C

ADERNOS eletrnicos
Gerenciamento
e organizao
de arquivos

CADERNOS ELETRNICOS 6

GERENCIAMENTO E ORGANIZAO DE ARQUIVOS

Programa Acessa So Paulo

O Programa Acessa SP uma iniciativa
do Governo do Estado de So Paulo e tem
como objetivo combater a excluso digital,
levando os recursos da Internet populao
de baixa renda, estimulando o desenvolvimento
das comunidades.
Para isso o Governo do Estado criou os
Infocentros, espaos com acesso gratuito
Internet. Existem trs tipos de Infocentros: os
Infocentros Comunitrios, criados em parceria
com entidades comunitrias (associaes de
moradores, amigos de bairro etc.); os
Infocentros Municipais, criados em parceria com
prefeituras paulistas; e os Postos Pblicos de
Acesso Internet, criados em parceria com
rgos do prprio Governo do Estado em
que h grande fluxo de populao.
Para facilitar o uso dos equipamentos,
os usurios contam com monitores treinados
e comprometidos com o projeto para auxililos. Esses monitores so capacitados para
atender s necessidades especficas de cada
usurio. Tambm so responsveis pela
gesto dos Infocentros.

Outra preocupao
do Acessa a oferta de
contedo relevante para o
pblico-alvo assim como o
estmulo criao de
contedo por parte da
comunidade. Assim, os Infocentros tambm
funcionam como centros de informao e
servios voltados para o desenvolvimento
comunitrio, possibilitando acesso s
informaes nas reas de sade, educao,
negcios e servios governamentais disponveis
na Internet etc. Para isso desenvolvemos
produtos como os MiniCursos Acessa So
Paulo, a parceria Acessa/WebAula, Dicionrios
de LIBRAS e a Rede de Projetos.
As comunidades providas de um
Infocentro so estimuladas a desenvolverem
projetos e atividades que utilizem os recursos
da tecnologia de forma criativa e educativa. Para
isso foi criado o portal na Internet, para que os
usurios dos Infocentros possam disponibilizar
contedos elaborados pela comunidade e
assim produzir conhecimentos prprios.

ADERNOS eletrnicos
Expediente

Programa Acessa So Paulo

Governador: Geraldo Alckmin
Secretaria de Estado da Casa Civil: Arnaldo Madeira
Diretor-Presidente da Imprensa Oficial: Hubert Alqures
Coordenador do Ncleo de Projetos Institucionais: merson
Bento Pereira
Coordenador do Programa Acessa So Paulo: Fernando
Guarnieri
Equipe do Programa Acessa So Paulo: Alan Nicoliche da
Silva, Alexandre Geraldi, Felipe Borgognoni, Flvia Brando,
Glson Bevilacqua, Gisele Fabris dos Reis, Key Farias,
Leandro Benetti, Michele Karine Damasco Silva, Neide
Novaes, Ricardo Mallet, Silvana Maiski
Portal do Acessa So Paulo: www.acessasaopaulo.sp.gov.br

Cadernos Eletrnicos
Reitor: Adolpho Jos Melfi
Vice-Reitor: Hlio Nogueira da Cruz
Pr-Reitor de Pesquisa: Luiz Nunes de Oliveira
Superviso Cientfica: Fredric M. Litto
Coordenao Editorial e Pedaggica: Carlos Seabra
Coordenao de Produo: Drica Guzzi e Akira Shigemori
Roteiro, Pesquisa e Redao: Maria da Conceio C. Oliveira
Projeto Grfico/DTP: Ronald Chira e Ludimyla Russo
Web Designer: Daniela Matielo
Ilustrao da Capa: Francisco S Godinho (Kiko)
Reviso: Bete Abreu
Colaboradores: Simone Freitas e Joeldo Veloso Holanda
Cadernos Eletrnicos: www.cidec.futuro.usp.br/cadernos

Programa Acessa So Paulo

Tel.: (11) 6099-9579/6099-9641 e-mail: acessa@sp.gov.br
Rua da Mooca, 1921, Mooca
CEP 03103-902 So Paulo/SP

Escola do Futuro - USP

Tel.: (11) 3091-6366/3091-9107 e-mail: acessasp@futuro.usp.br
Av. Prof. Lucio Martins Rodrigues, Trav. 4 - Bloco 18 CEP 05508-900 So Paulo/SP

Os Cadernos Eletrnicos foram desenvolvidos pelo Centro de Incluso Digital e Educao Comunitria da Escola do Futuro da USP (CIDEC) para o
Programa Acessa So Paulo do Governo do Estado de So Paulo, por meio de sua Secretaria da Casa Civil. A reproduo parcial ou integral deste
caderno permitida e estimulada somente para fins no comerciais e mediante citao da fonte. Maio/2003

GERENCIAMENTO E ORGANIZAO DE ARQUIVOS

CADERNOS ELETRNICOS 6

Introduo
A capacidade de armazenamento dos computadores pessoais aumentou muito,
desde os tempos ureos da dcada de 80, em que 16Kb de memria eram um
verdadeiro luxo para mquinas deste porte, at os dias atuais, em que temos de lidar
com mega, giga e at terabytes de informao. Administrar tanta coisa requer prtica,
bom senso, e muita, mas muita pacincia!
Neste caderno, voc conhecer o que so arquivos de dados, para que servem e
como podem ser armazenados em um computador.
Aprender a copi-los, apag-los, compact-los, mov-los, fazer backup e
recuper-los em caso de necessidade ou perda de dados.
Ver, ainda, como reorganizar o espao em disco, para aumentar a rapidez no
acesso aos dados, e formatar um disco, para instalar um novo sistema operacional ou
simplesmente gravar novos dados, por exemplo.
Aprender que dados podem ser armazenados em um arquivo e como o
computador distingue que tipo de dados reside em cada arquivo.
Ao final voc encontrar sugestes de remisso entre os cadernos eletrnicos
relacionados, uma seo onde encontrar links para downloads de programas freeware
ou para cursos oferecidos online. H tambm um glossrio com os principais termos da
informtica e da Internet utilizados neste caderno.
Vamos comear?

