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ADQUISICIONES
INDICE
INTRODUCCIN................................................................................................................................................................... 5
CAPTULO I: ASPECTOS GENERALES DEL PROCESO DE ADQUISICIN......................................................... 6
1.- NORMATIVA QUE REGULA EL PROCESO DE ADQUISICION Y CONTRATACIN PBLICA. ............. 6
2.- DEFINICIONES BSICAS ...................................................................................................................................... 6
3.- SIGLAS BSICAS. ................................................................................................................................................. 11
4.- ORGANIZACIN DEL HOSPITAL EN RELACIN AL PROCESO DE ADQUISICIONES. ....................... 12
CAPTULO II: PROCESO DE COMPRAS DE BIENES Y CONTRATACIN DE SERVICIOS............................. 15
TTULO I: ASPECTOS GENERALES....................................................................................................................... 15
TTULO II: PLAN ANUAL DE COMPRAS ................................................................................................................ 15
1. Aspectos Generales o Macros............................................................................................................................... 15
2. Procedimiento de Elaboracin del Plan Anual de Compras en Las Unidades, Departamentos y
Servicios. ....................................................................................................................................................................... 16
2.1 Difusin y Seguimiento del Plan Anual de Compras........................................................................................ 18
TTULO III: PROCEDIMIENTO PARA COMPRAS DE PRODUCTOS UNIDAD DE
ABASTECIMIENTO ..................................................................................................................................................... 18
1 Definicin del Requerimiento de Productos:......................................................................................................... 18
1.1 Pasos a Seguir....................................................................................................................................................... 19
2 Eleccin del Proceso de adquisicin: .................................................................................................................... 19
2.1
Compras a travs de Convenio Marco ........................................................................................................... 19
2.1.1 Si existe un Convenio Marco suscrito:............................................................................................................ 19
2.1.2 Si no existe Convenio Marco suscrito............................................................................................................... 20
2.2
Compras a travs de Licitacin Pblica ......................................................................................................... 21
2.2.1 Elaboracin o Formulacin de las Bases Administrativas y Tcnicas:...................................................... 21
2.2.2 Peticin de ofertas o Periodo de Publicacin de las Bases: ........................................................................ 23
2.2.3 Apertura de ofertas ............................................................................................................................................. 24
2.2.4 Evaluacin de las Ofertas ................................................................................................................................. 25
2.2.5 Adjudicacin......................................................................................................................................................... 26
2.2.6 Declaracin de desierto del proceso................................................................................................................. 27
2.2.7 Orden de Compra o Contrato ............................................................................................................................ 28
2.2.8 Recepcin en Bodega ........................................................................................................................................ 29
2.2.9 Pago al proveedor ............................................................................................................................................... 29
2.2.10 Evaluacin y Auditoria ...................................................................................................................................... 30
2.2.11 Evaluacin de desempeo o calificacin de los proveedores: .................................................................... 30
2.2.12 Evaluacin del Negocio.................................................................................................................................... 30
2.3 Compras a travs de Licitacin Privada .............................................................................................................. 30
2.3.1 Caractersticas del Proceso de Compras a travs de Licitacin Privada ..................................................... 31
2.4. Compras a travs de Trato Directo ..................................................................................................................... 31
3.
Procedimiento interno de requerimiento de compras con cargo a una licitacin o contrato suscrito
con proveedor. .............................................................................................................................................................. 32
3.1 Gestiones de evaluacin de contratos y proveedores. ...................................................................................... 34
3.1.1. Calificacin a Proveedor(es) Adjudicados....................................................................................................... 34
3.1.2. Gestin de Reclamos que puedan deducir los proveedores. ....................................................................... 34
4. Procedimiento de Compras de Productos, no contemplados en el Plan Anual de Compras.......................... 34
4.1 Definicin del Requerimiento de Productos: ....................................................................................................... 35
HOSPITAL SANTIAGO ORIENTE
DR. LUIS TISNE BROUSSE
Avda. Las Torres N 5150 Comuna Pealolen Fono 4725200 www.hsoriente.cl
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
ADQUISICIONES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
ADQUISICIONES
Control de Cambios
Versin
Descripcin
Fecha
01
Creacin
2011
02
Modificacin
Diciembre 2012
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
ADQUISICIONES
Introduccin
Con fecha 1 de Enero de 2013 entra en vigencia este nuevo Manual de Procedimiento de Adquisiciones, que
actualiza al Manual aprobado por Resolucin Exenta N 814 de fecha 24 de Junio del 2011. El Manual de
Procedimientos de Adquisiciones, se ha establecido en cumplimiento con la normativa actual sobre
Contrataciones Pblicas, plasmada en la Ley N 19.886, de Bases Sobre Contratos Administrativos de
Suministro y Prestacin de Servicios, y su Reglamento aprobado por el Decreto N 250 del ao 2004 del
Ministerio de Hacienda.
Este manual establece los procedimientos relativos a la adquisicin y contratacin, a ttulo oneroso, de bienes y
servicios, para la ejecucin y desarrollo de las funciones del Hospital Santiago Oriente Dr. Luis Tisn Brousse.
Establece las normas complementarias internas que regulan los procedimientos institucionales para la
adquisicin de bienes y la contratacin de servicios, de conformidad con la Ley N 19.886 y su Reglamento,
determinando las responsabilidades de las diferentes unidades que intervienen en su ejecucin.
Las normas y procedimientos establecidos en este Manual de Procedimientos de Adquisiciones deben ser
aplicados y cumplidos obligatoriamente por las distintas unidades que participan de cualquier manera en los
procesos de compras pblicas. Los funcionarios de las unidades intervinientes son responsables de la
aplicacin y cumplimiento de las disposiciones legales, administrativas, tcnicas y de control, que los regulan.
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Decreto N250, del ao 2004 del Ministerio de Hacienda, que aprueba el Reglamento de la Ley
N19.886, en adelante el Reglamento, y sus modificaciones.
Decreto con Fuerza de Ley N 36 del ao 1980, sobre Normas que se aplicarn en los Convenios que
celebren los Servicios de Salud.
DFL 1- 19.653 que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado de la Ley 18.575 Orgnica
Constitucional de Bases Generales de la Administracin del Estado.
Ley N 19.880, que establece Bases de los Procedimientos Administrativos que rigen los Actos de los
rganos de la Administracin del Estado.
Resolucin N1.600, de 2008 de la Contralora General de la Repblica, que fija el texto refundido,
coordinado y sistematizado, que establece normas sobre exencin del trmite de Toma de Razn.
Polticas y condiciones de uso del sistema de mercado pblico, instrucciones que la Direccin de
Compras Pblicas emite para informar la operatoria en el portal Chilecompra.
Para efectos de la aplicacin del presente manual, se considera como definiciones bsicas que deben manejar
los distintos actores de los procedimientos de adquisiciones, las siguientes:
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ADJUDICACION: Acto administrativo fundado, por medio del cual la autoridad competente selecciona a
uno o ms oferentes de una licitacin o cotizacin para la suscripcin de un Contrato de Suministros o
servicios, regido por la Ley de Compras N 19.886.
Almacenado en un lugar destinado a tal fin, con las siguientes caractersticas: cerrado, seguro lo
que implica que debern ser guardados bajo llave , fresco y seco, fuera del alcance de personas
no autorizadas. Siempre se deber procurar despachar a las Unidades o Servicios los productos
adquiridos con la mayor anterioridad posible para evitar su permanencia innecesaria en la bodega.
Revisar regularmente los productos para detectar cualquier signo de deterioro o prdida.
Manejo computacional del stock almacenado y su gestin.
Recepcin de los productos en bodega.
Verificacin que las guas de despacho se correspondan a los productos que se recepcionan.
Verificacin de las facturas.
Verificacin de que los productos recepcionados en bodega corresponden a los solicitados
mediante las rdenes de compra emitidas a travs del portal Mercado Pblico.
Salida controlada de los productos de la bodega.
Despacho fsico de los materiales.
BIENES O MERCANCAS: Son todos aquellos productos, insumos, repuestos, artculos y artefactos
necesarios para la operacin, produccin, mantencin y prestacin de servicios por parte del Hospital.
BODEGA: Espacio fsico organizado, destinado a almacenar todos los productos adquiridos por el
Hospital necesarios para el cumplimiento de sus fines, con el propsito de mantener niveles de stocks
necesarios que permitan el suministro continuo e ininterrumpido de todos los Servicios, Unidades y
Departamentos de la Institucin.
BOLETA DE GARANTA: Documento mercantil de orden administrativo y/o legal que tiene como funcin
resguardar el correcto cumplimiento, por parte del proveedor oferente y lo adjudicado, de las
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obligaciones emanadas de la oferta y/o contrato. En casos en que el monto de la contratacin sea
superior a 1.000 UTM ser siempre exigible:
Garanta de Seriedad de la Oferta: Corresponde a documento que respalda las ofertas presentadas por
los distintos oferentes.
Garanta de Fiel Cumplimiento de Contrato: Corresponde a documento que respalda la observancia
de la ejecucin del bien o servicio licitado.
CLIENTE O USUARIO: Es el Servicio, Departamento o Unidad del Hospital, que requiere la compra de
bienes o la contratacin de servicios, de acuerdo con los procedimientos establecidos, para satisfacer
una necesidad funcional debidamente justificada y autorizada.
CONTROL DE STOCK: Procedimiento realizado por la Unidad de Bodega, que tiene por objeto asegurar
una cantidad exacta y constante de productos en bodega, cuidando de no sobrepasar la capacidad de
almacenamiento. Con un control preciso y exacto se garantiza un control efectivo de todos los artculos
de abastecimiento.
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ADQUISICIONES
FACTURA: Documento tributario entregado por los proveedores, que representa un crdito a favor de
estos y que respalda el pago de la Institucin, respecto de la adquisicin de de productos o servicios, y
que est asociado a una orden de compra previa.
FORMULARIO DE SALIDA DE BODEGA: Documento foliado, de uso y registro interno del Hospital,
utilizado para trasladar mercadera fuera de la bodega hacia las Unidades o Servicios de la institucin.
Este formulario de salida de bodega debe estar siempre visado por el jefe de Bodega.
GUA DE DESPACHO: Documento tributario, utilizado por el proveedor que acompaa la entrega de
mercadera a la Bodega de la Institucin. La descripcin y cantidad de los productos descritos en la gua
de despacho debe coincidir ntegramente con los productos descritos en la orden de compra y con los
productos entregados materialmente en bodega.
OFERENTE: Proveedor que participa en un proceso de compra, presentado una oferta o cotizacin.
OFERTA: Es el documento formal por medio del cual el Proveedor participa en la licitacin, aceptando
suministrar un determinado bien o servicio bajo las condiciones que la Institucin haya estipulado en las
bases de licitacin o en las especificaciones tcnicas. El documento tambin debe incorporar las
observaciones, diferencias o alternativas que el Proveedor considere necesario establecer.
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PLAN ANUAL DE COMPRAS: Corresponde a la lista de bienes y/o servicios de carcter referencial,
que la institucin planifica comprar o contratar durante un ao calendario. Los procesos de comprar se
deben elaborar en conformidad y en la oportunidad en le plan anual de compras elaborado por este
establecimiento.
PROVEEDOR: Persona natural o jurdica, chilena o extranjera, o agrupacin de las mismas que puedan
proporcionar bienes y/o servicios a las Entidades.
RESOLUCIN: Acto administrativo dictado por el Director, en el cual se contiene una declaracin de
voluntad de dicha autoridad, realizada en el ejercicio de una potestad pblica. Se pueden distinguir 2
tipos de resoluciones:
a)
b)
Resolucin Exenta: Declaracin de voluntad, libre de revisin y/o control de la Contralora General
de la Repblica, con respecto a su constitucionalidad y legalidad.
Resolucin Afecta: Declaracin de voluntad que debe ser sometida a revisin y control de la
Contralora General de la Repblica, respecto de su legalidad y constitucionalidad.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
ADQUISICIONES
REFERENTE TCNICO: Encargado de confeccionar los requerimientos tcnicos del bien y/o servicio a
adquirir y realizar las evaluaciones tcnicas de los distintos procesos de compra.
Para los efectos del presente instrumento, las siglas que se indican tendrn los siguientes significados:
ADQ
CM
ChileCompra
LP
OC
SP
TDR
UC
CC
VB
UTM
:
:
:
:
:
:
:
:
:
:
:
Adquisicin.
Convenio Marco.
Direccin de Compras y Contratacin Pblica.
Licitacin Pblica.
Orden de Compra
Servicio Pblico.
Trminos de Referencia.
Unidad de Compra.
Centro de Costo.
Visto Bueno.
Unidad Tributaria Mensual
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ADQUISICIONES
DIRECTOR DEL HOSPITAL: Es la autoridad mxima del Hospital y responsable de generar condiciones
para que las reas de la organizacin realicen los procesos de compra y contratacin de acuerdo a la
normativa vigente, preservando la mxima eficiencia y transparencia; y responsable de las decisiones
adoptadas en los procesos de compra, sean directas o delegadas.
As tambin es responsable de la elaboracin, publicacin y control del cumplimiento del presente
manual.
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UNIDAD DE COMPRA: Unidad encargada de gestionar los requerimientos de compra que generen los
Usuarios Requirentes previamente autorizados. En su labor debe aplicar la normativa vigente de
compras pblicas, el presente manual y toda otra normativa relacionada. A ella le pertenecen los
supervisores de compra. A esta Unidad le corresponde realizar gran parte de los procesos de
adquisiciones, ajustadas a la normativa legal e interna, para proveer de productos y servicios a todas las
dependencias, para el normal funcionamiento de la Institucin.
EJECUTIVOS DE RECEPCIN Y DESPACHO: Llevan el control fsico de los materiales que llegan a
bodega, verifican que cumplan con las especificaciones solicitadas, emiten las recepciones
correspondientes, y almacenan y custodian los productos en los lugares establecidos para cada tem.
