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CONTRALORIA:
APROBACIN:
CON-03-1306-08
Del 14-11-2008
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INDICE
I-
INTRODUCCIN
II-
III-
Definicin
14
Alcance
14
Polticas y Normas
14
Actividades:
Nm.1: Cotizar Compra
23
25
27
IV-
V-
30
DE PROCEDIMIENTOS_____________________________________________________________________31
VI.
ANEXOS:
-
FORMULARIOS
32
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I- INTRODUCCIN
En el presente Manual quedan previstas las polticas y normas, as como el procedimiento para
las compras de: materiales, piezas, mobiliario y equipos. Tiene como objetivo disponer de una
gua que nos permita estandarizar las actividades que intervienen en el proceso, a fin de
lograr la mayor calidad, en las mejores condiciones predominantes en el mercado y al ms bajo
costo.
Las principales mejoras
aspectos:
1.
2.
3.
4.
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III- PROCEDIMIENTO
GESTIN Y ADMINISTRACIN DE COMPRAS
(Materiales, Piezas, Mobiliario y Equipos)
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2.
3.
4.
El contrato para la compra de materiales, piezas, mobiliario y equipos, ser vlido cuando
se realice conforme al ordenamiento jurdico y cuando el acto definitivo de adjudicacin y la
constitucin de la garanta sean cumplidas. Se perfeccionar por la recepcin de la Orden de
Compra por parte del suplidor o por la firma de las partes del contrato a intervenir.
NIVELES DE AUTORIZACIN
5.
Gerente de Compras
Director de Compras
Director General Administrativo
SubAdministrador General Administrativo
Comit Administrativo
Consejo de Directores
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6.
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Los topes para aprobacin atribuibles a los Ejecutivos que autorizan las compras, va la
Direccin de Compras, sern establecidos por el Consejo de Directores.
COTIZACIONES
7.
Las solicitudes de compras previstas para ser conocidas por el Gerente de Compras,
Director de Compras, Director General Administrativo o el SubAdministrador General
Administrativo, segn sus niveles de autorizacin, debern contener un mnimo de tres (3)
cotizaciones. Las mismas podrn realizarse mediante fax, correo electrnico, escritas o por la
va telefnica.
8.
Las solicitudes de compras previstas para ser conocidas por el Comit Administrativo,
segn niveles de autorizacin definidos, debern contener un mnimo de tres (3)
cotizaciones por escrito, y presentadas a dicho Comit, junto a cuadro comparativo de
cotizaciones.
9.
Las solicitudes de compras previstas para ser conocidas por el Consejo de Directores, segn
niveles de autorizacin definidos, debern contener un mnimo de tres (3) cotizaciones por
escrito en sobres lacrados que sern abiertos previamente por el Comit Administrativo y
presentados posteriormente al Consejo de Directores del Banco, junto a cuadro comparativo
de cotizaciones. Este Organismo decidir sobre la necesidad o no de realizar concurso
pblico para la adquisicin de materiales, piezas, mobiliario y equipos.
10.
Cuando por la naturaleza del bien a comprar o por disponibilidad de ofertas existentes en el
mercado, el nmero de suplidores participante sea inferior a tres (3), se dejar constancia
expresa de esta situacin en el expediente que corresponda.
APROBACIN DE COMPRAS
11.
12.
Las compras a ser conocidas por el Consejo de Directores, sern presentadas por el
Subadministrador General Administrativo, va el Administrador General.
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13.
Ninguna compra, con el fin de satisfacer una necesidad o dar curso a un proyecto, podr ser
fraccionada para evadir el cumplimiento a las polticas y procedimientos establecidos.
14.
15.
En los casos de las compras de materiales, piezas, mobiliario y equipos que luego de su
ejecucin se requiera de una inversin extra, que en total (compra ms inversin extra)
supere el tope de autorizacin de la instancia que aprob en primer trmino, deber
presentarse a la instancia con lmite de autorizacin suficiente para su ratificacin, dejando
documentadas las circunstancias que motivaron la erogacin extraordinaria.
