Manual de Procesos

Manual de Procesos del rea de Economa. Versin 1.0.
Manual de Procesos del rea de Economa.

Universidad de Cdiz.
Versin 1.0.
Noviembre de 2009
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NDICE
1. DEFINICIN DE MISIN, VISIN Y VALORES

2. GRUPOS DE INTERS / CLIENTES / USUARIOS
2.1. Proveedores
2.2. Responsables de unidad de gasto.
2.3. Equipo de Gobierno
2.4. PAS, PDI y becarios
2.5. Administraciones Pblicas y otros Organismos
2.6. Auditores
2.7. Deudores
2.8. Alumnos
3. MAPA DE PROCESOS
4. ANLISIS DE PROCESOS CLAVE
4.1. Proceso Contrataciones
4.2. Proceso Patrimonio
4.3. Proceso Gestin Econmica de Servicios Centralizados y
pagos ACF
4.4. Proceso Presupuestos
4.5. Proceso Tesorera
4.6. Proceso Contabilidad y Fiscal
5. ANLISIS DE PROCESOS ESTRATGICOS
5.1. Proceso Gestin de la Calidad
5.2. Proceso Propuestas Normativas
5.3. Proceso Propuestas Presupuestarias
6. ANLISIS DE LOS PROCESOS DE SOPORTE
6.1. Proceso Soportes Informticos
6.2. Proceso Archivo Administrativo
6.3. Proceso Formacin del Personal
6.4. Proceso Gestin del Personal
7. NORMATIVA DEL REA
8. ORGANIGRAMA
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1. DEFINICIN DE MISIN, VISIN Y VALORES
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MISIN
El rea de Economa tiene la misin de facilitar asesoramiento y gestin de contratos
administrativos y patrimoniales, as como desarrollo y gestin econmica, presupuestaria,
contable y de tesorera.
Tambin corresponde al rea de Economa proporcionar en tiempo adecuado a los
responsables de la gestin econmica y financiera de la Universidad aquellos datos
econmicos necesarios para la toma de decisiones.
Del mismo modo, rinde informacin a los rganos competentes para cumplir con los
requerimientos legales en materia fiscal, econmica, contable y presupuestaria.
VISIN
El rea de Economa quiere ser una unidad que incorpore los nuevos avances
tecnolgicos en la que primen los criterios de transparencia, participacin, dilogo, consenso,
bsqueda de la mejora continua, capacidad de adaptacin a los cambios, creatividad,
dinamismo, innovacin, vocacin de servicio pblico e implicacin en el proyecto comn de la
Universidad de Cdiz.
VALORES
Se consideran valores del rea de Economa:
La vocacin de servicio pblico.

El estricto cumplimiento de la legalidad vigente.
La transparencia.
La participacin.
El enriquecimiento personal y profesional de la plantilla del rea en un clima de
igualdad de gnero.
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2. GRUPOS DE INTERS / CLIENTES / USUARIOS
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Se identifican los siguientes grupos de inters / Clientes deL rea de Economa:
Proveedores
Responsables de Unidades de Gasto
Equipo de Gobierno
PAS, PDI y Becarios
Administraciones Pblicas y otros Organismos
Auditores Externos contratados
Deudores
Alumnos
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2.1. PROVEEDORES
Identificacin:
Proveedores
Servicios prestados:
Informacin sobre contratacin administrativa, gestin y pago de facturas.
Expedicin de certificados (de buena ejecucin, de documentacin depositada en el rea, de
volumen de negocio...).
Cancelacin y devolucin de garantas provisionales y definitivas.
Gestin de incidencias en contratos de gestin centralizada.
Gestin y pago de facturas sobre servicios prestados.
Gestin de endoso de facturas.
Atencin a empresas que solicitan presentar sus productos. Comunicacin a unidades
interesadas.
Facilitacin pliegos para licitacin a procedimientos de contratacin administrativa.
Estudios o contactos realizados para identificar sus necesidades y expectativas:

Las necesidades se conocen a travs de los escritos/llamadas/correos electrnicos/visitas
recibidos en el rea.
Procedimientos actualmente utilizados para medir el nivel de satisfaccin (grado en el que se

alcanzan las expectativas):
No estn definidos.
Necesidades que son o podran ser cubiertas desde la Unidad:

Respuesta a las solicitudes de informacin dentro de los plazos establecidos.
Pago de factura dentro del plazo legalmente establecido.
Atencin a empresas mediante concesin de entrevistas.
Cancelacin y devolucin de garantas.
Tramitacin de revisiones de precio de contratos.
Obtencin de pliegos a travs de internet.
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Expectativas que son o podran ser cubiertas desde la Unidad:

Respuesta a las solicitudes de informacin en plazo inferior al establecido.
Pago de factura dentro del plazo establecido.
Atencin a empresas mediante concesin de entrevistas.
Cancelacin y devolucin inmediata de garantas, una vez han surtido los efectos oportunos.
Tramitacin de revisiones de precio de contratos.
Obtencin de pliegos, informacin permanente y actualizada sobre el estado de las licitaciones
en pgina web.
Identificacin de los responsables de cada proceso.
Realizacin de trmites a travs de medios telemticos.
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2.2. RESPONSABLES DE UNIDAD DE GASTO
Identificacin:
* Responsables de Unidades de Gasto y otros Servicios Administrativos.
* Ejecucin de pagos, informacin y seguimiento del presupuesto y modificaciones
presupuestarias.
* Tramitacin, gestin y seguimiento de la ejecucin de expedientes de contratacin.
* Tramitacin de incidencias sobre contratos.
* Informacin y gestin de Inventario.
* Peticiones de material de almacn y retirada de material obsoleto.
* Peticiones de Servicios Centralizados (Portes, Seguros, Fungibles centralizados, Banderas,
etc.)
* Certificaciones de proyectos de investigacin y justificaciones contables.
* Acceso, mantenimiento y resolucin de incidencias a clientes de Universitas XXI Econmico.
* Informacin y Asesoramiento sobre normativa y procedimientos.
* Tramitacin de expedientes de enajenacin de bienes.
* Convalidaciones de expedientes.

* Las necesidades se conocen a travs de los escritos/llamadas/correos electrnicos/visitas

* Contacto directo.
* Actas de recepcin.
* BAU.
* Reclamaciones por escrito.
* Comprobacin de plazos.
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* Informacin, asesoramiento y tramitacin de procesos necesarios para la adquisicin de
bienes, servicios y suministros necesarios para su funcionamiento.
* Prestacin de servicios centralizados competencia del rea

* Servicio eficiente, rpido y correcto, con procedimientos sencillos y fcilmente ejecutables.
* Claridad y concrecin en la respuesta.
* Identificacin de los responsables de cada proceso.
* Realizacin de trmites a travs de medios telemticos.
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2.3. EQUIPO DE GOBIERNO
Identificacin:
* Equipo de Gobierno.
* Tramitacin de expedientes de desafectacin de bienes demaniales.
* Informacin y Asesoramiento tcnico, necesarios para la toma de decisiones (informes,
datos...)
* Informacin y colaboracin en la elaboracin y ejecucin del Presupuesto anual.
* Elaboracin de normativas del rea para su propuesta al Consejo de Gobierno.
* Adems, los servicios que se le prestan a cualquier Unidad de Gasto.


* Contacto directo.
* Actas de recepcin.
* Encuestas generales de la Universidad.

* Informacin, asesoramiento y tramitacin de los procesos necesarios para la prestacin de
los servicios requeridos.
* Prestacin de servicios centralizados competencia del rea.

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* Facilitar la ejecucin econmica de los acuerdos de los rganos de Gobierno adecundola a
los requisitos legales pertinentes.
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2.4. PAS, PDI Y BECARIOS
Identificacin:
* P.A.S., P.D.I. y Becarios.
* Expedicin de certificados de I.R.P.F. a los Becarios.
* Peticiones de material de almacn y retirada de material obsoleto.
* Peticiones de Servicios Centralizados (Portes y Seguros)
* Informacin y Asesoramiento sobre normativa y procedimientos, tramitacin de pagos,
impresos...
* Pagos de Becas, indemnizaciones por Comisiones de Servicio, Conferencias


* Contacto directo.

* Informacin, asesoramiento y tramitacin de los procesos necesarios para la prestacin de
los servicios requeridos.
* Prestacin de servicios centralizados competencia del Servicio.
* Realizacin de los pagos de forma rpida y eficiente.

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2.5. ADMINISTRACIONES PBLICAS Y OTROS ORGANISMOS
Identificacin:
Administraciones Pblicas y otros Organismos Pblicos o Privados
Rendicin de cuentas de acuerdo con la normativa legal.
Rendicin de informes y la informacin necesaria para el cumplimiento de los requisitos
recogidos en los Planes de Saneamiento y para justificacin de subvenciones recibidas.
Preparacin y seguimiento de los acuerdos con la Administracin Autonmica y dems
Universidades Andaluzas para los modelos de financiacin y los Planes Plurianuales de
Inversiones.
Presentacin a la Agencia Tributaria de la informacin y declaraciones necesaria para el
cumplimiento de la normativa tributaria.
Comunicacin a la Junta Consultiva de Contratacin Administrativa del Ministerio de Hacienda
de todos los expedientes tramitados mediante procedimiento concurso o negociado.
Remisin a la Cmara de Cuentas de la Junta de Andaluca de un extracto de los contratos que
superen los importes establecidos.
Facturacin por alquiler de espacios centralizados y otros servicios a distintas
Administraciones.

Comisiones tcnicas de la Gerencia para el anlisis del cumplimiento de los requisitos de los
planes de saneamiento.
Inspecciones realizadas para verificar los objetivos finales de las subvenciones
Obligaciones establecidas por la legislacin vigente.
Las necesidades se conocen a travs de los escritos/llamadas/correos electrnicos/visitas
Las peticiones de facturas pueden venir por mail, por indicacin de la Gerencia o
Vicerrectorado de Infraestructuras.

Encuestas Comits de Evaluacin.
Informe anual de la Cmara de Cuentas.

Presentacin de toda la informacin necesaria que es solicitada por la Junta de Andaluca,
Cmara de Cuentas, Intervencin General y diferentes Ministerios.
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Propuestas tcnicas para resolver temas concretos.

Cumplimiento de los plazos establecidos en la Normativa Tributaria y de presentacin de
informacin a las diferentes Administraciones Pblicas.
Atencin va telemtica
Identificacin de responsables de procesos.
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2.6. AUDITORES
Identificacin:
Auditores externos.
Recabar y entregar la documentacin, preferentemente en soporte informtico, que necesita la
Auditoria para el control y revisin del presupuesto, del cumplimiento de la normativa por la que
Nos regimos, del endeudamiento financiero de la Universidad, de la contratacin administrativa
realizada en el ejercicio, del cumplimiento del los planes de saneamientos as como cualquier
otro dato que estimen oportuno.
Notas aclaratorias correspondientes al ejercicio anual terminado a 31 de diciembre
Poner a disposicin de los auditores de los medios fsicos e informticos para realizar la labor
auditora.