Separan y entregan los materiales pedidos por los Servicios o Unidades con solicitudes autorizadas y
rebajadas del archivo valorizado. Informan la situacin de cada producto a las Unidades de Compra.
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ASESORA JURDICA: Responsable de velar por el control de la legalidad de los actos y contratos
administrativos de la Institucin; de revisar Resoluciones y Contratos asociados a los procesos de
compras cuando sea requerido; prestar asesora a los encargados de cada Unidad de Compra en
materias jurdicas y orientar a las unidades funcionales internas respecto de las disposiciones legales y
reglamentarias que rigen los actos y contratos de la Administracin.
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Para que el Hospital pueda cumplir con los fines encomendados, de manera eficiente e ininterrumpida,
requiere continuamente adquirir bienes y contratar servicios esenciales para ese objetivo; es as como
constantemente se efectan procesos de contratacin para mantener el abastecimiento de medicamentos e
insumos mdicos, para adquirir equipamiento necesario y de alta tecnologa que permita brindar la mejor
atencin a las pacientes de esta Institucin y para externalizar servicios de diversa ndole que apoyen la labor
de este Hospital. Ahora bien, todos estos procesos de contratacin deben realizarse bajo el marco legal
establecido por la Ley N 19.886 de Bases Sobre Contratos Administrativos y Prestacin de Servicios, y su
Reglamento aprobado por el Decreto N 250 del ao 2004 del Ministerio de Hacienda, que regulan y establecen
los requisitos de los procesos de contratacin de bienes y servicios de la Administracin del Estado.
Con el fin de abastecer a este Hospital de todos los productos que requiere y de externalizar los
servicios que sean necesarios para el cumplimiento de sus fines, es necesario contar con una estrategia de
compras para cada ao presupuestario, que planifique las adquisiciones necesarias e invierta los recursos
comprometidos de la forma ms eficiente posible y beneficiosa para el Hospital.
TTULO II: PLAN ANUAL DE COMPRAS
1. Aspectos Generales o Macros.
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Sobre la base del anlisis de la informacin recibida, del estudio de las posibilidades del mercado y de
la disponibilidad de recursos humanos y materiales de la Institucin, la Subdireccin Administrativa, en
conjunto con la Unidad de Finanzas, elaborarn el proyecto de Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones,
el que deber contener en forma detallada a lo menos los siguientes tems:
a) El objeto de cada una de las contrataciones de servicios y adquisiciones de bienes.
b) La descripcin detallada de los bienes que se adquirirn y de los servicios que se contratarn.
c) Valor estimado de la cada una de las contrataciones contempladas y de las adquisiciones de bienes
planificadas.
d) El tipo de proceso que corresponde al valor estimado, al objeto y a sus caractersticas propias; es decir, si se
proceder a travs de convenio marco, licitacin pblica o trato directo, o si por su monto queda fuera de la
normativa de contratacin pblica.
e) La fuente de financiamiento para cada una de las adquisiciones o contrataciones.
f) Los niveles de centralizacin o desconcentracin de la facultad de adquirir o contratar.
g) Las fechas probables de las convocatorias de los procesos de seleccin planificados.
h) Valor estimado total de todas las adquisiciones de bienes y contrataciones de servicio.
i) Resumen de cada una de las compras de bienes y de las contrataciones de servicios realizadas en el ao y
su valor total.
2. Procedimiento de
Elaboracin del
Plan Anual
de
Departamentos y Servicios.
A) La Direccin del Hospital define el presupuesto de cada centro de costo en funcin del presupuesto
marco aprobado por el Congreso, Ministerio de Hacienda, Direccin de Presupuestos, Ministerio de
Salud y Direccin de Servicio del Hospital, la produccin proyectada y las disponibilidades financieras
propias proyectadas. Definido el presupuesto para cada unidad, departamento o servicios, lo enva al
jefe de Unidad de Finanzas para su distribucin.
B) La Unidad de Finanzas recepciona esta informacin y la entregar a los Centros de Responsabilidad.
C) El Encargado de la Unidad de Abastecimiento, entrega a los centros de responsabilidad, la informacin
relativa a los consumos de productos anuales histricos para revisin de las Unidades demandantes
para posibles modificaciones; lo mismo en relacin a los servicios.
D) Las Unidades demandantes o centros de responsabilidad, recepcionan esta informacin y generan las
variaciones que requieren para el ao siguiente, que sean compatibles con su presupuesto, y lo envan
devuelta a la Unidad de Abastecimiento para su consolidacin.
Para lograr una mejor planificacin de las compras referidas a material comn y fungible, se debe
considerar a lo menos las siguientes variables:
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a) La difusin del plan de compras al interior de la Institucin se realizar mediante la distribucin a cada
Departamento y Unidad de la Resolucin aprobatoria de Plan de compras, con el objetivo de que sea
conocido por toda la Institucin.
b) El seguimiento del Plan Anual de Compras ser realizado por el Comit de adquisiciones, de acuerdo
a su funcionamiento, regulado en su manual de organizacin y funciones.
Una vez definido y aprobado el Plan Anual de Compras, cada Servicio o Unidad, deber enviar sus
requerimientos especficos de insumos, medicamentos, productos de alimentacin, etc., de acuerdo a lo
establecido en el Plan Anual de Compras. Los jefes de cada Unidad, Departamento o Servicio, debern enviar
a la Unidad de Abastecimiento, las especificaciones claras, completas y precisas, definiendo en detalle las
caractersticas tcnicas del bien, es decir debe enviar los trminos de referencia. Adems, debern entregar
una estimacin de consumo promedio mensual de cada producto requerido, y la oportunidad en que debieran
estar disponibles los bienes para uso o consumo. En la definicin de sus requerimientos, la unidad requirente
debe ajustarse a la normativa vigente, as como a las instrucciones y procedimientos especficos entregados
por la Direccin del Hospital, considerando que se debe permitir la participacin amplia de proponentes, dado el
inters estratgico de extender el mercado de la oferta.
Los requerimientos de las unidades requirentes o usuarias, se formalizan a travs del documento Solicitud de
Pedido o Formulario de Requerimiento, el que debe considerar las condiciones de especificacin ya sealadas.
Cuando corresponda, o cuando sea solicitado por el encargado de la Unidad de Abastecimiento, se deben
acompaar planos, bases tcnicas especficas, muestras o cualquier otro documento que permita asegurar que
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el producto solicitado corresponda a lo requerido. Para todas las compras, el gasto debe estar considerado
dentro del presupuesto autorizado para el Plan Anual de Compras.
Para aquellos casos en que se requiera comprar productos no contemplados por el Plan Anual de Compras, se
deber realizar el mismo requerimiento, y aplicar el procedimiento que se regula en el prrafo N 4 de este
mismo ttulo.
1.1 Pasos a Seguir.
Paso 1. Cada servicio o unidad, de acuerdo al presupuesto disponible elabora los requerimientos de cada
producto que necesita, en atencin al Plan Anual de Compras.
Paso 2. El Jefe del Servicio o Unidad Requirente respectiva, visa cada uno de los requerimientos, y los enva a
la Unidad de Abastecimiento.
Paso 3. La Unidad de Abastecimiento, revisa que el requerimiento no contenga errores, y se ajuste al Plan
Anual de Compras. Si se encuentra conforme y todo est en orden, enva cada requerimiento a la Unidad de
Finanzas para verificar que existan recursos disponibles para adquirir los productos necesarios. En caso
contrario, devolver los requerimientos para que se subsanen los errores.
Paso 4. El Jefe de Finanzas, revisa que el requerimiento se ajuste en cuanto al presupuesto, al Plan Anual de
Compras. Si el requerimiento se ajusta, lo visa y enva a la Unidad de Abastecimiento para que proceda a
efectuar el Proceso de Compra correspondiente.
2 Eleccin del Proceso de adquisicin:
Una vez que la Unidad de Abastecimiento tiene definido los productos que debe adquirir, y tiene el visto
bueno de la Unidad de Finanzas, debe proceder a determinar el Proceso de Adquisicin dentro de aquellos
establecidos por la Ley de Compras Pblicas N 19.886 y su Reglamento, en consideracin a los antecedentes
propios de cada producto:
2.1 Compras a travs de Convenio Marco: La Unidad de Abastecimiento, lo primero que deber
verificar es si, para los productos que debe adquirir, existe un Convenio Marco suscrito por la Direccin de
Compras.
2.1.1
Si existe un Convenio Marco suscrito: Deber adquirir el o los productos a travs del convenio
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ADQUISICIONES
necesarios: informe del o los productos que requiere comprar conforme al Plan Anual de Compras, y
certificado de disponibilidad presupuestaria.
Paso 2. La Direccin, si est de acuerdo con efectuar la compra del producto a travs de Convenio
Marco, firmar la resolucin y le entregar a la Unidad de Abastecimiento para su tramitacin.
Paso 3. La Unidad de Abastecimiento, a travs de un operador del sistema, subir la resolucin al
portal.
Paso 4. La Unidad de Abastecimiento, deber enviar todas las resoluciones que autorizan comprar por
Convenio Marco al Departamento de Control Interno y Gestin de Contratos, para su control y visto
bueno.
Paso 5. El operador de compras, enviar al jefe de bodega las rdenes de compra que emita para que
puedan recibir los productos y las facturas correspondientes.
Paso 6. La Unidad de Abastecimiento enviar al Departamento de Control Interno y Gestin de
Contratos y a la Unidad de Finanzas del Hospital, todas las resoluciones que autorizan comprar a
travs de convenio marco, para que controlen las cantidades que se compran mensuales y el consumo
de los dineros disponibles. El Departamento de Control Interno y Gestin de Contratos deber
informar a la Unidad de Abastecimiento cundo terminar un contrato (o en otras palabras, las
cantidades autorizadas a comprar por Convenio Marco), para efectos que realice los trmites
necesarios para volver a adquirir los productos por otro periodo.
Paso 7. Bodega recibir los productos y las facturas que se encuentren conforme con la orden de
compra. En caso de existir disconformidad entre los productos y la orden de compra, devolver los
productos sin admitir la factura; en caso de existir disconformidad entre la factura y la orden de compra,
pero los productos corresponden a los especificados en la orden de compra, aceptar los productos y
rechazar la factura. La Unidad de Abastecimiento enviar las facturas respectivas para su posterior
pago.
Paso 8. La Unidad de Abastecimiento verificar que la factura est bien extendida, y que corresponda
a los productos solicitados en la orden de compra y a los que fueron recibidos en bodega. Una vez
visadas las facturas las enviar al jefe de finanzas para su pago, el que no podr ser superior a 45
das. En caso que la factura no se encuentre conforme a la orden de compra y a los productos
recibidos, solucionar el problema con el proveedor directamente.
2.1.2 Si no existe Convenio Marco suscrito. La Unidad de Abastecimiento deber determinar el
proceso de contratacin entre: proceso de licitacin pblica, proceso de licitacin privada o contratacin
directa; siendo estos dos ltimos procesos, excepcionales al proceso de licitacin pblica, y slo
procedern si se encuentran plenamente ajustados a la normativa establecida por la Ley N 19.886 y su
Reglamento.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
ADQUISICIONES
2.2 Compras a travs de Licitacin Pblica. Este proceso constituye la regla general y debe utilizarse
en todos los procesos de adquisicin de bienes o productos, salvo las excepciones que define la Ley N
19.886 en su artculo 8 y el Reglamento aprobado por el Decreto .N 250 en su artculo 10, y cuyo
procedimiento es el siguiente:
2.2.1
compras, tanto por va de licitacin pblica como privada, se debe incluir las bases administrativas y
tcnicas que orienten al Proveedor en relacin con el proceso y el requerimiento de productos y
servicios. Deben establecer en forma clara y precisa las caractersticas, condiciones y especificaciones
del bien que se pretende adquirir. La confeccin de las Bases Administrativas y Tcnicas ser de
responsabilidad de la Unidad de Abastecimiento, sin perjuicio de ello, las Unidades que requieran de la
compra de productos sern responsables de la elaboracin de los trminos de referencia, las cuales
debern ser enviados a la Unidad de Abastecimiento.
Paso 1.- La Unidad de Abastecimiento, dependiendo de las caractersticas del proceso elaborar las Bases
Administrativas que regirn el proceso de licitacin pblica. Dentro de las consideraciones esenciales que se
debern tener en cuenta al momento de la elaboracin de las bases se encuentra:
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
ADQUISICIONES
c.2) No ser obligatorio solicitar las garantas de seriedad de la oferta y de fiel cumplimiento del
contrato.
c.3) Las orden de compra sustituirn al contrato escriturado, por lo que no ser necesario firmarlo, a
menos que la institucin lo estime conveniente el contrato deber escriturarse.
d) Bases para compras inferiores a 100 UTM: Las bases debern.
d.1) Mantenerse publicadas por 5 das corridos
d.2) No ser obligatorio solicitar las garantas de seriedad de la oferta y de fiel cumplimiento del
contrato.
d.3) Las orden de compra sustituir al contrato escriturado, por lo que no ser necesario firmarlo.
En la confeccin de las bases administrativas, se deber incluir como contenido mnimo la siguiente
informacin:
-
Introduccin
Objetivos de la Licitacin
Perfil y requisitos de los participantes
Etapas y Plazos de la Licitacin
Calificacin e idoneidad de los participantes. Este punto ser validado con los antecedentes legales y
administrativos que los oferentes presenten en su oferta o que estn disponibles en el portal
ChileProveedores.
Entrega y Apertura de las ofertas (Modalidades)
Definicin de criterios y evaluacin de las Ofertas (Nombramiento de Comisin, si corresponde)
Contenido del Contrato: objeto del contrato, plazo y duracin, administrador del contrato, trmino
anticipado, etc.
Modalidad de Pago
Naturaleza y monto de las garantas de seriedad de la oferta, de fiel cumplimiento y de anticipo cuando
corresponda.
