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Concepto de

productividadEditando con eficiencia


Hemos repasado y remarcado ciertos buenos hbitos para adquirir en lo concerniente a la navegacin y
seleccin. Veamos ahora algunos automatismos propios del ingreso y modificacin de datos, que nos permitirn
acelerar dicha tarea e incluso evitar errores.

En realidad el haber separado estos tres temas en lecciones diferentes es con fines didcticos.
En la realidad todo esto ocurre simultneamente. Las tres tareas son propias de la edicin en el
momento de creacin y en el momento de uso de las planillas.

Algunos tpicos con toda seguridad usted los conoce. La intencin es remarcar su impacto en el tema que nos
ocupa. Sugerimos utilizar los mtodos abreviados aqu descriptos como los procesos de edicin automatizada
comentados.

Status de edicin
Una celda puede estar editndose o puede estar en estado de navegacin (stand-by)

Para entrar al estado de edicin


Cuando usted comienza a ingresar datos en una celda , esta automticamente entra en estado de edicin.
La tecla F2 logra ingresar a la celda activa al estado de edicin.

Pero el proceso no es tipo switch. Es decir que presionarla nuevamente, por defecto, no la libera de su estado
de edicin
Cuando la celda est en estado de edicin usted navega dentro de su campo de edicin o sea navega intracelda, modificando o no su contenido. Cuando no est editando, ustednavega inter-celdas.

Si usted ingresa al estado de edicin porque comienza a teclear data, lo que estaba en la
celda ser reemplazado por lo que usted ha ingresado.
Usando F2 ,por el contrario, le permite editar el contenido,ubicando el cursor al final del
contenido inicial de la celda y de all en ms decida usted que hacer.
Elemental, por cierto
.Pero pocas veces tenido en cuenta al editar informacin

Nunca encontr lo que tanto busqu


Siempre supuse que haba una tecla de mtodo abreviado para cambiar el foco entre la celda
en edicin y la barra de frmulas. Quizs est all, en mis narices (supongo que tengo varias...).
pero nunca fuicapaz de hallarla. Si usted la conoce, mndeme un e-mail. Estar muy
agradecido. Tenga presente que no me refiero a una hot-key que dispare una macro. Me
refiero a un mtodo abreviado propio de Excel y que no sea exclusivo de las versiones hiperrecientes del sistema.

Para salir del estado de edicin


Cuando analizbamos las teclas de navegacin, discutimos acerca del uso de a Enter y Tab.

Usted ya conoce el mtodo de


generar una serie, pero se lo
refrescamos rpidamente.

Las celdas o selecciones de ellas ,


presentan en su ngulo inferior
derecho un punto de control. Dicho
punto de control, al pasar el cursor
sobre el mismo, le otorga a este
ltimo la apariencia de un signo de
sumar. Arrastrando dicho punto de
control generamos la serie. (Esto es
de Excel- Fundamentos, pero todo
sea por la nostalgia).

Es as que al preparar
encabezados, nos aprovechamos de
diversas series predefinidas. Tan
solo de ingresar Lunes y luego
arrastrar con el ratn a partir del
punto de control que se encuentra
en el ngulo inferior derecho de la
celda, tantas celdas como deseamos
y automticamente se ingresan
todos los das de la semana. Incluso
el sistema reacciona si comenzamos
con el da abreviado
Lun...Mar...etc. Y por supuesto en
iteracin semanal, es decir luego del
Dom.. nuevamente el Lun.
Lo mismo con los meses, fechas,
etc. El sistema tiene la inteligencia
como para detectar posibles series
no definidas previamente. Por
ejemplo suponga que quiere
preparar una fila con etiquetas que
definirn un nmero de Curso en
cada columna.

Partiendo de dos celdas consecutivas como Curso 100 y Curso 125, Excel respeta dicho
criterio y contina de 25 en 25

Usted arranca de Curso 100 y obtendr Curso 101..Curso 102.. etc.Marcando un


patrn con dos celdas :O si lo desea, dele una ayudita adicional a Excel con una
segunda celda, como en el ejemplo a la derecha. Supngase que sus cursos se
enumeran de 25 en 25. Pues ingrese Curso 100 y en la celda siguiente Curso 125.
Luego seleccione ambas celdas y una vez seleccionadas , arrastre el control de la
ltima hacia la derecha y Excel continuar respetando el criterio de las primeras dos
celdas.
Como usted sabe, incluso puede definir sus propias series por estrafalarias y
carentes de ritmo o secuencia lgica que tengan. Simplemente debe editarlas en el
correspondiente cuadro de dilogo.

Clases de frecuencias
Las observaciones de eventos para su anlisis estadstico suelen agruparse en clases de frecuencia.
Estas clases tienen una amplitud y se considera el valor del punto medio de las mismas como representativo
de la clase. Es as que la columna de clases tiene el aspecto de la figura adjunta.
Cada clase presenta un rango de valores con amplitud = 10
Note usted, el extraordinario aporte de las series automticas al preparar estas columnas.
Sencillamente se establecen las primeras dos filas de la columna de lmite mnimo y limite mximo.
Luego se seleccionan las primeras dos filas de ambas columnas (cuatro celdas seleccionadas con el control de
arrastre presentndose en la celda ubicada abajo a la izquierda).
Finalmente se arrastra lo necesario y.. voil, c'est fini.

Columna de nmeros de orden


Otro caso muy habitual es tener que preparar una columna de nmeros de orden.
Estos pueden ser requeridos por diversos motivos. O son nmeros correlativos de comprobantes no
editables o los podemos necesitar para restablecer un orden original en una lista. Ordenamos por cualquier
columna y reconstruimos ordenando por la columna de nmeros de orden.
Estos podrn ser consecutivos (lo usual) o presentar un lap (cuando queremos reservar alternativas fijas de
intercalacin).
Si son consecutivos ponemos el inicial y ...presto.
Caso contrario usamos dos celdas iniciales, establecemos el patrn (por ejemplo 100,120,y...arrastre no
ms...

Ingresos y otras operaciones habituales


Sin detenerme demasiado solo quiero recalcar lo que se debe y no se debe hacer.

Estableciendo una referencia como relativa u absoluta.


Por favor no haga esto manualmente con el auxilio del ratn.
La inclusin, exclusin del signo $ para tornar absoluta una referencia debe ser realizada presionando F4
lo que sea necesario.
Punto y aparte.

Ingresando ms de una lnea de texto en una celda

Anatoma de una celda


Las celdas, pueden contener frmulas que suelen ser o contener
funciones
...y si pretendo comprender en profundidad a las funciones y las frmulas,
tambin deber comprender en profundidad a las celdas, pues son, quienes a
veces, contienen a las ltimas.

En el transcurso de esta leccin, con el objetivo de alcanzar a un pblico no siempre


habituado, al mundo del lgebra y las matemticas, dejaremos por momentos de lado
la exactitud acadmica en pos de una mayor comunicacin didctica.
Si nos vamos a ocupar de frmulas y funciones y luego trabajaremos con ellas para
clculos de rutina, para formatos condicionados y como integrantes de macros es
imperativo que los siguientes conceptos estn asimilados sin dejar lugar a la mas mnima
duda.
Primero enuncio los conceptos y despus le hago una pregunta:

El contenido de una celda, puede ser una referencia,


una constante o una frmula. El resultado de esta ltima
puede ser a la vez una constante, una variable o una
referencia indirecta. Cualquiera de estos contenidos
arroja un valor el cual ser manifestado por la celda.
Dichas frmulas constituidas por operandos y
operadores y por otras frmulas anidadas, podrn estar
predefinidas, recibiendo as el nombre de funciones.
Estas podrn tomar ninguno, uno o varios argumentos,de
diversos tipos para resolver su ecuacin y arrojar
finalmente el valor correspondiente.
Los valores obtenidos finalmente en las celdas, ya
sea por la presencia de una constante, el reflejo del valor
de otra celda como consecuencia de una referencia, o el
resultado arrojado por una frmula, ser visualizado
segn el ajuste de formato de la celda tanto para el valor
que manifiesta como para ella misma.
El ajuste de dicho formato, no afectar en absoluto a la
data contenida en la celda, pudiendo usted manipular a
ambos (formato de celda y formato de data) en forma
totalmente independiente a la data de las mismas.
Considera que los conceptos mencionados los comprende, maneja con soltura y adems
est de acuerdo con lo enunciado?. Si es as, pase directamente a las siguientes
lecciones.

Caso contrario le sugerimos leer las discusiones y ejercicios planteados en los prximos
apartados.
Esta leccin se dedica a analizar con sencillez y detalle didctico lo expuesto en los
anteriores enunciados.
Procederemos a desmenuzar una celda para saber lo mas posible acerca de ella.

Pretendemos adquirir un concepto inequvoco de lo que es una frmula y donde se


encuentra.
Una vez que usted encuentre natural y casi obvio lo anteriormente enunciado, entonces,
podremos encarar frmulas y funciones a sus anchas.
Comenzamos entonces por la celda de Excel...

