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Poltica de Crdito
y Cobranza
Gua prctica

Genere resultados a travs de la consistencia

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SALVADOR BAUELOS RIZO

Misin
Objetivo

AFS INTERNATIONAL

Evaluacin de crdito
Responsabilidad

Trminos de crdito
Cobranza
Ejemplo de una poltica de crdito
Hoja de trabajo
Formatos

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Poltica de Crdito
y Cobranza
Gua prctica
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Salvador Bauelos Rizo

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Poltica de Crdito y Cobranza - Gua prctica
Copyright 2014 Salvador Bauelos Rizo

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ISBN: 9781483533629
!

www.afs-int.com
www.fletesycobranza.com

Para mayor informacin dirjase a:

AFS International, LLC.
2400 Fenton Street Suite 203
Chula Vista, CA. 91914

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Tel .USA: 619-819-8457

Tel. Mxico: 55-5351-5272
Sin Costo: 01(800) 681-9567

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Printed in the United States of America

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Sobre el Autor

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Salvador Bauelos Rizo es cofundador y presidente de

AFS International, la primer agencia de cobranza en
Mxico especializada en transporte de carga y comercio
exterior y una de las agencias de cobranza lderes en
Estados Unidos.

Contctelo:
Correo electrnico,
linkedin.com.

Reconocido internacionalmente por sus resultados en la

recuperacin de cartera por los ltimos 15 aos.
Contribuye a la industria con artculos en el blog de AFS
International y en las siguientes revistas lderes:
T21ynfasis Logstica

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Contctenos:
Correo electrnico ,
Twitter , facebook,
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Espaol

www.afs-int.com
Ingles:

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Sin Costo:

Sobre AFS International

Especializacin
AFS International es la primer agencia de cobranza en Mxico
especializada en transporte de carga y comercio exterior.

Experiencia
Servimos exclusivamente a la industria del transporte de carga
desde 2004.

Cobertura
Cobertura nacional e internacional al mismo costo.
Nuestros clientes disfrutan de los mismos honorarios sin importar
la ubicacin de su deudor.

01(800) 681-9567
(55) 5351-5272 Mxico
(619) 377-0933 USA

Enfocados en dar resultados

No arriesga nada. Si no hay recuperacin, usted no nos debe
nada. Slo paga por resultados, no por esfuerzos.

Se mantiene informado
A travs del portal de clientes, no slo se mantiene informado,
sino que puede asignar cuentas, descargar reportes analticos,
accesar a herramientas, y mucho ms.

3!

ndice
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Captulo 1

Qu es una poltica de crdito y cobranza? ________6

Los Beneficios ...........................................................................6

Captulo 2

Las 6 partes de una poltica de crdito y cobranza __8

Misin ........................................................................................8
Objetivos ...................................................................................9
Responsabilidades y Lmites ......................................................9
Evaluacin de crdito .............................................................10
Aplicacin de crdito ...................................................................11
Cundo ser re-evaluado ............................................................13

Trminos de crdito .................................................................13

Cobranza .................................................................................14

Captulo 3

Ejemplo de una poltica de crdito y cobranza _____16

Captulo 4

Hoja de trabajo _________________________________20

Captulo 5

Formatos _______________________________________23
Aplicacin de crdito .....................................................................................23
Carta - Solicitud de aplicacin de crdito - Cuenta mayor ..............................24
Carta de Bienvenida - Crdito autorizado .......................................................25

4!

Carta de Bienvenida - Crdito Menor al Solicitado .........................................26

Otras publicaciones de inters ___________________27

Cobranza Eficiente en el Transporte de Carga ................................................27
Credit & Collections in the Freight Industry Handbook ...................................27
Listado de verificacin de cuentas por cobrar vencidas .................................28
Indicadores Claves de Cobranza ....................................................................28

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5!

Captulo 1

Qu es una poltica de crdito y

cobranza?

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Lapoltica de crdito y cobranza es un curso de accin desarrollado para situaciones recurrentes y
designado con el fin de controlar y minimizar el riesgo que asume al extender crdito a sus clientes.
Recuerde que sus cuentas por cobrar son un activo circulante de su empresa y que sin importar el
giro de la misma, la venta se cierra cuando la venta se cobra. El alcanzar niveles ptimos de
recuperacin genera adems de un flujo de efectivo sano, oportunidades financieras. Cuando sus
cuentas por cobrar sean slidas puede usted beneficiarse a travs del factoraje de cuentas por
cobrar, las cuales pueden ser asegurables, y pueden tomarse en consideracin cuando su empresa
aplica para prstamos y lneas de crdito.
Es importante que su empresa cuente con herramientas eficaces y procesos preestablecidos y
confiables que le permitan convertir sus cuentas por cobrar en efectivo sin contratiempo alguno
para contar con un flujo de caja sano.
Todas las empresas son diferentes y las polticas de crdito son sujetas a interpretacin. Al mismo
tiempo, toda compaa necesita polticas escritas y formales. Aquellas compaas que fallan en
poner por escrito sus polticas de crdito tienden a tener ms problemas de liquidez y de
administracin que aqullas que s lo hacen. Por qu?Si el departamento de crdito falla en tener
una estrategia maestra, hay ms probabilidades de que la estrategia estar constantemente
cambiando y sujeta a interpretaciones individuales.
A travs de esta gua usted podr establecer su propia poltica de crdito y cobranza.

