UNIVERSIDAD AUTONOMA DE COLOMBIA

INGENIERIA DE SOFTWARE II
PRESENTADO POR: JUDY PERALTA
ALIX DUARTE

1. DECIDIR LA ACEPTACIÓN DE UN PRODUCTO

La prueba de aceptación tiene como fin validar que el sistema cumpla los requisitos básicos de
funcionamiento esperado y permitir que el usuario determine la aceptación del sistema, por tal
motivo estas pruebas son realizadas por el usuario final, que durante este periodo debe plantear
las deficiencias o errores antes de dar aprobada aceptado el sistema definitivamente.
Los directores de los usuarios revisan criterios de aceptación especificados previamente en el pan
de pruebas y dirigen pruebas de aceptación final los cuales los usuarios expertos lo llevan a cabo,
ellos elaboran un informe respectivo y los cuales los directores lo aprueban o rechazan.

TAREAS PRODUCTO PRACTICAS PARTICIPANTES

Preparación Plan de pruebas - Jefe de proy
pruebas -Direc Usuarios
aceptación
Realización de Resultados de Pruebas de - Usuarios expertos
pruebas pruebas aceptación
Evaluación y Evaluación de - Jefe de proyecto
resultados de resultados - Directores de usuario
pruebas de
aceptación

Producto de Entrada
• Plan de pruebas

• Plan de implementación

• Equipo de implantación

• Plan de pruebas

De Salida
• Plan de pruebas

Jefe de proyecto y Directores de usuario

Realización de Pruebas de Aceptación

Para que todos los componentes correspondan a los criterios de aceptación específicos
Productos de entrada
• Productos Software

• Bases de datos

• Plan de pruebas

Salida
• Resultados de pruebas de aceptación Técnicas
 • Pruebas de aceptación participantes ( Usuarios expertos)

Se evalúan analizando las incidencias recibidas, y comprobando que se han llevado a

cabo todas las pruebas de establecidas en el plan de pruebas:
1. Comprobar los resultados esperados
2. Identificar el origen de cada problema para realizar correcciones respectivas en forma
satisfactoria
3. Completar casos de prueba. Se documenta el resultado global de la evaluación de
pruebas por parte del usuario final.

2. IDENTIFICAR LOS PRODUCTOS A EVALUAR SIADA

1. Facilitar el manejo de la documentación mediante cuartos con su clasificación así:

a. Cuarto de archivo de gestión
b. cuarto archivo histórico
c. cuarto archivo central
2. Los documentos tiene una vida útil como son:
a. Auténticos, preserven su conservación medio ambiente ( lugar adecuado con aire, luz,
sin humedad, etc)
b. Accesabilidad a los documento que requieran las área involucradas.
c. Nuestro objetivo es prestar ayuda práctica a todos aquellos que estén interesados
en incorporar documentos electrónicos a un sistema de archivo, conservarlos y hacer
que estén disponibles.
d. Los documentos, ya sean privados o públicos, están sujetos a unas normas jurídicas
determinadas. La naturaleza de esas normas varía mucho de un ordenamiento jurídico a
otro.

3. Ciclo de Vida
INDICADOR HOY FUTURO
 Tener una base de datos consolidada la
 Clasificación de los diferentes tipos de cual nos permita consultar, insertar,
archivo. modificar y eliminar
ACTIVIDADES Y TAREAS
 Recolección de solicitud de préstamo  Mediante el formato podremos tener
control de este proceso

 De acuerdo a los procedimientos y

metodologías que se establezcan tratar de
 Entrega de solicitudes de
disminuir estos tiempos por lo menos en
TIEMPOS requerimientos de préstamo por tiempo
un 15%, el equivalente a 08 minutos de los
establecido
40 que actualmente se utilizan. Avanzar y
mejorar.

