Michel Duchein **

Trad. Maria Amlia Gomes Leite***

A respeito aos fundos vem sendo considerado, desde a segunda metade do sculo

XIX, como o princpio fundamental da Arquivstica por sua prtica que o arquivista se
distingue mais nitidamente tanto do bibliotecrio quanto.do documentalista.
Como a maioria dos princpios, mais fcil se torna enunci-lo que defrni-lo e defini-lo
que aplic-lo. Se suas bases conceituais so estabelecidas em relativa facilidade, o mesmo
no ocorre quando se tenta aprofundar os aspectos tericos e deles tirar concluses prticas.
Geraes de arquivistas tm se preocupado com essas dificuldades sem que, para
superrlas, tenham surgido solues universalmente viveis.
O presente artigo no tem a pretenso de renovar os fundamentos indiscutveis de
uma questo tantas vezes abordada em alto nvel por inmeros tericos eminentes. Seu
propsito mais modesto e mais concreto: tentar definir os elementos bsicos ao pmblema (assinalando especificamente as dificuldades que, com freqncia, resultam de terminologia mal traduzida de uma lngua para outra, gerando confuses e, s vezes, interRretaes errneas), e, sobretudo, buscar para casos concretos, solues precisas sem nos
deixarmos arrastar por consideiaes demasiado tericas, nas quais a abstrao provoca,
frequentemente, mais obscuridade do que luz.

d
O respeito aos fundos - para adotar aqui sua definio mais simples, deixando de
lado todos os problemas de interpretao que abordaremos no decorrer deste trabalho consiste em manter grupados, sem mistur-los a outros, os arquivos (documentos de quaiquer natureza) provenientes! de uma administrao, de uma instituio ou de uma pessoa
fsica ou jurdica: o que sz chama de fundo de arquivos dessa administrao, instituio
ou pessoa.
As justificativas para esse princpio nas parecem bastante evidentes, habituados que
estamos a considerar os arquivos como um produto natucal da atividade do organismo que

* Le Respect des Fonds en Archivistique: prmcipes theriques e problmes pratiques. La Gazette

des Archives 97 (2): 71-96, 1977.
** Conservador Chefe da DireGo dos Arquivos da Frana
*** RedatoraChefe de Arq. 2% Adm. Membro do Conselho Deiiberativo da AAB e do Arquivo Intermedirio do Arquivo Nacional.
1. Voltaremos &
difiaildades
i
suscitadas pela noa de provenincia.

14

Arq. & Adrn., Rio de Janeiro, 10-14 (1 1: 14-33, abr. 1982/ago. 1986.

i falta de outro termo mais preciso, a palavra organismo como

forma mais genrica para designar todo produtor de arquivos: os italianos dizem ente, os
espanhis entidad, O ingls ugency poderia ser o termo utilizado, assim como, em alemo,
o provienzstelle.
Isso, entretanto, nem sempre pareceu evidente tendo, inclusive, sugido tardiamente
na histria dos arquivos At o princpio do sculo XIX nem administradores, nem arquivistas de diferentes pafses, demonstraram o menor escrpulo em dividir e dispersar documentos de uma mesma origem, nem em reagrupar e misturar documentos de provenincias diferentes, quando a necessidade se fazia sentir, por motivo de comodidade (prtica
ou intelectual). Todas as antigas classificaes de arquivos que chegaram at ns foram
concebidas por assuntos, temas ou locais, fato que indica ter sido rompida, para realialas, a ordem na qual os documentos haviam sido produzidos
O mal foi relativamente pequeno quando se tratava de classificar dessa forma, arquivos de um s organismo (isto , arquivos de uma mesma origem). Muito mais grave se
tornou, porm, nos grandes depsitos de arquivos (cujo aparecimento tem incio precisamente no dculo XVIII), onde foram reunidos arquivos de diferentes provenincias
Foi o que sucedeu, notadamente em Paris, quando a Revoluqo Francesa concentrou
em um nico depsito, denominado Archives Nacwnales, documentos os mais diversos,
tais como o Tesouro de Cartas Reais, os arquivos do Parlamento de Paris, os das abadias e
conventos da regio parisiense, os dos ministrios do governo real, os dos prncipes emigrados etc., aos quais se juntaram, logo depois, os papis provenientes das novas assembgias e administraes criadas pela Revoluo.
Os dois primeiros dketores.deste grande depsito, Atmand Camus e Pierre Daunou,
conceberam um plano para tratar essa. massa documental como um nico conjunto dividido em cinco 5e@s metdico-cronolgicas: se+ Zegislativa para os papis das assemblias
revolucionrias, dmhistrativa para os papis dos novos ministrios, dominial para os
ttulos de propriedade do Estado, jwdiciria para os papis de tribunais e, por fim, se&&
hiStriC0.
Essa Giltima era constituda por documentos arbitrariamente considerados como de
particular interesse histrico, extrados das demais sees Esses documentos foram
clrassificados (ou supostamente classificados) por local, reinados etc., de tal forma que, na
maioria dos casos, tornou-se impossvel determinar sua origem, ficando tudo profundamente misturado e disperso.
Esta concep@o ideolgica da classifica@o de arquivos achava-se, ento, universalmente disseminada. Era a poca dos grandes sistemas de classificao cientfica, como o
de Curvier para a Zoologia, o de Linneo para a Botnica, e o de Berzluis para a Qumica.
Pela tica dos historiadores de ento, o documento de arquivo era considerado por seu
valor intrnseco, independentemente de seu contexto, da mesma maneira que, nas escavaGes arqueolgicas - em Pompia, .por exemplo, ou no Egito durante a expedko de
Bonaparte - s houve interesse pelos objetos de arte encontrados, como p e s a de cokgo,
sem a preocupaso de conserv-los no mbito de seu descobrimento.
os gerou? Usemos aqui,

2. Para melhor compreenso empregaremos, no decorrer dest? artigo, as paiawas produzir, ppoduto e
produtor.para designar os arquivos formados por um organismo. Na realidade sabemos que um dossi
de arquivo, se certos documentos foram efetivamente produzidos (criados) pelo organismo que os
conservou, outros foram recebidos por ele. O termo produto, no pois usado stricto sensu, ou seja,
no sentido exato e abrangente; pois ao tentar sofisticar em demasia nesse terreno acabaramos por
complicar o vocabulrio e por tornat pesada a redao, o que seria, no somente intii como prejudicial.
3. Ver G. Desjardins. Le service desmchivesdpmtamentales Paris, 1890, p. 33-35.
Arq. & Adm., Rio de Janeiro, 10-14 (ii : 14-33, abr. 1982/ago. 1986.

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Por isso a teoria formulada em 1841 pelo historiador francs Natalis de Wailly, antecipando-se aoestnrturalkmo, marca uma reviravolta M histria da Arquivstica. De Wailly,
ento chefe da Seo Administrativa dos Arquivos Departamentais do Ministrio do
Interior, foi o inspirador de uma circular assinada pelo Ministro Duchatel e divulgada a
24 de abril de 1841,que a certido de nascimento da noo de fundos de arquivos Eis
seus termos:
reunir os documentos por fundos, isto , reunir todos os ttulos (todos
os documentos) provindos de uma corporao, instituio, famlia ou indivduo, e dispor
em determinada ordem os diferentes fundos
Documentos que apenas se refiram a
urna instituio, corporao ou famlia no devem ser confundidos com o fundo dessa
instituio, dessa corporao ou dessa famlia.
AIgum tempo mais tarde, respondendo s qfticas provocadas por idia to inovadora, Natalis de Wailly desenvolveu sua concepo original: A classificao geral por fundos
D nica verdadeiramente capaz de assegurar o pronto cumprimento de uma ordem regular e uniforme.
Se, em lugar desse mtodo, fundamentado, por assim dizer, na natureza das coisas,
LT prope uma ordenao terica.. ., os arquivos cairo em desordem difcil de remediar..
Em qu81qluer outro tipo de classificao que no seja por fundos corre-se o grande risco
de no se saber onde encontrar um documento?
O evidente valor terico de tal princpio, no menor que seu interesse prtico para a
claodficqo de arquivos, foi, de imediato, reconhecido pelos arquidtas e historiadores
da maioria dos pases da Europa, tendo chegado, tardiamente, aos Estados Unidos da
Amrica, em princfpios do sculo XX.
Os arquivistas alemes, em especial, o adotaram sob a denominao de Rowenienzpiazip, tendo aprofundado sua anlise. Ma Ingiaterra o equivalente ao fonds darchives
francs o archiue g r o ~ p , Itlia
~
e Espanha adotaram a terminologia de De Wailly, traduzindo fonds por f m d o .
Hoje, pode-se dizer que, com pequenas e inexpressivas nuances, o princpio do tespeito ms n h s ou princpio da provenincia universalmente aceito como base da Arquivffotica terica e prtica. As crticas que, vez por outra, suscita referem-se, to somente,
a +mas
de suas aplicies e no ao princpio propriamente dito. Podemos considerar,
legitimamente, que este jamais ser questionado fundamentalmente e que se construinuma aquisio definitiva da Atquivstic2~

. . .

