de los servicios que se le prestan al usuario en el servicio de Urgencias, y permitir su cobro correcto y
rpido.
RESPONSABLE:
SECRETARIO DE URGENCIAS
CONDICIONES:
INSUMOS:
Si por alguna razn la base de datos est deshabilitada, se llama a Medelln, si tiles de escritorio- Papelera- Sellos- Impresora- Computadora- CalculadoraManual tarifario- Telfono- Fax
se presentan datos diferentes a los que el usuario reporta deber demostrarlo
1. Determinar si la urgencia es vital o no vital
2. Determinar forma de recoleccin de documentos
3. Solicitar documentacin pertinente al servicio
4. Verificar derechos y tramitar autorizaciones de servicio
5. Entregar nota de cargo y la historia clnica del paciente al mdico o personal competente
6. Realizar procesos para estabilizar y/o mejorar la salud del usuario
7. Realizar entrada de datos del servicio
8. Realizar factura
9. Hacer firmar la factura del usuario
10. Completar datos del Registro de Individual de Atencin
ANEXOS:
Anexo N Gua para el trmite de reclamaciones de personas jurdicas por la atencin de vctimas de accidente de trnsito
DEFINICIONES:
servicios.
ao
116
FORMATO 1
21. FACTURACIN SERVICIO DE CIRUGA

Adecuada facturacin
del
servicio
con


Un correcto ingreso del usuario al sistema

las facturas
Clientes internos
sus
Auditora
Hospitalizacin
Pediatra
Clientes externos
-
Usuarios
117
FORMATO 3
ESTNDAR DE PROCESO
HOSPITAL SAN JUAN
DE DIOS DE
YARUMAL
PROCESO
21.2 FACTURACIN
SERVICIO DE CIRUGA
FLUJOGRAMA
QUIN
INICIO
Determina si la ciruga es
urgente o electiva
SI
Es
electiva
NO
Recopilar las autorizaciones

para ciruga y solicitar turnos
quirrgicos
CIRUGA
CUNDO
Urgencias
Mdicos,
cirujano o Ciruga
personal
profesional Consulta
Externa
Cuando se
determine
por el
profesional
tratante
Consultorio
Ciruga
Realizar cita preanestsica
Secretario
de ciruga
Puesto de
recepcin
ciruga
Admisin del paciente el da

de ciruga
Secretario
de ciruga
Puesto de
recepcin
ciruga
Preparacin del paciente
PGINA _1_DE_3_
APROBADO POR
DNDE
Cirujano
PROCESO PAPCI N001
Auxiliar de Sala de
enfermera Ciruga
CMO
El profesional competente determinando si el

usuario debe ser intervenido
quirrgicamente (se determina en el servicio
de urgencias o consulta externa de acuerdo
a los exmenes y diagnsticos del usuario )
De acuerdo a
los turnos
quirrgicos
A travs de la planilla de programacin

quirrgica
Cuando le
sean
entregadas
las fechas y
los requisitos
para la
ciruga
Orientando al paciente telefnicamente para que

cancele los valores respectivos (pagos o
depsitos) y tramite autorizacin con la entidad.
Asigna la cita preanestsica y explica los trmites
administrativos a seguir dependiendo el tipo de
paciente.
Nota. Solicitar al paciente el da de la consulta
preanestsica presente la autorizacin de servicios
y haga cancelacin del copago o depsito
respectivo en caja.
Solicitando las historias clnicas, haciendo
verificacin de toda la documentacin y recibiendo
el depsito verificar hoja signos vitales (se debe
solicitar autorizaciones de cada entidad y recibos
de depsito en caja) y contacta al paciente con la
auxiliar de enfermera
En caso de no encontrar la historia clnica indagar
con el usuario cual fue la ltima vez que vino
(ltimo servicio)
Da de la
ciruga
Al momento
del ingreso
del paciente
118
Entregando la bata de ciruga para que se la

coloque, indicando los pasos o
procedimientos a realizar
Si hay observaciones realizarlas
POR QU
Para determinar el
grado (urgencia) de
la ciruga, y el
profesional que se
requiere (Ciruga
electiva o urgente)
Para la asignacin
de turnos
quirrgicos a
solicitud de los
especialistas
Para que el usuario
realice los trmites
a seguir para la
ciruga
Para verificar, la
papelera y los
derechos y si el
usuario se
encuentra ingresado
en el sistema
Para preparar al
usuario para el
ingreso a ciruga
HOSPITAL SAN
JUAN DE DIOS DE
YARUMAL
PROCESO
CIRUGA
FLUJOGRAMA
QUIN
Cirujano
Anestesil
ogo y
personal
profesional
Secretario
de Ciruga
1
Intervencin quirrgica
Recibir y realizar entrada
de datos del servicio
SI
El usuario
debe
Hospitalizars
NO e
Realizar nota en hoja de
signos vitales (numero
factura, nombre de entidad
Entregar Historia Clnica a
enfermera para que realice
hospitalizacin
Elaboracin de
facturas
El usuario tiene
que cancelar
copago o saldos
pendientes
NO
CIRUGA
PGINA _2_DE_3_
APROBADO POR
DNDE
Sala de
ciruga
Puesto de
recepcin
Ciruga
CUNDO
CMO
POR QU
Cuando se
cumpla todos
los parmetros
para la ciruga
Realizando los procedimientos necesarios