 Digitalizar todos los documentos, para

 Archivo de solicitud de pedido
ahorrar costos de funcionamiento
DOCUMENTOS  Archivo de autorizaciones generadas
 Administrar documentos y archivos
por el usuario final
mediante software

MODELO DE MEDICION DE CALIDAD

La suma de todas las métricas tomadas en consideración deben dar 100 por lo que se les
asignaron los siguientes valores en una escala de uno (1) a diez (10) , para la calidad
interna y externa del producto se dan los siguientes valores:

i. Funcionalidad 10 puntos a su vez divididos en cinco ítems cada

uno con un valor máximo de 2 puntos los cuales son:
• Adecuación
• Exactitud
• Interoperabilidad
• Seguridad de acceso
• Cumplimiento funcional

ii. Fiabilidad 10 puntos a su vez divididos en cuatro ítems cada uno

con un valor máximo de 2.5 puntos los cuales son:
• Madurez
• Tolerancia a fallos
• Capacidad de recuperación
• Cumplimiento de la fiabilida
iii. Eficiencia 10 puntos a su vez divididos en tres ítems cada uno con
un valor máximo de 3.3 puntos los cuales son:
 • Comportamiento temporal
• Utilización de recursos
• Cumplimiento de la eficiencia

iv. Mantenibilidad 10 puntos a su vez divididos en cinco ítems cada

uno con un valor máximo de 2 puntos los cuales son:
• Adaptabilidad
• Inestabilidad
• Coexistencia
• Capacidad para reemplazar
• Cumplimiento de la portabilidad

v. Usabilidad 10 puntos a su vez divididos en cinco ítems cada uno

con un valor máximo de 2 puntos los cuales son:
• Capacidad para ser entendido
• Capacidad para ser aprendido
• Capacidad para ser operado
• Capacidad de atracción
• Cumplimiento de la usabilidad

vi. Portabilidad 10 puntos a su vez divididos en cinco ítems cada uno

con un valor máximo de 2 puntos los cuales son:
• Adaptabilidad
• Inestabilidad
• Coexistencia
• Capacidad para reemplazar
• Cumplimiento de la portabilidad

Que en total aportan el 60 % de la calificación el otro 40 % viene dado por la calidad en

uso con los siguientes ítems:

i. Efectividad 10 puntos
ii. Productividad 10 puntos
iii. Seguridad física 10 puntos
iv. Satisfacción 10 puntos

Se considerara la siguiente escala de valores para que se este en el rango objeto se debe
alcanzar un mínimo de 80 puntos de acuerdo a este criterio se tiene la siguiente escala:

i. Inaceptable de 0 a 59 puntos
ii. Mínimo aceptable de 60 a 75 puntos
iii. Rango objeto de 76 a 90 puntos
iv. Excede requisitos de 91 a 100 puntos
 ACTIVIDAD 1 ACTIVIDAD 2 ACTIVIDAD 3 ACTIVIDAD 4

ANALISIS DE DISEÑO DE FORMATO DE CODIFICACION MODULO GENERACION DE FORMATO

SOLICITUDES SOLICITUD, PREST INSERTAR, CONSULTAR,
AMO MODIFICAR, ELIMINAR
CALIDAD DEL SERVICIO BOLETIN DE SUGERENCIAS ENCUETAS, ESTADISTICAS MINIMIZAR QUEJAS Y
SUGERENCIAS
CONTROL DE REGISTRO ACTUALIZACIÓN DEL TENER UN SERVICIO DE DISPONIBILIDAD
SISTEMA ALTA CALIDAD
MODELO DE MEDICION DE CALIDAD

MODELO DE MEDICION DE CALIDAD POR TIEMPO

FUNCIONABILIDAD FIABILIADAD TIEMPO VALIDACION USABILIDAD

PARTE ADECUADA AMBIENTE MINIMO SEGURIDAD FACILIDAD DE

ADECUADO APRENDIZAJE
EXACTITUD GENERACION DE TIEMPOS DE VERIFICACION OPERATIVIDAD
SOLICITUD SOLICITUD, FECHA RECIBEN Y
PRESTAMO ENTREGAN

