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Objetivos

Presentar la manera de desarrollar


auditorias con enfoque por procesos.
procesos.

Presentar herramientas que faciliten el


desarrollo del proceso para el auditor .

Presentar una herramienta que permita


al auditor establecer hallazgos que generen
valor a la organizacin

Z|x Vt cx

CARACTERSTICAS
1. Las auditoras deben ser OBJETIVAS, SISTEMTICAS E
INDEPENDIENTES, produciendo informacin para que
facilitar a la alta direccin la toma de decisiones y poder
actuar para mejorar los procesos y sus resultados
resultados..
2. Las auditoras deben tener OBJETIVOS y ser
AUTORIZADAS.. Las auditoras y los programas de auditora
AUTORIZADAS
son planificados y dirigidos, usando tcnicas y mtodos
definidos..
definidos
3. Las evidencias y conclusiones de la auditora deben ser
RELEVANTES, CONFIABLES Y SUFICIENTES
SUFICIENTES,, de manera tal
que auditores que trabajan independientemente entre s
lleguen a conclusiones similares que generen valor
valor..

Z|x Vt cx

CARACTERSTICAS

4. Los miembros del equipo auditor deben ser


COMPETENTES, LIBRES DE PREJUICIOS Y DE CUALQUIER
CONFLICTO DE INTERES.
INTERES.
5. La relacin entre el equipo auditor, auditado y cliente
deber ser de completa CONFIDENCIALIDAD Y DISCRECIN

6. La evidencia de la auditora se fundamenta en un


EJERCICIO DE MUESTREO DE LA INFORMACIN

DISPONIBLE,, ya que la auditora se realiza durante un


DISPONIBLE
perodo de tiempo determinado y por consiguiente no es
posible evaluar toda la informacin
informacin..

Z|x Vt cx

AUDITORA
Proceso sistemtico
sistemtico, independiente
y documentado para obtener
evidencias y evaluarlas
objetivamente, con el fin de
determinar el grado en que se
cumplen
p
los criterios de
auditoria
Z|x Vt cx

CRITERIOS DE AUDITORA
conjunto de polticas, procedimientos o
requisitos
q
utilizados como referencia

Z|x Vt cx

ELEMENTOS ESENCIALES
DEL PROCESO DE
AUDITORA

Z|x Vt cx

CRITERIOS

ESPECIFICACIONES
PLIEGO DE CONDICIONES
REGLAMENTOS
POLTICAS
PLAN ESTRTEGICO
MANUAL
NORMAS LEYES
NORMAS,
PLAN DE CONTINGENCIA
PROCEDIMIENTOS SEGUROS
MTODOS OPERATIVOS
MATRIZ DE PELIGROS Y RIEGOS
PROGRAMAS

LO QUE SE DEBE HACER

Z|x Vt cx

METAS

SALIDAS

REALIDAD

PROCESO
ENTRADAS

LO QUE SE HACE

RESULTADOS

EL DA A DA

Z|x Vt cx

OBJETIVO
- SATISFACCIN DEL CLIENTE
- MEJORAMIENTO DEL PROCESO
- SELECCIN DE UN
PROVEEDOR
- CERTIFICACIN
- DISMINUIR EL DESPERDICIO
- META

PARA QUE SE
HACE

Z|x Vt cx

10

HALLAZGOS DE LA
AUDITORA
Resultados de la evaluacin de las evidencias
de la auditora frente a los criterios de

auditora
NOTA.- Los resultados de la auditora pueden indicar la conformidad o
NOTA.
no conformidad con los criterios de auditora u oportunidades para la
mejora..
mejora

Z|x Vt cx

11

EVIDENCIAS DE LA
AUDITORA
Registros,
i
d l
declaraciones
i
d hecho
de
h h u otra
informacin que son relevantes para los
criterios
i i
de auditora
i
y que son
verificables.
NOTA.-

Z|x Vt cx

Las evidencias de la auditora pueden ser


cualitativas o cuantitativas.

12

CONCLUSIONES DE LA
AUDITORA
Consecuencia de una auditora, proporcionada
por ell equipo auditor despus
d
de
d
l
la
consideracin de los objetivos de la auditora y
de todos los hallazgos
h ll
d la
de
l auditora
auditora.
dit .