para mejorar la salud del paciente.
Registrando en la nota de cargo todos los
consumos del paciente y elaborando las
notas de enfermera
Para realizar
procedimientos
quirrgicos que
mejoren la salud del
usuario
Cuando le
hayan hecho la
ciruga al
paciente
Ingresando de acuerdo a la nota de cargo de

ciruga y descripcin operatoria con cdigos de
los servicios, descripcin y cantidad de insumos;
precios (la nota de cargo debe detallar lo
consumido por el usuario)
NOTA: si no esta disponible el secretario de
ciruga la facturacin la realiza el secretario de
Urgencias
Para alimentar las

cuentas de ingreso y
posteriormente realizar
la factura de acuerdo a
las tarifas pactadas con
cada entidad
Colocando los datos:

Nombre de la entidad (EPS, ARS, Sisben,
desplazado o prepago (Autorizacin)
Nmero de factura
Para que el servicio de

Hospitalizacin realicen
los cobros
correspondientes
Secretario
de Ciruga
Puesto de
recepcin
Ciruga
Secretario
de Ciruga
Puesto de
recepcin
Ciruga
Cuando es
usuario
necesite ser
hospitalizado
Cuando es
usuario
necesite ser
hospitalizado
Secretario
de Ciruga
Puesto de
recepcin
Ciruga
Cuando el
usuario tenga
de alta
Usuario
Puesto de
recepcin
Ciruga
SI
Cancelar
pendientes
PROCESO PAPCI N001
Cuando se de
alt
a
al
pa
cie
119
Entregando personalmente la historia

clnica al encargado de realizar la
hospitalizacin
Imprimiendo factura
logo del hospital
Factura numerada.
Identificacin del responsable a pagar
la cuenta.
Descripcin general del servicio
prestado.
Valor a cobrar en letra y en nmeros, y que
estos coincidan.
Orientando al paciente a la caja para que

cancele saldos pendientes
NOTA: Si el usuario no tiene para pagar el
copago o el servicio prestado, el usuario y/o
acompaante debe ir a la oficina de atencin al
usuario o donde el subgerente administrativo,
para que autoricen la elaboracin de un pagare
Para que el usuario

sea trasladado al
usuario al servicio de
hospitalizacin
Para poder realizar el
cobro
Para que realice los

pagos
correspondientes al
servicio
nt
e
HOSPITAL SAN JUAN

DE DIOS DE
YARUMAL
PROCESO
CIRUGA
FLUJOGRAMA
QUIN
DEPENDENCIA O SERVICIO PROCESO PAPCI N001

CIRUGA
APROBADO POR
DNDE
CUNDO
2
Firma del usuario en
la factura
Enviar a Auditora
FIN
CMO
Colocando el nombre o
firma correspondiente y el
nmero del documento
Usuario
PGINA _3_DE_3_
Puesto de
recepcin
Ciruga
Secretario de Puesto de
Cirug recepcin
a
Ciruga
Cuando se le realice la
factura
Cuando se tengan
listas los paquetes de
las facturas con los
120
Nota: se debe realizar un

comprobante de pago
cuando el usuario haya
realizado pagos
Enviado a auditora para
que confronten los servicios
facturados, las tarifas,
convenios con las entidades
y los soportes
POR QU
Para dar constancia

y comprobante de
la realizacin de la
ciruga
Para que se realicen
las respectivas
auditoras y
procesos siguientes
FORMATO 5
21.3 FACTURACIN SERVICIO DE CIRUGA
ESTNDAR N
APROBADO POR
OBJETIVO:
PAPCI N001
Realizacin de factura del servicio de Ciruga
Recoger y procesar toda la informacin del valor de los servicios que se le prestan al usuario en el servicio de Ciruga y permitir su cobro correcto y rpido.
RESPONSABLE:
SECRETARIO DE CIRUGA
CONDICIONES:
Se debe realizar las llamadas preoperatorios a los pacientes para asignar la evaluacin
preanestsica.
Elaborar diariamente el programa de ciruga y lo enva a los diferentes servicios
Solicitar autorizaciones de cada entidad y recibos de depsito en caja
El secretario de ciruga debe responsabilizarse de las historias clnicas de los pacientes

quirrgicos.
El secretario debe coordinar lo relacionado con la asignacin de las camas hospitalarias

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
INSUMOS:
tiles de escritorio- Papelera- Sellos- Pedido de entrada- Carro
transportador- Suministros- Impresora- Computadora- CalculadoraListado de Especificaciones- Telfono- Fax
Determina si la ciruga es urgente o electiva