Montos de las garantas, forma y oportunidad de restitucin
Los medios para acreditar si el proveedor adjudicado registra saldos insolutos de remuneraciones o
cotizaciones de seguridad social con sus actuales trabajadores o con trabajadores contratados en los
ltimos dos aos y la oportunidad en que ellos sern requeridos.
Multas y Sanciones
Nombre y Medio de contacto en la Institucin
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
ADQUISICIONES
En cuanto a las especificaciones tcnicas de los bienes y servicios a contratar, se requiere a lo menos de:
-
Estas condiciones deben ser expresadas en forma genrica. De ser necesario hacer referencia a marcas
especficas, debe agregarse a la marca sugerida la frase o equivalente (Artculo 22 del Reglamento).
De estas definiciones se extraer la informacin necesaria para completar el formulario de Bases disponible en
el Portal.
Paso 3. Resolucin aprobatoria de las Bases Administrativas y Tcnicas. Esta ser confeccionada por la
Unidad de Abastecimiento, quien junto a las Bases Administrativas y Tcnicas las enviar a asesora jurdica
para revisin y al Departamento de Control Interno y Gestin de Contratos para su VB.
Paso 4. Obtenido el visto bueno del Departamento de Control Interno y Gestin de Contratos, la Unidad de
Abastecimiento enviar la Resolucin y las Bases Administrativas y Tcnicas a la Direccin para su aprobacin
y firma.
Paso 5. La Direccin, si se encuentra conforme y aprueba las Bases Administrativas y Tcnicas y su resolucin
correspondiente, las firmar y las enviar a la Unidad de Abastecimiento. En caso que no las apruebe, no las
firmar y las enviar con observaciones a la Unidad de Abastecimiento para que subsanen los errores.
Subsanados los errores, sern enviadas nuevamente a la Direccin del Hospital, que si se manifiesta conforme
con las modificaciones realizadas proceder a la firma y posterior envo de las bases a la Unidad de
Abastecimiento.
Paso 6. Aprobadas las Bases Administrativas y Tcnicas, la Unidad de Abastecimiento las enviar a los
supervisores del portal mercado pblico www.mercadopublico.cl, para que creen el proceso de licitacin pblica
respectivo y las publiquen.
2.2.2
la Unidad de Abastecimiento solicita del mercado ofertas por los bienes requeridos para su operacin o
proyectos; debiendo ocupar para ello las herramientas oficiales establecidas por la Direccin de
Compra (Portal Mercado Pblico www.mercadopublico.cl ). La solicitud de ofertas se realiza a travs de
Bases Administrativas y Tcnicas, las que deber permanecer publicadas un periodo prudencial,
periodo que en el cual la Licitacin se mantendr abierta para que los oferentes puedan revisar y
analizar las bases y si estn de acuerdo con ellas hacer una propuesta competitiva al Hospital con el
fin de adjudicarse la licitacin. El procedimiento es el siguiente:
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
ADQUISICIONES
Paso 1. Los supervisores del portal de la Unidad de Abastecimiento suben las bases administrativas y tcnicas
con sus correspondientes anexos, y completan el cuadro resumen del portal.
Paso 2. Los supervisores del portal, mantendrn abierta la licitacin o publicadas las bases administrativas y
tcnicas, el tiempo que las Bases Administrativas contemplen y que podr variar en atencin a:
a) Licitacin sobre 1.000 UTM, el plazo de publicacin ser de 20 das corridos.
b) Licitacin de ms de 100 UTM y menos de 1.000 UTM, el plazo de publicacin ser de 10 das
corridos.
c) Licitacin de menos de 100 UTM, el plazo de publicacin ser de 5 das corridos.
d) Los plazos sealados en las letras a) y b) podrn rebajarse a la mitad, si los productos que se
adquieren son de simple y fcil especificacin. Esta rebaja en los plazos deber fundamentarse en
la resolucin aprobatoria de las bases y en las bases mismas, y slo podr tener como justificacin
que los productos que se adquieren son de simple y objetiva especificacin, y que razonablemente
conlleve un esfuerzo menor e la preparacin de las ofertas.
Paso 3. Durante el periodo en que se encuentren publicadas las bases administrativas y tcnicas, todos los
oferentes interesados en presentar una oferta debern hacerlo en las condiciones establecidas en las Bases
Administrativas de Licitacin.
Regla general: las ofertas solo podrs presentarse a travs del portal www.mercadopublico.cl
Por excepcin las ofertas se presentarn en papel, pero solo en los casos contemplados en el
Reglamento de la Ley de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestacin de
Servicios.
Las garantas de seriedad de la oferta debern presentarse siempre materialmente en la Unidad de
Finanzas, cuyo encargado deber verificar que la garanta entregada indique la licitacin en la cual
participa. Una vez recepcionada la garanta de seriedad de la oferta, sta debe enviarse a la Unidad de
Abastecimiento quien, previo registro y comprobacin de que corresponde al proceso de licitacin que
seala, la enviar a la Unidad de Finanzas para su custodia.
Paso 4. Transcurrido el plazo de publicacin, los operadores del portal www.mercadopublico.cl debern
declarar cerrada la licitacin para dar paso a la apertura de las ofertas.
2.2.3 Apertura de ofertas: Cerrado el proceso de licitacin se efecta la apertura de las ofertas tcnicas y
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
ADQUISICIONES
Paso 2. La Unidad de Abastecimiento, proceder a revisar que las ofertas cumplan con la presentacin de
todos los documentos y requisitos obligatorios solicitados. Las ofertas que no cumplan con los requisitos
mnimos exigidos sern rechazadas inmediatamente a travs del portal.
Paso 3. La Unidad de Abastecimiento proceder a revisar si las ofertas que queden tienen errores u omisiones
formales que sean subsanables de acuerdo a las bases administrativas. Si son subsanables, solicitarn a
travs del portal que sean subsanados en el plazo que las bases administrativas indiquen; si no son de aquellos
subsanables o sindolo, la posibilidad de subsanacin le entregar una ventaja al oferente que afecta la
igualdad del proceso de licitacin, esas ofertas sern rechazadas.
Paso 4. Los encargados de la Unidad de Abastecimiento, prepararn los antecedentes de las ofertas
aceptadas y los entregar a la Comisin de Anlisis, de Evaluacin y Propuestas de Adjudicacin del Hospital.
2.2.4 Evaluacin de las Ofertas
a) Mtodo de Evaluacin: En todos los procesos de compra a travs de licitacin, ya sea pblica o
privada, se debe definir en las Bases respectivas el mtodo de evaluacin, el que puede variar desde
una simple definicin por mejor precio, hasta una compleja ponderacin de factores tcnicos,
econmicos, estratgicos o logsticos. Del mismo modo, se debe definir en las Bases la comisin que
evaluar las ofertas que se recibirn, tal como lo establece el Reglamento de la Ley N 19.886.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
ADQUISICIONES
Los antecedentes que hayan proporcionado los proponentes en su oferta sern manejados
confidencialmente. No ser considerada confidencial aquella informacin que deban los proponentes
entregar pblicamente en los actos de recepcin de ofertas.
En el caso que se contemplara la entrega de documentos de Garanta Bancaria por seriedad de las
ofertas stos sern recepcionados por la Unidad de Finanzas y Presupuesto, para su custodia. En el
caso de las garantas de fiel cumplimiento, sern entregadas a la firma del contrato en la Unidad de
Finanzas y Presupuesto, para su custodia.
El Informe de proposicin de Adjudicacin debe ser firmado por la Comisin de Anlisis, de Evaluacin
y Propuestas de Adjudicacin del Hospital, antes de someterlo a la aprobacin de la Direccin del
Hospital.
Paso 1. Recibidos los antecedentes, la Comisin de Anlisis, de Evaluacin y
Propuestas de Adjudicacin proceder a ponderar los antecedentes presentados por los oferentes,
asignndole el puntaje establecido en las bases de acuerdo a la pauta de evaluacin de las
correspondientes bases administrativas y tcnicas.
Paso 2. En caso de una adquisicin de productos compleja, la comisin podr solicitar la ayuda de
asesores expertos en la materia, los que sern nombrados por resolucin de la Direccin del Hospital.
Paso 3. Una vez ponderados todos los antecedentes, la Comisin de Anlisis, de Evaluacin y
Propuestas de Adjudicacin, proceder a verificar al oferente que obtuvo el mejor puntaje ponderado y
lo propondr para adjudicar la Licitacin, de acuerdo a lo sealado en el punto siguiente
Paso 4. La Comisin de Anlisis, de Evaluacin y Propuestas de Adjudicacin, a travs de su
secretario levantar acta proponiendo la adjudicacin del oferente que determinen y la enviar al
Director del Hospital para su aprobacin o rechazo.
Paso 5. El Director del Hospital, si est de acuerdo con la propuesta de adjudicacin, emitir una
resolucin adjudicando al oferente propuesto, y la enviar a la Unidad de Abastecimiento para que sea
subida al portal www.mercadopublico.cl, y se contine con el proceso de notificacin y firma de
contrato.
En caso que el Director no est de acuerdo con la propuesta de adjudicacin, devolver los
antecedentes a la Unidad de Abastecimiento sin cursar, para que se subsanen los errores.
2.2.5 Adjudicacin: Una vez evaluadas y ponderadas todas las ofertas, la comisin deber proponer al
Director que la licitacin sea adjudicada a aquel oferente que obtenga el mayor puntaje en la evaluacin
de todos los criterios establecidos en las bases.
Paso 1. La Comisin de Anlisis, de Evaluacin y Propuestas de Adjudicacin, a travs de su secretario
levantar acta proponiendo la adjudicacin del oferente que determinen y la enviar al Director del Hospital
para su aprobacin o rechazo.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
ADQUISICIONES
Paso 2. El Director del Hospital, si est de acuerdo con la propuesta de adjudicacin, emitir una resolucin
adjudicando al oferente propuesto, y la enviar a la Unidad de Abastecimiento para que sea subida al portal
www.mercadopublico.cl, y se contine con el proceso de notificacin y firma de contrato.
En caso que el Director no est de acuerdo con la propuesta de adjudicacin, devolver los antecedentes a la
Unidad de Abastecimiento sin cursar, para que se subsanen los errores que detectare o para que se declare
desierta la licitacin por no ser conveniente para los intereses del Hospital la oferta presentada por el oferente
mejor evaluado y propuesta por la comisin evaluadora para adjudicarse la licitacin.
Paso 3. Una vez aprobada y emitida la resolucin de adjudicacin, sta debe ser publicada en el portal
www.mercadopublico.cl por los operadores del portal, para informar y comunicar a todos los proponentes el
resultado del proceso. Adems, la Unidad de Abastecimiento deber publicar la evaluacin de todos los
oferentes y el cuadro comparativo con posicin relativa respecto de los todos los proponentes, de acuerdo con
las definiciones que se hagan en los procedimientos ya indicados.
2.2.6 Declaracin de desierto del proceso. En casos debidamente calificados podr declararse desierta
una licitacin. Entre las circunstancias que puede sustentar tal decisin se consideran las siguientes:
Cuando no se presenten ofertas.
Por razones presupuestarias, cuando los valores cotizados excedan los presupuestados en un margen tal que
impida materializar la compra o contrato.
Cuando los valores cotizados representen aumentos injustificados en relacin a ltimas adquisiciones o no se
ajusten a las condiciones de mercado.
Cuando haya evidencias fundadas de colusin entre proponentes.
Cuando las ofertas no resulten convenientes a los intereses del Hospital.
Cuando las ofertas sean declaradas inadmisibles por no ajustarse a los requerimientos establecidos en las
bases administrativas y/o tcnicas
La licitacin debe declararse desierta a travs de resolucin fundada publicada en el portal.
Paso 1. Si la Comisin de Anlisis, de Evaluacin y Propuestas de Adjudicacin, considera que la licitacin
debe ser declarada desierta, deber levantar acta y la remitir al Director proponiendo que sea declarada
desierta.
Paso 2. Si el Director del Hospital est de acuerdo con lo resuelto por la Comisin de Anlisis, de Evaluacin y
Propuestas de Adjudicacin, emitir una resolucin declarando desierta la licitacin, la que remitir a la Unidad
de Abastecimiento para su publicacin.
Paso 3. La determinacin de no adjudicar o declarar desierta una licitacin se comunicar a travs del portal
www.mercadopublico.cl para que todos los proponentes sean informados oportunamente, adjuntando la
Resolucin de la Direccin que la declara desierta.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
ADQUISICIONES
2.2.7 Orden de Compra o Contrato: Una vez efectuada la adjudicacin por resolucin de la Direccin, se
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
ADQUISICIONES
enviar los productos requeridos a bodega, donde se llevar a cabo el siguiente procedimiento:
Paso 1. Los supervisores de compras, enviarn al jefe de bodega las rdenes de compra que emitan
para que puedan recibir los productos y las facturas correspondientes.
Paso 2. Bodega recibir los productos y las facturas que se encuentren conforme con la orden de
compra. En caso de existir disconformidad entre los productos y la orden de compra, devolver los
productos sin admitir la factura; en caso de existir disconformidad entre la factura y la orden de compra,
pero los productos corresponden a los especificados en la orden de compra, aceptar los productos y
rechazar la factura. Bodega deber informar a la Unidad de Abastecimiento de todos los productos
recibidos y de las facturas. La Unidad de Abastecimiento enviar la misma informacin y adjuntar las
facturas respectivas para su visto bueno y posterior pago por la Unidad de Finanzas, o para su
rechazo.
Paso 3. La Unidad de Abastecimiento verificar que la factura est bien extendida, y que corresponda
a los productos solicitados en la orden de compra y a los que fueron recibidos en bodega. Una vez
visadas las facturas las enviar al jefe de finanzas para su pago, el que no podr ser superior a 45
das. En caso que la factura no se encuentre conforme a la orden de compra y a los productos
recibidos, solucionar el problema con el proveedor directamente.
