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Manual de Contratacin
Proceso: Adquisicin de Bienes y
Servicios
CDIGO:
M-AB-1
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1.1
Contenido
OBJETIVO .................................................................................................................................... 6
1.2
ALCANCE ..................................................................................................................................... 6
1.3
1.4
1.5
2.1
2.2
APLICACIN DE GUAS, MANUALES, LINEAMIENTOS Y DIRECTRICES IMPARTIDOS POR LA
AGENCIA NACIONAL DE CONTRATACIN PBLICA COLOMBIA COMPRA EFICIENTE ............................. 9
2.3
2.3.1
2.3.1.1
PRECONTRACTUAL................................................................................................................. 9
PLANEACIN DE LA CONTRATACIN ................................................................................. 9
2.3.2
2.3.3
2.3.4
2.3.5
REQUISITOS PARA LA CELEBRACIN DE CONTRATOS DE PRESTACIN DE SERVICIOS
PROFESIONALES Y APOYO A LA GESTIN ........................................................................................... 15
2.3.6
2.3.6.1
2.3.6.2
2.3.7
CONVENIOS .......................................................................................................................... 18
2.3.7.1
2.3.7.2
2.3.8
2.3.8.1
2.3.8.2
2.3.9
2.3.10
2.3.11
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Proceso: Adquisicin de Bienes y
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2.4
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2.4.1
2.4.2
2.4.3
2.4.4
2.4.5
2.4.6
2.4.7
2.5.1
2.5.2
2.5.3
3.1
3.2
3.3
3.4
DISPOSICIONES COMUNES APLICABLES A LOS PROCESOS DE CONTRATACIN DE
PROSPERIDAD SOCIAL FIP ..................................................................................................................... 28
3.5
3.6
CAPACIDAD DE LOS PARTICULARES PARA CONTRATAR CON PROSPERIDAD SOCIAL FIP ..... 29
3.7
3.7.1
3.7.1.1
PRECONTRACTUAL............................................................................................................... 30
PLANEACIN DE LA CONTRATACIN ............................................................................... 30
3.7.2
ESTUDIOS DE MERCADO...................................................................................................... 30
3.7.3
3.7.4
3.7.5
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3.7.6
3.7.7
3.7.8
3.7.9
3.7.10
3.7.11
3.7.12
3.7.13
3.7.14
3.7.15
3.7.16
3.8
3.8.1
3.8.2
3.8.3
3.8.4
3.8.5
3.8.6
3.8.7
3.8.8
3.8.9
3.8.10
MULTAS ................................................................................................................................ 45
3.8.11
3.9
3.9.1
3.9.2
3.9.3
3.9.4
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4.2.4.2.
4.2.4.3.
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TITULO I
DISPOSICIONES GENERALES
El presente
manual proporciona algunas directrices internas para que el
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
PARA
LA
PROSPERIDAD
SOCIAL
PROSPERIDAD SOCIAL adelante sus procesos de contratacin, con el propsito de
adquirir los bienes y servicios que necesita para cumplir la misin encomendada, as como
para realizar una adecuada labor de vigilancia respecto de los contratos suscritos.
El documento unifica criterios sobre los trmites internos de la contratacin y define
responsabilidades de cada uno de los actores que en l intervienen dado que la gestin
contractual involucra a toda la entidad, con el nimo de garantizar la satisfaccin oportuna
de las necesidades identificadas, el uso de los recursos de manera eficiente, fortalecer la
promocin de la competencia, la seleccin objetiva y la transparencia propia de la funcin
administrativa.
1.1
OBJETIVO
Establecer las directrices y estndares para simplificar y homogenizar las actividades que
se desarrollan en las diferentes etapas del proceso contractual, en la planeacin y
celebracin de los contratos que requiera PROSPERIDAD SOCIAL para el cumplimiento
de sus funciones, metas y objetivos institucionales, as como fijar las pautas, criterios y
responsabilidades en el ejercicio de la supervisin de los contratos y convenios suscritos
que garanticen su correcta ejecucin y liquidacin.
Las directrices aqu establecidas, tienen como objetivo dar pleno cumplimiento a los
principios de la funcin pblica previstos en la Constitucin Poltica, en la Ley, en los
Decretos y dems normas que regulen la contratacin estatal en Colombia, si hay lugar a
ellos, as como, en los lineamientos que para el efecto seale la Agencia Nacional de
Contratacin Pblica Colombia Compra Eficiente.
1.2
ALCANCE
Este manual deber ser aplicado por todos los funcionarios, contratistas de las
dependencias de PROSPERIDAD SOCIAL en el desarrollo de su actividad contractual o
que sean designados como supervisores y por las personas que sean contratadas como
interventores, as como por todas las dependencias que tengan relacin con la actividad
contractual y/o de supervisin.
1.3
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TITULO II
CONTRATACIN RECURSOS DEL PRESUPUESTO GENERAL DE LA NACIN
RGIMEN DE CONTRATACIN PBLICA
2.1
ETAPAS DE LA CONTRATACIN
2.3.1 PRECONTRACTUAL
2.3.1.1
PLANEACIN DE LA CONTRATACIN
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El valor debe incluir todos los costos e impuestos a que haya lugar, en los que
incurrir el contratista para la ejecucin del contrato, as como todos los costos que
implique la adecuada ejecucin del objeto y obligaciones del contrato, tales como:
honorarios; gastos de desplazamiento; variaciones de tasa de cambio; inflacin;
impuestos, tasas, contribuciones y pagos parafiscales establecidos por las
diferentes autoridades del orden nacional, departamental, distrital o municipal;
costos de importacin o exportacin; seguros y garantas; costos de transporte y
de instalacin; utilidades, administracin e imprevistos, y dems costos directos o
indirectos necesarios para la ejecucin del objeto y obligaciones contractuales. As
mismo, se deber indicar la forma en que se pagar al contratista el bien o servicio,
para el efecto, es necesario tener en cuenta los plazos de entrega.