Recopilar las autorizaciones para ciruga y solicitar turnos quirrgicos
Admisin del paciente el da de ciruga
Intervencin quirrgica
Recibir y realizar entrada de datos del servicio
Realizar nota en hoja de signos vitales (nmero factura, nombre de entidad
Elaboracin de facturas
ANEXOS:
Anexo M Atencin de accidentes de transito SOAT
Anexo N Gua para el trmite de reclamaciones de personas jurdicas por la atencin de vctimas de accidente de transito
Adecuada facturacin del servicio con sus respectivos soportes
DEFINICIONES:
servicios.
ao
121
FORMATO 1
22. FACTURACIN HOSPITALIZACIN / PEDIATRA
Adecuada facturacin
del
servicios
con

Una adecuada verificacin de derechos

y autorizaciones de servicios
Un correcto ingreso del usuario al

sistema
Una buena elaboracin y presentacin

de las facturas
Clientes internos
sus

-
Auditoria
Ciruga
Clientes externos
Usuarios
122
FORMATO 3
ESTNDAR DE PROCESO
HOSPITAL SAN JUAN
DE DIOS DE
YARUMAL
PROCESO
FACTURACIN
HOSPITALIZACIN/ PEDIATRA
FLUJOGRAMA
INICIO
Solicitud de habitacin
Admisin del paciente
Recepcin del paciente
Diligenciamiento de notas
de cargo
Recibir y realizar entrada

de datos del servicio
QUIN
Personal de
enfermera,
Mdico, Entidad,
secretarios de
servicios
Secretario de
Hospitalizacin
/ Pediatra
HOSPITALIZACIN/
PEDIATRA
DNDE
Urgencias,
Ciruga,
Consulta
Externa Otras
Entidades
Puesto de
recepcin
Hospitalizacin/
Pediatra
CUNDO
Cuando se
necesite
hospitalizar al
paciente
PGINA _1_DE_2_
APROBADO POR
CMO
POR QU
Personalmente o telefnicamente
Para asignar
habitacin
Cuando se
necesite
hospitalizar al
paciente
Verificando que se encuentre en el sistema (se debe

revisar en la hoja de signos vitales) y verificando la
orden de servicio, historia clnica y depsito entre
otros
Nota: el ingreso de los recin nacidos se le
antepone el N de hijo y el documento de la madre
Para verificar si
cumple con
requerimientos
Personal de
enfermera
Hospitalizacin
/ Pediatra
Cuando se
deba ingresar
al paciente
La auxiliar o jefe de enfermera se desplaza

Para realizar la
por el paciente al servicio solicitante, ubicando terapia buscando
al usuario en la respectiva habitacin
mejorar la salud del
usuario
Personal de
enfermera
Hospitalizacin
Cada vez que se

le suministre un
medicamento o
ayuda
diagnstica
Para dejar constancia de que se le suministra

medicamentos al usuario y llevar un control del
medicamento o ayuda diagnstica que se le realiza
o suministra al usuario
Secretario de
Hospitalizacin
/ Pediatra
Puesto de
recepcin
Hospitalizacin
/ Pediatra
Ingresando de acuerdo a la nota de cargo con

Todos los das
y Cuando se le cdigos de los servicios, descripcin y cantidad de
hayan dado de insumos; precios (se debe realizar todos los das)
alta al paciente
Elaborar factura
Secretario de
Hospitalizacin
/ Pediatra
1
PROCESO PAPHO N 001
Puesto de
recepcin
Hospitalizacin
/ Pediatra
Cuando el
usuario se de
alta
123
NOTA: si no se encuentra o no est disponible el

secretario de hospitalizacin la facturacin la realiza
el secretario de Urgencias
Imprimiendo factura (soporte en original y copia)
- logo del hospital
- Identificacin del hospital y el N.I.T.
- Factura numerada.
- Identificacin del responsable a pagar la cuenta.
- Descripcin general del servicio prestado.
Valor a cobrar en letra y en nmeros, y que estos
coincidan.

y llevar un control
Para detallar lo
consumido y alimentar
las cuentas de ingreso
y realizar la factura de
acuerdo a las tarifas
pactadas con cada
entidad
Para relacionar los

servicios que fueron
prestados al
usuario, con el valor
unitario y el total
HOSPITAL SAN JUAN

DE DIOS DE
YARUMAL
PROCESO
FACTURACIN
HOSPITALIZACIN/ PEDIATRA
FLUJOGRAMA
QUIN
HOSPITALIZACIN/
PEDIATRA
DNDE
PROCESO PAPHO N 001
PGINA _1_DE_2_
APROBADO POR
CUNDO
CMO
POR QU
El usuario
debe
cancelar
copagos o
saldos
pendientes
Cancelar
pendientes
Firmar del usuario en

la factura
Complementar datos del registro

individual de atencin (RIA)
Enviar a Auditora las facturas realizadas

en el servicio de Hospitalizacin
Usuario
Usuario
Caja,
Urgencias,
Ciruga
Cuando se de alta al
paciente
Puesto de
recepcin
Hospitalizacin
/ Pediatra
Cuando se le realice la
factura
Secretario de
Hospitalizacin
/ Pediatra
Puesto de
recepcin
Hospitalizacin
/ Pediatra
Secretario de
Hospitalizacin
/ Pediatra
Auditora
Cuando se da de alta
al paciente en el
sistema colocando el
nmero de la factura
en el RIA y dejando en
medio magntico listo
Cuando se tengan
listas los paquetes de
las facturas con los
FIN
124
Orientado al paciente
para que cancele saldos
pendientes (Caja,
Urgencias, Ciruga)
Para que realice los