ndice
1. Organizando diretrios, pastas e arquivos..................................................................................... 4
2. Utilizando o cone Meu computador............................................................................................... 5
3. Conhecendo os comandos do Windows Explorer.......................................................................... 6
4. Gerenciando seus arquivos com o Total Commander.................................................................... 7
5. Associando programas a seus respectivos formatos.................................................................... 8
6. Ganhe tempo e espao: aprenda a compactar e descompactar arquivos................................. 9
7. Amplie sua segurana: faa cpias de seus arquivos.................................................................. 10
8. Detectando e corrigindo problemas: Scandisk.............................................................................. 11
9. Faa uma faxina em seu computador..............................................................................................12
10. Aprenda a desfragmentar o computador.........................................................................................11
Remisso entre cadernos e links na Internet........................................................................................... 13
Glossrio................................................................................................................................................... 14

CADERNOS ELETRNICOS 6

GERENCIAMENTO E ORGANIZAO DE ARQUIVOS

1 Organizando diretrios,

Observe na imagem seguinte uma estrutura

tpica de organizao de pastas no Windows:

pastas e arquivos
O que , afinal, um arquivo de dados? Imagine
o seu computador como um grande gaveteiro. As
gavetas principais contm pastas que, por sua vez,
contm as folhas de papel com as informaes.
Estes so os arquivos moda antiga. Mas a lgica
de organizao de arquivos no computador guarda
uma diferena essencial: as pastas dos micros
podem conter outras pastas!
Os arquivos podem ser classificados
mediante a sua colocao em diferentes pastas e
as prprias pastas podem ser classificadas do
mesmo modo. Dessa forma, pastas podem conter
arquivos, junto com outras pastas, que podem
conter mais arquivos e mais pastas, e assim por
diante.
Mas onde termina (ou comea) isso tudo??
H pastas que no esto contidas em outras
pastas e sim no que chamamos de diretrio-raiz.
Esse diretrio representa um disco do computador
que pode estar visvel, como um disquete de pequena
capacidade, ou um CD-ROM (disco compacto de
mdia capacidade) nele embutido, como um HD
(hard-disk disco rgido, fixo no computador) de alta
capacidade, no qual normalmente ficam
armazenados o sistema operacional e os programas
(softwares) instalados.

Como fazer
Os diferentes discos (rgido,
compacto ou flexvel) so representados
no sistema Windows com letras
seguidas do sinal : (dois pontos).
Normalmente, A: e B: designam os
drives para as unidades de disquete
de pequena capacidade. As unidades
C: e D: costumam denominar os discos
fixos (dois HDs instalados na mesma
mquina ou um HD com repartio, por
exemplo) e as letras E: e F: costumam
nomear os drives de CD-ROMs (leitores
e/ou gravadores).

Exemplo de estrutura de pastas do Windows.

No lado esquerdo da tela acima, vemos o

diretrio-raiz, designado como C: e as pastas que
esto abaixo dele, como Documentos e Arquivos
de Programas. Note como a estrutura de pastas
permite, por exemplo, que a pasta Incluso Digital
contenha inmeras outras pastas e, dentro destas,
outras tantas, como o caso da pasta Apostilas. A
pasta Apostilas selecionada, que est abaixo de
Aplicativos, distinta desta. Entretanto, ambas esto
vinculadas pasta Incluso Digital.
Estando a pasta (ou diretrio) Apostilas
selecionada, como na figura anterior, voc pode ver o
seu contedo do lado direito: ela contm mais pastas.
A mquina de onde foi capturada esta tela tem
dois diretrios-raiz, o C: e o D:. Eles representam dois
discos lgicos, visveis para o sistema operacional.

Como fazer
Pastas e diretrios representam
a mesma coisa no Windows. A palavra
diretrio mais antiga e vem dos
tempos do DOS: significa a listagem
dos arquivos contidos em um disquete,
por exemplo. O conceito de diretrio,
nos dias atuais, coincide com o conceito
de pasta do Windows.
Para criar uma nova pasta basta selecionar a
pasta que ir cont-la, ou C: ou D: caso voc queira
criar a pasta logo abaixo do diretrio-raiz. Ento,
selecione Arquivo/Nova Pasta. O nome Nova Pasta
aparecer no lado esquerdo da tela. Para mudar esse
nome, basta clicar sobre ele e aguardar um instante,
at que ele se tornar editvel. Depois, basta digitar o

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nome desejado e pressionar Enter. Isso pode ser

feito tambm para pastas j criadas, caso voc deseje
renome-las.

2 Utilizando o cone
Meu Computador
Em todas as reas de trabalho
(desktop) dos computadores que operam
com o Windows h um cone chamado
Meu Computador. Esse cone um atalho para
um gerenciador de arquivos armazenados no micro.
Vamos verificar alguns dos comandos bsicos nele
existentes.
Ao clicar duas vezes no cone Meu
computador, surgir uma nova janela com outros
cones para se acessar os arquivos do drive A: (para
disquetes de 3), do drive C: (disco rgido), do drive
D (CD-ROM ou DVD) e finalmente do Painel de
Controle. Esses so os caminhos bsicos.
Eventualmente haver outros cones,
dependendo da configurao do computador, como
um drive de Zip (D:), por exemplo.
Ao clicar apenas uma vez nos cones de
qualquer drive, vamos poder visualizar quanto de
espao est ocupado por arquivos e quanto ainda
est livre para gravarmos mais contedo. Essas
informaes ficam visveis por um grfico em forma
de pizza que o Meu Computador exibe
automaticamente. Veja o exemplo:

Clicando duas vezes sobre um cone do drive,

vamos visualizar todas as pastas, subpastas e
arquivos gravados nessa unidade. Para abrir as
pastas ou os arquivos, basta clicar duas vezes
sobre eles. O cone Meu Computador o principal
meio para verificar o espao disponvel no nosso

CADERNOS ELETRNICOS 6

disco rgido e em nossos disquetes e CDs.

