2016-01-25

Programacin del mantenimiento

ADMINISTRACIN DEL MANTENIMIENTO

Introduccin
La planeacin es el proceso mediante el cual e determinan los elementos necesarios para realizar
una tarea , antes del momento que se inicie el trabajo.
La programacin tiene que ver con la hora o el momento especfico y el establecimiento de fases o
etapas de los trabajos planeados junto con las ordenes para efectuar el trabajo, su monitoreo, control
y el reporte de su avance. Es obvio que una buena planeacin es un requisito previo para la

programacin acertada. Sin embargo, para que la planeacin sea exitosa es necesaria una
retroalimentacin de la funcin de programacin. Esta es la razn por la cual, en muchas
organizaciones de mantenimiento, ambas funciones son realizadas por la misma persona o unidad.

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La planeacin y la programacin del mantenimiento es diferente de la planeacin y programacin

de a produccin en los siguientes aspectos:

La demanda del trabajo de mantenimiento tiene mas variabilidad que el trabajo de

produccin y la llegada de la demanda es aleatoria por naturaleza.
Los trabajos de mantenimiento tienen mayor variabilidad entre ellos; incluso los
mismos tipos de trabajos difieren grandemente en contexto. Esto ha hecho que sea mas
difcil desarrollar estndares de trabajo en el rea de mantenimiento que en produccin.
Para una planeacin y programacin acertadas son necesarios estndares de tiempos
confiables para los trabajos.
La planeacin del mantenimiento requiere coordinacin con muchos departamentos de

la organizacin, como el de materiales, operaciones e ingeniera, y en muchas

situaciones es una causa importante de atrasos y cuellos de botella.

Por estas razones la planeacin y la programacin del mantenimiento requieren un

tratamiento diferente. La planeacin y la programacin son los aspectos mas importantes
de una correcta administracin del mantenimiento. Una planeacin y programacin
eficaces contribuyen de manera significativa a lo siguiente:
Reduccin de los costos de mantenimiento. Los estudios realizados por varios
investigadores, incluyendo Alcan y General Motors, han demostrado que existe un
vnculo claro entre el mantenimiento planeado y la reduccin de costos.
Mejor utilizacin de la fuerza de trabajo de mantenimiento al reducir demoras e
interrupciones. Tambin proporciona un buen medio para mejorar la coordinacin y
facilitar la supervisin.
Mejor calidad del trabajo de mantenimiento al adoptar los mejores mtodos y
procedimientos y asignar a los trabajadores mas calificados para el trabajo.

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Los principales objetivos de la planeacin y la programacin

incluyen:
Minimizar el tiempo ocioso de los trabajadores de mantenimiento.
Maximizar la utilizacin eficiente del tiempo de trabajo, el material de equipo.
Mantener el equipo de operacin en un nivel que responda a las necesidades de produccin
en trminos del programa de entregas y de la calidad.

De hecho todo mantenimiento deber planearse y programarse. Solo el trabajo de

emergencia se efecta sin una planeacin previa; sin embargo, incluso en ese caso, el
trabajo de emergencia deber planearse a medida que avanza.

Para fines de planeacin , el trabajo de mantenimiento puede clasificarse en

las siguientes cinco categoras:
1.

El mantenimiento de rutina y preventivo; que incluye el mantenimiento

peridico, como la lubricacin de las mquinas, inspecciones y trabajos menores
repetitivos. Este tipo de trabajos se planea y programa por adelantado.

2.

El mantenimiento de emergencia o correctivo; es el proceso de efectuar

reparaciones tan pronto como sea posible despus del reporte de una falla. El
reporte por lo general, se hace por telfono y va seguido de una orden de trabajo
para confirmarlo. Los programas de mantenimiento se interrumpen para
proceder a las reparaciones de emergencia o correctivas.

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Para fines de planeacin , el trabajo de mantenimiento puede clasificarse en

las siguientes cinco categoras:

3. La modificacin del diseo; que implica determinar las causas de descomposturas

repetidas y eliminar la causa mediante la modificacin del diseo.
4. La reparacin general programada que implica el paro de la planta; se planea y
organiza de tal manera que se minimice el paro de la planta.

5. La reparacin general programada, reparaciones y construccin de equipo; que no

caen dentro de ninguna de las otras categoras.

Una parte esencial de la planificacin y programacin es pronosticar el trabajo futuro

y equilibrar la carga de trabajo entre estas categoras,. El sistema de administracin
del mantenimiento debe buscar que ms del 90% de trabajo de mantenimiento sea
planeado o programado, a fin de obtener los beneficios de la planeacin y la
programacin.