Los Beneficios
Hay varias razones para contar con una poltica de crdito y cobranza, entre las cuales podemos
incluir los siguientes beneficios:
Enfocarse en los aspectos ms importantes. El manejo de cuentas por cobrar no es una tarea
sencilla; suele suceder que los ejecutivos se distraen de las aspectos importantes por atender otros
menos importantes.
Consistencia en el trato de los clientes. Cuando se cuenta con una poltica de crdito y
cobranza se vuelve ms sencilla y lgica la toma de decisiones porque se tienen criterios

6!

predeterminados. Esto puede crear una sensacin en sus clientes de que estn recibiendo un trato
ms justo.
Consistencia en su propia empresa. A travs de las polticas se establece por escrito qu es lo
que se espera de cada uno y se dan cuenta de que son parte de un mismo equipo.
Antes de crear una poltica de crdito y cobranza, primero deber de contestar las siguientes
preguntas:
Cul es la misin?
Cuales son los objetivos?
Quin tiene responsabilidades especficas en el departamento de crdito y cobranza, y cules?
Cmo ser evaluado el crdito?
Cmo se manejar la cobranza?
Cules son los trminos de crdito?
Qu tipo de clientes tiene, empresas o personas fsicas?
Cul es el perodo en que prescribe la accin legal en su pas o estado?

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Captulo 2

Las 6 partes de una poltica de crdito y

cobranza

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He dividido en seis principales secciones la poltica de crdito y cobranza. Muchos dividen su
poltica hasta en 8 9 secciones, pero creo que hay algunas secciones que pueden ser
combinadas perfectamente o incluirse en otras.
1. Misin
2. Objetivos
3. Responsabilidad
4. Evaluacin de crdito
5. Trminos de crdito
6. Cobranza

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Misin
La parte ms importante de una poltica de crdito es la definicin de la misin en su departamento.
Bsicamente es definir qu se desea lograr y el por qu existe. La misin proporcionar la base o
contexto sobre las cuales las polticas se formularn.
Por ejemplo, una misin podra redactarse de la siguiente manera:
El Departamento de Crdito es responsable de mantener una alta calidad en sus cuentas por
cobrar. Es nuestra poltica el proporcionar crdito a todos los posibles solicitantes. El Departamento
de Crdito intentar descartar a los clientes que resultaran en una morosidad obvia. Vamos a
proporcionar mecanismos flexibles para proteger nuestras cuentas por cobrar sin poner en peligro la
relacin con Ventas.

8!

Objetivos
Los objetivos son lo que se desea lograr; lo que usted quiere que su poltica de crdito logre para
para su empresa. Los objetivos deben de ser especficos, concretos, realistas y alcanzables,
recuerde que el lugar para incluir teoras y estrategias es la Misin. Considere la estructura y
operacin de sus departamentos de crdito y cobranza en su conjunto para la consecucin de
estos objetivos.
Puede escribir un conjunto especfico de objetivos numricos de la siguiente manera:
Nuestros objetivos son limitar la morosidad al ____% de las ventas totales, los das de venta en
cartera (DSO) a ____ das, y la antigedad de cobranza no mayor al ____% ms all de 60 das.
Revisar todos los lmites de crdito de ms de $ _____. Tambin vamos a reducir los costos del
departamento de crdito en $ _____.
Tambin puede manejar el enfoque de escribir objetivos genricos:
Todos los clientes con 15 das de mora sern contactados por correo electrnico.
Todos los clientes con 20 das de mora sern contactados por telfono.
Cuentas en las siguientes situaciones se asignarn a una agencia de cobranza que haya sido
aprobada por el Gerente de Crdito:
Cuentas de ms de 90 das de edad sin actividad de pago en los 3 meses anteriores.
Cuentas de menos de 90 das de edad que no contesten a los mensajes en un perodo de dos
semanas o que su correo se devuelva.
Cuentas de menos de 90 das de edad con negativa total de pago.
Cuentas con dos o ms promesas de pago incumplidas sin importar su edad.
Cuando el cliente informa que no podr pagar dentro de los trminos acordados y se rehsa a dar
una fecha especfica de pago o un plan de pagos realista, sin importar su edad.
Todas las solicitudes de crdito se actualizarn y sern revisadas cada 6 meses.

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Responsabilidades y Lmites
En el rea de crdito y cobranza, usted debe saber qu est haciendo cada quin y quin est
tomando las decisiones. Si se definen correctamente, se establece el papel y la autoridad de cada
individuo; cuando las responsabilidad y lmites estn bien delimitados por consecuencia se elimina la
duplicacin de esfuerzos y se evitan disputas entre departamentos.