MODELO DE METRICAS DE EFICIENCIA

COMPORTAMIENTO UTILIZACION CONFORMIDAD DE LA RESULTADO ESPERADO

EN EL TIEMPO DE RECURSOS EFICIENCIA

TIEMPO ESTIMADO FORMATO, TIEMPO DE ENTREGA EXITOSO

PARA COMPLETAR SISTEMA
LA SOLICITUD
REQUERIDA

MEIDANTE EL NOS ENTREGA Y FIRMAS DE ENTREGA FORMATO

DIAGRAMA DE DETERMINA LAS SOLICITUDES
GANTT TIEMPO DE
RESPUESTA

MÉTRICAS DE EVALUACIÓN DE PRODUCTOS DE SOFTWARE

COMPORTAMIENTO UTILIZACION CONFORMIDAD DE LA RESULTADO ESPERADO
EN EL TIEMPO DE RECURSOS EFICIENCIA

MODELO DE CALIDAD
1. Calidad interna y externa del producto de software
1.1. Funcionalidad
1.1.1. Adecuación Capacidad del producto para 2
proporcionar un conjunto apropiado de
funciones para tareas de usuarios
especializados.
1.1.2. Exactitud Capacidad del producto para 2
proporcionar los resultados o efectos
correctos acordados con el grado
necesario de precisión.
1.1.3. Interoperabilidad Capacidad del producto para interactuar 2
con uno o más sistemas especializados.
1.1.4. Seguridad de acceso Capacidad del producto para proteger 1.5
información y datos de manera que las
personas no autorizadas no puedan
leerlos o modificarlos, al tiempo que no
se deniega el acceso a personas o
sistemas autorizados.
1.1.5. Cumplimiento funcional Capacidad del producto para adherirse a 2
normas, convenciones o regulaciones en
leyes similares relacionadas con la
funcionalidad.
Total Funcionalidad 9.5
1.2. Fiabilidad
1.2.1. Madurez Capacidad del producto para evitar fallar 2.0
como resultados de fallos en el software.
1.2..2 Tolerancia a fallos Capacidad del producto para mantener 2.5
un nivel especificado de funcionalidad en
caso de fallos de software o de infringir
sus interfaces especificadas.
1.2.3. Capacidad de recuperación Capacidad del producto para reestablecer 2.5
un nivel especificado de funcionalidad
especificado y recuperar los datos
directamente afectados en caso de fallo.
1.2.4. Cumplimiento de la Capacidad del producto para adherirse a 2.5
fiabilidad normas, convenciones o regulaciones
relacionadas con la fiabilidad
Total Fiabilidad 9.5
1.3. Usabilidad
COMPORTAMIENTO UTILIZACION CONFORMIDAD DE LA RESULTADO ESPERADO
EN EL TIEMPO DE RECURSOS EFICIENCIA

1.3.1. Capacidad para ser Capacidad del producto que permita al 2

entendido usuario entender si el software es
adecuado y cómo puede ser usado para
unas tares y condiciones de uso
particulares.
1.3.2. Capacidad para ser Capacidad del producto que permita al 2
aprendido usuario aprender sobre su aplicación.
1.3.3. Capacidad para ser operado Capacidad del producto que permita a los 2
usuarios operarlo y controlarlo.
1.3.4. Capacidad de atracción Capacidad del producto para ser atractivo 2
al usuario.
1.3.5. Cumplimiento de la Capacidad del producto para adherirse a 2
usabilidad normas, convenciones, guías de estilo o
regulaciones relacionadas con la
usabilidad.
Total Usabilidad 10
1.4. Eficiencia
1.4.1. Comportamiento temporal Capacidad del producto para 3.3
proporcionar tiempos de respuesta.
Tiempos de proceso y potencia
apropiados, bajo condiciones
determinadas.
1.4.2. Utilización de recursos Capacidad del producto para utilizar las 3.3
cantidades y tipos de recursos adecuados
cuando el software lleva a cabo su
función bajo condiciones determinadas.
1.4.3. Cumplimiento de la Capacidad del producto para adherirse a 3.4
eficiencia normas o convenciones relacionadas con
la eficiencia.
Total Eficiencia 10
1.5. Mantenibilidad
1.5.1. Capacidad para ser Capacidad del producto para detectarle 2
analizado deficiencias o causas de los fallos en el
software, o para identificar las partes que
han de ser modificadas.
1.5.2. Capacidad para ser Capacidad del producto que permita que 2
cambiado una determinada modificación sea
implementada.
1.5.3. Estabilidad Capacidad del producto para evitar 1.5
efectos inesperados debido a
modificaciones del software.
1.5.4. Capacidad para ser probado Capacidad del producto que permita que 2
COMPORTAMIENTO UTILIZACION CONFORMIDAD DE LA RESULTADO ESPERADO
EN EL TIEMPO DE RECURSOS EFICIENCIA