Las celdas en profundidad


Definicin elemental de una celda de Excel:
Las hojas de clculo presentan su informacin distribuida en filas y
columnas cuyas intersecciones definen celdas que contendrn la data.
Dichas celdas, estn nominadas por defecto por la columna y fila que las
definen.
Esto podramos ilustrarlo de
la siguiente manera .
Lo resolvemos con una
ilustracin plana, bidimensional (filas y columnas).
Sencillo y sin profundidad
(valga el doble sentido) .

Muy bonito, sencillo y breve.


Pero absolutamente insuficiente !

Sucede que tanto las frmulas como los formatos, de alguna manera residen en las celdas de
nuestras planillas.
Es por ello que repasaremos estructural y funcionalmente una celda de Excel antes de
sumergirnos en las frmulas y funciones, y lo haremos de una manera un poco mas profunda y
extensa que el enunciado del recuadro inicial.
Si no desea leer los siguientes apartados ( recomendamos hacerlo ) , al menos recuerde la
siguiente terminologa pues ser usada en lecciones venideras.

Contenido de la celda: Lo que realmente contiene una celda


Valor de la celda: Lo que manifiesta una celda (nulo o consecuente con su
contenido).
Formato : Como se visualiza la celda y el eventual valor que pueda
presentarnos.

Datos , valores y formatos


o "Lo que hay, lo que vemos y como lo vemos"
Hay veces que no me decido por el ttulo del apartado, entonces pongo los dos...

Preste atencin a las siguientes afirmaciones por mas elementales que le resulten. Son clave
para no tropezar ms adelante!

No estamos filosofando.
Estamos estableciendo fundamentos para luego avanzar con seguridad!
1.

Una celda puede tener contenido o puede estar vaca.

2.

Cuando tiene contenido mostrar el valor del mismo.

3.
Cuando no tiene contenido se mostrar solo a ella misma (la celda) y diremos
que su valor es nulo.
4.
Una celda se muestra a si misma y a su eventual valor,de una determinada
manera que podemos manipular sin alterar su contenido ni valor.
Analizo a continuacin cada una de estas cuatro afirmaciones.
La primer afirmacin

Una celda puede tener contenido o puede estar vaca.


Nos muestra a una celda de Excel como un contenedor. Podr estar vaco o contener algo.
Si contiene algo producir un valor. Pero aunque est vaca, la celda sigue estando all. Esto
tambin habla de un estado con dos modalidades (vaca o ocupada). Veremos que
importante es dominar este concepto en pocas lecciones mas adelante.

La segunda afirmacin

Cuando tiene contenido mostrar el valor arrojado por el mismo


Es muy importante. Ntese que no dice que veremos el contenido.
Dice que veremos el valor arrojado por el mismo
Este concepto es crucial y si bien aqu solo lo enunciamos, haremos foco en el mismo
durante toda esta leccin.
Si no comprende el concepto ahora, no tiene importancia, siga adelante, pero recordando
que las celdas, manifiestan a nuestra vista y a efectos de clculos, el valor de lo que
contienen y no necesariamente lo que contienen.
La tercera afirmacin

Cuando no tiene contenido se mostrar solo a ella misma (la celda)


Es muy explcita al decir que si la celda est vaca, an podemos seguir vindola.
La celda no desaparece por no tener data.
Lo cual es natural, pues que el contenedor est vaco, no significa que se haya vuelto
invisible o se haya esfumado.
Quizs usted se pregunte; Porque es importante esta afirmacin aparentemente
innecesaria?.
Pues para dejar en claro, que no solo damos formato a la apariencia del valor de una
celda, tambin formateamos a la apariencia de la propia celda.
Diferenciar estos dos procesos de dar formato, nos ayudar a manipular datos, celdas y
formatos como corresponde.
La cuarta afirmacin

Una celda se muestra a si misma y a su eventual


valor,de una determinada manera que podemos
manipular sin alterar su contenido ni valor.
Establece que la modificacin de la forma en que podemos ver a una celda y/o a su eventual
valor , no altera en lo mas mnimo a dicho valor ni al contenido que lo genera.
En estas cuatro afirmaciones hay tres elementos explcitos. El valor de una celda, el
contenido que lo genera y el formato con el que se presenta.
Estos tres elementos, actan asociadamente y culminan presentando lo que finalmente vemos
en las celdas de las hojas de clculo .

Un modelo tridimensional
El modelo, figurativo por cierto, que propongo para didcticamente visualizar las celda, es
tridimensional.
Mi intencin, es que esta imagen que propongo, nos ayude a comprender la independencia y
la dependencia de los elementos que hallamos asociados a una celda, tales como :constantes,
frmulas, funciones, referencias, valores y formatos.
Note que le hemos otorgado cierta profundidad a la hoja de clculo.
A su vez, hemos diagramado una de sus celdas, la ubicada en B2, con su correspondiente
volumen.
A pesar de dicho volumen, que pretende indicar que dentro de la celda hay algo, lo que
nosotros podemos ver es lo que nos presenta en su superficie.
Como la pantalla de un monitor, que nos puede mostrar una simptica y atractiva bailarina
oriental, pero que con seguridad usted no pretender encontrarla dentro del tubo de rayos
catdicos. O si? Mejor sigamos con Excel!
Queda establecido entonces que nos figuramos una celda con volumen, la cual nos muestra en
su cara anterior el valor que ella contiene. En el ejemplo aqu ilustrado, nos muestra su valor
100.

La celda ahora es como un cubo. Lo que vemos de ella es su cara frontal.


Naturalmente, lo que vemos depender de lo que hay dentro; formato,
valor y contenido.
Nos ocuparemos en primer lugar del valor y del formato. Les otorgo a cada uno de ellos, un
compartimiento separado dentro de la celda. Con ello indico su independencia.
Sin embargo agrego una flecha, cuya direccin es hacia la cara de la celda que se nos presenta
a nosotros.
Si lo desea piense que esa flecha viene desde adentro (donde est el valor 100).
Atraviesa el compartimiento del formato y finalmente se dirige hacia nosotros, entregndonos la
imagen del 100.
Esta flecha habla de cierta dependencia.

O sea que lo que estamos viendo, la imagen que finalmente recibimos,


proviene del valor luego de haber pasado por el formato.

Agregar ahora un compartimiento adicional. El del


contenido, all en el fondo.
Sucede que el valor 100 pudo haberse originado
bsicamente de tres formas distintas.
Su contenido puede ser una constante, una referencia al
valor de otra celda o el resultado de aplicar una frmula.
Este compartimiento que agrego ahora es el mas profundo de todos y le llamo El
compartimiento del contenido.
Si la celda tiene algo, o sea no est vaca, entonces eso que tiene est aqu y es responsable
del valor que la celda manifiesta.
Mas adelante nos ocuparemos en especial de este compartimiento

Desde lo mas profundo hacia la superficie podramos enunciar este modelo de la siguiente
manera:

Una celda puede tener un contenido,el cual arroja un determinado valor, que
en base al ajuste de las opciones de formato, se nos presenta finalmente a la
vista de una determinada manera.

Volvamos a la superficie y analicemos desde afuera hacia el compartimiento mas profundo,


donde nos encontraremos finalmente con las frmulas y funciones.
Empezamos con el formato.

Respecto al formato
Est organizado en el compartimiento mas superficial. Podramos decir que est frente a todos
los dems. Es el compartimiento que tiene a su cargo los atributos que otorgarn la apariencia
de la celda y su eventual valor.

Repito: 1) Formato de la celda y 2) Formato del


valor de la misma (si es que lo tiene)
O sea que las herramientas y elementos de formato son quienes permiten ver la celda de una u
otra manera, tanto a ella como al valor que la misma contiene.

Analoga
Imagine los filtros que se ponen frente a los monitores de las PC para proteger
la vista de los operarios.
O tambin recuerde, si alguna vez fue al oculista, cuando le prueban los lentes
agregndolos sobre un armazn mientras usted intenta leer esas letritas
minsculas a una milla de distancia.
O tambin cuando en los teatros y espectculos, donde un foco de luz,con un
filtro de colores giratorio, va iluminando con distintas tonalidades a la escena
segn el filtro utilizado.

Este compartimiento permite modificar e instalar una variada cantidad de elementos que
ocasionarn que veamos a las celdas y sus valores de una u otra manera.
Dichos elementos son las opciones de formato a las que accedemos desde el men
principal. Nos ocuparemos de los formatos en lecciones venideras para luego profundizar en
los formatos condicionados.

Estos ltimos, los formatos condicionados,en vez de colocarlos usted mediante el


men de opciones, son colocados por algoritmos, macros, frmulas y operadores
lgicos basndose ya sea en el valor de la misma celda o quizs de otra u otras.

Lo importante aqu es comprender que la modificacin del formato solo


afecta a las apariencias.
En nada afecta al valor ni la data que contiene la celda.