9!

La organizacin del departamento de crdito debe de ser fcil de entender, y no elaborar matrices
que hagan lento el mismo proceso que se intenta acelerar.
Qu pasa si un cliente de repente empieza a pagar tarde y el gerente de crdito no quiere
autorizarle ms crdito, pero el gerente de ventas quiere que la orden sea autorizada? Quin
resuelve el conflicto? O tal vez uno de sus mejores clientes no responde a los esfuerzos de
cobranza interna y las facturas tienen 90 das de mora. El director de cobranza desea enviar la
cuenta a una agencia de cobranza externa o abogado, pero el gerente de ventas no comparte su
opinin. Cul es la forma de resolver esta situacin?
A continuacin un ejemplo:
El Departamento de Crdito y Cobranza reporta a la oficina del Contralor. El Gerente de Crdito
podr establecer lmites de otorgamiento de crdito de hasta $ _______; lmites superiores a esto
deben de ser aprobados por el Contralor. Lmites mayores a $_______ debern de ser aprobados
por el Director Financiero.
En el caso de que una orden est detenida debido a problemas de crdito, el Gerente de Ventas
debe revisar la situacin con el Gerente de Crdito y con el Contralor. Si el consenso no puede ser
alcanzado, la situacin va a ser remitida al Director Financiero o al Presidente para tomar una
decisin.
Cuando el Gerente de Crdito recomiende el uso de una agencia de cobranza o abogado antes de
los 60 das de vencimiento, el Contralor autorizar tales solicitudes firmando cada asignacin.
Cuando un cliente tenga ms de 60 das de vencimiento, el Gerente de Crdito est facultado para
asignar la cuenta a una agencia de cobranza o abogado.

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Ejecutivo de Crdito

No autoridad

Gerente de Crdito

Hasta $ ____________

Contralor

Hasta $ ____________

Director Financiero

Hasta $ ____________

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Evaluacin de crdito
La evaluacin de crdito es fundamental para la funcin del departamento. El minimizar los riesgos,
proteger y maximizar los mrgenes de utilidad da inicio a partir de una buena evaluacin de un
cliente potencial.

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Un ejemplo podra ser el siguiente:

El representante de ventas obtendr una solicitud de crdito de cada cliente. sta contendr una
referencia bancaria y tres referencias comerciales.
Despus de llamar a las referencias, el Departamento de Crdito determinar si un cliente ha
demostrado la capacidad para pagar las facturas de una manera rpida. Si es as, se le asignar un
lmite de crdito. Este lmite de crdito no debe ser superior al mayor reportado por sus referencias.
Si una cantidad es ms alta es necesario que el departamento de crdito ordene un reporte
crediticio para examinar ms a fondo la solicitud. Dicho informe ser ordenado con un costo no
mayor de $ __________.
Para los lmites de ms de $ ___________, tambin se obtendr un estado financiero, el cual deber
de ser compartido con el Contralor y Director Financiero para su revisin y aprobacin.
Los lmites sern peridicamente revisados, cada seis meses. Si la experiencia de pago con nuestra
empresa se retrasa ms all de 15 das el Gerente de Crdito ser informado, quien podr revocar
el lmite.
Es importante establecer un procedimiento consistente para que todos los clientes potenciales sean
tratados por igual.

Aplicacin de crdito
Mucho del trabajo de evaluacin de crdito es realizado a travs de una aplicacin de crdito. La
estandarizacin del proceso de crdito a requerir a cada cliente potencial al completar su aplicacin
de crdito ayuda a que el riesgo potencial asociado con el otorgamiento de crdito pueda ser
mitigado.
El primer paso para administrar el riesgo sabiamente es el tomar decisiones informadas sobre
quines califican, monto de crdito y sus trminos. Dependiendo de la informacin obtenida y
analizada de la aplicacin de crdito, los trminos de venta pueden ser modificados; algunos
clientes pueden no calificar para que se les venda a crdito.
Es de suma importancia utilizar formatos que se adecen a las necesidades y caractersticas
propias de la industria de carga. Por ejemplo:

El transportista debe de solicitar referencias de otras empresas transportistas, es importante

que reciban referencias del mismo ramo.

Se protejan al incluir en la aplicacin la autorizacin del solicitante de cobrarle cierto porcentaje

del monto del adeudo para cubrir los gastos de cobranza e intereses moratorios en el supuesto
caso de que su cuenta se atrase y tenga que ser gestionada para su cobro por una agencia de
cobranza o abogado.

11
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Ejemplo: Si el crdito es aprobado, el solicitante acepta pagar gastos de cobranza del

20% sobre las facturas vencidas cuando sea necesario la intervencin de una agencia de
cobranza o abogado, y 15% anual de intereses moratorios sobre las facturas vencidas.

