Evaluacin del desempeo y el control

Administrativo
INTRODUCCIN Y PROPSITO
La formulacin y emisin por parte de la administracin de informes y
desempeo para uso interno, es parte importante de un sistema integral de
planificacin y control de utilidades. El presente captulo se enfoca en los
fundamentos necesarios para el establecimiento de un conjunto coordinado de
informes de desempeo. La fase de emisin de los informes de desempeo
para un programa integral de PCU, influye significativamente en el grado en el
que se alcanzan las metas y los objetivos planificados de la organizacin.
Para dar una idea de las vastas exigencias de informacin a que est sujeto un
negocio y para concentrarnos en los informes de desempeo, se presenta y se
explica brevemente el siguiente esquema general de los informes financieros:
1 Informes externos especiales Son los informes preparados para las
dependencias gubernamentales, las comisiones reguladoras, los acreedores,
las agencias investigadoras y otros grupos ajenos a la administracin activa.
Con alguna frecuencia, estos informes son extensos y constituyen una parte
importante de las actividades generales de emisin de informes sobre el
negocio. Tales informes son costosos y requieren que la administracin les
preste una gran atencin.
2 Informe a los dueos Se trata del tradicional informe anual a los dueos
del negocio (o sea los accionistas, en el caso de una corporacin o sociedad
annima), as como de otros informes especiales que se preparan para los
mismos. Estos informes, comnmente, se basan en los principios de
contabilidad generalmente aceptados y suelen presentar datos que han sido
objeto de examen y dictamen por los auditores externos.
3 Informes internos Estos informes, de carcter confidencial, se preparan
dentro de la compaa para uso interno exclusivamente. No tienen por qu
satisfacer las necesidades de grupos externos ni pasar la prueba de los
principios de contabilidad generalmente aceptados, sino ms bien cumplir con
las necesidades internas de la administracin. Para los fines de nuestros
comentarios, esta categora de informes se subdivide en tres diferentes sus
clasificaciones:
A Informes estadsticos Son informes contables que muestran las
estadsticas histricas referentes a todas las fases de las operaciones. Los
datos que se muestran en estos informes constituyen la historia detallada, tanto
financiera como operacional, de la empresa. La constante acumulacin de
estos datos es esencial para los usos previstos en el futuro, as como para los
imprevistos. Tales estadsticas complementan los datos bsicos para las dos
clases de informes delineados antes; proveen tambin los datos bsicos para
estudios y propsitos especiales que se llevan a cabo de vez en cuanEs comn encontrar informes de este tipo preparados por separado y que se
elaboran sobre una base repetitiva (por lo general cada mes).

B Informes especiales Para la preparacin de estos informes no se sigue

ningn programa determinado y cada uno de ellos se relaciona con algn
problema especfico de la administracin. Su diseo, alcance y amplitud
dependen del problema en particular de que se trate.
C Informes de desempeo Estos informes se preparan normalmente sobre
una base mensual y se cien a un formato estandarizado, de periodo en
periodo (pero la estandarizacin no se da entre compaas
ni industrias). Tales informes se disean de manera que faciliten el control
administrativo interno.
Deben componerse de series seleccionadas de datos relativos a cada rea o
centro de responsabilidad.
Bsicamente, informan sobre los resultados reales comparndolos con metas y
planes presupuestales, ya que dichos informes tienen como objetivo precisar
tanto el desempeo eficiente como el ineficiente .
La emisin de informes de desempeo constituye una fase importante del
proceso de control.
Nuestro estudio anterior de este proceso se puede resumir de la manera
siguiente:
ACCIN CORRECTIVA 5
(Diseada para reducir cualquier diferencia desfavorable entre el desempeo
planificado y el real, o para incorporar cualquier diferencia favorable que
reporte los resultados rutinarios.)
PLANES APROBADOS (Tcticos y estratgicos.)
ALIMENTACIN ADELANTADA (Objetivos planificados y metas comunicadas.)
CONTROLES CORRIENTES (Supervisin, inspecciones, informes de
desempeo, etc.)
RETROALIMENTACIN (Comunicacin de diferencias entre el desempeo
real y el rendimiento planificado. Causas identificadas
CARACTERSTICAS ESENCIALES DE LOS INFORMES DE DESEMPEO
Se requieren un esfuerzo considerable y tiempo de la administracin para
desarrollar los planes de utilidades para una empresa. El esfuerzo se justifica
principalmente porque las actividades de todas las subunidades deben
orientarse a los objetivos de la empresa. Cada rea o centro de
responsabilidad de una compaa desempea un papel prescrito y necesario
para alcanzar los objetivos de la entidad.