Z|x Vt cx

13

CLIENTE DE LA AUDITORA
Organizacin o persona que solicita
una auditora
auditora

Z|x Vt cx

14

AUDITOR
Persona con la competencia para realizar una
auditora

Z|x Vt cx

15

EQUIPO AUDITOR
Uno o ms auditores que realizan una auditora
auditora,, ayudado
por expertos tcnicos,
tcnicos, si es necesario

NOTA:

Z|x Vt cx

A)

PARA EFECTUAR UNA AUDITORA, EL AUD


AUDITOR DEBE ESTAR
AUTORIZADO PARA STA

EN PARTCULAR
PARTCULAR.

b)

UN AUDITOR DESIGNADO PARA DIRIGIR UNA AUDITORA DE


CALIDAD, SE LLAMA AUDITOR PRINCIPAL O JEFE

c)

EL EQUIPO AUDITOR PUEDE INCLUIR AUDITORES EN


FORMACIN

16

AUDITADO
Organizacin objeto de una
auditora
di

Z|x Vt cx

17

AUDITORA COMBINADA
Es cuando se audita ms de un
sistema de gestin, por ejemplo el
SGA, S & SO, Sistema de Riesgos
y/o el de Calidad.
Calidad

Z|x Vt cx

18

AUDITORA CONJUNTA
Cuando dos o ms
organizaciones
i i
cooperan a fin
fi
de auditar a un solo auditado.

Z|x Vt cx

19

LA AUDITORA DE
PRODUCTO

PERMITE EXAMINAR EL RESULTADO DE UN PROCESO O UNA


ACTIVIDAD.

AYUDA A DETERMINAR SI LA EMPRESA TIENE LOS MEDIOS PARA:


DISEAR,,
REALIZAR
CONTROLAR

EL PRODUCTO ESPERADO

CONTRIBUYE A EVALUAR LA EFICACIA DEL CONTROL DE CALIDAD


SOBRE EL PRODUCTO.

PERMITE EVALUAR LA FIABILIDAD DEL SISTEMA DE INSPECCIN.

Z|x Vt cx

20

LA AUDITORA DE PROCESO

EXAMINA LAS ETAPAS QUE PERMITEN OBTENER TOTAL O


PARCIALMENTE UN BIEN O UN SERVICIO
SERVICIO..

EVALUA LA PRCTICA DIARIA Y LA APROPIACIN DE LAS


ACCIONES QUE TRANSFORMAN LAS ENTRADAS
ENTRADAS
EN SALIDAS
SALIDAS
.

EVALUA LA EFICACIA Y EFICIENCIA DE LAS ACTIVIDADES Y


RECURSOS, EXAMINANDO LOS ASPECTOS QUE DEMUESTRAN LAS
INTERRELACIONES ENTRE
ENTRE::
EL TALENTO HUMANO
LOS EQUIPOS
LOS MATERIALES
EL ENTORNO
LA INFORMACIN

LOS MTODOS
LOS RIESGOS

Z|x Vt cx

21

LA AUDITORA DEL SISTEMA

EXAMINA COMO LA PLANEACIN, LA ESTRUCTURA


ORGANIZACIONAL, LAS RESPONSABILIDADES, LOS PROCESOS,
LOS MTODOS, LAS POLTICAS Y LOS RECURSOS, SE
ENCUENTRAN ALINEADOS
ALINEADOS..

ANALIZA LAS ACCIONES DESARROLLADAS, PROCESO POR


PROCESO, PARA EL LOGRO DE LOS OBJETIVOS
OBJETIVOS..

EVALUAR LA ADECUACIN DE LOS


ORGANIZACIN Y PRCTICAS APLICADAS:
APLICADAS:

OBJETIVOS,

LA

CON LAS DISPOSICIONES PREESTABLECIDAS


CON LOS REQUISITOS VOLUNTARIOS O CONTRACTUALES
CON LOS RIESGOS ESTABLECIDOS

Z|x Vt cx

22

PRINCIPIOS DEL PROCESO DE


AUDITORA
1.

INDEPENDENCIA
INDEPENDENCIA:: Fundamento p
para el entendimiento
confiabilidad en las conclusiones de la auditora.
auditora.