Sus peticiones la realizan por correo electrnico al rea de Economa o a travs de nuestra
Auditora Interna.

No estn definidos.

Presentacin de la documentacin que necesita en el plazo establecido.

Presentacin de la documentacin requerida con la mayor celeridad y claridad posible,
anticipndonos en la medida de lo posible a sus peticiones.
Realizacin de trmites a travs de medios telemticos
Identificacin de los responsables de cada proceso.
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2.7. DEUDORES
Identificacin:
* Deudores.
* Seguimiento del pago de los cnones de los concesionarios.
* Seguimiento del pago de los anuncios en prensa o en boletines.
* Informacin sobre pliegos, normativas, procedimientos, etc.
* Expedicin de Facturas por alquiler de aulas y otros conceptos y control del pago efectivo de
las mismas.
* Reclamaciones de deudas y pagos indebidos y/o excesivos.
* Cancelacin de deudas.


* Contacto directo.

* Informacin, asesoramiento y tramitacin de procesos necesarios para la cancelacin de las
deudas.

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2.8. ALUMNOS
Identificacin:
* ALUMNOS
2.1
* Pago de Becas de estudios, ayudas y subvenciones.
2.2
* Exencin de Precios Pblicos.
2.3
*Pago de dietas y ayudas de viaje
2.4
* Ejecucin de gastos presupuestarios
2.5
* Devolucin de precios pblicos (redes de matrculas).
2,6
* Tramitacin de plizas de seguros y siniestros que incluyen: daos materiales, accidente a

alumnos, accidentes de colectivos, opcin para alumnos extranjeros (programa Scrates y
otros).
2,7
* Gestin de sobres matriculas, solicitado por el Vicerrectorado de Alumno

* Para cubrir las necesidades relacionadas en el apartado 2.7, el Servicio de Gestin
Econmica, Contrataciones y Patrimonio, realiza control y seguimiento del Programa de
Seguros contratado por la Universidad de Cdiz para disfrute de su colectivo en el que se
incluye al alumnado.
* Las necesidades se conocen a travs de escritos/llamadas/correos electrnicos/visitas
recibidas en el rea.

* Contacto directo/telefnico.
* Reclamacin por escrito.
*Comprobacin de plazos.
* Identificacin.
* Conformidad de pago.
* Buzn atencin usuario (BAU).
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5 Necesidades que son o podran ser cubiertas desde la Unidad:

* Informacin, asesoramiento y tramitacin de procesos para cubrir las necesidades de los
alumnos y la DAUC.
* Prestacin de servicios centralizados competencia del Servicio.

* Trmites a travs de medios telemticos
* Atencin personalizada.
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3. MAPA DE PROCESOS
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MAPA DE PROCESOS DEL

REA DE ECONOMA
Versin 1.0. 14/12/2007
(Necesidades)
Equipo de Gobierno, PAS, PDI y becarios, Alumnos, Responsables
de unidad de Gasto, Administraciones Pblicas y otros Organismos,
Auditores, Proveedores y Deudores
CLIENTES
PROPUESTAS
NORMATIVAS
CONTRATACIONES
PRESUPUESTO
PATRIMONIO
TESORERA
GESTION ECONMICA
SS.CC. Y PAGOS ACF
CONTABILIDAD Y
FISCALIDAD
SOPORTES
INFORMTICOS
ARCHIVO
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ADMINISTRATIVO
PROPUESTAS
PRESUPUESTARIAS
FORMACION
DEL PERSONAL
GESTION DEL
PERSONAL
CLIENTES
PROCESOS DE
SOPORTE
GESTIN DE LA
CALIDAD
(Satisfaccin de clientes)
Equipo de Gobierno, PAS, PDI y becarios, Alumnos, Responsables
de unidad de Gasto, Administraciones Pblicas y otros Organismos,
Auditores, Proveedores y Deudores
PROCESOS CLAVE
PROCESOS
ESTRATGICOS
4. ANLISIS DE LOS PROCESOS CLAVE
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4.1. PROCESO CONTRATACIONES.
4.1.1. DIAGRAMA DE FLUJO

FLUJOGRAMA PROCESO CLAVE DE
CONTRATACIN ADMINISTRATIVA
PETICIN DE SERVICIO
CLIENTES (EQUIPODE GOBIERNO, ORGANOS, INVESTIGADORES,
SERVICIOS CENTRALES,)
A
NUEVOS EQUIPAMIENTOS INVERSIONES
EXPEDIENTE DE CONTRATACIN
RECEPCIN Y ESTUDIO DE PLANOS
CONTRATO MENOR
IDENTIFICACIN Y CODIFICACION DE ESPACIOS

SEGN CRITERIOS SOROLLA
ELABORACIN/RECOPILACIN INFORME
JUSTIFICATIVO, CERTIFICADO EXISTENCIA DE
CRDITO
DETERMINACIN DE NECESIDADES Y
ELABORACIN DE BASE DE DATOS
ELABORACIN DEL EXPEDIENTE:

DE CONTRATACIN : ACUERDO DE INICIO,
PLIEGOS, APROBACIN DEL
EXPEDIENTE Y DEL GASTO
OBTENCIN DE
PRESUPUESTOS
NO
IDENTIFICACIN DEL GASTO/REALIZACIN
DE RESERVA DE CRDITO
ELABORACIN DEL ENCARGO
SEGUIMIENTO INCIDENCIAS/FIN
LISTADO DEFINITIVO DE
NECESIDADES
INVITACIN/PUBLICIDAD EN BOLETINES OFICIALES
SEGN CUANTA
CLASIFICACIN Y ESTRUCTURACIN
EN EXPEDIENTES HOMOGNEOS
PLAZO PRESENTACIN DE OFERTAS
ELABORACIN DE PRESCRIPCIONES TCNICAS
VALORACIN TCNICA/ECONMICA POR RESPONSABLE
NEGOCIACIN/ COMISIN DE VALORACIN/MESA DE CONTRATACIN
A/B
PROPUESTA Y RESOLUCIN DE ADJUDICACIN
(PROCEDIMIENTO
DE
CONTRATACIN)
INFORME FAVORABLE AUDITORA
ELABORACIN Y FIRMA DE CONTRATOS
PLANIFICACIN DE
ENTREGAS DE
EQUIPAMIENTO Y
COORDINACIN CON LA
OBRA
PUBLICIDAD DE LA ADJUDICACIN SI > 60.000 EUROS
COMPROBACIN DE
REPLANTEO POR AREA DE
INFRAESTRUCTURA
EN CONTRATOS DE OBRAS
CONTRATO GESTIN
CENTRALIZADA
TRAMITACIN DE PRRROGA/
REVISIN DE PRECIOS
SI
SEGUIMIENTO DE CONTRATO/
MODIFICACIONES DE CONTRATO
PETICIN DE UNIDADES
DE REALIZACIN
SERVICIO/SUMINISTRO
SI
ACTA DE RECEPCIN
NO
SI
PROCEDE PRRROGA
EJECUCIN CONFORME
NO
EVALUACIN DE INCIDENCIAS
FIN
NO
PROCEDE PENALIDADES
SI
SI
B
EXPEDIENTE DE APLICACIN DE PENALIDADES

POR INCUMPLIMIENTO
SI
A
RESOLUCIN CONTRATO
PROCEDE RESOLUCIN POR

INCUMPLIMIENTO/OTRAS CAUSAS
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NO
Versin 1.0. 27/02/2008
4.1.2. FICHA DE PROCESO

Nombre del Proceso
Descripcin
Misin/Objetivo
Responsable
Destinatario
Inicio/Fin
Contratacin Administrativa: Planificacin, contratacin y

gestin/seguimiento de la ejecucin de contratos.
La realizacin de las actividades precisas (de gestin y
asesoramiento tanto tcnico como jurdico) para la contratacin
de obras, suministros, consultora y asistencia, servicios,
contratos administrativos especiales y cualquier otro enmarcado
en el mbito de la contratacin administrativa, necesarios para
la satisfaccin de las necesidades de la universidad. Esto se
traduce en un apoyo a la docencia, investigacin y actividades
complementarias de las mismas y que, por razones legales, se
encuentran sometidas a la tramitacin de expediente
administrativo, velando por el cumplimiento de los principios de
eficacia y eficiencia en el gasto. Dentro de estas funciones se
engloba la planificacin para la puesta en marcha de nuevas
infraestructuras o grandes equipamientos (Fondos Feder, Plan
Plurianual de Inversiones).
Garantizar la adecuada continuidad entre el proceso estricto de
contratacin administrativa y el seguimiento de ciertos contratos
que, por su importancia cuantitativa y su valor estratgico para
la organizacin requieren de una supervisin y control. En este
objetivo se engloban los contratos de servicios a la comunidad
universitaria de mayor proyeccin como son: cafeteras,
copisteras, agencias de viaje, limpieza, vigilancia y transporte.
Su misin se centra en el asesoramiento y gestin de contratos
administrativos, facilitando la informacin de apoyo necesaria
en tiempo adecuado para la toma de decisiones por los rganos
de gobierno de la Universidad, as como cumplir los
requerimientos legales vigentes, todo ello observando los
principios de libertad de acceso a las licitaciones, publicidad y
transparencia de los procedimientos, y no discriminacin e
igualdad de trato entre los candidatos, y de asegurar, en
conexin con el objetivo de estabilidad presupuestaria y control
del gasto, una eficiente utilizacin de los fondos destinados a la
realizacin de obras, la adquisicin de bienes y la contratacin
de servicios mediante la exigencia de la definicin previa de las
necesidades a satisfacer, la salvaguarda de la libre
competencia y la seleccin de la oferta econmicamente ms
ventajosa.
Jefe de Servicio de Gestin Econmica, Contrataciones y
Patrimonio, Coordinadora de Contrataciones y Jefa de Unidad
de Apoyo.
rganos de gobierno/Unidades de Gasto en general
Inicio: Planteamiento de necesidad de planificacin de
equipamiento. Recepcin de documentacin para inicio de
expediente de contratacin. Peticin de servicio centralizado.
Peticin de prrroga/modificacin. Comunicacin de incidencia.
Solicitud de expedicin de certificados.
Fin: Firma de contrato y acta de ejecucin conforme.
Notificacin de prrroga. Resolucin de incidencia. Gestin
conforme de contrato centralizado.
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Entradas
Salidas
Indicadores
Registros
Procedimientos
Asociados
Aplicacin Informtica
Planos y comunicacin inversin/subvencin, acta de replanteo,