el software modificado sea validado.

1.5.5. Cumplimiento de la Capacidad del producto para adherirse a 2
mantenibilidad normas o convenciones relacionadas con
la mantenibilidad.
Total Mantenibilidad 9.5
1.6. Portabilidad
1.6.1. Adaptabilidad Capacidad del producto para adaptarse a 2
diferentes entornos especificados, sin
aplicar alteraciones o mecanismos
distintos de aquellos proporcionados para
este propósito por el software
considerado.
1.6.2. Inestabilidad Capacidad del producto para ser 2
instalado en un momento inesperado.
1.6.3. Coexistencia Capacidad del producto para coexistir 2
con otro software independiente, en un
entorno común, compartiendo recursos
comunes.
1.6.4. Capacidad para reemplazar Capacidad del producto para ser usado 2
en lugar de otro producto de software,
para el mismo propósito en el mismo
entorno.
1.6.5. Cumplimiento de la Capacidad del producto para adherirse a 2
portabilidad normas o convenciones relacionadas con
la portabilidad.
Total Portabilidad 10
Total calidad interna y externa 58.50
2. Calidad en uso
2.1. Efectividad Capacidad del software a los usuarios 10
alcanzar objetivos especificados
(procesos) con exactitud y completitud,
en un contexto de uso especificado.
2.2. Productividad Capacidad del software que permita a los 10
usuarios gastar una cantidad adecuada de
recursos con relación a la efectividad
alcanzada, en un contexto de uso
especificado.
2.3. Seguridad física Capacidad del software para alcanzar 10
niveles aceptables de riesgo de hacer
daño a personas, al negocio, al software,
a las propiedades o al medio ambiente en
un contexto de uso especificado.
COMPORTAMIENTO UTILIZACION CONFORMIDAD DE LA RESULTADO ESPERADO
EN EL TIEMPO DE RECURSOS EFICIENCIA

2.4. Satisfacción Capacidad del software para satisfacer a 9.0

los usuarios en un contexto de uso
especificado. – Procesos funcionales
Total calidad en uso 39

De acuerdo a los resultados observamos que nuestro software alcanza una calificación de
97,5 ubicándose en el nivel donde se excede los requisitos para proceder a su
implementación.