2.

CONDUCTA TICA:
TICA: Base de la integridad
g
y actuacin p
profesional
del equipo auditor
auditor..

3.

OBJETIVIDAD
OBJETIVIDAD:: Obligacin de reportar con precisin y veracidad
los hallazgos de la auditora.
auditora.

4.

EVIDENCIA
EVIDENCIA:: Fundamento racional que soporta las conclusiones
de la auditora, basadas en la aplicacin de los criterios
definidos..
definidos

5.

RESPETO
RESPETO:: Cuidad razonable en todas las etapas del proceso de
auditora incluyendo la elaboracin del informe

Z|x Vt cx

23

AUDITORA

OBJETIVO

META 2

META 1

Z|x Vt cx

HERRAMIENTA PARA EL
MEJORAMIENTO DE
LOS PROCESOS

24

ETAPAS DE UN PROGRAMA DE
AUDITORIA

INICIACIN DE LA AUDITORA
PREPARACIN DE LA AUDITORA
EJECUCIN DE LA AUDITORA
INFORME DE AUDITORA
SEGUIMIENTO A LAS ACCIONES
ADMINISTRACIN DE LOS REGISTROS

Z|x Vt cx

25

FACTORES CLAVE
P
Proveedor
d

O
Organizacin
i
i
Personas

Materiales

Entrada

Z|x Vt cx

Medidas

Cli t
Cliente
Ambiente

Proceso

Equipos

Transformacin

Producto

Mtodos

Salida

26

AFEC
CTAN
PR
RODUCT
TIVIDAD
D

DETERMINAN
CTIVID
P
PRODU
DAD

FACTORES DE XITO

Planificacin
adecuada para los resultados esperados
(especificados con participacin del cliente y teniendo en
cuenta los riesgos operacionales)

Instalaciones y equipos necesarios


(Infraestructura adecuada y mantenimiento previsto)

Materiales
M t i l e Insumos
I
seleccionados
l
i
d
(seleccin y relacin gana a gana con los proveedores)

Tcnicas y mtodos actualizados


(que garanticen eficacia y eficiencia a costos competitivos)

Personal Competente y Calificado


(su formacin y compromiso son claves)

A bi
Ambiente
d
de trabajo
b j adecuado
d
d

Z|x Vt cx

(liderazgo, motivacin, reconocimiento


adems de los aspectos fsicos)

comunicacin,

27

ASPECTOS A TENER EN CUENTA:


Considere:

La importancia y estado del


proceso

Resultado de auditoras anteriores

Minimizacin de distractores

C
Compromiso
i d
de los
l auditados
dit d

El riesgo establecido

La disponibilidad de los
trabajadores y auditores internos.

Z|x Vt cx

28

PLAN DE AUDITORAS

Mapa de procesos del sistema


d gestin
de
ti

Procesos
Entradas y salidas
Controles
Secuencia
Interacciones
Nmero de documentos
Nmero de auditores
Fallas en la comunicacin
Tiempo disponible
M t i de
Matriz
d Riesgos
Ri

Elabore el programa anual

Z|x Vt cx

29

PROGRAMA DE AUDITORA
COSTOS
MNIMOS

MXIMOS
BENEFICIOS
Z|x Vt cx

30

P
PLANEACIN
DE LA
AUDITORA

H
EJECUCIN
DE LA
AUDITORA
RECOLECCIN DE
EVIDENCIAS

A V
APRENDIZAJE
ORGANIZACIONAL

Z|x Vt cx

ESTABLECER EL
EQUILIBRIO

31

PREPARACIN DE LA AUDITORIA
ELABORAR EL PLAN DE LA
AUDITORIA

ASIGNACIN DE ROLES EN EL
EQUIPO
DE TRABAJO
Q

CONSTRUIR LA LISTA DE CHEQUEO


Z|x Vt cx

32

PLAN DE AUDITORA
;
;

Objetivos y alcance de la auditora


Identificacin de los cargos que tengan responsabilidades
directas con respecto a los objetivos y alcance
alcance..

Identificacin de los documentos de referencia (tales como la


normas aplicables y manuales de operacin del sistema de
gestin auditado)
auditado)..