Com o boto esquerdo do mouse podemos
executar vrios comandos para o determinado
arquivo. Entre eles: abrir, imprimir, examinar com o
anti-virus, abrir com um determinado aplicativo,
enviar para outro diretrio ou outra pasta. Tambm
possvel escolher a opo enviar para destinatrio
de correio e anexar o documento em uma
mensagem do nosso gerenciador de e-mails. Alm
desses comandos, pode-se tambm copiar,
recortar, criar um atalho, renomear, excluir e verificar
as propriedades como o tamanho do arquivo, a
data de criao e a data da ltima alterao.
O cone mais diferente do Meu Computador
o Painel de Controle. Como o prprio nome j
diz, por ele que se gerencia vrias modificaes
nas configuraes do computador. por esse
painel, por exemplo, que acessamos os aplicativos
gerenciadores de instalao e remoo de
hardwares (placas de vdeo, som etc.) e softwares.

bom saber
Nos micros compartilhados por
muitas pessoas, os comandos do
Painel de Controle nem sempre esto
habilitados para evitar que as
configuraes dos computador sejam
modificadas por engano. Isso ocorre
porque quando o Windows iniciado,
o sistema pede um login e uma senha.
Dependendo dessa identificao, a
pessoa que o fizer ter permisses
para mudar ou no as configuraes
do micro.

Tela do Painel de Controle. As caractersticas do micro

so modificadas por aqui. Podemos adicionar e remover
softwares, entre outras coisas.

Pelo Painel de Controle ainda possvel

mudar as configuraes do vdeo, determinar como
o mouse deve funcionar (para pessoas destras ou
canhotas), configurar o teclado, adicionar ou
remover tipos de fontes e muitas outras aplicaes.

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3 Conhecendo os
comandos do
Windows Explorer
O Windows Explorer um aplicativo de
gerenciamento de arquivos j instalado nos
computadores com sistema Windows. Sua
utilizao bastante simples. Por ele pode-se
organizar os arquivos de dados e de programas do
seu computador, mov-los de uma pasta para outra,
copi-los, excluir, compactar etc. O principal atalho
para abrir o Windows Explorer apertar ao mesmo
tempo as teclas do Windows e da letra E.

Dica
O menu do Windows Explorer
praticamente igual ao do Internet
Explorer. Na verdade, os dois programas
so bastante integrados. possvel at
mesmo navegar pelo Internet a partir
do Windows Explorer. As opes do
menu do Windows Explorer funcionam
exatamente como no Internet Explorer.
Os botes de voltar e avanar, por
exemplo, fazem visualizar novamente
os arquivos que j estvamos
observando.
pelo Explorer tambm que se organiza
arquivos gravados em outros computadores ligados
a uma rede local. Por exemplo, nos Infocentros
(salas de acesso pblico Internet para pessoas
que no possuem micros prprios) os
computadores esto ligados uns aos outros pela
rede interna. Um usurio do Infocentro pode
escrever, de qualquer computador, o seu currculo
e salv-lo no Micro 01. Desse computador, o usurio
pode salvar seu documento em um disquete
sempre pelo Windows Explorer, j que o Micro 01
o nico da sala com drive de disquete. Portanto,
esse aplicativo do Windows serve tanto para
manipular arquivos do computador que estamos
operando quanto de algum outro da rede local.
Fazer uma busca pelo Windows para
procurar um arquivo que voc no sabe ao certo
em que pasta est gravado um recurso
interessante. Clique no cone Pesquisar, no alto

da tela. A parte da tela esquerda mudar e voc

ter duas opes de pesquisa: escrevendo o nome
ou parte do nome do arquivo ou ento um trecho do
texto contido no documento. Caso voc no se
lembre do nome do arquivo ou de uma palavra
especfica do texto, mas sabe que arquivo do
Word, pode escrever *.doc no campo Procurar
por Arquivos Chamados:. O sinal de asteriscos (*)
indica que o aplicativo deve procurar todos os
arquivos com essa extenso, no importando o que
estiver escrito antes. Para concluir a pesquisa,
escolha o diretrio onde o arquivo poderia estar.

Como fazer
O compartilhamento de pastas
e arquivos em micros ligados em uma
rede interna bem simples. Basta
habilitar que determinada pasta seja
compartilhada. Para isso, clique na
pasta desejada com o boto
esquerdo do mouse. Escolha
Compartilhamento. Na tela que se
abrir, marque a opo Compartilhar
esta Pasta. Voc ainda pode
determinar quantas pessoas podero
abrir a pasta e se podero modificar
ou no os arquivos abertos.

Para permitir que a pasta seja aberta por outros micros da

rede interna, selecione Compartilhar esta pasta Defina
tambm qual ser o tipo de compartilhamento.

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CADERNOS ELETRNICOS 6

Caso no se lembre do diretrio, escolha o

drive C: para pesquisar por todo o disco rgido do
micro. Clicando no boto Pesquisar, o sistema
comear a procurar por todos os arquivos de Word
gravados no computador.
Nos prximos tpicos deste caderno
veremos outros comandos acionados a partir do
Windows Explorer, como compactar arquivos,
desfragmentar o disco rgido etc. Veremos que
possvel fazer muito mais com os arquivos alm de
apenas abri-los e fech-los.

como: visualizar, abrir, renomear, copiar, e apagar

arquivos e diretrios.
No Total Commander possvel visualizar os
arquivos por meio de duas janelas diferentes, o que
nos possibilita ver, ao mesmo tempo, o contedo
do diretrio-raiz C:, do drive A: ou D: (letras
normalmente atribudas aos drives de disquete e
CD-ROM, respectivamente) e de outros diretriosraiz ou drives que o micro possa ter. Para essa
operao, basta selecionar a letra do drive ou
diretrio no menu principal.

4 Gerenciando seus
arquivos com o
Total Commander
O Total Comander um aplicativo shareware
que pode ser baixado pela rede.
Alm de gerenciar arquivos, o Total Commander
um programa de FTP e compactador de arquivos.
Seus comandos para gerenciamento de
arquivos so bastante intuitivos, permitindo que
organizemos nossas pastas muito facilmente. Alm
dos recursos bsicos de um gerenciador padro,
ele possui outros bastante sofisticados.
Vamos conhecer alguns comandos bsicos

bom saber
As aes de abrir e renomear
um arquivo so iguais no Windows
Explorer e no Total Commander. Em
ambos utilize os seguintes comandos:
1. Para abrir um arquivo, selecione-o,
posicionando o cursor sobre ele e d
um duplo clique, automaticamente ele
se abrir.
2. Para renome-lo, selecione-o e clique
uma vez sobre ele. Espere alguns
instantes para que se torne editvel e
escreva o novo nome. Ateno! Ao
renomer um arquivo, mantenha a sua
extenso, caso contrrio poder no
conseguir abri-lo novamente! O arquivo
deve estar fechado, pois no possvel
renomear documentos abertos.

