EL ARCHIVO

Actividades de Gestin Administrativa

NDICE
1.- El Archivo y los Ficheros ............................................................................... 2
1.1.- Concepto de Archivo .............................................................................. 2
1.2.- Normas que regulan la conservacin de documentos ............................ 2
1.3.- Clases de archivos ................................................................................. 3
1.4.- Condiciones de un buen archivo ............................................................ 5
1.5.- Formas de medir la eficacia de un archivo ............................................. 6
1.6.- Actitudes ante el archivo ......................................................................... 8
1.7.- Clasificacin alfabtica ........................................................................... 8
1.8.- Sistemas de clasificacin numricos .................................................... 10
1.8.1.- Clasificacin cronolgica ................................................................ 10
1.8.2.- Nmero Consecutivo ...................................................................... 10
1.8.3.- Clasificacin numrico terminal ..................................................... 11
1.8.4.- Clasificacin Numrico en Serie .................................................... 11
1.8.5.- Clasificacin Decimal. Numrico en Cdigo .................................. 12
1.8.6.- Clasificacin alfanumrica ............................................................. 12
1.9.- Clasificacin geogrfica ........................................................................ 13
1.10.- Clasificacin por materias y asuntos .................................................. 13
2.- El Archivo en la Administracin Pblica ...................................................... 15
2.1..- Estructura del sistema de Archivo de la Administracin Pblica ......... 15
2.1.1.- El Archivo de Oficina ...................................................................... 16
2.1.2.- El Archivo Central .......................................................................... 18
2.1.3.- El Archivo Intermedio ..................................................................... 19
2.1.4.- El Archivo Histrico ........................................................................ 20

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1.- El Archivo y los Ficheros

1.1.- Concepto de Archivo
Consiste en un conjunto ordenado de documentos que se guardan con
un fin concreto de acuerdo con unas normas y criterios previamente
establecidos. Tambin denominamos fichero al lugar fsico donde se almacena
la documentacin.
Un archivo para una empresa es imprescindible por dos razones:

1. Por imperativo legal: El art. 30 del Cdigo de Comercio obliga a conservar

durante seis aos libros y documentacin que generan derechos y
obligaciones de la empresa en relacin con otras personas y persiste la
obligacin aunque cese la actividad empresarial.
2. Por inters propio: La informacin es la base y fundamento de muchas de
las decisiones que se toman en la empresa y est, muchas veces,
contenida en los documentos.
Las funciones del archivo sern por tanto:
1. Guardar, conservar y custodiar la informacin.
2. Facilitar rpida y cmodamente la documentacin.
3. Constituir un Centro activo de informacin.
4. Cumplir con las disposiciones legales.

1.2.- Normas que regulan la conservacin de documentos

1. Libros Oficiales:

1.1. Libros obligatorios: Reflejan de forma ordenada los aspectos

contables de la actividad empresarial: Libros de inventarios y cuentas
anuales, Libro Diario y Libro de actas.
1.2. Libros auxiliares: Facilitan el almacenamiento de la informacin: libro
de clientes, libro de caja, Libro Mayor (recoge las operaciones contables
agrupadas por los cdigos de las cuentas correspondientes). No son
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obligatorios, pero al ser auxiliares de otros suelen guardarse juntos

durante el mismo tiempo.
1.3. Libros de registro: Recogen el detalle de ciertas operaciones
reflejadas en una serie de documentos. Se pueden llevar tantos como
se deseen, pero obligatoriamente se dispondrn de: L.R. facturas
emitidas, L.R. de facturas recibidas, L.R. de bienes de inversin.