informe justificativo, prescripciones tcnicas, certificado de
existencia de crdito, informe de Auditora, comunicacin de
modificacin/prrroga, correo electrnico de peticin de servicio
centralizado, peticin de informacin, reclamacin sobre
ejecucin de contrato. Actas de replanteo previo.
Relacin de necesidades. Invitacin /publicidad a/de contrato.
Notificaciones resolucin de adjudicacin. Remisin de
contratos para firma. Encargo menor/contrato. Peticin de
informacin a adjudicatario. Resolucin prrroga/modificacin
de contrato. Actas de recepcin. Notificacin de resolucin de
incidencias.
Plazo medio de tramitacin de encargos menores.
Plazo medio de convocatoria de expedientes mayores.
Registros actos administrativos para la preparacin y
encargo de contratos menores de
suministros/servicios/obras y peticiones sobre contratos
centralizados. Documentacin que conforma el
expediente con carcter general.
Registros actos administrativos para la preparacin y
adjudicacin de expedientes suministros/servicios/
obras. Documentacin que conforma el expediente con
carcter general.
Registros del archivo de documentacin de
adjudicatarios del Servicio de GECYP con carcter
general.
Registros de las actuaciones encaminadas a la
planificacin de nuevos equipamientos.
Planificacin y elaboracin de documento definitivo de

necesidades de nuevos equipamientos.
- Expediente mayor de contratacin administrativa.
- Expediente menor de contratacin administrativa.
- Tramitacin de modificacin/prrroga de contratos ya
firmados.
- Gestin de incidencias/acta de recepcin.
- Sesiones de Mesa de Contratacin.
- Encargos asociados a contratos centralizados.
Universitas XXI Econmico.
Bases de datos de gestin de expedientes de suministros,
obras y servicios.
Plataforma de Contratacin Pblica del Estado.
Plataformas electrnicas de publicacin de anuncios en BOE y
DOUE.
Aplicacin del Registro Pblico de Contratos de la Junta
Consultiva.
Aplicaciones Ofimticas.
-
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4.1.3. FICHAS DE INDICADORES

INDICADOR: PLAZO DE TRAMITACIN DE ENCARGOS MENORES.
Cdigo:
Nombre:
AECNTR01
Plazo medio de tramitacin de encargos menores.
Perodo y fechas de
actualizacin:
Perodo cuatrimestral, contado a partir del 1 de enero. Se

calcular el ltimo da del cuatrimestre.
Descripcin:
Este indicador refleja el tiempo de tramitacin real entre la

recepcin en el Servicio de Gestin Econmica, Contrataciones
y Patrimonio de encargo de carcter menor y la fecha de
comunicacin del pedido a la empresa (importe superior a 300
Euros generalmente e inferior a 12.020,24 euros en el caso de
suministros y servicios; inferior a 30.050,61 euros en el caso de
obras aunque estos lmites sern 18.000 euros y 50.000 euros,
respectivamente, a partir del 1 de mayo de 2008). No entran en
este indicador pedidos tramitados a travs de vales o encargos
correspondientes a ejecucin de contratos centralizados.
Clculo:
Pmen = (fecha de comunicacin - fecha de entrada de la

peticin)/nmero de pedidos del cuatrimestre.
Nivel de
desagregacin:
Fuente:
No se desagregan.
Mtodo de
comprobacin
/evidencia:
Fecha de entrada: fecha de correo electrnico recibido o fecha

de recepcin de documentacin en Servicio
Fecha de salida: fecha de comunicacin a la empresa (registro
de salida/envo fax).
Grado de fiabilidad:
Fiabilidad total.
Histricos:
No existen. De nueva creacin.
Unidad generadora:
Servicio de Gestin Econmica, Contrataciones y Patrimonio.
Responsable:
Coordinadora de Contrataciones.
Versin:
1/2008
Fecha:
27 de febrero de 2008.
Bases de datos de suministros, obras y servicios.
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INDICADOR: PLAZO DE CONVOCATORIA DE EXPEDIENTES MAYORES.

Cdigo:
Nombre:
AECONTR02
Plazo medio de convocatoria de expedientes mayores.
Perodo y fechas de
actualizacin:
Perodo semestral, contado a partir del 1 de enero. Se calcular

el ltimo da del semestre.
Descripcin:
Este indicador refleja el tiempo de tramitacin real entre la

recepcin en el Servicio de Gestin Econmica, Contrataciones y
Patrimonio de una propuesta de convocatoria de contratacin y
la fecha de invitacin/publicacin Boletines oficiales, dependiendo
de que se trate de procedimientos negociados o concursos,
siendo de importe superior a 12.020,24 euros en el caso de
suministros y servicios; superior a 30.050,61 euros en el caso de
obras aunque estos lmites sern 18.000 euros y 50.000 euros,
respectivamente, a partir del 1 de mayo de 2008,
Clculo:
Pmay = (fecha de invitacin o publicacin - fecha de entrada)/

n expedientes mayores del semestre
Nivel de
desagregacin:
Fuente:
No se desagregan.
Mtodo de
comprobacin
/evidencia:
Fecha de entrada: fecha de correo electrnico recibido o fecha de

recepcin de documentacin en Servicio.
Fecha de salida: fecha de publicacin/invitacin de la
convocatoria.
Fiabilidad total.
Histricos:
No existen. De nueva creacin.
Unidad generadora:
Servicio de Gestin Econmica, Contrataciones y Patrimonio.
Responsable:
Coordinadora de Contrataciones.
Versin:
1/2008
Fecha:
27 de febrero de 2008
Bases de datos de suministros, obras y servicios.
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4.2. PROCESO PATRIMONIO.

FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE PATRIMONIO
Necesidad del Equipo de Gobierno
o de alguna Unidad de la Universidad
Adquisicin de derechos
sobre bienes inmuebles
Disposicin de bienes
muebles o inmuebles
Expediente patrimonial
Es un bien inmueble?
S
No
Es propiedad de la UCA?
S
No
Arrendamiento
Procede afectacin?
S
Expediente de
arrendamiento
No
No
Expediente
de
afectacin
Calificacin
demanial
Finalizacin
arrendamiento
Adscripcin
provisional
Adquisicin de
cesin de uso
Expediente
de
adscripcin
provisional
Expediente
de
adquisicin de
cesin de uso
Calificacin
patrimonial
Alta en inventario
por parte de las Administraciones
o de Gestin Econmica
Alta en inventario
del bien inmueble
Disponibilidad del
bien mueble
Catalogacin
locales
Peticin de retirada
Definitiva
Mantenimiento
base de datos
Definicin y codificacin
de nuevos espacios
Mantenimiento
base de datos
Arrendamiento
S
No
Alta en inventario
del bien inmueble
Uso
habitual
Hay que inventariarlo?
Cesin
Enajenacin
Reversin
adscripcin
provisional
Reversin
adquisicin
cesin uso
Expediente
de
finalizacin
de la
adscripcin
Expediente
de
reversin
adquisicin
cesin uso
Est inventariado?
S
No
Baja en inventario
por parte de las Administraciones
o de Gestin Econmica
Baja en inventario
Es demanial?
S
Provisional
Traslado al almacn
Baja en inventario
No
Publicacin en la
pgina web?
Expediente de
desafectacin
Finalizacin
de la adscripcin
Expediente
de
arrendamiento
Expediente
de cesin
Finalizacin
cesin
No
Publicacin
Expediente
de
enajenacin
Retirada
a
vertedero
Baja en inventario
Finalizacin
arrendamiento
Reversin
Expediente
de
enajenacin
Expediente
de cesin
Enajenacin
Finalizacin
de la cesin
Enajenacin
Versin 1.0. 27/02/2008
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Reutilizacin

Nombre del
proceso
Descripcin
PATRIMONIO (versin 1.0. 27/02/2008)
Gestin del Patrimonio de la Universidad de Cdiz, tanto de

bienes inmuebles como muebles que forman parte del
inmovilizado.
Misin/objetivo Gestionar el Patrimonio de la Universidad de Cdiz,
conociendo en todo momento su composicin, ubicacin y
valoracin, ejecutando los expedientes patrimoniales que
sean precisos.
Responsable
Jefe del Servicio de Gestin Econmica, Contrataciones y
Patrimonio y Jefe de la Unidad de Patrimonio.
Destinatario
Equipo de Gobierno, Decanos y Directores de Centro,
Directores de Departamento y P.A.S. con funciones
relacionadas con el inventario.
Inicio/Fin
Inicio: Necesidad de adquirir derechos sobre bienes
inmuebles o de disponer de bienes muebles o inmuebles.
Fin: Uso habitual del bien y retirada, enajenacin o cesin
del mismo cuando se estime preciso.
Entradas
Peticin de retirada de mobiliario, solicitud de mobiliario de
segunda mano, peticin de inicio de algn expediente
patrimonial, peticin de modificacin de la base de datos,
peticin de informacin sobre la situacin patrimonial de
algn elemento del inmovilizado, etc.
Salidas
Retirada o entrega del mobiliario, ejecucin de expedientes
patrimoniales, entrega de la informacin requerida, etc.
Indicadores
1. Tiempo medio de respuesta a las peticiones de
mantenimiento de la base de datos de inventario y a
las solicitudes de listados de inventario.
2. Porcentaje de muebles de segunda mano
reasignados en funcin del nmero de muebles
ofertados.
Registros
Datos estadsticos proporcionados por el C.A.U. de
Patrimonio.
Procedimientos Mantenimiento de las tablas del mdulo de Inventario de
asociados
UXXI.
Definicin y codificacin de nuevos espacios.
Tramitacin de expedientes de enajenacin.
Tramitacin de expedientes de cesin.
Tramitacin de expedientes de arrendamiento.
Tramitacin de expedientes de afectacin/desafectacin.
Tramitacin de expedientes de adscripcin provisional.
Tramitacin de expedientes de adquisicin de cesin de
uso.
Catalogacin y reutilizacin del mobiliario de segunda mano.
Inventario de bienes inmuebles.
Mantenimiento de la pgina web de Patrimonio.
30 de 78
Aplicacin
informtica
Universitas XXI Econmico Mdulo Inventario.

SICOC.