pagos
correspondientes al
servicio
Nota: el encargado de
realizar el ingreso del
pendiente debe realizar
un comprobante de pago
Colocando el nombre o
Para dar constancia
firma correspondiente y de que se atendi al
el nmero del
usuario
documento
Hace devolucin de
historias clnicas al
archivo
Para generar la
informacin por
medio magntico
Enviado a auditora para

que confronten los
servicios facturados, las
tarifas, convenios con
las entidades y los
soportes
Para que se realicen

las respectivas
auditoras y procesos
siguientes
FORMATO 4
FACTURACIN SERVICIO DE HOSPITALIZACIN/ PEDIATRA
ESTNDAR N
APROBADO POR
OBJETIVO:
PAPHO 001
Realizacin de factura del servicio de Hospitalizacin
Recoger y procesar toda la informacin del valor de los servicios que se le prestan al usuario en el servicio de Hospitalizacin para permitir su cobro correcto y rpido.
RESPONSABLE:
SECRETARIO DE HOSPITALIZACIN
CONDICIONES:
Segn las rdenes mdicas, se diligencia la respectiva nota de cargo de hospitalizacin

con todos los consumos del paciente
Mantener permanente comunicacin con Caja, Urgencias y Ciruga para los cortes de
cuenta, ampliacin de rdenes de servicio, entre otras.
Verificar que el personal mdico haga todas las anotaciones mdicas en la historia clnica
y elabore el RIA.
Cuando el usuario es dado de alta, la auxiliar de hospitalizacin, enva todos los cargos
con los respectivos soportes de historia clnica, rdenes, exmenes, entre otros al Puesto
de recepcin Hospitalizacin/ Pediatra con el fin de que se liquide correctamente la
cuenta
1.
2.
3.
4.
5.
6.
INSUMOS:
tiles de escritorio- Papelera- Sellos- Impresora- ComputadoraCalculadora- Manual tarifario- Telfono- Fax
Admisin del paciente

Diligenciamiento de notas de cargo
Recibir y realizar entrada de datos del servicio
Elaborar factura
Complementar datos del Registro Individual de Atencin (RIA)
Enviar a Auditoria las facturas realizadas en el servicio de Hospitalizacin
ANEXOS:
Anexo N Gua para el trmite de reclamaciones de personas jurdicas por la atencin de vctimas de accidente de trnsito
DEFINICIONES:
servicios.
ao
125
126
FORMATO 1
23. AUDITORIA DE FACTURA


CLIENTES INTERNOS
Una correcta facturacin de los servicios

realizados a los usuarios
Que las facturas tengan los respectivos

soportes


las facturas
Factura con visto bueno

Facturas con anomalas o objeciones.
(facturas para ser corregidas)
Urgencias
Ciruga
Hospitalizacin
Pediatra
Facturacin y Cartera
CLIENTES EXTERNOS
127
FORMATO 2.1

23.1.1 AUDITORIA DE FACTURA
CDIGO DEL
INDICADOR:

PORCENTAJE DE GLOSAS SEGN CAUSA
FECHA:
APROBADO POR:
OBJETIVO DEL
INDICADOR
Minimizar el nmero de facturas glosas
ATRIBUTO DE CALIDAD
Factura realizadas correctamente
TIPO DE INDICADOR
Eficiencia
FRMULA DEL
INDICADOR
No de Glosas (por causa) en el perodo

x 100
Total glosas en el perodo
___________________________________________________
Vr de las facturas glosadas en el perodo

x 100
Vr total de las facturas diligenciadas en el perodo
____________________________________________________________
NIVEL DE REFERENCIA
FUENTE DE LOS DATOS
Cero Glosas
NUMERADOR:
Glosas por causa
facturas glosadas
DENOMINADOR:
Total Glosas
facturas diligenciadas
QUIN DEBE MEDIR
Auditora, coordinacin de facturacin
CUNDO DEBE MEDIR
Mensualmente
FUENTES
Informes y glosas generales de la EPS, ARS entre otros, Facturas, soportes
CONSIDERACIONES
Identificar los principales motivos de glosa

OBSERVACIONES
El indicador ayuda a identificar las principales causas de error en la

facturacin para aplicar los correctivos correspondientes
Los contratos con la entidades contratantes son de amplio conocimiento para
los interesados
El rea de auditora esta ligada al rea de facturacin y contabilidad, ya que
de su buena labor y difusin depender el buen funcionamiento de estos
128
FORMATO 3
ESTNDAR DE PROCESO
HOSPITAL SAN
JUAN DE DIOS DE
YARUMAL
PROCESO
23.2 AUDITORIA DE
FACTURA
FLUJOGRAMA
QUIN
AUDITORIA
Revisar que la factura tenga

los soportes
Ingresar los datos

en el software
Realizar auditoria Tcnica y

Mdica
Si
No
Hay
objeciones
Hacer las
correcciones
Completar la informacin y
colocar sello
Entregar a facturacin y
Cartera
PGINA _1_ DE _1_
APROBADO POR
DNDE
CUNDO
CMO
POR QU
Personalmente de los secretarios de cada servicio