16.
17.
18.
19.
Cuando el
Subadministrador General Administrativo decida ratificar la opinin
desfavorable emitida por Gerente de Compras, Director de Compras y Director General
Administrativo, y por ende, decide dejar desierto el procedimiento de compra de
materiales, piezas, mobiliario y equipos, deber dejar constancia expresa en el expediente,
con los motivos para adoptar esa decisin. Estas decisiones de rechazo, debern ser
presentadas
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Tendrn derecho a ofertar y registrarse como suplidor del Banco, toda persona fsica o
jurdica que cumpla con las condiciones establecidas en este procedimiento.
21.
22.
23.
24.
25.
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No podrn participar como oferentes, las personas fsicas o morales que se hallen en
circunstancias tales como:
a) Desempeando funciones Pblicas del Poder Ejecutivo, Legislativo y/o Judicial.
b) Miembros del Consejo de Directores, Ejecutivos y empleados del Grupo Financiero
Reservas.
c) Personas jurdicas en cuyo capital social participe alguno de los Ejecutivos
mencionados en el prrafo anterior o parientes por consanguinidad o afinidad, que
presenten ofertas en condiciones inferiores a las prevalecientes en el mercado para
operaciones similares.
d) Personas fsicas o jurdicas que estn siendo procesadas o hayan sido condenadas
mediante sentencia definitiva por: delitos de falsedad o contra la propiedad, delitos de
cohecho, malversacin de fondos pblicos, trfico de influencia, negociaciones
prohibidas a los Ejecutivos, revelacin de secretos o usos de informacin privilegiada,
delitos contra las finanzas pblicas o del Banco.
e) Empresas cuyos directivos se encuentren procesados por delitos contra la
administracin pblica, contra el Banco o cualquier empresa del Grupo Financiero
Reservas u otro delito grave definido en nuestro Cdigo Penal.
f) Los que no hubieren dado cumplimiento a sus obligaciones tributarias o de Seguridad
Social impuestas por las disposiciones vigentes.
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b) De la Direccin de Suministros:
1. Tiempo de entrega
2. Cumplimiento de las especificaciones
28.
29.
30.
A fin de cumplir con el principio de igualdad y oportunidad para todos los oferentes, el
Oficial Control de Compras, Direccin de Compras deber mantener actualizada una
base de datos de suplidores depurados y clasificados por tipo de bien.
CALIFICACIN DE BIENES
31.
Las reas con capacidad para certificar sobre cualidades de materiales, piezas, mobiliario y
equipos, debern elaborar o actualizar anualmente los manuales de especificaciones tcnicas
con mayor demanda por la Institucin, y remitirlos a la Direccin General Administrativa
para fines de una correcta cotizacin y compras. Entre las reas detallamos: Direccin
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33.
La calidad requerida por la Direccin de Compras para cada material, mobiliario y equipo
deber hacerse atendiendo a uno o varios de los medios y criterios siguientes:
a) Muestras, descripciones y fotografas del producto a suministrar.
b) Descripcin de las medidas empleadas por el suplidor, para asegurar la calidad del
producto.
c) Certificaciones expedidas por los institutos o servicios especializados nacionales y/o
internacionales encargados del control de calidad, que garanticen la existencia de
especificaciones y normas necesarias.
d) La garanta ofrecida por el suplidor. Una mayor garanta en el tiempo, constituye un
indicador de mayor calidad del producto o servicio.
GARANTIAS
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35.
Los adjudicatarios cuyas rdenes de compras y/o contratos incluyan avance que exceda la
suma de cien mil pesos con 00/100 (RD$100,000.00) o su equivalente en dlares, estn
obligados a constituir una garanta en el plazo de cinco (5) das hbiles, contados desde que
se le notifique la adjudicacin, mediante una pliza de seguro de fidelidad, la cual deber
estar endosada a favor del Banco, para garantizar el monto de dicho anticipo, en caso de
incumplimiento del contrato. Este avance o anticipo se har debidamente motivado.