CADERNOS ELETRNICOS 6

Visualizando simultaneamente arquivos de drives e

diretrios por meio do Total Commander.

Com este aplicativo voc pode copiar arquivos

de dois modos: selecionando o arquivo com o
mouse e arrastando-o para o local em que se deseja
copi-lo ou selecionando o arquivo e clicando na
opo F5 Copy (ou clicando na tecla F5 do seu
teclado).

Copiando arquivos pelo Total Commander.

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Nos dois casos, aparecer uma janela para

confirmar a ao. Basta clicar em OK.
Para apagar um arquivo necessrio selecionlo com o mouse e clicar na tecla Delete/Del. Voc
tambm pode apag-lo, aps a seleo, clicando na
opo F8 Delete (ou apertando a tecla F8 do teclado).
Nesse momento tambm aparecer uma janela para
confirmar a ao. Basta ento clicar em Sim.

Apagando arquivos com o Total Commander.

Finalmente, para criar pastas ou diretrios,

selecione o local em que a pasta ou o diretrio ser
criado. Clique no boto F7 New Folder (ou aperte
a tecla F7). Logo em seguida aparecer uma caixa
de dilogo para digitar o nome do novo diretrio ou
pasta. Depois s clicar em OK.

utilizando um editor de texto como o Word, por

exemplo, enquanto um videoclipe pode ser
visualizado pelo Windows Media Player. (Consulte
os Cadernos Eletrnicos 2 e 10, respectivamente).
Se tivermos os devidos programas aqui
citados instalados em nosso computador, um duplo
clique em cada um dos arquivos do exemplo
anterior faz com que o Word ou o Media Player
iniciem-se automaticamente, carregando e
mostrando o arquivo no formato desejado.
Como o sistema operacional, no caso o
Windows, consegue distinguir entre os dois
arquivos, o de texto e o de filme, sabendo qual
aplicativo chamar, para cada um deles?
Isso possvel graas extenso dos
arquivos. A extenso simplesmente a parte final
do nome do arquivo. Quando clicamos duas vezes
sobre um arquivo, o sistema operacional olha
primeiramente para a extenso do arquivo.
Se for uma extenso que j est registrada,
o sistema chama o aplicativo que capaz de
carregar aquele tipo de arquivo, a fim de exibi-lo
corretamente.

Importante
A extenso tudo o que vai
depois do ponto, no nome do
arquivo. Portanto, todos os arquivos
que terminam em .doc so
reconhecidos pelo sistema para
serem visualizados por meio do Word
ou do Open Writer. J a extenso
.avi indica que o arquivo visualizvel
atravs do Media Player e assim por
diante. Veja no final deste caderno
uma lista de extenses.

Neste exemplo selecionamos o disco-raiz C: para alocar

um novo diretrio.

5 Associando programas a
seus respectivos
formatos
Voc j sabe que um arquivo armazena
dados. Dados, na linguagem da informtica, pode
significar desde uma receita de bolo a um videoclipe
do Olodum. Uma receita de bolo pode ser feita

Mas o que significa registrar uma extenso?

Registrar avisar para o Windows que aplicativo
ele deve chamar quando precisar abrir arquivos
daquela extenso. Assim, o sistema operacional
guarda a informao de quais aplicativos abrem os
arquivos, livrando voc de ter de se preocupar com
isso.
O registro das extenses normalmente feito
durante a instalao de cada aplicativo. Cada
programa de instalao cuida de registrar,
automaticamente, a extenso dos arquivos com os
quais o aplicativo que est sendo instalado trabalha.
Por exemplo, o instalador do Office que registra
as extenses .doc, .dot (associando-as ao Word),

GERENCIAMENTO E ORGANIZAO DE ARQUIVOS

CADERNOS ELETRNICOS 6

assim como associa as extenses .xls e .xlt ao

Excel; .ppt ao PowerPoint e assim por diante.
Muitas vezes, porm, precisamos fazer isso
manualmente. Isso acontece quando um programa
de instalao no completou sua execuo,
registrando erradamente extenses de um aplicativo
que no instalou.
Para efetuar esse registro manual, voc pode
usar o Windows Explorer. Selecione a opo de
menu Ferramentas, Opes de Pasta. Dentro
dessa opo, selecione a ltima aba, Tipos de
Arquivo.
Para registrar uma extenso, basta clicar em
Novo, preencher o campo com a extenso
desejada, clicar em Avanado e escolher que
aplicativo abrir os arquivos com a extenso
registrada: no nosso exemplo, a extenso fictcia
XYZ, como na figura 1.
Escolhido o aplicativo, basta clicar em OK
e pronto. De acordo com nosso exemplo, o sistema
operacional passar a reconhecer arquivos do tipo
XYZ como um arquivo de udio do Windows Media
Player. Veja o exemplo abaixo:

6 Ganhe tempo e espao:

aprenda a compactar e
descompactar arquivos
No passado, para guardar arquivos em nosso
computador precisvamos que ele tivesse muita
memria e isso exigia investimento. Alguns arquivos
no podiam ser copiados para disquetes, pois eles
no tinham memria suficiente para armazen-los.
Esses e outros problemas motivaram programadores
a desenvolver formas de se trabalhar os arquivos
alterando seu formato, tornando-os menores. Hoje,
com as tcnicas adotadas, consegue-se reduzir um
arquivo de texto em 82% ou mais de seu tamanho
original, dependendo do contedo. Isso feito com
programas chamados compactadores.