Si me pongo lentes para sol veo todo mas obscuro pero eso no significa que se
hayan obscurecido las cosas.
Aqu pasa exactamente lo mismo.

Las modificaciones que hagamos en este compartimiento no afectan en absoluto a lo que hay
en los compartimientos mas profundos.

Respecto al valor:
Esto es lo que la celda nos presentar siempre que no est vaca. Esto podr ser una cantidad,
un texto, un dato temporal, etc.
Pero atencin!. Estamos hablando del valor de la celda, no de su contenido.

El valor es lo que manifiesta la celda, es lo que entrega la misma a


nuestra vista y a quien desee utilizarla para un clculo.
Por ejemplo un valor de cantidad 100.
Es el valor lo que se usar en los clculos. O lo que veremos en la hoja de clculos. Por ello he
usado anteriormente el trmino <lo que la celda manifiesta>
De donde viene este valor? pues del contenido que lo genera.

Respecto al contenido
Aqu es en donde est la madre del borrego, como se dice en nuestras pampas!
Este compartimiento es el que en definitiva contiene la informacin conservada en la celda.
Aqu en la figura lo vemos coloreado de naranja. La flecha hacia el compartimiento del valor
indica que este ltimo es generado por el primero.
Este contenido, es el origen del valor.
Es lo que nosotros mediante el teclado hemos ingresado en la celda.
O quizs este contenido fue ingresado poro algn algoritmo, macro o programa.

El contenido de una celda se lo puede catalogar en tres grupos segn la naturaleza del mismo.
Podemos hallar:

Una constante
Eso es como un ladrillo. Un dato que no cambia. El valor que genera es usualmente a el
mismo .Un texto, una cifra,etc.

Una referencia
Esto es un puntero. Es una direccin. Esta sealando la celda en donde debe ser buscado
el valor.
Entonces, el valor de esta celda depender de lo que suceda en la celda referenciada.

Una frmula
Que arrojar como resultado al valor de la celda.

O sea que el valor 100 pudo haberse originado de tres


formas distintas. Pero a la larga o a la corta , es un 100.

Haciendo foco en lo mas profundo


Veamos con un poco mas de detalle lo que podemos hallar en nuestro compartimiento ms
profundo O sea en el contenido de la celda.

Se puede ver el contenido


Para poder ver lo que realmente hay en este compartimiento profundo,
debemos observar la barra de frmulas la cual nos presenta esta informacin
para la celda que est en foco.
Sin pretender hacer la revolucin terminolgica de Excel, note usted, que la
denominacin barra de frmulas no es tan acertada como barra de
contenidos.
Si una celda contiene una constante, puedo ver la constante en la barra de
frmulas. Si contiene una referencia, me la muestra la barra de frmulas. Si
contiene una frmula naturalmente tambin. O sea que ... podra haberse
llamado la barra de contenidos para no dejar fuera del tintero a los primeros
dos componentes.
Usualmente:
Barra de frmulas: veo el contenido. Lo que hay en mi compartimiento
profundo.
Celda en la matriz: Veo los valores, generados por el contenido.

La figura nos ilustra de como , el mismo valor 100 puede obtenerse a partir de las distintas
clases de contenidos.
Analizamos brevemente a cada uno de los casos.

Una constante
Este es el nico caso en el que lo que reside en la celda es exactamente el valor de la
misma.
Por ejemplo el nmero 100 , o la fecha (!) 30/10/1946 o la palabra Perro . Son todas
constantes y naturalmente arrojan como valor a ellas mismas.
Le llamamos constante puesto que una vez depositado en la celda, all qued. No cambia. Es
como un ladrillo. Es esttico. No importa que es lo que pase en derredor, la constante sigue
inalterable hasta que alguien o algo la saque de all o la reemplace por otro dato.

Ntese que lo que vemos en la barra de frmulas coincide con lo que vemos
en la celda. Cuando la celda contiene una constante, su contenido y el valor
arrojado son iguales a la vista salvo muy raras excepciones.

NOTA
Una fecha alojada como constante es en realidad un nmero real. El
verdadero dato contenido en una
celda con fecha 30/10/1946 es el
nmero 17105 y es eso lo que
realmente est conservado en la
celda. Si lo que vemos es
30/10/1946 es merced a la accin
del compartimiento de formatos.
Una referencia al valor de otra celda
Esto es una direccin a donde ir a buscar el valor.
En este caso, el valor que mostrar la celda corresponde
al valor de otra celda a la que se referencia.
Lo que la celda realmente contiene es una referencia,
un puntero. La barra de frmulas nos muestra la
direccin referenciada. Por ejemplo A4 o BD123 ;
El valor que nos muestra no reside en la celda. Es el valor de la celda referenciada.
Cuando la celda referenciada modifica su valor, esta celda manifestar el mismo
consecuentemente.
En este caso el valor de la celda depende de lo que suceda en otra parte y esa otra parte es la
celda a la que se referencia.

Una frmula arrojando el resultado de su operacin.


Las frmulas son ecuaciones , luego las veremos en detalle. Por el momento aceptamos que al
resolverlas obtenemos un resultado.
Pues bien, el resultado es el valor que tendr la celda y el otro miembro de la ecuacin al que
solemos llamar frmula es el dato que origina dicho valor.
Esta frmula es lo que realmente contiene la celda. La misma la podemos apreciar en la barra
de frmulas.
Pero en nuestra hoja de clculos, no vemos la frmula en las celdas, vemos los valores que
ellas originan. Con lo cual volvemos a encontrarnos con que lo que vemos, el valor, no es
exactamente lo que hay , la frmula.

Resumiendo lo analizado
Lo que finalmente vemos en una celda es el resultado de un contenido que arroja un valor y se
ajusta a un formato como nos recuerda la figura adjunta.
Las celdas de Excel pueden contener algo o estar vacas.
Cuando contienen algo, esto que contienen puede ser una constante, una referencia o una
frmula.
Estos elementos arrojan un valor. El valor de la celda lo podemos apreciar en diversos formatos.
Este valor est expuesto en las celdas de las planillas.
Los contenidos, independientemente que sean constantes, referencias o frmulas los veremos
en la barra de herramientas.

Estos contenidos los hemos ingresado nosotros con el teclado o los han ingresado algoritmos y
otros procesos del entorno de Excel
Podemos operar con los formatos sin alterar ni valores ni contenidos. Algunos formatos se
ajustan en funcin del contenido. Esos son los formatos condicionales que luego veremos.
Las celdas no solo dan formato a sus valores. Tambin se dan formato a ellas mismas.
De los contenidos de las celdas estamos especialmente interesados en las frmulas que es lo que
pasamos a discutir en las prximas lecciones

Las Frmulas
Finalmente, luego de tanto concepto y figuracin, hemos llegado a las frmulas. Pero as quera
yo que llegsemos. Con nuestro modelo en profundidad de las celdas analizado y las frmulas
perfectamente ubicadas en las mismas.
Ahora nos vamos a concentrar en la frmula misma.

Que es en realidad una frmula y de que elementos puede estar


constituida?
El resultado que arroja una determinada frmula, el cual terminar siendo
el valor de la celda, es siempre el mismo?
Se comporta como una constante ? O por el contrario puede variar y
arrojar valores diversos ?

Definiendo a las frmulas


Segn la Real Academia Espaola, que no es poco, una frmula es una receta.
Tambin dice que formular significa expresar con trminos claros y precisos. Personalmente
me gusta mucho esta ltima definicin!
Pero probablemente debemos inclinarnos por la acepcin matemtica

Ecuacin o regla que relaciona objetos matemticos o cantidades


Ecuacin significa igualdad. En una ecuacin hay dos miembros y un signo igual.

100 = 40+60
El mensaje de la frmula es que el miembro 100 es igual al miembro 40+60

Aceptamos que el miembro de la izquierda es el resultado de la operacin que est a la


derecha.
Podramos decir que el miembro de la derecha es la forma, para obtener el miembro de la
izquierda.
O usando los trminos de la Real Academia, diramos que es el la receta para obtener el valor
100.
Para seguir usando los trmicos de las secciones anteriores, al miembro de la izquierda (el
resultado de la operacin ) le llamaremos valor y al miembro de la derecha (la forma para
obtenerlo) le llamaremos la frmula.

El archivo de ayuda de Excel dice que las frmulas son ecuaciones que
realizan clculos en sus planillas.

