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Como iniciar la contabilidad de una

empresa que nunca la ha tenido


Tal vez el ttulo sea un poco redundante, puesto que obviamente cuando
se inicia una contabilidad, es precisamente porque antes no exista.
En este caso, se tratar de explicar en pocas palabras como organizar
la contabilidadde una empresa o negocio que a pesar de llevar aos de
existencia, jams ha llevado una contabilidad.
No es una tarea fcil organizar cientos de documentos que representan
hechos no muy claros, confusos, que ni el mismo empresario sabe dar
cuenta.
Naturalmente, para iniciar cualquier contabilidad, se requiere elaborar
un balance inicial, el cual estar conformado por los bienes y derechos
del empresario y sus obligaciones. El patrimonio saldr por diferencia.
Por lo general, este tipo de empresarios operan como persona natural,
por lo que es conveniente separar los bienes personales del empresario
de los bienes dedicados al negocio, lo mismo que los gastos y los
ingresos.
Si el empresario lleva varios aos trabajando, ser casi imposible armar
un balance inicial de hace cinco o mas aos, por lo que este se deber
hacer en la fecha en la que se puedan identificar con claridad todos los
bienes, derechos y obligaciones del empresario.
Una vez elaborado el balance inicial, se debe proceder a la identificacin
y clasificacin de todas las actividades realizadas por el empresario,
como compras demateria prima, materiales, pago de servicios, ventas,
de tal forma que todas y cada una puedan ser incorporadas en la
contabilidad.
En este punto se debe tener especial cuidado, puesto que por la
desorganizacin y por la misma cultura de nuestros empresarios, no es
fcil poder identificar con precisin las actividades desarrolladas por el
empresario. Es comn que muchos de ellos traten de ocultar
informacin, de suministrarlas de forma incompleta, etc.

Si no se logra identificar la totalidad de los bienes, obligaciones y


actividades del empresario, la contabilidad resultante ser tambin
incompleta, de poca utilidad.
Quizs la parte mas difcil de la organizacin de una contabilidad, es
lograr concienciar al empresario, poderlo comprometer de la importancia
de tener claridad en las cuentas.
Una vez identificado lo necesario para iniciar una contabilidad, hay que
disear los procedimientos que tanto el encargado de la contabilidad
como el empresario deben seguir.
Son importantes los aspectos relacionados con el manejo del efectivo.
Hay que hacerle entender al empresario que aunque el negocio es de su
propiedad, no debe disponer de los recursos del negocio de forma ligera
y descuidada.
Que debe existir un control sobre todos los gastos en que se incurren.
Que no debe mezclar los gastos personales con los del negocio. Que lo
producido por el negocio no se puede convertir en su caja menor. Que
debe informar todos y cada uno de los gastos e ingresos que realice.
Que debe tener soportes de absolutamente todo lo que haga relacionado
con su negocio.
Se deben fijar tambin procedimientos y polticas sobre compras,
manejo de cartera, seleccin de proveedores e inclusive clientes.
Los procedimientos de control son quizs los mas importantes y los mas
difciles de implementar. Los empresarios son reacios a que se les
controle, tienen la creencia que si cuentan todo debern pagar ms
impuestos
La organizacin de la contabilidad como tal, no es otra cosa que la
identificacin y clasificacin de los bienes, obligaciones y actividades del
contribuyente, lo dems son procedimientos de control, que sern
propios y especficos para cada empresario.
Es de gran importancia, y quizs decisivo, realizar un programa de
concientizacin, de culturizacin y sensibilizacin del empresario. Sin la
cooperacin y compromiso de este ser infructuoso cualquier intento de
organizar cualquier contabilidad.