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Describe las actividades para realizar compras de materiales, piezas, mobiliario y equipos
requeridos por las reas Administrativas y Oficinas Comerciales a travs de la Direccin de
Compras, a fin de garantizar el desarrollo de sus operaciones.
ALCANCE
Desde: Que se reciben las solicitudes de compras de materiales, piezas, mobiliario y equipos,
hasta la entrega o envo de la Orden de Compra al Suplidor y la distribucin interna de sus
copias para fines de: recepcin del bien adquirido, trmites de pagos, registros contables y
archivo.
Aplica en: Direccin de Compras y Direccin General Administrativa.
POLTICAS Y NORMAS
(El cumplimiento de estas disposiciones es obligatorio)
SOLICITUD DE COMPRA
1. Las solicitudes de materiales y piezas, debern canalizarse a travs de la Direccin de
Suministros, mediante el formulario Requisicin de Almacn, DGA-075. Las
correspondientes a mobiliario y equipos, sern tramitadas para fines de autorizacin, va
la Direccin General Administrativa, mediante carta o correo electrnico de funcionario
competente, anexando o adjuntando segn el caso, el formulario antes indicado.
2. La Direccin General Administrativa evaluar la solicitud de mobiliario y equipo, y de ser
aceptada, tramitar hacia la Direccin de Suministros, para los fines correspondientes.
3. La Direccin de Suministro proceder a verificar la disponibilidad de los bienes requeridos
(materiales, piezas, mobiliario y equipos), y en caso de la no existencia de los mismos,
proceder con el trmite de compra, va la Direccin de Compras.
4. Para iniciar el procedimiento de compra, el rea solicitante deber contar con los recursos
presupuestarios suficientes. En caso de no disponerse de los fondos en el Presupuesto,
solicitar autorizacin al rgano competente, por delegacin del Consejo de Directores. El
rgano autorizado deber presentar en reunin ordinaria de dicho Consejo, un informe
sobre las partidas extra-presupuestarias, a los fines de conocimiento y ratificacin.
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5. Las reas de servicios del Banco, como son: Direccin General de Tecnologa, Direccin
General de Seguridad, Direccin de Servicios Generales y Direccin de Ingeniera, debern
preparar los presupuestos anuales necesarios para satisfacer los requerimientos de
mantenimiento y servicios de las distintas dependencias, y requerir los materiales, piezas,
mobiliario y equipos de uso constante a la Direccin de Suministros, para el trmite de
compras a gran escala.
6. El Gerente de Almacn y Suministros, Direccin de Suministros, ser el responsable de
remitir peridicamente a la Direccin de Compras las solicitudes de reposicin de
inventario de mercancas nuevas, agotadas o con existencia por debajo de la cantidad
prevista, mediante memorando y formulario Solicitud Reposicin de Inventario, DGA013, a fin de realizar compras a gran escala para suplir o reponer las mismas. Los indicados
requerimientos, sern presentados a la Instancia correspondiente, de acuerdo al monto
involucrado y naturaleza del material, mobiliario y equipo a adquirir.
7. Las reas del Banco solicitarn por escrito a la Direccin de Ingeniera, la evaluacin tcnica
del espacio fsico donde se colocarn las obras de arte, previo a la solicitud de compra.
8. El Gerente de Diseo de la Direccin de Ingeniera, ser el responsable de realizar
evaluacin tcnica del espacio fsico de reas y Oficinas donde se colocarn las obras de
arte solicitadas para la compra, a fin de recomendar las caractersticas especficas que
deben poseer, atendiendo al tipo de Oficina, como: dimensiones, material utilizado para su
impresin, marcos, entre otras.