(Urgencias, Ciruga, Hospitalizacin y Pediatra)
Para que se haga la

revisin de la
factura
Cuando se
haya recibido
las facturas
Revisando la facturas con los respectivos soportes,

colocar el sello de recibido y la fecha del da (se debe
confrontar las facturas recibidas)
Nota: en caso de no tener los soportes se debe avisar
al secretario para que traigan los documentos faltantes
Ingresando los datos de las facturas (programa

Excel Auditora de Factura)
Ver ejemplo Anexo K
Para realizar la Auditora tcnica Ver Anexo. R
Para realizar la Auditora Medica Ver Anexo S
Para verificar la
documentacin y el
soporte para
comenzar la auditora
de la factura
Para tener un control
de las facturas que
ingresan a auditora
INICIO
Recibir las facturas y el soporte correspondiente
PROCESO PAPAD N 001
Auxiliar de
auditora
Auditora
Todos los
das
Auxiliar de
auditora
Auditora
Auxiliar de
auditora
Auditora
Cuando se
haya recibido
las facturas
Auditor
medico y
Auxiliar de
auditora
Auditora
Cuando se
haya recibido
las facturas
Auxiliar de
auditora
secretario
de
facturacin
Coordinaci
n de
facturacin
Auditoria
Coordinaci
n de
facturacin
Puesto de
recepcin
secretario
Luego de
identificar el
cdigo de la
estantera
De acuerdo a las anomalas encontradas se hacen las

correcciones pertinentes en la factura
Por pertinencia mdica: hay inconsistencia u omisin
de la informacin mdica, se busca la historia clnica y
se corrige.
Pertinencia administrativa: Hay inconsistencia u
omisin en la informacin referente a la factura (se
enva a coordinacin de facturacin para que diligencien
el arreglo de la factura)
Auxiliar de
auditoria
Auditora
Cuando se
reciba la
factura con
los soportes
Completando o corrigiendo la informacin en la

planilla Excel, y colocar el sello de entregado con
fecha
Para completar la
informacin para
posteriormente ser
enviadas a facturacin
Auxiliar de
auditora
Facturaci Cuando se
ny
tengan
Cartera
listas las
facturas
Entregando personalmente las facturas con los

soportes al encargado de facturacin
Para que realicen

los procesos
correspondientes
Se debe colocar la observacin por la que se objeta
FIN
127
Para determinar que la

factura este completa
(cumpla todos los
requerimientos)
Para que se hagan

las correcciones en
la factura
FORMATO 4
23.3 AUDITORIA DE FACTURA
ESTNDAR N
FECHA
APROBADO POR
OBJETIVO:
PAPAF N 001
Identificacin de las facturas que mal diligenciadas o con anomala
Identificar las facturas que tienen anomalas para su correccin.
Realizar las auditoras a las cuentas generadas en la prestacin de servicios de salud, para determinar la veracidad de la informacin, para controlar y
racionalizar los recursos financieros del hospital e identificar las facturas que tienen anomalas para su correccin (Asegurar el proceso de recepcin y
auditora de la facturacin por servicios de salud)
RESPONSABLE:
AUDITOR MDICO
CONDICIONES:
INSUMOS:
Las facturas donde se detectan anomalas o objeciones se les coloca un Utiles de escritorio- Papelera- - Suministros- Calculadora- Listado de
Especificaciones- Telfono- Fax
papel con las observaciones
1. Revisar que la factura tenga los soportes
2. Ingresar los datos en el software
3. Realizar auditora Tcnica y Mdica
4. Hacer las correcciones de las facturas
5. Completar la informacin referente a las facturas y colocar sello
ANEXOS:
Anexo R Auditora Tcnica
Anexo S Auditora Mdica

Facturas revisadas por auditora
DEFINICIONES:
Contratos: Documentos en los cuales basar para liquidar las cuentas de cobro de los servicios prestados al usuario
Soportes: Son los documentos donde indiquen el ingreso (historia clnica), con los datos completos del usuario, tipo de vinculacin al sistema y autorizacin de
servicios.
Cuenta de cobro o factura: Documentos generados por concepto de servicios prestados a un usuario.
Informes y reportes: Es recopilar en forma detallada y acumulativa la informacin de los diferentes servicios que presto el hospital durante el periodo, debe servir
como herramienta para la gestin administrativa, estadstica, costos y presupuesto
Revisin y envi de la cuenta: Se audita la liquidacin de la cuenta y los soportes anexos. Se le da visto bueno y se enva al contratante
Entidades contratantes: ante quienes se responde con el envi de las cuentas de cobro por el servicio prestado a los usuarios, los cuales deben cumplir con los
requisitos y tarifas pactados en el convenio
128
FORMATO 1
24. FACTURACIN