Por otra parte los pagos anticipados y anticipos deben estar legal y tcnicamente
sustentados. Por esta razn, cuando se cumplan los presupuestos legales para el
pago de anticipos o pagos anticipados debe tenerse en cuenta que stos no pueden
exceder el 50% del valor total del contrato y que su desembolso debe estar sujeto
al cumplimiento de los requisitos definidos en el pargrafo del artculo 40 de la Ley
80 de 1993, en el artculo 91 de la Ley 1474 de 2011 y en el artculo 2.2.1.1.2.4.1
del Decreto 1082 de 2015. Adicionalmente, para los anticipos y el pago anticipado
debe exigirse al contratista una garanta que ampare su buen manejo o por
perjuicios sufridos por la entidad por la no devolucin total o parcial del dinero
entregado al contratista a ttulo de pago anticipado, cuando a ello hubiere lugar, de
conformidad con lo sealado en el artculo 2.2.1.2.3.1.7 del Decreto 1082 de 2015.
5. Los criterios para seleccionar la oferta ms favorable: Son las variables,
condiciones o aspectos que sern objeto de evaluacin para la seleccin del
contratista dependiendo la modalidad de seleccin que permita identificar la oferta
ms favorable para la Entidad, de conformidad con el artculo 5 de la Ley 1150 de
2007, el artculo 88 de la Ley 1474 de 2011 y el artculo 2.2.1.1.2.2.2 del Decreto
1082 de 2015, cuando se trate de procesos de seleccin con convocatoria pblica.
Para determinar los requisitos habilitantes de cada uno de los procesos de
seleccin, se deber tener en cuenta el Anlisis del Sector realizado, adems del
Manual para determinar y verificar los requisitos habilitantes en los procesos de
contratacin expedido por Colombia Compra Eficiente.
Es importante resaltar que estos criterios no aplican para la contratacin directa y
contratos de prestacin de servicios profesionales y apoyo a la gestin.
Algunas pautas a considerar para stos criterios de seleccin son:
- Criterios de verificacin (requisitos habilitantes para la participacin en el proceso
de seleccin y no otorgarn puntaje): Son la capacidad jurdica y las condiciones de
experiencia, capacidad financiera y de organizacin, excepto en Concurso de
Mritos, en el cual la experiencia se puede puntuar. Para contratos de obra se exige
la Capacidad Residual de Contratacin (k) como requisito habilitante. La exigencia
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NOTA No.3. Las solicitudes de contratacin junto con los estudios y documentos previos
debern ser presentadas ante el Comit de Contratacin y ser aprobadas por el mismo. Se
exceptan las contrataciones sealadas en la Resolucin que reglamenta la conformacin y
funcionamiento del Comit de Contratacin.
2.3.5 REQUISITOS PARA LA CELEBRACIN DE CONTRATOS DE PRESTACIN DE
SERVICIOS PROFESIONALES Y APOYO A LA GESTIN
Para la celebracin del contrato se requiere de una justificacin sobre la necesidad,
conveniencia y oportunidad, con las siguientes precisiones, segn el caso:
La seleccin del contratista la realizar la dependencia solicitante de la contratacin, la
cual deber determinar el perfil de la persona natural o jurdica que se requiere contratar,
junto con la descripcin de las competencias indispensables para la ejecucin del objeto y
el nivel de estudios y experiencia profesional o relacionada que se requiera, determinando
adems la experiencia o idoneidad exigida. Lo anterior deber determinarlo teniendo en
consideracin la necesidad que se pretende satisfacer con el contrato a suscribir.
Las obligaciones y/o actividades del contratista deben ser claras y precisas, as como los
productos, servicios o informes que debe entregar a la Entidad.
Respecto al soporte tcnico y econmico, para el caso de personas naturales, debe tenerse
en cuenta la tabla de honorarios de contratos de prestacin de servicios profesionales y
apoyo a la gestin de la entidad, y las actualizaciones anuales que para tal efecto realice
PROSPERIDAD SOCIAL. Para el caso de personas jurdicas, debe tenerse en cuenta
aspectos como precios de mercado y la oferta de servicios. El anlisis anterior debe quedar
establecido en el documento de Anlisis del Sector.
Segn la naturaleza y condiciones de ejecucin del objeto contratado se debe precisar en
los estudios previos si se requiere el desplazamiento del contratista a lugares diferentes al
de la sede principal acordada para la ejecucin del contrato, a efectos de involucrar estos
gastos de desplazamiento o permitir su financiamiento. Para establecer el monto que se
reconocer a cada contratista por concepto de gastos de desplazamiento, deber seguirse
la tabla de gastos de desplazamiento y debe exigirse al contratista que demuestre el
rgimen tributario al que se encuentra sujeto.
2.3.6 LOS PROCESOS DE SELECCIN
2.3.6.1
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a.
b.
c.
d.
e.
f.
Urgencia Manifiesta.
Contratacin de Emprstitos.
Contratos Interadministrativos.
