18/08/2013

GESTIN DE PROYECTOS
Dr. Hugo Vctor Rosales Garca

Funciones de la Gestin

Coordinar equipos de personas para realizar tareas

que no se pueden ejecutar individualmente y,

adems, completarlas de manera eficiente.

Implica:

Planificar

Organizar

Gestionar personal

Dirigir o liderar

Controlar

18/08/2013

Habilidades para la gestin

Capacidades tcnicas

Referidas
a
conocimiento
relativo
a
procedimientos, mtodos y proceso.

Capacidades humanas
Permiten trabajar con las personas y que permiten
realizar el trabajo cooperativo y el trabajo de
grupos.

Capacidades conceptuales y de diseo
Permiten entender la situacin en su conjunto y
que permiten analizarlas al detalle.

Un proyecto fracasa si

No se han alcanzado los objetivos o resultados

previstos

Se han sobrepasado los tiempos previstos

Se han sobrepasado los recursos o costes previstos

No se han alcanzado los estndares de calidad
deseados

18/08/2013

Porque fracasa el proyecto?

Como lo
explic el
cliente

Como lo
entendi el
lder del
proyecto

Como lo
dise el
analista

Como lo
escribi el
programador

Como lo
recibieron los
probadores
beta

Como lo
describi el
Consultor de
Negocios

Porque fracasa el proyecto?

Como se
document

Las
operaciones
instaladas

Lo que se le
cobr al
Cliente

El soporte
que se le
dio

Como se
comercializ

Lo que el cliente
realmente
necesitaba

18/08/2013

Por qu fracas?

No se comprendieron las necesidades del usuario

No se previ el impacto de los requerimientos de cambios

Se descubrieron muy tarde falencias graves en el Proyecto

Hay mdulos que no se pueden integrar

Interferencias entre los miembros del equipo

No cumplen sus objetivos

Se exceden considerablemente en el tiempo

Se exceden de su presupuesto

Lo que el cliente realmente necesitaba

Causas de fracaso de proyectos

Falta de compromiso de la direccin

Los usuarios no se involucran

Falta de conocimiento tcnico por parte del equipo

Falta de madurez o estabilidad de la tecnologa

Malas relaciones con otras partes o reas interesados

en el proyecto

Mala definicin de autoridad y roles dentro del equipo
del proyecto

Mal ambiente de trabajo y falta de comunicacin en el
equipo

Asignacin inadecuada de personal en cantidad o en
los perfiles

18/08/2013

Causas de fracaso de proyectos

Mala gestin econmica y administrativa del

trabajo

Falta de supervisin sobre el equipo de proyecto

Falta de dedicacin del gerente y supervisores

Pocas reuniones de seguimiento y control

Documentacin insuficiente de progreso y
seguimiento

Psima planificacin

Venta y contratacin por debajo de las necesidades
de tiempo y recursos

Plazos de ejecucin no realistas

Alarmante Problema

71% de todos los proyectos fallan, ya sea que se han excedido el

presupuesto o empiezan a funcionar despus del plazo original. Cada
ao, 75 millones de dlares se pierden por fallas de los proyectos en
los Estados Unidos
Fuente: The Standish Group 2001

Demanda insatisfecha

Plazos y costos excedidos

Insuficiente productividad
Calidad inadecuada

Causas

Solucin

Enfoque integral del ciclo de vida

Tcnicas formales y herramientas
Ingeniera de software

Naturaleza del software

Inadecuado enfoque gerencial
Carencia de tecnologa

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Success is rare?

Or is it?
Sauer et al

Standish

Budget overshot

13%

43%

Schedule overshot

20%

82%

Scope under delivery

7%

48%

Overall success

67%

33%

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La realidad de los proyectos software

En 2004, el Chaos Report de Standish Group vaticinaba una mejora continuada en el

nmero de proyectos software que terminaban con xito.

Pero qu ha ocurrido en realidad?