NORMAS TÉCNICAS PARA LA ADMINISTRACIÓN, CUSTODIA Y

CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
Las presentes normas técnicas tienen como objetivo regular la administración, custodia y
conservación de los documentos y facilitar la interpretación y aplicación uniforme de las
políticas archivísticas.
Norma No. 1.- Registro e inventario de la documentación.- Los documentos emitidos o
recibidos deben mantenerse un inventario actualizado de la documentación que custodia el
archivo.
Norma No. 2.- Clasificación y ordenación de documentos.- Los documentos deben agruparse
manteniendo su integridad orgánico-funcional y deben ordenarse siempre de la misma forma,
cualquiera que ésta sea. Debe existir un testimonio escrito de las normas de archivo que sigue
cada dependencia de la institución, de manera que el sistema de clasificación y ordenación que
se establezca pueda ser comprendido y aplicado por otras personas si así se requiere.
Norma No. 3.- Instalación y rotulación de documentos.- La ubicación de la documentación en
carpetas, prensas, cajas, ampos, o cualquier otro resguardo físico, debe garantizar la integridad
física y la unidad lógica de los documentos: así como facilitar su localización mediante rótulos,
guías o cualquier otro tipo de señalización que contribuya con este propósito.
Norma No. 4.- Custodia de documentos.- La custodia de los documentos implica la
responsabilidad de velar por su adecuada preservación. La pérdida o extravío de un documento
debe ser detectada y corregida a la mayor brevedad y quedar debidamente consignada cuando
sea del caso.
Norma No. 5.- Asignación de plazos de retención y transferencia.- Corresponde a los
responsables de los archivos gestionar la transferencia o eliminación de los documentos en los
plazos que la institución crea conveniente.
Norma No. 6.- Descripción documental.- El acceso a la documentación bajo la responsabilidad
de cada dependencia de la institución debe estar garantizado mediante la elaboración de
inventarios, índices, catálogos o cualquier otro tipo de guía que permita su localización en un
tiempo prudencial.
Norma No. 7.- Acceso a los documentos.- Corresponde al responsable de la unidad definir al
encargado del archivo, los niveles, plazos y condiciones de acceso a la documentación bajo su
custodia.

El archivo y la gestión documental.

Fases y tratamiento del documento
FASE 1. ARCHIVO DE OFICINA
En esta fase han de permanecer los documentos en trámite. Si éste ha finalizado, el año o a
los 2 años, por ejemplo, los documentos han de pasar ya al Archivo Central, sin esperar el
plazo máximo de 5 años que establece la Ley.
TRATAMIENTO:
• Iniciación en el Registro General
• Formación de expedientes
• Identificación
• Clasificación
• Ordenación
• Descripción Básica
• Recuperación de la información
• Instalación
• Transferencia de acciones
• Divisiones de fondos de archivo

FASE 2. ARCHIVO CENTRAL.

Recibe los documentos tramitados en las oficinas al cumplirse el plazo estipulado. La
permanencia de los documentos en esta Fase ha de fijarse en función de la frecuencia de uso
por el gestor: uso muy frecuente. Esto variará en cada institución dependiendo de muchos
factores, pero documentos con 1,2 ó 3 años desde la finalización de su trámite, que no se
usen con frecuencia, deben pasar al Archivo Intermedio, sin esperar el plazo máximo de 10
años que establece la Ley.
TRATAMIENTO:
• Control: Cotejo y recepción de los documentos transferidos por las oficinas.
• Identificación
• Análisis de la Clasificación
• Ordenación
• Control: Descripción básica
• Posible descripción en
 • profundidad
• Normalización
• Recuperación de la información
• Instalación
• Control de Depósitos e Instalaciones
• Primer análisis y valoración de series documentales
• Reserva / Accesibilidad
• Transferencia de fracciones

7.2. Las transferencias de documentos.

Una vez transcurrido un plazo determinado de conservación en las unidades productoras, los
documentos deben transferirse al Archivo General, con carácter obligatorio y de acuerdo con
las normas establecidas por esa unidad.
La transferencia tiene como objeto reducir el espacio que las oficinas dedican a la
conservación de los documentos y mejorar la eficacia de la gestión de los
Documentos de uso poco frecuente, inclusive mientras aquéllos mantienen su valor
administrativo.
Organización de los documentos para su transferencia
Los documentos objeto de transferencia deberán estar necesariamente organizados de
acuerdo con los siguientes criterios:
Criterio 1:
Los documentos deberán ser originales o copias únicas (minutas). Son los denominados
"documentos con valor archivístico". Las copias, o documentos de apoyo informativo,
quedarán en poder de la unidad durante tanto tiempo como considere de interés el
Responsable de la misma, generalmente en función de la vigencia de la información que
contienen.
Criterio 2:
Los documentos deberán hallarse organizados físicamente en carpetas y subcarpetas
normalizadas por el Archivo General, y únicamente en éstas, como única forma de garantizar la
conservación de los documentos a medio y largo plazo. Las carpetas y subcarpetas
contendrán la información necesaria para identificar de manera clara y directa la
documentación que contienen:
• 1.- Unidad productora: nombre de la unidad que remite los
• documentos.
• 2.- Código de clasificación: código funcional, con las
• subdivisiones pertinentes (específicas, nominales, uniformes).
• 3.- Años: indicación del período cronológico que abarca la
• documentación incluida en la carpeta o subcarpeta, indicando,
• en su caso, inicio y cierre.
• 4.- Volumen: en el caso de los expedientes voluminosos, indica
• un orden secuencial dentro de la documentación que los integra.
Criterio 3:
Las carpetas correspondientes a los documentos de mayor antigüedad se ubicarán en primer
lugar.
Criterio 4:
Las carpetas correspondientes a un mismo período temporal (generalmente año natural o
curso académico) respetarán en su ordenación la secuencia de los códigos funcionales de la
clasificación de los documentos.