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PLANEACIN.
La planeacin en el contexto del mantenimiento se refiere al proceso mediante el cual
se determinan y preparan todos los elementos requeridos para efectuar una tarea
antes de iniciar el trabajo. El proceso de planeacin comprende todas las funciones
relacionadas con la preparacin de la orden de trabajo, la lista de materiales, la
requisicin de compras, los planos y dibujos necesarios, la hoja de planeacin de la

mano de obra, los estndares de tiempo y todos los datos necesarios antes de
programar y liberar la orden de trabajo.

En consecuencia, un procedimiento de planeacin eficaz deber

incluir los siguientes pasos:
1.

Determinar el contenido del trabajo (puede requerir visitas al sitio)

2.

Desarrollar un plan de trabajo. Este comprende la secuencia de actividades en el

trabajo y el establecimiento de los mejores mtodos y procedimientos para realizar el
trabajo.

3.

Establecer el tamao de la cuadrilla para el trabajo

4.

Planear y solicitar las partes y los materiales

5.

Verificar si se necesitan equipos y herramientas especiales y obtenerlas

6.

Asignar a los trabajadores con las destrezas apropiadas

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En consecuencia, un procedimiento de planeacin eficaz deber

incluir los siguientes pasos:
7. Revisar los procedimientos de seguridad
8. Establecer prioridades (de emergencia, urgente, de rutina y programado) para todo el
trabajo de mantenimiento.
9. Asignar cuentas de costos
10. Completar la orden de trabajo
11. Revisar los trabajos y desarrollar planes para su control
12. Predecir la carga de mantenimiento utilizando una tcnica eficaz de pronsticos.

PROGRAMACIN
Es el proceso mediante el cual se acoplan los trabajos con los recursos y se les asigna
una secuencia para ser ejecutados en ciertos puntos del tiempo. Un programa confiable
debe tomar en consideracin lo siguiente:
1) Una clasificacin de prioridades de trabajos que refleje la urgencia y el grado
crtico del trabajo.
2) Si todos los materiales necesarios para la orden de trabajo estn en la planta ( si
no, la orden de trabajo no debe programarse)
3) El programa maestro de produccin y estrecha coordinacin con la funcin de
operaciones.
4) Estimaciones realistas y lo que probablemente suceder, y no lo que el
programador desea.
5) Flexibilidad en el programa (el programador debe entender que se necesita
flexibilidad, especialmente en el mantenimiento; el programa se revisa y actualiza
con frecuencia).

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El programa de mantenimiento puede prepararse para tres

niveles:

1. A largo plazo o maestro.

2. Trimestrales o semestrales
3. Semanal
4. Diario

Necesidad de la programacin:
El conocimiento de la carga de trabajo a corto plazo:
o Mantenimiento correctivo
o Emergencias
(implica cierta dificultad administrativa)

o
o
o

El conocimiento de la carga de trabajo a largo plazo:

Mantenimiento preventivo
Los nuevos proyectos
Las modificaciones

Mejor aprovechamiento de la mano de obra y de los medios de mantenimiento

La coordinacin de los trabajos con la actividad de la produccin, para evitar paradas en las
instalaciones, con las consiguiente prdidas, que son los costes mas importantes.
Puede existir concurrencia de trabajos al mismo tiempo.

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Programas a largo plazo:

Nuevos proyectos y modificaciones.
Reglamentacin y medio ambiente
Fiabilizaciones
Mantenimiento preventivo sistemtico y condicional con sustitucin de elementos.
Limpieza
Aspectos importantes a preveer:
Mano de obra
Los medios del mantenimiento y prendas de seguridad
Materiales y repuestos
El plazo para arranque y puesta en marcha
El presupuesto

Programacin trimestral o semestral

Gamas de mantenimiento preventivo sistemtico y operaciones derivadas del
condicional.
Nuevas especificaciones y/o modificaciones derivadas de solicitudes de trabajo.
Adaptacin de las instalaciones a cambios en la organizacin de la produccin.
Operaciones de limpieza y medio ambiente.
Necesidades a preveer:
Mano de obra
Los medios de mantenimiento y las prendas de seguridad
Materiales y repuestos
Arranque de las instalaciones

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Programacin semanal:
Gamas de preventivo sistemtico y trabajos derivados del condicional.
Reparaciones definitivas correspondientes a los arreglos realizados durante la semana.
Imprevistos de correctivo y urgencias.
Paro y arranque de las instalaciones.
Necesidades a proveer:
Mano de obra