Procure que la solicitud de crdito que usted proporciona al solicitante vaya acompaada de una
carta que incluya instrucciones de llenado, tiempos de respuesta estimados por parte de su
empresa, y su compromiso de que la informacin que el solicitante proporcione ser mantenida de
manera confidencial.

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Fecha _____ de _______________de 20___.

SOLICITUD DE CREDITO

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Crdito mximo solicitado: $ ___________________

Nombre de la Empresa: _______________________________________________R.F.C: __________
Telfono: ________________ Fax: ________________ Otro: ________________
Direccin: ____________________________________ Ciudad: _____________
Estado: _________________ Cdigo Postal: ________
Fecha de Inicio de la empresa: ___________
Persona Moral: ___ Persona Fisica: ___

Principales Accionistas: Nombre, Puesto y Direccin.

_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________

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Banco: _________________________Telfono: _____________ Ejecutivo: ________________________

Referencias Comerciales:
1. _________________________ 2. _________________________ 3. _________________________
_________________________ _________________________ _________________________
_________________________ _________________________ _________________________

Referencias de Empresas Transportistas:

4. _________________________ 5. _________________________ 6. _________________________
_________________________ _________________________ _________________________
_________________________ _________________________ _________________________

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Nota:

Si el crdito es aprobado, el solicitante acepta pagar gastos de cobranza del 20% sobre las facturas vencidas
cuando sea necesario la intervencin de una agencia de cobranza o abogado, y 15% anual de intereses moratorios sobre
las facturas vencidas.

Firmado por: ______________________ Firma: __________________________

PARA USO EXCLUSIVO DEL DEPARTAMENTO DE CREDITO

Antigedad como cliente:
Lmite de crdito:
Trminos:
Pagos vencidos:

1.__________2.__________3.__________4.__________5._________ 6._________
1.__________2.__________3.__________4.__________5._________ 6._________
1.__________2.__________3.__________4.__________5._________ 6._________
1.__________2.__________3.__________4.__________5._________ 6._________

Boletinados en TBRatings.com?

Si___

No___ Notas:_________________________________________________

Lmite de Crdito autorizado: $ _____________________________________

Autorizado por: __________________________ Fecha: _______________

12
!

Cundo ser re-evaluado

Uno de los problemas al evaluar crdito es que muchas empresas no re-evalan el crdito de sus
clientes, slo lo hacen cuando dicho cliente les solicita un mayor lmite o cuando cae en mora. Es
aconsejable que establezca en su poltica que los lmites sern revisados peridicamente, como se
incluy en el ejemplo anterior.

!
Trminos de crdito
Es importante no tener ninguna confusin sobre cundo las facturas deben de ser cobradas. Los
trminos de crdito deben de incluir no slo de manera general los trminos de la venta, sino
tambin deben de incluir los factores requeridos para mantener el crdito, as como tambin los
motivos para cancelarlo.
Para algunas empresas esto no es un problema difcil. Tienen una lnea de productos homogneos
con trminos de crdito consistentes; por lo tanto, su poltica puede ser relativamente simple:
La direccin ha establecido que las condiciones de venta sean de ________ das, y se espera que
todos los clientes con crdito paguen sus facturas dentro de este perodo.
Todas las facturas con un vencimiento de ________ das empezarn a generar intereses moratorios
del 1.5% mensual, iniciando al da ________ de la fecha de la factura.
Reclamaciones de facturas debern de ser presentadas por escrito al Gerente de Crdito dentro de
los primeros 10 das a partir de la presentacin de la factura.
El crdito para cuentas con facturas vencidas de ms de 45 das ser congelado hasta que el pago
de las facturas vencidas sea cubierto en su totalidad.
Para otras empresas, sin embargo, el problema puede ser ms complejo. Algunas compaas
tienen muchas lneas de productos o servicios por lo que probablemente aplicar que goce de
diferentes trminos:

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Producto

Trminos

________________

________________

________________

________________

________________

________________

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Cobranza
La cobranza vencida es una parte inevitable del proceso de cobranza. Mientras su empresa venda
a crdito, tarde o temprano tendr clientes que no realicen sus pagos dentro de los trminos
autorizados.
Su poltica deber de contar con las fases fundamentales de la cobranza: las gestiones internas de
cobranza, las externas y/o outsourcing y litigio.
Una poltica de cobranza es el conjunto de procedimientos que una empresa utiliza para asegurar la
recuperacin de sus cuentas vencidas. Normalmente sistematiza los pasos requeridos para
recuperar la cuenta antes de litigio por la va judicial. Esta poltica debe Incluir:
los tiempos en que el cliente debe de ser contactado,
cmo debe de ser contactado,
cmo resolver las disputas,
cundo son necesarias las gestiones externas,
tiempos de asignacin a una agencia de cobranza para su cobro extra-judicial,
tiempos de asignacin a un abogado para su litigio por la va judicial o quebranto fiscal.
Normalmente la cobranza de una empresa se realiza internamente, a menos que se tenga un
contrato de outsourcing con una agencia de cobranza administrativa. La asignacin de cuentas
vencidas a una agencia de cobranza tiene varios beneficios entre los que se encuentran:
experiencia en la recuperacin de cartera vencida y en su industria; notificar a su cliente que su
empresa escal el proceso de cobro; gastar menos tiempo y recursos para contactar a sus clientes
con llamadas telefnicas, y comunicados, y respondiendo y documentando cada promesa y cada
plan de pagos negociado; reportar a burs y empresas de informacin crediticia.
Ejemplo de poltica de cobranza:
El departamento es responsable de la gestin cobranza. Los comunicados y estados de cuenta
complementarn las llamadas de cobro va telefnica. Se informar al personal de ventas de los
problemas de cobro. En algunos casos el personal de crdito y cobranza visitarn clientes. Si no
se pueden hacer arreglos de pago adecuados, el departamento de crdito puede retener nuevos
pedidos.
El Departamento de Crdito y Cobranza determina si una cuenta no es cobrable por estos medios.
Cuentas incobrables por lo general incluyen bancarrotas, y clientes que no responden a nuestras
actividades normales de recoleccin. En tales casos, las cuentas se turnarn a agencia de
cobranza, o abogado.
El proceso autorizado es el siguiente:

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1. ___ das antes de que la cuenta incurra en vencimiento: Se enviar un correo electrnico
agradecindole por ser nuestro cliente y se le recordar que tiene un vencimiento de pago en los
prximos ___ das.
2. ___ das despus del vencimiento: Se contactar por telfono al cliente para recordarle sobre el
saldo vencido.
3. Si el cliente es local y el adeudo es mayor a $____ se considerar ir a visitarlo para discutir su
cuenta.
4. ___ das despus de la llamada [2]: Se enviar un comunicado ms enrgico recordando el saldo
y fecha del vencimiento de su cuenta y de los gastos adicionales en que se est incurriendo con
motivo del vencimiento.
5. ___ das despus del comunicado [4]: Se enviar un comunicado al cliente informando que su
cuenta ha sido suspendida temporalmente y que no se le podr vender hasta que cubra el saldo. Si
el saldo de la cuenta es mayor a $____, se le informar que su cuenta ha sido asignada a una
agencia de cobranza. La cuenta deber de ser asignada a agencia de cobranza el mismo da en
que sea notificado el cliente.
6. ___ meses despus del comunicado [5] y asignacin a una agencia: La cuenta debe de ser
definida para determinar si la cuenta ser recuperada, si ser reportada como quebranto
fiscalmente, o si se continuarn la gestiones a travs del litigio por la va judicial.
Litigio y quebranto fiscal:
7. Si el saldo del adeudo es mayor a $____, la cuenta siempre ser asignada para litigio cuando la
cuenta cumpla ____ das de vencida.
8. Si el saldo del adeudo es mayor a $____ pero menor a $____, la cuenta siempre ser asignada
para litigio si el adeudo est respaldado a travs de un pagar o contrato firmado.
9. Si el saldo del adeudo es menor a $____, la cuenta siempre deber de ser declarada como
prdida, y declarar el quebranto fiscal.
Esta poltica ser revisada una vez al ao.
Aprobaciones de poltica:
___________________
Gerente de Crdito

___________________

___________________

___________________

Gerente de Ventas

Contralor

Director Financiero

Una vez que tenga establecidas sus polticas de administracin de crdito o procedimientos de
crdito, usted sabr cmo mantener su flujo de efectivo en beneficio de su negocio. Usted sabr
cmo hacer que los clientes paguen con mayor facilidad y rapidez.

15
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Captulo 3

Ejemplo de una poltica de crdito y

cobranza

Misin
El Departamento de Crdito es responsable de mantener una alta calidad en sus cuentas por
cobrar. Es nuestra poltica el proporcionar crdito a todos los posibles solicitantes. El Departamento
de Crdito intentar descartar a los clientes que resultaran en una morosidad obvia. Vamos a
proporcionar mecanismos flexibles para proteger nuestras cuentas por cobrar sin poner en peligro la
relacin con las ventas.

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Objetivos
Nuestros objetivos son limitar la morosidad al 3% de las ventas totales, los das de venta en cartera
(DSO) a 30 das, y la antigedad de cobranza no mayor al 1% ms all de 60 das. Revisar todos
los lmites de crdito de ms de $ 50,000.00 semestralmente. Tambin vamos a reducir los costos
del departamento de crdito en $ 20,000.00 pesos anuales.

