Cincuenta trucos para Word

Los trucos, atajos y hasta comandos e instrucciones no muy conocidos o poco utilizados
suelen facilitar y aliviar el trabajo diario con aplicaciones como procesadores de texto,
planillas de clculo y otras.En el caso especfico de Office, ms concretamente en Word,
hay una buena variedad de estas pequeas tcnicas y secretos para trabajar mejor.
Algunos de ellos son los que se describen en esta nota.
Gestin de archivos
Extensin de archivos. Le gustara que en lugar de .doc sus documentos tengan otra
extensin? La solucin es guardar el archivo y la extensin deseada entre comillas. Por
ejemplo, genere un archivo y corra la instruccin Archivo/Guardar como. Luego, en la
caja Nombre de archivo escriba "Prueba1.yo". Adems, el archivo no tendr el icono de
un documento de Word.
Todos juntos. Una de las caractersticas de Office es que utiliza una ventana para cada
documento abierto. Cmo hacer para cerrarlas todas en una sola operacin? Fcil:
mantenga presionada la tecla Maysculas (Shift) mientras con el mouse corre el
comando Archivo. En el men desplegable aparece entonces la orden Cerrar todo en
reemplazo de la habitual Cerrar. Haga un clic sobre ella y slo quedar la ventana de
Word sin documentos activos.
Edicin y formato
Palabras encadenadas. En muchos textos resulta imposible mantener juntas dos palabras
que necesariamente deben quedar unidas. Esto es caracterstico al finalizar una lnea, ya
que Word automticamente contina en la siguiente. Por ejemplo, en nuestro texto
deseamos que las fechas siempre queden en la misma lnea sin verse afectadas por los
citados saltos. Si debemos escribir 12 de abril y que estas tres palabras siempre queden
encadenadas proceda a separar cada una de ellas con un espacio especial que se obtiene
con el atajo de teclado Ctrl+Maysculas+Barra espaciadora. Si visualiza los caracteres
no imprimibles en la pantalla, el texto debe quedar as: 12deabril.
Columnas iguales. En las pginas divididas en columnas es muy comn que en la ltima
el texto no alcance a completarla, quedando despareja respecto de las anteriores.Para
distribuir el texto entre todas las columnas y, de paso, que stas queden simtricas en su
altura, ejecute los siguientes pasos:
Ubique el cursor en el final de la ltima columna.
Corra la instruccin Insertar/Salto.
En el cuadro de dilogo abierto marque la casilla de verificacin Continuo del subttulo
Tipos de saltos de seccin.
Esto ajustar automticamente el tamao de todas las columnas de la pgina.
Reemplazo rpido. Autocorreccin no slo sirve para reemplazar palabras mal escritas.
Tambin es una buena solucin para evitar el tipeo de palabras complicadas o extensas.

Un ejemplo: suponga que tiene que escribir un estudio con la palabra

desoxirribonucleico en muchas oportunidades. Esto es engorroso; ms fcil es escribir
deso. Por lo tanto, ejecute el comando Herramientas/Autocorreccin, asegrese que est
marcada la casilla de verificacin Reemplazar texto mientras escribe y tipee en el
cuadro Reemplazar la palabra deso y en la caja Con desoxirribonucleico. Pulse Agregar
y finalice con Aceptar.
Qu formato tiene? Para saber rpidamente qu formato de fuente y prrafo tiene un
fragmento de texto seleccionado pulse Maysculas+F1. Luego, pose el puntero con
signo de pregunta sobre la seleccin y haga clic: se despliega un cuadro de dilogo con
toda la informacin. Para desactivar esta funcin pulse Esc.
Botn Copiar formatos. Para copiar un formato existente en un fragmento de texto
sobre otro, el mtodo ms sencillo es utilizar el botn Copiar formato de la barra
Estndar. Pero, una vez hecho el pegado, el comando se autodesactiva. Para bloquearlo
haga doble clic en vez de un solo clic. Luego, deber pulsar Esc para desactivarlo.
Herramientas tiles
Smbolo del euro. La nueva moneda de la Comunidad Europea, el euro, tiene un vistoso
smbolo que es fcilmente aplicable en un documento de Word con la combinacin de
teclas Ctrl+Alt+E. Sin embargo, tenga en cuenta que este truco slo funciona con las
fuentes Arial, Courier y Times New Roman.
El Portapapeles de Office. Office tiene un Portapapeles con capacidad para almacenar
12 cortes. Para traerlo con facilidad al primer plano de la pantalla mantenga presionada
Ctrl y pulse C dos veces seguidas. Para copiar en l, seleccione el objeto por guardar
(un segmento de texto, una imagen, etctera) y pulse el botn Copiar del dilogo
Portapapeles. Para pegar desde ste, coloque el cursor en la posicin del documento
donde debe incluirse el objeto y luego haga un clic en el contenedor correspondiente. Si
no recuerda cul es, ubique el cursor arriba y se obtiene un fragmento del texto
almacenado.
Atajos de teclado. Si le interesa saber qu atajo de teclado le corresponde a cada botn
de una barra de herramientas, ejecute el comando Herramientas/ Personalizar/Opciones
y marque la casilla Mostrar teclas de mtodo abreviado en las sugerencias. As, los
conocidos cartelitos amarillos incluirn el atajo correspondiente al comando.
Magia en F8. La tecla F8 no slo cumple la funcin especificada precedentemente. Con
pulsaciones seguidas permite: 1) activar el modo extendido. 2) Seleccionar la primera
palabra. 3) Marcar hasta el primer punto seguido. 4) Pintar el prrafo ntegro. 5)
Seleccionar todo el documento. Un truco ms de esta tecla. Si es necesario marcar un
bloque desde la posicin del cursor hasta una determinada letra (incluida sta), entonces
pulse F8 seguido de esta letra y todo el bloque quedar seleccionado.
Personalizar
Cambio de fondo. Puede cambiarse el color blanco del fondo de pantalla de Word por
otro color? S, aunque en forma limitada a letras blancas sobre fondo azul. La opcin es