;
;
;
;

Identificacin de los miembros del equipo auditor

Distribucin del informe de la auditora y la fecha esperada de


publicacin..
publicacin

Fecha y lugar donde va a ser realizada la auditora


Identificacin de otras unidades organizacionales por auditar
Hora y duracin esperados para cada actividad principal de la
auditora
auditora.
dit .

Z|x Vt cx

33

Planeacin: Preparacin
1
1.

DEFINIR EL OBJETIVO DE LA AUDITORA


La razn del porque de la auditora

9
9
9
9
9
9
9

Determinar la conformidad
Verificar el funcionamiento
Determinar la eficacia
Proveer oportunidades de mejora
Asegurar el cumplimiento de los
requisitos tcnicos, legales o regulatorios
Validar
lid los
l planes
l
d contingencia
de
i
i
Verificar el cumplimiento de los
programas
p
g

Z|x Vt cx

34

Planeacin: Preparacin
o DEFINIR EL ALCANCE DE LA AUDITORA
LIMITES DE LA AUDITORA,, INICIO / FIN

Lugares o sitios
reas o procesos
Criterios--requisitos
Criterios
Perodo de tiempo

Z|x Vt cx

35

CARACTERIZACIN
MISIN
ALCANCE
SIPOC
INDICADORES
ESTRUCTURA
INTERRELACIONES

PLAN ESTRATEGICO DE LA
ORGANIZACIN
PLAN DE NEGOCIOS
SISTEMA DE CONTROL
AUDITORIAS ANTERIORES
PLAN DE CONTINGENCIA
INSPECCIONES

Z|x Vt cx

ANALISIS DE
RIESGOS Y
VULNERABILIDAD

PRUEBASS DE MAY
YOR EXT
TENSION

CONOCIM
C
MIENTO DEL PRO
OCESO

METODOLOGA PARA LA REALIZACIN


DE LAS AUDITORAS POR PROCESOS

CUMPLIMIENTO

FUNCIONALES

INFORME

EVALUACIN

36

Planeacin: Preparacin
DOCUMENTACIN
:
AL REVISAR LA DOCUMENTACIN:

Identificar el propsito de cada proceso.


proceso.
Identificar las entradas
Identificar las salidas
Establecer el flujo o secuencia de actividades
Identificar los recursos que se requieren.
requieren.
Identificar
qu
q
controles
estn
implementados
p
(procedimientos, instrucciones, especificaciones, etc.
etc.)
Identificar los procedimientos establecidos de manera que
se asegure una eficaz operacin
operacin..
Identificar las interrelaciones
Identificar los riesgos
g
Establecer como fluye la comunicacin
Observar los resultados y sus tendencias.
tendencias.
Observar las competencias del personal.
personal.

Z|x Vt cx

37

ENFOQUE Y ALCANCE DE LAS


AUDITORIAS POR PROCESOS
1

PLANIFICACION

DOCUMENTACION

CUMPLIMIENTO

ALINEACIN

MAPA DE
PROCESOS
CARACTERIZACIONES

ACTIVIDADES
FUNDAMENTALES
GENERADORAS DE
VALOR

VERIFICACIN
DE LOS
PROCEDIMIENTOS

PROCESO
P

GESTIN
Z|x Vt cx

PROCESOS
Y
PROYECTOS

TECNOLOGIA
REQUERIDA

ESTRUCTURA

PROCEDIMIENTOS

ESTRA
ATEGIA

CONSIST
TENCIA

ENFOQUE A.I.

Sistemas de
Informacin

CONTROL
CUMPLIMIENTO
38

ELEMENTOS A CONSIDERAR EN LA
VERIFICACIN DEL CUMPLIMIENTO
9

Cumplimiento de los requisitos establecidos


establecidos..

Cumplimiento de los procedimientos


procedimientos..

Generacin correcta y oportuna de las evidencias que


soportan
p
la decisiones tomadas
tomadas..

Adecuado manejo del Producto No Conforme, Quejas y


Reclamos

Adecuado tratamiento a las Acciones Correctivas y/o


las Acciones Preventivas

Adecuado manejo de sistema de inspeccin

Z|x Vt cx

39

LISTAS DE CHEQUEO
Z|x Vt cx

40

Las listas de
chequeo son
recomendadas como
una til ayuda
y
de
memoria.