Balance inicial
El balance inicial es aquel balance que se hace al momento de
iniciar una empresa o un negocio, en el cual se registran los
activos, pasivos y patrimonio con que se constituye e inician
operaciones.
Cuando se crea una nueva empresa se requiere que los socios aporten
una serie de activos y posiblemente se deba incurrir en algunas
obligaciones para poder operar o adquirir los activos, lo que su conjunto
conforman el balance inicial.
Sabemos que un activo es todo bien o derecho que tenga la empresa.
Que el pasivo son las deudas y obligaciones que se tienen con terceros y
que el patrimonio son los aportes que los socios hacen a la nueva
empresa.
Una nueva empresa para poder iniciar operaciones requiere de activos,
los cuales deben ser financiados. Esta financiacin puede provenir de los
socios que aportan los activos o de terceros que hacen crditos a la
nueva empresa. De esta forma surgen los pasivos y el patrimonio.
Sin ms prembulo se proceder a realizar un ejemplo sobre el balance
inicial.
Supongamos la constitucin de una sociedad limitada
conformada por cinco socios que aportarn lo siguiente:
A $30.000.000
B $20.000.000
C Un vehculo valorado en $30.000.000 de los cuales debe $5.000.000
(La empresa asume la deuda)
D Una oficina valorada en $15.000.000
C Una cartera por $10.000.000 y mercancas por $5.000.000
Contabilizacin
Cuenta

Debito

110505

50.000.000

130505

10.000.000

143505

5.000.000

151610

15.000.000

1540505

30.000.000

Crdito

238095

5.000.000

311505

105.000.000

El balance inicial quedara as:


ABC LTDA.

BALANCE INICIAL 01 DE JUNIO DE 2007


ACTIVO
Activo corriente
Caja y bancos $50.000.000
Clientes $10.000.000
Inventarios $5.000.000
Total activo corriente $65.000.000
Activo no corriente
Oficinas $15.000.000
Vehculos $30.000.000
Total activos no corrientes $45.000.000
Otros activos -0Total activos $110.000.000
PASIVOS
Pasivo corriente
Otras cuentas por pagar $5.000.000
Total pasivo corriente $5.000.000
Pasivos no corrientes -0Otros pasivos -0Total pasivos $5.000.000
PATRIMONIO
Aportes sociales $105.000.000
Total patrimonio $105.000.000
Total pasivo y patrimonio $110.000.000
En trminos generales, el anterior debe ser el balance inicial que se debe
preparar y presentar al conformarse una sociedad.
Comentarios finales
Los socios pueden aportar tanto dinero efectivo como cartera,
Inventarios, Activos fijos, trabajo personal, en fin, cualquier clase de
activo.
Tambin es factible aportar deudas, caso en el cual la empresa se hace
cargo de la obligacin. Por obvias razones el aporte en deudas no puede
ser del 100%, pues no se aportara nada. Por lo general el aporte de
pasivos se da cuando se aporta un activo del cual debe una parte. En
ese caso el activo, ste se lleva a la cuenta correspondiente del activo.
Al patrimonio slo va el valor de del activo disminuido en el valor del
pasivo que afecta el pasivo.

La contabilidad

1. DEFINICION:
La contabilidad es un sistema de informacin que clasifica, registra,
resume y presenta las transacciones de entidades econmicas, en
cuanto tales transacciones constituyen movimientos de dinero o bienes
representables en dinero, para determinar los resultados del perodo
contable.
El fin de la contabilidad es: determinar, interpretar y analizar sus
resultados, proyectar las finanzas de la empresa y controlar la veracidad
de las operaciones realizadas y de su registro.
11. FUNCIONES:
De acuerdo con la definicin, la contabilidad asume las funciones
comprendidas en lo que se denomina Tenedura de Libros. Ellas se
realizan para todas y cada una de las transacciones que implican
movimientos de dinero o bienes que representan dinero y son las
siguientes:
1. Clasificacin o codificacin.
2. Registro.
3. Resumen y presentacin de las cuentas que maneja.
4. Determinacin de estados financieros peridicos.
La clasificacin es la ms importante de estas funciones y consiste en
codificar las transacciones de acuerdo con el Plan nico de Cuentas. Esta
es la nica funcin que requiere de anlisis y raciocinio en el proceso de
registro contable, ya que la transaccin luego est registrando debe
afectar exactamente las cuentas que correspondan, y satisfacer las
necesidades de informacin de los usuarios; todo ello debe realizarse
segn el PUC.
Las funciones de registro, resumen y presentacin implican un proceso
que puede ser manual, mecnico o electrnico..
El objetivo primordial de la contabilidad, proyectar las finanzas de la
empresa, -slo se cumple cuando su informacin se utiliza
adecuadamente. Para ello proponemos realizar, cuidadosamente, las
siguientes tareas:
1 Interpretacin de los estados financieros.
2 Anlisis financiero de un conjunto significativo de informes contables,
para emitir un diagnstico sobre la situacin financiera de la empresa.
3 Planeacin de las actividades futuras de la entidad de acuerdo con sus
metas y objetivos fijados.