..
..

..

* O grifo da tradutora.
4. G. Dejardins, loc Cit. p. 30.
5. Os norteamericanos do preferncia ao termo record group: ver adiante.
6. As nuances de sentido entre esses diferentes termos sero estudados mais adiante.
7. Uma sria distoro do principio de respeito 00s fundos , no entanto, admitida, por motivos d
fora maior, por certos arquivistas: refere-se ?is transferncias de arquivos de Estado para Estado quando da cesso de territrios ou do aparecimento de um novo Estado independente. Invoca-se ento, i
faita de melhor argumento, m pretenso princtpio de territorididade que ligaria a situao dos arquivos situao do territrio correspondente. Na realidade, trata-se de uma Smples faceta da nefasta e

condenvel classificao por assuntos da qual temos assinalado os incpnvenientes tericos e prticos
. Quando se transfere. assim, de Estado para Estado, os fundos de arquivos inteiros, o respeito aos
fundos no , evidentemente, violado; o mesmo no acontece, porm, quando essa transferncia visa
somente certos documentos ou determinadas partes do fundo. Os arquivistas no podem, na maioria
dos casos, impedir estes desnembramentos decididos entre governos, em virtude de poltica internacional; no 6 razo, no entanto para se inventar justificativas para prticas contrrias a toda uma sadia
doutrina arquidstica. Ver, a propsito, J. Papritz, Neuzeitiiche Methoden der Archivischen Ordnung
(Comunicaofeitano S? Congresso Intanacional de Arquivos, Bruxelas; 1964),Archvum, XIV 1964,
p. 32-34.
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Arq. & Adm.. Rio de Janeiro, 10-14 (1 ): 14-33, abr. 1982/ago. 1986.

As raes que justificam o principio do respeito ms fundos no plano terico so

inbmeras e irrefutveili.
Com efeito, os arquivos - esta sua defuiio - so "o conjunto de docidmentos de
q<6Qzquermtwreaa, reunidos orgnica e automaticmente por um corpo adminictratiuo,
%mapesoa fsica OM jurdica, em rari de suas fin@es ou de ma atividade";8 acrescentemos <'eque ~ icoprteruados
,
a ttulo de refe~ncia'!~
O documento de arquivo - ao contrrio de um objeto de coleso ou de um dossi
constitudo por pegas heterogneas de provenincias diversas - no tem razo de ser,
isoladamente. Sua existncia s se jusoifica na medida em que pertensa a um conjunto.
Situa-se dentro de um processo funcional do qual se constitui, por si mesmo, num
elemento, por menor que seja. O documento de arquivo jamais concebido, de incio,
como um elemenoo isolado. Possui, Empre, carter utilitrio, o qual d ser aparente se
for conservado em seu lugar dentro do conjunto de documentos.que o acompanham.
Theodore R Scheliemberg cita - excelente exemplo - o caso de uma carta geogrfica
existente noe arquivos de uma expedio exploradora. O fato de encontrar-se ali, constitui, em si m em o , um dado histrico importante sobre essa expedio; a mesma carta
retirada desses q u h s e colocada em uma simples mapoteca perderia grande parte de
seu interesw."
Da mesma forma (exemplo citado por Sir Hilary Jenkinson), um recorte de jornal
conservado em um dossi do Ministrio das Relaes Exteriores adquire particular signif i c d o hisorico, de acordo com a natureza do dossi ao qual se integra.
Conduimoq conseqentemente, que essencial para a apreciaso de um documento
qualquer, saber com exatido quem o produziu, em que circunstncias, no desenrolar de
que ao, com que objetivo, a quem se destinava, como e quando foi recebido por seu
destinatrio e por que meios chegou at ns. Tal conhecimento s possvel na medida
em que o conjunto de documentos que o acompanha tenha sido conservado intacto,
individualizado, sem possvel mistura com documentos de outras provenincias, mesmo
que esses se refuam a8 mesmo objeto.
O interesse prtico de tal mtodo, parece evidente uma vez que oferece ao arquivista
urna base segura para seu trabalho de arranjo e inventrio." A margem do respeito aos
fiddos todo trabalho arquivfstico arbitrrio, subjetivo e desprovido de rigor, quando
mais no fosse, porque quase todos os documentos poderiam ser classificados de duas ou
trs maneiras diferentes caso se tomasse como base da classificao o tema correspondente. Por exemplo: o oramento estabelecido por um arquiteto para construir um monumento em u m a cidade poderia ser classificado, de acordo com o assunto, tanto pelo nome
do arquiteto como pelo nome do monumento; esse tipo de problema no se apresenta se
o documento foi conservado dentro do processo administrativo da construo do monumento e sz esse dossi fizer parte integrante do fundo de arquivo da cidade.
8. Manuel d Archivisrique, Paris, DEection des Archives de France, 1970, p. 22.
9. Complemento de definio tomado de Sir Hilary Jenkinson, A Manualofdrdiive Adrninistratbn,
2ia edio, Londres, 1937, p. 4.
10. T. R. Schelienbexg, Archivjd Principles of Anangement, The ArnericanArchivist, vol. 24, n? I, Jan.
1961, p. 11-24.
11. Entendemos aqui inventrio no sentido amplo do termo, da mesma forma que descriptwn, em
ingls. Ver mais adiante quando tratarmos da terminologia.
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Sem chegar a afiimar, como o arquivista americano Mario D. Fenyo, que ningum
sabe realmente o que a palavra fundo guer dizer, nem mesmo os franceses que a inventaram,12 - o que evidentemente um exagero e uma injustia - temos que reconhecer
que a definio de fundo, tal como a enunciou Natalii de Waiily e at hoje vem sendo
considerada, deixa subsistir grande nmero de dvidas e dificuldades tanto de natureza
prtica quanto tetica
chegado o momento de reexamin-las, rendendo a devida homenagem a o s numerosos arquivistas que as vm estudando h mais de um sculo, sem, necessariamente,
concordar com todas as suas concluses
Tais problemas e dificuldades se referem, primordialmente, a cinco pontos: a definio de fundo em relao ?
hierarquia
i
dos organismos produtores de arquivos; o reflexo
das variaes de competncia dos organismos produtores na composio dos fundos; a
definiiio da noo de provenincia dos fundos; a defmio da noo de fundosfechados
e de fundos abertos que culmina com os problemas decorrentes da classificao de fundos
abertos e, por fim, a extenso do respeito externo aos fundos (respeito integridade dos
fundos) e ao respeito interno (respeito s classificaes estabelecidas pelos organismos
produtores e respeito s divises internas dos fundos). Abordando cada um desses cinco
tpicos, procuraremos dar respostas s questes levantadas, bem como solues para os
problemas suscitados
1.