Z|x Vt cx

41

CRITERIOS
PARA
ELABORAR
EL
SOPORTE
DE
AUDITORA:

Z|x Vt cx

ES UNA HERRAMIENTA
PARA RELACIONAR LOS
RESULTADOS Y AYUDAR A
HACER UNA SNTESIS

SU CONTENIDO DEPENDE
DE LA SITUACIN A
EXAMINAR

AYUDA A PREPARAR LA
ENTREVISTA

PERMITE ESTRUCTURAR
LA AUDITORA

42

LAS LISTAS DE CHEQUEO, CONSTITUYEN:


)

SLO SON UN RECORDATORIO DESTINADO


A SERVIR DE HILO CONDUCTOR PARA LA
ENTREVISTA.

RESUMIR LAS OBSERVACIONES Y HALLAZGOS


PARA FACILITAR LAS CONCLUSIONES

NO SON:

'
'
'

Z|x Vt cx

UNA CAMISA DE FUERZA


HERRAMIENTA PARA UN INTERROGATORIO
DOCUMENTOS A LOS QUE UNO NO PUEDE
APARTARSE.

43

DOCUMENTOS DE TRABAJO
PARTIENDO DE LOS REFERENCIALES APLICABLES:

IDENTIFICAR LAS AFIRMACIONES

IDENTIFICAR LOS MODOS DE PRUEBA

ESTUDIAR LOS RIESGOS POSIBLES DE NO CONFORMIDAD

CONSTRUIR UNA LISTA DE CHEQUEO

TUS OJOS LO DICEN TODO, PERO HAY QUE DOCUMENTARLO

Z|x Vt cx

44

Las preguntas deben:


9

Buscar informacin relevante

No sugerir las respuestas

No contener frases emotivas o


d d i
deducciones

Z|x Vt cx

45

TCNICA PARA HACER


PREGUNTAS
Preguntas abiertas y
neutras
A/N

Preguntas cerradas y
neutras
C/N

Preguntas abiertas y
condicionadas
A/C

Preguntas cerradas y
condicionadas
C/C

Z|x Vt cx

46

REGLAS PRCTICAS PARA


OBTENER INFORMACIN
Todas las formas de p
preguntar
g
son vlidas,, el secreto est
en utilizarlas correctamente.
Las preguntas abiertas y neutras provocan respuestas
amplias
li con mucha
h informacin.
i f
i
Las preguntas abiertas y condicionadas llevan al auditado a
contestar lo que Ud.
Ud quiere or.
or Eso no siempre
corresponde con lo que realmente el auditado piensa.
Las preguntas cerradas y condicionadas llevan al auditado
a contestar en forma limitada lo que Ud. quiere or y eso no
siempre con lo que el auditado realmente piensa.

Z|x Vt cx

47

LOS SIETE SABIOS

Z|x Vt cx

DNDE?
QU?
QU?
CUNDO?
PORQU?

QUIN?
CMO?
CUL?

48

LOS SIETE SABIOS, ms


las PREPOSICIONES
A
ANTE
BAJO
CABE
CON
CONTRA

DE
DESDE
EN
ENTRE
HACIA
HASTA

PARA
POR
SEGN
SIN
SOBRE
TRAS

Se pueden hacer hasta 99 preguntas abiertas


Z|x Vt cx

49

PREGUNTAS ABIERTAS Y
NEUTRAS

Obtienen informacin amplia


amplia..
Permiten obtener un panorama completo
Hacen hablar
hablar..
Aclaran temas
Inician la etapa de contacto
contacto..
Permite profundizan en la informacin.
informacin.