4 Control de la veracidad de los registros y de la ejecucin de


las operaciones, las cuales deben estar de acuerdo con la planeacin
propuesta y las polticas generales de la empresa.
1. Interpretacin de los estados financieros:
Los resultados econmicos de las empresas se presentan en estados
financieros peridicos tales como el balance general, el estado de
resultados, el estado de flujo de efectivo, el estado de cambios en la
situacin financiera, estado de cambios en el patrimonio (Considerados
como bsicos por el articulo 22 del decreto 2649 de 1993) adems de
informacin que se requiera para obtener informacin sobre un tpico
especifico como, el estado de distribucin de utilidades, estados de caja
y bancos, cuadro de edades de la cartera, vencimientos de obligaciones
bancarias y cualquier otro que la administracin considere conducente a
la mejor. toma de decisiones financieras en la empresa. Los dos estados
financieros ms importantes son el balance general y el estado de
Resultados; a los cuales enfatizaremos durante el desarrollo del curso.
La interpretacin de los estados financieros, consiste en leer dichos
estados en forma detallada y concienzuda, de manera que se entienda
su contenido, para reclasificar las cuentas que no estn adecuadamente
ubicadas y aclarar las dudas, antes de entrar al proceso de anlisis.
2. Anlisis de Situacin Financiera:
Se efecta comparando los resultados obtenidos en el ltimo perodo con
los de perodos anteriores, con cifras presupuestadas o con empresas
similares. Adems, se tiene en cuenta la informacin del sector
econmico en que se desenvuelve la empresa y la situacin econmica
del pas y del mundo.
Los anlisis realizados con cifras histricas, permitirn al analista
financiero emitir un diagnstico de la situacin financiera de la empresa,
que sirve como punto de partida para la planeacin de su futuro
financiero.
3. Planeacin Financiera:
La proyeccin o planeacin financiera consiste bsicamente en trazar un
camino por el cual debe transitar la empresa en el futuro, en aras de
lograr las metas y los objetivos fijados por la direccin general, por los
accionistas o por el departamento de planeacin. El diagnstico de
situacin financiera ser el punto de partida del camino de la planeacin
y las metas su punto de llegada.
4. Control:
Este es otro de los aspectos importantes de la contabilidad y se realiza a
travs de la auditoria - interna o externa -, de la contralora, de la

revisora fiscal o por la intervencin de entidades gremiales y estatales


interesadas en proteger los intereses de los accionistas, del gobierno y
del pblico en general.
El control se relaciona con el buen manejo de los fondos, con la
veracidad del registro de las operaciones, con la ejecucin de los planes
y presupuestos y con otros aspectos solicitados por personas que tengan
intereses comprometidos en la empresa.
5. ECUACION CONTABLE O PATRIMONIAL
Los objetos de valor y los derechos que son propiedad de una empresa
se llaman Activos y los derechos de personas o empresas sobre estos
activos se llaman participaciones. Existen dos clases de participaciones:
La primera est representada por los Pasivos: los cuales corresponden a
los derechos que tienen sobre los activos los acreedores, los que se
conocen como terceras personas diferentes a los propietarios o ellos
mismos cuando se constituyen en acreedores.
La segunda es el Patrimonio: es el derecho de los propietarios y su valor
est representado por los aportes que hayan realizado al crear la
empresa, este a su inicio se denomina Capital, el cual puede aumentar
por las utilidades o disminuir por las prdidas de la empresa y por ello
recibe el nombre de Patrimonio.
Los activos de un negocio estn sujetos a los dos tipos de
participaciones mencionadas; es decir, los propietarios y los acreedores
tienen derechos sobre los activos. Dado que estos .derechos no pueden
exceder al monto de los activos se deduce que:
ACTIVOS=PASIVOS+PATRIMONIO
Los sistemas contables estn estructurados de tal forma que siempre se
mantenga la anterior igualdad. Para lograrlo, en cada transaccin se
registran los dos aspectos que afectan dicha igualdad y, en esencia,
estos aspectos son cambios en activos y en pasivos o en capital.
Teniendo presente que en una igualdad se pueden presentar cambios y
la ecuacin permanece equilibrada, en razn a lo que conocemos como
partida doble, por tanto se pueden presentar las operaciones siguientes
y como vemos la ecuacin permanece equilibrada:
1. Aumentos y disminuciones en el ACTIVO.
2. Aumentos en el ACTIVO, y aumentos en el PASIVO o el
PATRIMONIO
3. Disminucin en el ACTIVO y disminucin en el PASIVO o el
PATRIMONIO.