&p1Ene@o de piado^^

em

G&@Q

i h k q & Boa ogim5mm pmdutora de q u h e

A dificuldade em definir. um fundo em relao i hierarquia dos organismos produtores de arquivos, se tem feiio sentir desde suas origens e fundamental.
Tomemos um exemplo. E fcil definir o fundo de arquivos de uma abadia, de um
hospital ou de um tribunal: trata-se (para utilizar os termos do Lexicon ofArchiue Terminology das Edies E l ~ e v i e r ) do
~ conjunto de documentos cuja acumulaco se efetuou
durante o perodo de atividades dessa abadia, hospital ou :ribunal No h i diflculdade
de interpretao porque a abadia, o hospital ou o tribunal so organismos bem definidos,
possuidores de personalidade jurdica precisa e estivel.
Entretanto, ao lado de casos simples como esse, existe uma inumervel variedade de
casos onde a complexidade da organizao funcional e dos vnculos de subordinao
entre os diversos nveis dos organismos tornam difcil a definio d o fundo. Assim:
- Todo ministrio, todo grande corpo administrativo ou judicirio est dividido em
grandes setores de atividade que, por sua vez, se subdividem em setores secundrios, cada
qual com suas competncias s quais correspondem conjuntos documentais mais ou menos individualizados Por exemplo: um ministrio dividido em diretorias e as diretorias
em sees. Devemos, nesse caso, falar dos fundos de a~quiuosdo ministrio, ou de fundos
das diretorias, ou ainda de fundos das sees?
- As administraes centrais ou federais, na maioria d0s pases, possuem rgos locais, fora da capital Deve-se considerar que cada um desses rgos locais para seu pr-

12. Mario D. Fenyo, The Record Group Concept: a Criquique, The American Archivist, Vol. 29, n? 2,
Aprii 1966, p. 229-239.
13. Amsterdam - Londres - New York, 1964.
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i
I

prio fundo de arquivos, ou que o fundo nico para o conjunto de documentos produzidos por todos os rgos locais de uma mesma administrao? Por exemplo, os diferentes
servios fucais dependentes do Ministrio das Finanas (em escala distrital, provincial ou
regional) formam, com o prprio Ministrio das Finanas, um s fundo ou so fundos
distintos?
- Os estabelecimentos ou organismos dependentes de uma administrao superior
formam fundos de arquivos prprios ou seus arquivos so parte integrante do fundo da
administrao superior? Por exemplo, os arquivos de um instituto de pesquisas depem
dente de uma universidade so somente parte do fundo dessa universidade OU devem ser
considerados como fundos distintos?
- Mesmo em relago aos arquivos privados surgem problemas dessa ordem: seja no
caso de estabelecimentos industriais ou bancrios mltiplos, pertencentes a uma mesma
fuma, seja no de inmeros bens imveis pertencentes a um mesmo proprietrio.
Poder-se-ia, tanto mais, multiplicar tais exemplos porquanto, no domnio complexo
das hierarquias de funes, as variaes no tempo so numerosas e freqentes. Voltaremos
ao assunto mais adiante.
Diante dessa dificuldade, pode-se adotar duas diferentes posi6es intelectuais, as
quais qualificaremos, respectivamente, de m<srcimlistae de minimdista.
Ih primeira consiste em defiiir o fundo por seu nfvel mais alto, considerando que a
verdadeira unicidade funcional ( qual est estreitamente ligada, no o esqueamos, a de
fundo de arquivos) situese na Cpula. Admitiremos, pois, neste caso, que o conjunto de
apquivos provenientes de todos os servios e estabelecimentos dependentes de um mesmo
minioerio forma um fundo Gnico. Os pases socialistas do Leste Europeu, levam s ltima0 conseqncias essa concepo unicista dos arquivos, pose0 que admitem que todos os
documentos pertencentes ao Estado formam um nico e gigantescofundo de arquiuos do
Estado, base de ooda a sua orgaaizqo arquivfstica
A segunda aeioue, ao contrrio, caracteriza-se por reduzir o fundo ao nvel da menor
p a r t i a l a funcional p s v e L considerando que o verdadeiro conjunto orgnico de arquivos deriva do trabalho dessa p c p e n a clula.
evidente que tal problema (contrariamente ao que poderiam fazer crer estudos
demasiado abstratos e tericos que lhe so dedicados) tm conseqncias prticas bastante
diretas e imediatas no que respeita a~ trabalho dos arquivistas. Com efeito, uma vez aceito
o princfpio do fQSpeit0Qos fundos, isto , o de manuteno da integridade dos arquivos,
torna-se essencial saber-se com exatido, quais as fronteiras do que se deve manter intacto.
Foroso constatar que nenhuma soluo bastante definida foi apresentada para esta
questo: Sir Hailaiy Jenlsinson (que a estuda de forma ampla em seu Manual of Archive
Admkistration, e d de 1937, p 100 sq.) de opinio que o fundo pode ser definido como sendo o conjunto de arquivos resultante do trabalho de uma administrao qualquer
que seja o porte dessa ltima -, constituindo um todo orgnico, completo por si mesmo
e capaz de tratar de modo independente, sem a interveno de autoridade superior ou
exterior, todos os aspectos dos negcios de sua competncia. Esta frmula, elegante e
sedutora, no resulta, na realidade, em grande coisa, posto que nenhuma administrao
possui, srrito sensu, poder absoluto para regular os assuntos que lhe esto afetos sem a
interveno de uma autoridade superior ou exterior. Quanto i capacidade de tratar de
maneira independente todos os aspectos dos negcios de sua competncia, pode-se dizer
que, tampouco, qualquer administrao corresponde a tal defmio pois, inerente aos
procedimentos administrativos a interdependncia.
Nos Estados Unidos, quando se estabeleceu a classificao dos NationaI Archiues por
fundos (record groups) a questo da definio dos limites dos record groups foi amplaArq. &I Adm.. Rio de Janeiro, 10-14 (1 1: 14-33, abr. 1982/ago. 1986.

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mente debatida pelo Findmg Mediuns Committes, cujos trabalhos chegaram a nosso
conhecimento por intermdio de Mario D. Fenyo. Foi Solon J. Buck quem, de modo
bastante pragmtico, apresentou, finalmente, a seguinte definiso para o record group:
unidade arquivstica definida de forma algo arbitrria, em funo da provenincia dos
documentos e da necessidade de se formar conjuntos de tamanho e natureza convenientes, de modo a facilitar o trabalho de arranjo e descrio. Isto significava que o record
group poderia situar-se, com freqncia, a nvel da menor clula administrativa, admitindo
ainda que mutas administraes idnticas poderiam ser (sempre por comodidade) reagrupadas em collectiue records groups. Entendemos que uma formulao to vaga tenha suscitado criticas porm, na realidade, os arquivistas americanos no cometeram nenhum
erro seno o de admitir abertamente, na definico dos fundos de arquivos, uma falta de
rigor que tem sido uma tnica quase universal, pudicamente velada, porm.
De fato, ao situar demasiadamente baixo, o nvel de competncia funcional ao qual
corresponde ao fundo de arquivos (atitude que qualificamos de minima2ista) corre-se o
risco de retirar da noo de fundo seu verdadeiro significado.
Uma seo de um ministrio ou de um instituto qualquer, gera, certamente, arquivos
que 60,na fase de produo, distintos dos de outras sees desse mesmo ministrio ou
instituto; esto, no entanto, estreitamente interligados com esses ltimos e no mais
podem ser considerados autnomos, uma vez que a seo no possui autonomia de funcionamento.
Devido a isso, propomos, quando se trata de defmir o organismo produtor de fundos
de arquivos, destacar os seguintes critrios:16
a) Para produzir um fundo de arquivos, no sentido atribuido ao termo pela Arquivstica (isto , um conjunto indivisvel de arquivos), um organismo, seja pblico ou privado,
deve assumir denominao e existncia jurdica prprias, resultantes de um ato (lei, decreto, resoluo, etc) preciso e datado.
b) Deve possuir atribuises especficas e estveis, legitimadas por um texto dotado de
valor legal ou regulamentar.
c) Sua posio na hierarquia administrativa deve estar definida com exatido pelo ato
niia lha dptt nr&-;
em especiak sua subordinaco a outro organismo de posio hierr-I-- --quica mais elevada deve e s t a claramente estabebcida.
d) Deve ter m chefe responsvel, em pleno gozo do poder decisrio correspondente
a seu nvel hierrquico. Ou seja, capaz de tratar OS assuntos de sua competncia sem precisar submet-los, automaticamente, A deciso de uma autoridade superior. (Isto no significa, evidentemente, que ele deva gozar de poder de deciso em relao a todos os assuntos; certos assuntos importantes podem ser submetidos deciso do escalo superior da
hierarquia administrativa. Entretanto, para poder produzir um fundo de arquivos que lhe
seja prprio, um organismo deve gozar de poder decisrio, pelo menos, no que disser
respeito a determinados assuntos).
e) Sua organizao interna deve ser, na medida do possvel, conhecida e fucada num
organograma

----

14. Ver nota n. 12.

15. Por exemplo, as de Peta J. Scott, muito acerbas, em The Americcm Archivist, Vol. 29, n? 4, oct.
1966,p. 493-504.
16. Nossa definio, como.se pode ver, segue o esprito da de Hilary Jenkinson, sendo, porm, mais
precisa e acreditamos que deixa menos margem a mterpretages subjetivas.
17. A data exata , S vezes, impossvel de detemhaipor tratar-se de organimos que remontam a

tempos muito antigos; este detalhe, porm, no invalida a essncia da definio.