2. Documentacin Mercantil

2.1. Documentacin mercantil que debe conservarse durante seis aos:

destacan las facturas, debe conservarse una copia de las facturas
emitidas, y de las recibidas el documento original. Tambin se incluye la
documentacin relacionada con la liquidacin de los impuestos
correspondientes a cada actividad empresarial.
2.2. Documentacin de carcter interno: No estn afectados por la
obligatoriedad, la empresa los conserva el tiempo que considere
oportuno y despus los destruye.
2.3. Documentos especiales relacionados con la constitucin o con el
patrimonio: Destacan las escrituras de propiedad, los estatutos
fundacionales, los certificados de inscripciones en registros oficiales,
actas notarialesSe conservan de manera indefinida.

3. Documentos Socio-laborales

3.1. Que se conservan seis aos: libros de registro relacionados con los
trabajadores como el Libro de Matrcula Personal y el libro de visitas.
3.2. Que se conservan cinco aos: Contratos de trabajo, justificantes del
pago de salarios y liquidacin de seguros sociales.

1.3.- Clases de archivos

Algunos de los criterios para organizar los archivos son los siguientes:
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1. Archivo centralizado: la totalidad de la documentacin se concentra en un

solo lugar, desde aqu se atiende a los distintos dptos. de la empresa.
Cuando una seccin o dpto. necesita disponer de cierta documentacin, la
solicita por escrito al archivo central. Ventajas:
1.1. El archivo lo atiende profesionales especialistas.
1.2. Pueden establecerse criterios nicos para la clasificacin
1.3. Permite el ahorro en instalaciones, equipos y materiales.
1.4. Tambin el ahorro de tiempo en la bsqueda de informacin.

Modelo de documento de peticin

Datos del Peticionario
Nombre y apellidos...............................................................................................
Departamento.......................................................................................................
Cargo ...................................................................................................................
Documento Solicitado
Nmero de registro ...............................................................................................
Documentacin (clase, tipo, fecha, etc.) ..............................................................
FECHA DE ENTREGA:

Recib

FECHA DE DEVOLUCIN:

2. Archivo descentralizado: La documentacin se reparte en diversas

secciones, pasado cierto tiempo se lleva a un depsito comn. Ventajas:
2.1. Mayor proximidad y accesibilidad.
2.2. Evita los trmites de peticin.

Inconvenientes:
2.3. Se repiten tareas de archivo.
2.4. Se multiplican los espacios, equipos, materiales y personal relacionados
con los diferentes archivos.

3. Archivo Mixto: En general las empresas llevan este sistema, se centraliza

la documentacin de carcter general y se descentraliza la de las
secciones. El archivo se organiza en tres niveles:
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3.1. Archivo individual: Contiene la documentacin que consulta y maneja

cada persona en su propio trabajo.
3.2. Archivo departamental: Cada departamento o seccin guarda la
documentacin que maneja cada uno.
3.3. Archivo general: Se guarda la documentacin procedente de cada uno
de los departamentos.

4. Archivo Activo: Guardan la documentacin que se consulta con frecuencia

5. Archivo semiactivo: Se recogen documentos del archivo activo que dejan

de estar vigentes, pero que no se destruyen.

6. Archivo definitivo o inactivo: Se guardan los documentos que aun

habiendo perdido su vigencia o carcter actual conservan un valor histrico
o documental para la empresa.

1.4.- Condiciones de un buen archivo

Ser de fcil uso: cualquiera puede buscar en l

Debe ser rpido: que se tarde poco en encontrar la documentacin

que se busca

Debe ser flexible, debe permitir oscilaciones razonables del volumen

sin crear grandes dificultades

Ha de ser continuamente comprobado en cuanto a su eficacia

Deber ser seguro. Los documentos no deben deteriorarse por la

humedad, roedores

En general, deben ser rentables, es decir, que su eficacia sea

mxima a un coste mnimo. Como norma, el coste del archivo, ms el
coste de la bsqueda de documentacin en el mismo deben ser
menores que el gasto que se ocasiona por la falta del documento,
entendiendo gasto en un sentido amplio

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1.5.- Formas de medir la eficacia de un archivo