No me hace muy feliz esa definicin,ms adelante vern porque, pero lo importante es
comprender que se est refiriendo al miembro de la derecha de la ecuacin.
De aqu en ms, nosotros le llamaremos frmula a dicho miembro derecho de la ecuacin.
Haciendo un cocktail con la Real Academia, Excel y mi modelo tridimensional defino a las
frmulas en Excel como sigue:

Una frmula es una receta que indica en forma clara, precisa e inequvoca,
de como realizar un clculo o proceso.
Reside en las celdas y arroja como resultado
el valor que dicha celda manifestar.
Pragmticamente hablando, en el entorno de Excel cuando
queremos escribir una frmula , la precedemos siempre con el
signo igual, o sea

= 40+60

Trabajemos ahora con un ejemplo un poco mas


completo
Veamos en la figura de la izquierda los conceptos que hemos
discutido.
Vemos una ecuacin con sus dos miembros
En azul el resultado y en verde la frmula para obtenerlo.
El esquema inferior muestra el resultado dentro de la celda y el miembro de la derecha en la
barra de frmulas.
Recuerde lecciones anteriores y aprecie como la celda nos muestra su valor (el resultado de la
frmula) y la barra de frmulas nos muestra lo que realmente contiene la celda , o sea la frmula
misma.
Como decamos antes, al ingresar la frmula en una celda de Excel, la precedemos con el signo
=.
Esto le permite a Excel, identificar inmediatamente si una expresin contenida en una celda,
es o no una frmula. Si comienza con el signo =, ser tratada como frmula y se proceder a
intentar resolverla para obtener el valor que le corresponde a dicha celda.
La siguiente figura muestra lo mismo
extrado de la planilla Frmulas del libro
Ep_120.
La celda en foco o celda activa es D5 por lo
que podemos apreciar en la barra de
frmulas su contenido y en la celda el valor
de la misma que no es otro que el resultado
de su frmula.
A la izquierda la columna con las celdas D5 y
D6 que en un caso acta como operando de la frmula y en otro como argumento pasado a la
funcin RAIZ, siendo esta ltima,tambin operando de la frmula.

Anatoma de una frmula

Por mas elemental que le resulte este tpico, no deje de prestarle


atencin. Muy particularmente si no tiene un muy claro concepto
de los elementos que componen una frmula o ecuacin . Usted
no se imagina cuanto le va a facilitar trabajar con frmulas el
poseer un firme conocimiento conceptual de su entorno. Y trabajar
con Excel es trabajar con frmulas y algoritmos.
Los elementos que encontramos participando en una frmula son:
Operadores , constantes, referencias y funciones.
Vemos brevemente que es cada una de ellos y si lo desea, luego ve los apartados donde se los
trata mas en detalle.

Operadores
Son quienes indican que debemos hacer con los restantes elementos intervinientes, a
quienes consideramos los operandos.
En el ejemplo estn sealados los operadores de multiplicacin ( * ) y de suma ( + ).

En una frmula es de relevante importancia el


tema Precedencia de Operadores. No deje de verlo
en el apartado correspondiente pues desconocer
este tema es definitivamente tener problemas con
las frmulas

Operandos:Constantes
Son cantidades u otros elementos que puedan tratarse como tales. La constante mas usual
es una cantidad . Se las denomina constantes pues no varan. Una vez all, permanecen con
su valor inalterable. Usted podr reemplazar una constante por otro o eliminarla de una
celda. Pero ella, una vez all, no va a cambiar por si misma y arrojar siempre el mismo
valor. Insisto en esto porque es fundamento importante.
En nuestro ejemplo sencillo de una frmula encontramos participando en ella, a la constante
10.

Naturalmente que si nuestra frmula utiliza como operandos,


exclusivamente constantes, su resultado tambin ser una constante. Es el
caso de nuestro primer ejemplo 100 = 40 + 60; el cual siempre dar como
resultado al valor 100 puesto que en la frmula solo intervienen dos
operandos constantes.

Operandos: Referencias
Un operando , en vez de ser una constante puede ser una referencia a otra celda para que
sea utilizado el valor manifestado por la misma.
En este caso el valor arrojado como resultado depender del valor encontrado en la celda
referenciada.

100 = $A$1 + 60 (Solamente si en la celda $A$5 obtenemos un 40 )


en realidad lo correcto sera
?? = $A$1 + 60

Pongo los signos de pregunta porque el resultado


depender de lo que tengamos como valor en la
celda A1
Una frmula puede incluso tener solamente
referencias, algunas absolutas y otras relativas
?? = $A$1 + B1

En el ejemplo mas completo vemos que tenemos un operando referencia B5.

Operandos:Funciones
Que es una funcin?

En el entorno de Excel, una funcin no es otra cosa que una frmula


predefinida.
Estas frmulas predefinidas pueden tomar (o no) uno o mas argumentos. Los argumentos
son las cosas que le damos a una funcin para que trabaje con ellas. (Acpteme lo de cosas
por el momento).
En el ejemplo de la izquierda, la funcin RAIZ, est aceptando la referencia a la celda B6
como argumento.
Entonces utilizar el valor de B6 y obtendr del mismo su raz cuadrada arrojando dicho
resultado para ser sumado dentro de nuestra frmulas.
Si bien las funciones las analizamos un poco ms adelante, ya que est aqu la funcin RAIZ,
recordemos los elementos que componen una funcin.

Valor de retorno:
Las funciones retornan un valor al ser llamadas. Este valor de retorno puede
ser numrico, un texto, una fecha, etc. El valor de retorno puede ser usado para
directamente manifestar el valor de la celda o puede ser usado para otros
clculos cuando la funcin forma parte de una frmula.
Argumentos:
Es el material que le entregamos a la funcin para que trabaje con ellos.
Algunas funciones no requieren que les demos nada. Por ejemplo la funcin que
retorna la fecha del da de hoy. Otras aceptan uno o mas argumentos.

Mas adelante nos ocupamos de las funciones en particular. Por el momento las reconocemos
como posibles componentes de las frmulas.

Si despus de leer esto, usted concibe, que una funcin participando como
un componente dentro de una frmula, se comporta como una frmula
dentro de otra,
es correctsimo.

Los Operadores
Por lo general se subestima la importancia del correcto uso de los mismos y s entonces que las
frmulas no funcionan como queremos.

Lo mas grave es cuando funcionan mal y seguimos


adelante sin notarlo

Los operadores, especifican, que se debe hacer con los operandos (constantes, referencias y
funciones) para resolver la frmula en cuestin.
No nos vamos a detener demasiado en definirlos pues el archivo de ayuda de Excel es bastante
explcito al respecto. Sin embargo, antes de abordar el importante tema de la precedencia,
haremos una breve referencia a la clasificacin de los mismos.
Tenemos:
Operadores aritmticos: Mediante los cuales realizamos las operaciones matemticas
habituales. Arrojan al ser aplicados, el resultado numrico de la operacin matemtica
efectuada.
Operadores de comparacin: Se los denomina lgicos, pues realizan tales
operaciones. Tambin son llamados booleanos con referencia al lgebra de Boole.
Arrojan siempre como resultado un cero ( 0 ) o un uno (1). Con dicho resultado pretenden
indicar falso o verdadero.
Operadores especiales : Son los de texto y de referencia. Pertenecen al mundo
especfico de Excel y en algunos casos al mundo universal de la sintaxis de lenguajes de
programacin.

Respecto a los operadores 'Porciento %' y ' Exponencial ^'


Le quiero dedicar dos apartados a estos dos sujetos porque para algunas personas suelen
resultar un tanto problemticos .

Uso del Operador % (porciento)


No puedo dejar de incluir esta seccin para quienes (y parecen ser bastantes...) tienen
dificultades con su utilizacin.
Si lo est utilizando para obtener el tanto por ciento de una cantidad siempre deber
utilizarlo de la siguiente manera.

resultado = cantidad * tanto %.

O sea que la cantidad multiplica al tanto por ciento.


Supongamos que la cantidad sea 300 y pretendemos obtener el 25 por ciento, o sea el
tanto es 25
Entonces sera

resultado = 300 * 25 %

En definitiva , primero va la cantidad , luego el operador de multiplicacin, luego el


valor ( tanto )del porcentual deseado y por ltimo el operador % (porciento)
Fjese que en realidad el operador % esta dividiendo al tanto por 100 !
Un error habitual es intentar lo siguiente:

resultado = 25 % 300 Muy semntico : 25 porciento de 300, pero erroneo!.

o lo siguiente

resultado = 300 % 25 De 300 obtenga el resultado de aplicar el 25 %.


Semntica aritmtica pero erroneo tambin)

O sea , insistimos con...

resultado = cantidad * tanto %.


Uso del operador ^ (exponencial):
Si bien hay una funcin disponible POTENCIA(numero , exponente), sugiero habituarse a
la utilizacin del operador ^. Es mas eficiente en el manipuleo.
La tecla que se debe presionar para ingresar esta especie de sombrerito, se encuentra a la
derecha de la tecla con la letra P (en la mayora de los teclados).
Para ingresarla hay que presionar mayscula simultneamente. Segn el OS y teclado en
uso tambin puede ser requerido que luego de presionar la tecla del sombrerito (con
maysculas) usted deba presionar el espaciador o cualquier otra tecla para finalmente
verla incorporada en su documento.
Habitese a usarla y ganar tiempo.