Cdigo
Nombre
Perodo y fechas de
actualizacin
Descripcin
Clculo
Nivel de
desagregacin
Fuente
Mtodo de
comprobacin /
evidencia
Grado de fiabilidad
Histricos
Unidad generadora
Responsable
Versin
Fecha
AEPATR01
Tiempo de respuesta a las peticiones recibidas.
Perodo semestral.
Fechas de actualizacin: Enero y Julio.
Con este indicador se mide el tiempo medio que se
tarda en dar respuesta a una peticin recibida en
relacin con el mantenimiento de la base de datos de
UXXI Mdulo Inventario (asignacin de permisos a
usuarios, modificacin de responsables de Unidades
de Gasto, modificacin de dependencias, etc.) o a las
solicitudes de listados de inventario.
Primero se calcula el nmero de das que transcurre
entre cada peticin y su respuesta, mediante una
simple resta; luego se suman todos estos resultados y
se dividen entre el nmero de peticiones recibidas.
Frespuesta Fpeticin = x ; X = x / n peticiones recibidas
No se desagrega.
C.A.U. de la Unidad de Patrimonio
Datos estadsticos proporcionados por el C.A.U.
Fiabilidad total.
No existen.
Unidad de Patrimonio.
Jefe de la Unidad de Patrimonio.
1/2008
25/02/2.008
31 de 78
Cdigo
Nombre
Perodo y fechas de
actualizacin
Descripcin
Clculo
Nivel de
desagregacin
Fuente
Mtodo de
comprobacin /
evidencia
Grado de fiabilidad
Histricos
Unidad generadora
Responsable
Versin
Fecha
AEPATR02
Grado de satisfaccin con el servicio de reasignacin
de mobiliario.
Perodo semestral.
Fechas de actualizacin: Enero y Julio.
Con este indicador se mide el resultado de las
encuestas de satisfaccin en relacin con la
reasignacin de mobiliario.
Puntuacin asignada / N total de encuestas
cumplimentadas.
No se desagrega.
C.A.U. de la Unidad de Patrimonio.
Datos estadsticos proporcionados por el C.A.U. de la
Fiabilidad total.
No existen.
Jefe de la Unidad de Patrimonio.
1/2009
12/11/2009
32 de 78
4.3. PROCESO GESTION ECONOMICA DE SERVICIOS

CENTRALIZADOS Y PAGOS ACF.

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO DE GESTIN ECONMICA DEL RECTORADO Y SERVICIOS CENTRALIZADOS Y EJECUCIN DE PAGOS MENORES
ADELANTO DE CAJA
PAGO DOMICILIADO
Recepcin de la Factura u orden de pago

Comprobacin requerimientos factura
NO
Devolver al Proveedor o a la
Unidad de Gasto
Correcta?
SI
Determinacin de Imputacin, Tipo de pago,

Comprobacin expediente, etc...
Clculos: importes Dietas, Locomocin % retencin Becas, Alta
Terceros. Comprobacin datos Red-Campus, Conversin de moneda
Registro e Imputacin en Universitas XXI
Expediente
Comunicar a la U.G. para transferencia
de crdito u orgnica alternativa
NO
Crdito?
SI
Visto Bueno?
NO
Envo a Unidad de Gasto
SI
Impresin Justificante Gasto
Reclamar a U.G. si se retrasa

SI
Inventario
V B
NO
Pasar a Firma Conformidad

Devolucin al Proveedor
Pago directo o ACF?
A.C.F.
P.D.
Pasar Justificante a Caja Habilitada

Hacer Documento Contable
Esperar ingreso tesorera
Liquidez?
SI
NO
Impresin documento
contable
Ejecucin del Pago ACF

Envo a Contabilidad
Impresin rdenes transferencia y

cartas de comunicacin
Control cuenta corriente; Acceso Web Banco

Conciliar operaciones
Impresin informe de conciliacin

Incluyendo J.G. pagados en Cuenta
Justificativa para reposicin de fondos
Firma del Cajero documentacin para su remisin a la

Tesorera General y Auditoria Interna
Impresin cuenta justificativa y
documento contable de reposicin
Reposicin de fondos ACF y justificacin

a la Auditoria interna
33 de 78
Archivo de la factura u orden de pago en la Cuenta

Justificativa (con copia del documento contable de Reposicin)
Versin 1.0. 27/02/2008

Nombre del Proceso
Descripcin
Misin/Objetivo
Responsable
Destinatario
Inicio/Fin
Entradas
Salidas
Indicadores
Gestin Econmica de Rectorado y Servicios

Centralizados y ejecucin de Pagos Menores (ACF hasta
12.020,24 euros) por la Caja Habilitada del Rectorado
(versin 1.0. 27/02/2008).
Gestin de los procesos econmicos necesarios para el
desarrollo de las funciones propias del Rectorado y de los
Servicios
Centralizados
cumpliendo
con
los
requerimientos legales vigentes, as como ejecucin de
los pagos correspondientes a la Caja Habilitada del
Rectorado y el Control de la cuenta corriente de la Caja
Habilitada del Rectorado abierta para los fondos ACF.
Gestin procesos econmicos necesarios, en tiempo
adecuado y de acuerdo a los requerimientos legales
vigentes,
del
Rectorado
y
de
los
Servicios
Centralizados/Dar
cumplimiento
a
los
pagos
comprometidos por el Rectorado y los Servicios
Centralizados, de acuerdo con los requerimientos legales
vigentes, de forma rpida y eficiente.
Coordinador de Gestin Econmica y Jefe de Caja
Habilitada
Unidades de Gasto/Proveedores
Recepcin Factura u orden de Pago/ Ejecucin Pago y
Archivo
Facturas, Visto Bueno, Impresin de los distintos
documentos
Comunicaciones con Unidades de Gasto,
1.- Media de das transcurridos entre la fecha de solicitud
de los adelantos de caja y la fecha de pago.
2.- Media de das transcurridos entre fecha de registro y
fecha de pago en Universitas XXI del resto de Facturas y
rdenes de pago.
3.- Media de das de respuesta a las consultas y servicios
solicitados mediante CAU
Registros
Procedimientos
Asociados
Aplicacin
Informtica
Justificantes de Gasto, Documentos Contables, Etiquetas

inventario.
Expedientes, Adelantos de Cajero, Pagos domiciliados,
Pagos telemticos por banca electrnica, Reposicin de
fondos, Control Cuenta Corriente de la Caja Habilitada,
Inventario, etc.
Universitas XXI Econmico
Red Campus
Aplicaciones Ofimticas
34 de 78

INDICADOR: MEDIA DE DAS TRANSCURRIDOS ENTRE FECHA DE
SOLICITUD DE ADELANTO DE CAJA Y FECHA DE PAGO
Cdigo:
Nombre:
Perodo y fechas de
actualizacin:
Descripcin:
Clculo:
Nivel de
desagregacin:
Fuente:
Mtodo de
comprobacin
/evidencia:
Histricos:
Unidad generadora:
Responsable:
Versin:
Fecha:
AEGECH01
Tiempo entre fecha de solicitud de adelanto de pago y
fecha pago
Computo semestral, se actualizarn los datos en el
mes siguiente al de finalizacin del perodo (Enero y
Julio).
Este indicador trata de medir la media de tiempo en
que se realizan los adelantos de caja, los cules
responden a una necesidad urgente, y deben de
realizarse por tanto en plazos reducidos, para medirlo
se toma desde la fecha de registro del adelanto en la
aplicacin informtica Universitas XXI, hasta la fecha
de pago, que es la fecha en que se ordena el pago y
se pasa a transferencia.
El clculo se realiza, una vez extrados los datos del
nmero de das transcurridos entre las dos fechas
citadas, de la aplicacin Universitas XXI, mediante
Browser u otra aplicacin similar, sumando el nmero
de das de cada registro y dividindolo por el total de
registros.
No se desagregan
Universitas XXI
Datos suministrados por Universitas XXI-Econmico
Fiabilidad total
Desde el ao 2001
Servicio de Gestin Econmica, Contrataciones y
Patrimonio.
Coordinador de Gestin Econmica.
1/2008
29-01-2008
35 de 78
INDICADOR: MEDIA DE DAS TRANSCURRIDOS ENTRE LAS FECHAS DE

REGISTRO Y FECHA DE PAGO DE FACTURAS Y RDENES
DE PAGO.
Cdigo:
Nombre:
Perodo y fechas de
actualizacin:
Descripcin:
Clculo:
Nivel de
desagregacin:
Fuente:
Mtodo de
comprobacin
/evidencia:
Histricos:
Unidad generadora:
Responsable:
Versin:
Fecha:
AEGECH02
Tiempo entre registro y pago de Facturas
Julio).
Este indicador trata de medir la media de tiempo en
que se realiza el pago de las Facturas y otras rdenes
de pago, se toma desde la fecha de registro en la
aplicacin informtica Universitas XXI, una vez que la
factura llega a Gestin Econmica, hasta la fecha de
pago, que es la fecha en que se ordena el pago y se
pasa a transferencia, de esta forma se puede
comprobar si los pagos, desde el momento en que la
orden llega a Gestin Econmica, se estn realizando
de forma rpida o si sufren algn tipo de retraso, en
este indicador hay que considerar que existe una parte
del proceso (la recogida de V B) que escapa al
control directo del Servicio, y que si se retrasa puede
distorsionar los resultados. Igualmente ocurre en el
caso de las Becas, en el que hay que considerar que
su pago por Caja Habilitada se realiza en tres fechas
preestablecidas de cada mes, lo que a la hora de
medir los das que se tarda en realizar el pago
provoca una ligera distorsin al alza.
El clculo se realiza, una vez extrados los datos del
nmero de das transcurridos entre las dos fechas
citadas, de la aplicacin Universitas XXI, mediante
Browser u otra aplicacin similar, sumando el nmero
de das de cada registro y dividindolo por el total de
registros.
No se desagregan
Universitas XXI
Datos suministrados por Universitas XXI-Econmico
Fiabilidad total
Desde el ao 2001
Patrimonio.
1/2008
29-01-2008
36 de 78
INDICADOR: MEDIA DE DAS DE RESPUESTA AL C.A.U.
Cdigo:
Nombre:
Perodo y fechas de
actualizacin:
Descripcin:
Clculo:
Nivel de
desagregacin:
Fuente:
Mtodo de
comprobacin
/evidencia:
Histricos:
Unidad generadora:
Responsable:
Versin:
Fecha:
AEGECH03
Das que se tarda en contestar los C.A.U.
Junio).
Con este indicador se mide el tiempo que se tarda en
responder a las consultas y servicios demandados a
travs del CAU, ponindose como fecha ideal de
respuesta una media inferior a 7 das.
Suma de los das en que se resuelve cada solicitud
dividida por el nmero total de solicitudes.
No existe
CAU
Datos suministrados por el sistema de CAU
Fiabilidad total
No existen
Patrimonio.
1/2008
29-01-2008
37 de 78
4.4. PROCESO PRESUPUESTOS.