Para considerar un archivo eficaz, debemos considerar su relacin

calidad/precio, esto es, elegir de todas las opciones la que nos produzca este
ratio ms alto, que ser la que nos proporcione mayor calidad a menor precio.
Para medir la calidad de un archivo, se emplean diversos parmetros
que vamos a analizar:
1. Rapidez, tambin conocida como precisin, aunque presenta un valor
engaoso, ya que, cuanto ms alto es su ndice, nuestro archivo ser
menos rpido o preciso. La frmula para saber la precisin o rapidez de
nuestro archivo es la siguiente

DOCUMENTOS NO ENCONTRADOS A TIEMPO

RAPIDEZ=

X 100
DOCUMENTOS BUSCADOS

Para medir la adecuacin de nuestro archivo a los materiales que estamos

usando es preciso que determinemos

qu clase de archivo es. Para ello

calcularemos la frecuencia. Para considerar nuestro archivo adecuado, este

ratio debe ser inferior o igual a 0,5; es decir, deberemos no encontrar, como
mximo, uno de cada doscientos documentos que busquemos. Su frmula se
expresa as

DOCUMENTOS CONSULTADOS
FRECUENCIA =

X 100
DOCUMENTOS GUARDADOS

2. Un tercer parmetro que nos va a permitir gestionar nuestros archivos

de mejor forma es el incremento de stock/da. Este valor nos mide
cunto aumenta nuestro archivo cada da. Puede expresarse tambin
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por mes o por ao, y para calcularlo, deberemos sumar lo que el archivo
recibe y lo que produce en el perodo de tiempo estudiado, y restarle lo
que el archivo enva y lo que destruye:

INCREMENTO DE STOCK= RECIBIDO+PRODUCTO-ENVIADO-DESTRUIDO

Este incremento debe ser aproximadamente cero, aunque podran ser
aceptables valores altos en empresas en expansin o en circunstancias
especiales de ampliacin de archivos. El incremento del volumen de
nuestro archivo es un parmetro que debemos controlar y modular con
la destruccin sistemtica de documentos. Si se dispara mucho la cifra,
es preciso que acortemos los plazos de destruccin de documentos, sin
que ello suponga prdida de informacin necesaria.

3. El sistema de clasificacin empleado tambin es un parmetro que va a

determinar la eficacia del archivo. No se puede cuantificar como en los
casos anteriores.

4. En archivos en los que se efecten prstamos de los originales, el

apartado de devolucin de prstamos cobra suma importancia a la
hora de observar la eficacia. Como norma no es aconsejable prestar los
documentos con valor legal. El ndice de prstamos no devueltos lo
calcularemos de la siguiente forma:
PRSTAMOS EFECTUADOS-PRSTAMOS DEVUELTOS
NDICE DE PRSTAMOS=

* 100
PRSTAMOS EFECTUADOS

Los valores as obtenidos no deben ser nunca superiores al 0,5%, que

equivaldra a que nos devolvieran uno de cada 200 documentos que
prestamos

5. Un captulo muy importante es que el archivo tenga suficiente dotacin

material y humana para poder sostenerse. En cuanto a las necesidades
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humanas, todo archivo debe tener al menos un responsable encargado

del archivo y del rearchivo. No es necesario que tenga dedicacin
exclusiva al mismo, y con frecuencia es una tarea que recae en el
secretario o secretaria. En cuanto a las necesidades materiales, es
imprescindible que el archivo tenga espacio suficiente, mobiliario
adecuado, buena iluminacin y que no tenga humedades ni parsitos.

1.6.- Actitudes ante el archivo

Para que la tarea de archivo se ms agradable y til a todo el mundo se

deben tener en cuenta estas cinco reglas:

Elige un mtodo de archivo adecuado, que sea simple, preciso,

cmodo y flexible.

Archiva al da. No acumules los papeles y respeta el tiempo dedicado

al archivo.