TIP para los no-matemticos


Recuerde que a pesar de que estamos habituados a hablar de potencias y
races, siempre son potencias.
La raz cuadrada de un nmero es igual a dicho nmero elevado a la
potencia de 1/2 (uno sobre dos), la raz cbica de un nmero es igual a
dicho nmero elevado a la potencia de 1/3 (uno sobre tres), y en general la
raz ensima de un nmero es igual a dicho nmero elevado a la potencia
de 1 / n.

La Precedencia
En que orden considerar Excel a los operadores de una frmula?

Tema fundamental para no tener problemas al


escribir una frmula
Para poder seguir mejor esta seccin recomendamos el uso de el libro Excel de Ejemplos
incluido en este curso denominado Ep_120.xls y seleccionar de dicho libro la hoja denominada
Precedencia I .

Recuerde salvar una copia de los documentos xls ofrecidos como


ejemplos, de modo de mantener un original sin modificaciones y as
trabajar libremente con su copia

Igualmente, incluimos aqu la ilustracin de los ejemplos mencionados.

Operadores de multiplicacin, divisin, suma y resta.


La siguiente frmula = 2 + 5 * 3 , que resultado arrojar?

2 + 5 * 3 = 21
o..
2 + 5 * 3 = 17
Naturalmente que esto depender del orden en que realicemos la operacin.
Si consideramos a los operadores de izquierda a derecha obtendremos 21 puesto que:

2 +5 = 7 ; y luego 7 * 3 = 21

Sin embargo existen leyes de precedencia y ellas dicen que los operadores de
multiplicacin y divisin preceden a los de suma y resta.
O sea que Excel (y no solo Excel...) proceder de la siguiente manera

Resolver la frmula = 2 + 5 * 3
empieza por...
5 * 3 = 15; pues primero se ocupa de la multiplicacin.
Y ahora...
2 + 15 = 17
Que es la forma correcta de hacerlo.

Veamos el ejemplo en el libro En Ep_120

La casilla B5 es la que
tiene la frmula =
2+5*3.
En un bloque de
ilustracin de texto
de color naranja,
mostramos la frmula en donde hemos remarcado en azul la operacin 5 * 3 .
Con ello pretendo indicar que es lo primero que har Excel al comenzar a
resolver la frmula obteniendo el resultado parcial 15.

La planilla del Ep_120 incluye bloques de texto explicativos adicionales.


Ntese que luego en un bloque naranja titulado Lo incorrecto se ilustra lo que no hace Excel,
que sera resolver primero la suma y culminar con la multiplicacin.

Un caso mas complejo


Antes de ver como
independizarnos de
las leyes de
precedencia , veamos
un caso un poco mas
complejo
En el libro Ep_120 tambin podr encontrar este ejemplo, descripto de la misma manera
que el anterior.
La frmula del ejemplo, que resultado arrojar?

=1+3*4-2*6/2
Obedeciendo las leyes de precedencia, Excel resolver primero los resultados parciales de las
multiplicaciones y divisiones o sea que reemplazar a 3 *4 por el resultado parcial12 y
reemplazar a 2 *6 / 2 por el resultado parcial 6 .
obteniendo...

Los grupos a resolver seran el azul y el verde:


=1 + 3*4 - 2*6/2
obteniendo el resultado parcial...
= 1 + 12 - 6
y finalmente ...
7

Esta es la forma correcta y es como Excel lo resuelve.


Distinto hubiese sido si se ignorase el orden de precedencia y se operase de izquierda a
derecha independientemente de los operadores que se vayan encontrando en el camino.

1 + 3= 4; que multiplicado por 4 = 16, a quien le resto 2 obteniendo 14 y


luego multiplico por 6 para obtener 84 a quien finalmente divido por 2 para
obtener el resultado final 42. Que no es lo que se pretenda.

Otros operadores
Y que sucede con el porcentual ? y con las potencias ? Tambin tienen su orden de
precedencia y debe ser tenido en cuenta.
Adicionalmente consideraremos el operador de negacin el cual en realidad est indicando un
nmero negativo .Aqu estara el orden de precedencia de todos ellos de mayor a menor

- Negacin
% Porcentaje
^ Exponenciacin
* y / Multiplicacin y divisin

+ y - Suma y resta
Es decir que si en una frmula aparecen todos ellos, primero se resolvern las negaciones,
luego los porcentuales, luego las potencias luego los productos (multiplicacin y divisin) y
finalmente las sumas y restas.
Dentro de cada grupo que comparten la precedencia, se resuelve el primero en hallarse de
izquierda a derecha.

Operador de negacin: Es el signo -. Sucede que se lo considera


operador de negacin solo si no est precedido de otro operando o si est
aislado de alguna manera. Por ejemplo suponga usted que tiene la
siguiente frmula:
= -5 * 7
En este caso el signo - del operando constante 5, es un operador de
negacin. El mismo es el de mxima precedencia. Excel considera
entonces primero que el 5 es negativo y luego lo multiplica. obteniendo - 35

Controlando la precedencia en las frmulas


Hemos visto lo rigurosas que son las leyes de precedencia.
Sin embargo, podemos controlar estas reglas de precedencia. Caso contrario ciertas
operaciones deberan se realizadas en etapas. Y justamente el buen conocimiento de las
precedencias y del control de las mismas es lo que nos permitir trabajar correctamente con
frmulas.
Veamos primero el mismo ejemplo sencillo visto inicialmente.
En el libro Ep_120, dirjase a la hoja denominada Controlando la Precedencia

El mtodo utilizado para indicarle a Excel , que grupo debe resolver


primero independientemente de la precedencia de los operadores, es
encerrar el grupo en cuestin entre parntesis
Un Ejemplo sencillo
Es as que
si
pretendo
que

primero se sume 2 + 5 y luego el resultado parcial obtenido se multiplique por 3 , deber


encerrar entre parntesis la suma ( 2 + 5).

En el ejemplo de Ep_120
Las celdas C5 y C7 respectivamente presentan; En el primer caso, la frmula
con la precedencia por defecto de los operadores donde la prioridad es la
multiplicacin 5*3 y luego la suma.
En el segundo caso , la celda C7 presenta la misma frmula pero con el uso de
parntesis para forzar la precedencia de tal modo de sumar y luego proceder a
la multiplicacin.

Un ejemplo ms desarrollado
Objetivo:
Mostrar el correcto uso del control de precedencias y las consecuencias de
su mal uso u omisin.
Es un tanto fantasioso pues pretendemos ser didcticos.
Probablemente optaramos por otra solucin para resolver el siguiente planteo. Pero usted
haga foco en el tema que estamos desarrollando y hgale la vista gorda a lo inocente del
ejemplo.
Si bien ilustramos con la hoja del libro Ep_120, le recomendamos experimentar con el
mismo.

Ejemplo de los juegos de muebles :


Somos proveedores de conjuntos de sala de estar que supuestamente
armamos, combinando componentes diversos. En nuestro ejemplo usamos solo
sillas y lmparas.
As creamos distintos diseos de salas de estar y cada uno de ellos lleva un
distinto nmero de sillas y lmparas. Cuanto mas importante es el juego de
estar, ms sillas y lmparas intervienen en su composicin.
Decidimos entonces aplicar un descuento al valor de las sillas y lmparas segn
cuantos elementos componen el juego.

Necesitamos una frmula para obtener el precio final de cada juego


Con fines didcticos y a efectos de poder hacer el seguimiento de los clculos, usaremos
siempre la misma cantidad de lmparas y sillas. Observe la hoja titulada Controlando la
Precedencia y en ella el ejemplo de los Juegos de muebles.

Cuadro de Precios y tarifas


Aqu conservamos los precios de las Sillas, lmparas y un valor para los gastos
de envo (flete).
Cuadro principal. Preste atencin!
Aqu detallamos las ordenes que recibimos para armar y enviar los juegos de
salas de estar.
En ella indicamos la composicin de los juegos de muebles y los descuentos
que deseamos aplicar. Las columnas de Lamparas y Sillas muestran la cantidad
de dichos tems que conforman el juego en particular. Cada una de ellas
dispone de su columna para indicar el descuento que deseamos aplicar sobre
cada una de las lmparas o sillas La columna de Juegos es para indicar
cuantos juegos de dicha sala componen la orden.

Repito: La intencin del que hizo la planilla es que en las columnas de


descuentos figure el descuento para cada una de las sillas y para cada
una de las lmparas respectivamente.

La columna <Precio del envo>


En esta columna, es en donde actuar nuestra frmula que calcula el precio
final del envo.
A la derecha de la misma hay una columna de constantes con los resultados
correctos a obtener. La usaremos para detectar los errores de la frmula a
utilizar (errores que cometeremos adrede para exponer el tema).
Ntese, en el documento xls provisto, que la nica celda que contiene la
frmula, es la de la primer fila de datos. Es nuestro punto de partida para ir
mejorando la frmula hasta obtener la adecuada.
Este paseo nos permitir apreciar el efecto de controlar correctamente la
precedencia de las operaciones.