FLUJOGRAMA PRESUPUESTOS
Establecimiento de los objetivos generales y planificacin del proceso de Elaboracin del Anteproyecto de Presupuesto por Gerencia
Obtencin de datos
Econmicos bsicos
Previsiones de
Ingresos y gastos
Peticin y recepcin de propuestas de presupuesto de

Las unidades de gastos
Elaboracin de
encajes
iniciales
.Estimacin ingresos
.Cumplimiento Plan
Saneamiento.
.Cotas gastos
personal
Autorizada por
Consejera
Economa.
. Otras informaciones
de
ingresos y gastos de
Carcter finalista.
Elaboracin de las hojas

De propuestas de presupuesto
Reformulacin, en su caso
De las propuestas
recibidas
. Vicerrectorados y Servicios
Dependientes de stos.
.Servicios dependientes del
Rectorado.
. Servicios Centralizados.
.Actualizacin normas
Ejecucin presupuestos
Estimacin inicial
Presupuesto nuevos ingresos
Elaboracin de Anteproyecto en su
formato final
Actualizacin estimacin
Nuevos ingresos
Presentacin Anteproyecto equipo
De Gobierno para su anlisis
Modificacin del documento presupuestario

En funcin de los acuerdos adoptados por el
Equipo de Gobierno
Presentacin Anteproyecto Comisin

Permanente AAEE y Presupuestarios
del Consejo Gobierno
Envo Anteproyecto Presupuesto a Secretara

General para su inclusin en el orden da Consejo
Gobierno y Consejo Social
Se aprueba el
Presupuesto
si
no
Remisin al BOJA
Para su publicacin
.Portal Web
.Tavira
Prrroga del presupuesto

Vigente hasta la aprobacin
Definitiva del nuevo
Difusin del presupuesto entre la

Comunidad Universitaria
38 de 78
Versin 1.0. 27/02/2008

Nombre del Proceso
Descripcin
Misin/Objetivo
Responsable
Destinatario
Inicio/Fin
Entradas
Salidas
Indicadores
Registros
Procedimientos
Asociados
Aplicacin
Informtica
Presupuesto (versin 1.0. 27/02/2008)

Carga Presupuesto Inicial (Presupuesto consolidado,
estimacin de nuevos ingresos y estimacin de
remanentes). Autorizacin nuevo ingresos contemplados
en Presupuesto Inicial. Clculo y dotacin Remanentes.
Transferencias
de
crditos.
Minoraciones
Presupuestarias. Presentacin de informes y documentos
a Consejo Gobierno, Consejo Social, Auditora, etc.
La misin es Facilitar los datos econmicos esenciales
necesarios en tiempo adecuado para la toma de
decisiones a los rganos y responsables de la gestin
econmica y financiera de la Universidad, dotar
presupuestariamente a las distintas Unidades de Gastos
para el normal funcionamiento de stas y adoptar las
medidas necesarias para que se cumplan las
disposiciones legales vigentes.
Coordinadora de Presupuestos, Jefe Gestin y Gestores
rganos de Gobierno, Auditora y cualquier Unidad de
Gasto
Recepcin del Reconocimiento de Derechos (documento
de ingreso), de la peticin de Incorporacin de crdito
(nuevo ingreso, remanentes, transferencias) mediante
correos electrnicos y Dotacin de los mismos,
comprobando previamente su viabilidad, Impresin de
documentos y archivo.
Documentos de ingreso, resoluciones de rganos
subvencionantes,
autorizacin
rganos
Gobierno
mediante el correo electrnico, comprobaciones e
incorporaciones.
Comunicaciones
a
las
Unidades
de
Gasto
correspondientes de las incorporaciones efectuadas por
correo electrnico
1.- Porcentaje (n modificaciones presupuestarias *3/100)
2. Tiempo transcurrido desde la peticin de modificacin
presupuestaria hasta la comunicacin de la resolucin de
la misma.
Documentos presupuestarios (gastos e ingresos),
Autorizacin de modificaciones de crditos, correo
electrnico.
Resolucin de consulta de saldos, orgnicas,
mantenimiento de tablas presupuestarias mediante la
creacin de clasificaciones orgnicas y aplicaciones
presupuestarias
39 de 78

INDICADOR: CMPUTO TOTAL DE LAS DIFERENTES MODIFICACIONES
PRESUPUESTARIAS QUE SE LLEVAN A CABO EN EL
SERVICIO DE AA.EE.
Cdigo:
Nombre:
AEPRES01
% de modificaciones presupuestarias
Periodo y fechas de Trimestral

actualizacin:
Descripcin:
Son las distintas dotaciones presupuestarias que se
realizan desde que los clientes, en este caso los
Responsables de las Unidades de Gastos, solicitan
mediante el correo electrnico, que se efecten en las
mismas para su normal funcionamiento.
Clculo:
El clculo se realiza, una vez extrados los datos de la
aplicacin Universitas XXI, se tratan con aplicaciones
ofimticas como Access, Excel y/o browser.
Nivel
de No se desagregan.
desagregacin:
Fuente:
Mtodo
comprobacin
/evidencia:
de
Histricos:
Unidad generadora:
Responsable:
Versin:
Fecha:
Universitas XXI, Correo electrnico

Consulta del Archivo del Servicio de Asuntos Econmicos.
Fiabilidad total.
Desde el ao 2000
Servicio de Asuntos Econmicos.
Coordinadora de Presupuestos.
1/2008
13-02-2008
40 de 78
INDICADOR: TIEMPO TRANSCURRIDO DESDE LA PETICIN EFECTUADA

A ESTE SERVICIO Y LA COMUNICACIN AL INTERESADO.
Cdigo:
Nombre:
AEPRES02
Tiempo transcurrido entre la peticin efectuada por la
Unidad de Gastos correspondiente (modificaciones
presupuestarias) y la comunicacin al mismo.
Periodo y fechas de Con este indicador se mide el tiempo que se tarda en
actualizacin:
responder a las cuestiones y servicios demandados a
travs de correo electrnico o bien por escrito, por las
distintas Unidades de Gastos y dems servicios.
Clculo:
El clculo se realiza, una vez extrados los datos de la
aplicacin Universitas XXI .
Siendo llevada la comunicacin en un plazo mximo de 7
das y posterior archivo de la documentacin
Nivel
desagregacin:
Fuente:
Mtodo
comprobacin
/evidencia:
de
Histricos:
Unidad generadora:
Responsable:
Versin:
Fecha:
Universitas XXI
Correo electrnico. Aplicaciones Ofimticas...
Fiabilidad total.
Desde el ao 2000
Servicio de Asuntos Econmicos.
Coordinadora de Presupuestos.
1/2008
05-02-2008
41 de 78
4.5. PROCESO TESORERIA.

FLUJOGRAMA PROCESOS TESORERA
RECAUDACIN
PRECIOS
PBLICOS
RECEPCIN INGRESOS
RECEPCIN
DOCUMENTOS PAGO
REPOSICIN FONDOS
CAJAS HABILITADAS
ASENTAR
ASENTAR
IMPORTE >12.OOO?
AUDITORA
INTERNA
REMESAS ENTRADA
REMESAS SALIDA
IDENTIFICAR
IMPRESIN
DOCUMENTOS
RECONOCIMIENTO
DERECHOS
NO
S
AUTORIZACIN
SE INCORPORA
AL
PRESUPUESTO?
AUDITORA
INTERNA
NO
REPOSICIN
AUTORIZACIN
PAGO
ARCHIVAR
COMUNICACIN A
PRESUPUESTO
LIBRAMIENTO,
OPERACIN,
APROBACIN
PAGO A
PROVEEDORES
COMUNICACIONES PAGOS,
ARCHIVO DOCUMENTOS
Versin 1.0. 27/02/2008
42 de 78
Nombre del Proceso

Descripcin
Misin/Objetivo
Responsable
Destinatario
Inicio/Fin
Entradas
Salidas
Indicadores
Registros
Procedimientos
Asociados
Aplicacin
Informtica
Tesorera (versin 1.0. 27/02/2008).

Control y gestin de los ingresos recibidos en las cuentas
bancarias de la UCA as como la tramitacin y ejecucin
del pago de los documentos contables, incluidas las
reposiciones a las cajas habilitadas. Conciliacin de
cuentas bancarias de la Universidad y realizacin de
gestiones con las entidades de crdito (apertura y
cancelacin de cuentas, plizas de crdito, avales, etc.).
Tratamiento y gestin de los recibos de precios pblicos
para su cobro y control por las secretaras de los centros.
Dar cumplimiento a las rdenes de pago recibidas dentro
de los plazos establecidos. Comunicar en tiempo a
Presupuestos
los
ingresos
recibidos
para
su
incorporacin. Realizar peridicamente remesas de salida
y entrada de precios pblicos para que el rea de
alumnado cuente con informacin fiable.
Jefe del Servicio de Asuntos Econmicos, Jefe de Gestin
y Gestores.
Unidades de gastos y proveedores
Ingreso en banco, reconocimiento del derecho y
comunicacin a Presupuestos / Recepcin, registro,
control y pago de documentos contables.
Documentos procedentes de Administraciones (centros,
administraciones pblicas, cajas habilitadas) y de
entidades financieras.
Traslado de informacin a Presupuestos y al rea de
Alumnado. Pago a proveedores.
Identificacin de ingresos y confeccin de los justificantes
en fecha.
Pagos a proveedores en fecha.
Conciliaciones bancarias trimestrales y anuales en fecha.
Justificantes de ingresos, movimientos internos de
tesorera, justificantes del gasto y documentos contables.
Pagos domiciliados, pagos y cobros telemticos por banca
electrnica, reposicin de fondos a las cajas habilitadas,
seguimiento y control de las cuentas corrientes de la UCA,
pago de obligaciones fiscales, aperturas de los acuerdos
de cajas fijas, creacin de orgnicas, etc.
Universitas XXI Acadmico
Banca electrnica
Browser
Aplicaciones ofimticas
43 de 78

INDICADOR: PORCENTAJE DE FACTURAS Y RDENES DE PAGO PAGADAS EN EL
PLAZO DE 20 DAS NATURALES
Cdigo
Nombre del Indicador:
Periodo y fecha de
actualizacin
Descripcin
Clculo
Nivel de desagregacin
Fuente
Mtodo de
comprobacin/evidencia
Grado de fiabilidad
Histricos
Unidad generadora
Responsable
Versin
Fecha
AETES02
Porcentaje de facturas y rdenes de pago pagadas en el plazo de
20 das naturales
Semestral, inicio del semestre siguiente
Se mide el porcentaje de facturas y rdenes realizadas en el
plazo mximo de 20 das naturales, computando el tiempo
transcurrido desde la recepcin en Tesorera del Documento de
Pago hasta la ejecucin del mismo. Quedando todo ello
registrado en la aplicacin Universitas XXI-Econmica a travs
de sus oportunas propuestas de pago.
Porcentaje= Documentos Asentados (o validados por
Auditora)20das/Documentos Pagados * 100
NO se desagrega
Universitas XXI- Econmico
Discoverer: Paramtrica entre Fecha Asiento/Validacin y
Fecha Pago
Fiabilidad Total
Ejercicio 2008
Servicio Asuntos Econmicos: Tesorera
Jefe Gestin
Versin 01
07 de noviembre de 2008
44 de 78
4.6. PROCESO CONTABILIDAD Y FISCALIDAD.
45 de 78
Desarrollo,
seguimiento y
control contable
Apertura
Ejercicio
Tareas cierre
ejercicio
anterior
FLUJOGRAMA
CONTABILIDAD
Versin 1.0. 27/02/2008
Apoyo a
usuarios
Desarrollo de
procedimientos
Cierre
provisional
correcto
Introduccin
datos contables
NO
SI
Auditora
Externa
Cierres
provisionales
Control datos
fiscales
Apoyo a
auditoras
Informe Plan de
Saneamiento
Contestacin
requerimientos
A.E.A.T.
Presentacin
modelos fiscales
NO
Correcto
Cierre
definitivo
Preparacin
documentacin
SI
Cierre
ejercicio
46 de 78
Remisin Cuentas
Anuales a Cmara
de Cuentas