La informacin que reciba de bodega, respecto de los productos que llegan al Hospital, deber
procesarla para poder distribuir internamente los productos adquiridos en las distintas unidades
requirentes.
2.2.9 Pago al proveedor: Una vez emitida la orden de compra respectiva, ya sea en cumplimiento de una
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
ADQUISICIONES
Paso 2.a) Si la factura no se encuentra con los vistos buenos de la Unidad de Abastecimientos,
proceder a enviar la factura a la unidad respectiva para que la vise o para que fundamente la falta de
visto bueno, para decidir si procede o no el pago.
Paso 2.b) En caso que la factura se encuentre sin el visto bueno de las unidades respectivas
fundadamente, se proceder a rechazar la factura del proveedor de acuerdo a la falta cometida, en un
plazo mximo de 8 das de recepcionada la factura.
2.2.10 Evaluacin y Auditoria: La Unidad de Abastecimiento generar los mecanismos necesarios para
realizar una evaluacin de los procesos de compra, para considerar en los procesos posteriores, as
como para verificar la aplicacin y cumplimiento de la normativa vigente.
2.2.11 Evaluacin de desempeo o calificacin de los proveedores: Se realizarn evaluaciones
peridicas del desempeo de Proveedores, en relacin con los productos, ya sea a travs de compras
puntuales o contratos de suministro. Se evaluar a lo menos: el nivel de precios, el cumplimiento de los
plazos de entrega pactados, la conformidad de las cantidades solicitadas y entregadas y los reclamos
que se hubieran generado en el perodo Evaluado.
En forma especial se considerar la evaluacin de proveedores de insumos definidos como crticos, en
sus sistemas de gestin de calidad.
La unidad de abastecimiento deber realizar formalmente la evaluacin del rubro y/o del contrato, e
incorporar su resultado a la ficha de cada proveedor respectivo.
2.2.12 Evaluacin del Negocio: Se realizarn evaluaciones del resultado econmico estimado que se
obtiene en los procesos de licitacin para los negocios relevantes de compra de bienes y servicios
asociados, verificando si se han cumplido las metas definidas al inicio del proceso y comparando las
variaciones que haya sufrido el mercado en el perodo del suministro en anlisis.
2.3 Compras a travs de Licitacin Privada. Este proceso ser aplicable slo en los casos establecidos
por la Ley N 19.886 en su artculo 8, o su Reglamento aprobado por Decreto N 250, en su artculo 10, y
que son los siguientes:
1. Si en las licitaciones pblicas respectivas no se hubieren presentado interesados.
2. Si se trata de contratos que correspondiere a la realizacin o terminacin de un contrato que haya
debido terminarse anticipadamente por falta de cumplimiento del contratante y cuyo remanente no
supere las 1.000 UTM
3. En casos de emergencia, urgencia o imprevisto.
4. Si existe un nico proveedor.
5. Si se trata de convenios de prestacin de servicios a celebrar con personas jurdicas extranjeras que
deban ejecutarse en el extranjero.
6. Si se trata de servicios de naturaleza confidencial.
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es factible de ser utilizado en los casos enumerados anteriormente, y en general, al declarase desierta
una licitacin pblica, tiene como principal caracterstica que en ella se invita a participar a proveedores
seleccionados (tres como mnimo), a travs de invitaciones privadas que se envan por el portal
www.mercadopublico.cl. Los proveedores seleccionados para participar en la licitacin privada, debern
ser en lo posible aquellos proveedores con amplia experiencia en el mercado y cuyos precios sean
competitivos. En todo lo dems, se aplica ntegramente todo el procedimiento establecido para la
Licitacin Pblica.
Como alcance, se hace presente que si a la licitacin privada precedi una licitacin pblica declarada
desierta, en dicha licitacin privada deben aplicarse las mismas bases administrativas y tcnicas
publicadas en la licitacin pblica.
2.4. Compras a travs de Trato Directo. Este proceso es factible de ser utilizado slo en los casos
establecidos por la Ley N 19.886 en su artculo 8, o su Reglamento aprobado por Decreto N 250, en su
artculo 10, y son las sealadas en el prrafo 2.3 inmediatamente precedente.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
ADQUISICIONES
Para contratar directamente, ser necesario contar con al menos tres cotizaciones distintas para elegir al
proveedor con el cual se contratar. En los casos de los numerales 3, 4, 6 y 7 del prrafo anterior, no ser
necesario contar con tres cotizaciones distintas, bastar una.
Procedimiento para concretar la adquisicin a travs de trato directo:
Paso 1. Unidad de Abastecimiento decidir en conjunto con Asesora Jurdica, si se encuentra frente a una
causal que permita la aplicacin de la contratacin directa.
Paso 2. Unidad de Abastecimiento solicitar tres cotizaciones a distintos proveedores, salvo que ello no sea
necesario.
Paso 3. Una vez obtenidas las tres cotizaciones (si son necesarias), la Unidad de Abastecimiento las
presentar a la Subdireccin correspondiente para que decida qu alternativa es la ms conveniente para
contratar. Luego se realizar una resolucin que considerar los motivos que fundamentan la decisin y ser
enviada a la Direccin para su visto bueno.
Paso 4. Si el Director se encuentra de acuerdo, dar su visto bueno y autorizar la contratacin directa.
Paso 5. Establecido con cul proveedor se contratar y con el visto bueno de la Direccin, la Unidad de
Abastecimiento negociar los detalles no contemplados en la cotizacin y una vez finiquitado enviar todos los
antecedentes al Departamento de Control Interno y Gestin de Contratos para que redacten el contrato, con
visto bueno de Asesora Jurdica.
Paso 6. Firmado el contrato por el proveedor, ser remitido a la Unidad de Abastecimiento para que preparen la
resolucin respectiva que deber ser firmada por el Director.
Paso 7. Una vez firma la resolucin que aprueba el contrato, la Unidad de Abastecimiento la publicar en el
portal www.mercadopublico.cl. y enviar todos los antecedentes a la Departamento de Control Interno y
Gestin de Contratos para que procedan a adquirir productos conforme a lo establecido en el convenio y al
punto 2.2.7 del prrafo 2.2 precedente.
3.
Procedimiento interno de requerimiento de compras con cargo a una licitacin o
contrato suscrito con proveedor.
Una vez cerrado un negocio con un proveedor determinado, lo que implica un contrato suscrito por las partes,
ya sea en el marco de una licitacin pblica o privada, contratacin directa, u orden de compra en aquellos
casos que por el monto de la compra (menos de 1000 UTM) no se requiera contrato, el Hospital quedar
habilitado para adquirir los productos respectivos de acuerdo a su programacin mensual o de acuerdo a los
requerimientos que se presenten en las unidades respectivas, de acuerdo al siguiente procedimiento:
Paso 1: Solicitar el Requerimiento: Consolidado de Programas de compras:
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ADQUISICIONES
Estas recepciones, junto a la gua de despacho y la factura que debe recibir la Bodega, se deben enviar a la
Unidad de Abastecimiento, quien adjuntar estos documentos a la copia de la factura y los enviar al
Departamento de Finanzas, para el respectivo registro y posterior pago, si todo se encuentra conforme.
Si los productos que los proveedores pretendan entregar en bodega no se encuentran conformes con la orden
de compra, no sern recibidos por bodega, y sern devueltos. Si se encuentran conformes con la orden de
compra, pero la factura adolece de defectos, los productos sern recibidos y la factura tambin pero ser
remitida con observaciones a la Unidad de Abastecimiento para que sea rechazada dentro de los 8 das
siguientes a la fecha de su recepcin.
Paso 7: Pago al proveedor.
Una vez recibidos todos los antecedentes en Unidad de Finanzas, el jefe de finanzas verificar que todos los
documentos se encuentren con sus respectivos vistos buenos, y que todas las facturas que se le presenten
para pago tengan el respaldo de un contrato suscrito o de una licitacin adjudicada en aquellos casos en que
no se requiera contratos. Revisado lo anterior, se proceder al pago.
3.1 Gestiones de evaluacin de contratos y proveedores.
3.1.1. Calificacin a Proveedor(es) Adjudicados
El Departamento de Control Interno y Gestin de Contratos, deber realizar un seguimiento a todos los
contratos celebrados, para efectos de evaluar a los proveedores y calificarlos en el portal
www.mercadopublico.cl. La evaluacin de los proveedores deber enfocarse en el grado de cumplimiento de
las obligaciones establecidas en el contrato, en particular en cuanto al cumplimiento de los plazos de entrega
de los productos y gestin de post venta.
3.1.2. Gestin de Reclamos que puedan deducir los proveedores.
Los proveedores, de acuerdo a la regulacin establecida por Ley para las contrataciones pblicas, tienen
derecho a deducir reclamos en contra de las Entidades Licitantes por medio formal, a travs del portal
www.mercadopublico.cl. En caso que se presente un reclamo relacionado al proceso, el Administrador del
Portal Mercado Pblico del Hospital, debe derivar este reclamo a quien corresponda, para que en un plazo no
superior a 48 horas, responda al proveedor a travs del portal.
4. Procedimiento de Compras de Productos, no contemplados en el Plan Anual de Compras.
En caso que las Unidades, Servicios o Departamentos, determinaran que necesitan adquirir productos que no
se encuentran contemplados en el plan anual de compras, podrn hacer sus solicitudes de acuerdo al siguiente
procedimiento.
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Una vez establecido por cada unidad, departamento o servicio que requiere para su funcionamiento un
producto no contemplado dentro del plan anual, a travs de sus respectivos jefes, debern enviar sus
requerimientos especficos de insumos, medicamentos, productos de alimentacin, etc., a la Unidad de
Abastecimiento, adems de las especificaciones claras, completas y precisas, definiendo las caractersticas
tcnicas del bien en detalle. Adems, deber entregar una estimacin del consumo promedio mensual que
proyecta, o sealar que slo lo requiere por una vez, y la oportunidad en que debieran estar disponibles los
bienes para uso o consumo. En la definicin de sus requerimientos, el Servicio, Departamento o Unidad debe
ajustarse a la normativa vigente as como a las instrucciones y procedimientos especficos entregados por la
Direccin del Hospital, considerando que se debe permitir la participacin amplia de proponentes, dado el
inters estratgico de extender el mercado de la oferta.
Los requerimientos de las Unidades, servicios o departamentos se formalizan a travs del documento
Solicitud de Pedido o Formulario de Requerimiento, el que debe considerar las especificaciones ya sealadas,
y adems debe fundamentar su requerimiento. Cuando corresponda, o cuando sea solicitado por el encargado
de la Unidad de Abastecimiento se deben acompaar bases tcnicas especficas, muestras o cualquier otro
documento que permita asegurar que el producto solicitado corresponda a lo requerido. Una vez que Unidad de
Abastecimiento tenga los antecedentes anteriores se aplicar el siguiente procedimiento:
Paso 1. Cada servicio, departamento o unidad, rene antecedentes anteriores, completa formulario de
requerimiento y lo enva a Unidad de Abastecimiento.
Paso 2. Unidad de Abastecimiento, en base a todos los antecedentes aportados, analiza la factibilidad de la
compra, emite un informe, y si este informe seala que la compra se encuentra fundamentada, enviar los
antecedentes a la SDA.
Si la Unidad de Abastecimiento estima que la compra no se justifica, devolver los antecedentes a la unidad
requirente respectiva, que podr solicitar la compra a la Subdireccin de Operaciones.
Paso 3. Unidad de Finanzas, revisar los antecedentes y verificar si cuenta con presupuesto disponible. Si
tiene presupuesto disponible, dar su visto bueno y enviar todos los antecedentes de que disponga a la
Subdireccin Administrativa para su visto bueno. Si no tiene presupuesto disponible deber rechazar la compra.
En este ltimo caso, la Unidad de Abastecimiento deber devolver los antecedentes a la unidad, departamento
o servicio respectivo, que si lo estima conveniente podr insistir en la compra enviando para anlisis todos los
antecedentes a la Subdireccin Administrativa para que se pronuncie sobre el presupuesto; si estima que
puede comprarse, o, si estima que no, devolver los antecedentes, y el departamento, unidad o servicio podr
solicitar como ltima instancia la aprobacin de la Direccin.
Paso 4. La Subdireccin Administrativa, analizar todos los antecedentes, si estima que la compra se
encuentra plenamente justificada, dar su visto bueno. En caso que tenga dudas, remitir los antecedentes al
Director, quien decidir si se compra o no el producto solicitado.
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Paso 5. La Subdireccin Administrativa o en su defecto, la Direccin del Hospital, enviar los antecedentes con
visto bueno a la Unidad de Abastecimiento para que proceda a adquirir el producto de acuerdo a los
procedimientos sealados en el Ttulo III de este Captulo, es decir, la Unidad de Abastecimiento deber
verificar si compra a travs de convenio marco, de licitacin pblica, de licitacin privada o a travs de trato
directo, en cada caso, se aplicar el procedimiento descrito en el apartado correspondiente.
Paso 6. La Unidad de Abastecimiento, una vez informado que debe iniciar un proceso de compras, deber
enviar todos los antecedentes a la Subdireccin Administrativa para que se informe y decida si para el prximo
Plan Anual de Compras se incluir o no la compra respectiva.
Contrataciones:
1.1 Servicios de Apoyo Logstico: Estos servicios corresponden a aquellos de apoyo que el Hospital
necesita para mantener en buenas condiciones el Establecimiento, brindar seguridad a sus funcionarios y
pacientes y servir de apoyo al servicio asistencial que el Hospital brinda. Dentro de estos servicios, se
encuentran: aseo, seguridad, traslado de pacientes o ambulancias, entre otros.