CLIENTES INTERNOS
Una correcta facturacin de los servicios

realizados a los usuarios
Que las facturas tengan los respectivos

soportes

Una buena elaboracin y presentacin de las

facturas
Entrega de las facturas a las instituciones

con sus respectivos soportes (si es el caso
capitado)
Auditora
Coordinacin de Facturacin
Presupuesto
Cartera
CLIENTES EXTERNOS
Empresas contratantes
129
FORMATO 3
ESTNDAR DE PROCESO
HOSPITAL SAN
JUAN DE DIOS DE
YARUMAL
PROCESO
24.2 FACTURACIN
FACTURACIN
PGINA _1_ DE _2_
APROBADO POR
FLUJOGRAMA
QUIN
DNDE
INICIO
Auxiliar de
facturacin y
cartera
Recibir las facturas y

los soportes
Auxiliar de
facturacin y
cartera
Revisar las facturas

y soportes
La factura
tiene
anomalas
NO
PROCESO PAPFC N 001
Facturacin y
cartera
Facturacin y
cartera
CUNDO
Cada vez que

se entreguen
las facturas con
los soportes
Cada vez que
se entreguen
las facturas con
los soportes
Preparacin de la cuenta
de cobro
Recopilar la informacin que se generan de

los diferentes servicios (las facturas de los
centros de costo)
Revisar y consolidar todos los soportes.
(Realizando una revisin de la facturacin y el
RIPS teniendo en cuenta los acuerdos tarifarios
y las rdenes de servicio)
NOTA: Realizar la auditora al 100% de las

facturas que provienen de consulta externa. Ver
Anexo R1
SI
Hacer las
correcciones
CMO
Auxiliar de
Facturacin y
cartera
Secretario de
facturacin
Coordinacin de
facturacin
Facturacin y
Cartera
Coordinacin de
facturacin
Puesto de
recepcin
secretario
Cuando las
facturas tengan
algn problema
o anomala
Auxiliar de
facturacin y
cartera
Facturacin y
cartera
Cuando se
hayan revisado
las facturas y
los soportes
130
De acuerdo a las anomalas encontradas se

hacen las correcciones pertinentes en la
factura
Pertinencia administrativa: Hay
inconsistencia u omisin en la informacin
referente a la factura (se enva a
coordinacin de facturacin para que
diligencien el arreglo de la factura
(correccin de los soportes -)
Elaborando un resumen de venta para cada
entidad, anexando la facturacin correspondiente
con todos los soportes y medio magntico del
RIA.
El RIA debe coincidir con el valor de la

factura fsica, que no existan espacios en
blanco, verificar que tenga los valores
incluidos, que est correcto el NIT y el
cdigo del hospital
POR QU
Para recopilar y
organizar la
informacin
Para determinar
que la factura
est completa
(cumpla todos los
requerimientos)
Para que se
hagan las
correcciones en
la factura
Para liquidar la
cuenta y
elaborar la
factura madre
HOSPITAL SAN
JUAN DE DIOS DE
YARUMAL
PROCESO
FACTURACIN
FACTURACIN
FLUJOGRAMA
QUIN
DNDE
1
Enviar cuentas
Auxiliar de
facturacin y
cartera
Facturacin
y cartera
Auxiliar de
facturacin y
cartera
Facturacin
y cartera
Auxiliar de
facturacin y
cartera
Facturacin
y cartera
Registro contable de
las cuentas enviadas
Archivar documentos
FIN
CUNDO
PROCESO PAPFC N 001

APROBADO POR
CMO
Entregndole al mensajero el original del

Cuando las
resumen de ventas con el anexo de todas las
facturas estn facturas en un sobre sellado para cada
listas para
entidad.
enviar
Se lleva dos copias de las facturas para que
se le coloque el sello de radicado por la
entidad
Nota: se debe cumplir con los plazos
establecidos para el envo de las cuentas
Relacionando los datos en el sistema
Todos los das (mdulos de facturacin y cartera) de las
cuentas enviadas y los pagos efectuados
(Cuentas de las empresas, lo facturado, lo
pagado y lo adeudado)
Consolidando los totales de los servicios por
entidad
Se necesite
Archivando en la carpeta de cada entidad el
encarpetar
resumen de venta con el sello de radicado
toda la
anexndole las copias de la factura
informacin
correspondiente
131
PGINA _2_ DE _2_
POR QU
Para que las entidades

realicen los respectivos
pagos de los servicios
prestados
Llevando un registro de las

cuentas de las diferentes
entidades
Para tener los soportes en

los momentos de realizar
los cobros
FORMATO 4
24.3 FACTURACIN
ESTNDAR N
PAPFC N 001
NOMBRE DEL PROCEDIMINTO Distribucin de los suministros y/o medicamentos en los diferentes puntos de almacenamiento
FECHA
APROBADO POR
OBJETIVO:
Hacer una relacin completa del valor de los servicios que se prestaron al usuario para permitir su cobro correcto y rpido
RESPONSABLE:
AUXILIAR DE PRESUPUESTO Y CARTERA
CONDICIONES:
INSUMOS:
Del oportuno y correcto diligenciamiento de las facturas depende la rentabilidad tiles de escritorio- Papelera- Calculadora- Listado de Especificaciones- TelfonoFax
de la institucin
Realizar con efectividad el proceso de facturacin depende del trabajo en

equipo, buscando satisfacer los requerimientos de los pacientes, contratantes,
empleados y directivos de la clnica
Debido a que facturacin es el puente entre el rea de facturacin de los

servicios y la empresas, se debe realizar la revisin previa de las facturas
(auditar la facturacin) para detectar inconsistencias y hacer las respectivas
correcciones antes de ser enviadas las facturas.
1.
2.
3.
4.
5.
Revisar las facturas y soportes