Nombre del Proceso
Descripcin
Misin/Objetivo
Responsable
Destinatario
Inicio/Fin
Entradas
Salidas
Indicadores
Contabilidad y Fiscal
Desarrollo, seguimiento, contabilizacin, control y anlisis
de la contabilidad presupuestaria, patrimonial y de costes
generada en las Administraciones y Unidades
Administrativas perifricas y de las obligaciones de
carcter tributario en los que incurra la Universidad.
Registros contables necesarios para cumplir los
requerimientos legales en materia fiscal, econmica y
presupuestaria y aportar informacin necesaria para la
gestin y toma de decisiones. Elaboracin de notas
aclaratorias y manuales de procedimientos a usuarios de
Universitas XXI-EC.
Jefe de Servicio de Asuntos Econmicos.
Equipo
de
Gobierno,
Unidades de Gasto
y
Administraciones Pblicas.
Apertura y cierre de ejercicios contables.
Datos y registros procedentes de las Administraciones,
requerimientos Intervencin General Junta de Andaluca,
Direccin General de Universidades, Cmara de Cuentas,
Agencia Estatal de Administracin Tributaria, etc.
Informes, Cuentas Anuales, modelos fiscales.
1. Media de das de respuesta a consultas en materia
fiscal y contable presentadas a travs de CAU.
Registros
CAUS
Declaraciones fiscales
Sistema Informtico propio
Procedimientos
Asociados
Elaboracin y presentacin de modelos fiscales, Informes

y procedimientos, Procedimientos de apertura y cierre
contable tales como cuadres de extrapresupuestarias,
revisin de tablas y datos, ajustes de saldos, cierre Cajas
Habilitadas etc.
Browser
Aplicacin
Informtica
47 de 78

Cdigo
Nombre del Indicador:
Periodo y fecha
actualizacin
Descripcin
AECONT01
1. Media de das de respuesta a consultas en
materia fiscal y contable presentadas a travs
de CAU.
de Semestral, das 1 de cada principio de semestre.
Tiempo transcurrido en la resolucin de incidencias,

dudas, etc, y tramitacin de peticiones, etc.
Clculo
El clculo se realiza, una vez extrados los datos de
nmero de das transcurridos entre las fechas de
peticin y contestacin de los CAU. Se halla el
porcentaje que supone el nmero de registros que
cumplen el requisito (inferior a 7 das) en relacin al
nmero total de registros para el semestre.
Nivel de desagregacin Nivel nico.
Fuente
CAU.
Mtodo de
Comprobacin de la fecha de peticin y fecha de
comprobacin/evidencia resolucin o contestacin.
Grado de fiabilidad
Fiabilidad total
Histricos
Ejercicio 2008 (2 semestre)
Unidad generadora
Responsable
Versin
Fecha
Servicio de Asuntos Econmicos

Jefe de Gestin
Versin 4
13 de noviembre de 2009
48 de 78
5. ANLISIS DE LOS PROCESOS ESTRATGICOS
49 de 78
5.1. PROCESO GESTION DE LA CALIDAD.

FLUJOGRAMA DEL PROCESO ESTRATGICO DE GESTIN DE LA CALIDAD Y REVISIN DE SISTEMAS
REQUERIMIENTO DE NUEVA
ACTUACION EN MATERIA DE CALIDAD
INICIATIVA PROPIA EN MATERIA

DE CALIDAD
PLENO DEL AREA:

QUE ACTUACIONES SE ABORDAN?,
CUNDO?, FORMA DE TRABAJO,
DESIGNACIN DE SECRETARIO
CONSTITUCION DE GRUPO DE
TRABAJO:
CALENDARIO, CONSITUCION DE
SUBGRUPOS, REPARTO DE TRABAJOS
REVISION PERIDICA DE ACTUACION

EN MATERIA DE CALIDAD
ACTA DE LA
SESIN
ACTA DE LA
SESIN
REUNIONES DE SEGUIMIENTO
ACTAS DE LAS
SESINES
PUESTA EN COMN DE TRABAJOS,

PROPUESTA DE MODIFICACIONES,
1 VERSION DE DOCUMENTOS
ACTA DE LA
SESIN
DIFUSION DE DOCUMENTOS ENTRE

LA PLANTILLA DEL REA.
1 VERSIN DE
DOCUMENTOS
2 VERSIN DE DOCUMENTOS:
CONTANDO CON LAS OBSERVACIONES Y
SUGERENCIAS DEL REA
SI
REMISIN A UNIDAD DE CALIDAD
REQUIERE VISADO DE
LA UNIDAD DE CALIDAD?
NO
RECTIFICACIN SEGN DIRECTRICES DE
LA UNIDAD DE CALIDAD
DOCUMENTOS DEFINITIVOS
PUBLICACION EN PGINA
WEB
ESTABLECIDA EN
DOCUMENTO / 6 MESES EN SU
DEFECTO
TOMA DE INDICADORES
PUBLICACION EN PGINA
WEB
PERIODICIDAD:
ANALISIS DE LA
EVOLUCIN DE LOS
INDICADORES
PERIODICIDAD:
ESTABLECIDA EN
DOCUMENTO / 6 MESES EN SU
DEFECTO
CUMPLIMIENTO DEL PERIODO

DE APLICACIN
Versin 1/2009. 10/05/2009
50 de 78

Nombre del Proceso
Gestin de la Calidad del rea de Economa y Revisin de

Sistemas
Descripcin
El objeto de este procedimiento es implementar los procesos

necesarios para el desarrollo de la gestin de la calidad del
rea con vistas a mejorar el servicio prestado sin detrimento del
cumplimiento de la normativa de aplicacin.
Misin/Objetivo
Planificar e implementar actividades de anlisis y seguimiento

de los procesos que aseguren la eficacia y eficiencia de los
mismos con el objetivo de mejorar el servicio prestado a los
Clientes
Responsable
Jefes de Servicio del rea de Economa.
Destinatario
Los Clientes del rea
Inicio/Fin
Inicio: Requerimiento de nueva actuacin, iniciativa propia o

revisin peridica de actuacin en materia de calidad.
Fin: Cumplimiento del perodo de aplicacin.
Entradas
Requerimientos
en
materia
de
calidad
observaciones/directrices de la Unidad de Calidad.
Salidas
Actas e indicadores.
Indicadores
% de indicadores de la Carta de Servicio publicados en la

pgina web
Registros
Pgina web, Actas de sesiones de trabajo
Procedimientos
Asociados
Aplicacin Informtica
Normativa
referencia
Pgina web
de PEUCA, Acuerdo de 18 de mayo de 2007 sobre la creacin del

CPMCS
51 de 78

INDICADOR: % DE INDICADORES DE LA CARTA DE SERVICIOS PUBLICADOS
EN LA WEB.
Cdigo:
Nombre:
AEPE01
% de indicadores de la Carta de Servicios publicados en la
pgina web.
Perodo y fechas de
actualizacin:
Perodo semestral. Se actualizar el ltimo da del primer y

tercer trimestre de cada ao.
Descripcin:
Este indicador trata de medir el porcentaje de indicadores de la

Carta de Servicios que se publican en el trimestre siguiente a
cada semestre natural.
Clculo:
% = N de Indicadores publicados / Total de indicadores * 100
Nivel de
desagregacin:
Fuente:
No se desagregan.
Mtodo de
comprobacin
/evidencia:
El nmero de indicadores total y el de indicadores publicados

se determina consultando la Carta de Servicio y la pgina web
respectivamente.
Fiabilidad total.
Histricos:
No existen.
Unidad generadora:
rea de Economa
Responsable:
Jefes de Servicio del rea
Versin:
1/2009
Fecha:
10 de mayo de 2009.
Pgina web.
52 de 78
5.2. PROCESO PROPUESTAS NORMATIVAS.

PROPUESTAS NORMATIVAS
TIPOS DE INCIDENCIAS
DETECCIN DE INCIDENCIA NORMATIVA
Falta de normativa.
Mejora de normativa.
Adaptacin normativa por cambio
en normativa externa.
Problema de interpretacin.
NECESARIO GRUPO DE TRABAJO?

SI
NO
CONSTITUIR GRUPO DE TRABAJO
ELABORAR BORRADOR
DIFUNDIR A USUARIOS
CONFORME?
NO
REVISAR PARTICULARIZANDO
SI
ELABORAR PROPUESTA DE NORMATIVA
ENVO A RESPONSABLES SERVICIO
APROBADO?
SI
NORMATIVA
DIFUSIN Y APLICACIN
53 de 78
NO
REVISAR PARTICULARIZANDO

Nombre del Proceso
Descripcin
Misin/Objetivo
Responsable
Destinatario
Inicio/Fin
Entradas
Salidas
Indicadores
Registros
Procedimientos
Asociados
Aplicacin
Informtica
Propuestas Normativas
Revisin de la normativa vigente, deteccin de falta de
normativa as como adaptacin a los cambios normativos
externos que nos afecten, que permitan al rea la
agilizacin y racionalizacin de los diferentes procesos de
tramitacin. Formular interpretaciones y/o aclaraciones de
la normativa de aplicacin
Analizar los diferentes procesos llevados a cabo por el
rea de Economa y proponer ajustes y mejoras que
supongan un incremento de la calidad en los mismos.
Compromiso con el seguimiento y mejora continua de
todos los procedimientos y sus resultados.
Personal adscrito al rea
Personal del rea de Economa, Administraciones y
Clientes.
Deteccin de carencia normativa.
Difusin y aplicacin de la nueva normativa o de la nueva
interpretacin o aclaracin.
Los procesos del rea, a iniciativa del personal adscrito al
rea.
Cambios propuestos y aplicacin de los mismos.
1.- Porcentaje de propuestas normativas aprobadas en
relacin a las propuestas efectuadas
2.- xito en la implantacin de los cambios aprobados en
la dinmica del Servicio.
En la pgina web del rea de Economa.
Todos los del rea.
Correo electrnico, internet
54 de 78