Caso A) Fila 25 .Un solo Juego y sin descuentos


En este caso un solo juego es encargado y no deseamos aplicar ningn descuento a los
componentes del mismo.
Haciendo foco en la casilla H25 que nos muestra $260, podremos apreciar en la barra de
frmulas, nuestra frmula inicial.

El precio del envo ser igual a


= G25 * C25 * Pre_Lamp- D25+E25 * Pre_Silla - F25
Pre_Lamp y Pre_Silla son los nombres de las celdas $C$19 y $C$20
respectivamente.
Para referirnos a esta misma frmula actuando en distintas filas,
reemplazaremos el nmero 25 por el signo # con el cual pretendemos
referirnos a la fila en cuestin.
Con lo que nuestra frmula sera:
= G# * C# * Pre_Lamp- D# + E# * Pre_Silla - F#
Que se lee de la siguiente manera:
La cantidad de juegos de sala solicitados ( G#) multiplicando a la cantidad de
lmparas ( C#) por el precio de cada lmpara (Pre_Lamp) descontada la

bonificacin por lmpara (D#) ms lo propio para las sillas, o sea Cantidad de
sillas (E#) por el precio de cada silla (Pre_Silla) descontada la bonificacin por
silla.

Ntese que la frmula inicialmente usada no presenta ningn parntesis. O sea que estn
trabajando las precedencias por defecto de los operadores.
En esta primer fila un solo juego ha sido encargado y no estamos aplicando ningn
descuento a las sillas ni a las lmparas.

Este es el motivo por el cual la cuenta da bien!


No hay duda alguna que dos lmparas de $30 son $60 en total los que sumados a los
$200 de las cuatro sillas arrojan los $260.00 del envo. Esto es lo que reza el resultado
esperado indicado en la columna <Esperado>

Caso B) Fila 26. Mismo envo con dos juegos solicitados.


Lo nico que se modifica en esta fila es que se han solicitado 2 juegos (ver en G26) en
lugar de uno.
Copiamos la frmula de la celda H25 a la celda H26.(Usando copiar/pegar o arrastrando
la esquina de la celda)
Como los precios son referencias absolutos, se copiar, correctamente. El resto de los
integrantes de la frmula son referencias relativas por lo que el # ahora tendr el valor 26
correspondiente a la segunda fila de datos.

Pero esta vez algo anda mal!


Obtenemos $320 cuando esperbamos un $520!
Naturalmente que si lo nico que hemos cambiado del envo es la cantidad de juegos
solicitados, de uno a dos, en vez de $260 esperamos $520. Donde est el error?

En el mal manejo de la precedencia!


En nuestra frmula, G26, no est multiplicando a todo el pedido. Est multiplicando
solo a las lmparas pues la operacin fueautomticamente agrupada en tres parciales
de la siguiente manera. Ntese la precedencia del operador de multiplicacin. O sea se
resuelven primero los productos.
= G26 * C26 * Pre_Lamp

D26+E26 * Pre_Silla -

F26

Resolvamos el problema usando un parntesis:


Corrijamos la frmula en H26 para que quede de la siguiente manera. Preste atencin al
parntesis
= G26 * ( C26 * Pre_Lamp

D26 + E26 * Pre_Silla -

F26 )

Ahora obtenemos lo esperado $520. Nuestra frmula ha mejorado.

Caso C) Fila 27. Incorporamos un descuento a las lmparas


Ahora la columna DL presenta un descuento de $10 para cada lmpara. Remarcamos por
cada lmpara de modo de dejar en claro cual es nuestra intencin. Es decir que en vez de
costar $30 cada unidad costar $20.
Si hacemos la cuenta veremos que debera arrojar un pedido de $480 lo cual es el valor
esperado.
Copiamos la frmula de H26 a H27. Pero en vez de obtener $480 obtenemos una cifra
errnea de $500. Porque?

An tenemos otro error de precedencia

Antes no se haba manifestado puesto que no estbamos aplicando descuento alguno.


Pero ahora se produce el siguiente agrupamiento que debemos evitar. Hago foco en el
sector conflictivo:

Debido a la precedencia del multiplicador, Excel resuelve primero multiplicando


la cantidad de lamparas por el precio y restando finalmente una sola vez el
descuento por lmpara.
C26 * Pre_Lamp

D26

Debemos corregir haciendo


C26 * (Pre_Lamp

D26)

Quedando la frmula con el siguiente parntesis adicional que pongo en rojo


para destacarlo.
= G26 * ( C26 * ( Pre_Lamp

D26) + E26 * Pre_Silla -

F26 )

Correjimos en H27 y obtenemos el resultado esperado.

Caso D) Fila 28. Incorporamos un descuento a las sillas


Copiamos la frmula de H27 a H28 y volvemos a encontrar una discrepancia con el
resultado esperado. Es otro error de precedencia similar al anterior pero esta vez con las
sillas.

Correjimos agregando un parntesis que encierre al precio de las sillas con su


descuento por silla
= G26 * ( C26 * ( Pre_Lamp - D26) + E26 * ( Pre_Silla -

F26) )

Y obtenemos el resultado esperado de $440

Decidiendo por el flete


Por ltimo veamos que hacemos con el flete. Podemos usar uno de dos criterios.
Cobramos el valor del flete por orden de envo.
Cobramos tantas veces el flete como juegos que componen el envo.
Lo importante es hacer foco en el tema que nos ocupa y nos valemos de esta supuesta
disyuntiva para arrojar un ltimo ejemplo. El valor del flete es de $7. Est en la casilla
denominada Pre_Flete
Copie la frmula que tenemos en H28 a H29 y H30. Naturalmente que la frmula
copiada an no contempla el flete.

Vamos el primer criterio

Cobramos el valor del flete por orden de envo


Pues bastar con sumar la celda Pre_Flete de tal modo que modificamos para
que quede de esta manera:
= G26 * ( C26 * ( Pre_Lamp - D26) + E26 * ( Pre_Silla - F26) ) + Pre_Flete
y funciona perfectamente bien pues Excel resuelve estos dos grupos. Primero
(en azul) el precio de la orden, al cual luego le suma el valor del flete. Pues el
multiplicador (en rojo) precede al sumando de Pre_Flete

= G26 * ( C26 * ( Pre_Lamp


Pre_Flete

D26) + E26 * ( Pre_Silla -

F26) ) +

lo que arroja $447

Pero veamos el segundo criterio

Aqu queremos que se cobre el flete por cada Juego enviado y no por toda la
orden. Debemos entonces agregar un parntesis adicional para resolver la
precedencia mencionada anteriormente.
= G26 * ( ( C26 * ( Pre_Lamp
Pre_Flete )

D26) + E26 * ( Pre_Silla -

F26) ) +

lo que arroja $454

COMENTARIO Y EJEMPLO ADICIONAL


Hemos visto en estos ejemplos lo importante que es manejar el control de precedencia. Mas de
una vez al no encontrar la causa del mal comportamiento de una frmula, se deber a fallas en
este tema.
Es comn en frmulas que requieren un alto nivel de uso de parntesis anidados, semejantes o
mas complejos que el analizado, nos confundamos y generemos errores de sintaxis que sern
acusados por los mensajes de error de Excel. El programa nos ayuda a manejar dichos
parntesis colorendolos de tal manera que nos sea mas sencillo detectar el inicio y fin de cada
anidamiento.
El libro Ep_120 incluye un ejemplo adicional.
Al mismo se lo dejamos para que lo
analice por su cuenta si le es de su
agrado.
La intencin es obtener el precio final de
un producto, considerando un descuento a
aplicar sobre su precio de lista y una
ulterior aplicacin de una tasa fiscal sobre
el monto resultante del descuento
anterior.. Esta tasa podra ser un impuesto
semejante al IVA , etc...).
Se presentan dos columnas para resolver
la frmula a partir de cifras con formato
numrico y luego el mismo ejemplo con
las tasas en formato porcentual. Hay
casos en que es ms cmodo utilizar un
formato que el otro. Naturalmente las
frmulas deben adecuarse para cada caso
en particular.
Preste atencin al uso de los parntesis y la correcta aplicacin del operador % (porciento) de
modo de lograr la precedencia correcta para la intencin del ejemplo.
En la planilla hay explicaciones adicionales

Las Funciones
Como habamos mencionado, una funcin es una frmula predefinida. Vamos a aclarar y
profundizar este concepto.

Formulas versus Funciones. La complejidad encapsulada


Si usted est familiarizado con el paradigma objeto, o escuch hablar de programacin
orientada a objetos, quizs le resulte conocido el termino encapsulamiento.
Si no es as , intentar transmitirle dicho concepto a continuacin sin recurrir a conceptos
tcnicos que no hacen a este curso.