Hacer las correcciones
Preparacin de la cuenta de cobro
Enviar cuentas
Registro contable de las cuentas enviadas
ANEXOS:
Anexo R Auditora Tcnica
Entrega de la facturas a las instituciones con sus respectivos soportes

DEFINICIONES:
Soportes: Son los documentos donde indiquen el ingreso (historia clnica), con los datos completos del usuario, tipo de vinculacin al sistema y autorizacin de servicios.
Informes y reportes: Es recopilar en forma detallada y acumulativa la informacin de los diferentes servicios que presto el hospital durante el perodo, debe servir como
herramienta para la gestin administrativa, estadstica, costos y presupuesto
Revisin y envo de la cuenta: Se audita la liquidacin de la cuenta y los soportes anexos. Se le da visto bueno y se enva al contratante
Entidades contratantes: ante quienes se responde con el envo de las cuentas de cobro por el servicio prestado a los usuarios, los cuales deben cumplir con los
requisitos y tarifas pactados en el convenio
132
133
FORMATO 1
25. CARTERA

CLIENTES INTERNOS
empresas que permita una buena
Recuperacin total de los ingresos

generados por la venta de servicios
Una correcto seguimiento de las
Auditoria
Facturacin
recuperacin de cartera.
CLIENTES EXTERNOS
Llevar un buen control de las hojas de

vida de las instituciones.
Empresas contratantes
Que haya un registro eficaz de del

dinero recaudado
134
FORMATO 4
ESTNDAR DE PROCESO
HOSPITAL SAN
JUAN DE DIOS DE
YARUMAL
PROCESO
25.2 CARTERA
FACTURACIN Y CARTERA
FLUJOGRAMA
Gestionar Cobro de
cuenta
Conciliacin de las
cuentas
Recaudo de cartera
FIN
PGINA _1_ DE _1_
APROBADO POR
QUIN
DNDE
INICIO
Revisin del registro contable de
las cuentas de cada entidad
PROCESO PAPAF N 001
Auxiliar de
facturacin
y cartera
Jefe de
facturacin
y cartera
Auxiliar de
facturacin
Jefe de
facturacin
y cartera
Auxiliar de
facturacin
Mensajero
Auxiliar de
facturacin
y cartera
Facturacin
y cartera
Facturacin
y cartera
Facturacin
y cartera
Facturacin
y cartera
CUNDO
CMO
En el
momento
de preparar
las cuentas
de cobro
Realizando una revisin de la facturacin relacionando los datos

en el sistema (mdulos de facturacin y cartera) de las cuentas
enviadas y los pagos efectuados (Cuentas de las empresas, lo
facturado, lo pagado y lo adeudado)
Realizar con anterioridad al vencimiento de la cuentas una llamada

telefnica a cada uno de los clientes para recordar el pago de las
De acuerdo facturas.
Se debe llevar un seguimiento a las cuentas pendientes de cobro (hoja
a los plazos
de vida de cada entidad) con el estado actual de cartera para realizar
establecidos los cobros y conciliaciones de las cuentas pendientes de pago. Teniendo
en cuenta: Facturacin mensual (facturas de venta), Glosas, Recibos de
ingresos (Llevar el control mensual de las facturas con su respectivo
radicado).
Se debe constantemente llamar o enviar fax para realizar cobros.
Programando una reunin con el fin de revisar los saldos de cada una
de las partes, haciendo la conciliacin de cartera y el acuerdo de pago
Cuando se
(firmada por los representantes de cada entidad para el
deba
diligenciamiento correcto del asiento de las cuentas de cobro)
realizar las
conciliacion
es
Cuando se
tengan
listas las
facturas
Nota: Se puede hacer una relacin de facturas a cruzar, si ambas

partes estn de acuerdo (cuando el hospital les adeuda). Se realiza un
acta firmada por las personas que intervienen en el cruce y se debe
entregar a contabilidad una copia debidamente firmada
POR QU
Para poder
realizar el
resumen de
venta de los
servicios
Para realizar
el cobro de
las cuentas a
las empresas
Para poder
realizar el
resumen de
venta de los
servicios
Se hace las reclamaciones de las consignaciones (cheque), la