Divide el trabajo en diferentes operaciones, pero de la misma manera

cada da: primero clasificar y rotular, despus separar por epgrafes y
despus guardar.

Haz fcil la bsqueda por distintos medios: marca con rotulador

fluorescentes los ttulos, incrementa la visibilidad de los datos, usa
colores, pon referencias...

Controla los prstamos fijando plazos de devolucin, anotando los

datos de

quien

lo

retira,

reclamando

los

prstamos a

su

vencimiento

1.7.- Clasificacin alfabtica

Es uno de los sistemas ms sencillos y empleados con ms frecuencia

en los archivos. Consiste en ordenar tomando como referencia las letras del
alfabeto, segn el orden en que aparecen en el mismo. Cuando un nombre se
compone de varias palabras hay que determinar cul es la palabra principal o
palabra ordenatriz, es decir aquella que vamos a tomar como clave, referencia
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o gua para la clasificacin; el resto de las palabras del nombre estn

subordinadas a stas. La palabra ordenatriz sigue unas normas:

1. Nombres de personas individuales: La ordenatriz es el primer apellido, si

dos nombres tienen el mismo apellido, se ordena por el segundo y si
tambin coinciden por el nombre propio.
1.1. Cuando hay apellidos compuestos: Si estn separados o no por un
guin, se toman como una sola palabra a efectos de su clasificacin.
1.2. Cuando incluyen artculos o alguna otra partcula complementaria:
1.2.1. Cuando son nombres espaoles las partculas gramaticales no se
tendrn en cuenta.
1.2.2. Cuando son nombres extranjeros, ante la duda, si tendremos en
cuenta para su clasificacin.

2. Nombres de empresas o instituciones:

2.1. Si incluyen un nombre propio se sigue el mismo criterio que en las
personas fsicas y si van acompaados de hijos de viuda de no se
tendr en cuenta.
2.2. Palabras genricas que forman parte del nombre como por ejemplo bar,
papelera, tampoco se tendr en cuenta. Siempre tomaremos como
ordenatriz el primer nombre significativo que aparezca en la
denominacin de la empresa.
2.3. Nombres de organismos oficiales o instituciones: s tomamos como
ordenatriz en nombre genrico, Ministerio de Trabajo, Banco Central2.4. Empresas conocidas por las siglas del nombre, se ordenarn por las
mismas.
2.5. Nombre de empresas extranjeras tomaremos como palabra gua la
primera que aparece en el nombre.

Inconvenientes

Ventajas
El alfabeto es conocido por

Hay que determinar primero la

todos.

palabra ordenatriz.
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Es

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abierto

permite

la

Los criterios para designar las

ampliacin

ordenatrices no son universales.

Simplicidad,

no

presenta

Si se extrae un documento hay

subdivisiones.

que dejar una marca si no

Permite clasificar todo tipo de

documentos,

sean

puede olvidarse que falta.

personas

fsicas, jurdicas o instituciones.

1.8.- Sistemas de clasificacin numricos

1.8.1.- Clasificacin cronolgica

El criterio es la fecha de los documentos, que se agrupan dentro del
archivo por aos o meses. Primero se ordenan por el ao, despus por el mes
y finalmente por el da. Se emplea para informacin de carcter financiero o
econmico o en la relacionada con vencimientos: facturas, letras de cambio,
etc.

Ventajas

Inconvenientes

Sencillez y rapidez

Obliga a conocer la fecha del

No es cerrado y permite la
ampliacin

inclusin

de

documento.
Cuando

nuevos documentos.

se

extrae

documentacin hay que dejar

No requiere la utilizacin de
ndices ni fichas auxiliares.

constancia

del

lugar

correspondiente de la misma.