Contratacin de bienes y servicios en el Sector Defensa sometidos a reserva.
Contratos para el desarrollo de actividades cientficas y tecnolgicas.
Contratos de encargo fiduciario que celebren las entidades territoriales cuando inician
el Acuerdo de Reestructuracin de Pasivos.
g. Cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado.
h. Contratos de Prestacin de servicios profesionales y de apoyo a la gestin, o para la
ejecucin de trabajos artsticos que slo puedan encomendarse a determinadas
personas naturales.
i. El arrendamiento y adquisicin de inmuebles.
NOTA No.4. Los contratos interadministrativos son aquellos que pueden suscribir
directamente las entidades estatales entre s, siempre que las obligaciones del mismo,
tengan relacin directa con el objeto de la entidad ejecutora. Para la suscripcin de estos
contratos, la dependencia deber realizar la solicitud de contratacin con el lleno de los
requisitos sealados en el presente documento y anexar la documentacin sealada para
el efecto.
NOTA No.5. Para la celebracin de contratos para el desarrollo de actividades cientficas y
tecnolgicas, debern tenerse en cuenta los requisitos sealados en el Decreto Ley 591
de 1991 y Decreto 393 de 1991. Adems deber realizarse la solicitud de contratacin con
el lleno de los requisitos establecidos en este documento.
NOTA No.6. Se considera que no existe pluralidad de oferentes en los siguientes casos:
1. Cuando no existiere ms de una persona inscrita en el RUP.
2. Cuando solo exista una persona que pueda proveer el bien o servicio por ser
titular de los derechos de propiedad industrial o de los derechos de autor, o por
ser su proveedor exclusivo.
NOTA No.7. Los contratos de prestacin de servicios profesionales y apoyo a la gestin, o
para la ejecucin de trabajos artsticos que slo puedan encomendarse a determinadas
personas naturales, son aquellos celebrados con el Estado a travs de los cuales se vincula
una persona natural o jurdica en forma excepcional, para suplir actividades o labores
relacionadas con la administracin o funcionamiento de la entidad, o para desarrollar
actividades especializadas que no puede asumir el personal de planta. Es importante tener
en cuenta que un contrato de prestacin de servicios es la actividad independiente
desarrollada, que puede provenir de una persona natural o jurdica con la que no existe el
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2.3.6.2
Contratos Interadministrativos.
Contratos para el desarrollo de actividades cientficas y tecnolgicas.
Contrato directo cuando no existe pluralidad de oferentes.
Contratos de arrendamiento y adquisicin de inmuebles.
CONVENIOS DE ASOCIACIN
Convenios interadministrativos. PROSPERIDAD SOCIAL podr suscribir
convenios interadministrativos con otras entidades pblicas con el fin de
cooperar en el cumplimiento de funciones administrativas o de prestar
conjuntamente servicios que se hallen a su cargo.
Para la suscripcin de stos convenios se tendr en cuenta lo establecido en
el artculo 95 de la ley 489 de 1998.
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2.3.7.1.2
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2.3.7.2
CONVENIOS DE COOPERACIN.
PROSPERIDAD SOCIAL podr suscribir convenios de cooperacin
financiados en su totalidad o en sumas iguales o superiores al cincuenta por
ciento (50%) con fondos de los organismos de cooperacin, asistencia o
ayudas internacionales, podrn someterse a los reglamentos de tales
entidades. En caso contrario, se sometern a los procedimientos
establecidos en el Estatuto General de la Contratacin Pblica. Los recursos
de contrapartida vinculados a estas operaciones podrn tener el mismo
tratamiento.
Para la suscripcin de stos convenios se tendr en cuenta lo establecido en
el artculo 20 de la ley 1150 de 2007.
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As mismo, se deben sealar las obligaciones y/o actividades que deben cumplir las
partes. Para efectos de determinar las actividades se deben usar verbos rectores,
tales como: Realizar, ejecutar, analizar, entregar, apoyar, suministrar, y dems
afines.
En este aspecto, tambin se debe establecer el plazo de ejecucin del convenio, el
cual debe ser razonable y posible de cumplir y en todo caso, por regla general, no
puede exceder la vigencia fiscal, en caso de exceder la vigencia fiscal se debe
contar con la aprobacin de vigencias futuras, en el evento que sean convenios con
recursos.
De la misma manera se debe sealar el lugar de ejecucin mismo, en el cual se
debe determinar el sitio o sede principal donde se desarrollarn las actividades
necesarias para la ejecucin, sealando si el asociado debe ejecutar sus actividades
en la sede de la Entidad o fuera de ella y si debe desplazarse a otras ciudades.
3. La justificacin de la suscripcin del convenio. En este aspecto se debe
sealar y justificar la escogencia del convenio a suscribir.
4. Si hay lugar a determinacin de cuanta del convenio: Determinar cmo se
lleg a la estimacin de la cuanta, si hubiere lugar a realizar desembolsos y
aportes, as como a la estructuracin de la cooperacin que se materializar en el
convenio, cuando corresponda.
5. Los criterios para seleccionar al ejecutor o asociado: Son las condiciones o
aspectos que determinan la escogencia del rgano de cooperacin, ejecutor y/o
asociado. Por qu es ese y no otro.
6. Establecer si hay lugar a exigir la constitucin de garantas: La exigencia de
garantas se realizar de conformidad con el objeto del convenio, sus
especificaciones, y condiciones particulares de la ejecucin. As mismo, tendr que
revisarse la procedencia de las mismas, puesto que en todos los convenios no es
necesario exigirlas.