1.2 Servicios de Mantencin y Reparacin. Corresponde a servicios necesarios para mantener en
condiciones ptimas de funcionamientos todos los equipos, sean o no de uso mdico con que cuenta el
Hospital. En estos servicios se contempla tambin todos aquellos destinados a mantener y reparar las
dependencias del Hospital.
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1.3 Servicios Profesionales y/o Especficos: Corresponde a todos aquellos servicios que el Hospital
requiere y que debe adquirirlos de profesionales, como por ejemplo, servicios de profesionales mdicos, de
asesora jurdica, entre otros; en cuanto a los servicios especficos se refiere a aquellos servicios que, si bien
son requeridos de profesionales, son de naturaleza singular, como por ejemplo, exmenes de laboratorio.
1.4 Equipos: Todos aquellos equipos que el Hospital requiere adquirir, ya sea a travs de compra, arriendo,
comodato, etc., para el cumplimiento de sus fines o para apoyar la labor administrativa.
2.
Paso 1. Antes de la confeccin del Plan Anual de Compras, la Unidad de Operaciones deber confeccionar un
listado de los Servicios de Apoyo Logstico y los Servicios de Mantencin y Reparacin que necesitar para el
ao siguiente. Al ser servicios que por su magnitud e importancia pueden ser licitados por periodos superiores a
un ao, el listado de servicios deber sealar en forma clara y diferenciada lo siguiente:
a) Los Servicios que tienen contrato suscrito y que se encontrarn vigentes durante todo el ao
siguiente. Respecto de ellos, slo se tendr que contemplar el gasto en el Plan Anual.
b) Los Servicios que teniendo contrato suscrito, expirarn ese mismo ao y no tendrn vigencia para
el ao siguiente.
c) Los Servicios Nuevos que se desee contratar. Respecto de ellos, al listado deber agregarse un
informe en el cual se fundamente en detalle las razones por las cuales es necesario adquirir el
servicio respectivo.
Paso 1. Todas las Unidades, Departamentos o Servicios Clnicos, que requieran la contratacin de servicios
profesionales, debern confeccionar un informe en el cual se fundamente las razones por las cuales es
necesario que el Hospital adquiera los servicios profesionales que se soliciten; este informe deber ser enviado
a la Unidad de Abastecimiento, para ser canalizada a la Subdireccin Administrativa.
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ADQUISICIONES
Paso 1. Antes de la confeccin del Plan Anual de Compras, la Subdireccin de Operaciones deber
confeccionar un listado de todos los equipos mdicos y aquellos de uso administrativo que considere necesario
reponer para el ao siguiente.
Paso 2. La Subdireccin de Operaciones, si est de acuerdo, lo enviar a la Direccin quien determinar qu
equipos son prioritarios para el Hospital y enviar su anlisis a la Subdireccin Administrativa para que se
incorporen al Plan Anual de Compras.
Paso 3. Una vez definidos los Equipos que ingresarn al Plan Anual de Compras, la Unidad de Abastecimiento
elaborar listado de los equipos que se deben adquirir, con el fn de planificar las licitaciones correspondientes
a la adquisicin de estos equipos.
Paso 4. La Unidad de Finanzas, emitir un certificado de disponibilidad presupuestaria para la adquisicin de
todos los equipos, y lo enviar a la Unidad de Abastecimiento para que proceda a efectuar el proceso de
Compra correspondiente.
3 Eleccin del Proceso de adquisicin:
Una vez que la Unidad de Abastecimiento tiene definido los servicios que va a contratar o los equipos que va a
adquirir, y tiene el visto bueno de la Subdireccin Administrativa, debe proceder a elegir el Proceso de
Adquisicin dentro de aquellos establecidos por la Ley de Compras Pblicas N 19.886 y su Reglamento.
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3.1 Compras a travs de Convenio Marco: La Unidad de Abastecimiento, lo primero que deber
verificar es si existe un Convenio Marco suscrito por la Direccin de Compras, para los servicios y
equipamientos que debe adquirir:
3.1.1 Si existe un Convenio Marco suscrito: deber adquirir los servicios o los equipos a travs del
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ADQUISICIONES
En el caso de los equipos, las facturas emitidas sern entregadas en oficina de partes, quien las
enviar la Unidad de Abastecimiento, y sta recabar de cada departamento, unidad o servicios la
informacin necesaria, para dar el visto bueno si se encuentra conforme con la instalacin del equipo.
Paso 9. Posteriormente, las facturas sern enviadas a la Unidad de Finanzas para que realice control
de conformidad entre la orden de compra y la factura, y revise los montos consumidos. Encontrndose
conforme con todo, proceder al pago de las facturas respectivas en un mximo de 45 das.
En el caso de los equipos, las facturas visadas sern enviadas a la Unidad de Finanzas, para que
realice control de conformidad entre la orden de compra y la factura, y revise los montos consumidos.
Encontrndose conforme con todo, proceder al pago de las facturas respectivas en un mximo de 45
das.
3.1.2 Si no existe Convenio Marco suscrito. La Unidad de Abastecimiento deber seleccionar el
proceso de contratacin entre: proceso de licitacin pblica, proceso de licitacin privada o contratacin
directa; siendo estos dos ltimos procesos, excepcionales al proceso de licitacin pblica, y slo
procedern si se encuentran plenamente ajustados a la normativa establecida por la Ley N 19.886 y su
Reglamento.
3.2 Compras a travs de Licitacin Pblica. Este proceso es la regla general y que debe utilizarse en
todos los procesos de adquisicin de servicios y equipos, salvo las excepciones que define la ley N
19.886 en su artculo 8 y el Reglamento aprobado por el Decreto .N 250 en su artculo 10, y que se
encuentran reseadas en el prrafo 2.3 del Ttulo III.
3.2.1 Elaboracin de las Bases Administrativas: En los procesos de compras, tanto por va de
licitacin pblica como privada, se debe incluir las bases administrativas y tcnicas que orienten al Proveedor
en relacin con el proceso y el requerimiento de productos y servicios. Deben establecer en forma clara y
precisa las caractersticas, condiciones y especificaciones del bien que se pretende adquirir. La confeccin de
las Bases Administrativas y Tcnicas ser de responsabilidad de la Unidad de Abastecimiento, sin perjuicio de
ello, las Unidades que requieran de la compra de equipos o la contratacin de un servicio sern responsables
de la elaboracin de los trminos de referencia, las cuales debern ser enviados a la Unidad de
Abastecimiento.
Paso 1.- La Unidad de Abastecimiento, dependiendo de las caractersticas del proceso elaborar las Bases
Administrativas que regirn el proceso de licitacin pblica. Deber tener en consideracin lo establecido en el
Paso 1 del punto 2.2.1 del Ttulo III de este Captulo, y el contenido mnimo ser lo dispuesto en el mismo punto
sealado anteriormente.
Paso 2. Elaboracin de las Bases Tcnicas. La Unidad de Abastecimiento, al comenzar un proceso de
licitacin pblica solicitar a cada una de las unidades usuarias que solicitaron la contratacin de servicios, las
especificaciones tcnicas detalladas de los servicios que se licitarn para efectos de poder confeccionar las
Bases Tcnicas, dentro de aquellas especificaciones debern comprender: caractersticas de los servicios,
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ADQUISICIONES
horarios en que se requieren, perfil de las personas que se requiere para el servicio, condiciones en que deber
prestarse, y todas aquellas caractersticas que sean relevantes para las especificaciones y bases tcnicas.
En cuanto a las especificaciones tcnicas de los servicios o equipos a contratar, se requiere de lo mnimo:
i. Descripcin de los servicios que se desea contratar, o descripcin de los equipos que se desea
adquirir, segn corresponda.
ii. Requisitos y condiciones mnimas de los servicios o de los equipos segn sea el caso.
iii. Plazos y forma de entrega de los equipos. En el caso de los servicios, plazos y forma en que se
deben realizar.
Estas condiciones deben ser expresadas en forma genrica. En el caso de los equipos, de ser necesario hacer
referencia a marcas especficas, debe agregarse a la marca sugerida la frase o equivalente (Artculo 22 del
Reglamento).
De estas definiciones se extraer la informacin necesaria para completar el formulario de Bases disponible en
el Portal.
En caso de los equipos, ser el jefe del servicio o departamento o unidad, o quienes utilizarn, los encargados
y responsables de sealar todas y cada una de las especificaciones tcnicas de los equipos que se adquirirn.
En el caso de los equipos, se deber considerar siempre de las bases tcnicas: garanta y reparaciones.
Paso 3. Resolucin aprobatoria de las Bases Administrativas y Tcnicas. Esta ser confeccionada por la
Unidad de Abastecimiento, que junto a las Bases Administrativas y Tcnicas las enviar a asesora jurdica
para revisin en caso de ser necesario.
Paso 4. Obtenido el visto bueno de asesora jurdica, la Unidad de Abastecimiento enviar la Resolucin y las
Bases Administrativas y Tcnicas a la Subdireccin, que corresponda:
a) Subdireccin Mdica en el caso de servicios mdicos o equipos de uso mdico.
b) Subdireccin de Operaciones, en el caso de Servicios no mdico, o en el caso de equipos que no
sean de uso mdico.
Paso 5. Una vez obtenido el visto bueno de asesora jurdica y de la subdireccin respectiva, la Resolucin y
las Bases Administrativas y Tcnica, sern enviadas a la Direccin para su aprobacin y firma.
La Direccin, si se encuentra conforme y aprueba las Bases Administrativas y Tcnicas y su resolucin
correspondiente, las firmar y las enviar a la Unidad de Abastecimiento. En caso que no las apruebe, no las
firmar y las enviar con observaciones a la Unidad de Logstica para que subsanen los errores.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
ADQUISICIONES
Paso 6. Aprobadas las Bases Administrativas y Tcnicas, la Unidad de Abastecimiento las enviar a los
operadores del portal mercado pblico www.mercadopublico.cl, para que creen el proceso de licitacin pblica
respectivo y las publiquen.
3.2.2 Peticin de ofertas o Periodo de Publicacin de las Bases: Corresponde a la forma en que la
Unidad de Abastecimiento solicita del mercado ofertas por los servicios o equipos requeridos para su
operacin o proyectos; debiendo ocupar para ello las herramientas oficiales establecidas por la Direccin
de Compra (Portal Mercado Pblico www.mercadopublico.cl). La solicitud de ofertas se realiza a travs
de Bases Administrativas y Tcnicas, las que deber permanecer publicadas por el plazo establecido en
la ley, en el cual la Licitacin se mantendr abierta para que los oferentes puedan revisar y analizar las
bases y si estn de acuerdo con ellas hacer una propuesta competitiva al Hospital con el fin de
adjudicarse la licitacin.
Paso 1. Los supervisores del portal de la Unidad de Abastecimiento suben las bases administrativas y tcnicas
con sus correspondientes anexos, y completan el cuadro resumen del portal.
Paso 2. Los supervisores del portal, mantendrn abierta la licitacin o publicadas las bases administrativas y
tcnicas, el tiempo que las Bases Administrativas contemplen. Ver Paso 2 del punto 2.2.2 del Ttulo III de este
Captulo.
Paso 3. Durante el periodo en que se encuentren publicadas las bases administrativas y tcnicas, todos los
oferentes interesados en presentar una oferta debern hacerlo en las condiciones establecidas en las Bases
Administrativas de Licitacin. Ver el Paso 3 punto 2.2.2 del Ttulo III de este Captulo.
Paso 4. Transcurrido el plazo de publicacin, los supervisores del portal www.mercadopublico.cl debern
declarar cerrada la licitacin para dar paso a la apertura de las ofertas.
3.2.3 Apertura de ofertas: Cerrado el proceso de licitacin se efecta la apertura de las ofertas tcnicas y
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
ADQUISICIONES
aquellos subsanables o sindolo la posibilidad de subsanacin le entregar una ventaja al oferente que afecta
la igualdad del proceso de licitacin, esas ofertas sern rechazadas.
Paso 4. Los encargados de la Unidad de Abastecimiento, preparar los antecedentes de las ofertas aceptadas
y los entregar a la Comisin de Anlisis, de Evaluacin y Propuestas de Adjudicacin del Hospital.
a) Mtodo de Evaluacin: En todos los procesos de adquisicin a travs de licitacin, ya sea pblica o
privada, se debe definir en las Bases respectivas un mtodo de evaluacin, el que puede variar desde
una simple definicin por mejor precio, hasta una compleja ponderacin de factores tcnicos,
econmicos y estratgicos o logsticos. Del mismo modo, se debe definir en las Bases la comisin que
evaluar las ofertas que se recibirn, tal como lo establece el Reglamento de la Ley N 19.886.
b) Criterios de Evaluacin. Ver el Captulo III de este Manual de Adquisiciones.
c) Evaluacin de ofertas: Sern evaluables todas las ofertas que hayan cumplido con los requisitos y
condiciones definidas en las bases de licitacin para participar en el proceso. La evaluacin de las
ofertas deben efectuarse de acuerdo al mtodo de evaluacin previamente definido. En este proceso
pueden considerarse instancias de aclaracin de aspectos especficos de las ofertas, siempre que ello
no altere la transparencia del proceso, ni afecte la igualdad de los oferentes que participaron en la
licitacin.
La Comisin de Anlisis, de Evaluacin y Propuestas de Adjudicacin del Hospital, analizar cada
oferta en conjunto con los asesores expertos cuando se estime conveniente su intervencin, de
acuerdo a lo establecido en su Manual de Organizacin y Funciones. Esta evaluacin tiene por objeto
comparar y establecer un orden de precedencia de las ofertas, a nivel de tem o total. El resultado de
la evaluacin deber entregar el Costo Integral de la Oferta, para cada tem, modalidad, parte o total
del bien o servicio, segn el cual se ordenarn las ofertas.
El resultado de la evaluacin debe ser presentado en orden, segn el puntaje obtenido por cada oferta.