Los medios de mantenimiento y las prendas de seguridad

Materiales y repuestos
Arranque de las instalaciones

Trabajos diarios:
Paro y arranque de las instalaciones. Siempre es importante programar bien las horas
de parada y arranque para asegurar el buen funcionamiento de todas las instalaciones,
a la hora del inicio de la produccin.
Mantenimiento preventivo sistemtico y tareas derivada del condicional.
Operaciones de limpieza

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ATIVIDADES DE CONTROL
El control es una parte esencial de la administracin cientfica. El control, tal como se alica a un
sistema de mantenimiento, incluye lo siguiente:
1. Control de trabajos.
2. Control de inventarios.
3. Control de costos.
4. Control de calidad.

1. Control de trabajos.
El sistema de mantenimiento se pone en movimiento por la demanda de trabajos de
mantenimiento. En la carga de trabajo de este tipo, influye sobre todo la filosofa del
mantenimiento. La administracin y el control del trabajo de mantenimiento son esenciales
para lograr los planes establecidos.
El sistema de ordenes de trabajo es la herramienta que se utiliza para controlar el trabajo de
mantenimiento.
Una orden de trabajo bien diseada con un adecuado sistema de informes es el corazn del
sistema de mantenimiento.

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SISTEMA DE ORDENES DE TRABAJO.

El propsito del sistema de rdenes de trabajo es proporcionar medios para:
1) Solicitar por escrito el trabajo que va a realizar el trabajo que va a realizar el departamento de
mantenimiento.
2) Seleccionar por operacin el trabajo solicitado
3) Asignar el mtodo y los trabajadores mas calificados para el trabajo.
4) Reducir el costo mediante una utilizacin eficaz de los recursos (mano de obra, material.)
5) Mejorar la planeacin y programacin del trabajo de mantenimiento.
6) Mantener y controlar el trabajo de mantenimiento.
7) Mejorar el mantenimiento en general mediante los datos recopilados de la orden de trabajo que
sern utilizados para el control y programacin de mejora continua.

Diseo de la orden de trabajo

Se puede utilizar como una forma de solicitud de trabajo, un documento de planeacin, una grfica
de asignacin de trabajos, un registro histrico, una herramienta para monitoreo y control, y una
notificacin de trabajo completado.
Esta debe contener la siguiente informacin:
La informacin requerida para planificar y programar,
La informacin necesaria ara el control.

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La informacin requerida para planificar y programar,

Nmero del inventario, descripcin de la unidad y ubicacin.

Persona o departamento que solicita el trabajo
Descripcin del trabajo y estndares de tiempo
Especificacin del trabajo y nmero de cdigo
Prioridad del trabajo y fecha que se lo requiere

Habilidades y conocimientos requeridos

Herramientas especiales requeridas
Procedimientos de seguridad
Informacin tcnica (planos y manuales).

La informacin necesaria para el control.

Tiempo real consumido

Cdigos de costos para habilidades y conocimientos
Tiempo muerto u hora en que se termin el trabajo
Causa y consecuencias de la falla

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CONTROL DE INVENTARIOS
Para la programacin del trabajo de mantenimiento es esencial que se cuente con las refacciones y los
materiales requeridos. Es fsicamente imposible y econmicamente imprctico que cada refaccin llegue
de manera exacta cuando se necesita y donde se necesita. Por estas razones se mantienen inventarios.
El control de inventarios es la tcnica de mantener refacciones y materiales en los niveles deseados. Es
esencial mantener un nivel ptimo de refacciones que disminuya el consto de tener el artculo en

existencia y el costo en que se incurre si las refacciones no estn disponibles. Y tambin proporciona la
informacin necesaria para cerciorarse de la disponibilidad de las refacciones requeridas para el trabajo
de mantenimiento. Si no estn disponibles las refacciones, se deben tomar las medidas para lograr su
abastecimiento e informar al departamento de programacin acerca de cuando estarn disponibles las
refacciones.

COMPONENTES DEL ALMACN DE MANTENIMIENTO

Refacciones:
Las refacciones se almacenan a fin de minimizar el tiempo muerto del equipo. Las refacciones
pueden subdividirse en las siguientes en las siguientes categoras:
1) Piezas relativamente caras.

2) Piezas especializadas para emplearse en un nmero limitado de mquinas

3) Refacciones que tiempos de entrega mayores que la demanda normal.
4) Refacciones que tienen una rotacin lenta.
5) Refacciones crticas, cuya falta de disponibilidad podra causar un costoso tiempo muerto o
tener un efecto negativo en la seguridad.