2.3.8 PROYECTO DE PLIEGO DE CONDICIONES
En los casos de licitacin pblica, seleccin abreviada o concurso de mritos, el proyecto
de pliego de condiciones es elaborado en la Subdireccin de Contratacin con base en los
estudios previos y criterios tcnicos formulados por la dependencia solicitante.
El proyecto de pliego de condiciones es el documento en el cual PROSPERIDAD SOCIAL
seala el objeto a contratar, las obligaciones de las partes, el monto del presupuesto
asignado por la Entidad para la contratacin, los requisitos de carcter jurdico, tcnico,
financiero y criterios de calificacin de las propuestas, as como los dems aspectos que,
de conformidad con el tipo de contratacin sean pertinentes, y que los participantes
(personas naturales o jurdicas, consorcios, uniones temporales y dems formas
asociativas permitidas por la Ley) deban acreditar, junto con la preparacin y presentacin
de las propuestas en el respectivo proceso de seleccin.
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tres informes: tcnico, jurdico y financiero. El tcnico deber estar debidamente suscrito
por todos los miembros del comit designado, en caso que la designacin sea plural. Los
informes jurdico y financiero debern estar suscritos por el abogado responsable y
evaluador financiero, respectivamente.
2.3.10.1 PUBLICACIN DE LOS INFORMES DE VERIFICACIN Y EVALUACIN DE
PROPUESTAS EN EL SECOP
En ejercicio del derecho de contradiccin, los informes de evaluacin y verificacin deben
ser dejados a disposicin de los interesados, los cuales sern publicados en el SECOP, con
el fin de que ellos realicen las observaciones que estimen pertinentes.
2.3.10.2 RESPUESTAS A LAS OBSERVACIONES PRESENTADAS A LOS INFORMES
DE EVALUACIN.
Una vez se reciben las observaciones respectivas, se remiten al rea correspondiente
(verificador tcnico, verificador jurdico o verificador financiero), para efectos de realizar
el anlisis y revisin pertinente. Dichas respuestas deben quedar plasmadas en unos
documentos debidamente firmados por los verificadores tcnico, jurdico o financiero. En el
evento, en que por ocasin de las observaciones presentadas, se modifique la asignacin
de puntaje o la calidad de hbil o no hbil de un proponente, esta nueva calificacin o
verificacin deber publicarse nuevamente en el SECOP y as se efectuarn tantas
actualizaciones al informe de verificacin y evaluacin de propuestas, como se previeron
en el pliego de condiciones con el fin de garantizar el principio de contradiccin, publicidad
y transparencia.
2.3.11 ADJUDICACIN O DECLARATORIA DE DESIERTA
La adjudicacin o declaratoria de desierta de los procesos de seleccin se llevar a cabo
mediante acto administrativo motivado, el cual deber publicarse en el SECOP. En los
procesos de Licitacin Pblica y Seleccin Abreviada por Subasta Inversa (presencial), la
adjudicacin debe realizarse en Audiencia Pblica de conformidad con las reglas
establecidas en las normas aplicables.
En los procesos de Concurso de Mritos y Seleccin Abreviada bajo el procedimiento de
Menor Cuanta la adjudicacin se podr realizar en audiencia pblica.
NOTA No.9. En el Concurso de Mritos con Precalificacin la conformacin de la lista se
efectuar en Audiencia Pblica.
2.4
ETAPA CONTRACTUAL
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Es importante resaltar, que las modificaciones a los contratos podrn realizarse para
adicionar o disminuir actividades, plazo de ejecucin, forma de pago, valor, lugar de
ejecucin entre otros aspectos que incidan en la ejecucin del contrato.
2.4.4 SUSPENSIN DE LOS CONTRATOS
Si durante el desarrollo del contrato se presentan circunstancias de fuerza mayor o caso
fortuito, o circunstancias ajenas a la voluntad de las partes que impiden en forma
temporal su normal ejecucin, en estos eventos las partes pueden, de mutuo acuerdo,
pactar su suspensin. El supervisor del contrato debe solicitar dentro de los trminos
establecidos en el presente manual, por escrito y oportunamente al Ordenador del Gasto,
la suspensin del contrato indicando el tiempo exacto durante el cual esta tendr lugar, as
mismo deber indicar la fecha de reinicio.
2.4.5 CESIN DE LOS CONTRATOS
Se presenta cuando el contratista o la entidad contratante transfieren a otra u otras
personas, su posicin contractual. La cesin requiere la previa aprobacin por parte del
Ordenador del Gasto. La solicitud de cesin deber ser realizada por el supervisor del
contrato dentro de los trminos establecidos en el presente manual, una vez haya
verificado que el cesionario cumple con el mismo perfil o es superior del contratista
cedente. Para contratos de prestacin de servicios profesionales y de apoyo a la gestin,
deber verificar que el cesionario cumple con el perfil establecido en los estudios y
documentos previos. Con la solicitud de cesin, deber adjuntar la carta enviada por el
contratista y la documentacin soporte de experiencia e idoneidad del cesionario.
2.4.6 TERMINACIN ANTICIPADA
Procede cuando las partes de comn acuerdo terminan la relacin contractual antes del
vencimiento del plazo de ejecucin pactado. De igual manera la solicitud de terminacin,
deber ser realizada por el supervisor del contrato adjuntando la carta del contratista y
dentro de los trminos establecidos en el presente manual.