Herramientas/Opciones/ General y marcar la casilla de verificacin Fondo azul, texto

blanco.
Men Trabajo. Una opcin casi sin documentar, pero que puede resultar de gran utilidad
es incluir en cualquier barra de herramientas el men Trabajo. Para qu? Con objeto de
tener a mano los archivos que utilizamos con mayor frecuencia y abrirlos directamente
desde all. Para agregar el men Trabajo, por ejemplo a la barra Estndar, corra la
instruccin Herramientas/Personalizar y seleccione la solapa Comandos. En la lista
Categoras busque el tem Mens integrados y haga un clic en l para que se
desplieguen en el cuadro contiguo los elementos que lo componen. Marque Trabajo y,
sin soltar el botn del mouse, arrstrelo hasta la barra Estndar. Una vez en la barra,
basta pulsar la opcin Agregar a men Trabajo (en el mismo men) para incorporar los
documentos activos a este listado. Para eliminar una de estas entradas pulse Ctrl+Alt+ (guin) y hgale un clic con el cursor con forma de lnea gruesa.
Listas y tablas
Formato de tabla propio. Para contar con un formato de tabla propio por defecto ejecute
el comando Tabla/Insertar/ Tabla. Realice las modificaciones que crea conveniente en
los parmetros del cuadro de dilogo (Nmero de filas, de columnas, ancho estndar de
las columnas, etctera) y marque la casilla de verificacin Establecer como
predeterminados para tablas nuevas.
Texto alrededor de una tabla. Word permite rodear las tablas con el texto. Pulsamos con
el botn derecho encima de la tabla y seleccionamos Propiedades de la tabla, podemos
elegir en Ajuste de Texto Alrededor y en Alineacin Izquierda, Centro o
Derecha. Para que esto sea posible en el men Ver debe estar seleccionado el modo de
Vista Diseo de Impresin.
Cortes horizontales y verticales. Para dividir una tabla en forma horizontal ubique el
cursor en el comienzo de la fila a partir de la cual quiere seccionar la tabla y pulse el
atajo de teclado Ctrl+Maysculas+Enter. Este mtodo tambin sirve para agregar un
prrafo por encima de una tabla ubicada a la cabeza del documento.
Para cortar una tabla en sentido vertical seleccione las columnas que quiere escindir y
crtelas mediante Edicin/Cortar o Ctrl+X. Luego, pguelas donde considere
conveniente con Ctrl+V o Edicin/Pegar.
Ordenar columnas. Al organizar una tabla, todas las columnas se ordenan en forma
solidaria cumpliendo la condicin lgica impuesta. Pero a veces slo es necesario
ordenar una sola columna y no todas. Si ste es el caso, marque la columna en cuestin
y corra el comando Tabla/Ordenar. En el dilogo abierto pulse el botn Opciones y all
marque la casilla de verificacin Ordenar slo columnas. As, slo se modificar la
columna seleccionada.