1.8.2.- Nmero Consecutivo

Se asigna un nmero a cada documento y ste ser el que se utilice
para clasificarlos y ordenarlos. La asignacin de nmeros ser realiza por orden
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de llegada. Se emplea bastante en la clasificacin de expedientes.(conjunto de

documentos que tienen relacin entre s.
Ventajas

Inconvenientes

Mtodo sencillo

Si no se conoce la clave o el

Es ilimitado, como los propios

nmero del documento no se

puede localizar.

nmeros.
Una vez asignada una clave

Obliga a tener ndices o fichas

adicionales

numrica es imposible confundir

No permite intercalar nuevos

con otro.
Cuando se toma un documento
su falta es evidente, no hay que

documentos.
No todos los documentos se

dejar ninguna seal.

adaptan a este mtodo.

1.8.3.- Clasificacin numrico terminal

Par evitar algunos de los problemas del sistema anterior surge el
sistema de clasificacin por el ltimo dgito. Consiste en utilizar para su
clasificacin el nmero de expediente al revs

Ventajas

Inconvenientes

Permite un equilibrio entre los

muebles,

las

entradas

Necesita

un

ndice

que

se

correlacione los nmeros de

producen una a cada sitio y no

expediente con algn dato ms

todas al final.

tangible, como puede ser el

Permite un manejo ms sencillo,

sin

que

se

acumulen

los

expedientes ms recientes.

1.8.4.- Clasificacin Numrico en Serie

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nombre.

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Es una variante del numrico tradicional. Consiste en asignar los

nmeros de expediente, en lugar de seguir un orden consecutivo, reservando
bandas de nmeros para determinados asuntos. Por ejemplo, las facturas
empezarn por el 1, los albaranes por el 2, las reclamaciones por el 3
Ventajas

Inconvenientes

Los documentos tiene una cierta

Prever el volumen que tendr

agrupacin por temtica

cada uno de los apartados

1.8.5.- Clasificacin Decimal. Numrico en Cdigo

Consiste en asignar a los documentos categoras y subcategoras,
representadas cada una de ellas por un dgito, que despus se expresar en
forma de nmero. Este sistema se emplea mucho en bibliotecas. Se puede
adaptar a nuestras necesidades, pero existe para las bibliotecas un cdigo
universal que distribuye las materias en tres niveles.
Ventajas

Inconvenientes

Es muy fcil de entender

Es muy difcil de montar y

Suele tener acceso directo, por

requiere

que
de

el

personal

lo que no precisa un ndice

encargado

archivar

auxiliar

altamente especializado.

est

Es muy flexible, permite un

crecimiento ilimitado

1.8.6.- Clasificacin alfanumrica

Se basa en una combinacin de letras y nmeros. Por ejemplo: A-25.
Este sistema permite muchas variantes: letras seguidas de nmeros, nmeros
seguidos de letras, una sola letra y varios nmeros, un nmero y varias letras
Al igual que en el sistema anterior obliga a llevar paralelamente unas fichas o
ndices que sirven de referencia. Al tomar como referencia la primera parte de
la clave tendremos que:
1. Si es A-25 primero ordenar alfabticamente
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2. Si es 25-A el criterio ser numrico.

1.9.- Clasificacin geogrfica

Se ordena de acuerdo con los lugares geogrficos asociados a la

misma: domicilio, lugar de emisin, destino, etc. Implica varias clasificaciones
sucesivas: regin o zona geogrfica, comunidad autnoma, provincia,
localidad, incluso calle.
Dentro de cada uno de estos grupos la clasificacin se hace por el
mtodo alfabtico, teniendo en cuenta que la capital de cada provincia, siempre
encabeza su grupo, y se colocar por delante del resto de las poblaciones.

Ventajas

Inconvenientes

Mtodo sencillo
La
documentacin
queda
clasificada
por
grupos
fcilmente identificables, de
acuerdo con la poblacin,
provincia y comunidad.
No necesita ni ndices ni fichas
complementarias.
Es muy til para las empresas
que
disponen
de
una
organizacin geogrfica o por
zonas.
Es un mtodo abierto que
permite la ampliacin.
Puede combinarse con otros
criterios como el numrico o
cronolgico.

