ACTIVIDAD 1

CICLO VITAL
Conjunto de periodos importantes, que transcurren desde la elaboracin de un documento, hasta
que transcurre la vida til del mismo.
CONSERVACIN DOCUMENTAL
Conjunto de procedimientos y medidas preventivas y correctivas desarrolladas para garantizar la
integridad fsica y funcional de los documentos de archivo sin alterar.
DOCUMENTACIN
Informacin registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado, todo soporte que
registra informacin fsica.
DOCUMENTO DE ARCHIVO
Soporte que contiene un texto que es el resultado de una actividad administrativa de una entidad,
efectuada en cumplimiento de sus objetivos y finalidades.
DOCUMENTO DISPOSITIVO
Documento destinado a disponer de un derecho o modificar una relacin jurdica.
EXPEDIENTE
Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgnica y
funcionalmente por una instancia productora en la resolucin de un mismo asunto.
FACSIMIL
Reproduccin fiel de un documento lograda a travs de un medio mecnico, fotogrfico o
electrnico
FOLIACIN
Numeracin no interrumpida de una serie o documentos que constan en ms de un cuaderno,
tomo o volumen.
FOLIO
Hoja de un libro o cuaderno, particularmente cuando estn numerados por hojas y no por
pginas.
REGISTRAR
Manera de estar las dos pginas de una misma hoja cuando no se corresponden debidamente
mirar
PLAZO PRECAUCIONAL
Se inicia con el trmino de la vigencia, es pues tan concreto como el fin de esta. El trmino del
plazo precaucional es donde se produce por un hecho administrativo. Los dos objetivos son de
responder reclamaciones e cualquiera de las partes involucradas en el documento o su
tramitacin, o servir de sustento a otro documento ahora vigente.
ARCHIVO DE GESTIN
Tambin llamado de oficina, contiene los documentos que segn la edad de los mismos dentro
del ciclo vital corresponden a la primera etapa o edad donde son denominados documentos
corrientes que se corresponden con el ejercicio del valor primario o de gestin de stos

ARCHIVO HISTORICO
Son los formados con documentos procedentes de las fuentes obligatorias o potestativas, tanto
del sector privado como del sector pblico, que por su contenido o naturaleza se deban incluir en
archivos histricos
ARCHIVO INTERMEDIO
Lugar donde se conservan expedientes de asuntos terminados, o piezas de archivos que
concentran los archivos de trmite.
ARCHIVO
Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un
proceso natural por una persona o entidad pblica o privada, en el transcurso de su gestin,
conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e informacin a la persona o
institucin que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. Tambin se puede
entender como la institucin que est al servicio de la gestin administrativa, la informacin, la
investigacin y la cultura.
LEGAJO
Es un conjunto de diversos documentos con diferentes tipos de papel formatos y tcnicas con una
organizacin de agrupacin de la AZ la conservacin de estos es empastada en forma de libro.
MARBETE
Etiqueta. Letrero que se pega en cualquier sitio con el nombre de lo que contiene, la direccin a
donde se manda.
ORDENACIN
documental Fase del proceso de organizacin que consiste en establecer secuencias dentro de
las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificacin.
FONDO DOCUMENTAL
Conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurdica en desarrollo de sus
funciones o actividades.
TIPO DOCUMENTAL
Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramacin, formato y
contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categora
diplomtica.
TIEMPO DE VIGENCIA
El tiempo de vigencia es aquel durante el cual el documento de archivo obliga, testimonia o
informa lo que explcitamente dice su texto o va implcito en su tipo documental. Es el que
comporta el valor mximo porque todos los documentos son creados para estar vigentes, no para
ser estudiados por los historiadores. El valor de los documentos de archivo, como patrimonio
documental, reside precisamente en que nacen sin intencionalidad narrativa. Nada puede
eliminarse ni destruirse mientras est vigente.
ARCHIVO CRONOLOGICO
Es una serie de documentos archivados en un orden sintomtico ya se por meses, aos, das,
horas todo lo referido a tiempo, por eso su mismo nombre lo dice archivo se refiere a documentos
archivados y cronolgico se refiere q tiempo o el momento en que se archivaron esos documento.
por eso se puede definir como documento archivados en un tiempo determinado ya se
organizados por das, meses, aos, horas.