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Arq. & Adm., Rio de Janeiro, 10-14 (1): 14-33, abr. 1982/qo. 1986.

A aplicao desses princpios acarreta as seguintes conseqncias:

- as divises ou sees internas de um organismo no correspondem s condies
requeridas para produzir um fundo de arquivos;
- em contrapartida, todo organismo que possuir existncia jurdica e nvel de competncia prprios, produz um fundo de arquivos, mesmo estando subordinado a outro organismo de nvel superior;
- os rgos locais dependentes de um organismo central produzem fundos de arquivos prprios;
- finalmente, parece-nos inevitvel introduzir na Arquivistica uma nova noo: a de
uma hierarquia de fundos correspondendo i hierarquia dos organismos, acarretando a
subordinao de fundos em relao a outros.
2.

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Intimamente ligados a o s precedentes esto os problemas decorrentes das variaes de

competncia de organismos produtores de arquivos.
Eis aqui os principais aspectos:
a) &o de supress de competncias. Todo organismo produtor de arquivos pode,
no curso de sua existncia, ter suprimida uma de suas atribuies, por no mais corresponder a uma necessidade (por exemplo, as atribuies relativas aplicao de uma legislao
abolida).

b) &o de cr&&
de competncias De modo inverso, novas competncias podem
ser atribudas a um organismo (correspondendo a novas necessidades, especialmente para
a aplicao de uma nova legislao).
c) Caso misto: Transferncia de competncias. Pode dar-se o caso de atribuies
serem transferidas de um organismo a outro; tais transferncias equivalem supresso de
competncia de um organismo e A criao de uma competncia para outro. As transferncias podem, ainda, ser internas, isto : a atribuio passa de uma diviso para outra no
interior do prprio organismo (este caso particularmente freqente). Nesses casos as
competncias podem, alm de modificadas, ser diminudas ou ampliadas.

d) Caso de competncias temporrias Certas atribuies que correspondem a necessidades temporrias - em tempo de guerra, por exemplo - podem ser atribudas, s vezes,
a organismos j existentes, em acrscimo s suas atribuies regulares; as novas atribuies
no entanto, so suprimidas uma vez desaparecidas as necessidades que lhes deram origem.
Essas diversas formas de vqiaes de competncia, que, por sua vez se combinam
entre si, com uma multiplicidade de variantes especficas, traduzem-se, geralmente, na
organizao dos servios, em toda a sorte de modificaes de estruturas: criao ou
supresso de sees ou divises, criao de novos organismos, vinculados ou subordinados
a organismos j existentes, transferncias de um organismo para outro, etc.
Tendo presente que um fundo constitudo pelo conjunto de documentos produzidos pela atividade desenvolvida por um organismo qualquer, o fundo de um organismo
que experimentou, sucessivamente, adies, supresses ou transferncias de competncia,
constituir-se- de documentos que reflitam todas essas variaes, tornando difcil a reconstituio da continuidade administrativa ou mesmo, simplesmente da seqncia cronolgica e lgica dos assuntos, por parte dos pesquisadores.
Alguns tericos propem, para remediar a situqo, substituir a noo de fundo (ou
de record group) pela de record series que poderamos melhor traduzir em francs como
Arq. & Adm., Rio de Janeiro, 10-14 (1 1: 14-33, abr. 1982/ago. 1986.

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suites archivistiques, do que como series darchives, j que a paiavra srie possui todo um
outro significado na linguagem arquivstica francesa. Essas record series constituir-se-iam
de uma sucesso de documentos independentes do contexto administrativo. isto , do
reagmpamento de documentos formando seqncia cronolgica e lgica, seja qual for a
sua provenincia.1a
Com efeito, reconhece-se logo, nesse sistema aparentemente sedutor, a face apenas
remoada do velho sistema anterior a Natalis de Wailly: a classificao por assuntos
(Pertinenzprinzip, segundo OS alemes). Ainda que haja sinceridade e boa f por parte dos
qe propem tal violao deliberada do respeito aos fundos, esto equivocados, e no
devemos ter complacncia para com erro to grave e de to srias conseqncias. Como
afirmou, eloqentemente, Sir Huary Jenkinson, o que quer que faamos, no devemos
romper a unidade dos fundos.
Sob esse aspecto, partilhamos plenamente da opinio de Sir Hilary, a nica compatvel com o princpio do respeito aos fundos. importante deixar bem claro que o fundo
se define segundo as regras enumeradas anteriormente, pouco importando as variaes
internas de seu contedo: o fundo se compe de todos os papis produzidos por um organismo no curso de suas atividades, qualquer que seja seu objeto. Do ponto de vista arquivstico, o problema das variaes de competncia que carregam em si variaes no contedo , pois, um falso problema. Quando uma atribuio de um organismo suprimida
(sem ser transferida a outro organismo) o crescimento do fundo de arquivo deste organismo fica, simplesmente, privado dos documentos correspondentes a essa atribuio; a
natureza do fundo, porm, no se modifica. O mesmo sucede quando nova competncia
criada dentro de um organismo.
H, entretanto, uma dificuldade bastante concreta nos casos em que a transferncia
de competncias implica em transferncia de papis entre organismos. Em princpio, os
documentos correspondentes competncia transferida deveriam pertencer, at a data da
transferncia, ao fundo do organismo que, at ento, exercia a competncia; e, a partir da
transferncia, ao fundo do organismo que passa a exercer a competncia. Infelizmente,
nem sempre as coisas so to simples na prtica, uma vez que, para exercer a nova compet & ~ & qce !he cc!nFeridda, c! ssg~ndc!cr-dan;=mc~
6 *--*fica9 1**SE
sempre, Z;L chr;--pcI
b-v
de
recolher, pelo menos, parte dos documentos do primeiro organismo, parte esta referente 2
competncia transferida; tais documentos que, logicamente, pertencem ao fundo do primeiro organismo, so, na realidade incorporados ao do segundo e ser como integrantes
deste fundo que chegaro, posteriormente, ao depsitcv permanente. As solues que
propomos para este problema so as seguintes:
a) Regra geral, documentos transferidos de um organismo em atividade para outro
tambm ativo e que tenham sido ali integrados, devero ser considerados como pertencentes ao fundo do organismo que os recolheu. Assim, se uma competncia foi transferida em
1960 do organismo A ao organismo B, e o organismo B , recolheu, nessa oportunidade,
documentos do organismo A correspondentes icompetncia que remonta a 1950, esses

18. Peter J. Scott,urt. c. Segundoesse artigo o sistema de remrd ssies foi aplicado ao Commonweaith
Archives Office de Camberra, sendo considerado flexvel e M reido. , com efeito, o mnimo que se
pode dizer. O Dr. Papritz em sua exposio ao Con esso Internacional de Arquivos, de Bnixelas, em
1964 (Neuzeitliche Methoden. . .,urt. c. na nota n.B
7) faz aluso a prtica semeihante (quando uma
administrao realizou uma sucesso de registros sendo esta continuada por outra, a unidade tcnica da
seriao documental no deixa iugar a dvidas?: estamos Ce acordo quanto i unidude tcnicu, mas
isto no significa que os referidos registros deixem de pertencer a dois fundos diferentes.
22

Arq. & Adrn., Rio de Janeiro, 10-14 (1): 14-33, abr. 1982/ago. 1986.