Como
est
derivado
del
alfabtico hay que designar la
ordenatriz para los nombres
compuestos, y requiere que se
deje una marca cuando se
toman los documentos.
No resulta adecuado para
archivos voluminosos.

1.10.- Clasificacin por materias y asuntos

Consiste en agrupar la documentacin de acuerdo con la materia o

asunto a que se refiere, y despus ordenar cada uno de estos grupos siguiendo
algn criterio. Alfabtico, numrico, cronolgico
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Ventajas

Inconvenientes

La localizacin de documentos

Con

es ms rpida.

asuntos.

intercalar

un

mismo

documento se refiere a ms de

Resulta un sistema abierto que

permite

frecuencia

un asunto. Habr que duplicarlo

y colocarlo en otra carpeta.

nuevos

Determinar
asuntos
presentan

previamente

los

materias

que

suficiente

entidad

para constituir un apartado del

archivo.

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2.- El Archivo en la Administracin Pblica

2.1..- Estructura del sistema de Archivo de la Administracin Pblica

Adems de los valores probatorios de todo archivo, deber servir para

enlazar unas personas con otras, pues son frecuentes los cambios y
sucesiones en el personal. La documentacin tiene un carcter de patrimonio
documental histrico en la Administracin, que no tiene en la empresa
privada.

Existen

unas

caractersticas

especiales

en

el

archivo

de

la

Administracin que hacen de su archivo algo diferente:

1. Existen diversos archivos o sistema archivstico y por ellos pasar la
documentacin en su vida til. Esto es equiparable a los distintos tipos
de archivos (activo, semiactivo y definitivo) de la empresa normal. Las
transferencias de documentacin entre los mismos tienen unos plazos
prefijados para cada tipo de expediente.
2. Hay normas especficas y rgidas para cada tipo de documento o
expediente, que se denominar serie documental, existiendo una
legislacin y un procedimiento administrativo perfectamente regulados.
3. las series documentales o conjuntos de documentos relativos a un tema
concreto deben, no slo ser archivadas, sino tambin estudiadas y
tratadas por los distintos organismos..

La estructura del sistema de archivo de la Administracin Pblica consta de

cuatro tipos de archivos diferentes:
1. Archivos de Oficina
2. Archivo Central
3. Archivo Intermedio
4. Archivo Histrico

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Administracin Pblica

Archivos de Oficina

Archivo Central

Archivo Intermedio

Archivo Histrico

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Empresa privada

Archivo Activo

Archivo Semiactivo

Archivo definitivo

No hay paralelismo

2.1.1.- El Archivo de Oficina

Guarda la informacin y los documentos en forma de expedientes y en el

sitio donde se producen. Los documentos son conservados en estos archivos
mientras son usados de forma constante, tambin se suele denominar archivo
de gestin. Tiene como nica premisa el mantener la organizacin de las
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series documentales; es decir, que los documentos deben estar reunidos en

expedientes relativos cada uno a un asunto. Existe adems en estas oficinas
un libro registro de entrada y salida de correspondencia, que tiene poder
probatorio en caso de litigio.
Los expedientes deben seguir unas normas para su formacin y
unificacin, debido a que cualquier organismo de la Administracin debe
llevarse el archivo de oficina de forma parecida. Estas normas

pueden

resumirse en.
1. Los expedientes deben seguir unas normas para su formacin y
unificacin, debido a que en cualquier organismo de la
Administracin debe llevarse el archivo de oficina de forma
parecida.
2. Cada expediente debe estar guardado en una carpetilla. En un
lugar visible deben figurar los siguientes datos:
Unidad que produce el expediente
Tipo de serie documental
Asunto o nombre de la persona a la que se refiere
Relacin de los documentos numerados, con su fecha y con
una resea de su contenido.