Los informes de desempeo deben:

1 Amoldarse a la estructura organizacional y al punto en el cual se ha de

ejercer el control (es decir, por reas o centros de responsabilidad).
2 Disearse en tal forma que faciliten la aplicacin del principio de
administracin por excepcin.
3 Ser repetitivos y relacionarse con cortos periodos de tiempo.
4 Adaptarse a las exigencias de los usuarios principales.
5 Ser sencillos, comprensibles y proporcionar nicamente la informacin
esencial.
6 Ser precisos y estables de manera que permita hacer, concretamente,
distinciones importantes.
7 Prepararse y presentarse oportunamente.
8 Ser constructivos en su tono.
EL FORMATO BSICO DE LOS INFORMES DE DESEMPEO
Los tres primeros criterios antes enumerados sugieren un formato bsico en el
diseo y aplicacin de los informes de desempeo. El sistema de informes de
desempeo debe desarrollarse con apego especfico a la estructura
organizacional de la empresa, en la misma forma que hemos recalcado para la
PCU
ADPTENSE LOS INFORMES DE DESEMPEO
A LAS NECESIDADES DEL USUARIO
El grado en que los distintos gerentes utilizan sus informes de desempeo
depende de numerosos factores, algunos de conducta y otros de carcter
tcnico.
El personal de la administracin superior necesita informes que presenten
un resumen completo y fcilmente comprensible de los aspectos globales de
las operaciones, as como una clara identificacin de los sucesos ms
relevantes.
La administracin del nivel intermedio suele definirse, generalmente, como
aquellos miembros de la administracin que tienen a su cargo la direccin de
las principales subdivisiones del negocio como son ventas, produccin y
finanzas.
La administracin del nivel inferior (supervisores departamentales) se
preocupa de manera primordial por la coordinacin y el control de las
operaciones diarias.

Las formas de comunicar la informacin financiera pueden clasificarse, en

trminos generales, como sigue:
1 Por escrito:

A Estados financieros formales.

B Estadsticas tabuladas.
C Exposiciones narrativas escritas.
D Razones y otros indicadores del desempeo (o rendimiento).
2 Representaciones grficas:
A Grficas.
B Diagramas e imgenes.
3 Verbales:
A Reuniones de grupo.
B Plticas con los empleados
Mantnganse los informes tan sencillos como sea posible
y nicamente con lo esencial
En el diseo y la preparacin de los informes de desempeo es importante
tener presente que, en general, los usuarios no son contadores.
Minimcese el tiempo entre la decisin y el informe
Por regla general, los ejecutivos y los supervisores se encuentran muy
ocupados atendiendo a sus responsabilidades. Constantemente deben estar
tomando decisiones que van desde las trascendentales en extremo hasta otras
casi sin importancia; la calidad de estas decisiones determina el xito o el
fracaso de la organizacin.
PROCEDIMIENTOS DE SEGUIMIENTO ADMINISTRATIVO
Las compaas bien administradas emplean informes de desempeo que
abarcan todos los aspectos de las operaciones.
ASPECTOS TCNICOS DE LOS INFORMES DE CONTROL
Algunas compaas emiten por separado informes internos contables y
presupuestales. Sin embargo, la separacin de estos dos tipos de informes
para propsitos internos de la administracin se antoja ilgica y en este libro
suponemos que ambos se combinan en un solo sistema de informes de
desempeo.
RESUMEN DEL CAPTULO
Los informes de desempeo constituyen una parte importante de los
procedimientos administrativos de control interno y sirven para motivar a los
gerentes a desempearse de acuerdo con las expectativas. Adems, sealan a
la administracin superior cuando las operaciones no se estn llevando a cabo
segn los planes. Para que sean eficaces, los informes de desempeo deben:
1) disearse atendiendo a la estructura organizacional especfica de la
empresa (es decir, por reas o centros de responsabilidad),
2) ser simples, precisos y oportunos y 3) utilizarse para facilitar la
administracin por excepcin.
Un plan realista de utilidades es una de las principales funciones de la
administracin en compaas no fabricantes y se debe complementar con un
sistema dinmico de control.
Un sistema de control en todas las compaas, excepto en las muy pequeas,
debe estar apoyado en un sistema de informes de desempeo que permita la
constante evaluacin de los resultados reales comparndolos con los planes.

Las metas planificadas sirven para la evaluacin del desempeo mientras el

negocio va atravesando por el periodo cubierto en la planificacin.
Los informes de desempeo deben: 1) incluir todos los aspectos importantes
de las operaciones, 2) ser congruentes con las responsabilidades asignadas y
3) servir de instrumento para la implantacin del principio de la administracin
por excepcin. Lo que se comenta en el presente captulo respecto a los
informes de desempeo es aplicable tanto a las compaas fabricantes como a
las no fabricantes.