CADERNOS ELETRNICOS 6

bom saber
aconselhvel compactar
grandes arquivos para armazen-los,
otimizando espao de armazenagem
em seu HD. Esse procedimento
tambm recomendado para envilos por e-mail, pois assim o tempo de
download e upload desses arquivos
bem menor.
H diversos softwares para compactar e
descompactar arquivos disponveis no mercado.
Eles reduzem diferentes arquivos em formato .zip,
.arj e outros.

bom saber
Se voc necessita ler apenas
algumas informaes de um
documento compactado, no
necessrio descompact-lo para isso.
O aplicativo Zip Peeker permite que o
usurio leia o contedo dos arquivos
compactados, mas sem a inconvenincia
de ter de descompact-los. possvel
tambm remover, copiar ou mover os
arquivos escolhidos. Veja como baixar o
aplicativo consultando a seo Links na
Internet.
Um dos softwares mais utilizados pelos
usurios o Winzip. Se esse aplicativo estiver
devidamente instalado, para se compactar um
arquivo pelo Windows Explorer, basta clicar nele
com o boto direito e escolher a opo Add to Zip.
Isso pode ser feito com conjuntos de arquivos e at
mesmo com pastas. Ao se escolher essa opo,
uma janela se abrir perguntando o nome do novo
arquivo a ser criado com o(s) arquivo(s)
devidamente compactado(s) e outras informaes.
Aps o preenchimento dessas informaes, o
arquivo compactado estar pronto.
Em verses mais recentes do Winzip, ao
se clicar com o boto direito sobre um arquivo,
automaticamente se habilita a opo de se criar o
arquivo compactado (ou zipado, como se costuma
dizer) j com o mesmo nome do arquivo original,
trocando-se somente a extenso original do arquivo
para .zip.

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Para se descompactar um arquivo, basta que

se d duplo clique nele. Uma janela se abrir com
todos os arquivos armazenados dentro de um
arquivo compactado e pode-se optar por
descompactar todos, clicando-se no boto Extrair,
ou apenas alguns deles, selecionando-os com um
clique e usando novamente o boto Extrair. Vale
lembrar que como possvel compactar diretrios
inteiros, quando estes so descompactados, o
Winzip e outros programas compactadores
reconstroem a estrutura original das pastas.
O Freezip um descompactador freeware. Veja
na seo Links na Internet o endereo para efetuar
o download desse aplicativo. Sua instalao bastante
simples, basta clicar duas vezes sobre o cone do
arquivo executvel, aceitar o contrato de licena e
pronto: a instalao seguir sem transtornos.
Para usar esse aplicativo, inicie o Windows
Explorer, escolha a pasta a ser compactada
(preferencialmente no lado esquerdo da tela, onde
apenas as pastas so mostradas) e clique com o
boto direito do mouse sobre ela.
Ao aparecer o
menu suspenso, voc
dever escolher a opo
Add to Zip. Um arquivo
com todo o contedo da
pasta
selecionada
compactado ser gerado.
Como na imagem ao
lado, o contedo de uma
pasta ser compactado e
colocado no arquivo
Free.zip.
Para fazer a operao inversa, basta clicar duas
vezes no arquivo compactado e os arquivos sero
retirados do arquivo zip e colocados em suas
respectivas pastas.

Caixa de dilogo do Total Commander possibilitando a

escolha do local para salvar o arquivo compactado e
tambm para o formato da compactao (.zip, .arj etc.).

10

Como dissemos, o Total Commander tambm

tem funo de compactao de arquivos. Basta
selecionar o arquivo que desejamos compactar e clicar
no menu Arquivos, Compactar.
Para descompactar um arquivo, basta selecionlo, clica no menu Arquivo e escolher a opo
Descompactar. Em seguida voc ver uma caixa de
dilogo, semelhante da imagem anterior, para escolher
a pasta em que o arquivo ser descompactado.

7 Amplie sua segurana:

faa cpias de seus
arquivos
muito importante que voc faa a cpia de
segurana (backup) dos seus arquivos,
principalmente daqueles com os quais voc trabalha
todos os dias.
Para isso, tenha sempre mo um disquete.
Insira-o no drive de mdia flexvel, geralmente
representado pela letra A:. Abra o Windows Explorer
e, do lado direito da tela, selecione os arquivos (ou
pastas) que voc quer copiar. Para selecionar mais
de um arquivo, basta manter a tecla CTRL
pressionada enquanto voc clica sobre os arquivos.
Depois clique no menu Editar, Copiar.
Essa ao cria uma cpia temporria dos
arquivos em um lugar especial chamado rea de
Transferncia. Depois, clique sobre o cone A:, que
indica a unidade de disquete, e selecione Editar,
Colar. Os arquivos armazenados na rea de
Transferncia sero copiados no disquete.
A utilizao de um disquete limita o processo
de cpia de arquivos ou conjuntos de arquivos at o
tamanho total de 1.44Mb. Para a cpia de grandes
quantidades de informao, o ideal utilizar discos
virtuais, oferecidos por alguns servidores, ou uma
mdia compacta como o CD-ROM.

Importante
essencial utilizar antivrus no
seu computador. Deixe sempre
ativada a funo Proteo de
Arquivos. Essa funo possibilita a
verificao automtica medida
que eles so copiados. Consulte
tambm o Caderno Eletrnico 9:
Segurana no computador e na
Internet.

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CADERNOS ELETRNICOS 6

 bom saber
H outros modos de copiar
arquivos. Um deles selecionar
aqueles que se deseja copiar, clicar
sobre eles e, sem soltar o boto do
mouse, arrast-los at o drive A:.

8 Detectando e
corrigindo problemas:
Scandisk
Sabemos que os arquivos so guardados em
setores de disco (rgido ou flexvel). Muitas vezes,
porm, esses setores podem apresentar defeitos,
provocando perda de dados. Outras vezes, processos
de gravao no
concludos podem
levar o sistema de
arquivos a um estado
inconsistente.
Quando voc
comear a se deparar
com erros do tipo:
Impossvel ler/gravar
a partir do dispositivo,
fique certo de que as
coisas no esto
como deveriam.
O primeiro passo para tentar uma soluo
executar o Scandisk para detectar e corrigir problemas
no sistema de arquivos.
Para executar o Scandisk, entre no Windows

bom saber
O Scandisk elimina setores
marcados erroneamente como se
pertencessem a mais de um arquivo,
e setores rfos, que esto
marcados como usados, mas no
pertencem a nenhum arquivo. Ele
tambm tenta ler os dados de
setores defeituosos, transferindo-os
para setores bons, e marcando os
defeituosos de modo que o sistema
operacional no os use mais.