Nota: Standish Group, en su Chaos Report considera como variables de xito la entrega en tiempo y coste, la calidad de los
sistemas entregados, y el cumplimiento de las necesidades del usuario (alcance)

La realidad de los proyectos software

Evolucin de los resultados del anlisis Chaos Report.

En 2004, diferentes analistas ya predecan este comportamiento:

Fuente: TynerBlain.com

18/08/2013

La realidad de los proyectos software

En los ltimos 15 aos se han introducido importantes mejoras en el desarrollo
de software, especialmente en las etapas de gestin de proyectos, codificacin y
pruebas:

1.

Uso de modelos estadsticos en la Gestin de Proyectos

Uso de metodologas giles y evolutivas.

Lenguajes de programacin ms potentes y multiplataforma

Herramientas de desarrollo rpido

Aplicacin de tcnicas de ingeniera maduras

Patrones de diseo




Reutilizacin

Model Driven Development

Anlisis esttico de cdigo

Automatizacin de pruebas funcionales y de rendimiento

Pero la mayor fuente de defectos sigue siendo los Requisitos!!

2.

Se contina siendo artesano en lugar de aplicar tcnicas maduras de Ingeniera de

Requisitos.

Algunos datos interesantes

Causas de los defectos

Coste relativo de solucionar un defecto

Esfuerzo dedicado a corregir los defectos

La importancia de los Requisitos

Fuentes: James Martin, Barry Boehm

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Un proyecto tiene xito cuando:

Estn claramente establecidos el valor y los

beneficios de negocio

Se establecen claramente los objetivos, resultados
y productos a obtener

Se establecen claramente el alcance y las
limitaciones del trabajo

Se realizan, controlan y actualizan planes
detallados

Se asegura constantemente el apoyo de la direccin

Se escuchan e interpretan las expectativas de todos
los usuarios y se planifican y gestionan
adecuadamente.

Un proyecto tiene xito cuando:

Se

asignan los recursos adecuados con las

habilidades necesarias, tanto tcnicas como de
gestin de proyectos, as como otras habilidades
funcionales que se requieren en cada caso

Se
monitorea,
evala
y
se
obtiene
retroalimentacin puntual durante todo el
proyecto

Existen tecnologas maduras y personal formado
disponible para dar el servicio

Se identifican a tiempo y se gestionan las
incidencias, crisis y desviaciones

18/08/2013

Qu es un riesgo del proyecto?

Cualquier factor que puede interferir en terminacin

exitosa del proyecto

Es reconocer que un problema puede suceder

Fases del anlisis del riesgo

Identificacin del riesgo

Anlisis y cuantificacin

Plan de mitigacin

Asignar responsables

Anlisis de Riesgo

Estimacin del riesgo
Establecer una escala que refleje la probabilidad observada de
riesgo.






Bastante improbable
Improbable
Moderado
Probable
Bastante probable

Impacto (pesos)
Estimacin del impacto de riesgo en el proyecto

Clculo de riesgo
Considerar (riesgo, probabilidad de riesgo, impacto)

10

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Qu se debera hacer?

Defina el alcance del proyecto.

Utilice mtricas en su proyecto. Cunto pesa el

software?

Gestione los riesgos con anticipacin.

Use una metodologa probada.

Modele las amenazas de su proyecto.

Use herramientas de Verificacin de cdigo.

Haga pruebas exhaustivas.

La cultura de proyectos en las empresas

Todos entienden la forma de trabajo por proyectos

Todos los proyectos tienen planes vinculantes para

los miembros del proyecto y para la organizacin

Los planes se controlan para conocer las
variaciones

Los proyectos cuentan con los recursos suficientes

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Posibles Opciones
Proyecto
Requiere

Sin

Gestin

Fracaso

Con

xito

No culminacin
Presupuesto por fuera de lo planeado
Ms recursos que los planeados

Culminacin
Presupuesto dentro de lo planeado
Recursos los planeados

Qu es un proyecto?
Interesados

Conjunto de Actividades
para obtener

que usa
Recursos Limitados

necesitan

Resultado nico
estableciendo

Inicio y Fin Definidos

mediante
Elaboracin Gradual
con
Esfuerzo Temporal

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Qu es un proyecto?
Situacin actual
Requerimientos
Objetivos

