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Z|x Vt cx
CARACTERSTICAS
1. Las auditoras deben ser OBJETIVAS, SISTEMTICAS E
INDEPENDIENTES, produciendo informacin para que
facilitar a la alta direccin la toma de decisiones y poder
actuar para mejorar los procesos y sus resultados
resultados..
2. Las auditoras deben tener OBJETIVOS y ser
AUTORIZADAS.. Las auditoras y los programas de auditora
AUTORIZADAS
son planificados y dirigidos, usando tcnicas y mtodos
definidos..
definidos
3. Las evidencias y conclusiones de la auditora deben ser
RELEVANTES, CONFIABLES Y SUFICIENTES
SUFICIENTES,, de manera tal
que auditores que trabajan independientemente entre s
lleguen a conclusiones similares que generen valor
valor..
Z|x Vt cx
CARACTERSTICAS
Z|x Vt cx
AUDITORA
Proceso sistemtico
sistemtico, independiente
y documentado para obtener
evidencias y evaluarlas
objetivamente, con el fin de
determinar el grado en que se
cumplen
p
los criterios de
auditoria
Z|x Vt cx
CRITERIOS DE AUDITORA
conjunto de polticas, procedimientos o
requisitos
q
utilizados como referencia
Z|x Vt cx
ELEMENTOS ESENCIALES
DEL PROCESO DE
AUDITORA
Z|x Vt cx
CRITERIOS
ESPECIFICACIONES
PLIEGO DE CONDICIONES
REGLAMENTOS
POLTICAS
PLAN ESTRTEGICO
MANUAL
NORMAS LEYES
NORMAS,
PLAN DE CONTINGENCIA
PROCEDIMIENTOS SEGUROS
MTODOS OPERATIVOS
MATRIZ DE PELIGROS Y RIEGOS
PROGRAMAS
Z|x Vt cx
METAS
SALIDAS
REALIDAD
PROCESO
ENTRADAS
LO QUE SE HACE
RESULTADOS
EL DA A DA
Z|x Vt cx
OBJETIVO
- SATISFACCIN DEL CLIENTE
- MEJORAMIENTO DEL PROCESO
- SELECCIN DE UN
PROVEEDOR
- CERTIFICACIN
- DISMINUIR EL DESPERDICIO
- META
PARA QUE SE
HACE
Z|x Vt cx
10
HALLAZGOS DE LA
AUDITORA
Resultados de la evaluacin de las evidencias
de la auditora frente a los criterios de
auditora
NOTA.- Los resultados de la auditora pueden indicar la conformidad o
NOTA.
no conformidad con los criterios de auditora u oportunidades para la
mejora..
mejora
Z|x Vt cx
11
EVIDENCIAS DE LA
AUDITORA
Registros,
i
d l
declaraciones
i
d hecho
de
h h u otra
informacin que son relevantes para los
criterios
i i
de auditora
i
y que son
verificables.
NOTA.-
Z|x Vt cx
12
CONCLUSIONES DE LA
AUDITORA
Consecuencia de una auditora, proporcionada
por ell equipo auditor despus
d
de
d
l
la
consideracin de los objetivos de la auditora y
de todos los hallazgos
h ll
d la
de
l auditora
auditora.
dit .
Z|x Vt cx
13
CLIENTE DE LA AUDITORA
Organizacin o persona que solicita
una auditora
auditora
Z|x Vt cx
14
AUDITOR
Persona con la competencia para realizar una
auditora
Z|x Vt cx
15
EQUIPO AUDITOR
Uno o ms auditores que realizan una auditora
auditora,, ayudado
por expertos tcnicos,
tcnicos, si es necesario
NOTA:
Z|x Vt cx
A)
EN PARTCULAR
PARTCULAR.
b)
c)
16
AUDITADO
Organizacin objeto de una
auditora
di
Z|x Vt cx
17
AUDITORA COMBINADA
Es cuando se audita ms de un
sistema de gestin, por ejemplo el
SGA, S & SO, Sistema de Riesgos
y/o el de Calidad.
Calidad
Z|x Vt cx
18
AUDITORA CONJUNTA
Cuando dos o ms
organizaciones
i i
cooperan a fin
fi
de auditar a un solo auditado.
Z|x Vt cx
19
LA AUDITORA DE
PRODUCTO
EL PRODUCTO ESPERADO
Z|x Vt cx
20
LA AUDITORA DE PROCESO
LOS MTODOS
LOS RIESGOS
Z|x Vt cx
21
OBJETIVOS,
LA
Z|x Vt cx
22
INDEPENDENCIA
INDEPENDENCIA:: Fundamento p
para el entendimiento
confiabilidad en las conclusiones de la auditora.
auditora.
2.