Desventajas
Desventajas:
j :

si se usan muy frecuentemente pueden dilatar la


entrevista

consumen bastante
b t t tiempo
ti

El auditado se puede ir por las ramas

Z|x Vt cx

50

PREGUNTAS CERRADAS Y
NEUTRAS

Obtienen informacin concreta


concreta..
Permiten centrar los temas
V ifi
Verifican
d t .
datos.
datos
Verifican interpretacin
Ob i
Obtienen
compromisos
compromisos.
i .
Resumen..
Resumen

Desventajas::
Desventajas

Z|x Vt cx

si se usan muy frecuentemente pueden


quedarse en la superficie
poco tiempo
p
consumen p
51

PREGUNTAS CERRADAS Y
CONDICIONADAS

Preguntas
g
Cerradas - respuestas
respuestas:
p
:
Si/No
Preguntas
g
Condicionadas - respuestas
respuestas:
p
:
Con pocas palabras
Diseadas p
para obtener informacin
informacin::
muy especfica
tiles p
para obtener compromisos
p

Desventajas::
Desventajas

Z|x Vt cx

no brindan mucha informacin


si se usan muy frecuentemente puede dar la
impresin de que se est haciendo un examen
52

PREGUNTAS ACLARATORIAS

I t t
Intentan
clarificar,
l ifi
obtener
bt
i f
informacin
i
completa y prevenir malos entendidos
Permiten
obtener
un
resumen
completo..
completo
Desventajas::
Desventajas

Z|x Vt cx

sii se usan muy frecuentemente


f
t
t pueden
d
d
dar
l
la
impresin de que no se est poniendo atencin
consumen bastante tiempo
p
si no est preparado para escuchar atentamente,
no haga la pregunta

53

P
PLANEACIN

HACER

APRENDER

VERFICAR

A
Z|x Vt cx

V
54

EJECUCIN DE LA
AUDITORI

REUNIN DE APERTURA

DESARROLLO DE LA
AUDITORA

BALANCE DE LAS
OBSERVACIONES

REUNIN DE CIERRE

Z|x Vt cx

55

DESARROLLO DE LA AUDITORA
RECOLECCIN DE EVIDENCIAS

CONSISTE
CONS S
EN
N OBTENER
O
N PRUEBAS
U
S TANGIBLES
NG
S (O
((OBJETIVAS
OBJETIVAS)
O J V S)
S) DE
QUE EL SISTEMA FUNCIONA CORRECTA Y EFECTIVAMENTE.
UN PROCEDIMIENTO
UNA POLTICA U OBJETIVO

EVIDENCIAS
OBJETIVAS

UN REGISTRO
APROBACIONES (Vo.Bo.).
UNA PRACTICA DEMOSTRADA
(y no documentada)
RESULTADOS DEL PROCESO

Z|x Vt cx

56

DESARROLLO DE LA AUDITORA
RECOLECCIN DE PRUEBAS

FUENTES DE INFORMACIN

PERSONAS

DOCUMENTOS

TERRENO

Responsabilidad

"

&

"
"
"
"
"
"

Calificacin
Competencias

Z|x Vt cx

Manual del Sistema


Procedimientos
Instrucciones
Registros
Reglamentos
Panorama
Ley

&
&

Procesos
reas de Trabajo
Almacenes

57

Las relaciones entre los auditores


y los auditados son crticas para el
xito

to de la
a aud
auditoria
to a

Z|x Vt cx

58

Comunicacin
n a n
Informacin

Ideas
Ide

Actitudes

Z|x Vt cx

59

Uso del tiempo y del espacio


Lenguaje no Formal
Formal
Lenguaje Formal

Z|x Vt cx

60

LOS % DE LA COMUNICACIN
L palabra
La
l b

7%

Tono de voz

38%
38
%

El lenguaje corporal

55%

Z|x Vt cx

61

INCONVENIENTES
DURANTE LA AUDITORA

AUDITADO
D
D
D
D
D

EL AUSENTE
EL HABLADOR
EL ATENTO
EL CALLADO
EL ORGULLOSO DEL
PROCESO

GUIA
D
D

OTROS
D
D

Z|x Vt cx

EL QUE SE AUSENTA
EL Q
QUE SUPLE AL
AUDITADO

ORDEN PBLICO
EMERGENCIAS
62

POR LO TANTO
1.

Escuche activamente
activamente..

2.
2.

No interrumpa

3.

No plantee ms de una pregunta a la vez

4.

No haga preguntas largas y demasiado complicadas

5
5.

Verifique que entiende y que lo entienden

6.