INICIO

Es la suma de esfuerzos que en

generar un PRODUCTO O
SERVICIO

en

particular

PROYECTO

Tiempo

forma temporal se utilizan para

UNICO.
Resultados

FIN

Caractersticas de un Proyecto

Temporal: cada proyecto tiene un comienzo y final

definido

Productos, servicios o resultados nicos: un

proyecto crea productos entregables nico

Elaboracin Gradual: significa desarrollarlo en

etapas

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Qu es la direccin de proyectos?
Conocimientos
Aplicacin de
Direccin de
Proyectos

Habilidades

sobre
Actividades

Herramientas

Para cumplir

Tcnicas

Requisitos

Qu es la Direccin de Proyectos?

La

aplicacin

racional

conocimientos,

de

habilidades,

herramientas y tcnicas para

alcanzar los objetivos de un
proyecto, a travs de una serie
de

actividades

interrelacionadas.

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Qu incluye la direccin de proyectos?

Identificar los requisitos

Establecer unos objetivos claros y posibles de

realizar

Equilibrar las demandas concurrentes de calidad,
alcance, tiempo y costes

Adaptar las especificaciones, los planes y el
enfoque a las diversas inquietudes y expectativas
de los diferentes interesados

Componentes de la Direccin de proyectos

1.

2.

Habilidades clave

Liderazgo

Comunicacin

Negociacin

Solucin de problemas

Lograr objetivos

Conocimientos

Tcnicos

Administrativos

3.

Herramientas

4.

Tcnicas

15

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Cmo lo gestiono?

Siguiendo una metodologa

Se proporciona una gua para conocer todo el camino

a recorrer antes de iniciar

Se asegura la calidad del producto final

Se asegura el cumplimiento de los tiempos
establecidos

Se asegura la utilizacin de los recursos limitados
definidos

Costos y nivel de personal en un proyecto

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Influencia de los interesados

Elementos relacionados con el Proyecto

Tiempo
Calidad
Alcance
Entorno
Recursos
Costo

BUSCAR LA SATISFACCIN DE
TODOS LOS INTERESADOS

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Ciclo de vida del Proyecto

NIVEL DE ACTIVIDAD

3. Ejecucin*
*Etapas del
proyecto

2. Planeacin*

5. Cierre*

1. Inicio*
4. Control*
INICIO

TIEMPO

TERMINO

Instalacin
completa

100%
$, HH

Operacin
completa
Entrega

Grado de influencia en
resultados

Avance

Decisin de
arranque
Decisiones
trascendentes

Fase 1
Inicio

Fase 2
Planeacin
Diseo

Fase 3
Ejecucin

Fase 4
Pruebas y
Arranque

18

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Etapas de la Direccin de Proyectos

origen

equipo del Proyecto

INICIO

carta

PLANEACIN

plan

EJECUCIN

CONTROL

avance

entrega
aceptacin

alcance

CIERRE

PRODUCTO

Direccin de Proyectos
reas de conocimiento
Integracin

Definicin de proyecto y las reas involucradas desde el

plan de administracin, la ejecucin, al cierre.

Alcance

Administracin, definicin de productos y actividades y

su seguimiento.

Costos

Recursos

Presupuesto y su control.

Planeacin de recursos, desarrollo y administracin de

equipos del proyecto.

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18/08/2013

Direccin de Proyectos

Tiempo

Calidad

Comunicaciones

Riesgos

Suministros

Definicin
de
cronogramas,

actividades

interrelacionadas

Planeacin, aseguramiento y control de la calidad.

Definicin de la distribucin de
proyecto.

informacin del

Planes y administracin.