documentos sero considerados como parte integrante do fundo do organismo B , ainda

q u e a transferncia de competncia tenha se dado 10 anos aps a data dos documentos
mais antigos. 19
b) Quando se transfere para um organismo em atividade as competncias de um
organismo extinto, os documentos pertencentes a este ltimo devem ser considerados
como formadores d e um fundo distinto. Imaginemos assim que uma competncia foi
exercida at 1965 pelo organismo C,Em decorrncia de sua extino, a referida competncia transferida ao organismo D: os documentos anteriores a 1965 formam o fundo
do organismo C, distinto daquele do organismo D; em compensao, os documentos
concernentes i competncia transferida fazem parte, a partir de 1965, do fundo do organismo D.
c j Entretanto, no caso de os documentos provenientes do organismo C terem sido,
total e irremediavelmente misturados aos d o organismo D, dever-se-, por fora das circunstncias, renunciar a considerar o fundo do organismo C como um fundo distinto.
Neste caso, assinalar-se-, na introduo do instrumento de pesquisa referente ao organim o D que o fundo do organismo C est a includo.
Essas regras se aplicam, de modo geral, a todos os casos em que arquivos de organismos extintos tenham sido recolhidos por outros organismos (isto acontece, sempre bom
lembrar, tanto no domnio dos arquivos privados quanto no dos arquivos pblicos: fundos
d e estudos de notrios vinculados uns aos outros, fundos de domnios feudais reunidos
por fora de matrimnios o u vendas etc.); o fundo do organismo extinto deve, sempre, ser
considerado como fundo distinto daquele do organismo que o recolheu, salvo se a mistura
dos dois fundos for de tal maneira intrincada que sua identificao, um em relao ao
outro, seja impossveL2"

3.

0 que entendemos, exatamente, por provenkincia de um fundo?

O que acabamos de dizer a propsito dos arquivos de organismos extintos ligados ou

integrados a outros organismos, leva-nos a abordar aqui outro problema relativo ao princpio do respeito aos fundos: o da noo de provenincia.
A maior parte das definies de respeito aos fundos, se reportam, na verdade, a esta
noo, a tal ponto que o equivalente da expresso respeito aos fundos, nos pases de lngua germnica e em vrios outros, princpio de provenincia: o fundo definido como o
conjunto de arquivos cuja provenincia a mesma; entretanto o termo se torna ambguo
quando se trata de precisar-lhe o sentido. Tomemos alguns exemplos para ilustrar tal
ambiguidade.
No h qualquer dificuldade de interpretao enquanto o fundo de arquivos produzid o por um organismo tiver sido conservado por esse organismo, sem acrscimos ou redues at seu recolhimento a um depsito de arquivos e desde que esse recolhimento tenha
sido efetuado diretamente pelo organismo produtor.
Entretanto, esse processo simples nem sempre assim executado. Sabemos que o
fundo de arquivos d e um organismo qualquer pode ter sido transferido a outro organismo

19. Veremos, ao final deste artigo, como, por meio de instrumentos de pesquisa, podemos remediar
parcialmente os inconvenientesde tal transferncia.
20. Aceitamos com profundas re4ervas a frmula quieta nom movere segundo a qual aiguns arquivistas
manifestam sua preferncia pela conservao dos fundos no estado em que foram recoihidos ao depsito de arquivos. (6.
J. Papritz, Neuzeitliche Methoden. . .,art. cit., p. 30-32).
Arq. & Adm., Rio de Janeiro, 10-14(1 1: 14-33,
abr. 1982/ago.1986.

23

por necessidade funcional e que ali: a) ou tenha ficado grupado formando um conjunto
individualizado, b) ou sido desmembrado e misturado aos arquivos do organismo ao qual
se vinculou. No primeiro caso, a identificao do fundo primitivo relativamente fcil,
mas no momento de seu recolhimento a um depsito de arquivos, como determinar a
provenincia desse fundo? Ser o organismo produtor o u que recolhe?21
A primeira resposta parece, evidentemente, mais lgica ( a frmula da entidade produtora do Dr. Aurelio Tanodi); na prtica, no entanto, pode esbarrar em dificuldades quase intransponveis se, devido a vicissitudes histrico-administrativas, o organismo produtor
trocou de nome, de estrutura e de competncias no decorrer de sua existncia. Quanto
outra resposta - atribuir a provenincia ao organismo que efetua o recolhimento -, ,
certamente mais simples e suscita menos problemas prticos, mas arrisca-se a incorrer em
absurdos tericos na medida em que fundos de oiigens muito diversas podem ser recolhidos por um mesmo organismo; assim, aplicando-se, ao p da letra, a frmula do princpio
de provenincia poder-se-ia provocar, na realidade, mistura de fundos diferentes, sob o
pretexto de que, tendo sido recolhidos juntos, tenham a mesma provenincia.
Os inconvenientes dessas suas frmulas so, como se v, bastante diversos No obstante, parece fora de dvida, que os da segunda so infinitamente mais srios e mais danosos que os da primeira.
Proporemos, ento, a seguinte soluo, ligada quela que apresentamos para o problema das variaes de competncia dos organismos produtores de arquivos:
Quando um fundo conserva sua identidade e sua individualidade, deve-se consider-lo
como proveniente do organismo que o produziu, ainda que antes de ser recglhido ao
depsito de arquivos tenha sido reunido por um o u vrios organismos intermedirios: neste caso a noo de provenincia est ligada de produo e no i de recolhimento.
Ao contrrio, quando um fundo foi; no curso de sua histria, desmembrado ou integrado ao fundo de um organismo distinto daquele que o produziu, a ponto de ter perdido
sua identidade e sua individualidade, deve ser considerado como proveniente do organismo que o reuniu e integrado ao fundo desse organismo: neste caso a noo de provenincia est ligada de recolhimento e no de produo.

4.

Fundos abertos e fundos fechados

Quando um organismo extinto, o fundo de arquivos por ele gerado fica, automaticamente, encerrado (ou fechado, estes dois termos so sinnimos em francs?. Isto
evidente quando se trata de organismos, estabelecimentos e administraes que remontam
Idade Mdia ou poca anterior s revolues do sculo XIX: o caso da Europa, no
que se refere s diversas instituies da era feudal, o u da Amrica, relativamente ao perodo colonial.
Evidencia-se tambm, no caso de instituies que mudaram de nome e de atribuies
numa data determinada (por exemplo, por ocasio de uma reforma administrativa o u
judiciria). As coisas, porm se tornam bem maii indistintas quando se cntra no domnio
flutuante da administrao moderna, no qual, com freqiirlcia, difcil dizer-se exatamen-

N.T. No original cios e ferm, respectivamente.

21. Fundos nos quak foram reunidos documentos de diferentes origens (isto , produzidos por organkmos distintos) so chamados na terminologia arquivktica alem de Mischfonds ou Mischbesfande
(fundos mistos). Trata-se de termo &modo porm, como 6 inusitado na prtica francesa, preferimos
no utiliz-lo aqui. Veja-se, a esse respeito J. Papritz, Neuzeitiiche Methoden. . ., mf. cit., p. 27-32.
24

