ADQUISICIONES

USO
Y
CUSTODIA DE MATERIALES
PROCEDIMIENTO

Procedimiento de adquisiciones

PROCEDIMIENTOS ADQUISICION,
USO Y CUESTODIA DE MATERIALES

EMITIDO POR

REVISADO POR

APROBADO POR

JEFE EMPRESA

DUEO EMPRESA

1. OBJETIVO
Los objetivos de este procedimiento es atender los requerimientos de compra de
insumos por parte de la empresa de acuerdo a los requisitos de calidad
establecido por los clientes, adems de gestionar el uso y custodia de los insumos
distribuyendo y controlando eficazmente los materiales , equipos y maquinarias
que se requieren .
2. ALCANCE
Aplica desde el inicio del cuadro de insumos entregados por Estudio de
presupuesto una vez adjudicado este, la solicitacin de los insumos necesarios ,
hasta el pago al proveedor e involucrando la recepcin y tiempo en bodega de los
insumos, hasta la entrega para la utilizacin
.

3. Documentos de referencias
NCh ISO 9001-2008
Manual de calidad
4. Definiciones

5. Descripcin
5.1. Adquisicin
5.1.1 Presupuesto de obra
El jefe de la administracin deber subir al sistema de gestin informtica
financiero, los cuadros de insumos, costos directos e indirectos del presupuesto de
la obra validando precio y cantidad entregado. Desde el estudio de presupuesto .
Esto ser realizado antes del comienzo de cualquier obra. A travs de este
Sistema Informtico Financiero se podr corroborar las cantidades de
materiales disponibles que pueden ser solicitados.
5.1.2 Solicitud de materiales, herramientas e insumos

Este proceso est relacionado con todas las adquisidores o arriendos realizados
por la empresa nico CIA Ltda.
Para solicitar materiales, herramientas e insumos desde las Obras, se deber
utilizar en el registro R-AD-03 Solicitud de Materiales, el cual se enviar al
Adquisiciones, para que el Encargado de Adquisiciones comience a cotizar cada
uno de los requerimientos, corroborando los precios disponibles segn el
presupuesto. Todas las dems solicitudes que no correspondan a Obra, tales
como Oficina y Maquinarias, tendrn que utilizar el mismo registro de Solicitud
de Materiales, pero con la diferencia que se deber justificar la solicitud va correo
al Jefe de Administracin y Finanzas, siempre y cuando l lo solicite. Las
solicitudes de Materiales se recibirn va mail solo los das correspondientes de
cada semana,a un lapso de horario establecido . en un solo pedido.
Al iniciar la emisin de pedidos de materiales desde obra a cargo del profesional
administrador de obra o quien el designe.
El pedido de materiales es enviado por el profesional de obra de adquisiciones.
Los pedidos de los materiales deben llevar identificacin precisa de lo solicitado,
de las cantidades y los plazos de entrega. Si la solicitud de recursos se emite de
forma errnea el encargado de adquisidores rechazara dicho pedido.
Una vez que se reciben los pedidos de los materiales de construccin,
adquisiciones comienza la cotizacin o revisin de precios convenidos,
dependiendo del recurso solicitado.
Se solicitan como mnimo 3 cotizaciones a proveedores integrados y no integrados
, estos se exportan a una planilla Excel, donde se incorporan ambos tipos de
proveedores ( integrados y no integrados ), luego se adjunta el ms conveniente
usando como parmetros precio, calidad y compromiso de entrega .
Una vez aprobado el proveedor de adquisiciones, el encargado de este genera la
orden de compra , este documento debe contener , a lo menos , los siguientes
datos :
- Fecha de emisin de la orden
- Identificacin de la obra y direccin
- Nombre del solicitante y del aprobador de la OC
- Condiciones de pago
- Proveedor y datos del contacto
- Identificacin de los productos, precio unitario, moneda, IVA, valor total y la
fecha de entrega cuando corresponda.

Una vez aprobada la orden de compra por el Encargado de adquisiciones se enva

al proveedor, segn corresponda si es integrado o no.
A posterior, se debe hacer el seguimiento desde obra para coordinar la recepcin
de lo solicitado. En caso de que los requerimientos no puedan ser solucionados,
se solicitar a Adquisiciones que revise el estado de la orden de compra.
Para aquellos pedidos en que el material se ocupar durante el transcurso de la
obra, el Profesional de obra o quien el designe, coordinar directamente con
el proveedor las entregas parciales, de acuerdo a las necesidades de la obra.
Una vez enviada al proveedor la orden de compra, la responsabilidad de
seguimiento del material es del Profesional de obra o de quien el designe

5.1.3 Despacho de materiales

Una vez que el proveedor recibe la Orden de Compra genera una gua de
despacho con lo solicitado en esta, para luego hacer envo de lo solicitado de
acuerdo a su destino indicado en la OC.