Planeacin de adquisiciones, contrataciones, manejo de

proveedores

Direccin de Proyectos
Involucrados en el Proyecto

Director del proyecto

Cliente/usuario

Organizacin ejecutante

Miembros del equipo del proyecto

Equipo de direccin del proyecto

Patrocinador

Influyentes

20

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Direccin de Proyectos
Organizacin para el Proyecto (Estructuras)
POR PROYECTOS

FUNCIONAL

MATRICIAL

El personal reporta
directamente al Mando
Superior

Reporta al Lder del

proyecto y al Mando
funcional

Varios responsables

Control total sobre el

presupuesto, recursos
materiales

Lder de proyecto de
tiempo completo

Actan por
especialidad

Autoridad y toma de
decisiones compartida

Enfoque fragmentado

El Mando Superior tiene

responsabilidad
administrativa sobre el
personal

Superior identificado

Puede disponerse de un
pool de recursos

Direccin de Proyectos
Organizacin para el Proyecto
Competencias tcnicas
Alto

Competencias humanas

Bajo
Niveles operativos

Mandos medios

Niveles superiores

Habilidades de los equipos de trabajo

21

18/08/2013

Etapas de la Direccin de Proyectos

INICIO

PLANEACIN

EJECUCIN

CONTROL

CIERRE

Etapas de la Direccin de Proyectos

Tcnicas y herramientas
Mecanismos de seleccin
de proyecto
Definicin del proyecto

Carta del proyecto

Alcance del proyecto

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Etapas de la Direccin de Proyectos

Origen del Proyecto

Etapas de la Direccin de Proyectos

Carta del Proyecto
Formaliza el inicio del proyecto
Permite identificar el proyecto por parte de los involucrados
Proporciona informacin general

Qu?

Por qu?

Quin?

Para qu?

Cmo?

Cundo?

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Etapas de la Direccin de Proyectos

Etapas de la Direccin de Proyectos

Tcnicas y herramientas
Estructura de Descomposicin
del Trabajo
Tabla de precedencias
Ruta critica
Matriz de roles

Plan del proyecto

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Etapas de la Direccin de Proyectos

Procesos de planeacin
Plan de Administracin de Proyecto
Alcance, definicin y plan de administracin
Estructura

de Descomposicin del Trabajo (EDT) o

Work Breakdown Structure ( WBS )

Definicin de actividades, de hitos o milestones

Secuencia de actividades

Diagramas de red, lista de actividades

Etapas de la Direccin de Proyectos

Procesos de planeacin
Estimacin de recursos
Estimacin de la duracin de actividades
Desarrollo del cronograma
Estimado de costos y desarrollo de presupuesto
Planeacin de:

Calidad, Recursos Humanos, Comunicaciones, Riesgos

25

18/08/2013

Etapas de la Direccin de Proyectos

Plan de administracin del Proyecto
Gua la ejecucin y control del proyecto; define referencias

para evaluar el avance y cumplimiento del programa

Contempla elementos de las reas de conocimiento, tales

como:

Definicin del alcance

Organizacin del Proyecto
Mecanismos y programas de comunicacin
Programa de Proyecto
Estimados de costos
Procesos de administracin de riesgos
Procedimientos de control de cambios

Etapas de la Direccin de Proyectos

Qu es?

Representacin de la jerarqua del proyecto

Identifica todo el trabajo a realizar
Es un producto de la definicin de alcance

Caractersticas

Organiza y define el alcance total del proyecto

Estructura los entregables en diferentes niveles con desglose suficiente para
seguimiento
Considera las fases del proyecto

Es el fundamento para

Estimacin de costos
Distribucin de roles y funciones
Planes tcnicos
Lista de productos a entregar
Informes sobre el avance y anlisis de problemas

26

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Etapas de la Direccin de Proyectos

Elaboracin
1. Identificar los productos entregables y el trabajo

relacionado
2. Estructurar y organizar la EDT
3. Descomponer los niveles superiores de la EDT en

componentes detallados de nivel inferior

4. Desarrollar y asignar cdigos de identificacin a los

componentes de la EDT
5. Verificar que el grado de descomposicin del trabajo es

necesario y suficiente

Etapas de la Direccin de Proyectos

Organizacin de unidades medibles de trabajo requeridos

para desarrollar productos

PRODUCTO

1.1

1.2

1.1.1
1.1.2

1.2.1
1.2.2

1.3

Componentes mas
importantes
Productos de trabajo
terminados
Tareas que entregan un
producto

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18/08/2013

Etapas de la Direccin de Proyectos

Grfica de Gantt

1. Programar las actividades

del Proyecto considerando

tiempo y responsables.