Criterio 5:
Una vez organizadas secuencialmente las carpetas de acuerdo con los criterios anteriores
(antigüedad, códigos de clasificación) la unidad procederá a alojar la documentación en las
cajas de archivo normalizadas.
Criterio 6:
Las cajas resultantes se numerarán de manera secuencial, a lápiz y de forma clara y visible,
para facilitar la redacción del formulario de transferencia. Ese número será la única anotación
que efectúen las unidades remitentes en las cajas.
7.3. La conservación y el expurgo
La Agencia Tributaria manifiesta que los empresarios y profesionales tienen el deber de
conservar durante el plazo fijado en la Ley General Tributaria para proceder a la
inspección los siguientes documentos, atendiendo al tipo de procedimiento.
• Las facturas o documento sustitutivo que hayan emitido
• Las copias y matrices de las facturas expedidas conforme al artículo 2.1 y 2 del
Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación y la copias de los
documentos sustitutivos expedidos
• Las facturas expedidas de acuerdo con el citado Reglamento, así como sus justificantes
contables
• Los recibos justificativos del reintegro de la compensación del régimen especial de la
agricultura, ganadería y pesca, tanto el original de aquél, por parte de su expedidor, como la
copia, por parte del titular de la explotación
• Los documentos acreditativos del pago del impuesto a la Importación

Por otro lado, el artículo 30 del código del comercio vigente establece una
obligación para los empresarios de conservar "libros, correspondencia,
documentación y justificantes concernientes a su negocio (...) durante seis años, a
partir del último asiento realizado en los libros".
Expurgo: operación técnica de evaluación crítica de la colección con vistas a la retirada de
parte de la colección. El expurgo debe entenderse como una tarea más de la gestión de la
colección que contribuye a mantener a ésta en las mejores condiciones posibles. No hay que
confundir expurgo con retirada: todos los fondos son sometidos al expurgo y, como
consecuencia de él, algunos de ellos serán retirados de la colección.
Razones para expurgar:
 • Superar la limitación del espacio de almacenamiento
• Mejorar la actualidad de la colección
• Mejorar la accesibilidad de los fondos
• Mejorar la imagen de la biblioteca: eliminando fondos deteriorados

Otras circunstancias, ajenas en principio, pueden ser buenas excusas para plantear un expurgo:
traslado de la colección a otra sede, inicio de un proceso de automatización del catálogo, etc.

FORMATO DE ENTREVISTA ADELANTADA

NOMBRE DEL TRABAJADOR: HECTOR QUIROGA
CARGO: CONTADOR
ENTREVISTADOR: JUDY PERALTA
FECHA DE ENTREVISTA: 25 DE ABRIL DE 2010

1) ¿En su cargo mantiene continua relación con el sistema de archivo?

