Manual Doctopus

Doctopus es un complemento para nuestras hojas de clculo de Google Docs que nos
facilita el compartir un documento plantilla, puede ser una presentacin, documento u
hoja de clculo. Podemos crear una copia en google drive para cada alumno, cada equipo
o para todo el grupo habilitando los permisos necesarios. Adems nos crea un folder
individualizado de tareas, de cada alumno, un folder para ver y otro para editar en grupo.
En todos los casos el que crea los documentos es el propietario y los distribuye con
permisos de edicin o copia, pudiendo ms adelante rescindir esos permisos.
Nos permite tres opciones de distribucin: individual, pequeo grupo y grupo completo.
Es ideal para crear los llamados e portafolios, que son una poderosa herramienta para
organizar los trabajos de los alumnos y dar un seguimiento preciso de su proceso de
aprendizaje y evaluacin.
Con esta herramienta los alumnos recogern, seleccionarn, interpretarn
reflexivamente, y presentarn evidencias para apoyar sus afirmaciones acerca de lo que
han aprendido, saben y pueden o deben hacer.
La evaluacin mediante e portafolios se sita dentro de una concepcin de la evaluacin
continua y formativa. Constituye una metodologa de evaluacin a la vez que una tcnica
e instrumento de gestin de la propia evaluacin que obliga a mejorar la concrecin de
criterios y evidencias en la misma. En conjunto, representa un modelo innovador que
permite que ambos, docentes y estudiantes, alcancen y mejoren sus competencias
profesionales.

Cmo instalar el complemento Doctopus

Creamos a documento de hoja de clculo en Google Drive

En el documento de hoja de clculo, activamos el men Complementos y luego la opcin

Obtener complementos

Se nos abre una ventana para acceder a la tienda de complementos para hojas de clculo
y buscamos en ella el complemento Doctopus

Al darle clic a la imagen, y se nos presenta la siguiente ventana:

Damos un clic al botn

+ GRATIS

Se abre una ventana donde el complemento solicita una

serie de permisos que son necesarios para su
funcionamiento, nos vamos hasta abajo y le damos al
botn Aceptar

Al regresar a la hoja de clculo, la pantalla se ve as:

Con ello terminamos con la instalacin del complemento Doctopus y a partir de este
momento el complemento estar disponible para cualquier hoja de clculo que creemos en
el futuro.

Funcionamiento de Doctopus
Antes de emplear el complemento Doctopus para crear una estructura de carpetas
personalizadas para los alumnos debemos tener una hoja de clculo con los siguientes
campos: NOMBRE, APELLIDOS, CORREO.
Como se muestra a continuacin:

Una vez que

tengamos lista la hoja de clculo con la informacin correspondiente, damos un clic en el
men Complementos

Nos aparece lo siguiente:

Ahora un clic en Doctopus y aparece

Damos un clic en Launch y aparece la siguiente ventana del lado derecho.

Damos un clic en Seleccionar

Y seleccionamos la opcin Crear un listado nuevo

Aparece la opcin Seleccionar mtodo

Al darle clic a la nueva opcin aparecer lo siguiente:

Elegimos la opcin En esta Hoja

La ventana se ver s:

Damos clic en el botn CREAR LISTADO

La hoja de clculo se ver as:

Ntese que se ha creado una nueva hoja de clculo llamada Nuevo listado.
Ahora regresamos a la hoja de clculo llamada Hoja 1, y copiamos los datos de los
alumnos (sin incluir los encabezados) y los pegamos en la hoja Nuevo listado, la hoja se
ver as:

Ahora damos un clic en el botn Actualizar

Se presenta la siguiente ventana del lado derecho:

Introducimos un nombre al listado, por ejemplo Grupo 2404
(Si por alguna razn el programa ya no te permite continuar,
entonces deselecciona y vuelve a seleccionar rpidamente la
casilla de verificacin Crear carpetas)

La ventana se ver como sigue:

Ahora da un clic al botn CREATE AND SHARE FOLDERS

Despus de un rato (dependiendo de cuantos alumnos tengamos en nuestro listado), la hoja

se ver de la siguiente manera:

Damos un clic al botn Guardar listado y continuar

La ventana de la derecha nos presenta la siguiente
informacin:

En este momento el complemento Doctopus ha creado las carpetas personalizadas por

alumno. Si usted lo desea aqu puede terminar la ejecucin de Doctopus.
Al regresar a su cuenta de Google Drive ver que existe una nueva carpeta llamada Grupo
2404 (igual al nombre que le dio al listado)

Si le damos doble clic veremos la siguiente estructura de carpetas

La carpeta llamada Edicin - Grupo 2404, est configurada para que todos los alumnos del
listado tengan derecho de edicin, sobre cualquier archivo que usted suba a esta carpeta.
En la carpeta La Clase puede Leer Grupo 2404, todos los alumnos solo pueden leer, los
archivos que usted suba a esta carpeta.
La carpeta Profesor Grupo 2404, est destinada para uso exclusivo del profesor, por
ejemplo, para subir por ejemplo los archivos de la clase.