2. Permite registrar avances de

acuerdo con lo planeado.

Etapas de la Direccin de Proyectos

Tabla de precedencias

Contiene todas las actividades del proyecto identificadas

en la EDT, en el orden en que se ejecutarn.

Incluye los siguientes elementos:

Clave de la actividad

Actividad

Duracin

Actividades precedentes

Responsable

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18/08/2013

Etapas de la Direccin de Proyectos

Etapas de la Direccin de Proyectos

Tipos de precedencias
Actividad A

Actividad B

Final a Inicio

Actividad A

Actividad B

Inicio a Inicio

Actividad A

Actividad B

Actividad A

Actividad B

Final a Final

Inicio a Final

29

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Etapas de la Direccin de Proyectos

3

1
1

2
2

3
3

1
1

Diagrama de Gantt

Red / Ruta crtica

1

Hitos
(milestones)

2
3

Etapas de la Direccin de Proyectos

Diagrama de Red (ruta crtica)
Determina la duracin total del proyecto
Se basa en el estimado de un valor de duracin por tarea
Muestra interdependencia de tareas
Permite estimar el tiempo de finalizacin del proyecto
Permite evaluar balance entre recursos y tiempo
Permite evaluar avances o desempeo

30

18/08/2013

Etapas de la Direccin de Proyectos

Holgura
Es el perodo de tiempo que una tarea puede

retrasarse sin retrasar al proyecto

Las tareas en la ruta crtica tienen cero holgura.
Las tareas de la ruta crtica que se retrasan,

ocasionan retrasos al proyecto

Etapas de la Direccin de Proyectos

La holgura se calcula por alguna de las siguientes frmulas:

Inicio mas tardo Inicio mas temprano

o bien,
Final mas tardo Final mas temprano

(Ls - Es)

Es

Ef

Actividad
(Lf - Ef)

Ls

Lf

Las cifras mas tempranas se calculan siguiendo el

diagrama de la red , desde el inicio del proyecto para

cada tarea; las cifras mas tardas se encuentran a partir
del fin del proyecto hacia el inicio.

31

18/08/2013

Etapas de la Direccin de Proyectos

0-0

0-7

7 - 13

INICIO

14 - 21
6

8 - 14

0-8

8 - 16
8

21 - 24

24 - 24

FIN
3

H
8

0-6

6 - 10

G
6

Etapas de la Direccin de Proyectos

PERT (Program Evaluation and Review Technique)
Se emplea para estimar tiempos y costos.
Es de utilidad para:

Anlisis de alternativas

Empleo eficiente de recursos

Optimizacin de calendarios

Facilita el control del proyecto y las revisiones de costos

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18/08/2013

Etapas de la Direccin de Proyectos

Se calcula con base en tres estimaciones de la duracin esperada

para la actividad: Optimista (O), Pesimista (P) y Mas probable (M).
(P+4M+O)
6

Tiempo esperado entre eventos

Desviacin estndar

(P-O)
6

Varianza de una tarea

(P-O) 2
6

Duracin esperada del proyecto Suma de duracin de las tareas

Desviacin esperada del proyecto Suma de varianza de las tareas

Etapas de la Direccin de Proyectos

Tcnicas y herramientas
Sistema de autorizacin de trabajo
Sistema de informacin
Reportes de avance

Resultados del trabajo

Cambios requeridos
Mejora de calidad
Mejoras en la ejecucin
Informes de proyecto

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18/08/2013

Etapas de la Direccin de Proyectos

Procesos de ejecucin
Direccin del proyecto

Productos de avance

Acciones implantadas

Aseguramiento de calidad

Cambios

Acciones correctivas

Formacin y desarrollo de equipo de trabajo

Distribucin de informacin
Manejo de proveedores

Etapas de la Direccin de Proyectos

Comunicaciones en el Proyecto
Procesos para contar con la informacin del proyecto en
tiempo y forma.