CADERNOS ELETRNICOS 6

Explorer e clique com o boto direito do mouse

sobre a unidade de disco a ser diagnosticada (A:,
B:, C: ou D:). Selecione a opo Propriedades e,
dentro da janela Propriedades, selecione a opo
Ferramentas. Clique sobre o boto Verificar
Agora e o Scandisk ser iniciado. Selecione a
opo teste Completo e marque a opo de
correo automtica. Clique em Iniciar para realizar
a verificao e correo.
A primeira opo procura ler os dados,
buscando setores defeituosos. A segunda procura
fazer sua transferncia para setores bons, corrigindo
automaticamente os setores ambguos e rfos. Em
qualquer caso, os setores defeituosos eventualmente
encontrados so marcados para no serem mais
utilizados pelo sistema operacional. Dependendo do
tamanho em megabytes da unidade de disco a ser
diagnosticada, esse processo pode ser demorado.

Importante
A ferramenta do Scandisk s
pode ser usada em discos que
aceitam nova gravao de dados,
como os disquetes e os HDs. Assim,
CD -ROMs que s podem ser
gravados uma nica vez no podem
ser corrigidos, caso haja algum
problema no processo de gravao.

9 Faa uma faxina

em seu computador
O sistema operacional Windows, medida de
trabalha, faz uso de uma rea de rascunho que usa
para guardar dados temporariamente. Quando voc
navega pela web, por exemplo, as pginas que voc
visitou so armazenadas em uma rea temporria,
para que possam ser visualizadas rapidamente, caso
voc retorne a elas. Tudo isso consome espao em
seu disco rgido, o que, como veremos no tpico
seguinte, torna seu computador mais lento.
Para ficar livre desses arquivos temporrios, de
tempos em tempos, utilize a opo Limpeza de
Disco. Para isso, faa o seguinte caminho: na rea
de trabalho do Windows, clique na barra Iniciar,
Programas, Acessrios, Ferramenta do Sistema,

GERENCIAMENTO E ORGANIZAO DE ARQUIVOS

11

Limpeza de disco. Ao
acionar essa opo, uma
janela aparecer para que
voc escolha a unidade
de disco a ser limpa. Faa
a escolha e clique em
OK.
O
Windows
calcular quanto de
espao pode ser liberado
no disco e aps esse
processo abrir uma
janela como a ilustrada ao lado.
Ao optar, por exemplo, em apagar os arquivos
ActiveX e Java baixados da Internet, voc impedir a
execuo offline dos mesmos. Mas ainda ficaro
rastros de navegao como os cookies, por exemplo.
H outros modos de apagar arquivos
desnecessrios, cookies e outras pistas deixadas em
nosso micro todas as vezes que abrimos um arquivo,
acionamos um programa ou navegamos na Internet.
Existem, inclusive, programas especializados nessa
tarefa. Essa limpeza torna a navegao mais rpida.
Para apagar seus rastros de navegao, por
exemplo, abra o Windows Explorer e selecione no
disco C: as pastas Arquivos de Programas,
Windows, Temp, Temporary Internet Files. Ao lado
direito da tela voc poder ver todos os arquivos e
cookies recentemente baixados da Internet para o seu
computador. Basta selecion-los e teclar os comandos
shift/del. Consulte tambm o Caderno Eletrnico 4:
Navegao e pesquisa na Internet.

10 Aprenda a

em locais chamados setores. Um complexo sistema

de organizao associa cada conjunto de pedaos
a cada arquivo, mantendo o sistema organizado.
Quando um arquivo criado, os pedaos
esto em setores contguos, isto , cada pedao do
arquivo est prximo ao pedao seguinte e eles
formam um bloco macio de dados dentro do disco.
medida que arquivos so apagados e
outros arquivos so adicionados, a falta de espao
faz com que pedaos de arquivo sejam colocados
em setores no-contguos. Ou seja, embora ainda
vejamos o arquivo como um bloco nico (pois o
sistema operacional garante que ele aparea dessa
forma) ele se encontra espalhado por vrios pontos
do disco. A isso damos o nome de fragmentao.
Se o computador no apresenta nenhum
problema de conflito entre aplicativos, a
fragmentao do disco rgido a responsvel pela
lentido do acesso aos arquivos e desempenho
aceitvel dos programas em geral. Todas as vezes
que o micro estiver muito fragmentado, o sistema
operacional obrigado a buscar os vrios pedaos
que formam o arquivo, em setores do disco distantes
entre si.
bastante fcil resolver esse problema. Basta
abrir o Windows Explorer e clicar com o boto direito
do mouse sobre a unidade de disco a ser
desfragmentada: no caso aqui exposto, a unidade C:.
Voc repetir o mesmo procedimento utilizado para
rodar o Scandisk. S que dessa vez, na aba
Ferramentas, mudar o status para desfragmentao.
Selecione a opo Desfragmentar Agora e o programa
se iniciar.

desfragmentar
o computador
Voc deve notar que, medida que voc instala
mais aplicativos, seu computador fica mais lento.
Isso acontece porque uma maior quantidade de
aplicativos ocupar um maior espao, deixando
menos espao para o Windows trabalhar.
O trabalho cotidiano com o seu micro, mesmo
sem instalar novos aplicativos ou copiar grandes
massas de dados para o disco rgido tambm o torna
lento, pois o prprio uso dos aplicativos degrada o
desempenho do computador.
O que ocorre na verdade, nos processos
descritos anteriormente, uma fragmentao cada
vez maior dos compartimentos do disco rgido. Os
arquivos so guardados nos discos em pedaos.
Cada pedao tem um tamanho fixo e guardado

12

A imagem mostra a ferramenta de desfragmentao em

ao. Se voc clicar em Mostrar Detalhes, poder ver o
processo de desfragmentao medida que ele acontece.