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COMPONENTES DEL ALMACN DE MANTENIMIENTO

Existencias del mantenimiento Normal:
Esta categora comprende los elementos que no tienen un uso especializado, pero tienen un
requerimiento definido y una rotacin corta.

Como rodamientos, tuberas y accesorios, cables elctricos, interruptores, maderas, pernos

varillas para soldar etc.
Herramientas:
Esta categora generalmente comprende herramientas de propsito especial, que se entregan en
prstamo siempre que se necesitan.

3. CONTROL DE COSTOS
El costo de mantenimiento tiene muchos componentes, incluyendo el mantenimiento directo, la
produccin perdida, la degradacin del equipo, los respaldos y los costos de un mantenimiento
excesivo. El control de los costos de mantenimiento es una funcin de la filosofa del
mantenimiento, el patrn de operacin, el tipo de sistema y los procedimientos y las normas
adoptadas por la organizacin. Es un componente importante en el ciclo de vida de los equipos.
El control del costo de mantenimiento optimiza todos los costos de mantenimiento, logrando al
mismo tiempo los objetivos que se ha fijado la organizacin, como disponibilidad, Porcentaje de
calidad y otras medidas de eficiencia y eficacia. La reduccin y control de costos se utiliza como

una ventaja competitiva en el suministro de productos y servicios.

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Costos de mantenimiento:

Costo de mantenimiento en relacin con el valor agregado de produccin:

%=

100

El costo directo de mantenimiento comprende el costo de la fuerza laboral, el costo de los

materiales (Refacciones, lubricantes, etc.) y el costo del trabajo subcontratado y sobrecargas. El
valor agregado de produccin es el costo de produccin menos el costo de los materiales.
Costo de mantenimiento por unidad de produccin:
Costo por unidad =

Componente de fuerza laboral:

%=

X 100

Costo de mantenimiento subcontratado

%=

( )
X

100

Costo de hora de mantenimiento

$=

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ELABORACIN DEL PRESUPUESTO ANUAL DE MANTENIMIENTO

El presupuesto de un departamento de mantenimiento debera constar de al menos 4 partidas: mano de obra,
materiales, medios y herramientas y servicios contratados. Por supuesto, que puede haber subpartidas, otras
divisiones, etc, pero dividirlo en estas cuatro puede resultar sencillo y prctico.
1. MANO DE OBRA
El coste de personal es la suma de cinco conceptos

- El importe bruto anual fijo recibido por cada uno de los trabajadores del departamento
- Primas, horas extraordinarias y cantidades cobradas en concepto de disponibilidad para trabajar o recibir
llamadas (retenes)
- Gastos de personal asociados a la mano de obra, como el transporte del personal hasta la planta (en algunos
paises y zonas este coste corre por cuenta del empresario) las dietas y gastos del personal desplazado, retenes
y horas extras, etc.

ELABORACIN DEL PRESUPUESTO ANUAL DE MANTENIMIENTO

- Costes de formacin. Este apartado, para empresas con una gestin excelente y preocupada por el
rendimiento y la motivacin de su personal es una partida importante. Muchos pases, especialmente
en Europa, subvencionan fuertemente las acciones formativas, de forma que para la empresa pueden
llegar a tener un coste bajo.

- Los costes sociales obligatorios para la empresa, que son abonados directamente por la empresa a la
administracin.
Para el clculo del coste social del trabajador son posibles dos situaciones:
a) Que no supere la base mxima de cotizacin. En ese caso, el coste social se calcula como un
porcentaje de su sueldo bruto anual. Normalmente est entre el 33-38% del sueldo
b) Que supere la base mxima de cotizacin. En este caso, el coste social es una cantidad fija
independiente del sueldo

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2. MATERIALES
Es la suma de todos los repuestos y consumibles necesarios durante el periodo que se pretende
presupuestar. Los conceptos que deben ser sumados pueden estar agrupados en dos
categoras: Repuestos, y Consumibles. La diferencia entre unos y otros es bsicamente la
frecuencia de uso. Mientras los segundos se utilizan de forma continua, y no tienen por qu
estar asociados a un equipo en particular, los primeros se utilizan en contadas ocasiones y s
estn relacionados con un equipo en particular (en ocasiones con ms de uno).
En una planta industrial habitual stas seran las partidas de materiales que habra que tener
en cuenta para preparar el presupuesto anual:

2.1. REPUESTOS
- Repuestos normales. Se trata de equipos estndar, y puede ser adquirido a varios
fabricantes, por lo que los precios suelen ser ms competitivos
- Repuestos especiales. Suele ser una de las partidas ms elevadas en una central
de ciclo combinado. Son suministrados por el fabricante del equipo en exclusiva, que
al no tener competencia, trabaja con mrgenes de beneficio elevados.
En ocasiones, especialmente en plantas alejadas de las principales zonas de
suministro, es importante considerar los costes de transporte de materiales hasta la
planta, pues pueden llegar a ser considerables

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2.2 CONSUMIBLES
Los consumibles ms habituales son los siguientes:
- Aceites y lubricantes
- Filtros de aire, aceite, etc

- Elementos de estanqueidad
- Diverso material de ferretera
- Diverso material elctrico
- Consumibles de taller
- Ropa de trabajo
- Elementos de seguridad
- Combustible para vehculos
- Otros materiales

3. HERRAMIENTAS Y MEDIOS TCNICOS

Es la suma del dinero que se prev emplear en la reposicin de herramienta y medios tcnicos
extraviados o deteriorados, o en la adquisicin de nuevos medios. Hay que tener en cuenta que estos
medios pueden ser comprados o alquilados. Las partidas alzadas a considerar en compras sern tres:
3.1. REPOSICIN DE HERRAMIENTA
3.2. ADQUISICIN DE NUEVA HERRAMIENTA Y MEDIOS TCNICOS
3.3. ALQUILER DE MAQUINARIA
En general, los medios alquilados suelen ser medios que no se utilizan de forma continua en la
planta, y que por tanto, la frecuencia de su uso desaconseja su adquisicin. Suele tratarse, en la

mayora de los casos de medios de elevacin y transporte:

- Gras, carretillas elevadoras
- Alquiler de otros equipos

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4. ASISTENCIAS EXTERNAS
Los trabajos que habitualmente se contratan a empresas externas son los siguientes:
4.1 Mano de obra en puntas de trabajo a empresas generalistas. Esta mano de obra adicional permite
flexibilizar la plantilla de manera que el departamento pueda dimensionarse para una carga de trabajo
determinada, y cubrir los momentos de mayor necesidad de mano de obra con personal externo.
4.2 Mano de obra contratada de forma continua a empresas generalistas. Habitualmente, junto a la
plantilla habitual hay personal de contratas para el trabajo habitual, lo que permite disminuir la plantilla
propia.
4.3 Mano de obra especializada, de fabricantes (incluidos gastos de desplazamiento), para mantenimiento
correctivo
4.4 Mano de obra especializada, de fabricantes (incluidos gastos de desplazamiento) para mantenimiento
programado

4. ASISTENCIAS EXTERNAS

4.5 Trabajos en talleres externos (bobinado de motores, fabricacin de piezas, etc)

4.6. Servicios de Mantenimiento que deban ser realizados por empresas que cumplan determinados
requisitos legales, y que puedan emitir una certificacin de haber realizado determinados trabajos.
Entre otros estaran:
4.7 Grandes revisiones. Suele ser otra de las partidas ms importantes del presupuesto. El

presupuesto puede contener esta partida especial, o no contenerla y repartirla en sus diferentes
conceptos (mano de obra, materiales, etc).

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5. EL CUMPLIMIENTO DEL PRESUPUESTO

De las cuatro partidas, la ms difcil de estimar a priori es la de materiales (repuestos y
consumibles), ya que depende enormemente de lo que se avere. Esta es adems una partida que

depende mucho del estado de la planta, de la implantacin de tcnicas preventivas, del diseo y
del montaje. En una estimacin rpida, suele estar entre el 0,5 y el 2% del inmovilizado, es decir,
del valor de la planta. Es la que ms posibilidades tiene de optimizacin.
Otra partida variable y problemtica es la de asistencias externas. Depende enormemente de la
poltica de subcontratacin, de la especializacin y de la formacin del personal, y de la cantidad
de tcnicos de que disponga el departamento.

5. EL CUMPLIMIENTO DEL PRESUPUESTO

La de personal, es fcil estimarla, pero se suelen cometer errores constantes en su presupuestacin

que despus crean enormes tensiones con la direccin financiera o con quien sea responsable
econmico de la planta. Suele ser habitual no tener en cuenta los costes de primas, horas extras,
retenes, gastos de personal, y tambin suele ser habitual no tener en cuenta que la inflacin de la
mano de obra especializada es superior a la marcada para otros sectores o para el pas.
La de medios, herramientas y alquiler de equipos suele ser fcilmente presupuestable y presenta

pocas desviaciones.

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