ADMINISTRACIN DOCUMENTAL
La Administracin Documental ensea el tratamiento administrativo que se le debe dar a un
documento o grupos documentales con el fin de facilitar su utilizacin y conservacin. Es decir, es
el conjunto de actividades dirigidas al manejo, tratamiento y organizacin de documentos, desde
su origen hasta el destino final con el objeto de acelerar su bsquela, facilitacin y conservacin.
CLASIFICACIN DOCUMENTAL
Fase del proceso de organizacin documental, en la cual se identifican y establecen
agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgnico-funcional de la entidad
productora (fondo, seccin, series y/o asuntos).
GESTION DE DOCUMENTO
Conjunto de actividades administrativas y tcnicas, tendientes a la planificacin, manejo y
organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta
su destino final con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin.
SELECCIN DOCUMENTAL
Disposicin final sealada en las tablas de retencin o de valoracin documental y realizada en el
archivo central con el fin de escoger una muestra de documentos de carcter representativo para
su conservacin permanente. nanse tambin depuracin y expurgo.
TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL
Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo
de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
ESTRUCTURA FUNCIONAL
Es el conjunto de funciones armnica y gradualmente distribuidas en una entidad administrativa.
ORIGINAL
Que pertenece o est relacionado con el origen o comienzo de algo; Que es nuevo, innovador;
Algo que es fuente para realizar copias, imitaciones, traducciones.
SERIE DOCUMENTAL
Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogneos, emanadas de un
mismo rgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones especficas.
Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.
DOCUMENTO MINUTA
Documento que se confecciona como comprobante de alguna actividad interna de la empresa,
generalmente cuando no tiene otro tipo de documento que la respalde.
DOCUMENTO ORIGINAL
Fuente primaria de informacin con todos los rasgos y caractersticas que permiten garantizar su
autenticidad e integridad.
FLUJOGRAMA
Es un diagrama que expresa grficamente las distintas operaciones que componen un
procedimiento o parte de este, estableciendo su secuencia cronolgica. Segn su formato o
propsito, puede contener informacin adicional sobre el mtodo de ejecucin de las operaciones,
el itinerario de las personas, las formas, la distancia recorrida, el tiempo empleado, etc.

CASILLEROS
mueble con dilas de departamentos o divisiones, sin cajones ni cierres particulares, para tener
clasificados documentos; por ejemplo, cartas para distintos destinatarios
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Es la remisin tcnica, legal y fsicamente verificada de los archivos de gestin a l archivo central
y de este al archivo histrico de la Universidad. esta transferencia debe realizarse conforme a las
tablas de retencin documental y con base a un plan de transferencias.
REGISTRO
Procedimiento por medio del cual las entidades ingresan en sus sistemas manuales o
automatizados de correspondencia todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando
datos como: nombre de la persona y entidad remitente o destinataria, nombre o cdigo de la
dependencia competente, nmero de radicacin, nombre del funcionario responsable del trmite y
tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros.
SECCIN DOCUMENTAL
Unidad de anlisis en los procesos de identificacin y caracterizacin documental. Puede ser
simple, cuando est constituida por un solo tipo documental, o compleja, cuando la constituyen
varios, formando un expediente
FRANQUEADORA
Mquina que permite realizar impresiones o estampaciones con el importe de franqueo necesario
para el envo. El control y vigilancia de la mquina, as como la autorizacin para su uso,
corresponde a Correos y Telgrafos. El usuario autorizado debe incluir en la estampacin un
troquel distintivo
FRANQUICIA
Acuerdo para utilizar el nombre, marca o sistema comercial a cambio de una compensacin
RADICACIN DE UN DOCUMENTO
Procedimiento que permite el registro de los datos bsicos de un documento que ingresa a la
entidad bajo el cumplimiento de unas condiciones mnimas y la asignacin de un nmero nico de
radicacin para su identificacin dentro del sistema.

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