La recomendacin de adjudicacin recaer en aquella alternativa que obtenga el mayor puntaje en la
ponderacin de los criterios de evaluacin establecidos en las bases, y que represente la oferta ms
conveniente para el Hospital.
En el caso que se contemplara la entrega de documentos de Garanta Bancaria por seriedad de las
ofertas stos sern recepcionados por la Unidad de Finanzas, para su custodia. En el caso de las
garantas de fiel cumplimiento, tambin sern entregadas a la firma del contrato a la Unidad de
Finanzas.
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Director que la licitacin sea adjudicada a aquel oferente que obtenga el mayor puntaje en la evaluacin
de todos los criterios establecidos en las bases.
Paso 1. La Comisin de Anlisis, de Evaluacin y Propuestas de Adjudicacin, a travs de su secretario
levantar acta proponiendo la adjudicacin del oferente que determinen y la enviar al Director del Hospital
para su aprobacin o rechazo.
Paso 2. El Director del Hospital, si est de acuerdo con la propuesta de adjudicacin, emitir una resolucin
adjudicando al oferente propuesto, y la enviar a la Unidad de Abastecimiento para que sea subida al portal
www.mercadopublico.cl, y se contine con el proceso de notificacin y firma de contrato.
En caso que el Director no est de acuerdo con la propuesta de adjudicacin, devolver los antecedentes a la
Unidad de Abastecimiento sin cursar, para que se subsanen los errores que detectare o para que se declare
desierta la licitacin por no ser conveniente para los intereses del Hospital la oferta presentada por el oferente
mejor evaluado y propuesta por la comisin evaluadora para adjudicarse la licitacin.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
ADQUISICIONES
Paso 3. Una vez aprobada y emitida la resolucin de adjudicacin, sta debe ser publicada en el portal
www.mercadopublico.cl para informar y comunicar a todos los proponentes el resultado del proceso. Adems,
la Unidad de Abastecimiento deber publicar la evaluacin de todos los oferentes y el cuadro comparativo con
posicin relativa respecto de todos los proponentes, de acuerdo con las definiciones que se hagan en los
procedimientos ya indicados.
3.2.6 Declaracin de desierto un proceso. En casos debidamente calificados podr declararse desierta
una licitacin. Entre las circunstancias que puede sustentar tal decisin se consideran las siguientes:
Cuando no se presenten ofertas.
Por razones presupuestarias, cuando los valores cotizados excedan los presupuestados en un margen tal que
impida materializar la compra o contrato.
Cuando los valores cotizados representen aumentos injustificados en relacin a ltimas adquisiciones o no se
ajusten a las condiciones de mercado.
Cuando haya evidencias fundadas de colusin entre proponentes.
Cuando las ofertas no resulten convenientes a los intereses del Hospital.
Cuando las ofertas sean declaradas inadmisibles por no ajustarse a los requerimientos establecidos en las
bases administrativas y/o tcnicas.
La licitacin debe declararse desierta a travs de resolucin fundada publicada en el portal.
Paso 1. Si la Comisin de Anlisis, de Evaluacin y Propuestas de Adjudicacin considera que la licitacin
debe ser declarada desierta, deber levantar acta y la remitir al Director proponiendo que sea declarada
desierta.
Paso 2. Si el Director del Hospital est de acuerdo con lo resuelto por la Comisin de Anlisis, de Evaluacin y
Propuestas de Adjudicacin, emitir una resolucin declarando desierta la licitacin, la que remitir a la Unidad
de Abastecimiento para su publicacin.
Paso 3. La determinacin de no adjudicar o declarar desierta una licitacin se comunicar a travs del portal
www.mercadopublico.cl para que todos los proponentes sean informados oportunamente, adjuntando
resolucin que adjudic.
3.2.7 Contrato: Una vez efectuada la adjudicacin por resolucin de la Direccin que debe ser publicada, se
proceder a la firma del contrato, dentro del plazo que se establezca en las Bases, el Hospital deber proceder
a firmar un contrato con el oferente adjudicado que regule en forma clara, precisa y detallada todas las
condiciones del acuerdo de contratacin de los servicios o adquisicin del equipo y las obligaciones de las
partes.
3.2.7.1 En el caso de las adquisiciones de equipos:
a) Emitir una orden de compra por el equipo que se adquiere que ser enviada al proveedor.
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b) La orden de compra, en caso que exista un contrato firmado, se enviar a la Unidad, Servicio o
Departamento en el cual se instalar el equipo, para efectos que coordinen la instalacin y supervise
los aspectos tcnicos.
c) Una copia de la orden de compra se enviar a la Subdireccin de Operaciones, para que coordine
todos los aspectos administrativos de la instalacin.
d) En caso que no se requiera firma de contrato, se esperar la aceptacin de la orden de compra, y una
vez aceptada se enviar a la Unidad, Servicio o Departamento en el cual se instalar el equipo, y al
Departamento de Control Interno de Gestin de Contratos para los fines sealados en la letra
inmediatamente precedente.
3.2.7.2 En el caso de los servicios:
a) Servicios fijos o regulares y con claridad en el monto mensual a facturar y con contrato: se emitir una
orden de compra mensual, en cada inicio de mes, la que ser enviada al proveedor. El encargado de
Departamento de Control Interno de Gestin de Contratos deber controlar que a fin de mes se hayan
otorgado los servicios requeridos.
b) Servicios irregulares, sin certeza de su requerimiento mensual: el Departamento de Control Interno de
Gestin de Contratos, en atencin a lo acordado con cada proveedor, llevar un control interno de las
prestaciones de los servicios en forma mensual, informacin que luego cruzar con la informacin del
proveedor, y una vez conciliados los servicios prestados, la Unidad de Abastecimiento solicitar a un
supervisor de compras que emita una orden de compra por la totalidad de los servicios prestados
durante el mes, que servir de respaldo a la factura que se emita por el proveedor; la orden de compra
ser enviada al proveedor
c) En caso que en los servicios no se requiera contrato, se proceder de la misma forma, debiendo el
Departamento de Control Interno de Gestin de Contratos, comparar los informes con las bases de
licitacin para su seguimiento y con la resolucin de adjudicacin para cerciorarse de su vigencia.
Paso 1. La Unidad de Abastecimiento, una vez que haya notificado la resolucin de adjudicacin, enviar todos
los antecedentes al Departamento de Control Interno y Gestin de Contratos.
Paso 2. El Departamento de Control Interno y Gestin de Contratos, proceder a redactar el contrato respectivo
y lo enviar a Asesora Jurdica para revisin si correspondiere.
Paso 3. Una vez obtenida la versin final del contrato, el Departamento de Control Interno y Gestin de
Contratos Unidad de Gestin y Control de Contratos, deber enviarlo al oferente adjudicado para su firma
dentro de los plazos establecidos en las bases de licitacin.
Paso 4. Si el oferente adjudicado no lo firma dentro del plazo estipulado o no entrega la garanta de fiel y
oportuno cumplimiento del contrato y dems antecedentes si correspondiere, el Departamento de Control
Interno y Gestin de Contratos deber dar aviso a la Unidad de Abastecimiento y a Asesora Jurdica para
efectos que analicen el problema y otorguen solucin dentro del marco establecido por la legislacin nacional,
las bases de licitacin y la oferta del oferente adjudicado.
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Paso 5. Si el oferente adjudicado firma el contrato, entrega la garanta de fiel cumplimiento del contrato y todos
los antecedentes que sean necesarios de acuerdo a las bases de licitacin, la el Departamento de Control
Interno de Gestin de Contratos proceder a redactar una resolucin que apruebe el contrato y la enviar a la
direccin para su aprobacin y eventual firma.
Paso 6. Si el Director da su visto bueno y aprueba la resolucin, la firmar y enviar al Departamento de
Control Interno de Gestin de Contratos, quienes la publicarn en el portal www.mercadopublico.cl
Paso 7. Realizado lo anterior, el supervisor de compras proceder a:
Paso 1. Una vez enviada la orden de compra al proveedor, el Departamento de Control Interno de Gestin de
Contratos deber verificar que los servicios se hayan prestado, solicitar un informe al administrador del
contrato y lo enviar a la Unidad de Finanzas. Anexado al informe, deber enviarse un certificado de pago de
las obligaciones laborales y todos los documentos que sean necesarios en virtud de las bases de licitacin y del
contrato suscrito.
Paso 2. La unidad de Abastecimiento, verificar que la orden de compra y el informe sean concordantes, se
acompaen los documentos y revisar que los servicios se encuentren cubiertos por el contrato, es decir, que
los servicios se presten en virtud de un contrato vigente. Si se encuentra conforme con todo lo anterior, dar su
visto bueno y enviar los antecedentes a Finanzas para que proceda al pago.
Paso 3. El proveedor deber facturar en conformidad a lo que se estipule en el contrato.
Servicios Irregulares:
Paso 1. Una vez emitida la orden de compra, sta ser enviada a la Unidad de Finanzas anexado a un informe
de los servicios prestados, emitido por el administrador del contrato y adjuntando un certificado de pago de las
obligaciones laborales y todos los documentos que sean requeridos por las bases de licitacin o por el contrato
suscrito.
Paso 2. La unidad de Finanzas verificar que toda la documentacin se encuentre en orden y que los servicios
fueron prestados en virtud de un contrato vigente.
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Paso 3. Una vez recepcionada la orden de compra por el proveedor, ste proceder a emitir la factura
correspondiente.
b) Recepcin de Equipos:
Paso 1. Para que proceda la recepcin conforme de los equipos, stos debern cumplir con las condiciones
que se especifiquen en las bases de licitacin y/o en el contrato suscrito, debiendo ser instalados en la unidad,
servicio o departamento en que se utilizarn. Ser la Subdireccin de operaciones y el administrador del
contrato quienes se encargarn de supervisar la instalacin y puesta en marcha del equipo y que se brinden las
capacitaciones correspondientes en caso que procedan.
Paso 2. Una vez efectuado lo anterior, la Subdireccin de Operaciones emitir un informe en que seale que la
recepcin se encuentra conforme y la enviar a la unidad de abastecimiento y a la unidad de finanzas.
Paso 3. El Departamento de Control Interno y Gestin de Contratos, se har cargo del control del contrato, en
caso que se haya adquirido el equipo con servicios, el cual, en lo que correspondiere, ser sometido a los
procedimientos relativos a los servicios.
Paso 4. La facturacin del equipo, se realizar de acuerdo a lo estipulado en el contrato, y si no se realiza
contrato por no requerirse de acuerdo a las bases de licitacin; la facturacin podr realizarse a la entrega del
equipo; a la recepcin conforme; a la firma del contrato, etc.
3.2.9 Pago al proveedor: Una vez emitida la orden de compra respectiva, ya sea en cumplimiento de una
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
ADQUISICIONES
3.2.10 Evaluacin y Auditoria: La Unidad de Logstica la realizar en conformidad al punto 2.2.10 del
3.3 Compras a travs de Licitacin Privada. Este proceso ser aplicable slo en los casos establecidos
por la Ley N 19.886 en su artculo 8, o su Reglamento aprobado por Decreto N 250, en su artculo 10, y
que se encuentran reseados en el punto 2.3 del Ttulo III de este Captulo.
Ser la Unidad de Abastecimiento, con el apoyo de Asesora Jurdica, quien decidir si recurrir o no a una
contratacin a travs de Licitacin Privada.
3.3.1 Caractersticas del Proceso de Compras a travs de Licitacin Privada. Este proceso que
es factible de ser utilizado en los casos enumerados anteriormente, y en general, al declarase desierta
una licitacin pblica, tiene como principal caracterstica que en ella se invita a participar a proveedores
seleccionados (tres como mnimo), a travs de invitaciones privadas que se envan por el portal
www.portalmercadopublico.cl. Los proveedores seleccionados para participar en la licitacin privada,
debern ser en lo posible aquellos proveedores con amplia experiencia en el mercado y cuyos
precios sean competitivos. En todo lo dems, se aplica ntegramente todo el procedimiento establecido
para la Licitacin Pblica.
Como alcance, se hace presente que si a la licitacin privada precedi una licitacin pblica declarada
desierta, en dicha licitacin privada deben aplicarse las mismas bases administrativas y tcnicas
establecidas para la licitacin pblica.
3.4 Compras a travs de Trato Directo. Este proceso es factible de ser utilizado slo en los casos
establecidos por la Ley N 19.886 en su artculo 8, o su Reglamento aprobado por Decreto N 250, en su
artculo 10, y que se encuentran reseados en el punto 2.3 del Ttulo III de este Captulo.
Para contratar directamente, ser necesario contar con al menos tres cotizaciones distintas para elegir al
proveedor con el cual se contratar. En los casos de los numerales 3, 4, 6 y 7 del artculo 10 del Reglamento de
la Ley N 19.886, no ser necesario contar con tres cotizaciones distintas.
Procedimiento para concretar la adquisicin a travs de trato directo:
Paso 1. Unidad de Abastecimiento decidir en conjunto con Asesora Jurdica, si se encuentra frente a una
causal que permita la aplicacin de la contratacin directa.
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Paso 2. Unidad de Abastecimiento solicitar tres cotizaciones a distintos proveedores, salvo que ello no sea
necesario. Los proveedores los elegir en conjunto con la Subdireccin de Operaciones, y en el caso de
servicios o equipos mdicos, los proveedores los elegir en conjunto con la Subdireccin de Gestin Clnica.
Paso 3. Paso 3. Una vez obtenidas las tres cotizaciones (si son necesarias), la Unidad de Abastecimiento las
presentar a la Subdireccin correspondiente para que decida qu alternativa es la ms conveniente para
contratar. Luego se realizar una resolucin que considerar los motivos que fundamentan la decisin y ser
enviada a la Direccin para su visto bueno.
Paso 4. Si el Director se encuentra de acuerdo, dar su visto bueno y autorizar la contratacin directa.