Claro es mi departamento, también con el de recursos humanos.
2) ¿Conoce la importancia de su cargo dentro de la organización?
Si conozco la misión de la organización, por eso considero la importancia
3) ¿Cargo que ocupa dentro de la organización?
Jefe de archivo.
4) ¿con un sistema de gestión informática para el proceso de archivo cual impacto en tiempo espera
observar?
Reducir los costos del almacenamiento hasta en un 80% ahorra recursos y tiempo del personal
logrando que éste sea más productivo y realice otras actividades de mayor impacto dentro de la
organización.
5) ¿se maneja la normatividad nacional para el sistema archivos de la empresa?
Si en la empresa se implemento el sistema de archivo físico de acuerdo a las normas nacionales
vigentes y el sistema informático a implementar debe cumplirlas también.
6) ¿Adicional a las medidas de seguridad normales implementadas en los sistemas informáticos
cuales medidas de seguridad el gustaría implementar?
Proteger la información y datos de manera que las personas no autorizadas no puedan leerlos o
modificarlos, y que solo haya acceso a personas o sistemas autorizados.
7) ¿está familiarizado con el manejo de sistemas multimedia o gráficos?
Si X no
Me parece que un entorno grafico o de fichero es el más ágil y permite una rápida adaptación al
sistema reduciendo tiempo de entrenamiento y capacitación así como fallas.
8) ¿Con respecto al manejo de la información y su nuevo sistema de almacenamiento que progresos
espera con respecto al sistema actual?
Aumentar la calidad de los datos.
Limpiar y confirmar datos automáticamente.
Acelerar la entrega de documentos y datos al sistema vía web.
9) ¿Cuál considera en su opinión la razón principal para implementar un sistema informático?
Facilitar la búsqueda de información a la empresa así como la eliminación de archivos no
controlados reduciendo la pérdida de documentos.
Poseer un sistema backup para el almacenamiento y aseguramiento de la información radicada en el
sistema de archivo de la empresa.
10) ¿Utiliza las herramientas necesarias para el desarrollo de sus funciones?
Menciónelas: Software aplicativo, conocimientos básicos, formularios y estadísticas
_____________________FIRMA ENTREVISTADOR

NOMBRE DEL TRABAJADOR: JORGE ROJAS

CARGO: ARCHIVISTA
ENTREVISTADOR: ALIX DUARTE
FECHA DE ENTREVISTA: 25 DE ABRIL DE 2010

1) ¿En su cargo mantiene continua relación con el sistema de archivo?

Si es mi departamento.
2) ¿Conoce la importancia de su cargo dentro de la organización?
Si conozco la importancia y las responsabilidades de mi cargo en la empresa.
3) ¿Cargo que ocupa dentro de la organización?
Auxiliar de archivo.
4) ¿con un sistema de gestión informática para el proceso de archivo cual impacto en tiempo espera
observar?
Reducir los tiempos que se emplean ubicando y entregando la documentación requerida, facilidad
en el acceso a los datos y poder adelantar otras tareas.
5) ¿se maneja la normatividad nacional para el sistema archivos de la empresa?
Si en la empresa se implemento el sistema de archivo físico de acuerdo a las normas nacionales.
6) ¿Adicional a las medidas de seguridad normales implementadas en los sistemas informáticos
cuales medidas de seguridad el gustaría implementar?
Proteger la información de manera que las personas no autorizada no puedan leerlos o modificarlos
y que no se presente perdida de información.
7) ¿está familiarizado con el manejo de sistemas multimedia o gráficos?
Si X no
Me parece que un entorno grafico es ágil y es rápida la adaptación al nuevo sistema.
8) ¿Con respecto al manejo de la información y su nuevo sistema de almacenamiento que progresos
espera con respecto al sistema actual?

Mayor control de los documentos evitando pérdidas o extravíos al ser más ágil su ubicación.
Entregar los documentos y datos al sistema reduciendo las visitas de otras áreas o el
desplazamiento físico a otros departamentos.

9) ¿Cuál considera en su opinión la razón principal para implementar un sistema informático?

Facilitar la búsqueda de información tener mayor control y un registro de respaldo
10) ¿Utiliza las herramientas necesarias para el desarrollo de sus funciones?
Menciónelas: manejo de Software, conocimientos básicos en formularios y estadísticas

_____________________FIRMA ENTREVISTADOR
NOMBRE DEL TRABAJADOR: MIGUEL PEREZ
CARGO: GERENTE GENERAL
ENTREVISTADOR: JUDY PERALTA
FECHA DE ENTREVISTA: 25 DE ABRIL DE 2010

1) ¿En su cargo mantiene continua relación con el sistema de archivo?