En la carpeta Grupo 2404 Alumnos, estn las carpetas

personalizadas por cada alumno del listado, si usted le da
doble clic a esta carpeta, vera algo similar a esto:

Estas carpetas personalizadas, estn configuradas de la

siguiente manera: usted como profesor es el propietario
(con todos los derechos) y el alumno en cuestin tiene
permiso de edicin. El resto de grupo no tiene acceso a la
carpeta personalizada del alumno. La idea es que en esta
carpeta el alumno suba todos sus trabajos acadmicos
en distintos formatos (ya sea texto, hoja de clculo,
presentaciones, imgenes, etc.)

Continuar la ejecucin del complemento Doctopus

Si usted decido continuar con la ejecucin de Doctopus, entonces tendr que elegir 4
mtodos para distribuir un archivo o una carpeta a sus alumnos, los cuales son los
siguientes:
Tarea Individual - Todos la misma tarea: Crea el mismo documento individual, para cada
alumno.
Tarea Individual - Distinta segn Nivel: Crea un documento distinto para cada alumno en
base al nivel asignado, en la columna Grupo del Listado.
Tarea en Grupos - Diferenciada o Igual: Crea un documento para cada grupo de trabajo de
los asignados en la columna Grupo del Listado.
Tarea para toda la clase: Lectura

TAREA INDIVIDUAL TODOS LA MISMA TAREA

Al elegir esta opcin, la ventana presenta la siguiente informacin:
Ahora tenemos que definir los permisos para la clase (sin acceso,
solo lectura o solo comentarios)
Los permisos de acceso para los alumnos (edicin, solo lectura o solo
comentar)
Y desactivar o activar la casilla de verificacin para que los editores
puedan o no cambiar los permisos de acceso al archivo o carpeta.
Ahora presionamos el botn Guardar y continuar

La ventana presenta la siguiente informacin:

Ahora tenemos que especificar en qu carpeta se encuentra el
archivo o la carpeta que deseamos distribuir de manera individual
(por defecto es la carpeta del profesor. Pero si lo desea puede elegir
otra carpeta dndole clic al botn de abajo (Selecciona una carpeta
diferente)
Damos clic en Actualizar, y posteriormente seleccionamos el
archivo o carpeta que deseamos distribuir (en nuestro ejemplo es el
documento Archivo de prueba)

Damos clic en el botn Guardar y continuar

La ventana ahora presenta la siguiente informacin:

En la primera parte de la ventana tenemos que especificar como se

llamar la carpeta donde podremos acceder al archivo personalizado
que distribuimos entre los alumnos. En este caso nosotros cambiamos
el nombre (sustituimos Lista de alumnos por Tarea 1). Damos clic en el
botn Create new folder

La ventana ahora muestra:

En la zona de abajo podremos decidir cmo se llamar el archivo personalizados de los

alumnos (en este ejemplo el archivo se llamar con el nombre del alumno seguido de un
guin Tarea 1)
Tambin podemos nombrar los archivos, con el nombre del correo electrnico, por el
identificador de carpeta del alumno, empleando las variables $
Si activamos la casilla de verificacin entonces se mandar una notificacin a los alumnos
en su correo electrnico, adems se activar la zona de abajo para mandar un mensaje
personal.

Ahora damos clic al botn Guardar y continuar.

La ventana presenta lo siguiente:
Un resumen de todas las elecciones realizadas anteriormente, si
est de acuerdo con ellas haga clic en el botn Run copy and share
Si desea cambiar algo, haga clic en el botn Back

Despus de varios minutos (dependiendo del nmero de alumnos y

el tamao del archivo distribuido)

La hoja de clculo se ver as:

Si damos clic en el botn Manage & asseas this assignment, la ventana

cambiara as:
Presentando las siguientes opciones:
Instalar/Aadir extensin Goobric (el cual permite distribuir rubricas
entre los alumnos)
Actualizar ltima edicin
Bloquear para calificar (si deseamos que los alumnos ya no tengan
acceso a sus carpetas personalizadas)
Enviar comentarios por correo
Transferir propiedad a alumnos (cuando deseemos ceder los derechos
de propietario a los alumnos)