Paso 5. Establecido con qu proveedor se contratar y con el visto bueno de la Direccin, la Unidad de
Abastecimiento negociar los detalles no contemplados en la cotizacin y una vez finiquitado enviar todos los
antecedentes al Departamento de Control Interno y Gestin de Contratos para que redacten el contrato, con
visto bueno de Asesora Jurdica.
Paso 6. Firmado el contrato por el proveedor, ser remitido a la Unidad de Abastecimiento para que preparen la
resolucin respectiva que deber ser firmada por el Director.
Paso 7. Una vez firmada la resolucin que aprueba el contrato, la Unidad de Abastecimiento la publicar en el
portal www.mercadopublico.cl., y enviar todos los antecedentes al Departamento de Control Interno y Gestin
de Contratos para que procedan a adquirir productos conforme a lo establecido en el convenio y al punto 3.2.7
de este Ttulo.
3.5 Gestiones de evaluacin de contratos y proveedores.
3.5.1 Calificacin a Proveedor(es) Adjudicado(s)
El Departamento de Control Interno y Gestin de Contratos, deber realizar un seguimiento a todos los
contratos celebrados, para efectos de evaluar a los proveedores y calificarlos en el portal
www.mercadopublico.cl. La evaluacin de los proveedores deber enfocarse en el grado de cumplimiento de
las obligaciones establecidas en el contrato, en particular en cuanto al cumplimiento de los plazos de entrega
de los productos y gestin de post venta.
3.5.2 Gestin de Reclamos que puedan deducir los proveedores.
Los proveedores, de acuerdo a la regulacin establecida por Ley para las contrataciones pblicas, tienen
derecho a deducir reclamos en contra de las Entidades Licitantes por medio formal, a travs del portal
www.mercadopublico.cl. En caso que se presente un reclamo relacionado al proceso, el Administrador del
Portal Mercado Pblico del Hospital, debe derivar este reclamo, a quien corresponda, para que en un plazo no
superior a 48 horas, responda al proveedor a travs del portal.
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ADQUISICIONES
En caso que las Unidades, Servicios o Departamentos, determinaran que necesitan contratar servicios o
adquirir equipos que no se encuentran contemplados en el plan anual de compras, podrn hacer sus solicitudes
de acuerdo al siguiente procedimiento.
Una vez establecido por cada unidad, departamento o servicio que requiere para su funcionamiento un servicio
o un equipo no contemplado dentro del plan anual, a travs de sus respectivos jefes, debern enviar sus
solicitudes fundadas en detalle a la Unidad de Abastecimiento, que debern comprender las especificaciones
claras, completas y precisas, definiendo las caractersticas tcnicas del servicio o del equipo que se requiere.
Adems, deber entregar una estimacin mensual que se proyecta gastar en el servicio, o sealar que slo lo
requiere por una vez. En el caso de los equipos, las unidades, departamentos o servicios que requieran la
adquisicin de un equipo, debern presentar una solicitud fundada, que deber comprender: caractersticas
tcnicas detalladas que se requieren, precio estimado y proveedores del mercado.
En la definicin de sus requerimientos, el Servicio, Departamento o Unidad debe ajustarse a la normativa
vigente as como a las instrucciones y procedimientos especficos entregados por la Direccin del Hospital,
considerando que se debe permitir la participacin amplia de proponentes, dado el inters estratgico de
extender el mercado de la oferta.
Los requerimientos de los Servicios o Unidades se formalizan a travs del documento Solicitud de Pedido o
Formulario de Requerimiento, el que debe considerar las condiciones de especificacin ya sealadas, y
adems debe fundamentar su requerimiento. Cuando corresponda, o cuando sea solicitado por la Unidad de
Abastecimiento se deben acompaar bases tcnicas especficas. Una vez que Unidad de Abastecimiento tenga
los antecedentes anteriores se aplicar el siguiente procedimiento:
Paso 1. Cada servicio, departamento o unidad, rene antecedentes anteriores, confecciona formulario de
requerimiento y lo enva a la Unidad de Abastecimiento.
Paso 2. Unidad de Abastecimiento, en base a todos los antecedentes aportados, analiza la factibilidad de la
compra, emite un informe, y si este informe seala que la compra se encuentra fundamentada, enviar los
antecedentes a la SDA.
Si la Unidad de Abastecimiento estima que la compra no se justifica, devolver los antecedentes a la unidad
requirente respectiva, que podr solicitar la compra a la Subdireccin de Operaciones.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
ADQUISICIONES
Paso 3. La Subdireccin Administrativa, revisar los antecedentes y verificar si cuenta con presupuesto
disponible. Si tiene presupuesto disponible, dar su visto bueno y enviar todos los antecedentes de que
disponga a:
a) La Subdireccin de Gestin Clnica, en el caso de contratacin de servicios o equipos mdicos para su visto
bueno;
b) La Subdireccin de Operaciones, en el caso de servicios o equipos no mdicos, para su visto bueno. En
caso que el proyecto haya sido visado por la Subdireccin de Operaciones previo al trmite en Finanzas, no
ser necesario enviarle los antecedentes.
Si la Unidad de Finanzas no tiene presupuesto disponible deber rechazar la compra. En este ltimo caso, la
Unidad de Finanzas deber devolver los antecedentes a la unidad, departamento o servicio respectivo, que si lo
estima conveniente podr insistir en la compra enviando para anlisis todos los antecedentes a la Subdireccin
Administrativa para que se pronuncie sobre el presupuesto.
Paso 4. La Subdireccin Administrativa, analizar todos los antecedentes, si estima que la compra se
encuentra plenamente justificada, dar su visto bueno. En caso que tenga dudas, remitir los antecedentes al
Director, quien decidir si se compra o no el producto solicitado.
Paso 5. La Subdireccin Administrativa, o en su defecto, la Direccin del Hospital, enviar a los antecedentes
con visto bueno a la Unidad de Abastecimiento, para que proceda a contratar el servicio o adquirir el equipo de
acuerdo a los procedimientos sealados en el punto 2 de este Ttulo, es decir, la Unidad de Abastecimiento
deber verificar si compra a travs de convenio marco, de licitacin pblica, de licitacin privada o a travs de
trato directo; en cada caso, se aplicar el procedimiento descrito en el apartado correspondiente.
Paso 7. La Unidad de Abastecimiento, una vez informado que debe iniciar un proceso de compras, deber
enviar todos los antecedentes a la Subdireccin Administrativa para que se informe y decida si para el prximo
Plan Anual de Compras se incluir o no la contratacin de los servicios de que se trate; en el caso de los
equipos, se informar a la Subdireccin de Operaciones, para que los incorpore a su listado de servicios de
mantencin o al de reposicin cuando corresponda.
1. Criterios de evaluacin
Los criterios de evaluacin son parmetros cuantitativos y objetivos que siempre sern considerados para
decidir la adjudicacin, atendiendo a la naturaleza de los bienes y servicios que se licitan, la idoneidad y
calificacin de los oferentes y cualquier otro antecedente que sea relevante para efectos de la Adjudicacin.
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ADQUISICIONES
Es obligatorio que todos los procesos de contratacin cuenten con criterios de evaluacin objetivos. Los
criterios que se establecen en este Manual son criterios mnimos, por lo en cada compra o contratacin de
servicios que se realice, podr contar con ms criterios que lo que aqu se establecen.
Dentro de cada criterio, pueden establecerse subcriterios, dependiendo de la complejidad de cada compra de
productos o contratacin de servicios.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
ADQUISICIONES
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
ADQUISICIONES
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
ADQUISICIONES
2. Realizar control de inventarios para la ptima utilizacin de los productos que se guardan en bodega.
3. Garantizar la disponibilidad permanente del grupo de productos definidos como estratgicos,
asegurando el adecuado funcionamiento operacional de la Institucin.
4. Establecer y determinar los volmenes de producto que se manejarn en el Inventario, asegurando que
dichos niveles sean ptimos y que representen un adecuado costo de operacin.
5. Identificar los puntos del proceso asociado al manejo de inventario, definiendo mecanismos de registro
y control del mismo, que permitan asegurar y efectuar el adecuado control y seguimiento, y disponer de
elementos que apoyen la gestin del mismo.
2. Alcance
El alcance de la poltica de inventario estar acotado a los productos que se utilizan para el normal
funcionamiento y que son administrados por parte de cada Bodega: Abastecimiento general (Insumos no
clnicos) y Farmacia (Medicamentos e Insumos Clnicos), agrupndose en 3 grupos de productos en funcin del
uso.
3. Proceso de inventario
Conservacin: Localizacin y distribucin correcta de los productos para que puedan ser fcilmente
inventariados.
Identificacin: Exactitud de la identificacin de los componentes y solamente un nmero restringido
de personas puede identificarlos correctamente.
Instruccin: Debe estar definida la funcin de cada actor en el proceso de inventario.
Formacin: Es necesario formar y recordar a los actores del proceso en el procedimiento ptimo de
inventario.
El proceso de inventario debe determinar cules son las potencialidades y falencias del inventario,
considerando lo siguiente para tomar acciones correctivas:
Exceso de Inventario
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ADQUISICIONES
Insuficiencia de inventario
Robo
Mermas
Desorden
Se har en base a un sistema de monitoreo que contemple a lo menos, Stocks Mximos, Mnimos y Crticos,
para poder generar una reposicin oportuna. De ser necesario, cada stock se realizar de acuerdo a cada
producto.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
ADQUISICIONES
En bodega, en forma sistemtica y habitual, se revisan los productos que aparecen almacenados,
principalmente respecto de las fechas de vencimiento, pues no se cuenta con un sistema informtico, que
permita ingresar la fecha de vencimiento, nmero de lote, o serie y otros datos relacionados con la
obsolescencia del producto. Manualmente los ejecutivos de bodega se encargan de revisar los productos
prximos a vencer, sin movimiento o vencidos.
Mensualmente el encargado de bodega debe generar un informe con productos prximos a vencer, sin
movimiento o vencido. Este informe debe ser enviado a la Unidad de Abastecimiento.
Respecto de los productos prximos a vencer, el encargado de bodega deber enviarlo al Departamento de
Control Interno y Gestin de Contratos para efectos que revise si el convenio suscrito, o en las bases de
licitacin respectiva, se consider una poltica de canje de los productos; si se contempl, el Departamento de
Control Interno y Gestin de Contratos, en conjunto con la Unidad de Abastecimiento, proceder a poner en
prctica la poltica de canje con la empresa.
Paso 1
Constantemente, a lo menos con regularidad mensual los ejecutivos de bodega deben revisar sus productos,
para detectar con tiempo posibles vencimientos.
En el caso de que se encontrara algn producto con fecha de vencimiento prximo se debe:
Paso 2
En el caso de que el producto no pueda ser utilizado y, finalmente, se cumpla la fecha de vencimiento del
producto:
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
ADQUISICIONES
Debe detallarse el cdigo, nombre, factor de empaque y valorizacin. En este memorando se debe solicitar
la Resolucin para dar de baja los productos vencidos.
Una vez tramitada la Resolucin para eliminacin de productos vencidos, se informa a la Unidad de
Inventario, para solicitar un ministro de fe para la eliminacin de los productos a la basura, de empresa
corriente, siempre y cuando estos productos no sean medicamentos oncolgicos, pues estos no se pueden
eliminar por esa va. Los medicamentos oncolgicos deben ser retirados por empresas especiales en el
rubro.
Realizar los ajustes de existencias de productos autorizados por Resolucin para la eliminacin.
Revisar el movimiento, rotacin y protocolo para evaluar uso y/o desuso de dichos productos
La Gestin y Control de Contratos, estar a cargo del Departamento del Control Interno y Gestin de Contratos,
que deber estar en permanente coordinacin con la Unidad Compradora: Abastecimiento.
La Gestin de contratos significa definir las reglas de negocio entre el Hospital y los proveedores, o en otras
palabras, establecer los derechos y obligaciones entre las partes, minimizando los riesgos del proceso, y
manejando eficaz y eficientemente su cumplimiento, en otras palabras, comprende la creacin del contrato, su
ejecucin, la gestin de las entregas de los productos o servicios y la relacin con los proveedores.
En el caso de aquellas compras o contrataciones inferiores a 100 UTM, que no requieren un contrato formal,
por escrito, pero en que igualmente existe una relacin contractual, tambin debe ser sometida al
Departamento de Control Interno y Gestin de Contratos para su control y seguimiento.
Una visin integral incluye adems la gestin post entrega (post venta), la evaluacin de los contratos, el
registro y uso de la informacin generada en cada adquisicin para planificar las compras y tomar mejores
decisiones.
2. Registros que debe llevar el Departamento de Control Interno y Gestin de Contratos.
El Departamento de Control Interno y Gestin de Contratos, para el cumplimiento de sus fines, llevar registro
y actualizacin mensual de todos los contratos vigentes de la Institucin. Esto de acuerdo a las siguientes
clasificaciones:
a. Abastecimiento de medicamentos.
b. Abastecimiento de Insumos.
c. Adquisiciones de Equipos (compra, arriendos, comodatos, etc.)
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3. Funcin de Control
La Unidad de Abastecimiento, como unidad compradora, cada vez que concrete una nueva adquisicin, reunir
todos los antecedentes correspondientes y los enviarn al Departamento de Control Interno y Gestin de
Contratos, para que se encargue de confeccionar el contrato y realizarle el seguimiento correspondiente en su
ejecucin.
La Unidad de Abastecimiento, como unidad compradora, deber informar en forma mensual al Departamento
de Control Interno y Gestin de Contratos, todas las actualizaciones de las compra mensuales y las
adquisiciones con cargo a cada contrato suscrito o a la licitacin adjudicada en aquellos casos en que no
procede escriturar el contrato, para efectos de que el departamento de control interno y gestin de contratos,
pueda llevar un control estricto respecto de las cantidades en productos que se adquieren y las cantidades de
dinero que se imputan a las contrataciones.