En caso de contratos de prestacin de servicios profesionales y de apoyo a la gestin, con
el acta de terminacin anticipada se entender el contrato liquidado y se proceder a
realizar los trmites presupuestales correspondientes a fin de liberar los recursos o pagar
las sumas a que haya lugar.
2.4.7 SANCIONES POR INCUMPLIMIENTOS CONTRACTUALES
El incumplimiento por parte del contratista del objeto y obligaciones contractuales puede
ser total o parcial. Es obligacin del supervisor requerir por escrito al contratista para que
cumpla con las obligaciones en los trminos y condiciones pactadas e informar a la
Subdireccin de Contratacin cuando los requerimientos no hayan sido atendidos a
satisfaccin o en forma oportuna con el fin de determinar la procedencia de la aplicacin
de sanciones, de conformidad con lo previsto en la ley y lo pactado en el contrato. Para tal
efecto, se deber actuar de conformidad con lo sealado en el Artculo 17 de la Ley 1150
de 2007 y el Artculo 86 de la Ley 1474 de 2011.
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2.4.7.1 MULTAS
Procede su imposicin en los casos en que se haya pactado y el contratista ejecute en
forma tarda sus obligaciones o las incumpla parcialmente. La cuantificacin de la multa se
estipula en los contratos y podr hacerse efectiva de los saldos debidos al Contratista, sin
perjuicio de que la entidad pueda imponer y cobrar la clusula penal pecuniaria, hacer
efectivas las garantas y declarar la caducidad, segn el caso. Para tal efecto, se deber
actuar de conformidad con lo sealado en el Artculo 17 de la Ley 1150 de 2007 y el
Artculo 86 de la Ley 1474 de 2011.
2.4.7.2. CLUSULA PENAL COMPENSATORIA
Procede su utilizacin en los casos en que se haya pactado, y se presente un
incumplimiento de las obligaciones por parte del contratista, quien deber pagar a
PROSPERIDAD SOCIAL, a ttulo de pena, la suma establecida en el contrato y su valor
se imputar al pago de los perjuicios causados.
2.4.7.3. CADUCIDAD
La declaratoria de la caducidad administrativa de los contratos puede declararse cuando el
incumplimiento de las obligaciones por parte del contratista, afecta de manera grave y
directa la ejecucin del contrato y se evidencie que se puede llegar a paralizar su
ejecucin.
2.5
ETAPA POSTCONTRACTUAL
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2S.M.L.M.V.: Salario
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3.4
DISPOSICIONES
COMUNES
APLICABLES
A
CONTRATACIN DE PROSPERIDAD SOCIAL FIP
LOS
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PROCESOS
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ETAPAS DE LA CONTRATACIN
3.7.1 PRECONTRACTUAL
3.7.1.1
PLANEACIN DE LA CONTRATACIN
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3.7.5.2
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3.7.5.3.1
Es aquella que se realiza en presencia fsica de los proponentes habilitados y cuyos lances
de presentacin de propuestas se realizan por escrito.
En el desarrollo de la subasta se debern tener en cuenta los siguientes lineamientos, as
como lo que se establezcan en los trminos de invitacin:
Distribuir sobres y formularios de presentacin de ofertas a los proponentes.
El valor del primer lance ser el establecido en la oferta econmica presentada por
el oferente
El proponente deber consignar el precio ofertado o la manifestacin clara e
inequvoca de que no se har ningn lance de mejora de precios.
La entidad comunicar nicamente el valor de la menor oferta tanto inicial como de
los lances sucesivos.
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Slo sern vlidos los lances que, observando el margen mnimo, mejoren el precio
de arranque o el menor lance de la ronda anterior segn el caso.
Solo podrn presentarse lances vlidos en la realizacin de la subasta, so pena de
restringir la facultad de postulacin del proponente. Se considera lance vlido
cuando ste se realice con el porcentaje establecido en el pliego de condiciones y
dentro del trmino estipulado.
Finalizada la recepcin de lances, PROSPERIDAD SOCIAL FIP informar el
resultado del certamen, y la identidad de los proponentes.
Si se presenta empate, se preferir al proponente que haya presentado la menor
propuesta inicial; si persiste el empate, se definir por medio de sorteo.
3.7.5.3.2
Aquella que se realiza en lnea a travs del uso de recursos tecnolgicos y en la cual
PROSPERIDAD SOCIAL FIP podr contratar con terceros la herramienta electrnica
necesaria para la realizacin de ste evento.
En su realizacin debern tenerse en cuenta los siguientes lineamientos:
Los proponentes nicamente podrn visualizar la posicin de su oferta, en la
realizacin de la subasta.
No se podr conocer por parte de los proponentes la identificacin de los dems
participantes que estn efectuando lances.
Si se presentan dos o ms ofertas con el mismo valor, el sistema tomar en primer
lugar, la oferta enviada cronolgicamente primero.
No se puede ingresar un nmero mayor al ltimo grabado.
La oferta podr ser mejorada en el sistema cuantas veces sea necesario, dentro del
tiempo establecido para la realizacin de la subasta.
Los valores ingresados debern incluir todos los impuestos a que haya lugar.
La subasta se cierra cuando dejen de ingresar ofertas durante los ltimos cinco (5)
minutos que faltan para el cierre.
El tiempo programado para la subasta ser el establecido en los pliegos de
condiciones.
Garantizar y otorgar plena seguridad sobre el origen e identidad del emisor del
mensaje de datos y sobre su integridad y contenido, de conformidad con lo
dispuesto en la normatividad vigente y segn lo sealado en el pliego de
condiciones.