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Responsabilidades y Lmites
El Departamento de Crdito y Cobranza reporta a la oficina del Contralor. El Ejecutivo de Crdito
podr establecer lmites de otorgamiento de crdito de hasta $ 5,000.00 ; el Gerente de Crdito
podr establecer lmites de otorgamiento de crdito de hasta $ 50,000.00 ; lmites superiores a esto
debern de ser aprobados por el Contralor. Lmites mayores a $200,000.00 debern de ser
aprobados por el Director Financiero.
En el caso de que una orden est detenida debido a problemas de crdito, el Gerente de Ventas
debe revisar la situacin con el Gerente de Crdito y con el Contralor. Si el consenso no puede ser
alcanzado, la situacin va a ser remitida al Director Financiero o al Presidente para tomar una
decisin.
Cuando el Ejecutivo de Crdito recomiende el uso de una agencia de cobranza o abogado antes de
los 60 das de vencimiento, el Gerente de Crdito autorizar tales solicitudes firmando cada
asignacin.

16
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Cuando un cliente tenga ms de 60 das de vencimiento, el Ejecutivo de Crdito est facultado para
asignar la cuenta a la agencia de cobranza o abogado que el Gerente de crdito haya autorizado.

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Evaluacin de crdito
El representante de ventas obtendr una solicitud de crdito de cada cliente. sta contendr una
referencia bancaria y tres referencias comerciales y tres referencias de empresas del mismo giro que
el nuestro.
Despus de llamar a las referencias, el Departamento de Crdito determinar si un cliente ha
demostrado la capacidad para pagar las facturas de una manera rpida. Si es as, se le asignar un
lmite de crdito. Este lmite de crdito no debe ser superior al mayor reportado por sus referencias
del mismo giro que el nuestro. Si una cantidad es ms alta es necesario que el departamento de
crdito ordene un reporte crediticio para examinar ms a fondo la solicitud. Dicho informe ser
ordenado con un costo no mayor de $ 500.00.
Para los lmites de ms de $ 200,000.00, tambin se obtendr un estado financiero, el cual deber
de ser compartido con el Contralor y Director Financiero para su revisin y aprobacin del lmite.
Los lmites mayores a $50,000.00 sern peridicamente revisados, cada seis meses. Si la
experiencia de pago con nuestra empresa se retrasa ms all de 15 das el Gerente de Crdito ser
informado, quien podr revocar el lmite.

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Trminos de crdito
La direccin ha establecido que las condiciones de venta sean de 30 das, y se espera que todos
los clientes con crdito paguen sus facturas dentro de este perodo.
Todas las facturas con un vencimiento de 30 das empezarn a generar intereses moratorios del
1.5% mensual, iniciando al da 31o. de la fecha de la factura.
Reclamaciones de facturas debern de ser presentadas por escrito al Gerente de Crdito dentro de
los primeros 10 das a partir de la presentacin de la factura.
El crdito para cuentas con facturas vencidas de ms de 45 das ser congelado hasta que el pago
de las facturas vencidas sea cubierto en su totalidad.

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Cobranza
El departamento es responsable de la gestin cobranza. Los comunicados y estados de cuenta
complementarn las llamadas de cobro va telefnica. Se informar al personal de ventas de los

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!

problemas de cobro. En algunos casos el personal de crdito y cobranza visitarn clientes. Si no

se pueden hacer arreglos de pago adecuados, el departamento de crdito puede retener nuevos
pedidos.
El Departamento de Crdito y Cobranza determina si una cuenta no es cobrable por estos medios.
Cuentas incobrables por lo general incluyen bancarrotas, y clientes que no responden a nuestras
actividades normales de recoleccin. En tales casos, las cuentas se turnarn a agencia de
cobranza, o abogado.
El proceso autorizado es el siguiente:
1. 3 das antes de que la cuenta incurra en vencimiento: Se enviar un correo electrnico
agradecindole por ser nuestro cliente y se le recordar que tiene un vencimiento de pago en los
prximos 3 das.
2. 1 da despus del vencimiento: Se contactar por telfono al cliente para recordarle sobre el
saldo vencido.
3. Si el cliente es local y el adeudo es mayor a $10,000.00 se considerar ir a visitarlo para discutir
su cuenta.
4. 5 das despus de la llamada [2]: Se enviar un comunicado ms enrgico recordando el saldo y
fecha del vencimiento de su cuenta y de los gastos adicionales en que se est incurriendo con
motivo del vencimiento.
5. 15 das despus del comunicado [4]: Se enviar un comunicado al cliente informando que su
cuenta ha sido suspendida temporalmente y que no se le podr vender hasta que cubra el saldo.
Se le informar que su cuenta ha sido asignada a una agencia de cobranza. La cuenta deber de
ser asignada a agencia de cobranza el mismo da en que sea notificado el cliente.
6. 3 meses despus del comunicado [5] y asignacin a una agencia: La cuenta debe de ser
definida para determinar si la cuenta ser recuperada, si ser reportada como quebranto
fiscalmente, o si se continuarn la gestiones a travs del litigio por la va judicial.
Litigio y quebranto fiscal:
7. Si el saldo del adeudo es mayor a $200,000.00, la cuenta siempre ser asignada para litigio
cuando la cuenta cumpla 120 das de vencida.
8. Si el saldo del adeudo es mayor a $10,000.00 pero menor a $200,000.00, la cuenta siempre ser
asignada para litigio si el adeudo est respaldado a travs de un pagar o contrato firmado cuando
la cuenta cumpla 120 das de vencida.
9. Si el saldo del adeudo es menor a $10,000.00, la cuenta siempre deber de ser declarada como
prdida, y declarar el quebranto fiscal, una vez que se reciba el comunicado de no cobro por parte
de la agencia de cobranza.