Fjese en su PC.
Tiene a la vista un gabinete conectado a un monitor y un teclado
(simplifiquemos un poco la realidad). Usted mediante el teclado logra que
dentro del gabinete ocurran cosas.
La complejidad de la PC no est a la vista.
El gabinete est encapsulando a una serie de componentes
intercomunicados entre ellos. Es gracias a dicho encapsulamiento de la
complejidad de la PC, que muchos de nosotros podemos usarlas.
Ahora viene un operario a realizar el service de su equipo y le retira la
carcaza o tapa al gabinete dejando expuesta la complejidad interna del
equipo.
El operario, desea modificar cosas del interior para incrementar la memoria
del equipo. Para ello no tiene mas remedio que desencapsular el equipo.
Pues bien, para no extenderme mas all de lo necesario, asocie usted a la
PC con la tapa puesta , con una funcin. La complejidad de ambas est
encapsulada. Solo vemos el exterior. La usamos sin requerir de
conocimientos avanzados sobre el particular.
Ahora, asocie la misma PC, cumpliendo el mismo rol y servicio,pero sin la
tapa o sea con todos sus componentes expuestos, con una frmula.
La complejidad de ambas est a la vista. Si bien podemos usarla
exactamente lo mismo que para lo que la usbamos antes, nuevas
oportunidades estn disponibles para quien las pueda aprovechar.
Es el mismo equipo de antes. No ha incrementado su capacidad.
Simplemente nos ofrece su interior, por si deseamos y podemos realizar
cambios que van mas all de lo standard. Lo mismo ocurre con la frmula.
Las funciones encapsulan la complejidad que las frmulas ponen en
evidencia.
Es por ello que las funciones son tan cmodas y accesibles. Se requiere menos capacitacin
especfica de computacin para usar una PC que para mantenerla o modificarla. Lo mismo
ocurre con las funciones.

Es ms sencillo utilizar una funcin que crear una frmula.


Porque una funcin es una frmula que ya ha sido creada.

Creando frmulas y usando funciones


Los siguientes ejemplos intentan poner de manifiesto los conceptos anteriores como as
tambin exponer los beneficios y complicaciones inherentes al uso de unas u otras.

Esto nos ayudar a decidir cuando usar funciones o crear frmulas. O, si usted lo prefiere,
cuando no hay mas remedio que crear frmulas en vez de usar funciones.

Formulando con Potencias y Races


Supongamos el siguiente objetivo: Crear una frmula que nos permita obtener la raz
cuadrada de un nmero dado.
Si, ya s en lo que est pensando.

Excel tiene una funcin que se llama RAZ y que realiza este trabajo,
para que re-inventar la rueda?
Pues porque se supone que estamos aprendiendo cosas acerca de las frmulas y funciones de
modo que por favor acompeme en esta discusin. Tmelo como lo que es. Un ejercicio de
anlisis.
Veremos el concepto de encapsulamiento de la complejidad y las ventajas de poder manipular
frmulas a pesar de haber funciones predefinidas para hacer el mismo trabajo.

Algunos conceptos para los no adictos a las aritmticas.


Al crear una frmula deberemos usar operadores adecuados.
Una raz es una potencia inversa. Es decir que la raz cuadrada de un nmero es igual a dicho
nmero elevado a la 1/2.
Tenemos el operador ^ ( potencia ) con el cual podemos aplicar el mtodo mencionado para
obtener races.
En este caso queremos obtener races cuadradas , o sea , las inversas de la potencia de dos.

Por ms que no est habituado a las matemticas, siga el ejemplo y trate de


entenderlo, pues es un muy buen ejemplo del tema de precedencias y
encapsulamiento.

Creando una frmula


Supongamos que llamamos a nuestro nmero dado, num. Donde num puede ser el cualquier
nmero positivo (mayor o igual que cero).

Nuestra frmula para obtener la raz cuadrada de num sera:


raz = num ^(1/2)
Ntese que el 1/2 lo encerramos entre parntesis.
Recuerda la leccin de las precedencias ?.
Este es otro excelente ejemplo del control de precedencias. Si no lo encerramos
entre parntesis, Excel haralo siguiente :
elevara num a la potencia de 1 (uno) lo que arroja como resultado al mismo
nmero num. ( Todo nmero elevado a la potencia de 1 es igual a si mismo)
Y luego dividira el resultado por dos.
Esto sucede porque el operador potencia tiene precedencia sobre el operador
de dividir. Al usar el parntesis resolvemos el problema.
Pues bien, tomando el recaudo de usar el parntesis, hemos creado nuestra
frmula que funciona tan bien como la funcin RAIZ. El solo ver a ambas juntas
nos ilustra acerca del concepto que una funcin es una frmula con la

complejidad encapsulada
la raz cuadrada de num = num ^ (1/2) = RAZ(num)

Observe el ejemplo en la hoja llamada Funcin-Frmula del libro Ep_120.


En una columna llamada num,
figuran los nmeros de los cuales
deseamos obtener sus races
cuadradas.
A la derecha de la misma hay dos
columnas. La primera, con el
ttulo Nuestra Frmula, utiliza
justamente nuestra frmula y la
otra usa la funcin RAIZ de Excel.
La celda E8 es la activa, su
contenido se lo puede ver en la
barra de frmulas.
Nuestra frmula utiliza para su
clculo una referencia al valor de
la celda de su misma fila de la
columna num. En el ejemplo , es
una referencia a D8.
A su vez, su celda vecina
perteneciente a la columna
titulada Funcin RAIZ, es la que
resuelve utilizando la funcin de
Excel RAIZ() y recibe como argumento a una referencia a la celda correspondiente de la
columna num (nuevamente D8 en nuestro ejemplo)
A nuestra frmula le damos datos para trabajar con ellos, en este caso una constante (el
2 del numerador de nuestra potencia) y una referencia al nmero con el cual deseamos
trabajar.
A las funciones se los pasamos encerrados en un parntesis y les denominamos
argumentos.
En el caso de la funcin raz le pasamos la referencia al nmero comprometido y ella saca
la raz cuadrada. Como har por dentro?. Vaya uno a saber, quizs utiliza el mismo
mtodo con el que hemos resuelto con nuestra frmula.

Innovando sobre una frmula


Nuestra frmula nos permite evolucionar sobre ella puesto que tiene su complejidad a la
vista. Recuerde lo que dije respecto a una PC que nos ofrece su interior para ir mas all
de lo que podemos lograr con el teclado.
Mientras que la frmula nos permite meternos dentro, la funcin no nos permite innovar
sobre sus mecanismos. Estn encapsulados.

Usando un viejo termino automovilstico, las frmulas nos permiten que las
pichicatiemos.
Si bien nuestra frmula tiene un aspecto un poco mas hosco (como el de una PC sin su
tapa) , nos permite modificar el nmero 2 que est en el denominador de la potencia.
Entonces si en vez de dejarlo fijo, permitimos poner all lo que queramos, nuestra frmula
nos permitir no solo obtener racescuadradas, sino que tambin la razcbica o cuarta
o quinta de un nmero. Y eso no lo podemos hacer con la funcin RAIZ pues al estar su
complejidad encapsulada (PC con la carcaza puesta), no la podemos modificar por dentro.
Y ella solo saca races cuadradas pues no nos acepta que le indiquemos otra potencia que
no sea la de dos!

El ejemplo en el documento Ep_120 de prctica, vea el cuadro Ejemplo donde


ampliamos el servicio de nuestra frmula. Lo reproducimos ms abajo.
Este cuadro permite obtener no solo races cuadradas sino que de cualquier
potencia.
Vemos una matriz conformada por una primer columna num, la cual presenta
en cada fila , un valor del cual se pretende obtener la raz de una determinada
potencia.
Cada columna restante, presenta como ttulo (fondo gris) un determinado valor
de potencia (1,2,3,...). Esto significa que por ejemplo la columna con un 2 de
ttulo, obtendr las races cuadradas de los valores de num. la columna con un
3, obtendr las races cbicas de los mismos nmeros. Y as sucesivamente.

Cada celda de la tabla utiliza la frmula =$B31^(1/D$29)


Cada celda, calcula la raz de num segn la potencia indicada en el encabezado
de su respectiva columna.
Ntese la referencia absoluta de la columna en la primer referencia $B31 ( el
nmero) y la referencia absoluta de la fila en la segunda referencia D$29
(denominador de la fraccin exponencial ), esto permite trasladar la frmula a
todas las celdas de la tabla.

Para que una funcin nos permita hacer esto debera tomar dos argumentos. El
nmero y el denominador exponencial.
De hecho, si bien no se llama RAIZ, Excel nos ofrece una funcin llamada
POTENCIA que si acepta a ambos argumentos.
Como hemos aprendido que la fraccin inversa de la potencia es la raz
podramos haber usado entonces la funcin POTENCIA(nmero, exponente) de
la siguiente manera
= POTENCIA($B31,(1/D$29)

y propagarla por todas las celdas de la tabla obteniendo el mismo resultado que
cuando usamos nuestra frmula.
Otra vez las funciones nos muestran como encapsulan la complejidad y las
frmulas nos muestran su versatilidad de uso.