4. Disminucin y aumento en el PASIVO.


5. Disminucin y aumento en el PATRIMONIO.
Ejemplo: Una persona abre un negocio con un aporte inicial en efectivo
de $100.000.
Basados en el principio el de la partida doble, tendremos que la empresa
recibe unos recursos en dinero en efectivo, los cuales se encuentran
depositados en Caja (el Activo aumento) y una obligacin con los dueos
o propietarios (aumento del Patrimonio) que constituyen el aporte
realizado para dar origen a la empresa y que denominaremos Capital.
Simplificado tendremos en Caja $100.000 y una obligacin con los
dueos, denominado Capital por $100.000
ACTIVOS
=PASIVO+PATRIMONIO
CAJA $100.000= PASIVO 0 + APORTES $100.000
Si posteriormente el negocio solicita la apertura de una cuenta corriente
en el Banco Agrario y consigna $50.000, al realizar esta operacin
tendremos en Bancos $ 50.000 y en Caja $ 50.000, lo que hace que el
Activo aumente ( $50.000) y disminuya ($ 50.000) lo que hace que el
ACTIVO siga siendo igual a $100.000
En este punto los registros contables del negocio mostrarn lo siguiente
ACTIVOS=PASIVO+CAPITAL
$ 100.000= 0
+ $100.000
Si luego compramos Muebles y Equipo de Oficina por valor de $ 70.000,
pagando $20.000 con cheque y adquirimos una obligacin por $ 50.000,
tendremos lo siguiente, el ACTIVO aumento en $70.000 y disminuyo en
$20.000 y el PASIVO aumento en $ 50.000
ACTIVO = PASIVO + CAPITAL
$ 150.000 = $ 50.000 + $ 100.000.
Si analizamos la operacin observamos que al girar el cheque los dineros
existentes en el Banco disminuyeron en $ 20.000 y con la compra de los
Muebles y Equipo de oficina se aumento el Activo en $ 70.000 y las
obligaciones con terceras aumentaron en $50.000.
Consecuentemente, toda operacin que registre la contabilidad afecta
por lo menos dos cuentas; esto basado en el principio de partida doble,
el cual nos ensea que no existe forma concebible de efectuar un cambio
en una sola cuenta.
Si tenemos presente que la empresa tiene una obligacin con los dueos
o propietarios, entenderemos que la empresa busca realizar su objetivo,
para lo cual debe realizar una serie de erogaciones que son necesarias
para prestar un servicio o realizar una venta, que denominamos GASTOS

y adquirir bienes para ser vendidos lo cual constituye lo que conocemos


como costo y mediante ellos espera obtener unos INGRESOS los cuales
deben ser mayores que los costo y gasto para obtener una utilidad, que
es la razn de ser de un negocio.
Por tanto tendremos que:
PATRIMONIO = CAPITAL + INGRESOS GASTOS.
Si remplazamos el Patrimonio en la ecuacin
ACTIVO=PASIVO+PATRIMONIO tendremos:
ACTIVO = PASIVO+ CAPITAL + INGRESOS GASTOS
EJERCICIO No 1
1. Nicols Crdenas aporta la suma de $500.000 en efectivo para
crear una empresa que se dedicara a la prestacin de servicios
profesionales.
2. Abre una cuenta corriente y consigna en el Banco Agrario la suma
de $ 480.000.
3. Compra Muebles de Oficina segn factura No 321 del Almacn Mi
muble por valor de $ 320.000, cancelando con cheque 01 del
banco Agrario $ 150.000 por el saldo adquiri un crdito.
4. Recibe del Banco una nota en la cual le informan que se le saco de
su cuenta corriente $ 40.000 correspondiente al valor de la
chequera.
5. Compra tiles y papelera en el almacn Su papel segn factura
No 123 por valor de $ 85.000 y paga con cheque 02.
6. Recibe un cheque del banco Davivienda por la suma de $ 300.000
por servio de asesoria financiera prestado al Almacn La Reina.
7. Consigna en el banco Agrario $ 310.000.
8. El banco Agrario le presta la suma de $ 2.000.000 y le cobra un
mes de interese a una tasa del 32% anual. El banco le deposita en
la cuenta la suma prestada menos los intereses de un mes.
9. Compra un computador en Su Computador segn factura No 345
por valor de $ 1.350.000 cancela el 60% con cheque 03 y por el
saldo adquiere un crdito.