La informacin anterior, debe ser utilizada para verificar mensualmente si proceden pagos renovacin, multas,
trmino u otros hitos.
Cada vez que el Departamento de Control Interno y Gestin de Contratos, reciba los datos de actualizacin
anteriormente descritos, debern en un plazo de 5 das, retroalimentar a las Unidad Compradora con
informacin, que comprender:
a) Cantidades de productos, o en su caso, los servicios comprados con cargo a un contrato o licitacin si
no correspondiere escriturar la relacin contractual.
b) Recursos involucrados en las adquisiciones.
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La evaluacin de los contratos debe ser realizada antes de la fecha de trmino o renovacin establecida en los
mismos.
Criterios a evaluar, cuando corresponda:
o
o
o
o
o
Antigedad
Especificidad
Complejidad de la Licitacin
Clusulas de trmino de contrato
Cumplimiento del contrato por parte del proveedor
El Administrador del Contrato tiene la obligacin de entregar toda la informacin para proceder al pago a la
Unidad de Finanzas y la informacin de incumplimientos que generen sanciones para el proveedor al
Departamento de Control Interno y Gestin de Contratos.
Los coordinadores de contratos y aquellos funcionarios a cargo de los pagos tienen la obligacin de entregar al
funcionario encargado de gestionar los contratos, toda la informacin que este requiera en forma oportuna, con
el fin de evitar posibles reclamos de parte del proveedor o incumplimiento de contrato por parte de ste.
5 Manejo de Incidentes
La Institucin intentar dar solucin a todos los problemas que se pudieran generar producto de los procesos
de adquisicin que realiza.
Estos problemas sern analizados segn se trate de situaciones o incidentes internos o externos.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
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Los incidentes internos son todas las situaciones irregulares, que involucren slo a funcionarios de la
Institucin, no contenidas en el presente manual, que afecten la transparencia y eficiencia de los procesos de
compra o contratacin.
Para dar respuesta a un incidente interno, el Jefe de Abastecimiento segn corresponda, deber reunir toda la
informacin relacionada con la adquisicin y dar respuesta y solucin al incidente ocasionado. Si reunido los
antecedentes, se hace imposible dar solucin, debe solicitar a la Subdireccin Administrativa, convocar una
sesin especial del Comit de Anlisis, Evaluacin y Propuestas de Adjudicacin, que deber determinar las
acciones a seguir, las que irn desde buscar una solucin que ponga trmino al incidente hasta entregar los
antecedentes a la Direccin para que adopte las medidas que estime pertinente.
5.2 Incidentes externos
Los incidentes externos son todas las situaciones irregulares, que involucren a funcionarios de la Institucin,
proveedores o ciudadanos, no contenidas en el presente manual, que afecten la transparencia y eficiencia de
los procesos de compra o contratacin.
Para dar solucin a un incidente externo, el Jefe de la Unidad de Abastecimiento, deber reunir toda la
informacin relacionada con la adquisicin y dar solucin al incidente ocasionado. Si reunidos los antecedentes,
se hace imposible dar alguna solucin acorde con la normativa legal, debe solicitar a la Subdireccin
Administrativa que convoque una sesin extraordinaria del Comit de Anlisis, Evaluacin y Propuestas de
Adjudicacin que deber determinar las acciones a seguir.
En caso de que este Comit no pueda determinar las acciones a seguir, sea por las competencias de quienes
la componen o por la imposibilidad de lograr acuerdo absoluto, el incidente con sus antecedentes deber ser
remitido a la Direccin para que se adopten las medidas pertinentes.
Las garantas son instrumentos bancarios de carcter financiero que las Instituciones Pblicas solicitan a los
proveedores para que stos garanticen:
a) La seriedad de la oferta que presenten en un proceso de adquisicin.
b) El fiel y oportuno cumplimiento del contrato.
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c) Otras garantas que la institucin licitante estime pertinente resguardar en un proceso licitatorio por la
compra de productos o por la prestacin de servicios.
2. Tipos de garantas
Las garantas que el Hospital puede solicitar deben ser pagaderas a la vista, y deben asegurar su ejecucin de
manera rpida y efectiva. Dentro de los documentos que tienen estas caractersticas, tenemos: a) Plizas de
Seguros, c) Vale Vista y d) Boletas de Garanta.
Las garantas que se soliciten en los proceso de contratacin de esta Institucin, necesariamente deben ser
pagaderas a la vista con carcter de irrevocable, y en ellas o en un documento adjunto a ella deber indicarse
el numero de ID de la Propuesta y nombre de la licitacin. En aquellos casos en que la contratacin sea directa,
la garanta deber indicar el nombre de los productos o servicios que cauciona.
2.1 De la seriedad de la oferta
a. Recepcin
Las garantas de seriedad de la oferta debern ser entregados de acuerdo a las instrucciones que se
determinen en las Bases de Licitacin, y si estas nada dicen, respecto de la recepcin, sta deber hacerse en
la Unidad de Finanzas del Hospital, en sobre sellado, indicando nombre de la propuesta, N de ID y nombre o
razn social del oferente.
Procedimiento:
Paso 1. Unidad de Finanzas recepcionar, y deber registrar todas las garantas de seriedad de oferta que
reciban dentro del plazo que se establezca en las bases de licitacin, dejando registro en el sistema informtico
de intranet del hospital.
Paso 2. Unidad de Finanzas, custodiar las garantas de seriedad de la oferta que reciba en la caja fuerte de la
Unidad.
b. De la apertura de los sobres de garanta de Seriedad de la oferta:
Una vez cumplido el plazo de publicacin y habilitado el plazo para la apertura de ofertas se procede a revisar y
definir los proveedores que presentaron sus ofertas debidamente respaldadas con las garantas de seriedad de
la oferta siempre y cuando el proceso lo explicite, es decir:
c. Para procesos mayores o igual a las 1.000 UTM es obligatorio la presentacin del documento
en garanta de seriedad de la oferta.
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d. Para procesos entre 100 UTM y 999 UTM, la entrega del documento en garanta ser
obligatorio slo si las bases que regulan el procedimiento lo exigen.
e. Para procesos menores a 100 UTM, no existe obligatoriedad de la presentacin de dicho
documento, pero se recomienda, en especial cuando se procede a la contratacin de
servicios.
Si el proceso licitatorio exige presentacin de garanta de Seriedad de la oferta se procede a la apertura de los
sobres y revisin de las Garantas, es decir, se revisa:
f.
g.
h.
i.
j.
k.
l.
m.
n.
Si el oferente ya sea persona natural o jurdica omitiera cualquiera de estos antecedentes o no cumpliere con
los requisitos sealados en las bases, ser razn de declarar inadmisible la oferta recibida, solicitndose
inmediatamente a la unidad de Finanzas, el endoso y devolucin del documento.
Si las garantas cumplen con los requisitos sealados en las bases que regulan el proceso licitatorio se procede
al envo de estos para custodia a la Unidad de Finanzas indicando los siguientes antecedentes en el sistema de
intranet.
o.
p.
q.
r.
s.
t.
u.
Numero de Propuesta
Motivo que cauciona el documento (Seriedad de la Oferta)
Rut del oferente
Nombre o Razn Social del oferente
Monto
Fecha de Vigencia del documento
Institucin Financiera
La unidad de Finanzas registra los antecedentes antes sealados en el sistema informtico de intranet del
Hospital.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
ADQUISICIONES
Si el proceso licitatorio exige la emisin de un documento para garantizar el fiel cumplimento del contrato, el
oferente adjudicado deber entregar, al momento de la firma del contrato, un documento en garanta por fiel
cumplimiento de ste, con carcter de irrevocable, pagadera a la vista.
En este documento se procede a la revisin de los siguientes antecedentes:
v. Nombre o Razn social del emisor
w. Rut del emisor del documento
x. Razn social del Beneficiario
y. Rut del Beneficiario
z. Plazo de Vigencia del documento que este acorde al plazo de vigencia solicitado en las bases
aa. Nombre de la propuesta
bb. Numero de ID
cc. Glosa del Documento Para garantizar el fiel y oportuno cumplimiento del Contrato del ID
XXXX. En el caso que se garantiza el cumplimiento de la ejecucin de un servicios la glosa
ser: Para garantizar el fiel y oportuno cumplimiento del contrato de la licitacin ID
XXXXXX y de las obligaciones laborales.
dd. Monto del documento en garanta que se ajuste a lo solicitado en las bases.
Recibido de conformidad el documento se procede al envo para custodia de ste a la Unidad de Finanzas del
Hospital, indicando los siguientes antecedentes:
ee. Numero de Propuesta
ff. Motivo que cauciona el documento (Fiel cumplimiento del Contrato)
gg. Rut del oferente adjudicado
hh. Nombre o Razn Social del oferente adjudicado
ii. Monto
jj. Fecha de Vigencia del documento
kk. Institucin Financiera
3 Endoso y Devolucin
Cuando corresponda, las garanta de seriedad de la oferta y de fiel cumplimiento del contrato, sern
endosas y devueltas a su emisor de acuerdo a lo que se seala a continuacin. Si la emisora es una
persona jurdica, quien retire deber exhibir un poder simple para realizar el trmite.
Las garantas sern devueltas por la Unidad de Finanzas, de lunes a viernes en horario hbil.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
ADQUISICIONES
1. En el caso de los oferentes, cuyas propuestas no fueron adjudicadas, sus garantas sern devueltas
una vez notificado a travs del portal la resolucin que adjudica.
2. En el caso del oferente adjudicado, su garanta ser devuelta una vez que firme al contrato y entregue
la garanta de fiel cumplimiento del contrato si procediere.
3.2 Garanta de fiel cumplimiento del contrato.
La garanta ser devuelta a su emisor, en el plazo que se establezca en las bases de licitacin o en el
contrato, el que no podr ser inferior a 60 das hbiles desde terminado el contrato.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
ADQUISICIONES
GOBIERNO DE CHILE
HOSPITAL SANTIAGO ORIENTE
"DR. LUIS TISN BROUSSE
SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA
UNIDAD DE ADQUISICIONES
DR.JMV/DR.EVM/CLA/EZO/PPB/RAL
N ___
__/__/20__
RESOLUCION EXENTA
SANTIAGO,
VISTOS
a) La Ley N 19.653 sobre Probidad Administrativa, b)
La Ley N 19.886 de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministros y Prestacin de Servicios, c) Su Reglamento
el Decreto N 250 de fecha 9 de Marzo de 2004 del Ministerio de Hacienda, d) Las facultades que me confiere el DFL N
1 del 2005 del Ministerio de Salud, que fija el texto, refundido, coordinado y sistematizado del Decreto Ley N 2.763 de
1979 y las Leyes N 18.469 y N 18.933, e) El Decreto N 140 del Ministerio de Salud de fecha 24 de Septiembre de 2004
Reglamento Orgnico de los Servicios de Salud; f) El Artculo 23 del Decreto N 38 del Ministerio de Salud de fecha 29 de
Diciembre de 2005 Reglamento Orgnico de los Establecimientos Autogestionados en Red, g) La Resolucin N 1.600 de
fecha 30 de Octubre de 2008 de la Contralora General de la Repblica que establece normas sobre exencin del trmite
de toma de razn, h) La Resolucin Exenta N 759 de fecha 27 de Diciembre de 2006 que otorga la calidad de
establecimiento de Autogestionado en Red al Hospital Santiago Oriente, del Ministerio de Salud, i) La Resolucin N 0099
de fecha 19 de Enero de 2011, que asigna las funciones de Director del Hospital Santiago Oriente Dr. Lus Tisne
Brousse, de la Direccin del Servicio de Salud Metropolitano Oriente;
CONSIDERANDO
1) Que, el Hospital Santiago Oriente Dr. Luis Tisn
Brousse, a travs del portal www.mercadopblico.cl convoc al proceso de Licitacin Pblica nmero 1959-____-L___,
para la ___________________________, el que se rige por bases de licitacin aprobada por Resolucin N _______
de fecha __ de ________ 20___;
2) Que, una vez vencido el plazo de recepcin
ofertas se ha constatado que se presentaron _____ ofertas, siendo estas las siguientes:
Rut Proveedor
*********
de
Proveedor
***************
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
ADQUISICIONES
3)
Que, realizado el examen de admisibilidad de la oferta de
las Empresa sealada precedentemente, esta oferta se declara admisible en este proceso, por cumplir con lo solicitado en las Bases
Administrativas de la Licitacin:
Rut Proveedor
************
Proveedor
***********
Estado
*********
Total
Nombre de la Oferta
Especificacione
s del Proveedor
***********
***********
**********
********
Cantidad
de
procedim
ientos
****
****
Evaluacin Econmico
40%
Evaluacin Tcnica
60%
Precio
Unitario
neto
Monto total
neto ambos
horarios
Puntaje
Ponderado
Puntaje
Ponderado
Ponde
rado
****
****
*****
***
***
***
***
***
RESOLUCIN
1. ADJUDQUESE la Licitacin Pblica nmero 1959___-L___, para la ___________________, para el Hospital Santiago Oriente Dr. Luis Tisn Brousse, a la Empresa
___________ Rut ____________, por el monto y cantidad sealada a continuacin:
Descripcin
Cantidad Ofertada
Precio Unitario
Monto Neto
*********
********
*******
*********
********
*********
*******
**********
IVA
**********
Monto Total
*********
68
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
ADQUISICIONES
4. INSTRUYASE
al proveedor adjudicado para
presentar la Garanta de Fiel cumplimiento de Contrato y pago de obligaciones laborales.
5. PUBLQUESE
www.mercadopublico.cl, la presenta Resolucin y Acta de Evaluacin.
6.
travs
del
portal
ANTESE Y COMUNIQUESE.
TRANSCRITO FIELMENTE
MINISTRO DE FE
DISTRIBUCIN:
Direccin
Subdirector Gestin Clnica
Subdirector Administrativa
Subdireccin de Operaciones
Unidad de Adquisiciones
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