5.1.4Validacin de los productos comprados

La verificacin se realiza para asegurar que los productos comprados
cumplan con los requisitos solicitados, Una vez recibidos los productos en obra,
el Encargado de bodega revisa la orden de compra y la contrasta con la Gua
de despacho del material. Si hay conformidad firma la gua de despacho y
genera el registro Recepcin de materiales
Gua de despacho
Los pedidos que son entregados por los proveedores deben llegar con una
gua de despacho, la cual posee 3 copias, dejando una en poder del rea
que hizo la solicitud de Materiales de nico.

Una vez recibidos los materiales y almacenados o acopiados en un lugar seguro

archivando las guias de despacho , el Encargado de bodega ingresar stos al
formulario de Ingreso de materiales en forma detallada y cronolgica.
En Obra debern ser archivadas por el Bodeguero o el Administrativo,
dependiendo a quien el Administrador de Obra le asigne la funcin.
Posteriormente, quien sea designado deber almacenar provisoriamente en un
archivador todas las guas de despacho, para luego ser entregadas Luego, se
hace entrega de las Guas de Despacho a la secretaria Administrativa, quien
conciliar con su orden de compra correspondiente que es entregada por el Enc.
de Adquisiciones a travs de un memorndum.
En Oficina Central debern ser entregadas directamente a la Secretaria
Administrativa, quien conciliar con su orden de compra correspondiente que
es entregada por el Encargado De Adquisiciones a travs de un memo.
Posteriormente conciliar las guas con las rdenes de Compra entregado por
Adquisiciones. Entrega de Materiales en Obra, Para la entrega interna de
materiales en la Obra quien los retire, deber solicitar un vale al supervisor o Jefe
de Obra para poder retirar lo que necesitan. Los vales sern rebajados del control
de inventario que lleva el Bodeguero o la persona encargada de Bodega.
5.1.5 Conciliacin:
La Secretaria Administrativa, a medida que va recibiendo las guas de
despacho, lasrdenes de compra y las Facturas, deber ir conciliando para
hacer ingreso en el software

.
5.2 Control de Materiales
5.2.1 Inventarios de Obra:
El Bodeguero o responsable de bodega (determinado por el Administrador de
Obra), deber controlar todos los materiales que llegan a obra, por ende debe
llenar una base de datos en el Inventario de la Obra, para tener control
absoluto de las cantidades de materiales, haciendo conteo diario y rebaje a
travs de los vales que salen de bodega. En caso de que no coincida el inventario
v/s lo que hay se tendr que avisar al instante al Administrador de Obra para
analizar la situacin

5.2.2. Solicitud de materiales

Para la custodia y uso de materiales, el bodeguero debe solicitar al gerente de
proyecto la siguiente informacin.
- Cantidades de materiales que la obra requerir (cubicacin aproximada)
- Calendario de suministro de materiales o programacin de los requerimientos de
la obra, a lo menos por semana.
Todas las solicitudes de materiales debe hacerse personalmente o
telefnicamente, para esto debe habilitarse telfonos para los encargados de retiro
de insumos o materiales.
El encargado de las adquisiciones ser el encargado de comprar los materiales,
insumos, herramientas y equipos para las obras.
El responsable del seguimiento de los despachos de materiales es el bodeguero
de la obra. Las fechas de recepcin debe ser las indicadas en la solicitud de
materiales.
Las solicitudes de materiales, su adquisicin y despacho se realizan de acuerdo a
lo indicado en Procedimiento de Adquisiciones P-7.4-Adq-01.
5.2.2Recepcin de materiales
La recepcin de materiales es de responsabilidad del Bodeguero. Previo a la
recepcin del material el Bodeguero debe tener impresas las rdenes de
compra, para tener claro los tems que ingresarn a obra.
Los materiales deben ingresar con Guas de Despacho emitidas por el
proveedor, y se debe verificar que los materiales indicados en ella son iguales a
los elementos indicados en la orden de compra, comprobada esta condicin, se
debe contar el material y verificar que corresponde en descripcin o
especificacin y cantidad a las indicadas en la Gua de Despacho.
Chequeado esto, la Gua de Despacho debe ser timbrada y entregada una
copia al chofer del vehculo que transporta el material y/o insumo.
Si existe algn inconveniente o diferencia con los materiales recibidos, el
Bodeguero deber dar aviso al encargado de Adquisiciones, el que le indicar si
debe aceptar o rechazar la carga o tomar otra medida, estos hechos debern
quedar registrados en la Gua de Despacho del material.