Haga resmenes parciales de la informacin que


recibe

Z|x Vt cx

63

COMO SELECCIONAR
LAS MUESTRAS
9

NO PIDA
DOCUMENTOS TPICOS,

LE
DARN LO MEJOR

SOLICITE UNA LISTA,


LISTA NDICE O
REGISTRO

SOLICITE VER ARCHIVOS Y


SELECCIONE DE LA MITAD ,
ADELANTE Y ATRS
ATRS..

SELECCIONE MUESTRAS DE
DIFERENTES PROCESOS.
PROCESOS.

SI ENCUENTRA UNA DESVIACIN,


TOME OTRAS MUESTRAS, PARA
COMPROBAR SI ES ALGO
REITERATIVO

Z|x Vt cx

64

Siempre tome Notas

Explique al auditado la
necesidad de tomar
notas

Haga sus notas:


notas:
9
9
9
9

Z|x Vt cx

C
Completas
l
Exactas
Precisas
Legibles
65

Manejo
an j del
d Tiempo
mp

El tiempo
ti
es siempre
i
corto
Pl
Planee
bi
bien
No permita que su
auditoria
dit i se extienda
ti d
demasiado
N
No
se enfoque
f
en
trivialidades
D id ell tamao
Decida
t
de
d
la muestra y apguese
a ella

Z|x Vt cx

66

REPORTE DE LOS
HALLAZGOS
Z|x Vt cx

67

Aspectos a tener en cuenta:


9

Observar de manera proactiva


proactiva..

L
Los
h ll
hallazgos
presentan
presenta
t n oportunidad
oportunidades
t id des de
d
mejoramiento
mejora
miento dentro de los procesos y la
organizacin
organizacin.
i i .

Z|x Vt cx

68

ASPECTOS A TENER EN
CUENTA
9

S
Sea
precavido,
id
no sea demasiado
d
i d
concluyente!

No juzgue con base en las


apariencias

Este seguro de tener la evidencia


completa!

En caso de duda , investigue


investigue!!

Identifique las pistas para


investigaciones adicionales

Analice los riesgos.


riesgos.

Z|x Vt cx

69

REDACCIN DE LOS HALLAZGOS

DEBEN SER CLAROS, CONCISOS Y LIBRE DE AMBIGUEDADES.

DEBE REFLEJAR LA SITUACIN OBSERVADA.

NO DEBE REFLEJAR OPINIONES O JUICIOS PERSONALES.

NO SE DEBEN MANIFESTAR COMO UNA ORDEN.


ORDEN

DEBER HACER REFERENCIA AL REQUISISTO (PROCEDIMIENTO


Y /O NORMA QUE SE ESTA INCUMPLIENDO).

DEBEN TENER UNA CONCLUSIN

Y DEBE SER ACEPTADA POR EL AUDITADO Y/O EL JEFE DEL


REA AUDITADA (SI ES POSIBLE).

Z|x Vt cx

70

REDACCIN DE LAS NO
CONFORMIDADES
Es conveniente que contengan estos elementos:

9 LA UBICACIN

Describe donde
hallazgo.

9 LA DESCRIPCIN
SC
C

Describe el hallazgo.
hallazgo lo que encontr
el equipo auditor.

9 LA REFERENCIA

El criterio de la auditoria que se esta


incumpliendo, el que ms genere
valor.

9 LA EVIDENCIA

Lo que demuestra
encontrados
encontrados.

Z|x Vt cx

se

encontr

los

el

hallazgos

71

EJEMPLO:

Se encontr ((evidenci,, hall,,


observ, etc
etc..) en el laboratorio, el documento GV
GV-PR--01 versin 2, la cual es una versin obsoleta ya
PR
que el listado maestro de documentos internos indica
que la versin vigente es la 4; esto contraviene el
procedimiento
di i
GQ--PR
GQ
PR--01 Gua
G para lla elaboracin
l b
i y
control de documentos que pide en el numeral 4.2
que se retiren de inmediato las versiones obsoletas
de los documentos.
documentos.

Z|x Vt cx

72

REDACCIN DE LOS ASPECTOS A


MEJORAR
Es conveniente que contengan estos elementos:

9 LA DESCRIPCIN

Lo encontrado
auditor.
d

9 LOS RIESGOS

Cuales serian los posibles efectos o


consecuencias para la organizacin
de no tener en cuenta lo
observado.