Agora que voc j sabe organizar suas pastas

e arquivos, sabe compactar arquivos, fazer limpeza
de disco, verificar e corrigir problemas,
desfragmentar seu computador e outros recursos,
que tal dar aquela paradinha pra balano?
Ponha seus arquivos em ordem, grave cpias
de segurana daqueles arquivos que voc no pode
perder em hiptese alguma, faa uma boa faxina e,
finalmente, desfragmente seu disco rgido. Voc
ver que o desempenho do seu computador
melhorar sensivelmente. Mos obra!

GERENCIAMENTO E ORGANIZAO DE ARQUIVOS

CADERNOS ELETRNICOS 6

Remisso entre os
Cadernos Eletrnicos

Guia de Extenses
Programa

Extenso

Acrobat Reader
Corel Presentations
Corel Draw
Excel
Arquivos Executveis
Arquivos Executveis
Arquivos Executveis
Imagens
Imagens
Imagens
Imagens
Imagens
Imagens
Imagens
Imagens
Imagens
Imagens
Arquivos de Ajuda
Arquivos de Internet
Lotus 1-2-3
Arquivos de Vdeo
Arquivos de Vdeo
Arquivos de Vdeo
MS works
Page Maker 6.0
Page Maker 6.5
Photoshop
PowerPoint
Quattro Pro
Arquivos de Som
Arquivos de Som
Arquivos de Som
Arquivos de Som
Arquivos de Som
Arquivos de Som
Arquivos de Sistema
Arquivos de Sistema
Arquivos de Sistema
Arquivos de Sistema
Arquivos de Sistema
Arquivos Temporrios
Bloco de Notas/Texto
Windows Write
Word
Word
Word
Word Perfect

.pdf
.shw
.cdr
.xls
.exe
.com
.bat
.gif
.jpg ou .jpeg
.bmp
.pcx

WINZIP

.zip

CADERNOS ELETRNICOS 6

.tif ou .tiff
.eps
.ico
.wmf
.wpg
.ico
.hlp
.htm ou .html
.wk?
.qt
.avi
.fli
.wks
.pm6.0
.pm6.5
.pho
.ppt
.qb?
.wav
.au
.mid
.rmi
.mp3
.ram
.sys
.ini
.dat
.dll
.inf
.tmp
.txt
.wri
.doc
.dot
.rtf
.wpd

Caderno Eletrnico 4: Navegao e pesquisa

na Internet para saber um pouco mais sobre
procedimentos de limpeza de arquivos
temporrios, histricos de sites visitados e
cookies depois de navegar na rede.
Caderno Eletrnico 5: Criao e publicao de
pginas na Internet voc saber um pouco mais
sobre programas FTP e formas de transmisso
de arquivos por esses aplicativos.
Caderno Eletrnico 9: Segurana no
computador e na Internet para saber mais
procedimentos de segurana para proteger seus
arquivos no computador.
Caderno Eletrnico 10: Multimdia- vdeo e
udio no computador voc obter mais
informaes sobre diferentes formatos de arquivos
e sobre o uso de mdias como o CD-ROM.

Links na Internet
Softwares para download:
www.simtel.net/
(Total Commander)

www.adobe.com.br
(Acrobat Reader)

www.freedownloadscenter.com
www.freezip.cjb.net
www.bibvirt.futuro.usp.br

Discos virtuais, dicas e outros:

www.vilabol.com.br
(hospedagem de sites e disco virtual)

www.terra.com.br
(disco virtual)

www.yahoo.com.br
(webmail com disco virtual gratuito)

www.junglemate.com
(agenda e disco virtual - em ingls)

www.acessa.sp.gov.br/webaula
www.discovirtual.hpg.ig.com.br
www.abcdicas.com.br
www.ajudacerta.com.br
www.portaldeinformatica.com.br
http://noticias.uol.com.br/mundodigital/
www.ilhasolteira.com.br/elias/

GERENCIAMENTO E ORGANIZAO DE ARQUIVOS

13

Glossrio
ActiveX: padro de comunicao entre pequenos
aplicativos feitos geralmente em uma linguagem como C++
ou Visual Basic, e o navegador ou outro aplicativo onde
executam, na forma de objetos. No caso do navegador,
eles se comportam como applets, executando em uma
janelinha. Voc tambm pode visualizar objetos ActiveX
quando, por exemplo, insere uma planilha Excel dentro de
um documento do Word. Nesses casos, o nome mais
comum que eles recebem o de objetos OLE, e existem
desde a verso 3.1 do Windows.
Aplicativos: programas de computador; softwares.
Arquivo: conjunto de dados que so armazenados em
disco e recebem um nome, pelo qual podem ser acessados.
AVI: Audio Video Interleave. Avi um padro utilizado pelo
Windows para intercmbio de vdeo.
Backup: cpia de segurana das informaes, utilizada
em caso de perda de dados.
Cookie: em ingls quer dizer biscoito. O nome se origina
daqueles biscoitos da sorte que vm com um papelzinho
com uma pequena mensagem. Cookies so pequenos
arquivos texto (txt) que os servidores web armazenam
temporariamente junto aos browsers que visitam esses
servidores.
Diretrio ou pasta: elemento do sistema de arquivos
que contm arquivos ou outras pastas abaixo de si.
Diretrio-raiz: diretrio ou pasta que no tem nome, nem
est abaixo de nenhuma outra pasta. Os diretrios-raiz
so a base do sistema de arquivos de um disco lgico.
Disco de inicializao: disquete com uma pequena parte
do sistema operacional, suficiente para que um computador
possa se inicializar sem a necessidade das informaes
que esto no disco rgido. O disco de inicializao
geralmente usado em caso de contaminao ou perda de
dados do disco rgido.
Disco lgico: elemento que contm um diretrio-raiz. Um
disco lgico apresentado pelo sistema operacional como
uma letra, A:, B:, C:, D: etc.
Disco Virtual: a denominao do espao oferecido por
alguns servidores, geralmente os que prestam servio
gratuito de webmail e locao sites na rede, para que o
usurio possa armazenar seus arquivos. A vantagem que
suas cpias estaro em outro computador na rede,
liberando, assim, espao de armazenagem no DH de seu
computador.
DOC: abreviatura de documento, formato de arquivo do editor
de texto Word (Office da Microsoft).
DOS: disk operating system (sistema operacional de disco).
Download: em ingls load significa carga e down para
baixo. Fazer um download significa baixar um arquivo de
um servidor, descarregando-o para o nosso computador.
Drive: local em que o usurio insere mdias compactas
(CD-ROM) ou flexveis (disquete).
EXE: programa executvel.
Freeware: qualquer software (programa) oferecido
gratuitamente na rede ou nas publicaes especializadas
em suportes como CD-ROM. A palavra inglesa free,
significa livre.
FTP: File Transfer Protocol ou Protocolo de Transferncia

14

de Arquivos. uma maneira de copiar arquivos via Internet.