Arq. & Adm., Rio de Janeiro, 10-14 (1 1: 14-33, abr. 1982/ago. 1986

Devemos, pois, rejeitar esse mtodo de restaura (restauratiebeginsel) que se constitui num exagero injustificado do respeito aos fundos, - entretanto, o valor, tanto terico quanto prtico, do princpio do respeito estrutura dos fundos (chamemo-lo, para
simplificar, pritacr>w de estrutura) ainda hoje, subsiste.
Verifica-se, com facilidade, que a aplicao desse princpio apresenta inmeras dificuldades. Algumas derivam, direta OU indiretamente, do que vimos anteriormente ao
abordar o tema das variaes de competncia dos organismos produtores de arquivos: a
estrutura interna dos fundos acaba por refletir, evidentemente, tais variaes. Todavia,
outras dificuldades, muito mais freqentes, decorrem do fato de os prprios organismos
produtores raramente demonstrarem qualquer respeito pelo princpio de estrutura ao
classificar seus arquivos correntes.
Pode-se admitir que, em geral, os arquivos das grandes divises internas de determinado organismo permaneam individualizados e independentes, ainda que por motivo de
comodidade funcional (contudo, este argumento perde a validade quando as grandes
divises internas mudam de estrutura e/ou de competncia). De qualquer modo, no interior de uma mesma diviso os arquivos correntes so mantidos de mil formas diferentes:
segundo um esquema denominado quadro ou plano de cka.aifcaa, puramente organizacional, isto , calcado na organizao das reparties; ou exclusivamente metdico, ou
seja, pelo tipo de negcios tratados (em tais casos o quadro de classificao , geralmente,
do tipo decimal); ou misto, quer dizer, parte organizacional e parte metdico; ou, o que
mais freqente do que se possa imaginar, no existe qualquer quadro de classificao para
os arquivos correntes e o organismo conserva seus papis em desordem uma vez que cada
funcionrio ou chefe de seo adota seu prprio mtodo de ordenao, em geral incompreensvel para qualquer outra pessoa. Claro est que da coexistncia ou do suceder-se de
todos esses sistemas dentro de um mesmo organismo deriva toda sorte de desordens que
se possa imaginar. Junte-se enfim, ao sabor das supresses e integraes de competncia, a
remessa de arquivos de provenincias diversas, que possuem suas prprias classificaes
e so, por ocasio de sua transferncia,misturadosou integrados aos arquivos dos organismos a o s quais esto vinculados: ter-se-, assim, uma idia sumria das desordens de toda
natureza apresentadas pelos fundos no momento de seu recolhimento aos depsitos de
arquivos incumbidos de classific-los e conserv-los, desordens que a prpria operao de
recolhimento pode levar a um ponto crtico, em virtude das manipulaes, s vezes brutais, a que so submetidos os documentos.
Nessas condies, como fica o respeito estrutura interna dos fundos?
Diante da situao to complexa, grande ser a tentao de encar-la como insolvel,
renunciando-se a fazer do princpio de estrutwra uma regra arquivstica to importante
quanto o princpio de prouenincia. Entretanto, faramos mal em assim proceder pois, na
realidade, ambos derivam da concepo orgnica dos arquivos, que , como j vimos,
fundamental Esto unidos um ao outro e no podem, pela lgica, ser dissociados.
Abordaremos, antes de prossegiiir, um ponto muito importante. Nos pases de tradio administrativa germnica (e em menor escaia nos pases de tradio anglo saxnica),
existem, nos organismos da administrao, sees especiais denominadas Registratur (em
ingls, Registry) cuja funo registrar e classificar todos os documentos recebidos ou
produzidos por esse organismo, ou seja, prov-los de meios de referncia (letras, nmeros
etc.) que correspondam a um quadro ou esquema preestabelecido. Essas sees de
hgktratur exercem portanto, uma verdadeira funo de pr-classificao dos arquivos
administrativos correntes, e, torna-se admissvel, nessas condies, que OS arquivistas dos
pases de tradio germnica tendam a insistir no respeito A classificao dada pelo Registratur: forma mais simples e mais evidente do princpio de estrutura
A q . & Adm., Rio de Janeiro, 10-14 (1 1: 14-33, abr. 1982/ago. 1986.

27

Infelizmente, nos pases de tradio administrativa latina (espanhola, francesa e italiana) no h, de modo geral, nada semelhante ao Regktratur. A classificao dos arquivos
administrativos correntes, quando existe, feita pelos prprios servios administrativos26
Por isso, muitas das teorias sobre o principio de estrutura formulaaas pelos arquivistas de
tradio germnica so inaplicveis aos arquivos dos pases de tradio latina por no
corresponderem i sua realidade. Esta , certamente, uma das razes pela qual a arquivstica dos pases da Europa Central no pode ser adotada tal qual pelos pases de cultura
latina - e vice-versa
Dada essa explicao, procuraremos focalizar o assunto do ponto de vista dos arquivistas latinos, isto , dos pases sem Regktratur.
Para determinar as possibilidades de aplicar i classificao dos fundos o princpio de
respeito i estrutura interna necessrio distingLir os diferentes casos, que, por sua vez,
exigem diferentes solues.
a) &o de organismo de estrutura simples. Entendemos por .organismo de estrutura
simples aqueles geralmente de pouca relevncia no que se refere ao nmero de pessoas
que empregam e cujas tarefas no se encontram funcionalmente repartidas entre numerosas divises ou sees com atribuies precisas e estveis.
Neste caso, se o organismo adota uma classificao para seus arquivos correntes (seja
ela alfabtica, metdica e t c ) o arquivista tem interesse em respeitar tal classificao,
aprimorando-a se preciso for. Entretanto esse respeito no se constitui numa obrigao
caso o tipo de classificao praticada pelo organismo seja muito deficiente ou prejudique
a pesquisa.
Por motivos ainda mais fortes, se o organismo no possui classificao sistemtica
para seus arquivos correntes, o arquivista pode dar ao fundo a classificao interna que
julgar melhor; no existe, neste caso, o respeito 2 estrutura do fundo.
b) @o de organismos de,estrutura comp2exu. Os organismos possuidores de pessoal
numeroso e atribuies mltiplas esto, em geral, divididos em setores (denommados,
divises, diretorias ou subdiretorias, sees etc.) das quais, cada uma, exerce uma parte
definida das atribuies do organismo.
B evidenre que os documentos produzidos por essas diviirides j d i i e m o s este terno
genrico para maior comodidade e para evitar repeties inteis), se bem que no constituam fundos de arquivos distintos, so conjuntos orgnicos que o respeito 2 estrutura
recomenda manter grupados H, pois, especial interesse em tomar tais divises como base
para a classificao interna do fundo, uma vez que cada uma dessas divises prmrias do
fundo corresponde a uma diviso estrutural do organismo.
Infelizmente, essas divises estruturais, raramente, so estveis; sofrem modificaes
e suas respectivas atribuies mudam com uma freqncia que tende, alis; a aumentar no
mundo moderno.
Face a esta dificuldade, duas solues so possveis:
- Se dermos preferncia a conservar as divises funcionais d o organismo como base
da classificao do fundo, necessrio dividi-lo em cortes cronolgicos ou perodos, deli26. Algumas grandes administraiies possuem ou possuiram anteriormente, sees de ordenap-o ou
Iegistravam a correspondncia recebida e expedida; no elaboram, porm, nos

sees de ieghtro que

pases latinos, um rol de classifiolo propriamente dito. O equivalente mais pr6ximo do Registratu
gemnico seria, na Franw os greffes' dos tribunais As chamadas sees de o>gnnizup-o e mtodos
que se multiplicam h alguns anos, elaboram quadros e regras de clazsificao para os arquivos correntes, no desempenhando entretanto a tarefa de aplic-los; sua real influbcia quanto 5 classificao
dos arquivos correntes 6, em geral, bastante falha.
28

Aq. 4
3 Adrn., Rio de Janeiro, 10-14 (1 1: 14-33, abr. 1982/ago. 1986.