3.7.5.4
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3.7.5.5
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CONVENIOS DE ASOCIACIN
Convenios interadministrativos. PROSPERIDAD SOCIAL podr suscribir
convenios interadministrativos con otras entidades pblicas con el fin de
cooperar en el cumplimiento de funciones administrativas o de prestar
conjuntamente servicios que se hallen a su cargo.
Para la suscripcin de stos convenios se tendr en cuenta lo establecido en
el artculo 95 de la ley 489 de 1998.
3.7.5.7.2
3.7.5.8
CONVENIOS DE COOPERACIN.
PROSPERIDAD SOCIAL podr suscribir convenios de cooperacin
financiados en su totalidad o en sumas iguales o superiores al cincuenta por
ciento (50%) con fondos de los organismos de cooperacin, asistencia o
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3.7.6.2
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Las observaciones que se presenten al proyecto de invitacin debern ser resueltas por la
dependencia respectiva, de acuerdo con la naturaleza de la observacin. En ese orden de
ideas, las observaciones de carcter tcnico debern ser resueltas por el Evaluador Tcnico
que haya sido previamente designado por el Subdirector de Contratacin, previa solicitud
de la dependencia. Las observaciones de carcter financiero, sern resueltas por el
Evaluador Financiero, previa designacin por parte del Subdirector de Contratacin.
Finalmente, las observaciones de carcter jurdico sern resueltas por el abogado
responsable del proceso designado por el Subdirector de Contratacin.
3.7.7 INVITACIN DEFINITIVA
Corresponde al documento definitivo, una vez se hayan realizado los ajustes
correspondientes como consecuencia de las observaciones al proyecto de invitacin, si a
ello hubiere lugar. En el pliego de condiciones se deben establecer reglas objetivas, justas,
claras y completas, que permitan la confeccin de ofrecimientos de la misma ndole, que
no induzcan a error a los proponentes y que aseguren una escogencia objetiva y eviten
declarar desierto el proceso.
En el evento que deba modificarse la invitacin, debe realizarse a travs de adendas, las
cuales deben publicarse al menos el da hbil anterior a la recepcin de las ofertas.
3.7.7.1
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ETAPA CONTRACTUAL
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Dichas garantas podrn ser: a) Contrato de seguro contenido en una pliza expedido por
compaa aseguradora legalmente autorizada para funcionar en Colombia, y b) Garanta
bancaria.
3.8.3 ANTICIPOS Y PAGOS ANTICIPADOS.
En los contratos que se suscriban por parte de PROSPERIDAD SOCIAL-FIP podr
pactarse el pago anticipado y la entrega de anticipos cuando as se considere y justifique
en los estudios previos.
El anticipo se toma como recursos que la entidad entrega al contratista incluso antes de la
ejecucin del contrato con el fin de financiarlo y no como pago por los trabajos o labores
realizadas. Por lo mismo, no extingue ninguna parte de la obligacin de pago que adquiere
la entidad por la celebracin del contrato ni, por tanto, entran al patrimonio del contratista
sino que conservan el carcter de pblicos.
El anticipo no podr ser superior al 20% del valor total del contrato y para su desembolso
es obligatoria la constitucin y aprobacin de la garanta de buen manejo y correcta
inversin del anticipo y la aprobacin por parte de PROSPERIDAD SOCIAL -FIP del
programa de inversin del mismo. Dicha aprobacin estar a cargo del Supervisor del
Contrato.
Por su parte, el pago anticipado no podr ser superior al 20%, hace parte del valor del
contrato y su entrega comporta la extincin parcial de la obligacin de remuneracin a
cargo de la entidad, slo que de manera adelantada a la realizacin del contrato o como
primer contado. En este evento es obligatoria la constitucin y aprobacin de la garanta
de la devolucin del pago anticipado.
3.8.4 VIGILANCIA Y CONTROL EN LA EJECUCIN DEL CONTRATO
La vigilancia y control de los contratos, estar a cargo de un Supervisor o Interventor
Externo, segn el caso, quienes debern cumplir las funciones fijadas por las normas
internas que se expidan sobre la materia y las estipuladas en los respectivos contratos.
Las labores de supervisin e interventora deben desarrollarse de conformidad con lo
establecido en la Ley 80 de 1993, la Ley 1474 de 2011 y las disposiciones que en el
contenido de este documento se indiquen.
3.8.5 MODIFICACIONES A LOS CONTRATOS
Durante la ejecucin del contrato pueden presentarse diferentes situaciones que afectan
los aspectos contractuales inicialmente previstos y pactados entre las partes. En dichos
casos, el supervisor o interventor deber solicitar oportunamente la adicin, prrroga, o
modificacin, segn el caso.
El Comit de Contratacin revisar todas las adiciones en dinero que se pretendan
suscribir, las cuales no debern superar el 50% del valor inicial del contrato, expresado en
Salarios Mnimos Mensuales Legales Vigentes. Las prrrogas de los contratos y
modificaciones que se realicen a los contratos, siempre y cuando no genere una adicin en
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3.8.10 MULTAS
Procede su imposicin en los casos en que se haya pactado y el contratista ejecute en
forma tarda sus obligaciones o las incumpla parcialmente. La cuantificacin de la multa se
estipula en los contratos y podr hacerse efectiva de los saldos debidos al Contratista, sin
perjuicio de que la entidad pueda imponer y cobrar la clusula penal pecuniaria y hacer
efectivas las garantas, segn el caso. Para tal efecto, se deber actuar de conformidad
con lo sealado en el Artculo 17 de la Ley 1150 de 2007 y el Artculo 86 de la Ley 1474 de
2011.