Ahora veremos la estructura de carpetas que fueron creadas por Doctopus, si accedemos a
la carpeta del profesor nos daremos cuenta que se ha creado una nueva carpeta llamada
Grupo 2404 - Tarea 1 8/8/15 (ntese que Doctopus puso la fecha de creacin de la
carpeta), como se puede ver a continuacin:

Si accedemos a esa carpeta con doble clic veremos lo siguiente:

Esto es, el archivo que distribuimos de manera personalizada a cada alumno del listado (ya
que solo el estudiante puede editar ese archivo), pero tambin podemos acceder al archivo
personalizado, si accedemos a la carpeta Grupo 2404 Alumnos y entramos a las carpetas
personalizadas de los alumnos.
Es decir podemos acceder al archivo personalizado de dos formas.

Tarea en Grupos - Diferenciada o Igual: Crea un documento para cada grupo

de trabajo de los asignados en la columna Grupo del Listado.
Ahora vamos a distribuir un archivo diferenciado para cada equipo de trabajo
Primero creamos una nueva hoja de clculo Grupo 2404 Equipos y damos clic al men
Complementos (sugerimos que la nueva hoja de clculo sea creada en la carpeta del
profesor (Profesor Grupo 2404)
Ahora damos clic (o solo llevamos el puntero) en Doctopus y luego activamos la opcin
Launch

Se abrir una ventana en la parte derecha con la siguiente informacin:

Elegimos Seleccionar

La ventana cambia as:

Elegimos la opcin Grupo 2404 y activamos el botn Usar este listado que aparece.

Ahora la nueva hoja de clculo se ve as:

Obsrvese que en la zona inferior derecha, podemos aadir o eliminar alumnos, siguiendo
las instrucciones, es decir, eliminamos o agregamos filas al listado para eliminar o aadir a
un alumno y una vez realizado esto, damos clic al botn Actualizar la hoja.
Si no deseamos modificar el listado entonces hacemos clic en el botn Next.
La ventana muestra lo siguiente:
Elegimos el mtodo de distribucin Tarea en grupo diferenciada
o igual
Ahora tenemos que definir los permisos para la clase (sin acceso,
solo lectura o solo comentarios)
Los permisos de acceso para los alumnos (edicin, solo lectura o solo
comentar)
Y desactivar o activar la casilla de verificacin para que los editores
puedan o no cambiar los permisos de acceso al archivo o carpeta.
Ahora presionamos el botn Guardar y continuar

La hoja de clculo, cambia de la siguiente manera:

Como podr observar Doctopus, asigno a los estudiantes (ordenados alfabticamente) en

equipo nombrados por letras. Nosotros podemos cambiar esto la asignacin y poner
nuestras propias etiquetas (por ejemplo, Equipo 1, Equipo 2, etc.), quedando la hoja de
clculo as:

Damos clic al botn Actualizar

Y la ventana derecha cambia as:
En la primera zona de la ventana debemos elegir la carpeta en donde
se encuentran los archivos que vamos a distribuir de manera
diferencias a cada equipo.
Si desea cambiar de carpeta active el botn de abajo (Seleccionar una
carpeta diferente)
Ahora debemos elegir el archivo que vamos a distribuir para cada
equipo

La ventana se ver as:

Damos clic en el botn Guardar y continuar

La ventana se ve as:
Cambiamos el nombre de la carpeta a Grupo 2404 Equipos 8/8/15
El Nombre para las tareas queda as: Grupo $grupo Equipos
Activamos el botn Create new folder

La ventana nos muestra:

Damos clic en el botn Guardar y continuar

La ventana ahora cambiar de esta manera:

Un resumen de todas las elecciones realizadas anteriormente, si est

de acuerdo con ellas haga clic en el botn Run copy and share

Si desea cambiar algo, haga clic en el botn Back

Despus de varios minutos (dependiendo del nmero de alumnos y el tamao del archivo
distribuido)
La hoja de clculo se ver as:

Damos clic al botn Manage & asseas this assignment, la ventana

cambiara as:
Presentando las siguientes opciones:
Instalar/Aadir extensin Goobric (el cual permite distribuir rubricas
entre los alumnos)
Actualizar ltima edicin
Bloquear para calificar (si deseamos que los alumnos ya no tengan acceso
a sus carpetas personalizadas)
Enviar comentarios por correo

Ahora veremos la estructura de carpetas que fueron creadas por

Doctopus, si accedemos a la carpeta del profesor nos daremos cuenta que se ha creado una
nueva carpeta llamada Grupo 2404 Equipos 8/8/15
Y dentro de ella, los archivos distribuidos para cada equipo