CONDUCTA TICA:
TICA: Base de la integridad
g
y actuacin p
profesional
del equipo auditor
auditor..
3.
OBJETIVIDAD
OBJETIVIDAD:: Obligacin de reportar con precisin y veracidad
los hallazgos de la auditora.
auditora.
4.
EVIDENCIA
EVIDENCIA:: Fundamento racional que soporta las conclusiones
de la auditora, basadas en la aplicacin de los criterios
definidos..
definidos
5.
RESPETO
RESPETO:: Cuidad razonable en todas las etapas del proceso de
auditora incluyendo la elaboracin del informe
Z|x Vt cx
23
AUDITORA
OBJETIVO
META 2
META 1
Z|x Vt cx
HERRAMIENTA PARA EL
MEJORAMIENTO DE
LOS PROCESOS
24
ETAPAS DE UN PROGRAMA DE
AUDITORIA
INICIACIN DE LA AUDITORA
PREPARACIN DE LA AUDITORA
EJECUCIN DE LA AUDITORA
INFORME DE AUDITORA
SEGUIMIENTO A LAS ACCIONES
ADMINISTRACIN DE LOS REGISTROS
Z|x Vt cx
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FACTORES CLAVE
P
Proveedor
d
O
Organizacin
i
i
Personas
Materiales
Entrada
Z|x Vt cx
Medidas
Cli t
Cliente
Ambiente
Proceso
Equipos
Transformacin
Producto
Mtodos
Salida
26
AFEC
CTAN
PR
RODUCT
TIVIDAD
D
DETERMINAN
CTIVID
P
PRODU
DAD
FACTORES DE XITO
Planificacin
adecuada para los resultados esperados
(especificados con participacin del cliente y teniendo en
cuenta los riesgos operacionales)
Materiales
M t i l e Insumos
I
seleccionados
l
i
d
(seleccin y relacin gana a gana con los proveedores)
A bi
Ambiente
d
de trabajo
b j adecuado
d
d
Z|x Vt cx
comunicacin,
27
Minimizacin de distractores
C
Compromiso
i d
de los
l auditados
dit d
El riesgo establecido
La disponibilidad de los
trabajadores y auditores internos.
Z|x Vt cx
28
PLAN DE AUDITORAS
Procesos
Entradas y salidas
Controles
Secuencia
Interacciones
Nmero de documentos
Nmero de auditores
Fallas en la comunicacin
Tiempo disponible
M t i de
Matriz
d Riesgos
Ri
Z|x Vt cx
29
PROGRAMA DE AUDITORA
COSTOS
MNIMOS
MXIMOS
BENEFICIOS
Z|x Vt cx
30
P
PLANEACIN
DE LA
AUDITORA
H
EJECUCIN
DE LA
AUDITORA
RECOLECCIN DE
EVIDENCIAS
A V
APRENDIZAJE
ORGANIZACIONAL
Z|x Vt cx
ESTABLECER EL
EQUILIBRIO
31
PREPARACIN DE LA AUDITORIA
ELABORAR EL PLAN DE LA
AUDITORIA
ASIGNACIN DE ROLES EN EL
EQUIPO
DE TRABAJO
Q
32
PLAN DE AUDITORA
;
;
;
;
;
;
Z|x Vt cx
33
Planeacin: Preparacin
1
1.
9
9
9
9
9
9
9
Determinar la conformidad
Verificar el funcionamiento
Determinar la eficacia
Proveer oportunidades de mejora
Asegurar el cumplimiento de los
requisitos tcnicos, legales o regulatorios
Validar
lid los
l planes
l
d contingencia
de
i
i
Verificar el cumplimiento de los
programas
p
g
Z|x Vt cx
34
Planeacin: Preparacin
o DEFINIR EL ALCANCE DE LA AUDITORA
LIMITES DE LA AUDITORA,, INICIO / FIN
Lugares o sitios
reas o procesos
Criterios--requisitos
Criterios
Perodo de tiempo
Z|x Vt cx
35
CARACTERIZACIN
MISIN
ALCANCE
SIPOC
INDICADORES
ESTRUCTURA
INTERRELACIONES
PLAN ESTRATEGICO DE LA
ORGANIZACIN
PLAN DE NEGOCIOS
SISTEMA DE CONTROL
AUDITORIAS ANTERIORES
PLAN DE CONTINGENCIA
INSPECCIONES
Z|x Vt cx
ANALISIS DE
RIESGOS Y
VULNERABILIDAD
PRUEBASS DE MAY
YOR EXT
TENSION
CONOCIM
C
MIENTO DEL PRO
OCESO
CUMPLIMIENTO
FUNCIONALES
INFORME
EVALUACIN
36
Planeacin: Preparacin
DOCUMENTACIN
:
AL REVISAR LA DOCUMENTACIN:
Z|x Vt cx
37
PLANIFICACION
DOCUMENTACION
CUMPLIMIENTO
ALINEACIN
MAPA DE
PROCESOS
CARACTERIZACIONES
ACTIVIDADES
FUNDAMENTALES
GENERADORAS DE
VALOR
VERIFICACIN
DE LOS
PROCEDIMIENTOS
PROCESO
P
GESTIN
Z|x Vt cx
PROCESOS
Y
PROYECTOS
TECNOLOGIA
REQUERIDA
ESTRUCTURA
PROCEDIMIENTOS
ESTRA
ATEGIA
CONSIST
TENCIA
ENFOQUE A.I.