9. El Gerente de Diseo de la Direccin de Ingeniera, ser el responsable de remitir por
escrito el resultado de la evaluacin realizada para la adquisicin de obra de arte, al rea u
Oficina que hizo la requisicin.
10. Las reas y Oficinas del Banco solicitarn la compra de obras de arte, a travs de la
Direccin de Compras, anexando el resultado de la evaluacin recibido de la Direccin de
Ingeniera.
11. El Director de Compras solicitar por escrito al Gerente de Cultura de la Direccin de
Comunicaciones, la recomendacin de la Galera de Arte o Suplidor, Artista y Obra de Arte
que estime conveniente, anexando el resultado de la evaluacin realizada por la Direccin
de Ingeniera.
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27. Las solicitudes de cotizaciones, mediante los formularios Solicitud de Cotizacin, DGA005 y Cotizacin Telefnica, DGA-078 se prepararn en original, y se agregarn e
identificarn las copias necesarias, segn la cantidad de suplidores que participen (tres o
ms), atendiendo a las modalidades de compras o contrataciones, segn topes de
autorizacin establecidos.
28. La Direccin de Compras solicitar asesora al personal tcnico de las Direcciones
Generales de Tecnologa, Seguridad, Mercadeo y Comunicaciones y la Direccin de
Ingeniera, en caso de requisiciones de materiales, piezas, mobiliario y equipos que no
estn incluidos en Manuales de Especificaciones Tcnicas, previo a su cotizacin.
29. El Gerente de Cotizaciones Internacionales, tramitar y controlar las solicitudes de
cotizaciones de compras internacionales, requeridas por el Director de Compras.
30. El Director de Compras dar seguimiento a las solicitudes de cotizaciones de compras
internacionales, hasta su recepcin.
APROBACIN DE COMPRA
31. El Encargado de Compras deber elaborar los memorandos y cuadros comparativos para
presentar las solicitudes de compras a los organismos de decisin, segn los montos de sus
cotizaciones.
32. La aprobacin de compra podr ser revocada nicamente por la Instancia que aprob o por
una superior, siempre que dicha decisin cuente con las justificaciones de lugar. En este
sentido, la Subadministracin General Administrativa supervisar el cumplimiento de
dichas disposiciones.
33. Si el suplidor ganador no cumple con las condiciones establecidas en la Orden de Compra,
se le cancelar y se adjudicar la compra al segundo ganador, presentando informe sobre
tal situacin a la instancia que aprob en primer trmino.
ORDEN DE COMPRA
34. El Encargado de Compras llevar registro de los talonarios del formulario Orden de
Compra, DGA-001, y los mantendr{ bajo custodia. Una vez el organismo decisorio o
funcionario competente, autorice la compra, entregar el formulario en blanco, al
Representante de Compras.
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40. Las rdenes de compras canceladas debern archivarse en original con todas sus copias,
con sello de CANCELADO, especificando la causa de la cancelacin, fecha e inicial del
Ejecutivo que la autoriz, la cual se archivar en el expediente de rdenes del mes o
cronolgico.
41. El Oficial Control de Compras ser el responsable de supervisar la correcta distribucin de
las rdenes de compras.
42. El Oficial Control de Compras dar seguimiento continuo a la recepcin conforme y
oportuna de materiales, piezas, mobiliario y equipos adquiridos, a partir de los reportes
diarios recibidos desde la Gerencia de Almacn y Suministro.
43. El Oficial Control de Compras elaborar y entregar al Gerente de Compras, un reporte
semanal del estatus de las rdenes de compras, atendiendo al orden secuencial numrico.