18
!

Esta poltica ser revisada una vez anualmente.

Aprobaciones de poltica:
____________________
Gerente de Crdito

____________________
Gerente de Ventas
____________________
Contralor
____________________
Director Financiero

!
!
!
!
!
!
!
!
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!
!
19
!

Captulo 4

Hoja de trabajo

Ahora es su turno. Utilizando esta hoja de trabajo usted podr elaborar su poltica de manera ms
fcil.

Misin
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________

Objetivos
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________

Responsabilidades y Lmites
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________

20
!

______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________

!
Evaluacin de crdito
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________

!
Trminos de crdito
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________

21
!

!
Cobranza
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________

!
Aprobaciones de poltica:
____________________
Gerente de Crdito

____________________
Gerente de Ventas
____________________
Contralor
____________________
Director Financiero

!
!
!
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22
!

Captulo 5

!
Formatos
Aplicacin de crdito

Fecha _____ de _______________de 20___.

SOLICITUD DE CREDITO

!
!

Crdito mximo solicitado: $ ___________________

Nombre de la Empresa: _______________________________________________R.F.C: __________
Telfono: ________________ Fax: ________________ Otro: ________________
Direccin: ____________________________________ Ciudad: _____________
Estado: _________________ Cdigo Postal: ________
Fecha de Inicio de la empresa: ___________
Persona Moral: ___ Persona Fisica: ___

Principales Accionistas: Nombre, Puesto y Direccin.

_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________

!
!

Banco: _________________________Telfono: _____________ Ejecutivo: ________________________

Referencias Comerciales:
1. _________________________ 2. _________________________ 3. _________________________
_________________________ _________________________ _________________________
_________________________ _________________________ _________________________

Referencias de Empresas Transportistas:

4. _________________________ 5. _________________________ 6. _________________________
_________________________ _________________________ _________________________
_________________________ _________________________ _________________________

!
!
!
!
!
!
!

Nota:

Si el crdito es aprobado, el solicitante acepta pagar gastos de cobranza del 20% sobre las facturas vencidas
cuando sea necesario la intervencin de una agencia de cobranza o abogado, y 15% anual de intereses moratorios sobre
las facturas vencidas.

Firmado por: ______________________ Firma: __________________________

PARA USO EXCLUSIVO DEL DEPARTAMENTO DE CREDITO

Antigedad como cliente:
Lmite de crdito:
Trminos:
Pagos vencidos:

1.__________2.__________3.__________4.__________5._________ 6._________
1.__________2.__________3.__________4.__________5._________ 6._________
1.__________2.__________3.__________4.__________5._________ 6._________
1.__________2.__________3.__________4.__________5._________ 6._________

Boletinados en TBRatings.com?

Si___

No___ Notas:_________________________________________________

Lmite de Crdito autorizado: $ _____________________________________

Autorizado por: __________________________ Fecha: _______________

23
!

Carta - Solicitud de aplicacin de crdito - Cuenta mayor

!
!!
!

[Fecha]
[Nombre del Contacto]
[Puesto]
[Nombre de la Empresa]
[Direccin]

!
!
!

Muy apreciable [Nombre del Contacto]:

Muchas gracias por su inters en nuestra empresa. Para poder otorgarle la linea de
crdito solicitada necesitamos alguna informacin adicional.
Por favor envenos la solicitud de crdito anexa y anexe copia de los estados financieros
de su empresa a mi atencin, a la direccin que aparece en el pie de pgina o mi correo
electrnico.

Especficamente, se le solicita una copia del Balance General y del Estado de Utilidades y
Prdidas de su compaa del ltimo ao fiscal, junto con una copia de los ms recientes
estados financieros provisionales - aunque estos ltimos no estn auditados.

!
!
!!
!

Su pronta respuesta nos permitir procesar su solicitud de inmediato.

Muchas gracias, sinceramente,

[Nombre del Gerente de Crdito]

Gerente de Crdito
[Nombre de su empresa transportista]
[Correo electrnico]

ccp.

Representante de Ventas
Expediente de crdito

!
!
!

24
!

Carta de Bienvenida - Crdito autorizado

Hay un dicho que dice que la primera impresin es la que cuenta; la carta deber de agradecer al cliente por su
inters en hacer negocios con su empresa y deber de informar claramente que el crdito solicitado ha sido
aprobado, as como los trminos del mismo.

!
!
!