10.
Paga $200.000 con cheque 04 a Rigoberto Mrquez por un
mes de arrendamiento del local.
11.
Paga el servicio de energa con cheque No 05 la suma de $
300.000
12.
Recibe por servicios prestados al almacn Pin Prez la suma
de $ 300.000, representados en un cheque del Banco Agrario por
$ 200.000 y $ 100.000 en efectivo. Inmediatamente procede a
realizar la consignacin de lo recibido.
SE PIDE:
1.
1. Realizar las operaciones anteriores utilizando la ecuacin
patrimonial con ingresos y gastos, para cada operacin.
2. Determinar la utilidad o prdida.
3. Cual es el valor de los bienes y derechos, las obligaciones y
el patrimonio que tiene la empresa.
PARTIAD DOBLE
Partiendo que no hay deudor sin acreedor, que el que entrega tiene y el
que recibe debe, vemos que en cada operacin intervienen como mnimo
dos cuentas, que para entender cada cuenta puede recibir y entregar,
dicho en otro trminos cada cuenta puede ser debita o acreditada.
QUE ES LO QUE ENTENDEMOS POR UNA CUENTA?
Es la encargada de servir para el registro de las operaciones,
transacciones o hechos econmicos que realiza una empresa los cuales
pueden aumentar o disminuir el Activo, Pasivo y Patrimonio.
Cada una de las cuentas consta de :
1. Un cdigo
2. Un nombre
3. La capacidad de ser Debita o Acreditada.
DEBE corresponde a la primera partida luego del Cdigo y el nombre de
la cuenta, all se registran los debitos

HABER a continuacin de la columna donde se ubican los debitos, se


registran los crditos.
DEBITAR es registrar una partida en el DEBE de una cuenta.
ACREDITAR es registrar una partida en el haber de una cuenta.
SALDO Diferencia entre los movimientos del Debe y el Haber de una
cuenta, tomando como saldo el valor mayor entre la suma de los
debitos y la suma de los crditos. Por ejemplo si la suma de los debitos
es de $ 154.000 y la suma de los crditos es de $ 100.000 el saldo ser
de $ 54.000 y su saldo ser de carcter debito.
Ejemplo.: Pin Prez aporta $ 200.000 en efectivo para crear la empresa
CONSULTORIAS la cual se dedicara a prestar asesoria financiera.
CODIGO NOMBRE DE LA CUENTA
DEBE
HABER
110505
313001

CAJA GENERAL
APORTE PIN PEREZ

$200.000
$ 200.000

Las diferentes cuentas las podemos clasificar, en cuentas Reales o de


Balance, Cuentas de costo de Produccin, Cuentas de resultado o
nominales y cuentas de orden o memorando.
CUENTAS REALES O DE BALANCE
Las cuentas reales son denominadas as por representar un bien o un
derecho de propiedad de la empresa, una obligacin o compromiso que
tiene la empresa con terceras personas o una obligacin que tiene con
sus dueos o propietarios
ACTIVO Representa los bienes y derechos tangibles e intangibles de
propiedad de la empresa, representados en dinero.
Los Activos se caracterizan:
1.
1. Son de propiedad de la empresa.
2. Estn en capacidad de generar beneficios o servicios.
3. Estn bajo el control de la empresa.
4. Generan un derecho a reclamacin.
PASIVO Representa las obligaciones contradas por la empresa con
terceras personas, para ser canceladas en el futuro.
Los Pasivos se caracterizan por:
1. La obligacin tiene que haberse causado, lo cual implica el deber
de realizarse un pago en el futuro.