44. El Gerente de Compras remitir semanalmente a la Gerencia Administrativa, Direccin
General de Seguridad, una relacin de los bienes adquiridos que requieran estar avalados
por plizas de seguros, atendiendo a sus caractersticas. Esto as, a los fines de que se
proceda con la suscripcin de las mimas. Entre estas plizas, citamos:
a) BBB, Bankers Blanket Bond, o de Fidelidad Bancaria: Cubre prdidas acorde a los
siguientes siniestros: robos por terceros o va electrnica, asaltos, infidelidades de
empleados, falsificaciones, entre otros.
b) Todo Riesgos: Cubre destruccin o desaparicin de bienes muebles, inmuebles y
equipos, originados por efectos de desastres naturales, robos y prdidas.
c) De Vehculos: Cubre daos propios y a terceros, ocasionados por accidentes de
trnsito, robos, destruccin parcial o total a los vehculos.
d) Responsabilidad Civil: Garantiza la cobertura de daos que pueden ocasionrseles
a terceros ubicados o transitando por reas e inmediaciones del Banco y ocasionados
producidos por bienes propiedad del Banco, tales como cada de letreros y vallas u
otros efectos.
COMPRAS INTERNACIONALES
45. El Gerente de Cotizaciones Internacionales deber remitir al Director de Compras, las
cotizaciones requeridas por ste, relativas a los materiales, piezas, mobiliario y equipos a
ser adquiridos, y servicios de embarque o envo en caso de que esto ltimo aplique. En lo
que refiere a la gestin aduanal, la Direccin de Compras cotizar dichos servicios.
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46. Realizada la seleccin de los suplidores de los bienes y servicios de embarque o envo, el
Oficial Control de Compras le remitir va Fax, las rdenes de compras por tales conceptos,
y entregar al Auxiliar Control Compras, los originales de cada Orden con la nota de
Orden enviada, debidamente inicializada y con fecha de envo, para su archivo en el
expediente de suplidores. Para los casos de compaas de embarques o envos, radicadas
en el pas, el original de la indicada Orden, le ser entregado directamente.
47. En caso de que el retiro de los bienes sea por gestin aduanal, la Direccin de Compras
entregar al Agente Aduanal que suplir los servicios, la Orden de Compra junto a carta de
autorizacin para el retiro de la Direccin General de Aduanas.
48. Al igual que las compras realizadas en territorio nacional, el Banco requerir del suplidor
internacional la garanta que corresponda, con vigencia a partir de la fecha en que el bien es
recibido conforme y probado por el Banco.
49. El Gerente de Cotizaciones Internacionales informar a la compaa de embarque o de
envo, los datos del Almacn al que deber contactar para la recepcin de los bienes
adquiridos, a fin de que se efecte su retiro.
50. El Oficial Control de Compras, dar seguimiento continuo a los envos de los bienes
adquiridos, hasta confirmar la recepcin conforme. Esta accin se realizar a travs de las
compaas de envo, del personal de contacto en la Direccin General de Aduana, del
Agente Aduanal o del Almacn correspondiente.
TRMITE DE PAGO DE COMPRAS
51. La Direccin de Compras deber sugerir a los suplidores, abrir una cuenta en el Banco, a
fin de acreditar sus pagos.
52. El Oficial Control de Compras llevar un riguroso seguimiento de las compras a crdito, a
fin de que sean redimidos en su oportunidad, los pagos parciales o compromisos
pendientes de pago a suplidores, va la Gerencia Control Cuentas Por Pagar y la Gerencia
de Contabilidad Operativa.
53. Los muebles y equipos especiales como: obras de arte, plantas elctricas, mobiliario
modular, equipos de seguridad y equipos automatizados, que por su naturaleza se requiera
entregar en las reas del Banco donde sern instalados, sern recibidos por la Gerencia de
Activo Fijo, con la copia de Orden de Compra recibida de los Almacenes de Equipos
Computarizados y de Mobiliario y Equipos. El personal tcnico de esta Gerencia, recibir
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RESPONSABLE
Director de Compras
Gerente de Compras o
Gerente de Cotizaciones
Internacionales
PASOS
1. Recibe de la Direccin de Suministros memorando y formulario
Solicitud Reposicin de Inventario, DGA-013, revisa que est
completa y correcta, hace las observaciones en caso necesario y
enva al Gerente de Compras o al Gerente de Cotizaciones
Internacionales, atendiendo al tipo de compra.