Os arquivos so disponibilizados e localizados em
servidores ou em computadores pessoais por um programa
servidor de FTP.
Gigabyte: um gigabyte corresponde a 1024 MB.
Infocentro: ponto de acesso pblico Internet construdo
pelo Governo do Estado de So Paulo em parceria com
entidades comunitrias, na capital, e com prefeituras do
interior e litoral.
Internet: rede mundial de computadores. Trata-se de uma
rede planetria de computadores que cooperam entre si.
Essa cooperao baseia-se em protocolos de
comunicao, ou seja, convenes de cdigos de
conversao entre computadores interligados em rede.
Java: uma linguagem de programao semelhante a C++
que permite criar aplicativos para vrios sistemas
operacionais, como Windows e Linux, e tambm permite
criar applets que so as janelinhas carregveis via web. A
linguagem C foi utilizada, entre outras coisas, para escrever
o sistema operacional Linux. C uma evoluo da
linguagem B que por sua vez evoluiu a partir de uma
pseudolinguagem chamada BCPL.
Kbyte: unidade de medida de informao que corresponde
a cerca de 1000 bytes. Um byte representa um caractere
de texto, como uma letra A, B etc.
Link: ligao, elo, vnculo. Nas pginas da web um
endereo que aparece sublinhado, ou em uma cor diferente
da cor do restante do texto. Um link nada mais que uma
referncia cruzada, um apontador de um lugar para outro
na web.
Megabyte: um megabyte corresponde a 1024 KB.
(Consulte o verbete Kbyte.)
Offline: desconectado da rede.
Online: ligado, conectado rede.
PPS: Slides do Power Point.
PPT: powerpoint presentation (apresentao do
PowerPoint).
Servidores: empresas que possibilitam o acesso para a
comunicao e transmisso de dados na rede.
Shareware: um mtodo comercial que possibilita a
distribuio gratuita, por um tempo determinado, de um
software, para que o usurio possa test-lo. Ao final deste
perodo de testes, o usurio solicitado a registrar (comprar)
o produto ou desinstal-lo.
Sistema de arquivos: todo o conjunto de dados de um
disco lgico e o mecanismo pelo qual os arquivos so
armazenados e acessados pelo sistema operacional.
Software: aplicativos, programas de computador.
Terabyte: um terabyte corresponde a 1024 GB. (Consulte
o vertebe Kbyte).
Upload: o inverso de download, ou seja, significa carregar
um arquivo de nosso computador para enviar para algum
descarregar em outro computador.
XLS: documentos do MS Excel. XL corresponde a (Excel)
e S para (Spreadsheet), ou seja, planilha.
XLT: modelos do MS Excel. XL (Excel) e template (modelo).
Zip: contrao da palavra zipper que em ingls significa
fechado, compactado.

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Cadernos
Eletrnicos

Como usar e
gerenciar seus
e-mails

Cadernos
Eletrnicos

Editorao e
processamento
de textos

Cadernos
Eletrnicos

Planilha eletrnica e
e banco de dados

Cadernos
Eletrnicos

Navegao e
pesquisa na
Internet

Cadernos
Eletrnicos

Criao e
publicao de
pginas na Internet

CADERNOS ELETRNICOS 6

GERENCIAMENTO E ORGANIZAO DE ARQUIVOS

Cadernos
Eletrnicos

Gerenciamento
e organizao de
arquivos

Cadernos
Eletrnicos

Uso da impressora
e tratamento
de imagens

Cadernos
Eletrnicos

Comunidades virtuais listas, chats e outros

Cadernos
Eletrnicos

Segurana no
computador e
na Internet

10

Cadernos
Eletrnicos

Multimdia:
vdeo e udio
no computador

15

Organize seu
computador!
Voc j usou arquivos de computador? J usou um disquete
para guardar trabalhos escolares, fotos, vdeos, receitas, msicas ou desenhos? J precisou compactar ou zipar um arquivo para reduzir o seu
tamanho? J teve de parti-lo, em vrios pedaos, para guardar em vrios
disquetes diferentes?
J gravou um CD com msicas ou alfarrbios digitais como textos, emails antigos e coisas que voc no deseja que o tempo estrague?
J teve de preparar um disquete para receber dados, formatandoo? J teve de formatar um disco rgido aps uma pane no computador? E
quanto ao processo de reorganizar os dados dentro do disco, juntando
os arquivos que esto fragmentados em blocos maiores, para diminuir o
tempo de acesso a eles? Ou talvez voc j tenha recuperado um disco,
reavendo informaes antes perdidas, que estavam nos chamados
setores defeituosos.
Talvez voc j tenha precisado limpar um disco, removendo os
arquivos desnecessrios, para solucionar um problema de falta de espao
para, por exemplo, instalar um novo aplicativo.
Se voc j realizou(ou precisou realizar) uma dessas atividades, com
certeza despertou para o uso de arquivos de computador e das
capacidades de gerenciamento que os programas de computador
oferecem para organizarmos melhor nossos arquivos.
Neste caderno, so apresentados alguns desses recursos que
permitem ao usurio comum fazer esse gerenciamento de arquivos,
possibilitando que voc use bem os arquivos e o espao que eles ocupam,
com racionalidade e bom senso.

www.acessa.sp.gov.br
GERENCIAMENTO E ORGANIZAO DE ARQUIVOS

CADERNOS ELETRNICOS 6