2. Existe una deuda con un beneficio cierto.


PATRIMONIO Representa la diferencia entre el Activo menos el Pasivo,
esta constituido por los aportes del dueo o propietario y las utilidades y
reservas constituidas de las utilidades, con un fin especifico o
por mandato de la ley.
El Patrimonio se caracteriza por:
1. Estar constituido por el aporte inicial y los aportes adicionales que
hayan realizado los dueos de la empresa.
2. Se incrementa con las utilidades y se disminuye con las perdidas
del ejercicio contable.
CUENTAS NOMINALES O DE RESULTADO
Son las que se utilizan para registrar los hechos econmicos que al
finalizar el periodo determinan un aumento o una disminucin del
Patrimonio, de alli su denominacin de cuentas transitorias, pues una
vez finalizado el ejercicio su saldos son cancelados, para el inicio del
nuevo periodo volver a ser afectadas por los Ingresos, Costo de Venta y
Erogaciones necesarias para generar un ingreso denominados Gastos.
INGRESOS Son los valores que recibe la empresa cuando realiza una
venta o presta un servicio con el fin de obtener una utilidad o ganancia.
GASTOS Toda erogacin necesaria que realiza la empresa para efectuar
una venta o prestar un servicio, es decir para obtener un ingrso.
COSTO DE VENTA Representa el valor de adquisicin (costo) de los
articulos o bienes adquiridos por la empresa para la venta.
CUENTAS DE COSTO DE PRODUCCION
Su funcin es acumulativa y permiten controlar las erogaciones
incurridas para la fabricacin de un producto y estn constituidas por La
Materia Prima Directa, La Mano de Obra Directa y Los Cargos Indirectos.
CUENTAS DE ORDEN O MEMORANDO
Corresponde a las cuentas que figuran en el Balance pero representan
bienes de propiedad de terceros o bienes de propiedad de la empresa
que ya han cumplido su ciclo.
PLAN UNICO DE CUENTAS
Para el registro de las operaciones utilizaremos el Plan nico de Cuentas
reglamentado por el decreto 2650 de 1993, 2894 de 1994, 2116 de
1996 y 95 de 1997.
El plan nico de cuentas busca la uniformidad en el registro de las
operaciones econmicas realizadas por los comerciantes con el fin de

permitir la transparencia de la Informacin contable y por consiguiente


su claridad, con fiabilidad y comparabilidad.
El plan nico de cuentas esta conformado por:
Un catalogo de Cuentas.
Descripcin de las Cuentas.
La Dinmica como operan las cuentas.
CATALOGO DE CUENTAS
Contiene la relacin condensada y clasificada de las clases, grupos, las
cuentas, subcuentas correspondientes al Activo, Pasivo, Patrimonio,
Ingresos, costo de venta, costos de Produccin y Cuentas de Orden
identificando cada clase con un digito.
Su estructura esta basada en niveles as:
Clase.. Para el primer digito
Grupo.. Identificado con dos dgitos
Cuenta.
Conformado por cuatro dgitos
Subcuenta.. Esta constituido por seis dgitos
Auxiliares.
Estn constituidas por 7 dgitos o mas
Para comprender su estructura bsica fcilmente, vamos a examinar
como se encuentran asignados a cada una de las clases los 9 dgitos:
PARA EL BALANCE GENERAL
1.
1. ACTIVO
2. PASIVO
3. PATRIMONIO
PARA EL ESTADO DE RESULTADOS
1.
1. INGRSOS
2. GASTOS
3. COSTO DE VENTA
PARA EL COSTO DE PRODUCCION
1.

1. COSTO DE PRODUCCION
PARA LAS CUENTAS DE ORDEN
1.
1. CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS
2. CUENTAS DE ORDEN ACREEDORA
DESCRIPCION
Mediante la descripcin expresaremos o detallamos los conceptos de las
diferentes clases, los grupos y las cuentas incluidas en el catalogo e
indican las operaciones que deben registrarse en cada una de las
cuentas.
DINAMICA
Sealan la forma en que deben utilizarse las cuentas y realizarse los
diferentes movimientos contables que las afectan.
EJERCICIO:
Tome los datos del ejercicio No 1 y realice los asientos contables
pertinentes utilizando la partida doble para cada una de las operaciones,
codificando cada cuenta segn el plan nico de cuentas.
1. Un dgito.
2. Con Cuatro dgitos
3. Con Seis dgitos
Para cada caso debe obtener los saldos de cada cuenta.