Dejar
auxiliar de caja enva las consignaciones a facturacin y cartera constancia del
con los soportes de pago (hacer el abono en el sistema de cada recaudo
factura cancelada). Anexar la la factura cancelada el recibo de
caja (pago correspondiente)
Nota Conciliar con la oficina de contabilidad el asiento de la
facturacin con el informe mensual.
Realizar un informe mensual sobre el estado de cartera del
hospital
134
FORMATO 4
25.3 CARTERA
ESTNDAR N
PAPAF N 001
Realizar la recuperacin oportuna y total de los ingresos generados por la venta de serviciosDistribucin de los suministros y/o
medicamentos en los diferentes puntos de almacenamiento
FECHA
APROBADO POR
OBJETIVO:
Realizar un recaudo oportuno y total de la facturacin enviada por la venta de servicios garantizando la supervivencia y rentabilidad del Hospital
RESPONSABLE:
AUXILIAR DE FACTURACIN Y CARTERA
CONDICIONES:
Se debe hacer una buena facturacin para realizar el proceso de cartera
Se debe cumplir con los plazos establecidos para el envo de las cuentas
Los funcionarios de cartera deben conocer todos los aspectos de la contratacin

con las entidades a las cuales se les factura (ya que se manejan los montos, los
anticipos, las condiciones de cada una para el envo de las cuentas, las fechas
de pago , entre otros)
INSUMOS:
tiles de escritorio- Papelera- Calculadora- Listado de Especificaciones- TelfonoFax
1.
2.
3.
4.
Revisin del registro contable de las cuentas de cada entidad

Gestionar Cobro de cuenta
Conciliacin de las cuentas
Recaudo de cartera
ANEXOS:
Recuperacin total de los ingresos generados por la venta de servicios

DEFINICIONES:
Soportes: Son los documentos donde indiquen el ingreso (historia clnica), con los datos completos del usuario, tipo de vinculacin al sistema y autorizacin de servicios.
Informes y reportes: Es recopilar en forma detallada y acumulativa la informacin de los diferentes servicios que presto el hospital durante el perodo, debe servir como
herramienta para la gestin administrativa, estadstica, costos y presupuesto
Revisin y envo de la cuenta: Se audita la liquidacin de la cuenta y los soportes anexos. Se le da visto bueno y se enva al contratante
Entidades contratantes: ante quienes se responde con el envo de las cuentas de cobro por el servicio prestado a los usuarios, los cuales deben cumplir con los requisitos
y tarifas pactados en el convenio
135

Formato Procesos

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Formato Procesos

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

FORMATO 1

IDENTIFICACIN DE NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DEL CLIENTE

Propuesta para realizacin de adjudicacin

IDENTIFICACIN DEL CLIENTES (CI CE)

Listado de existencias y salidas de

Departamentos y servicios del

Buena elaboracin y presentacin del

Entrega oportuna de informacin

Que sea oportuna las cotizaciones de

Cuadros comparativos segn cotizaciones de

IDENTIFICACIN DE LAS NECESIDADES Y/O

NOMBRE DEL INDICADOR

OBJETIVO DEL INDICADOR

Optimizar el trmite de las rdenes de compra

Grado de cumplimiento en el nmero de rdenes de compra elaboradas

FRMULA DEL INDICADOR

FUENTE DE LOS DATOS

Debe tender al 100%

QUIN DEBE MEDIR

CUNDO DEBE MEDIR

De acuerdo a la necesidad de gerenciar el indicador

Investigar causas, tomar correctivos y seguir evaluando

El nmero de veces que se revisan existencias es fundamental en la

NOMBRE DEL INDICADOR

OBJETIVO DEL INDICADOR

Evaluar a los proveedores y clasificarlos de manera que permita

Proveedores con buena calificacin (promedio obtenido por los

FRMULA DEL INDICADOR

FUENTE DE LOS DATOS

Histrico y de acuerdo a la meta propuesta

QUIN DEBE MEDIR

CUNDO DEBE MEDIR

Ficha de seguimiento al proveedor, Suministros

Retroalimentar al proveedor sobre el resultado (repeticin de orden de

En el clculo de este indicador se exige la elaboracin de un instrumento

NOMBRE DEL INDICADOR

OBJETIVO DEL INDICADOR

Maximizar el cumplimiento del requisito de inscripcin en el Kardex de

Cumplimiento en el requisito de inscripcin de proveedores (Kardex)

FRMULA DEL INDICADOR

No de Proveedores que Cotizaron

QUIN DEBE MEDIR

CUNDO DEBE MEDIR

Acorde con las fechas que se reciben cotizaciones

suministros, Kardex de proveedores

Implementar controles en el proceso de inscripcin y calificacin de

El nmero de proveedores cotizantes no debe exceder al nmero de

Recibir y clasificar los requerimientos

PGINA _1_ DE ___3__

Para ordenar el trabajo

Almacn Los das de lunes a

almacn Cada vez que se reciban

Almacn Cada vez que se presente

Ingresando el suministro Para poder elaborar la

Almacn Cada vez que se tengan

Atrabes del programa AS

Hacer creacin del

Para dar un ingreso de

Para dejar por medio

DEPENDENCIA O SERVICIO PROCESO: PAPAL N 001

PGINA _2_ DE __3___

Para obtener de los

DEPENDENCIA O SERVICIO PROCESO: PAPAL N 001

PGINA _3_ DE __3___

PGINA _1_ DE _3

PGINA _2_ DE 3_

PGINA _3_ DE 3_

PGINA _1_ DE 3

PGINA _2_ DE 3