Sistemas de
Informacin
CONTROL
CUMPLIMIENTO
38
ELEMENTOS A CONSIDERAR EN LA
VERIFICACIN DEL CUMPLIMIENTO
9
Z|x Vt cx
39
LISTAS DE CHEQUEO
Z|x Vt cx
40
Las listas de
chequeo son
recomendadas como
una til ayuda
y
de
memoria.
Z|x Vt cx
41
CRITERIOS
PARA
ELABORAR
EL
SOPORTE
DE
AUDITORA:
Z|x Vt cx
ES UNA HERRAMIENTA
PARA RELACIONAR LOS
RESULTADOS Y AYUDAR A
HACER UNA SNTESIS
SU CONTENIDO DEPENDE
DE LA SITUACIN A
EXAMINAR
AYUDA A PREPARAR LA
ENTREVISTA
PERMITE ESTRUCTURAR
LA AUDITORA
42
NO SON:
'
'
'
Z|x Vt cx
43
DOCUMENTOS DE TRABAJO
PARTIENDO DE LOS REFERENCIALES APLICABLES:
Z|x Vt cx
44
Z|x Vt cx
45
Preguntas cerradas y
neutras
C/N
Preguntas abiertas y
condicionadas
A/C
Preguntas cerradas y
condicionadas
C/C
Z|x Vt cx
46
Z|x Vt cx
47
Z|x Vt cx
DNDE?
QU?
QU?
CUNDO?
PORQU?
QUIN?
CMO?
CUL?
48
DE
DESDE
EN
ENTRE
HACIA
HASTA
PARA
POR
SEGN
SIN
SOBRE
TRAS
49
PREGUNTAS ABIERTAS Y
NEUTRAS
Desventajas
Desventajas:
j :
consumen bastante
b t t tiempo
ti
Z|x Vt cx
50
PREGUNTAS CERRADAS Y
NEUTRAS
Desventajas::
Desventajas
Z|x Vt cx
PREGUNTAS CERRADAS Y
CONDICIONADAS
Preguntas
g
Cerradas - respuestas
respuestas:
p
:
Si/No
Preguntas
g
Condicionadas - respuestas
respuestas:
p
:
Con pocas palabras
Diseadas p
para obtener informacin
informacin::
muy especfica
tiles p
para obtener compromisos
p
Desventajas::
Desventajas
Z|x Vt cx
PREGUNTAS ACLARATORIAS
I t t
Intentan
clarificar,
l ifi
obtener
bt
i f
informacin
i
completa y prevenir malos entendidos
Permiten
obtener
un
resumen
completo..
completo
Desventajas::
Desventajas
Z|x Vt cx
53
P
PLANEACIN
HACER
APRENDER
VERFICAR
A
Z|x Vt cx
V
54
EJECUCIN DE LA
AUDITORI
REUNIN DE APERTURA
DESARROLLO DE LA
AUDITORA
BALANCE DE LAS
OBSERVACIONES
REUNIN DE CIERRE
Z|x Vt cx
55
DESARROLLO DE LA AUDITORA
RECOLECCIN DE EVIDENCIAS
CONSISTE
CONS S
EN
N OBTENER
O
N PRUEBAS
U
S TANGIBLES
NG
S (O
((OBJETIVAS
OBJETIVAS)
O J V S)
S) DE
QUE EL SISTEMA FUNCIONA CORRECTA Y EFECTIVAMENTE.
UN PROCEDIMIENTO
UNA POLTICA U OBJETIVO
EVIDENCIAS
OBJETIVAS
UN REGISTRO
APROBACIONES (Vo.Bo.).