2. Revisa la Solicitud Reposicin de Inventario, DGA-013, verifica
observaciones del Director, si las tiene, las aclara con ste o con el
Gerente de Suministro, en caso necesario.
3. Selecciona para cotizar mnimo tres suplidores atendiendo a:
a)
b)
c)
d)
Polticas Establecidas
Registro de Elegibles de Suplidores
Desempeo de servicio, precio y calidad de productos
Monto aproximado de la compra
Si la compra es internacional:
4. El Gerente de Compras Internacionales realiza las gestiones de
cotizaciones, a travs de suplidores autorizados, en atencin a las
Polticas y Normas, y enva las cotizaciones al Encargado de
Compras, para su registro y presentacin al Ejecutivo u Organismo
correspondiente, segn niveles de autorizacin.
Si la compra es nacional:
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Representante de Compras
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RESPONSABLE
Encargado de Compras
PASOS
1. Recibe del Representante de Compras, el expediente de la solicitud de
compra: formularios Solicitud Reposicin de Inventario, DGA013, y Solicitud de Cotizacin, DGA-005 o Cotizacin
Telefnicas, DGA-078, de los suplidores seleccionados, y verifica
que est completo, que los datos de las cotizaciones estn correctos y
que cumplan con las normas y polticas establecidas.
2. Clasifica los expedientes de solicitudes de compra, atendiendo a
montos y al tipo del material, mobiliario o equipo a comprar.
Si compra est prevista para aprobar por instancias con un nivel de
autorizacin menor al del Comit Administrativo:
3. Entrega al Gerente de Compras para su evaluacin o presentacin al
Ejecutivo correspondiente.
Si compra est prevista para aprobar por instancias con un nivel de
autorizacin igual o mayor al del Comit Administrativo:
Gerente de Compras
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Director de Compras,
Director General
Administrativo,
Subadministrador General
Administrativo, Comit
Administrativo Consejo
de Directores
Gerente de Compras
12. Recibe del Director de Compras el expediente de la solicitud de
compra con su decisin o la del Ejecutivo u Organismo
correspondiente.
Si Ejecutivo u Organismo no aprueba la compra:
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RESPONSABLE
Encargado de Compras
PASOS
1. Recibe del Gerente de Compras, expediente de la solicitud aprobada
conteniendo: Solicitud Reposicin de Inventario, DGA-013, y
Solicitud de Cotizacin (DGA-005) o Cotizacin Telefnica (DGA078), Cotizaciones, memorando y cuadro comparativo, segn montos
aprobados, registra en archivo control el estatus de la requisicin
como: Compra Aprobada.
2. Entrega expediente de solicitud de compra aprobada junto a
formulario Orden de Compra, DGA-119 en blanco al Representante
de Compras y le instruye completarla.
Representante de Compras 3. Recibe el expediente de solicitud de compra aprobada completa
formulario Orden de Compra, DGA-119 con los datos de la compra y
lo devuelve junto a expediente al Encargado de Compras.
Encargado de Compras
4. Recibe expediente de la compra junto a Orden de Compra, DGA-119,
completada y verifica si est correcta.
Si Orden de compra no est correcta:
5. Devuelve expediente y Orden de Compra al Representante de
Compras para fines de correccin.
Si Orden de compra est correcta:
Gerente de Compras
Director de Compras
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Oficial Control de
Compras
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Versin
Versin Nm.1
Versin Nm.2
Inclusin
de
Poltica sobre
los
responsables
de firmar el
formulario
Orden
de
Compras.
Contralora
Fecha
Aprobacin
Comunicacin
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Comunicacin
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