Cdigo:
Nombre:
PCPN-1
Porcentaje de propuestas normativas aprobadas en
relacin a las propuestas efectuadas
Periodo y fechas de
actualizacin:
Descripcin:
Perodo anual, en septiembre.
Clculo:
% = N de propuestas aprobadas / N de
propuestas realizadas * 100
nico
Nivel de
desagregacin
Fuente:
Consiste en medir el nmero de propuestas

normativas que supongan mejoras que hayan sido
aprobadas.
Pgina web del rea de Economa
Mtodo de
comprobacin
/evidencia:
Pgina web del rea de Economa, contador

automtico anual (incluye nueva creacin,
modificacin, aclaracin, ampliacin)
Media
Histricos:
Nuevo indicador
Unidad generadora:
rea de Economa
Responsable:
Versin:
Jefe de Servicio de Gestin Econmica,

Contrataciones y Patrimonio
Jefe de Servicio de Asuntos Econmicos
1
Fecha:
01.06.2009
55 de 78
Cdigo:
Nombre:
Periodo y fechas de
actualizacin:
Descripcin:
Clculo:
PCPN-2
xito en la implantacin de los cambios aprobados
en la dinmica del Servicio.
Anual, en el primer trimestre del ao.
Medir los resultados producidos por los cambios
normativos en cuanto a agilizacin, simplificacin y
reduccin de plazos en los distintos procedimientos
llevados a cabo por el rea.
Media de los valores medidos
valor de cada registro
Nmero de registros
Nivel de
desagregacin
Fuente:
Mtodo de
comprobacin
/evidencia:
No se desagregan
Histricos:
Nuevo indicador
Unidad generadora:
rea de Economa
Responsable:
Jefe de Servicio de Gestin Econmica,

Contrataciones y Patrimonio
Jefe de Servicio de Asuntos Econmicos
Versin:
Fecha:
01-06-2009
Encuestas de satisfaccin interna

Valores positivos y negativos de la encuesta.
Fiabilidad total
56 de 78
5.3. PROCESO PROPUESTAS PRESUPUESTARIAS.

FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE ELABORACIN Y APROBACIN DE PROPUESTAS PRESUPUESTARIAS
PLANIFICACIN DE LAS NECESIDADES
PRESUPUESTARIAS DEL AREA
PETICIONES Y SUGERENCIAS
DE LOS CLIENTES DEL SERVICIO
CONSTITUCIN DE UN GRUPO DE
TRABAJO :
CALENDARIO DE REUNIONES
REPARTO DE TAREAS
ANLISIS DE LAS POSIBLES

NECESIDADES, ASI COMO DE LAS
PETICIONES DE CLIENTES
PRESENTACIN DE UNA PRIMERA

PROPUESTA DE NECESIDADES
PRESUPUESTARIAS AL JEFE DEL AREA
ESTUDIO DE LA PROPUESTA
POR EL JEFE DEL AREA
SUGERENCIA DE MODIFICACIONES
SI
PETICION DE OFERTAS A EXTERNOS
REUNION GRUPO DE TRABAJO PARA

ESTUDIO DE VIABILIDAD
RESULTADO DEL
ESTUDIO
POSIBLE REALIZACIN POR

LA PROPIA ORGANIZACION
NO
SI
PROPUESTA DEFITIVA A GERENCIA
ANALISIS DE PROPUESTA
DEFINITIVA
SI
PERIODICIDAD:
1 AO
APROBACIN DE NECESIDADES
PRESUPUESTARIAS PARA
EL SIGUIENTE PERIODO
57 de 78
NO

Nombre del Proceso
Descripcin
Misin/Objetivo
Responsable
Destinatario
Inicio/Fin
Entradas
Salidas
Indicadores
Registros
Procedimientos
Asociados
Aplicacin
Informtica
Propuestas Presupuestarias
Presentacin de propuestas presupuestarias para la
mejora del servicio prestado por el rea de Economa.
El objetivo de este proceso es analizar y valorar las
necesidades del rea, previamente demandadas por los
clientes del mismo y por el propio personal. Una vez
estudiada la viabilidad de las propuestas se presentan
formalmente al Gerente para su autorizacin.
Jefes de Servicio del rea de Economa.
Personal y clientes del rea.
Presentacin de propuestas en plazo establecido al
efecto/traslado de las consideradas viables a la Gerencia
para su aprobacin.
Solicitudes presentadas al Grupo encargado de la
valoracin y anlisis de las mismas.
Presentacin de las propuestas viables al Gerente.
Satisfaccin del personal y de los clientes del rea.
Pgina web y actas.
Aplicaciones ofimticas.
58 de 78

Cdigo
Nombre
Periodo y fechas de
actualizacin
Descripcin
Clculo
Fuente
Mtodo de
comprobacin/evidencia
Grado de fiabilidad
Histricos
Unidad generadora
Responsable
Versin
Fecha
PE-PP-01
Grado de satisfaccin del personal del rea
Semestral
Con este indicador se mide el grado de
satisfaccin del personal del rea de Economa,
tanto en mejora de la organizacin del trabajo, as
como en la puesta a disposicin de los clientes de
una interactuacin ms sencilla y eficaz
Valor de cada registro
Nmero de registros
No se desagregan
Personal del rea de Economa
Estudio de las encuestas
Total
No existen. Es un nuevo indicador
rea de Economa
Responsables funcionales del rea
1
14/05/2009
59 de 78
6. ANLISIS DE LOS PROCESOS DE SOPORTE.
60 de 78
6.1. PROCESO SOPORTES INFORMTICOS.

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO DE SOPORTE SOPORTE INFORMTICO
NUEVAS NECESIDADES DE
SOPORTE INFORMTICO
NO
Desarrollo UCA?
NO
MANTENIMIENTO Y MEJORA DE LAS

APLICACIONES INFORMTICAS EN USO
NECESIDAD DE USAR PLATAFORMAS

INFORMTICAS EXTERNAS
Recopilacin Incidencias
Actualizacin y
Mantenimiento por
Entidades y Organismos
propietarios
Necesidad
modificacin soporte?
SI
SI
Extraccin y carga de datos

Procedimiento
Contratacin
Propuesta a CITI
Tareas de mantenimiento
especficas para cada aplicacin
Remisin sugerencias mejora a

Responsable plataforma
Comunicacin a usuarios de
mejoras y nuevas funcionalidades
Creacin del soporte
Implantacin y pruebas
Actualizacin manuales
y procedimientos
Formacin del
personal
Manuales de uso
Necesidad satisfecha por resolucin de la incidencia,

Implantacin nueva versin, implementacin mejoras
o nuevas funcionalidades
61 de 78

Nombre del Proceso
Descripcin
Misin/Objetivo
Responsable
Destinatario
Inicio/Fin
Entradas
Salidas
Indicadores
Registros
Procedimientos
Asociados
Aplicacin
Informtica
SOPORTE INFORMTICO
Proceso de soporte vinculado a los procesos claves del rea
de Economa que permite la gestin y la informacin por parte
de los usuarios
La misin es detectar y satisfacer las posibles necesidades
de tipo informtico, propuestas de mejora o cambios de
versin, etc.
Los 2 Jefes de Servicio del rea de Economa
Personal y Clientes del rea.
Se inicia con el uso de las distintas aplicaciones informticas
que se implanten en el rea o la deteccin de nuevas
necesidades.
Finaliza con la resolucin de una incidencia, la implantacin
de una nueva aplicacin, propuesta de mejora, o nuevas
versiones en explotacin.
Software habilitado para su uso por el personal
Documentos contables y expedientes o informes de tipo
econmico, de contrataciones y patrimonial.
1.- Grado de satisfaccin del personal del rea de Economa.
Pueden tenerse en cuenta:
Informes de QUATERNI XXI con el
registro y seguimiento de las incidencias
y peticiones de mejoras propuestas a
OCU, y su respuesta
Aplicacin de gestin econmica UXXI
EC (Sorolla) y su registro de operaciones
Encuesta anual de satisfaccin realizada
a todo el personal del rea de Economa
Plataformas externas (de Contratacin
del Estado, Anuncios del BOE/DOUE,
AEAT, Entidades Financieras (Banca
electrnica)
Base
datos
expedientes
de
Contrataciones
Todos los del rea de Economa, al ser un procedimiento de
soporte informtico de toda la actividad del rea.
Universitas XXI Econmico (Sorolla)
Quaterni XXI (para la gestin de incidencias UXXI
ECONMICO)
Discoverer
Data Warehouse
CAU y WEB del rea
Base datos expedientes de Contrataciones
Plataformas Externas, como por ejemplo:
Plataforma de Contratacin del Estado
62 de 78

Anuncios del BOE/DOUE

AEAT
Entidades
Financieras
electrnica), etc.
Fecha actualizacin: 23/11/2009
63 de 78
(Banca

Cdigo:
Nombre:
PS-IN-01
Grado de satisfaccin entre el personal del rea de Economa.
Periodo y fechas de
actualizacin:
Descripcin:
Perodo anual, se calcula al inicio de cada ao.
Clculo:
Con este indicador se trata de medir el grado de satisfaccin del

personal dentro del rea de Economa, en el uso y
mantenimiento del soporte informtico, as como la
implementacin de propuestas de mejoras, cambios de
versiones, resolucin de incidencias, etc.

Nmero de registros
No se desagregan
Fuente:
Mtodo de comprobacin
/evidencia:
Personal del rea de Economa.

Comprobacin de las encuestas y publicacin de sus
resultados.
Fiabilidad total.
Histricos:
No existen histricos al tratarse de un indicador nuevo.
Unidad generadora:
rea de Economa.
Responsable:
Los 2 Jefes de Servicio del rea de Economa.
Versin:
01
Fecha:
25/05/2009
64 de 78
6.2. PROCESO ARCHIVO ADMINISTRATIVO.

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO DE SOPORTE ARCHIVO ADMINISTRATIVO
Recepcin o generacin del documento
Determinacin tipo documento

y subproceso aplicable
Registro y asignacin de
Nmero, Carpeta o Expediente
Creacin nuevo Expediente,

o inclusin en un expediente anterior
Compulsa, si procede,
de la documentacin
Archivo del
documento
Mantenimiento expediente
y custodia hasta su paso al
archivo Central
,
Auditoras
Justificaciones, etc
Consultas y expedicin
copias y duplicados
Determinacin del perodo de

vigencia de cada Tipo de Archivo
Custodia del archivo hasta

su paso al archivo Central
Es necesario aplicar lo previsto en

la Ley de Proteccin de Datos?
Expurgo de
Documentacin
SI
,
Destruccin segura
Procedimiento de archivo
y remisin de documentos
al archivo general de la UCA
65 de 78
Remisin documentos a Archivo Central

Nombre del Proceso
Descripcin
Misin/Objetivo
Responsable
Destinatario
Inicio/Fin
Entradas
Salidas
Indicadores
Registros
Procedimientos
Asociados
Aplicacin
Informtica
Proceso de Soporte Archivo Administrativo

Proceso de Soporte vinculado a todos los Procesos Clave
del rea de Economa, que permite la clasificacin,
identificacin, bsqueda, utilizacin y conservacin de los
documentos recibidos, generados o utilizados por el rea
en el desarrollo de sus funciones.
Disponer de todo la documentacin utilizada en la Gestin
de las funciones encomendadas al rea de Economa de
forma que garantice su identificacin y utilizacin, as
como su organizacin sistemtica, permitiendo su
consulta y la expedicin de copias y certificados, todo ello
cumpliendo con los requerimientos legales y con los
plazos establecidos en las correspondientes normativas y
custodiando esta documentacin hasta su paso al Archivo
Central.
Todo el personal del rea de Economa.
El propio rea y todas las Unidades y clientes que se
relacionan con ella.
Recepcin o Generacin del documento/Remisin de la
documentacin al Archivo Central.
Todos los documentos recibidos o generados en el rea.
Copias y duplicados emitidos, remisin documentacin al
Archivo Central.
1.- Grado de satisfaccin de los usuarios de los diversos
CAU del rea de solicitud de documentacin para
justificaciones.
Series numeradas anuales de Documentos Contables y
Cuentas Justificativas.
Diversos documentos generados por el rea
Relaciones de documentos remitidos al Archivo Central.
Todos los del rea, al tratarse de un proceso de soporte.