Planificar las comunicaciones

Generar informacin

Distribuir la informacin

Informar los avances

Satisfacer a los interesados

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18/08/2013

Etapas de la Direccin de Proyectos

Reportes de avance
Las metas intermedias son resultados parciales que se van
logrando a lo largo del proyecto.
Las metas intermedias:
Describen un resultado tcnico o un evento
Se programan en fechas determinadas
Su duracin es cero

Etapas de la Direccin de Proyectos

Caractersticas:

Tangibles

Medibles

Entregables

Se deben establecer claramente

35

18/08/2013

Etapas de la Direccin de Proyectos

Ventajas:
Ms fcil de interpretar
Se puede utilizar para reportes del proyecto, como

programa de entregas o avances

Permite enfocarse a resultados, lo que proporciona

flexibilidad en la ejecucin y crea un clima de confianza

Se

pueden generar indicadores que proporcionen

informacin valiosa para el proyecto (Tiempos, Costos,
Cambios, Riesgos, entre otros)

Etapas de la Direccin de Proyectos

Valor ganado del proyecto

Recursos

Planeado

Valor ganado
Real

Tiempo

36

18/08/2013

Etapas de la Direccin de Proyectos

Tcnicas y herramientas

Anlisis de valor ganado

Distribucin de informacin
Sistemas de control de cambio
Control de riesgos

Actualizaciones del plan

Acciones correctivas
Lecciones aprendidas
Aceptacin del trabajo
Ordenes de cambio
Ajustes a lnea base

Etapas de la Direccin de Proyectos

Procesos de control
Supervisin y control
Control de cambios
Verificacin y control de alcance
Control del cronograma

37

18/08/2013

Etapas de la Direccin de Proyectos

Procesos de control

Control de costos
Control de calidad
Seguimiento de desempeo del

equipo
Informes de resultados
Comunicacin con interesados

Etapas de la Direccin de Proyectos

Administracin de cambios
Evaluar y documentar ajustes y sus impactos
Recopilar, medir y difundir la informacin sobre el avance,

riesgos y resultados preliminares del Proyecto

Con el objeto de:

Comparar y evaluar el avance real del Proyecto

Dar seguimiento y supervisin de riesgos

Documentar la situacin actual del Proyecto

38

18/08/2013

Etapas de la Direccin de Proyectos

Anlisis y contencin de riesgos
Recomendaciones prcticas:

Prevea riesgos, no catstrofes

Aplique su sensibilidad, visin

Realice el anlisis en grupo y en forma gil

Analice los riesgos ms importante

Contemple probabilidad de ocurrencia e impacto

Repita el anlisis de riesgos durante el proyecto antes de

actividades o eventos crticos

Etapas de la Direccin de Proyectos

Anlisis de valor ganado

Permite
evaluar
el
desempeo del proyecto,
considerando medidas de
tiempo y costo.

Valor planeado

Valor ganado

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18/08/2013

Etapas de la Direccin de Proyectos

Anlisis de calidad

Costo de conformidad y no conformidad

Anlisis costo / beneficio

Control de calidad - herramientas estadsticas

Etapas de la Direccin de Proyectos

Tcnicas y herramientas
Auditorias de procura
Informes y
ejecucin

reportes

de

Reporte final

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18/08/2013

Etapas de la Direccin de Proyectos

Cierre del Proyecto
1. Cierre administrativo
Reporte final

Presupuesto

Programa

Evidencias

Lecciones aprendidas

Reporte de control de cambios

Archivos
Plan de transicin

Etapas de la Direccin de Proyectos

Cierre del Proyecto
2. Cierre del contrato
Archivos de contrato
Manuales, planos
Bitcoras
Comunicados
Lecciones aprendidas

3. Producto, servicio o resultado final

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