Claro que si como en todos los departamentos de la empresa.
2) ¿Conoce la importancia del área de archivo dentro de la organización?
Si conozco la misión de la organización, por eso considero la importancia del área de archivo
3) ¿con un sistema de gestión informática para el proceso de archivo cual impacto en tiempo espera
observar?
Reducir los costos de la captura hasta en un 90%.
Ahorra recursos y tiempo del personal logrando que éste sea más productivo y realice otras
actividades de mayor impacto para la organización.
Liberar el espacio de almacenamiento físico, permitiendo un acceso electrónico rápido y seguro a
la información almacenada dentro de la empresa.
5) ¿se maneja la normatividad nacional para el sistema archivos de la empresa?
Si en la empresa se implemento el sistema de archivo físico de acuerdo a las normas nacionales
vigentes y el sistema informático a implementar debe cumplirlas también.
6) ¿Adicional a las medidas de seguridad normales implementadas en los sistemas informáticos
cuales medidas de seguridad el gustaría implementar?
Proteger la información y datos de manera que las personas no autorizadas no puedan leerlos o
modificarlos que solo haya acceso a personas o sistemas autorizados. Permita establecer jerarquías
entre los usuarios para adelantar sus labores.
7) ¿está familiarizado con el manejo de sistemas multimedia o gráficos?
Si X no
Me parece que un entorno grafico o de fichero es el más ágil y permite una rápida adaptación al
sistema reduciendo tiempo de entrenamiento y capacitación así como fallas. El sistema no debe
tardar más de 10 días en ser entendido y asimilado para su funcionamiento.
8) ¿Con respecto al manejo de la información y su nuevo sistema de almacenamiento que progresos
espera con respecto al sistema actual?
Aumentar la calidad de los datos.
Limpiar y confirmar datos automáticamente.
Acelerar la entrega de documentos y datos al sistema vía web.
Almacenamiento eficiente y acceso a los datos.
Convertir los documentos físicos en imágenes electrónicas.
9) ¿Cuál considera en su opinión la razón principal para implementar un
sistema informático?
Facilitar la búsqueda de información a la empresa así como la eliminación de archivos no
controlados reduciendo la pérdida de documentos.
Poseer un sistema backup para el almacenamiento y aseguramiento de la información radicada en el
sistema de archivo de la empresa.
Cumplir la normatividad nacional vigente para este departamento.
10) ¿Utiliza las herramientas necesarias para el desarrollo de sus funciones?
Menciónelas: Software aplicativo, conocimientos básicos, formularios y estadísticas

_____________________FIRMA ENTREVISTADOR

CONCLUCIONES PRINCIPALES A PARTIR DE LAS ENTREVISTAS Y LA VISITA

ADELANTADA EN LA EMPRESA.

Los servicios de resguardo y administración externa del archivo físico, acelerarían los procesos
basados en papel, aumentaría la eficiencia en el procesamiento, almacenamiento y recuperación de
imágenes. De igual manera habría una estandarización y optimización de la infraestructura de
información de la institución.

Los beneficios del Almacenamiento Digital son:

* Reduce los costos de la captura hasta en un 90%.

* Ahorra recursos y tiempo del personal logrando que éste sea más productivo y realice otras
actividades de mayor impacto.
* Aumenta la calidad de los datos.
* Limpia y confirma datos automáticamente.
* Acelera la entrega de documentos y datos a su sistema web.
* Almacenamiento eficiente y acceso a los datos.
* Convierte los documentos físicos en imágenes electrónicas.
* Libera el espacio de almacenamiento físico, permitiendo un acceso electrónico rápido y seguro a
la información almacenada dentro de la empresa.
* Facilita la búsqueda de información a la empresa así como la eliminación de archivos no
controlados reduciendo la pérdida de documentos.