Red Campus
66 de 78
Cdigo:
Nombre:
Periodo y fechas de
actualizacin:
Descripcin:
PS-AA-01
Grado de satisfaccin de los usuarios del CAU de
solicitud de documentacin para justificaciones.
Semestral, se calcula en los primeros das de cada
semestre.
Con este indicador se trata de medir la satisfaccin
de los usuarios de uno de los CAU del Servicio que
tiene relacin con el archivo, invitndoles a
cumplimentar la encuesta de satisfaccin del CAU,
que mide el grado de satisfaccin con la rapidez y la
eficacia del servicio prestado.
Clculo:

de cada registro
valor
Nmero de registros
.
No se desagregan.
Fuente:
CAU
Mtodo de comprobacin
/evidencia:
Datos suministrados por el sistema.
Fiabilidad total
Histricos:
No existen al tratarse de un indicador de nueva

creacin.
Unidad generadora:

Patrimonio.
Responsable:
Versin:
Fecha:
25-05-2009
67 de 78
6.3. PROCESO FORMACION DEL PERSONAL.

FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE FORMACIN DEL PERSONAL
Peticin de necesidades formativas por parte del rea de Personal
Peticin de necesidades formativas por parte de los Jefes del Servicio del rea de Economa
Listado individual de necesidades formativas
Envo del listado al Jefe de Servicio correspondiente
Est conforme el Jefe del Servicio?

No
S
Consulta con los interesados
Listado de las necesidades formativas del personal del rea de Economa
Envo del listado al rea de Personal

Convocatoria de la Actividad Formativa por parte del rea de Personal
Autoriza la asistencia el Jefe del Servicio?

No
S
Consulta con los interesados
Autoriza la asistencia
el Jefe del Servicio?
S
No
Solicitud de Actividad Formativa
Es admitida la solicitud?
S
Se realiza la Actividad Formativa
No
No se realiza la Actividad Formativa
Evaluacin de las
Actividades Formativas
realizadas
Nueva peticin de necesidades formativas

al rea de68
Personal
de 78

Nombre del
proceso
FORMACIN DEL PERSONAL
Descripcin
Realizacin de actividades formativas.
Misin/objetivo
Conseguir una formacin continua del P.A.S. del rea de

Economa.
Responsable
Jefes de los Servicios del rea de Economa.
Destinatario
Personal de Administracin y Servicios que trabaja en el

rea de Economa.
Inicio/Fin
Inicio: Peticin de necesidades formativas por parte del rea

de Personal.
Fin: Nueva peticin de necesidades formativas al rea de
Personal.
Entradas
Peticin de necesidades formativas y Convocatoria de

actividades formativas.
Salidas
Realizacin de actividades formativas.
Indicadores
Porcentaje de P.A.S. del rea de Economa que ha

realizado actividades formativas.
Registros
Base de datos de la Unidad de Formacin del rea de

Personal.
Procedimientos Plan anual de formacin del P.A.S.

asociados
Aplicacin
Universitas XXI (Recursos Humanos Formacin).
informtica
69 de 78

Cdigo
Nombre
Porcentaje de P.A.S. del rea de Economa que ha

realizado actividades formativas durante el ao en
curso.
Perodo y fechas de
actualizacin
Perodo: anual.
Fechas de actualizacin: Enero.
Descripcin
Con este indicador se mide qu porcentaje de P.A.S.

del rea de Economa ha realizado actividades
formativas durante el ao anterior.
Clculo
La Unidad de Formacin nos facilita el nmero de

P.A.S. del rea de Economa que ha realizado
actividades formativas el ao anterior, se divide entre
el nmero total de P.A.S. del rea y se multiplica por
100.
% = n PAS que ha realizado actividades formativas x
100
n total de PAS del rea de Economa
Nivel de
desagregacin
Fuente
No se desagrega.
Mtodo de
comprobacin /
evidencia
Grado de fiabilidad
Datos proporcionados por el rea de Personal.
Histricos
No existen.
Unidad generadora
rea de Economa.
Responsable
Jefes de Servicio del rea.
Versin
1/2.009
Fecha
11/05/2.009
Base de datos de la Unidad de Formacin del rea de

Personal.
Fiabilidad total.
70 de 78
6.4. PROCESO GESTION DEL PERSONAL.

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO DE SOPORTE GESTIN DE PERSONAL
Necesidad en materia
de personal
Propuesta en materia de
RPT a la Gerencia
Planificacin de
las necesidades
Personal
contratado e interino
Personal funcionario
Suplencias
Provisin
de puestos
Refuerzo perodos
claves del ejercicio
o por reduccin de
jornada del personal
Organizacin del trabajo
Asignacin de tareas en
Funcin del grado de
especializacin
Control de
presencia
Reuniones
peridicas
71 de 78
Deteccin
de
Nuevas necesidades
Formacin de
Personal

Nombre del Proceso
Descripcin
Misin/Objetivo
Responsable
Destinatario
Inicio/Fin
Entradas
Salidas
Indicadores
Registros
Procedimientos
Asociados
Aplicacin
Informtica
Normativa
referencia
Proceso de Soporte de Gestin de Personal

Proceso de Soporte vinculado a todos los procesos clave
del rea de Economa que permite determinar la
estructura organizativa del personal del rea, delimitada
por la Relacin de Puestos de Trabajo.
La misin es detectar las posibles necesidades de
personal no contempladas en la RPT, para su
comunicacin al Gerente que toma la decisin acerca de
su provisin y modificacin de la RPT, y establecer las
pautas para la distribucin del trabajo en el rea.
Los 2 Jefes de Servicio
La propia rea y todas las unidades y clientes que se
relacionan con ella.
No tiene, puesto que se trata de un proceso continuo.
Relacin de Puestos de Trabajo.
No cuantificables.
1.- Grado de satisfaccin del personal del rea
Relacin de Puestos de Trabajo.
Todos los del rea, al tratarse de un proceso de soporte.
Red Campus
UXXI Hominis
Aplicacin para el control de presencia
de Ley Orgnica de Universidades, Ley Andaluza de
Universidades, Estatuto Bsico del Empleado Pblico,
Leyes de Funcin Pblica (a nivel estatal y andaluz),
Acuerdos de Homologacin del personal de las
Universidades Pblicas de Andaluca, la Relacin de
Puestos de Trabajo, y normativa interna de la UCA.
72 de 78

Cdigo:
Nombre:
PS-GP-01
Grado de satisfaccin entre el personal del rea de
Economa
Periodo y fechas de Anual.
actualizacin:
Descripcin:
Clculo:
Nivel
desagregacin:
Con este indicador se trata de medir el grado de

satisfaccin del personal dentro del rea de Economa, en
su doble vertiente de relacin con la estructura
organizativa o de relaciones interpersonales.
Nmero de registros
Fuente:
Mtodo
comprobacin
/evidencia:
de
Histricos:
Unidad generadora:
Responsable:
Versin:
Fecha:
Personal del rea

Comprobacin de las encuestas.
Fiabilidad total.
No hay, al tratarse de un indicador nuevo.
rea de Economa.
Los 2 Jefes de Servicio.
1
11/05/2009
73 de 78
74 de 78

NORMATIVA DE CONTRATACIONES
-
Ley 30/2007 de Contratos del Sector Pblico.

Real Decreto 817/2009, de 8 de mayo, por el que se desarrolla
parcialmente la Ley 30/2007, de 30 de octubre, de Contratos del Sector
Pblico.
Real Decreto 1098/2001, por el que se aprueba el Reglamento General
de la Ley de Contratos de la Administracin Pblica.
REGLAMENTO (CE) No 213/2008 DE LA COMISIN de 28 de
noviembre de 2007 que modifica el Reglamento (CE) no 2195/2002 del
Parlamento Europeo y del Consejo, por el que se aprueba el Vocabulario
comn de contratos pblicos (CPV),
Directiva 2004/18/CE del Parlamento Europeo y del Consejo sobre
Coordinacin de los procedimientos de adjudicacin de los contratos
pblicos de obras, suministros y de servicios.
Orden EHA/1220/2008 de 30 de abril, por la que se aprueban las
instrucciones para operar en la Plataforma de Contratacin del Estado.
Ley 32/2006, de 18 de octubre, reguladora de la subcontratacin en el
Sector de la Construccin (BOE nm. 250 de 19/10/2006).
Normativa de Contratacin Administrativa de la UCA.
Resolucin del Rector de 7 de mayo de 2008, publicada en el BOUCA
de 22 de mayo de 2008, de delegacin de firma para determinados
procedimientos en Decanos y Directores.
Normas para la ejecucin del Presupuesto de la Universidad de Cdiz.
NORMATIVA PATRIMONIAL
Ley 4/1986, de 5 de mayo, y Reglamento, del Patrimonio de la

Comunidad Autnoma Andaluza.
Ley 33/2003, de 3 de noviembre, del Patrimonio de las Administraciones
Pblicas.
Normativa de Inventario de la Universidad de Cdiz.
Instrucciones para adquisicin de material por la UCA, realizadas a
travs de subvenciones para financiacin de proyectos de cooperacin
internacional, y con destino a pases terceros.
Procedimiento para cesin por la Universidad de Cdiz de bienes
patrimoniales a entidades sin nimo de lucro.
NORMATIVA FISCAL
Normativa del IRPF

Normativa del IVA
75 de 78
OTRA NORMATIVA DE CONTENIDO ECONMICO
Reglamento de la Universidad de Cdiz sobre indemnizaciones por

razones del Servicio.
Normas de Ejecucin del Presupuesto
Instrucciones de cierre del ejercicio 2008.
Instruccin sobre adelantos de cajero.
Norma sobre responsabilidad en la Administracin de Centros y en las
Cajas Habilitadas
76 de 78
8. ORGANIGRAMA
77 de 78
78 de 78

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