mitados pelas mudanas de estrutura dessas divises, e classificar os documentos corrapondentes a cada um desses perodos como um todo. Esta soluo aceitvel, e at recomendvel, se as modificaes em pauta no so demasiado freqentes e se, em conseqncia, os perodos por elas delimitados so suficientemente longos (pelo menos dez anos) e
apresentem estabilidade de atribuies bastante grandes.
- Em compensao, se as mudanas de estrutura e de atribuies das divises internas do organismo forem muito freqentes, foroso ser renunciar. a tom-las. como base
para a classificao do fundo e consider-lo, do ponto de vista de seu tratamento arquivistico, como um fundo de organismo de estrutura simples, sem diviso interna.*
c ) Deve-se respeitar a c2assifica dada aos f i n d o s pelos organismos que os produziram? O arquivista pode se sentir tentado a conservar, tal como est, a classificao dada
aos documentos pelo organismo que produziu o fundo, no subestimando, no entanto, as
numerosas dificuldades da decorrentes.
Uma dessas dificuldades fundamental: a classificao dada aos documentos pelos
organismos produtores jamais uma classificao concebida para ser aplicada por um
longo perodo de tempo. Sua utilidade essencialmente funcional e pragmtica, nunca
histrica. No corresponde, pois, a no ser raramente, aos mtodos de classificao arquivistica qae se referem, geralmente, a seriaes cronolgicas bastante longas.
Mesmo admitindo-se que essa dificuldade possa ser superada (caso se tenha adotado
uma clasificao por seriaes cronolgicas demasiado curtas ou caso a classificao dada
pelo crganismo produtor seja estvel por um perodo bastante longo), outras dificuldades
subsistem. Por um lado a classificao adotada pelo organismo produtor pode referir-se
somente a certas fraes ou setores da documentaGo produzida, por outro, essa classificao pode ter sido baseada em princpios estranhos metodologia arquivstica e mais
prximos da classificao utilizada em bibliotecas ou centro de documentao (classificao decimal, classificao por matrias etc.) e s vezes, at mesmo contrrios ao princpio
d o respeito aos fundos (quando h mistura de documentos de diferentes provenincias).
Acrescentemos que tais claseificaes so aplicadas pelos organismos produtores com
maior ou menor rigor e continuidade e que, muito freqentemente, a adoo de um novo
sistema de classificao por parte de um organismo acarreta o desmantelamento retroativo
da classificao precedente.
Nessas condies, ser temerrio e ilusrio tentar adotar, sistematicamente, a classificao arquivstica. Antes de optar por esta soluo, o arquivista deve assegurar-se de: a)
que a classifica.io dada pelo organismo produtor tenha, efetivamente, sido posta em prtica, mantia e conservada e que no tenha passado de mera inteno ou veleidade; b)
que esta classificao tenha se rliantido em uso por um longo perodo; c) que ela no seja
incompatvel a3m o princpio do respeito a o s fundos; d) que englobe todos os documentos componentes da diviso do fundo que se vai tratar.

* N.T..Arquivo Pblico, cartrio / / Ant. Direitos, emolumentos que se cobravam nos cartrios Grande Dicionrio de Fran&s/Portugus. Domingos de Azevedo.
27. Cf. Th. Scheiienberg, Archivos Modernos, trad. esp., La Havane, 1958, p. 93: Geralmente 6 desaconselhvel, ao se montar um-esquema de classificaeo, a subdiviso em classes ou classificaes orgnicas, uma vez que a estrutura orgnica das modernas esferas governamentais por demas fiuida para
proporcionar uma base segura quando da classificao de seus registros.
Arq. Ik M m . , Rio de Janeiro, 10-14 (1 1: 14-33, abr. 1982/ago. 1936.

29

Caso tais condies no estejam integralmente atendidas devemos renunciar A classificao dada pelo organismo produtor e proceder como se o fundo no tivesse recebido
qualquer classificao antes de chegar s mos do arquivista.28
Em resumo, a questo do respeito 2 estrutura interna dos fundos pode ser assim respondida:
- quando um fundo formado por divises correspondentes s divises funcionais
do organismo produtor, tais divises devem, sempre que possvel, ser tomadas como base,
da classificao arquivfstica; contudo, pode ser necessrio renunciar a ela caso as dibises
funcionais do organismo produtor mudem freqentemente de estrutura e -atribuies.
- quando um fundo ou diviso de um fundo possui classificzo dada pelo organismo que os recolhe, esta classificao pode ser conservada como base para a classificao
arquivstica, desde que tenha sido estvel e usada por um longo perodo, e que seja compatvel com o principio do respeito aos fundos e corretamente realizada; caso contrrio,
o arquivista pode, se assim o desejar, inspirar-se nesta classificao para desenvolver seu
prprio trabalho, sem no entanto segui-la cegamente;
- em todds os outros casos, o arquivista pode, legitimamente, dar ao fundo, ou &
diviso do fundo, a classificao que julgar melhor, levando sempre em conta, na medida
do possvel, a estrutura interna do organismo produtor, no se atendo, porm, aos detalhes e variaes dessa estrutura.
d) A c&ssificqcU, dos fundos por seriaes crono2gicas Por vkias vezes, no decorrer deste artigo, fizemos aluso i clas&icao de fundos por seriaes cronolgicas ou
perodos.
Este mtodo legitimo e compatvel com o respeito a unidade interna dos fundos?
Poderamos, sem dvida, discuti-lo no plano terico e, certamente, preferfvel no recorrer a ele a no ser quando absolutamente necessrio, isto , quando se tem que arranjar
um fundo fechado, proveniente de um organismo cujas estruturas internas e atribuies
no tiverem sofrido mudanas muito profundas no decorrer de sua histria. Para.os fundos abertos (nos quais o tratamento arquivstico fracionado por fora das circunstncias) assim como para os fundos fechados cuja composio reflita as mudanas estruturais
e de atribuies operadas no organismo produtor, a classificao por seriaes cronolgicas E *m. fieceuidade pririco t ~ evidezte
s
yir se impe a to&s os arquivistas, rnalgrado
a reticncia dos tericos.
Trs regras devem, no entanto, ser observadas caso se queira evitar que esse mtodo
ocasione um total desmembramento dos fundos:
- Por um lado, as seriaes cronolgicas escolhidas como base da classificao devem ser sdicientemente longas para constituirem um conjunto coerente de arquivos
(durao de dez (10)anos no mnimo).
- Por outro lado, essas seriaes devem corresponder a perfodos bem definidos da
vida do organismo produtor do fundo; seus limites no devem, portanto, ser furados de
modo arbitrrio.
- Finalmente, para que o tratamento arquivstico de uma seriao cronolgica de
um fundo possa ser empreendido, preciso que todos os documentos correspondentes a

28. Esta opinio, como podemos notar, 6 bastante diferente da que sustenta a maioria dos arquivistas
gexmnicos, porm, no devemos nos esquecer que esses se fundamentam no sistema do Registrafw,
no qual, propositalmente, no nos detivemos neste.&@. Baseiase na experincia das classificaijes
ou pseudociassificaes, realizadus (ou supostamente realizadas) pelos oqpnismos administrativos
franceses, a j o s resultados, do ponto de vista arquivstico, so seis em cada dez casos, desprezveis, e
trs em cada dez, catastrficos
30

Arq. 81Adm., Riode Janeiro, 10-14 (1 )i 14-33, abr. 1982/ago, 1986.

'1

esta seriao sejam reunidos, de maneira que a totalidade da seriao seja tratada simultaneamente.
Reunidas essas trs condies, pode-se proceder ao tratamento de cada seriao
como se se tratasse de um fundo fechado. No entanto, visto que ela, na realidade, se constitui somente numa parcela de fundo, necessrio tratar cada seriao, tanto quanto pos
svel, com o mximo de similitude e paralelisrno em relao s seriaes precedentes, de
maneira a facilitar o posterior trabalho de pesquisa.
De acordo com o que foi dito acima, vemos que o tratamento por seriaes cronolgicas, em absoluto contradiz o princpio do respeito estrutura interna dos fundos; esse
respeito se aplica, com efeito, dentro de cada seriao cronolgica, tanto mais facilmente
na medida em que as seriaes tenham sido definidas de maneira a que correspondam
precisamente s grandes mudanas de estrutura interna e de competncia do organismo
produtor.
B nosso dever insistir aqui no que dissemos sobre o tratamento arquivstico das seriaes cronolgicas (ver a definio do termo tratamento arquivstico na nota de p de
pgina nmero 24). Isto implica, conseqentemente, em que tal tratamento no seja iniciado seno muito tempo aps o encerramento da seriao cronolgica em questo, para
se ter certeza de que nenhum documento correspondente a essa seriao tenha permanecido no organismo de origem. (A ttulo de exemplo, na Frana o tratamento arquivstico
dos docunentos tem s u a data limite fixada em 10 de julho de 1940, data que marca o fun
da Terceira Repblica. Todos os documentos posteriores a essa data recebem apenas tratamento provisrio). Em geral pode-se admitir que uma seriao cronolgica receba tratamento arquivstico no momento em que os documentos que a compem tenham cumprido o prazo para a livre comunicao ao pblico e que no mais esteja sujeita a acrscimos
nem a ser objeto de seleo e eliminaes.
e) Nota sobre a termivwbgia da c2asFifica& e da nota@ dosfindos Parece-nos til
apresentar aqui, algumas consideraes sobre a terminologia arquivstica utilizada para
definir as diferentes noes associadas classificao e d notao de fundos, pois esses
termos tm, frequentemente, significado diferente em cada pas podendo, em conseqncia, conduzir a contrasensos bastante graves caso sejam mal compreendidos pelos tradutores.
Em francs, a palavra classement (como em espanhol ,o termo clanficacin) se aplica
a toda a operao de mise en ordre (ordenacin)" de quaisquer elementos de acordo com
um esquema, plano ou quadro preestabelecido. JNOdomnio dos arquivos aplica-se, pois,
a nveis diversos e. sucessivos:
- classificao de fundos dentro de um depsito de arquivos;
- classificao de unidades de arquivamento (maos, dossis, volumes etc.) no interior de um fundo,;
- classificao de documentos avulsos (folhas ou grupo de folhas) no interior de
u m a unidade de arquivamento.
Em ingls as divises dentro de um fundo so, frequentemente, denominadas series
(ou ainda subgroups, o que muito mais correto). O termo sries, em ingls se presta a
confuses quando traduzido, posto que para a arquivstica francesa a palavra srie tem
sentido completamente diverso: designa as grandes divises alfabtica de acordo com as
quak so localizados os fundos no interior de um depsito de arquivos (por exemplo, a
srie U dos arquivos departamentais francesesaecebe os fundos provenientes dos tribunais
*