3.8.11 CLUSULA PENAL COMPENSATORIA
Procede su utilizacin en los casos en que se haya pactado, y se presente un
incumplimiento de las obligaciones por parte del contratista, quien deber pagar a
PROSPERIDAD SOCIAL- FIP, a ttulo de pena, la suma establecida en el contrato y su
valor se imputar al pago de los perjuicios causados.
3.9
ETAPA POSTCONTRACTUAL
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liquidacin en los contratos de obra con el fin de prevenir los posibles riesgos que deba
asumir la entidad como consecuencia de la ejecucin de la obra contratada.
El supervisor, es el funcionario o contratista encargado por PROSPERIDAD SOCIAL para
ejercer no slo la labor de vigilancia y control para la correcta iniciacin, ejecucin y
liquidacin de un contrato o convenio especfico, sino adems para prevenir posibles
riesgos que deba asumir la entidad frente al contratista. En todo caso se podrn suscribir
contrato de prestacin de servicios profesionales o personales para apoyar la labor de
supervisin, cuando la complejidad de la vigilancia lo requiera.
4.1.1 DESIGNACIN DEL SUPERVISOR, INICIO Y DURACIN DE LA FUNCIN DE
SUPERVISIN.
La designacin del supervisor la realizar el Subdirector de Contratacin, en los trminos
solicitados por la respectiva dependencia. El supervisor iniciar su actividad una vez el
contrato haya cumplido los requisitos de ejecucin, esto es, suscrito, registrado, cobertura
de la ARL (cuando se requiera) y con aprobacin de la pliza respectiva, si a ello hubiere
lugar. No obstante, quien haya sido designado supervisor de un contrato por parte de la
dependencia respectiva, deber estar atento y realizar el seguimiento correspondiente
para que el contrato se encuentre debidamente registrado y que el contratista allegue,
dentro del trmino sealado en el contrato, los mecanismos de cobertura solicitados.
En el memorando de comunicacin se informar la fecha de aprobacin de la garanta y/o
del registro presupuestal y/o inicio de cobertura de la ARL respectiva y las obligaciones a
su cargo, las cuales debe ejercer a partir de la fecha de dicha aprobacin o registro.
Teniendo en cuenta que la supervisin recae sobre el cargo situado en una dependencia,
en el evento en que se presente la ausencia por entre otras causas (vacaciones, permiso,
comisin, licencia y retiro de la entidad), la supervisin recaer automticamente en el
Jefe inmediato del supervisor o en el funcionario que sea encargado de las funciones de su
cargo, en los casos en que se realice dicho encargo. Si la supervisin esta designada a un
contratista dispuesto para tal fin, en caso de terminacin del contrato, esta recaer sobre
el jefe del rea a la cual prestaba los servicios el contratista.
Es responsabilidad del supervisor enviar a archivo del correspondiente
expediente contractual todos los documentos de la ejecucin de cada contrato,
tales como informes, actas, listas de asistencia de reuniones, ayudas de memoria
y todos aquellos que se hayan expedido durante la ejecucin, para su respectiva
incorporacin en el expediente.
En todos los casos, el supervisor vigilar la ejecucin y cumplimiento del objeto del
contrato durante todo el tiempo de su vigencia. Esta funcin slo cesar una vez expire el
plazo de ejecucin previsto en el contrato o cuando se suscriba el acta de liquidacin del
contrato - en los casos en que esta se requiera.
Lo anterior, sin perjuicio de las obligaciones que continen vigentes con posterioridad al
vencimiento del plazo o a la liquidacin del mismo, tales como las relacionadas con las
garantas extendidas asociadas a los bienes y servicios que por su naturaleza sean objeto
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CONTRACTUAL
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4.2.2.4 FUNCIONES DE
SUPERVISIN
RELACIONADAS CON LA
IMPOSICIN DE SANCIONES POR INCUMPLIMIENTOS CONTRACTUALES
El supervisor debe requerir por escrito al contratista para que cumpla con las obligaciones
en los trminos y condiciones pactadas. Cuando el contratista no atienda los
requerimientos satisfactoria u oportunamente, el supervisor deber enviar a la
Subdireccin de Contratacin, un memorando en el cual se expliquen las situaciones
presentadas durante la ejecucin del contrato y que ha incidido en su normal desarrollo,
con el fin de que se cite al contratista a la audiencia del debido proceso sealado en el
artculo 17 de la Ley 1150 de 2007 y el artculo 86 de la Ley 1474 de 2011, para escuchar
sus argumentos y con base en esto la entidad tomar la decisin pertinente.
Esto significa que al contratista se le debe dar la oportunidad de controvertir los
requerimientos que se le formulen, de ser odo y de hacer valer sus puntos de vista sobre
el particular. La copia de los documentos debern ser incorporados en el expediente
contractual.
Con el fin de realizar una correcta programacin del Plan Anual Mensualizado de Caja PAC,
los supervisores deben informar a la Subdireccin Financiera de PROSPERIDAD SOCIAL
el plan de pagos del contrato y velar porque las solicitudes de desembolso se ajusten a lo
programado.
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VERSIN:
PGINA:
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Verificar el pago de salud y pensin del contratista para el respectivo periodo, en caso
de contratos de prestacin de servicios profesionales y de apoyo a la gestin o
personales.