[Fecha]
[Nombre del Contacto]
[Puesto]
[Nombre de la Empresa]
[Direccin]

!
!

Muy apreciable [Nombre del Contacto]:

Muchas gracias por su inters en establecer una cuenta con nuestra empresa.
Me es un placer el informarle que nuestra investigacin de crdito ha concluido
y que la lnea de crdito que usted solicit ha sido aprobada en un monto de
$XXX,XXX

!
!
!

Por favor pida a su departamento de contabilidad que tenga en cuenta que

nuestros trminos de venta son 30 das netos de la fecha de la factura.
Considere nuestros trminos adicionales de venta:
- Todas las facturas con un vencimiento de 30 das empezarn a generar
intereses moratorios del 1.5% mensual, iniciando al da 31o. de la fecha de la
factura.

- Reclamaciones de facturas debern de ser presentadas por escrito al Gerente

de Crdito dentro de los primeros 10 das a partir de la presentacin de la
factura.

- El crdito para cuentas con facturas vencidas de ms de 45 das ser

congelado hasta que el pago de las facturas vencidas sean cubiertas en su
totalidad.

!
!
!!

Esperamos la solicitud de su primer servicio, as como la oportunidad de

servirle.
Sinceramente,
[Nombre del Gerente de Crdito]
Gerente de Crdito
[Nombre de su empresa]

!!

ccp.

Gerente de Ventas
Representante de Ventas
Expediente de crdito

25
!

Carta de Bienvenida - Crdito Menor al Solicitado

Es recomendable enviar un comunicado a su cliente dando la bienvenida e informndole el monto autorizado
por el momento, as como la razn de esta decisin. l entender que la puerta est abierta a la posibilidad de
que el lmite de crdito sea incrementado.

!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
!
!!
!
!

!
!

[Fecha]
[Nombre del Contacto]
[Puesto]
[Nombre de la Empresa]
[Direccin]

!
!

Muy apreciable [Nombre del Contacto]:

Es un placer para nosotros extender una lnea de crdito de $XX,XXX.XX
pesos a su compaa. Si recibimos solicitudes de servicio por parte de
usted que exceda este lmite de crdito, dicho excedente deber de ser
pre-pagado.

El lmite de crdito fue establecido basndose en la informacin limitada

que tuvimos disponible. Si usted puede proveer informacin adicional,
como los estados financieros ms recientes de su empresa y adicionales
referencias comerciales, ser para nosotros un placer el evaluar
nuevamente su cuenta para un lmite de crdito ms alto.

Por favor pida a su departamento de contabilidad que tenga en cuenta

que nuestros trminos de venta son 30 das netos de la fecha de la
factura.

!
!

Considere nuestros trminos adicionales de venta:

- Todas las facturas con un vencimiento de 30 das empezarn a generar
intereses moratorios del 1.5% mensual, iniciando al da 31o. de la fecha
de la factura.

- Reclamaciones de facturas debern de ser presentadas por escrito al

Gerente de Crdito dentro de los primeros 10 das a partir de la
presentacin de la factura.

- El crdito para cuentas con facturas vencidas de ms de 45 das ser

congelado hasta que el pago de las facturas vencidas sean cubiertas en
su totalidad.
Quedamos en espera de la solicitud de su primer servicio,

!
!!
!

Sinceramente,

[Nombre del Gerente de Crdito]

Gerente de Crdito
[Nombre de su empresa]

ccp.

Gerente de Ventas
Representante de Ventas
Expediente de crdito

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Sobre el Autor

Salvador Bauelos Rizo, es cofundador y presidente de AFS International.

La primer agencia de cobranza en Mxico especializada en transporte de
carga y comercio exterior y una de las agencias de cobranza

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Estados Unidos.

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Matriz EUA
Surcursal Mxico, D.F.

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recuperadas se recuperan dentro de las dos
primeras semanas de asignacin.

a e reo

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COBERTURA INTERNACIONAL

3
1. Canad
2. Estados Unidos
3. Mxico
4. Centroamrica
5. Sudamrica
6. Espaa
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$168,600.00

2a. Semana
$210,750.00
$168,600.00

3a. Semana
$210,750.00
$168,600.00
$42,150.00

4a. Semana
$210,750.00
$168,600.00

2a. Semana
$210,750.00

3a. Semana
$210,750.00
$210,750.00

4a. Semana
$210,750.00

$674,400.00
$42,150.00
Total $716,550.00

ESQUEMA DE COBRO SIN FACTORAJE

1a. Semana
$210,750.00

4
descontando los honorarios

64%

85%

FACTURACIN
COBRANZA REAL

Facturar al
cliente
del monto de la factura

15%

FACTURACIN
COBRANZA REAL
PAGO REMANENTE

Presentar factura

$210,750.00
Total $210,750.00

5
Se recibe el pago
del cliente

Esperamos el pago del cliente

30, 40 60 das

SERVICIO CONFIABLE

Tcnicas comprobadas