Formulando con operadores lgicos


Veamos por ltimo otro ejemplo de crear una frmula.
Esta vez usaremos operadores y funciones lgicas como componentes de la misma.
Excel nos provee de una muy til funcin matemtica llamada ABS(num), que nos permite
obtener el valor absoluto de un nmero real num pasado como argumento.

No confundir el trmino absoluto en este contexto, con el trmino absoluto


utilizado en el contexto de las referencias a celdas.
Aqu el trmino absoluto significa no signado. O en otras palabras, retorna
siempre la misma cantidad pasada en el argumento num, pero sin signo o sea
positivo

5 = ABS(5)
y tambin ...
5 = ABS( - 5)

Volviendo a nuestro tema. Como habr formulado Excel esta funcin ABS(num)?.
Desarrollaremos nosotros, con fines didcticos, una frmula que haga el mismo trabajo. Quizs
Excel lo hizo de la misma manera...
Veamos el ejemplo al fondo de la hoja Frmulas-Funcin de el libro Ep_120, hoja
Frmula_Funcin, ejemplo denominado Ejemplo con operadores lgicos.
La columna de la izquierda, titulada
Nmero , presenta una serie de nmeros
obtenidos al azar con el auxilio de la
funcin ALEATORIO().
lea la nota en el recuadro color siena
acerca de como fueron (y son ) obtenidos
dichos valores.
Algunos sern negativos y otros positivos
para poder hacer la demostracin.
La columna titulada Nuestra Frmula, es
la que usa la frmula con funciones y
operadores lgicos para arrojar como
resultado el valor absoluto del nmero en
cuestin.
Luego a su derecha la columna con las
celdas que calculan el mismo valor
absoluto utilizando la funcin de Excel ABS(num).
Como podemos ver ambas sirven para el mismo propsito. Nuevamente, lo que pretendemos es
que usted acepte pragmticamente el hecho de que una funcin no es otra cosa que una frmula
con su complejidad encapsulada.

Descripcin de la frmula usada en las celdas amarillas


Usamos la funcin
SI(condicin, cuando verdadero , cuando falso) para auxiliarnos en
obtener el valor absoluto.
Luego en las lecciones especficas de Funciones lgicas desmenuzamos esta
importantsima y universal funcin de Excel. Aqu solo recordamos lo que se
pretende le pasemos en sus argumentos.
Condicin: Una expresin que arroje un resultado verdadero o falso
Cuando verdadero: Valor que debe arrojar la funcin cuando se cumple la
condicin pasada en el primer argumento
Cuando falso:Valor que debe arrojar la funcin cuando NO se cumple la
condicin pasada en el primer argumento.
En nuestro ejemplo , la implementamos as:
SI(C51<0;C51*-1;C51)
Esta es para aplicar a la fila 51 naturalmente.
Condicin:
Fijes en la condicin a ser cumplida C51 < 0 o sea que en C51 haya un nmero
negativo.
Cuando verdadero:
Si el nmero en cuestin es negativo , o sea menor que cero, lo multiplicamos
por -1 para obtener la misma cantidad pero con signo positivo.
Cuando falso:
Si el nmero por el contrario es igual o mayor que cero, simplemente indicamos
que se utilizado el mismo como resultado, o seas no hacemos ningn cambio.

Si tiene problemas con el uso de la funcin lgica SI(), simplemente siga


adelante y luego de recibir las lecciones referidas a dicha funcin, si lo desea,
retorne a analizar este ejemplo.

Creo que este es otro buen y sencillo ejemplo del encapsulamiento de la complejidad de una
frmula que se logra con una funcin, a pesar que nuestra frmula para obtener el valor absoluto,
recurre a su vez a otra funcin para lograrlo, lo cual es muy comn en el uso de frmulas y
funciones.

La frmula = SI(C51<0;C51*-1;C51)
versus
la funcin = ABS(C51)
Y cual es la ventaja de comprender todo esto...?

Es importante saber crear frmulas


Si no existiese en Excel la funcin ABS() ....se entiende?
Y no nos quedan dudas tampoco acerca de que:

Una funcin es una frmula predefinida con la complejidad


encapsulada

Una seleccin de funciones


Aqu termina la seccin Introduccin a la Productividad.
Antes de decir hasta la prxima y a modo de un puente de continuidad entre esta seccin y la
denominada Excel Ms all de los fundamentos, permitanme presentarles mi seleccin de
funciones que he dado en llamar El grupo universal.
Sin lugar a dudas que cada usuario, segn sus necesidades, tendr diferencias con esta
seleccin y en algunos casos muy marcadas. Pero en trminos generales, creo no estar tan
lejos de una seleccin popularmente utilizada.
Recuerden que lo que me mueve en este curso es La Productividad tanto en tiempo de
desarrollo como en tiempo de uso.

Cuatro grupos o familias


Distingo 4 grupos de funciones a las cuales les recomiendo prestar especial atencin. Mas vale
pocas funciones muy bien usadas, que conocerlas a todas ellas y no saber para que usarlas.

Temporales
Funciones que retornan medidas de tiempo (horas, fechas o ambas) y/o trabajan con
argumentos temporales.
Esta informacin es conservada como un numero serial que yo particularmente le llamo el
dato numrico temporal.
Recomiendo a todas ellas!
HOY();AHORA() retornando dato y formato de la fecha y hora en curso
FECHA(a,m,d), FECHANUMERO(la fecha), retornando el dato numrico temporal a
partir de componentes del mismo o de cadenas de caracteres con formatos reconocibles
DIA360(f1,f2) Lapso entre dos fechas en aos de 360 das
AO(d), MES(d), DIASEM(d), DIA(d), HORA(d), MINUTO(d), SEGUNDO(d)
Retornando el valor numrico del correspondiente componente a partir del dato
numrico temporal

Lgicas
Funciones de aplicacin para toma de decisin. Anlisis de status, condicionales y que
trabajan con operadores de comparacin.
Excel reemplaza ciertos operadores lgicos caractersticos de los lenguajes de programacin
con funciones que cumplen los mismos propsitos ( Y() ; O() ; NO() )
Si queremos programar con Excel estas funciones DEBEN ser bien conocidas:
SI(condicin,accin por verdadero, accin por falso) La universal funcin de decisin
NO(x), O(a,b,c,d...),Y(a,b,c,d...) Funciones booleanas bsicas
VERDADERO(),FALSO() Los dos valores booleanos retornados tal si fueran constantes y
las respectivas constantes propiamente dichas

Matemticas
Algunas de las funciones de mayor aplicacin en planillas
de carcter universal:
ENTERO(num), el grupo REDONDEAR,
TRUNCAR(num),RESIDUO(num,div): Manipulacin
general de cifras
SUMA(...) : Elemental y cosmopolita.

POTENCIA(num,pot),RAIZ(num):Ya las hemos visto. Las mencionamos y repasamos


ALEATORIO() ,ABS() ,SUMAR.SI()
Y las propuestas por los asistentes, en tanto usen los elementos de Excel propios de este
nivel de seminario.

Casino Saprica
La nica ruleta donde ganamos todos puesto que la apuesta es ganar Productividad
Con las funciones analizadas en lecciones anteriores, creamos un simulador de juegos.
Todos estn all, el crupier, el jugador y un defectuoso plato de ruleta que nos permitir
pasar un buen momento y poner en prctica lo que hemos aprendido.

Estadsticas
Aquellas que no requieran una preparacin particular en el campo del anlisis estadstico o
biomtrico pero que aporten una marcada productividad en el uso de Excel.
Ntese (los conocedores de la ciencia estadstica) que la seleccin no apunta al anlisis
tcnico estadstico. Hay un curso especial para ello para cubrir medidas de dispersin,
correlatividad, etc.
CONTAR, CONTAR.SI, CONTAR.BLANCO,CONTARA: Una diversidad de contadores,
sencillos y de gran utilidad
FRECUENCIA :Ocurrencia de eventos. Distibucin de observaciones en clases de
frecuencias.
MAX, MIN, PROMEDIO :Valores sencillos de interpretar para caracterizar un conjunto de
observaciones sin requerir de un conocimiento previo de anlisis estadstico.

TELEVENTAS SAPRICA
Trabajamos sobre un ejemplo parcial que simula una mesa de ventas telefnicas.
All aplicamos las funciones consideradas y establecemos un concepto slido y en lenguaje
corriente de las medidas de dispersin y tendencia central.

Con esta coleccin tendremos lo suficiente para encarar el formato


condicionado y la iniciacin en Macros

Todas ellas como as tambin el formateo condicionado y la iniciacin en Macros,son analizadas y


utilizadas en las lecciones de la seccin Excel, Ms all de los Fundamentos del seminario
Excel Productividad.
Ser un gusto contar con su participacin en el mismo si considera que le pueda ser de utilidad

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