* N.T. em portugus a palavra arranjo.

Arq. 81 /Um., Rio de Janeiro, 10-14 (1 1: 14-33,abr. 1982/=.

1986.

31

e instituies judicirias; a &rie T engloba todos os fundos provenientes dos organismos

de ensino e educao, etc.).
As divises primrias das sries so chamadas subsries, cada uma delas correspondendo, geralmente a um fundo, assim como, em certos casos, quando uma srie constituda
por um nico fundo, as subsries correspondentes s divises desse fundo, como ser& ou
mbgroups ingleses.
De maneira geral, todo trabalho de classificao de arquivos vai at a identificao
das unidades de arquivamento. Tal identificao (s vezes chamada nurnerotution, em
ingls numbering), recebe, em francs o nome de cotatima"; a cote compe-se, geralmente, de um.conjunto de letras e nmeros que obedecem a determinada ordemz9
No momento em que as unidades de a r q + m e n t o recebem notao definitiva o
arquivista procede A elaborao do instrument de recherche (em ingls, finding uid ou
reseurch aid **) correspondente ao fundo ou i diviso do fundo tratado. Conforme o
grau de detakamento os instrumentos de pesquisa de arquivo so .chamados em francs,
gukie, tut sommaire, rpertoire ou rpertoire numrique e inventaire unulytique. Cada
um desses termos de difcil traduo em outros idiomas: assim utn inventory, em ingls
nada tem a ver com um inventaire em francs ( o equivalente ingls de inuentuire anulytique seria, aproximativamente, culendar);catalogue ou catalog so empregados como equivalentes ao termo francs rpertoire, visto que, em francs, catalogue , em princpio
reservado para designar documentos que na fazem parte dos fundos: e sim de colees
heterogneas. O conjunto de operaes de elaborao de instrumentos de pesquisa denominado, em ingls, description, termo fcil mas sem equivalente exato em franciPelos exemplos citados, pode-se notar at que ponto a necessidade de se dispor de
definies mais precisas dos termos arquivsticos nas diferentes lnguas primordial caso
se deseje evitar equvocos e erros de interpretao, s vezes de graves conseqncias. Boa
parte das discusses e divergncias internacionais relativas ao respeito aos fundos tm sua
origem em tais equvocos.

Tudo o que foi dito at o presente momenta demonstra que a maior parte das dificuldades suscitadas pela aplicao do princpio do respeito aos fundos decorre da contradio existente entre a natureza do fundo, produto orgnico da atividade do organismo
que gerou, e as necessidades da pesquisa, que, por sua vez, metdica e sistemtica.
Na realidade existe uma soluo para esses problemas, muito embora ela poucas vezes
tenha sido abordada pelos tericos do respeito aos fundos
Consiste em reconstituk, graas aos instrumentos de pesquisu, a continuidade das
seriaes documentais rompida quando da classificao dos fundos devido s variaes de
estrutura e competncia dos organismos.

N.T. em portugus, notao.

N.T. em portugus, instrumento de pesquisg.
N.T. em portugus, desaio.
29. Quanto 5 questo da notao e s dificuldades a ela inerentes, ver J. Papritz, Neuzeitliche Methoden. .., mt. cif., p. 17-18. Fizemos aqui apenas uma breve aiuso i questo pelo fato de ela nZo se
referir, seno perifericamente, ao objeto de nosso estudo.

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A q . & Adm., Rio de Janeiro, 10-14 (1): 14-33, abr. 1 9 8 2 / ~1986.

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Esta reconstituio da continuidade pode se efetivar de vrias maneiras, de acordo

com cada caso:
- Quando se deseja, simplesmente, tornar clara a o s pesquisadores a sucesso de organismos que exerceram, no curso dos anos, uma determinada atribuio, elabora-se um
quadro precisando o nome do organismo que exerceu essa atribuio durante cada perodo e indicando a notao dos documentos que correspondem aos fundos desse organismo.
Trata-se, neste caso, de um guia que encaminha o pesquisador ao fundo de seu interesse.
- Quando, ao contrrio, se tem em vista tornar acessvel para o pesquisador a totalidade dos documentos correspondentes a uma determinada atribuio, redige-se um reEertrio ou um inventrio inter-fundos, o que equivale, mais ou menos, a reconstituir,
somente m instrumento de pesquisa as record series propostas por Peter J. Scott (ver o
item relativo s variaes de competncia e a nota de rodap mo 18) respeitando-se inteiramente a integridade dos fundos
- Tambm possvel limitar-se a assinalar no instrumento de pesquisa de um fundo
ou de uma seriao cronolgica do fundo, por meio de notas de rodap, os fundos nos
quais se encontram documentos precedentes ou subseqentes queles ali descritos
- Por fim, os ndices alfabticos ou os quadros metdicos permitem, sem modificar
a classificao dos documentos, reagrupar para os pesquisadores, todos os documentos
dispersos em diversos fundos ou em muitas divises de um fundo, referentes a um mesmo
tema, personagem, ou lugar.
Da mesma forma, o instrumento de pesquisa pode, perfeitamente, reagrupar fundos
vinculados uns aos outros (por exemplo, um fundo principal e seus fundos subordinados
- ver o item 2, referente s variaes de competncia e a nota de rodap mo 19 - ou
tambm undos de pequenos organismos com competncias semelhantes). Dessa maneira
podemos mostrar claramente, sem tocar na integridade dos fundos, o paraelismus membrorum (semelhana entre dossis paralelos) existente em diversos organismos com
competncias similares30 De qualquer maneira, a anlise das atribuies dos organismos
produtores de fundos de arquivos e suas variaes constitui parte essmcial ef;4ndamental
do traba2ho arquiustico. Nenhum tratamento de fundo vlido sem esta anlise prvia.
Como chama ateno, justificadamente, o Dr. J. Papritz, sob o ttulo das sries [seriaes cronolgicas de documentos] h que se precisar o histrico das competncias; esta
uma tarefa do arquivista, frequentemente relegada ao esquecimento n.31
Um instrumento de pesquisa no pode, com efeito, limitar-se a descrever os documentos componentes de um fundo. Uma introduo sobre o organismo do qual provm
o fundo, sua histBria, suas atribuies e variaes, sobre a histria do fundo propriamente
dito, sua formao e sua classificao, deve, obrigatoriamente preceder a todo inventrio
ou repertrio do fundo. Se este &tudo for corretamente realizado, todas as dificuldades
relativas i aplicao do respeito aos fundos estaro praticamente resolvidas. nesse sentido que, a nosso ver, devem ser estimuladas as pesquisas e os trabalhos dos arquivistas

30. Ver a respeito o art. c k do Dr.Papritz, p. SI.

31. Art. cit., p. 48.
Arq. & Adm., Rio de Janeiro, 10-14 (1 1: 14-33, abr. 198a/ZZO. 9-

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