3. Los expedientes contendrn todos los documentos relativos al

asunto del que traten. Si un documento corresponde a varios
expedientes,

debern

sacarse

tantas

copias

como

sean

necesarias.
4. Los originales no deben salir nunca de los expedientes.
5. Dentro de cada expediente se utiliza el sistema cronolgico de
archivo.
6. No existe un sistema de clasificacin nico.

Antes de realizar una transferencia de expedientes de este archivo a otro

hay que revisarlos

todos para comprobar que no falta ninguno ni ningn

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documento dentro de los mismos. A continuacin se retira todo el material

auxiliar de archivo (carpetas, clips, gomas,) se meten los documentos
conservando su orden en cajas de cartn. Por ltimo se numeran todas las
cajas y transcribimos su contenido a una relacin de entrega. Esta relacin
deber constar:
1. Unidad administrativa que realiza la transferencia
2. Tipo de expedientes que se transfieren.
3. Fecha de transferencia
4. Nmero de orden que corresponda a la transferencia
5. Identificacin de los documentos que se transfieren, es decir, una
relacin de las cajas que se envan con su contenido.
6. Habr una frase preestablecida, diligencia, que indica que se
transmite la responsabilidad de la custodia desde el responsable
del archivo de oficina al responsable del archivo central

2.1.2.- El Archivo Central

Guarda la documentacin una vez que ha sido estimado que el archivo

de oficina no va a usarla de forma constante. Tiene diversas funciones:
1. Principalmente, su tarea es la de identificar las series documentales
que recoge. Para ello, deber recopilar toda la informacin que necesite
sobre

el

sujeto

productor

del

documento,

sus

competencias,

procedimientos, normas, etc.

2. Junto con el intermedio deber valorar los documentos para su futura
incorporacin o no al archivo histrico.

Una vez analizada la informacin sobre la oficina productora de la serie

documental, el archivo central est en condiciones de conocer los elementos
que constituyen cada serie documental para poder clasificarlos y ordenarlos
correctamente. Los resultados de estos trabajos son la elaboracin de los
siguientes instrumentos:
Un fichero de organismos
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Organigramas con sus estructuras

Un fichero de disposiciones legales
Cuadros de clasificacin

Una vez recopilada esta informacin y elaborados estos instrumentos se

procede al anlisis de las series documentales. Corresponde a esta tarea:
1. La eliminacin de ejemplares duplicados dentro de cada serie.
2. Realizarse un anlisis de la serie para detectar la posible
existencia de valores secundarios en los documentos, como
valores histricos e informar de estos valores al archivo
intermedio.

Peridicamente el archivo central remitir o transferir documentos al archivo

intermedio, de forma anual. Esta documentacin no puede tener lagunas
cronolgicas y se deber acompaar de una relacin de entrega.

2.1.3.- El Archivo Intermedio

Cuando la documentacin slo va a ser utilizada en muy raras ocasiones

es remitida a este archivo, que la custodiar hasta que expiren los plazos
legales de conservacin. Tiente como tarea la descripcin de sus fondos,
profundizando en las series que lo requieran, as como en su difusin, si fuese
necesario.
Una vez transcurridos los plazos de prescripcin para las series
documentales que se custodian existen dos posibilidades.

1. Que no se haya determinado la existencia de valores secundarios, por lo

que los documentos sern destruidos.
2. Que se haya determinado la existencia d los mismos, y por tanto
debern ser transferido al archivo histrico correspondiente. Se
acompaa con una relacin de entrega, hacindose de forma peridica y
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no exactamente en el momento de prescripcin, sino cuando ste ha

pasado y se rene un cierto nmero de materiales para enviar.

2.1.4.- El Archivo Histrico

Al finalizar los plazos legales, la documentacin puede que no tenga

valor histrico, en ese caso ser destruida. Pero si lo tiene , ser preciso
conservarla de forma permanente y pasar a este archivo.

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