Verificar el cumplimiento del contratista en lo relacionado con los pagos a seguridad
social y aportes parafiscales, si es el caso.
Expedir el recibo a satisfaccin, previa revisin del informe y/o producto presentado
por el contratista, con el respectivo pronunciamiento expreso sobre la calidad del
informe y/o producto presentado o bien adquirido, en el formato de recibo a
satisfaccin.
Evitar la causacin de intereses moratorios que puedan originarse por la demora en la
remisin de los documentos necesarios para efectuar el pago de las obligaciones de
orden econmico.
Elevar las consultas internas que sean necesarias para resolver asuntos que
entorpezcan el flujo normal de los pagos.
Radicar en la Subdireccin Financiera, para efectuar los pagos a los contratistas, los
documentos que se relacionan a continuacin:
CDIGO:
Realizar para cada trmite de pago el recibo o los recibos de entrada de los bienes al
almacn de PROSPERIDAD SOCIAL, si es del caso.
Los dems documentos que de acuerdo con las clusulas establecidas en cada contrato se
requieran para hacer efectivo los pagos.
En el caso que los pagos y/o desembolsos no puedan cumplirse de acuerdo con las
condiciones pactadas en el contrato, los Supervisores debern solicitar la modificacin de
dichas condiciones mediante comunicacin escrita y debidamente justificada al Ordenador
del Gasto, con el fin de tramitar el otros respectivo.
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VERSIN:
PGINA:
RELACIONADAS
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CON
LAS
Si durante la ejecucin del contrato se presentan situaciones que afecten alguno o algunos
de los aspectos inicialmente pactados en el mismo, el supervisor, con el visto bueno del
asesor, jefe, director o subdirector de la dependencia, deber solicitar oportunamente la
adicin, prrroga, modificacin, cesin o terminacin anticipada, con un trmino mnimo
de ocho (8) das hbiles a la fecha en que se pretende que se realice la modificacin del
contrato segn el caso. Antes de hacer la solicitud, el supervisor debe tener en cuenta que
la adicin o modificacin no puede cambiar sustancialmente el objeto inicial del contrato,
de forma tal que pueda interpretarse como un nuevo contrato.
Es importante que el supervisor haga la solicitud una vez tenga conocimiento de la
situacin que de origen a la adicin, prrroga o modificacin, segn el caso, con el fin de
que se puedan realizar, de acuerdo con lo establecido en el subproceso correspondiente,
todas las actividades conexas a la misma tales como: Evaluar la solicitud, revisar los
documentos soporte, convocar al comit de contratacin, cuando sea necesario, elaborar
la minuta, realizar los trmites para su perfeccionamiento, tales como ampliacin de la
pliza, en los casos a que haya lugar, y el registro presupuestal.
4.2.2.9 FUNCIONES DE
SUPERVISIN
SUSPENSIN DEL CONTRATO
RELACIONADAS
CON
LA
El supervisor, con el visto bueno del asesor, jefe, director o subdirector de la dependencia,
podr, si es necesario, y mediante documento escrito de justificacin dirigido al Ordenador
del Gasto con un trmino mnimo de ocho (8) das hbiles a la fecha en que se pretende
suspender el contrato, solicitar la suspensin temporal de la ejecucin del contrato para
que se tramite el documento respectivo. Esta solicitud de suspensin se justifica si durante
el desarrollo del contrato se presentan circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito, o
ajenas a la voluntad de las partes que impiden en forma temporal su normal ejecucin.
Sera el caso, por ejemplo, de un contrato en el que se establece que el inicio de una de
las actividades a desarrollar por el contratista, depende de la entrega de una informacin
especfica por parte de una entidad diferente a PROSPERIDAD SOCIAL, sin la cual el
contratista no puede continuar con la ejecucin del mismo.
El supervisor deber solicitar al Ordenador del Gasto, una vez desaparezcan los hechos
que dieron origen a la suspensin del contrato, la reiniciacin del contrato siempre que en
el acta de suspensin no se haya incluido la clusula de reinicio automtica. La
Subdireccin de Contratacin de PROSPERIDAD SOCIAL elaborar el acta de reiniciacin
en la que se deje constancia del tiempo total de la suspensin temporal y del vencimiento
final del contrato.
4.2.3 EN LA ETAPA POSTCONTRACTUAL
El supervisor deber solicitar el acta de terminacin del contrato y su liquidacin - en los
casos en que estas sean necesarias, una vez finalice el mismo y se expida el ltimo recibo
a satisfaccin de los bienes y/o servicios contratados.
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VERSIN:
PGINA:
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4.2.4.1.
RESPONSABILIDAD CIVIL
4.2.4.2.
RESPONSABILIDAD PENAL
4.2.4.3.
RESPONSABILIDAD DISCIPLINARIA
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PGINA:
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pblicos entre 10 y 20 aos, suspensin en el ejercicio del cargo entre uno y doce meses,
multa hasta de 90 das de salario o amonestacin escrita con copia a la hoja de vida,
previo proceso disciplinario que garantice su derecho a la defensa.
FECHA DE
APROBACIN
RAZN DE LA MODIFICACIN
18-01-2016
Documento Inicial
Fecha de
adopcin del
manual en la
resolucin
REVIS:
Nombre: Nazly Tatiana Pinzn Ramirez
Cargo: Subdirectora de Contratacin
APROB:
Nombre: Tatiana Milena Lara Mendoza
Cargo: Secretaria General
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