Esta estrictamente prohibido que en las Obras se reciban Facturas, ests

son recepcionadas exclusivamente en Oficina Central.
Cuando los materiales son enviados desde Bodega Central hacia las Obras,
los materiales y/o insumos se transportarn con Gua de Despacho de nico y
las copias de las Guas de Despacho de los proveedores, son obligatorios ambos
documentos. La recepcin de los materiales en Obra se realiza de acuerdo a lo
indicado en los prrafos anteriores.
Todo material llegado a obra debe ser ingresado a bodega, esto se realizar
cargando en el sistema la existencia del material al inventario.
Si la obra no cuenta con sistema , los materiales ingresados a la bodega
deben registrarse en formulario Recepcin de Materiales F-7.5.5-Bod-04y se
llevar el control de cada uno de estos materiales a travs de la Tarjeta de Control
de Existencia F-7.5.5-Bod-01, la que deber indicar lo siguiente:
- Material
- Fecha de llegada
- Proveedor
- Movimiento de stock (indica los movimientos de entrada y salida de materiales,
adems del stock actual de bodega).
- Observaciones
5.2.3 Retiro de materiales de bodega
El retiro de bodega El retiro de bodega se efectuar mediante la emisin de un
vale de consumo, generado por las personas designadas para esta tarea, como
por ejemplo: Jefes de Obra, Capataces.
El vale de consumo debe indicar:
- El material
- Cantidad
- Destino y/o partida en la que ser utilizado.
- Quien retira.
Al trmino del da, el Bodeguero deber ingresar al sistema ,para realizar la
rebaja del inventario de todos los materiales salidos a terreno.
El horario de entrega de materiales supone una hora lmite en la tarde ya
que los materiales solicitados deben ser consumidos y evitar en lo posible
dejarlos en terreno si las condiciones as lo permiten.
Las personas que emiten vales deben entregar solo lo que se consumir en el da,
por esta razn se aconseja que la entrega de materiales se realice entre las 8:00
hrs. y las 16:00 horas.
Bodeguero, debe verificar que vale emitido, contenga toda la informacin
necesaria, y detallada de lo solicitado, con las firmas del solicitante y a persona
que retira el material.

Si la obra no cuenta con sistema , la salida de los materiales de bodega

se debe registrar en formulario Salida de Materiales F-7.5.5.-Bod-05.
Traslado de materiales e insumos
El Administrador de la obra solicitar a bodega central, va email, su necesidad
de traslado, la cual ser respondida por el Jefe de bodega central. Se debe
describir lo trasladado, ya sea de bodega central a obra o entre las obras, en
una Gua de despacho en la cual se deber dejar indicado como mnimo los
siguientes antecedentes:
- Datos del cliente
- Nombre, Rut y firma del transportista
- Nmero de la orden de compra (si es que aplica)
- Lugar de procedencia y destino
- Descripcin de lo trasladado y cdigo (si es que aplica)
- Fecha
- Otros

5.3 Control de Herramientas y Equipos

Inventarios Bodega Central: Toda mquina, equipo y herramienta adquirida se
debe incorporar a un Listado de maquinarias, equipos y herramientas. Este listado
incluir datos como tipo, marca, modelo, cdigo, fecha de adquisicin, propietario
y valorizacin y ser de responsabilidad del Administrador de bodega y
maquinaria, el desarrollo, control y mantencin de este listado. b) Obra: Todas las
obras deben controlar sus mquinas, equipos y herramientas, las obras deben
llevar un Listado de Control de equipos y maquinaria, que incluya todas las
mquinas, herramientas, andamios, moldes y sus accesorios. Este listado debe
incorporar la descripcin del equipo, la cantidad, fecha de recepcin y de
devolucin a bodega central. En el caso de los moldes debe incorporarse adems,
la medida y la cantidad total de metros cuadrados. Este listado debe ser
mantenido y actualizado diariamente por el bodeguero de la obra. Adems, debe
ser completado hasta el da veinticinco (25) y enviado, a ms tardar, el da
veintisis (26) del mes en curso, al Administrador de bodega para realizar los
cobros correspondientes. Por otra parte, el Bodeguero de la obra debe mantener y
actualizar diariamente un Listado de Control de hormetros, individual por cada
mquina en formato Excel, que incluya un control diario de salida de petrleo,
nmero correlativo del reporte utilizado en el da, hormetro de inicio y trmino de
la jornada y un subtotal de horas. Este listado debe ser completado hasta el da
veinticinco (25) y enviado, a ms tardar, el da veintisis (26) del mes en curso, al
Administrador de bodega central para que se realicen los cobros correspondientes
5.3.1 Ingreso y Control de herramientas y equipos en arriendo
En las solicitudes de materiales del sistema se debe indicar claramente el valor de
Arriendo y el perodo de este.