UNA PRACTICA DEMOSTRADA
(y no documentada)
RESULTADOS DEL PROCESO
Z|x Vt cx
56
DESARROLLO DE LA AUDITORA
RECOLECCIN DE PRUEBAS
FUENTES DE INFORMACIN
PERSONAS
DOCUMENTOS
TERRENO
Responsabilidad
"
&
"
"
"
"
"
"
Calificacin
Competencias
Z|x Vt cx
&
&
Procesos
reas de Trabajo
Almacenes
57
to de la
a aud
auditoria
to a
Z|x Vt cx
58
Comunicacin
n a n
Informacin
Ideas
Ide
Actitudes
Z|x Vt cx
59
Z|x Vt cx
60
LOS % DE LA COMUNICACIN
L palabra
La
l b
7%
Tono de voz
38%
38
%
El lenguaje corporal
55%
Z|x Vt cx
61
INCONVENIENTES
DURANTE LA AUDITORA
AUDITADO
D
D
D
D
D
EL AUSENTE
EL HABLADOR
EL ATENTO
EL CALLADO
EL ORGULLOSO DEL
PROCESO
GUIA
D
D
OTROS
D
D
Z|x Vt cx
EL QUE SE AUSENTA
EL Q
QUE SUPLE AL
AUDITADO
ORDEN PBLICO
EMERGENCIAS
62
POR LO TANTO
1.
Escuche activamente
activamente..
2.
2.
No interrumpa
3.
4.
5
5.
6.
Z|x Vt cx
63
COMO SELECCIONAR
LAS MUESTRAS
9
NO PIDA
DOCUMENTOS TPICOS,
LE
DARN LO MEJOR
SELECCIONE MUESTRAS DE
DIFERENTES PROCESOS.
PROCESOS.
Z|x Vt cx
64
Explique al auditado la
necesidad de tomar
notas
Z|x Vt cx
C
Completas
l
Exactas
Precisas
Legibles
65
Manejo
an j del
d Tiempo
mp
El tiempo
ti
es siempre
i
corto
Pl
Planee
bi
bien
No permita que su
auditoria
dit i se extienda
ti d
demasiado
N
No
se enfoque
f
en
trivialidades
D id ell tamao
Decida
t
de
d
la muestra y apguese
a ella
Z|x Vt cx
66
REPORTE DE LOS
HALLAZGOS
Z|x Vt cx
67
L
Los
h ll
hallazgos
presentan
presenta
t n oportunidad
oportunidades
t id des de
d
mejoramiento
mejora
miento dentro de los procesos y la
organizacin
organizacin.
i i .
Z|x Vt cx
68
ASPECTOS A TENER EN
CUENTA
9
S
Sea
precavido,
id
no sea demasiado
d
i d
concluyente!
Z|x Vt cx
69
Z|x Vt cx
70
REDACCIN DE LAS NO
CONFORMIDADES
Es conveniente que contengan estos elementos:
9 LA UBICACIN
Describe donde
hallazgo.
9 LA DESCRIPCIN
SC
C
Describe el hallazgo.
hallazgo lo que encontr
el equipo auditor.
9 LA REFERENCIA
9 LA EVIDENCIA
Lo que demuestra
encontrados
encontrados.
Z|x Vt cx
se
encontr
los
el
hallazgos
71
EJEMPLO:
Z|x Vt cx
72
9 LA DESCRIPCIN
Lo encontrado
auditor.
d
9 LOS RIESGOS
9 LAS REFERENCIAS
9 LA UBICACIN
Z|x Vt cx
por
el
equipo
73
Al verificar
ifi
en ell almacn
l
como se identifica
id ifi
el producto para establecer su estado de aprobacin, el
auditado manifest que solo ingresaban al almacn los
productos o insumos que aprobaran la verificacin;
verificacin; esta
actividad no se encuentra formalizada, y solo es de
conocimiento
i i t del
d l auditado;
auditado
dit d ; lo
l que puede
d generar problemas
bl
a la organizacin, ya que al faltar el almacenista, la persona
que lo reemplace
q
p
no tenga
g el conocimiento y los materiales
no aprobados ingresen al almacn y sean utilizados,
incumpliendo con la poltica y los riegos establecidos
establecidos..
Declaramos por lo tanto un aspecto a mejorar
Z|x Vt cx
74
ELABORACIN DEL
INFORME
Z|x Vt cx
75
anlisis
e interpretacin
de los hallazgos
Z|x Vt cx
76
Objetivo
Obj
ti es comunicar
i
los
l resultados
lt d de
d una
investigacin
Z|x Vt cx
77
GUAS
PARA ELABORAR
INFORMES ESCRITOS
9
Sea objetivo.
b
g en cuenta el estilo
Tenga
Z|x Vt cx
78
Z|x Vt cx
79
3
3
3
3
3
3
3
3
3
3
Z|x Vt cx
80
EN RESUMEN
PLAN DE LA AUDITORA
REPORTE DE LOS HALLAZGOS
PUNTOS FUERTES DEL AUDITADO
ASPECTOS A TENER EN CUENTAS
CONCLUSIONES DEL EQUIPO AUDITOR
Z|x Vt cx
81
TERMINACIN DE LA AUDITORA
Z|x Vt cx
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