9 LAS REFERENCIAS

Los criterios que estn en riesgo,


as
como
las
posibles
consecuencias.

9 LA UBICACIN

Describe donde se encontr el


hallazgo.
g

Z|x Vt cx

por

el

equipo

73

REDACCIN DE LOS ASPECTOS A


MEJORAR
EJEMPLO
EJEMPLO:

Al verificar
ifi
en ell almacn
l
como se identifica
id ifi
el producto para establecer su estado de aprobacin, el
auditado manifest que solo ingresaban al almacn los
productos o insumos que aprobaran la verificacin;
verificacin; esta
actividad no se encuentra formalizada, y solo es de
conocimiento
i i t del
d l auditado;
auditado
dit d ; lo
l que puede
d generar problemas
bl
a la organizacin, ya que al faltar el almacenista, la persona
que lo reemplace
q
p
no tenga
g el conocimiento y los materiales
no aprobados ingresen al almacn y sean utilizados,
incumpliendo con la poltica y los riegos establecidos
establecidos..
Declaramos por lo tanto un aspecto a mejorar

Z|x Vt cx

74

ELABORACIN DEL
INFORME

Z|x Vt cx

75

Es un documento escrito que tiene el propsito de dar


a conocer algo
algo::
9

presenta hechos y datos obtenidos y elaborados,

anlisis

e interpretacin
de los hallazgos

indica los procedimientos utilizados y

las conclusiones de la auditora.


auditora.

El Informe de Auditoria,, reviste g


gran Importancia,
p
,
porque suministra a la alta direccin, informacin
sustancial sobre sus procesos y como contribuyen al
cumplimiento
li i
d las
de
l metas y objetivos
bj i
planificados.
planificados
l ifi d .

Z|x Vt cx

76

Es el ltimo paso en el proceso

Objetivo
Obj
ti es comunicar
i
los
l resultados
lt d de
d una
investigacin

Z|x Vt cx

77

GUAS

PARA ELABORAR
INFORMES ESCRITOS
9

Tenga en cuenta a quien va dirigido.

Cntrese en la necesidad de informacin.

Sea conciso y completo.

Sea objetivo.
b

g en cuenta el estilo
Tenga

Z|x Vt cx

78

ELABORACIN DEL INFORME


DE LA AUDITORA
El informe de la auditora es su producto final, por lo
tanto debe reunir ciertas caractersticas para que
l su cometido:
tid :
cumpla
cometido
Deben ser verificables.
verificables.
Las inferencias se presentan de un modo
compresible y lgico.
lgico.
Los juicios son tan claros y compresibles
como sea posible.
posible.
Resumen de los hallazgos.
hallazgos.

Z|x Vt cx

79

CONTENIDO DEL INFORME


DE LA AUDITORA

3
3
3
3
3
3
3
3
3
3

ALCANCE Y EL OBJETIVO DE LA AUDITORA


FECHA DE LA AUDITORA
EQUIPO AUDITOR
LOS DOCUMENTOS DE REFERENCIA CONSULTADOS
EL REPORTE DE LOS HALLAZGOS
PUNTOS FUERTES DE LA ACTIVIDAD AUDITADA
RESUMEN DEL PROCESO DE AUDITORA.
ASPECTOS ELEVANTES A TENER EN CUENTA
CAPACIDAD PARA LOGRAR LOS OBJETIVOS DEFINIDOS
CONCLUSIONES DEL EQUIPO AUDITOR.

Z|x Vt cx

80

EN RESUMEN

PLAN DE LA AUDITORA
REPORTE DE LOS HALLAZGOS
PUNTOS FUERTES DEL AUDITADO
ASPECTOS A TENER EN CUENTAS
CONCLUSIONES DEL EQUIPO AUDITOR

Z|x Vt cx

81

TERMINACIN DE LA AUDITORA

La auditora termina cuando se han


concluido todas las actividades
indicadas en el plan de auditora,
auditora
incluyendo la aceptacin, distribucin
del informe de auditora.

Z|x Vt cx

82

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