El ingreso de herramientas y equipos a obra es idntico al de materiales, y

adems el Bodeguero deber identificar claramente los siguientes aspectos al
momento de recibir una herramienta o equipo en arriendo:
- Herramienta o equipo
- Las condiciones en las que se recibe.
- Fecha de devolucin o plazo por el que fue arrendado.
- Valor del arriendo.
- Arrendador
- Cantidad
- Direccin y telfono del arrendador.
El Bodeguero debe mantener un control diario de la existencia de
herramientas, equipos y maquinarias que se encuentran en la obra, de acuerdo
a formulario Control diario de equipos en Arriendo F-7.5.5-Bod-03, el que se
mantendr en digital. Este formulario permite obtener toda la informacin
necesaria de cada equipo y herramienta que se encuentre en obra y que adems
sirve para hacer un seguimiento diario del uso real que se da a las herramientas.
El Administrador de Obra y/o Gerente de Proyecto o quien este designe, es
el responsable de chequear que el Bodeguero mantenga al da el formulario.
-

Los contratistas debern estar autorizados por el Administrador de Obra y/o

Gerente de Proyecto o quin este designe, para solicitar cualquier equipo o
herramienta.
Debido a que trabajadores tambin ingresan herramientas a bodega para
custodia, se recomienda realizar un listado con las herramientas que ellos
ingresan.

5.3.2 Devolucin de herramientas y equipos en arriendo

Cuando una herramienta o equipo queda desocupada, debe ser devuelta
inmediatamente. El
Bodeguero coordinar directamente con el proveedor la devolucin.
Al momento de ser devuelta, el Bodeguero deber verificar lo siguiente:
- Herramienta o equipo
- Perodo utilizado.
- Valor del perodo utilizado.
- Condiciones de la devolucin.
- Cantidad.
- Direccin de entrega.
Todo transporte de material o equipo debe realizarse con Gua de Despacho.
5.3.3 Informe de maquinaria en obra
El Informe Control diario de equipos en Arriendo F-7.5.5-Bod-03, se debe incluir en
el Informe de Obra (Instructivo para emitir Informe de Obra I-7.5.1-Ado-03).

5.3.4 Orden y cuidado de Materiales en Obra:

Todos los materiales que sean utilizados en Obra, debern ser cuidados y
almacenados acordes a las fichas tcnicas que posee cada producto, las
cuales entregan todas las indicaciones necesarias para almacenar y proteger.
Criterios de almacenamiento
Tanto para bodega central como para las bodegas de obra, los insumos sern
clasificados de acuerdo a niveles de almacenamiento. Estos niveles se establecen
para prevenir daos, deterioros o contaminacin, de acuerdo a la importancia de
sus caractersticas fsicas y funcionalidad. Es responsabilidad del Jefe de las
bodegas respectivas hacer cumplir estos criterios al momento de almacenar los
materiales. Los insumos cubiertos por este procedimiento podrn clasificarse de
acuerdo a los siguientes niveles, de no haber indicacin explcita del fabricante o
proveedor.
Nivel A: Insumos que corresponden a unidades de difcil control por su pequeo
tamao en la obra. Requieren ser protegidos contra: - Humedad (Contacto directo
con el piso, otros) - Dao fsico - Gases - Lluvia Ejemplo: griferas, sellos, etc. Las
condiciones de almacenamiento deben ser locales cubiertos, impermeables,
estancos y bien ventilados. Lugares sin riesgo de inundaciones; suelo en buenas
condiciones y con un adecuado sistema de drenaje.
Nivel B: Insumos que corresponden a unidades de gran volumen y/o gran
cantidad de ellos en la obra. Requieren ser protegidos contra: - Humedad
(Contacto directo con el piso, otros) - Dao fsico - Gases - Lluvia Ejemplo:
cemento, bekron, frages, artefactos sanitarios, etc. Los insumos en este nivel
pueden ser almacenados bajo cubierta o intemperie, dependiendo de las
condiciones ambientales. En el ltimo caso se debern mantener dentro de su
embalaje, separado del piso, y si se requiere, debern estar cubiertos con
elementos de proteccin tales como: carpas, toldos o cubiertas de polietileno en
caso de lluvia.
Nivel C: Corresponden a insumos que requieren ser protegidos principalmente
de daos fsicos. Ejemplo: Planchas fenlicas, planchas de fibrocemento,
cermicas, sanitarios, vidrios, etc. Los insumos se pueden almacenar a la
intemperie en una zona delimitada y controlada. Zona ubicada en lugares de
escaso trfico y donde se tenga buena visibilidad de ella desde la bodega y/u
oficinas.
Nivel D: Corresponden a insumos del tipo sustancias peligrosas e inflamables,
tales como pinturas, solventes, combustibles, etc. Estas reas deben estar
ventiladas, marcadas con un distintivo que las identifique como tal y separadas del
resto de los materiales y equipos.
Nivel E: Corresponden a artculos o elementos menores, tales como clavos,
pernos, alambres, fitting PVC, etc. stos se colocarn en estanteras, jaulas o

cajas, por medio de apoyos y soportes que reciban el peso, para evitar deterioro
en los artculos
Control de Petrleo
Para controlar el petrleo utilizado en Obra se utilizar el registro R-AD-09 Control
de Petrleo.En este registro se contabilizar el petrleo vaciado en cada una
de ms las maquinarias Mayores y menores.

5.4 Control de bodega

Al momento del cierre de los tratos, los cargos de las herramientas (los vales de
cargo) debern estar al da, de manera que se confirme el stock de herramientas
en existencia, de lo contrario, se realizarn los descuentos que correspondan.
Es fundamental que los Bodegueros mantengan al da los movimientos de
materiales en el sistema.
Administrador de obra y/o Gerente de Proyecto, debe definir en el sistema el
stock crtico de materiales importantes que pueden afectar el desarrollo de la
obra, Bodeguero debe verificar diariamente el stock de dichos productos. Los
materiales indicados en el Stock crtico pueden ir variando segn sea el avance
de las obras
6. Responsabilidades

Bodeguero
Administrador
Obra
Jefe de obra
--------

Solicitud
material
X
X

Cargo de H y
equipos
X

Actualizar
sistema
X

Vale consumo
X

7. Registros
Nombre de registro
Cdigo
Mantenio por
Clasificacin
Acceso a
Lugar de almacenamiento
Tiempo de almacenamiento

Solicitud de material
No aplica
Asistente de adquisiciones
Correlativo
Gerentes, Administradores de obra y/o
Gerente de proyecto, jefe obra
Sistema
Permanente

Disposicin

No aplica

Nombre de registro
Cdigo
Mantenido por
Clasificacin
Acceso a

Vale de consumo

Lugar de almacenamiento
Tiempo de almacenamiento

Bodeguero
Correlativo
Jefe de Adquisisones , administrador de
obra ,Gerente de operaciones
Bodega obra
Duracin de la obra

Disposicin

Eliminacin

Nombre de registro
Cdigo
Mantenido por
Clasificacin
Acceso a

Control diario de equipos de arriendo

Lugar de almacenamiento
Tiempo de almacenamiento

Bodeguero
No aplico
Encargado de adquisidores , gerente
de obra , jefe de obras
Bodega de obra
Duracin de la Obra

Disposicin

Eliminacin

Registros , solo si la Obra no cuenta con internet , durante toda su ejecucin :

Nombre de registro
Cdigo

Tarjeta de control de existencia

F-7.5.5-Bod-01

Mantenido por
Clasificacin

Bodeguero
Correlativo

Acceso a

Jefe de Adquisiciones, Administrador de

Obra y/o Gerente de

Lugar de almacenamiento

Bodega Obra

Tiempo de almacenamiento

Duracin de la Obra

Disposicin

Eliminacin

Nombre de registro
Cdigo
Mantenido por
Clasificacin
Acceso a

Recepcin de Materiales

Disposicin

Bodeguero y jefe de adquisisiones

Correlativo
Jefe de adquisiciones, Administrador de
obras ,
Bodega de la obra y copia en Oficina
de adquisiciones
Eliminar

Nombre

Salida de Materiales

Mantenido por
Clasificacin
Acceso a:

Bodeguero, Jefe de Adquisiciones

Correlativo
Jefe de adquisiones , Administrador de
la obra
Software de Gestin
Permanente
No aplica

Lugar de almacenamiento

Lugar de almacenamiento
Tiempo de almacenamiento
Disposicin

NICO CIA LTDA

Tarjeta de control de existencias

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ENTRADA SALIDA

EXISTENCIA FIRMA